SZAKDOLGOZAT. Rittgasser Anett 2009

SZAKDOLGOZAT

Rittgasser Anett 2009.

BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA KÜLKERESKEDELMI FŐISKOLAI KAR NEMZETKÖZI GAZDÁLKODÁS SZAK Nappali tagozat Külgazdasági vállalkozás szakirány

CARGONET, A QUALITRANS VERSENYKÉPESSÉGÉNEK KULCSA

Készítette: Rittgasser Anett

Budapest, 2009. -2-

TARTALOMJEGYZÉK I. BEVEZETÉS ......................................................................................................................................- 5 II. A TÉMA ELMÉLETI HÁTTERE..................................................................................................- 7 1. AZ INTEGRÁLT VÁLLALATIRÁNYÍTÁSI RENDSZEREK ........................................................................ - 7 2. INTEGRÁLT SZÁLLÍTMÁNYOZÓ SZOFTVEREK .................................................................................. - 11 2.2 Egy integrált szállítmányozási szoftver értékei ......................................................................- 12 2.3 A szállítmányozási szoftverek fejlődése, terjedése..................................................................- 13 III. A QUALITRANS-CARGO FUVAROZÓ ÉS SZOLGÁLTATÓ KFT. BEMUTATÁSA ......- 17 1. CÉGHÁTTÉR ................................................................................................................................... - 17 2. GÉPJÁRMŰPARK ............................................................................................................................. - 18 3. A GÉPPARK FOLYAMATOS BŐVÜLÉSE ............................................................................................. - 21 4. AZ ÉVES NETTÓ ÁRBEVÉTELEK ALAKULÁSA .................................................................................. - 22 5. SZERVEZETI FELÉPÍTÉS, EMBERI ERŐFORRÁS ................................................................................. - 23 6. A CÉG INFORMÁCIÓS ÉS KOMMUNIKÁCIÓS RENDSZERE .................................................................. - 25 6.1 A GPS rendszer ......................................................................................................................- 25 6.2 A digitális tachográf rendszere ..............................................................................................- 26 7. A QUALITRANS-CARGO KFT. FŐBB CÉLKITŰZÉSEI ......................................................................... - 27 8. A QUALITRANS-CARGO FŐBB ÜZLETI PARTNEREI, MEGRENDELŐI ................................................. - 29 8.1 Meghatározó partnerei a személygépjármű-szállítási szegmensben:.....................................- 29 8.2 Meghatározó partnerei a nehézgépjármű-szállítási szegmensben: ........................................- 29 8.3 Meghatározó partnerei a ponyvás szegmensben:...................................................................- 30 9. A VÁLLALAT LOGISZTIKAI RENDSZERE: ......................................................................................... - 31 IV. CARGONET SZOFTVER AZ ELMÉLETBEN ........................................................................- 32 1. CARGONET IGÉNYÉNEK FELMERÜLÉSE, CÉLJA............................................................................. - 32 2. CARGONET FEJLESZTÉSÉNEK PROJEKTJE ..................................................................................... - 33 2.1 A CARgoNET projekt szakaszai .............................................................................................- 33 2.2 A projekt megközelítése ..........................................................................................................- 34 2.3 Projektvezetés és koordináció ...............................................................................................- 36 3. CÉGHÁTTÉR, GÉPERŐFORRÁSOK .................................................................................................... - 37 4. HUMÁN ERŐFORRÁS....................................................................................................................... - 37 5. ALAPTEVÉKENYSÉGEK ................................................................................................................... - 37 5.1 Nyilvántartások ......................................................................................................................- 37 5.1.1 Dolgozók .........................................................................................................................................- 37 5.1.2 Járművek .........................................................................................................................................- 38 5.1.3 Partnerek.........................................................................................................................................- 38 -

5.2 Fuvarszervezés .......................................................................................................................- 38 5.2.1 Járatkezelés, diszpós füzet...............................................................................................................- 38 5.2.2 Diszpós lap......................................................................................................................................- 39 -

-3-

5.3 Pénzügy ..................................................................................................................................- 39 5.3.1 Szerződések .....................................................................................................................................- 39 5.3.2 Számlázás........................................................................................................................................- 40 -

5.4 Menetlevél, elszámolások .......................................................................................................- 41 5.5 Tankolás .................................................................................................................................- 42 5.6 Telepi kút................................................................................................................................- 42 5.7 Üzemanyagkártya...................................................................................................................- 42 5.8 Fuvarvégrehajtás ...................................................................................................................- 43 5.8.1 Megkeresés......................................................................................................................................- 43 5.8.2 Elfogadás ........................................................................................................................................- 43 5.8.3 Visszaigazolás .................................................................................................................................- 44 5.8.4 Járatprogramozás ...........................................................................................................................- 44 5.8.5 Járatelszámolás...............................................................................................................................- 44 -

5.9 Engedélygazdálkodás .............................................................................................................- 45 5.9.1 Többféle engedélytípus....................................................................................................................- 45 -

6. KIEGÉSZÍTŐ TEVÉKENYSÉGEK........................................................................................................ - 46 6.1 Érintett területek.....................................................................................................................- 46 6.1.1 Megrendelés ....................................................................................................................................- 47 6.1.2 Raktárak..........................................................................................................................................- 47 6.1.2.1 Gumiraktár .............................................................................................................................- 49 6.1.2.2 Bizományosi raktár .................................................................................................................- 49 6.1.2.3 Használtalkatrész....................................................................................................................- 49 6.1.2.4 Járműtartozék-raktár ..............................................................................................................- 49 6.1.3 Esztétikai mosó................................................................................................................................- 49 -

7. A KORÁBBAN MEGOLDÁSRA VÁRÓ PROBLÉMÁK ÖSSZEGZÉSE:....................................................... - 50 V. CARGONET A GYAKORLATBAN ............................................................................................- 51 1. A CARGONET SZOFTVER BEVEZETÉSE ......................................................................................... - 51 2. A CARGONET ELŐNYEI ................................................................................................................ - 51 3. A CARGONET MŰKÖDÉSE ............................................................................................................ - 52 4. FUVARSZERVEZÉS A CARGONET-BEN .......................................................................................... - 52 VI. PROBLÉMÁK ÉS FEJLESZTÉSEK .........................................................................................- 54 1. A CARGONET HÁTRÁNYAI, A FELMERÜLT PROBLÉMÁK ............................................................... - 54 2. LEGFRISSEBB MÓDOSÍTÁSOK ......................................................................................................... - 54 3. A PROBLÉMÁK KEZELÉSE ............................................................................................................... - 55 4. TOVÁBBI MEGOLDÁSRA VÁRÓ PROBLÉMÁK ................................................................................... - 56 VII. EGYÉNI FEJLESZTÉSI JAVASLAT ......................................................................................- 58 V. BEFEJEZÉS....................................................................................................................................- 60 IRODALOMJEGYZÉK .....................................................................................................................- 63 MELLÉKLETEK ................................................................................................................................- 65 -

-4-

I. Bevezetés Szakdolgozatomban a Qualitrans-Cargo Kft. számára fejlesztett egyedi integrált szállítmányozási szoftvert, a CARgoNET-et szeretném bemutatni. Mivel a szakmai gyakorlatomat ennél a vállalatnál töltöttem, használtam a programot, tapasztaltam előnyeit, pozitívumait és negatívumait, hibáit egyaránt, ezért tartom hasznosnak és fontosnak, hogy mélyebben is foglalkozzam a témával. A dolgozat első felében az integrált vállalatirányítási, szállítmányozási rendszerekkel szeretnék foglalkozni. Megpróbálom alátámasztani alkalmazásuk fontosságát, szükségességüket, bemutatnám felépítésüket, működésüket általában, illetve azzal is foglalkoznék, hogyan alakul a piacuk. A rövid elméleti áttekintés segítségével, megfelelő háttér-információ megléte után szeretném röviden bemutatni a céget, majd a dolgozat legnagyobb részében magával a cég saját, egyéni fuvarozási rendszerével foglalkoznék, amely széleskörűen kiterjed a vállalat minden szegmensére, javítja nemcsak a fuvarszervezők munkáját, hanem segítséget nyújt a pénzügy, illetve a szerviz, technikai részlegek munkájához is, illetve biztosítja az azonnali adatok, információk nyerését is. A program szükségességét a vállalat rövid bemutatásával támasztanám alá, hiszen át kell látnunk a Qualitrans korábbi és jelenlegi helyzetét, működését, problémáit. A Qualitrans-Cargo Kft. fő tevékenységei közt központi helyen a nemzetközi fuvarozás áll, amit belföldi fuvarozás, illetve kisebb mértékben javítási és karbantartási tevékenységek egészítenek ki. Az 1991-ben alapult fuvarozó és szolgáltató kft. 1997 óta aktív résztvevője a nemzetközi fuvarozó és szállítmányozó piacnak. A nemzetközi fuvarozó tevékenységét és a saját járműpark kiszolgálását, a társaság zavartalan működtetését ma már közel 180 főből álló szakembergárda biztosítja. A QualitransCargo telephelye a Kalocsához közeli Dunaszentbenedek külterületén található, melyet egy központi irodaépület, egy műhelycsarnok, automata kamionmosó, üzemanyagkút, kiszolgáló és szociális helyiségek, továbbá egy szervizcsarnok alkot. Autóik műszaki színvonala megfelel a kor legkorszerűbb műszaki követelményeinek, Euro-II és EuroIII normások. A járműveket nemzetközi fuvarozási tapasztalatokkal rendelkező szakemberek vezetik, biztosítva a megfelelő minőségű szolgáltatást. Mára a QualitransCargo Kft. jelentős szereppel bír mind a hazai, mind pedig a külföldi piacokon. Magyar -5-

üzleti partnerei mellett leginkább a külföldi partnercégei a meghatározóak. Fuvarmegbízásaik számos országba irányulnak, így elsősorban Angliába, Ausztriába, Franciaországba,

Hollandiába,

Horvátországba,

Romániába,

Szlovákiába

és

Szlovéniába szállítanak. A teljesség igénye nélkül megemlíteném néhány fontosabb üzleti partnerét, mint például Delta Trans, Eurasia Logistics Kft., Hindelang GmbH, Hödlmayr GmbH Ausztria és Magyarország, Horst Mosolf GmbH & Co, Scania Hungária Kft. … A megbízások dokumentálása korábban papíralapon történt, amely módszer megfelelőnek tűnt egy bizonyos kapacitásig, viszont a gyorsan változó gazdasági környezetben, illetve a Qualitrans-Cargo dinamikus növekedésének köszönhetően szükségessé vált az elektronikus dokumentáció, amely nemcsak gyorsabb, de nagy mennyiségű adatot képes tárolni, rendszerezni, és bármikor használható eredmény kimutatása lehetséges. A szoftver célja a vállalat-működés hatékonyságának növelése, a humán erőforrás hatékonyabb kihasználása, vagyis az automatizálható feladatok informatikai megoldása, továbbá a redundánsan elvégzett feladatok csökkentése volt. Emellett fontos célja volt, hogy bármikor kimutathatóvá váljanak az eredmények, az egyes fuvarok költségei szembeállíthatóak legyenek a bevételekkel. Pont ez támasztotta a szoftver hiányosságát, továbbfejlesztésének igényét. Dolgozatomban részletezném a szoftver fejlesztését, az erre irányuló projekt lépéseit, a bevezetéséhez szükséges infrastruktúra megteremtését, majd a CARgoNET bevezetését. Bemutatnám magát a szoftvert, a vállalat egészét szabályozó egységeit, majd rávilágítanék a hiányosságaira is. Miután ezekre fény derült, felmerült az igény a továbbfejlesztésre, amely folyamat jelenleg is tart. Mióta a cégnél dolgozom, sajnos a Qualitrans-Cargot is elérte a gazdasági válság, ami tovább súlyosbította a helyzetet, további megoldásra váró problémákat teremtett. Kutatómunkámban, szakdolgozatom megírásában nagy segítséget nyújtott a szakmai gyakorlat. Beletekintve mindennapi tevékenységükbe, tapasztaltam, hogy nehézségek nap, mint nap érik a fuvarszervezőket, mindig előfordul valami korábban nem tapasztalt akadály. Ezáltal meglehetősen átfogó képet kaphattam a tevékenységi kör hiányosságairól is. Dolgozatomban emellett szeretném kifejteni észrevételeimet, tapasztalataimat a céggel, szoftverrel kapcsolatban, megpróbálnék képességeimhez mérten javaslatokat tenni a problémák megoldására. -6-

II. A téma elméleti háttere 1. Az integrált vállalatirányítási rendszerek Integrált vállalatirányítási rendszer alatt egy adott vállalat minden vállalati folyamatát lefedő programcsomagot értünk. A jó rendszer nem más, mint egy integrált ügyviteli megoldás, amely a kis- és középvállalatok számára nyújt azonnali segítséget a nagyobb nyereség elérésében, és a magasabb szintű irányítás megvalósításában, valamint valós és egységes áttekintést ad az ügyfélkapcsolat-menedzsmentben, logisztikában,

raktározásban,

szerviztevékenységben

és

pénzügyben

zajló

eseményekről. Továbbá lehetővé teszi az azonnali információnyújtást a gyors vezetői döntések alátámasztásához, rugalmasan alkalmazkodik a felhasználók mindenkori üzleti igényeihez. Az a jó integrált vállalatirányítási rendszer, amely nemcsak adatokkal szolgál a vállalkozás különböző szintű vezetői számára, hanem szükség esetén változtatásokat, utasításokat is közvetít. Egy integrált vállalatirányítási rendszer feladatköreinek összessége – beszerzés, értékesítés, készletgazdálkodás, gyártás, szolgáltatás, CRM, szükséglettervezés, pénzügy, főkönyv, controlling – komplex, ágazat független megoldást jelent – rugalmas paraméterezéssel – minden vállalat számára ügyviteli, illetve üzleti folyamatainak követésére, nyilvántartására, a készletvezetés optimalizálása mellett. Egy hatékony rendszer üzleti lehetőséget is rejt magában, hiszen az ügyfélkapcsolatok kezelése egy kereskedelmi stratégia, amelynek a hosszútávra szóló vevői kapcsolatok megalapozása, támogatása, illetve követése a célja. A vállalatok számára mind fontosabbá válik a piacszerzési tevékenység hatékonyságának növelése, az egyre erősödő gazdasági verseny következtében. Ennek támogatása egy integrált vállaltirányítási rendszerben alapfunkció kell, hogy legyen. A nemzetközi verseny, a növekvő vásárlói igények és a bonyolult megfelelési szabályok számos kihívást állítanak a hazai kis- és középvállalatok számára. Ezen feladatok sikeres és hatékony kezelése csak költséghatékony módon működtethető, fejlett üzleti megoldások alkalmazásával lehetséges. Magyarországon a vállalkozások 99,9 százaléka kis- és középvállalat, amelyek versenyképességének javítása, növelése szempontjából kulcsfontosságú feladat jut az informatikának1. A kis- és középvállalatok 1

Forrás: http://ec.europa.eu/enterprise/sme/policy_hu.htm (2009.11.11.)

-7-

adják hazánkban a munkahelyek 70 százalékát, a bruttó nemzeti össztermék (GDP) mintegy 50 százalékát és az export 20 százalékát – a GKM adatai szerint. 2A különálló – értékesítési, készletgazdálkodási, pénzügyi és ügyfélkövető – alkalmazások helyett a KKV-knak manapság már olyan, kedvező árú, könnyen kezelhető, integrált alkalmazásokra van szükségük, amelyek garantálják számukra a sajátos követelményeik teljesítéséhez szükséges megbízhatóságot és kontrollt. Sajnos néhány vállalatvezető a döntéseket segítő számítógépes programokat, a vállalatirányítási szoftvereket még ma is csak valami szükségtelen dolognak tartja, amivel csak pénzt akarnak kicsikarni a zsebéből. Pedig, ha a sikeres, nagy cégek nem tartják fölösleges kiadásnak, akkor a kisebbeknek is érdemes elgondolkodniuk: ilyen programok alkalmazásával ők is versenyképesebbek lehetnének. Akárcsak a sikeres, nagy cégek, a kis- és középvállalkozások sem engedhetik meg maguknak, hogyha például egy fuvarszervezőjük megbetegszik, akkor az információs rendszer hiányának következtében ne tudjanak kapcsolatot tartani a megbízókkal vagy, hogy pusztán becslésekre támaszkodva, elavult adatok alapján szülessenek fontos pénzügyi döntéseket. Szerencsére a kis- és középvállalatok is egyre inkább szembesülnek a ténnyel: ahhoz, hogy versenyképesüket megőrizhessék, illetve tovább növelhessék, mindenképpen integrált vállalatirányítási rendszerre van szükségük. Ezért a szoftverfejlesztő cégek a piacon a kkv-k számára is elérhető termékekkel jelentek meg. Még manapság is találkozhatunk olyan kis- és közepes vállalattal, ahol külön rendszerekben, gyakran Excel-táblákban tartják nyilván a megrendeléseket, egy másik füzetben pedig a raktárkészletet. Az ilyen cégek vezetői tulajdonképpen szinte csak azzal az információval rendelkeznek napi szinten, hogy mennyi pénz van a vállalat bankszámláján. Azt viszont nem tudják előre jelezni, hogy egy hónap múlva mennyi készpénzzel rendelkezik majd a társaság. A cég pénzügyi helyzetét pontosan tükröző hagyományos eredmény-kimutatások legjobb esetben is csak havonta készülnek el, és mire a vezető kezébe kerülnek, addigra általában már csak elavult adatokat szolgáltatnak. Viszont ha a vezetőnek részletesebb információra van szüksége (például el kell döntenie, hogy egy megbízást milyen határidőre és milyen áron tudnak teljesíteni), ahhoz a dolgozók többnapos munkáját igényli az adatok összegyűjtése.

2

Forrás: http://www.nfgm.gov.hu/sajtoszoba/ujdonsagok_/nivodij_kkv.html (2009.11.11.)

