MARKETING HANDBOEK Woensdag 23/10/2013 Donderdag 24/10/2013 Flanders expo - Hal 1
www.eurofinish.be
10:00-20:00 10:00-18:00
MARKETING HANDBOEK Algemene info
3
De beurs Contact
Waaraan moet ik zeker denken voor mijn beursdeelname?
4-6
Hou rekening met de deadlines Neem het technisch handboek door Bestel extra standmateriaal Registreer uw standbemanning
Hoe promoot ik vooraf mijn deelname?
7-9
Hoe nodig ik klanten en prospects uit per post? Hoe verhoog ik mijn visibiliteit in de gedrukte beurscatalogus? Hoe nodig ik klanten en prospects uit per e-mail? Hoe nodig ik klanten en prospects uit via websites? Hoe verhoog ik mijn visibiliteit op de beurswebsite?
Hoe verhoog ik mijn visibiliteit tijdens de beurs?
10
Trek de aandacht naar uw stand Neem één van de drie Onsite Promo Packs Neem deel aan de Demo- en Innovatieroute
Wat kan ik na mijn deelname nog doen?
11
Neem opnieuw contact op met uw leads Meet uw resultaten Deel uw feedback
! Maak gebruik van de links om rechtstreeks naar dat onderwerp te gaan.
www.eurofinish.be
2
MARKETING HANDBOEK
Algemene info Beste exposant, Wij helpen u graag om uw deelname zo succesvol en aangenaam mogelijk te maken. Dit marketing handboek geeft u een handig overzicht van uw mogelijkheden. Aarzel niet om ons te contacteren indien u nog vragen heeft. Wij wensen u veel succes met de voorbereidingen en een geslaagde beurs!
De beurs EUROFINISH Woensdag 23 oktober 2013 10:00-20:00 Donderdag 24 oktober 2013 10:00-18:00
Flanders expo - Hal 1 Maaltekouter 1 BE-9051 Gent www.flandersexpo.be
Contact MARKETING:
OPERATIONS:
SALES:
Sim Mei Chiu
Joelle Blokland
Ria Van den Bogaert
Marketing Assistant
Operations Coordinator
Exhibition Manager
[email protected] T +32 (0)3 280 53 81
[email protected] T +32 (0)3 280 53 52
[email protected]
Marketingvragen: • Bestellingen uitnodigingen/stickers • My easyFairs • Promotietools
Technische vragen: • Bestellingen standmateriaal • Webshop • Op & afbouw/Handling
Salesvragen: • Online365 Packs • Onsite Promo Packs
www.eurofinish.be
T +32 (0)2 569 89 05
3
MARKETING HANDBOEK
Waaraan moet ik zeker denken voor mijn beursdeelname? Hou rekening met de deadlines Start zo vroeg mogelijk met uw voorbereidingen en hou rekening met de deadlines die vermeld staan per actie.
Deadline
Actie
Meer info
09/08/2013
Bestel gratis extra uitnodigingskaarten en/of briefstickers (+1000st.)
Pag. 7
Sim Mei Chiu
09/08/2013
Gratis postmailing: lever uw database aan
Pag. 7
Sim Mei Chiu
09/08/2013
Bestel gratis extra uitnodigingskaarten en/of briefstickers (<1000st.)
Pag. 7
Sim Mei Chiu
6/09/2013
Download het technisch handboek
Pag. 5
Sim Mei Chiu
13/09/2013
Extra visibiliteit in de beurscatalogus
Pag. 7
Sim Mei Chiu
13/09/2013
Controleer uw online profiel
Pag. 9
Sim Mei Chiu
20/09/2013
Bestel een Online365 Plus of Premium Pack
Pag. 9
Ria Van den Bogaert
20/09/2013
Bestel een Onsite Promo Pack
Pag. 10
Ria Van den Bogaert
23/09/2013
Bestel extra standmateriaal ! Vanaf 23/09/2013 = een toeslag van 30%
Pag. 5
Joelle Blokland
22/10/2013
Schrijf uw standbemanning in
Pag. 6
Sim Mei Chiu
Contact
MARKETING:
OPERATIONS:
SALES:
Sim Mei Chiu
Joelle Blokland
Ria Van den Bogaert
Marketing Assistant
Operations Coordinator
Exhibition Manager
[email protected] T +32 (0)3 280 53 81
[email protected] T +32 (0)3 280 53 52
[email protected]
Marketingvragen: • Bestellingen uitnodigingen/stickers • My easyFairs • Promotietools
Technische vragen: • Bestellingen standmateriaal • Webshop • Op & afbouw/Handling
Salesvragen: • Online365 Packs • Onsite Promo Packs
www.eurofinish.be
T +32 (0)2 569 89 05
4
MARKETING HANDBOEK
Neem het technisch handboek door Neem zeker het technisch handboek door. Hier vindt u een antwoord op uw technische vragen, zoals o.m. alle praktische info over uw standformule, de details over de op– en afbouwprocedure, enzovoorts. Het technisch handboek kunt u net zoals het marketing handboek downloaden in My easyFairs. Ga naar www.easyFairs.com. Log rechtsbovenaan de website in op My easyFairs en klik op de beursnaam. Ga naar het menu: “Documenten en materiaal van easyFairs”.
