Tussenrapportage 2005 Strategisch ICT beleidsplan

Tussenrapportage 2005 Strategisch ICT beleidsplan 2003-2006

Datum : 9 maart 2005 Versie : 0.9 Status : Concept ter vaststelling voor Gedeputeerde Staten


Inhoudsopgave VOORWOORD .............................................................................................................. 3 SAMENVATTING............................................................................................................ 4 1

INLEIDING .............................................................................................................. 6

1.1 1.2 2

ALGEMEEN............................................................................................................. 6 OPBOUW STRATEGISCH ICT BELEIDSPLAN ............................................................................. 6 DOELSTELLINGEN EN RESULTATEN............................................................................... 7

2.1 2.2 2.3 2.3.1 2.3.2 2.4 3

PROGRAMMA RIO ....................................................................................................16

3.1 3.2 3.3 3.3.1 3.3.2 3.4 3.5 4

5.1 5.2 5.3 5.4 6

ORGANISATIE .........................................................................................................16 BESTURING ...........................................................................................................16 COMMUNICATIE .......................................................................................................17 INTERNE COMMUNICATIE ............................................................................................. 17 RAPPORTAGES ...................................................................................................... 17 PLANNING ............................................................................................................17 FINANCIEEL ...........................................................................................................18

RANDVOORWAARDEN...............................................................................................19

4.1 4.2 4.3 4.4 4.4.1 4.4.2 4.5 5

DOELSTELLINGEN ...................................................................................................... 7 RESULTATEN 2003 ................................................................................................... 7 RESULTATEN 2004 ................................................................................................... 7 EXTERNE EN INTERNE ICT ............................................................................................ 8 HET FUNDAMENT .................................................................................................... 12 DOELSTELLINGEN VERSUS RESULTATEN ...............................................................................14

INLEIDING .............................................................................................................19 BELEID ...............................................................................................................19 TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN BINNEN DE ICT FUNCTIE ......................................................20 ORGANISATIE .........................................................................................................20 KWANTITATIEF ...................................................................................................... 20 KWALITATIEF........................................................................................................ 20 CULTUUR .............................................................................................................20

NIEUWE ICT GERELATEERDE ONTWIKKELINGEN ..............................................................21 INLEIDING .............................................................................................................21 ONTWIKKELINGEN INTERN ............................................................................................21 ONTWIKKELINGEN EXTERN ...........................................................................................23 SAMENHANG MET STRATEGISCH ICT BELEID ..........................................................................24 SAMENHANG EN BIJSTURING......................................................................................25

BIJLAGE I

GERAADPLEEGDE BRONNEN ............................................................................27

BIJLAGE II

DOELSTELLINGEN EN RESULTATEN...................................................................28

BIJLAGE III

ICT ONTWIKKELINGEN VANUIT OVERHEIDSLAND..................................................32

BIJLAGE IV

PLANNING ................................................................................................36

2 van 37


Voorwoord Voor u ligt de Tussenrapportage 2005 betreffende de uitvoering van het Strategisch ICT beleidsplan 20032006, zoals op 19 maart 2003 is vastgesteld door Provinciale Staten. Het is de tweede tussenrapportage welke de periode van januari 2004 tot het heden beslaat. Het achterliggende jaar zijn diverse producten gerealiseerd. Een voorbeeld is de verbeterde informatievoorziening op het internet (bodeminformatie, jongerensite), waardoor de provincie Groningen haar externe communicatie verbetert en tevens transparanter wordt voor de burger. Dit heeft er mede voor gezorgd dat de provincie per januari 2005 is opgeschoven naar de derde plaats op de ranglijst voor provinciale websites (2003 11e, 2004 5e). Een ander voorbeeld is de architectuurstudie, die een raamwerk biedt voor toekomstige ICT gerelateerde ontwikkelingen en waarmee ad hoc oplossingen en desinvesteringen kunnen worden voorkomen. Door de kwaliteit daarvan zijn andere provincies geïnteresseerd geraakt. Inmiddels wordt gebruik gemaakt van de opgebouwde kennis en ervaring door andere provincies. Er wordt door de afdeling ICT scherp gelet op de ontwikkelingen die zowel intern als extern plaatsvinden. Daaruit blijkt dat de in 2003 ingezette koers de goede richting geeft. Echter, bijsturing als gevolg van wettelijke ontwikkelingen op deze koers blijkt noodzakelijk. Verder wordt binnen het uitvoeringsprogramma op basis van voortschrijdend inzicht ook bijgestuurd. Dit rapport kent de volgende opbouw. In de samenvatting wordt in grote lijnen de voortgang van januari 2004 tot heden beschreven. De eigenlijke rapportage gaat meer gedetailleerd in op deze voortgang en wordt ondersteund door verschillende bijlagen. Halverwege het programma kan worden geconcludeerd dat de provincie Groningen, gezien de resultaten, goed op weg is. En dat ze, rekening houdend met nieuwe wettelijke ontwikkelingen, in staat zal zijn om ook in de tweede helft van het programma succesvol te kunnen bijdragen aan de doelstellingen van het Strategisch ICT beleidsplan. Hierbij uitgaande van de intentie van de Voordracht d.d. 4 maart 2003 dat de provincie geen "koploper" positie in overheidsland behoeft in te nemen.

College van Gedeputeerde Staten Provincie Groningen Maart 2005

3 van 37


Samenvatting Inleiding Op 19 maart 2003 is het Strategisch ICT beleidsplan 2003 - 2006 door Provinciale Staten van de provincie Groningen goedgekeurd. Gekozen is voor één van de voorgelegde varianten, bestaande uit 50 projecten, met de nadruk op drie gebieden: • • •

basisvoorzieningen en randvoorwaardelijke aspecten, waarbij het fundament voor de technische infrastructuur wordt gelegd en op het gebied van standaardisatie duidelijke afspraken worden gemaakt; externe ICT, waarbij de ambities v.w.b. toegankelijkheid van overheidsinformatie, interactieve beleidsvorming, ondersteuning van transacties, ketenintegratie en digitale democratie worden gerealiseerd; interne ICT, waarbij het verbeteren van de bedrijfsvoering, interne communicatie, realiseren van kennismanagement en flexibel werken worden gerealiseerd.

Doelstellingen en resultaten In het beleidsplan zijn zes doelstellingen geformuleerd welke hieronder staan weergegeven: 1. Verbeteren van de ex- en interne communicatie, dienstverlening en bedrijfsvoering; 2. Realiseren van een optimale informatievoorziening binnen de provincie Groningen en het ondersteunen van integraal management door de afdelingsmanagers; 3. Bepalen van de inzet van ICT-middelen voor het realiseren van organisatiedoelstellingen; 4. Bieden van een raamwerk voor toekomstige ontwikkelingen en daarmee het voorkomen van adhoc oplossingen en desinvesteringen; 5. Bieden van stuurinformatie aan bestuur en management op basis waarvan prioriteiten kunnen worden gesteld; 6. Realiseren van samenhang in de uit te voeren ICT-projecten. In 2004 is voortgang geboekt door het uitvoeren van (deel)projecten in het kader van het besturingsprogramma RIO (Realisatie ICT Ontwikkelingen). De resultaten daarvan zijn bereikt door nauwe samenwerking tussen belanghebbenden in de organisatie en RIO/ICT. Deze samenwerking is vormgegeven door voor elk project het belang voor de organisatie te communiceren, waardoor afstemming en draagvlak werd gecreëerd. Dit heeft geresulteerd in goede rolverdelingen binnen projecten zodat de relatie tussen betrokken partijen optimaal kon verlopen. Vanuit RIO werd hierop nadrukkelijk gestuurd. De behaalde resultaten van deze projecten in 2004 worden hieronder weergegeven: Externe en interne ICT • Realisatie van het nieuwe intranet "Gron@t"; • Realisatie gebruikersvriendelijke beheermodule voor het content management systeem; • Vormgegeven beheerinrichting voor website provincie Groningen en intranet; • Beschikbaar stellen van bodeminformatie op internet; • Realisatie jongerensite op internet; • Optimaliseren performance van website provincie Groningen en intranet; • Beschikbaar stellen van een systeem om relatiemanagement te ondersteunen; • Ontwikkeling van Enterprise content management / Workflow management; • Inrichting Provinciaal Actie Centrum t.b.v. crisismanagement; • Aansluiten fractiehuis op netwerk van provinciehuis; • Beschikbaar stellen van vergaderingen PS via het intranet in het provinciehuis; • Uitbreiding functionaliteit Personeels Informatie Management Systeem (PIMS); • Vervanging facilitair management informatie systeem; • Geactualiseerde versie van het financiële systeem CODA en aangescherpte ICT randvoorwaarden; • Onderzoek naar management informatie voorziening en gebruik datawarehouse; • Beschikbaar stellen van afdelingsoverstijgende beleidsinformatie (Belinda); • Betere ontsluiting GEO-informatie; • Onderzoek naar ontsluiting kennis (Gouden gids); • Kennismanagement op het Gron@t; • Verhoging kwaliteit toegankelijkheid provinciale archieven;

4 van 37


• •

Verbetering van de plaats op de ranglijst voor provinciale internetsites (van 5e, begin 2004 naar 3e plek); Deelname aan interprovinciale initiatieven (PEP/IOG);

Basisvoorzieningen (fundament) • Vormgeven flexibel werken door pilot project laptop's, inregelen adequate beveiliging en beleidsnotitie flexibel werken; • Verbeteren ICT werkprocessen; • Beschrijving processen Service Level Management; • Nevenlocaties voorzien van standaard werkplekken; • Uitgevoerde architectuurstudie t.b.v. het voorkomen van ad-hoc oplossingen en desinvesteringen; • Aangescherpt beveiligingsbeleid en internet/e-mail protocol t.b.v. informatiebeveiliging; • Snellere internetverbinding; • Geactualiseerde basis van het interne netwerk. Nieuwe ontwikkelingen Daar waar nieuwe ICT gerelateerde ontwikkelingen de taken van de provincie raken is onderzoek nodig om te bepalen of het strategisch ICT bijgesteld dient te worden. Zowel interne (accountmanagement ICT) als externe omgevingsanalyses hebben de nieuwe ontwikkelingen inzichtelijk gemaakt. Naar verwachting zal het effect van twee sterke ontwikkelingen, digitalisering en de invoering van de basisregistraties, bepalend zijn voor de mate van bijsturing van het Strategisch ICT beleidsplan. Andere overheid In 2004 is in interprovinciaal verband (IPO) het actieprogramma 'Andere overheid' opgepakt wat ernaar streeft om in 2006 65% van alle transacties tussen overheid en burger op elektronische wijze af te handelen. De IPO aanpak is vertaald naar vier projecten waar onze organisatie zich bij aan zal sluiten. Verder zullen onderstaande ontwikkelingen tevens bijdragen aan die 'Andere overheid'. Digitalisering Binnen het RIO programma wordt met de inrichting van de pilot ten behoeve van de subsidieprocessen ervaring opgedaan met de nieuwste digitaliseringtechnieken. Naast het subsidieproces en de vervanging van DOROS, kan de nieuwe techniek naar verwachting meerdere processen gaan ondersteunen voor de diverse afdelingen. Vergelijkbaar met de invoering van de basisregistraties kan per afdeling op basis van een proces en systeemscan aangetoond worden of er in de werkwijze van een afdeling kansen aanwezig zijn om de werkvoorraad te optimaliseren. Basisregistraties Werken aan de komst van basisregistraties is het gevolg van wettelijke ontwikkelingen. Dit wordt in het strategisch ICT beleid van de provincie Groningen nader uitgewerkt. In eerste instantie zal de afdeling ICT in 2005 beleid ontwikkelen voor de invoering van deze zes authentieke basisregistraties. Daartoe verricht ze een impact studie naar de effecten van de invoering van de basisregistraties op de bedrijfsprocessen en de onderliggende systemen. De studie zal worden uitgevoerd in nauw overleg met de diverse overheidspartners en er zal aansluiting worden gezocht bij reeds lopende initiatieven. Duidelijk is dat we de informatievoorziening hierop moeten aanpassen. De hierbij gepaard gaande kosten moeten met de impactstudie inzichtelijk worden. Naast de initiële kosten zal er sprake zijn van afnamekosten van de basisregistraties die door centrale overheidsorganen in rekening gebracht gaan worden. Conclusie De resultaten laten de geboekte voortgang in 2004 zien. Deze dragen bij aan realisatie van de gestelde doelstellingen van het Strategisch ICT beleidsplan. De gewenste ontwikkeling op het gebied van externe ICT, interne ICT en de basisvoorzieningen heeft daarmee verdergaand vorm gekregen. Daarbij wordt geconstateerd dat het programma op schema ligt. Verdere realisatie zal geschieden binnen de vastgestelde kaders van het programma (planning, financiën). Als gevolg van nieuw gesignaleerde ICT gerelateerde ontwikkelingen die invloed hebben op de wijze waarop de provinciale taken worden uitgevoerd, dient te worden bijgestuurd. In 2004 heeft programmainhoudelijke bijsturing plaatsgevonden. Getracht zal worden om de komst van de nieuw gesignaleerde ontwikkelingen binnen het bestaande programma op te vangen.

