Toolbox. Horeca Expo. Chef s place. Praktische info Standinrichting Diensten& Promo Formulieren november 2015 Flanders Expo

All you need to succeed

Toolbox Horeca Expo Chef’s place

15 - 19 november 2015 Flanders Expo

Praktische info

Standinrichting

Diensten & Promo

Formulieren

HORECA EXPO | 15 - 19 NOVEMBER 2015

Locatie

Degustatietafel

Chef’s Place vindt plaats in: • Flanders Expo, Gent • Hal 8, naast de demokeuken

De degustatietafel omvat: • een tafel van 2 m x 1 m • 1 barstoel

De situering van de hallen en meer details over de bereikbaarheid vindt u op p.5

• vermelding van uw firmanaam

Data

Stockage en afwasruimte

Beurs

In de gemeenschappelijke stockage en afwasruimte kunnen exposanten gebruilk maken van:

Als exposant kunt u steeds in de hallen terecht 1 uur voor en 1 uur na de bezoektijden. De beurs is voor het publiek open op:

•

zondag

15/11

van 10u30 tot 19u00

•

maandag

16/11

van 10u30 tot 19u00

•

dinsdag

17/11

van 10u30 tot 19u00

•

woensdag

18/11

van 10u30 tot 19u00

•

donderdag

19/11

van 10u30 tot 17u00

Promotiemateriaal De organisatie zorgt voor een mooie, uniforme aankleding. Het is daarom niet toegestaan eigen promotiemateriaal (affiches, banners, enz.) mee te brengen.

Opbouw • •

• 3 grote koelkasten • 1 grote diepvries • gootsteen om zelf materiaal af te wassen In de koelkasten en diepvries kan elke exposant voeding/drank kwijt voor 1 dag. Heeft u meer koeling nodig, dan kan u die bestellen.

vrijdag

13/11

van 12u30 tot 24u00

zaterdag

14/11

van 06u00 tot 14u00

Bevoorraden tijdens de beurs Van 8u30 tot 10u30, via poort 85 (achteraan hal 8).

Ontruiming Op het einde van de beurs voorzien we voldoende tijd om uw stand op te ruimen. Echter, bij het niet tijdig ontruimen van uw stand worden vanaf het eerste uur extra kosten in rekening gebracht. Deze bedragen minimaal € 1.000,00/dag/stand. De ontruiming van uw stand kan op:

•

donderdag

PRAKTISCHE INFO

19/11

|

S TA N D I N R I C H T I N G

na afsluiting

|

DIENSTEN

|

FORMULIEREN

HELP? [email protected]

PAG 2


Contactgegevens

Informatie

Gegevens Artexis NV Artexis NV, Maaltekouter 1 – BE 9051 Gent

Deelnamereglement U kan het volledige deelnamereglement opvragen bij de organisatie van de beurs.

Tel.: +32 (0)9 241 92 11 | Fax.: +32 (0)9 241 93 25 E-mail: [email protected] | www.artexis.com BTW BE 0427.328.649 – RPM Gent

Bestelling

Rekeningnr: 290-0387400-03 (BNP Paribas Fortis) IBAN: BE21 2900 3874 0003

Bestelbonnen moeten volledig en correct ingevuld worden. Enkele velden zijn verplicht in te vullen om een reglementaire bestelling te plaatsen en een vlotte

Gegevens organisatie Artexis Exhibitions NV, Maaltekouter 1 – BE 9051 Gent

verwerking van uw bestelling te garanderen. Noodzakelijk zijn: • uw standnummer, • uw klanten facturatiegegevens,

www.horecaexpo.be

• uw naam, datum en handtekening.

Toegangsprijzen

Tarieven en prijzen

• toegang: € 50,00

De prijzen in deze toolbox zijn in euro en exclusief btw. Alle prijzen van materiaal en diensten zijn geldig voor de volledige duur van een beurs, tenzij er sprake is van een uur- of volumetarief.

• € 10,00 voor laatstejaarsstudenten hotelscholen (enkel op donderdag 19/11, mits inschrijving via scholen-formulier). • Gratis: voor bezoekers met een toegangskaart voorzien van een toegangscode. • De bezoeker moet zich via www.horecaexpo.be verplicht op voorhand registreren. Na registratie ontvangt de bezoeker een toegangsbewijs per email dat hij/zij op voorhand moet uitprinten en meenemen naar de beurs. Indien niet, betaalt hij/zij € 10,00 aan de kassa. • kinderen niet toegelaten • dieren niet toegelaten

PRAKTISCHE INFO

|


|

DIENSTEN

|

FORMULIEREN

De prijzen zijn onder voorbehoud van drukfouten. Artexis NV behoudt zich het recht om de tarieven op eender welk tijdstip aan te passen aan de gangbare marktsituatie.

