Tien partijen uit de Stedendriehoek ondertekenen convenant Ondernemend aanbesteden Op 1 april is de nieuwe aanbestedingswet in werking getreden en dat is aangegrepen om ondernemers en gemeenten in de Stedendriehoek dichter bij elkaar te brengen. Zeven gemeenten uit de Stedendriehoek, alsmede VNO-NCW Stedendriehoek, MKB Nederland Midden en Bouwend Nederland Regio Oost hebben in het stadhuis van Apeldoorn een samenwerkingsovereenkomst Ondernemersvriendelijk Aanbesteden Regio Stedendriehoek ondertekend, omdat zij samen het aanbestedingsbeleid willen verbeteren. Het beleid van de verschillende gemeenten kan beter op elkaar worden afgestemd en transparanter worden, waarbij de kansen om een project gegund te krijgen eerlijker verdeeld worden. De zeven gemeenten in de regio Stedendriehoek (Apeldoorn, Brummen, Deventer, Epe, Lochem, Voorst en Zutphen) besteden gemiddeld 1.000 euro per inwoner per jaar aan. In Apeldoorn is dat dus rond de 155 miljoen euro. In heel Nederland komt dat neer op een aanbesteding van 17 miljard euro. Iedereen is het er wel over eens dat de manier waarop de aanbesteding gebeurt verbeterd kan worden. Het is niet altijd even duidelijk welke afwegingen gemaakt zijn om wel of niet te gunnen. Het kan moeilijk zijn om er tussen te komen en door de hoge eisen die aan de referenties gesteld worden maken bedrijven uit de regio soms nauwelijks kans.
of een meldpunt voor ervaringen met de nieuwe manier van werken kan worden opgezet.
‘Stad met ambitie’ De Apeldoornse wethouder Hans Brouwer, onder andere verantwoordelijk voor bedrijfsvoering en dus ook de inkoop van de gemeente Apeldoorn, heette iedereen van harte welkom in ‘een mooie stad met ambitie’. “En als je ambitie hebt, zul je daar ook iets mee moeten doen. We willen in Apeldoorn een klimaat creëren waar winkels en bedrijven zich willen vestigen. Omdat het hebben van personeel ook van belang is, investeren wij ook in het woonklimaat.” Hij maakte meteen gebruik van de gelegenheid om ondernemers die nog op zoek zijn naar bedrijfsruimte te werven: “Op het gebied van bedrijfsruimte hebben we genoeg te bieden en als het gaat
De overeenkomst moet ertoe leiden dat de partijen kennis en ervaring delen en bijeenkomsten organiseren, waaronder marktdagen waarbij partijen trachten om “We willen mensen die plannen hebben niet frustreren” binnen de wet- en regelgeving vraag en over grond hebben we misschien wel veel aanbod van de markt transparanter te meer te bieden…” maken. Daarnaast onderzoeken de partijen
“Als je ambitie hebt, dan loop je ook wel eens tegen belemmeringen aan en dat is iets waarvan we als overheid moeten zeggen: ‘Die nemen we weg’. We willen mensen die plannen hebben niet frustreren.” Daar was meteen het bruggetje naar het aanbestedingsbeleid. “Om de markt tegemoet te komen mogen wij tot 1,5 miljoen euro meervoudig onderhands aanbesteden. Met ons aanbestedingsbeleid lopen we misschien al vooruit op wat we gaan ondertekenen.” Met het ondertekenen van de samenwerkingsovereenkomst spreken de partijen de wens uit om gezamenlijk de kansen te verkennen en de innovaties en nieuwe marktsituaties die dit met zich meebrengt. “Overheid en bedrijfsleven hebben elkaar hard nodig. Het vinden van elkaar is niet iets nieuws, dat doen we in de Stedendriehoek al jaren en we hechten aan een goede samenwerking binnen de kaders van de wetgeving. Als we dat vandaag gaan tekenen, dan bekrachtigen we dat nogmaals.”