5 van 37


1 Inleiding 1.1

Algemeen

Op 19 maart 2003 is het Strategisch ICT beleidsplan 2003 - 2006 door Provinciale Staten van de provincie Groningen goedgekeurd. Gekozen is voor één van de voorgelegde varianten, bestaande uit 50 projecten, met de nadruk op drie gebieden: • • •

basisvoorzieningen en randvoorwaardelijke aspecten, waarbij het fundament voor de technische infrastructuur wordt gelegd en op het gebied van standaardisatie duidelijke afspraken worden gemaakt; externe ICT, waarbij de ambities v.w.b. toegankelijkheid van overheidsinformatie, interactieve beleidsvorming, ondersteuning van transacties, ketenintegratie en digitale democratie worden gerealiseerd; interne ICT, waarbij het verbeteren van de bedrijfsvoering, interne communicatie, realiseren van kennismanagement en flexibel werken worden gerealiseerd.

Afgesproken is, dat jaarlijks over de voortgang aan Provinciale Staten wordt gerapporteerd en daarnaast aandacht wordt besteed aan nieuwe ontwikkelingen c.q. behoeften.

1.2

Opbouw Strategisch ICT beleidsplan

De (toekomstige) behoeften vanuit de bestuurlijke en ambtelijke organisatie voor de periode 2003 t/m 2006 zijn geprioriteerd en verwoord middels een aantal thema´s. Om het strategisch ICT beleid te concretiseren en daarmee meetbaar te maken, zijn de thema's naar zes doelstellingen verwoord (zie paragraaf 2.1). Er zijn verschillende initiatieven, ter realisatie van de doelstellingen, benoemd. Daarbij gaat het om initiatieven met als impact de gehele provinciale organisatie. De initiatieven zijn gerubriceerd in een aantal randvoorwaarden (beleid, organisatie, etc.) en een projectenportefeuille. De besturing van de projectenportefeuille wordt geborgd via programmamanagement. De opbouw van het Strategisch ICT beleidsplan is in figuur 1 gevisualiseerd.

Strategische Strategischebesluiten besluitend.d. d.d.19 19maart maart2003 2003o.b.v. o.b.v. Externe Externeanalyse analyse Interne Interneanlayse anlayse Status StatusICT ICT Visie Visie Provincie ProvincieGroningen Groningen ICT ICTfunctie functie

Thema´s Thema´s Ambities Ambities

Doelstellingen Doelstellingen

Randvoorwaardelijk Randvoorwaardelijk

Programma ProgrammaRIO RIO

figuur 1- Opbouw Strategisch ICT Beleidsplan

6 van 37


2 Doelstellingen en Resultaten 2.1

Doelstellingen

In het Strategisch ICT beleidsplan 2003-2006 zijn de thema's verwoord naar zes doelstellingen, te weten: 1. verbeteren van de ex- en interne communicatie, dienstverlening en bedrijfsvoering; 2. realiseren van een optimale informatievoorziening binnen de provincie Groningen en het ondersteunen van integraal management door de afdelingsmanagers; 3. bepalen van de inzet van ICT-middelen voor het realiseren van organisatiedoelstellingen; 4. bieden van een raamwerk voor toekomstige ontwikkelingen en daarmee het voorkomen van adhoc oplossingen en desinvesteringen; 5. bieden van stuurinformatie aan bestuur en management op basis waarvan prioriteiten kunnen worden gesteld; 6. realiseren van samenhang in de uit te voeren ICT-projecten.

2.2

Resultaten 2003

Het uitvoeren van (deel)projecten resulteert in op te leveren producten. Met deze producten wordt een bijdrage geleverd aan de gedefinieerde doelstellingen. In 2003 zijn reeds vele resultaten bereikt: • • • • • • • • • • • • •

2.3

realiseren van adequate technische voorzieningen voor politiek, bestuur en interne organisatie; standaardisatie en uniformiteit, waardoor ICT beheer en dienstverlening goed worden ingericht; ontsluiten van informatie van de risicokaart op internet onderzoek naar architectuur en daaropvolgende implementatie; implementatie van beveiliging (zowel technisch als organisatorisch); verhoging van bandbreedte om toekomstige ontwikkelingen te kunnen waarborgen; implementeren en doorontwikkelen van internet/intranet en extranet (onder andere t.b.v. Statenleden); uitbreiding van dienstverleningstijden; pilot en vervolgens implementatie van telewerken; web-enabling van applicaties; realiseren van integrale management informatie; realiseren van Service Level Agreements (afspraken over dienstverlening intern en extern); professionaliseren van ICT middels ITIL processen en projectmanagement.

Resultaten 2004

In 2004 is verdergaande voortgang geboekt door het uitvoeren van (deel)projecten. De resultaten daarvan zijn bereikt door nauwe samenwerking tussen belanghebbenden in de organisatie en RIO/ICT. Deze samenwerking is vormgegeven door voor elk project het belang voor de organisatie te communiceren waardoor afstemming en draagvlak werd gecreëerd. Dit heeft geresulteerd in goede rolverdelingen binnen projecten zodat de relatie tussen betrokken partijen optimaal kon verlopen. Vanuit RIO werd hierop nadrukkelijk gestuurd. In de volgende twee paragrafen wordt een overzicht getoond van de resultaten van 2004, gerubriceerd in externe en interne ICT en de resultaten die in randvoorwaardelijke zin nodig zijn om in te kunnen spelen op toekomstige ontwikkelingen en optimale ICT dienstverlening (het fundament).

7 van 37


2.3.1

Externe en Interne ICT

Nieuw intranet "Gron@t" Realisatie van het nieuwe intranet. Grote veranderingen ten aanzien van het oude Grononet: • beschikbaarheid van afdelingsinformatie welke de transparantie bevordert • het beheer wordt verricht door decentrale correspondenten • de gebruiker kan persoonlijke instellingen aangeven • beschikbaarheid van een uitgebreid "smoelenboek" • verbeterde navigatiemogelijkheden • verbeterde zoekmogelijkheden Beheermodule voor het content management systeem Voor het beheren van informatie op intranet is voor de correspondenten een gebruikersvriendelijke beheermodule opgeleverd waarin eenvoudig de inhoud én structuur van afdelingen- of projectsites beheerd kunnen worden. Bij elke afdeling is minimaal 1 correspondent benoemd en opgeleid in het gebruik van de beheermodule. Beheerinrichting voor internet en intranet Het beheer rondom internet en intranet is ingericht en vormgegeven. Met name het technisch beheer is hierin een groot aandachtspunt geweest wegens de diverse externe partijen die hierbij (noodzakelijk) betrokken zijn. Bodeminformatie op internet Middels het implementeren van een kaartbrowser en verzorgen van hosting is op internet een interactieve kaart beschikbaar met informatie over het bodembeheer van de provincie Groningen. Jongerensite op internet "Jongeren" hebben middels het implementeren van een jongerensite, de mogelijkheid gekregen om gemakkelijk specifieke informatie voor jongeren te verkrijgen. De eerste versie van de jongerensite is opgeleverd. Performance internet en intranet Niets is zo vervelend voor gebruikers van een internet of intranetsite dan dat de website traag reageert. Bij de implementatie van het internet en intranet bleek de performance niet voldoende. Middels verschillende acties (waaronder het "tunen" van de beheerapplicatie en de applicatieserver, verhogen van de bandbreedte en de ontwikkeling van een zogenaamde "versneller" op de applicatieserver) is de snelheid sterk verbeterd waardoor een snel intranet en internet is gerealiseerd.

8 van 37


Relatiemanagement Na een uitvoerig selectietraject is een applicatie geselecteerd welke relatiemanagement zeer goed kan ondersteunen. Middels het implementeren moet bereikt worden dat decentrale "lijstjes" met relatiegegevens tot het verleden gaan behoren en dat één centrale database met gegevens dé plek is waar relatiegegevens zijn ondergebracht. Inmiddels is de eerste mailing met dit systeem verricht. Enterprise content management / Workflow management Het huidige Document Routerings Systeem (Doros) is gebouwd op basis van standaardsoftware Filenet Panagon aangevuld met maatwerk software. De nieuwe versie van Filenet (Filenet P8) biedt zoveel standaardmogelijkheden dat het mogelijk het huidige Doros kan vervangen. Tevens zou deze nieuwe versie het fundament kunnen vormen voor het digitaliseren van processen. Met het Verschillende huidige Doros worden namelijk documenten ProcesMedewerkers Gebruikers Management (intern en extern) Managers middels een vaststaande werkstroom gerouteerd. Bestuurders Burgers Deze werkstroom is niet aan te passen, terwijl er Organisaties wel processen zijn die daarom vragen. Met de genoemde ontwikkeling is het mogelijk de Workflow Management Product werkstroom aan te passen aan elk willekeurig Dienst Vraag bedrijfsproces. Inmiddels is een pilot waarin op Proces basis van Filenet P8 een aanzet is gegeven voor het digitaliseren van het bedrijfsproces subsidieverlening voor de afdeling Welzijn en Cultuur. Wanneer deze pilot slaagt, kunnen Documenten / Informatie meerdere processen in het systeem Enterprise Content ondergebracht worden zodat de digitalisering van Management processen verder vorm krijgt. Crisismanagement In "Crisismanagement Groningen" werken de 25 gemeenten, de provincie, de parate diensten, de waterschappen en het openbare ministerie samen aan de rampen- en calamiteitenbestrijding. In het Regionaal Operationeel Team (ROT) is elke partij vertegenwoordigd. Om de provinciale organisatie te kunnen voorzien van informatie is het PAC (Provinciaal Actie Centrum) ingericht. Samen met Facilitaire Zaken heeft RIO zorggedragen dat het PAC ten tijde van crisis altijd over een fysiek actiecentrum kan beschikken. Alle noodzakelijke faciliteiten zijn daar beschikbaar. Dualisering In 2004 is ten behoeve van de PS-informatievoorziening goede voortgang geboekt. Zo is het fractiehuis aangesloten op het netwerk van het provinciehuis. Hierdoor zijn een aantal standaard ICT-faciliteiten ook in het fractiehuis beschikbaar. Ten behoeve van een extranet voor PS (variant van het Gron@t) is het onderzoek naar de benodigde functionaliteit afgerond en afgestemd met de leverancier. De verwachting is dat in 2005 een eerste versie van het extranet beschikbaar wordt gesteld. Een ander resultaat is dat de PS-vergaderingen middels audio en video beschikbaar zijn gesteld in het provinciehuis. Een start is gemaakt om de mogelijkheden te onderzoeken of de PS vergaderingen middels audio én video via het extranet te

9 van 37


beluisteren zijn voor statenleden. Mogelijk zijn de uitkomsten van dit onderzoek ook toepasbaar voor het beschikbaar stellen van de vergaderingen via het internet. Bij het verder ontwikkelen van bovengenoemde en nieuwe functionaliteiten voor PS zal afstemming worden gezocht met de ontwikkelingen binnen het project 'flexibel werken'. Daarbij valt te denken aan het doorontwikkelen van de in 2003 uitgeleverde 'stand-alone' laptop. Uitbreiding functionaliteit Personeels Informatie Management Systeem (PIMS) Binnen de afdeling Personeel en Organisatie zijn zowel de werking van PIMS als de voor PIMS relevante processen geanalyseerd. Aan de hand van deze analyse is een plan van aanpak opgesteld, waarin de verschillende alternatieven kwalitatief en kwantitatief tegen elkaar zijn afgewogen. Vervolgens is besloten de meest recente versie van PIMS te implementeren, wat er toe heeft geleid dat het systeem zowel functioneel als technisch aan de eisen en wensen van de gebruikers voldoet. Vervanging Prequest Het huidige front- en backoffice systeem van Facilitaire Zaken voldoet niet meer. Er is een uitvoerig onderzoek verricht naar de benodigde wensen en eisen. Op basis van dit onderzoek zijn een aantal pakketten geselecteerd en uiteindelijk is een keuzelijst opgesteld van vier geschikte applicaties. In 2005 wordt de keuze voor een pakket gemaakt, waarna implementatie moet plaatsvinden. CODA In 2004 is definitief afscheid genomen van het oude financiële systeem van de provincie, het FAS systeem. Als vervanger voor het oude FAS systeem is het pakket CODA ingericht. In 2004 is inspanning verricht om een nieuwere versie van het pakket in te voeren. Van versie 8.0 is afscheid genomen en versie 9.04 is geïnstalleerd. Naast de installatie van een nieuwe versie zijn een aantal ICT randvoorwaarden ten behoeve van de systemen aangescherpt. Voor CODA versie 9.04 is een volledig gescheiden productie- en testomgeving in gebruik genomen. Met de komst van versie 9.04 zijn een aantal nieuwe functies geïntroduceerd. Om een optimale inrichting van het financiële systeem te bereiken, wordt in 2005 nader onderzoek gedaan naar de web-enabled versie van CODA. Management informatie / datawarehouse Na uitvoerig en omvangrijk onderzoek (welke integrale managementinformatie ga je digitaal ontsluiten, wat is de inhoud van die informatie, voor wie beschikbaar etc.), is door het project een voorstel gedaan voor het uitvoeren van een pilot ten aanzien van managementinformatie welke een zogenaamde "management cockpit" zal opleveren waarin personele, financiële en zorgplicht informatie te zien zal zijn.

