Strategisch ICT-beleidsplan Provincie Groningen. Strategisch ICT-beleidsplan. provincie Groningen - 1 -

Strategisch ICT-beleidsplan 2003 – 2006 Provincie Groningen

Strategisch ICT-beleidsplan 2003 – 2006 provincie Groningen

-1-


-2-


Inhoudsopgave Managementsamenvatting ....................................................................................................................................................... 5 1. Inleiding............................................................................................................................................................................... 11 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5.

Algemeen............................................................................................................................................................. 11 Leeswijzer............................................................................................................................................................ 11 Aanleiding en achtergrond............................................................................................................................... 11 Doelstellingen en reikwijdte van het strategisch ICT-beleidsplan 2003 – 2006........................................ 12 Werkwijze ............................................................................................................................................................ 13

2. Schets van de externe en interne ontwikkelingen relevant voor het ICT-beleid van de provincie Groningen.... 15 2.1. 2.2.

Externe ontwikkelingen...................................................................................................................................... 15 Interne ontwikkelingen...................................................................................................................................... 17

3. Stand van zaken huidig ICT-beleid en huidige ICT-voorzieningen ........................................................................... 19 3.1. 3.1.1. 3.1.2. 3.2.

Verleden en heden.............................................................................................................................................. 19 IP2000+.................................................................................................................................................................19 Project ‘Extern ICT’............................................................................................................................................21 Geconstateerde knelpunten.............................................................................................................................. 21

4. Strategische keuzes provincie Groningen...................................................................................................................... 23 5. Visie en ambities op bestuurlijk niveau binnen de provincie ten aanzien van het te voeren strategisch ICT-beleid voor de periode 2003 – 2006............................................................................................................................................. 25 5.1. 5.2. 5.3.

Inleiding............................................................................................................................................................... 25 Extern ICT-beleid ................................................................................................................................................ 25 Intern ICT-beleid ................................................................................................................................................ 28

6. Randvoorwaardelijk consequenties ................................................................................................................................ 31 6.1. 6.1.1. 6.1.2. 6.1.3. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.6.

Organisatie .......................................................................................................................................................... 31 ICT-functie binnen provincie Groningen........................................................................................................31 Organisatie van de afdeling ICT van de provincie Groningen....................................................................32 Beheer Internet/intranet ....................................................................................................................................33 Cultuur................................................................................................................................................................. 34 Technische infrastructuur (systemen, netwerken)........................................................................................ 34 Standaardisatie ................................................................................................................................................... 35 Informatiebeveiliging......................................................................................................................................... 36 Architectuur........................................................................................................................................................ 36

7. Projectenportefeuille 2003 – 2006 en benodigd ICT-budget 2003 – 2006.................................................................. 38 7.1. 7.2. 7.2.1. 7.2.2. 7.2.3. 7.3. 7.4.

Inleiding............................................................................................................................................................... 38 Benodigde investeringen in de periode 2003 – 2006..................................................................................... 38 Externe ICT-thema’s...........................................................................................................................................38 Interne ICT-thema’s ...........................................................................................................................................40 Randvoorwaardelijke consequenties ..............................................................................................................41 Structurele extra beheerkosten......................................................................................................................... 42 Benodigde extra middelen................................................................................................................................. 42

Bijlage 1. Overzicht geïnterviewden ...................................................................................................................................... 45 Bijlage 2. Samenstelling stuurgroep ...................................................................................................................................... 46 Bijlage 3. Technologische ontwikkelingen........................................................................................................................... 47 Bijlage 4. Groeipad elektronische overheid .......................................................................................................................... 49

-3-


Bijlage 5. Architectuur............................................................................................................................................................. 51

-4-


Managementsamenvatting Achtergrond In januari 1998 is het ICT-beleidsplan van de provincie Groningen verschenen voor de periode 1998 – 2003: IP 2000 +. De provincie Groningen bevindt zich momenteel in een ingrijpende organisatieverandering. Mede hierdoor is het uit 1998 daterende ICT-beleidsplan IP 2000+ aan vervanging toe. Een van de redenen voor de huidige organisatieverandering binnen de provincie is een veel sterkere externe oriëntatie dan voorheen. Dit komt duidelijk tot uitdrukking in het voorliggende ICT-beleidsplan. De voorgestelde activiteiten in het nieuwe beleidsplan zijn veel sterker gericht op het ondersteunen van het externe beleid van de provincie Groningen. ICT krijgt hiermee een meer strategische positie en erkenning binnen de provincie Groningen. ICT wordt niet langer alleen gezien als een middel om de bedrijfsvoering te ondersteunen. Belangrijke doelstellingen van het strategisch ICT-beleidsplan 2003 – 2006 van de provincie Groningen zijn: • Verbeteren van de ex- en interne communicatie, dienstverlening en bedrijfsvoering; • Realiseren van een optimale informatievoorziening binnen de provincie Groningen en het ondersteunen van integraal management door de afdelingsmanagers; • Bepalen van de inzet van ICT-middelen voor het realiseren van organisatiedoelstellingen; • Bieden van een raamwerk voor toekomstige ontwikkelingen en daarmee het voorkomen van ad-hoc oplossingen en desinvesteringen; • Bieden van stuurinformatie aan bestuur en management op basis waarvan prioriteiten kunnen worden gesteld; • Realiseren van samenhang in de uit te voeren ICT -projecten. Stand van zaken ICT-beleid en -voorzieningen De afgelopen jaren zijn een aantal projecten uitgevoerd die de basisvoorzieningen voor de provincie Groningen hebben gecreëerd. Dit zijn: Coda, PIMS, Grononet, Doros en Upgraden Persoonsgebonden Werkplek (Office 2000). Daarnaast is medio 2001 het project ‘Extern ICT’ van start gegaan. Doelstelling daarvan was het op korte termijn verbeteren van de externe website van de provincie. Binnen de provincie Groningen is een aantal knelpunten te constateren: • Het accent bij de ICT-afdeling heeft sterk gelegen op inhoud (techniek) en beheer van de ICT-voorzieningen en minder op interne advisering en ontwikkeling. • Het algemene gevoelen is dat op ICT -gebied de provincie Groningen de laatste jaren een achterstand heeft opgelopen. • Gegevensbeheer is niet altijd eenduidig belegd, waardoor vervuiling van gegevens optreedt (bijv. als het gaat om persoonsgegevens die in verschillende bestanden zijn opgeslagen). • In een aantal gevallen heeft het inrichten van de organisatie en de processen te weinig aandacht gekregen bij het implementeren van informatiesystemen, waardoor er onvrede is ontstaan over het functioneren van bepaalde systemen. • Het bewaken en sturen van projecten en het realiseren van vooraf afgesproken resultaten heeft in het verleden te wensen over gelaten. Vaak krijgen dagelijkse werkzaamheden voorrang, waardoor projecten uitlopen. Verder is gebleken dat in de projectplannen de structurele beheerlast van projecten vaak te laag is ingeschat. • Externe ICT: achterstand. Dit blijkt onder andere uit de lage positie op de ranglijst van advies.overheid.nl. • Onduidelijkheden in de verdeling van verantwoordelijkheden tussen de ICT-afdeling en de rest van de organisatie. Ex- en interne ontwikkelingen

- 5-


De belangrijkste externe ontwikkeling die van invloed is op de inhoud van dit strategisch ICT-beleidsplan is de ontwikkeling naar de elektronische overheid. De afgelopen jaren zijn hierover een aantal richtinggevende beleidsnota’s zoals de Digitale Delta, Actieprogramma Elektronische Overheid en Contract met de Toekomst verschenen. Daarnaast hebben een aantal Commissies aanbevelingen gedaan over de rol van ICT in de huidige kabinetsperiode. Met name de Commissies Wallage en Docters van Leeuwen zijn hier relevant. Als fundament voor de ICT -ontwikkelingen op provinciaal niveau dient het rapport uit oktober 2000 van de Commissie Jager (Provincies in de informatiemaatschappij, beleidsimpulsen voor een urgente opgave). Van belang zijnde interne ontwikkelingen liggen vooral op het gebied van de huidige reorganisatie, de meer externe gerichtheid van de provincie Groningen en de dualisering die maart 2003 zijn beslag krijgt. Dualisering heeft onder meer tot gevolg dat Provinciale Staten eigen ambtelijke ondersteuning krijgen. Zowel Statenleden als ambtelijke ondersteuning hebben adequate ICT-voorzieningen nodig. Werkwijze Bij de gevolgde werkwijze om het ICT-beleidsplan op te stellen is veel aandacht gegeven aan het leggen van de relatie tussen bestuurlijke en ambtelijke organisatiedoelstellingen en de ondersteuning hiervan door middel van ICT. In 3 sessies van het Management Team (M T) van de provincie Groningen is gesproken over de thema’s en ambities van de provincie Groningen op ICT-gebied en de door de provincie te maken strategische keuzes. Op bestuurlijk niveau hebben gesprekken met een aantal individuele Gedeputeerden plaatsgevonden. De opgedane inzichten zijn in 4 afzonderlijke sessies met individuele directeuren en hun afdelingsmanagers verder verdiept. Om verdere input te verkrijgen voor het ICT -beleidsplan zijn ongeveer 30 interviews uitgevoerd binnen de provincie Groningen (voornamelijk op het niveau van afdelingsmanagers en een aantal individuele projectleiders). Zie bijlage 1. In deze gesprekken is meer en detail op de wensen en informatiebehoeften binnen de provincie ingegaan. Bij het bepalen van de consequenties van de geformuleerde ambities in termen van randvoorwaarden (organisatie, cultuur, standaardisatie, informatiebeveiliging, architectuur) en projecten is gebruik gemaakt van ICT-beleidsplannen van andere provincies (in het bijzonder de provincies Drenthe, Zuid-Holland en Utrecht). Medewerkers van de ICT-afdeling hebben in overleg met de betrokken proceseigenaren binnen de organisatie deze consequenties getoetst. Thema’s uit het voorliggende concept ICT-beleidsplan zijn extern getoetst bij onder andere gemeenten, waterschappen en brancheorganisaties op een hiervoor georganiseerde bijeenkomst op 24 september 2002. Om tot een goede onderbouwing van de benodigde extra middelen te komen is door een interne projectgroep een rapport opgesteld (Onderbouwing Meerjarenbegroting ICT uitgaven 2003 – 2005), waarin de vaste exploitatiekosten van de afdeling ICT in kaart zijn gebracht en de meerjarenkosten van de voorgestelde projecten nader zijn geanalyseerd. Tevens is in dit rapport een afschrijvingssystematiek voor de technische infrastructuur en applicaties voorgesteld. Visie en ambities ten aanzien van het te voeren strategisch ICT-beleid Belangrijke bestuurlijke thema’s die verder hun uitwerking naar ambities en projecten krijgen op het vlak van externe ICT zijn toegankelijkheid van overheidsinformatie/klantgerichte dienstverlening/externe communicatie, interactieve beleidsvorming, ondersteuning van transacties, ketenintegratie en digitale democratie.

- 6-


Thema ’s •

•

Ambities

Toegankelijkheid van overheidsinformatie / externe communicatie / klantgerichte dienstverlening (waaronder ook de één-loket gedachte)

•

Interactieve beleidsvorming

•

• •

• •

•

• •

Mogelijkheid bieden voor elektronische transacties

• •

Ketenintegratie

•

Digitale democratie

• • • • •

T ransparantie zonder dat het bestuurlijk besluitingvormingsproces in gevaar komt Nastreven van actieve openbaarheid van informatie die onder de WOB valt Op doelgroepen afgestemde communicatie en dienstverlening (informatie op maat) Eerder betrekken van burgers en bedrijven bij beleidsontwikkeling Bereidheid het beleid aan te passen op basis van goede argumenten Realistische verwachtingen scheppen over inbreng burgers en bedrijven Terugkoppeling van resultaten Gefaseerde invoering elektronische transacties (starten met pilots) Ook veranderingen in bestuurlijk besluitvormingsproces doorvoeren Voortrekkersrol op het gebied van ketenintegratie daar waar regiefunctie bij provincie ligt Prioriteit bij openbare orde en veiligheid Digitale democratie starten vanuit het provinciaal bestuur Versterken van de band tussen kiezer en gekozene Stapsgewijs uitbreiding naar bredere vormen van digitale democratie

Thema’s op het gebied van de interne ICT zijn verbeteren van de bedrijfsvoering, verbeteren van de interne communicatie, realiseren van adequaat kennismanagement en flexibel werken. Thema’s

Ambities

•

Verbeteren bedrijfsvoering en interne organisatie

•

Ondersteunen integraal management en nieuwe werkvormen en –processen

•

Verbeteren van de interne communicatie

•

Standaard documenten alleen nog in digitale vorm, verminderen van de papierstroom Beperken van de vergadercultuur Verkorten van doorlooptijden Bevorderen van een open cultuur (noodzakelijk voor realiseren transparantie van de organisatie) Adequate manier informatie ontsluiten Hergebruik van kennis Voorkomen van dubbele werkzaamheden (bijvoorbeeld op het gebied van extern uitgevoerd beleidsonderzoek) Weten wie binnen de organisatie welke kennis heeft Tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken (flexplekken, telewerken)

• • • •

Realiseren van adequaat kennismanagement

•

Flexibel werken

• • •

• •

- 7-


- 8-


Randvoorwaardelijke consequenties Er zijn een aantal randvoorwaardelijke consequenties die vervuld moeten worden willen deze ambities waargemaakt kunnen worden. •

•

•

• • • •

Binnen de provincie Groningen is integraal management op het niveau van de afdelingsmanagers belegd. Dit houdt in dat zij binnen bepaalde spelregels ook verantwoordelijk zijn voor de inzet van ICT voor de eigen werkprocessen. Deze spelregels zijn op het gebied van beleid, ontwikkeling en implementatie, beheer en planning en control vastgesteld. Dit heeft onder meer tot gevolg dat in de toekomst met één centraal ICT-budget gewerkt gaat worden. Voor de financiering van afdelingsspecifieke informatiesystemen en ICT-projecten worden middelen binnen dit centrale budget geoormerkt. De afdeling ICT is verantwoordelijk voor de inkoop van ICT-middelen. Jaarlijks zal een ICTjaarprogramma en een ICT -jaarverslag worden opgesteld. Het opstellen en uitbrengen van het ICTjaarprogramma is gekoppeld aan de begrotingscyclus. Een andere voorwaarde is het professionaliseren en upgraden van de afdeling ICT. Dit is inmiddels in volle gang. De ambities en voornemens in dit strategisch ICT-beleidsplan zullen een zware wissel trekken op de ICT-afdeling. Uitbreiding van capaciteit is hierbij noodzakelijk. Voor het up to date krijgen van zowel Grononet als de externe website is het nodig een centrale webbeheerorganisatie in te richten, die in nauwe samenwerking met decentrale Internet/intranetredacteuren dit voor elkaar krijgt. Ook dit is inmiddels in volle gang. Niet te onderschatten is de factor ‘cultuur’. Er komen nogal wat veranderingen op de provincie Groningen af, die een andere attitude van medewerkers en management vragen. Medewerkers zullen meer dan voorheen zelf actief op zoek moeten naar informatie. De organisatie moet kunnen garanderen dat deze informatie ook beschikbaar en digitaal bereikbaar (binnen handbereik van de medewerker) komt. De ICT-infrastructuur zal continu aan de eisen van de tijd moeten worden aangepast. Standaardisatie van ICT-producten is nodig om te veel diversiteit te voorkomen. Om taken op een betrouwbare en vertrouwelijke wijze te kunnen uitvoeren zijn de nodige beveiligingsmaatregelen nodig. Het opstellen van een informatiebeveiligingsbeleid is hierbij nodig. Tenslotte is het nodig te voorkomen dat er een lappendeken van informatiesystemen ontstaat. Een geïntegreerde ICT-architectuur is een middel om structuur hierin aan te brengen.

Projectenportefeuille Om de geschetste ambities te realiseren is een projectmatige benadering nodig. Per aangegeven thema zullen een aantal projecten de komende jaren moeten worden uitgevoerd die invulling geven aan de benoemde ambitie. Ditzelfde geldt voor de randvoorwa arden. Deze zullen ook voor een deel projectmatig moeten worden ingevuld. De verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van de projecten ligt bij de proceseigenaren van het proces dat door middel van het (te ontwikkelen) informatiesysteem primair wordt onders teund. Naast de afdeling ICT zullen de afdelingen Bestuurscontacten, Documentair Informatiemanagement (DIM), het Beleidsinformatiecentrum (BIC) en het Grafisch Centrum een belangrijke rol spelen bij de uitvoering van de projecten. Een onderkend risico is dat de hoeveelheid projecten groot is en dat de veranderingen in een hoog tempo worden doorgevoerd. Ervaren projecten programmamanagers zijn nodig om de projecten uit te kunnen voeren. Deze zijn deels aanwezig binnen de ICT-afdeling en deels binnen andere afdelingen van de provincie. Belangrijk is het proces van planning en control goed in te richten, zodat de bewaking van het uitvoeren van de projecten goed is ingebed.

