sYin Jaarverslag 2009
Voorwoord Dit is het jaarverslag van de stichting Youth in Nepal (sYin) over het gehele kalenderjaar 2009. Vragen over dit jaarverslag kunt u het beste richten per e-mail aan
[email protected] of aan het postadres dat u treft op pagina 26 van dit jaarverslag. De cijfers in dit jaarverslag zijn gebaseerd op gegevens die sYin zelf heeft berekend of op basis van de Jaarrekening 2009 opgesteld door Onderweegs & De Groot Accountants en Belastingadviseurs. Het bestuur van sYin. Mei 2010
Inhoud 3
Voorwoord
4
Inhoud
5
Inleiding
7
sYin in 2009
13
Samenwerking met Shreejana Development Center
15
Resultaten fondsenwerving 2009
18
Jaarrekening 2009
21
Realisatie doelstellingen 2009
24
Planning 2010
Inleiding Dit is alweer het vijfde jaarverslag van de Stichting Youth in Nepal kortweg sYin. In dit jaarverslag willen wij u zo transparant mogelijk informeren over de gang van zaken binnen de organisatie van de Stichting maar ook van “ons” kinderhuis in Pokhara, Nepal. Het bestuur van sYin wil een zo compleet mogelijk beeld geven over wat zich in 2009 heeft afgespeeld. Niet alleen financieel maar ook inhoudelijk. Samen met onze Nepalese partner Shreejana Development Center (SDC) proberen we zo goed mogelijk invulling te geven aan het uiteindelijke doel: Er zorg voor dragen dat de toevertrouwde kinderen in ons kinderhuis een veilige plek hebben, goed en gevarieerd kunnen eten, goede kleding hebben, goed onderwijs ontvangen en fijn met elkaar en hun vriendjes en vriendinnetjes kunnen spelen. sYin rekent het vooral tot haar taak de Nepalese partner financieel te ondersteunen maar ook adviserend, daarbij rekening houdend met de cultuur, normen en waarden van Nepal. sYin probeert in die zin zoveel mogelijk waarde toe te voegen. Het blijft lastig te bepalen hoeveel sYin zich moet of wil bemoeien met de interne gang van zaken van het kinderhuis en haar staf. sYin probeert dat te doen door te bouwen aan een goede dialoog met alle betrokkenen. De tijd is voorbij dat wij bepalen hoe dingen moeten gebeuren. Het gaat om samenwerking en zorgvuldig met elkaar omgaan. Het principe “wie betaalt, bepaald” gaat niet op. Als alle partijen kunnen leren van elkaar dan is het goed. Eind 2009 vond een speciaal programma plaats waarbij het ging om trauma-verwerking van oorlogservaringen van veel kinderen. Hiervoor werd een methode toegepast, EFT, waarmee in Amerika o.a. bij oorlogsveteranen goede ervaringen werden geboekt. Zowel staf als kinderen hadden hun mening over de methode. Over het algemeen waren deze erg enthousiast over de bereikte resultaten en vooral ook omdat ze hebben geleerd de methode zelf toe te passen. Aanvankelijk was er de nodige scepsis
bij onze Nepalese partner. Immers in Nepal past het niet zo in de cultuur om aandacht te geven aan psychische problemen. Gelukkig hebben we dat wel weg kunnen nemen. Maar nogmaals het blijft soms lastig. Financieel ging het sYin in 2009 voor de wind. Het adoptieprogramma kwam goed van de grond en zorgt thans voor een stevige basis in de fondsenwerving. Al met al mochten we met een positief resultaat afsluiten. Het bestuur is blij dat zoveel mensen en instellingen zich zowel materieel als immaterieel hebben ingezet voor sYin. We denken bijvoorbeeld aan onze donateurs, vrijwilligers, de Rotary Clubs in Maarssen en Pokhara voor het waterproject, een schildersclub in België voor een kunstveiling en vele, vele anderen die zich belangeloos hebben ingezet voor onze kinderen. Natuurlijk ook woorden van dank aan onze Nepalese partner en de medewerkers van het kinderhuis: Dambar, Sima, Minh, Hira, Radju, Rita en Maya. Het bestuur van sYin
