Transitieplan I&A Drechtsteden

Transitieplan I&A Drechtsteden SCD Versie 28-02-2013 Versie 3.0

Transitieplan-I&A Drechtsteden 28 februari 2013

1

1.

Inleiding

1.1

Achtergrond en aanleiding

Het Shared Servicecentrum Drechtsteden (verder te noemen SCD) en de regionale I&A-functie bestaan sinds 2008. De I&A-functie omvat het geheel van taken, verantwoordelijkheden, afspraken en functionele (software) en technische onderdelen (hardware en infrastructuur) die moeten worden uitgevoerd en bestaan om de informatisering en automatisering vorm te geven, zowel bij het SCD, de GRD als de deelnemers. Op basis van destijds afgesproken uitgangspunten is het SCD bij de start praktisch (met een bigbang) aan de slag gegaan en is werkende weg invulling gaan geven aan de opdracht voor het shared concept voor delen van de I&A-functie op basis van een aantal uitgangspunten: • • • • • • • •

Continuïteit en kwaliteit garanderen voor deelnemende klantorganisaties Best in Class Management Applicatieportfolio terugmanagen Convergentie kernapplicaties Bedrijfsapplicaties blijven bij klantorganisaties zelf Kaderstelling die leidt tot uniformering aan acteren klantzijde (geen breed gesorteerde supermarkt maar standaard productencatalogus) Personeel dat weerbaar is (klantgericht en niet klantgezwicht) Daarbij diende en dient effectiviteit & efficiency nagestreefd te worden door: • Schaalvergroting daar waar mogelijk toe te passen (deze is onmiddellijk ingeboekt) • Op basis van benchmarking en daaruit resulterende bestpractices een budget te bepalen. Bij de start van het SCD is het budget voor het SCD met circa 20% gekort. Voor de afdeling SCD-ICT is daarna in 2009 extra budget gevraagd en verkregen vanwege tekort aan personeel en de veel grotere migratie-inspanning dan verwacht (door o.a. meer werkplekken en applicaties) • Het toepassen van het sharing concept (het delen van systemen maakt het geheel goedkoper op termijn) en uniformering van applicaties en systeemgebruik (zg. consolidatietrajecten)

Inmiddels zijn veel ervaringen opgedaan, is er een uitgevoerde evaluatie door PwC, een Realisatieplan en diverse analyses (zoals een conceptaudit op delen van de technische infrastructuur en enkele computertoepassingen) en memo’s over actuele uitdagingen beschikbaar. De I&A-functie staat nu waar het staat en in het licht van de destijds gekozen uitgangspunten zeker niet onverdienstelijk. Landelijk was en is het SCD een positief voorbeeld waar vaak naar wordt verwezen en gekeken. Noemenswaardig vanuit het oogpunt van de I&A-functie, is de centralisatie van de meeste I&A-taken bij het SCD vanuit de lokale gemeenten, het ontstaan van Grid 1.0, het terugdringen van het aantal applicaties van ca. 4.300 naar ca. 1.100, een ingericht rekencentrum en een regionale projectportfolio. Niet alleen lokaal maar ook landelijk hebben de Drechtsteden daar een positief ‘aanzien’ mee gekregen. Het SCD geldt nog steeds als een goed voorbeeld voor andere regio’s. Het speelveld waarin de I&A-functie zich bevindt is echter breed en complex: we hebben te maken met gemeenten als eigenaren als klant, met verschillende gemeenschappelijke regelingen, én organisatorisch met delen van de I&A-functie binnen het SCD en bij de CIO. Daarnaast zijn er snel op elkaar volgende technische en maatschappelijke ontwikkelingen. De complexiteit hiervan en snelheid van veranderingen is destijds niet op de juiste zwaarte geschat en de context waarbinnen de I&A-functie politiek en bestuurlijk moet opereren is veranderd. Hardware en software zijn inmiddels verouderd en de organisatie is niet ingericht op het huidige gevraagde volume en niveau van dienstverlening en de ambities van de Drechtsteden. Daarnaast is de huidige ICT-afdeling binnen het SCD een samenvoeging van lokale medewerkers die een beperkte technische infrastructuur intact moesten houden. De samengevoegde technische infrastructuur vraagt zowel vanuit het perspectief van omvang als complexiteit veel meer van die medewerkers. Sommigen zijn daarin meegegroeid c.q. doorontwikkeld, voor anderen is dat boven hun capaciteit gebleken. Hier zijn we kwetsbaar en moeten we dus investeren (zowel in opleidingen als in Transitieplan-I&A Drechtsteden 28 februari 2013

2

nieuwe menskracht). Hierbij past ook het reduceren van het aantal externen op cruciale functies en het borgen van alle veranderingen bij onze eigen interne mensen. Dit laatste is al ingang gezet met de uitvoering van de interne reorganisatie van het SCD en oprichting van het bureau van de Chief Information Officer (hierna de CIO-Office). Ook weten regelgeving nopen ons om nieuwe posities in te richten (Informatiebeveiliging). Tenslotte speelt Informatie en Communicatie Technologie (ICT) in onze maatschappij een steeds grotere rol. De afhankelijkheid van ICT voor onze vitale bedrijfsprocessen is groter geworden dan wij enkele jaren geleden hadden kunnen vermoeden. Ook het belang van informatie heeft een enorme sprong genomen. Informatie vormt voor ons steeds meer de grondstof voor onze processen, diensten en producten. Ook de omgeving waarin onze medewerkers hun taken uitvoeren veranderd. Wij maken steeds meer onderdeel uit van ketens en moeten daarin in staat zijn informatie te genereren en te delen. Niet voor niets heeft de Wetenschappelijke raad voor regeringsbeleid (WRR) in haar 3 maart 2011 gepubliceerde rapport “i-Overheid geconstateerd dat een informatiemaatschappij een informatieoverheid nodig heeft die in ketens denkt en werkt. Het is een grote opgave om met ons organisatienetwerk mee te gaan in deze ontwikkelingen en ICT daartoe als middel optimaal in te vullen. De rol van ICT in organisaties is de afgelopen jaren dus fundamenteel veranderd. Was ICT voorheen vooral een technisch middel om onze processen zo efficiënt mogelijk in te richten, inmiddels is het een domein dat een duidelijke toegevoegde waarde biedt aan de gehele organisatie. Van een ondersteunende infrastructuur naar een volwassen onderdeel waarop een groot deel van onze dienstverlening draait. ICT is daarmee nog steeds geen doel op zich, maar het is wel de achilleshiel van een organisatie. Een deel van de I&A-functie is in 2008 geconcentreerd in het Shared Service Center in de afdeling ICT en met een CIO binnen de GRD met de kennis van toen De snelheid van technische ontwikkelingen, de ambitie van de klant/eigenaren en de wettelijke eisen nemen toe, terwijl onze hardware, software, capaciteit en financiële middelen daar onvoldoende op zijn toegesneden. Gevolg is dat we in toenemende mate performanceproblemen ondervinden grotere beveiligingsrisico’s lopen en onvoldoende kunnen inspelen op veranderende eisen van onze inwoners en bedrijven. Om de onderliggende operaties te kunnen blijven ondersteunen en de ambities op termijn waar te kunnen maken en de maatschappelijke ontwikkelingen te kunnen blijven volgen, zal de I&A-functie een volgende stap in volwassenheid moeten maken. De noodzaak van investeringen is niet alleen noodzakelijk voor het ‘technisch’ kunnen blijven ondersteunen van de dienstverlening aan onze inwoners. Ook voor diverse nieuwe beleid- en uitvoeringsopgaven is een adequate I&A-functie geen ambitie, maar een noodzakelijke randvoorwaarde. Bijvoorbeeld de door het nieuwe kabinet in het regeerakkoord opgenomen ambitie voor invoering van de Participatiewet en de al eerder aangekondigde drie decentralisaties binnen het sociale domein met de financiële consequenties daarvan, kunnen alleen worden gerealiseerd als de uitvoeringsorganisaties optimale effectiviteit kunnen behalen, ondersteund door adequate ICT. Ook de nadrukkelijke rol die in de aansturing van de woningcoöperaties van de gemeenten wordt verwacht, kan gevolgen hebben voor de uitvoering van taken en bijbehorende verantwoordelijkheden. De doorontwikkeling van ons organisatienetwerk vraagt om een I&A-functie waarbinnen flexibiliteit, mobiliteit en informatiedeling technisch mogelijk wordt gemaakt waaronder bijvoorbeeld de regionale doelstelling van het Nieuwe Werken. Een belangrijke constatering is dat ICT in de basis door samenvoeging wel goedkoper is geworden dan de som van de losse delen voorheen, maar zal vervolgens in zichzelf in de loop der tijd niet goedkoper worden. Zeker niet als de behoefte voor het gebruik van de nieuwste technologie blijft bestaan en die ontwikkelingen zich in een steeds hoger tempo opvolgen. De lasten zitten dus in het ICT domein en de baten laten zich vertalen in besparingen of kwaliteitsverbeteringen van de klanten of het voldoen aan de toenemende gebruikerseisen (24*7, mobiel, on-line, snel,) Dat er in het verleden, in het heden en in de toekomst 'winst' valt te behalen is dus niet te zien aan het prijskaartje van ICT zelf, maar aan wat het doet voor de klanten en de eindgebruiker. Tot slot moet opgemerkt worden dat ook de rijksoverheid steeds grotere eisen neerlegt bij gemeenten als het gaat om informatievoorziening zowel intern als ook extern (verdergaande beschikbaarstelling ervan aan burgers en bedrijven). Dit dwingt ons om meerkosten te maken, zonder dat we hier direct financiële baat bij hebben. Transitieplan-I&A Drechtsteden 28 februari 2013

3

Het bovenstaande betekent dat de huidige operationele taken binnen de I&A-functie moeten worden uitgevoerd terwijl tegelijkertijd de reguliere dienstverlening op peil moet worden gebracht. Daarnaast moet zij worden klaargemaakt voor het uitvoeren en ondersteunen van veranderende en steeds hoogwaardiger wordende vragen vanuit wetgeving. Klantorganisaties en maatschappij. Dit vraagt dat er eenmalige en structurele financiële correcties moeten worden doorgevoerd om tot een gezonde en transparante financiële basis te komen. We zijn trots op wat er is gerealiseerd, maar beseffen ons goed dat het nu tijd is voor een nieuwe fase waarin nieuwe normen van toepassing zijn op de I&A-functie. Om continuïteit van de primaire processen van de klantorganisaties te kunnen blijven garanderen, een goed toekomstbestendig I&A fundament te leggen én toekomst bestendige dienstverlening te verwezenlijken voor de uitvoering van gemeentelijke taken zijn directe ingrepen noodzakelijk. Dit alles vraagt en gaat veel vragen van de uitvoering, het management en het politieke bestuur. Daartoe is het Transitieplan I&A-Drechtsteden opgesteld.

1.2

De huidige situatie

Veel gerealiseerd binnen omvangrijke opdracht Het SCD is in 2008 gestart met een omvangrijke opdracht in de vorm van het programma Informatisering, Processen en Automatisering (IP&A). Dit programma richtte zich op het op orde krijgen van de (gezamenlijke delen) van de I&A-functie van de Drechtsteden. Bij de overdracht vanuit de gemeenten aan het SCD zijn synergievoordelen gerealiseerd: - de centralisatie van de meeste I&A taken bij het SCD vanuit de lokale gemeenten - gebouwonafhankelijk werken is mogelijk gemaakt door invoering van het GRID - het aantal gebruikte applicaties is teruggebracht met 70% (maar nog steeds aanzienlijk meer dan bij de start van SCD was voorzien) - een regionaal rekencentrum is ingericht - minder lokale kwetsbaarheid op de I&A-functie - schaalvoordelen bij onderhandelingen met leveranciers. Dit heeft geleid tot financiële voordelen ten opzichte van de situatie dat iedere gemeente voor zich had moeten investeren en beheren. Meer in detail moeten we constateren dat inmiddels toch een zeer onwenselijke situatie optreedt die de continuïteit en doorontwikkelingsmogelijkheden sterk belemmert.          

Hardware en software zijn ernstig verouderd. Dit zal op korte termijn continuïteitsproblemen gaan opleveren. De organisatie is qua vorm en volume in onvoldoende mate ingericht op de hoeveelheid werkzaamheden en ambities. Er is onvoldoende aandacht geweest voor informatiebeveiliging als thema en de maatregelen die daarvoor intern hadden moeten worden genomen. Er is geen goed contact tussen de leverancier, de klant en de CIO en ook het opdrachtgeverschap is niet goed ingevuld. Er is sprake van een gebrek aan transparantie, flexibiliteit en stuurmechanismen voor de klanten (daartoe is inmiddels de verrekensystematiek vastgesteld). De tot nu toe gehanteerde financiële kaders en uitgangspunten voldoen niet meer in de huidige situatie en staan transparantie in de weg. De werkelijke afschrijving in termen van bruikbaarheid als gevolg van technologische vernieuwingen blijkt nu sneller (3 jaar) dan de economische afschrijvingen (5-10 jaar) die in de boeken wordt gehanteerd. Posten zijn geactiveerd die, met de kennis van nu, in één keer als kosten óf maximaal in drie jaar hadden moeten worden afgeschreven. De investeringen zijn uitgebleven om de technische en maatschappelijke ontwikkelingen en ambities te volgen. De generieke taakstellingen hebben, zonder dat er een verband is gelegd tussen benodigde middelen en uit te voeren taken, de I&A-functie uitgehold. Dit heeft ernstige issues in bezetting én techniek tot gevolg.


4



Bepaalde functiegebieden binnen het terrein van I&A zoals informatiebeveiliging, programmaen portfoliomanagement, informatieanalyse & gegevensmanagement, projectmanagement, Kosten- en batenmanagement en Quality Assurance zijn nog onvoldoende op peil c.q. nooit tot volwassenheid gekomen en belemmeren nu de doorgroeimogelijkheden.

Na een grondige analyse kunnen we specifiek voor onze organisatie een aantal verklarende factoren benoemen en kwantificeren. 



  

Bij de start van het SCD is een voorschot genomen op destijds verwachte rendementen. Inmiddels weten we dat bij een grote operatie als het opzetten van een servicecentrum, de kosten in de eerste fase juist fors voor de baten uitgaan en onder de nullijn uitkomen, om pas later positieve effecten te kunnen brengen. Er konden onvoldoende noodzakelijke investeringen worden gedaan omdat de positieve effecten al waren ingeboekt. Er is nu een grote inhaalslag nodig om een structureel toekomstbestendige technische infrastructuur te realiseren met het bijbehorende niveau van dienstverlening. Al jaren heeft het de afdeling SCD-ICT veel meer applicaties ondersteund en beheerd dan bij de start van het SCD was begroot. Aan de klanten is op verzoek veel maatwerk geleverd. Het SCD werkte in feite meer ‘klantgezwicht’ dan klantgericht. Dit heeft gevolgen gehad voor de inzet van capaciteit en middelen. Achteraf gezien is er te veel ondersteund, te weinig ingezet op uniformering en standaardisatie en is gewerkt met een te laag budget om door te kunnen ontwikkelen. Begrijpelijk, maar onwenselijk voor de toekomst. Een groot deel van de capaciteit wordt op dit moment ingezet voor het operationeel houden van verouderde apparatuur. Apparatuur die nog niet vervangen kan worden in verband met de destijds gekozen (lange) termijnen voor afschrijving en vervanging. Organisatorisch is het lastig geweest de rol- en taakverdeling helder te krijgen tussen SCD enerzijds en gemeenten en gemeenschappelijke regelingen als eigenaar en klant anderzijds. Ook de interne taakverdeling tussen SCD en CIO is lange tijd niet helder genoeg geweest. Bepaalde functiegebieden binnen de I&A-functie zoals informatiebeveiliging, programmaen portfoliomanagement, informatieanalyse & gegevensmanagement, projectmanagement, Kosten- en batenmanagement en Quality Assurance zijn nog onvoldoende op peil c.q. nooit tot volwassenheid gekomen en belemmeren nu de doorgroeimogelijkheden.

We zijn echter op een omslagpunt terecht gekomen en staan voor belangrijke investeringsbeslissingen over de toekomstige I&A-functie. Samengevat: we zijn te zuinig geweest! Significante (eenmalige en structurele) financiële correcties en investeringen in techniek en capaciteit zijn noodzakelijk om acute knelpunten in de uitvoering op te kunnen lossen. Om van daaruit toe te werken naar structurele verbeteringen en een transformatie door te maken naar een toekomstbestendige I&A-functie binnen de Drechtsteden. Met het Transitieplan-I&A Drechtsteden wordt een streep gezet onder in het verleden gekozen en nu niet meer hanteerbare uitgangspunten en principes. Het garanderen van de bedrijfscontinuïteit en het leggen van de basis voor verdere (noodzakelijke) doorontwikkeling van de dienstverlening zijn de pijlers van dit plan.

Het Transitieplan I&A bestaat, na deze inleiding, uit de volgende onderdelen: 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Aanpak Resultaten analyse Opgave Niveaus Voorstel Financiering Toezicht Communicatie


5

2.

Aanpak

Evaluatie SCD en Realisatieplan SCD In juni 2011 stelde het Drechtstedenbestuur het document Evaluatie SCD: ‘Evalueren om door te ontwikkelen’ vast, inclusief de daarin geformuleerde veranderopgaven. Met deze evaluatie, opgesteld door PwC, was beoogd om drie jaar na de start van het SCD, terug te kijken naar wat was bereikt en lessen te trekken voor de toekomst. Ten aanzien van de I&A-functie werden in het rapport een aantal duidelijke uitspraken gedaan: -

-

De complexiteit van ICT is onderschat. De problemen met de technische infrastructuur waren groter dan in de aanloop naar het SCD rekening mee kon worden gehouden. De aanwezige formatie is ontoereikend gebleken, aangezien de omvang was gebaseerd op een technische infrastructuur die vanaf het moment van starten gereed zou zijn en waarbij alleen onderhoud/beheer verricht zou moeten worden. Door de veranderende context is de opgave voor het SCD zwaarder gebleken, uitgangspunten en scenario’s waren te rooskleurig.

