Trouwen op locatie Gemeente Bladel
Afd. Centrale Balie April 2012
Inleiding Op landelijk niveau is het fenomeen “trouwen op locatie”volop in beweging. Steeds meer gemeenten gaan over tot verruiming van het aantal locaties waar getrouwd kan worden. Ook in de gemeente Bladel willen we inspelen op de behoefte van de burger. Het is daarom aan te bevelen om elk bruidspaar ruimte te geven voor een trouwlocatie naar eigen keuze. Waar in deze notitie wordt gesproken over een huwelijk of bruidspaar kan ook worden gelezen een geregistreerd partnerschap of aanstaande partners.
1. Aanleiding /probleemstelling De afgelopen tijd heeft de afdeling Centrale Balie een aantal verzoeken gekregen om naast het gemeentehuis andere locaties aan te wijzen voor het voltrekken van huwelijken. Ook is er een verzoek gekomen van Landgoed De Biestheuvel en van het Lodewijkskerkje aan de van Dissellaan in Bladel om hun locatie aan te wijzen als trouwlocatie. Door mogelijkheden te scheppen om in principe elke locatie te kunnen aanwijzen als trouwlocatie is het niet nodig om vaste locaties, anders dan het gemeentehuis, aan te wijzen als trouwlocatie.In deze notitie zullen criteria worden opgesteld om aangevraagde locaties te kunnen beoordelen en wordt een werkwijze aangegeven. Het doel van de notitie is om duidelijk te maken onder welke voorwaarden de huwelijksceremonie op locatie in de gemeente Bladel kan plaatsvinden. Deze notitie handelt niet over festiviteiten en activiteiten die zich buiten de ceremonie afspelen. Deze vallen niet onder de verantwoordelijkheid van de gemeente Bladel. In de notitie worden doelen en afbakening opgenomen.
2. Criteria aan trouwlocaties In art. 1:63 van het Burgerlijk Wetboek staat dat het huwelijk voltrokken wordt in aanwezigheid van minimaal twee en ten hoogste vier meerderjarige getuigen in het openbaar en in het gemeentehuis ten overstaan van de ambtenaar van de burgerlijke stand. Trouwen mag dus niet overal maar slechts op die plaatsen die zijn aangewezen als huis der gemeente waar huwelijksvoltrekkingen kunnen plaatsvinden. Bij het aanwijzen van trouwlocaties moeten heldere en objectieve criteria als uitgangspunt dienen. Als het gaat om trouwlocaties staan de begrippen veiligheid en openbaarheid centraal. Bovendien moet een trouwlocatie representatief zijn. 2.1. Veiligheid Alle gebouwen dienen te voldoen aan de normen op het gebied van brandveiligheid. Op het moment dat er meer dan 50 personen in een pand verblijven is een gebruikersmelding nodig. 2.2. Openbaarheid Uit art 1:63 BW blijkt dat een huwelijk wordt voltrokken in openbaarheid. Openbaarheid betekent dat ook niet genodigden toegang hebben tot de huwelijksplechtigheid. 2.3 .Representatief en toegankelijkheid. De locatie dient representatief te zijn als huis der gemeente, passen bij de ceremonie van een huwelijk. Hieronder verstaan we een ruimte die schoon, opgeruimd en goed onderhouden is. 3. Kaders De van toepassing zijnde juridische wetsartikelen zijn: - Artikel 63 Boek 1 Burgerlijk Wetboek - Artikel 64 Boek 1 Burgerlijk Wetboek - Artikel 1, lid 1 van het Besluit burgerlijke stand 1994 - Artikel 5, van de Wet rechten burgerlijke stand - Artikel 147, lid 2 Gemeentewet - De van toepassing zijnde gemeentelijke kaders met betrekking tot de algemene en bijzondere voorwaarden; zie bijlage 1
4. Delegeren en mandaat bevoegdheid Het aanwijzen van ‘het huis der gemeente’ is in beginsel een bevoegdheid van de gemeenteraad. Ingevolge de Gemeentewet kan de raad deze bevoegdheid delegeren aan het college van burgemeester en wethouders. De gemeenteraad stelt de kaders. Om adequaat te kunnen inspelen op verzoeken tot aanwijzing wordt voorgesteld om de bevoegdheid aan het college van burgemeester en wethouders te delegeren. Delegeren van deze bevoegdheid aan het hoofd afdeling centrale Balie/KCC is toegestaan en gewenst. De doorlooptijd die is gemoeid met het aanwijzen van een locatie als huis der gemeente zal hierdoor aanzienlijk worden verkort. Er kan efficiënt en daadkrachtig worden ingespeeld op de wensen en behoeften van de burger. Dit bevordert de klantvriendelijkheid.