- 9-


Strategische keuzes provincie Groningen 1. Om beter te kunnen voldoen aan de veranderende behoeften van burgers en bedrijven enerzijds en eigen medewerkers anderzijds kiest de provincie Groningen voor een stevige inhaalslag op ICT-gebied. 2. De provincie Groningen voert de komende jaren een beleid waarin zij aan verschillende doelgroepen van de provincie zoveel mogelijk informatie op maat zal leveren. Hierbij zal de provincie Groningen informatie actief openbaar maken, mits de bestuurlijke besluitvorming daarbij niet in gevaar komt. 3. De provincie Groningen kiest voor de verhoging van de mogelijkheden tot flexibel werken. Dit begint met de introductie van flexplekken in 2003. Dit wordt vervolgens uitgebreid met de mogelijkheden vanuit huis te werken (voor zover nodig en opportuun). De ICT -infrastructuur wordt hierop aangepast.

- 10 -


1.

Inleiding 1.1. Algeme e n

In januari 1998 is het ICT-beleidsplan van de provincie Groningen verschenen voor de periode 1998 – 2003: IP 2000 +. Dit plan is aan vervanging toe. Het strategisch ICT-beleidsplan voor de periode 2003 – 2006 is tot stand gekomen in samenwerking met Cap Gemini Ernst & Young.

1.2. Leeswijzer De opbouw van dit ICT -beleidsplan is als volgt: -

Hoofdstuk 1 bevat de doelstellingen van het ICT -beleidsplan en de gevolgde werkwijze; Hoofdstuk 2 geeft een schets van relevante ex- en interne ontwikkelingen voor het ICT-beleid; Hoofdstuk 3 beschrijft de stand van zaken van het huidige ICT-beleid en -voorzieningen; Hoofdstuk 4 gaat in op de strategische keuzes van de provincie Groningen; Hoofdstuk 5 bevat de visie en ambities op bestuurlijk niveau binnen de provincie Groningen ten aanzien van het te voeren strategisch ICT-beleid voor de periode 2003 – 2006; Hoofdstuk 6 gaat in op de randvoorwaardelijk consequenties van deze visie en ambities (organisatie, cultuur, ICT-infrastructuur, standaardisatie, informatiebeveiliging en architectuur); Hoofdstuk 7 is een overzicht van de uit te voeren projecten in de periode 2003 – 2006 en de hiermee gemoeide investeringen.

1.3. Aanleiding en achtergrond Belangrijke doelstellingen voor het IP 2000+ zijn geweest het ondersteunen van de verzakelijking van processen en het ondersteunen van een integraal beleid (binnen de provincie, maar ook met ketenpartners (rijk, gemeenten, waterschappen)). De meeste in IP 2000+ gedefinieerde projecten zijn inmiddels uitgevoerd of in de laatste fase van implementatie. De provincie Groningen bevindt zich momenteel in een ingrijpende organisatieverandering. Mede hierdoor is het uit 1998 daterende ICT-beleidsplan IP 2000+ aan vervanging toe. Een van de redenen voor de huidige organisatieverandering binnen de provincie is een veel sterkere externe oriëntatie dan voorheen. Dit is ook duidelijk te merken in het voorliggende strategisch ICT-beleidsplan. In vergelijking met het oude ICT -beleidsplan – dat voor het grootste deel gericht was op het verbeteren van de interne bedrijfsvoering – zijn de voorgestelde activiteiten in het nieuwe ICT-beleidsplan veel sterker gericht op het ondersteunen van het externe beleid van de provincie Groningen. Daarmee krijgt ICT een meer strategische positie. ICT wordt niet langer uitsluitend gezien als een middel om de bedrijfsvoering te ondersteunen maar wordt een instrument dat ook van belang is voor de organisatie in de communicatie en (elektronische) dienstverlening, zowel extern als intern. Provincies in het algemeen staan op achterstand ten opzichte van onder andere gemeenten waar het gaat om de ambitie van het kabinet om een substantieel deel van de overheidsdienstverlening elektronisch te laten verlopen. Het algemene gevoelen binnen de provincie Groningen is dat een stevige inhaalslag op ICT-gebied binnen de provincie nodig is. Dit blijkt onder meer uit de waardering van de externe website en het intranet. Dit betekent dat de aard en omvang van de ICT-investeringen van de provincie Groningen moeten worden aangepast om tot een betere digitale communicatie en dienstverlening in relatie met de externe omgeving te komen. Wat deze aanpassing in aard en omvang van deze ICT-investeringen behelst, wordt in het voorliggende ICT-beleidsplan nader uiteengezet.

- 11 -


1.4. Doelstelling e n en reikwijdte van het strategisch ICT-beleidsplan 2003 – 2006 Het strategisch ICT-beleidsplan 2003 – 2006 is een instrument gericht op het: • Verbeteren van de ex- en interne communicatie, dienstverlening en bedrijfsvoering; • Realiseren van een optimale informatievoorziening binnen de provincie Groningen en het ondersteunen van integraal management door de afdelingsmanagers; • Bepalen van de inzet van ICT-middelen voor het realiseren van organisatiedoelstellingen; • Bieden van een raamwerk voor toekomstige ontwikkelingen en daarmee het voorkomen van ad-hoc oplossingen en desinvesteringen; • Bieden van stuurinformatie aan bestuur en management op basis waarvan prioriteiten kunnen worden gesteld; • Realiseren van samenhang in de uit te voeren ICT -projecten. De reikwijdte van het strategisch ICT-beleidsplan 2003 – 2006 betreft het terrein van externe en interne ICT van de provincie Groningen. Het onderscheid ex- en interne ICT is afkomstig uit het rapport van de Commissie Jager (Provincies in de informatiemaatschappij, beleidsimpulsen voor een urgente opgave) van oktober 2000. Onder externe ICT wordt daar verstaan de ICT-activiteiten die het externe beleid van provincies ondersteunen en versterken: “In de kern gaat het om de ondersteuning met ICT van wat de provincie in de buitenwereld wil bereiken en om de invloed die ICT heeft op maatschappelijke ontwikkelingen.” De Commissie Jager beschrijft de positie van provincies (ten opzichte van andere overheden) als een ‘inspirerende achterstand’ en stelt de volgende vijf beleidsimpulsen voor om hierin verandering te brengen: • Stimuleren van initiatieven van derden; • Verbeteren van de eigen dienstverlening; • Profilering en interactie van de provincie; • Versterken politiek-democratische functie; • Tegengaan van tweedeling. In het voorliggende ICT-beleidsplan zijn alleen die activiteiten opgenomen waar de provincie Groningen ook zelf als gebruiker respectievelijk beheerder van ICT een rol speelt. Met andere woorden het stimuleren van initiatieven van derden (door middel van subsidies of anderszins) wordt hier buiten beschouwing gelaten. Dit betekent niet dat dergelijke initiatieven er niet zijn. Een goed voorbeeld zijn de inspanningen van de provincie Groningen om burgers en bedrijven gebruik te laten maken van breedband Internetverbindingen. Het ICT-beleidsplan heeft betrekking op alle processen (primaire, ondersteunende en besturings processen) binnen de provinciale organisatie waar ICT een rol bij speelt rsepectievelijk zal gaan spelen. Zie figuur 1.

- 12 -


Besturings processen Primaire processen

input

Primaire processen

output

Ondersteunende processen

Figuur 1. Verschillende soorten processen die door ICT ondersteund kunnen worden.

1.5. Werkwijze Uitgangspunten voor het op te stellen ICT -beleidsplan 2003 – 2006 zijn dat het beleidsplan: a) Een integraal karakter kent. Met andere woorden het bestrijkt zowel de in- als de externe ICT binnen de provincie; b) Voldoende draagvlak en commitment binnen de organisatie en op politiek niveau kent; c) Rekening houdt met externe ontwikkelingen en impulsen; d) Gebaseerd is op wensen en behoeften vanuit de provinciale organisatie; e) Snel operationeel te maken valt. Met andere woorden er dient op projectniveau inzicht gegeven te worden in de consequenties van door de provincie Groningen te maken keuzes. Deze uitgangspunten hebben zich weerspiegeld in de gevolgde werkwijze. In 3 sessies van het Management Team (MT) van de provincie Groningen op 4 maart, 24 april en 12 juni 2002 is gesproken over de thema’s en ambities van de provincie Groningen op ICT-gebied en de door de provincie te maken strategische keuzes. Hier is op het hoogste ambtelijk niveau de relatie gelegd tussen de organisatiedoelstellingen van de provincie Groningen en de wijze waarop ICT ondersteunend kan zijn aan het realiseren van deze doelstellingen. Op bestuurlijk niveau hebben gesprekken met een aantal individuele Gedeputeerden over de invulling van het ICT-beleidsplan 2003 – 2006 plaatsgevonden. Hier is de relatie tussen de bestuurlijke ambities en prioriteiten en de ICT-functie gelegd. In 4 afzonderlijke sessies met individuele directeuren en hun afdelingsmanagers is ingegaan op wensen en informatiebehoeften binnen de vier ambtelijke clusters van de provincie Groningen: beleidsafdelingen, beheer- en uitvoeringsafdelingen, matrixafdelingen en de ondersteunende stafafdelingen. Om verdere input te verkrijgen voor het ICT-beleidsplan zijn ongeveer 30 interviews uitgevoerd binnen de provincie Groningen (voornamelijk op het niveau van afdelingsmanagers en een aantal individuele projectleiders). In deze gesprekken is meer en detail o p de wensen en informatiebehoeften binnen de provincie ingegaan. In bijlage 1 is een overzicht van de geïnterviewden opgenomen.

- 13 -


Er is gebruik gemaakt van ICT-beleidsplannen van andere provincies (in het bijzonder de provincies Drenthe, Zuid -Holland en Utrecht) om dit ICT-beleidsplan op te stellen. Op basis van de kennis en expertise binnen Cap Gemini Ernst & Young is een raming gemaakt van de consequenties (financieel en personeel) van het realiseren van de geformuleerde ambities d.m.v. gedefinieerde projecten en randvoorwaardelijke activiteiten (organisatie, cultuur, ICT-infrastructuur, standaardisatie, informatiebeveiliging en architectuur). Deze ramingen zijn ter toetsing uitgezet bij medewerkers van de ICTafdeling (in overleg met de betrokken proceseigenaren binnen de organisatie). De uitkomsten hiervan worden teruggekoppeld naar alle afdelingsmanagers tijdens een hiervoor te organiseren bijeenkomst. De thema’s (met name de extern gerichte thema’s) uit het concept ICT-beleidsplan zijn extern getoetst bij onder andere gemeenten, waterschappen en brancheorganisaties op een hiervoor georganiseerde dag op 24 september 2002. Er hebben zo’n 25 deelnemers vanuit verschillende organisaties aan de discussie deelgenomen. Uit de discussies kunnen de volgende conclusies worden getrokken • De noodzaak van samenwerking is nadrukkelijk aan de orde geweest. Samenwerking tussen provincie en gemeenten en waterschappen, maar ook bijvoorbeeld tussen provincie en de Groninger Archieven en tussen de provincie en Biblionet. In een aantal gevallen is de initiërende rol van de provincie benadrukt. Hiermee samenhangend is ook geconstateerd, dat de provincie niet alleen het eigen provinciale kanaal (bijvoorbeeld de website) hoeft te gebruiken om informatie voor burgers en bedrijven te ontsluiten. Ook gemeenten of bibliotheken kunnen hierbij als front office voor de provincie functioneren. • De herkenbaarheid van de provincie als organisatie en de herkenbaarheid van de provinciale informatie is in verschillende sessies aan de orde geweest. Samenwerking is nodig, maar de provincie moet wel herkenbaar blijven in deze samenwerking. De provincie beschikt immers over voor burgers en bedrijven interessante informatie, maar deze moeten wel weten dat deze informatie bij de provincie te vinden is. • Informatie op maat door een doelgroepgerichte benadering moet er niet toe leiden dat sommige informatie niet openbaar wordt gemaakt. Met andere woorden het nastreven van zoveel mogelijk transparantie staat voorop. • Een ander terugkomend onderwerp is geweest het ondanks soms complexe karakter van de materie toch starten met bepaalde ontwikkelingen (elektronische transacties bijvoorbeeld). • Overall kan worden geconcludeerd dat het ICT-beleidsplan een zekere mate van nuchterheid en haalbaarheid moet uitstralen. Om te komen tot een betere onderbouwing van de meerjarenbegroting inzake de ICT -uitgaven is in oktober/november 2002 een raming gemaakt van de vaste exploitatiekosten voor de komende jaren en heeft een nadere analyse van de in dit ICT-beleidsplan opgenomen projecten. Het proces is begeleid door een stuurgroep. In bijlage 2 is de samenstelling hiervan opgenomen.

- 14 -


2.

Schets van de externe en interne ontwikkelingen relevant voor het ICT-beleid van de provincie Groningen 2.1. Externe ontwikkelingen

Over de betekenis van ICT voor het dagelijks leven verschillen de meningen. Zo betoogde Bomhoff in het NRCHandelsblad dat de wasmachine het dagelijks leven van consumenten in de afgelopen eeuw waarschijnlijk meer dramatisch heeft veranderd dan ooit in het vermogen zal blijken te liggen van ICT. Het is in ieder geval een onderwerp dat in relatief korte tijd hoog op de politieke agenda is gekomen. De ontwikkelingen op het gebied van Internet hebben daarbij een belangrijke rol gespeeld. ICT wordt niet langer als een middel gezien om de bedrijfsvoering te ondersteunen. ICT is een middel geworden dat van strategisch belang is voor een organisatie in de communicatie en (elektronische) dienstverlening, zowel ex- als intern. Op het niveau van de Rijksoverheid zijn vele initiatieven genomen om de ontwikkeling van overheidsorganisaties richting een ‘Elektronische overheid’ te stimuleren. De twee belangrijkste initiatieven op dit gebied zijn de ‘Digitale Delta’ en het Actieprogramma Elektronische Overheid (en het vervolg daarop in de vorm van ‘Contract met de Toekomst’). De ambitie van het kabinet is om in 2002 25% van de overheidsdienstverlening via digitale weg te laten verlopen. In de door het Nederlands Economisch Instituut (NEI) uitgevoerde nulmeting uit december 2000 blijkt dat gemeenten 13% van de dienstverlening via elektronisch weg aan burgers en 11% aan bedrijven hebben gerealiseerd. Voor provincies liggen deze percentages veel lager. Elektronische dienstverlening van provincies aan burgers wordt door het NEI op 0% bepaald, aan bedrijven 1%. Inmiddels is de doelstelling van 25% voor de gehele overheid gerealiseerd en hiervoor is een nieuwe doelstelling van 75% van de dienstverlening in 2006 voor in de plaats gekomen. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken heeft in de begroting 2003 voor het jaar 2003 een tussentijdse doelstelling van 35% van de dienstverlening via elektronische weg opgenomen. Twee Commissies (Wallage en Docters van Leeuwen) hebben in 2001 adviezen uitgebracht over het gewenste toekomstige overheidsbeleid op het gebied van overheid, communicatie en ICT. In het rapport van de Commissie ‘Toekomst Overheidscommunicatie’ (Commissie Wallage) worden een groot aantal aanbevelingen gedaan waarbij Internet en ICT nadrukkelijk een rol spelen. Belangrijke aanbevelingen zijn: • Maak overheidsinformatie actief openbaar (alle beschikbare informatie is te vinden op Internet, bestuursorganen worden verplicht een activiteitenindex bij te houden). Onder een activiteitenindex wordt verstaan: een aan het regeerakkoord en de begroting gekoppeld overzicht van de beleidsonderwerpen die een bestuursorgaan onderhanden heeft. Bij elke activiteit worden, naast een publieksgerichte beschrijving, de belangrijkste basisdocumenten die actief openbaar gemaakt kunnen worden( beleidsnota, plan van aanpak, e. d.) gepubliceerd. Deze basisdocumenten zullen gaandeweg worden uitgebreid met de overige documenten die nu reeds op papier actief openbaar worden gemaakt, met uitzondering van publicaties met ongebruikelijke afmetingen, beelden of lay- out (zoals sommige cartografische gegevens); • Voer een pro-actief mediabeleid (speel 7 dagen per week en 24 uur per dag in op de informatiebehoeften van de pers, benut de audiovisuele mogelijkheden van breedband); • Voorlichting over niet-aanvaard beleid mag; • Voor elke doelgroep de juiste mix (de communicatie is specifiek afgestemd op de doelgroep, in toon en middelen, schuw traditionele communicatiemiddelen net zo min als moderne);

- 15 -


•

• •

Lastig bereikb are doelgroepen bereik je samen. Medeoverheden en intermediaire organisaties kunnen een belangrijke rol vervullen in de communicatie tussen overheid en burger. Verdergaande samenwerking op communicatiegebied met de medeoverheden en intermediairen is van groot belang voor de verhoging van de effectiviteit van de communicatie; Betrek burgers eerder bij beleid (investeer in interactieve beleidsontwikkeling, wees bereid het beleid aan te passen op basis van goede argumenten, schep geen valse verwachtingen, koppel resultaten terug, toon interactief democratisch leiderschap); Vraag het één keer in plaats van telkens weer (communiceer pro-actief met burgers; voorkom dat ze dezelfde informatie vaker moeten geven en koppel electronische bestanden om de burger te wijzen op zijn rechten en plichten, burgers mogen hier – uit privacy-overwegingen – zelf over beslissen).