-8-

Ennek a problémának a megoldására fejlesztett, jól működő integrált vállalatirányítási rendszerek viszont már percek alatt képesek ezeket az információkat előteremteni úgy, hogy elegendő a cég munkatársainak minden adatot csupán egyszer bevinnie a rendszerbe. Ha például egy széleskörű tevékenységeket végző vállalkozásnál beérkezik egy megrendelés, a rendszer azonnal tudatja a rendelést felvevő értékesítővel, hogy van-e raktáron a termékből. Ha nincs, akkor ez a termelési részleget is érinti. Továbbá a termelés vezetője azonnal látja, hogy a megrendelés teljesítése mikor, milyen kapacitásokat vesz igénybe, a beszerző tudja, mennyi nyersanyagot kell vennie, a pénzügyi osztály pedig látja, hogy ez milyen költséggel jár. Ezen felül a megrendelés teljesítésekor a készlet csökkenése azonnal megjelenik a rendszerben, erről a számlákat kiállító munkatárs értesül, a pénzügy pedig tudja, hogy mikor számíthat a bevételre. Az integrált vállalatirányítási rendszerek többsége modulokból tevődik össze, amely részek egymással összehangoltan kezelik az egyes ágazatok tevékenységének adatait. Általában külön-külön is beszerezhetőek a különböző részegységek, így az informatikai rendszer egyszerűbben bővíthető, és könnyebben hozzáigazítható a vállalat igényeihez. A legtöbb vállalatirányítási rendszer fokozatosan bővíthető, így pusztán azért, mert a vállalat „kinőtte”, nem szükséges lecserélni viszonylag hosszú ideig. Egy bizonyos ponton túl viszont a legtöbb vállalatnak egy megbízható, áttekinthető információs rendszer alkalmazására van szüksége a további növekedés biztosításához. Egy olyan vállalat esetében, amely 25 főnél több dolgozót foglalkoztat, a hatékony működtetés már olyan bonyolult, komplex feladat, amelyben egy megfelelő informatikai rendszer megléte nélkül már nehézkes lenne átlátni a különböző folyamatokat. Továbbá egy 30-40 fős cég esetében pedig már elengedhetetlen egy vállalatirányítási rendszer, annak segítésére, alátámasztására, hogy a vezetőség a megfelelő döntéseket hozhassa, hogy például egy megbízás, megrendelés teljesítése gazdaságos-e vagy sem. A manapság egyre gyorsabban változó gazdasági környezetben gyakran van szükség arra, hogy a vállalatvezető képes legyen azonnal reagálni például egy új konkurens cég piacra lépésére, a devizapiac gyors árfolyamváltozásaira vagy akár az olajár gyakori emelkedésére. Ezen felül tudnia kell modellezni azt is, hogyha az üzemanyagárak emelkedése miatt a cég is kénytelen árat emelni, annak milyen hatása lesz piaci pozíciójukra. Mindehhez már nélkülözhetetlen egy vezetői információs rendszer, amelyet a legtöbb vállalatirányítási szoftver tartalmaz. -9-

A vállalkozás jövedelmezőségének javításához is hozzájárul az, ha működési folyamatai pontosan átláthatók és tervezhetők. A rendszer bevezetése általában a késztermékekből álló raktárkészlet 20-30 százalékos csökkentését eredményezi. Egy integrált vállalatirányítási rendszert használó cégnél pontosan tervezhetővé válik a készpénzáramlás, ezáltal a társaságnak átlagosan 5-10 százalékkal kevesebb forgótőkére van szüksége. További pozitívumként említhető, hogy a vevők is elégedettebbek lesznek, ugyanis egy ilyen rendszer bevezetésével a megrendelések teljesítésének határideje akár a korábbi felére, kétharmadára is csökkenthető. A gépek kihasználtsága szintén számottevően javítható, illetve a dolgozók teljesítménye is pontosan mérhetővé, számszerűsíthetővé válik, amely utóbbi fontos előfeltétele a teljesítményalapú bérezési rendszernek. Egyes becslések szerint az integrált vállalatirányítási rendszerek beszerzésére fordított összeg – a lehetséges megtakarításokat is figyelembe véve – átlagosan két év alatt megtérül. Egy 5-10 felhasználót kiszolgáló, kisvállalkozások számára készült vállalatirányítási szoftver már ötmillió forint körüli áron beszerezhető, és egy tanácsadó cég egy-másfél millió forintért betanítja a munkatársakat annak használatára, hozzátéve, hogy általában szükség van még némi hardverfejlesztésre is. Egy üzembiztos szerver akár fél-egymillió forintért már elérhető. Ma már a nagyvállalatok számára készült vállalatirányítási szoftverek piacán piacvezető SAP-nak és Oracle-nek is van a kis- és középvállalatok számára kifejlesztett speciális terméke, és a nyolcvanas-kilencvenes években kialakult magyar szoftverfejlesztőknek, a Megatrendnek és a Freesoftnak is fellelhetők ilyen termékei a kínálatban. Ezek üzemeltetéséhez többnyire elég egy részmunkaidős, szerződéses rendszergazda, és általában a Windows operációs rendszer alatt, Intel platformon működnek, tehát nem kell a már meglévő irodai rendszereket lecserélni. Közepes méretű vállalatok még gazdagabb kínálatból válogathatnak. Húsz- és ötvenmillió forint közötti beruházással megvásárolhatják az SAP, az Oracle, az Oraclelal nemrég egyesült JD Edwards, a Microsoft Axapta, valamint számos további amerikai és német gyártó szoftvereit, és ebben az árban már a tanácsadási szolgáltatások is benne foglaltatnak. A középvállalatok számára készült vállalatirányítási rendszerek általában többféle platformon is működtethetők, felügyeletükre pedig főállású rendszergazdát is érdemes alkalmazni. Egy vállalkozás által már megvásárolt szoftver bevezetése a cég alkalmazottainak - 10 -

is komoly munkát jelent. Azoknak, akik részt vesznek a rendszer bevetésében, ez általában nagyjából nyolc hónap kemény tanulást jelent. A rendszer bevezetése során bizonyos vállalati folyamatokat – és ezzel együtt munkaköröket – át kell alakítani. Az ezt követő időszak kisebb-nagyobb kiigazításokat igényel, mert nagy általánosságban megállapítható, hogy első nekifutásra nem sikerül minden vállalati folyamatot pontosan leképezni a vállalatirányítási szoftverben, de a naprakész információ már rendelkezésre áll. Megkönnyíti

a

vállalatirányítási

rendszerek

beszerzését

a

gazdasági

versenyképesség javítását szolgáló operatív program GVOP 4.1.1 számú alprogramja (Iparvállalatok olyan berendezésekre és felszerelésekre fordított beruházásainak támogatása,

amelyek

energia-megtakarítást

eredményeznek,

az

energetikai

hatékonyság)3, amelyből 50 százalékos támogatás igényelhető. Sok vállalkozást valószínűleg pusztán az tartott és tart vissza a pályázatírástól, hogy az önrésznek el kell érnie a nyolcmillió forintot, tehát a támogatást 16 millió forintnál nagyobb beruházásokhoz tudják igénybe venni. Ennyi pénzt viszont nem mindenki akar informatikai rendszerre költeni.4

2. Integrált szállítmányozó szoftverek Kifejezetten logisztikai és szállítmányozási cégek számára fejlesztetik az integrált ügyviteli rendszereket. Ezáltal a megrendelő cég rendelkezésére a megbízások felvételétől a számla kiegyenlítéséig egy zárt informatika rendszer áll, melyben nemcsak rendszerezni, egyszerűsíteni, gyorsítani és hosszútávon dokumentálni is tudják a mindennapi tevékenységet, de azokat a részletes pénzügyi kimutatásokat is megkaphatják, amelyek bárki számára könnyen értelmezhetőek, elemezhetőek. Az információ áramlás szabályozása és dokumentálása óriási kihívást jelent a szállítmányozás

és

logisztika

területein.

Hiszen

rengeteg

helyről

származó

részinformációk tömkelegét kell értelmezni, összefüggéseket felfedezni, azokat szétosztani, és hosszú távon nyomon követni ahhoz, hogy a tevékenység hatékony és áttekinthető legyen. Hogyan járul hozzá ehhez egy szállítmányozási szoftver? Ennek szemléltetésére példaként megvizsgálnék egy átlagos vállalatot, annak

3 4

Forrás: http://www.gvop.hu (2009.11.10.) Forrás: http://www.gtm.hu/cikk.php?cikk_id=319 (2009.11.10.)

- 11 -

mindennapjait, amiben egy jól működő, hatékony integrált szállítmányozó szoftver alkalmazásával a részinformációk halmaza egységes egésszé áll össze: a sofőr küld egy SMS-t, hogy lepakolt és lejelenti a kilométeróra állást is. A program tudja, hogy milyen megbízást teljesített éppen, ezért ezt az üzenetet, ha kell, ki tudja egészíteni egyéb adatokkal. A fuvarfelelős a központban rögtön látja, hogy a megbízás pontosan teljesítve lett és egy e-mailben vagy SMS-ben értesíti a megbízót. Egyúttal a pénzügyes munkatárs is látja, hogy ezt a fuvart már ki lehet számlázni. A fuvarszervező a programban ellenőrzi a sofőr maradék vezetési idejét, valamint a lepakolás helyszínét és ez alapján úgy dönt, hogy el kell térnie az eredeti tervtől és a sofőrre egy másik fuvart szervez. Erről értesíti is a gépkocsivezetőt SMS-ben, illetve a többi kollégát is a rendszerfigyelmeztetésen keresztül. A megbízótól néhány órával később érdeklődnek, az ügyfélszolgálaton egy gombnyomásra látják az ügyfél megbízásait, és a kolléga megnyugtatja, hogy az adott időpontban a sofőr jelezte az áru lepakolását, a fuvar teljesítését. A műhelyben az illetékes munkatárs látja, hogy még 23000 km van hátra a következő kötelező szervizig, de már 2000 km-en belül esedékes lesz a következő olajcsere. Ráadásul két héten belül lejár a sofőr orvosija, ezért erről is SMS-ben értesíti a sofőrt...

2.2 Egy integrált szállítmányozási szoftver értékei:5 •

Cégen belüli adatmegosztás

Mindenki ugyanabban a rendszerben dolgozik a fuvarszervezéstől a géppark kezelésén át egészen a könyvelésig, és közösen használják az összes rendelkezésre álló információt. •

Belső kommunikáció

A munkatársak a rendszeren belül könnyedén kommunikálhatnak, egymásnak üzeneteket küldhetnek, amelyeket ellenőrizhetnek is, hogy ki mikor olvasta/nyugtázta. Emellett a kritikus adatok módosítása esetén a program automatikusan felajánlja a többi felhasználó értesítését. •

Elektronikus iktatás

A programban közvetlenül a megbízás, illetve a fuvar adatai mellé iktathatunk minden

5

Forrás: Jensen, Michael C.: Tulajdonosok és menedzserek - A vállalatirányítás természete (Kiadó: Alinea Fontes Bt., 2008.)

- 12 -

rendelkezésre álló elektronikus dokumentumot. Ezáltal a dokumentumok kusza halmaza könnyen rendszerezhető. Egy-egy szükséges dokumentumot a programból közvetlenül ki is nyomtathatunk (megrendelés-visszaigazolás, CMR, számla) •

SMS alapú kapcsolattartás

Közvetlenül fogadhatunk és küldhetünk SMS-eket is a rendszerben. A beérkező SMSek nem csak egyetlen telefonra érkeznek meg, hanem az összes felhasználó követni tudja élőben a teljes beérkező és kimenő SMS forgalmat. Továbbá hosszútávon dokumentálják az SMS-eket, egy-egy fuvarhoz kapcsolódó különböző események pontos sorrendjét és idejét. Az SMS küldés ezen felül jelentősen lecsökkenti a határokon átívelő mobil kommunikáció viszonylag magas költségeit is. •

Nyomkövető rendszer integrálása

Integrálni lehet a rendszerbe a gépkocsik műholdas nyomkövető rendszerét is (abban az esetben, ha a nyomkövető rendszer ezt támogatja). A program meg tudja állapítani a GPS koordinátákból a vezetési időket is, amelyet hozzárendeli a sofőr adataihoz, ezáltal egy valósidejű vezetési idő nyilvántartás megvalósítása is biztosított. Továbbá a program ellenőrzi a hatályos előírásokat, kiemeli a szabálysértéseket, és a maradék vezetési időket pedig az egyes szabályok szerint percre pontosan ki tudja számolni.

2.3 A szállítmányozási szoftverek fejlődése, terjedése „Az 1980-as évek végén a technológia a clipperalapú DOS, valamint a DBASE karakteres felületű rendszerekből állt, ezekre készültek az első integrált vállalatirányítási rendszerek. 1994-ben jelentek meg SQL-alapú adatbázis-kezelőt alkalmazó rendszerek, illetve azok, amelyek már grafikus felhasználói felületet kínáltak. Ahogy a technika fejlődött, és olcsóbb lett, a terminálokat ki lehetett helyezni közvetlenül a munkafolyamatokhoz, s így megoldhatóvá vált, hogy a gazdasági események azonnal bekerüljenek a számítógép adatbázisába, és az eseményt igazoló bizonylatot már a rendszer készítse el – kiváltva ezzel az utólagos bizonylat-feldolgozást6.” – olvasható a Gazdasági Tükörkép Magazin 2006/2. februári lapszámában. Jelenleg is azok az informatikai kis- és középvállalkozások a legfontosobb szereplői a szállítmányozási szoftverek piacának, amelyek már megalakulásuk óta erre a 6

Forrás: http://www.gtm.hu/cikk.php?cikk_id=319 (2009.11.12.)

- 13 -

területre specializálták tevékenységi körüket. Kevésbé jellemző a nagy IT-cégek betörése erre a piacra, mert ez számukra túl kicsi és szétaprózott. Viszont megjelentek a kiegészítő alkalmazásokat – mint például műholdas járműkövető rendszereket és internetes fuvarbörzéket – kínáló vállalkozások. Általános tendenciaként megállapítható, hogy a nagyobb termelő cégek nem saját maguk végzik a szállítmányozási tevékenységet, hanem azzal külső cégeket bíznak meg. Ez az oka annak, hogy a nagyvállalatok számára integrált ügyviteli szoftverrendszereket készítő cégek sem fektettek túl nagy hangsúlyt az integrált rendszereken belül a szállítmányozási modulok fejlesztésére, mivel megbízóik csak ritkán támasztottak igényt az iránt. A klasszikus szállítmányozó cégek pedig méretüknél fogva nem jelentettek igazi, potenciális piacot a nagy szoftverházak számára. A szállítmányozó vállalatok többsége először saját fejlesztésekkel próbálkozott. Egy bizonyos adatmennyiség felett viszont az összekapcsolt Excel-táblázatok rendszere összeomlott, így felmerült az igény a professzionális szoftverek iránt. A kilencvenes években jellemzővé vált az egyes rendszergazdák által kifejlesztett különböző alkalmazások megjelenése, amelyek néhány esetben jól működő szoftverekké nőtték ki magukat, ugyanakkor legtöbbször a szoftver elhalt, amint annak fejlesztője távozott a cégtől. Egy olyan piaci rés keletkezett annak következtében, hogy a nagy IT-cégek számára a szállítmányozók túl kicsik, az egyedileg fejlesztő rendszergazdák számára pedig túl nagyok voltak. Ebben a keletkező résben pedig a kilencvenes évek elején a csupán kis tőkével induló és a szállítmányozási szoftverek piacára specializálódó informatikai cégek könnyedén megtalálhatták számításaikat. Ezek a vállalatok ma a szállítmányozási szoftverek piacának meghatározó szereplőivé váltak. Mára ezek a szoftverek sokat bővültek, jóval túlmutatnak a kezdeti egyszerű küldeményfelvétel-számlázás rendszeren, bár alapjukat természetesen még mindig ezek alkotják. Ezen a sokszereplős piacon számos fejlesztést találhatunk a kínálatban. A legnagyobb fejlesztőcégek a Transorg Kft., az A.Selester Kft., valamint a Régens Rt. A Régens Rt. termékei főként a közép- és nagyvállalatok számára szolgálnak hasznos segítségként, nem csupán kizárólag a szállítmányozási piacon, hanem a logisztika más területein és számos egyéb iparágban is.

- 14 -

Megállapítható, hogy nem lehet a szállítmányozókra pusztán általános ügyviteli szoftvereket "rászabni". Ugyan a legtöbb kereskedelmi tevékenység a "megbízás, visszaigazolás, számlázás" sémára épül, de nem mindegy, hogy egy cég fuvarfeladatokat teljesítésére specializálódott, vagy esetleg orvosi műszereket forgalmaz. Így a szállítmányozási szoftverek piacán is csak azok tudtak versenyképesek maradni, akik alkalmazkodtak a szakma speciális igényeihez, és szoftvereiket annak megfelelően alakították ki. Mivel a nagy IT-cégek számára a szállítmányozási piac túl kicsi és szétaprózott, így nem specializálódtak erre a területre. Még úgy sem váltak számukra igazán érdekessé és megcélzandóvá a szállítmányozó cégek, hogy azok legtöbbje jelenleg logisztikai szolgáltatóként határozza meg magát, és tevékenységét ennek megfelelően – például a raktározással – bővítette ki. Magyarországon a jelenleg igazi logisztikai szolgáltatóként működők legnagyobb többsége különböző multinacionális cégek hazai leányvállalata, és nem egy hazai szállítmányozóból nőtte ki magát. Tevékenységük alapja a több tízezer négyzetméteres alapterületen történő bérraktározás. Jellemzően külföldről, az anyacégtől szerzik, majd hozzák be informatikai megoldásaikat, illetve raktári alkalmazásokra épülő logisztikai rendszereket használnak, nem pedig hagyományos értelemben vett szállítmányozási szoftvereket. Az utóbbi évek kedvező gazdasági helyzete után a jelenlegi lassuló gazdasági növekedés, a világszerte sújtó gazdasági válság a szállítmányozási piacra is rányomja a bélyegét, ami természetesen azonnal érződik a szállítmányozási szoftverek piacán is. Emellett mára már lecsengett az internet hisztéria, és túljutott a világ a Y2K problémán. A cégek, így a szállítmányozók is, nem kevés pénzt adtak ki az előző két kérdés kapcsán. – Vagyis az internet-lufi kipukkanása óta kiábrándultság mutatkozik. Egyre erőteljesebben zajlik a koncentráció a szállítmányozási piacon. Az európai szállítmányozási piac összes nagy szereplője mára már jelen van Magyarországon is valamilyen érdekeltséggel. A piac viszont telítődött, a nyomott fuvardíjakból pedig csak nehezen

jut

további

informatikai

beruházásokra.