Opzet en uitbouw Beleidsinformatiedatabase (Belinda) Belinda is ontwikkeld en geïmplementeerd. Op dit moment is het pakket voor vijf beleidsinformatiegebieden ingericht en gevuld. De betrokken gebruikers zijn geïnstrueerd. De resultaten van het project zijn ook gedeeld met andere provincies op een e-provincies dag. De reacties waren zeer positief en enkele provincies hebben inmiddels interesse getoond in de ontwikkelde oplossing.

10 van 37


Betere ontsluiting GEO-informatie De provincie Groningen heeft als trekker van een interprovinciaal project een universele interactieve raadpleeg applicatie ontwikkeld voor kaarten. Onder de naam E-Atlas zijn onder andere luchtfoto's, een topografische kaart, een geluidszonekaart, een kaart over natuur en een kaart met ca. 1100 foto's van bushaltes te raadplegen. Via demofilmpjes en workshops zijn gebruikers geïnstrueerd over het gebruik. Voorheen was deze informatie slechts voor enkele specialisten toegankelijk. De E-Atlas is voor alle medewerkers beschikbaar en zorgt voor een betere benutting van de geografische informatie van de provincie. Gouden gids De wijze waarop gezocht kan worden naar kennis op Gron@t is binnen het project vastgesteld. De structuur voor het zichtbaar maken van kennis behorend bij een medewerker is opgesteld en wordt in 2005 geïmplementeerd. Kennismanagement op Gron@t Gezien de vorderingen die al gemaakt zijn met Belinda, Goudengids en GEO-informatie is het project kennismanagement nog eens nader tegen het licht gehouden. Om de juiste invulling te vinden van kennismanagement en zorg te dragen dat aan de juiste onderwerpen aandacht wordt besteed, zal in maart een workshop plaatsvinden waarin de mogelijkheden voor kennismanagement binnen de provinciale organisatie wordt bepaald. Verhoging kwaliteit toegankelijkheid provinciale archieven Eind december 2004 is het Document Structuur Plan (DSP) opgeleverd. In het DSP staat vermeld op welke wijze de toegankelijkheid van informatie, waar de archiefwet op van toepassing is, is georganiseerd. Tevens staat hierin de manier genoemd waarop deze informatie in het archief is ingedeeld en gerangschikt. Een tijdelijke oplossing voor geautomatiseerd beheer van het DSP is gerealiseerd. Buiten dit project is een onderzoek gestart naar een definitieve beheeroplossing. De illustratie betreft de zogenaamde inhoudsmatrix van het DSP. Ranglijst provinciale internet sites Jaarlijks worden de websites van alle provincies op basis van een aantal criteria vergeleken. In het overzicht van 2002 stond de provincie Groningen op de 11e plaats. Door de vernieuwde website, is de provincie Groningen in 2003 gestegen naar de 5e plaats. De aanpassingen gedurende 2004 hebben er toe geleid dat de provincie Groningen inmiddels op de 3e plaats staat. Periodiek vinden nog steeds aanpassingen plaats door wensen uit de organisatie of door uitbreiding van functionaliteiten. Het betreft onder meer functies zoals "nieuw op de site" en interactiviteit (waaronder forumdiscussie, digitaal spreekuur en interactieve beleidsvorming).

11 van 37


Programma Elektronische Provincies/ Interprovinciale Overleggroep Aan dit programma nemen alle provincies deel en dragen daar door middel van een jaarlijkse contributie aan bij. Dit programma ontwikkelt visie en kennis met betrekking tot de elektronische overheid. Hierover worden vervolgens seminars, workshops, etcetera georganiseerd. In 2004 werden grote stappen gezet in het beschikbaar stellen van e-formulieren, werd het ambitiedocument voor de komende jaren opgeleverd en is een uitstekende uitwisseling van ideeёn en oplossingen tussen provincies bewerkstelligd. Juist dit laatste punt, het uitwisselen van ervaringen tussen provincies, blijft een duidelijke meerwaarde van IOG en PEP. Middels de interprovinciale samenwerking is de "Producten en dienstencatalogus" ontworpen en opgesteld. Invulling en beschikbaarstelling op de internetsite www.e-provincies.nl zal in 2005 plaatsvinden. Daarnaast neemt de provincie Groningen deel in de IOG sessies en heeft ze zich kunnen profileren op het gebied van ICT Architectuur en de ontwikkeling en implementatie van Belinda. Met beide ontwikkelingen heeft de provincie Groningen een trekkersrol. In 2005 worden twee belangrijke initiatieven door de provincie Groningen in het kader van IOG/PEP voorzien: een actieve rol in het opstellen van routekaarten voor het invoeren van e-formulieren, beveiligde toegang en basisregistraties en het verder uitdragen en uitwerken van ICT architectuur. 2.3.2 Het fundament De resultaten die in randvoorwaardelijke zin nodig zijn om in te kunnen spelen op toekomstige ontwikkelingen en optimale ICT dienstverlening wordt 'het fundament' genoemd. Flexibel werken Dit project heeft een aantal deelgebieden waarin de volgende resultaten zijn behaald. Op het gebied van beveiliging is de netwerkomgeving van de provincie Groningen dermate beveiligd dat vanaf het internet de provinciale netwerkomgeving niet benaderbaar is voor derden, maar wel voor medewerkers die hiertoe gemachtigd zijn. Verder is een onderzoek gestart naar realisatie van een beheersbare en beveiligde toegang van de netwerkomgeving zonder tussenkomst van een derde partij. Een uitvoerige notitie 'Flexibel werken' is aan het MT voorgelegd op basis waarvan ze heeft besloten dat enkele afdelingen worden aangezocht om op dit gebied voorloper te zijn. Daarbij worden functies aangewezen die zich lenen voor tele(thuis) werken. Aan hen worden begeleid faciliteiten beschikbaar gesteld inclusief bewaking en assistentie tijdens gebruik. Verder is een pilot ingericht waarbij een 30-tal medewerkers de beschikking heeft gekregen over een laptop waarmee ze op de werkplek kunnen werken en thuis mail en internet beschikbaar hebben. Daarnaast wordt de werkomgeving op de laptop automatisch gesynchroniseerd met de werkomgeving op de 'vaste' werkplek. Verbeteren ICT werkprocessen De implementatie van een nieuw front- en backoffice systeem (Magic Service Desk) voor de afdeling ICT waardoor het proces van incidenten, wijzigingen, service request en configuratiebeheer zo goed mogelijk ondersteund wordt. Verder is het functioneel applicatie beheer en het testen vormgegeven. Dit betreft niet alleen inrichting van de processen binnen de afdeling ICT, maar ook implementatie bij de diverse afdelingen die functioneel beheer uitvoeren. Service Level Management Voor Service Level Management zijn processen beschreven en is een standaard service rapportage gemaakt. Op dit moment wordt gewerkt aan de inrichting van Service Level Management. Daarbij worden de ICT producten en diensten inzichtelijk gemaakt voor de organisatie. Verder is een regisseur aangesteld die dit proces moet bewaken.

12 van 37


Nevenlocaties De nevenlocaties zijn voorzien van werkplekken die aansluiten bij de inrichting van de standaardwerkplek op het provinciehuis. Daarnaast is de hardware vervangen op die locaties die niet voldoen aan de geldende norm. Voor het beheer van deze werkplekken zijn afspraken gemaakt (deze kunnen vanwege technische redenen niet regulier beheerd worden). Tevens is gestart met het onderzoek op welke wijze de nevenlocaties aangesloten kunnen worden op het netwerk van de provincie Groningen, waardoor een verbetering in de levering van ICT diensten wordt bereikt (regulier beheer, meer faciliteiten). Architectuur De "theoretische studie" architectuur (die in 2003 is opgeleverd) is vertaald naar een logisch model. Dit houdt in dat beschreven staat uit welke fysieke en praktische componenten de ICT infrastructuur van de provincie moet bestaan om ook in de toekomst de ontwikkelingen op het gebied van ICT te kunnen ondersteunen. De architectuur heeft vorm gekregen in een aantal visualisaties waarin de relaties tussen systemen en kenmerken van systemen duidelijk zijn weergegeven. Gewenste veranderingen in applicaties, functies e.d. kunnen snel beoordeeld worden of ze in lijn zijn met de architectuur. Dit 'matchen' van de ontwikkelingen op deze architectuur heeft vorm gekregen in de lijnorganisatie ICT en momenteel wordt gewerkt aan een organisatiebrede architectuurgroep. De resultaten van het architectuurproject zijn dermate goed, dat inmiddels andere provincies interesse hebben getoond in onze aanpak en resultaten. Informatiebeveiliging Bij de provincie met zijn open en toegankelijke gebouw is informatiebeveiliging en de bewustwording daarvan zeer belangrijk. In het project is het informatiebeveiligingsbeleid van de provincie uitgewerkt en opgeleverd aan de nieuwe stuurgroep informatiebeveiliging. Elementen daarin zijn: beveiligingsbeleid, internet-/e-mailprotocol, functiescheiding en de classificatie van informatie. Upgrade technische infrastructuur Er is een snellere en betere internet verbinding gerealiseerd door gebruik van de Groningen Internet Exchange (GNIX). Verder is de basis van het interne netwerk geactualiseerd. Deze was gebaseerd op een verouderd besturingssysteem.

13 van 37


2.4

Doelstellingen versus resultaten

In paragraaf 2.1. staan de doelstellingen van het ICT beleidsplan beschreven. Deze doelstellingen zijn concreet gemaakt middels het RIO programma en een aantal randvoorwaardelijke zaken. RIO Programma Belangrijk is om vast te stellen dat het RIO meerjarenprogramma een bijdrage levert aan de doelstellingen vanuit het Strategisch ICT beleidsplan in de vorm van concrete resultaten. De doelstellingen geven weer met welk achterliggend doel het programma haar opdracht heeft gekregen. Om deze doelstellingen als organisatie te halen is gezamenlijk een verzameling resultaten (50 projecten) gedefinieerd waarvan verwacht wordt dat daarmee de maximale bijdrage aan de doelstellingen wordt geleverd. Op deze verzameling resultaten kan het programma worden afgerekend. In onderstaande grafiek is schematisch weergegeven welke bijdrage inmiddels aan de doelstellingen door de projecten is geleverd middels de behaalde resultaten. In bijlage III zijn de resultaten van de projecten verwoord t.o.v. de doelstellingen zoals deze in de projectenportefeuille vermeld staan.

100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

Nog te realiseren Gerealiseerd

D1

D2

D3

D4

D5

D6

D1 - verbeteren van de ex- en interne communicatie, dienstverlening en bedrijfsvoering; D2 - realiseren van een optimale informatievoorziening binnen de provincie Groningen en het ondersteunen van integraal management door de afdelingsmanagers; D3 - bepalen van de inzet van ICT-middelen voor het realiseren van organisatiedoelstellingen; D4 - bieden van een raamwerk voor toekomstige ontwikkelingen en daarmee het voorkomen van adhoc oplossingen en desinvesteringen; D5 - bieden van stuurinformatie aan bestuur en management op basis waarvan prioriteiten kunnen worden gesteld; D6 - realiseren van samenhang in de uit te voeren ICT-projecten.

Toelichting figuur - Voor elk project is vastgelegd aan welke doelstelling(en) het bijdraagt. Op basis van de voortgangsrapportage van elk project is vast te stellen welke voortgang is geboekt t.o.v. het gedefinieerde eindresultaat voor dat project. Daaraan is een waarde gekoppeld van 0 t/m 10 (0 is niet gestart, 10 is afgerond). Voor elke doelstelling (projecten die daaraan bijdragen) kan daarmee worden weergegeven welke voortgang is gerealiseerd.

Veranderingen in doelstellingen van projecten Het voortschrijdend inzicht leidt er toe dat doelstellingen van projecten wijzigen ten opzichte van de oorspronkelijke doelstellingen. Tot nu toe hebben deze verschuivingen binnen de kaders van het programma plaatsgevonden. Dit heeft er toe geleid dat de bijdrage tot de programmadoelstellingen geoptimaliseerd is. Onderstaande projecten zijn wat betreft doelstelling gewijzigd, ondersteunen hierdoor recente ontwikkelingen en dragen tevens beter bij tot het realiseren van de doelstellingen. De projecten "Waarborgen continuïteit DOROS" en "Technisch beheer DOROS" zijn in 2004 samengevoegd. De doelstelling om de continuïteit te regelen, is gerealiseerd, maar anders dan in de oorspronkelijke projectdoelstelling was aangegeven. Door beide projecten samen te voegen en deze aan te vullen met andere beschikbare gelden (VJnota 2002 Doros) is ruimte ontstaan om de continuïteit te waarborgen, technisch beheer in te regelen én het fundament neer te leggen voor verdere digitalisering van processen (subsidie- en vergunningproces). Dit versterkt de realisatie van de eerste doelstelling namelijk om de dienstverlening en bedrijfsvoering te verbeteren. Het project 'flexibel werken' is inhoudelijk gewijzigd. Daar waar in de projectomschrijving met name aandacht gevraagd wordt voor de technische aspecten van telewerken, blijken de organisatorische aspecten veel meer impact te hebben. De technische aspecten zijn in een eerste versie opgeleverd. Aandacht wordt nu vooral besteed aan de organisatorische aspecten van telewerken. De veranderingen in de aansturing van mensen die telewerken (en daarmee een deel van de cultuur van de provincie Groningen), de arbeidsvoorwaardelijke- en juridische aspecten en het draagvlak voor de veranderingen, zijn de kritieke succesfactoren geworden van het project.