In het College van Gedeputeerden is over het rapport van de Commissie Wallage gesproken. Conclusie was dat niet alle aanbevelingen van de Cie Wallage door de provincie Groningen worden opgevolgd. Ten aanzien van het openbaar maken van niet-aanvaard beleid bestaan reserves. Ten aanzien van het actief openbaar maken van informatie geldt het algemene uitgangspunt dat het bestuurlijk besluitvormingsproces hierdoor niet in gevaar gebracht mag worden. De precieze werkwijze ten aanzien van het openbaar ma ken van niet-aanvaard beleid zal echter nog moeten worden vastgesteld. Hierbij is in ieder geval van belang, dat voor de burger het onderscheid tussen aanvaard en niet-aanvaard beleid helder is. Verder dient goed naar de mate van detail van de informatie te worden gekeken. Vaak is de burger of een bedrijf meer gediend met informatie op hoofdlijnen. Ook de Commissie ‘ICT en Overheid’ (Commissie Docters van Leeuwen) geeft een aantal aanbevelingen die richtinggevend kunnen zijn voor het denken over de rol van ICT voor de provincie Groningen: • De individuele burger moet een grondrecht hebben op weten, zoals inzage in proces- en productinformatie; • De aard en omvang van de ICT-investeringen van de overheid moeten worden aangepast om tot een betere dienstverlening, een beter toezicht en een betere verantwoording te komen; • Overheidsinformatie is van alle overheden. Alleen in gevallen bij de wet bepaald, kan er sprake zijn van gesloten informatiehuishoudingen; • De overheid stimuleert concurrentie ten aanzien van elektronische overheidsdienstverlening door zowel private als publieke organisaties bepaalde loketfuncties te laten vervullen. Alle overheidsinformatie dient te worden gepubliceerd op het Internet, ondersteund door een veelheid aan publieke zoekmachines en helpdesks met dezelfde functionaliteit; • Met betrekking tot wetgeving en beleidsnota’s moet via het internet worden vermeld welke afspraken worden of reeds zijn gemaakt over de verantwoordelijkheidsverdeling tussen overheden en over de verlangde prestaties . Daarnaast lijkt voor velen de veranderende rol van de burger naar een mondige consument duidelijk. Het Ministerie van Economische Zaken beschrijft in het startdocument voor het project ‘Economie van de 21e Eeuw’ de mondige als ‘een geëmancipeerde en veeleisende consument met een steeds individueler vraagpatroon, dat ook nog eens met de dag kan veranderen. Hij of zij kan kiezen uit een enorme hoeveelheid goederen en diensten en staat door verbeterde informatie en samenwerking met andere consumenten steeds sterker tegenover aanbieders .’ De provincie wordt in toenemende mate een van de vele actoren in verschillende netwerken in de samenleving en kan niet langer voorschrijvend alles kan opleggen. Dit zal in de communicatie en interactieve beleidsvorming tussen de provincie Groningen met deze partners, maar ook in de relatie naar burgers en bedrijven, tot uitdrukking moeten komen.

- 16 -


Onder het nieuwe kabinet lijkt overigens de aandacht voor ICT als zodanig minder te zijn geworden en is de aandacht voor de presterende overheid (onder andere op het gebied van handhaving, veiligheid, openbare orde, gezondheidszorg) toegenomen. Uiteraard is ICT een belangrijk middel om dit te helpen realiseren.

2.2. Interne ontwikkelingen Missie en hoofddoel van de provincie Groningen is het realiseren van bestuurlijke doelstellingen. Kernbegrippen hierbij zijn omgevingsgericht werken (met en voor bewoners, maatschappelijke organisaties en bestuurders), flexibel en slagvaardig, strategische sturing en het ontwikkelen van medewerkers. De ambities van de provincie Groningen zijn neergelegd in een aantal beleidskaders . Het gaat hierbij om onder meer: • Kompas voor het Noorden; • Provinciaal Omgevingsplan (POP); • Beleidsplan Welzijn en zorg; • Nota ‘Toeristisch Groningen’; • Provinciale Cultuurnota; • Nota Arbeidsmarktbeleid. De provincie Groningen voert een aantal reguliere, wettelijke taken uit. Daarnaast plaatst de provincie regionale belangen op de Europese of nationale agenda (bijvoorbeeld in het kader van de Vijfde Nota Ruimtelijke Ordening). Ook is de provincie partner in regionale ontwikkelingen (bijvoorbeeld Blauwe Stad, Meerstad). Maatschappelijke vraagstukken die in Groningen om een oplossing vragen en de kansen die zich in deze regio voordoen, zijn leidend voor de taakinvulling van de provincie. Een dergelijke taakinvulling is een permanent proces van de weging van de urgentie van maatschappelijke vraagstukken en de mogelijkheden die de provincie heeft om hierop invloed uit te oefenen. Deze taakopvatting heeft geleid tot de behoefte aan een andere manier van organiseren. Momenteel maakt de provincie Groningen dan ook een stevige o rganisatieontwikkeling door. In ‘Samen Werken: Veranderagenda provincie Groningen’ zijn de volgende uitgangspunten verwoord: • Platte organisatie (maximaal 2 managementniveaus); • Integraal management; • Externe orientatie; • Omgevingsgerichtheid onder andere blijkend uit maatschappelijk herkenbare afdelingen; • Flexibiliteit en slagvaardigheid; • Verzakelijking van de interne dienstverlening. Een veranderende rol van de provincie vraagt ook om een andere manier van communiceren. Essentieel is dat het te voeren beleid op een breed draagvlak in de samenleving kan rekenen. In de nota ‘Provincie, profiel en communicatie’ stelt de provincie Groningen zich ten doel: • Beleid te baseren op thema’s die de burger belangrijk vindt; • Het reguliere werk van de provincie Groningen beter zichtbaar te maken; • De directe interactie tussen burger en bestuur te intensiveren; • Communicatie in het beleidsproces nadrukkelijk aandacht te geven. Niet alleen de rol van de provincie naar de samenleving verandert, ook de relatie tussen het provinciale bestuur (College van Gedeputeerde Staten) en de provinciale volksvertegenwoordiging (Provinciale Staten) verandert. In maart 2003 zal ook voor provincies het principe van ‘dualisering’ worden doorgevoerd. Dit betekent onder andere dat Provinciale Staten over eigen ambtelijke ondersteuning gaan beschikken. Deze zullen in het Fractiehuis worden ondergebracht. Adequate ICT-voorzieningen voor de Statenleden en hun ondersteuning horen bij de nieuwe relatie tussen GS en PS. Daarnaast zullen Provinciale Staten ook zelf naar buiten toe gaan

- 17 -


communiceren over hun activiteiten om op deze wijze een duidelijker profiel te creëren. Een eigen website kan daarbij ondersteunend zijn. Deze ex- en interne ontwikkelingen vormen samen met de geconstateerde knelpunten in ICT-voorzieningen en – beleid de basis voor een aantal belangrijke bestuurlijke thema’s en ambities die in hoofdstuk 4 verder worden uitgewerkt.

- 18 -


3.

Stand van zaken huidig ICT-beleid en huidige ICT-voorzieningen 3.1. Verleden en heden 3.1.1. IP2000+

Onder het motto 'Van provinciaal naar digitaal' is in januari 1998 het vorige ICT -beleidsplan verschenen: IP 2000+: het Informatiseringsplan van de provincie Groningen 1998 – 2003. Belangrijke uitgangspunten voor dat plan waren: • Verzakelijking van processen; • Integraal beleid (binnen de provincie, maar ook met ketenpartners (rijk, gemeenten, waterschappen). “Alle informatie die de provincie Groningen nodig heeft voor de prima ire processen onder handbereik te brengen” was de lange termijn visie die ten grondslag lag aan het opstellen van IP2000+. Om die visie te realiseren zijn in het ICT-beleidsplan IP2000+ de volgende projecten gedefinieerd: • Profit 2000: reorganisatie van de I&A -cluster; • Organisatie Informatievoorziening; • Financieel Administratie Systeem (FAS); • PIMS For You (PIMS4U): verbeteren van de personele registratieprocessen; • DOROS (Documentair Informatie Systeem); • Grononet (intranet voor de provincie Groningen); • Administratieve Organisatie: uniformeren van procesbeschrijvingen en ontsluiten via Grononet (Testbed); • GIS (nader onderzoek); De afgelopen jaren zijn een aantal van deze projecten uitgevoerd. De belangrijkste vijf projecten die de basisvoorzieningen hebben gelegd zijn: Coda, PIMS, Grononet, Doros en Upgraden Persoonsgebonden Werkplek (Office 2000). Hieronder volgt een korte beschrijving van de resultaten van deze projecten. Nieuw Financieel systeem Coda Op 1 januari 2002 is het nieuwe financiële systeem Co da in gebruik genomen. Het systeem vervangt het verouderde Financieel Administratie Systeem (FAS) dat sinds 1991 in gebruik was. De komst van de Euro noodzaakte de provincie Groningen om het systeem te vervangen. De leverancier leverde geen onderhoud meer waardoor het systeem niet Euro-proof was. Per 1 januari 2002 zijn de basis functies beschikbaar gesteld aan de organisatie. PIMS De provincie Groningen maakt gebruik van het Personeels Informatie Management Systeem (PIMS). Dit is een systeem dat begin jaren tachtig door de Provincie is aangeschaft. Belangrijke reden hiervoor was dat PIMS een volledige integratie kent met het Landelijk Personeels Systeem (LPS: salarisadministratie), dat eveneens door de provincie Groningen wordt gebruikt. Momenteel zijn naast de salarisadministratie (LPS) een aantal modules gedeeltelijk operationeel: persoonsgegevens, organisatie, formatiebeheer, ziekteregistratie en de verlofmodule. Doros De aanleiding voor het starten van Doros (DOcument ROuteringSysteem) was de noodzaak om het postregistratie en afdoeningscontrolesysteem (PRAC) te vervangen. Met Doros beschikt de provincie Groningen over een modern en toegankelijk instrument voor digitaal documentbeheer. Doros omvat het digitaal rondsturen van (gescande) poststukken, het toevoegen van interne beleidsnotities en uitgaande correspondentie (GS-besluiten) in de digitale werkmap en het geautomatiseerd opstellen en afhandelen van de

- 19 -


GS-Agenda. Door de centrale opslag van documenten biedt Doros ook de mogelijkheid om het elektronisch archief toegankelijk te maken voor iedere medewerker vanaf zijn werkplek. Het ondersteunt daarbij de ontwikkelingen op het gebied van kennismanagement en e-government. Doros bezit ook werkstroom-automatisering modules (workflow management). Hiermee kunnen administratieve processen en handelingen worden geautomatiseerd en de werkvolgorde kan worden bestuurd. Het geautomatiseerd opstellen van de GS-Agenda is daar een voorbeeld van. De provincie Groningen mag zich op dit moment landelijk gezien tot een van de eerste organisaties rekenen waarbij een dergelijke techniek organisatiebreed wordt toegepast. Grononet Grononet is het intranet van de provincie Groningen. Het is sinds 1999 operationeel en levert informatie aan iedere medewerker. Het Grononet levert de basis voor de elektronische communicatie binnen de provincie Groningen. Grononet bevordert daarmee de toegankelijkheid van informatie met als doel een efficiënte werkwijze te bevorderen. Kenmerk van het Grononet is tevens dat het een interactief medium is dat voor een groot gedeelte door de gebruikers zelf 'gevuld' wordt. Het systeem biedt directe toegang tot documenten, die medewerkers op hun werkplek nodig hebben.

Figuur 2. Homepage van het Grononet, het intranet van de provincie Groningen Upgraden werkplek In het provinciehuis wordt aan iedere medewerker de 'provincie Groningen Werkplek' aangeboden. Hiermee beschikt de medewerker over een PC met tekstverwerker, spreadsheet, Powerpoint (voor een aantal medewerkers), Internet, e-mail (intern en extern), elektronische agenda en diverse naslagwerken op CD-rom. De belangrijkste wijzingen in de kantoorautomatisering in 2001 waren de migratie van Office 7.0 naar Office 2000 en het beschikbaar stellen van een beveiligde Internettoegang. Om het gebruik van e-mail en Internet in goede banen te leiden zijn huisregels ontwikkeld. Deze regels geven management en medewerkers duidelijkheid over het omgaan met deze nieuwe instrumenten. Gelijktijdig met het uitbreiden van de mogelijkheden is ook de technische infrastructuur zodanig aangepast dat er voldoende capaciteit beschikbaar is om de nieuwe toepassingen te kunnen verwerken. Zo zijn PC's vervangen of

- 20 -


opgewaardeerd, is het netwerk uitgebreid zodat voldoende capaciteit beschikbaar is voor het data-transport en is het aantal servers uitgebreid voor opslagcapaciteit. In 2002 is een start gemaakt met de implementatie van het besturingssysteem Windows XP op de werkplekken. Dit is een majeure operatie die in 2003 zijn beslag krijgt.

3.1.2. Project ‘Extern ICT’ Activiteiten gericht op het uitbreiden van de elektronische dienstverlening van de provincie Groningen zijn ondergebracht in het project ‘Extern ICT’. Dit project is medio 2001 van start gegaan. Belangrijkste aanleiding was dat de website van de provincie Groningen aan vernieuwing toe was. Sinds 1 januari 1997 verstrekt de provincie beleids- en bestuurlijke informatie via dit medium. Door het ontbreken van interactiviteit en de mate van toegankelijkheid is de website als laagste van de provincies in Nederland beoordeeld door de monitor van advies.overheid.nl. De provincie Groningen streeft ernaar om eind 2002 beduidend hoger te scoren. Het project ‘Extern ICT’ is gericht op het: • Op korte termijn vernieuwen van de website; • Scheppen van randvoorwaarden om in de komende jaren de elektronische dienstverlening te kunnen uitbreiden; • Bepalen van de informatiebehoeften bij diverse doelgroepen; • Ontwikkelen van nieuwe vormen van dienstverlening; • Verder ontwikkelen van de website (inclusief inzicht bieden in consequenties en procesinrichting). De vernieuwde website, die per 1 juli 2002 beschikbaar is, is nog wel gericht op informeren van de bezoeker maar ten opzichte van de huidige site is de mogelijkheid voor indienen van klachten en is een 'virtuele rondleiding' door het provinciehuis toegevoegd. Met de vernieuwde website is ook de nieuwe domeinnaam gelanceerd (www.provinciegroningen.nl).

3.2. Geconstateerde knelpunten Hieronder zijn de belangrijkste geconstateerde knelpunten binnen de provincie Groningen op ICT-gebied weergegeven. Afdeling ICT sterk gericht op de inhoud (techniek) en beheer Tot eind 2001 lag het accent binnen de ICT-afdeling sterk op de inhoud (techniek) en ICT-beheer en was deze te weinig gericht op het interne afstemmingsproces, analyse en diagnose van bedrijfs- en informatieprocessen, ICTbeleidsontwikkeling (onderzoek, advisering, ondersteuning) en ondersteuning door ICT van extern gerichte organisatiedoelstellingen (elektronische communicatie en dienstverlening naar externe doelgroepen in het kader van de elektronische overheid). De competenties binnen de Afdeling ICT zijn ook sterk gericht op inhoud en beheer. Achterstand opgelopen op ICT -gebied/basisvoorzieningen laten (nog) voor een deel te wensen over Het algemene gevoelen binnen de provincie Groningen is dat de provincie een behoorlijke achterstand heeft op ICT-gebied, doordat de afgelopen onvoldoende is geïnvesteerd in nieuwe ontwikkelingen. Met name het gebruik maken van de mogelijkheden die webtechnologie biedt. Er zijn vanuit de organisatie nogal wat klachten te horen over het niveau van de beschikbare basisvoorzieningen. Het gebruikte operating systeem op de werkplek is nog Windows 95. De e-mailvoorzieningen vertonen haperingen. Voor een aantal werkplekken is de capaciteit van het netwerk onvoldoende. Dit geldt met name voor buitenlocaties, waar via ISDN-verbindingen moet worden ingebeld om toegang tot het netwerk te krijgen.