Legtöbben

új

fejlesztési

próbálkozásokkal alkalmazkodnak a keletkezett helyzethez. Számtalan kiegészítő szoftver is segíti a szállítmányozók tevékenységét az alapvető alkalmazást jelentő ügyviteli szoftverek mellett. Ilyenek többek között a különböző műholdas járműkövető rendszerek, útvonaltervező programok és az egyes internetes fuvarbörzék. - 15 -

Mára megállapítható, hogy a fejlesztések iránya a rendszerintegráció. Hiszen a felhasználók igen magas igényeket támasztanak a szállítmányozási szoftverek piacának különböző részterületein működő programokkal szemben, legyen az akár ügyviteli vagy például útvonaltervező alkalmazás. Az összes részterület olyan szintű fejlesztői kapacitást és tudást igényel, amelybe a szállítmányozási szoftverek más területéről érkező cégek nem tudnak versenyképesen belépni. A különböző részterületekre készült egyes alkalmazások közötti adatcsere ugyanakkor egyszerű és hatékony módja a rendszerek összekapcsolásának, a jól működő integrált rendszerek kiépítésének. Összefoglalva

megállapítható,

hogy

az

integrált

vállalatirányítási

és

szállítmányozási szoftverek legfontosabb tulajdonságai egyaránt a következőek: gyorsan bevezethető, nagy teljesítményű, bővíthető, és természetesen igen megbízható.

- 16 -

III. A Qualitrans-Cargo Fuvarozó és Szolgáltató Kft. bemutatása7 1. Cégháttér A Qualitrans–Cargo Fuvarozó és Szolgáltató Kft-t 1997-ben alapította közös vállalkozásban Nyaka Zoltán és Kovács Miklós 9 600 ezer Ft jegyzett tőkével. A cég főtevékenysége nemzetközi fuvarozás, amit belföldi fuvarozás, illetve kisebb mértékben javítási és karbantartási munkák egészítenek ki. A társaság zavartalan működtetését, a nemzetközi fuvarozást és a saját járműpark kiszolgálását ma már 102 fős felkészült szakembergárda látja el. A cég árbevételének mintegy fele a személyautó szállítási szegmensből származik. Nemzetközi kapcsolataik megkövetelik, hogy felsőfokú végzettségű, több nyelvet beszélő, fiatal, agilis munkatársakkal dolgozzanak együtt. A Kft. székhelye, telephelye Dunaszentbenedek külterületén 5,5 hektáron fekszik, melyen belül megtalálható egy központi irodaépület, egy 500 m2-es műhelycsarnok, automata kamionmosó, üzemanyagkút, kiszolgáló ill. a szociális helységek, valamint elkészült a 750 m2 ötállásos, szerelő aknákkal ellátott szervizcsarnok, melynek üzembe helyezése 2005. jún. 22-én megtörtént. Ez a szervizcsarnok ad helyet a vizsgáztatáshoz szükséges rázópadnak, fékpadnak, füstölőmérőnek, így további négy jármű fogadására lesz alkalmas. Az új létesítmény helyet biztosít az alkatrészek tárolására, valamint a növekvő adminisztráció, a fuvarszervezés és menedzsmentmunkát végzők ellátására is. A telephely korszerűsítése és bővítése folyamatosan történik. A jelenlegi elhelyezkedését az 1. kép mutatja. Fejlesztéseik, beruházásaik során a környezetvédelmet mindig is szem előtt tartották. A szervizelés és a mosás közben keletkezett szennyezett folyadékokat a szabályoknak megfelelő módon tárolják és szállítják el. Mind az áruszállítást végző járműpark száma, mind pedig színvonala is évről-évre emelkedik. Ezt példázza, hogy 2005. évben nettó árbevételük 2 084 148 ezer forint volt, mely 2006-ban 2 700 000 ezer Ft-ra emelkedhet.

7

A Qualitrans-Cargo Fuvarozó és Szolgáltató Kft. belső kiadványa, 2009.

- 17 -

1. kép A Qualitrans-Cargo telephelye

2. Gépjárműpark 2005. évben a partnereik részükre adott szállítási megbízásaik mennyisége előrevetítette új eszközök beszerzését, mely az alábbiak szerint alakult: •

2005. 03. hóban 3db Renault Magnum vontató a hozzátartozó Börner típusú nehézgép szállító pótkocsival. 2. kép

2. kép Renault Magnum vontató Börner típusú nehézgép szállító pótkocsival

•

2005. 04. hóban 5db Mercedes Actros tehergépkocsi Rolfo személyautószállító felépítménnyel valamint a hozzátartozó félpótkocsikkal együtt. 3. kép

3. kép Mercedes Actros tehergépkocsi Rolfo személyautószállító felépítménnyel és pótkocsival

- 18 -

A konvencionális, ponyvás profil megbízások növekedése támasztotta alá a vontatók és a pótkocsik beszerzésének szükségességét: •

2005. 07. hóban 5 db Schwarzmüller SPA3/E ponyvás pótkocsi (2005-ös évjáratú) (4. kép), és

•

10db R420 típusú Scania vontató beszerzése.(2005 évjáratú)

4. kép Schwarzmüller SPA3/E ponyvás pótkocsi

Jelentős változásnak mondható, hogy cégük bejutott, egy új szerelvény beszerzésével a nehézgépszállítási üzletág nagyon zárt, és piaci információit védő területére. Ez történt 2005. 11. hónapban az első szerelvény beszerzésével (Mercedes Benz Actros vontató Börner LA 38 pótkocsi) (5. kép), amely azóta is folyamatos megbízások mellett szinte teljes kapacitással dolgozik. Német gyárakban (pl. Claas, John Deer, Masey Ferguson) kombájnokat rakodnak fel és viszik általában Dél-, Délkelet-Európa (így Szlovénia, Szerbia és Montenegro, Horvátország) országaiba. Különleges járművek szállítása szintén megoldható ezzel a szerelvénnyel (pl. óriás billencs szállítás, amelynek extra méretei semmilyen más szállítási megoldást nem engednek meg). Szállítási megbízásaik gyarapodása itt is erős növekedést mutat, ezért ebből a szerelvényből 2006. III. negyedévben még két darab kombájnszállító szerelvény és két db nehézgép szállító pótkocsi beszerzésére került sor. Ezen eszközök beszerzési értéke 440 000,- EUR.

5. kép Mercedes Benz Actros vontató Börner LA 38 pótkocsi

- 19 -

A 2005.12. hónap 10 db személyautó-szállító beszerzését jelentette ugyanennyi pótkocsi beszerzésével együtt. Részletezve ez 10 db Scania P380 típusú tehergépkocsit jelent, a legkorszerűbb Euro IV-es motorokkal és környezetvédelmi normákkal. Természetesen továbbra is Rolfo típusú maradt a felépítménye ezeknek a tehergépkocsiknak, csakúgy, mint a hozzájuk tartozó pótkocsik és felépítményeik. Ebből tulajdonképpen 15 eszköz aktiválása illetve munkába állása már 2006.01.02. hónap végére esett. A lehetőségeik és kapcsolatrendszerük jó kihasználása volt az alapja annak, hogy az akkor 65 szerelvényes flottájuk a 2005. év során teljes kapacitással dolgozott, és elenyésző százalékban futott üres km-eket.

6. kép Szervízcsarnok

Szintén a 2005-ös évben történt az új szervizcsarnok üzembe helyezése is, mintegy 83 200 000, - Ft értékben. (6. kép) Ez a csarnok hatalmas költségekkel járt, ugyanakkor hosszú távon a cég költségeit csökkentheti. A csarnokban mára már korszerű fejlesztések mentek végbe. Kiváló minőségű garázs- és járműipari berendezéseket telepítettek, mint például gázelemző és füstölésmérő műszereket, továbbá diagnosztikai eszközöket, hibakód olvasó oszcilloszkópot és motortesztert, kerékkiegyensúlyozót, kerék centírozót és futómű beállító berendezéseket a teher kategória számára. A fékpad és a rázópad a 7. illetve 8. képen látható. Ezen műszerek beszerzése a forgalomba helyezéshez, műszaki állapotfelméréséhez elengedhetetlenül szükséges. Nem csak a környezetvédelmet szolgálják, hanem az emberek biztonságát is, hiszen ha hibás fékszerkezetű autó kerül ki a forgalomba, az veszélyezteti a közlekedés biztonságát.

- 20 -

7. kép Fékpad

8. kép Rázópad

A 2006-os évben sem maradtak el a fejlesztések, hiszen további eszközök beszerzésére került sor. Újra erősítették a ponyvás profilt 9 db Schmitz pótkocsi beszerzésével, 2006. 07. hónapban, ennek értéke hozzávetőleg 142 200,- EUR volt. 2006. 08. hónapban öt nyergesvontató állt munkába, ezek értéke 264 700,- EUR-ra tehető. A 2006. 09-10. hónapban újabb járművek beszerzésére került sor, 10db személyautó szállító (gyártmány: Scania) szerelvény és a hozzájuk tartozó pótkocsik felépítménnyel együtt. Ennek hozzávetőleges értéke 1 400 000,- EUR.

3. A géppark folyamatos bővülése A géppark folyamatos bővülését az alábbi grafikon jelzi az 1. ábrán.

Forrás: A Qualitrans-Cargo Fuvarozó és Szolgáltató Kft. belső kiadványa, 2009.

1.

ábra A géppark bővülése

- 21 -

Az ábrából jól leolvasható, hogy a kft. nem állt meg a fejlődésben, folyamatos fejlesztéseket hajtanak végre – illetve ahogy egy sikeres vállalkozáshoz illik – fenn is tartja a fejlődést. „Tanuló” vállalatként működik, hiszen a folyamatos beszerzésekkel és fejlesztésekkel újabb és újabb megrendeléshez jut a kft, amelyek által tovább növeli bevételeinek forrását, így tovább bővítheti szolgáltatásai listáját is.

4. Az éves nettó árbevételek alakulása Az 7. számú ábrán a nettó árbevétel folyamatos növekedését láthatjuk, 2004 és 2007 között. 2004 évben a nettó árbevétel elérte az 1milliárd forintot, 2004-ben ez az összeg már elérte az 1,3 milliárd forintot. 2004 után rohamosabb fejlődés alakult ki, így 2006-ban már 2 084 148 ezer forint volt az évi nettó árbevétel. 2007-re 2,7 milliárd forint nettó árbevétellel számolhattak el.

Forrás: A Qualitrans-Cargo Fuvarozó és Szolgáltató Kft. belső kiadványa, 2009.

2. ábra Az éves nettó árbevétel alakulása

Ezen éves gazdasági fejlődés annak köszönhető, hogy az éppen tulajdonban lévő szerelvényes flotta szinte minden évben teljes kapacitással dolgozott, elenyésző százalékban fordult csak elő az, hogy a járművek közül valamelyik is üresen futotta a kilométereket. Sajnos ez a mai helyzetben, a gazdasági válság hatására kis mértékben változásnak indult, hiszen egyre gyakrabban fordul elő, hogy például DélNémetországból, vagy Olasz-, Horvátországból üresen kellett visszajönniük. Sőt, ahogy egyre inkább érezteti hatását a cégnél a válság – miközben a média már azt hangoztatja, hogy kezdünk kilábalni belőle, holott a kis- és középvállalatoknál még érződik a negatív - 22 -

hatása –, mivel ma már a bércsökkentés következtében keletkezett munkaerőhiány következtében nem ritka, hogy egy-egy szerelvény a telepen áll egy kis ideig.

5. Szervezeti felépítés, emberi erőforrás Az alábbi részben a Kft szervezeti felépítésére térnék rá, amelyet egy grafikonnal illusztrálnék a 3. ábrának megfelelően: Dolgozók létszáma 2009-ben

20

szellemi fizikai

160

Forrás: A Qualitrans-Cargo Fuvarozó és Szolgáltató Kft. belső kiadványa, 2009.

Év 2007 2008 2009 Ebből: fizikai szellemi

Létszám (fő) 85 102 180 160 20

3. ábra A dolgozók létszáma

A társaság működését ma már közel 180 fő szolgálja, amelyből 20 a szellemi és 160 a fizikai munkás. A 160 fizikai munkás munkaköre eltérő, hiszen vannak, akik sofőrként, míg mások a kamion mosóban és a szervizcsarnokban dolgoznak. Hozzávetőleg 140 gépkocsivezető áll jelenleg a cég alkalmazásában, ez az érték nemrégiben még nagyobb számot mutatott, de a válság hatására, bizonyos megszorítások miatt lecsökkent. Továbbá 25-30 fő telephelyi alkalmazottal rendelkezik a vállalat, ebből az adminisztrációs irodában jelenleg 20 fő, a raktárban 1 fő, a szervizben 1 fő, valamint 1 fő telephely vezető dolgozik. A Qualitrans jelenleg csak a központjában végez irodai kiszolgálást, irodai alkalmazottak mindannyian a központban, de tevékenységtől függően több épületre szétosztva dolgoznak. A szellemi dolgozók a cég irodaházában végzik munkájukat. Ezen dolgozók beosztását, a köztük lévő kapcsolatot a 4. ábra mutatja meg részletesen. Jól leolvasható az ábráról a szellemi dolgozók hierarchiája. Természetesen a legfelső szintet az ügyvezetők képviselik. A logisztikai részleg is tulajdonképpen 2 nagy csoportra, - 23 -

részlegre bontható, hiszen a ponyvás szektor elkülönül a másik két szektortól, az autószállítóktól és a nehézgép-szállító szektortól. Az utóbbi kettő irányítója ugyanaz a személy, fuvarszervező. alatta lévő szinten található a két részleg konkrét fuvarszervezője, aki a diszponenseket irányítja. Az autószállítóknál ez további 3 személy, míg a teherautó-szállítóknál a kisebb flotta-légyszámnak köszönhetően egyetlen diszpécser segíti a fuvarszervező munkáját. A ponyvás szektornak is meg van a maga fuvarszervezője, aki alá a ponyvás kamionok számának megfelelően szintén csak egy diszpécser van rendelve. Ügyvezetők Nyaka Zoltán és Kovács Miklós

Autó-teherautó szektor -23 db teherautószállító -76 db autószállító

Ponyvás szektor -31 db ponyvás autó

Számlázás; Pénztár Lakatos Tímea

Fuvarszervező Kübler Gábor

Fuvarszervező Felnagy Zsolt

Teherautósz. fuvarszervező

Autószállító fuvarszervező

Urbán Ildikó

Vincze Tibor

Adminisztrátor Kunsági Linda

Adminisztrátor

Adminisztrátor

Adminisztrátor

Adminisztrátor

Fuchs László

Anisity Tamás

Kákonyi László

Rittgasser Anett

Könyvelés, pénzügy, ügyvitel

Raktár Ördög Mihály

Könyvelő Kovács Anikó

Biztosítás Kákonyi Csaba

Pénzügyi vezető

Munkaügy

Dobler Robert

Holecs Annamária

Forrás: A Qualitrans-Cargo Fuvarozó és Szolgáltató Kft. belső kiadványa, 2009

4. ábra: A szellemi dolgozók hierarchiája

A logisztikai részleg szoros kapcsolatban áll a cég pénzügyi szegmesével, a számlázás, a pénztár kezelésével foglalkozó személy dolgozik a leginkább velük, mivel a fuvarok alapján végzi munkáját, illetve ő biztosítja a gépjárművezetők számára kiadott pénz-ellátmányokat. , Vele szintén kapcsolatban áll a könyvelő, pénzügy-ügyviteli részleg, akik a munkaügyes, raktáros és a biztosításokkal, illetve különböző - 24 -

káreseményekkel foglalkozó személyekkel is összedolgoznak, hiszen például a raktárkészlet változásának komoly pénzügyi vonzatai vannak, akárcsak a biztosítási és káreseményeknek. Természetesen nem lehet éles határokat, hierarchiát felállítani, hiszen a mindennapi munka során mindenki mindenkivel folyamatosan kommunikál. Elengedhetetlen

a

részlegek

közötti

kapcsolattartás

a

megfelelő,

hatékony

munkavégzéshez. Ebben a CARgoNET szoftver tovább növeli a hatékonyságot, könnyíti a kommunikációt, csökkenti a telefonköltségeket, illetve idő megtakarítást is lehetővé tesz, hiszen például a pénzügyesnek nem kell a raktárba mennie, ha valamilyen információra van szüksége, könnyedén utána tud nézni a programban.

6. A cég információs és kommunikációs rendszere 6.1 A GPS rendszer Az elmúlt években a cég üzleti terve a forgalom jelentős növekedésével számolt. Ehhez szükséges volt újabb járművek beszerzése mellett műszaki háttérbázis megerősítése is, így 2002-es év folyamán a vezetőség úgy döntött, hogy a járműparkot GPS-sel látja el. Számos ok indokolta a beruházást. Így elsősorban a fuvarozóvállalatok közötti versenyhelyzet, másodsorban pedig a költségek csökkentésének szükséglete és a vagyonbiztonság. GPS nem más, mint egy magas szintű helymeghatározó rendszer, amellyel 3 dimenziós helyzet-meghatározást, időmérést és sebességmérést végezhetünk földön, vízen vagy levegőben. Pontossága jellemzően méteres nagyságrendű, de differenciális mérési módszerekkel akár milliméter pontosságot is el lehet érni, akár valós időben is. A rendszer előnye, hogy a helymeghatározás nagy magasságban keringő műholdak (24 db) segítségével történik, így folyamatos mérési lehetőséget biztosít bármilyen közegben, akár napi 24 órában. A GPS használata előtt a vállalatnak igen nagy költséget jelentett az, hogy kommunikáljon és kapcsolatot tartson a gépkocsivezetőkkel, akik Európa szerte másmás országban tartózkodtak. Kezdetben ezt kizárólag mobiltelefonon keresztül tudták megoldani. A GPS-használat előnye nem csak a költségek csökkenése volt, hanem az is hogy, a sofőrök nyugodtabban, könnyebben tudták és tudják végezni munkájukat. A fuvarkövetés tehát a GPS-ek használata óta az interneten keresztül, webes felületen történik, az iCell Kft. i-Fleet szolgáltatását veszik igénybe. Ez azt jelenti, hogy - 25 -

a számítógépeken keresztül, interneten a nap 24 órájában nyomon követhetőek a gépjárművek, a pillanatnyi helyzetük, a gépjármű állapota. Egy elektronikus menetlevélen rögzítésre kerül a jármű megtett útvonala pontos időpontokkal. Emellett ez a szolgáltatás lehetővé tette azt is, hogy a rendszer segítségével a diszponensek bármikor

SMS-ben

irányíthatják

a

sofőröket

számítógép

segítségével.