De evaluatie heeft geresulteerd in het Realisatieplan, dat in november 2011 is behandeld in het Drechtstedenbestuur en waarin de veranderopgave doorontwikkeling van het SCD is uitgewerkt. Onderdeel daarvan is de zogenaamde Fijnstructuur. Fijnstructuur en OR-aanvraag Bij de evaluatie is geconstateerd dat de procesketens niet helder waren en er onduidelijkheid bestond over taken en verantwoordelijkheden. Daarnaast was het, door het gebrek aan inzicht in processen, voor het management niet of nauwelijks mogelijk om te sturen op resultaten. Heldere, goed lopende en meetbare processen staan aan de basis van het sturen op resultaat, efficiëntie en duidelijkheid over rollen en taken. Om deze reden zijn alle processen van producten en diensten die het SCD aan haar klanten levert in 2012 opnieuw tegen het licht gehouden en zijn de afdelingen opnieuw ingericht, inclusief het daarbij horende plaatsingsproces voor medewerkers welke voor een paar afdelingen nog loopt. Onderdeel van de fijnstructuur is het kwalitatief goed bezetten van de posities binnen de I&Afunctie en als gevolg daarvan het reduceren van ingehuurde externen op cruciale plaatsen. Naar verwachting zal dit in het 2e en 3e kwartaal zijn volledige beslag krijgen. Met de invulling van deze functies door vaste medewerkers, inclusief “warme”overdracht door de externen, en het uitvoeren van een stevig management ontwikkelprogramma zal ook borging van de veranderingen gerealiseerd worden. Vanwege de complexiteit en achterstallig onderhoud is er voor de fijnstructuur van de I&A-functie veel tijd nodig geweest. In november 2012 was deze fijnstructuur gereed en zijn twee adviesaanvragen aan de ondernemingsraad verzonden: het herinrichten van de afdeling SCD-ICT en het vormgeven van een CIO-Office. Uit metingen vanuit de fijnstructuur en aanvullende benchmarks uitgevoerd door PwC is naar voren gekomen dat, om te komen tot een adequate dienstverlening, er meer capaciteit nodig is voor de totale I&A-functie (SCD & CIO). Op 8 januari jl. heeft de OR een positief advies gegeven over de voorgenomen organisatiestructuur en formatie. Optimalisatie tussen CIO, SCD en klantorganisaties In de dagelijkse praktijk bleek dat niet voldoende duidelijk was waar de CIO, de afdeling SCD-ICT en de klant verantwoordelijk voor waren en op welke wijze hun samenspel zou moeten verlopen. Om deze ruis en ineffectiviteit op te heffen is er gekeken wat een logische verdeling zou zijn. Dit is met behulp van PwC tot stand gekomen en heeft geleid tot het rapport ‘’Toekomst snijvlakken I&A-functie Drechtsteden in beeld’’ waarin dit praktisch is uitgewerkt. De uitkomsten van dit rapport zijn verwerkt in de OR adviesaanvraag van beide afdelingen en besproken met IPD’rs en het COB. Samen met het IPD wordt momenteel een aanvang gemaakt met het opstellen van een plan van aanpak gebaseerd op het rapport van PwC. Verrekensystematiek ICT In het eerdergenoemde PwC evaluatierapport uit 2011 werd, gerelateerd aan de financiële stand van zaken, geconstateerd dat de toenmalige verrekensystematiek geen bijdrage leverde aan een efficiënte bedrijfsvoering van het SCD waarbinnen sturing van de eigenaren mogelijk was. Om dit op te lossen Transitieplan-I&A Drechtsteden 28 februari 2013

6

is door het DSB in mei 2012 een nieuwe verrekensystematiek vastgesteld. Voor de I&Adienstverlening is, vanwege de complexiteit van de kolom, hiervoor een specifieke uitwerking gemaakt. Deze uitwerking is onder regie van het regionale controllersoverleg financieel vertaald. Ondersteuning PwC Aan PwC is gevraagd om het SCD en de CIO te ondersteunen bij het definiëren van de hiervoor genoemde taken en verantwoordelijkheidsverdeling tussen SCD, de CIO en klantorganisaties, waarbij zij hun kennis en ervaring vanuit andere klanten goed konden inzetten. Dit heeft geresulteerd in het bovengenoemde rapport. Daarnaast is aan PwC gevraagd om de capaciteitsberekening van het SCD en de CIO-Office te verifiëren en te benchmarken, mede omdat de berekeningen uitkwamen op een uitbreiding van de benodigde capaciteit. Dit hebben ze gedaan en heeft een bevestiging van de berekende capaciteit opgeleverd. De benchmark gaf aan dat de benodigde capaciteit van de I&Afunctie aan de onderkant van de bandbreedte zit. Daarnaast heeft PwC een rol van betekenis gespeeld bij het verifiëren van de financiële consequenties van dit transitieplan, zowel voor de benodigde capaciteit als de benodigde technische investeringen en de eenmalige en structurele opschoningen. Er is tevens gebruik gemaakt van een audit die PwC destijds heeft uitgevoerd op de governance van het IP&A-project. In bijlage 1 is een toelichting op de betrokkenheid en verificatie van PwC opgenomen.

Tijdlijn juni 2011 – heden

3.

Resultaten analyse

De uitgevoerde analyse geeft samengevat het volgende beeld van de huidige situatie: Algemeen: •

•

De huidige I&A-functie en specifiek de meer technische kant van de organisatie is continue bezig met ‘blussen van branden’ zonder structurele oplossingen. De bedrijfscontinuïteit bij de klantorganisaties kan in gevaar komen bij continuering van deze situatie. Het basisbeheer staat, mede als gevolg van generieke bezuinigingen (taakstelling) die niet gerelateerd zijn aan de uit te voeren werkzaamheden en gewenste ambities, sterk onder druk. Er is sprake van een tijdsgewricht waarin de druk vanuit de klanten en ontwikkelingen vanuit de rijksoverheid snel toenemen (ongeduld over uitgestelde invoering van gewenste ontwikkelingen en wettelijke verplichtingen) in combinatie met en elkaar steeds sneller opvolgende technologische ontwikkelingen die daarom ook versneld om een concrete inhoudelijke koers/richting vragen.


7

Financieel: •

• • • •

In toenemende mate worden de resultaten van het tot nu toe gevoerde financiële beleid op gevoelige wijze zichtbaar. Dit leidt tot eenmalige en structurele aanpassingen die de kosten zullen doen stijgen. De realistische kosten als gevolg van het overnemen van taken van de klantorganisaties zijn inzichtelijk gemaakt. Ook worden de kosten van het beheer van ‘oude’ applicaties bij de gemeenten zichtbaar, daarin worden toekomstige tegenvallers verwacht. Er is sprake van een gebrek aan transparantie, flexibiliteit en stuurmechanisme voor de klanten (daartoe is inmiddels de verrekensystematiek ICT opgesteld). De werkelijke afschrijving in termen van bruikbaarheid als gevolg van technologische vernieuwingen is sneller (3 jaar) dan de economische afschrijvingen (5-10 jaar) die in de boeken wordt gehanteerd. Noodzakelijke investeringen zijn uitgebleven om de I&A- en maatschappelijke ontwikkelingen in voldoende mate te kunnen volgen. De generieke taakstellingen hebben, zonder dat er een verband is gelegd tussen benodigde middelen en uit te voeren taken, de I&A-functie volledig uitgehold.

Organisatorisch: • • •

• • • •

Er is sprake van een omgeving met duidelijke verschillen in visies, aanpak, managementstijlen én beloften aan de ambtelijke organisaties bij de klanten. De I&A-functie is qua vorm en volume niet ingericht op de hoeveelheid werkzaamheden en ambities. Ontbreken van informatiebeveiligingsplannen en de aanwezigheid van kwetsbaarheden in procedures rondom wachtwoorden en monitoring beheeraccounts. Betrokken partijen (SCD, eigenaren, klanten, de CIO) zijn onvoldoende in staat geweest om een gedegen stelsel van inhoudelijke en procesafspraken te ontwikkelen: er is onvoldoende vraagarticulatie, overal komen vragen binnen, informele wegen werken het best. Er is onvoldoende snelheid in concretisering, uniformering en synchronisatie van inhoudelijk beleid. Er is nauwelijks tot geen vermogen om innovaties te volgen, laat staan te initiëren. De samengevoegde technische infrastructuur vraagt zowel vanuit het perspectief van omvang als complexiteit veel meer van die medewerkers. Sommigen zijn daarin meegegroeid c.q. doorontwikkeld, voor anderen is dat boven hun capaciteit gebleken. Om de I&A- functie goed te laten functioneren is een reorganisatie noodzakelijk. Een volwaardig CIO-office die verantwoordelijk is voor beleid, architectuur, informatie- en automatiseringsvraagstukken (vooronderzoeken, business cases). Een uitvoeringsorganisatie binnen het SCD die verantwoordelijk is voor de reguliere klantcontacten, het beheer van het netwerk, wijzigingsvragen en het uitvoeren van I&A-projecten. En heldere invulling van taken die bij de klanten worden uitgevoerd.

Technisch: •

De hard- en software zijn ernstig verouderd. We zitten op technisch niveau 2007 (start SCD). De huidige technische inrichting behoeft een upgrade om te voldoen aan de huidige eisen. Voorbeeld: de upgrade van het GBA-systeem is niet mogelijk omdat wij draaien op Office 2003 terwijl Office 2010 inmiddels vereist is en daarbij een te lage versie van Windows wordt gebruikt. We voldoen niet aan de eisen van het Ministerie met betrekking tot de Internet Explorer versie (7 ipv 8) en kennen kwetsbaarheden in de beveiliging van databases Zo ontstaat inmiddels een soort kettingreactie waarbij we van de ene vervanging noodzakelijkerwijs in de andere vallen.


8

4.

Opgave

Het ‘nieuwe normaal’ Bij de eerste en tweede bestuursrapportage van 2012 is het I&A-dossier reeds als risicovol benoemd. Om een compleet en onderbouwd voorstel aan uw bestuur en raad te kunnen voorleggen heeft de afgelopen maanden een grondige analyse van de I&A-functie plaatsgevonden met een verificatie door een externe partij. Nu weten we tot in detail’ en onderbouwd waar we staan binnen de afdeling SCDICT en ten aanzien van de CIO-Office. Zoals eerder in deze notitie verwoord, is ICT niet langer een technisch hulpmiddel maar een fundamentele factor in de effectiviteit van onze organisaties. Ook voor diverse nieuwe beleids- en uitvoeringsopgaven is een adequate I&A-functie geen ambitie maar gewone noodzaak. Daarnaast geldt dat de rijksoverheid steeds hoger eisen stelt aan de informatievoorziening bij en vanuit gemeenten aan burgers en bedrijven, Dit is een logische (deels ook maatschappelijk geïnitieerde) ontwikkeling. Een I&A-functie die dit alles mogelijk maakt, is geen luxe, maar is veel meer te beschouwen als het ‘nieuwe normaal’. De I&A-functie binnen de totale bedrijfsvoering, zal aan belang winnen en dus ook een groter deel van de kosten en capaciteit bepalen. De baten in relatie tot deze investeringen/kosten zullen in andere onderdelen van de Drechtsteden en GRD moeten worden gevonden (baten management). Financieel realisme Voorheen dachten wij dat door samenwerking de ICT-kosten aanzienlijk lager konden zijn. Inmiddels moeten we met elkaar concluderen dat ICT als totaal component binnen de bedrijfsvoering niet goedkoper zal worden, omdat ICT voor onze organisatie steeds belangrijk wordt en dat baten steeds meer elders in de organisatie (deelnemers en dochters) vallen in plaats van binnen de bedrijfsvoering van SCD-ICT. Wél zal ICT door onze regionale samenwerking altijd goedkoper zijn dan de som der afzonderlijke delen. Eenmalige en structurele financiële correcties zijn nu nodig om de reguliere dienstverlening op peil te houden én om een fundament te leggen voor toekomstige opgaven. Hiermee wordt de door de Drechtraad en het Drechtstedenbestuur gekozen lijn van ‘nieuwe bedrijfsvoering’ bekrachtigd. Dit betekent een solide, degelijke manier van begroten waarin financieel realisme centraal staat. Dit betekent ook dat we een einde maken aan in het verleden gekozen uitgangspunten die in de huidige tijd niet meer realistisch zijn.

Basisprincipes voor ‘het nieuwe normaal’ Om de huidige situatie het hoofd te bieden en een goed fundament voor de toekomst te leggen, moeten we een aantal strategische uitgangspunten hanteren: 1. Uniformering, standaardisering, rationalisatie en flexibilisering wordt maximaal nagestreefd uit oogpunt van bedrijfscontinuïteit en efficiency. 2. Alle niet wettelijke projecten worden pas uitgevoerd bij een positieve businesscase waarin alle kosten en opbrengsten inzichtelijk zijn gemaakt. 3. De klantorganisatie conformeert zich aan Drechtstedenbreed ontwikkeld Informatiebeleid- en strategie én de werkwijzen, applicaties en structuren die nodig zijn om de in het Transitieplan geformuleerde opgave zo efficiënt en effectief mogelijk uit te kunnen voeren. 4. De I&A-functie betreft het hele speelveld en zowel de klanten als GRD, CIO en SCD-ICT hebben hierin een gezamenlijke (investerings)verplichting hun deel van de I&A-functie professioneel in te richten. 5. De regie en uitvoering van taken worden daar gelegd (klanten, intern GRD, SCD-ICT, dan wel extern: outsourcing) waar sprake is van toegevoegde waarde. Mogelijkheden tot (bij)sturing (flexibilisering), duur van de werkzaamheden, continuïteitsvraagstukken en benodigde inspanningen om kennis en kunde op peil te houden vormen daar de criteria voor. 6. De klant is eigenaar, initiator, opdrachtgever en financieel drager van ambitieprogramma’s en projecten en innovaties. 7. Binnen de I&A-functie wordt ruimte in tijd en geld gecreëerd om innovaties na te streven en te initiëren. 8. Het SCD-ICT is geen softwarehuis, daarom wordt niet of nauwelijks zelf ontwikkeld. Eventueel noodzakelijk maatwerk wordt ingekocht en bestaand zelf ontwikkeld maatwerk moet worden heroverwogen (bijvoorbeeld Mid-Office). Transitieplan-I&A Drechtsteden 28 februari 2013

9

9. Bij eventuele uitbreiding van de klanten wordt het ‘sharing’ concept en niet het ‘hosting’ concept toegepast. De focus In een gezonde doorontwikkeling van een organisatie zijn, op weg naar het einddoel, meerdere plateaus rondom de volwassenheid van de I&A-functie te onderscheiden. Immers stapsgewijs zal dit doel moeten worden bereikt. Zo ook bij de ontwikkeling van de I&A-functie binnen Drechtsteden. In het eerste plateau draait het om het realiseren van een stevig fundament, dat de basis vormt voor verdere ontwikkeling. In het meest vergevorderde stadium is de organisatie een ‘optimale partner’ voor de klanten. De ontwikkeling vindt plaats langs diverse sporen, zoals beleid, financiën, processen en structuur. Op elk plateau zullen deze sporen een bepaalde ontwikkeling moeten hebben doorgemaakt.

Het SCD bevindt zich met betrekking tot de I&A-functie op dit moment aan de start van het eerste plateau. Belangrijkste en meest urgente opgave op dit moment is het realiseren van een stevig fundament. Dat fundament bestaat uit twee delen, te weten het continueren van de dienstverlening in de primaire processen van onze klanten en het in technische zin toekomstbestendig maken van het fundament. Het toekomstbestendig maken van de I&A-functie is gericht op de noodzakelijke basis voor de klantorganisaties, rekening houdend met wettelijke en noodzakelijke aanpassingen, en nog niet op het realiseren van ambities vanuit de klanten, zoals verwoord in de regionale projectenportfolio.

Hoofddoelstellingen Voor de I&A functie zijn de volgende hoofddoelstellingen geformuleerd: 

Het garanderen van een ongestoorde en adequate ondersteuning aan de bedrijfsvoering bij de klantorganisaties, te realiseren door het organiseren van een up-to-date stelsel aan afspraken (over proces, inhoud en middelen), organisatorische opzet, proactieve houding, basis technische infrastructuur, applicatielandschap en continue optimalisatie hiervan als fundament.



Het naar vermogen ondersteunen bij de realisatie van de ambities van de klantorganisaties. Het in gezamenlijke verbondenheid verkennen en realiseren van innovaties en flexibele oplossingen, waarmee toekomstige ontwikkelingen - extern dan wel zelf geïnitieerd – het hoofd geboden kunnen worden.


10

De opgave en tevens structurele borging van de veranderingen (“wat doen we nu anders”). Om het fundament structureel op orde te brengen en te borgen én de condities voor noodzakelijke toekomstige ontwikkelingen te creëren wordt een aantal sporen bewandeld: a. Visie en beleid: Het doorontwikkelen en breed gedragen krijgen van up-to-date beleid en strategie voor informatisering en automatisering. Hiertoe wordt op dit moment gewerkt aan een nieuw visiedocument waarmee een beleidsmatige onderbouwing voor verdere ontwikkelingen en investeringen ten behoeve van de informatievoorziening wordt gegeven. Daarbij worden tevens de tussenliggende plateaus op weg naar de eindsituatie beschreven. Daartoe brengen we ontwikkelingen in beeld die relevant zijn voor de gemeenten en GRD en definiëren we maatregelen en keuzes die het mogelijk maken op deze ontwikkelingen te anticiperen. Deze maatregelen en keuzes worden, nadat ze zijn vastgesteld, vertaald in projecten en een investeringsprogramma. Het visiedocument richt zich niet op het op orde krijgen van de basis maar op de (al dan niet noodzakelijke) ambities voor de toekomst. b. Organisatorisch: - Het inpassen van het nieuwe ontwerp vanuit de fijnstructuur bij SCD-ICT en het CIO-office (inclusief vervanging van externen op cruciale posities); - Het doorvoeren van spelregels binnen de I&A-functie voor de GRD, de SCD en de klantorganisaties voortkomend uit het rapport ‘Toekomst snijvlakken I&A-functie Drechtsteden in beeld’ en andere intern beschikbare analyses (zoals de -audit op de technische infrastructuur en enkele computertoepassingen); - Afstemming en naleving van de strategische uitgangspunten; c. Financieel: - Het krijgen van inzicht in (de omvang van) de eenmalige en structurele financiële aanpassingen naar aanleiding van aangepast beleid en gekozen ambities; - Een bij de huidige tijd passende aansluiting tussen de technisch benodigde permanente investeringen en de benodigde financiering daarvan; .- Mogelijkheden tot financiering in relatie tot taakstellingen en effecten op de huishouding van de eigenaren; - Het flexibiliseren van de kosten, om zo sneller mee te kunnen bewegen met volumewisselingen bij klanten; - Het herijken van de financiële structuur van onderliggende bouwstenen binnen de I&A-functie.

5.

Niveaus

Wat zijn de keuzes - vier niveaus De doorlichting van de hierboven benoemde drie aandachtsgebieden (visie en beleid, organisatie en financiën), heeft geleid tot de definitie van een viertal mogelijke niveaus voor de doorontwikkeling van de I&A-functie. De niveaukeuze is bepalend voor het vermogen c.q. het tempo dat ontstaat om de voorgestelde plateaus achtereenvolgens te bereiken. Men zal de plateaus moeten doorlopen omdat me immers niet van de ‘kelder’ ineens op het dak kan springen’. Ook de keuze van het na te streven niveau van beheers- en slagkracht staat niet op zichzelf. Om met succes een bepaald niveau in te zetten, zullen ook de resultaten uit het voorgaande niveau eerst moeten worden gerealiseerd. Voorbeeld: inzetten op niveau 2 is alleen succesvol en mogelijk als de te bereiken effecten vanuit niveau 1 zichtbaar worden.


11

Niveau

Beleid/voorbereiding

Uitvoering & Beheer

0. Niets doen (sterfhuis constructie)

Geen nieuwe zaken oppakken, pappen en Toename incidenten en nathouden. daarmee forse druk op in de lucht houden van wat we hebben (bedrijfscontinuïteit in gevaar). 1. Toekomstigbestendig Fundament op orde en beleid gericht op Hiermee zijn de fundament: ongestoorde vereenvoudiging van applicatielandschap projectleiders SCD ondersteuning en uitvoering wettelijke taken. volledig bezet en is bedrijfsvoering en voldoen Omvat projectenkalender 2013 (om ICT op rekeninggehouden met aan wettelijke betrokkenheid SCD-IT orde te krijgen) en klein deel van de verplichtingen. medewerkers. Eventueel regionale projecten, te weten alleen de wordt er tijdelijk extern wettelijke verplichtingen. ingehuurd om piek op te Hiervoor is basisbezetting klantenconsultancy CIO ingepland en een vangen deel betrokkenheid medewerkers SCD-IT. Uitvoeren zoveel als mogelijk in 2013! Kosten zijn door SCD-ICT in bandbreedtes in beeld gebracht Kosten zijn door SCDICT in bandbreedtes in beeld gebracht 2. Uitvoeren van ambities Niveau 2 bouwt op het fundament van Uitbreiding aantal zoals verwoord in de niveau 1. projectleiders bij SCD. regionale project portfolio. Betreft de huidige regionale projecten. Zwaardere betrokkenheid SCD-IT medewerkers in Uitbreiding analysekracht door meer projecten & beheer ervan. klanten consultants bij de CIO-Office. Financiering van Toename kosten voorbereidende onderzoeken (pre-projectfase): deels door uitvoerings- en beheerkosten worden eigen klanten consultants, deels door opgenomen in zwaardere betrokkenheid SCD-ICT businesscase en medewerkers-deels extern. gedragen door de klanten. Financiering kosten voorbereidende Opstart eind 2013. onderzoeken (opzetten businesscase) worden gedragen door klanten. 3. Maximale realisatie ambities Betreft alle huidige regionale projecten en Verdergaande uitbreiding business (najagen meer. aantal projectleiders bij koploperschap Nederland). Forse uitbreiding analysekracht door meer SCD klanten consultants bij de CIO-Office. Zwaardere betrokkenheid SCD-ICT medewerkers in Forse toename kosten voorbereidende onderzoeken (pre-projectfase): deels door projecten & beheer ervan eigen consultants, deels door zwaardere Financiering van uitvoerings- en betrokkenheid SCD-ICT medewerkersbeheerkosten worden deels extern. opgenomen in Financiering kosten voorbereidende businesscase en onderzoeken (opzetten businesscase) gedragen door de klanten. worden gedragen door klanten.