- 21 -


Gegevensbeheer niet eenduidig belegd Het beheer van gegevens is niet eenduidig belegd. Hierdoor kan het voorkomen dat bijvoorbeeld persoonsgegevens in 3 verschillende systemen worden opgeslagen (PIMS, Prequest en Exchange). Dit probleem speelt ook op het gebied van documentaire informatievoorziening. Naast DOROS zijn er ook nog andere informatiesystemen (VGI Info bijvoorbeeld) waarin documenten worden opgeslagen. De verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de gegevens is op deze manier niet helder, waardoor vervuilingen van de verschillende bestanden optreden. Inrichten o rganisatie en processen blijft achter bij technische implementatie informatiesystemen Bij de implementatie van informatiesystemen wordt vaak onvoldoende aandacht besteed aan het inrichten van de organisatie en de processen. Over een aantal van de gebruikte systemen bestaat onvrede (het personeelsinformatiesysteem PIMS en het Grononet zijn hier goede voorbeelden van) waarbij de oplossing dan in de vervanging van het systeem wordt gezocht. Ook voor bijvoorbeeld DOROS geldt dat het technisch fundament is gelegd, maar dat de mogelijkheden nog onvoldoende worden benut, omdat het opleiden van medewerkers onvoldoende is gebeurd. Onvoldoende standaardisatie Hoewel er wel impliciete standaarden zijn afgesproken binnen de provincie Groningen, is het zo dat dit onvoldoende ver is doorgevoerd. Zo zijn er verschillende versies van databases of operating systemen in gebruik, waardoor de beheerkosten hoger zijn dan nodig, er zich meer performance-problemen voordoen, er koppelingen tot stand moeten worden gebracht en er in een aantal gevallen onnodig sprake is van functionaliteitsbeperkingen (doordat verouderde versies worden gebruikt). Samenhang uitgevoerde projecten ontbreekt De projecten zoals die binnen IP2000+ zijn uitgevoerd missen onderlinge samenhang. Het is te veel een verzameling van losse projecten, zonder dat duidelijk wordt wat de onderlinge relatie is. Het hiermee samenhangende risico is dat er een lappendeken van informatiesystemen ontstaat. Hierdoor zijn de totale kosten voor ontwikkeling en beheer hoger dan nodig is. Projectmatig werken en programmamanagement onvoldoende Projectmatig werken neemt toe binnen de provincie Groningen, maar leidt nog tot de nodige problemen. Het bewaken en sturen van projecten en het realiseren van vooraf afgespro ken resultaten laat daardoor soms te wensen over. Vaak krijgen dagelijkse werkzaamheden voorrang, waardoor projecten uitlopen. Het noodzakelijke programmamanagement om de gewenste veranderingen te bereiken heeft onvoldoende gewerkt. Structurele beheerlast te laat ingeschat In het verleden is gebleken dat in de opgestelde projectplannen de structurele beheerlast van projecten vaak te laag is ingeschat. Interne verantwoordelijkheidsverdeling m.b.t. ICT onduidelijk De verantwoordelijkheidsverdeling tussen de afdeling ICT en de rest van de organisatie is niet duidelijk genoeg. Er worden informatiesystemen binnen de provinciale organisatie ontwikkeld, waarbij de afdeling ICT niet is betrokken, terwijl dit wel gewenst is. Afdelingen verwachten van de afdeling ICT, dat zij bepaalde projecten uitvoert, terwijl de afdeling ICT verwacht dat dit door de afdelingen zelf gebeurt.

- 22 -


4.

Strategische keuzes provincie Groningen

Op basis van de geschetste ex- en interne ontwikkelingen en de stand van zaken van het huidige ICT-beleid en de huidige ICT-voorzieningen maakt de provincie Groningen de volgende strategische keuzes. Extra ICT-investeringen door de provincie Groningen. Binnen de provincie Groningen wordt de noodzaak van een stevige inhaalslag op ICT-gebied erkend. Om te kunnen voldoen aan de veranderende behoeften van burgers en bedrijven in de provincie Groningen, maar ook aan de veranderende behoeften van de eigen medewerkers is een aanpassing van de aard en omvang van de ICT-investeringen noodzakelijk. Voor het uitvoeren van de voornemens in dit strategisch ICT-beleidsplan zijn extra middelen nodig. De Commissie Jager (Provincies in de informatiemaatschappij, beleidsimpulsen voor een urgente opgave) heeft in haar rapport al aangegeven dat in de volgende collegeperiode rekening gehouden moet worden met substantiële verhogingen van ICT-budgetten en dat in 2003 budgetreserveringen in de collegeprogramma’s nodig zullen zijn. Ook in het rapport van de Commissie Docters van Leeuwen wordt hierop nadrukkelijk gewezen. Het is niet zo dat er alleen maar sprake is van lasten de komende jaren. Deze extra investeringen leveren ook wat op. Er staan kwalitatieve en kwantitatieve baten tegenover. Een deel van de extra investeringen levert dus direct inverdieneffecten op. Zonder uitputtend te willen zijn zullen de volgende baten de komende tijd gerealiseerd kunnen/moeten worden. In figuur 3 is een overzicht van een aantal van de te verwachten resultaten. Resultaten Kwantitatief: Door een intensiever gebruik van de externe website, DOROS en het Grononet voor de ex- en interne communicatie worden er minder kosten gemaakt hoeven te worden voor het verspreiden van informatie langs andere wegen. Dit leidt tot minder kosten voor drukwerk, papier, porti en opmaak. Een raming van de besparing is 25k€ op jaarbasis. Door effectiever gebruik te maken van een centrale archieffunctie van het Grononet in combinatie met DOROS is er minder tijd nodig voor individueel archiveren van documenten. De kennismanagementaanpak door het BIC leidt ertoe dat er minder tijd nodig is door individuele medewerkers voor het vinden van de benodigde informatie. Door via Grononet steeds meer actuele informatie aan te bieden wordt er minder tijd verloren bij het vinden van deze informatie. Er is ook minder tijd nodig voor het uitvoeren van werkzaamheden die al eerder door anderen zijn gedaan. Door een betere kennisdeling en het benoemen van ‘best practices’ wordt minder vaak ‘het wiel opnieuw uitgevonden’. De inverdieneffecten hiervan worden geraamd op 100 k€ op jaarbasis. Minder telefonische vragen bij helpdesks, secretariaten en individuele medewerkers binnen de provincie Groningen. Via het Grononet kunnen antwoorden op de meest gestelde vragen worden gegeven. Minder fouten door het correct volgen van de procedures. Door het beschikbaar stellen van ondersteunende beleidsdocumenten en formulieren kan het maken van fouten worden teruggebracht.

Kwalitatief: Burgers en bedrijven zullen een hogere klanttevredenheid op het punt van de dienstverlening en toegankelijkheid van informatie door de provincie tonen. In de jaarlijkse monitoring door de afdeling Bestuurscontacten kan dit effect worden gemeten. De waardering van het niveau van interne dienstverlening door de medewerkers van de provincie Groningen neemt toe. Door het verbeteren van de informatiesystemen op het gebied van financiën en personeel zijn afdelingsmanagers beter in staat hun afdelingen te managen.

- 23 -


Contacten en samenwerking tussen de afdelingen wordt vergroot. Door de mogelijkheden om gemakkelijker kennis en ervaringen te delen en instrumenten om met elkaar op afstand samen te werken ontstaat meer eenheid in beleid. Er ontstaat een hogere waardering door medewerkers over de wijze waarop zij worden ondersteund in hun dagelijkse werkzaamheden. Medewerkers ervaren de ondersteuning door moderne ICT -voorzieningen als een professionele ondersteuning die er voor zorgt, dat ze meer tijd beschikbaar hebben voor hun eigenlijke werkzaamheden. Het onder handbereik hebben van digitale documenten is hier een voorbeeld van. In de ICT -jaarverslagen zullen deze resultaten van deze effecten worden weergegeven (na een eerste nulmeting in 2003).

Figuur 3. Resultaten van extra ICT-investeringen Informatie op maat voor doelgroepen provincie en actief openbaar maken van informatie zonder dat de bestuurlijke besluitvormingsprocessen in gevaar komen. De provincie Groningen maakt de keuze doelgroepen binnen de provincie van die informatie te voorzien waar zij het meest behoefte aan hebben. Hiervoor is het noodzakelijk inzicht te hebben in de informatiebehoeften van de verschillende doelgroepen. Deze informatiebehoeften zijn leidend voor het antwoord op de vraag welke informatie openbaar wordt gemaakt. De Cie Wallage heeft belangrijke aanbevelingen gedaan ten aanzien van de mate van transparantie van overheidsinformatie. Inmiddels is door het kabinet het Actieprogramma Overheidscommunicatie 2002 – 2006 gepubliceerd. De hierin neergelegde ambitie ten aanzien van de mate van transparantie heeft verreikende consequenties voor de provinciale organisatie. De provincie Groningen zal de aanbevelingen van de Cie Wallage in combinatie met de aangekondigde maatregelen van het kabinet een actieve vertaling geven in het provinciaal beleid. De keuze die de provincie Groningen hierbij maakt is dat informatie actief openbaar gemaakt zal worden mits de bestuurlijke besluitvorming hier niet door in gevaar wordt gebracht. Punt van aandacht is hierbij hoe om te gaan met het openbaar maken van niet-aanvaard beleid. De precieze werkwijze hieromtrent zal nog moeten worden vastgesteld. In ieder geval is van belang, dat in de communicatie hierover voor de burger het onderscheid tussen aanvaard en niet-aanvaard beleid helder is. Flexibel werken en een verhoogde beschikbaarheid van de ICT-infrastructuur. De provincie Groningen slaat een weg in naar meer flexibel werken. Dit start in 2003 met de introductie van flexplekken en wordt geleidelijk uitgebreid naar de mogelijkheid om ook vanuit huis te werken. Bij een ontwikkeling naar meer flexibel werken en thuiswerken/telewerken hoort een hogere beschikbaarheid van de ICTinfrastructuur dan nu het geval is. Ook is voor het toenemend internetverkeer (door bijv. webontsluiting van GIS en DOROS) meer bandbreedte voor het netwerk nodig. Het intranet en een aantal achterliggende informatiesystemen zullen voor medewerkers van de provincie ook ’s-avonds en in het weekend toegankelijk zijn. De mate waarin zal nog nader moeten worden bepaald. De verhoogde mate van dienstverlening betekent dat er extra menskracht bij de afdeling ICT nodig is.

- 24 -


5.

Visie en ambities op bestuurlijk niveau binnen de provincie ten aanzien van het te voeren strategisch ICT-beleid voor de periode 2003 – 2006

5.1. Inleiding Visie en ambities ten aanzien van het te voeren ICT-beleid zijn onderverdeeld in een in- en een extern spoor. De thema’s en activiteiten in deze sporen zijn echter nauw met elkaar verweven. Zowel op bestuurlijk niveau (verschillende gedeputeerden die in- en extern ICT-beleid in portefeuille hebben) als op ambtelijk niveau (aparte projectgroep ‘Extern ICT’) zijn deze onderwerpen nu nog gescheiden. Zowel de betrokken Gedeputeerden als het MT hebben uitgesproken dat deze situatie zal moeten veranderen en dat extern en intern ICT-beleid geïntegreerd dient te worden. De keuze voor deze thema’s is geen vrijblijvende keuze. In de projectenportefeuille krijgen deze thema’s een doorvertaling in concrete projecten die het genoemde ambitieniveau dienen te realiseren.

5.2. Extern ICT-beleid In figuur 4 zijn de thema’s en ambities voor het externe ICT-beleid benoemd. De benoemde thema’s en ambities zijn op bestuurlijk niveau geformuleerd. Met andere woorden wat wil de provincie Groningen op welke terreinen bestuurlijk bereiken en op welke manier kan ICT hieraan bijdragen. De benoemde thema’s en ambities op het gebied van het externe ICT-beleid zijn dwarsdoorsnedes door de beleidsterreinen (ruimtelijke ordening, arbeidsmarkt, milieu, toerisme, welzijn en zorg, cultuur, etc.). De benoemde thema’s spelen in beginsel voor al deze beleidsterreinen. Thema’s •

•

Ambities

Toegankelijkheid van overheidsinformatie / externe communicatie / klantgerichte dienstverlening (waaronder ook de één-loket gedachte)

•

Interactieve beleidsvorming

•

• •

• •

•

• •

Mogelijkheid bieden voor elektronische transacties

• •

Ketenintegratie

•

Digitale democratie

• • • • •

T ransparantie zonder dat het bestuurlijk besluitingvormingsproces in gevaar komt Nastreven van actieve openbaarheid van informatie die onder de WOB valt Op doelgroepen afgestemde communicatie en dienstverlening (informatie op maat) Eerder betrekken van burgers en bedrijven bij beleidsontwikkeling Bereidheid het beleid aan te passen op basis van goede argumenten Realistische verwachtingen scheppen over inbreng burgers en bedrijven Terugkoppeling van resultaten Gefaseerde invoering elektronische transacties (starten met pilots) Ook veranderingen in bestuurlijk besluitvormingsproces doorvoeren Voortrekkersrol op het gebied van ketenintegratie daar waar regiefunctie bij provincie ligt Prioriteit bij openbare orde en veiligheid Digitale democratie starten vanuit het provinciaal bestuur Versterken van de band tussen kiezer en gekozene Stapsgewijs uitbreiding naar bredere vormen van digitale democratie

Figuur 4. Thema’s en ambities provincie Groningen op het gebied van het externe ICT-beleid.

- 25 -


Hoewel deze thema’s en ambities parallel uitgevoerd zullen worden, is er toch een zekere natuurlijke prioriteitsvolgorde in de gehanteerde volgorde. Dit is in lijn met de 4 fasen die de meeste overheidsorganisaties doormaken op weg naar de elektronische overheid: aanwezigheid op het Internet, interactie, transactie en transformatie. Dit heeft te maken met de complexiteit en de impact op de organisatie. De complexiteit en impact op de organisatie van transacties is groter dan die van het aanwezig zijn op het Internet. In bijlage 4. zijn de kenmerken van deze verschillende ontwikkelingsfasen weergegeven. Per thema wordt hieronder verder uitgewerkt wat de betekenis van het thema is, wat de ambities van de provincie Groningen zijn en welke ICT-onderwerpen en –oplossingen hier een rol bij spelen. In de volgende hoofdstukken wordt ingegaan op de consequenties van deze ambit ies. Toegankelijkheid van overheidsinformatie / externe communicatie / klantgerichte dienstverlening (waaronder ook de één-loket gedachte) De overheid beschikt over enorme hoeveelheden informatie die voor burgers en bedrijven interessant is. De toegankelijkheid van deze informatie laat echter te wensen over. Dit geldt ook voor de provincie Groningen. De provincie beschikt bijvoorbeeld over waardevolle geografische informatie, elektronische archieven en onderzoeksinformatie (bijvoorbeeld over de leefbaarheid in de provincie Groningen). De provincie Groningen streeft ernaar een groter deel van deze beschikbare informatie dan nu het geval is via het Internet te ontsluiten. Via een activiteitenindex (dossierinventaris) op de externe website zal burgers toegang worden geboden tot elektronische versies van relevante openbare documenten. Deze dossierinventaris vormt de ‘inhoudsopgave’ van diverse archieven. Dit draagt bij aan een meer transparante provincie. Dit kent grenzen. Niet alle informatie kan openbaar gemaakt worden. Deze grenzen worden o.a. door de Wet Openbaarheid Bestuur (WOB) bepaald. Daarnaast is het van belang te weten wat de informatiebehoeften binnen de provincie Groningen zijn. Niet iedereen is geïnteresseerd in dezelfde informatie of diensten van de provincie Groningen. Door informatie en dienstverlening meer op maat en zoveel mogelijk via één-loket aan verschillende doelgroepen (inwoners, bedrijven, toeristen, etc.) aan te gaan bieden wordt een verdere bijdrage geleverd aan de meer klantgerichte benadering die de provincie Groningen voorstaat. Dit betekent overigens niet dat bepaalde informatie wordt gefilterd of afgeschermd. ICT-oplossingen die hiervoor nodig zijn liggen op het vlak van Internettechnologie, document management systemen, geografische informatiesystemen, portaaloplossingen en geavanceerde zoekmachines. Interactieve beleidsvorming Meer dan voorheen bij de provincie Groningen gebruikelijk was wordt in de totstandkoming van beleid gekozen voor een interactieve aanpak van bestuurders met betrokkenheid van burgers, doelgroepen en mede-overheden. Het voeren van beleid dat op een breed draagvlak kan rekenen is immers essentieel. Bovendien wordt vaak de kwaliteit van beleid op deze manier vergroot. De totstandkoming van het Provinciaal Omgevingsplan (POP) is een goed voorbeeld hoe burgers en belangenorganisaties bij het beleidsproces hun invloed kunnen laten gelden. Het Internet is een medium dat aanvullend kan werken bij interactieve beleidsvorming. Via dit medium kunnen andere doelgroepen worden bereikt dan via de traditionele wijzen van interactieve beleidsvorming. In de provincie Groningen is de doelgroep jongeren (als student meer in de leuke kanten van de stad en de provincie geïnteresseerd) een interessante doelgroep die beter op deze manier kan worden bereikt. Het blijkt dat het vooral de onderwerpen ruimtelijke ordening, verkeer en verv oer en de toekomst van de eigen streek zijn die voor bewoners interessant zijn. Naast het gestructureerd betrekken van burgers en bedrijven bij bepaalde beleidsterreinen is het ook belangrijk dat burgers hun klachten, ideeën en wensen op elektronische wijze bij de provincie kwijt kunnen.