sYin in 2009 In dit jaarverslag geven wij eerst een samenvatting over de activiteiten die door sYin zijn verricht in 2009. Verder zullen we stilstaan bij onze relatie met onze Nepalese partner stichting, de vrijwilligers die sYin ondersteunen en de samenstelling van het bestuur. In de daaropvolgende secties van het jaarverslag wordt meer toelichting gegeven op de projecten die sYin uitvoert, fondsenwerving, de jaarrekening en de doelstellingen van het bestuur. Bezigheden van sYin In 2009 heeft sYin een divers aantal activiteiten ontplooid. Een groot aantal van deze activiteiten komt uitgebreider aan de orde in dit verslag. In deze paragraaf treft u een chronologisch overzicht van de verrichte activiteiten. Heleen Holtkuile (vrijwilligster)
•
•
Twee bestuursleden traden af om hun moverende redenen. Dit waren Anneke Voorend (penningmeester) en Bram Sneep (bestuurslid). Het bestuur heeft het vertrek goed kunnen opvangen doordat Ruud Snoek vlak daarvoor was toegetreden tot het bestuur en Michiel Lodewijk zich vlak na het vertrek aandiende als penningmeester. Ultimo 2009 was het bestuur op gewenste sterkte.
“Ik heb de afgelopen jaren op verschil-
Van een tweetal grotere fondsen mochten wij in totaal € 3.500 ontvangen. Maar ook kwamen kleinere bedragen binnen variërend tussen € 10 en € 300. Deze kwamen met name van particulieren en betrokken bedrijven.
contact om ervaringen te delen. D.m.v.
lende manieren contact gehad met sYin. Allereerst heb ik een persoonlijk gesprek met Dick de Boom gehad n.a.v. mijn wens vrijwilligerswerk te doen in het kinderhuis. Dit heb ik zeer op prijs gesteld omdat op deze manier sYin een beeld kreeg van mij en mijn verwachtingen en motivatie, maar daarbij kreeg ook ik een goed beeld van sYin en het kinderhuis. Momenteel heb ik nog regelmatig contact met Dick per e-mail en hij brengt nieuwe vrijwilligers indien gewenst met mij in email, nieuwsbrieven, de website, Facebook en eens per jaar het jaarverslag blijft iedereen erg goed op de hoogte van de ontwikkelingen binnen sYin en het kinderhuis, heel fijn en altijd erg leuk om zo
”
betrokken te blijven!
•
Het sYin Beleidsplan voor 2009- 2012 kwam gereed. Alle donateurs ontvingen via de nieuwsbrief een exemplaar. Ook is het plan te vinden op onze website.
•
In het kinderhuis kwam Maya als plaatsvervanger van Laxmi. Maya is nu hulp en vervult haar taken bijzonder goed. Het vertrek van Laxmi kwam doordat zij trouwde en haar werk in het kinderhuis daardoor niet meer kon verrichten.
•
Twee opgevangen kinderen vertrokken uit het kinderhuis en drie kwamen er voor terug. Bij de verlaters speelt vaak een rol dat de moeder of familie toch weer voor de kinderen kan zorgen.
•
Bij winkeliers in Maarssen zijn geldbusjes geplaatst. In de busjes kunnen klanten hun overtollige muntjes doneren aan sYin. Het loopt goed. Zo waren er zeer goede resultaten bij Snackbar Jan en Vietnamees Saigon Snack (beide in Maarssen). In totaal werd ruim € 700 opgehaald.
•
In oktober bracht een groep jongeren uit Nederland, allen afkomstig uit de jeugdhulpverlening, een bezoek aan het kinderhuis. Het kinderhuis hield er een mooie in Nepal – waar anders – gemaakte sjoelbak aan over.
•
sYin deed net als vorig jaar mee aan de Transparantprijs met haar jaarverslag 2008. Gelukkig waren we weer een tandje beter dan in 2008 (behalve dan de iets te late verschijning van het jaarverslag). Wij proberen het over dit jaar weer beter te doen voor u! In het laatste kwartaal van 2010 ontvangen wij de score voor dit jaarverslag.