“Durf de aannemer uit te dagen” Peter Meerman, voorzitter van Bouwend Nederland afdeling Deventer en directeur van aannemersbedrijf Haafkes Veldwachter in Deventer onderstreepte het belang van het convenant uit. “De oude aanbestedingsregels passen minder bij het innovatief samenwerken”, vindt hij. Hij heeft al meegemaakt dat bij projecten de kosten van het bestek en de tekeningen hoger waren dan de aanneemsom. Meerman verwacht dat er kansen liggen in andere manieren van samenwerken met overheid en opdrachtgevers, dankzij
innovatieve tools zoals BIM. “We hebben in Deventer wel een groslijst en ik krijg vragen van collega-aannemers hoe zij op die lijst kunnen komen. Wat ik zelf belangrijk vind is dat de drempelwaarde omhoog is gegaan. Durf die aannemer uit te dagen, maak zelf het bestek. Het is belangrijk dat de kosten naar beneden gaan.” Tevens hoopt hij dat het nieuwe beleid ook meer kansen biedt voor de wat kleinere bedrijven. “Als je een school of ziekenhuis wilde bouwen, moest je binnen je referentielijst er al drie of vijf hebben gebouwd. Daarvoor moeten ze coalities vormen in een VOF met een andere aannemer. Maar scholen van twee miljoen kan elke aannemer bouwen. In het nieuwe aanbestedingsbeleid kan veel meer en dat vind ik heel belangrijk.”
‘Meer creativiteit en kennis ontwikkeling’ De gemeente Brummen had daags voor de bijeenkomst een Award Duurzame Architectuur gewonnen met het nieuwe gemeentehuis, dat met design & build is gerealiseerd. Met de drie scholen die de gemeente van plan is te gaan bouwen zal opnieuw design & build worden toegepast. “Want dat leidt tot meer creativiteit en kennisontwikkeling in de markt. Dat gaat beter met deze nieuwe aanbestedingswet”, beargumenteerde wethouder Bart Elbers van Brummen zijn handtekening.
innovatief aanbesteden. “Je krijgt in de regio meer kans. Dat is bevorderlijk voor een bedrijf. Daarnaast hopen we een beetje van die disproportionaliteit af te komen. We willen aanbestedingen vanuit een nuchter oogpunt kunnen benaderen, want het gaat zijn doel voorbij als je eisen op gaat stellen dat je bijvoorbeeld drie schouwburgen gebouwd moet hebben.” ‘Warm sociaal beleid’ In Epe telt bij aanbestedingen “het warme sociale beleid in onze gemeente”, legde wethouder René de Vries uit. Hier gaat al veel in samenspraak met de ondernemers. In het ‘economisch platform’ treffen gemeente en lokale ondernemers van de winkelcentra en bedrijventerreinen elkaar. “We hebben een behoorlijk goed contact met de ondernemers. Ons college gaat ook eens in de twee, drie weken op bedrijfsbezoek.” ‘Ruimte voor samenwerking en innovatie’ Dick Bakker tekende namens MKB Nederland Midden. Hij merkte dat iedereen moest wennen aan de nieuwe aanbestedingswet. “Maar ik denk dat de wet nu wel ruimte geeft voor samenwerking en in de toekomst ook voor een stukje innovatie.” ‘Precies op het goede moment’ Ook de gemeente Voorst is klaar voor de nieuwe wet. “Hier hebben we op gewacht”, aldus wethouder Jan van Muyden. “We zijn een gemeente die het graag doet op zijn Voorsts; voeten in de klei en samenwerken met de ondernemers in de regio. De samenwerkingsovereenkomst komt voor ons precies op het goede moment. Ondernemers hebben vaak de vraag waarom opdrachten aan hen voorbij gaan. Hiermee kunnen we toch het werk en de werkgelegenheid in de regio houden.” ‘Meer kans in de regio’ Ook Hans Siep van Bouwend Nederland ziet nieuwe kansen op het gebied van
‘Nieuwe aanbestedingen in Lochem’ Inkoopcoördinator Marleen Oltvoort tekende namens de gemeente Lochem. Zij beloofde, voordat ze haar handtekening plaatste, dat er nieuwe aanbestedingen aankomen in Lochem. “Een aantal scholen, allerhande aanbestedingen eigenlijk. Houd dus Tendernet en de media in de gaten of informeer bij ons naar onderhandse aanbestedingen.” ‘Bedrijven uit de omgeving meer betrekken’ “Wij merken met de huidige aanbestedingen dat bedrijven uit de omgeving er vaak slechter uitkomen en dat we moeten aanbesteden buiten de Stedendriehoek. Dat is een doorn in het oog, omdat je bedrijven in je eigen regio erbij wilt betrekken. We hebben net het zwembad aanbesteed en helaas niet gegund aan bedrijven uit de omgeving.” Reden voor de Zutphense wethouder Eri Willeumier om haar handtekening op de overeenkomst te plaatsen. “En nu moeten we gaan werken aan hetgeen op papier staat”, benadrukte bestuurslid Sjors Versteegh van VNONCW Stedendriehoek voordat hij zijn
handtekening, overigens in het verkeerde vakje, plaatste.