Preferentieel tarief tot 01/10/2015 In deze toolbox vindt u prijzen aan preferentieel tarief, geldig tot en met 01/10/2015. Bij bestellingen vanaf 02/10/2015 worden de prijzen verhoogd met 25%. Bij bestellingen vanaf de 1ste opbouwdag worden alle prijzen verhoogd met een toeslag van 50%.


PAG 3


Levering De levering van de verschillende diensten, waaronder elektriciteitsaansluiting, gebeurt slechts na betaling van alle facturen. Het tijdstip van levering is afhankelijk van het soort dienst en van de volgorde waarin de bestellingsopdrachten bij ons zijn binnengekomen. Laattijdige bestellingen krijgen geen voorrang op tijdig bestelde zaken. Bij een onnauwkeurige of onjuiste levering van uw bestelling wordt u verzocht - zo snel mogelijk na levering en dit binnen de 24 uur - contact op te nemen met het beurssecretariaat (Customer Support) om zo uw klacht te kunnen opvolgen.

Gehuurde goederen De gehuurde materialen en/of goederen blijven op het terrein van het beursgebouw en worden terugbezorgd bij het einde van de beurs. Materialen en/of goederen die niet of beschadigd worden teruggegeven, worden gefactureerd aan kostprijs.

Opgelet! Artexis NV wenst duidelijk te vermelden dat er geen enkele samenwerking is met de Fair Guide, World Business Guide en ExpoGuide. Wij hebben geen toestemming gegeven om onze bedrijfsnaam of enige beursnaam te gebruiken in de verspreiding van hun informatie via mail, fax, brief of welke andere manier ook. Artexis NV neemt of draagt geen enkele verantwoordelijkheid indien u een bestelbon van derden tekent. Neem bij twijfel contact op met [email protected].

PRAKTISCHE INFO

|


|

DIENSTEN

|

FORMULIEREN


PAG 4


STATION GENT SINT-PIETERS

Coördinaten Flanders Expo, Maaltekouter 1 – BE 9051 Gent Coördinaten: 51.0278 - 3.689875 www.flandersexpo.be

Bereikbaarheid Flanders Expo is gelegen aan afrit 14 van de E40 Brussel-Oostende.

P P

Neem tram 1 aan de voorzijde van het station Gent-Sint Pieters. Die brengt u in tien minuutjes tot recht voor Flanders Expo. Flanders Expo kan u met de fiets bereiken via de Kortrijksesteenweg of via de R4 langs de voetgangers- en fietstunnel onder de Henri Crombezlaan.

P P

Parkeren

Voetgangers zone

PARKING

Parking mindervaliden Fietsenstalling

Tijdens de beurs is het parkeren betalend.

Laadzone elektrische auto’s Laadzone elektrische fietsen

KBC ARTEVELDE TOWER

BRUSSEL 50 KM ZAVENTEM KEULEN 255 KM

PRAKTISCHE INFO

|


|

DIENSTEN

|

FORMULIEREN


PAG 5


Elektriciteit Indien u een elektrische aansluiting nodig heeft, kan u deze bestellen via bon Uw bestelling.

230 Volt - 1x16 A - 2x1x16 A Dit omvat een gewone wandcontactdoos met penaarding (type E). De verliesstroomschakelaar 100 mA is in de prijs inbegrepen. 270001b

1x16 A (tot 3.520 W) – 230 Volt

€ 200,85

270002b

2x1x16 A (tot 7.040 W) – 230 Volt

€ 284,28

230 V

230 V

230 V

16 A

16 A

16 A

270001b

270002b

Elektriciteit (spanning) is 24/24u aanwezig. Schakel uw elektrische apparatuur uit, met uitzondering van diepvries en frigo, bij het verlaten van de stand.

PRAKTISCHE INFO

|


|

DIENSTEN

|

FORMULIEREN


PAG 6


Koelkasten Koelvitrine 180L (520W) • met onderkoeling en TL-lamp, temp +6°C • beschikbaar in: wit • H 127 x D 62; L x B: 188 x 96 230859

Koelvitrine 180L

€ 735,00

Koelkast (50 l) • H 55 x D 56 x B 62 • 80 W 230857

koelkast 50 l

€ 57,00

Koelkast (140 l) • H 84 x L 56 x B 62 • witte koelkast niet afsluitbaar • 110 W

Glasdeurkoelkast (390 l)

Koelkast (240 l)

• H 186 x D 41 - L 62 x B 70 • 362 W

• H 142 x D 63 x B 63 • 110 W

230850

glasdeurkoelkast

PRAKTISCHE INFO

|

€ 380,00


|

230858

DIENSTEN

|

FORMULIEREN

koelkast 240 l

€ 90,00

230671

wit

€ 65,00

230851

rood

€ 72,00

230852

blauw

€ 72,00

230854

groen

€ 72,00


PAG 7


Toegangskaarten en badges

 OPGELET  Toegangskaarten mogen NIET gebruikt worden voor uw personeel. Voor hen moet u een badge bestellen (zie verder).