Toelichting op de niveaus Niveau 0: Niets doen Op dit niveau continueren we de huidige situatie. Er wordt niet geïnvesteerd in capaciteit en kwaliteit. De beschikbaarheid van systemen en informatie wordt gestaag lager, vanwege het verschil tussen de economische afschrijving en de werkelijke afschrijving in termen van bruikbaarheid als gevolg van technologische vernieuwingen en het tempo van ontwikkelingen bij leveranciers. Daarnaast zal aan een aantal kwetsbaarheden in en rond de beveiliging en autorisatie van systemen onvoldoende Transitieplan-I&A Drechtsteden 28 februari 2013

12

aandacht kunnen worden besteed. Dit leidt tot toenemende beschikbaarheidsproblemen, vergroting van risico’s en technische isolatie van de buitenwereld. Binnen 6 maanden gaat dit leiden tot ernstige continuïteitsproblemen.

Niveau 1: Toekomstbestendig fundament De noodzakelijke capaciteit binnen de afdeling SCD-ICT en de CIO-office is aanwezig om de Going concern op een adequaat niveau aan te kunnen en wettelijke verplichtingen na te komen (In bijlage 3 zijn de daarvoor noodzakelijke en voorziene wettelijke projecten opgenomen). We brengen de economische en de werkelijke afschrijving in termen van bruikbaarheid als gevolg van technologische vernieuwingen en het tempo van ontwikkelingen bij leveranciers met elkaar in lijn en zullen eenmalige inhaalafschrijvingen in één keer nemen. Er komt aandacht voor security en GRID 1.0 wordt GRID 2.0. Daarnaast vinden er geen of nauwelijks investeringen in innovaties plaats. De leveranciers bepalen het tempo van de ontwikkelingen. Er blijft een kloof tussen wat mogelijk is en wat we kunnen en die kloof groeit. De vraag vanuit de klanten zal groter zijn dan de capaciteit. Er is sprake van stilstand in de (door-)ontwikkeling. In feite wordt de eerste hoofddoelstelling van de I&Afunctie gerealiseerd.

Niveau 2: Toekomstbestendig fundament Het regionale projectportfolio kan programmatisch worden uitgevoerd (in Bijlage 4 is een impressie opgenomen van het huidige regionale projectenportfolio voor efficiency en ambitieprojecten). Beleid en realisatie zijn met elkaar in balans. De organisatie is in control en er zijn mogelijkheden voor groei. We kunnen inspringen op ontwikkelingen en de vraag vanuit de klantorganisaties is in redelijke balans met de beschikbare capaciteit. We zijn een snelle volger op ontwikkelingen. Hiermee wordt een eerste invulling gegeven aan de tweede hoofddoelstellling van de I&A-functie.

Niveau 3: Koploper Nieuwe innovaties worden op dit niveau onmiddellijk geadopteerd. Groei en krimp kunnen makkelijk worden opgevangen. We werken als organisatie volledig redundant (in Cloud of met een extra rekencentrum). De klantorganisaties kunnen al hun vragen en ambities kwijt. Beschikbare capaciteit groeit mee met de vraag. We worden koploper op het gebied van de gemeentelijke I&A-functie en geven maximale invulling aan de tweede hoofddoelstelling van de I&A-functie. Risico’s-Benefits per niveau In de onderstaande tabel is een inventarisatie opgenomen van de risicogradaties behorende bij de vier niveaus:

Niveau

Risico

0 Niets doen

• •

• • •


Benefits Hoog geen Continuïteit van (verouderde) ICT en dienstverlening van Drechtsteden binnen 1 jaar. Brandjes blussen die alleen maar toenemen. Kennis verouderd Continuïteit bezetting: te weinig mensen en worden ziek of vertrekken.

13

Niveau

Risico

1 Toekomstbestendig fundament

• •

•

2 Toekomstbestendige Dienstverlening

•

Benefits Hoog Indien niet wordt doorgepakt dan binnen kort termijn terugval naar niveau 0. Klanten willen meer dan ze krijgen, worden ontevreden en zoeken zelf oplossingen (leidt tot nog meer problemen). Middel

• •

•

• 3 Koploper

• •

Laag-Middel Doorslaan in ambitie kan leiden tot risico’s in ICT keuzes om voorloper te zijn/worden.

•

•

Minder verstoringen voor de klanten. Beheer ICT beter in balans en ruimte om wettelijke I&A projecten te starten.

I&A in control en kan ‘pareltjes’ bieden aan klanten. Toegevoegde waarde voor nieuwe klanten. Gereed voor toekomstige keuzes en nieuwe ICT ontwikkelingen. Voorbeeld functie

Hard- en Software status per niveau:

0

1

2

3

Niveau schets

Ambitie

Hardware

Software

Niets doen Verouderde ICT. Personele onderbezetting. Veel incidenten en problemen. Toekomstigbestendig fundament Beheer op orde en wettelijke I&A projecten van normale omvang worden uitgevoerd. Omvangrijke wettelijke ICT projecten worden gefinancierd Toekomstbestendige Dienstverlening niveau (1) + programmatisch I&A vernieuwings-projecten. Koploper Versnelde ambitie (2) + Innovatieve I&A projecten

-

Oudere versies

Oudere versies


Applicatie

Applicaties krijgen steeds meer problemen, support staat onder druk. Geen, bijblijven Voorlopig Voorlopig Huidige met releases acceptabele acceptabele applicatie versie versie werken naar acceptabel niveau en support is veiliggesteld.

Volger, Up-to-date regionale projectportfolio programmatisch uitgevoerd Vooruitstrevend Klaar voor en innovatief de ICT behoefte van morgen

Up-to-date

Mogelijkheid om applicaties te upgraden en te consolideren.

Klaar voor de ICT behoefte van morgen

Verregaande standaardisatie, Sluit aan bij visie en is toonaangevend.

14

6.

Voorstel

Niveauvoorkeur De keuze voor het gewenste niveau is een combinatie van de noodzakelijk te maken stappen en de te verwachten haalbaarheid in termen van ambitie (tempo), financiën én verandervermogen dat de I&Afunctie en de klanten aankunnen. Niveau 0 moet worden gezien als een soort sterfhuisconstructie waarbij als gevolg van de steeds snellere achteruitgang naar verwachting het servicehuis binnen 1 jaar na nu niet meer in staat is de ondersteuning van de bedrijfsvoeringprocessen van de klantorganisaties adequaat vorm te kunnen geven. Kiezen voor alleen niveau 1 geeft een te gering effect op de langere termijn en betekent in feite een stilstand, wat met alle ontwikkelingen om ons heen, ons feitelijk op den duur toch ook weer op een achterstand zet. Niveau 3 daarentegen wordt zeker met het huidige gesternte als te ambitieus en voor de komende jaren nog niet uitvoerbaar geacht bij zowel het SCD, de CIO als ook de business, gezien het feit dat de totale volwassenheid van de ICT-functie in den breedte nog niet ver genoeg hiervoor is. Het advies is om voor niveau 2 te kiezen en hier via een realistisch scenario naar toe te groeien (gefaseerde en beheerste uitvoering), dus via niveau 1 naar niveau 2. Op deze manier kan dan gegarandeerd worden dat de dienstverlening in de toekomst naar burgers en organisaties adequaat kan worden (blijven) geleverd. Wat betekent nu ‘via niveau 1 naar 2’: De transitie start in 2013 met de onvermijdelijke ICT-projecten en wettelijke verplichtingen, waaraan we parallel starten met het voorbereiden van de applicatieconsolidatie. Daarna ontstaat ruimte voor projecten die een bijdrage kunnen leveren aan efficiency en kwaliteitsverbetering voor de Drechtsteden. Het plan kent daarvoor een opsplitsing in twee niveaus, de genoemde categorieën zijn uitgewerkt in de bijlagen 3 en 4:

•

•

op niveau 1 (toekomstbestendig fundament) worden alleen de noodzakelijk vereiste zaken én wettelijke verplichtingen gedaan (categorie A t/m D).

•

op niveau 2 (toekomstbestendige dienstverlening) komt dan de efficiency (bv applicatieconsolidatie – categorie E) en ambitie aan bod (regionale projecten om in te kunnen spelen op ontwikkelingen - categorie F).

In de tijd zal categorie F na cat. E volgen. Daartoe wordt dezelfde capaciteit ingezet en cat. E zal pas naar verwachting in 2014 zijn aanvang kennen.

Concrete uitwerking fasering via 1 naar 2

Concreet betekent dit dat we in 2013 starten met het ‘toekomstbestendig fundament’ (niveau 1); 

Projecten die wettelijk gezien uitgevoerd moeten worden in 2013 en die geen bijdrage leveren aan de interne bedrijfsvoering van de regio Drechtsteden (categorie A);



Projecten die wettelijk gezien uitgevoerd moeten worden in 2013 en die daarnaast ook een bijdrage hebben aan de interne bedrijfsvoering van de regio Drechtsteden (categorie B);



Projecten die wettelijk gezien uitgevoerd moeten worden maar met mogelijkheid van uitstel tot 2014 of zelfs 2015 (categorie C);


15



Projecten die geen wettelijke grond hebben maar die wel noodzakelijk zijn voor het op peil brengen/ houden van de interne bedrijfsvoering van de regio Drechtsteden omdat anders stagnatie optreedt in de ontwikkeling (Categorie D).



Waarbij we projecten die als ‘laaghangend fruit’ kansen bieden voor de regio Drechtsteden binnen,de applicatieconsolidatie (Categorie E)1 wel al meenemen;

Aansluitend starten we met de ‘toekomstbestendige dienstverlening’ (niveau 2): 

Projecten met grote kansen voor de regio Drechtsteden, op het terrein van efficiency (applicatieconsolidatie (Categorie E);



Projecten die een bijdrage leveren aan kwaliteitsverbetering van producten en dienstverlening voor de regio Drechtsteden, de regionale Projectportfolio (Categorie F).

Bij het ‘toekomstbestendig fundament’ (niveau 1) zijn geen keuzes te maken. Dit zijn technisch noodzakelijke technische ingrepen die nauw met elkaar samenhangen en niet los van elkaar kunnen worden gezien en wettelijk verplichte projecten waar niet aan ontkomen kan worden. Bij de ‘toekomstbestendige dienstverlening’ (niveau 2) zijn wel keuzes te maken. Deze keuzes kunnen worden gemaakt op basis van de opgeleverde businesscases. Alleen positieve businesscases worden uitgevoerd, pas nadat daartoe afzonderlijk besluitvorming heeft plaatsgevonden. Opgemerkt dient te worden dat de organisatie met het voorkeursniveau 2 in betrekkelijke rust eerst niveau 1 en dan 2 moet zien te bereiken. Het is verstandig om bij aanvang van het traject een nulmeting te verrichten zodat tussentijds gezamenlijk bepaald kan worden of er voldoende voortgang is bereikt om door te schakelen.

7.

Financiën

Financiële uitgangspunten Niveau 1 + 2 Bij de financiële uitwerking van het transitieplan zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd:  De capaciteit bij het SCD en CIO wordt in evenwicht gebracht met de I&A-opgaven. Dit is inclusief het in behandeling nemen van de ICT projectportfolio die de noodzakelijke vervangingsinvesteringen omvat in verband met achterstallig onderhoud, wettelijke (onvermijdelijke) regionale projecten (beiden niveau 1) en het in behandeling nemen van de regionale projectenportfolio van niveau 2 (géén uitvoering). Bij capaciteitsuitbreiding zal rekening worden gehouden met de toekomstverwachtingen van de I&A-functie in de Drechtsteden (flexibilisering van kosten).  De financiering van de bestaande ICT-projectportfolio (waarin o.a. werkplek migratie Windows 7 + Office, upgrade Oracle database, Citrix etc.) vindt plaats middels een door de raad beschikbaar te stellen krediet (niveau 1).  De financiering van wettelijke regionale projecten (niveau 1) is opgenomen in het Transitieplan.  De financiering van de vooronderzoeken/ businesscases voor de regionale projectportfolio (niveau 2) is opgenomen in het Transitieplan.  De begroting 2013 dient als basis. De actuele begroting 2013 is in januari door de Drechtraad vastgesteld en is daarmee vertrekpunt voor de kostenramingen en (gemeentelijke) bijdragen. Na besluitvorming wordt met de 1e Bestuursrapportage de Begroting 2013 gewijzigd en worden de bijdragen uit het financiële overzicht zoals nu opgenomen in het transitieplan;  Er worden geen kosten geboekt in het boekjaar 2012. Op dit moment wordt de jaarrekening opgesteld en het is niet wenselijk dat besluitvorming over het transitieplan het

Daar waar in het kader van applicatieconsolidatie sprake is van quick winners waarvoor geen grote onderzoeken nodig zijn, zullen deze zoveel als mogelijk al worden opgepakt bij het ‘toekomstbestendig fundament’. 1


16

   

 

   

 

jaarrekeningproces doorkruist. Bij de jaarrekening wordt wel een bestemmingsvoorstel gedaan, waar nodig/ mogelijk/ gewenst ook over ICT; Ook voor de meerjarenbegroting is de actuele begroting 2013 de basis. Alle financiële mutaties worden opgenomen t.o.v. begroting 2013, structurele kosten worden doorberekend tot en met 2017; De vorming van een negatieve algemene reserve is niet zinvol, omdat deze in drie jaar tijd moeten worden aangevuld; De lasten worden in de begroting afgezonderd van de reguliere SCD-exploitatie Er worden geen inhaalafschrijvingen gedaan voor de éénmalige migratie (van 8 naar 1). Dat legt nu een te grote druk op de financiën van de gemeenten. Er vinden geen inhaalafschrijvingen plaats voor het rekencentrum en Drechtnet (de afschrijvingstermijn voor bouwkundige voorzieningen blijft 15 jaar, en voor de technische infrastructuur 10 jaar). Passend bij het huidige financieel realistische beleid van Bestuur en Management hierbij is ook het terugbrengen van de afschrijvingstermijnen voor hard- en software, die vervangen moet worden, van 5- naar 3 jaar. Er vinden wel inhaalafschrijvingen plaats voor activa die in 2013 en 2014 worden vervangen en voor "overige" activa waarvan de afschrijvingstermijn wordt teruggebracht van 5 naar 3 jaar..Daarmee kan verouderde hardware en software worden vervangen en actueel worden gehouden. De inhaalafschrijvingen worden gedaan ten laste van 2013 en naar de boekwaarde per 1 januari 2013; De afschrijvingen van de nieuwe investeringen vindt plaats in 3 jaar. Afschrijvingen starten per 1 januari van het jaar volgend op de ingebruikneming; De gehanteerde rekenrente blijft 4%. Een eventueel renteverschil wordtop begrotingsbasis verrekend binnen het ICT-domein. Er wordt geen rente toegerekend aan de investeringen, de rentelasten worden uit het renteverschil gefinancierd. Berekeningen zijn gebaseerd op huidig inzicht in veroudering en achterstanden in hardware, software etc. Er is uitgegaan van geen toetreding van nieuwe klanten, geen ontvlechting/uittreding en bestaand beleid. Gelet op huidige situatie met soms beperkt inzicht en grote complexiteit is het raadzaam te werken met bandbreedte van + of – 10%. In het financieel overzicht zijn de bij de MPO gepresenteerde achterblijvende frictiekosten voor de GRD door het vertrek van de Veiligheidsregio als klant op ICT verwerkt. De projectkosten voor niveau 2 worden ingezet voor het kunnen opstellen van businesscases. In 2013 wordt daartoe € 300.000 ter beschikking gesteld waarmee een zichzelf in stand houdend fonds wordt gecreëerd. Vulling van het fonds dient plaats te vinden vanuit de businesscases zelf. Mocht het fonds toch opdrogen door te weinig positieve businesscases zal deze door de deelnemers en dochters opnieuw worden aangevuld tot € 300.000,-.

Wat we nog niet in beeld kunnen brengen zijn de benodigde investeringen én opbrengsten van de businesscases van de regionale projectportfolio. Duidelijk is dat voor het uitvoeren van dergelijke projecten (met een positieve businesscase) additionele financiering noodzakelijk zal zijn. Niet meegenomen in de berekeningen zijn: In de kostenopstellingen is ook een aantal zaken niet meegenomen, te weten: • •

•

Lasten/baten ICT van klanten vallen buiten reikwijdte van berekening. Professionele I&A-functie binnen de SCD en de CIO-Office vereist ook professionele IMfunctie bij deelnemers en dochters. Dus deelnemers en dochters zullen nog additionele kosten moeten maken: • Versteviging IM- functie (in capaciteit) wordt meegenomen in het ONS-D doorontwikkelproject • Eventuele onvolkomenheden in beheersituaties van lokale applicaties (binnen gemeenten en dochters) Op niveau 2 zijn de kosten voor additionele capaciteit in zowel SCD-ICT als CIO-office meegenomen evenals een bandbreedte aan financieringsbehoefte voor het uitvoeren van vooronderzoeken en het maken van businesscases (incl. ROI). Niet meegenomen is de investeringsbehoefte evenals kosten/baten voor de uitvoering en het beheer van deze categorie regionale projecten. Deze zijn pas bekend als de businesscases zijn afgerond. Voor


17

•

het uitvoeren van dergelijke projecten (met een positieve businesscase) is additionele financiering noodzakelijk zal zijn. In eigen beheer ontwikkelde applicatie voor de mid-office (Mozaïek) staat tegen nultarief op de balans en zal ooit vervangen moeten worden. Dit zit niet in de berekeningen.

Applicatieconsolidatie Hoewel Applicatieconsolidatie onderdeel is van categorie E van de regionale projectenportfolio zal deze worden meegenomen in het Ontwikkelingsprogramma voor het Organisatie/netwerk Drechtsteden opdracht 6: “Instellen van een programma voor het gefaseerd afstemmen en waar mogelijk uniformeren van processen en systemen in de backoffice van onze organisaties. Voor de convergentie van processen en systemen in de back-office en bedrijfsvoering van onze organisaties wordt een programma opgesteld. Dat programma omvat een inventarisatie van en keuze in werkwijze, systemen en planning/prioritering. Voor een goede borging van het programma in lokale organisaties heeft het COB een sterke adviserende rol op het programma en de daarin gemaakte keuzen”. Ondertussen is in samenwerking tussen de CIO-Office, afdeling SCD-ICT en klanten al een einde gemaakt aan het ongebreideld expanderen van het aantal applicaties en vindt er constructief overleg plaats.


18

Kosten en dekking De financiële uitwerking van niveau 1 en 2 leidt tot de volgende overzichten voor SCD-ICT en CIO:

alle bedragen x € 1.000

2013

2014

2015

2016

2017

Huidige begroting Capaciteit Kapitaal en materieel

€ €

4.200 10.200

€ 4.100 € 4.100 € 10.200 € 10.200

€ 4.100 € 10.200

€ 4.100 € 10.200

Totaal

€

14.400

€ 14.300 € 14.300

€ 14.300

€ 14.300

Toekomstige operationele kosten niveau 1+2 ICT capaciteit niveau 1 capaciteit niveau 2

€ €

5.100 100

€ €

5.100 € 200 €

5.100 200

€ €

5.100 200

€ €

5.100 200

€ €

6.600 5.500

€ €

8.000 € 5.600 €

8.600 5.900

€ €

7.600 5.900

€ €

7.100 5.900

Totaal ICT

€

17.300

CIO capaciteit niveau 1 capaciteit niveau 2

€ €

Totaal CIO Totaal ICT + CIO

kapitaallasten materiële kosten

Toekomstige projectkosten niveau 1+2 projecten niveau 1 (wettelijk en onvermijdelijk) projecten niveau 2 Totaal Projecten

Inhaalafschrijving i.v.m. termijn van 5 naar 3 inhaalafschrijving Totaal Inhaal-kap.last.

Recapitulatie extra nodig structureel niveau 1+2 extra nodig structureel projecten extra nodig eenmalig Totaal nodig

Noot: -

€ 18.900 € 19.800

€ 18.800

€ 18.300

800 200

€ €

800 € 300 €

800 300

€ €

800 300

€ €

800 300

€

1.000

€

1.100 €

1.100

€

1.100

€

1.100

€

18.300

€ €

€ 20.000 € 20.900

€ 19.900

€ 19.400

1.400 300

€

1.400 €

1.400

€

1.400

€

1.400

€

1.700

€

1.400 €

1.400

€

1.400

€

1.400

€

4.100

€

-

€

-

€

-

€

-

€

4.100

€

-

€

-

€

-

€

-

€ € € €

3.900 1.700 4.100 9.700

€ €

5.700 € 1.400 €

6.600 1.400

€ €

5.600 1.400

€ €

5.100 1.400

€

7.100 €

8.000

€

7.000

€

6.500

Eventuele rente-effecten vanaf 2014 zijn nog niet meegenomen in dit overzicht en worden ten laste of ten gunste gebracht van de ICT-begroting.