•
In november 2009 ontvingen wij het jaarverslag uit Nepal van het kinderhuis. Het Nepalese boekjaar loopt van half juli tot half juli. De cijfers zijn besproken in het bestuur van sYin.
•
Het waterproject werd eind 2009 voltooid en begin 2010 feestelijk geïnaugureerd. Op basis van analyses blijkt dat er sprake is van drinkbaar water.
•
In december was er in kasteel Schoten in België een veiling waar 23 kunstwerken van Groep 22 werden geveild ten behoeve van het kinderhuis. Daarnaast was er een marktkraam met Nepalese artikelen, die goed werden verkocht. sYin kon ruim € 2.800 bijschrijven op haar rekening.
•
Lonny Stoltz en Katja de Groot hielpen eind december en begin januari met de verwerking van de trauma’s van kinderen en leerden hen een methode, EFT, dat staat voor Emotional Freedom Technique, die de kinderen helpt te ondersteunen. De methode kan door de kinderen zelf toegepast worden.
Het bestuur van sYin Aan het eind van 2009 bestond het bestuur uit vier bestuursleden. De bestuursleden dragen verantwoording voor sYin. Belangrijke aspecten in deze verantwoordelijkheid zijn het laten plaatsvinden van fondsenwervingsactiviteiten, contact onderhouden met het bestuur van onze partner stichting in Nepal, de vrijwilligers en de donateurs. Kortom de belanghebbenden. Het contact tussen de bestuursleden vond voornamelijk plaats gedurende zes bestuursvergaderingen door het jaar heen. Voorts was er frequent contact via telefoon en per e-mail over uiteenlopende zaken. Bestuursvergaderingen
Gedurende 2009 zijn twee bestuursleden vertrokken; zo hebben de heer Bram Sneep en mevrouw Anneke Voorend zelf besloten hun bestuursfunctie te beëindigen.
19
januari 2009
De heer Bram Sneep heeft aangegeven zich nog in te
9 februari 2009
zetten voor sYin, maar niet meer in de hoedanigheid van
15
april
2009
bestuurslid. In onderling overleg is besloten dat Dick de
10
juni
2009
Boom en Koko Visser de penningmeester activiteiten van
8 september 2009
Anneke Voorend tijdelijk overnemen tot de nieuwe pen-
15 december 2009
ningmeester is geïnstalleerd.
Per 26 augustus 2009 is de heer Michiel Lodewijk aangetreden in het bestuur als penningmeester. Vanaf 1 januari 2010 zal hij het penningmeesterschap actief naar zich toetrekken. Daarbij zullen Dick de Boom en Koko Visser hem, waar nodig, ondersteunen. In 2009 werden geen salarissen, bonussen of andere vergoedingen uitgekeerd aan de bestuursleden. Wel werden kosten die bestuursleden direct voor sYin maakten vergoed. Gedurende 2009 zijn er op deze manier € 569 aan onkosten ingediend. Het betreft voornamelijk reiskosten, portokosten en voorschotten.
De bestuursleden Ultimo 2009 waren de volgende bestuursleden actief bij sYin. Dick de Boom
Voorzitter in functie sinds: 7 juli 2005 Salaris van sYin: geen
Werkzaam als directeur van Synteger B.V., een financieel adviesbureau.
Koko Visser
Secretaris in functie sinds: 15 februari 2008 Salaris van sYin: geen
Daarnaast is hij voorzitter van de Stichting Wilhelmus van Nassauen, vice-voorzitter van de Raad van Toezicht van Vitree te Lelystad/Kampen en voorzitter van de Stichting Ontwikkelingssamenwerking Maarssen. Werkzaam als adviseur bij Deloitte Financial Advisory Services B.V. in Nederland.
Michiel Lodewijk
Penningmeester in functie sinds: 26 augustus 2009 Salaris van sYin: geen
Werkzaam als adviseur bij Deloitte Financial Advisory Services B.V. in Nederland.
Ruud Snoek
Bestuurslid in functie sinds: 1 december 2008 Salaris van sYin: geen
Werkzaam bij Eduniek als senior adviseur voor het primair onderwijs.