Toegangskaarten/codes voor uw klanten en prospecten • Geprinte toegangskaarten Gepersonaliseerd met uw firmanaam, standnr. en hal bij bestelling voor 27/10/2015. • Toegangscodes per email U ontvangt een excel met codes, die u naar uw klanten kan sturen. Elke toegangskaart/code bevat een unieke en persoonsgebonden code en kan slechts 1x voor één bezoek gebruikt worden. Met die code moet uw klant zich op voorhand registreren via www.horecaexpo.be. Na registratie ontvangt uw klant een toegangsbewijs per email dat hij/zij op voorhand moet uitprinten en meenemen naar de beurs. Indien niet betaalt hij/zij € 10,00 aan de kassa.

Wanneer ontvangen?

• • • • • • • • •

besteld voor

25/08/2015

geleverd voor

07/09/2015

besteld voor

08/09/2015

geleverd voor

21/09/2015

besteld voor

22/09/2015

geleverd voor

05/10/2015

besteld voor

29/09/2015

geleverd voor

12/10/2015

besteld voor

06/10/2015

geleverd voor

19/10/2015

besteld voor

13/10/2015

geleverd voor

26/10/2015

besteld voor

20/10/2015

geleverd voor

02/11/2015

besteld voor

27/10/2015

geleverd voor

09/11/2015

besteld na

27/10/2015

Af te halen op het beurssecretariaat (hal 1) tijdens de opbouw. Niet meer

Hoe kaarten of codes bestellen? Vul de juiste code in op het formulier Uw toegangskaarten en badges. Bestel tijdig en in één keer. Wenst u toch een 2e bestelling? Dan zijn wij genoodzaakt om administratieve verwerkingskosten aan te rekenen na de beurs.

gepersonaliseerd.

Hoe de registratiestatus van uw klanten opvolgen? Met uw login en paswoord, die u via Horeca Expo ontvangt, kunt u vanaf 15/10/2014 via www.horecaexpo.be volgen welke klanten zich geregistreerd hebben met uw

800 001a

gratis toegangskaarten langs nederlandstalige zijde gepersonaliseerd

Zie facturatie

800 002a

gratis toegangskaarten langs franstalige zijde gepersonaliseerd

Zie facturatie

Badges

800 005a

gratis toegangscodes

Zie facturatie

Elke exposant heeft recht op 2 gratis badges per degustatietafel. U moet deze echter wel bestellen. Indien u bijkomende badges nodig heeft, kunt u deze bestellen: € 50,00 (excl. BTW) per stuk.

Facturatie Na de beurs worden enkel de codes of kaarten die effectief gescand werden aan de ingang van de beurs gefactureerd aan 10,00 per code/kaart. Dit geldt echter pas vanaf de 51e code/kaart. Wij blijven erop aandringen om zeer selectief te werk te gaan bij het uitnodigen van klanten naar de beurs. U kan als exposant immers actief meewerken aan het

uitnodiging.

De badges zijn strikt persoonlijk, niet overdraagbaar en moeten tijdens de openingsuren van de beurs zichtbaar gedragen worden. Toegangskaarten kunnen daarom niet gebruikt worden door uw personeel.

optimaliseren van de kwaliteit van de bezoekers.

PRAKTISCHE INFO

|


|

DIENSTEN

|

FORMULIEREN


PAG 8


Hoe badges bestellen? Vul de juiste code in op het formulier Uw toegangskaarten en badges. Bestel tijdig en in één keer. Wenst u toch een 2e bestelling? Dan zijn wij genoodzaakt om administratieve verwerkingskosten aan te rekenen na de beurs. 800 008a

gratis badges

Gratis

800 009a

extra badges

€ 50,00/stuk

Wanneer ontvangen?

• • • • • • • • •

Parkeerabonnement Parkeren tijdens de opbouw Parkeren tijdens de opbouw van de beurs is gratis op de exposantenparkings 4 & 5. Vrachtwagens kunnen stationeren tussen de hallen in, en parkeren na het lossen op de exposantenparkings 4 en 5. Personenwagens worden niet toegelaten tussen de hallen.

Parkeren tijdens de beurs

besteld voor

25/08/2015

geleverd voor

07/09/2015

besteld voor

08/09/2015

geleverd voor

21/09/2015

besteld voor

22/09/2015

geleverd voor

05/10/2015

besteld voor

29/09/2015

geleverd voor

12/10/2015

besteld voor

06/10/2015

geleverd voor

19/10/2015

besteld voor

13/10/2015

geleverd voor

26/10/2015

besteld voor

20/10/2015

geleverd voor

02/11/2015

besteld voor

27/10/2015

geleverd voor

09/11/2015

besteld na

27/10/2015

Af te halen op het beurssecretariaat (hal 1) tijdens de opbouw. Niet meer gepersonaliseerd.