Ez

nagymértékben megkönnyítette a munkavégzést. 2006-ra a GPS-nek köszönhetően a telefonköltségek ugrásszerűen csökkentek, amit a 6. ábra is szemléltet. Ezt az összeget a CARgoNET szoftver használata tovább csökkenti, mivel könnyíti a fuvarszervezők munkáját, a megbízások adatait a rendszer segítségével egyértelműen, egyetlen SMS-ben kiküldhetik, megspórolva a felesleges, telefonon történő egyeztetést.

900000

Telefonköltségek autószámra nézve

F t

Ft

750000

600000

450000

300000

150000

0 200 1

200 2

2004

200 3

2005

2006

év

Forrás: A Qualitrans belső dokumentumai

6. ábra Az éves telefonköltségek alakulása

6.2 A digitális tachográf rendszere A digitális tachográfok olyan elektronikus érzékelők, melyek rögzítik a jármű sebességét, a megtett út hosszát, külön az egyes utak hosszát, a buszok és teherautók indulási és megállási időpontjait. A tachográf bevezetése segíti a hatóságokat abban, hogy ellenőrizzék, a fuvarozó cégek betartatják-e a gépjárművezetőkkel a kötelező pihenőidőt, nem dolgoztatják-e túlzott mértékben őket. A digitális tachográf felépítését a 7. ábra mutatja.

- 26 -

Jeladó

Műszerfal

Gkv. kártya 7. ábra Digitális tachográf

A kötelező pihenőidők betartása segíthet elkerülni a sofőrök fáradtságából eredő baleseteket, melyre számos példa volt az elmúlt években Magyarországon is. Ugyanakkor kiéleződik a verseny a piacon, mivel így minden egyes fuvarozó cég azonos esélyekkel bír. A készülék bevezetésének eredeti határideje már lejárt, azonban a tagállamok egyszeri halasztást alkudtak ki. A halasztott határidő ellenére a tagállamok többsége a mai napig nem tette meg a készülék bevezetéséhez szükséges intézkedéseket. Magyarország ugyancsak lemaradásban van e kérdésben, azonban a QualitransCargo Kft. fel van készülve minden eshetőségre. Ugyanis több dolgozó is részt vett már digitális tachográf tanfolyamon. Ami azt mutatja, hogy a cég folyamatosan követi a piaci változásokat, és megpróbál maximálisan eleget tenni azoknak. A Qualitrans-Cargo Kft-nél van papír és van digitális tachográf, 35% digitális, amely leolvasása 28 naponta történik a telephelyen 1 db terminál segítségével. A papír tachográfokat az előírásoknak megfelelően gyűjtik.

7. A Qualitrans-Cargo Kft. főbb célkitűzései Minden vállalat számára az üzleti év elején az egyik legfontosabb feladat, hogy meghatározza a következő évekre szóló üzleti stratégiát. Az előző évek eredményeiből fontos

információkat

tudnak

leszűrni

a

tulajdonosok,

stratégák,

amelyekből

meghatározhatóak a célok, amelyeket el szeretne érni a vállalat. Ennek megfelelően a - 27 -

Qualitrans-Cargo Kft. is minden évben meghatározza üzletpolitikáját, az előző évről származó adatok segítségével, amely adatok, kimutatások elkészítésében is a CARgoNET rendszert szeretnék használni, viszont bevezetése óta ez még nem teljesen megoldott, ez egy sarkalatos problémája a szoftver fejlesztésének. Ezért ezen a területen még további fejlesztések szükségesek, és várhatóak. Mint ahogy korábban már említettem, a Kft. a térség egyik dinamikusan fejlődő vállalkozása, köszönhető ez annak, hogy az elért eredményekből évről évre profitálni tud. A jövőbeli célokat a partnerek fejlődése, fejlettsége is meghatározza, épp úgy, mint ahogy a cég adottságai, lehetőségei. Kedvezően alakul a piaci helyzet a hazánkkal szomszédos országokban. Megnőtt ugyanis az autógyárak kapacitása. Pl.: a Suzuki Esztergom jövőben tovább fokozza gyártó kapacitását. Mivel a Qualitarns-Cargo Kft. a Suzuki (Eurasia Sped) elsőszámú alvállalkozója-beszállítója, ezért további szállítókapacitás lekötése várható. Ezzel együtt növekedett a kelet-közép-európai térségbe telepített autógyárak száma és kapacitása is. Ilyen, például a francia PSA-konszern, akik a szlovákiai Zsolnán, valamint a Volkswagen, akik pedig Pozsonyban létesítenek gyártósort. Várhatóan – illetve egyre inkább tapasztalhatóan – az imént említett események hatására is növekszik a megrendelések száma. A kelet-közép-európai szállítási térkép legnagyobb forgalmát lebonyolító kikötői (Koper-Szlovénia, Trieszt, Monfalcone-Olaszország) is fejlődtek, forgalmuk megnőtt, illetve egyre nagyobb ki- és betároló kapacitással rendelkeznek. Idevonatkozó adat, hogy a koperi kikötő 2006-ban még 34.000 db autót volt képes fogadni telephelyén, 2007-ben viszont már közel 40.000 db tárolását tudták megoldani, ez az érték pedig azóta csak tovább nőtt. A Kft. partnere, a Hyundai Auto Romania, számára több ezer autó várja, hogy elszállítsák. Ez komoly szállítókapacitás-fejlesztést igényel a cég vezetőitől. A személyautó szállítási szegmens tervezett bővülése mellett a társaság a másik két meghatározó szegmensben (nehézgépjármű-szállítás, ponyvás szállítás) is bővülést remél az évek során. Tulajdonképpen összefoglalható, hogy nemcsak a környező logisztikai bázisok, hanem a társaság partnerei is emelik kapacitásaikat, ami a Qualitrans-Cargo Kft. megbízásainak emelkedésével is jár. Ennek elérése függ attól, hogy rendelkezik-e elegendő és megfelelő szállítójárművel. Tekintettel arra, hogy a társaság 1999 óta ügyfele a Scania-nak, egyrészt mint vásárló, másrészt mint a Scania járművek szállítója bekerült a kiemelten kezelt ügyfelek közé. Ez idáig majd száz - 28 -

járművet vásároltak, és a jövőben is a márka mellett döntenek majd a beszerzéseknél. Ezzel kiérdemeltek egy jelentős, a listaárhoz képest 15 százalék feletti kedvezményt is.

8. A Qualitrans-Cargo főbb üzleti partnerei, megrendelői 8.1 Meghatározó partnerei a személygépjármű-szállítási szegmensben: 1. A cég németországi Egerland GmbH-val, a Mercedes járművek szerződött szállító partnerével 2002 óta áll kapcsolatban. A több mint 600 személygépjármű-szállító szerelvénnyel rendelkező Egerland GmbH alvállalkozójaként végzi a nagy értékű Mercedes/BMW járművek Balkán irányába – főleg Románia és Bulgária felé – történő terítését. A megrendelő igénye vélhetően a jövőben tovább növekedik, a társaság jelenleg az Egerland megbízásából 10-15 rakományt szállít hetente. 2. A Kft. 10 éve dolgozik együtt a Hyundai márkával. A gépkocsikat az adriai kikötőkből szállítják Romániába, Bukarestbe. A jelenlegi megállapodások alapján 20 rakományt kell hetente szállítani, ez mintegy 150 gépkocsit jelent, de további megrendelésekre lehet számítani. 3. A Suzuki leányvállalata, az Eurasia Sped Kft-n keresztül végzi a cég az Esztergomban gyártott Suzuki járművek nyugat-európai terítését, amely jelenleg 3 fő irányba történik: Dániába, Szlovéniába és Franciaországba. A szerződések alapján 70 fuvar/hét kapacitás kerül lekötésre, ami 600 járműnek felel meg. Figyelembe véve azonban, hogy a Suzuki Esztergom a tavaly 150 ezer db legyártott járművet az idén 250 ezer db-ra kívánja növelni, ami a Qualitrans Kft. számára 30-50 százalékos növelést jelent, így lesznek olyan járművek, amelyeket kétszer raknak meg hetente. 4. A társaság Szlovénia és Magyarország között beszállít a Renault-nak is. Peugeot és Citroen járművek szállítását végzik Franciaországból Magyarországra, Romániába, Bulgáriába a PSA-konszern részére. Romániából pedig Daciakat (Willi Betz) fuvaroznak Magyarországra. Mindkét vonatkozásban várható kapacitás-bővülés.

8.2 Meghatározó partnerei a nehézgépjármű-szállítási szegmensben: 1. A társaság 2002 óta végzi a Scania járművek Magyarországra, illetve a szomszédos országokba történő beszállítását a Höldmayr GmbH-n keresztül. Ez azt jelenti, hogy az európai gyárakból a Scania márkát csak a Qualitrans Kft. szállítja Magyarországra. Darabszámban ez 500 db (vontató + TGK alváz) beszállított mennyiséget jelent. - 29 -

2. A Kft. egy speditőr cégen keresztül végzi a Renault-tehergépjárművek terítését. Megnövekedett import jellemezte a cég tavalyi teljesítményében a Renault-vontatók behozatalát. A Delta-Trans Kft. megbízásából szállítják a vontatókat, és jövőben is komolyan számítanak a Qulitrans-Cargo Kft. szállítókapacitásaira. Mivel ezt a darabszámot duplázni kívánják, így várhatóan 200-250 db beszállított mennyiségre kapnak megbízást. Ez heti két-három rakományt jelent. 3. A cég szállítja a Deutz eszéki kombájngyár gépeit is Németországba, onnan visszaúttal pedig mezőgazdasági gépeket fuvaroz. Heti 2-3 rakományt jelent ez is. Jelentősek egyéb szállítások is. Lerobbant, karambolos, balesetet szenvedett vontatók beszállítása magyar partnerek megbízásai alapján. Ez további heti egy rakományt jelent.

8.3 Meghatározó partnerei a ponyvás szegmensben: 1. A cég a ponyvás járműveivel meghatározóan egy németországi Hindelang speditőr cégnek fuvaroz. Tekintettel arra, hogy a járműszállítási piacon kevesebb szereplő van jelen, védettebb a piac, kisebb az árharc, magasabb díjtétel érhető el, és sok esetben az „üres járat” is megtérülésre kerül, a hagyományos ponyvás fuvarozói tevékenység jelentősége csökken a társaság számára. Ennek ellenére a Kft. vezetése a ponyvás fuvarozói tevékenységet a jövőben sem kívánja megszüntetni, kisebb súllyal ugyan, de meg szeretné őrizni azt. 2. Legnagyobb partnerek a szegmensben: A Chio-Wolf Győr Snack és Chips angliai exportja, visszafelé ebben a viszonylatban burgonyát, illetve félterméket hoznak Magyarországra. Itt a német partnerek az árat úgy szabják meg, hogy az üres angolnémet gördülő kilométer is megtérüljön. A Kapos Atlasz Kaposvár megbízásából pedig Észak-Németországba

Caterpillar

alkatrészeket

szállítanak,

várhatóan

heti

2

szerelvénnyel. Általában a 24 járműnek a fele hétvégén, fele hét közben fordul meg. Ez azt jelenti, hogy a 12 hétfőn lerakó és hazatérő szerelvény kedden már felrakott exportokkal megy ki. A flotta másik fele csütörtökön tér haza, leraknak, majd hétvégi exportokkal mennek ki Nyugat-Európába. A Qualitrans-Cargo Kft. elsősorban igyekszik partnereit megőrizni, évente új partnerekre szert tenni.

- 30 -

9. A vállalat logisztikai rendszere: Megbízások

Autószállító és teherautó-szállító

Ponyvás

5. ábra A Qualitrans logisztikai rendszere

Ahogy az 5. ábra is mutatja, a cég logisztika rendszerének legfelső fokán a megbízás áll. Ez az egyik legfontosabb része a logisztikai rendszernek, mivel ha nincs megbízás, akkor az egész rendszer nem működik. A megbízások legtöbbször faxon, telefonon vagy e-mail-en érkeznek a megrendelőktől, vagy speditőröktől. A megbízás után a cégnek el kell döntenie, hogy a ponyvás vagy az autószállító és teherszállító részleg tud maximálisan eleget tenni a megrendelésnek. Ponyvás részleg a vállalatnál kevesebb megrendeléssel bír, mint az autószállító, mivel ezen a területen nagy verseny alakult ki Európa-szerte. Ennek hátterében az állhat, hogy kevésbé szigorú szabályok és feltételek vonatkoznak a konvencionális szerelvényekre. A ponyvás megrendeléseknél figyelembe kell venni, hogy megéri-e fuvar vagy sem, vagy megfelelő-e a rakomány mérete, és biztonságban, szabályokat betartva tudja-e a cég a rakományt az adott helyre szállítani. A személyautó-szállító és teherautó-szállító részleg szinte minden szerelvénye állandó kapacitással tud működni. Itt sokkal több eshetőséget kell vizsgálni, mint a ponyvás szerelvényeknél. Ugyanis figyelembe kell venni a szállítandó autók, teherautók kombájnok értékét, mennyiségét. Számos esetben útvonal engedélyt kell kérni, sőt a kombájn szállításakor még kísérő is szükséges. Ahhoz, hogy egy fuvar elindulhasson, bizonyos értékek közé korlátozzák a szerelvények méretét: 40 tonna össztömegű, 22 méter hosszú, 2,6 méter széles és 4,30 méter magas lehet. Ha ezen értékek bármelyikét túllépi a szerelvény, akkor a megbízást nem teljesíthető.

- 31 -

IV. CARgoNET szoftver az elméletben 1. CARgoNET igényének felmerülése, célja A megbízások rögzítése, a dokumentáció korábban papíralapon történt. Ez egy ideig kivitelezhető megoldás volt, viszont egy idő után a vállalat fejlődése, a gépjárműpark bővülése, a fuvarkapacitások növekedése, illetve a technika folyamatos fejlődése szükségessé tette egy elektronikus rendszer bevezetését. Ekkor merült fel az igénye a CARgoNET integrált szállítmányozási és vállalatirányítási rendszer fejlesztésének. Ennek megoldására az első lépések 2007 novemberében történtek, amikor is a szükséges kapcsolatfelvétel után megindult a projekt, amelynek célja az volt, hogy a dinamikusan növekedő Qualitrans által támasztott, egyre nehezebben megoldható operatív, működési feladatokra megoldást adjon, valamint megteremtse a lehetőséget a cég számára, hogy a további létszámbeli, tevékenységi körben bekövetkezett bővülést az informatikai rendszer kiszolgálja. Ez a rendszer nem nevezhető tisztán szállítmányozói szoftvernek, de nem is csupán vállalatirányítási rendszer. Elsősorban a fuvarszervezői munkát segíti, de a vállalat összes területét lefedi, szabályozza. Emellett a projekt további célja volt, hogy az operatív működés során történő tranzakciók eredményét bármilyen pillanatban gyorsan, koherens módon ki lehessen mutatni. Az integrált rendszer bevezetésének célja volt a humán erőforrások hatékonyabb kihasználása is, amely alatt az automatizálható feladatok informatikai megoldását értem, a redundánsan elvégzett feladatok minimalizálását, ami által emberi erőforrást szabadít fel olyan tevékenységek számára, amelyek nem, vagy csak részben automatizálhatóak. A cég által megfogalmazott, pontos célkitűzés a következő volt: „A

Qualitrans‐Cargo

Kft.

kapcsolódó

operatív

folyamatainak

(fuvarozási,

szállítmányozási, műszaki javítási és karbantartási tevékenységek), valamint az adminisztratív tevékenységeinek informatikai támogatására hasznos, és a mindennapi tevékenységek során folyamatosan használt, az információk előállítását és megosztását lehetővé tevő integrált informatikai rendszer megvalósítása.” 8

8

Forrás: A Qualitrans-Cargo Fuvarozó és Szolgáltató Kft. belső kiadványai, 2008.

- 32 -

2. CARgoNET fejlesztésének projektje A cég számára kifejlesztett fuvarozási rendszer a legmodernebb infrastruktúrával, és jövőbemutató technikai megoldásokra alapozva, Microsoft platformon készült, tartalmaz standard (iparág-függetlenül használható) modulokat, mint pl. a vevői és szállítói számlák kezelése, házipénztár, dolgozó és partnernyilvántartás, amely modulok más rendszerekben, más cégek szoftvereiben is adottak, ugyanakkor a fuvarozási és műszaki tevékenység kiszolgálására szolgáló modulok egyediek, a Qualitrans-Cargo saját igényére készültek. A CARgoNET integrált szállítmányozási szoftver felhasználói felületeinek kialakításánál elsődleges szempont volt az átláthatóság, és a könnyen kezelhetőség. Fontos és kiemelendő előnye a szoftver-fejlesztés projektjének továbbá, hogy a rendszer fejlesztése, bevezetése során a cég működési módja átvilágításra került, az ott felfedezett hibákat, hiányosságokat a projekt feltárta, és a lehetőségeikhez mérten többé-kevésbé orvosolták is. Természetesen akadnak olyan területek, amelyek még további fejlesztésre várnak. Vagyis a projekt legelső szakaszában részletes helyzetfelmérést készítettek, amely nemcsak a CARgoNET fejlesztését segítette, de hozzájárult a vállalat működésének ellenőrzéséhez is, ezáltal elősegítette a Qualitrans fejlődését is. A pontos, részletesen kidolgozott helyzetfelmérést az 1. számú melléklet tartalmazza. Továbbá a projekt kezdetén, a helyzetfelmérés során elkészítették a vállalat felső szintű folyamatábráját (2. számú melléklet), amely részletekbe menően illusztrálja a fuvarszervezés folyamatát a CARgoNET szoftver bevezetése előtt. Mivel a fuvarozási rendszer bevezetése mellett a projekt alapvetően változtatta meg a Qualitrans informatikai működését, jelentős változtatások mentek végbe, ezért a bevezetést, a projekt 12 hónapos időtartamát megpróbálták szakaszokra bontani, ütemezni.

2.1 A CARgoNET projekt szakaszai9 A projekt szakaszait legelőször is egy átfogó, részletes helyzetelemzés előzte meg, amely megalapozta a teljes projekt kialakítását. (1. számú melléklet) A projektet alapvetően három + egy nagy szakaszra tervezték. Minden szállítási szakasz tartalmaz rendszertervezési‐, fejlesztési‐ valamint átadási, tesztelési lépéseket.

