Algemeen Beursreglement Flanders Horse Expo Vlaanderens grootste beurs voor ruiter, menner, fokker en paardenliefhebber Flanders Expo - Gent ALGEMEEN 1 Flanders Horse Expo is toegankelijk voor alle producten en diensten die verband houden met de paardensport, de paardenfokkerij en de paardenhouderij in de ruimste zin. 2 Belangstellenden verbinden zich uitdrukkelijk en zonder voorbehoud dit algemeen beursreglement na te leven door het inzenden van hun deelnameformulier. 3 Ingeval Flanders Horse Expo om niet voorziene redenen verdaagd, afgelast, de duur ervan verkort, de stands beperkt of afgeschaft zou worden, kan het bewijs van deelname de verantwoordelijkheid van Centaur Events NV en haar raad van bestuur niet binden en geeft dit geen enkel recht op schadevergoeding. In bovenvermelde gevallen kunnen de exposanten enkel aanspraak maken op de terugbetaling van de provisie en de vergoedingen, mits aftrek van de proportionele deelname in de uitgaven, die reeds werden gedaan door de Centaur Events NV en haar raad van bestuur. INSCHRIJVING 4 De deelnemers dienen voor hun aanvraag het daartoe bestemde deelnameformulier te gebruiken. De organisatie bevestigt de ontvangen inschrijving door middel van het versturen van de voorschotfactuur. Een inschrijving kan evenwel weerhouden worden door de organisatie. 5 De deelnemers kunnen een reservatie nemen op een standplaats. Dit kan telefonisch, via fax of via mail. Deze reservatie is kosteloos. Na telefonische vraag vanwege de organisatie dient deze reservatie evenwel binnen de 24 uren bevestigd te worden door middel van het daartoe bestemde deelnameformulier. 6 De organisatie van Flanders Horse Expo dient op één maand voor aanvang van de beurs in het bezit te zijn van de aanvraag tot deelname. Laattijdige aanvragen zullen enkel onderzocht worden indien er nog vrije standruimten zijn. Hierbij zal rekening gehouden worden met de volgorde van de inschrijvingen. 7. Regeling bij éénzijdige opzegging: Bij éénzijdige annulatie van de overeenkomst tot deelname aan de manifestatie/beurs zes maanden en meer voor de opening van de manifestatie/beurs, zal de exposant het voorschot van 40% vermeerderd met de BTW en het dossierrecht als vergoeding voor deze annulatie dienen te betalen. Exposanten die hun overeenkomst binnen de zes maand voor de opening van de manifestatie/beurs éénzijdig annuleren, zullen een vergoeding betalen gelijk aan het bedrag van de volledige oppervlakte of stand vermeerderd met de BTW en het dossierrecht. Deze vergoedingen zijn onherroepelijk verschuldigd, welke reden de exposant ook aanhaalt om zijn éénzijdige annulatie van de overeenkomst te rechtvaardigen. DEELNAMEVOORWAARDEN 8 Huur standruimte De exposanten kunnen een standruimte huren met een oppervlakte van minimum 9m2. De prijs per vierkante meter bedraagt €70. De toewijzing van de standen gebeurt door de organisatie, die steeds het recht heeft wijzigingen aan te brengen aan de standen. Supplementen voor standen met meerdere open zijden: • 2 open zijden (hoekstand): + 10% • 3 open zijden (kopstand): + 15% - 4 open zijden (eilandstand): + 20% De exposanten mogen geen standruimte onderverhuren of andere firma’s op hun stand laten tentoonstellen zonder het uitdrukkelijk akkoord van de organisatie.