- 26 -


De Internetgereedschappen die bij het thema interactieve beleidsvorming horen zijn: • Discussies en chatmogelijkheden; • Visualisaties; • Meningspeilende gereedschappen. Het succes van interactieve beleidvorming wordt overigens veel meer bepaald door de wijze waarop de interactieve beleidsvorming wordt georganiseerd dan door de gebruikte ICT-oplossingen. Het is belangrijk dat duidelijk is wat er met de inbreng van burgers gebeurt, wat precies de rol van ambtenaren en bestuurders is en dat het proces door een moderator (onafhankelijke gespreksleider) wordt begeleid. Mogelijkheid bieden tot elektronische transacties Transacties met de provincie Groningen spelen zich met name af op het gebied van subsidies en vergunningen. De provincie Groningen heeft verschillende subsidiemogelijkheden (Kompas voor het Noorden, Uitvoeringsprogramma Provinciaal Omgevings Plan). De subsidiemogelijkheden in het verband van het Kompas voor het Noorden zijn beschreven in de Kompasgids Groningen. Een eerste stap is het op de website publiceren van deze informatie. Volgende stappen kunnen zijn het on line beschikbaar stellen van aanvraagformulieren, elektronisch indienen van aanvragen (met behulp van een elektronische aanvraagprogramma), volgen van de status van een dergelijke aanvraag en het vernemen van de beschikking. Onderdeel hierbij kan ook zijn het ontwikkelen van een ‘Digitale Subsidieadviseur’, waarmee aanvragers uit kunnen vinden welke subsidiemogelijkheden het meest passend zijn. Ook voor het verlenen van vergunningen geldt dat de eerste stap is informatie te verstrekken over welke vergunningen er bestaan en aanvraagformulieren on line beschikbaar stellen. Volgende stappen zijn het on line aanvragen van vergunningen, het volgen van de status van een dergelijke aanvraag en het vernemen van de beschikking. ICT-oplossingen zijn elektronische aanvraagprogramma’s, dienstencatalogus en formulierengeneratoren en bijbehorende beheersystemen. Soms zijn deze oplossingen ook aanwezig in contentmanagementsystemen. Er bestaat hiermee binnen de Provincie Groningen nog geen ervaring. De eerste stap is het uitvoeren van een of meerdere pilots. Op basis van de ervaringen uit die pilots wordt besloten over verdere uitvoering. Ketenintegratie ICT kan een belangrijke rol als katalysator vervullen voor de onderlinge samenwerking tussen verschillende overheden. Uitwisseling van informatie en gegevens binnen een keten impliceert over het algemeen een koppeling van systemen van verschillende organisaties die in een keten participeren. Kenmerken van ketenintegratie en keteninformatisering zijn: authentieke registraties, standaardisatie van definities, gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de communicatie en gebruik van verwijsindexen. Voor de provincie Groningen speelt het onderwerp van ketenintegratie bijvoorbeeld op het gebied van de ruimtelijke plannen. De Provincie Groningen begeleidt en beoordeelt gemeentelijke ruimtelijke plannen. Het werken met digitale bestemmingsplannen kan zorgen voor een efficiëntere afstemming tussen provincie en gemeenten. Ook op het gebied van veiligheid is sprake van ketenintegratie. Een goed voorbeeld hiervan is de digitale risicokaart. Deze kaart geeft inzicht in de risico-objecten binnen de provincie Groningen. Bij het ontwikkelen en actueel houden van deze risicokaart is vergaande samenwerking tussen provincie, brandweer en gemeenten (en Rijk) noodzakelijk.

- 27 -


De ICT-oplossingen zijn divers. Er kunnen allerlei informatiesystemen informatie met elkaar uitwisselen. Belangrijks te aandachtspunt hier is standaardisatie en afspraken over wie waarvoor verantwoordelijk is. Digitale democratie Digitale democratie is gericht op het verkleinen van de afstand tussen burgers en politiek. Dit kan gebeuren door de afstand tussen kiezers en gekozenen te verkleinen. In de provincie Groningen is dit thema actueel in verband met het feit dat dualisering maart 2003 ook voor provincies wordt ingevoerd. Het is de verwachting dat dit de herkenbaarheid en het gezag van Provinciale Staten ten goede zal komen. Een eigen aanwezigheid van Provinciale Staten op het Internet kan dit ondersteunen. Daarnaast is het uiteraard ook van groot belang dat Statenleden zelf over adequate ICT -voorzieningen beschikken, zowel thuis als in het Fractiehuis. Andere middelen in het kader van de digitale democratie zijn o.a. de Stemwijzer (www.stemwijzer.nl). Voor de landelijke verkiezingen van 15 mei 2002 zijn via de Stemwijzer meer dan 2 miljoen stemadviezen gegeven. Verdergaande vormen van digitale democratie zijn elektronisch stemmen en elektronische burgerraadplegingen (referendum). Ook de relatie tussen kiezers en bestuurders kan op deze wijze worden verkleind. Bijvoorbeeld door het introduceren van een digitaal spreekuur, waar inwoners van de provincie Groningen periodiek elektronisch van gedachten kunnen wisselen met het College van Gedeputeerden.

5.3. Intern ICT-beleid In figuur 5. zijn de thema’s voor het interne ICT -beleid van de provincie Groningen weergegeven. Thema’s

Ambities

•

Verbeteren bedrijfsvoering en interne organisatie

•

Ondersteunen integraal management en nieuwe werkvormen en –processen

•

Verbeteren van de interne communicatie

•

Standaard documenten alleen nog in digitale vorm, verminderen van de papierstroom Beperken van de vergadercultuur Bevorderen van een open cultuur (noodzakelijk voor realiseren transparantie van de organisatie) Adequate manier informatie ontsluiten Hergebruik van kennis Voorkomen van dubbele werkzaamheden (bijvoorbeeld op het gebied van extern uitgevoerd beleidsonderzoek) Weten wie binnen de organisatie welke kennis heeft Tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken (flexplekken, telewerken)

• • •

Realiseren van adequaat kennismanagement

•

Flexibel werken

• • • • •

Figuur 5. Thema’s en ambities provincie Groningen op het gebied van het interne ICT-beleid. Per thema wordt hieronder verder uitgewerkt wat de betekenis van het thema is, wat de ambities van de provincie Groningen zijn en welke ICT-onderwerpen en –oplossingen hier een rol bij spelen. In de v olgende hoofdstukken wordt ingegaan op de consequenties van deze ambities van de provincie Groningen.

- 28 -


Verbeteren bedrijfsvoering en interne organisatie Dit thema staat voor een belangrijk deel in het teken van de Veranderagenda en de bijbehorende reorganisatie binnen de provincie Groningen. Integraal management is op het niveau van afdelingsmanagers belegd binnen de nieuwe organisatie. Afdelingsmanagers zijn daarmee binnen grenzen verantwoordelijk voor de inzet van mensen en middelen om bepaalde vooraf afgesproken resultaten te behalen. Afdelingsmanagers moeten worden voorzien van die informatie die zij nodig hebben om hun afdeling op een professionele manier te kunnen managen. Hierbij gaat het vooral om informatie over de inzet van mensen en (financiële) middelen en om ‘productie’-gegevens (behaalde resultaten). Hiervoor is het in de eerste plaats belangrijk dat het financieel en het personeelsinformatiesysteem (Coda en PIMS) op orde is. Daarna gaat het om het genereren van integrale managementinformatie uit deze systemen. De productiegegevens komen voor een deel uit het document management systeem DOROS. Met dit laatste systeem is de provincie Groningen een van de koplopers binnen de Nederlandse overheid. Dit stelt de provincie Groningen in staat ‘documentaire informatie binnen handbereik, eerst voor de ambtenaar, later voor de Groninger’ te realiseren. Voor een deel zullen productiegegevens ook uit andere systemen of uit papieren rapportages komen. In 2005 zal integrale managementinformatie via een ‘d ashboardfunctie’ voor afdelingsmanagers beschikbaar zijn. ICT-oplossingen die hierbij van belang zijn, naast de achterliggende informatiesystemen waar de basisgegevens in zijn opgeslagen, zijn tools om managementinformatie te genereren en ‘datawarehouse’ oplossingen, waar gegevens en informatie uit de verschillende achterliggende systemen in kunnen worden verzameld. De noodzaak van een datawarehouse voor de provincie dient apart te worden bekeken. In april 2000 is door Cap Gemini Ernst & Young een advies uitgebracht over de mogelijkheid van een ERPoplossing (Enterprise Resource Planning: Geïntegreerd Middelen Systeem) in verband met de vervanging van het toenmalige financieel pakket FAS. De conclusie was een vervanging van het financieel pakket te realiseren en op termijn (na een periode van 4 à 5 jaar) opnieuw de mogelijkheid van een ERP-systeem te overwegen. Belangrijkste reden om op dat moment niet te kiezen voor een ERP-oplossing was dat de risico’s van invoering van een ERP-oplossing als te hoog werden gezien, vanwege het feit dat de bedrijfsprocessen binnen de provincie Groningen onvoldoende beschreven waren, de inrichting van de informatievoorziening onvoldoende had plaatsgevonden en dat een informatiearchitectuur ontbrak. Dit advies is door de provincie Groningen overgenomen. In 2001 is Coda fase I als vervanging van FAS geïmplementeerd. In 2002 Coda fase II. De vraag of een ERP-oplossing gewenst is, zal opnieuw gesteld worden tijdens het onderzoek naar integrale managementinformatie en de noodzaak van een datawarehouse. Verbeteren van de interne communicatie Het is niet langer noodzakelijk om voor alle zaken fysieke dossiers samen te stellen. In een aantal gevallen kan worden volstaan met digitale dossiers. Ook zullen niet langer alle stukken in papieren vorm worden verspreid. De hiermee te realiseren efficiencywinst is groot. Dit komt vooral tot uitdrukking in het verlagen van doorlooptijden van de besluiten beleidsvorming. Papieren dossiers hoeven immers niet langer van plek A naar plek B te worden gebracht. De efficiencywinst is niet zozeer gelegen in het verminderen van de hoeveelheid papier. De ervaring leert dat het ‘paperless office’ een illusie is. Documenten worden toch vaak nog geprint. Belangrijke ICT-oplossingen hier zijn het intranet (Grononet) en het document management systeem DOROS. Verder zal in toenemende mate binnen de provincie Groningen in wisselende projectteams worden samengewerkt. Om te voorkomen dat onnodig veel tijd aan vergaderen wordt besteed kunnen hier instrumenten op het gebied van virtueel samenwerken ondersteunend in zijn. Dergelijke instrumenten ondersteunen projectgroepen door een discussieruimte te bieden, een gemeenschappelijk digitaal archief, takenlijsten en workflowmogelijkheden.

- 29 -


Realiseren van adequaat kennismanagement Kennismanagement is een breed begrip. Het gaat daarbij om impliciete kennis (ervaringskennis in de hoofden van medewerkers), maar ook om expliciete kennis (vastgelegde informatie in documenten en informatiesystemen). Binnen de provincie Groningen is dit brede begrip ingeperkt tot de de wijze waarop gegevens en/of informatie verzameld, bewaard (ontsloten), geleverd en gebruikt wordt voor beleidsadvisering, - uitvoering en -evaluatie. De afdeling die primair voor de coördinatie en advies op dit gebied verantwoordelijk is is het onlangs opgerichte Beleidsinformatiecentrum (BIC). Bij het BIC is ook de expertise op het gebied van ruimtelijke analyses ondergebracht. Een geografisch informatiesysteem (GIS) koppelt hierbij geografische informatie aan beleidsinformatie. De ambitie van de provincie Groningen is om op deze wijze bestaande kennis beter te kunnen ontsluiten voor de medewerkers van de provincie Groningen, dubbele werkzaamheden en uitbesteed onderzoek te voorkomen en weten wie welke kennis binnen de organisatie bezit. ICT-oplossingen hierbij zijn geografische informatiesystemen, kennisbanken, kennismanagementtools, zoekmachines en intranet. Flexibel werken Bij een moderne, professionele organisatie past ook meer flexibiliteit in het werken. Dit kan door gebruik te maken van flexibele werkplekken, maar ook door meer vanuit huis te kunnen werken. De provincie Groningen maakt in 2003 een start met flexibele werkplekken en verruimt gefaseerd de mogelijkheden tot vanuit huis werken. Hiervoor is het nodig dat de beschikbaarheid van de ICT -infrastructuur wordt verhoogd. Toegang van buiten tot informatiesystemen vereist dat de beveiliging op orde is, dat een aantal van de informatiesystemen (o.a. GIS en DOROS) via het web ontsloten kunnen worden en dat er voldoende bandbreedte op het interne netwerk wordt gerealiseerd.

- 30 -


6.

Randvoorwaardelijk consequenties 6.1. Organisatie 6.1.1. ICT-functie binnen provincie Groningen

In de nieuwe organisatie van de provincie Groningen is integraal management op het niveau van de afdelingen belegd. Dit houdt in dat binnen een aantal ‘spelregels’ afdelingsmanagers verantwoordelijk zijn voor het inrichten van de eigen afdeling en de bedrijfsprocessen en voor het bepalen van de inzet van de bedrijfsmiddelen (waaronder ICT) om bepaalde vooraf gedefinieerde producten te leveren. Wat betreft de ICT-functie worden met ingang van 2003 de volgende spelregels gehanteerd: Beleid 1.

2. 3.

Het MT is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van het strategisch ICT-beleid. De afdeling ICT is hierin initiërend. Het strategisch ICT-beleidsplan krijgt een horizon van 3 jaar. Dit is het lange termijn raamwerk, waaraan de afdelingsmanagers zijn gebonden. Afdelingsmanagers zijn verantwoordelijk voor het inrichten van de bedrijfsprocessen en bijbehorende informatieprocessen van hun afdelingen. De afdeling ICT is verantwoordelijk voor het ondersteunen en adviseren van de afdelingsmanagers.