9

Forrás: A Qualitrans-Cargo Fuvarozó és Szolgáltató Kft. belső kiadványai, 2008.

- 33 -

• 0. szakasz: Informatikai háttér megteremtése, részletes projektterv készítése, koncepcióterv készítése • 1. szakasz: Rendszertervezés, tervek átadása, egyeztetése, szoftverfejlesztés: Törzsadat kezelésére szükséges modulok fejlesztése, átadása, Fuvarozás és pénzügyi modulok fejlesztése, átadása • 2. szakasz: Elszámolás, pénztár, engedélygazdálkodás, technikai raktár, szerződés, utókalkuláció, szállítói számla fejlesztése, átadása • 3. szakasz: Raktár és műszaki tevékenységek moduljainak fejlesztése, átadása – esetlegesen felmerülő hibák javítása Vagyis láthatjuk, hogy mindenekelőtt a nulladik lépésként a megfelelő informatikai háttér kialakítása volt a legfontosabb, illetve a részletes terv elkészítése. Ezután fejlesztették ki és vezették be az alaptevékenység kiszolgálásához szükséges modulokat, amelyek a törzsadatok rögzítését teszik lehetővé, a megbízás paramétereit, az azt teljesítő gépjármű megfelelő adatait, illetve a szállítandó áruval kapcsolatos információkat. A következő szakaszban folytatták az alaptevékenységek kiszolgálását kiegészítve

további

funkcionalitással

(szállítói

számla,

pénztár,

menetlevél

nyilvántartás, elszámolás, üzemanyagkártya nyilvántartás, tankolások kezelése). Emellett foglalkoztak a bővített szolgáltatásokkal, mint maga a szállítói számla, a szükséges engedélyek, okmányok rögzítése. Ezután következhetett csak a kiegészítő tevékenységek fejlesztése, javarészt műszaki tevékenységekhez kapcsolódva, mint pl a fizikai raktár, műszaki javítás, mosó, értékesítés, a munkalap, vagy a számlázás továbbfejlesztése.

2.2 A projekt megközelítése10 A projekt sikeres lebonyolításához részletesen kidolgozták, megfogalmazták a projekt jellemzőit, idejét, célját, szemléletét, elveit. • „Rövid” projekt: (egy év a kezdéstől az értékelésig) ennek oka az, hogy csak a megcélzott fő operatív területek és kapcsolódó szoftvereinek felmérése és fejlesztése volt az elsődleges cél. •

Információorientáció:

A

helyzetfelmérés

során

azonosították

azokat

az

információigényeket, amelyeket az új szoftvernek ki kell elégítenie. Kezdettől szem

10

Forrás: A Qualitrans-Cargo Fuvarozó és Szolgáltató Kft. belső kiadványai, 2008.

- 34 -

előtt tartották azokat a legfontosabb üzleti kérdéseket, melyekre a megvalósítás végén választ kívántak kapni. • Projekt szemlélet: cél‐ és termék‐orientált, végig kontrollált megközelítés. • Korszerű módszertanok és elvek használata mind a projektvezetés mind az elemzés és fejlesztés tekintetében. • Függőségek vizsgálata: A gazdasági‐, működési‐ és informatikai területek függőségeinek, összefüggéseinek megértése, feltárása, rögzítése, kapcsolódó kérdések értelmezése, rögzítése, koncepció alkotás a függőségek figyelembevételével. • Független, a szakmai szempontokat szem előtt tartó, de realista megközelítés. • Ütemezés, tervezés és fejlesztés: a projekt előkészítése során ütemtervet készítettek a feladat elvégzéséről, amelyet véleményeztek és elfogadtak. • Felső szintű folyamatmodell és szabályok / az üzlet az első: A megközelítés egyik legfontosabb eszköze az a felső szintű folyamatmodell volt, amely egyben ábrázolja a cég működésének legfontosabb folyamatait (nem tevékenység szintű lebontásban). Ez a jövő megjelenítésének leghatásosabb eszköze, ezzel érzékeltethetőek a későbbi legfontosabb változások. Ennek köszönhetően az üzlet nyelvén, az üzlet sajátosságait, a kritikus (koncepcionális) szabályokat, a tervezett felső szintű folyamatokat a vezetőkkel és az érintett munkacsoport vezetőivel közösen egyeztetve, a legfontosabb jellegzetességeket megismerve készítették el az operatív tevékenységeket támogató szoftvert, a folyamatok informatikai támogatásának biztosításával. • Interjúk: Az elfogadott ütemterv szerint „felülről lefelé” haladva elemezték a személyes interjúk és különböző mérési módszerek alkalmazásával történő vizsgálat tapasztalatai alapján a rendszert és az üzleti működést. • Fókuszterületek: Az egyes területek felső szintű folyamatmodelljének elkészítését követően a tevékenységek elemi szintű lebontásáig haladtak tovább, úgy, hogy a „triviális” tevékenységeket (melyek nem az adott cégre specifikusak és / vagy nem tekinthetők az adott vállalat kulcs‐tevékenységének) nem írták le részletesen, csak nyilvántartásba vették őket.

- 35 -

2.3 Projektvezetés és koordináció11 A

Projektvezetési

feladatok

mellett

szakértői,

folyamatszervezői,

rendszerszervezői és alkalmazás integrációs feladatok ellátását, valamint a következő tevékenységek, szolgáltatások nyújtását végezték a projekt során, ezek a következők: • Felső szintű folyamatleírás: (folyamatmodellezés, dokumentálás, alapvető üzleti szabályok egyeztetése, rögzítése), amely felső szinten (ábrán és kapcsolódó magyarázatokkal) leírja, hogy az integrált rendszer bevezetését követően hogyan fog működni a vállalkozás. • Alkalmazások telepítése, beállítása, paraméterezése. • Alkalmazásintegráció: a koncepciótervben meghatározásra kerülő interfészek (konnektorok) fejlesztése, tesztelése, beüzemelése. • Alkalmazásfejlesztés: az interfészeken túl, a koncepciótervben meghatározásra kerülő változtatási igények illetve további kérések szerint. • Változáskezelés: a szoftver megoldások napi munkára, illetve egyes napi munkavégzésére való hatásának kezelése (magában foglalja adott esetben a szoftver kisebb vagy nagyobb módosítását a jobb napi használhatóság érdekében vagy az egyes munkatársak bevonását, további oktatását, tájékoztatását és a szoftver használatra való egyéb felkészítését a szoftver jobb elfogadása érdekében). • Oktatás: egyes alkalmazásokra, majd az egész szoftverre vonatkozóan. • Átállás tervezés és végrehajtása: a korábbi informatikai környezetről az új informatikai környezetre történő átállás tervezése és végrehajtása / végrehajtásának irányítása / felügyelete. • Alvállalkozók kezelése, irányítása • Hibakezelés: a CARgoNET szoftverben felmerülő hibákra vonatkozó bejelentések rögzítése, azonosítóval való ellátása, a hiba okának feltárása, megoldása. • Projekt infrastruktúra kialakítása és a szükséges szerver hardver, valamint szerver működtetéséhez szükséges szoftverek szállítása.

11

Forrás: A Qualitrans-Cargo Fuvarozó és Szolgáltató Kft. belső kiadványai, 2008.

- 36 -

3. Cégháttér, géperőforrások Korábban már részleteztem, így most erre nem térnék ki újra.

4. Humán erőforrás A korábbiakban részleteztem a Qualitrans humán erőforrásának alakulását, amely, mint írtam, meglehetősen gyakran változik. A projekt előtt kisebb volt a létszám, közben a flottabővítés szükségessé tette további gépjárműsofőrök alkalmazását. Azóta viszont a gazdasági válság hatására ismét visszaesett az emberi erőforrás létszáma. Továbbá a CARgoNET hatékony működéséhez további személyek felvétele lenne szükséges. A projekt sikeres kivitelezése érdekében felvázolták részletesen a projekt szervezeti felépítését, a felelősségi és hatásköröket, hogy egyértelmű legyen mindenki számára, hogy milyen feladattal és felelősséggel, illetve hatáskörrel rendelkezik.

5. Alaptevékenységek 5.1 Nyilvántartások Az

informatikai

hiányosságok

leginkább

a

különböző

törzsadatok

nyilvántartásában mutatkoztak, továbbá az adatszolgáltatás igénye is nagymértékben megnőtt, ezért is vált fontossá a fejlesztés, illetve a CARgoNET létrehozása. Ezen felül ez a modernebb megoldás olyan hibákat, hiányosságokat is próbált kiküszöbölni, mint pl. adattisztaság, duplikációk, gyors lekérdezés, kikeresés hiányossága, stb...

5.1.1 Dolgozók A dolgozók nyilvántartása elektronikus formában korábban is létezett. A nyilvántartás tartalmazta a dolgozó alapadatait, saját és céges telefonszámát, az engedélyek és üzemanyagkártyák nyilvántartását. Ezt az új szoftver segítségével kiegészítették a szabadságok kezelésével, továbbá lehetővé vált, hogy a gépjárművek rendszámához hozzárendelje a hozzájuk tartozó gépkocsivezetőt, illetve az őt irányító diszponenst. Erre azért is volt szükséges, mert a Qualitrans-Cargo gépjárműgazda rendszerben működik, vagyis minden gépjárműhöz tartozik egy gépkocsivezető, a gépjárműgazda, akit abban az esetben, amennyiben szabadságot vesz ki, vagy egyéb okból nem tud munkába állni, akkor egy váltósofőr helyettesít. A rendszer kezelni tudja, - 37 -

hogy melyik sofőr gépjárműgazda, melyik pedig váltósofőr. A gépkocsikhoz hozzárendelhetőek gazdáik, de a váltások is nyomon követhetőek, hiszen annak rögzítése is megoldott. Ezáltal bármikor utána lehet nézni, mikor ki ült az adott gépjárművön, kihez milyen költségek és bevételek tartoznak.

5.1.2 Járművek A cég korábban is rendelkezett elektronikus nyilvántartással a saját és alvállakozói gépjárműveire, amely a dolgozókéhoz hasonlóan szintén Excel fájlban tartalmazta a gépkocsi fajtáját, típusát, kategóriáját, gyártót és gyártási évét, motor-, alváz- és rendszámát, tulajdonosi állapotát (saját, lízingelt vagy alvállalkozói), az üzembentartót, illetve papírjait. Ezt a hagyományos nyilvántartási formát modernizálni kellett, hogy könnyebben felhasználhatóvá váljanak az adatok, illetve részletesebb információkra volt szükség egy-egy járműről. Ezért az új szoftver fejlesztésével ezeket további adatokkal bővítették ki, mint gépjármű normák az elszámoláshoz, engedélyek és azok érvényességének

nyilvántartása,

figyelése,

járműtartozék-raktár,

illetve

guminyilvántartás.

5.1.3 Partnerek Korábban ugyancsak Excel fájlban tartották nyilván partnereiket, mind a vevőket, mind pedig a szállítóikat, amely adatrögzítés kézi bevitellel történt. Kb. 400 partnerük van, ebből kb. 100-150 élő, ez a lényeges differencia miatt az is célja volt a szoftver bevezetésének, hogy ki tudják szűrni az inaktív partnereiket, amelyeket így kihagyhatók a kézi bevitel során.

5.2 Fuvarszervezés 5.2.1 Járatkezelés, diszpós füzet A Qualitrans működésében a megbízás és járat fogalmak elkülönülnek, korábban több megbízás - egy járat - egy elszámolás modellben működött, a rögzített megbízásra megadható volt egy járatszám, amely járatszámot előre legeneráltak a diszponensek. Ezek a járatszámok léteztek export és import formában is, amelyek a diszpós füzetben voltak megtalálhatóak sorrendben. Amikor egy új járat készült, akkor a megbízáson található alapadatokkal készült egy címke, amely a megbízásra beírt járatszámnak megfelelő sorba, az export, vagy import oszlopba beragasztásra került. - 38 -

Ez a rendszer sajnos számos megoldandó problémát hordozott magában: - Járatok nyilvántartása elektronikus úton - Járat feladatok: átakasztás, lekapcsolás, felkapcsolás, sofőrcsere, járműcsere kezelése - Automatikus járatszám generálás és diszpós füzet leváltása. - Telephelyen kívüli gépkocsivezető csere. - Telephelyi parkoltatás megoldása (időben megbontott járatok kezelése). - Javasolt szoftvertől függetlenül átadás-átvételi nyomtatvány kezelése, kitöltése. - Járatok érkeztetése nem megoldott irodai munkaidőn kívül, illetve hétvégén. Mivel az összes járatanyag beérkezésekor készülnek a számlák a megbízók felé, így ez további problémát, késéseket okoz. A vállalat működésében jelenleg is folyamatban van ennek a problémának a kiküszöbölése. Jelenleg annak a változtatásnak a bevezetése folyik, amely arra irányul, hogy minden megbízáshoz, fuvarhoz külön járatszám tartozzék, ezáltal a költségek, és bevétel az adott, konkrét megbízáshoz rendelhetőek, a sofőr csere, parkolás is könnyebben nyomon követhető.

5.2.2 Diszpós lap A szabadkapacitás tervezés az ún. diszpós lapokon (8. számú melléklet), kb. 1 heti időszakra tervezhető előre, a tervezés papír alapon, kézzel történik jelenleg is. Általában 8 nap (1 hét + 1 nap) időtartamban, üzletáganként 1-2 ember állítja össze. A diszpós lap valójában egy mátrix, amelynek sorai a járművek, oszlopai a napok, a cellák pedig tartalmazzák az adott jármű által, adott napon végrehajtott megbízásokat. Az export és import szabad kapacitások külön színnel jelölve. A színezéssel jól látszódnak, hogy adott napon hány import, vagy hány export fuvarra van szükség a kapacitás teljes kihasználásához.

5.3 Pénzügy 5.3.1 Szerződések Korábban

szerződés-nyilvántartás

nem

volt,

csak

külön

elektronikus

dokumentumokban. Továbbá a szerződések egységes adattartalmára, formátumára sem volt előírás, ugyanakkor sablonok alapján készültek. A szerződésekben kialkudott árak vannak, amelyek vonatkozhatnak fuvarra, vagy kilométerre, ez természetesen a - 39 -

megállapodás függvénye. Az egyes fuvartípusok előfordulási gyakorisága miatt nincs szükség szerződésből történő fuvarkalkulációra, de alapszintű szerződés-nyilvántartás szükséges, így erre is kerestek és találtak is megoldást a fejlesztések során. Ez a nyilvántartás a szerződésben rögzített árak, kedvezmények leírására szolgál. Opcióként lehetőséget biztosít a szerződés dokumentum betöltésére is.

5.3.2 Számlázás A vevői számlák a fuvarnapló alapján készülnek. A cég nem készít előlegszámlát, hanem minden esetben a CMR beérkezése után állítja ki a végszámlát. Évente kb. 9000 számla készül Csak új és sztornószámla előállítása történik, helyesbítés jelenleg nincs, habár előírás szerint kellene használni ezt az opciót is. Gyűjtőszámlát nem használnak, de összesítő számla van, amelyben egy partnernek több fuvarját számlázzák ki. Ilyen esetben kézzel történik a fuvarnapló alapján a megbízások összeválogatása, figyelve arra, hogy a megbízások teljesítése mindig egy azonos hónapra essen. Teljesítési dátum kezelésekor előfordul mindegyik eset, azaz lehet felrakás napi, lerakás napi, de ugyanazon partnernél esetileg vegyesen mindkettő előfordulhat. A Qualitrans-Cargo által a felrakás napi dátum a preferált. A számlázásban két lehetőség van: •

Fuvar számla: vevő kiválasztása után az összes fuvart felhozza, amit az adott vevőhöz talál. (fuvarnapló)

•

Egyéb számla: vevő kiválasztása után az árutörzsben szereplők közül választhatja ki, mit számláz. A számlázó kiszámlázás után feladja a könyvelés részére. (a feladás nem minden

nap történik. Általában 1-15. között szinte minden nap, de 20. után következő hó 1-jéig nem érdekli a könyvelőt, mikor történik a feladás. Ez alól kivétel, ha van olyan számla, amely esetleg az aktuális ÁFA bevallást érint.) A korábbi rendszerben a szállítói számlák nyilvántartása párhuzamosan történt a bankban és a főkönyvben. A díjhoz tartozott egy devizanem, valamint egy árfolyam is, amelyen a megállapodás megszületett. Ez a nyilvántartási mód nem biztosított viszont lehetőséget, hogy a végrehajtás során felmerülő további költségek felkerülhessenek a forrás objektumra (megbízás, járat), így a rendszeren belül történő utókalkuláció sem - 40 -

volt megoldott, továbbá a fuvardíjat nem lehetett külön jogcímekre bontani. Ennek kiküszöbölésére a CARgoNET rendszer bevezetésekor olyan kalkulációs modul is született, amely kiszolgálja a cég összes tevékenységéhez kapcsolódó pénzügyi adatok nyilvántartását. Természetesen ezek a pénzügyi adatok (kalkulációk), mindig csak egy adott típusú forráshoz tartozhatnak (megbízás, járat, munkalap, pénztárnapló, stb...). Ez a megoldás lehetőséget biztosít a bevételek-kiadások, valamint a tervadatok és tényadatok egy helyen történő kezelésére, azonnali riportok, kimutatások készítésére, de akár az elvárt utókalkuláció készítésére, fajlagos számítására is. A kalkuláció rendelkezik mindazon jellemzőkkel, ami egy pénzügyi adatot meghatároz: nettó, bruttó, ÁFA, ÁFA típus, dátumok, árfolyamtípus, árfolyam, pénznem, típus (terv, várható, tény), irány, stb..