9 Vaste Dossierkosten Ieder deelnameformulier geeft aanleiding tot de opening van een dossier, waarvoor een forfaitair bedrag van 130 euro per stand aangerekend wordt. 10 Verzekeringen Het reglement voor exposanten van Flanders Expo verplicht alle exposanten een verzekering ‘burgerlijke aansprakelijkheid’ als exposant af te sluiten. De exposant verklaart zich akkoord aan te sluiten bij de door N.V. Flanders Expo onderschreven verzekeringsdekkingen burgerrechtelijke aansprakelijkheid en alle risico’s nagel tot nagel en voor wat deze laatste betreft voor de stand, de standinhoud en alle meegebrachte goederen op basis van hun volledige waarde (opgelet: verplichtend inventarislijst in het exposantendossier invullen). Burgerlijke aansprakelijkheid: forfaitaire bijdrage van € 30 per deelnemer. Alle risico’s: afhankelijk van de waarde van de tentoongestelde goederen. De nodige formulieren worden samen met het exposantendossier verstuurd. Indien er gegronde redenen bestaan om de verzekering niet via Flanders Expo aan te gaan, verbindt hij er zich toe voor iedere polis een attest van dekking voor te leggen dat uitgaat van zijn verzekeraars en volgende bedingen bevat: - Afstand van verhaal: “De verzekeringsmaatschappij met maatschappelijke zetel ...................................................................................................., verklaart in polis ......................... op naam van ................................................................................. afstand van elk verhaal te doen jegens Centaur Events NV, NV Flanders Expo, Artexis NV, de VZW ITV, al diegenen die prestaties leveren in opdracht van NV Flanders Expo of Artexis NV, of er op enige wijze actief zijn, al dan niet tegen renumeratie, al dan niet onder gezag en dit zowel op zelfstandige basis als onder de vorm van een vennootschap, de organisatoren, de mede-exposanten, de andere deelnemers, de door N.V. Flanders Expo of Artexis NV aangestelde concessionarissen, waaronder de NV Gourmet Invent, de Stad Gent en alle hiervoor genoemden te vrijwaren tegen elke vordering van derden.” - Voorbericht schorsing of beëindiging van de dekking: “De verzekeringsmaatschappij zal de dekking slechts ten vroegste schorsen of beëindigen na een kennisgeving per aangetekend schrijven minstens 1 maand vooraf aan NV Flanders Expo, Maaltekouter nr. 1 te 9051 Gent.” Afstand van verhaal De exposant verbindt er zich toe onherroepelijk en onvoorwaardelijk, zowel in eigen naam als zich sterkmakend voor derdeneigenaars van meegebrachte goederen en voor de onderaannemers, alsook voor de verzekeraars, vennoten, organen, aangestelden en uitvoeringsagenten van alle hiervoorgenoemden, zowel rechtstreeks als onrechtstreeks te verzaken aan enige aansprakelijkheidsvordering en afstand te doen van elk verhaal jegens Centaur Events NV, NV Flanders Expo, Artexis NV, de VZW ITV, al diegenen die prestaties leveren in opdracht van Centaur Events NV of NV Flanders Expo, Artexis NV of er op enige wijze actief zijn, al dan niet tegen renumeratie, al dan niet onder gezag en dit zowel op zelfstandige basis als onder de vorm van een vennootschap en jegens de organisatoren, de mede-exposanten, de andere deelnemers, de door N.V. Flanders Expo of Artexis NV aangestelde concessionarissen, waaronder de NV Gourmet Invent, de Stad Gent en alle hiervoor genoemden te vrijwaren tegen elke vordering van derden. De organisatie kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor ongevallen die tijdens de opbouw of ontruiming van de standen of tijdens de manifestatie zelf zouden gebeuren. 11 De organisatie moet onmiddellijk in kennis gesteld worden van diefstal of beschadiging op de terreinen van de tentoonstelling. Binnen de 24 uren moet elke diefstal, verlies of beschadiging gemeld worden aan de verzekeraar en de politie. De organisatie kan in geen geval verantwoordelijk gesteld worden voor het eventueel verval van schadevergoeding, opgelopen wegens laattijdige aangifte. 12 Er kan contact worden opgenomen met de organisatie van Flanders Horse Expo om studiedagen, vergaderingen of seminaries te organiseren Het organiseren van deze manifestaties ter gelegenheid van Flanders Horse Expo moet steeds aan de organisatie voorgelegd worden.