14 van 37


Vanuit het RIO programma wordt aandacht besteed aan de inrichting van bedrijfsprocessen en de mogelijke digitalisering daarvan. Hierbij is ook direct het verband gelegd met het Takenonderzoek binnen de provincie Groningen (conform Concernprogramma 2005), met als doel het optimaliseren van de bedrijfsprocessen. In hoofdstuk 5 wordt duidelijk verwoord hoe belangrijk de ontwikkeling van digitalisering is in relatie tot Document Management en Workflow Management. Randvoorwaardelijk Invulling van de randvoorwaarden, zoals gesteld in het Strategisch ICT beleidsplan, is noodzakelijk om de doelstellingen van het Strategisch ICT beleidsplan te kunnen realiseren. Ze dragen in die zin niet direct bij tot de realisatie van de doelstellingen, maar maken mogelijk dat de doelstellingen gerealiseerd kunnen worden middels het RIO programma. In hoofdstuk 4 staan de resultaten m.b.t. het realiseren van deze randvoorwaarden beschreven.

15 van 37


3 Programma RIO 3.1

Organisatie

Op hoofdlijnen is de organisatie van RIO gelijk gebleven. De werkwijze is dermate goed ervaren dat wijzigingen in de aansturing en besturing niet noodzakelijk waren. Gezien de bemensing van het programma kan gesteld worden dat het RIO programma binnen de provinciale organisatie breed geplaatst is en daardoor niet alleen een ICT karakter heeft. Medewerkers uit vele afdelingen zijn betrokken bij het programma. Dit heeft er mede toe geleid dat de samenwerking met de verschillende afdelingen goed verloopt. De besturing van het RIO programma is gedurende 2004 alleen gewijzigd betreffende de bemensing van de organisatie. De noodzaak van wijzigingen heeft te maken met de inzet van mensen op andere zaken/projecten. De goede overdracht van activiteiten heeft er toe geleid dat overdracht zonder problemen is verlopen. Onderstaande figuur geeft inzicht in de huidige bezetting. Stuurgroep Hans Schrikkema (VZ) Henk Menninga Willem Goutier Sietske Faber

Programma Manager Fred Hassert

RIO projectbureau Peter Lenselink Secretariaat (Julia Dijk)

Cluster Internet/Intranet Garmt Klinkenberg

3.2

Interne Bedrijfsvoering

David van der Meer

Kennis & Informatie

Ron Wardenier

ICT Randvoorwaardelijk

Addy van der Molen

Besturing

Op detailniveau is de besturing van het programma verbeterd. In 2004 hebben de programmamanager en de projectmanagers in combinatie met het projectbureau continu de besturing onder de loep genomen. Daar waar waardevolle verbeteringen mogelijk waren is verandering niet tegengehouden. Aan de volgende verbeterpunten is in 2004 gewerkt: •

•

aansluiting bij het beleidsproces ICT; door duidelijke afspraken te maken over de wijze waarop de ontwikkelingen en beleidsvorming tot stand komt en de rollen die elkaar hierin moeten vinden, is een verbetering gerealiseerd in de afstemming van beleidsvorming tussen ICT en het RIO programma; inzichtelijkheid in factoren die van invloed zijn op de RIO projecten; alle RIO projecten zijn of hebben in één of andere vorm een afhankelijkheid met een project of haar omgeving. Door een structureel overleg zijn deze afhankelijkheden continue in de gaten gehouden en daar waar noodzakelijk, is de uitvoering van een project er op aangepast. Tevens is het inzicht in de afhankelijkheden gebruikt voor prioriteitafwegingen wanneer door resourcegebrek een project niet maximaal kon worden bediend.

Even als in voorgaande jaren zal de besturing van het RIO programma continu getoetst worden om zo snel mogelijk de verbeterpunten inzichtelijk te maken en de juiste acties te ondernemen

16 van 37


3.3

Communicatie

3.3.1 Interne communicatie Cruciaal binnen een omvangrijk programma als RIO dat grote veranderingen teweeg brengt, is het blijven informeren van belanghebbenden binnen de gehele organisatie teneinde draagvlak en betrokkenheid te creëren. Belangrijk hierbij is het adequaat en tijdig communiceren met betrokkenen, afdelingen en management. Zonder voldoende draagvlak en betrokkenheid zullen verbeteringen maar beperkt rendement opleveren. Voor elk project is afstemming geweest met de organisatie waardoor goede rolverdelingen binnen projecten zijn gerealiseerd. Dit heeft er in geresulteerd dat de relatie tussen betrokken partijen optimaal kon verlopen. In 2004 zijn diverse initiatieven geïnitieerd: • • • • •

Verschillende communicatie uitingingen in Gronoloog (GEO informatie, Belinda, Relatiemanagement en Provinciaal Actie Centrum) en Gronoloog actueel; RIO middag op 3 maart 2005; informatie over RIO en nieuwe ontwikkelingen die een ICT component kunnen bevatten (denk hierbij aan de wettelijke ontwikkelingen zoals basisregistraties) voor alle medewerkers van de provincie Groningen; Afdelingspresentaties; presentatie over RIO bij afdelingsoverleggen; Specifieke communicatie per project voor een brede doelgroep; beschikbaar stellen van BELINDA, GEO informatie, Relatiemanagement; Specifieke communicatie per project voor een beperkte doelgroep; tele/thuiswerken, architectuur, datawarehouse/management informatie voorziening .

3.3.2 Rapportages Om het programma gecontroleerd te laten verlopen zijn verschillende rapportagelijnen voor diverse doelgroepen opgezet. Het gaat hierbij om: -

Maandelijkse clusterrapportage met als doelgroep het programmaoverleg; Maandelijkse programmarapportage met als doelgroep de stuurgroep RIO; Periodieke rapportage aan Management Team en de Ondernemingsraad; Jaarrapportage met als doelgroep Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten, Management Team en de Ondernemingsraad.

De rapportages worden continu getoetst op relevantie voor de diverse doelgroepen.

3.4

Planning

De huidige status t.a.v. de planning wordt in Bijlage III gevisualiseerd. Voor een aantal projecten is een afwijking tussen de oorspronkelijke en de huidige planning waar te nemen. De tijdshorizon van het gehele programma zal echter niet worden overschreden. Uitgangspunt binnen het programma was naast het nadenken over de uiteindelijke oplossingen, ook het starten met het behalen van concrete resultaten. Samengevat; een mix van analyse en realisatie. De oorspronkelijke planning was voldoende onderbouwd, echter tijdens de uitvoering wordt de planning op basis van voortschrijdend inzicht verder geoptimaliseerd. In het RIO jaarplan 2005 worden de activiteiten voor de komende periode verwoord.

17 van 37


3.5

Financieel

In 2003 is het Strategisch ICT beleidsplan aan PS gepresenteerd. Op basis van de toen bekende gegevens en ontwikkelingen is een omvangrijk programma samengesteld. Hiervoor heeft PS € 6,457 miljoen beschikbaar gesteld. Gedurende het programma is op basis van voortschrijdend inzicht een enkele aanpassing geweest in doelstellingen van individuele projecten. Echter, de inhoud van het gehele programma is gelijk gebleven. De financiële consequenties van deze veranderingen in de projecten zijn tot op heden binnen de kaders van het programma of door financiering door de opdrachtgever(s) van de projecten opgevangen. Specifiek aandachtspunt hierin zijn de ontwikkelingen t.a.v. het project DOROS. Naast de continuïteit en het beheer van DOROS is ook gekozen om enkele bedrijfsprocessen van de provincie Groningen te digitaliseren. De financiële dekking die hiervoor benodigd is, is gehaald uit gereserveerde gelden voor onderhoud DOROS; uit de voorjaarsnota 2002. Hiermee is bewerkstelligd dat zowel de doelstellingen van de voorjaarsnota, de oorspronkelijke doelstelling van het DOROS project in het RIO programma, alsook de nieuwe wens 'digitalisering van werkprocessen/workflowmanagement' gerealiseerd kan worden. Het uitvoeringsprogramma RIO is opgedeeld in vier clusters alsmede de besturing van het programma. In onderstaand overzicht is een weergave gegeven van de realisaties en verplichtingen die per cluster gemaakt zijn1: Cluster Cluster Internet en Intranet Cluster Interne bedrijfsvoering Cluster Kennis en Informatie Cluster ICT randvoorwaardelijk RIO besturing

Realisatie € 457.648

Verplichting € 123.588

€ 734.378 € 237.952

€ 132.274 € 41.076

€ 983.413 € 392.805 € 2.806.196

€ 145.665 € 26.010 € 468.613

€ 3.274.808

De doelstellingen van het Strategisch ICT beleidsplan zijn realiseerbaar met de beschikbaar gestelde gelden. Het project 'flexibel werken' en de ontwikkelingen rondom digitalisering van werkprocessen leggen beslag op het grootste deel van het resterend budget.

1

Stand van zaken per 1 maart 2005 18 van 37


4 Randvoorwaarden 4.1

Inleiding

In het Strategisch ICT beleidsplan 2003-2006 is aangegeven dat een aantal randvoorwaardelijke zaken op het vlak van organisatie, cultuur, technische infrastructuur, standaardisatie, informatiebeveiliging en architectuur dienen te worden ingeregeld om de geformuleerde ambitie te kunnen waarmaken. Als uitgangspunt wordt hierbij gehanteerd, dat integraal management op het niveau van de afdelingen is belegd. Dit houdt in dat binnen een gedefinieerd kader, afdelingsmanagers verantwoordelijk zijn voor het inrichten van de eigen afdeling en bedrijfsprocessen en daarnaast voor de inzet van bedrijfsmiddelen (waaronder ICT) om bepaalde producten te leveren. De afdeling ICT is hierbij ondersteunend en vervult verschillende rollen: • Beleidsvoorbereiding vanuit ICT perspectief; • ICT advisering; • Bieden van ICT voorzieningen (techniek). In de Tussenrapportage 2004 werd reeds aangegeven dat verschillende acties zowel binnen het RIOprogramma als ook vanuit de afdeling ICT in 2003 zijn ontplooid waardoor in randvoorwaardelijke zin een basis is gelegd. Het jaar 2004 heeft in het teken gestaan van het verder optimaliseren van diverse zaken en de borging hiervan.

4.2

Beleid

Op basis van een studie begin 2004 door CGEY (zie Tussenrapportage 2004) is geconstateerd dat bij het opstellen van het Strategisch ICT beleid 2003 - 2006 voldoende afstemming is geweest tussen het provinciaal beleid en ICT. Echter gezien de snelheid van ontwikkelingen zowel vanuit provinciaal- als ook ICT-perspectief, is het van groot belang om dit frequent te toetsen, waardoor beleid, uitvoering en rendement met elkaar in verband blijven. In 2004 is hiervoor het proces ten aanzien van de identificatie van het Strategisch ICT beleid verder ingericht en uitgevoerd. Doel van dit proces is de aansluiting bij de strategische activiteiten, zoals benoemd in het Concernprogramma 2005 en de wensen vanuit de verschillende afdelingen, zoals vastgelegd in de ICT paragrafen, die door de ICT accountmanagers in samenwerking met de afdelingsmanagers inmiddels voor elke afdeling zijn beschreven. Hierbij de mogelijke ICT ondersteuning als uitgangspunt hanterend. Daarnaast de identificatie van ICT ontwikkelingen, die een impact (kunnen) hebben op de provincie Groningen. Hierbij wordt vanuit ICT perspectief de verbinding gezocht naar het programma "Andere Overheid", gericht op de modernisering van de overheid. Op provinciaal samenwerkingsverband niveau (IPO) wordt actief geparticipeerd in het programma e-provincies. Natuurlijk worden ook andere bronnen, zoals leveranciers, trendwatchers, e.d., geraadpleegd. Het eindresultaat van het proces is een mogelijke bijsturing van het Strategisch ICT Beleidsplan c.q. het uitvoeringsprogramma RIO, zoals verwoord in hoofdstuk 6. Het kan hierbij gaan om een strategische koerswijziging en/of een tactische bijstelling van activiteiten binnen het uitvoeringsprogramma (Informatieplanning).

19 van 37


4.3

Taken en verantwoordelijkheden binnen de ICT functie

In paragraaf 4.2 wordt duidelijk beschreven dat de beleidsvoorbereidende en adviserende rol vanuit de afdeling ICT inmiddels geborgd is. De technische rol werd in 2003 al naar tevredenheid ingevuld. In 2004 is deze nog verder ontwikkeld, door de invoering van een zogenaamde Architecture Board. Deze overleggroep heeft een adviesfunctie, waarbij de focus ligt op het complete architectonische ICT raamwerk en nieuwe technieken, die moeten passen in dit raamwerk. Hiermee zijn randvoorwaarden t.a.v. Technische Infrastructuur, Standaardisatie, Informatiebeveiliging en Architectuur, zoals verwoord in het Strategisch ICT beleidsplan, geborgd binnen de staande organisatie. In de Tussenrapportage 2004 werd geconstateerd, dat ook de afdelingen moesten wennen aan hun rol binnen de ICT-functie. De afdeling ICT heeft hiertoe in 2004 aanzetten gegeven door het inrichten van functioneel applicatiebeheer en daarmee het invullen van de opdrachtgeverrol (vanuit de afdelingen), waardoor wensen nog duidelijker verwoord kunnen worden. In 2005 wordt dit voortgezet.