De bestuurleden van sYin hebben een band opgebouwd met Nepal. Hetzij door vakanties, of door werkbezoeken aan het bestuur van onze Nepalese partner en de projecten die we in Nepal ondersteunen. Vrijwilligers De activiteiten die sYin verricht vereisen ondersteuning van vrijwilligers. Daarnaast dragen vrijwilligers ook een heel positief beeld uit voor sYin. In 2009 waren er vrijwilligers betrokken bij het onderhouden van de administratie, het adoptieplan, de opmaak van de balans en resultatenrekening, maar ook op locatie in het kinderhuis in Pokhara. Net zoals bestuursleden ontvingen de vrijwilligers geen salaris, bonus of andere uitkering van sYin. Het bestuur van sYin wil de volgende vrijwilligers dan ook zeer hartelijk danken voor hun grote inzet. Mede hierdoor heeft sYin dit boekjaar weer naar tevredenheid kunnen afronden. In de komende jaren wil sYin zeker doorgaan met het inzetten van vrijwilligers.
Naam Annemarlies Huizinga
Activiteit Ondersteuning sYin adoptieplan
Rias Enders Lonny Stoltz Katja de Groot Trix van Hest Sanneke Roelofs Nik Voorend Lucinda Kootstra Bas Froon
Ondersteuning administratie en jaarrekening 2009 Ondersteuning in TPO opvolging Ondersteuning in TPO opvolging Vrijwilligster in het kinderhuis Vrijwilligster in het kinderhuis Vrijwilliger in het kinderhuis Vrijwilligster in het kinderhuis Vrijwilliger in het kinderhuis
Communicatie met betrokkenen van sYin Als stichtingsbestuur is het zaak om betrokkenen (personen of organisaties betrokken bij de werkzaamheden van sYin ) zo goed mogelijk te informeren over het reilen en zeilen van de stichting en de projecten. Hieronder treft u een overzicht van de betrokkenen die sYin heeft en op welke manier daarmee werd gecommuniceerd. Ook heeft sYin aan de betrokkenen gevraagd wat zij vonden van de communicatie met sYin.
•
Met onze Nepalese partner Zowel met onze Nepalese partner als de leiding van het kinderhuis hebben wij frequent contact. Bijna wekelijks is er e-mail contact met de dagelijkse leiding van het kinderhuis de heer Dambar K.C. en mevrouw Sima Thapa. Het gaat daarbij vooral over rapportage van de voortgang van diverse dagelijkse zaken in het kinderhuis. Zo Dambar K.C. (SDC en SCH) informeren wij over activiteiten die in Nederland plaatsvinden voor sYin, bestuurszaken die voor hen relevant zijn en dergelijke. Wij horen over allerlei zaken rond de kinderen zoals wanneer er examens zijn, feesten, vakanties, als er kinderen weggaan of bijkomen etc. Wat formeler is een maandelijkse rapportage over de financiën, mutaties kinderen en personeel. Vooral de financiële rapportage is vrij gedetailleerd zodat wij steeds inzage hebben in de besteding van de
“The communication in between sYin and SCH is more than satisfactory. SCH provides regular monthly report to sYin with its activities & financial situation. SCH not only provides sYin the report but also request to sYin to provide suggestions to make SCH better. I think - we have good communication relationship inbetween sYin and SCH. I am sure that nothing is perfect there in the world. So we should have to try always to make it better. If there is perfect then the progress is stopped.
”
middelen. Wij spreken met het bestuur van SDC, de dagelijkse leiding van het kinderhuis, de andere medewerkers en natuurlijk de kinderen in het kinderhuis. Deze gesprekken geven een goed beeld van hoe het gaat in en rond het kinderhuis. In 2009 zijn al onze vier bestuursleden aanwezig geweest in Nepal. Overigens brachten deze bezoeken geen kosten met zich mee voor sYin.