Deadline: 06/09/2013
Bestel extra standmateriaal Bestel tijdig uw extra standmateriaal via My easyFairs. Log in op My easyFairs en klik op de beursnaam. Ga naar het menu: “Extra items bestellen”. U wordt automatisch aangemeld in de webshop. Klik op het winkelkarretje voor een overzicht van uw gewenste artikelen. U kunt daar uw bestelling nog wijzigen. Klik op bevestigen om uw bestelling door te geven. Uw bestelling zal bevestigd worden via e-mail.
Deadline: 23/09/2013
www.eurofinish.be
5
MARKETING HANDBOEK
Registreer uw standbemanning Registreer op voorhand uw standbemanning. Bij aankomst op de beurs, vanaf de opbouwdagen, printen wij aan de hand van deze registraties uw exposantenbadges af.
!
Het opbouwpersoneel hoeft niet geregistreerd worden via dit systeem. U ontvangt meer info hierover per mail kort voor de beurs.
Ga naar www.easyFairs.com. Log rechtsbovenaan de website in op My easyFairs en klik op de beursnaam. Ga naar het menu: “Bekijk uw voorgeregistreerde bezoekers/ Schrijf uw personeel in”. U wordt automatisch aangemeld in het registratiesysteem. Daar klikt u bovenaan op het tabblad “Personeel”.
Deadline: 22/10/2013
• Manuele invoer Klik op het groene kruisje en vul de gegevens in. Print de toegangsbewijzen uit die u ontvangt per mail en bij aankomst op de beurs, vanaf de opbouwdagen, printen wij aan de hand van deze registraties uw exposantenbadges af.
• Opladen via Excel Kies voor ‘Standpersoneel importeren’. Klik op ‘Downloaden’ en bewaar het Excel bestand op uw computer. Vul alle verplichte velden in (zie tabblad 2 in het Excel bestand) en sla het bestand terug op. Nu kan u alles in één keer opladen. Kies voor ‘Upload’ en selecteer uw ingevulde Excel bestand. Alle gegevens staan nu in de overzichtlijst en u kunt alle registraties tegelijk printen.
www.eurofinish.be
6
MARKETING HANDBOEK
Hoe promoot ik vooraf mijn deelname? Hoe nodig ik klanten en prospects uit per post? • Maak actief gebruik van uw exposantenpakket
Elke exposant ontvangt een gratis exposantenpakket van 250 gedrukte uitnodigingskaarten en 250 briefstickers. Deze kaarten kunt u uitdelen en/of opsturen per post. Bestel gratis extra uitnodigingskaarten en/of briefstickers +1000 kaarten: mail ons het gewenste aantal voor 09/08/2013. -1000 kaarten: mail ons het gewenste aantal voor 09/08/2013.
Deadline: 09/08/2013
• Stuur gratis een postmailing uit
Wij verzorgen uw postmailing op basis van uw database. Lay-out, druk, verzending en portkosten nemen wij geheel voor onze rekening. Deze gegevens worden enkel gebruikt voor het versturen van uw uitnodigingen. Indien echter één van uw contacten de beurs bezoekt, komt hij/zij automatisch terecht in onze bezoekerdatabase.
Mail ons uw Excelbestand (max. 500 Benelux contacten)
Deadline: 09/08/2013
Verplichte velden: • • • • •
Firmanaam Mr./Mevr. Voornaam Achternaam Straat + nr.
