‘Eerst kiezen, dan delen’ Financieel management in het PO en de rol van de (G)MR
(G)MR en financieel management • Wettelijk kader en relevantie • Project ‘Eerst kiezen, dan delen’ • Praktijk: begroting 2013
Relevantie
Formele rol • Wettelijke kaders • Advies: vaststelling of wijziging van de hoofdlijnen van het meerjarig financieel beleid voor de school, • Instemming P-deel: vaststelling of wijziging van de samenstelling van de formatie (Afgeleide); • Jurisprudentie: • MR dient te kunnen beschikken over begroting en jaarverslag op schoolniveau (artikel 8 lid 2 onder a en c WMS)
Relevantie • Belang van koppeling tussen doelen en middelen • Lumpsum • Inspectie maakt besturen verantwoordelijk voor (onderwijs)opbrengsten • Verantwoordingscultuur: niet alleen het resultaat onder streep, ook de relatie met wat bereikt of niet bereikt is • Bezuiniging en krimp • Vermogen onder een vergrootglas • Meerdere actoren: bestuur, toezichthouder, (G)MR • Politieke druk
Schets project EKDD • • • •
Commissie vermogensbeheer Don (2010) Evaluatie lumpsum door EY & Regioplan (2010) Wijzigingen in werkwijze Inspectie Kamerbrief minister OCW
PO-raad krijgt opdracht tot een professionaliseringsslag van het veld, resultaten in 2013 in Tweede Kamer Driejarig project Eerst kiezen, dan delen
Schets project Opbouw project 1. Startconferenties door PO-raad (zomer 2011) 2. Professionalseringsprogramma / scholing – Tweedaagse trainingen voor decisionmakers (najaar 2011 / voorjaar 2012) – Themabijeenkomsten voor toezichthouders, (G)MR-leden, Administratiekantoren, etc. (2012) 3. Digitaal self-assessment 4. Toegankelijke competentieprofielen (Ernst & Young) 5. Publicatie praktijkvoorbeelden (projectwebsite)
Rol (G)MR • Financieel management is van belang voor het bereiken van de organisatie doelstellingen onderwerp voor (G)MR • Belangrijkste aspecten: begroting en monitoring, • Financiën staan niet op zichzelf: zijn resultante van beleid
• Relatie tussen beleid / doelstellingen en financiën zijn interessant voor MR. • Uitwerking: begroting 2013
Functie begroting • Allocatiefunctie: de (bindende) toewijzing van middelen aan verschillende beleidsterreinen; • Autorisatiefunctie: door middel van goedkeuring geeft het bestuur de directie mandaat voor de uitvoering van de plannen waarvan de begroting een financiële vertaling vormt. • Controle instrument: gedurende het jaar geeft de directie het bestuur periodiek inzicht in de werkelijke inkomsten en uitgaven, deze worden vergeleken met de verwachte inkomsten en uitgaven.
Inhoud begroting • • • • •
een begroting van de inkomsten; een begroting van de uitgaven; een investeringsplanning; een begrote balans; een tekstuele toelichting op het bovenstaande.
Baten / inkomsten • Overzicht van de verwachte inkomsten voor de komende vijf jaar • Belangrijkste variabelen – Rijksbekostiging (90 – 95%) – Gemeentelijke bekostiging – Overig
• Belangrijkste variabelen – Leerlingaantallen – Gemiddelde leeftijd (GGL) – Aanvullende subsidies (LGF, Schipperskinderen, BOA, etc)
Uitgaven / lasten • Overzicht van de verwachte uitgaven / lasten voor de komende vijf jaar • Belangrijkste variabelen – – – – –
Schoolplan Formatie-inzet Afschrijvingen Onderhoud Leermiddelen
Investeringsplan • Overzicht van de verwachte investeringen komende vijf jaren • Belangrijkste bronnen – Investeringen uit verleden – Schoolplan – Risico-analyse
Verantwoording • Beschrijving ontwikkeling: • Grondslagen • Speerpunten beleid • Personele bekostiging • Materiële bekostiging • Effecten op vermogen • Risico’s • Toelichting budgetten
Begroting 2013 Aandachtspunten voor (G)MR • Ontwikkeling leerlingaantal • zorgleerlingen, • Fte-inzet • Groepsgrootte • Zichtbaarheid jaarplan en afspraken met team • Professionalisering • Arbeidsvoorwaarden, etc.
Begroting 2013 Welke vragen kunt u stellen? • Zijn de ontwikkelingen ‘logisch’? • Hoe realistisch is de begroting in vergelijking met de laatst bekende monitoringsgegevens? • Is zichtbaar hoe de voornemens uit het Schoolplan / jaarplan doorwerken in de begroting? • Worden de gemaakte keuzes toegelicht? • Hoe ontwikkelt de vermogenspositie zich op basis van voorliggende begroting? • Zijn ingrepen voorzien van te verwachten effecten en mogelijke risico’s?
Voorbeeld Beleidsrijke onderbouwing personeelsinzet
Voorbeeld Speerpunten beleid De kosten voor personeelsbeleid worden voornamelijk gevormd door nascholing en schoolontwikkeling. Verder bestaat dit budget uit vaste posten als bedrijfsgezondheidszorg en personeelsactiviteiten. In het Schoolplan zijn voor de komende jaren de volgende speerpunten geformuleerd, welke financiële consequenties hebben. - Handelingsgericht werken - voornamelijk coaching, groepsbezoeken, externe advisering (2011 – 2013) - Professionalisering Engels (2013/14) - Opstellen ICT-beleidsplan en aanschaf nieuwe computers (2011/12). De kosten hiervan zijn in de begroting verwerkt. Voor HGW is onder schoolontwikkeling een budget opgenomen van 3.500 voor 2012. Zie voor verdere uitsplitsing van de kosten voor schoolontwikkeling bijlage 2.
Voorbeeld
Proces
Hulpmiddelen • Brochures PO-raad • Quick scan / zelftest • Cursus RMU
Zelftest Persoonsniveau
Zelftest Organisatieniveau
Aandachtspunten • Financiën liggen gevoelig, intern en extern: (G)MR belangrijke schakel voor draagvlak • Zorg voor basiskennis van de schoolfinanciën • Geld en beleid hebben alles met elkaar te maken • Formuleer vooraf vragen en stel deze vooraf aan het bestuur • Ga eens dieper in op financieel management obv quickscan, samen met directeur en bestuur • Participeer in een vroeg stadium • Ga niet op zoek naar mogelijke fouten, maar naar een gezamenlijke visie