•
Met onze donateurs en vrijwilligers sYin streeft er naar vier keer per jaar een nieuwsbrief te produceren. Hierin proberen we een zo breed mogelijk beeld te geven van wat zich afspeelt rondom sYin, het kinderhuis of SDC. De nieuwsbrief wordt verspreid onder ruim 100 mensen en instellingen. Voornamelijk vrijwilligers en donateurs. In 2009 kwamen er 3 nieuwsbrieven uit naast een kerstwens in december; - nummer 17 in februari 2009, - nummer 18 in mei 2009, en - nummer 19 in november 2009. Onderwerpen waren o.a.: bestuursmutaties, fondsenwerving, psychosociale zorg voor de kinderen, het jaarverslag 2008, interview met de leiding van het kinderhuis, het adoptieprogramma van sYin, een benefietconcert en een kunstveiling voor sYin.
Jan Lems (adoptiefouder) Ik vind de communicatie via de nieuwsbrief heel plezierig. Op deze wijze blijven we goed op de hoogte. Misschien is het goed om 1x per jaar een bijeenkomst te organiseren en elkaar te zien, wellicht dat er dan ook wat nieuwe initiatieven ontstaan.
“
”
•
• Met de adoptiefouders Gestreefd wordt om éénmaal per kwartaal contact te hebben met de financieel adoptiefouders van de kinderen. In 2009 waren dat er gemiddeld 25. Een van onze vrijwilligers die ook heeft gewerkt in het kinderhuis, heeft de taak in 2009 op zich genomen om dit contact te onderhouden en te coordineren. De eerste brief hierover is eind 2009 uitgegaan naar de adoptiefouders. Het is nadrukkelijk de bedoeling dat er een actief (schriftelijk) contact tot stand komt tussen de kinderen en hun adoptiefouders.
Met mogelijk geïteresseerden sYin streeft er naar de website www.syin.nl actief te onderhouden. Gemiddeld tweewekelijks wordt de website voorzien van de laatste nieuwtjes. Tweemaal per jaar vindt een update plaats van de totale website zodat deze steeds up to date is. Gemiddeld bezoeken ca. zes mensen deze website per dag. Ook zijn er op de website een aantal Youtube filmpjes te vinden, die een beeld geven over het kinderhuis in Nepal.
Richard Groenendaal (adoptiefouder) De informatie die we ontvangen geeft een goed beeld wat er met de gelden gebeurt. Het is goed om te zien dat - hetgeen ook het belangrijkst is de kinderen er echt mee geholpen zijn. Ik ben tevreden over de wijze waarop wordt gecommuniceerd.
“
”
•
De bestuurders van sYin Tijdens de bestuursvergaderingen worden actualiteiten, plannen en financiën besproken. Een aantal belanghebbende hebben wij gevraagd naar hun ervaringen in de communicatie met sYin. De reacties hebben vindt u terug in dit verslag.
Samenwerking met Shreejana Development Center Het Shreejana Children Home of SCH zoals ons kinderhuis officieel heet is onderdeel van SDC, een z.g. Non Govermental Organization (NGO)1 met een stevige verankering in de samenleving van Pokhara. Een van hun belangrijkste activiteiten is het uitvoeren van een microkredietprogramma. Dergelijke programma’s zijn in ontwikkelingslanden van onschatbare waarde voor de ontwikkeling van kleine bedrijfjes meestal geleid door vrouwen. Het programma van SDC kent thans 6.300 deelneemsters waarvan er 4.200 een microlening hebben afgesloten voor het opzetten van een bedrijfje. In dit programma van SDC staat voor € 460.000 aan kredieten uit en € 17.000 spaargeld2. Er werken ongeveer 23 medewerk(st)ers bij het microkredietprogramma. Vanuit SDC is er een commissie samengesteld die toezicht houdt op de leiding van het kinderhuis. Jaarlijks hebben wij een bijeenkomst met het bestuur van SDC waarin de gang van zaken wordt besproken en wij elkaar op de hoogte stellen van wat er in onze organisaties afspeelt. De sfeer is goed en open. Communicatie met Shreejana Development Center In 2009 is er veelvuldig gecommuniceerd met de staf van het kinderhuis en het bestuur van SDC. Enerzijds verliep de communicatie op gezette momenten via de maandelijkse statusrapportages die de staf van het kinderhuis samenstelt. In deze statusrapportages worden maandelijkse inkomsten en uitgaven van het kinderhuis beschreven door het management van het kinderhuis. Anderzijds was er ook contact tussen de coordinator van het kinderhuis, de manager van het kinderhuis en bestuur van SDC. Middels de statusrapportages kan vanuit Nederland gevolgd worden of het kinderhuis onverwachte kosten moet maken, er afdoende inkomsten zijn om het kinderhuis te laten functioneren en te signaleren of er ongewenste uitgaven worden gedaan.