19

Uit de bovenstaande tabel blijkt ondermeer dat in 2013 voor de operatie € 3,9 mio meer benodigd is dan voorzien in de begroting 2013. Daarnaast wordt voorgesteld in 2013 een eenmalige inhaalafschrijving te verrichten met een omvang van € 4,1 mio. Dit heeft betrekking op bestaande activa die worden vervangen en waarvan de afschrijvingstermijn wordt ingekort van 5 naar 3 jaar. Voor de projecten (niveau 1 +2) is structureel € 1,4 mio benodigd met daarnaast een additioneel revolving fund van € 0,3 mio. Voor de berekeningen geldt dat deze zijn gebaseerd op huidig inzicht in veroudering en achterstanden in hardware, software etc en dat wordt uitgegaan van geen toetreding van nieuwe klanten, geen ontvlechting/uittreding en op basis van bestaand beleid. Gelet op huidige situatie met soms beperkt inzicht en grote complexiteit is het raadzaam te werken met bandbreedte van + of – 10%. Toelichting op de kredietaanvraag In het financiële overzicht zijn opgenomen de kapitaallasten van een kredietaanvraag van €14.844.000. Deze kredietaanvraag is gericht op strikt noodzakelijke investeringen tot en met 2014. De totale projecten portefeuille bedraagt € 16.000.000 Hiervan is bij de begroting 2013 van de GRD al € 1.200.000 ter beschikking gesteld. Daarom resteert hier de aanvraag van € 14.800.000. De projecten starten direct na goedkeuring van deze kredietaanvraag en lopen deels tot in 2014 door. ICT Projecten Project Windows 7 en Office 2010 Project Werkplek virtualisatie Project Vervanging werkplek hardware (FAT + Thin) Project Vervanging serveromgeving Project Vervanging van de storageomgeving Project Vervanging van de netwerkapparatuur Randvoorwaardelijke projecten en Tooling Totaal Verkregen krediet, opgenomen in begroting 2013 Resteert voor huidige kredietaanvraag

5.742.000 1.202.000 1.225.000 3.020.000 1.242.000 1.946.000 1.667.000 16.044.000 1.200.000 14.844.000

Naar verwachting worden de eerste projecten in het derde kwartaal 2013 opgeleverd. Dat betekent dat de kapitaallasten voor dit krediet vanaf 2014 gaan starten. E.e.a. volgens onderstaand schema:

kapitaallasten

€

2013 n.v.t. €

2014 3.243 €

2015 5.766 €

2016 5.766

Bedragen x € 1.000

De uit het krediet voorvloeiende kapitaallasten bedragen € 5.766.000 per jaar (afschrijvingstermijn 3 jaar; rente 4%). Naar verwachting worden de eerste projecten in het derde kwartaal 2013 opgeleverd. Dat betekent dat de kapitaallasten voor dit krediet vanaf het 4e kwartaal 2013 gaan starten. E.e.a. volgens onderstaand schema: Opbouw kapitaallasten transitie Bestaande activa categorie 1 Bestaande activa categorie 2 Bestaande activa categorie 3 Bestaande activa categorie 4 (zonder vervanging) inhaal afschrijving van 5 naar 3 jaar categorie 4 voordeel in komende jaar door versnelde afschr. 2013

€ € € €

2013 274 1.082 1.015 4.082

€

4.081

€ € € €

€

2014 274 1.100 946 3.732

1.319-

2015 274 1.100 585 2.360

€ € € €

€ 1.490-

€

€ € € €

2016 274 1.100 288 1.319

€ € € €

1.137-

€

nieuwe kapitaallasten investering € 16 mio

€ € 3.243 € 5.766 € 5.766 € 10.534 € 7.976 € 8.595 € 7.610 De financiële consequenties van deze kapitaallasten zijn verwerkt in het integrale financiële overzicht.


20

€ €

2017 274 1.100 532

532-

5.766 7.140

Dekking: concrete voorstellen en aanvullende bestuursopdracht De opgave waar we voor staan is financieel omvangrijk. In deze paragraaf wordt een concreet dekkingsvoorstel geformuleerd. We vinden het belangrijk om daarbij op te merken dat – door de verschuiving van ICT van een technische omgeving naar de reguliere dienstverlening – het steeds moeilijker wordt om lasten en baten direct aan elkaar te verbinden. Investeringen in technologie hebben hun positieve effect op de kwaliteit van de dienstverlening, op de doorlooptijden, op het beperken van risico’s in vitale bedrijfsprocessen, op het efficiënter kunnen organiseren van werkprocessen. Zichtbare voordelen, maar niet eenvoudig direct financieel te verbinden aan de gedane ICT-investering, In het dekkingsvoorstel zijn daarom geen taakstellingen op andere (beleidsterreinen ingeboekt, maar zijn alleen concrete voorstellen opgenomen die verwerkt kunnen worden in de begroting

Dekkingsvoorstel ICT (bedragen x € 1.000) Incidentele kosten Inzet restant van de lokaal begrote € 6,50 per inwoner voor regionale informatiseringsprojecten Inzet van een deel van het jaarrekeningresultaat GRD Extra bijdrage eigenaren

2013 eenmalig € 4.100 €

2013

2014

2015

2016

2017

800 PM

€

-

Structurele kosten klantorganisaties W.v. de gemeenten kunnen dekken uit de lokaal begrote € 6,50 per inwoner (in totaal € 1.700.000 per jaar gelabeld) extra bijdragen van de klantorganisaties

€

5.600

€

7.100

€

8.000

€

7.000

€ 6.500

€ €

1.700 3.900

€ €

1.400 5.700

€ €

1.400 6.600

€ €

1.400 5.600

€ 1.400 € 5.100

Extra bijdrage ICT huidige systematiek incl GRD fte/werkplekken

2013

Extra bijdrage 2014 2015 2016

2017

Alblasserdam Dordrecht HI Ambacht Papendrecht Sliedrecht Zwijndrecht GRD

214 1.491 233 369 238 442 912

313 2.181 348 529 342 640 1.347

363 2.526 407 606 393 739 1.567

308 2.142 342 520 336 630 1.322

280 1.950 309 477 308 575 1.200

Totaal

3.900

5.700

6.600

5.600

5.100

Extra bijdragen per klantorganisatie

Noot: Vanaf 2014 zullen – bij contractverlenging – de kosten inzake de transitie I&A mede toegerekend worden aan OZHZ en PG&J. Dit is nu niet meegenomen in het overzicht omdat huidige offertes vaste prijsafspraken bevatten. De inzet van de lokaal gereserveerde € 6,50 is een lokale bevoegdheid en maakt geen onderdeel uit van het besluit van de Drechtraad. Bovenstaande bijdrage-overzichten zijn aangepast op de actuele aantallen fte’s en werkplekken per organisatie op de peildatum van de verrekensystematiek (fouten zijn gecorrigeerd). In deze overzichten zijn niet de ambities (lees lokale taakstellingen) verwerkt


21

die door de klantorganisaties zijn aangeleverd inzake verlaging van werkplekken, accounts en applicaties.

Extra bijdrage ICT huidige systematiek excl GRD fte/werkplekken

2013

2014

Extra bijdrage 2015 2016

2017

Alblasserdam Dordrecht HI Ambacht Papendrecht Sliedrecht Zwijndrecht

246 2.088 271 428 288 579

360 3.062 404 616 415 842

417 3.552 472 708 478 973

354 3.008 396 606 408 828

322 2.736 358 555 373 755

Totaal

3.900

5.700

6.600

5.600

5.100

Op basis van de huidige verrekensystematiek en bijdrageverordening worden de kosten van de GRD als volgt versleuteld:

BDS inwoners

verdeelsleutels SDD IBD GBD WWBomzet aanslagklanten regels


19.330 118.803 28.012 31.950 24.187 44.433

208 3.324 138 321 261 672

Totaal

266.715

4.924

BDS inwoners

SDD WWBklanten


6 35 8 10 7 13

24 383 16 37 30 77

Totaal

79

567


OCD inwoners

1.130

271.278 52.265 48.936 48.766 75.611

19.330 118.803 28.012 31.950 24.187 44.433

5.940

496.856

266.715

4.810

extra bijdrage 2013 IBD GBD OCD omzet aanslag- inwoners regels

Totaal

27

54 10 10 10 15

2 12 3 3 2 5

32 597 38 60 49 137

139

99

27

912

113

22

Dekkingsvoorstel Incidentele lasten: 1. Incidentele lasten dekken uit restant inwonersbijdrage 2012. 2. Restant incidentele lasten dekken uit incidentele middelen (resultaat) GRD Hieruit volgt dat de extra bijdrage voor de eigenaren voor de dekking van incidentele lasten nihil is. Structurele lasten: 1. Structurele lasten deels dekken uit de lokaal gereserveerde structurele inwonersbijdrage (€ 6,50). Hiertoe is lokale besluitvorming vereist. 2. Restant structurele lasten dekken via bijdrageverordening bij de klantorganisaties. Het bovenstaande dient verwerkt te worden in de 1e burap 2013 en primaire begroting 2014. Noot: De lokale middelen (6,50 per inwoner) worden op dit moment gebruikt voor de financiering van projecten voor en van gemeenten, wettelijke verplichtingen en ontwikkeling/ ambities en voor dienstverlening aan inwoners en bedrijven. Het zijn en blijven gemeentelijke lokale middelen die ingezet worden als dekking voor regionale projecten. Het betreft € 1,7 miljoen voor 2013 en € 1,4 mio voor 2014. Gemeenten beslissen over deze meervoudig lokale bedragen en welk deel ze inzetten. Gemeenten bepalen samen welke projecten ze wel en niet gezamenlijk gaan uitvoeren: inhoud & planning in de projectenportfolio. Het budgetrecht ligt bij de gemeenteraden en niet bij de Drechtraad. Toelichting op optie van gedeeltelijke dekking vanuit integrale benadering rekeningresultaat GRD Bij de behandeling van de Geactualiseerde Begroting 2013 in de Drechtraad van januari 2013 heeft de raad gevraagd om een voorstel hoe om te gaan met eventuele rekeningoverschotten bij de GRDdochters. De centrale vraag daarbij is of deze gelden eerst terugvloeien naar de eigenaren en van daaruit – na lokale besluitvorming – weer ingezet worden ten gunste van de regiobegroting, of dat een positief resultaat van een GRD-dochter al in het rekeningresultaat direct bestemd mag worden ten gunste van negatieve resultaten bij andere onderdelen van de GRD. Deze uitspraak is van invloed op de mogelijkheid om een deel van de kosten direct ten laste te kunnen brengen van een positief rekeningresultaat. Bestemming van het rekeningresultaat is nu nog niet aan de orde en betreft een raadsbesluit. Voor de dekking van het Transitieplan in dit voorstel wordt daarom vooralsnog geen aanspraak gedaan op een eventueel positief rekeningresultaat.

Bestuursopdracht ‘sturen op standaardisering en efficiency’ De voorgestelde investeringen stellen wij voor, mede uit de overtuiging dat daarmee kwalitatieve en kwantitatieve voordelen binnen de bedrijfsprocessen van de klantorganisaties te behalen zijn. Zeker ook als uniformering en standaardisering door de klantorganisaties als uitgangspunt wordt ondersteund en daar, ook lokaal, maximale inspanning op plaats vindt. Bijvoorbeeld door het dwingend terugdringen van het aantal applicaties en het ontdubbelen van taken en functies binnen het netwerk. Voorgesteld wordt om harde afspraken te maken over inspanningen per klantorganisatie en deze vast te leggen in een bestuursopdracht van het DSB aan de portefeuillehouder ICT. Waar mogelijk wordt verbinding gelegd met de businesscases zoals deze zijn geformuleerd in het Ontwikkelprogramma Drechtsteden. De bestuursopdracht bevat de volgende elementen: -

-

De afgelopen jaren is al fors ingezet op reductie van het aantal applicaties. Het aantal regionale applicaties wordt dwingend substantieel verder teruggedrongen, waarbij wordt gestart met die applicaties waar de grootste efficiencywinst voor het totale netwerk behaald kan worden. De structurele voordelen hiervan worden inzichtelijk gemaakt en ingezet ter verlaging van de in dit plan opgenomen kosten. Elke klantorganisatie geeft aan met welke hoeveelheden het aantal lokale applicaties, werkplekken en accounts binnen kan worden teruggedrongen inclusief de daarvoor benodigde termijn.


23

-

Er wordt inzichtelijk gemaakt welke programma’s en processen aantoonbare efficiencyvoordelen hebben van de in het Transitieplan opgenomen en door de raad vastgestelde investeringen. Dit wordt betrokken bij de uitwerking van het Ontwikkelprogramma Drechtsteden en– op basis van businesscases- worden voorstellen gedaan om deze voordelen taakstellend op te leggen, ter verlaging van de in de begroting opgenomen kosten voor ICT.

Personele en organisatorische consequenties Onderdeel van de fijnstructuur is het kwalitatief goed bezetten van de posities binnen de I&A-functie en als gevolg daarvan het reduceren van ingehuurde externen op cruciale functies. Naar verwachting zal dit in het 2e en 3e kwartaal zijn volledige beslag krijgen. Met de invulling van deze functies door vaste medewerkers, inclusief “warme” overdracht door de externen, en het uitvoeren van een stevig management ontwikkelprogramma zal ook borging van de veranderingen gerealiseerd worden. Vanwege de complexiteit en achterstallig onderhoud is er voor de fijnstructuur van de I&A-functie veel tijd nodig geweest. In november 2012 was deze fijnstructuur gereed en zijn twee adviesaanvragen aan de ondernemingsraad verzonden: het herinrichten van de afdeling SCD-ICT en het vormgeven van een CIO-Office. Uit metingen vanuit de fijnstructuur en gevalideerd tegen de benchmarks uitgevoerd door PwC is naar voren gekomen dat, om te komen tot een adequate dienstverlening, er meer capaciteit nodig is voor de totale I&A-functie (SCD & CIO). Op 8 januari jl. heeft de OR een positief advies gegeven over de voorgenomen organisatiestructuur en formatie. Met de medewerkers is het proces van belangstellingsgesprekken en (voorlopige) plaatsing in de nieuwe structuur gestart (feb 2013). Zowel voor de medewerkers die geplaatst worden als de niet functie volgers (potentiële bovenformatieven) is het van belang om zo snel mogelijk duidelijkheid te hebben. Deze duidelijkheid kan pas definitief worden gegeven als ingestemd is met het Transitieplan en de middelen voor uitbreiding van capaciteit ter beschikking zijn gesteld. Ondertussen kan al wel gestart worden met de werving van de teamleidersfuncties die nu en ook in de nieuwe organisatie van cruciaal belang zijn en die nu nog voor een belangrijk deel wordt ingevuld door externen. Een besluit over het beschikbaar stellen van de benodigde middelen voor capaciteitsuitbreiding zal de raad op zijn vroegst in mei kunnen nemen. Tot die tijd kan de kanteling naar de nieuwe fijnstructuur voor de SCD-ICT en de CIO-Office en de daarbij behorende procesverbeteringen, alsmede de invulling van de cruciale en benodigde functies niet volledig plaatsvinden. Binnen de op dit moment al wel beschikbare middelen (SCD-Begroting 2013) wordt – in afwachting van besluitvorming – al wel gestart met de kanteling. Voor de invulling van een aantal nu nog niet aanwezige functies (de change manager, de solutions architect en de security manager bij de CIO-office) zijn geen middelen beschikbaar maar invulling daarvan is op korte termijn noodzakelijk.

Kanttekeningen De in het Transitieplan voorgestelde doorontwikkeling van de I&A-functie is voor de eerste fase gericht op het realiseren van een toekomstbesteding fundament. Om dit te kunnen doen, dienen ook direct een aantal urgente zaken te worden opgepakt. Tot het moment van besluitvorming door de Drechtraad zijn de mogelijkheden hiertoe beperkt. Op dit moment (februari) is de budgettaire investeringsruimte van € 1,2 miljoen volledig uitgegeven. Alle projecten die noodzakelijk zijn voor de technische upgrade zijn daarom getemporiseerd en afgehecht en contracten met externe projectleiders zijn stopgezet. Hiermee ontstaan een aantal risico’s:  Uitstel investeringen storage: opslag van meer data niet meer mogelijk, uitbreiding van schrijven technisch niet meer mogelijk (limiet bereikt), uitval van centrale applicaties, scanstraat voor post werkt niet meer, geen back-ups en het niet kunnen uitvoeren van de primaire processen.  Geen nieuwe licenties Microsoft: Support stopt, boetes, werkplekken vallen uit, problemen ontstaan met bedrijfsapplicaties die het primaire proces ondersteunen (GBA, GWS)  Geen investeringen in netwerk: delen van het netwerk vallen uit. Transitieplan-I&A Drechtsteden 28 februari 2013

24



Oracle upgrade stopt: Upgrades niet mogelijk en problemen met Mozaïek, GBA, BAG, AutoCAD, Belastingen, Key2Finance, GWS etc.  Investeringen hardware: projecten en changes niet meer mogelijk voor uitbreidingen (nieuwe servers) door de technische grenzen die zijn bereikt, leverancier heeft de cruciale onderdelen niet meer Naast deze risico’s zijn er ook risico’s van kapitaalvernietiging (weglopen van kennis) en op termijn nog hogere kosten in verband oplopende complexiteit en problemen.

-

Opmerking verdient dat niet alleen binnen de GRD (en afdeling SCD-ICT en het bureau van de CIO) maar ook aan de kant van de deelnemers en dochters verbeteringen zullen moeten worden doorgevoerd op het terrein van de I&A-functie om deze stap in gezamenlijkheid te kunnen maken. Zo zullen ook de lokale informatiefuncties passend moeten worden ingericht, zullen de nog aanwezige lokale toepassingen geen lacunes meer in de beheerorganisatie mogen bevatten en zal de klantorganisatie een actieve rol in inhoudelijke én financiële zin moeten vervullen bij het opstellen van businesscases en realisatie van projecten.

8.

Toezicht

Een goed toezicht op juiste uitvoering van het transitieplan en de correcte besteding van de daartoe ter beschikking te stellen middelen vinden wij van groot belang. De governance op het plan zal worden ingericht op een zelfde wijze als in het verleden is gebeurd bij het IP&A-programma. De destijds gekozen vorm van toezicht is geaudited door PwC en met enkele aanpassingen voldoende passend bevonden. Het toezicht op het transitieplan wordt in lijn met de governance rond destijds het IPA programma opgezet en kent op hoofdlijnen de volgende vier elementen, te weten: • Transitieplan I&A als kapstok; • Betrokkenheid verantwoordelijk portefeuillehouders; • Escalatiepaden; • Programmatische uitvoering. Voor een verdere uitwerking van deze elementen wordt verwezen naar bijlage 5: Uitwerking Toezicht.

9.

Communicatie

Omdat deze transitie I&A een grote impact heeft op zowel het SCD, de CIO-office, als de business (lees: deelnemers en dochters van de GRD), er grote investeringen moeten worden gedaan en het van belang is dat er draagvlak en eenduidigheid rondom ingezette koers en prioriteiten is vereist, zal er veel inspanning moeten worden geleverd op het terrein van interne en externe communicatie. Daartoe wordt een communicatieplan opgesteld dat zich richt op de Drechtraad, de lokale raden, colleges, organisaties en de interne en externe omgeving. Voor een verdere uitwerking van deze elementen wordt verwezen naar bijlage 6: Uitwerking Communicatie.


25

Bijlagen:

1. Verificatie door PwC 2. Opzet categorieën regionale projectenportfolio 3. Detaillering projecten niveau 1: voorziene noodzakelijke en wettelijke projecten (A t/m D) 4. Detaillering projecten niveau 2: efficiency en ambitieprojecten (E & F) 5. Uitwerking Toezicht 6. Uitwerking Communicatie


26

Bijlage 1: Verificatie door PwC


27

Verificatie door PwC In het kader van de besluitvorming over het transitieplan I&A Drechtsteden (en de bijbehorende stukken) is door PwC op onderdelen van de voorliggende transitie I&A een verificatie uitgevoerd. Dit document geeft inzicht in de onderdelen en wijze van betrokkenheid daarbij van PwC.