de regio was dat Steenwijkerland, die een eigen manier heeft om groslijsten en het uitnodigingsbeleid vorm te geven.
Hoe kom ik in beeld bij de gemeente? Iedereen ging na de ondertekening uiteen in drie verschillende workshops die in twee rondes werden gegeven om meer te horen over het uitnodigingsbeleid van gemeenten en de groslijstsystematieken die of nu al of in de toekomst zullen worden toegepast. Hamvraag daarbij is voor de ondernemers: Hoe kom ik in beeld bij de gemeente? Drie gemeenten lichtten hun (voorgenomen) beleid toe. Uit de Stedendriehoek waren dat Apeldoorn en Zutphen, en van buiten
Apeldoorn wil referenties loslaten: ‘Kil en koud maar objectief’ Wie de verwachting had te horen dat de gemeenten in de Stedendriehoek al op één lijn zitten qua aanbestedingsbeleid werd teleurgesteld. “Bij ons is het systeem nog niet operationeel, maar het is wel in voorbereiding”, legde Sander Lubberhuizen van de gemeente Apeldoorn uit. Voor alle meervoudige onderhandse
aanbestedingen wil Apeldoorn alle referenties loslaten. Geen groslijsten, maar een belangstellendenregistratie. Daarbij krijgen de ‘huisaannemers’ van de gemeente een voorsprong. Hoe dit in de praktijk uitgevoerd kan worden is nog niet bepaald. “Daarvoor ga
ik naar de TU Twente. Ik denk dat je het systeem kunt vergelijken voor een loting voor een medicijnenstudie”, stelt Lubberhuizen voor. Want ook daarbij maakt een deel (leerlingen uit het voortgezet onderwijs met hoge cijfers) meer kans dan de rest. “Onze methode is kil en koud, maar het is ook objectief”, benadrukt Lubberhuizen. “Objectief zijn” en “het geld op zo’n efficiënt en eerlijk mogelijke manier uitgeven” zijn de belangrijkste drijfveren voor dit beleid waarin de gemeente bedrijven wil uitdagen om tot de beste kwaliteit te komen. Daarbij geldt wel dat de belangstellenden een goede EMVI-omschrijving moeten geven en moeten aantonen dat ze er goed in zijn.
Wie de opdracht vervolgens gegund krijgt, maar dan zelf afhaakt om welke reden dan ook, kan een zware straf verwachten. Ook dit is nog niet exact uitgekristalliseerd maar Lubberhuizen denkt bijvoorbeeld aan een jaar lang uitsluiting van opdrachten. Tot de tijd dat het nieuwe beleid gereed is, zal Apeldoorn het oude systeem blijven hanteren.
Gemeente Zutphen onderzoekt korte groslijsten met wildcards De gemeente Zutphen werkt ook nog niet met een transparante groslijstsysteem. “We moeten nog een keuze maken over wat we gaan doen”, verklaarde inkoopadviseur Ceciel Lurvink. Op dit moment kijkt Zutphen naar de groslijstsystematiek in de Achterhoekse gemeenten.