Ontwikkeling en implementatie 4. De afdeling ICT is verantwoordelijk voor de inkoop op ICT-gebied. Dit houdt dat de verantwoordelijkheid voor het aanbesteden, selecteren en aanschaffen bij verschillende leveranciers van levering en onderhoud van ICT-middelen bij de ICT-afdeling ligt. Uiteraard gebeurt dit in overleg met de afdelingen. Het formuleren van de functionele en technische specificaties, ontwerp van de informatiesystemen en het implementeren ervan is een verantwoordelijkheid van de desbetreffende afdeling, hierbij ondersteund door de afdeling ICT. 5. Afdelingsmanagers zijn binnen deze kaders verantwoordelijk voor het ontwikkelen en implementeren van specifieke informatiesystemen die alleen door de eigen afdeling worden gebruikt. Afdelingen beschikken indirect (nl. geoormerkt binnen één centraal ICT-budget) over de hiervoor benodigde budgetten. Deze verantwoordelijkheid houdt in: o Specificeren van eisen; o (Laten) ontwerpen; o Aanbesteden, selecteren en aanschaffen; o Implementeren. 6. De afdeling ICT is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en implementeren van generieke informatiesystemen. Voor ieder generiek informatiesysteem wordt vooraf vastgesteld wie binnen de provincie Groningen eigenaar is. 7. De afdeling ICT is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en implementeren van de technische infrastructuur Beheer 8. De verantwoordelijkheid voor het functioneel beheer ligt bij de eigenaar van een afdelingsspecifiek of generiek informatiesysteem. 9. De verantwoordelijkheid voor het technisch beheer van afdelingsspecifieke en generieke informatiesystemen ligt bij de afdeling ICT. 10. De afdeling ICT is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en beheren van de informatie-architectuur en het gegevensbeheer. Waar het gaat om gemeenschappelijke gegevens die in meerdere

- 31 -


bedrijfsprocessen worden gebruikt, worden deze in basisregistraties vastgelegd. Verantwoordelijk voor de kwaliteit van deze gegevens is de afdeling waar deze basisgegevens ontstaan. Als basisregistraties worden in ieder geval onderkend: documentaire gegevens, persoonsgegevens, financiële gegevens en geografische gegevens. 11. De afdeling ICT is verantwoordelijk voor het beheren van de t echnische infrastructuur. Planning & Control 12. In de afdelingsplannen van de afdelingen wordt een informatieparagraaf opgenomen, waarin jaarlijks wordt aangegeven welke plannen de desbetreffende afdeling heeft op het gebied van ICT. 13. Op basis van de afdelingsplannen en het strategisch ICT -beleidsplan wordt een jaarlijks ICTjaarprogramma opgesteld, waarin de concrete plannen voor het desbetreffende jaar op ICT-gebied zijn opgenomen. De afdeling ICT is hiervoor verantwoordelijk. Op basis van dit ICT-jaarprogramma vindt ambtelijke (goedkeuring door MT) en bestuurlijke (begrotingsbehandeling) besluitvorming plaats en kunnen de in de plannen opgenomen projecten worden uitgevoerd. 14. Voor de uitvoering van het ICT-jaarprogramma wordt één budget centraal beschikbaar gesteld. Hierin wordt geoormerkt welke middelen voor afdelingsspecifieke informatiesystemen beschikbaar zijn. Dit betekent een verandering ten opzichte van de huidige systematiek. 15. De afdeling ICT stelt een ICT-jaarverslag op, waarin verantwoording wordt afgelegd over de in dat jaar uitgevoerde werkzaamheden en activiteiten. Hierin wordt aangegeven in hoeverre de in het ICTjaarprogramma opgenomen projecten en de vooraf aangegeven doelstellingen gehaald zijn. 16. De afdeling ICT is verantwoordelijk voor de planning en bewaking van de uitvoering van maatregelen en projecten (ontwikkeling/vernieuwing). 17. De relatie tussen de ICT-afdeling en de overige afdelingen verzakelijkt. Voor te leveren diensten worden afspraken gemaakt in de vorm van dienstenovereenkomsten en/of servicelevel agreements. 18. De afdeling ICT rapporteert over de werkzaamheden die in het kader van diensten- & productenovereenkomsten en/of servicelevel agreements op afdelingsniveau zijn verricht.

6.1.2. Organisatie van de afdeling ICT van de provincie Groningen De afdeling ICT van de provincie Groningen is georganiseerd volgens de structuur in figuur 5. Uitgangspunt hierbij is geweest een scheiding tussen het operationeel proces en het beleidsproces. Binnen het operationeel proces zijn 3 clusters te onderscheiden: ICT-services (Helpdesk), Applicatiebeheer en Beheer Technische Infrastructuur. Naast het beheerproces zal de afdeling ICT ook als facilitator en adviseur naar de rest van de organisatie optreden. Dit komt tot uitdrukking in het ICT-beleidsproces .

Hoofd ICT

ICT-operationeel proces - ICT-services (Helpdesk) - Applicatieb eheer - Beheer technische infrastructuur

ICT-beleidsproces

- I&A-advies - ICT-advies / wijzigingsbeheer - ICT-projecten

Figuur 5. Organisatiestructuur afdeling ICT van de provincie Groningen Randvoorwaardelijk voor het realiseren van deze ICT-doelstellingen is de professionalisering en upgrading van de ICT-afdeling en organisatiebrede ICT-functie.

- 32 -


Tot eind 2001 lag het accent binnen de ICT-afdeling sterk op techniek/inhoud en ICT-beheer en minder op ontwikkeling en advisering. Ondanks de vele goede resultaten die in de afgelopen jaren met een aantal grote ICTprojecten zijn bereikt, heeft mede hierdoor de ICT-functie binnen de provincie Groningen geen gelijke tred gehouden met externe ontwikkelingen en heeft dit de ICT-afdeling in dit opzicht op achterstand gezet. Ook het ontwikkelen en borgen van kennis, expertise en ervaring binnen de afdeling ICT is hierbij een punt van aandacht. Met de centralisering van de ICT-afdeling in het kader van de reorganisatie is begin 2002 de tot dan toe versnipperde kennis, expertise en ervaring binnen één stafafdeling ICT gebundeld. Deze versterking op zich is echter onvoldoende om de geformuleerde ambities te kunnen realiseren. De komende jaren is een kwalitatieve en kwantitatieve impuls binnen de ICT -afdeling onvermijdelijk en noodzakelijk. De realisering van de ambities die in dit strategisch ICT-beleidsplan neergelegd zijn, vragen een forse personele en financiële investering in de ICT-afdeling. Het verder ‘Internetproof’ maken van de technische infrastructuur en een verhoogde beschikbaarheid hiervan te garanderen vraagt een stevige uitbreiding van de beheercapaciteit. Immers, interne en externe elektronische toegankelijkheid/bereikbaarheid en beschikbaarheid van informatie - en informatievoorzieningen, maar ook de vertaling van externe ICT-ontwikkelingen naar de organisatie van de provincie Groningen hebben consequenties voor de ICT -beheerorganisatie en beleids-ontwikkelende ondersteuning door de ICT-afdeling. Concreet betekent dit dat de ICT-afdeling de komende tijd een aantal slagen heeft te maken: • Inhaalslag i.v.m. de achterstandsituatie van de afgelopen jaren w.o. het op niveau brengen van de technische infrastructuur en de inrichting van ICT-beheerprocessen; • Slag naar de toekomst om voorbereid te zijn op en adequaat te kunnen inspelen op ICT-ontwikkelingen in het kader van de elektronische overheid die de provincie Groningen moet helpen zich voor te bereiden op de (toekomstige) elektronische communicatie met en dienstverlening aan externe doelgroepen. De komende jaren staan daarom de volgende activiteiten in de organisatieontwikkeling van de ICT-afdeling centraal: • Versterking van de ICT-beleidsontwikkelfunctie; • Herinrichten ICT-werkprocessen (ITIL-gebaseerd); • Inrichten organisatiebrede ICT -functie (veranderende relatie tussen ICT-afdeling en overige afdelingen); • Klantgericht werken en een klantvrie ndelijke houding; • Planmatig werken en planning structureel werk. Het realiseren van de in dit strategisch ICT-beleidsplan opgenomen ambities heeft verstrekkende consequenties voor de afdeling ICT. Op basis van de huidige inschattingen zal dit onde meer resulteren in een noodzakelijke formatieve uitbreiding tot circa 30 FTE in 2005. Overigens zal dit gefaseerd (met duidelijke tussentijdse ijkmomenten) gerealiseerd kunnen worden. Naast een uitbreiding van de beheercapaciteit gaat het met name om het aantrekken van meer ervaren adviseurs/projectleiders/programmamanager(s) voor advisering van de interne klanten en de uitvoering en bewaking van de in dit plan opgenomen projecten.

6.1.3. Beheer Internet/intranet Intranet en de externe website vragen actuele inhoud (content). Hiervoor is het noodzakelijk dat er zowel het algemeen beheer (centraal aanspreekpunt en proceseigenaar Grononet en externe website) en het contentbeheer wordt ingericht. Uitgangspunt hierbij is dat het contentbeheer decentraal in de provinciale organisatie wordt belegd. Het algemeen beheer is verder onder te verdelen in een drietal aandachtsgebieden: • Lange termijn beleid en visie; • Toezicht en coördinatie; • Navigatie en vormgeving.

- 33 -


Het algemeen beheer ligt bij de stafafdeling Bestuurscontacten. Hiervoor is een centrale weborganisatie van 3 FTE in 2002 in het leven geroepen Verantwoordelijk voor decentraal contentbeheer zijn de afdelingsmanagers. In beginsel betekent dit, dat er per afdeling een Internet/intranet-redacteur moet worden benoemd. Aandachtspunt hierbij is dat een dergelijke taak expliciet in de functiebeschrijvingen wordt opgenomen en dat hiervoor capaciteit wordt vrijgemaakt. Voor een dergelijke taak moet per afdeling toch al snel 0,5 – 1 dag per week worden vrijgemaakt. In beginsel moet dit voor afdelingen uit de optredende efficiency-winst en een zekere herprioritering binnen de werkzaamheden van de eigen afdeling kunnen worden opgevangen. Daar waar dat niet het geval is, zal per geval een oplossing gevonden dienen te worden. Het technisch beheer van de externe website en het Grononet ligt bij de afdeling ICT. Vormgeving wordt gedaan door het Grafisch Centrum (FZ).

6.2. Cultuur De aangegeven ambities zullen voor veel medewerkers de komende jaren binnen de provincie Groningen een ingrijpende verandering in de manier van werken betekenen. De factor ‘cultuur’ moet niet worden onderschat. Dit speelt op een aantal niveaus. Medewerkers van de provincie Groningen zullen de komende maanden en jaren met grote en kleine veranderingen op ICT-gebied worden geconfronteerd: nieuwe e-mail namen, Windows XP, PC’s op flexplekken. Voldoende aandacht bij de invoering van deze vernieuwingen voor het absorptievermogen van de gebruikers is absoluut noodzakelijk. Medewerkers moeten worden gestimuleerd zelf actief op zoek te gaan naar de voor hem of haar bedoelde informatie. In plaats van er vanuit te gaan dat informatie wordt gebracht, gaat het om het halen van informatie (haalplicht). Hier staat uiteraard tegenover dat de provinciale organisatie als geheel de plicht heeft er voor te zorgen dat deze informatie voor iedereen beschikbaar en actueel is. Dit wordt alleen bereikt als er een open cultuur ontstaat binnen de provincie Groningen. Er dient een balans gevonden te worden tussen een klantgerichte benadering en meer zakelijkheid in de relatie tussen ondersteunende stafafdelingen en de interne klanten. Een voorbeeld hiervan is dat de telefonische vraag aan een medewerker van de afdeling P&O ‘Wat betekent code X op mijn salarisslip?’ niet iemand vijf minuten van het werk houdt, maar de simpele mededeling oplevert ‘Heb je al op het Grononet gekeken? Nee, nou dan moet je dat vooral doen. Succes ermee’. Vanuit de ICT-afdeling zal er duidelijkheid moeten ontstaan naar de rest van de organisatie over wat er van de ICT-afdeling aan diensten en ondersteuning verwacht kan worden. De te leveren diensten worden beschreven in een service level agreement. Hierbij gaat om het leveren van voorzieningen voor kantoorautomatisering, applicaties en databases, intranet en Internettoepassingen. Alle diensten worden in de toekomst beschreven in een standaard SLA. In deze overeenkomst zijn de afspraken rond de mate van dienstverlening vastgelegd. Op basis van de SLA wordt bepaald of en hoe de verrekening van de geleverde diensten onderling zal plaatsvinden. Dit alles past in een meer zakelijke houding ten opzichte van elkaar.

6.3. Technische infrastructuur (systemen, netwerken) Een moderne ICT -infrastructuur is nodig om optimaal te kunnen functioneren als provinciale organisatie. Dit betekent het doorvoeren van een aantal veranderingen de komende jaren:

- 34 -


• Implementatie van een nieuw operating system (Windows XP) op de werkplekken van de provincie Groningen; • Verhoging licentiekosten Microsoft Office; • Een upgrade van de technische infrastructuur (PC’s, uitbreiding aantal servers voor scheiding data en applicaties, etc.); • Realiseren van meer bandbreedte van de interne netwerkvoorzieningen om het toenemend Internetverkeer (o.a. door ontsluiting van DOROS en GIS) aan te kunnen; • In verband me t het meer flexibel kunnen werken komen tot aanpassen van de technische infrastructuur (realiseren van een juiste mix van laptops en desktop PC’s, inbelvoorzieningen, vaste verbindingen naar de provider, etc.). Hier hoort ook een verhoogde beschikbaarheid van de technische infrastructuur bij.

6.4. Standaardisatie Om te voorkomen dat er een te grote diversiteit aan ICT-producten binnen de provincie ontstaat, moet een zekere mate van standaardisatie worden gehanteerd. Standaardisatie heeft gevolgen voor de volgende gebieden: • Inkoop en logistiek (aanschaf en vervanging); • Beheer en onderhoud (operationeel ICT); • Technische kennis en vaardigheden (ontwikkeling ICT); • Gebruik en ondersteuning (dagelijkse praktijk). Op dit moment ontbreken heldere afspraken over de organisatie van het standaardisatiebeleid. Er zijn een aantal standaarden impliciet vastgesteld. Onder andere: • Oracle en Access voor de databases; • Novell voor het netwerk; • Microsoft voor kantoorautomatiseringspakketten en operating systeem; • Crystal Reports en Cognos Impromptu voor managementinformatie; • HP en Compaq voor servers en PC’s; • Novell, Unix en Windows NT servers. Er is echter geen expliciet standaardisatiebeleid en de bestaande verzameling standaarden behoeft uitbreiding. Gevolg hiervan is dat er voor zowel gebruikers als beleidsmakers en beheerders onduidelijkheid bestaat. Deze onduidelijkheid leidt tot een grotere diversiteit dan nodig is. Die diversiteit leidt weer tot onnodige complexiteit inzake de inrichting en het beheer van deze omgeving en een gebrek aan integratie. Het definiëren van een expliciet standaardisatiebeleid (Provinciale Groningse Standaard) voorkomt de genoemde onduidelijkheid. Binnen dit expliciete standaardisatiebeleid van de provincie Groningen zullen 2 standaard werkplekken worden onderscheiden. Een lichte en een zware variant. Dit is gebaseerd op de applicaties die door de gebruiker worden gebruikt. In de lichte variant zijn de eisen die DOROS stelt aan de werkplek bepalend. In de zware variant zijn de eisen die door onder andere GIS- en CAD-applicaties worden gesteld bepalend. De beschrijving van de minimum eisen waaraan deze werkplekken moeten voldoen wordt opgenomen in de ‘Provinciale Groningse Standaard’. Via een éénmalige inhaalslag worden alle werkplekken conform deze 2 standaarden opgeleverd. Voor de zwaardere werkplekken zal een versneld vervangingsschema van 2 jaar in plaats van 4 jaar (voor de lichtere werkplekken) worden gehanteerd. Verder zal in 2003 een eenmalige conversie zal plaatsvinden van alle applicaties naar de standaarden op het gebied van database-producten zoals die worden vastgesteld.

- 35 -


Printers zullen alleen via het netwerk worden aangesloten. Dit betekent dat alle huidige lokale printers worden verwijderd. Voor secretariaten en bepaalde vertrouwensfuncties is het mogelijk netwerkprinters op de kamers te hebben. Verder zullen alle bestaande modems worden verwijderd. Alle medewerkers in het provinciehuis hebben immers via de werkplek toegang tot Internet.

6.5. Informatiebeveiliging De provincie Groningen dient betrouwbaar te zijn en haar taken op vertrouwelijke wijze te kunnen uitvoeren. Daarvoor moeten technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen zijn ingericht, waardoor ondermeer op betrouwbare en vertrouwelijke wijze gegevens kunnen worden uitgewisseld. Dit geldt zowel intern als extern. Informatiebeveiliging is een onderwerp dat tot nu toe nauwelijks aandacht heeft gehad binnen de provincie Groningen. Echte calamiteiten hebben zich niet voorgedaan. De afhankelijkheid van informatieverwerkende systemen wordt echter steeds groter. Op het niveau van de Rijksoverheid zijn alle departementen verplicht in het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksoverheid een informatiebeveiligingsbeleid te hebben. De aanpak die door de meeste departementen wo rdt gevolgd om dit te ontwikkelen is ook voor de provincie Groningen een geschikte. De stappen die moeten worden uitgevoerd zijn: • Uitvoeren van een afhankelijkheids- en kwetsbaarheidsanalyse (A&K-analyse); • Opstellen informatiebeveiligingsbeleid; • Implementatie informatiebeveiligingsbeleid. Het informatiebeveilingsbeleid is een onderwerp dat commitment nodig heeft van het MT.

6.6. Architectuur Te vaak is gekozen voor de kortste weg tussen informatiebehoefte en toepassing. Bij veel grotere organisaties heeft dit geleid tot een lappendeken van informatiesystemen. Dit gevaar dreigt ook bij de provincie Groningen. Door gebruik te maken van een geïntegreerde ICT-architectuur kan dit voorkomen worden. Een architectuurraamwerk onderscheidt enerzijds de verschillende niveaus waarbinnen de systeemontwikkeling plaats vindt (context, concept, logisch, fysiek en organisatorisch) en anderzijds 4 hoofdgebieden van een architectuur (bedrijfsprocessen, informatie, informatiesystemen en technische infrastructuur). Bedrijfsvoering

Informatie

Informatie systemen

Technische Infrastructuur

Toelichting Waarom

Contextueel Niveau

Beschrijving van de omgeving Wat willen we bereiken

Conceptueel Niveau

Beschrijving van de uitdaging Hoe kan het worden gerealiseerd Een stabiel ontwerp van de oplossing Waarmee kan het worden gerealiseerd De fysieke mogelijkheden voor realisatie Wat is de invloed op de organisatie Hoe kunnen we het implementeren

Logisch Niveau

Fysiek Niveau

Organisatorisch Niveau

- 36 -


Figuur 6. Architectuurraamwerk Een van de meest urgente redenen voor de provincie Groningen voor het uitvoeren van een beperkte architectuurstudie is het het gaan naar een éénmalige vastlegging van gegevens waarmee een meer efficiënt gegevensbeheer volgt. Dit is de invulling van de informatiearchitectuur. In bijlage 5 is de visie van Cap Gemini Ernst & Young op architectuurgebied weergegeven.

