Terugkomdag ‘Eerst kiezen, dan delen’
Financieel management in het PO
Programma 9.00 Opening
- Terugblik op leerdoelen - Actualiteiten EKDD - Kwaliteit van financieel management - Medezeggenschap, intern en extern toezicht - Intervisie: beleidsplan met koppeling aan beschikbare middelen 12.00 Lunch
Intro • Voorstelrondje: recente besluitvorming met financiële consequenties – – – –
Waar ging het over? Wie waren er bij betrokken? Hoe verliepen de discussies? Wat was de uitkomst?
Leerdoelen EKDD Leerdoelen (1) • De deelnemer is in staat om bij het formuleren van doelen de gewenste effecten te formuleren • Hij kan aandragen waarom juist deze doelen van belang zijn en waar dit op gebaseerd is • Hij kan beschrijven welke factoren de verwezenlijking van deze doelen bedreigen en aangeven wat daarmee te doen
Leerdoelen EKDD Leerdoelen (2) • Hij kan doelen en risicobeheersing vertalen in een passende middelen-inzet • Hij kan dit uitwerken in een goede begroting • Hij is in staat de middeleninzet en doelrealisatie te bewaken • Hij kan verantwoording afleggen over doelverwezenlijking, middeleninzet, vermogensbeleid en risicobeheersing • Hij kan bepalen of de organisatie terug kan vallen op voldoende kennis en kunde
Project EKDD Actualiteit • • • • •
Deelproject ‘In balans’ Verbinding met Code goed bestuur Verantwoording van financiën Voorlichting (G)MR i.s.m. RMU: najaar 2012 Brochures: • Financieel toezicht: een handreiking voor toezichthouders in het onderwijs • Kapitaal en vermogen aan het werk: bouwstenen voor beleid
Sectorbreed (1) Bevindingen ten aanzien van begrotingen:
• Geen onderscheid aangebracht tussen vaste baten en lasten (basisformatie, huisvesting, materialen voor kernactiviteit) en variabele baten en lasten (extra personele uitgaven of extra investeringen als gevolg van specifieke beleidskeuzes) • Begroting sluit niet aan op formatieplannen • Meerjarenramingen zijn beleidsarm, sluiten niet aan op veranderingen in leeftijd personeel, beoogd beleid of te verwachten veranderingen in baten
Sectorbreed (2) Aangetroffen verbeteracties
• • • • • • • • •
Herinrichting planning en control cyclus Meer controlemechanismen op uitgaven Afsluiten managementcontracten met directeuren Financiële know how in eigen huis halen Bij sterk gedecentraliseerde aansturing van scholen: schooldirecteuren beter controleren of ondersteunen op financieel vlak Verbetering tussentijdse rapportages Sommige taken (personeelsbeleid, huisvesting, inkoop) voortaan centraal aansturen Verlengen afschrijftermijnen Detacheren boventallig personeel
Goed financieel management • Financieel management is dienstbaar, maar wel noodzakelijk • Allerlei diagnostische instrumenten: begrotingsmodellen, rapportages, risicomodellen, toetsingskader financiële verantwoording, checklist vermogens-en budgetbeheer, zelftest FM, etc. • Allerlei actoren: budgethouders, staf, directeur, bestuur, toezichthouder, Inspectie, accountant
• Samenhangend overzicht: financieel toezicht
Goed financieel management
Financieel management vanuit perspectief van een MR
Formele rol • Wettelijke kaders • Advies: vaststelling of wijziging van de hoofdlijnen van het meerjarig financieel beleid voor de school, • Instemming P-deel: vaststelling of wijziging van de samenstelling van de formatie (Afgeleide); • Jurisprudentie: • MR dient te kunnen beschikken over begroting en jaarverslag op schoolniveau (artikel 8 lid 2 onder a en c WMS)
Begroting Verantwoorden van de begroting • Aandachtspunten voor MR/adviesraad: • Ontwikkeling leerlingaantal • Zorgleerlingen, • Fte-inzet • Groepsgrootte • Zichtbaarheid jaarplan en afspraken met team • Professionalisering • Arbeidsvoorwaarden, etc.
Begroting Welke vragen kan en mag MR stellen? • Zijn de ontwikkelingen ‘logisch’? • Hoe realistisch is de begroting in vergelijking met de laatst bekende monitoringsgegevens? • Is zichtbaar hoe de voornemens uit het Schoolplan / jaarplan doorwerken in de begroting? • Worden de gemaakte keuzes toegelicht? • Zijn ingrepen voorzien van te verwachten effecten en mogelijke risico’s?
Voorbeeld Beleidsrijke onderbouwing personeelsinzet
Financieel management vanuit perspectief van een toezichthouder
Toezicht op financiën Aandachtspunten voor toezichthouder: • Continuïteit organisatieniveau • Doorwerking doelstellingen • Effect maatschappelijke en politieke ontwikkelingen
Toezicht op financiën Activa
Passiva
Kapitaal
Vermogen
Wat hebben we aan goederen en (snel) beschikbaar geld?
Hoe wordt dit gefinancierd?