INKOM 13 Flanders Horse Expo zal toegankelijk zijn voor het publiek op vrijdag 28 februari, van 10.00 tot 20.00u, zaterdag 1 maart van 10.00 tot 20.00u en zondag 2 maart van 10.00 tot 18.30 uur. De officiële toegangsprijs bedraagt 17 euro Inkomkaarten voor exposanten: • Relatiekaarten: iedere exposant kan relatiekaarten bestellen per 50 stuks. De bestelformulieren zijn te vinden in het exposantendossier. Hierbij is de toegang voor de bezoeker gratis. • Exposantenkaarten: elke exposant heeft recht op 1 kaart/badge per 4 m2 standruimte met een maximum van 20 exposantenkaarten. Bijkomende exposantenkaarten kunnen besteld worden aan 20 euro per kaart. De toelating van het publiek kan door Centaur Events NV en haar raad van bestuur of door Flanders Expo NV of Artexis NV geheel of gedeeltelijk geschorst worden om iedere geldige reden, onder meer om veiligheidsredenen. Tevens kan Centaur Events NV en haar raad van bestuur of Flanders Expo NV of Artexis NV om dezelfde redenen overgaan tot gehele of gedeeltelijke evacuatie van het publiek. PROGRAMMABROCHURE 14 Coördinaten, extra infoblok, publiciteit, informatie op het web Coördinaten: vermelden van naam van de firma, adres, telefoon, faxnummer, emailadres en website is gratis. Publiciteit in de programmabrochure: Voor het maken van publiciteit in de programmabrochure, gelieve contact op te nemen met de organisatie. Er wordt op de website van Flanders Horse Expo een link gemaakt naar de website van de exposant EXPOSANTENDOSSIER 15 Alle bovenstaande voorzieningen, nl. • verzekering alle risico’s, • gegevens voor de programmabrochure, • inkomkaarten, parkeerkaarten, e.d. • technische voorzieningen (water, gas, elektriciteit, …), goederen, diensten, … worden via het exposantendossier (terug) aangeboden. Bestellingen die gedurende de opbouw, beursperiode of ontruiming worden gedaan, zijn onderhevig aan een toeslag. Annulaties van bestellingen worden niet meer aanvaard vanaf de eerste opbouwdag. BETALINGSVOORWAARDEN 16 Alle prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld. Facturatie. De facturen zijn als volgt betaalbaar op de zetel van Centaur Events NV: 40% contant bij ontvangst factuur (bij inschrijving), 60% betaalbaar uiterlijk 60 dagen voor de aanvang van de beurs. Alle facturatie gebeurt uitsluitend op naam van de fysieke of rechtspersonen die de aanvraag tot deelname hebben ondertekend. Opeisbaarheid van de totale schuldvordering. Het niet betalen van de factuur op de voormelde vervaldagen maakt van rechtswege het geheel van de schuldvorderingen ten laste van de exposant opeisbaar. Vergoeding en intresten bij wanbetaling. Vanaf de datum van hun opeisbaarheid zullen alle gefactureerde bedragen voor deelnames en diensten van het exposantendossier van rechtswege en zonder voorafgaande aanmaning verhoogd worden met een verwijlintrest gelijk aan de wettelijke intrestvoet, verhoogd met drie punten. In geval van niet-betaling op de vervaldag zal het verschuldigde bedrag bovendien, zonder voorafgaande aanmaning, verhoogd worden met een forfaitaire vergoeding van 10%, met een minimum van € 250,00 ten titel van schadevergoeding. Het betreft hier een forfaitaire vergoeding voor alle schade, welke Centaur Events NV op organisatorisch, financieel en administratief vlak lijden ingevolge de wanbetaling.