4.4

Organisatie

4.4.1 Kwantitatief Om de dienstverlening vanuit de afdeling ICT te waarborgen, is een geleidelijke uitbreiding van de formatie met 8 fte´s voorzien. In de periode 2003/2004 zijn 6 fte´s ingevuld. Zoals vorig jaar is gerapporteerd, is de invulling deels vervroegd om daardoor inhuur van "duurdere" externen te voorkomen. In 2005 worden de resterende 2 fte´s ingevuld. De kwantitatieve invulling loopt parallel met de uitvoering van het Strategisch ICT Beleidsplan. 4.4.2 Kwalitatief In 2004 heeft binnen de afdeling ICT de nadruk gelegen op het verder optimaliseren van processen en methodieken en daarnaast het verhogen van de kwaliteit van de medewerkers, met als hoofddoel het verbeteren van de dienstverlening. Hierbij wordt de opmerking gemaakt dat dit een behoorlijke inspanning heeft gevergd, aangezien de afdeling ICT in de huidige vorm in 2002 is ontstaan en zijn weg dus ook nog moest vinden. Daarbij opgeteld heeft de afdeling ICT gezorgd voor participatie in de vele projecten van het RIO-programma. De ingezette weg zal in 2005 worden doorgezet. Concreet gaat het om de volgende aandachtspunten: • • • • •

4.5

focus op de klant door het uitvoeren van een continue integraal verbeterprogramma binnen de afdeling ICT; de standaard dienstverlening vanuit de afdeling ICT minimaal uitvoeren conform de verwachtingen bij de klant; doorontwikkelen en borgen van de financiële processen; plan- en projectmatig blijven werken op basis van de IPP methodiek; doorontwikkelen en borgen van de ITIL-processen

Cultuur

Uitgangspunt blijft dat indien voldoende aandacht aan de menskant wordt gegeven, het succesvol gebruik van technische middelen enorm wordt vergroot. De afdeling ICT zal de overige afdelingen blijven ondersteunen bij de professionele invulling van hun rol als opdrachtgever en functioneel beheerder. Ook binnen de diverse projecten van het RIO-programma wordt continue aandacht besteed aan het laten wennen van medewerkers aan nieuwe ICT-ontwikkelingen. Daarnaast houdt de afdeling ICT zich actief bezig met een professionalisering van ICT medewerkers. Hierbij is het doel om (nog) meer klant- en doelgericht te opereren.

20 van 37


5 Nieuwe ICT gerelateerde ontwikkelingen 5.1

Inleiding

In dit hoofdstuk worden op basis van de uitkomsten van interne- en externe analyses, nieuwe ICT ontwikkelingen benoemd, die van invloed zijn op de activiteiten van de provinciale organisatie. Eind 2004 zijn intern middels accountmanagement ICT voor alle afdelingen ICT gerelateerde ontwikkelingen geïdentificeerd en verwoord in de zogenaamde Strategische ICT paragrafen. In paragraaf 5.2 worden op basis van deze ICT paragrafen en het ICT afdelingsplan generieke ontwikkelingen verwoord die een sterke impact gaan hebben op de bedrijfsprocessen van de provinciale organisatie. Naast de generieke ontwikkelingen is tevens een aantal specifieke ontwikkelingen vanuit de interne provinciale organisatie waargenomen. Deze ontwikkelingen staan verwoord in de ICT paragrafen voor de afdelingen. Daar waar deze ontwikkelingen aansluiting vinden bij de uitgangspunten in het Strategisch ICT beleidsplan 2003-2006 wordt samen met de afdelingen de mogelijkheid voor realisatie onderzocht. Extern is op basis van een omgevingsanalyse gekeken naar nieuwe ontwikkelingen, die een grote mate van invloed gaan uitoefenen op de wijze waarop de provincie haar taken uitvoert. Bij deze omgevingsanalyse is gelet op een breed spectrum van instellingen, platformen en programma's die zich bezig houden met ontwikkelingen die ICT gerelateerd zijn. In nevenstaande figuur is weergegeven welke ontwikkelingen vanuit overheidsland zijn ingezet, en welke instanties daarbij betrokken zijn. In bijlage IV is een toelichting op deze figuur opgenomen. In paragraaf 5.3 worden de belangrijkste ontwikkelingen genoemd.

BZK BVK

AZ

Ministeries

1

1

14 JUS

FIN

DEF

VROM

VWS

OCW

V&W

EZ

LNV

BZ Innovatie platform

SG-Beraad 12-punten plan

DG MOS

2

DG KB

2

DG AO

2

CEDI

8

DG TP

3

DG O+I

SZW

18

3

4 D IIOS

D POIR

BPR

Overheid.nl/Bedrijvenloket Overheids Toegangs Voorziening Overheids Transactiepoort

9

VNG

12

IPO IvW

13

ICTU ELO EGEM 19 ADV.OV. GBO? OSOSS SBG II KIBO

17 Legenda Ambtelijke aansturingslijnen Betrokkenheid bij lopende projecten

Basisregistraties

Manifest Groep RBD CvZ

NAV BSN BN E-NIK PKI-Overheid

11

ICTAL

7

10

IBG UWV CWI SVZ

PIA

15

1.personen 2.bedrijven 3.Gebouwen 4.Percelen 5.kaarten/topografie 6.Adressen p.m. inkomens p.m. verz. administratie

Fin.Beh/VBTB HRM/P/Direct 14b

16 Inkoop/PIT

13 Open standaarden Standaard ERP-pakketten

Legenda Invloedssfeer CEDI Invloedssfeer Secretarissen-Generaal

In bijlage IV is een toelichting op deze figuur opgenomen

5.2

Ontwikkelingen Intern

Bij de ontwikkelingen vanuit de eigen provinciale organisatie wordt een onderscheid gemaakt tussen generieke en specifieke ontwikkelingen. De generieke ontwikkelingen spelen breder in de organisatie terwijl de specifieke behoeften slechts bij één enkele afdeling speelt. Een voorbeeld daarvan is een ontwikkelingen rondom Coda. In deze paragraaf wordt met name aandacht besteed aan de generieke behoeften. Digitalisering van processen Het actieprogramma Andere Overheid, dat in december 2003 is gepresenteerd door minister Thom de Graaf van Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties, heeft als streven dat in 2006 65% van alle publieke dienstverlening op elektronische wijze moet worden afgehandeld. Dit vergt van de provinciale organisatie dat ze zich hierop gaat voorbereiden door haar processen te digitaliseren. Dit digitaliseren gaat via workflow management en document management. Dit betekent een geautomatiseerde sturing en beheersing van uit te voeren taken, volgens een vooraf gedefinieerde routing. Daardoor wordt het werk door de juiste personen op het juiste tijdstip en op de meest geschikte plaats uitgevoerd. Het effect is een optimalisatie van de interne werkprocessen. Binnen het RIO programma is dit onderwerp, met een projectafbakening, reeds benoemd. De vraag vanuit de organisatie is echter breder dan de projectafbakening op dit moment is. Flexibel/mobiel werken We zien een toename van de behoefte om tijd- en plaatsonafhankelijk te gaan werken binnen de provinciale organisatie. Daarnaast is behoefte ontstaan om bij veldwerkzaamheden te kunnen beschikken over integrale stuurinformatie, die aanwezig is in provinciale informatiesystemen. Voor deze nieuw geïdentificeerde ontwikkelingen wordt aansluiting gezocht bij de ontwikkeling die binnen het programma reeds in gang is gezet.

21 van 37


Ketensamenwerking De provincie speelt vaak een rol in een keten waarbij meerdere organisaties betrokken zijn. In het kader van die samenwerking zal meer en meer sprake zijn van gegevensuitwisseling tussen organisaties. De provincie speelt hierop in door meer aandacht te gaan besteden aan gegevensuitwisseling: het zorgdragen dat informatie tussen interne/externe informatiesystemen optimaal kan verlopen. Een voorbeeld hiervan is bodeminformatie die inzichtelijk is via de website. Het uitwisselen van die gegevens tussen gemeenten en provincie dient geoptimaliseerd te worden. Vanwege deze alsmaar toenemende samenwerking tussen organisaties en de mensen binnen organisaties, neemt het aantal gegevensuitwisselingen en het aantal verbindingen enorm toe. Om deze gegevensuitwisselingen goed te verwerken en de verbindingen effectief te benutten zijn afspraken nodig, zodat het geautomatiseerd opstellen, opslaan en versturen mogelijk wordt. Open Standaarden2 bieden daarvoor de oplossing. De provincie Groningen is voorstander van het hanteren van Open Standaarden, omdat het haar keuzes met betrekking tot pakketten, applicaties en andere ICT faciliteiten enorm flexibel maakt. Leveranciersafhankelijkheid wordt hiermee sterk bestreden. Inmiddels is de voorkeur voor Open Standaarden een onderdeel van de provinciale ICT Architectuur en dienen leveranciers ook aan te geven in welke mate hun aanbiedingen daaraan voldoen. Open source Microsoft heeft met succesvolle producten en een uitgekiende marktstrategie een wereldstandaard neergezet. Echter, de monopoliepositie die het bedrijf hiermee heeft bereikt wekt ook veel weerstand op. Eén van de tegenkrachten is Open Source, waarbij de programma's niet gemaakt worden door een commerciële organisatie, maar door een grote groep gebruikers/ontwikkelaars. De programma's worden gratis ter beschikking gesteld, echter ondersteuning wordt niet geleverd. Ook het verbeteren van de programma's is een organisch proces, waardoor een moeilijk te voorspellen beheersituatie ontstaat. De gangbare verwarring dat Open Source gratis is en commerciële software niet, wordt daarom bestreden. De aanschaf van de software mag dan zonder kosten gepaard gaan, het beheren en onderhouden leidt tot hogere kosten. Dit betekent dat bij de keuze tussen Open Source software en commerciële software gekeken moet worden naar de kosten van de totale ICT dienstverlening. Verder zal de afhandeling van problemen in programma's bij Open Source software anders verlopen dan bij commerciële software waardoor de eindgebruiker geconfronteerd wordt met verschillende reactie- en oplostijden voor die problemen. De provincie hanteert nog geen vast beleid op zowel de Open Source noch de commerciële lijn. Daarentegen wordt Open Source als uitstekend alternatief ervaren. Daarom worden Open Source oplossingen als alternatief in toekomstige offertetrajecten vanzelfsprekend meegenomen. Prioriteit is en blijft dat bij ontwikkelingen waar ICT voorzieningen ingezet zullen worden, het product gekozen moet worden welke het best aansluit bij de wensen en eisen van de organisatie en tegen zo gering mogelijke kosten. In die afweging dienen bovengenoemde argumenten meegenomen te worden. Objectenbeheer Binnen de provincie Groningen zijn de gegevens met betrekking tot wegen en kanalen her en der verspreid in specialistische pakketten, fysieke archieven, spreadsheets, databases, tekeningen, kaartlagen en in hoofden van medewerkers. Dit maakt het verzamelen van gegevens op het provinciehuis, op de steunpunten en in de buitendienst moeizaam en tijdrovend. Een systeem waarin zowel geografische ligging en informatie over de te beheren objecten gecombineerd kan worden moet hierin uitkomst bieden. Met deze ontwikkeling nemen we tevens waar dat het gebruik van Geografische Informatie Systemen steeds belangrijker wordt.

2

Een 'open standaard' voldoet aan de volgende eisen: 1. 2. 3. 4.

De standaard is goedgekeurd en zal worden gehandhaafd door een not-for-profit organisatie, en de lopende ontwikkeling gebeurt op basis van een open besluitvormingsprocedure die toegankelijk is voor alle belanghebbende partijen (consensus of meerderheidsbeschikking enz.); De standaard is gepubliceerd en over het specificatie document van de standaard kan vrijelijk worden beschikt of het is te verkrijgen tegen een nominale bijdrage. Het moet voor een ieder mogelijk zijn om het te kopiëren, beschikbaar te stellen en te gebruiken om niet of tegen een nominale prijs; Het intellectuele eigendom - m.b.t. mogelijk aanwezige patenten - van (delen van) de standaard is onherroepelijk ter beschikking gesteld op een royalty-free basis; Er zijn geen beperkingen omtrent het hergebruik van de standaard.