5.4 Menetlevél, elszámolások A diszponensek minden hét végén ellátmányt készítenek a gépkocsivezetők következő heti munkájának biztosítására. Ez az ellátmány, indítás egy mappába lesz összeállítva – a korábbi gyakorlatnak megfelelően ez ma sem változott –, amely tartalmazza a menetlevelet (4.,6.,7. számú mellékletek), korábban járatelszámoló papírt (5. számú melléklet), a valuta-átvételi bizonylatot 2 példányban, továbbá „x” összegű euro-ellátmányt borítékban. Ezen felül – amennyiben a sofőrnek szüksége van rá – szabadságos papírt, CMR dokumentumokat. Ezt ez idáig külön járatszámmal látták el. Korábban nem tudták pontosan követni az ellátmányt. Erre is megoldást jelent a szoftver, mivel minden dokumentálásra kerül, nyomon követhető benne. A Qualitrans a menetleveleket szigorú sorszámú nyilvántartással és kiosztással követte és követi ma is. Viszont korábban a menetlevél nyilvántartó füzetbe csupán csak kézzel rögzítették, hogy az egyes menetleveleket melyik autóra és melyik napon adták ki. A menetlevélre (4. számú melléklet) a gépkocsivezetők pontosan rögzítik a megtett utat, rakottságot, tankolásokat, parkolást, állást. A tankolások csak üzemanyagkártyával történnek, amelyeket elektronikus úton is feldolgoz a cég. A régebbi menetlevélen nem volt megfelelően megoldva az áruk kezelése, mivel fel kellett volna tüntetni részletesebben, hogy milyen áruk, hány darab, milyen súllyal szerepel a gépjárművön. Valamint gépkocsi, tehergépkocsi esetén az áru egyedi azonosítására is szükség lett volna. Ezt kiküszöbölendő, illetve ebben a kérdéskörben is az elektromos dokumentációra történő áttérést erősítve, újfajta menetlevelet (6.,7. számú mellékletek) - 41 -

vezettek be a közelmúltban, amelynek bevezetése, alkalmazása jelenleg is folyamatban van. A kibocsájtása annyiban változott, hogy ma már ennek tárolása sem papíralapú, hanem amint szükség van rá, a CARgoNET rendszer segítségével a diszponensek generálják, a rendszer pedig már eleve a menetlevél sorszámához hozzárendeli a hozzá generált sofőr nevét. Továbbá a fent említett adathiányosságokat is próbálja megoldani. Ezen felül az új menetlevél kétoldalas, hátoldala tartalmazza azokat a költségekkel kapcsolatos információkat is, amelyek korábban külön járatelszámoló dokumentumon kerültek rögzítésre, csökkentve ezáltal a papírok számát.

5.5 Tankolás A Qualitrans a tankolások kezelésénél már korábban is használt telepi kutat, valamint az összes gépjárművezetője rendelkezik üzemanyagkártyával, amely két szolgáltatónál (AS24 és Shell) használható, így egész Európát lefedi és nincs szükség készpénzzel történő fizetésre, ami által egyszerűbb a tankolás, és csökkenti a gépkocsivezetők készpénz szükségletét. Az üzemanyagkártya gépjárműhez tartozik, így gépkocsivezető cseréjekor kártya átadás-átvétel történik. Ezt az átadás-átvételt is tudják kezelni az új szoftverben.

5.6 Telepi kút A központi telephelyen telepített üzemanyagkút áll a gépkocsivezetők részére, amelyből csak kártyával tankolható diesel üzemanyag, vagy adBlue üzemanyag adalék. A kútvezérlő szoftver be van kötve a cég informatikai hálózatába, ezáltal közvetlen lehívás lehetséges a programból. A lehívott állomány tartalmazza a tankolások adatait, amelyek

felhasználhatóak

a

tankolások

feldolgozásához,

illetve

a

költségek

elszámolásához.

5.7 Üzemanyagkártya A cég elektronikus listát ad a tankolásokról, amely szintén feldolgozható. Korábban ez szintén nem volt elektronikusan feldolgozva, csak a kézi elszámolásnál használták. A gépkocsivezetők számára vezetői utasítás, hogy lehetőleg tankoláskor teletankoljanak, kikerülve, csökkentve az esetleges visszaéléseket. Jelenleg az EU-n belül már nincsenek üzemanyag-beviteli minimum határok előírva, így ennek nincs akadálya. A gépkocsivezetőknek telepi tankoláskor kötelező tele tankolnia, ráadásul a - 42 -

gépkocsik üzemanyagtankja fel van bővítve a duplájára (2x600 liter), így a külföldi tankolások száma is csökkenthető. Jelenleg a telepi tankolás a legolcsóbb üzemanyagszerzési lehetőség. Az üzemanyagkártya másik felhasználási módja, hogy a Shell kártyával már lehetőség van üzemanyag mellett más szolgáltatások és áruk fizetésére is (autópályadíj, pihenőhelyek szolgáltatásai, mosás, stb...), így a sofőröknél jelentősen csökken a készpénzmozgás (készpénzigény), ezáltal a kiadott ellátmány állománya is jelentősen csökkenthetővé vált. Az új Euro5-ös autók AdBlue tankolása csak telephelyen történik, mivel egy tankolással nagyjából egy járatot (járatkört) letudnak a gépkocsivezetők.

5.8 Fuvarvégrehajtás 5.8.1 Megkeresés A Qualitrans-Cargo Kft. megkeresése telefonon, faxon vagy e-mailben történik. A ponyvás szektornál a legjellemzőbb a fax, míg a személyautó-szállításnál leginkább emailben vagy telefonon érkeznek a megbízások. A megkeresés alapján tervezés és az ajánlat kalkulációjának elkészítése történik. Amennyiben a vállalatnak van elegendő szabad kapacitása, akkor a visszaigazolás elküldésre kerül.

5.8.2 Elfogadás Az elfogadás telefonon vagy e-mail-ben történik. E-mail esetén csatolva lesz a megbízás visszaigazolása, vagy az e-mail tartalmazza az elfogadás feltételeit. Amennyiben már szerződött partner rendel (éves, vagy féléves szerződés), akkor csak rövid visszaigazolás történik e-mailben, mert már mindkét fél ismeri a feltételeket, árakat. Az árazás kétféleképpen történik: - vagy a megbízó jelzi, mert keretszerződés alapján megadott, - vagy pedig a kereskedő megalkudik és ellenőrzi, hogy a megbeszélt ár megfelelő-e. Az elfogadáskor történt korábban a megrendelés berögzítése a fuvarnaplóba, valamint egy dosszié nyitása a fuvar lekövetéséhez. Ma már mindez a rögzítés a CARgoNET-be történik.

- 43 -

5.8.3 Visszaigazolás A visszaigazolást a folyamatok korábban sem minden esetben igényelték. A visszaigazolás nem volt támogatva a korábbi fuvarozási rendszerrel. A visszaigazolás "kézzel" készült, és telefonon (faxon) vagy e-mailben került elküldésre.

5.8.4 Járatprogramozás Az adatrögzítő rögzítette a fuvarnaplóba, majd a diszpécserek programozták fel a járatra: Ezután a fuvarnaplóból kinyomtatták a fuvarhoz tartozó címkét, amely fuvarnaplós címke ezután belekerült a diszpós füzetbe. Minden járatra készült egy járatkarton, amely tartalmazta a járatszámot, a hozzá tartozó gépjármű rendszámát, illetve a gépkocsivezető nevét. Ebbe a kartonba belekerült továbbá a szabadságos igazolás, a szükséges okiratok, mint a CMR és menetlevél, továbbá az euro ellátmány – amely korábban csak kockás füzetben volt rögzítve – és a pénz átvételét igazoló valuta átvételi bizonylat, kettő példányban. Hét végén, amikor a sofőr járata véget ért, azt aláírva visszarakta a postaládába vagy pedig személyesen leadta a pénzügyre. Következő hét elejére a postaládákba az újabb kartonok kerültek ki, amelyeket visszatérés után a gépkocsivezetők ismét leadtak, majd elszámoltak. Ez a folyamat a CARgoNET bevezetésével lényegében alig változott, annyiban viszont igen, hogy ma már nem kell címkéket nyomtatni, a rendszer biztosítja a könnyű és gyors informálást a fuvarokról, ami a megbízás rögzítése után, egyetlen Info gombra történő kattintás után, a megjelenő adatok átmásolásával, a korábban említett i-Fleet rendszerből SMS küldésével válik lehetővé. Viszont a postaládás leadási módszer lényegében nem változott.

5.8.5 Járatelszámolás A járat beérkezéskor leadásra kerülnek a járatanyagok. Ha ez irodai nyitvatartási időben történik, akkor személyesen az irodában, más esetben korábban ez postaládarendszeren keresztül történt. Ezt a rendszer – amelyben a sofőrökkel történő elszámolás, a bérük kifizetése csupán hétköznap volt megoldva – a megnövekedett járműszám miatt már nehezen tudták fenntartani, ezért indult egy második műszak – szombat délelőttönként, felváltva, két-két diszponens –, amely a járatérkeztetést, elszámoltatást végzi el. A járatanyagok leadása továbbra is a megszokott módon - 44 -

lehetséges – személyesen az irodában, vagy pedig a postaládarendszeren keresztül. A visszakapott csomag tartalma: - menetlevél (tankolások, futott km): - tachográf korong - járatra felvett ellátmány: általában 150€ (a fuvarok irányától függően változhat – amennyiben előre tervezhető) + ami az előző ellátmányból marad. Ha nem tudja visszaadni,

akkor

az

megy

tovább,

vagy

a

fizetésbe

kerül

beszámolásra

(teljesítménybér).

5.9 Engedélygazdálkodás A Qualitrans-Cargo rendelkezik engedély-nyilvántartással, de csak mechanikus (papíralapú) megoldással, de ez még a mai napig sem támogatott informatikailag. Az engedélyek kiadása névre szólóan történik. Az engedélyek lejáratára, vagy az engedélyekkel

történő

engedélyeknél),

feladatokra

amelyre

riasztásra

megoldást

lenne

jelentene

szükség a

(főként

a

TIR

CARgoNET-ben

az

engedélygazdálkodás kialakítása. Az engedély visszavételezését az elszámoló személy végzi, visszavételi dátum rögzítésével. Előfordul, hogy telephelyen kívül kell megoldani az engedélyek átadását-átvételét sofőrök között. Tipikusan a komáromi telephelyen történik ez. Az átadás- átvételre van formula, de nem használják. A probléma megoldása folyamatszervezési és informatikai feladat, megoldása jelenleg is folyamatban van.

5.9.1 Többféle engedélytípus •

Ország engedély: ma már csak Szerbia-Montenegró.

•

CEMPT napló

Jelentősége Norvégiában, Ukrajnában van, de ide nem járnak kamionjaik. Ezeket a naplókat a telephelyen tartják, a CEMPT éves engedélyt biztosít. Kiadáskor a járatmappába kerül, nyilvántartása papíron, kiadása egyedi sorszám szerint történik. Visszahozáskor visszavezetik a füzetbe (javítás, törlés). A visszavétel után nem lekövethető, hogy adott időben egy bizonyos engedély kinél volt kint. Minden egyes engedélyhez egyedileg van egy napló, amiben szerepelnek a fuvarok, de emellett az engedély nyilvántartó füzetben kitörlik a rendszámot, hogy látszódjon az állapota. - 45 -

•

TIR - CarNet

Szigorú sorszámú, szigorú egyedi lejárású (kb. 6 hét), vámfedezeti engedély. Csak Horvátország felé használják. Szerepe az adott országban kritikus, mert ha lejár, akkor nem indítja el a vám a fuvart. Lejárat után 1 héttel el kell számolni. MKFE tagokon keresztül lehet beszerezni. Tömböt kapnak – amely 4 lapos –, lejárat, fel nem használás esetén 40% körüli a visszavételi arány. A visszavétel és elszámolás problémát jelent a késleltetett vámolás esetén, mivel ilyenkor az okmány lent marad a cégnél, amivel el kellene számolni. Ezt úgy oldották meg (hatóságilag), hogy az okmányon van egy letéphető perforált rész, ami ha nincs meg, akkor ~5000$ összeg a bírság. •

Telepített engedély az autóra

Országra szóló szélesség, magasság, hosszúság, súly kategóriákra érvényes éves engedély, amelyet a Qualitrans külső osztrák cége szervezi.

6. Kiegészítő tevékenységek A Qualitrans a fuvarozási tevékenység mellett végez egyéb, a fuvarozáshoz többékevésbé kapcsolódó tevékenységet is. Ezek a tevékenységek tovább bővítik a cég profilját és jövedelemtermelő képességgel bírnak. Mivel a Kalocsán és vonzáskörzetében az érintett tevékenységek nem elérhetőek, vagy csak kevés helyen, így a cég az optimális működés érdekében "házon belül" oldja meg ezeket az igényeket. Az így kiépített eszközpark és tudás viszont a vállalat kiszolgálása mellett más cégeket is kiszolgálhat és jövedelmet termelhet, így mindenképpen kihasználandó potenciált rejt magában, amellett, hogy a vállalat működéséhez elengedhetetlen.

6.1 Érintett területek - Műszaki javító bázis, ahol Scania autók garanciális és garancián túli javításait végzik. A Qualitrans számára a házon belüli javítások jelentős megtakarítást eredményeznek, valamint a fel nem használt kapacitást más cégeknek tudják eladni - Biztosítós javítások: saját és idegen járművekre is. - Műszaki vizsgabázis: kiépítése a törvényi megkötések miatt hosszabb időt vett igénybe. - Esztétikai mosó: saját autók karbantartása, tisztítása. - 46 -

- Készlet és anyagraktár: műszaki javításokhoz kapcsolódó anyagok nyilvántartása, mosási anyagok nyilvántartása, egyéb jármű-kiegészítők nyilvántartása, amelyeket a fuvarozáshoz kapcsolódnak, kenőanyagraktár, gumiraktár. - Bizományosi alkatrészraktár a garanciális javításokhoz. A szoftver bevezetése előtt a saját javítás elszámolása belső számlával volt megoldva, ami nem volt szabályos, ezért költséghely alapú elszámolás és könyvelés került bevezetésre. Nem volt megfelelően bontott költséghely struktúra. Enélkül minden javítás a karbantartó költséghelyére került, ami alapján nem volt kimutatható az autókra vonatkoztatott karbantartási költség és így pontos utókalkuláció és fedezetszámítás sem volt lehetséges. Szükségessé vált az informatikai támogatás beindítása a raktárban és javításnál, illetve a raktár és a szerviz informatikai elkülönítése. Lehetőséget kellet biztosítani arra, hogy amikor nincs raktár, akkor a szerelő is tudjon raktármozgásokat végezni megfelelő jogosultságok mellett. Erre is megoldást jelentett az új szoftver.

6.1.1 Megrendelés Az alkatrész megrendelést a raktáros végzi: Scania program alapján katalógusból kikeresi, majd megrendeli. A megrendelt alkatrészek általában másnapra megérkeznek. Megrendelési források: - UnixTrade teherautó alkatrész interneten keresztül - Scania telefonos megrendelés - Schwarzmüller - Knorr-bremse Az alkatrész beérkezéskor megtörtént korábban is a bevételezés, de a raktárkészlet csak folyamatosan nőtt, mert a kivételezés, leltározás soha nem történt meg. Ennek kiküszöbölését szintén a CARgoNET szoftver bevezetése oldotta meg.

6.1.2 Raktárak Jelenleg használt raktártípusok: - Alkatrészraktár (saját és bizományosi) - Szerelési anyagok - Festék - Göngyölegraktár - Külső raktár - 47 -

- Használtalkatrész raktár - Vegyszerek, veszélyes hulladékok - Kenőanyagok - Gumiraktár - Járműtartozék-raktár Korábban a Qualitrans egy ideiglenesen "beszerzett" raktárszoftvert használt a cikkek nyilvántartására. A szoftverbe a cikkek feltöltése kézzel történt, automatikus betöltésre, évenkénti frissítésre nem volt mód. A raktárszoftverhez nem használtak semmilyen automatikus cikkazonosítást, mint pl. a vonalkód, ami azóta természetesen már használatba került A nyilvántartott cikkek ára már a készletre vételkor ismertek. Az áruk beszerzésekor a szállítólevéllel egyidejűleg érkezik számla, amely alapján történik a készletre vétel és ár rögzítése. A nyilvántartás beszerzési áron történt korábban. A kivezetés is beszerzési áron történt, így nem volt külön eladási ár, valamint az értékesítés is ezen a legegyszerűbb módon történt. Az új rendszerben viszont a beszerzési ár alapú súlyozott átlag használata került bevezetésre. A raktár már korábban is el volt látva számítógéppel, és a hálózat is elérhető volt számára. A raktárban történő raktármozgásokról nem készült papír alapú bizonylat, így nem volt szignózva a készletmozgás. Ezen viszont változtattak, ma már aláírással igazolni kell az kiadást-átvételt. A rendszerben nem volt bevételi és kiadási jegy, sem leltárív. Hivatalos úton nem történt raktárból történő értékesítés. Az ilyen eseteket „trükközéssel” oldották meg, ami annyit jelent, hogy az ilyen anyagfelhasználás, alkatrész-beszerelés más (vagy nem létező) autóra került rá. Ezen a területen is változtatások történtek, ezért kellett a raktárból történő értékesítés, számlázás. A raktárban nem volt lehetőség foglalás rögzítésére, de a növekedéssel egyidejűleg szükség lett rá. Az áruk bevételezésekor korábban csak darabszám alapú bevételezés történt, ma már az egyedi azonosítóval történő bevételezést használják (pl. gumi, futózott gumi). A leltározási módszernek a vakleltározás - azaz üres leltárívekre rávezetik a raktárban található cikkeket, majd a rendszer kiértékeli azt - megfelelő, valamint az APEH is ezt a módszert írja elő. - 48 -

6.1.2.1 Gumiraktár A Qualitrans rendelkezik gumiraktárral, mind az új, mind a használt gumikra. A gumikat nem egyedileg azonosították, hanem csak darabra. A felújított (hidegfutózott) gumiknak van egyedi sorszáma, de ezt nem vezették fel rendszerbe. A hidegfutózott gumikat a Michelin minősíti. Ma már természetesen megoldott kérdés a gumik egyedi azonosítása, illetve a rendszerbe történő felvezetése.

6.1.2.2 Bizományosi raktár A Qualitrans bizományosi raktárral is rendelkezik, amelyben jelenleg csak Scania alkatrészek szerepelnek. Az alkatrészeket a Scania Szegedtől kapják. A bizományosi raktár felhasználása pozitív készletnyilvántartással történik, azaz minden elszámolást követően a készlet 0 lesz. Felhasználáskor lemegy mínuszba, majd a következő elszámoláskor vételeznek be annyit, hogy a készlet 0 legyen, valamint ekkor történik a felhasználásnak megfelelő számla kiállítása a Scania részéről. A bizományosi raktárból történő értékesítéskor is beszerzési áras értékesítés (kivezetés) történik.