Door de infrastructuurwerken rondom Flanders Expo is het aantal parkeerplaatsen en parkeerabonnementen beperkt. De verkeerssituatie en de parkeeromgeving veranderen ook zeer regelmatig. Daarom kan u momenteel geen parkeerabonnement reserveren via deze Toolbox. Onze verontschuldigingen voor dit ongemak. Wij volgen de situatie op en houden u op de hoogte. U ontvangt in juli een aparte bestelbon samen met het laatste nieuws over de bereikbaarheid en de parkeermogelijkheden tijdens uw beurs.

Parkeren tijdens de afbouw Ook de richtlijnen over de afbouw en de parkeermogelijkheden tijdens deze afbouw worden u afzonderlijk toegestuurd in de loop van de maand augustus.

Scan uw bezoekers Om snel de contactgegevens van uw bezoekers te ontvangen, wordt er een gratis app voor smartphone ontwikkeld voor alle exposanten. Hiermee kunt u op uw stand de badge van uw bezoeker scannen en meer info over de bezoeker ontvangen. Meer info volgt per e-mail midden oktober.

PRAKTISCHE INFO

|


|

DIENSTEN

|

FORMULIEREN


PAG 9


Parkeren Parkeren tijdens de beurs

Parkeren tijdens de opbouw

Dit najaar worden in de omgeving van Flanders Expo heel wat infrastructuurwerken uitgevoerd. De hinder en verwachte vertragingen vangen wij voor u op met een

Parkeren tijdens de opbouw van de beurs is gratis op de exposantenparkings 4 en 5. Vrachtwagens kunnen stationeren tussen de hallen in, en parkeren na het lossen

aanbod aan parkeermogelijkheden buiten de werf. Op deze manier bereikt u vlotter de beurs en behouden we voldoende parkeerplaatsen voor uw bezoekers op de site.

op de exposantenparkings 4 en 5. Personenwagens worden niet toegelaten tussen de hallen.

Naast de parkeermogelijkheden op de terreinen van Flanders Expo hebben we

Parkeren tijdens de afbouw

voor u extra parkeerruimte gereserveerd met een regelmatige shuttle van en naar Flanders Expo, gratis op vertoon van uw exposantenbadge: • aan Station Gent-Sint-Pieters, op 10 minuten, shuttle-tram om de 3 minuten, • aan sportcomplex Blaarmeersen, op 12 minuten, shuttle-bus om de 10 minuten.

De richtlijnen over de afbouw en de parkeermogelijkheden tijdens deze afbouw worden u afzonderlijk toegestuurd in de loop van de maand augustus. Ook dit jaar geldt op vrijdag het waarborgsysteem.

Prijzen parkeerabonnementen: 320 001

Flanders Expo (max. 1 abo te bestellen)

€ 50,00/abo

320 002

Station Gent-Sint-Pieters (incl. shuttle)

€ 35,00/abo

320 003

Sportcomplex Blaarmeersen (incl. shuttle)

€ 25,00/abo

320 999

Aangetekende zending parkeerabonnement

€ 8,50 adm. kosten

Vul de juiste code in op het formulier 5.9 Uw parkeerabonnement.

Opmerkingen • Parkeerkaarten besteld voor 10/10/2015 worden u toegestuurd voor 24/10/2015. • Parkeerkaarten besteld na 10/10/2015 kan u afhalen op het secretariaat tijdens opbouw vanaf woensdag 11/11/2015.

PRAKTISCHE INFO

|

S TA N D E N B O U W

|


|

DIENSTEN

|

FORMULIEREN

|

BIJL AGEN


PAG 10


Uw bedrijf extra in de kijker? Op zoek naar mogelijkheden om uw bedrijf extra in de kijker te plaatsen op Horeca Expo 2015? Ontdek hier diverse formules via onze communicatiekanalen.

Via de website Uw logo, video’s en foto’s in de online exposantenlijst • Detail: uw logo, 2 video’s en foto’s op uw profielpagina in de online exposantenlijst aan €100 per exposant. • Periode: van 1 september t.e.m. 30 november 2015. 680 016

uw logo, foto’s en video’s in de online exposantenlijst

€ 100,00/exposant

Uw bedrijf ‘premium’ op de online exposantenlijst • Detail: uw logo, bedrijfsnaam, standnummer en website bovenaan de exposantenlijst op www.horecaexpo.be. Uw bedrijf wordt ook in een ander kleur geplaatst, zodat u extra opvalt. Maximum 5 exposanten. • Periode: van 1 september t.e.m. 30 november 2015.