Bron: www.ososs.nl

22 van 37


5.3

Ontwikkelingen Extern

Vanuit de rijksoverheid worden ontwikkelingen opgestart als 'Andere overheid' en het programma 'Stroomlijning basisgegevens'. Dergelijke ontwikkelingen hebben invloed op de wijze waarop de provincie haar taken uitvoert. Hieronder worden de geïdentificeerde ontwikkelingen beschreven. Andere overheid De ontwikkeling van het al eerder aangestipte actieprogramma 'Andere overheid', is in IPO verband in 2004 opgepakt door middel van vier projecten. 1. Verhelderen en uniformeren toezichtrelaties en positionering gedeconcentreerde rijksdiensten ten opzichte van de provinciale organisatie 2. Deregulering en vermindering administratieve lasten 3. Invoeren van een effectiviteitmonitor 4. Elektronische dienstverlening Inzet van ICT is één van de middelen die nodig is voor het realiseren van deze 'Andere overheid'. Met name bij het vierde project, welke is ondergebracht bij het programma 'E-provincies', zal hiervan sprake zijn. De resultaten van deze projecten bepalen de feitelijke consequenties. Op voorhand valt al wel te zeggen dat met name project 'Elektronische dienstverlening'3 consequenties heeft voor de inzet van ICT middelen. Met name op het vlak van de beveiliging van elektronische dienstverlening waarbij op wettelijk gebied ontwikkelingen spelen. Hieronder worden deze wetten genoemd. Wet elektronisch bestuurlijk verkeer De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer regelt het gebruik van elektronisch verkeer tussen bestuursorganen en burgers of bedrijven. Allerlei zaken die tot op heden alleen op papier of persoonlijk konden worden afgehandeld kunnen door deze wetgeving ook rechtsgeldig elektronisch plaatsvinden. Te denken valt hierbij bijvoorbeeld aan het verlenen van vergunningen of het ter inzage leggen van informatie. De wet regelt in welke situaties elektronisch verkeer mogelijk is. Daarnaast worden voorwaarden aan de communicatie gesteld, met een bijzondere rol voor de betrouwbaarheid. Indien een bestuursorgaan kiest om haar diensten op elektronische wijze aan te bieden, dan dient zij zich te conformeren aan deze wet. Daarnaast geldt dat in deze wet het principe van nevenschikking wordt gehanteerd. Hetgeen betekent dat het elektronische communicatiekanaal niet de papieren versie volledig kan verdringen. Immers, niet iedereen heeft toegang tot een computer. Derhalve is het een bestuursorgaan niet toegestaan bepaalde zaken alleen nog maar langs elektronische weg te doen, tenzij alle betrokkenen hiermee instemmen. Wet elektronische handtekeningen4 Deze wet regelt onder andere dat een met voldoende waarborgen omgeven elektronische handtekening dezelfde rechtsgevolgen heeft als een handgeschreven handtekening. Naarmate het belang van een rechtshandeling toeneemt, is het verstandig de elektronische handtekening met meer waarborgen te omgeven. Wet bescherming persoonsgegevens3 Op grond van deze wet is de provincie verplicht verwerkingen van persoonsgegevens te melden bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP). Per product in de provinciale producten en diensten catalogus dient te worden vastgesteld welk risico profiel het product heeft en welke beveiliging nodig is. Basisregistraties De overheid beschikt over alle gegevens die nodig zijn om adequate dienstverlening te kunnen bieden en accurate controle te kunnen uitoefenen. Het probleem is echter dat deze gegevens nu nog zijn verdeeld over dertigduizend landelijke, provinciale en gemeentelijke databanken, en daarmee wordt de beschikbaarheid in de praktijk drastisch uitgehold. Voor het besturen van ons land zijn zes authentieke registraties van zo’n vitaal belang, dat zij door het kabinet in een samenhangend stelsel zijn ondergebracht. Deze registraties worden de basisregistraties genoemd. Rondom deze basisregistraties

3

Ondergebracht bij Programma E-Provincies 4 Overgenomen uit 'Morgen begint vandaag', januari 2005, Schiedam 23 van 37


wordt wetgeving ontworpen die overheidsorganen verplicht stelt om daarvan gebruik te maken. Het gaat om wetgeving c.q. invoering t.a.v. de volgende basisregistraties: • • • • • •

Personen (GBA) (wetgeving per 1-1-2007); Bedrijven (eind 1e kwartaal 2006); Adressen (medio 2009); Gebouwen (medio 2009); Percelen (maart 2007); Kaarten (maart 2007).

De invoering van het stelsel van authentieke basisregistraties zal de provincie gaan raken. De provincie zal zich in 2005 moeten gaan voorbereiden op de gefaseerde invoering van basisregistraties. Door de afdeling ICT is inmiddels een beleidsaanpak uitgewerkt met een voorstel om de impact van de invoering van de basisadministraties op de huidige dienstverlening van de provincie Groningen, de werkwijze van afdelingen en de systemen van de organisatie te onderzoeken. Shared services Door samenwerking van organisaties met betrekking tot gelijksoortige functies kunnen synergievoordelen en vooral schaalgroottevoordelen behaald worden. Daar waar dit gebeurt ontstaan zogenaamde 'Shared Service Centers' 5. In interprovinciaal verband wordt aandacht besteed aan de mogelijkheden voor en onderzoek naar shared services voor provincies. Uit het rapport 'Winst met ICT' blijkt dat de provincies reeds bedreven zijn in samenwerking en hierdoor al miljoenen euro's hebben bespaard door de inzet van ICT. Het gaat hier overigens nog niet zozeer om het inzetten van shared services, maar de samenwerking heeft wel die ambitie voor de toekomst in zich. Er zijn twee belangrijke aspecten aan het introduceren van shared services relevant voor de provincie: kosten/baten en het behoud van identiteit. Want als de baten niet overduidelijk zijn is het introduceren van een shared service vrijwel kansloos en als de eigen identiteit in het gedrang komt, is een shared service bijzonder onaantrekkelijk. Juist bij de uitvoering van de provinciale taken zijn grote verschillen tussen de provincies aanwezig, zodat het zoeken naar de gelijksoortige functies alleen niet voldoende is. Er is ook een noodzaak tot het aanwijzen van gelijke verwerking, omdat alleen daar een shared service levensvatbaar is.

5.4

Samenhang met strategisch ICT beleid

Naar verwachting zal het effect van twee sterke ontwikkelingen uit de interne- en externe analyses, digitalisering en de invoering van de basisregistraties, zeer bepalend zijn voor de mate van bijsturing van het Strategisch ICT beleidsplan. De consequenties hiervan worden beschreven in hoofdstuk 6.

5 Een Shared Service Center is een resultaatverantwoordelijk organisatie-onderdeel dat tot taak heeft het leveren van diensten op een specifieke specialisatie (zoals administratie, hrm, ict, inkoop) aan een afgebakende set van andere organisatie-onderdelen op basis van een overeenkomst tegen een verrekenprijs. 24 van 37


6 Samenhang en bijsturing De conclusie van deze tussenrapportage is dat de ingezette koers in 2003 nog steeds de goede is. De uitvoering van de projectenportefeuille behorend bij het Strategisch ICT beleidsplan 2003-2006 verloopt volgens planning. De resultaten van de afgeronde projecten dragen bij aan de doelstellingen zoals uit de bijlage 'Doelstellingen en resultaten' valt af te leiden. Hoewel voor een aantal individuele projecten wel een afwijking was waar te nemen tussen de oorspronkelijke en huidige planning wordt de totale horizon van het gehele programma niet overschreden. Hetzelfde geldt voor de kwantitatief organisatorische en financiële aspecten zoals verwoord in hoofdstuk 4. Kortom het programma ligt op schema. De wereld om ons heen staat echter niet stil. Op basis van nieuwe ontwikkelingen moet daarom geconstateerd worden dat bijsturing noodzakelijk is. Hieronder wordt deze bijsturing verwoord, onderverdeeld in bijsturing binnen het programma en bijsturing buiten het programma. Bijsturing binnen het programma Zoals in paragraaf 2.4 is beschreven zijn bijsturingen binnen het programma in 2004 noodzakelijk geweest met betrekking tot het project "Flexwerken" en de samengevoegde projecten "Waarborgen continuïteit DOROS" en "Technisch beheer DOROS". Digitalisering Binnen het RIO programma is dit onderwerp, met een projectafbakening, reeds benoemd. De vraag vanuit de organisatie is echter breder dan de projectafbakening op dit moment is. Het huidige project binnen het RIO programma bevat de inrichting van de pilot ten behoeve van het digitaliseren van de subsidieprocessen. Na het afronden van de pilot dient een basis gerealiseerd te zijn zodat naast het subsidieproces, de huidige projectafbakening, ook andere processen ondersteund kunnen worden. Dit houdt in dat een project gestart zal worden, volgend op de huidige pilot. Naar verwachting wordt hiermee de toegenomen digitaliseringvraag afgedekt. Deze toegenomen digitaliseringvraag zal bijdragen aan de realisatie van de doelstellingen van 'de Andere Overheid'. Het in 2006 afhandelen van 65% van de provinciale producten en diensten op elektronische wijze hangt daarmee samen, evenals de ontwikkeling en implementatie van de provinciale producten en dienstencatalogus. Er zal in het komende jaar nadrukkelijk aandacht gegeven moeten worden aan het behalen van de norm van 65%. Bijsturing buiten het programma Als gevolg van nieuwe ontwikkelingen die in 2004 zijn waargenomen buiten het programma is bijsturing noodzakelijk. Basisregistraties Voor de invoering van de zes basisregistraties zal een studie naar de impact inzicht moeten geven in de exacte consequenties voor de informatievoorziening van de provinciale organisatie. Duidelijk is dat we te maken krijgen met een drietal kostensoorten: - noodzakelijke investering om eigen informatievoorziening geschikt te maken voor gebruik basisregistraties; - éénmalige aansluitingskosten op basisregistraties; - tarief berichtenverkeer/mutatie. De impactstudie zal per basisregistratie bestaan uit drie scans: 1. Organisatiescan (welke afdeling krijgt te maken met de invoering van welke authentieke registratie); 2. Processcan (welke effecten heeft een registratie op de organisatie en werkwijze van een afdeling); 3. Systeemscan (welke systemen moeten eventueel worden aangepast).

25 van 37


Als vertrekpunt voor de hiervoor genoemde scans zal het provinciaal referentiemodel6 dienen. Medio 2005 worden de volgende notities ter besluitvorming aangeboden: •

Koppelstrategie In de notitie wordt aangegeven welke huidige systemen gekoppeld moeten gaan worden.

•

Werkprotocollen In de notitie wordt aangegeven of de koppeling van de huidige systemen leidt tot aanpassing c.q. nieuwe werkwijze voor afdelingen.

•

Lifecycle strategie De koppeling met de basisregistraties zorgt voor een meer genormaliseerde informatiearchitectuur waarin éénduidige opslag van entiteiten plaats vindt. In deze notitie wordt aangegeven welke functionaliteit in welke applicaties eventueel moet worden herzien.

•

Implementatiestrategie De eerste basisregistratie waar de provincie mee te maken krijgt is het Basis Bedrijven Register (BBR). De notitie bevat de implementatiestrategie voor de invoering van de authentieke registratie van bedrijfsgegevens. Na goedkeuring van de implementatiestrategie zal de invoering van het BBR projectmatig worden geborgd en zullen de projectkosten inzichtelijk worden gemaakt.

Specifieke ontwikkelingen voor afdelingen Daar waar deze ontwikkelingen aansluiting vinden bij de doelstellingen van het Strategisch ICT beleidsplan 2003-2006 wordt samen met de afdelingen de mogelijkheid voor realisatie onderzocht. Conclusie Als gevolg van nieuwe ontwikkelingen, die nog niet inzichtelijk waren bij aanvang van het uitvoeringsprogramma, moet bijgestuurd worden. Getracht zal worden om de ontwikkelingen, daar waar ze bijdragen aan de doelstellingen van het Strategisch ICT beleidsplan, te realiseren binnen de gestelde kaders van het programma. Gezien de huidige resultaten en de nog te boeken resultaten in het resterend deel van het programma, blijven we binnen die kaders; zowel financieel en personeel.

6

Aanpak analoog aan Belinda 26 van 37


Bijlage I

Geraadpleegde bronnen

Documenten - Concernprogramma 2005 - Takenonderzoek Rapportage agenderingsfase, Keegstra, december 2004 - Strategisch ICT beleidsplan 2003-2006, december 2002 - Tussenrapportage 2004 Strategisch ICT beleid provincie Groningen, april 2004 - Actieprogramma Andere overheid, december 2003 - Plan van aanpak gezamenlijke provincies en IPO Programma Andere Overheid, maart 2004 - Verkenning naar en pré-advies over shared servicecentrum ICT voor provincies, J. Kuijper, februari 2004 - Stroomlijning basisgegevens 'programma 2004-2007', juli 2004 - Actualisatie baten Basisbedrijvenregister, ECORYS-NEI, augustus 2003 - Kosten-baten analyse BGR en BRA, ECORYS-NEI, april 2004 - Winst met ICT bij provincies, Zenc, maart 2004 - ICT paragrafen afdelingen provincie Groningen, november 2004 - Afdelingsplan ICT 2005, januari 2005 - Clusterplannen ICT 2005, januari 2005 Websites - andereoverheid.nl - ipo.nl - e-provincies.nl - ictu.nl - elo.nl - bzk.nl - vrom.nl - pkioverheid.nl - stroomlijningbasisgegevens.nl - basisbedrijvenregister.nl - sharedservicesbijdeoverheid.nl

27 van 37


Bijlage II

Doelstellingen en resultaten

In het Strategisch ICT-beleidsplan 2003-2006, zijn de thema's verwoord naar zes doelstellingen, te weten: • • • • • •

D1 - verbeteren van de ex- en interne communicatie, dienstverlening en bedrijfsvoering; D2 - realiseren van een optimale informatievoorziening binnen de provincie Groningen en het ondersteunen van integraal management door de afdelingsmanagers; D3 - bepalen van de inzet van ICT-middelen voor het realiseren van organisatiedoelstellingen; D4 - bieden van een raamwerk voor toekomstige ontwikkelingen en daarmee het voorkomen van ad-hoc oplossingen en desinvesteringen; D5 - bieden van stuurinformatie aan bestuur en management op basis waarvan prioriteiten kunnen worden gesteld; D6 - realiseren van samenhang in de uit te voeren ICT-projecten.