6.1.2.3 Használtalkatrész Korábban csak az új alkatrészekre volt raktárnyilvántartás. A bontottak nem kerültek be, de előfordul, hogy a használt alkatrészek beépítésre kerülnek más autókba, valamint a biztosítási "ügyintézés" esetén trükköznek vele. Ezért is vált igény arra, hogy a bontott alkatrészeket is nyilvántartsák, de itt komoly problémát jelentett és jelent még a mai napig is meghatározni a nyilvántartási árat (bekerülési árat).

6.1.2.4 Járműtartozék-raktár A járműtartozék – csak papíros raktár volt – nem volt követve az átadás-átvétel. A sofőrök nem voltak jelen a leadáskor, ezért is kellett rendszámhoz kötni. Meg kellett oldani az átadás - átvételt a járműraktárak között.

6.1.3 Esztétikai mosó Az esztétikai mosó üzemeltetése csak hétvégéken történik. A műhelyvezető helyettes minden pénteken az autók beérkezés után sorban beáll a mosóba. Elméletileg az összes beérkező jármű mosására sor kerül. A műhelyvezető helyettes mellett a hétvégén további segítség (részmunkaidős dolgozók) érkezik, az ún. autómozgatók, - 49 -

akiknek feladata a mosáshoz szükséges járművek mozgatása a telephelyen. A mosás során csak a külső tisztítást végzik, a belső tisztítás a gépkocsivezető feladata, felelőssége. A műszaki érkeztetés bevezetésével – amely még folyamatban van – az adminisztrációs feladatok is egyszerűsödnének, mivel lenne kiképzett személy, aki a járatanyagot is tudná ellenőrizni és átvenni, illetve aki előtt a gépkocsivezetők közötti átadás-átvételek (engedélyek, tartozékok, stb..) is elvégezhetőek lennének. A mosás folyamata rövidebb a ponyvás autóknál (20 perc géppel). Az autószállító járművek esetén a szükséges kézi mosás miatt hosszabb, kb. 30-40 percet vesz igénybe. A mosás során csak mosási naplót vezetnek, nincs anyagkiadás, munkalap. Mosásra is munkalapok használatának bevezetésére lenne szükség, a mosási feladatokat norma alapján kellene meghatározni-

7. A korábban megoldásra váró problémák összegzése12: Sorra véve azokat a területeket Qualitrans-Cargo működésében, amelyeket érintett vagy módosított a CARgoNET szoftver, illetve amelyekkel a projekt alatt foglalkoztak, most szeretném összefoglalni, melyek azok a problémák, amelyek megoldásra vártak, amelyekre megoldást kerestek, illetve többé-kevésbé meg is oldódtak a szoftver fejlesztésének, bevezetésének köszönhetően. Korábban problémát jelentett, hogy a raktárból történő kiadás csak papíron volt dokumentálva, ugyanakkor bizonylat nem tartozott hozzá. Gondot jelentett a használt alkatrészek beárazása, nyilvántartása is, nem rendelkeztek olyan számítógépes rendszerrel, amely ezt lehetővé tette. Ezen felül a szerelők nem készítettek munkalapot sem. Továbbá nem volt megoldva az elszámolás a szerviz és a megrendelő között sem. Ezen kívül problémát jelentett az is, hogy a műhely költségei a cég feloszthatatlan költségeit terhelték, ezáltal nem tudták pontosan meghatározni a felmerülő költségek költséghelyeit. Korábban szintén nem volt megfelelő a raktárkezelés, leltárazás, árazás, értékesítés, stb sem. Az elvégzett munkákról nem volt számlázási lehetőség, ez tovább nehezítette a pénzügyi elszámolást. Ezen felül csak 1 műszak volt, nem volt megoldott a munkafelvétel, mivel nem volt munkafelvevő sem, csak egy űrlap állt a gépkocsivezető rendelkezésére, amelyben leírta a műszaki hibákat. Vagyis láthatjuk, hogy a fuvarszervezésen túl mennyi egyéb megoldásra váró kérdés nehezítette korábban a vállalat zökkenőmentes működését. 12

Felnagy Zsolt projektfelelős elmondása alapján

- 50 -

V. CARgoNET a gyakorlatban13 1. A CARgoNET szoftver bevezetése A CARgoNET integrált szállítmányozási szoftver végleges bevezetésére 2009 januárjában került sor. Ezáltal a megbízásokat, fuvarokat már nem papíralapon iktatták, dokumentálták, hanem erre a számítógépes rendszerben nyílt lehetőség, továbbá a számlázás is elektronikussá vált. Ezen felül nemcsak a fuvarszervezést segíti a program, hanem egyéb kiegészítő tevékenységeket is szabályoz, mint például a szerviz, vagy raktárfunkciókat. Ezért nem is nevezhető tisztán szállítmányozási rendszernek, egyben vállalatirányítási rendszer is. Kezdetben mindenképpen pozitív volt a szoftver fogadtatása,

nagymértékben

megkönnyítette

a

mindennapi

tevékenységeket,

fuvarszervezést. Miután az alkalmazottak egy megfelelő, részletes oktatáson is részt vettek, így nem okozott gondot már közvetlenül a bevezetés után sem a program használata, mindenki könnyen elsajátította a rendszer működését.

2. A CARgoNET előnyei A rendszer előnyei közé sorolható, hogy felhasználói felületeinek kialakításánál elsődleges szempont volt az átláthatóság, és a könnyen kezelhetőség. A rendszer támogatja az egyszerű, gyors adatbevitelt, lehetőség van az adatok keresésére, illetve a fontosabb adatok naplózása is megtörténik, így később visszakereshető, hogy egy adott időpillanatban az adat milyen állapotban volt. A rendszer többnyelvű, így bármikor, bármilyen funkciónál lehetőség van a nyelvváltásra. Továbbá a rendszerben nincs fizikai törlés, csak logikai. Ha egy fuvart törölnek vagy hibásan rögzítenek, a rendszerben egyszerűen csak stornózni kell, amennyiben mégsem valósul meg a fuvar, meghiúsult állapotúra kell átállítani. Így törölt adatok az adatbázisban megmaradnak, bármikor visszakereshetőek, de később a listákban, lekérdezésekben nem láthatók, nem választhatók. Kutatómunkám során utána olvastam más integrált vállalatirányítási rendszerek felépítésének, működésének, más szoftverfejlesztő cégek szolgáltatásainak is14. Összességében megállapítható, hogy a szoftverszállító cégek általában azt állítják, hogy az általuk fejlesztett, forgalmazott vállalatirányítási rendszer a legjobb, azt a megrendelő 13 14

A Qualitrans-Cargo munkatársai elmondása alapján Forrás: http://ugyviteliszoftver.lap.hu/vallalatiranyitasi_rendszerek/15469982 (2009.11.10.)

- 51 -

cég méretének, tevékenységének megfelelően tudják testre szabni, beüzemelni. A cégek többsége csak a megrendelő aktuális működéséről, szervezeti felépítéséről ad információt, a jövőbeni tervekkel, a várható fejlődéssel, annak ütemével viszont sok esetben nem számolnak, holott ez igencsak meghatározó kérdés. Ezért véleményem szerint nagyon fontos szempont a választásnál, hogy mennyire fejleszthető, bővíthető szoftvert vásárolnak.

3. A CARgoNET működése Rögtön a program indításakor az alábbi főmenük közül választhatunk: Fuvarmegbízás / Gazdasági esemény/ Vevői számla / Szállítói számla / Szerződés / Jármű / Helyszín / Partnerek / Járat / Szabad kapacitás. (2. számú melléklet) Ezáltal könnyen eligazodhatunk a rendszerben. Továbbá olyan menüpontok közül is választhatunk, mint: Költséghely, Dolgozó, Menetlevél, Készlet, Mozgások, Pénztár, Bank… Vagyis a szoftver lefedi, szabályozza a projekt összes, korábban említett területet a vállalat működésével kapcsolatban. A projekt kivitelezésekor készítettek egy felhasználói kézikönyvet is, amely részletesen, pontról pontra, lépésről lépésre leírja a CARgoNET szoftver működését, segítve ezzel a program használatát. A cég különböző részlegein dolgozók természetesen eltérő hozzáféréssel rendelkeznek

a

szoftver

különböző

alkalmazásai

területén,

a

felhasználók

jogosultságfüggően férhetnek hozzá a program egyes menüihez, almenüihez. Ezáltal például a fuvarszervezők nem tudják átállítani a számlázással kapcsolatos beállításokat, így elkerülhetőek olyan félreértések, hibák, hogy valaki tévesen átállít olyat, amihez nem rendelkezik hozzáféréssel.

4. Fuvarszervezés a CARgoNET-ben A mindennapi fuvarszervezés során, a diszponensek által leginkább használt terület a szoftver Fuvarmegbízás menüpontja, amelyben az egyes fuvarok rögzítésre kerülnek. Ha egy megbízást vizsgálunk, a rendszerbe rögzítésre kerülnek az alapadatok, vagyis a költséghely, aszerint hogy ki viszi fel a fuvart, kinek az irányítása alá tartozik a fuvart végző gépjármű, a megbízó a megfelelő fizetési feltétellel, a gépjármű alapadatai, a fuvar felrakó és lerakó címeivel, illetve időpontjaival. Az időpontoknál rögzítésre kerül a terv és a tény kalkuláció is. Ezután rögzítésre kerül a szállított áru, amelynél szintén lehetőség nyílik speciális tulajdonságok, azonosítók megjelölésére is. Ezután - 52 -

tudjuk felvinni külön-külön az egyes fel- és lerakóhelyeket, a hozzájuk tartozó időponttal, majd jelölnünk kell azt is, hogy melyik szállított árut honnan-hova visz a kamion a megbízás során. Végül rögzíteni kell a kalkulációt, amely a későbbi számlázáshoz szükséges, amelyből kiderül a jogcím, a fuvar iránya – bevétele-e vagy kiadás –, a fuvar, illetve a számlázás állapota. Fel van tüntetve, akár egy számviteli mérlegnél, hogy ki követel, és ki tartozik, illetve az árak ÁFÁ-val, pénznemmel és az árfolyammal. Ezen felül az utolsó menüpont egy megbízás rögzítése során a Dokumentumok címke, amely lehetővé teszi, hogy a beszkennelt papír alapú megbízásokat,

CMR-eket,

dokumentumokat

hozzácsatolják

az

elektronikus

megbízáshoz. A pénzügyi részt, számlázást a számlázó elektronikusan végzi, az ahhoz tartozó menüpont alatt. Ha megvizsgálunk egy a rendszerbe felvitt megbízást, azon nyomon követhető az állapota: láthatjuk, hogy folyamatban van-e, vagy már befejezett; számlázára vár-e, vagy már ki van számlázva. Amennyiben egy új, nem állandó partnernek fuvaroz a cég, a megbízás rögzítése előtt az arra jogosultsággal rendelkező személy – jelen esetben a számlázó – felviszi a rendszerbe az új megbízót, a megfelelő fizetési feltétellel, amelyet a fuvarok rögzítésekor már nem kell ismét rögzíteni – a diszponenseknek nem is áll módjukban megváltoztatni, mivel nem rendelkeznek jogosultsággal ehhez –, automatikusan megjelenik.

- 53 -

VI. Problémák és fejlesztések 1. A CARgoNET hátrányai, a felmerült problémák Amióta

bevezették

a

szoftvert,

természetesen

folyamatos

módosítások,

fejlesztések, finomítások mentek végre, az igényeknek, tapasztalatoknak megfelelően. Hiszen a mindennapi élet, használat során derül fény a hibákra, rajzolódik ki a megfelelő megoldás. A bevezető verzióhoz képest javarészt funkcionalitásban bővült, változott a szoftver, bővültek a mindennapi munkát segítő, könnyítő funkciók, menüpontok. Mivel a program elektronikusan használható, így mindenképpen befolyásolja a munkát a számítógépek állapota. Természetesen – ami ma már ritkábban fordul elő – áramszünet esetén szinte megáll az élet az irodában, szinte teljesen áll a munka, esetleg telefonon keresztül lehet kommunikálni a sofőrökkel. Továbbá eddig negatívumként jegyezhető meg a CARgoNET működésével kapcsolatban, hogy sajnos sokszor előfordul, hogy ha egyszerre többen használják a programot, túlságosan leterheltté válik, lelassul, akár le is fagy a rendszer. Abban az esetben is probléma adódik, ha a nap folyamán valaki túl nagy adathalmazt rögzít benne, túlterheli, ekkor is fennakadások adódhatnak. Vagyis véleményem – illetve tapasztalataim szerint is – az informatikai háttér még mindig nem tökéletes, mivel ha nagyobb kapacitásban használják, lelassul, megáll a működésben. Így ez a terület is mindenképpen további fejlesztésre szorul, hiszen ha lelassul a rendszer működése, akadályozza a mindennapi munkát, csökkenti a hatékonyságot. A fenti problémán kívül voltak még észrevételek a szoftver eredeti verziójával kapcsolatban, ezért azóta már történtek továbbfejlesztések. Többek között a fuvarszervezők munkáját tovább könnyítette egy Info almenüpont bevezetése, amelyre kattintva a már rögzített, kijelölt fuvar sofőr számára legfontosabb információit – megbízó, fel- és lerakó cím, szállítandó áru típusa, alvázszámmal – mutatja. Így ezt átmásolva az i-Fleet rendszerből gyorsan és egyszerűen SMS-ben értesíthetik a sofőrt.

2. Legfrissebb módosítások Ahogy korábban egy-egy hétre kiadott mappában, járatokban gyűjtötték, dokumentálták az egyes gépkocsik által végzett fuvarokhoz tartozó okmányokat – CMR, menetlevél, járatelszámoló papír (4-7. számú mellékletek) –, ugyanez az - 54 -

elektronikus dokumentációban is folytatódik. Minden megbízás, fuvar a rendszerben is egy járathoz, járatszámhoz kapcsolódik. Ehhez a diszponensek a fuvarok rögzítése után járatra is kapcsolják azt. Az új járatszámot a rendszer automatikusan, sorban adja, illetve egy fuvar kapcsolható már létező járatszámhoz is. Egy új járatnál a gépjármű adatai is rögzítésre kerülnek, ezáltal később is nyomon követhető, hogy ahhoz a járathoz tartozó fuvarokat melyik gépkocsivezető teljesítette. Ez a módszer eddig megfelelőnek bizonyult, viszont a jelenlegi fejlesztések ezen változtatni szeretnének, mivel a vezetőség nem kapta azokat az adatokat, amelyeket szeretett volna. Korábban, papír alapon havonta elkészítették a fuvarszervezők a különböző statisztikákat, melyik autó hány kilométert futott rakottan és üresen, szembe állították a költségeket a bevételekkel, így pontos adatokat, pontos képet kaptak a vállalat jövedelmezőségéről. Mivel eddig hiányzott a cégnél az ezzel foglalkozó személy, illetve nem volt megfelelően megoldva a programba az ezzel kapcsolatos megfelelő adatok rögzítése, így nem a várt hatékonysággal, eredménnyel működött a szoftver, a vezetőség elégedetlenségét vonta maga után.

3. A problémák kezelése Jelenleg is a fentiek megoldása zajlik, azóta felvettek erre egy külön személyt. Továbbá most is tart annak a módosításnak a bevezetése, amely szerint már nem egy heti fuvarok kapnak egy járatszámot, hanem mostantól minden megbízás külön járatszámot kap, úgy kerül a nyilvántartásba. Ennek az a jelentősége, hogy így könnyebben dokumentálható, mérhető, hogy melyik fuvar mekkora költséggel jár, így könnyen szembe állítható a hozzá tartozó bevétellel. Ez a költség-bevétel összerendelés korábban azért is okozott problémát, mert számtalanszor előfordult, hogy a hét végén, pénteken csak előrakta a sofőr az autót, és a rakománnyal a telephelyen parkolt, lezárta a menetlevelet, majd hétfőn indult el a lerakó címre, a következő menetlevelet elkezdve, új járattal, új járatszámmal. Így a megbízás tulajdonképpen két részre, két járatra szakadt. Ezt próbálják az új módosításokkal kiküszöbölni. Ennek megoldására lett bevezetve az új nemzetközi menetlevél (6-7. számú mellékletek) is, amely hátoldalán egyben járatelszámoló is, azon kerülnek rögzítésre a felmerülő költségek. A menetlevelet a sofőr akkor kezdi, amikor üresen elindul az új megbízás felrakó címére, hiszen azok az üresen futott kilométerek már ahhoz a fuvarhoz tartoznak, illetve ahogy a lerakó címen megürül a gépjármű, teljesíti a fuvarmegbízást, azzal le is zárja a menetlevelet. Ezek az új menetlevelek a CARgoNET-ben vannak nyilvántartva, - 55 -

mindegyik sorszámhoz egy-egy sofőr nevét rendeli hozzá a rendszer, így könnyen ellenőrizhető később, hogy melyik menetlevél kihez tartozik, ki teljesítette a fuvart. Vagyis mostantól a diszponens amint értesíti a gépkocsivezetőt a következő megbízásról, elküldi a fel- és lerakó címét, azonnal küldi a fuvarhoz tartozó új járatszámot is, amely szám kerül az újfajta menetlevélre is. Úgy gondolom, hogy ennek a változtatásnak vannak hátrányai is, ugyanis ezáltal a fizikai dokumentumkezelés bonyolultabbá válik. Hiszen az elektronikus nyilvántartások mellett természetesen a dokumentumok ugyanúgy megőrzésre kerülnek, mappákban rendszerezik őket. Az új rendszer megvalósítása viszont kissé bonyolult, hiszen korábban egy járatszám egy mappa volt, egy egész hét fuvarjai megtalálhatóak voltak benne. Így ha például valamelyik CMR-re volt szükség, könnyen megtalálták azt. Ezután ez annyival válik bonyolultabbá, hogy sokkal több lesz a külön tárolt, számozott dokumentum, nehezebb lesz előkeresni egyet. Korábban a menetlevelek nyilvántartása szintén papíralapon létezett, és csak rendszámokat rendeltek a menetlevelekhez, amely nyilvántartás nehezebben volt ellenőrizhető, nyomon követhető. Ma már az új menetleveleket a diszponensek egyszerűen

a

rendszeren

keresztül

generálhatják,

a

gépjárművezető

nevét

hozzárendelve. Ezzel ismét csak csökken a tárolt papír mennyisége. Ugyanakkor megjegyzendő, hogy annyiban megnehezítették a diszponensek munkáját, hogy mivel az irodában mindenki – tízen – ugyanazt a nyomtatót használja, így sokszor túlterheltté válik, gyakran egyszerre használnák, így várniuk kell. Emellett ez az új rendszer bevezetése még most folyik, egyelőre nem problémamentesen, hiszen a régi bevált módszert megszokták a sofőrök, nem elég gördülékeny az átállás.