• • • •
Postcode Plaats Land (BE/NL/Lux) Taal (NL/FR)
Hoe verhoog ik mijn visibiliteit in de gedrukte beurscatalogus? Om een nog groter en efficiënt bereik voor u te bewerkstelligen wordt de officiële beurscatalogus gemaakt ism het maandblad VOM INFO, uitgegeven door VOM vzw. Het oktobernummer van VOM INFO en de beurscatalogus worden als één geheel aangeboden. Als exposant worden uw NAW gegevens en een korte beschrijvende tekst gratis opgenomen. Deze uitgave heeft 6000 exemplaren. Informatie over adverteren in de beurscatalogus kan u opvragen bij Frank Schelfaut van VOM vzw via het nummer +32 (0)497 40 26 46 of via mail
[email protected]. De tarieven VOM INFO oktober 2013 op Pagina 12. Deadline: 13/09/2013
www.eurofinish.be
7
MARKETING HANDBOEK
Hoe nodig ik klanten en prospects uit per e-mail? •
Promoot uw deelname in de e-mailhandtekening van u en uw collega’s
Download één van de banners op de beurswebsite en voeg uw registratielink toe. •
Nodig uw klanten en prospects uit via een e-mailing
Download één van de banners op de beurswebsite en voeg uw registratielink toe. Hoe voeg ik de banner toe in mijn e-mailhandtekening? Download de banner op de beurswebsite (bij “Downloads”) en bewaar deze op uw pc. Ga vervolgens naar de instellingen om uw handtekening te wijzigen. Klik op het icoon om een afbeelding toe te voegen, selecteer de banner op uw pc en bewaar uw wijzigingen. Stuur uzelf een testmail.
Hoe voeg ik de registratielink toe in mijn e-mailhandtekening? Kopieer de registratielink en ga naar de instellingen om uw handtekening te wijzigen. Typ een korte tekst zoals “Registreer hier”, selecteer deze tekst met uw muis en klik vervolgens op het icoon om een link toe te voegen. Daar plakt u de registratielink. U kan de link ook toevoegen bij de banner. Klik op de reeds toegevoegde banner in uw emailhandtekening en klik vervolgens op het icoon om een link toe te voegen. Daar plakt u de registratie-
Waar vind ik mijn registratielink? Elke exposant heeft een unieke weblink waarmee u uw klanten en prospects kunt laten registreren voor een bezoek. Deze link is rechtstreeks gekoppeld aan uw account, zodat u kunt nakijken wie er via uw link heeft geregistreerd. Log in op My easyFairs en klik op de beursnaam. Ga naar het menu: “Bekijk uw voorgeregistreerde bezoekers/Schrijf uw personeel in”. U wordt automatisch aangemeld in het registratiesysteem. Daar klikt u bovenaan op het tweede tabblad “Registraties”. •
Links: vindt u uw unieke registratielink terug om uw klanten en prospects uit te nodigen voor een bezoek. U kunt meerdere links aanmaken indien gewenst.
•
Rechts: vindt u een lijst van personen die zich via uw link hebben geregistreerd voor een bezoek. Bekijk de statistieken of download deze lijst naar Excel.
www.eurofinish.be
8
MARKETING HANDBOEK
Hoe nodig ik klanten en prospects uit via websites? Maak uw deelname bekend op uw website en/of op andere websites. Download één van de banners op de beurswebsite en voeg uw registratielink toe.
Hoe verhoog ik mijn visibiliteit op de beurswebsite?
Deadline: 13/09/2013
• Vervolledig uw basisprofiel
Log in op My easyFairs en klik op de beursnaam. • Naam op de stand: uw firmanaam verschijnt op de frieslijst van uw stand tijdens de beurs, in de gedrukte beurscatalogus en op de beurswebsite. • Pas categorieën aan: de categorieën waarin u actief bent (max. 3). • Beheer uw bedrijfsgegevens en logo voor deze stand: voeg uw logo toe, uw contactgegevens, uw website en een korte omschrijving.
!
De beurswebsite is beschikbaar in 3 talen, u bepaalt zelf in welke talen (Nederlands, Frans en Engels) u uw info wenst toe te voegen.
• Vul uw pagina aan met bijkomende info
Onderaan de pagina vindt u uw “Mijn catalogus” terug, waar u zoveel producten, productnieuws en persberichten kunt opladen als u maar wenst. • In het menu “Beheer de online catalogus voor
deze stand” kunt u aanvinken welke items u wilt tonen in de “Innovation Gallery” en op uw webpagina (“In de catalogus”). • In het menu “Mijn productcatalogus” selecteert u de gewenste items voor de “Online Productcatalogus”.