In onderstaande tabel wordt weergeven aan welke doelstellingen de projecten bijdragen. Verder wordt bij 'realisatie' weergegeven welke resultaten zijn behaald en hoe dit zich verhoudt met de oorspronkelijke beschrijving in de projectenportefeuille. Tevens wordt inzicht gegeven in de gerealiseerde planning en budget van de projecten. De weergegeven projecten zijn afgerond of ze bevinden zich in het eindstadium. In de oorspronkelijke planning werd uitgegaan van de start op 1 januari 2003. Echter het Strategisch ICTBeleidsplan is op 19 maart 2003 geaccordeerd door Provinciale Staten en het noodzakelijke besturingsmodel (RIO) door het Management Team op 25 juni 2003. De uitvoering van een aantal projecten is daardoor pas na de zomervakantie 2003 (medio september) gestart. Andere projecten, die al in de uitvoeringsfase waren, en nadien opgenomen zijn in het RIO programma of projecten waarvan werd geconstateerd dat deze al voor accordering van het besturingsmodel gecontroleerd en zonder risico konden starten, zijn wel conform de oorspronkelijke planning gestart. Voor een aantal projecten is dus een afwijking tussen de oorspronkelijke en de huidige planning waar te nemen. Net als blijkt uit de rapportage van 2004 wordt nog steeds de tijdshorizon van het gehele programma niet overschreden. OMSCHRIJVING

DOEL-

REALISATIE

PLANNING

STELLING

1

2

3

Ontwikkelen diverse kleinere webapplicaties voor de externe website en het Grononet (on line aanvragen brochures, bestaande formulieren ontsluiten, interactieve handboeken, procedures, etc.). Vernieuwing vormgeving en navigatiestructuur Internetsite.

D1

Het nieuwe internet en intranet bevatten diversie interactieve applicaties die de werking en gebruik van internet en intranet ondersteunen. Voorbeelden daarvan zijn het aanvragen van brochures via de website en de mogelijkheid om te reageren op stellingen.

Planning conform RIO

D1

Planning conform RIO

Breed aanbod van algemene informatie op de externe website (beleidsinformatie, productenlijst, nieuws) en het Grononet (afdelingsinformatie, handboeken, nieuws) waardoor kritische massa aan inhoud

D1, D2

De vernieuwing van de vormgeving en navigatiestructuur heeft initieel geleid tot de website voorafgaand aan de huidige website. Bij de ontwikkeling van de huidige internetsite zijn de ervaringen van toen meegenomen. Dit heeft geleid tot een representatieve internetsite, conform de wensen en eisen van de huidige tijd. Door het inrichten van een beheerorganisatie voor zowel de website als het intranet, wordt informatie regelmatig geactualiseerd. Hiervoor zijn binnen elke afdeling correspondenten aangesteld. Het content management systeem is geselecteerd op basis van de mogelijkheid om met een dergelijke beheerorganisatie te werken. Het gevolg is, dat er meer informatie over afdelingen op de website van de Provincie en het Gron@t beschikbaar is.

Uitloop in 2005

28 van 37


OMSCHRIJVING

DOEL-

REALISATIE

PLANNING

De kompasgids is middels internet ontsloten en voor zowel burgers en bedrijven als ook de interne organisatie beschikbaar. Het project heeft een centraal relatiebeheersysteem gerealiseerd. Het MT heeft ingestemd met een beleidsnotitie waarin de afdeling verantwoordelijk zijn gesteld voor het opruimen van decentrale relatiebestanden, en deze onder te brengen in het centrale systeem. Vòòr 1 januari 2006 zal deze actie afgerond moeten zijn. Met de selectie van een content management systeem (CMS) is de scheiding tussen vorm en inhoud van de website een feit geworden. Hierdoor is het mogelijk geworden om de informatie op eenvoudige wijze te actualiseren zonder tussenkomst van technische expertise. Tevens bevat dit CMS een zoekmachine welke gebruikt wordt voor zowel de website als het intranet. In het kader van het beter voorlichten van de burger over bestaande risico's in de provincie is de risicokaart ontsloten via internet. De informatie uit het systeem voor bodeminformatie is ontsloten op het internet en draagt daarmee bij tot de doelstelling om de dienstverlening te verbeteren. Na uitvoering van nog een verbetering t.a.v. de browser zal het project een volledige bijdrage leveren aan realiseren van de doelstellingen. In het kader van crisis dient de informatievoorziening adequaat ingezet te kunnen worden. In situaties waarin dat nodig is kan gebruik gemaakt worden van het Provinciaal Actie Centrum. Tezamen met FZ heeft RIO er voor zorggedragen dat het PAC ten tijde van crisis altijd over een fysiek actiecentrum kan beschikken waar alle noodzakelijke faciliteiten beschikbaar zijn. Middels het inrichten van een specifieke gedeelte op internet voor PS is de mogelijkheid geboden om het provinciaal bestuur te profileren. Met inrichting van de ICT dienstverlening voor PS is een bijdrage geleverd aan alle drie de doelstellingen. De resultaten t.a.v. dualisering zijn in een aantal deelterreinen uit te splitsen: - Uitzenden vergaderingen GS PS De vergaderingen van PS zijn intern via streaming audio te beluisteren. - Aansluiten fractiehuis op netwerk Het fractiehuis is op gepaste wijze aangesloten op het netwerk van het provinciehuis waardoor een aantal standaard ICT-faciliteiten ook in fractiehuis beschikbaar is. - Extranet PS Het onderzoek naar de benodigde functionaliteit is afgerond en afgestemd met leverancier Binnen het project CODA is het oude financieel systeem van de provincie (FAS) vervangen door het nieuwe systeem CODA. In de tweede fase van dit project, zijn de extra functionaliteiten beheer vaste activa, uitbreiding projectenadministratie, inkoop, facturering en geldleningenadministratie geïmplementeerd en kunnen nu door F&C ingezet worden. Er is een pilot uitgevoerd met tijdschrijven. Een deel van deze functionaliteiten is geïmplementeerd door het migreren naar een nieuwe versie van CODA, versie 9.04. Om een optimale inrichting van het systeem te krijgen, waarin extra functionaliteiten worden geactiveerd (nieuwe modules) wordt onderzoek gedaan naar de inrichting van

Afgerond

STELLING

4

ontstaat. Kompasgids Groningen on-line

D1, D2

6

Relatiemanagement

D1, D3

7

Selectie en implementatie content management systeem en zoekmachine

D1, D3

16

Risicokaart

D1

18

Actief bodembeheer

D1

19

Crisismanagement

D1, D4

20

Profilering provinciaal bestuur

D1

22

Dualisering

D1, D2, D3

24

Coda fase 2

D2, D5

Afronding Q2 2005

Uitloop naar Q1 2005

Afgerond Uitloop Q1 2005

Afronding Q1 2005

Uitloop 2005 Uitloop Q2 2006

Uitloop Q2 2005

29 van 37


OMSCHRIJVING

DOEL-

REALISATIE

PLANNING

STELLING

25

Uitbreiding functionaliteiten PIMS

D2, D5

26

Verhoging kwaliteit toegankelijkheid provinciale archieven Waarborgen continuïteit DOROS en realiseren koppeling met beleidssystemen

D1, D5

28

DOROS-technisch beheer

D1, D5

34

Opzet en uitbouw Belinda (Beleidsinformatiedatabase)

D1, D2, D5

35

Gouden Gids

D1, D2

37

Betere ontsluiting GEO informatie (zoekmachine, elektronische archivering, webenabling GIS, koppeling met DOROS) Vernieuwing Grononet

D1, D2

Herinrichten werkprocessen binnen de afdeling ICT (implementatie ITIL-processen) Verbeteren functioneren ICTfunctie binnen provincie Groningen Deelname Programma Elektronische Provincies Upgrade Technische

D3, D4

27

38

40

41

42

43

D1, D5

D1, D2

D3, D4

D4, D6

D4

de nieuwe functionaliteiten en de inrichting van de webenabelde versie van CODA. PIMS functioneerde niet meer naar behoren. Door diverse afdelingen werden schaduwadministraties bijgehouden. Binnen de afdeling P&O zijn zowel de werking van het PIMS als de voor het PIMS relevante processen geanalyseerd. Aan de hand van deze analyse is er een plan van aanpak opgesteld, waarin de verschillende alternatieven kwalitatief en kwantitatief tegen elkaar zijn afgewogen. Vervolgens is besloten de meest recente versie van PIMS te implementeren, wat er toe heeft geleid dat het systeem voldoet aan de eisen en wensen van de gebruikers, zowel functioneel als technisch. De 1e versie van het Document Structuur Plan is opgeleverd. Beheer van het documentstructuurplan wordt uitgevoerd middels geïmplementeerde software. Middels het waarborgen van de continuïteit van DOROS (middels onafhankelijkheid van één leverancier) en verbetering van het systeem wordt de dienstverlening van de provincie gewaarborgd en verbeterd. Tevens zal dit systeem het fundament zijn voor verder digitalisering van processen Het inrichten van technisch beheer ondersteunt de continuïteit van DOROS en daarmee de dienstverlening van de organisatie en het integraal management. Met de realisatie van de BEleids INformatie DAtabase wordt de dienstverlening van de provincie Groningen verbeterd, wordt het integraal management ondersteund en kan de correcte en direct opvraagbare informatie als stuurinformatie gebruikt worden. Tevens worden beleidsmedewerkers van beter geïntegreerde informatie voorzien. Een deel van de projectresultaten zijn inmiddels overgedragen aan de organisatie. Dit is verwerkt in het "smoelenboek" op intranet. Met het realiseren van de verbeteringen in 2005 kan aan het eind van jaar gesteld worden dat de volledige bijdrage van het project geleverd is. Met de realisatie van een universele browser is de beschikbare GEO informatie op een eenvoudige wijze ontsloten. Middels de verbeteringen in de informatie voorziening wordt de dienstverlening ook verbeterd.

Uitloop Q1 2005

Uitloop Q2 2005 Conform planning RIO

Afgerond Afronding Q1 2005

Uitloop Q2 2005

Conform planning RIO

Het nieuwe intranet draagt bij tot de verbetering van de interne communicatie. Het intranet is niet alleen meer een plek om informatie te vinden, maar ook een tooling om je werkproces te verbeteren en ondersteunen. Middels het verbeteren van de werkprocessen van de afdeling ICT is gerealiseerd dat op efficiënte en effectieve wijze om wordt gegaan met de ICT faciliteiten.

Uitloop Q2 2005

Middels het verbeteren van de werkprocessen van de afdeling ICT is gerealiseerd dat op efficiënte en effectieve wijze om wordt gegaan met de ICT faciliteiten. Door samenwerking met andere provincies te hebben wordt samenhang in het uitvoeren van projecten bewerkstelligd en worden ad-hoc ICT- oplossingen vanuit landelijke perspectief voorkomen. De basis voor de ICT dienstverlening wordt grotendeels

Afgerond

Uitloop Q2 2005

Afgerond

Loopt voor op 30 van 37


OMSCHRIJVING

DOEL-

REALISATIE

PLANNING

gevormd door de technische infrastructuur. Middels het upgraden en verbeteren van de technisch infrastructuur wordt gerealiseerd dat de ICT dienstverlening verbeterd en kunnen toekomstige ontwikkelingen ondersteund worden. Door het aanpassen van software aan de huidige standaarden, worden werkprocessen van de provincie op een bij de ontwikkelingen passende manier ondersteund De resultaten van het project zijn zowel op organisatorisch niveau alsook op technisch niveau aantoonbaar. De wijze waarop de organisatie met de mogelijkheden wenst om te gaan bepaalt de bijdrage tot de doelstellingen. Gezien het feit dat het project nog geen resultaten in definitieve vorm heeft opgeleverd is de directe bijdrage tot het realiseren van de doelstellingen nog beperkt. De basis voor de ICT dienstverlening wordt grotendeels gevormd door de technische infrastructuur en daarmee ook het netwerk. Door middel van het verhogen van de bandbreedte van het netwerk, is gerealiseerd dat de ICT dienstverlening is verbeterd en kunnen toekomstige ontwikkelingen ondersteund worden. Middels het realiseren van een eenduidige inrichting van de werkplekken op de nevenlocaties wordt bijgedragen aan het realiseren van een raamwerk waarmee ook weer samenhang van de projecten wordt gerealiseerd op technisch niveau. Project zal substantiële bijdrage tot de doelstellingen dit jaar gaan leveren De uitgevoerde architectuurstudie heeft tot een ICT architectuur geleid die nu en in de toekomst de dienstverlening van ICT en daar mee van de provincie maximaal kan ondersteunen. De architectuur is hét raamwerk voor ICT oplossingen en creëert hiermee samenhang in de uit te voeren projecten. Door het inrichten van het informatiebeveiligingsbeleid wordt er zorg voor gedragen dat op de juiste wijze met de informatievoorziening binnen de provincie Groningen wordt omgegaan.

planning RIO

STELLING

Infrastructuur

44

Upgrade softwarepakketten

D4

45

Flexibel werken (flexplekken en telewerken)

D1, D4, D6

47

Verhogen bandbreedte netwerk

D4

48

Formuleren en implementeren ‘Groningse Provinciale Standaard’

D1, D4, D6

49

Uitvoeren architectuurstudie

D1, D4, D6

50

Informatiebeveiliging

D1, D4, D6

Uitloop 2005 Conform planning RIO

Afgerond

Uitloop Q2 2006

Afgerond

Afronding Q1 2005

31 van 37


Bijlage III

ICT ontwikkelingen vanuit overheidsland

Deze bijlage geeft de stand van zaken aan in Overheidsland ten aanzien van elektronische dienstverlening. Schematisch wordt aangegeven wie verantwoordelijk c.q wie betrokken is bij het realiseren van de “De Andere Overheid”. De bijlage inclusief schema is gebaseerd op het artikel “Regisseur Gezocht”. Een artikel uit het AGreport ICT en Overheid gepubliceerd op 24 september 2004, geschreven door Bas Linders, Peter Lievense en Peter Blom.