680 018

uw logo ‘premium’ in de kijker op de online exposantenlijst

€ 500,00/exposant

Uw logo naast de registratiemodule • Detail: deze pagina wordt door meer dan 60 000 professionele bezoekers bezocht tijdens de registratie met hun toegangscode. Uw logo verschijnt op de rechterkant van de registratiemodule op www.horecaexpo.be, max. 2 exposanten. • Periode: van 1 oktober t.e.m. 19 november 2015. 680 007

€ 5 000,00/exposant

uw logo op de registratiemodule

PRAKTISCHE INFO

|


|

DIENSTEN

|

FORMULIEREN


PA G 11


Via de app voor smartphone Uw bedrijf ‘premium’ op de online exposantenlijst van de app • Detail: uw bedrijf bovenaan de exposantenlijst op de app voor smartphone. Uw bedrijf wordt ook in een ander kleur geplaatst, waardoor u extra opvalt. Maximum 5 exposanten. • Periode: van 31 oktober t.e.m. 30 november 2015. 680 017

uw bedrijf ‘premium’ op de exposantenlijst van de app (max. 5 exposanten)

€ 300,00/exposant

Via de nieuwsbrief Advertorial in de maandelijkse nieuwsbrief • Detail: vermelding van uw bedrijf met logo in onze maandelijkse nieuwsbrief. Periode: 4e week van september of oktober. Max. 1 exposant per maand. • Specificaties: uw logo + 70 karakters tekst. 680 015

advertorial in de maandelijkse nieuwsbrief

€ 500,00/exposant

Heeft u zelf nog een origineel idee om uw bedrijf in de kijker te plaatsen op Horeca Expo? Alle ideeën zijn welkom. Aarzel niet om ons te mailen: [email protected].

* Na het ontvangen van uw bestelling, neemt de organisatie contact met u op omtrent de speciﬁcaties en aanlevermodaliteiten.

PRAKTISCHE INFO

|


|

DIENSTEN

|

FORMULIEREN


PAG 12


Butler- en standenservice

Hotel services

Flanders Expo Food & Beverage is uw exclusieve* partner op het gebied van standcatering.

Holiday Inn* biedt u een hotel service op wandelafstand van het beursterrein Flanders Expo. Deze omvat onder andere:

Onze mogelijkheden en uw voordelen: • Bestellen kan tot 24 uur op voorhand. Dit is ook mogelijk nog vóór de start van de

• ruime privé parking • gratis Wi-Fi in het gehele hotel en high-speed op aanvraag • uitgebreid Amerikaans ontbijtbuffet

beurs. • Cateringmateriaal kan u tot zeven dagen op voorhand reserveren. • Op de beurs is één centraal afhaalpunt, eenvoudig te herkennen aan het logo van onze butlerservice. U vindt ons ook terug op het beursplan. • Levering op uw stand is eveneens mogelijk tegen een meerprijs van € 20,00.

Voor meer informatie, offertes en bestellingen: www.holidayinn.com/gent_expo Vergeet niet de correcte beurs of evenement mee te delen.

• Hygiëne staat bij ons voorop. Uw bestelling is met zorg verpakt. • Alle bereiding zijn met dagverse producten. U bent zeker van de beste kwaliteit. Voor meer informatie en bestellingen: www.expofood.be/horecaexpo2015

* Over de exclusiviteit Flanders Expo Food & Beverage. Door de strenge hygiënenormen is Flanders Expo Food & Beverage gebonden aan de HACCP-regels waardoor we de exclusieve cateraar zijn van de hallen. Het is daarom niet toegestaan dranken en voeding te laten bezorgen door derden, zonder de uitdrukkelijke toestemming van Flanders Expo. PRAKTISCHE INFO

|


|

DIENSTEN

|

FORMULIEREN

* Holiday Inn is door Artexis aangesteld als partner van Flanders Expo.


PAG 13

 VER PLICHT


Verzekeringen All Risk Verzekering Zonder inventarislijst bent u niet verzekerd! • Alle exposanten zijn verplicht hun stand, de tentoongestelde materialen, goederen en

Verzekeringsvoorwaarden Polis alle risico’s (= polis van nagel tot nagel) behalve de contractuele uitsluitingen.*

alle ingehuurde materialen te verzekeren in all risk. • Een minimumpremie van € 50,00 wordt automatisch aangerekend samen met de fac-