5. Procedure en uitvoering
5.1 Verzoek wordt gedaan door het a.s. bruidspaar. Zie bijlage 4 Het verzoek moet schriftelijk worden ingediend bij het hoofd van de afdeling Centrale Balie/ KCC. Het vooronderzoek zal plaatsvinden door de medewerker backoffice burgerzaken, waarbij de algemene en bijzondere voorwaarden in acht zullen worden genomen. (bijlage 1) Bij een huwelijksvoltrekking waar meer dan 50 personen aanwezig zijn moet worden voldaan aan de voorwaarden voor brandveiligheid. Hiervoor is een gebruikersmelding verplicht. Verzoeken van een bruidspaar worden alleen in behandeling genomen als er een aanvraag of instemmingsverklaring van de eigenaar of beheerder van de locatie is bijgesloten. Voor de toetsing of de huwelijkslocatie voldoet aan de voorwaarden wordt gebruik gemaakt van 2 documenten: 1. Aanvraagformulier “trouwen op locatie” en: 2. Een overeenkomst “voltrekken huwelijk/partnerschap op locatie”. De beoordeling in hoeverre de huwelijkslocatie voldoet aan de criteria is opgedragen aan de medewerkers backoffice burgerzaken en de gemeentebode. Het hoofd van de afdeling Centrale Balie/ KCC beslist binnen drie weken op het verzoek.
6. Taken 6.1. Taak college van B&W / afdeling Centrale Balie/ KCC De bemoeienis van de gemeente beperkt zich uitsluitend tot de beoordeling van het locatieverzoek en de huwelijksvoltrekking zelf. Als de locatie geschikt wordt bevonden, zullen betrokken partijen worden verzocht een overeenkomst te tekenen waarin de belangrijkste afspraken worden vastgelegd en de gemeente wordt gevrijwaard van (schade)aanspraken als gevolg van de huwelijksvoltrekking op de externe locatie. Een aanwijzingsbesluit zal genomen worden door het hoofd van de afdeling Centrale Balie/ KCC namens het college. Alle voorwaarden en afspraken worden vastgelegd in een overeenkomst die wordt getekend door het aanstaande echtpaar, de eigenaar-beheerder van de trouwlocatie en het hoofd van de afdeling Centrale Balie/ KCC. 6.2 Taak buitengewoon ambtenaar van de burgelijke stand (babs) De babs voltrekt het huwelijk. 6.3 Taak bodes De gemeentebode onderzoekt de locatie en geeft toestemming bij geschiktheid of wijst af bij ongeschiktheid. De gemeentebode is ondersteunend aan de babs en namens de gemeente een aanspreekpunt voor het bruidspaar en hun gasten. Namens de gemeente is de gemeentebode in samenspraak met de babs verantwoordelijk voor een goed verloop van de huwelijksceremonie.
7. Dagen en tijden voltrekken van een huwelijk Dagen en tijden voor trouwen op locatie zijn gelijkgesteld met de mogelijke dagen en tijden van trouwen in het gemeentehuis. Kosteloos trouwen op maandag om 09.00 uur en 09.30 uur kan uitsluitend in het gemeentehuis. Trouwen op locatie is mogelijk op de volgende dagen en tijden: Maandag tussen 10.00 uur en 16.00 uur Dinsdag t/m zaterdag tussen 10.00 uur en 16.00 uur.
8. Financiële aspecten De tarieven voor huwelijken op aangewezen externe locaties worden gelijkgesteld met de geldende tarieven voor trouwen in het gemeentehuis. Er is nauwelijks sprake van extra kosten. De trouwzaal in het gemeentehuis hoeft niet gereed gemaakt te worden voor een huwelijk hetgeen arbeidskosten bespaart. Daar staat tegenover dat de gemeentebode reistijd nodig heeft om zich te begeven naar de trouwlocatie. Omdat ter plaatse door de gemeentebode een onderzoek wordt gedaan naar de geschiktheid van de locatie wordt hiervoor een bedrag van € 75,00 opgenomen in de legesverordening. De BABSEN kunnen eventueel beroep doen op reiskostenvergoeding.
9. Communicatie Informatie over uitbreiding van huwelijklocaties zal bekend worden gemaakt op de gemeentelijke website en in de Lantaarn.