BZK BVK

AZ

Ministeries

1

1

14 JUS

FIN

DEF

VROM

VWS

OCW

V&W

EZ

LNV

BZ Innovatie platform

SG-Beraad 12-punten plan

DG MOS

2

DG KB

2

DG AO

2

CEDI

8

DG TP

3

DG O+I

SZW

18

3

4 Overheid.nl/Bedrijvenloket D IIOS

D POIR

BPR

Overheids Toegangs Voorziening Overheids Transactiepoort

9

VNG IPO IvW

12

ICTU

ELO EGEM 19 ADV.OV. GBO? 13 OSOSS SBG II KIBO

17 Legenda Ambtelijke aansturingslijnen Betrokkenheid bij lopende projecten

RBD CvZ

NAV BSN BN E-NIK PKI-Overheid

Basisregistraties

Manifest Groep

11

ICTAL

7

10

IBG UWV CWI SVZ

PIA

15

1.personen 2.bedrijven 3.Gebouwen 4.Percelen 5.kaarten/topografie 6.Adressen p.m. inkomens p.m. verz. administratie

Fin.Beh/VBTB HRM/P/Direct 14b 16 Inkoop/PIT 13 Open standaarden Standaard ERP-pakketten

Legenda Invloedssfeer CEDI Invloedssfeer Secretarissen-Generaal

De in de afbeelding genummerde instanties worden hieronder toegelicht:

1

Coördinatie overheidsinformatievoorziening Coördinatie van overheidsinformatiebeleid berust vanouds bij ministerie van Binnenlandse Zaken [BZK]. Sinds het kabinet Balkenende II is er een minister voor Bestuurlijke vernieuwing en Koninkrijksrelaties [BVK]. [BZK] en [BVK] bestrijken samen het interne overheidsfunctioneren. Economische Zaken [EZ] geeft vorm en inhoud aan overheidsinformatiebeleid ten behoeve van het bedrijfsleven.

2

DG MOS, DG KB en DG AO DG staat voor Directoraat Generaal. Onder BZK/BVK zijn twee DG’s geplaatst: DG Management Openbare sector – DG MOS DG Koninkrijksrelaties en Bestuur – DG KB Onder DG MOS zijn twee directies geplaatst:

32 van 37


Directie Innovatie- en informatiebeleid Openbare Sector – D IIOS Directie Personeel, Organisatie, Informatie Rijk – D POIR D IIOS Directoraat Innovatie- en informatiebeleid houdt zich bezig met coördinatie van de beleidsontwikkeling en toepassing van ICT bijdragen aan de kwaliteit van het Openbaar bestuur D POIR Directoraat Personeel, Organisatie Informatie Rijk is verantwoordelijk voor de realisatie en aansturing van P-Direct, het Shared Service HRM van het Rijk [14b] Onder DG KB is geplaatst het agentschap Basisregistraties Persoongegevens en Reisdocumenten [BPR]. Het BPR speelt een rol in de stelsel van basisregistraties

3

DG TP en DG O&I Onder EZ zijn twee DG’s actief: DG Telecom en Post – DG TP DG Ondernemen en Innoveren – DG O&I DG TP DG TP bemoeit zich met de introductie van ICT in maatschappelijke sectoren en met de uitvoering van E-europe. E-Europe is van belang voor het Nederlandse e-Government concept van BZK DG O&I DG I&O heeft o.a als taak het benutten van kansen op een aantal strategische technologiegebieden, waaronder ICT. DG O&I is ook betrokken bij het beperken van de administratieve lasten

4

E-Government De overheid heeft een gemeenschappelijk uit te voeren agenda voor de komende twee jaar ten aanzien van de elektronische overheid. Doelstelling is verbetering van de dienstverlening aan burgers en bedrijven. De volgende zeven domeinen staan centraal: elektronische toegang tot de overheid elektronische authenticatie eenduidige nummers voor personen en bedrijven basisregistraties elektronische identificeringsmiddelen (chipcards) elektronische informatie-uitwisseling snelle verbindingen tussen overheidsorganisaties

4 5 6

OTV/OTP/ICTAL Ten aanzien van de systematische ontsluiting van overheidsinformatie en door de overheid aangeboden diensten, zijn de volgende initiatieven genomen: OTV – Inrichting Overheid Toegangsvoorziening [5] OTP – Overheids Transactie Poort [6] ICTAL programma Met behulp van OTP worden de contacten tussen bedrijven en overheid georganiseerd. Het programma ICTAL is erop gericht dat bedrijven maar één keer gegevens aan de overheid 33 van 37


hoeven te verstrekken. Het programma combineert activiteiten uit alle zeven onder 4 genoemde domeinen

8

CEDI Cöordinatiegroep Electronische Dienstverlening en Identificatie CEDI is een initiatief van vier departementen [EZ/BZ/SZW/Financiën]. CEDI is nauw betrokken bij de totstandkoming van de overheidsloketten en de achterliggende infrastructuur en technologie. BZ en EZ zijn de opdrachtgevers. SZW en Financiën zijn toekomstige afnemers.

9 10

Authenticatie-middelen Onderdeel van de Elektronische overheid is een stelsel van verschillende mogelijkheden voor identificatie en authenticatie Manifestgroep Bestaat uit de zes grote uitvoeringsorganisaties: 1.UWV 2.Belastingdienst 3.CWI 4.Sociale Verzekeringsbank 5.Informatiebeheergroep 6.College voor Zorgvoorzieningen

11

Manifestgroep werkt aan de Nieuwe Authenticatie Voorziening [NAV]. NAV is geadopteerd door BZK en wordt een onderdeel van de Overheids Toegangsvoorziening [5]. Stelsel basisregistraties

12

Eenduidige opslag en beheer van gegevens moet plaats gaan vinden in basisregisters. Basisregisters worden de spil in het uitwisselen van gegevens over bedrijven en gebouwen ICTU

13

Samenwerkingsverband van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en BZK OSOSS-programma Onderdeel van de ICTU. Stimuleert als programma de toepassing van open standaarden en het gebruik van open source software

14

Ministerie van Financiën Ministerie van Financiën inclusief Belastingdienst werken aan: A: Financiële bedrijfsvoering (o.a. uniformiteit ERP systemen) B: Personeelsadministratie (o.a. uitwerking Shared Service Center HRM systemen) C: Inkoopsystematiek (o.a. [15] project PIA; Professioneel Inkopen en Aanbesteden)

17

KIBO Kenniscentrum Informatievoorziening Bedrijfsvoering Overheid. Programma mede opgezet om standaardisatie te organiseren ten aanzien van bedrijfsvoeringssystemen. KIBO is als programma gestopt

18

Innovatieplatform Gezelschap van 18 vertegenwoordigers uit politiek, bedrijfsleven en onderwijs/wetenschap. Gezelschap is actief om BV Nederland vooruit te helpen en vernieuwing in de publieke sector te bewerkstelligen. Platform staat onder leiding van premier Balkenende

34 van 37


19

EGEM EGEM ondersteunt gemeenten bij de verbetering van hun dienstverlening en bedrijfsprocessen door een effectieve en efficiënte inzet van ICT.

35 van 37


Bijlage IV

Planning

In onderstaande vier afbeeldingen wordt de planning per RIO-cluster projecten weergegeven.

Internet/Intranet 2003 Q1

Huidige planning Oorspronkelijke planning

2004

Q2

Q3

Q4

Q1

Q2

2005 Q3

Q4

Q1

Q2

2006 Q3

Q4

Q1

Q2

Q3

Q4

1. Webapplicaties Website + Intranet 1. Webapplicaties Website + Intranet 2. Vernieuwing en navigatiestructuur Internetsite 2. Vernieuwing en navigatiestructuur Internetsite 3. Breed aanbod Website + Intranet 3. Breed aanbod Website + Intranet 7. Contentmanagement Systeem 7. Contentmanagement Systeem

10. Vraaggeorienteerd website + intranet 10. Vraaggeorienteerd website + intranet 11. Inrichten Portal 11. Inrichten Portal

12. Forumdiscussies 12. Forumdiscussies 13. Interactieve beleidsvorming 13. Interactieve beleidsvorming 18. Actief bodembeheer 18. Actief bodembeheer 20. Profilering provinciaal bestuur 20. Profilering provinciaal bestuur 21. Pilot digitaal spreekuur 21. Pilot digitaal spreekuur

23. Experiment elektronisch stemmen 23. Experiment elektronisch stemmen

38. Vernieuwing Intranet 38. Vernieuwing Intranet

Interne Bedrijfsvoering 2003 Q1

2004

Q2

Q3

Q4

Q1

Q2

2005 Q3

Q4

Q1

Q2

Huidige planning Oorspronkelijke planning Afgerond project

2006 Q3

Q4

Q1

Q2

Q3

Q4

5. Nota Plantoetsing (Ontsluiten jurispundentie POP) 5. Nota Plantoetsing (Ontsluiten jurispundentie POP) 9. Onderz. Info.behoeften 9. Onderz. Info.behoeften

6. Relatiemanagement 6. Relatiemanagement

14. Elektronische ondersteuning vergunningenproces 14. Elektronische ondersteuning vergunningenproces 15. Elektronische ondersteuning subsidieproces 15. Elektronische ondersteuning subsidieproces 16. Risicokaart 16. Risicokaart 17. Digitale bestemmingsplannen 17. Digitale bestemmingsplannen 19. Crisismanagement 19. Crisismanagement 22. Dualisering 22. Dualisering 24. CODA Fase 2 24. CODA Fase 2 25. Uitbreiding PIMS 25. Uitbreiding PIMS 27. Waarborgen continuiteit DOROS 27. Waarborgen continuiteit DOROS 28. DOROS Technisch Beheer 28. DOROS Technisch Beheer 29. Uitbreiding Prequest=selectie nieuw FMIS 29. Uitbreiding Prequest 30. Vooronderz Int. mgmt info 30. Vooronderz Int. mgmt info 31. Mngt info datawarehouse 31. Mngt info datawarehouse 32. Contractmgnt Systeem 32. Contractmgnt Systeem

33. E-procurement 33. E-procurement 39. Pilot virtueel samenwerk. 39. Pilot virtueel samenwerk.

36 van 37


Kennis en Informatie 2003 Q1

Q2

2004 Q3

Q4

Q1

Q2

2005 Q3

Q4

Q1

Q2

Huidige planning Oorspronkelijke planning Afgerond Project

2006 Q3

Q4

Q1

Q2

Q3

Q4

37. Betere ontsluiting GEO-informatie 37. Betere ontsluiting GEO-informatie 4. Kompasgids Groningen 4. Kompasgids Groningen 26. Kwaliteit prov. archieven 26. Kwaliteit prov. archieven 34. Opzet en uitbouw Belinda 34. Opzet en uitbouw Belinda 35. Gouden Gids 35. Gouden Gids 36. Kennismngt op Grononet

36. Kennismngt op Grononet

ICT Randvoorwaardelijk 2003 Q1

Q2

2004 Q3

Q4

Q1

Q2

2005 Q3

Q4

Q1

Q2

Huidige planning Oorspronkelijke planning Afgerond project

2006 Q3

Q4

Q1

Q2

Q3

Q4

45. Flexibel werken (flexwerken en telewerken) 45. Flexibel werken (flexwerken en telewerken) 43. Upgrade Technische Infrastructuur 43. Upgrade Technische Infrastructuur 48. Implementeren Groningse Provinciale Standaard 48. Implementeren Groningse Provinciale Standaard 49. Uitvoeren Architectuurstudie 49. Uitvoeren Architectuurstudie 50. Informatiebeveiliging 50. Informatiebeveiliging 42. Deelname Programma Elektronische Provincies 42. Deelname Programma Elektronische Provincies 41. Verbeteren ICT-functie 41. Verbeteren ICT-functie 44. Upgrade softwarepakk. 44. Upgrade softwarepakk. 47. Verhogen bandbr.netw. 47. Verhogen bandbr.netw. 40. Werkprocessen ICT 40. Werkprocessen ICT 8. Onderzoek webenabling 8. Onderzoek webenabling 46. Vervangen desktops door laptops 46. Vervangen desktops door laptops

37 van 37

Tussenrapportage 2005 Strategisch ICT beleidsplan

Recommend Documents