De dekking geldt van alle punten van de wereld naar de beurs en terug, met andere woorden het transport alsook het verblijf op de beurs. Deze wordt opgeheven

turatie van uw andere bestellingen en geldt als forfaitaire tussenkomst voor het gehuurde materiaal bij Artexis + de waarde van de gehuurde stand (met een maximum van € 10.000,00). • De verzekering voor uw eigen goederen is enkel geldig op voorwaarde dat een ge-

indien tijdens de inventariscontrole door een aangestelde van de verzekeraar fouten ontdekt worden. Echte juwelen kunnen niet verzekerd worden (deze dienen door de exposant zelf verzekerd te worden via een aparte polis, gekoppeld aan een afstand van verhaal

detailleerde en gevaloriseerde inventarislijst werd ingediend bij Artexis NV voor het vertrek van de goederen uit de firma. • Bij het niet terugsturen van de inventarislijst bent u, mits betaling van de minimumpremie, enkel verzekerd voor het gehuurd materiaal bij Artexis +

t.o.v. Artexis).

de gehuurde stand. • Na ontvangst van de inventarislijst is de berekening van de premie als volgt: » Indien de waarde van eigen stand/materiaal en/of goederen + gehuurd materiaal bij Artexis + gehuurde stand het maximum van € 10.000,00 niet overschrijdt, blijft de forfaitaire tussenkomst van € 50,00 geldig. » Voor bedragen vanaf € 10.000,00 bedraagt de premie € 50,00 + 0,48% op de waarde boven de € 10.000,00. • Bij schade of diefstal is het noodzakelijk om binnen de 24 uur het beurssecretariaat op de hoogte te brengen en een schadeaangifte formulier in te vullen, alsook in geval van diefstal een proces verbaal te laten opstellen door de politie. • De verzekering all risk werd onderschreven door Artexis NV voor rekening van de exposanten. Artexis NV treedt niet op als medeverzekeraar, noch als verzekeringstussenpersoon.

Uitbetaling: » Bij totaal verlies of volledige diefstal: maximaal wordt het opgegeven kapitaal voor het verzekerd voorwerp uitbetaald. » Bij gedeeltelijke schade: de schade komt voor uitbetaling in aanmerking voor zover het opgegeven kapitaal voor dit voorwerp voldoende is. Indien onvoldoende wordt de onderverzekering toegepast en zal de verzekerde dus zijn eigen aandeel in de schade betalen. • Er zal geen vergoeding uitbetaald worden zolang niet alle facturen conform het reglement van Artexis NV betaald werden. • De waarborg: is tijdens de opbouw- en afbraakhandelingen (d.w.z. de periode voor datum en uur van de officiële opening van de beurs en juist na de sluiting van de beurs - laatste dag van de beurs) slechts verworven voor het permanent bewaakt materiaal. Vrijstelling bij diefstal/verdwijning: 10% van de verzekerde waarde met minimum € 250,00 en maximum € 1.250,00 per schadegeval. *Uitsluitingen van vergoeding Schade ingevolge eigen gebrek, slijtage, chemische, atmosferische en thermische krachten, werking der goederen, elektrische, elektronische en mechanische storingen is uitgesloten. Indirecte schade en schade aan derden ten gevolge van risico’s van roest en oxidatie voor goederen niet verpakt in volle kisten tijdens transport en/of schade voortvloeiend uit een gebrekkige verpakking.

PRAKTISCHE INFO

|


|

DIENSTEN

|

FORMULIEREN


PAG 14


Verplichte verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid • Alle exposanten zijn verplicht zich te verzekeren voor hun burgerlijke aansprakelijkheid voor deelname aan beurzen. • De verzekering burgerlijke aansprakelijkheid werd onderschreven door Artexis NV voor rekening van de exposanten. Artexis NV treedt niet op als medeverzekeraar, noch als verzekeringstussenpersoon. • De verzekeringspremie bedraagt € 25,00. • De dekking bedraagt maximum € 24.789.352,48 voor lichamelijke, stoffelijke en onstoffelijke schade vermengd per schadegeval. • De vrijstelling ten laste van de exposant bedraagt € 61,97 per schadegeval. Verzekeringsvoorwaarden Polis Burgerlijke aansprakelijkheid - AXA Belgium - polis 010.730.266.337 • Binnen de dekking en de bovenvermelde limiet van de toepasselijke polissen, waarborgt deze verzekering de geldelijke gevolgen van de burgerlijke aansprakelijkheid van de deelnemers-exposanten en organisatoren wegens schade toegebracht aan derden tijdens deelname aan beurzen en manifestaties. • Deze verzekering is verworven ten suppletieve titel, t.t.z. treedt pas in werking na uitputting van ieder andere polis - zelfs later afgesloten - die dit risico dekt. • Facturatie: de premie wordt automatisch aangerekend samen met de facturatie van uw andere bestellingen. U hoeft niets in te vullen voor deze verzekering en geen bestelbon terug te sturen.

TO DO

PRAKTISCHE INFO

|


|

DIENSTEN

|

FORMULIEREN

Stap 1

Druk uw Formulieren af in deel 5.