PwC voert assessment uit over bereikte resultaten SCD als geheel Momenteel voert PwC op verzoek van de directeur GRD een assessment uit over de voortgang die het SCD heeft bereikt ten aanzien van de bevindingen die zij in 2011 heeft gedaan tijdens een evaluatie van het SCD. Het I&A dossier wordt hierin niet of slechts zeer beperkt geraakt, omdat dit dossier destijds niet het specifieke onderwerp van de evaluatie was. Hoewel een exacte vergelijking in kwantiteiten lastig is te maken, zien we In het assessment SCD dat er in totaliteit een dalende lijn is in de afgelopen jaren qua kosten en inzet van het personeel (dit is echter exclusief het I&A-dossier). Als we kijken naar andere klantorganisaties zien we juist als gevolg van de toegenomen complexiteit van de middelenfuncties, een stijging optreden in de totale kosten (dat is dan weliswaar inclusief de I&A-functie). Door de voorgestelde inhaalslag inzake de transitie I&A, verwachten we dat de Benchmark meer naar elkaar toe zal gaan in totaliteit bezien, maar dat qua financiële performance de Drechtsteden nog steeds tot de voorhoede zal blijven behoren.

PwC speelt een nadrukkelijke rol bij de doorontwikkeling van de transitie die I&A Drechtsteden moet doormaken Omdat een doorontwikkeling van de I&A-functie binnen Drechtsteden als gevolg van de aangetroffen situatie, een aantal acute casussen nadrukkelijk meer aandacht vereiste, enerzijds vanuit de dagelijkse werkzaamheden en technische stand van zaken en anderzijds vanuit de uitgesproken en deels beschreven ambities, is besloten om een transitie van de I&A-functie in gang te zetten. Toegespitst op het I&A dossier kan vermeld worden dat PwC vanuit diverse competenties het SCD en GRD/CIO ondersteunt bij deze transitie. PwC maakt dan –mede op basis van haar eerdere betrokkenheid bij evaluaties en onderzoeken vanuit een onafhankelijke rol- ook onderdeel uit van het transitieteam/organisatie. Het team van PwC bestaat uit adviseurs met diverse kennis en ervaring: strategie & organisatie, I&A-technologie, financiën en verandermanagement. Zij vervult daarbij rollen zoals penvoerder, uitvoerder, onderzoeker en/of begeleider. Dit varieert per aspect. Opgemerkt dient te worden dat PwC in dit kader inhoudelijk en procesmatig adviseert en keuzes voorlegt maar dat de opdrachtgever c.q. de organisatie de verantwoordelijkheid heeft en neemt om deze keuzes te maken. Als het gaat over het transitieplan I&A Drechtsteden en de bijbehorende oplegnotitie voor de Drechtraad en presentatie kan gesteld worden dat PwC deze documenten kritisch heeft doorgenomen, opmerkingen terug heeft gegeven aan de organisatie en daar waar gevraagd geholpen heeft bij het vervaardigen van ondersteunende conceptteksten in afstemming en samenwerking met het SCD en GRD. Als PwC onderschrijven we nadrukkelijk de noodzaak om niet alleen een incidentele maar vooral een onomkeerbare verandering in de I&A-functie van Drechtsteden door te voeren en staan daarmee dus achter het initiatief voor een grootschalige transitie in de wetenschap dat de tijd dringt. Ook het gehanteerde groeipad, te weten eerst de basis op orde en dan een verdere versterking en doorontwikkeling van de dienstverlening en realisatie van de ambities vanuit de business en de gerichte versterking in termen van formatie en financiën zijn in onze ogen een juiste weg vooruit. In de nu volgende passages geven we weer op welke wijze we het SCD en de GRD helpen bij de doorontwikkeling van de I&A-functie van Drechtsteden en het in ontwikkeling zijnde transitieplan I&A.


28

PwC heeft nadrukkelijk de snijvlakken tussen SCD-ICT, de CIO-Office en de business in kaart gebracht Op verzoek van de directeur SCD heeft PwC gewerkt aan een inzicht op de snijvlakken tussen het SCD-ICT, de CIO-Office en de business op het terrein van I&A. Dit rapport richt zich op aangetroffen knelpunten, de nieuw te hanteren principes, afspraken en spelregels die zouden moeten gelden op het terrein van de I&A-functiegebieden tussen de uitvoerende SCD-ICT afdeling, het kader- en beleidsontwikkelende CIO-Office en de business. Dit onderzoek is uitgevoerd ten einde inzicht te verkrijgen in de vervolgstap die de I&A-functie van Drechtsteden moet doormaken in haar volwassenheidsontwikkeling. Hierbij is eerst gekeken hoe de afstemming binnen de GRD en de SCD met betrekking tot SCD-ICT en de CIO-Office het best kon worden vormgegeven en welke principes en randvoorwaarden daarvoor moeten worden ingevuld. Omdat de business (lees deelnemers en dochters van de GRD) een wezenlijk deel uitmaakt van de totale I&A-functie en de werking van de afgesproken principes en randvoorwaarden ook tot in de business reikt, vindt momenteel afstemming met de business (lees IPD) plaats over hoe deze principes en randvoorwaarden te realiseren. Dit alles is input geweest voor het transitieplan. PwC heeft het snijvlakkenrapport samen met de SCD-ICT en de CIO-Office opgesteld en is momenteel in overleg met het IPD om de effectuering ervan te organiseren c.q. te plannen. Het rapport leert van het verleden, maar kijkt vooral en in praktische zin vooruit: ‘hoe kunnen we I&A toekomstbestendig ontwikkelen’.

PwC is op het snijvlak tussen SCD-ICT en de CIO-Office betrokken geweest bij de verificatie van de formatie inzake fijnstructurering Ten tijde van het traject fijnstructurering liep ook het voorgenoemde onderzoek naar de snijvlakken. Omdat het belangrijk is om eerst de taken en verantwoordelijkheidsverdeling tussen en binnen de diverse organisatie onderdelen van het SCD en de CIO-Office scherp te hebben alvorens tot een (her)ontwerp van de structuur en formatie in kwalitatieve en kwantitatieve zin kan worden overgegaan, is gedurende het traject van de fijnstructurering steeds nauw contact geweest met PwC en heeft PwC de voorgestelde kwantiteiten in formatie op detailniveau vergeleken met soortgelijke samenwerkingsinitiatieven, c.q organisaties van vergelijkbare omvang met vergelijkbare ambities en deze beelden teruggekoppeld aan het traject van fijnstructurering. Op het terrein van de capaciteit binnen de I&A-functie (fijnstructuur) is meer gedetailleerd gekeken naar organisaties van vergelijkbare omvang en zijn met name de beheers- en slagkracht vergeleken. Met de aanvullende capaciteit die met name door de combinatie van niveau 1 en 2 wordt gerealiseerd, zorgt ervoor dat de Drechtsteden dichter bij de “ peers” komt, maar nog steeds onderaan in de bandbreedte.

Inventarisatiefase leidt tot inzicht in bereikte resultaten en verbeterpunten Momenteel bevindt het transitieteam (waarin naast SCD, GRD/CIO ook PwC zitting neemt) zich qua transitie in de inventarisatiefase die wordt afgesloten met het genoemde transitieplan. Deze fase heeft geleid tot tal van inzichten die in de komende periode (fasen) gestructureerd en systematisch moeten worden opgepakt. Een masterplanning is daarvoor in de maak, die op een later tijdstip ter beschikking kan worden gesteld. De inventarisatiefase heeft ook geleid tot de constatering door PwC, dat het inzicht momenteel soms nog beperkt is als het bijvoorbeeld gaat over veroudering en achterstallig onderhoud. Vandaar dat in de stukken de onderstaande zinsnede staat opgenomen: ‘’Gelet op huidige situatie met soms beperkt inzicht en grote complexiteit is het raadzaam te werken met een bandbreedte van + of – 10%’’. ’Onderbouwing (hardheid) van b.v. I&A-en SCD-ICT projectenkalender moet verder uitgewerkt worden in projectplannen en PID’s. Komende maanden worden de lasten verder verfijnd. Risico is dat de complexiteit van vervanging exponentieel toeneemt naarmate de veroudering oploopt. Tevens hebben wij een gebrekkige aansluiting tussen financiën en inhoud geconstateerd, welke inmiddels aanmerkelijk is verbeterd.


29

Het is een eerste stap op weg naar meer inzicht en verdere volwassenheid die nu eenmaal doorgemaakt moet worden. Als voorbeeld geeft PwC –net zoals we dat in het kader van het snijvlakken onderzoek op inhoud hebben gedaan - hieronder een deel van de maatregelen weer die volgens PwC met de focus op financiën moeten worden opgepakt. PwC stelt voor deze maatregelen (en anderen) in de masterplanning, die nu in de maak is, op te nemen.

Periode t/m juni 2013:

Periode na juni 2013:

Transparante zerobased meerjarenbegroting I&A (met ideaalcomplex) vanuit lastenkant en MIP opstellen

PDC verbeteren (waaronder eventueel afstoten bepaalde producten/diensten met onvoldoende toegevoegde waarde)

Capaciteitsplanning verbeteren

Kostprijzen en tarieven per product/dienst bepalen

Notitie Activeren en Afschrijven actualiseren

Overeenkomsten met klanten over service, kwaliteit, prijsstelling etc. verbeteren

Managementinformatie verbeteren (groeimodel)

Kostenreductie- en efficiencyverbeterplan Drechtsteden opstellen

Governance ICT verbeteren

Benchmarking van tarieven etc. verrichten

Businessmodel I&A opstellen/actualiseren

Implementatie van doorbelasting ‘’nieuwe stijl’’

ICT kosteninventarisatie Drechtsteden uitvoeren

Afspraken met klanten maken over toe- en afname van vraag en consequenties daarvan

Berekening van ’excellente dienstverlening’ verrichten Borging verbeteren (‘vastlegging’, aanhaken planning & control, e.d.)

PwC is op het terrein van financiën betrokken geweest bij de verificatie van de gehanteerde getallen en onderliggende bouwstenen De werkzaamheden van PwC als het draait om financiën hebben tot nu toe bestaan uit: 1. Het bestuderen van bestaande financiële documenten (‘’as is’’ situatie uit aangeleverde stukken) en de sterke punten en verbeterpunten daarvan benoemen 2. Het ondersteunen van het GRD/CIO en SCD bij het opstellen van de Regionale projectenportfolio respectievelijk de SCD-ICT projectenkalender 3. Het berekenen van de omvang van de eenmalige inhaalafschrijvingen en het deels verlagen van de afschrijvingstermijn van 5 naar 3 jaar van bestaande activa op basis van de verkregen activastaten 4. Het meedenken en meewerken aan de opzet en opbouw van de lasten van niveau 1 en niveau 2 en het toetsen op hoofdlijnen van de gemaakte berekeningen van de lasten.

Te hanteren clausulering op het werk van PwC 

PwC gaat uit van de juistheid van de informatie die zij aangeleverd krijgt. De aard van de uitgevoerde werkzaamheden houdt in dat op het cijfermateriaal geen accountantscontrole is toegepast, terwijl tevens geen beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Een en ander impliceert dat aan onze rapportage geen zekerheid met betrekking tot de getrouwheid van dit cijfermateriaal kan worden ontleend, anders dan ter zake van de aspecten zoals door ons onderzocht en waarover wij in onze rapportage feitelijk rapporteren.


30



Ook is en kan door PwC geen beoordeling worden gedaan over de volledigheid en/of nut/noodzaak van de projecten in de Regionale projectenportfolio en SCD-ICT projectenkalender. Naar het oordeel van PwC zijn de berekeningen gebaseerd op de meest actuele inzichten en de financiële cijfers die daarvan zijn afgeleid. Zoals eerder gesteld, is het inzicht soms beperkt. De komende periode wordt gebruikt om de financiën verder te onderbouwen.


31

Bijlage 2: Opzet categorieën regionale projectenportfolio


32

Opzet categorieën regionale projectenportfolio Inleiding In de zomer van 2012 heeft de CIO Drechtsteden in samenwerking met het IPD geïnventariseerd wat we de komende tijd moeten gaan doen op het gebied van informatievoorziening en automatisering om de doelen van de Drechtsteden te kunnen halen en aan de wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen. Deze twee redenen om iets te gaan doen vallen vaak samen. Een wettelijke plicht dwingt ons meestal voorzieningen te treffen die ook bijdragen leveren aan onze eigen doelen zoals betere dienstverlening en bedrijfsvoering. Het resultaat van deze inventarisatie is een lijst met activiteiten (beleidsonderwerpen, potentiële projecten) voor de komende jaren geworden.

Totstandkoming van het projectportfolio Het projectportfolio komt tot stand in nauwe samenwerking met het SCD en de klantorganisaties. In verschillende bijeenkomsten is geïnventariseerd welke doelstellingen wij regionaal willen bereiken op het gebied van dienstverlening, bedrijfsvoering en de basisvoorzieningen. Voor dienstverlening betekent dit dat:  Alle kanalen (web, telefoon, balie, brief, e-mail) leveren dezelfde antwoorden en informatie op;  We doen meer met minder;  Lagere administratieve lasten;  We kennen onze klanten en houden hiervoor klanthistorie bij;  80 % van de vragen willen we direct afhandelen;  We zijn transparant, geven inzicht wat we leveren onder welke voorwaarden;  Onze klanten kunnen voor alle vragen terecht bij één loket. Vanuit het bedrijfsvoering perspectief willen we efficiënt met onze middelen omgaan en daarom zoeken we naar manieren om geld te besparen en onze doelen met zo weinig mogelijk middelen te bereiken. Harmoniseren en standaardiseren van processen en applicaties zijn acties die hieraan een bijdrage kunnen leveren en daarvoor zijn nog legio kansen in ons samenwerkingsverband. Ook vragen wettelijke verplichtingen ons te investeren in de bedrijfsvoering. De invoering van Europees betalingsverkeer (SEPA) en beveiliging van informatie (Assessment DigiD) vragen daarvoor onze aandacht. Al deze ontwikkelingen en eigen ambities vragen investeringen in onze bedrijfsvoering die het mogelijk maken onze doelen te behalen. De hierboven beschreven doelen zijn alleen haalbaar als een aantal basisvoorzieningen op orde zijn en dat is op het ogenblik niet het geval. Dus daarom zal het op orde brengen van deze basisvoorzieningen ook investeringen vragen in 2013. In 2011 is bepaald dat jaarlijks het regionale projectportfolio voor het volgende jaar wordt bepaald. In dit portfolio is voor de wettelijke projecten echter reeds rekening gehouden met 2014 en ook een doorkijk gemaakt voor 2015 in zoverre nu reeds bekend is.


33

De samenhang Hoe deze basisvoorzieningen samenhangen met de specifieke voorzieningen voor dienstverlening en bedrijfsvoering wordt toegelicht door de informatievoorziening te vergelijken met een bouwwerk bestaande uit een fundering, de opbouw en het dak. Schematisch weergave samenhang projectportfolio:

MIS

Dienstverlening

Andere beleidsvelden

Middelen

Midoffice, zaken, archief Gegevens(management)

IT-infrastructuur

Het “huis van de informatievoorziening” staat stevig gefundeerd op een solide technischeinfrastructuur die het gehele gebouw ondersteunt. Gegevens kunnen ook gezien worden als een deel van het fundament van het gebouw, want gegevens zijn de grondstof voor al onze gegevensverwerkende processen. Als het fundament niet op orde is lopen de processen voor dienstverlening, enz. niet goed. Als de aanvoer van gegevens als grondstof voor de processen stagneert door een slechte infrastructuur of de kwaliteit van de gegevens onvoldoende is verliezen we tijd en geld en nemen we verkeerde beslissingen die weer gecorrigeerd moeten worden waardoor we nog meer tijd en geld verliezen en ons imago geschaad wordt. Net als bij een gebouw gaat er veel geld in een fundament zitten. Dat is jammer, want je ziet er niets van, maar je kan niet zonder. Zonder een goede technische-infrastructuur en gegevens kunnen we de primaire en ondersteunende processen niet uitvoeren of tegen veel hogere kosten dan wanneer de basis wel op orde is.


34

Uiteraard kan wel gediscussieerd worden over de uitvoering van de fundering. Bij een stevige zandlaag op maaiveldniveau kan beter met een goedkopere, stevige betonplaat gefundeerd worden. Bij een dikke, slappe bovenlaag ontkom je er vrijwel niet aan palen te heien tot op een stevige zandlaag die het huis kan dragen. De keuze tussen betonnen en houten palen is ook nog mogelijk. Met andere woorden: dát er een fundering nodig is is zeker, hoe de fundering eruit komt te zien is een keuze. In de projecten die voor de technische-infrastructuur en gegevensmanagement uitgevoerd worden, zoeken we naar oplossingen die niet alleen werken, maar ook juist gedimensioneerd zijn voor het doel waarvoor we ze aanschaffen, dus effectief én efficiënt zijn. Een ander essentieel onderdeel van het gebouw zijn de applicaties, de functionaliteiten die ons helpen ons werk te doen, alleen met een goede basis ben je er niet. Een beleidsregel in Drechtsteden is dat we in de regio precies één applicatie hebben voor één functionaliteit. Daarmee voorkomen we overtolligheid aan functionaliteiten. Uitvloeisel van deze regel is dat we functionaliteiten die in meerdere processen gebruikt worden generiek maken. Deze generieke functionaliteiten brengen we onder in de midoffice. Voor veel alle processen gebruiken we één of meerdere in de midoffice ondergebrachte functionaliteiten. Generieke functionaliteiten zijn er bijvoorbeeld voor zaken, documenten en dossiers, inclusief de archivering. Dit onderdeel van het “gebouw” is, gezien het belang voor veel processen, ook een deel van het fundament. Dankzij de applicaties, de functionaliteiten kunnen wij onze diensten verlenen, de fysieke ruimte ontwikkelen en beheren, zorgen voor economische ontwikkeling en sociale aspecten. Het dak met managementinformatie biedt de mogelijkheid sturing te geven aan ons werk en verantwoording hierover af te leggen. Goede managementinformatie is alleen mogelijk als sprake is van goed gegevensmanagement. In de managementinformatie komen immers alle gegevens van geleverde prestaties, gebruikte middelen en bereikte resultaten samen. Om zinvolle informatie te kunnen genereren moeten gegevens, ondanks dat ze uit verschillende processen komen, in verband met elkaar gebracht kunnen worden.

Onderbouwing financiën. Voor alle projecten zijn de te verwachten kosten inzichtelijk gemaakt. Een gefundeerde onderbouwing van de kosten is pas te maken wanneer er een impactanalyse (vooronderzoek) heeft plaatsgevonden. Volgens de Delphi-methode is op basis van een inschatting van de omvang en complexiteit een globale raming van de voorbereidings- en projectkosten: Omvang

Vooronderzoek

Project

Klein

€15.000

€50.000

Middel

€30.000

€100.000

Groot

€50.000

Zeer groot

€50.000

€

250.000 €500.000

De raming van de voorbereidingskosten is gebaseerd op een uurtarief van € 100. De inzet van business wordt zonder verrekening van kosten geleverd, omdat deze als een onderdeel van de eigen ontwikkeling gezien wordt. Dit is uiteraard niet van toepassing als de business bijvoorbeeld een projectleider levert, dit wordt wel verrekend. Inzet van de business heeft dus geen gevolg voor de kosten en wordt daarom niet gekwantificeerd. De plaatsing in de tijd is gebaseerd op het voldoen aan de wettelijke plicht. Om misverstanden te voorkomen: Het betreft geprognosticeerde bedragen op basis van ervaringen uit het verleden en de eerder geschetste Delphi-methode. Alleen de daadwerkelijk gemaakte kosten worden verrekend.


35

Om uitvoering te geven aan het regionale projectportfolio is gemeenten gevraagd een reservering van € 6,50 per inwoner per jaar in de begroting op te nemen. Gemeenten hebben hier verschillend invulling aan gegeven.