Betaling als voorwaarde tot deelname. Het volledig betalen van de facturen is een uitdrukkelijke voorwaarde om tot de beurs toegelaten te worden. Bij niet-betaling komt de toegekende stand opnieuw ter beschikking van Centaur Events NV Geschillen. Bij betwistingen nopens de inschrijving of deelname van een exposant aan een evenement / manifestatie, ingericht door Centaur Events NV, zijn alleen de rechtbanken van Gent bevoegd. PRAKTISCH 17 Opbouw en inrichting van de standen mag beginnen vanaf woensdag 23/02/2011 om 8.00 uur. Elementen voor de inrichting en schuttingen worden niet door de organisatie geleverd. De opbouw kan op de hieronder aangeduide dagen en uren: a) exposanten met eigen standbouw woensdag 26/02/14 8.00 tot 20.00 uur donderdag 27/02/14 8.00 tot 20.00 uur * Let wel: Er worden op donderdag 24/02/11 geen voertuigen meer toegelaten in hal 8 b) exposanten met Flanders Horse Expo-stand donderdag 27/02/14 8.00 tot 20.00 uur 18 Beursperiode: Flanders Horse Expo zal toegankelijk zijn voor het publiek op vrijdag 28 februari, van 10.00 tot 20.00u, zaterdag 1 maart van 10.00 tot 20.00u en zondag 2 maart van 10.00 tot 18.00 uur. Exposantenuren: Op vrijdag 28/02/2014 vanaf 8.00u tot 21.00u en verder telkens 1 uur vóór opening tot 1 uur na sluiting van de beurs. 19 Toegangsprijs: De officiële toegangsprijs bedraagt 17 euro, Reductietarief (kortingsbon, VLP-, en BWP-leden): €10 kinderen 6-12 jaar: €10 20 De afbouw en ontruiming van de standen dienen beëindigd te zijn op maandag 3 maart 2014 om 20.00 uur a) exposanten met eigen standbouw zondag 02/03/14 18.30 tot 24.00 uur maandag 02/02/14 8.00 tot 20.00 uur b) exposanten met Flanders Horse Expo-stand zondag 02/03/14 18.30 tot 24.00 uur Bij het niet tijdig ontruimen wordt er vanaf dinsdagmorgen 4 maart 2014 per dag een boete van minimaal 1000 euro per dag aangerekend. Alle, binnen bovenvermelde termijn niet weggehaalde goederen, zullen door de organisatie weggehaald worden op kosten van de betrokken exposant. Na een termijn van 30 dagen heeft de organisatie het recht deze goederen te verkopen. INRICHTING VAN DE STANDEN 21 Plan: een gepersonaliseerd beursplan met uw standaanduiding wordt u afzonderlijk toegestuurd, ten laatste één maand voor de beurs. 22 De inrichting van de stands moet overeenkomen met wat bepaald is in het algemeen reglement en met de voorschriften van Flanders Expo en de brandweer. Flanders Horse Expo biedt 2 formules aan: eigen standenbouw vertrekkende van naakte grondoppervlakte of de Flanders Horse Expo stand, een volledig uit hout opgetrokken geheel in de specifieke stijl van de beurs. Indien u als exposant kiest voor naakte grondoppervlakte krijgt u een duidelijk afgelijnde ruimte toegewezen, volgens eerder gemaakte afspraken (locatie, afmetingen, situering in de rij of op een hoek, enz.). In dit geval dient de exposant zelf te zorgen voor: vloerbekleding (tapijt, houten vloer, vloertegels in steen, enz.), wanden (hout, decoratie met stoffen op een stevige drager, metaal – indien passend in de context), verlichting, de algemene invulling van de stand. Noodzakelijke diensten zoals elektriciteit, wateraansluiting, enz. kunnen bij Flanders Expo besteld worden. Dit kunt u door middel van de Flanders Expo Guide, die u toegestuurd wordt eens u ingeschreven bent. De opbouw van een eigen stand is dus alleen toegelaten mits men gebruik maakt van kwalitatieve producten. De klassieke standenbouwsystemen (bv.aluprofielen met aanbrengen van wandplaten in melamine) zijn toegelaten