- 37 -


7.

Projectenportefeuille 2003 – 2006 en benodigd ICT-budget 2003 – 2006 7.1. Inleiding

Hieronder is aangegeven welke investeringen de komende jaren nodig zijn om de geschetste plannen uit te voeren en daarmee de aangegeven ambities te realiseren, welke structurele beheerkosten hiermee gemoeid zijn en welk (additioneel) beslag dit op de budgetten van de provincie Groningen legt. Deze ramingen zijn gebaseerd op ramingen van medewerkers binnen de provincie Groningen, andere – vergelijkbare – overheidsorganisaties en kennis van Cap Gemini Ernst & Young met dergelijke projecten.

7.2. Benodigde investeringen in de periode 2003 – 2006 Binnen de aangegeven thema’s voor externe en interne ICT en randvoorwaardelijke consequenties is per project een raming gemaakt van de totale projectkosten bestaande uit hard- en software, onderhoudskosten (15% van de kosten voor hard - en software), implementatie, extern advies, licentiekosten, opleidingen van gebruikers en het beslag dat dit legt op de interne organisatie. Op projectniveau is aangegeven of hiermee in de huidige (meerjaren)begroting rekening is gehouden. Ramingen van de uitgaven zijn ex. BTW.

7.2.1. Externe ICT-thema’s Projectnummer

In huidige begroting voorzien?

Activiteit

Totale kosten in kEuro

2003

2004

2005

2006 Beslag op de interne organisatie in FTE

2003

2004

2005

2006

Toegankelijkheid van overheidsinformatie / externe communicatie / klantgerichte dienstverlening 1

j

Ontwikkelen diverse kleinere webapplicaties voor de externe website en het Grononet (on line aanvragen brochures, bestaande formulieren ontsluiten, interactieve handboeken, procedures, etc.) *)

207

45

50

54

59

1

0,25

0,25

0,25

0,25

2

j

25

25

25

25

0,4

0,1

0,1

0,1

0,1

j

50

50

0,4

0,4

4 5 6 7

j j n j

9 64 195 109

2 50 150 75

0 0,4 0,3 0,4

0,4 0,3 0,4

8

n

Vernieuwing vormgeving en navigatiestructuur Internetsite Breed aanbod van algemene informatie (beleidsinformatie, productenlijst, nieuws) waardoor kritische massa aan inhoud ontstaat Kompasgids Groningen on line Nota Plantoetsing (Ontsluiten jurisprudentie POP) Relatiemanagement Selectie en implementatie contentmanagementsysteem en zoekmachine *) Onderzoek web-enabling provinciale informatiesystemen (te beginnen met Outlook, DOROS en GIS) *) Onderzoek naar informatiebehoeften (profielen voor verschillende doelgroepen en locaties) *) Implementeren vraaggeorienteerde navigatiestructuur Grononet en Internetsite gebaseeerd op profielen *)

100

3

40

40

0,4

0,4

30

30

0,2

0,2

50

50

0,35

0,35

Ontwikkeling richting portaal voor de provincie Groningen (inclusief beheerafspraken met partners: www.groningen.nl), selectie en implementatie portalsoftware *) Subtotaal *) Deze projecten zijn ook gericht op het verbeteren van de interne communicatie en het realiseren van adequaat kennismanagment.

235

235

0,4

0,4

432

4,25

9

n

10

n

11

n

1088

- 38 -

437

2 5 15 11

108

2 5 15 11

112

2 5 15 11

2,25

0,35

0,35

1,3


Projectnummer

12 13


j j

Activiteit

Interactieve beleidsvorming Forumdiscussies Interactieve beleidsvorming op aantal beleidsterreinen Subtotaal

Projectnummer

14 15

Projectnummer


j j

Activiteit

Elektronische transacties Elektronische ondersteuning vergunningenproces Elektronische ondersteuning subsidieproces Subtotaal


Activiteit


2003

2004

2005


2003

2004

2005

2006

20 80

20 20

20

20

20

0,2 1,2

0,2 0,3

0,3

0,3

0,3

100

40

20

20

20

1,4

0,5

0,3

0,3

0,3


2003

2004

2005


2003

2004

2005

2006

95 125 220

30 30 60

50 80 130

8 8 15

1,2 1,4 2,6

0,4 0,5 0,9

0,4 0,5 0,9

0,2 0,2 0,4

0,2 0,2 0,4


2003

2004

2005


2003

2004

2005

2006

159 131 118 20 428

125 35 30 20 210

11 55 70

11 38 9

11 3 9

1 2 0,4 0,2 3,6

0,5 1 0,2 0,2 1,9

0,5 1 0,2

136

58

23

1,7

0

0


2003

2004

2005


2003

2004

2005

2006

25 20 319 70 434

25 20 65

0,1 0,1 0,4 0,4 1

0,1 0,1 0,1

75

85

110

75

85

0,1

0,1

0,3

0,1

0,1

0,1 0,4 0,5

8 8 15

Ketenintegratie 16 17 18 19

Projectnummer

20 21 22 23

j j j j


j j j j

Risicokaart Digitale bestemmingsplannen Actief bodembeheer Crisismanagement Subtotaal Activiteit

Digitale democratie Profilering provinciaal bestuur Pilot digitaal spreekuur Dualisering Experiment met elektronisch stemmen/referendum Subtotaal

- 39 -

94 70 164


7.2.2. Interne ICT-thema’s Projectnummer


Activiteit


2003

2004

2005

Afronding implementatie CODA fase 2 (uitbreiding aantal modules, waaronder tijdschrijven en projectenadministratie) Uitbreiding functionaliteit PIMS Verhoging kwaliteit toegankelijkheid provinciale archieven Waarborgen continuïteit DOROS en realiseren koppeling met beleidssystemen DOROS-technisch beheer Uitbreiding functionaliteit Prequest Vooronderzoek wensen/eisen integrale managementinformatie, ontwikkeling en implementatie

118

67

17

17

60 38

60 38

610

190

140

140

80 69 112

20

20

30

70

Verdere uitbouw integrale managementinformatie met behulp van een datawarehouse Selectie en implementatie contractmanagementsysteem Selectie en implementatie e-procurementsysteem Subtotaal

112


2003

2004

2005

2006

0,1 0,1

0,1

Verbeteren bedrijfsvoering en interne organisatie 24

j

25 26

n j

27

j

28 29 30

j n n

31

n

32

n

33

n

Projectnummer


34

n

35 36

n n

37

n

Projectnummer

38 39


n n

Activiteit

Kennismanagement Opzet en uitbouw Belinda (Beleidsinformatiedatabase) Gouden Gids Kennismanagement op Grononet (in- en externe nieuwsgroepen, ondersteuning communities) Betere ontsluiting geo-informatie (zoekmachine, elektronische archivering, web-enabling GIS, koppeling met DOROS) Subtotaal Activiteit

Interne communicatie Vernieuwing Grononet Pilot en implementatie virtueel samenwerken (virtuele projectomgeving) Subtotaal

44 65 1308

30

17

0,5

0,5

0,4 0,2

0,4 0,2

140

0,8

0,4

0,4

20 60 6

20 9 6

0,4 0,1 0,5

0,1

0,1

0,2

0,3

100

6

6

0,5

5

5

5

0,2

0,2

65 268

0,3 3,9

0,3

0,2

2

1,1

0,4

0,3 0,4

2003

2004

2005

2006

0,2

0,2

435

352

254


2003

2004

2005

112

20

80

6

6

0,8

0,4

36 62

25

4 50

4 6

4 6

0,2 0,3

0,2

164

20

100

32

12

0,8

0,4

0,2

0,2

374

65

234

48

28

2,1

1

0,7

0,4

0


2003

2004

2005


2003

2004

2005

2006

161 100

125

12

12

12 100

0,3 0,5

0,3

261

125

12

12

112

0,8

0,3

0

0

- 40 -


0,3

0,5 0,5


7.2.3. Randvoorwaardelijke consequenties Projectnummer


40

n

41

n

42

n

Projectnummer

43 44 45 46 47

Projectnummer

48

Projectnummer

49

Projectnummer

Activiteit

Organisatie Herinrichten werkprocessen binnen de afdeling ICT (implementatie ITIL-processen) Verbeteren functioneren ICT-functie binnen Provincie Groningen Deelname Programma Elektronische Provincies Subtotaal


j n n n n

Activiteit

ICT-infrastructuur (systemen en netwerken) Upgrade Technische Infrastructuur Upgrade softwarepakketten Flexibel werken (flexplekken en telewerken) Vervanging desktop PC’s door laptops Verhogen bandbreedte netwerk Subtotaal


n

Activiteit

Standaardisatiebeleid Formuleren en implementeren ‘Groningse Provinciale Standaard’ Subtotaal


n

Activiteit

Architectuur Uitvoeren architectuurstudie en implementeren aanbevelingen Subtotaal


Activiteit


2003

2004

2005


123

100

8

8

50

50

68 241

34 184

34 42

8


2003

2004

2005

200 150 919 234 250 1753

50 150 375 60 250 885

50

50

50

375 69

56 78

113 27

494

184

190


2003

2004

2005

285

35

250

285

35

250

0


2003

2004

2005

120

100

20

120

100

20

0


2003

2004

140

100

140

100

8

2003

2004

2005

2006

0,5

0,5

0,1

0,1

0,2 0,8

0,1 0,7

0,1 0,1

0

0


2003

2004

2005

2006

0,4 0,3 0,8 0,3 0,2 2

0,1 0,3 0,4 0,1 0,2 1,1

0,1

0,1

0,1

0,4 0,1

0,1

0,6

0,2

0,1


2003

2004

2005

2006

1,2

0,2

1

1,2

0,2

1

0

0


2003

2004

2005

2006

1

0,4

0,2

0,2

0,2

1

0,4

0,2

0,2

0,2

2005


2003

2004

2005

2006

30

10

0,8

0,5

0,2

0,1

30

10

0,8

0,5

0,2

0,1

8

0

0

Informatiebeveiliging 50

n

Opstellen en implementeren informatiebeveiligingsbeleid Subtotaal

Dit leidt tot de volgende raming van de benodigde investeringen de komende jaren. Voor een groot deel van de opgenomen projecten is op de (meerjaren-)begroting al budget gereserveerd. Voor een deel gaat het om nieuwe activiteiten. Hieronder is weergegeven voor welke budgetten nog geen dekking bestaat. Voor de nieuwe activiteiten is bovenop de schatting van de externe kosten een post onvoorzien opgenomen van 25%. Dit wordt voor ICT -projecten als een gebruikelijk percentage beschouwd.

- 41 -

0


Investeringen 2003 - 2005 in kEuro voor Totaal ontwikkeling (externe kosten, inclusief onderhoud)

Raming investeringen 2003 - 2006 Waarvan nog geen dekking in meerjarenbegroting Post onvoorzien (25%) Totaal projectkosten Structureel (onderhoudskosten) Incidenteel

6751 3986 996 7747 1290 6457

2003

2004

2005

2786 1754 439 3224 89 3135

1901 1221 305 2206 183 2024

805 303 76 881 465 416

2006 Beslag op de interne organisatie in FTE 1259 708 177 1436 554 882

25

2003

2004

2005

2006

12

7

2

4

7.3. Structurele extra beheerkosten De extra structurele beheerkosten die deze investeringen met zich mee brengen worden geraamd op: • Applicatiebeheer: 2 FTE structureel extra vanaf 2004. Hierbij gaat het met name om beheerwerkzaamheden die voortvloeien uit de implementaties van een contentmanagement systeem, een zoekmachine, een CRM -systeem (relatiemanagement) en diverse webapplicaties; • Beheer technische infrastructuur: 3 FTE vanaf 2004. Dit zijn extra beheerwerkzaamheden die voortvloeien uit een verhoogde beschikbaarheid van de technische infrastructuur (onder andere in verband met meer flexibel kunnen werken en met de dualisering), upgrade van de technische infrastructuur (onder meer servers) en de uitbreiding van de Internet/intranet actitiveiten; • Helpdesk: 2 FTE structureel vanaf 2005. Onder andere door uitbreiding dienstverlening als gevolg van het meer flexibel werken. De extra structurele kosten voor projectmanagement en advisering door de afdeling ICT worden geraamd op: • Projectmanagement/advisering: 1 FTE structureel extra vanaf 2003. In 2003 is al voorzien in 2 FTE voor projectactiviteiten (boven de formatie). De projectleiders zijn nodig om de in dit ICT-beleidsplan gedefinieerde projecten te kunnen uitvoeren. Om de relatie vanuit de ICT-afdeling naar de rest van de organisatie te managen zijn 'interne accountmanagers' nodig. Om de uitvoering van de projecten aan te sturen en te bewaken zijn een of meerdere programmamanagers nodig. Dit leidt tot een geleidelijke uitbreiding van de formatie van de afdeling ICT van 22,75 FTE (exclusief secretariaat) in 2002 naar circa 30 FTE in 2005.

7.4. Benodigde extra middelen Om tot een goede onderbouwing van de benodigde extra middelen te komen is een rapport opgesteld (Onderbouwing Meerjarenbegroting ICT uitgaven 2003 – 2005), waarin de vaste exploitatiekosten van de afdeling ICT in kaart zijn gebracht en de meerjarenkosten van de voorgestelde projecten nader zijn geanalyseerd. Tevens is in dit rapport een afschrijvingssystematiek voor de technische infrastructuur en applicaties voorgesteld. De uitkomsten van deze exercitie zijn verwerkt in het hierna volgende schema. Doordat in het verleden projecten (en ICT -middelen) uit afdelingskredieten en subsidies zijn gefinancierd is nu een situatie ontstaan dat de vaste exploitatiekosten van de afdeling ICT het beschikbare centrale ICT-budget op de meerjarenbegroting overschrijdt. Dit leidt tot de volgende raming van de benodigde (extra) middelen (in k€) voor de periode 2003 – 2006.

- 42 -


Out-of-pocket * Uitgaven

Totaal

2003

2004

2005

2006

Vaste exploitatiekosten ICT 1) Projecten (zie overzicht projecten) Structurele kosten uit projecten Totaal uitgaven

10.469 6.457 1.290 18.216

2.612 3.135 89 5.836

2.616 2.024 183 4.823

2.621 416 465 3.501

2.621 882 554 4.056

Hiervan: Incidenteel Structureel 2) Totaal uitgaven

6.457 11.760 18.216

3.135 2.701 5.836

2.024 2.799 4.823

416 3.085 3.501

882 3.174 4.056

954

392

218

150

194

Afdelingskredieten (voorheen ICO) ICT-budget out-of-pocket Totaal dekking uitgaven

800 8.152 9.906

200 2.038 2.630

200 2.038 2.456

200 2.038 2.388

200 2.038 2.432

Hiervan: Incidenteel Structureel Totaal dekking uitgaven

954 8.952 9.906

392 2.238 2.630

218 2.238 2.456

150 2.238 2.388

194 2.238 2.432

5.503 2.808

2.743 463

1.806 561

267 847

688 936

Totaal 4.640 8 1.081

2003 1.160 1 47

2004 1.160 5 282

5.721

1.207

1.442

Totaal 5.503 1.081 2.808 9.392

2003 2.743 47 463 3.253

2004 1.806 282 561 2.649

* Dekking Afdelingskredieten t.b.v. projecten (incidenteel) 3)

* Extra krediet 4) Incidenteel Structureel

Personele uitgaven 22,75 FTE exclusief werkplekfinanciering Extra 8 fte (structureel) Extra personeelskosten exclusief werkplekfinanciering (gem. schaal 9) Totaal (personele uitgaven)

Recapitulatie extra dekking : Incidenteel out of pocket Structureel personeelskosten Structureel out of pocket Totaal

2005 2006 1.160 1.160 2 0 376 376 1.536

1.536

2005 2006 267 688 376 376 847 936 1.490 2.000

1) Voor de vaste exploitatiekosten ICT en ICT-budgetten zijn de geraamde kosten gecompenseerd voor BTW: -10,80%. De projecten zijn exclusief BTW. 2) Na 2005 bedragen de structurele uitgaven 4776 kEuro per jaar (3240 kEuro out-of-pocket en 1536 kEuro personele uitgaven). 3) Afdelingskredieten zijn als volgt opgebouwd: Programma en projecten Ruimtelijke plannen Communicatie en Kabinet Ondersteuning PS Milieu en bodemsanering Totaal

2003

2004 2 85 60 90 155 392

4) Prognose overschot op begroting 2002 is 250 kEuro. Dit kan naar 2003 worden overgeheveld. Benodigde extra dekking wordt navenant lager.