De projecten binnen het projectportfolio Het transitieplan gaat uit van een ontwikkelscenario via de basis op orde naar volgende ontwikkelfases. In de basis op orde horen ook de wettelijke projecten. Om een goede indeling te maken is voor het transitieplan in eerste aanleg een verdere indeling gemaakt voor projecten uit het Regionaal Projectportfolio: • • • • • •

Categorie A: projecten die wettelijk gezien uitgevoerd moeten worden in 2013 en die geen bijdrage hebben aan de interne bedrijfsvoering van regio Drechtsteden Categorie B: projecten die wettelijk gezien uitgevoerd moeten worden in 2013 en die daarnaast ook een bijdrage hebben aan de interne bedrijfsvoering van regio Drechtsteden Categorie C: projecten die wettelijk gezien uitgevoerd moeten worden maar met mogelijkheid van uitstel tot in 2014 of zelfs 2015 Categorie D: projecten die geen wettelijke grond hebben maar die wel noodzakelijk zijn voor het op peil brengen/houden van de interne bedrijfsvoering van regio Drechtsteden omdat anders stagnatie optreedt in de ontwikkeling Categorie E: projecten die geen wettelijke grond hebben, maar die (grote) kansen bieden voor de regio Drechtsteden Categorie F: projecten vanuit ambitie regio Drechtsteden

De indeling naar projecten is vervolgens samengevat hieronder weergegeven in niveau 1 (categorie A t/m D) en niveau 2 (Categorie E en F)


36

Niveau 1. Omschrijving

Wettelijk

Webrichtlijnen digitaal archief/Zaakgericht werken

w (archief)w

GVOP (vergunningen op internet) Samenwerkende catalogi Binnengemeentelijk gebruik (BGB) Gegevensdistributie (volgt uit BGB Gegevensmagazijn (volgt uit BGB) ICT-beveiligingsassessement voor webtoepassingen (DigiD)

w

jaar

Kosten irt Eigenaar regionaal PP jaarlijks 150.000 RMT DV achterstallig ONS-D 1.200.000 1-1-2014 130.000 RMT DV

w w

1-1-2014 1-1-2014

w

1-1-2014

500.000 ONS-D

w

1-1-2014

200.000 ONS-D

w

1-1-2014

100.000 ONS-D

SEPA IPv.6 Vernieuwing personeelsinformatiesysteem

w w w(aanbestedingswet)

1-1-2014 1-1-2014 1-1-2014

90.000 COB 130.000 COB 0 COB

Digikoppeling Digimelding BRO eHerkenning Mijn Overheid Basisregistratie Lonen, Arbeidsen Uitkeringsverhoudingen (BLAU) Nationaal handelsregister Digilevering BGT Antwoord voor bedrijven. Aansluiting op de BRP, invoering van de Burgerzaken Modules

w w w w w w

1-1-2015 1-1-2015 1-1-2015 1-1-2015 1-1-2015 1-1-2015

130.000 65.000 515.000 50.000 100.000 65.000

ONS-D ONS-D ONS-D RMT DV COB COB

w w w w w

1-1-2015 1-1-2015 1-1-2016 1-1-2016 1-1-2016

130.000 65.000 565.000 130.000 530.000

COB COB ONS-D RMT DV RMT DV

Digitale Agenda.nl

1-1-2016

Recht op elektronisch zakendoen

65.000 RMT DV 50.000 ONS-D

15.000 COB

Ten behoeve van de opstelling van de meerjarenbegroting in het kader van dit transitieplan I&A, is gekozen om met een gemiddeld bedrag van 1,4 mio per jaar te werken voor de wettelijk verplichte regionale projecten (niveau 1: A t.m. D), te meer omdat projecten de jaargrens kunnen overschrijden.


37

Niveau 2. Categorie E: projecten die geen wettelijke grond hebben, maar die (grote) kansen bieden voor de regio Drechtsteden. In 2011 heeft besluitvorming plaatsgevonden rondom applicatieconsolidatie. Op het moment van ingrijpen waren er ca 1862 applicaties geregisterd in het CMDB (Configuratie Management Database). Doelstelling was om deze eind 2013 teruggebracht te hebben tot ca. 1200 en eind 2014 tot ca. 800. In 2012 is veel werk verzet om de aangroei van applicaties stop te zetten en door stelselmatig te schrappen in het CMDB. Hiermee is het aantal applicaties dat in het CMDB staat geregistreerd inmiddels teruggebracht tot ca 1100. Daarmee is het laaghangend fruit geplukt en moet nu gestart worden met de zwaardere dossiers. Uit de evaluatie van de proeftuinen en “Onze visie op het werken in de Drechtsteden” van het ONS-D en ervaringen van het afgelopen jaar, blijkt dat consolidatie een integrale en gestructureerde aanpak vereist. In het Ontwikkelprogramma voor het Organisatie-netwerk Drechtsteden is daarom het uniformeren van backoffices en daarmee terugdringen van de hoeveelheid applicaties als opdracht 6 gedefinieerd. Hierdoor wordt meer kracht ontwikkeld. Een voorbeeld van de potentiële baten blijkt uit de businesscase harmonisatie GBA. Deze is eind 2012 opgeleverd en geaccepteerd door het Regionaal MT Dienstverlening en het Informatieplatform Drechtsteden. De financiële businesscase is hieronder weergegeven, waarbij de nulsituatie de huidige situatie is. Hierbij moet worden opgemerkt dat deze businesscase vanwege de relatie met de mGBA alleen positief is als we hem dit jaar uitvoeren. Baten die we hebben door een eenvoudiger invoering van de mGBA zijn niet meegenomen. Voor een nadere detaillering van deze projecten verwijzen wij naar bijlage 4 ‘Projecten niveau 2’

Kostensoort Kapitaallasten Exploitatiekosten Personeelskosten Overige kosten Projectkosten /3 jaar Totale kosten

Nulsituatie Consolidatie PINK Consolidatie Centric € 116.000,00 € 116.000,00 € 116.000,00 € 516.000,00 € 214.000,00 € 138.000,00 € 268.000,00 € 155.000,00 € 243.000,00 € 55.000,00 € 113.000,00 € 71.000,00

€ 955.000,00

€ 149.000,00 € 747.000,00

€ 167.000,00 € 735.000,00

Onderzoek naar en uitvoering van dit soort businesscases is niet meegenomen in niveau 1 en vraagt daarom aanvullende financiering. Het onderzoek naar dit soort businesscase is wel meegenomen in de financiering van niveau 2 de uitvoering echter niet. Er zijn voor deze categorie E verder nu nog geen projecten geïdentificeerd

Categorie F: projecten vanuit ambitie regio Drechtsteden Bij de totstandkoming van het Regionaal Projectportfolio is aan alle relevante regionale gremia gevraagd om aan te geven met welke projecten we rekening moeten houden. Dit is aangevuld met projecten uit de visie op het werken in de Drechtsteden van het ONS-D en het daarop gebaseerde concept Informatiseringsvisie Drechtsteden 2018. Helaas is met de huidige inzichten een aantal van deze projecten nog niet te kwantificeren. De kosten voor de uitvoering worden namelijk voor een groot deel bepaald door de mate van ambitie en beperken zich niet alleen tot ICT of I&A. De geprognosticeerde bedragen is een aantal maal alleen de kosten voor een businesscase, omdat de realisatie van het project erg aan ambitie onderhevig is. Voor uitwijk kun je bijvoorbeeld een volledig extra rekencentrum willen, maar je kunt je ook beperken tot wettelijk noodzakelijke voorzieningen. Het verschil tussen die twee loopt in de miljoenen. Onderzoek naar en uitvoering van dit soort businesscases is niet meegenomen in niveau 1 en vraagt daarom aanvullende financiering. Het onderzoek naar dit soort businesscase is wel meegenomen in de financiering van niveau 2 de Transitieplan-I&A Drechtsteden 28 februari 2013

38

uitvoering echter niet. Voor een nadere detaillering van deze projecten verwijzen wij naar bijlage 4 ‘Projecten niveau 2’ Omschrijving

bron

Jaar BC

dynamische webformulieren Management informatie (tool / enkelvoudig) Doorontwikkeling midoffice

Dienstverlening

2013

Bedrijfsvoering

2013

200.000 Eerst wordt enkelvoudig databases ontsloten

Transitieplan

2013

Ruimte voor experimenten

IPD

2013 e.v.

Doorontwikkeling Key2Finance

Financiën

2013

50.000 Mozaïek is zelf ontwikkeld. Dit vraagt om een heroriëntatie. COB heeft opdracht gegeven een vooronderzoek te doen. Alleen de kosten voor de BC zijn meegenomen 100.000 Kleine projecten met grote impact worden via experimenten opgepakt. Zo is bijv. WIFI geïntroduceerd in de Drechtsteden. 130.000 COB

introductie HNW

Ontwikkel programma organisatie netwerk

2013 e.v.

Leerlingenvervoer

Ambitie

2013

50.000

Open data

Digitale Agenda.nl

2013 e.v.

Uitwijk

Bedrijfsvoering

2013

50.000 Steeds meer dienstverlening kan via APPS ontwikkeld bv Open Data van de overheid. Dit biedt mogelijkheid om op aantal domeinen de markt zijn werk te laten doen. 75.000 Nu is alleen de wettelijk noodzakelijke uitwijk geregeld. Bv een business impact analyse wordt bepaald wat nog meer nodig is. Dat is erg afhankelijk van de ambitie. 15.000 Ondernemers en overheden bepalen gezamenlijk of zij het Ondernemingsdossier als een passende oplossing zien om de regeldruk te verminderen en of zij het Ondernemingsdossier willen invoeren

Ondernemersdossie Digitale Agenda.nl r

2014

Kosten

Opmerking

65.000 Implementatie raakt BGB

100.000 Opdracht 15 uit ontwikkelprogramma. Dit raakt alle aspecten van de bedrijfsvoering. Businesscase wordt ontwikkeld via ontwikkelprogramma. Alleen de kosten voor de BC zijn meegenomen

Bemensing Vooruitlopend op de reorganisatie van SCD/ICT en CIO is gebleken dat veel kennis steeds weer verdwijnt, omdat voor het doen van vooronderzoeken en maken van businesscases steeds weer extern wordt ingehuurd. Dit terwijl de capaciteit structureel wordt gevraagd. Om die reden is in het Transitieplan-I&A Drechtsteden 28 februari 2013

39

reorganisatievoorstel deze dienstverlening als structurele capaciteit opgenomen, maar wel gerelateerd aan de niveaus. Daarmee vallen de kosten voor de vooronderzoeken en de businesscases in relatie tot het Regionaal Projectportfolio grotendeels weg en blijft de kennis behouden. De capaciteit voor projectleiding wordt betrokken van Project en Programmamanagement van het SCD of extern. In 2011 en 2012 bleek dat de gevraagde capaciteit niet door de gemeenten kan worden geleverd. Ten behoeve van de opstelling van de meerjarenbegroting in het kader van dit transitieplan I&A, is gekozen om met een revolving fund van € 300.000,- te werken voor de voorbereiding (vooronderzoek en businesscase) voor de regionale ambitieprojecten (niveau 2: E&F), te meer omdat bij dit niveau reeds aanvullende analysecapaciteit bij CIO-Office en SCD-ICT voor handen komt om een groot deel van deze werkzaamheden uit te voeren.


40

Financiële consequenties. Voor niveau 1 leidt dit tot het volgende schema. Het wordt weergegeven inclusief en exclusief gebruik eigen dienstverlening. jaar

Omschrijving

wettelijk 2013 VO

1

Webrichtlijnen

jaarlijks

digitaal archief/Zaakgericht 2 werken GVOP (vergunningen op 3 internet) Samenwerkende catalogi 4 Binnengemeentelijk gebruik 5 (BGB) Gegevensdistributie (volgt uit 6 BGB Gegevensmagazijn (volgt uit 7 BGB) ICT-beveiligingsassessement 8 voor webtoepassingen (DigiD) 9 10

12 13 14 15 16

Project

5.000

10.000

35.000

25.000

50.000

525.000

10.000

20.000

100.000

5.000

20.000

11.500

38.500

VO

BC 5.000

10.000

wettelijk 2015

Project

VO

BC

Project

35.000

2013 300.000

300.000

125.000

125.000

50.000

50.000

2013 2013 2013 2013 50.000

200.000

30.000

170.000

30.000

70.000

2013 2013

SEPA

2013

IPv.6

2013

Vernieuwing 11 personeelsinformatiesysteem

BC

wettelijk 2014

90.000 10.000

20.000

100.000

2013

Digikoppeling

2014

Digimelding

2014

BRO

2014

eHerkenning

2014

Mijn Overheid

2014

Basisregistratie Lonen, Arbeidsen Uitkeringsverhoudingen 17 (BLAU) Nationaal handelsregister 18 Digilevering 19 BGT 20 Antwoord voor bedrijven. 21 Aansluiting op de BRP, invoering van de Burgerzaken 22 Modules Recht op elektronisch 23 zakendoen

10.000

20.000

5.000

10.000

50.000

50.000

450.000

5.000

10.000

35.000

10.000

20.000

70.000

5.000

10.000

50.000

10.000

20.000

100.000

5.000

10.000

50.000

15.000

100.000

2014

2014 2014 2015

15.000

50.000

2015

500.000

15.000

25.000

90.000

30.000

100.000

400.000

10.000

35.000

5.000 135.000

1.500.000

2015

2015

totaal Incl VO + BC

5.000 190.000

116.500

1.348.500

100.000

210.000

1.415.000

1.655.000

1.725.000

1.640.000

1.348.500

1.415.000

1.500.000

Excl VO + BC

Zoals blijkt was de gereserveerde inwonerbijdrage van €6,50 afdoende voor projecten op niveau 1. Ten behoeve van de opstelling van de meerjarenbegroting in het kader van dit transitieplan I&A, is gekozen om met een gemiddeld bedrag van 1,4 mio per jaar te werken voor de wettelijk verplichte regionale projecten (niveau 1), te meer omdat projecten de jaargrens kunnen overschrijden. Transitieplan-I&A Drechtsteden 28 februari 2013

41

Voor niveau 2 geldt dat de financiële consequenties slechts bij benadering zijn te duiden, omdat deze sterk afhankelijk zijn van het niveau van de ambitie, hoe snel er wordt geconsolideerd en op welke wijze wordt invulling gegeven aan een aantal ambitieprojecten. Daarnaast zijn er nog geen consolidatieprojecten geformuleerd. Voor de reeds geïdentificeerde ambitieprojecten leidt dit tot: Omschrijving

Jaar BC

Ambitie 2013 VO 2013

dynamische webformulieren

BC

Ambitie 2014

Project

5.000

10.000

50.000

5.000

25.000

70.000

VO

BC

Ambitie 2015

Project

VO

BC

Project

2013

Management informatie (tool / enkelvoudig)

2013

Doorontwikkeling midoffice

jaarlijks

Ruimte voor experimenten

5.000

25.000

50.000 10.000

70.000 pm

90.000

10.000

pm 90.000

10.000

90.000

2013

Doorontwikkeling Key2Finance

10.000 2013

introductie HNW

2013

Leerlingenvervoer

jaarlijks

Open data

100.000

100.000 pm

pm

5.000

10.000

35.000

5.000

10.000

35.000

2013

Uitwijk

20.000

5.000

75.000 pm

totaal

40.000

300.000

35.000

5.000

10.000

pm

2014

Ondernemers dossier

10.000

pm

380.000

20.000

35.000 pm

5.000

10.000

40.000

205.000

15.000

10.000

Incl VO + BC

720.000 +pm

265.000 +pm

150.000 +pm

Excl VO + BC

380.000 +pm

205.000 +pm

125.000 +pm

125.000

Ten behoeve van de opstelling van de meerjarenbegroting in het kader van dit transitieplan I&A, is gekozen om met een revolving fund van € 300.000,- te werken voor de voorbereiding (vooronderzoek en businesscase) voor de regionale ambitieprojecten (niveau 2), te meer omdat bij dit niveau aanvullende analysecapaciteit bij CIO-Office en SCD-ICT voor handen komt.


42

Bijlage 3: Detaillering projecten niveau 1: voorziene noodzakelijke en wettelijke projecten (A t/m D)


43

Detaillering projecten niveau 1: voorziene noodzakelijke en wettelijke projecten (A t/m D) Voorziene noodzakelijke projecten Project: Wat houdt het in:

Project Windows 7 en Office 2010 werkplek De ondersteuning van de huidige Windows en Office versie komt te vervallen. Microsoft ondersteunt alleen nog nieuwere versies. Daarbij komt de eis van leveranciers van bedrijfsapplicaties die gebruik maken van nieuwere versies. De toename van het gebruik van devices, multimedia etc. binnen de Drechtsteden vraagt om een andere aanpak. Er is behoefte aan flexibiliteit in werken, any time, any place, any device. Dit maakt een aantal vernieuwingen binnen de GRID-omgeving noodzakelijk.

Wat als we het niet doen:

Continuïteit van dienstverlening is in gevaar; Up to date houden en beveiligingsupdates niet mogelijk; Voorwaardelijk voor Flexibele werkplekken; Verhoogde kans op uitval werkplekken; Applicaties (64 bits) bij GEO en Milieu en Geluid kunnen niet worden geleverd.

Kostenindicatie:

€ 5.742.000 (6 projecten)

Project: Wat houdt het in:

Project Werkplek virtualisatie De huidige werkplekvirtualisatie biedt geen mogelijkheid tot multimedia. Om werkplekken met multimedia aan te kunnen bieden is een nieuwe generatie werkplek virtualisatie noodzakelijk. Dit nieuwe platform realiseert tevens een betrouwbare, snelle, moderne en flexibele werkplekontsluiting met betere ondersteuning van oa iPad en thuiswerkplekken.


Randvoorwaardelijk voor Windows7 en Office 2010. Niet Flexibel werken; Niet kunnen inloggen (op Citrix). Risico op ondersteuning van applicaties / wettelijke verplichtingen; Continuïteit van dienstverlening in gevaar.

Kostenindicatie:

€ 1.202.000 (1 project)


Project Vervanging Werkplek hardware (FAT + Thin) Nieuwe generatie werkplek virtualisatie en een werkplek gebaseerd op Windows 7 en Office 2010 stellen nieuwe en zwaardere eisen aan werkplekhardware. Hierdoor is de huidige werkplekhardware niet meer toereikend. Vervanging van de werkplekhardware voor zowel FAT als Thin werkplekken is noodzakelijk.


Introductie Windows 7 en Office 2010 stagneert. Risico op ondersteuning van applicaties / wettelijke verplichtingen; Continuïteit van dienstverlening in gevaar.

Kostenindicatie:

€ 1.225.000 (2 projecten)

Centrale omgeving Project: Wat houdt het in: Transitieplan-I&A Drechtsteden 28 februari 2013

Project Vervanging serveromgeving Door verouderde technologie van de serveromgeving is de grens van 44

de mogelijkheden is bereikt. Applicaties en nieuwe functionaliteit stellen steeds zwaardere eisen aan de omgeving. Stabiliteit en beschikbaarheid staan onder druk. Hierdoor loopt Drechtsteden risico’s op de beschikbaarheid van de centrale applicaties. De beheerlast neemt steeds meer toe. Met de nieuwe serveromgeving kunnen we gebruikers van dienst zijn en voldoen aan hedendaagse eisen. Wat als we het niet doen:

De grens van de technische mogelijkheden is bereikt qua uitbreiding. Er is onvoldoende vrije capaciteit centraal beschikbaar om applicatiemigratie en nieuwe implementaties mogelijk te maken. Risico op ondersteuning van applicaties vanuit technische eisen leveranciers/wettelijke verplichtingen; Continuïteit van dienstverlening in gevaar. Uitval van centrale applicaties. Randvoorwaardelijk voor Oracle 11g en Windows 2008.

Kostenindicatie:

€ 3.020.000 (19 projecten)


Project Vervanging van de storageomgeving Door de groei van de data binnen Drechtsteden is er jaarlijks een verdubbeling van de dataopslag (storage). Dit komt overeen met de landelijke trend. De grenzen van de data opslag zijn bereikt en uitbreiding is noodzakelijk. Het gebruik van devices als iPads en Mobile telefoon en het toepassen van multimedia legt steeds meer beslag op de data opslag. De huidige storage technologie kan niet verder worden uitgebreid en heeft zijn grenzen bereikt. Uitbreiding van de data opslag vergt nieuwe storage technologie.


Onvoldoende vrije capaciteit centraal beschikbaar om applicatiemigratie en nieuwe implementaties mogelijk te maken. Risico op ondersteuning van applicaties vanuit technische eisen leveranciers / wettelijke verplichtingen; Continuïteit van dienstverlening is in gevaar. Uitval van centrale applicaties (Mozaiek, GBA); Innovatie loopt vertraging op; Limieten bij diverse klanten bv Stadsontwikkeling Dordrecht (Back-up); Randvoorwaardelijk voor migratie centrale applicaties.