mits ze aangekleed worden in de stijl van de beurs. Het plaatsen van tenten of tent-structuren (type 'party-tenten') is niet toegelaten tenzij in onderling overleg en mits toelating van de organisatie. De Flanders Horse Expo stand is een door Centaur Events NV exclusief voor Flanders Horse Expo ontwikkelde en opgebouwde stand in houtbouw en in de stijl van de beurs. Daags vóór de opening dienen alle werkzaamheden beëindigd te zijn vóór 20 uur. Tijdens de openingsuren is het verkeer met alle materiaal verboden. Heftoestellen, kranen, e.a. mogen alleen werken binnen de hallen mits toestemming van de directie van de hallen en de organisatie. Om het harmonieus geheel te bevorderen, behoudt de organisatie zich het recht voor alle storende installaties en versieringen te laten wegnemen of te doen veranderen. Machines, motoren en toestellen mogen alleen in werking gesteld worden met elektrische stroom en mogen niet gevaarlijk, luidruchtig of hinderlijk zijn. Zonder voorafgaandelijke en schriftelijke toelating van de organisatie mag geen enkel projectietoestel in werking gesteld worden. Een toestel dat niet in overeenstemming is met de veiligheidsreglementen van Flanders Expo, mag niet in werking gesteld worden. Spandoeken en reclamepanelen op of boven de standen mogen in geen enkel opzicht het esthetisch uitzicht van de tentoonstelling ontsieren. Hierover oordeelt de organisatie. Elke leurhandel is verboden behoudens voorafgaandelijke toelating van de organisatie. Gratis uitreiking van consumpties is toegelaten op de stand zelf. De verkoop van consumpties is evenwel niet toegelaten. AANSLUITING TECHNISCHE VOORZIENINGEN (water, gas, elektriciteit, …) 23 Alle technische voorzieningen worden geregeld via het exposantendossier dat na de inschrijving wordt toegestuurd. De bestellingen en betalingen van deze goederen en diensten gebeuren rechtstreeks aan de respectievelijke leveranciers. VARIA 24 Alle beschadigingen, door de exposanten veroorzaakt, zowel voor, tijdens, als na de tentoonstelling, zullen hersteld worden op kosten van de exposanten. 25 Indien de exposant paarden stalt en/of presenteert tijdens Flanders Horse Expo, dient die zich te houden aan het ‘Huishoudelijk Reglement van Flanders Horse Expo voor ruiters, menners en grooms’ dat op eenvoudig verzoek te verkrijgen is bij de organisatie. 26 Taksen, van welke aard dan ook, zijn ten laste van de exposanten. Alle vermelde prijzen zijn, tenzij anders vermeld, exclusief btw. 27 Geschillen tussen de Centaur Events NV en de exposanten zullen enkel voor de rechtbank van Gent gebracht worden, zo zij niet door een minnelijke schikking geregeld kunnen worden. 28 De exposanten kunnen in geen geval aanspraak maken op vergoedingen hoger dan de bedragen die zij gestort hebben. 29 In de mate dat het voorgaande afwijkt van bepalingen uit het inschrijvingsformulier, hebben de algemene voorwaarden en het beursreglement voorrang. 30 Gegevens Flanders Horse Expo De organisator van Flanders Horse Expo is Centaur Events NV Schoolstraat 77 – B 9620 Zottegem • tel.: +32 (0)475 56 60 80 • tel.: +32 (0)474 49 37 85 • fax: +32 (0)9 328 42 12 • e-mail:
[email protected] • website: www.flanders-horse-expo.be • btw: BE 0898.667.584 • RPR Oudenaarde • Bank: dexia 068-2498703-10 • IBAN: be41-0682-4987-0310 • BIC: CKCCBEBB