Stap 2

Vul het formulier 5.3 Uw inventarislijst en verzekeringen in.

Stap 3

Stuur uw formulieren naar [email protected] of per fax +32 (0)9 241 96 15.


PAG 15

1 Uw bestelling

vb


Uw gegevens

Facturatie gegevens

Standnummer:

Naam:

Bedrijf:

Adres:

Contactpersoon:

Btw-nr.:

Telefoonnr. contactpersoon:

Postcode:

E-mail contactpersoon:

Klantnummer:

Code

Modelreferentie

200001

Dit is een voorbeeldreferentie

Plaats:

Aantal

Per stuk

Totaal

2

€ 00,00

€ 00,00

1 2 3

 VER PLICHT

 Opgelet  Vanaf 02/10/2015 wordt er een supplement aangerekend van 25% op de vermelde prijs. Vanaf de 1ste opbouwdag wordt er een supplement aangerekend van 50% op de vermelde prijs.

Heeft u vragen of opmerkingen? Contacteer ons.

4

+32 (0)9 241 96 00

5 TO DO

6

Fax/mail/stuur uw bestelling terug naar:

7

+32 (0)9 241 96 15 [email protected] Artexis NV - Customer Support Maaltekouter 1 - 9051 Gent (Belgium)

8 9 10 Naam Datum: Handtekening:

Vanaf 02/10/2015 > +25 % Vanaf 11/11/2015 > +50 % TOTAAL (excl. btw)

Door het ondertekenen van dit formulier aanvaardt u de algemene verkoopsvoorwaarden en betalingsmodaliteiten van Artexis NV, zoals beschreven in bijlage A. Algemene voorwaarden Artexis, p.98. Alle prijzen zijn exclusief btw. Artexis NV, Maaltekouter 1, B-9051 Gent Btw-nr. BE 0427.328.649

2 Uw inventarislijst en verzekeringen

1/2


 VER PLICHT

1. All Risk Verzekering De inventarislijst is verplicht in te vullen. Zonder ingevulde inventarislijst bent u niet verzekerd! Omschrijving vb

Dit is een voorbeeldreferentie

Aantal

Per stuk

Totaal

2

€ 00,00

€ 00,00

Uw gegevens Standnummer(s):

1

Bedrijf:

2

Contactpersoon:

3

Handtekening:

4 5 6 7 8 9 10 1. Eigen stand/materiaal en/of goederen Gelieve hiernaast een detail te geven van de te verzekeren zaken + hun waarde (aankoopprijs).

11 12

Zonder gedetailleerde en gevaloriseerde lijst, verleent de verzekeraar geen dekking. Indien u op de terugstuurdatum nog niet over alle info beschikt om deze lijst op te maken, kan u deze lijst nog afgeven op het beurssecretariaat tijdens de opbouw. Echte juwelen kunnen niet verzekerd worden (deze

13 14 15 16

dienen door de exposant zelf verzekerd te worden via een aparte polis, gekoppeld aan een afstand van verhaal t.o.v. Artexis).

17 18

Ga verder op volgende pagina. TOTAAL te verzekeren waarde punt 1:

Artexis NV, Maaltekouter 1, B-9051 Gent Btw-nr. BE 0427.328.649

2 Uw inventarislijst en verzekeringen

2/2


 VER PLICHT

Uw gegevens

2. Waarde van de gehuurde stand Artexis NV (indien van toepassing): waarde € 1.800,00

Degustatietafel

TOTAAL te verzekeren waarde punt 2:

Standnummer(s): Bedrijf: Contactpersoon: Handtekening:

3. Gehuurd materiaal Artexis NV (indien van toepassing) Maak een totaal van alle gehuurde materialen en bereken de verzekeringswaarde (door te vermenigvuldigen x 3). Vul dit hier in.

TOTAAL te verzekeren waarde punt 3:

Totale huurwaarde € ……...... x 3 = ........................

4. Totale te verzekeren waarde Maak de som van de waarde bij punt 1, punt 2 en punt 3.

 Opgelet  Indien u de inventarislijst niet terugstuurt tegen uiterlijk de eerste opbouwdag, is enkel het bij Artexis NV gehuurde materiaal verzekerd, mits betaling van de basispremie. Indien de basispremie niet betaald is, bent u volledig aansprakelijk bij diefstal en schade.

Heeft u vragen of opmerkingen? Contacteer ons. +32 (0)9 241 96 00

TOTAAL te verzekeren waarde (1+2+3): TO DO Totaal is hoger dan € 10.000,00

Totaal is lager dan € 10.000,00

0

Totaal te verzekeren waarde is hoger dan € 10.000,00

= € ....................