• Neem een Online365 Plus of Premium Pack
Elke exposant beschikt over een Online365 pack, een uitgebreid instappakket. Met de Plus en Premium packs kunt u nog meer zakelijk voordeel halen uit uw deelname. Download de brochure of contacteer Ria Van den Bogaert T +32 (0)2 569 89 05
[email protected]
www.eurofinish.be
9
MARKETING HANDBOEK
Hoe verhoog ik mijn visibiliteit tijdens de beurs? Trek de aandacht naar uw stand Onderscheid u van de rest en leg van tevoren vast hoe u zich wil presenteren tijdens de beurs. Enkele basisprincipes: • • • •
Blijf niet op uw ‘eiland’ zitten, spreek mensen actief aan Houd elke sales lead systematisch bij Trek de aandacht met wat actie op uw stand Geef uw persmap(pen) af op onze easyFairs stand
Neem één van de drie Onsite Promo Packs Plaats uw deelname gedurende de hele beurs in de schijnwerpers. • Onsite Promo Pack™ - Lanyard € 1.500 • Onsite Promo Pack™ - Leafleting € 1.500 • Onsite Promo Pack™ - Ad Voucher € 1.500
Contacteer Ria Van den Bogaert +32 (0)2 569 89 05 -
[email protected]
Demo– en Innovatieroute Hoe krijgt u extra bezoekers op uw stand ? Laat o.a. uw technologie en/of innovatie zien op uw stand en u krijgt een gratis vermelding op het EUROFINISH INNOVATIE en DEMO routeplan dat elke bezoeker aan de inkom ontvangt of op voorhand kan downloaden. 1) Wat moet een ‘innovatie’ inhouden? - Producten of diensten m.b.t. oppervlaktetechnieken die een innovatief element of toepassing inhouden en die op uw stand tentoongesteld worden. 2) Wat moet een ‘demo’ inhouden? - Oppervlaktetechnieken live laten werken op uw stand - Oppervlaktetechnieken aan het werk laten zien via een computersimulatie / video op uw stand
Contacteer Ria Van den Bogaert +32 (0)2 569 89 05 -
[email protected]
www.eurofinish.be
10
MARKETING HANDBOEK
Wat kan ik na mijn deelname nog doen? Neem opnieuw contact op met uw leads Neem opnieuw contact op met uw zorgvuldig bijgehouden leads. • Zorg ervoor dat er tijd wordt vrijgemaakt om mensen op te bellen na de beurs • Behandel eerst de belangrijkste contacten • Neem opnieuw contact op na intervals van 3 en 6 maanden, uit ervaring blijkt dat aankoopbeslissingen soms tijd nodig hebben
Meet uw resultaten Houd uw sales leads systematisch bij en meet uw ROI. Let hierbij op de volgende elementen: • Waarde van de verkoop • Uw investering in deelname • Aantal sales leads • Kosten per lead = totale kost deelname gedeeld door aantal leads • Aantal nieuwe contacten • Gegenereerde media-aandacht • Andere meetbare elementen (bv. aanwerving) • Niet-meetbare voordelen (goodwill, team spirit)
Deel uw feedback Na uw deelname kunt u uw feedback en/of uw suggesties delen via onze exposantenenquête of geef het door aan één van onze collega’s.
Wij wensen u veel succes met de voorbereiding en uiteraard een schitterende beurs!
www.eurofinish.be
11
MARKETING HANDBOEK
Tarieven Adverteren in Catalogus
Formaat
Prijs leden VOM BELGIE vzw
Prijs niet-leden VOM BELGIE vzw
Achtercover
Reeds gereserveerd
Reeds gereserveerd
Pagina 2
Reeds gereserveerd
Reeds gereserveerd
Formaat A4
Quadri: 985,00 € Zwart/Wit: 628,00 €
Quadri: 1.478,00 € Zwart/Wit: 942,00 €
Formaat 1/2de A4
Quadri: 756,00 € Zwart/Wit: 399,00 €
Quadri: 1.134,00 € Zwart/Wit: 599,00 €
Formaat 1/4de A4
Quadri: 621,00 € Zwart/Wit: 264,00 €
Quadri: 932,00 € Zwart/Wit: 397,00 €
Contacteer Frank Schelfaut T. +32 (0)16 40 14 20 -
[email protected]
www.eurofinish.be
12