- 43 -

2005 2 60 0 75 81 218

2006 2 43 0 85 20 150

2 8 70 94 20 194


Deze middelen worden gefaseeerd (gekoppeld aan de begrotingscyclus op basis van jaarlijkse ICTjaarprogramma's) beschikbaar gesteld op basis van duidelijke tussentijdse ijkmomenten (waarover in de ICTjaarverslagen wordt gerapporteerd).

- 44 -


Bijlage 1. Overzicht geïnterviewden Gedeputeerden provincie Groningen Marc Calon Joop Boertjens Henk Bleker Tonnis Musschenga Medewerkers provincie Groningen Harold Bijmolt Cees Tetteroo Willem Goutier John Berkhout Reinout Schoonbeek Frans Verweij Henk Verschuur Hans Schrikkema Harry de Boer Ron Wardenier Vincent Hendriks Alje van Bolhuis Bert Moorlag Sytske Faber Gea Boerma Annemarie Schipper John Berkhout Erwin Douma Marc Douma Henny Smit Henk Poortinga Harry Huizing Dick Bresser Herman Bloupot Jan Stellema Cor Keegstra Joan Janssens Harry Albers Peter Millenaar Garmt Klinkenberg Rick Sieling

- 45 -


Bijlage 2. Samenstelling stuurgroep Hans Schrikkema Reindert Hoek Fred Hassert Reinout Schoonbeek Henk Verschuur

- 46 -


Bijlage 3. Technologische ontwikkelingen De dominante ontwikkeling op dit moment is de ontwikkeling van het Internet. De grote marktpartijen baseren hun nieuwe informatiesystemen volledig op Internettechnologie en Internetstandaarden. De huidige periode kan het best als een overgangsperiode worden gekenmerkt. Veel van de huidige informatiesystemen zijn niet webgebaseerd en zullen over het algemeen nog vele jaren meegaan. Toch bestaat de vraag om (delen van) deze informatiesystemen via het web te ontsluiten, zodat bijvoorbeeld deze systemen ook vanuit huis toegankelijk kunnen worden gemaakt. Middleware-technologie kan voorzien in het koppelen van uiteenlopende legacysystemen. Een voorbeeld hiervan is Bizztalk (Microsoft). De consequentie s van het klantgericht werken voor de interne bedrijfsvoering van overheidsorganisaties zijn ingrijpend. Klantgericht werken impliceert herontwerp van werkprocessen en herziening van informatiesystemen, relatiebestanden en in- en externe communicatie. Het ‘Een loket op het Internet’ is in wezen alleen maar een extra kanaal – naast de traditionele kanalen persoonlijk contact, brief en telefoon - om contact met de burger te hebben. Voor het goed managen van de communicatie naar burgers via deze verschillende kanalen is centrale beschikbaarheid en eenvoudige toegang tot klantgegevens essentieel. Customer Relationship Management (CRM)-systemen zijn een mogelijk om centraal relatiemanagement te organiseren. Voorbeelden zijn Siebel en Amyyon. Enterprise Resource Planning (ERP)-systemen beantwoorden aan de behoefte van veel bedrijven en overheidsorganisatie aan meer geïntegreerde informatie. In plaats van verschillende systemen voor de financiële administratie, personeelsinformatie, inkoop wordt één geïntegreerd systeem gebruikt. Bekendste voorbeelden zijn SAP, Oracle en PeopleSoft. Voor consumenten gaat het niet zozeer om systemen of hardware, maar staat vooral datgene wat je ermee kunt doen centraal. Dit vereist veel meer aandacht voor informatie en dienstenontwikkeling (content). Veel overheidsorganisaties zijn toegekomen aan een 2e generatie Internetsite en/of intranet. Kenmerkend voor deze 2e fase is naast de ontwikkeling naar meer interactie en transactie de aandacht voor scheiding van vorm en inhoud op de site. Dit laatste betekent in de praktijk een keuze voor een contentmanagementsysteem. Bekende voorbeelden hiervan zijn Smartsite en Tridion. Dergelijke systemen maken het mogelijk het contentbeheer te decentraliseren en de verantwoordelijkheid voor de inhoud bij de inhoudelijk deskundigen in de organisatie neer te leggen. Kennismanagement en intranet wordt door veel overheidsorganisaties gezien als een middel om slagvaardiger te reageren op de buitenwereld. Hierbij kan onder andere gedacht worden aan het beantwoorden van vragen van de Tweede Kamer of Provinciale Staten. Voor veel overheden is dit een zenuwslopend proces, waarbij vele onderdelen van de ambtelijke organisatie betrokken zijn om tot een zo volledig mogelijk antwoord van de gestelde vraag te komen. De deadlines voor het beantwoorden van de vragen zijn krap en worden niet graag overschreden. Kennismanagement is een middel om snel de benodigde informatie en betrokken personen boven water te krijgen. Sterk in opkomst binnen overheidsorganisaties is op dit moment de aandacht voor mogelijkheden van organisatie- en disciplineoverschrijdende samenwerking. Virtueel samenwerken kan hierbij ondersteunend zijn. Steeds vaker zullen overheidsmedewerkers in wisselende projectgroepen, vaak interdepartementaal met elkaar moeten samenwerken. Internettechnologie ondersteunt deze projectgroepen door een discussieruimte te bieden, een gemeenschappelijk digitaal archief, takenlijsten en workflowmogelijkheden. Voorbeelden zijn QuickPlace (IBM/Lotus), Livelink (Open Text) en E-room (E-room technologie).

- 47 -


Informatie en dienstverlening zal meer gedifferentieerd en op maat aangeboden worden door profilering (verschillende doelgroepen) en personalisatie (de mogelijkheid om vorm en inhoud als gebruiker te bepalen). Portalsoftware en geavanceerde zoekmachines voorzien hierin. Voorbeelden zijn ... (Sun) en Oracle Portal. Dergelijke systemen bieden tevens de mogelijkheid van één ingang (een loket) en eenmalig inloggen (single sign on) toegang tot achterliggende applicaties, informatie en diensten te bieden. Naarmate het aantal applicaties en informatiesystemen en de onderlinge afhankelijkheid toeneemt, neemt het belang van architectuur toe. Om het verschijnsel van eilandautomatisering, een wildgroei aan applicaties en de daarbij behorende spaghettistructuren tegen te gaan is een gedegen geïntegreerde architectuur nodig op basis waarvan keuzes voor nieuwe systemen kunnen worden gebaseerd.

- 48 -


Bijlage 4. Groeipad elektronische overheid Zowel bij bedrijven als bij overheidsorganisaties (e-business/e-government) is de inzet van webtechnologie voor de ondersteuning van bedrijfprocessen gemeengoed aan het worden. Het onderzoeksbureau Gartner onderscheid de volgende 4 stappen voor de overgang van overheidsorganisaties naar elektronische overheidsorganisaties:

Ontwikkelingsfasen naar de elektronische overheid Transactie Authenticatie Interactie

Transformatie Integrale dienstverlening

Self service E-mail

Ketenintegratie

Databases

Elektronisch aanbesteden

Kennismanagement

Multichannel

Aanwezigheid Informatie op website

Zoekmachines

Links met legacy systemen

Veranderende relaties naar burgers, bedrijven en mede-overheden Architectuur

Relatiebeheer

Tijd

Figuur 7. Ontwikkelingsfasen naar de elektronische overheid. Fase 1: Aanwezigheid De organisatie biedt een breed publiek digitaal informatie aan in de vorm van tekst. Iedere afdeling kan informatie op de site zetten. Het gaat om eenrichtingsverkeer met statische informatie. Via de site heeft de klant/de bezoeker geen contact met de organisatie, hooguit voor het aanvragen van aanvullende informatie. Het aandachtspunt in deze fase is het actueel houden van de informatie op de site. Mits goed toegepast komt de doelgroepgerichte communicatie via dit medium tot zijn recht. Voordelen voor de gebruikers zijn de uniformiteit en de snelheid van de informatie. Bovendien zijn informatieproductie en -consumptie onafhankelijk van tijd en plaats, wat de effectiviteit verhoogt. Fase 2: Interactie Initiator van de communicatie kan nu nadrukkelijk ook de klant/de bezoeker zijn. Naast telefoon, post en persoonlijk contact kan de klant nu ook digitaal vragen stellen en reageren op enquêtes en voorstellen. De klant wordt de kans geboden om in contact te komen met de back office. Belangrijke winst is te behalen door de tweerichtingscommunicatie van het Internet te gaan benutten. Deze winst wordt zichtbaar in de verbetering van het imago rond toegankelijkheid en klantvriendelijkheid van de overheidsorganisatie. De communicatie wordt meer open(baar) en vraagt om aanpassing van de werkwijze van de medewerkers. Duidelijke procedures en afspraken over de afhandeling van de vragen en antwoorden en de snelheid van reageren zijn nodig. Verder kan de integratie met postregistratiesystemen en workflowsystemen zorgen voor de integratie van de ‘Internetvraag’ in het primaire proces van de organisatie.

- 49 -


Fase 3: Transactie De verdere doorgroeirichting ligt op het terrein van verwerken van transacties. Het Internet wordt dan gekoppeld aan interne transactieverwerkende componenten. De ontwikkelingen liggen enerzijds bij de koppeling van de Internetsite aan bestaande interne systemen (back office ondersteund met intranet) en anderzijds bij de koppeling aan systemen bij partnerorganisaties of organisaties in een overheidsketen. Daarmee kan men de gecombineerde vraag van de gebruiker via één-loket afhandelen. De meest geavanceerde ontwikkeling hierbij is het volledig afhandelen van een klantvraag zonder tussenkomst van derden (ambtenaar). De ambtenaar handelt in dit gevorderde stadium van de site bijvoorbeeld enkel nog de uitzonderingsgevallen af. Teneinde intern snelheid en efficiëntie te creëren bij de onderlinge uitwisseling van informatie (om actueel te blijven en snelheid in de dienstverlening te realiseren) is het noodzakelijk om deze situatie te ondersteunen met een intranet. Het intranet is dan een belangrijk instrument geworden voor kennisuitwisseling en -ontsluiting. Dit brengt echter met zich mee dat vragen direct de organisatie binnenkomen. Dit vereist een regisserende rol van ambtenaren om kennis vanuit de organisatie te mobiliseren om de gevraagde dienst in te kunnen vullen. Impliciet stapt men af van een hiërarchische structuur naar een virtuele structuur in de organisatie. Fase 4: Transformatie De eerste drie fasen kunnen een evolutionaire ontwikkeling doormaken. In de vierde fase is veel meer sprake van een revolutie. In deze fase is sprake van het opnieuw ontwerpen en vormgeven van processen en relaties van de overheidsorganisatie. Er is de Nederlandse overheid veel aan gelegen wat betreft het gebruik van webtechnologie zelf het goede voorbeeld te geven. Alle departementen en provincies zijn op het Internet aanwezig en de laatste 30% van de gemeenten in Nederland die dit nog niet zijn, zijn met een inhaalslag bezig.

- 50 -


Bijlage 5. Architectuur Een architectuur is de beschrijving en visualisatie van een structuur, zijn elementen en de samenhang en interrelaties tussen deze elementen, op een gegeven beschouwingniveau, gericht op de informatievoorziening. De architectuur legt de relatie tussen enerzijds behoeften, randvoorwaarden, eisen en wensen en anderzijds de uitvoerbaarheid. Aan de architectuur worden specifieke eisen gesteld. Waar de bouwkundig architect op zeker moment een object oplevert, daar is en blijft een groot gedeelte van het inrichten van de informatievoorziening een dynamisch proces. Een organisatie en zijn omgeving zijn nu eenmaal ook voortdurend in beweging. De organisatie groeit, het aantal medewerkers neemt toe, de wensen en behoeften van klanten veranderen, het producten- en dienstenpakket wijzigt, er komen meer en nieuwe technologische mogelijkheden. Met betrekking tot een architectuur, is het zaak om een raamwerk te ontwikkelen dat qua structuur stabiel en duurzaam is. Dit raamwerk moet eenvoudig te operationaliseren zijn, door prioriteiten, korte en lange termijn ontwikkelingen er op te projecteren en op consequenties te beoordelen. De architectuur dient daarmee te beantwoorden aan een eis met betrekking tot structurele kwaliteitsverbetering. Anderzijds vormt de architectuur een inhoudelijk instrument voor o.m. besluitvormers. Bewustzijn, vermogen tot toepassing, toepassingsbereidheid zijn daarmee tevens essentiële aspecten van een architectuurtraject. Het proces aspect bepaalt het belang van (de wijze van) communicatie en stelt daarmee aan een architectuurtraject eisen ten aanzien van communicatie en committment. Uitgangspunt voor CGE&Y is altijd dat de opdrachtgever echt eigenaar wordt van de architectuur. Met de opdrachtgever wordt het doel van de architectuur bepaald en de invulling van de architectuur is afgestemd op dit doel. De op te leveren architectuur is van en voor de opdrachtgevend organisatie, en hanteerbaar voor de verschillende stakeholders. Het verkrijgen van draagvlak voor een architectuur zal in alle benodigde geledingen van een organisatie moeten worden behaald. Geen ivoren torens. Een werkende architectuur heeft het commitment van zowel het top management als van het lijnmanagement en de betrokken ICT medewerkers. Voor dit brede commitment is het noodzakelijk dat de architectuur praktisch en uitvoerbaar is. Architectuur moet ook in al haar aspecten consistent en volledig zijn. Niet volledig in de zin van tot in de laatste details, maar in de zin van binnen het beschouwde domein alles dekkend. Met een architectuur kan en moet de kosten/baten balans voor de informatievoorziening belangrijk verbeteren en de toegevoegde waarde van projecten zichtbaar worden.

- 51 -


Een architectuur is geen doel op zich, maar een middel. Met behulp van een architectuurontwerp is het mogelijk om: • Met behoud van de reeds gedane investering op het gebied van informatievoorziening zich als organisatie verder te ontwikkelen; • De structuur en samenhang van de informatievoorziening vast te stellen; • Inzicht te verkrijgen in de functionaliteit die door informatievoorziening geboden wordt; • Planningen en kaders voor migratie en realisatie op te stellen; • Prioriteiten vast te stellen; • Koop/maak discussies te voeren; • Een stuurmiddel te verkrijgen (en te hanteren), waardoor toetsing van lopende en geplande ontwikkelingen mogelijk is; • Te communiceren over de informatievoorziening.

Analyse van bedrijfskundige- en omgevingsfactoren alsmede van de verschillende vormen van Beleiden Strategie; formulering van eisen aan de informatievoorziening

Inventarisaties Inventarisaties Domein Domein en en omgeving omgeving

O r g a n i s a t i e i n V e r a n d e r i n g

Transformatie van uitgangspunten en doelstellingen i n uitgangspunten e n beoogde toegevoegde waarde van de architecturen

Architectuur Principes

C o m m u n i c a t i e

Business Business

Information Information systems

Information Information Knowledge

Technology Technology

O

Het opstellen van de Architecturen en daarbij behorende Architectuurelementen die tezamen d e doelstellingen e n het beoogd effect ondersteunen

Met behulp van het instrument ‘Architectuur’ kan een passend veranderen implementatieplan worden opgesteld e n worden gerealiseerd

Implementatie Systeem Ontwikkeling

O n d e r h o u d

ERP Implementie Organisatie Verandering

Een Architectuur is een instrument, slechts toepasbaar in samenhang en evenwicht Een Architectuur is een instrument, slechts toepasbaar in samenhang en evenwicht met metde deKlantorganisatie Klantorganisatieen endaartoe daartoebehorende behorendesituationele situationeleaspecten aspecten. .

Figuur 8. Visie CGE&Y op architectuur CGE&Y heeft het IAF (Integrated Architecture Framework) ontwikkeld. Het IAF raamwerk borgt een passende relatie tussen inhoud en proces. Denk hierbij aan beide bovengenoemde aspecten: enerzijds kwaliteit, uitgaande van de specifieke, veelal inhoudelijke uitgangspunten en eisen, anderzijds visualisatie, communicatie, committment en involv ement als onderdeel van het traject. IAF omvat inhoudelijk een groot raamwerk van modellen en technieken waar, afhankelijk van de klantsituatie, delen uit worden gebruikt om een maatoplossing voor de klant te realiseren.

- 52 -

Strategisch ICT-beleidsplan Provincie Groningen. Strategisch ICT-beleidsplan. provincie Groningen - 1 -

Recommend Documents