Kostenindicatie:

€ 1.242.000 (3 projecten)


Project Vervanging van de netwerkapparatuur Hardware is dusdanig verouderd dat er een risico voor bedrijfscontinuïteit op de korte termijn ontstaat door uitval van het netwerk. Vervanging is noodzakelijk om stabiliteit van het netwerk te garanderen.


Randvoorwaardelijk voor server hardware vervanging en vervanging storage. Risico voor bedrijfscontinuïteit. Delen netwerk vallen uit; Thuiswerkplekvoorziening valt met enige regelmaat uit.

Kostenindicatie:

€ 1.946.000 (10 projecten)


Randvoorwaardelijke projecten en Tooling


Aanbesteding, ontwerp en de voorbereiding van de inrichting zijn onderdeel van de hiervoor genoemde projecten.

Kostenindicatie:

€ 1.667.000 (5 projecten)


De randvoorwaardelijk projecten en tooling betreffen aanbesteding, ontwerp en voorbereiding van het inrichten van de basiselementen van Werkplekken, Fontend, Backend Storage en Netwerk.

45

Wettelijke projecten Project: Wat houdt het in:

1. Webrichtlijnen De webrichtlijnen gaan over het ontwerpen, bouwen en beheren van websites. Ze zijn gebaseerd op internationale standaarden voor kwaliteit en toegankelijkheid, en op in de praktijk beproefde oplossingen van professionals. Met de webrichtlijnen hebt u alle belangrijke richtlijnen voor een website van hoge kwaliteit in één pakket bij elkaar. De webrichtlijnen staan op de pas toe of leg uit lijst van het forum standaardisatie. Tot november 2012 gold: Alle gemeenten zorgen dat hun website eind 2012 voldoet aan de minimale eisen van de webrichtlijnen en 1-1-2015 volledig voldoet aan de webrichtlijnen. Recent liet minister Plasterk het volgende weten: De webrichtlijnen, die bedoeld zijn om sites van overheidsinstanties voor iedereen met verschillende apparatuur goed toegankelijk te maken (dus ook mensen met een fysieke handicap), blijken in de praktijk vaak te rigide, zo stelt Plasterk. Hij gaat een nieuw 'beheer- en verantwoordingsmodel' uitwerken om overheden op een transparante manier bij de les te houden, maar dan wel volgens het principe 'pas toe of leg uit'.


Kostenindicatie


Niet voldoen aan afspraken uit convenant (NUP) en wanneer het wetgeving wordt het niet voldoen aan de wet Beperkte toegankelijkheid van websites door mensen met een beperking. Vooronderzoek 2012 Omvang project klein € 50.000,

2. Digitaal archief / zaakgericht werken De gemeentelijke en regionale organisaties binnen de Drechtsteden worden geacht een volledig en juist archief te hebben en zijn hiervoor ook verantwoordelijk vanuit de wetgever. Belangrijk is dat wen met elkaar concluderen dat de huidige ‘hybride’ situatie niet houdbaar is en het moment voor een fundamentele keuze is aangebroken, over het bekrachtigen van het standpunt welke (wellicht niet expliciet maar wel impliciet) genomen is in 2008 voor een formeel digitaal archief (vervanging/substitutie). Keuzen kunnen gemaakt worden als de consequenties van de keuzemogelijkheden zo goed als mogelijk in kaart gebracht worden. Daarom worden binnen dit project een aantal varianten uitgewerkt in de vorm van een business case waarbij inzichtelijk wordt gemaakt wat de huidige kosten zijn, wat de kosten en baten zijn bij projectrealisatie en wat de terugverdientijd is op de investerings- en exploitatielasten. Hierbij moet nog opgemerkt worden dat welke keuze er ook gemaakt wordt er sprake zal zijn van een (gefaseerde) overgangsperiode, waarbij pas na een periode van een aantal jaar de optimale situatie bereikt zal zijn. Dit geldt overigens ook voor het wegwerken van de huidige geconstateerde achterstanden op de archieven en voor de nog aanwezige oude Documentaire Managementsystemen. Met dit project worden meerdere doelen gediend:  Verbetering van de dienstverlening  Verbetering van de bedrijfsvoering  Rechtmatigheid Door processen te modelleren als zaaktypen en zaakgericht te gaan werken worden zaakdossiers opgebouwd. Aan deze zaakdossiers worden kenmerken gekoppeld zodat ook archiveringsfuncties ondersteund worden


46


Kostenindicatie

Vooronderzoek: Wat houdt het in:


Wat kost het:


Wat als we het niet doen: Wat kost het:


Nu wordt hybride gewerkt: Deels zaakgericht, deels niet. Deels papieren archieven, deels digitaal, van onvoldoende kwaliteit. Niets doen betekent continuering van de huidige situatie en dus blijven beoogde verbeteringen uit. Vooronderzoek 2012, business case in 2013, meerjarig project over 2013, 2014 en 2015 Omvang project zeer groot € 1.200.000,

3. GVOP GVOP staat voor Gemeenschappelijke Voorziening voor Officiële Publicaties. Dit wordt een centrale voorziening voor het digitale gemeenteblad. Gemeenten zijn verplicht met ingang van 1 januari 2014 op deze manier besluiten bekend te gaan maken. Dan voldoen we niet aan de wet en kunnen we grote (juridische) problemen krijgen, omdat besluiten dan niet op de voorgeschreven manier bekend gemaakt worden. Omvang project middel € 130.000

4. Samenwerkende Catalogi Het Informatie Publicatie Model van Samenwerkende Catalogi versie 4.0 is in april door de begeleidingscommissie vastgesteld als nieuwe standaard. Hiermee is SC4.0 de opvolger van SC2.1. De begeleidingscommissie van Samenwerkende Catalogi heeft ingestemd met een migratieperiode van een jaar. Deelnemers aan Samenwerkende Catalogi zullen tot 1 juni 2013 de tijd hebben om over te stappen op SC4.0. Dan voldoen we niet aan de wet en kunnen we grote (juridische) problemen krijgen. Een globale impactanalyse heeft duidelijk gemaakt dat het om een betrekkelijk kleine ingreep gaat (maximaal 10 dagen voor inzet beheerders / ontwikkelaars + kleine overhead van 1 à 2 dagen voor projectleiding / coördinatie).

5. Binnengemeentelijk Gebruik Basisregistraties Een moderne, klantgerichte en goed geïnformeerde overheid moet kunnen beschikken over betrouwbare en hoogwaardige geautomatiseerde gegevens; basisregistraties zijn daarvoor het fundament. De basisregistraties bevatten de authentieke gegevens die intensief worden gebruikt in meerdere beleids-, uitvoerings- en handhavingsketens. Er is een wettelijke verplichting voor het gebruik van gegevens uit de basisregistraties. Door het gebruik van basisregistraties worden inwinningsprocessen op vele plekken binnen de organisatie overbodig.

Risico´s project Risico’s als we het niet doen:

Wat kost het:

Vooronderzoek: Wat houdt het in: Transitieplan-I&A Drechtsteden 28 februari 2013

Het principe van basisregistraties is ’eenmalige inwinning, meervoudig gebruik’, wat ten goede komt aan de beschikbaarheid en kwaliteit van gegevens. Hierdoor kunnen de administratieve lasten voor burgers en bedrijven verminderd worden en kunnen ook efficiencywinsten en kostenreductie voor de gehele overheid behaald worden. Cultuuraspecten in de vorm van vertrouwen van andermans gegevens. Inhoudelijk complex door ogenschijnlijke tegenstrijdigheden in wetgeving. Niet voldoen aan wetgeving Ad hoc verbindingen worden aangelegd die op termijn duurder zijn. Kans op inwinning van dezelfde gegevens op verschillende plekken Zoeken naar gegevens kost opgeteld veel tijd Beleidsanalyses door gegevens te verbinden is niet/onvoldoende mogelijk Administratieve lasten verlichting voor burger, bedrijven en eigen organisatie onvoldoende mogelijk Vooronderzoek start 2012 Omvang project vanwege de samenhang met gegevensdistributie en -magazijn zeer groot € 50.000

6. Gegevensdistributie Voor het uitwisselen van data wordt gebruik gemaakt van een generieke 47










voorziening conform Gemma. Deze activiteit is primair gericht op het inzichtelijk maken hoe deze voorziening ingericht wordt en met welke componenten. Daarbij wordt rekening gehouden met aspecten als de stand van de techniek van de IT-infra van de Drechtsteden, de omvang en frequentie van de uitwisseling van gegevens en de benodigde beheer capaciteit (omvang en kennis). Dan voldoen we niet aan de wet en kunnen we grote (juridische) problemen krijgen. Omvang van het project zeer groot € 500.000

7. Gegevensmagazijn Deze activiteit is gericht op het bepalen welke gegevens in het gegevensmagazijn opgeslagen moeten worden en met welke structuur. Daarbij wordt uitgegaan van RSGB en hier wordt alleen als daar noodzaak voor is van afgeweken. Na bepaling van de inhoud worden de technische voorzieningen en de beheerorganisatie bepaald en ingericht. Dan voldoen we niet aan de wet en kunnen we grote (juridische) problemen krijgen. Omvang van het project groot € 200.000

8. DigID beveiligingsassessement Organisaties die gebruik maken van DigiD hun ICT-beveiliging, voor zover deze DigiD raakt, dienen jaarlijks te toetsen op basis van een ICTbeveiligingsassessment. Bij de uitvoering van het assessment wordt de ‘Norm ICT-beveiligingsassessments DigiD’1 gehanteerd die 21 februari 2012 is vastgesteld. Deze norm is een selectie van de voor DigiD belangrijkste elementen uit het document ‘ICT-beveiligingsrichtlijnen voor webapplicaties' van het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC). Het gaat om elementen die de meeste impact hebben op de veiligheid van DigiD en de met DigiD ontsloten gegevens. Dan voldoen we niet aan de wet en kunnen we grote (juridische) problemen krijgen. Afsluiting van DigID Omvang van het project klein. Jaarlijks €50.000 en €50.000 voor maatregelen voortkomend uit assessment

9. SEPA SEPA is de afkorting van “Single Euro Payments Area”. Dit is een gebied in Europa (in ieder geval de landen waar de euro wordt gebruikt) waar in de nabije toekomst met één rekening en één set betaalmiddelen met hetzelfde gemak naar Nederland en andere Europese landen betaald kan worden. Het is in dit gebied dan mogelijk overschrijvingen, incasso’s en betaalpassen te gebruiken voor binnen- én buitenlandse betalingen. Het vooronderzoek en de businesscase zijn in 2012 uitgevoerd. In 2013 rest alleen de projectrealisatie. Besloten is de inrichting en coördinatie van het project SEPA regionaal te organiseren en middelen hiervoor uit het regionale budget aan te wenden. En de uitvoering van het project SEPA lokaal te houden en hiervoor de middelen vanuit de reguliere begroting aan te wenden. Dan voldoen we niet aan de wet en kunnen we grote (juridische) problemen krijgen. Omvang van het project € 90.000

10. IPv.6 Het Internet Protocol (IP) vormt de basis van het internet. Elke computer op het internet heeft een nummer, een soort adres. Door deze IP-adressen weten computers elkaar te vinden en is er dus communicatie over het internet mogelijk. Om er voor te zorgen dat iedereen hiervoor dezelfde afspraken hanteert, is in 1981 het Internet Protocol versie 4 (IPv4) ontwikkeld. Dit protocol biedt maximaal ruimte aan vier miljard adressen (en door het gebruik van 48


Wat kost het:







Vooronderzoek: Wat houdt het in: Transitieplan-I&A Drechtsteden 28 februari 2013

(sub)netten is de werkelijke beschikbare ruimte nog kleiner). Dat leek twintig jaar geleden misschien genoeg, maar met een toenemend aantal machines dat met het internet verbonden wordt – pc’s, mobiele telefoons, Personal Digital Assistants (PDA’s) en zelfs huishoudelijke apparatuur – neemt de behoefte aan nummers toe. Vandaar dat er een nieuwe versie van het Internet Protocol werd ontwikkeld: IP versie 6. Met deze nieuwe versie komen er vele malen meer internetadressen beschikbaar, namelijk 2 tot ste de 128 . Internetverkeer tussen een IPv4 en een IPv6 adres is niet zonder meer mogelijk: het oude en het nieuwe systeem zijn niet compatible. Daarom moet worden geïnvesteerd in hardware die beide protocollen begrijpt (dit wordt dual stack genoemd) zodat verbinding kan worden gemaakt met IPv4 èn IPv6 adressen. Omvang van het project € 130.000

11. Vernieuwing personeelsinformatiesysteem Op 31 december 2013 eindigt het contract met salarisverwerker Raet. Dit contract kan niet meer worden verlengd. Gelet op de omvang van het contract is er een Europese aanbesteding nodig voor een nieuw Personeelsinformatiesysteem. Het gaat hier om het backoffice systeem en eHRM Dan voldoen we niet aan de wet (Europese Aanbesteding) en kunnen we grote (juridische) problemen krijgen. Omvang van het project zeer groot, maar is een lokaal SCD project. Financiering loopt via begroting SCD.

12. Digikoppeling Digikoppeling is de 'postbode' voor de overheid. Digikoppeling bestaat uit een set standaarden voor elektronisch berichtenverkeer tussen overheidsorganisaties. Via internet of met een andere verbinding. Op deze manier kunnen gemeenten en overheidsinstellingen berichten gemakkelijker met elkaar uitwisselen, doordat alle overheidsinstellingen onderling dat allemaal op basis van dezelfde standaard doen. Naast een betere dienstverlening levert het ook voor de interne bedrijfsvoering voordelen op. De ontwikkeling is een eenmalige investering waarmee in de toekomst nieuwe berichtuitwisseling sneller kan worden geïmplementeerd. Dit betekent: kwaliteit verbetert, kosten worden bespaard en schaarse technische kennis wordt optimaal ingezet. Dan voldoen we niet aan de wet en kunnen we grote (juridische) problemen krijgen. Omvang van het project € 130.000

13. Digimelding Bij basisregistraties draait het om betrouwbaarheid en om juiste, actuele en eenduidige gegevens. De meeste gegevens staan goed in de basisregistraties. Maar er kan altijd iets misgaan. Daarom is er Digimelding. Via dit webportaal kan een ambtenaar die vermoedt dat gegevens niet kloppen, daarvan melding maken. Die melding komt automatisch bij de juiste instantie terecht. Zijn de gegevens inderdaad onjuist, dan worden ze aangepast. Alle gemeenten sluiten aan op Digimelding en gebruiken deze voorziening in elk geval voor BAG, GBA en NHR. Binnen het i-NUP is afgesproken dat alle bestuurslagen (dus zowel aanbieders als afnemers) per 1 januari 2010 gebruikmaken van Digimelding. Het is dus beschikbaar voor de Drechtsteden, maar gebruik ervan is niet geborgd en verdient aandacht in 2013. Dan voldoen we niet aan de wet en kunnen we grote (juridische) problemen krijgen. Omvang van het project € 65.000

14. Basisregistratie Ondergrond Voor het vastleggen van bodeminformatie worden verschillende standaarden gehanteerd. Dit komt de onderlinge uitwisseling van gegevens niet ten goede. 49









Wat als we het niet doen: Transitieplan-I&A Drechtsteden 28 februari 2013

Daarom komt er een Basisregistratie Ondergrond (BRO). Deze basisregistratie gaat naar verwachting vanaf 1 januari 2015 in gebruik. Gegevens over de ondergrond zijn bijvoorbeeld de bodemkundige en geologische opbouw van de ondergrond. Dit soort gegevens zijn van belang voor overheden die zich bezig houden met stijging van de zeewaterspiegel, bodemdaling, ondergronds bouwen, natuurbeheer, bodemenergie of opslag van CO2. Dan voldoen we niet aan de wet en kunnen we grote (juridische) problemen krijgen. Omvang van het project zeer groot € 530.000

15. E-Herkenning E-Herkenning regelt dat bedrijven zich digitaal kunnen identificeren wanneer ze elektronisch zaken regelen met de overheid. Dat doet e-herkenning op een efficiënte, betrouwbare en eenvoudige manier. Overheden weten dankzij E-Herkenning met welk bedrijf ze te maken hebben en of medewerkers gemachtigd zijn om namens het bedrijf te handelen. EHerkenning heeft vele voordelen en toepassingsmogelijkheden. Niet mogelijk om het web-transactiekanaal voor bedrijven verder te ontwikkelen. Omvang vooronderzoek laag € 15.000 Omvang project laag € 35.000

16. Mijn Overheid MijnOverheid is de persoonlijke website voor overheidszaken. Via MijnOverheid is te zien welke gegevens bij de overheid bekend zijn over u, uw werk, AOWpensioen, huis, auto en studie. Op MijnOverheid heeft ook een persoonlijke Berichtenbox. Hiermee kunnen burgers post van de overheid digitaal ontvangen. Organisaties binnen het Rijk moeten voor hun berichtenverkeer gebruik maken van Berichtenbox (ICBR-besluit). De grote uitvoeringsorganisaties hebben zich als Manifestgroep gecommitteerd aan aansluiting. De gemeenten hebben zich als onderdeel van iNUP verplicht om vóór 1 januari 2015 aan te sluiten op Berichtenbox en Lopende Zaken. Dan voldoen we niet aan de wet en kunnen we grote (juridische) problemen krijgen. Omvang van het project € 100.000

17. Basisregistratie Lonen, Arbeids- en Uitkeringsverhoudingen (BLAU) BLAU is de beoogde basisregistratie voor registratie van Lonen, Arbeidsverhoudingen en Uitkeringsverhoudingen en bestaat uit een deel van de gegevens van de huidige polisadministratie van UWV. Het besluit tot het ontwikkelen van BLAU als basisregistratie moet nog worden genomen. Besluitvorming wordt in de loop van 2013 verwacht. Dan voldoen we niet aan de wet en kunnen we grote (juridische) problemen krijgen. Omvang van het project € 65.000

18. Nationaal Handelsregister Alle overheden, waaronder ook gemeenten, moeten verplicht aansluiten op dit stelsel. Ondernemers hoeven voortaan de basisgegevens van hun onderneming of organisatie maar één keer op één punt aan te leveren: bij de Kamer van Koophandel. Gegevens die zijn geregistreerd in het Handelsregister (HR), worden binnen de overheid gedeeld en door een andere overheid dus niet opnieuw gevraagd. De hele overheid werkt zo altijd met consistente en actuele gegevens. Veel gemeenten maken al vrijwillig gebruik van informatie uit het Handelsregister. Als het stelsel van basisregistraties gereed is, zijn alle overheden verplicht (minimaal) de authentieke gegevens uit het Handelsregister te gebruiken. Vanaf 2014 is het niet meer toegestaan om de gegevens nogmaals zelf aan een onderneming of rechtspersoon te vragen. Dan voldoen we niet aan de wet en kunnen we grote (juridische) problemen krijgen. 50

Wat kost het:

Omvang van het project zeer groot € 130.000


19. Digilevering Via Digilevering kunnen afnemers zich ‘abonneren’ op berichten uit de basisregistraties. Digilevering verspreidt deze berichten op basis van abonnementen. Het distribueren van gegevens over gebeurtenissen vanuit basisregistraties naar afnemers is de kernfunctionaliteit van Digilevering. Voorbeelden van gebeurtenissen zijn: het starten van een onderneming, de geboorte van een persoon of het vaststellen van een inkomen. Partijen sluiten o.b.v. Digikoppeling aan op Digilevering. Dan voldoen we niet aan de wet en kunnen we grote (juridische) problemen krijgen. Omvang van het project € 65.000







Wat als we het niet doen: Wat kost het: Vooronderzoek: Wat houdt het in:


20. Basisregistratie Grootschalige Topografie De Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) is een gedetailleerde digitale kaart van heel Nederland. Daarin worden alle objecten als gebouwen, wegen, water, spoorlijnen en groen op een eenduidige manier vastgelegd. In feite is de BGT een digitaal bestand met actuele gegevens over de inrichting van Nederland. Het doel van de BGT is: de hele overheid gebruik laten maken van dezelfde basisgegevens over de grootschalige topografie van Nederland. Dan voldoen we niet aan de wet en kunnen we grote (juridische) problemen krijgen. Omvang van het project zeer groot € 565.000