4. További megoldásra váró problémák A szoftverrel kapcsolatban általánosságban megállapítható, hogy még mindig folyamatos finomításra szorul, illetve nincs teljes mértékben kihasználva, ezért nem tudja nyújtani azt az eredményt, amit vártak tőle. Nincs elég személy a cégnél, aki a megfelelő adatokat rögzítené a megfelelő statisztikákhoz, kimutatásokhoz, továbbá a beszkennelt dokumentumok, CMR-ek fuvarokhoz történő csatolása is külön személyt igényelne, aki jelenleg hiányzik a cégnél. Vagyis a CARgoNET szoftver folyamatos fejlesztése mellett új személyek felvétele is szükséges lenne, hogy a program nyújtotta lehetőségeket maximálisan kihasználják. Sajnos jelenleg nem elég hatékony a - 56 -

szoftverrel végzett munka sem, továbbá a vezetőség nem mutat hajlandóságot az újabb fejlesztések ösztönzése iránt, mivel azok meglehetősen költségesek, és a vállalkozás jelenleg más pályázatokat, beruházásokat tervez. Természetesen a fejlesztő cég viszont komoly összegeket kérne a CARgoNET szoftver további módosításaiért, a legfrissebb verzió kidolgozásáért. Így ez az ellentét meggátolja a maximális hatékonyság elérését, hiába elégedetlenkedik a vezetőség, hiába várja a konkrét statisztikákat. A fentieken túl sajnos a gazdasági válság is utolérte a Qualitrans-Cargo Kft-t. Azzal a problémával kellett szembesülnie, hogy míg a válság kezdetén – illetve folyamán – más cégek számoltak a visszaeséssel, és például sok szállítmányozó cég megállított kamionokat, a Qualitrans-nál abban reménykedtek, hogy a céget elkerüli a válság. Így a gépjárművek továbbra is többé-kevésbé teljes létszámban teljesítették a fuvarokat, habár egyre nőtt az üresen futott kilométerek száma, egyre gyakrabban hiányzott a visszafelé fuvar. A korábbi fuvarokhoz képest csökkentek a teljesített megbízások árai is. Mivel – mint korábban utaltam rá – nem megfelelő az irodai dolgozók létszáma, nem készültek statisztikák, így erre nem derült fény időben. Amikor viszont elkészültek az elemzések, kiderült, hogy mindenképpen szükségesek megszorítások a Qualitrans-nál is. Így csökkenteni kellett a sofőrök fizetését, viszont ez – nem meglepően – magával vonta a sorozatos felmondásokat, ami mára ahhoz vezetett, hogy alig vagy például a személyautó-szállító szektorban már nincs is váltósofőr. Ezért jelenleg ha egy gépkocsivezető szabadságot vesz ki, akkor az alatt az idő alatt áll a gépjármű, amíg a sofőr ismét munkába nem áll. Ezen felül azt is tapasztaltam, hogy a kamionokon elérték azt az élettartamot, amikor egyre sűrűbben jelentkeznek műszaki hibák, így a javítások miatt szintén gyakrabban kell állnia egy-egy gépjárműnek. Ahogy arról korábban is írtam, egy igazán hatékony szállítmányozási szoftver arra is képes, hogy nyomon kövesse a gépkocsivezetők vezetési idejét, hogy mennyi telt el belőle, illetve a következő fuvar tervezéséhez, hogy mennyi vezetési ideje maradt még. Ez sajnos még nincs megoldva a CARgoNET programban. Véleményem szerint nagy szükség lenne rá. Főleg az utóbbi időben lehetett tapasztalni, hogy egyes sofőrök megpróbálnak „trükközni”, úgy alakítani az idejüket, hogy például ne kelljen hétvégén kinn ragadniuk. Mivel sajnos a sofőrök is csak emberek, nem lehet mindenkiben 100 százalékig megbízni, ezért ennek kiküszöbölésére mindenképpen szükséges lenne a rendszer kiépítése. - 57 -

VII. Egyéni fejlesztési javaslat Végezetül szeretnék egy javaslatot tenni, amellyel a Qualitrans-Cargo Kft. tovább növelhetné versenyképességét. Kutatómunkám során olvastam az integrált járattervező rendszerekről, amelyek alkalmazásával úgy gondolom, javítható a hatékonyság, mivel a fuvarok megfelelő diszponálásával jelentősen csökkenthetők a költségek, veszteségek. Egy ilyen rendszer a felhasználói igényekhez igazodóan nyújtja szolgáltatásait, amelyek kiterjednek a szállítási megrendelések felvételére és feldolgozására, a járatok optimális kialakítására

(legkedvezőbb

időterv/menetrendkészítés,

bejárási

útvonal, sorrendkiírás

leadási/felvételi stb.),

továbbá

sorrend, a

teljesítések

nyilvántartására, elszámolására. Szöveges és grafikus formában nyújtanak segítséget a gépkocsivezetők, az irányítók, valamint a felsővezetők munkájához egyaránt. A gépkocsivezetők munkáját segítik: •

az útvonal-optimalizálás és a járattervezés által szolgáltatott menetrendek

•

az útvonal-optimalizálása és a járattervezés grafikus megjelenítése

Az irányítók munkáját segítik: •

a települések és az úthálózatok törzsadat-listái és azok grafikus megjelenítései

•

a települések a felkeresési sorrendjét tartalmazó listák A járattervező (közúti szállításirányító) rendszerek az adatbank, a feldolgozási

modulok és eljárások hármas egységére épülnek. Az adatbank tartalmazza az érintett ügyfelek adatait, térképi adatokat (pl. a települések, úthálózat adatai), a korlátozó feltételeket (az ügyfelek által megjelölt árufogadási idők, átlagos rakodási idők, az egyes útszakaszokon az átlagos haladási sebesség stb.), a teljesített feladatok adatait, illetve a felvett fuvarigényeket. A feldolgozási modulok közül a legfontosabb a fuvarigény feldolgozási modul, a térképi információkat kezelő modul és a járattervező (menetrendkészítő) modul, amely a fuvarigény, térképi adatok és a korlátozó feltételek figyelembevételével minimális futású, legjobb kapacitáskihasználású közlekedő járatokat állít össze. Kimenetként a járatok menetrend listája (vagy grafikonja), az összes járatra vonatkozó összegző listák, vezetői információk jelennek meg. Az eljárásbankban találhatók többek között az adatbázis-kezelő, a topológiai modellező, és a körutazási, a járatszerkesztési vagy más optimalizáló programok, algoritmusok. - 58 -

Az integrált járattervezési rendszerek legfontosabb alkalmazási területei: •

a logisztikai ellátó-elosztó központokhoz kapcsolódó közúti áruszállítási feladatok szervezése;

•

áruforgalmi

központok,

konténerterminálok

közúti

el-

és

felfuvarozási

feladatainak szervezése; •

városi üzletek, áruházak, gyógyszertárak, áruellátásának szervezési (city logisztikai feladatok15).16 A fentieket végiggondolva véleményem szerint mindenképpen szükséges és

hasznos lenne egy ilyen rendszer alkalmazása. Remélhetőleg a vállalat hamarosan kilábal a gazdasági válság okozta nehézségekből, és kiépít egy integrált járattervezési rendszert,

hogy

megtarthassa

piaci

pozícióját,

illetve

tovább

növelhesse

versenyképességét.

15

Forrás: http://elib.kkf.hu/ewp_08/2008_1_11.pdf: Mosonyiné Ádám Gizella: Inverz logisztikai láncok működése és optimalizálási szintjei, EU WORKING PAPERS 1/2008 (127-129. oldal) (2009.11.17.) 16 Forrás: Szegedi Zoltán – Prezenszki József: Logisztika – menedzsment, Kossuth Kiadó, 2003.

- 59 -

V. Befejezés Összefoglalva megállapítható, hogy manapság már egyetlen vállalat sem őrizheti meg versenyképességét, piaci pozícióját egy integrált vállalatirányítási rendszer megléte nélkül, amely természetesen hatékony, jól működik, kiterjed és szabályozza a vállalat minden folyamatát, összeköti a cég minden szegmensét. Szakdolgozatom abból a célból készült, hogy reális és átfogó képet nyújtson a Qualitrans-Cargo Kft. felépítéséről, tevékenységéről, illetve legfőképp a CARgoNET integrált szállítmányozási és vállalatirányítási szoftver fejlesztéséről, működéséről és eredményességéről. Az Qualitrans-Cargo Kft. legfőbb tevékenysége a nemzetközi fuvarozás, amit belföldi fuvarozás, illetve kisebb mértékben javítási és karbantartási tevékenységek egészítenek ki. A cégnél 2008-ig megfelelőnek tűnt a papíralapú dokumentáció, viszont a vállalat növekedése, fejlődése, és a modernizáció megkövetelték egy integrált szállítmányozási szoftver szükségességét. Ezért fejlesztették ki a CARgoNET szoftvert, amely egyedi, a cég igényeinek kielégítését szolgálja. Ezen felül nemcsak a fuvarszervezés alapjául szolgál, hanem a vállalat egészének irányítását is segíti. A szoftver 2008 januárjára elkészült, bevezették, és azóta is folyamatos finomításokat hajtanak végre a bevezető verzión, mivel természetesen a mindennapi munka során derül fény az esetleges hibákra, hiányosságokra. A szakdolgozat betekintést nyújt a CARgoNET felépítésébe, működésébe, amely nemcsak a fuvarszervezést segíti, hanem kiterjed a cég minden területére, mind a pénzügy, mind pedig a szerviz tevékenységeit irányítja, segíti az elektronikus dokumentációt, illetve a cégen belüli kommunikációt, nagymértékben könnyíti a különböző munkafolyamatokat. Láthattuk, hogy a szoftver fejlesztését gondos munkálatok, elemzések, helyzetfelmérés előzte meg, hogy pontos képet kapjanak a vállalat helyzetéről, ezáltal a cég profiljának megfelelő program készüljön. A projekt több ütemben, fokozatosan ment végbe, a fejlesztések azóta is tartanak. Dolgozatomban továbbá szeretnék részletes képet adni a problémákról, a CARgoNET eddigi hiányosságairól is. Az igyekezetek ellenére sajnos azt kellett tapasztalnom, hogy még mindig nincs kellőképpen, maximálisan kihasználva a szoftver. Ennek egyik oka véleményem szerint, hogy az informatikai háttér nem tökéletes, mivel - 60 -

ha nagyobb kapacitásban használják egyszerre többen, vagy pedig valaki rövid időn belül túl nagy adathalmazt szeretne rögzíteni benne, lelassul, megáll a működésben. Így ez a terület is mindenképpen fejlesztésre szorul. További gátat jelent a munkaerőhiány, mivel nincs elegendő személy a hatalmas mennyiségű adat bevitelére, amelynek következtében a vezetőség nem kapja meg a várt eredményeket, kimutatásokat, így elégedetlen a szoftverrel, nem kapja a várt hatékonyságot. Ugyanakkor jelenleg más beruházások miatt nem szándékoznak újabb összegeket befektetni a szoftver továbbfejlesztésére sem. Úgy gondolom, ezt az akadályt mindenképpen át kellene hidalni, hiszen így a problémák tovább terjedhetnek. Az adatfeldolgozás csak tovább csúszik, egyre több feldolgozásra, dokumentálásra váró adat halmozódik fel, ami csak hatványozni fogja a teendőket. Véleményem szerint az is probléma, hogy az a személy, aki a projektvezető volt, a szoftver működését leginkább ismeri a cégnél, túl sok munkakört lát el, többek között ő a ponyvás szektor fuvarszervezője is, illetve a minőségbiztosítással is foglalkozik egyben. Ez a szerteágazó tevékenység akadályozza abban, hogy az újabb fejlesztésekről mindenkit megfelelően tájékoztasson, betanítson. Úgy látom, ezen mindenképpen változtatni kellene, időt kellene szakítani a betanításra is, hiszen mindenki csak úgy végezheti igazán hatékonyan munkáját. Most, hogy a Qualitrans-ot is sújtja a gazdasági válság, és fény derült a problémákra, hiányosságokra, így már tettek lépéseket a problémák kiküszöbölésére, a szoftver nyújtotta szolgáltatások szélesebb körű kihasználására. A CARgoNET további fejlesztései pedig folyamatosan zajlanak, több-kevesebb sikerrel. Szakdolgozatom végén pedig megpróbáltam javaslatot tenni – érvekkel alátámasztva – egy integrált járattervezési rendszer kiépítésére. Összességében megállapítható, hogy a CARgoNET program segíti a QualitransCargo Kft. működését, pozitív irányba módosította azt. Habár vannak apró hibái, hiányosságai, és ez idáig még nincs maximálisan kihasználva, de mindenképpen sok mindent egyszerűsített, javított, és remélhetőleg javítani fog a jövőben is, a folyamatos fejlesztés, tökéletesítés által. Így a címben a címben megfogalmazott állítás helyesnek tekinthető: Igen,

a

Qualitrans-Cargo

Kft.

versenyképességének,

megőrzésének kulcsa a CARgoNET szoftver. - 61 -

piaci

pozíciója

- 62 -

Irodalomjegyzék Felhasznált irodalom: ⋅ Szegedi Zoltán – Prezenszki József: Logisztika – menedzsment, Kossuth Kiadó, 2003. (ISBN 9630944340) ⋅ Közgazdaságtan, szervezetelmélet és vállalatirányítás, Nemzeti Tankönyvkiadó, 2005. (NT-42593) ⋅ Liker, K. Jeffrey: A Toyota-módszer - 14 vállalatirányítási alapelv, HVG Kiadó, 2008. (ISBN: 9789639686434) ⋅ Jensen, Michael C.: Tulajdonosok és menedzserek - A vállalatirányítás természete, Alinea Fontes Bt., 2008. (ISBN: 9789639659223) ⋅ Hetyei József: Vállalatirányítási információs rendszerek Magyarországon 2., ComputerBooks Kiadó, 2000. (ISBN: 9789636183585) ⋅ Hetyei József: ERP rendszerek Magyarországon a 21. században (2. kiadás), ComputerBooks Kiadó, 2009. (ISBN: 978 9636183585) ⋅ Michael H. Kremzar - Thomas F. Wallace: ERP - Vállalatirányítási Rendszerek, HVG Kiadói ZRt., 2006. (ISBN: 9637525939) ⋅ Hetyei József: Vezetői döntéstámogató és elektronikus üzleti rendszerek Magyarországon, ComputerBooks Kiadó, 2001. (ISBN: 9636182469)

Elektronikus források: ⋅ http://hvg.hu/ (2209.11.02.) ⋅ http://www.gtm.hu/cikk.php?cikk_id=319 (2009.11.10.) ⋅ http://www.vallalatnavigator.hu/ (2009.11.10.) ⋅ http://www.portoro-szoftver.hu/home/ (2009.11.10.) ⋅ http://ugyviteliszoftver.lap.hu/vallalatiranyitasi_rendszerek/15469982 (2009.11.10.) ⋅ http://www.progen.hu/index.php?nyelv=0&tartalom=termekek (2009.11.10.) ⋅ http://ec.europa.eu/enterprise/sme/policy_hu.htm (2009.11.10.) ⋅ http://www.portoroszoftver.hu/support/faq/?gclid=CNDylISShZ4CFdOJzAod4y2epQ#q4 (2009.11.10.) ⋅ http://www.platinaszoftver.hu/ (2009.11.10.) ⋅ http://www.mve.hu/hu/tudastar/integralt-vallalatiranyitas/122 (2009.11.11.) - 63 -

⋅ http://www.aplus.hu/ (2009.11.11.) ⋅ http://www.fisyco.com/uzleti_megoldasok/ERP (2009.11.11.) ⋅ http://www.softinvest.hu/joomla/index.php (2009.11.11.) ⋅ http://tritech.hu/hun/modules/iconerp/ (2009.11.11.) ⋅ http://www.eandh.hu/cegszerviz/integralt_vallalatiranyitas.html (2009.11.11.) ⋅ http://www.regens.hu/collaboration/integralt_vallalatiranyitasi_rendszerek_bevezete se.html (2009.11.11.) ⋅ http://www.progen.hu/index.php?nyelv=0&tartalom=termekvalaszt (2009.11.11.) ⋅ http://www.merlinivr.hu/kezdo.html (2009.11.11.) ⋅ http://www.microsoft.com/hun/Dynamics/iparagak/szallitm.mspx (2009.11.12.) ⋅ http://www.microsoft.com/hun/casestudy/eurotop.mspx (2009.11.12.) ⋅ http://tranzitonline.eu/1/hirek/2003/9/2003-12-01/eu-konform-magyarorszagilogisztikai-infrastruktura-kialakitasa-ii-resz (2009.11.17.) ⋅ http://www.scmonitor.hu/index.php?p=contents&cid=849 (2009.11.17.) ⋅ http://www.szintezis.hu/?p=kereskedelem.nagykereskedelmi.rendszerek (2009.11.17.) ⋅ http://elib.kkf.hu/ewp_08/2008_1_11.pdf: Mosonyiné Ádám Gizella: Inverz logisztikai láncok működése és optimalizálási szintjei, EU WORKING PAPERS 1/2008 (127-129. oldal) (2009.11.17.)

- 64 -

Mellékletek

1. sz. melléklet: Helyzetfelmérés a Qualitrans-Cargo Kft-nél (Forrás: A Qualitrans-Cargo Fuvarozó és Szolgáltató Kft. belső kiadványa, 2008. január)

- 65 -

2. sz. melléklet: A Qualitrans-Cargo Kft. felső szintű folyamatábrája a CARgoNET projekt kezdetén (Forrás: A Qualitrans-Cargo Fuvarozó és Szolgáltató Kft. belső kiadványa, 2008. január)

- 66 -

3. sz. melléklet: A CARgoNET kezdőlapja (Forrás: CARgoNET integrált szállítmányozási szoftver)

- 67 -

4. sz. melléklet: Régi típusú nemzetközi menetlevél

- 68 -

5. sz. melléklet: Korábban használt járatelszámoló

- 69 -

6. sz. melléklet: Új nemzetközi menetlevél első oldala

- 70 -

7. sz. melléklet: Új nemzetközi menetlevél hátoldala

- 71 -

8. sz. melléklet: Diszpós lap

- 72 -