“Een groslijst is bestemd voor meervoudig onderhandse aanbesteding of gunning. Het is niets anders dan een lijst van ondernemers die hun kwaliteit al bewezen hebben en die daardoor in aanmerking komen voor een opdracht of een uitnodiging voor het maken van een offerte. Daaromheen hebben de
Achterhoekse gemeenten een systematiek ontwikkeld. Deze systematiek heeft niets te maken Europese regelgeving. Wat wel van belang is voor ons zijn de beginselen van behoorlijk bestuur, gelijkheid en zorgvuldigheid. We willen gelijke zaken op gelijke wijze behandelen en daarom zullen we dus regels op papier zetten. Zo’n systematiek biedt daar handvatten voor.” Tevens is het een sturingsmiddel voor de gemeente om aanbestedingen lokaal en regionaal te bevorderen.
De gemeenten van de Achterhoek zijn al gestart met de groslijstsystematiek voor civieltechnische, cultuurtechnische werken en het onderhoud daarvan. “We weten hoe
het eruit moet zien, maar de gemeenten die het aangaat moeten het nog bevestigen. Wij lopen hier op de zaken vooruit”, waarschuwde Lurvink.
worden de 3 leveranciers die erop staan met de hoogste puntenscore uitgenodigd, bij opdrachten “uit de hand” wordt geloot. Andere leveranciers kunnen na een screening (met een lagere puntenscore) op de wachtlijst komen. Deze scores worden gegeven op basis van het uitgevoerde werk voor een bepaalde kerncompetentie. Iedere leverancier kan kijken waar hij op beoordeeld wordt, zodat hij ook zien waar het fout gaat en waar hij zich kan verbeteren. “We willen aanzetten tot verbetering, tot kwaliteit.”
Drietrapsraket “We willen aanzetten tot verbetering, tot kwaliteit.” “De huidige systematiek is een drietrapsraket”, legt ze uit, “met toetreding, uitnodiging of opdracht verdelen onder de ondernemers, en verwijdering van de groslijst. Als iemand een opdracht gewonnen heeft, wordt de performance gemeten. Er wordt een voldoende of onvoldoende gegeven en bij een onvoldoende gaat zo’n bedrijf van de lijst.” Het commentaar uit de zaal op zo’n groslijst is dat er weinig dynamiek in zit. In Wildcards de Achterhoek zijn twee aannemers van de De leveranciers op de wachtlijst kunnen groslijst verwijderd als gevolg van een per aanbesteding geloot worden voor een faillissement. Lurvink legt uit dat er van de twee te vergeven wildcards. Om te vijftien ondernemers op een groslijst staan zorgen dat het lokale ondernemers zijn, en daaruit worden ondernemers wordt de passermethode toegepast, waarbij geselecteerd die de opdracht aan kunnen. de vestigingsplaats (géén postbus) de De reden waarom zij wel uitgenodigd centrale rol speelt. Is er minder worden moet gemotiveerd worden. Een concurrentie dan gaat men naar regionaal andere manier van roulatie is bij toetreding en daarna naar landelijk. op de wachtlijst. “Degene die zich als eerste heeft aangemeld mag toetreden. De Transparant datum van aanmelding is dus cruciaal. Het belangrijkste voordeel van deze Iedereen op de groslijst komt evenveel aan werkwijze is volgens Ceciel Lurvink dat bod”, zegt Lurvink. het transparant is. “Iedereen, elke leverancier, weet wat er gaat gebeuren en Puntenscore hoe je op de lijst kunt komen.” In de nieuwe systematiek die de “Het is een hele mathematische werkwijze Achterhoekse gemeenten voorstellen gaan waarbij geen enkele subjectiviteit aan te ze met meer en kortere groslijsten werken pas komt”, vindt ze. Daarbij maakt ze de (met maximaal drie partijen). Bij kanttekening dat deze methode niet zal meervoudige onderhandse opdrachten worden toegepast bij openbare
aanbestedingen. “We willen er doelmatig mee omgaan; we gaan geen groslijst optuigen voor iets dat maar eens in de vijf jaar voorkomt.”
De SROi-component is (nog) niet meegenomen in deze systematiek.