21. Antwoord voor bedrijven Antwoord voor Bedrijven is een website die ondernemers wegwijs maakt in de grote hoeveelheid informatie van de overheid. Binnen- en buitenlandse dienstverleners vinden op deze website informatie over onder meer weten regelgeving, vergunningen en aanvraagprocedures. Daarnaast kunnen zij procedures en formaliteiten met overheidsorganisaties afwikkelen, zoals het aanvragen en verkrijgen van vergunningen. Antwoord voor Bedrijven voert regelmatig gebruikersonderzoek met een actief ondernemerspanel uit. Zo houden ze in de gaten of het loket aansluit op de wensen van de gebruikers. Gemeenten zetten Antwoord voor Bedrijven in voor hun dienstverlening aan bedrijven. Gemeenten vullen de bibliotheek van het platform van Antwoord voor Bedrijven met alle transacties die de ondernemer bij de overheid kan doen en nemen daarbij de (open) standaarden van Antwoord voor Bedrijven die door het college Standaardisatie zijn vastgesteld in acht. Deze resultaatverplichting heeft betrekking op binnen gemeenten beschikbare digitale transacties. Het gaat dus niet om alle transacties, maar om digitale transacties. Dan voldoen we niet aan de wet en kunnen we grote (juridische) problemen krijgen. Omvang van het project zeer groot € 130.00

22. Aansluiting op BRP en implementatie burgerzakenmodules Het gaat om de ontwikkeling van de voorziening voor het berichtenverkeer tussen gemeenten en geautoriseerde afnemers (GBA-V) tot GBA-V Full Service. Dit houdt in dat mutaties die gemeenten invoeren, worden verwerkt in een centrale database waarna ze gebundeld naar de geautoriseerde afnemers gaan. Bovendien komt er een nieuw Logisch Ontwerp op basis waarvan nieuwe systemen voor burgerzaken voor gemeenten worden gebouwd. Met impact op de processen voor Burgerzaken. Dan voldoen we niet aan de wet en kunnen we grote (juridische) problemen krijgen. Omvang van het project zeer groot € 530.000 23. Recht op elektronisch zaken doen Het kabinet wil alle dienstverlening voor ondernemers zoveel mogelijk digitaal regelen. Daarom wil het ondernemers het recht geven overheidsdiensten voortaan alleen nog digitaal af te nemen als ze dit willen.' Dat schrijft minister Verhagen van Economische Zaken, Landbouw & Innovatie dinsdag 17 mei 2011 aan de Tweede Kamer in de zogenaamde Digitale Agenda.nl. 51



Dan voldoen we niet aan de wet en kunnen we grote (juridische) problemen krijgen. Omvang van het project vooralsnog alleen vooronderzoek € 15.000

52

Bijlage 4: Detaillering projecten niveau 2: efficiency en ambitieprojecten (E & F)


53

Detaillering projecten niveau 2: efficiency en ambitieprojecten (E & F) Kansen inzake Efficiency Vanuit CAB 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Bestekapplicatie Groen, Water en Weg (ruimtelijke ontwikkeling) Afspraken- en/of klant volgsystemen Versnippering P-domein Begraafplaatsenadministraties/uitvaartsuites Documentgeneratie Systemen beheer openbare ruimte CAD systemen/Geo-systemen in combinatie met BGT Camerabeveiliging (ADT ) Parkeersystemen Kunstwerkenregistratiesysteem Adlib GBA systemen en omliggende systemen (BC vergevorderd) Impromptu systemen buiten het P en F domein. CRM functionaliteit

Vanuit applicatie verrekeninglijst 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.

Rationalisatie Sociale dienst domein Uitfasering oude DMS systemen Uitfasering oude Financiele systemen Eén persoons database toepassingen Standaardiseren op keuzeapplicaties (verwijderen andere applicaties met dezelfde functionaliteit) Huisstijlsjablonen Definitief afscheid nemen van systemen die inmiddels vervangen zijn door andere systemen. Opruimen brandweertoepassingen (obv overgang naar Veiligheidsregio)

Ambitieprojecten Vooronderzoek en project: Wat houdt het in:

24. dynamische webformulieren Het verder optimaliseren van het webkanaal door de inzet van dynamische webformulieren maakt het mogelijk om burgers en bedrijven te verleiden naar het meest goedkope transactiekanaal.


Onvoldoende waar maken van de multi-channel gedachte rond dienstverlening, burgers gaan kiezen voor duurdere kanalen (balie, telefoon) Vooronderzoek en project klein, totaal € 65.000,

Kostenindicatie

Vooronderzoek en project: Wat houdt het in:

25. managementinformatie Er zijn verschillende behoeften aan betere managementinformatie. Zowel enkelvoudig vanuit 1 aspectsysteem (bijv. financiën, maar ook in combinatie met andere aspecten (bijv. personeel / output). Door meerdere aspecten te combineren in een cockpit worden managers geïnformeerd en kunnen sturingsmaatregelen nemen. De focus ligt in eerste aanleg op het enkelvoudig ontsluiten van de diverse databases. Nadat dit gereed is, wordt onderzocht in hoeverre het combineren van databases noodzakelijk is, vanwege de enorm toenemende complexiteit en kosten die daar aan hangen. Het vooronderzoek en de BC in 2014 zijn hiervoor bedoeld

Wat als we het niet doen: Kostenindicatie

Kans op onjuiste beslissingen of uitblijvende of te laat genomen beslissingen. € 200.000


54


26. Doorontwikkeling midoffice Mozaiek is in eigen beheer ontwikkeld en onderhouden. Dit is niet langer wenselijk. Ook worden er steeds nieuwe eisen gesteld aan die midoffice en die nieuwe functionaliteiten kunnen eigenlijk alleen worden toegevoegd door zelf nieuwe functionaliteiten te bouwen. Daarom is het hoog tijd zicht te krijgen op een ander exploitatiemodel voor de midoffice zodat de continuïteit gegarandeerd wordt, we niet verplicht worden zelf te bouwen en nieuwe ontwikkelingen niet belemmerd worden. Als eerste zal de ontwikkelrichting onderzocht worden waarna toegewerkt gaat worden naar de nieuwe situatie via een invoeringsproject.


Continuïteit kan gevaar lopen, zowel direct (operationele beschikbaarheid) als op de langere termijn door het uitblijven van nieuwe functionaliteiten. Dan zijn we verplicht te blijven investeren in nieuwe functionaliteiten door zelfbouw. € 50.000

Kostenindicatie



Kostenindicatie


Wat als we het niet doen: Kostenindicatie Transitieplan-I&A Drechtsteden 28 februari 2013

27. Ruimte voor experimenten Dit gaat om ruimte om nieuwe functionaliteiten uit te proberen via kleine experimenten, een werkwijze voor nog te bepalen nieuwe voorzieningen. Bij geslaagde experimenten kunnen de voorzieningen breder uitgerold worden. Bij niet geslaagde experimenten worden de resultaten opgeborgen tot nader orde. Voorbeelden waarvoor experimenten ingericht zouden kunnen worden zijn: De hoeveelheid te managen data wordt groter en groter en steeds moeilijker door mensen te bevatten. Geen wonder dat slimme zoeksystemen en systemen om informatie te selecteren via slimme rekenregels steeds populairder worden. Bij de Drechtsteden gebeurt zoeken nog steeds binnen bepaalde silo’s, bijvoorbeeld ofwel de postbussen, ofwel de H-, G- en S-schijven ofwel Mozaiek. Integraal zoeken kan niet. En steeds meer data worden op meer dan één plaats opgeslagen met als gevolg explosie van behoefte aan opslagcapaciteit, toenemende kans op systeemfouten door de steeds toenemende volumes, gevaar voor inconsistenties, omdat gebruik gemaakt wordt van een oudere versie. Hoeveel tijd zouden we niet kunnen besparen en fouten voorkomen als we het zoeken en beheren van data efficiënter en effectiever zouden kunnen doen? Er zijn claims van leveranciers dat er oplossingen zijn voor deze problematiek. Een verkenning heeft aangetoond dat steeds meer bedrijven dit erkennen en overgaan tot invoering van dergelijke geavanceerde hulpmiddelen. Via experimenteren en ervaringen opdoen zou vastgesteld kunnen worden of dit soort hulpmiddelen ook voor de Drechtsteden meerwaarde kunnen bieden. Voor het nieuwe werken wordt vaak gebruik gemaakt van nieuwe technologieën waarvan de werking en impact nog niet bekend zijn. Dan wordt de invoering van nieuwe functionaliteiten risicovoller. Op deze manier kunnen we kleine projecten opstarten en de resultaten bij tegenvallende opbrengsten weggooien zonder kapitaalvernietiging en afblazen van grote, dure projecten. € 100.000 (werkkrediet voor nader te bepalen voorzieningen)

28. Doorontwikkeling Key2Finance Er zijn kansen op efficiencyverbetering door de facturen en nota’s te digitaliseren: E-Facturering: Steeds meer bedrijven gaan over tot het versturen van facturen per email of via een standaard uitwisselingsformaat UBL. F&I wil graag de mogelijkheden om deze facturen te ontvangen en elektronisch te verwerken in Key2Financiën waarbij ook aan de eisen van bewaarplicht en reproduceerbaarheid wordt voldaan. FINBank: Steeds meer banken bieden de mogelijkheid voor het aanbieden van elektronische facturen rechtstreeks in toepassingen voor telebankieren. F&I wil graag een onderzoek naar de mogelijkheden om hierop aan te sluiten (bij voorkeur regionaal). Naast het bij de tijd blijven van de dienstverlening biedt dit mogelijkheden tot extra besparingen (minder printen van nota’s). Dan benutten we kansen om te besparen niet en we dwingen relaties gebruik te blijven maken van conventionele werkwijzen. € 130.000 55







Kostenindicatie


Wat als we het niet doen: Transitieplan-I&A Drechtsteden 28 februari 2013

29. Introductie HNW Verder uitwerken van ‘het nieuwe werken’ in de Drechtsteden, waaronder flexplekken en bijbehorende faciliteiten. Flexibel organiseren vraagt om daarop toegesneden faciliteiten die medewerkers ondersteunen bij het zo effectief mogelijk, plaatsen tijdonafhankelijk werken. Daartoe stemmen we de introductie van flexplekken en andere faciliteiten (naast het GRID-netwerk) op elkaar af en zullen we de principes van ‘het nieuwe werken’ netwerkbreed ondersteunen. In de visie op de Drechtsteden van het ONS-D heeft HNW een belangrijke plaats. De regie op dit project is daarom ondergebracht in het ontwikkelprogramma voor het organisatie-netwerk Drechtsteden als opdracht 15. Dan kunnen we onze aantrekkingskracht als moderne werkgever verliezen en moeite krijgen om nieuwe, jonge medewerkers aan te trekken. Alleen voor het vooronderzoek en de businesscase: € 100.000

30. Leerlingenvervoer In de regio is een werkgroep Leerlingenvervoer bezig (hierin zitten vertegenwoordigers van Alblasserdam, Dordrecht, H-I-Ambacht, Papendrecht en Zwijndrecht) om het contract voor het leerlingenvervoer regionaal aan te besteden. Daarbij kwam deze werkgroep ook op de wens om de aanvraagprocedure te digitaliseren. Men stuurt nu brieven, krijgt gegevens op papier terug, moet gaan rekenen op basis van kilometers en dergelijke wat de vergoeding is. De werkgroep kwam een applicatie tegen die dit automatisch kan, echter die SAAS-applicatie voldoet niet aan onze informatiearchitectuur, niet aan de Burgerservicecode (vragen naar gegevens die we allang weten, geen statusinfo e.d.) en maakt geen gebruik van DigiD. De leverancier is benaderd, maar is niet van plan hier aan te gaan werken. Omdat een gedigitaliseerd aanvraagproces regionaal gewenst wordt is dit een potentieel regionaal project in 2013. We missen de kans een procesverbetering door te voeren. € 50.000

31. Open data Activiteit wordt erop gericht in beeld te krijgen welke data op dit moment in aanmerking komen om als open data beschikbaar te stellen. Welke investeringen nodig zijn om deze data toegankelijk te maken en welke extra kosten en (niet alleen financiële) baten dit met zich meebrengt. De overheidsdata komt beschikbaar voor ondernemers, het kabinet spoort vanaf medio 2011 overheidsorganisaties aan via het Open Dataportaal data open te stellen volgens het principe ‘open, tenzij’. Bij de invulling van dit principe wordt redelijkerwijs rekening gehouden met de kosten die gemoeid zijn met het omvormen van openbare informatie naar open data. Overheidsdata wordt makkelijk vindbaar voor ondernemers: open data van het Open Dataportal wordt via Antwoord voor bedrijven toegankelijk voor ondernemers. EL&I en BZK hebben in 2011 binnen Antwoord voor bedrijven een platform voor toepassingen die gebruik maken van deze open data gelanceerd, deze is te vinden via data.overheid.nl We ontnemen ondernemers de mogelijkheden om nieuwe diensten aan te bieden op basis van de open data. Ook missen we kansen om transparanter te zijn en via inzet van derden openbare data beter te benutten. Jaarlijks € 50.000

32. Uitwijk Op dit moment is alleen de wettelijk noodzakelijke uitwijk geregeld (GBA, BAG). Via een impactanalyse gaan we bepalen wat de impact is bij uitval van bepaalde voorzieningen, zodat op basis daarvan bedacht kan worden welke continuïteitsmaatregel gepast is. We zoeken naar een oplossing waarmee kosten en af te dekken risico met elkaar in evenwicht zijn. We kunnen er ook bewust voor kiezen bepaalde risico’s te lopen en dus kosten uit te sparen. Dan lopen we onbewuste risico’s en kunnen verrast worden door grote schades 56

Kostenindicatie




als gevolg van uitval. Alleen voor het vooronderzoek en de businesscase € 75.000

33. Ondernemersdossier Het Ondernemingsdossier is een digitaal kantoor waarmee de ondernemer zijn bedrijfsinformatie deelt met de overheid. Het Ondernemingsdossier helpt de dienstverlening aan bedrijven te verbeteren en een forse vermindering van de inspectiedruk en administratieve lasten te realiseren. Kortom: een portal waar de ondernemer al haar gegevens in kan voeren en alle verplichte regelgeving voor haar bedrijf eruit kan halen. Ondernemers en overheden bepalen gezamenlijk of zij het Ondernemingsdossier als een passende oplossing zien om de regeldruk te verminderen en of zij het Ondernemingsdossier willen invoeren. Het gebruik van het Ondernemingsdossier vereist wel heldere afspraken. Dan verlagen de administratieve lasten niet Omvang van het project klein € 15.000

57

Bijlage 5: Uitwerking Toezicht


58

Uitwerking Toezicht Hieronder zijn de vier elementen nader uitgewerkt. Transitieplan I&A als kapstok; bij de opzet en uitvoering van de totale transitie zal het onderhavige transitieplan I&A leidend zijn voor de koers, principes en inhoudelijke/financiële afwikkeling. Betrokkenheid verantwoordelijk portefeuillehouders; de portefeuillehouders ICT en Financiën zullen nadrukkelijk betrokken worden bij de voorbereiding, uitvoering en monitoring van het transitieplan I&A en daarover rapporteren aan bestuurlijke gremia. Escalatiepaden: in het traject zullen op bestuurlijke niveau een tweetal escalatiepaden voor handen zijn, te weten: • driehoek (ambtelijk opdrachtgever, bestuurlijk opdrachtgever en CIO/SCD-ICT); • lokale bestuurders bij vastlopen in de dagelijkse uitvoering; Programmatische uitvoering: de uitvoering van het transitieplan I&A vindt plaats in de vorm van een programma met (deel)projecten; aangezien er allerlei afhankelijkheden zijn tussen de uit te voeren I&A projecten wordt het geheel in één programma uitgevoerd mede ter bewaking voortgang, samenhang, afhankelijkheden en financiën. • Besturing programma: • Voor de uitvoering van het programma is een programmamanager verantwoordelijk, deze stuurt de projectleiders van de projecten binnen het progamma aan. • De programmamanager is tevens voorzitter van het programmaoverleg (overall besturing programma). Het programmaoverleg vergadert wekelijks gedurende het tijdsbestek van het programma. • Het programmaoverleg bestaat uit minimaal, programmamanager (=de voorzitter), projectleiders binnen het programma, ICT-beleidsmedewerker (bewaking beleid en architectuur) (GRD-CIO), de solution architect (SCD-ICT), de programmasecretaris en een controller. • Het programma richt een programmabureau op waarin ondersteunende taken worden georganiseerd (Financial control, project control, communicatie, secretariaat, enz.). • Het programmaoverleg stelt de prioriteit aan de uit te voeren projecten en maakt keuzes bij prioriteringsvraagstukken die voortkomen uit de projecten maar ook uit (voor het programma) externe conflicten. • Het programma kent één stuurgroep, waarin zijn vertegenwoordigd: een klantvertegenwoordiger (COB lid), opdrachtgever (directeur SCD), vertegenwoordiger supply organisatie (hoofd SCD-ICT) en de programmamanager. De projectborging van de stuurgroep wordt o.a. ingevuld door de controller en een ICT- beleidsmedewerker van de GRD-CIO, daarmee zijn de disciplines P-F-C vertegenwoordigd. • Het programma voert een verplichtingenadminstratie. • Het programma kent een voortgangsrapportage cyclus (o.a. vast template, vaste periode van opleveren door projectleiders) die gekoppeld wordt aan de P&C cyclus. • Het programma stemt voor alle projecten af met het IPD. • Het programma wordt uitgevoerd onder architectuur en gebruikt de geldende ICT beleidsregels, welke het inhoudelijke kader geven voor het programma. • Afsluitend wordt een evaluatie/audit op het programma uitgevoerd. • Het programma stelt een programmaprotocol op (dit document vormt de basis daarvoor) welk het kader voor de uitvoering van het programma vormt.  Uitvoering projecten:  Geen project start zonder de aanstelling van een projectleider voor het project.  Geen project start zonder een goedgekeurd projectvoorstel (conform vastgestelde template) door programmaoverleg en de stuurgroep.  Projecten pas starten na goedkeuring op beleid, architectuur, informatiebeveiliging, financiën, beheer;  Buiten de standaardcomponenten (opgenomen in de template) van het projectvoorstel is er specifiek of extra aandacht voor: o Duidelijke scope bepaling (in-out scope) o Afhankelijkheden o Risico’s en maatregelen Transitieplan-I&A Drechtsteden 28 februari 2013

59

Technische fasering (Opstellen Programma van eisen (PVE) en Projectstartarchitectuur (PSA), ontwerp, bouw, test, implementatie/uitrol, nazorg) met vaste op te leveren documentcomponenten. o Kosten/baten analyse o Quality assurance Alle op te leveren documentproducten kennen minimale kwaliteiteisen en een (vastgelegd) reviewproces. Elk project levert maandelijks een voortgangsrapportage op conform template. Elk project levert aan het einde van het project een opleveringsdocument op conform template. Hierin wordt extra aandacht gegeven aan: o De tijdens het project ontdekte issues die later of in een ander project opgelost moeten worden o Voorstellen voor aanpassen van beleid, PSA, beheer die voortkomen uit opgedane kennis tijdens de projectfase Potentieel jaarlijkse audit door CIO op projecten (uitvoering en beheer). o

  




60

Bijlage 6: Uitwerking Communicatie


61

Uitwerking Communicatie Voor de communicatie worden de volgende strategische uitgangspunten gehanteerd, te weten:  Adequate regie op de boodschap van de bestuurders: complementaire boodschap vanuit ieders rol, wel één doelstelling;  Betrachten van maximale openheid in het erkennen van eerdere toezeggingen;  Overtuigend in de noodzaak om te investeren in de toekomst;  Eenduidig faciliteren in de informatievoorziening omtrent opzet, inhoudelijke en procesmatige voortgang van de transitie I&A.  Aandacht voor interne doelgroepen; communicatie achter de voordeur  Aandacht voor externe doelgroepen: gerichte rapportage over prestaties (Gartner-rapport 2012, rapportage PwC)

Daarvoor wordt het volgende georganiseerd:  Operationele ondersteuning van de afdeling Communicatie SCD voor de lokale bestuurders ten behoeve van de informatieoverdracht naar eigen lokale besturen en raden.  Informatiebijeenkomsten per gemeente voor raadsleden ter voorbereiding op behandeling van het voorstel in de regionale raadscarrousel en de Drechtraad en lokale besluitvorming.  Faciliteren van bestuurders met Vraag & Antwoord en basisverhaal  Bijeenkomst voor fractiewoordvoerders/specialisten voor draagvlak, peilen van sentiment, benutten van kennis/expertise


62

Transitieplan I&A Drechtsteden

Recommend Documents