Bijlage 1: Richtlijnen en wettelijke kaders voor het aanwijzen van huwelijkslocaties Algemene voorwaarden - De locatie dient zich te bevinden binnen de grenzen van de gemeente Bladel - De locatie dient te voldoen aan eisen in het belang van de brandveiligheid en er mag geen overlast veroorzaakt worden. Bij een huwelijkvoltrekking waar meer dan 50 personen aanwezig zijn moet een gebruikersmelding worden gedaan. - De locatie moet voldoen aan het openbaarheidcriterium. De ruimte waar het huwelijk gaat plaatsvinden moet geschikt zijn voor de te verwachten genodigden en niet genodigden. Openbaarheid wil dus ook zeggen dat iedereen die bij de huwelijksvoltrekking aanwezig wil zijn moet worden toegelaten. - De aanwijzing mag niet leiden tot strijd met de openbare orde of goede zeden en de locatie moet representatief zijn. - De locatie moet een gebouw zijn, hieronder wordt tevens verstaan een ruimte in de openlucht met degelijke overkapping. Voorwaarde is dat er bij slecht weer uitgeweken kan worden naar een gebouw om de veiligheid van de aanwezigen en de trouwambtenaar te waarborgen. De aanvrager blijft verantwoordelijk voor de gehele gang van zaken. - Het is niet toegestaan om een huwelijk te voltrekken tegelijkertijd met de inzegening van het huwelijk door een kerk-of geloofgemeenschap - De kosten voor het gebruik van de huwelijkslocatie zijn voor rekening van de aanvrager Bijzondere voorwaarden - De babs moet zijn/haar werk ongestoord kunnen verrichten. Er dient een afsluitbare kleedruimte beschikbaar te zijn. - De locatie is toegankelijk voor minder valide bezoekers, voldoende verlicht en verwarmd. - Aanwezig: garderobe, toilet, zitplaats voor de ambtenaar, bruidspaar en gasten, een tafel voor het ondertekenen van de akte. - Aanwijzing leidt niet tot enige verantwoordelijkheid van de gemeente voor de inrichting en verzorging van de locatie. - Het verzoek om een locatie als huwelijkslocatie aan te wijzen kan tot 10 weken voor de huwelijksdatum worden ingediend. - De gemeente zal zorgdragen voor een ambtenaar van de burgerlijke stand , een bode en voor retournering in goede staat van de huwelijksakte op het gemeentehuis direct na de huwelijkvoltrekking. - De rechten en plichten voortvloeiende uit de overeenkomst met de bestaande locaties moeten worden gegarandeerd en nagekomen. - De verzoeker en de gemeente leggen in een overeenkomst de gemaakte afspraken vast,waarin de wettelijke bepalingen in acht zijn genomen. - Het niet voldoen aan de voorwaarden en afspraken kan een reden zijn om de voltrekking van het huwelijk of partnerschapregistratie niet op de overeengekomen tijd en locatie te laten plaatsvinden en kan leiden tot het vervallen van de overeenkomst. - Activiteiten en/of festiviteiten buiten de huwelijksceremonie vallen niet onder verantwoordelijkheid van de gemeente Bladel. - De ruimte dient voor ieder paar dat daarom verzoekt beschikbaar te zijn, ongeacht de levensovertuiging, religie of seksuele geaardheid. - In de als trouwzaal bestemde ruimte mag niet worden gerookt en geen alcoholhoudende dranken wordt genuttigd.
Bijlage 2 Indienen verzoek en uitvoering Verzoek door bruidspaar - Aanstaande bruidsparen dienen samen eventueel met een instemmingverklaring van de eigenaarbeheerder van de gewenste trouwlocatie een schriftelijk, ondertekend verzoek in bij de medewerker backoffice burgerzaken. - Bruidsparen dienen zelf van tevoren overeenstemming te hebben bereikt met de eigenaarbeheerder van de gewenste locatie over hun wensen rondom de huwelijkvoltrekking op de externe locatie en het voor hen geldend tarief. - De rol van de gemeente beperkt zich uitsluitend tot de beoordeling van het locatieverzoek en de huwelijksvoltrekking zelf. - Indien de locatie voldoet aan alle voorwaarden, wordt een aanwijzingsbesluit genomen door het hoofd van de afdeling Centrale Balie/ KCC namens het college. - Alle voorwaarden en afspraken worden vastgelegd in een overeenkomst die wordt getekend door het a.s. bruidspaar, eventueel de eigenaar-beheerder van de trouwlocatie en het hoofd van de afdeling Centrale Balie/ KCC. Verzoek door de ondernemer - De eigenaar-beheerder van de gewenste trouwlocatie dient een schriftelijk, ondertekend verzoek in bij de medewerkers backoffice burgerzaken. - De rol van de gemeente beperkt zich uitsluitend tot de beoordeling van het locatieverzoek en de huwelijkvoltrekking zelf. - Indien de locatie voldoet aan alle voorwaarden, wordt een aanwijzingsbesluit genomen door het hoofd van de afdeling Centrale Balie/ KCC namens het college. - Alle voorwaarden en afspraken wordt vastgelegd in een overeenkomst die wordt getekend door de eigenaar-beheerder van de trouwlocatie, het bruidspaar en het hoofd van de afdeling Centrale Balie/ KCC. - Kosten voor het gebruik van de locatie worden rechtstreeks door de ondernemer-eigenaar aan het bruidspaar in rekening gebracht en staan los van de leges die de gemeente Bladel in rekening brengt voor het voltrekken van het huwelijk.