Materiële vaste activa
Eigen vermogen
Vlottende activa • Vorderingen • Liquide middelen
Vreemd vermogen • Langlopende schulden • Kortlopende schulden
Toezicht op financiën Activa
Passiva
Benodigd kapitaal
Benodigd vermogen
Wat is nodig aan goederen en (snel) beschikbaar geld om de organisatie draaiend te houden?
Hoe wordt dit gefinancierd? Solvabiliteit
Benodigde materiële vaste activa (ook in relatie met doordecentralisatie)
Eigen vermogen
Benodigd voor transactie Benodigd voor risicobuffer
Vreemd vermogen • Langlopende schulden • Kortlopende schulden
Toezicht op financiën Continuïteit: - Voldoende kapitaal kapitalisatiefactor - Onderhoud, actuele methodes, goede materialen, etc. meerjarige onderhoudsplanning, en meerjarige investeringsoverzichten - Bedrijfsvoering liquiditeitsratio - Om risico’s op te vangen risicoprofiel
- Gezonde samenstelling vermogen Solvabiliteit - Waarborg processen (administratieve organisatie of een ‘light versie’ daarvan)
Casus Drie groepen: • Directie • Medezeggenschapsraad / team • Bestuur / toezichthouder Doel: meerdere perspectieven benutten voor beleidsvoorstel met financiële consequenties
Kenmerken • • • •
Doel: gerelateerd aan strategie of eerdere afspraken Overwegingen: gevolgd proces, gemaakte keuzes Kosten: onderscheid in eenmalig en structureel Dekking: exploitatie, externe dekking, voorzieningen, structureel en incidenteel, herschikking van budgetten • Gevolgen voor andere budgetten / doelrealisatie • Risico’s: waar zitten de onzekerheden? • Gevraagd besluit / goedkeuring
Gesprekspunten • Waar kijkt degene die de beslissing neemt naar? • Kan degene die de beslissing neemt ook te strenge eisen stellen? • Hoe kun je dit als beleidsmaker beïnvloeden? • Onder welke voorwaarden kan een claim op toekomstige budgetten gerechtvaardigd zijn? • Hoe kun je tussentijds rapporteren?
Risicomanagement
Risico’s • In definitietermen: risico is het effect van onzekerheid op doelstellingen • Onzekerheid: voorvallen die je nu niet voorziet, maar wel voorstelbaar zijn. Niet: wat je ziet/kan zien aankomen
Hulpmiddelen • Risico-analysetool PO-raad: gericht op identificeren van strategische risico’s en suggestie voor beheersing. Gratis toegankelijk.
• Risico-analyse VGS: gericht op identificeren en kwantificeren van risico’s in relatie tot benodigd vermogen
Risicomanagement Analyse VGS: relevante risico’s (kans maal impact) Priori teit 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
11 12 13 14 15
Risiconummer – omschrijving
Gevolg (€)
Kans (%)
G*K (€)
24 - Ontslag personeelslid (zelf drager gewone WW) 22 - Langdurige ziekte (doorbetalen loonkosten) 11 - Ontslagvergoeding 32 - Daling van het aantal leerlingen met de komst van Passend Onderwijs 38 - Andere bekostigingsstructuur 23 - Stijging gedifferentieerde WGA premie door instroom van medewerkers in de WIA 13 - Opname van BAPO rechten 4 - Imagoschade 31 - Daling van het aantal PRO leerlingen door te starten PRO afdeling in X 1 - Matig ontwikkeld doordacht meerjarenbeleid met bijbehorende financiële criteria / matig functioneren planning en control cyclus 20 - Aansprakelijkheid 27 - Instandhouding locatie X 33 - Het verdwijnen van de rugzakgelden met de komst van Passend Onderwijs 25 - Zelfdrager aansluitende WW last 7 - Reorganisatie door lager leerlingaantal PRO (omscholen vakdocenten)
360.053 334.521 209.077 294.000
60% 50% 70% 40%
216.032 167.261 146.354 117.600
228.284 276.800
50% 40%
114.142 110.720
182.000 330.000 144.000
60% 30% 60%
109.200 99.000 86.400
285.925
30%
85.777
400.000 80.000 142.500
20% 80% 40%
80.000 64.000 57.000
561.995 108.000
10% 50%
56.200 54.000
Risicomanagement Relevantie van risico’s: kans maal impact
Risicomanagement Resultaat: gewenste vermogenspositie
Risicobufferfunctie: Financieringsfunctie: Totaal: Weerstandsvermogen geconsolideerd Kapitalisatiefactor
€ 1.641.870 € € 1.641.870
31,83% 62,18%
Risicomanagement Model PO-raad • • • •
Inloggen via website Zelfanalyse Twee lagen: basisvragen en verdiepingsvragen Correctie voor schaalgrootte, administratiekantoor en sector
Risicomanagement Domeinen van onderzoek
Risicomanagement Domeinen van onderzoek
Risicomanagement Relevantie van risico’s: kans maal impact
Risicomanagement Beheersmaatregelen
Afronding
Vragen?