‘Onderhands op zijn Steenwijkerlands’ De gemeente Steenwijkerland is al verder met het aanbestedingenbeleid. Onder de titel ‘Onderhands op zijn Steenwijkerlands’ hield inkoopcoördinator Erik van der Kamp een vlot betoog. “De aanleiding voor ons beleid was dat de gemeente Steenwijkerland een mkbvriendelijke aanbestedende dienst wil zijn met oog voor de lokale economie. Protectionisme en favoritisme willen we voorkomen en we willen de transparantie vergroten. Dit was ook een wens van het plaatselijke bedrijfsleven.” “De aanbestedingswet was geen reden. Wij deden dit al. We hebben af en toe het idee dat ze gedacht hebben: we kijken hoe ze het in Steenwijkerland doen, en daar maken we een wet van…”, grapte hij.
De vakafdeling van de gemeente selecteert maximaal drie bedrijven voor de shortlist, die vervolgens een bericht ontvangen dat ze ‘voorgeselecteerd’ zijn. Een bestek of offerteaanvraag wordt op dat moment nog niet verstuurd. Anderen krijgen twee weken de tijd om zich als geïnteresseerde aan te melden. “U hoeft daarvoor niet onze website in de gaten te houden, we gebruiken Twitter en u kunt zich aanmelden voor de digitale nieuwsbrief aanbestedingen. In 2012 verstuurden wij
48 nieuwsbrieven met in totaal 61 aanbestedingen.” Die twee weken zijn royaal, maar ze werken niet vertragend, vindt Van der Kamp. “De publicatie kan geplaatst worden voordat de offerte of het bestek klaar is en die twee weken gebruiken we om het af te ronden.” Geïnteresseerden kunnen zich via een webformulier aanmelden en zij ontvangen een aanmeldingsbewijs per e-mail. Uit de zaal komt de vraag of dit juridisch mogelijk is, Van der Kamp is van mening dat dit mag. “Als het een voorselectie is moet het op Tendernet, maar
wij noemen het een verkennend onderzoek. We hebben hier ook nog geen enkel bezwaar tegen gehad, het wordt door het bedrijfsleven omarmd. Want als je dit afschaft, dan gaat een ambtenaar alleen, niet zichtbaar, een groslijst opstellen.” Geen harde eisen Steenwijkerland vraagt om twee referentieopdrachten, maar stelt hier geen harde eisen aan. “Want dan moeten ook de bedrijven die we voorselecteren hieraan voldoen. Wij willen juist de mogelijkheid houden om bij die voorselectie te kunnen zeggen: wij kennen een jong plaatselijk bedrijf die we de kans
willen geven om aan die referentie te komen.” Na het verstrekken van de termijn worden de aanmeldingen ontdubbeld. “Twee keer aanmelden verdubbelt niet je kansen”, aldus Van der Kamp.
De ondernemers in de zaal zijn enthousiast over dit beleid. “En als we worden teruggefloten, dan worden we teruggefloten en dan gaan we weer om tafel zitten”, denkt Van der Kamp.
Vervolgens wordt bekeken of een aanmelder voldoende aannemelijk heeft gemaakt dat hij de opdracht kan uitvoeren en op basis daarvan worden twee bedrijven geloot met een balletjesmachine. “Dat is letterlijk hoe het gebeurt bij de afdeling openbare werken. Er zijn altijd minimaal twee collega’s bij aanwezig.” De gelote bedrijven en de bedrijven op de shortlist ontvangen de aanbestedingsdocumenten. De niet-ingelote bedrijven ontvangen een melding. “We verwachten dat ondernemers gaan ondernemen: ze kunnen de telefoon pakken om uitleg te vragen. Daarna volgt een ‘normale’ meervoudige onderhandse aanbesteding.”
Kansen vergroten “Elk bedrijf dat aantoonbaar in staat is om de opdracht uit te voeren verdient een kans, maar je maakt een grotere kans als lokaal bedrijf, als bedrijf dat bewezen heeft een goede kwaliteit geleverd te hebben tegen scherpe prijzen en als je als bedrijf vaak interesse toont in lokale aanbestedingen.” Alle deze facetten, tezamen met interesse, competenties en evaluatie en scores, worden bijgehouden per bedrijf in het aanbestedingsregister. “Trek je je terug, dan stijgen je kansen niet”, waarschuwt Van der Kamp. “Maar”, verzacht hij, “je komt ook niet direct op een zwarte lijst.”
Tekst: Fiona van Gemert-de Heus Fotografie: Patrick van Gemert www.zutphenspersbureau.nl