1

Verminder de totale waarde met € 10.000,00

- € 10.000,00

2

U verkrijgt de bijkomende te verzekeren waarde

= € ....................

3

Vermenigvuldig deze waarde met 0,0048

x 0,0048

4

U verkrijgt de bijkomende premie. Door deze bijkomende premie te betalen zijn uw materiaal en goederen verzekerd. (Artexis NV factureert u deze premie bij ontvangst formulier.)

De reeds gefactureerde premie van € 50,00 volstaat. Uw materiaal en goederen zijn verzekerd.

= € ....................

Fax/mail/stuur uw formulier (2 pagina’s) naar: +32 (0)9 241 96 15 [email protected] Artexis NV - Customer Support Maaltekouter 1 - 9051 Gent (Belgium)


3 Uw toegangskaarten en badges


Uw gegevens

Verzend gegevens*

Standnummer:

Naam:

Bedrijf:

Adres:

Contactpersoon:

Postcode:

Klantnummer:

* Enkel in te vullen indien anders dan op ‘Aanvraag tot deelname’.

 VER PLICHT

Plaats:

ste

Vanaf de 51 gescande kaart/code wordt u na de beurs gefactureerd. Noteer het aantal toegangskaarten, codes en badges dat u wenst te bestellen.

Badges 800008a

Gratis badges (2 per degustatietafel)

Aantal:

....................

800009a

Extra badges (€ 50/badge)

Aantal:

....................

Naam: Datum: Handtekening:

Toegangskaarten en codes 800001a

Gratis toegangskaarten langs Nederlandstalige zijde gepersonaliseerd

Aantal:

....................

800002a

Gratis toegangskaarten langs Franstalige zijde gepersonaliseerd

Aantal:

....................

800005a

Gratis toegangscodes

Aantal:

....................

Heeft u vragen of opmerkingen? Contacteer ons. +32 (0)9 241 96 00

Wanneer ontvangt u uw kaarten of codes?

• • • • • • • • •

besteld voor

25/08/2015

geleverd voor

07/09/2015

besteld voor

08/09/2015

geleverd voor

21/09/2015

besteld voor

22/09/2015

geleverd voor

05/10/2015

besteld voor

29/09/2015

geleverd voor

12/10/2015

besteld voor

06/10/2015

geleverd voor

19/10/2015

besteld voor

13/10/2015

geleverd voor

26/10/2015

besteld voor

20/10/2015

geleverd voor

02/11/2015

besteld voor

27/11/2015

geleverd voor

09/11/2015

besteld na

27/11/2015

TO DO Fax/mail/stuur uw formulier terug naar: +32 (0)9 241 96 15 [email protected] Artexis NV - Customer Support Maaltekouter 1 - 9051 Gent (Belgium)

Af te halen op het beurssecretariaat (hal 1) tijdens de opbouw. Niet meer gepersonaliseerd.

Artexis NV, Maaltekouter 1, B-9051 Gent Btw-nr. BE 0427.328.649

4 Uw parkeerabonnement


Uw gegevens

Verzendadres parkeerabonnement

Standnummer:

Naam:

Bedrijf:

Adres:

Contactpersoon:

Btw-nr.:

E-mail contactpersoon:

Postcode:

 VER PLICHT

Plaats:

Ja, ik wens 1, 2 of 3 parkeerabonnementen te reserveren* 320 001

Flanders Expo (maximum 1 parkeerabonnement bestellen)

320 002

Station Gent-Sint-Pieters (incl. shuttle)

€ 50,00

1 1

OF

2

OF

3

€ 35,00

Aantal:

320 010

• Parkeerkaarten besteld na 10/10/2015 kan u afhalen op het secretariaat tijdens opbouw vanaf woensdag 11/11/2015.

............

Uw voorkeur: Ik wens liefst parking op Flanders Expo

prijs volgt TO DO

Ik wens liefst parking op Station Gent St.Pieters

*naar gelang beschikbaarheid

Handtekening:

 Opmerking  • Parkeerkaarten besteld voor 10/10/2015 worden u toegestuurd voor 24/10/2015.

Voor bestellingen van 4 of meer parkeerabonnementen

Voor een bestelling van 4 parkeerabonnementen en meer verzorgt onze mobility verantwoordelijke de verdeling van de parkeerkaarten over de terreinen, naargelang de beschikbaarheid. De facturatie van de parkeerabonnementen volgt vanzelfsprekend de verdeling over de verschillende parkeerterreinen.

Datum:

Fax/mail/stuur uw bestelling terug naar: +32 (0)9 241 96 15 [email protected] Artexis NV - Customer Support Maaltekouter 1 - 9051 Gent (Belgium)


Toolbox. Horeca Expo. Chef s place. Praktische info Standinrichting Diensten& Promo Formulieren november 2015 Flanders Expo

Recommend Documents