Bijlage 3 Wettelijke kaders Artikel 63 Burgerlijk Wetboek, Boek 1 Een huwelijk wordt in tegenwoordigheid van ten minste twee en ten hoogste vier meerderjarige getuigen in het openbaar in het gemeentehuis voltrokken ten overstaan van de ambtenaar van de burgerlijke stand van: a. de woonplaats van één der partijen ten tijde van de datum van de akte van huwelijksaangifte, of b. b.’s-Gravenhage , in het geval bedoeld in artikel 43, eerste lid, tweede zin, van dit boek, of c. de bij de huwelijksaangifte aangewezen gemeente. Artikel 64 Burgerlijk Wetboek, Boek 1 Indien een der partijen uit hoofde van een behoorlijk bewezen wettig beletsel verhinderd wordt zich naar het gemeentehuis te begeven, kan het huwelijk worden voltrokken in een bijzonder huis binnen dezelfde gemeente, mits dit in tegenwoordigheid van zes meerderjarige getuigen geschiedt. Op het moment dat een locatie wordt aangewezen als trouwlocatie betreft het dus geen “bijzonder huis”en daardoor treedt artikel 63 in werking voor wat betreft het aantal getuigen. Artikel 1,lid 1 Besluit burgerlijke stand 1994 1. De ambtenaar van de burgerlijke stand en de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand verrichten hun ambtsbezighden in het gemeentehuis. Artikel 5, Wet rechten burgerlijke stand 1. Het lokaal, in het huis der gemeente voor de huwelijksvoltrekking, registratie van een partnerschap of omzetting van een geregistreerd partnerschap bestemd, wordt door het college van burgemeester en wethouders beschikbaar gesteld. 2. Voor huwelijkssluiting, registratie van een partnerschap of omzetting van een geregistreerd partnerschap, op andere tijd of andere wijze dan waarop zij ingevolge het voorschrift van het voorgaande artikel kosteloos plaats heeft, kan door de gemeente een recht worden geheven als bedoeld in artikel 229 van de Gemeentewet. Artikel 108, lid 1 Gemeentewet De bevoegdheid tot regeling en bestuur inzake de huishouding van de gemeente wordt aan het gemeentebestuur overgelaten. Artikel 147, lid 2 Gemeentewet De overige bevoegdheden, bedoeld in artikel 108, eerste lid, berusten bij de raad.
Bijlage 4 Verzoek/aanvraag Gemeente Bladel Aanvraagformulier trouwen op locatie AANVRAAG TOT AANWIJZING VAN EEN LOCATIE ALS “HUIS DER GEMEENTE”VOOR EEN HUWELIJKSVOLTREKKING OF PARTNERSCHAPSREGISTRATIE IN DE GEMEENTE BLADEL Het aanstaande bruidspaar of de aanstaande partners: Naam:……………………………………………………………………………………………………………………… Voornamen:……………………………………………………………………………………………………………….. Adres:………………………………………………………………………………………………………………………. Postcode en woonplaats:………………………………………………………………………………………………… Telefoon:…………………………………………………………………………………………………………………… E.mail:……………………………………………………………………………………………………………………… EN Naam:……………………………………………………………………………………………………………………… Voornamen:……………………………………………………………………………………………………………….. Adres:………………………………………………………………………………………………………………………. Postcode en woonplaats:………………………………………………………………………………………………… Telefoon:…………………………………………………………………………………………………………………… E.mail………………………………………………………………………………………………………………………. Verzoeken het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bladel voor de duur van hun huwelijksvoltrekking respectievelijk partnerschapsregistratie de navolgende locatie aan te wijzen als tijdelijk huis der gemeente. Naam locatie:……………………………………………………………………………………………………………… Adres locatie:……………………………………………………………………………………………………………… Plaats locatie:……………………………………………………………………………………………………………... Telefoon locatie:…………………………………………………………………………………………………………... Het huwelijk/geregistreerd partnerschap zal worden gesloten in de hiervoor genoemde locatie op (datum)…………………………………………………………………………………………………………………….. De locatie is voor de plechtigheid beschikbaar van:…………….uur tot………………………………….uur (maximale duur aanwijzing bedraagt twee uur). De plechtigheid zal plaatsvinden om:……………………………uur(exact tijdstip vermelden) Het verwachte aantal gasten gedurende de plechtigheid bedraagt:……………………………………………… De ambtenaar van de burgerlijke stand is:………………………………………………………………………….. (naam wordt ingevuld door de gemeente)
Ondergetekenden hebben kennis genomen van de voorwaarden bij aanwijzing van een locatie voor de voltrekking van een huwelijk of partnerschapsregistratie. Plaats, datum:…………………………………………………………………………………………………………….. Handtekening beide partners: ………………………………………………
………………………………………………………………
De beheerder-eigenaar op de locatie, voor akkoord: Naam :-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Handtekening………………………………………………………………………………………………………………
Dit formulier svp volledig ingevuld en ondertekend sturen naar: Gemeente Bladel t.a.v.afdeling Centrale Balie/ KCC Postbus 11 5530 AA Bladel
Bijlage 5 OVEREENKOMST VOLTREKKEN HUWELIJK/PARTNERSCHAPSREGISTRATIE OP LOCATIE Ondergetekenden: De gemeente Bladel, vertegenwoordigd door hoofd afdeling Centrale Balie/KCC, De beheerder/eigenaar van de locatie: Het aanstaande bruidspaar/geregistreerde partners: Naam en voorletters partner: Geboren op: Adres/woonplaats: En: Naam en voorletters partner: Geboren op: Adres/woonplaats: Overwegende dat het a.s. bruidspaar heeft gekozen voor een huwelijksvoltrekking in de hierna genoemde locatie: -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Hebben besloten als volgt: 1. Het huwelijk zal worden voltrokken in de hiervoor genoemde locatie op………………………………………... De locatie is voor deze gelegenheid beschikbaar van ……….uur tot………….uur 2. De beheerder stelt de locatie voor de duur van de huwelijksvoltrekking ter beschikking aan de gemeente. De wijze van gebruik tijdens de huwelijkssluiting wordt bepaald door de gemeente. Gedurende deze periode heeft de locatie de status van huis der gemeente/openbaar gebouw. 3. De locatie dient voor de duur van de huwelijkssluiting voor een ieder vrij bereikbaar en toegankelijk te zijn. 4. Voor de inrichting en aankleding van de locatie is het bruidpaar/eigenaar-beheerder verantwoordelijk. De Aanpassing van de locatie vindt plaats in overleg met het bruidspaar/eigenaar-beheerder en gemeentebode. 5. De locatie mag niet in strijd zijn met de openbare orde en zal door de gemeente worden getoetst op inrichting en aankleding. 6. De beheerder van de huwelijkslocatie moet gedurende de huwelijksvoltrekking “stand-by” zijn als aanspreekpunt voor de (buitengewoon)ambtenaar van de burgerlijke stand of de gemeentebode. Er moeten vooraf afspraken worden gemaakt voor evt.calamiteiten 7. Er moet een afsluitbare voorziening aanwezig zijn voor de spullen van de (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand en van de gemeentebode. 8. Het niet voldoen aan de voorgaande bepalingen kan voor de gemeente reden zijn de huwelijksvoltrekking niet op overeengekomen tijd en locatie te laten plaatsvinden. 9. Voor huwelijksvoltrekking in dit contract mag ook worden gelezen geregistreerd partnerschap. 10.Zowel het bruidspaar als eigenaar van de locatie kunnen geen claim indienen als schade is toegebracht als gevolg van het gebruik door partners van de locatie. Aldus overeengekomen in de gemeente Bladel op:……………………………………………….(datum)
Handtekening eigenaar-beheerder locatie:………………………………….
Handtekening bruidspaar:………………………………….
…………………………………….
Handtekening vertegenwoordiger gemeente Bladel:…………………………………………….