1
De term wordt veel gebruikt voor organisaties die zich met ontwikkelingssamenwerking bezighouden zonder betrokkenheid van overheden. Over het algemeen gaat het om organisaties die werken aan het bevorderen van milieubescherming, gezondheid, ontwikkelingswerk of het bevorderen van de mensenrechten.
2
Deze bedragen zijn omgerekend uit de lokale valuta Nepalese Rupees. Een Rupee is ongeveer € 0,095.
13
Naar aanleiding van drie statusrapportages heeft het bestuur van sYin in 2009 vragen gesteld aan het bestuur van SDC en het management van het kinderhuis. Deze vragen werden accuraat en inhoudelijk goed beantwoord. De bestuursleden brachten in 2009 een bezoek aan Nepal. Voor vakantie, maar ook om activiteiten voor sYin te verrichten. Daarnaast heeft de voorzitter van sYin eind 2009 (in november) een formeel bezoek gebracht aan het voltallige bestuur van SDC. In deze ontmoeting werd o.a. besproken: de stand van zaken van het kinderhuis en de toekomstige ondersteuning van sYin aan het kinderhuis (na 2012); het is de intentie dat sYin ook na 2012 doorgaat met ondersteuning van het kinderhuis. Zowel sYin als SDC prijzen zich gelukkig met de wijze waarop de samenwerking tussen beide partijen plaatsvindt. Naast de positieve klanken zijn ook enkele serieuzere punten besproken. Zo is de vertraging rondom de realisatie van het waterproject behandeld; de oorzaak van de vertraging bleek met name het gevolg te zijn van technische problemen bij het slaan van de waterput. In deze heeft het bestuur van SDC aangegeven snel voortgang te zullen maken3. Jaarverslag Shreejana Development Center Bij aanvang van de bouw van het kinderhuis is met SDC bepaald dat sYin jaarlijks volledige inzage krijgt in de financiële cijfers van het kinderhuis. Voorwaarde is dat deze cijfers moeten zijn goedgekeurd door een register accountant. In november 2009 heeft sYin op deze manier inzage gekregen in het jaarverslag over de periode 16 juli 2008- 15 juli 2009 (deze periode is door SDC en de accountant bepaald als het boekjaar van het kinderhuis).
3
Begin 2010 is het waterproject technisch afgerond en heeft de formele opening plaatsgevonden.
14
Het bestuur van sYin heeft het jaarverslag eind 2009 geanalyseerd. Uit de analyse komt naar voren dat het kinderhuis gedurende 2009 jaar haar financiële positie sterk heeft verbeterd. Dit komt o.a. doordat schulden die uitstonden naar het kinderhuis werden ingelost door schuldenaars (mede op aandringen van sYin). Voorts heeft het kinderhuis zelf ook voor inkomsten gezorgd. De ongebruikte tegoeden van het kinderhuis zijn opzij gezet op een aparte spaarrekening of werden besteed aan het opknappen van het kinderhuis.
Resultaten fondsenwerving 2009 Zoals in voorgaande jaren heeft sYin zich in 2009 actief beziggehouden met het werven van fondsen bij bedrijven, particulieren en stichtingen. Daarnaast ontving sYin ook veel donaties van donateurs die een goede relatie hebben opgebouwd met sYin. Bijvoorbeeld door deel te nemen aan het adoptieplan. Het bestuur heeft zich in 2009 gericht op het laten groeien van vaste inkomstenbronnen. Zulke bronnen zorgen dat een stabiele stroom aan inkomsten behaald kan worden en het bestuur zich meer kan richten op het uitvoeren van andere fondsenwervingsactiviteiten of nieuwe initiatieven kan nemen. In 2009 heeft de groei van het adoptieplan opnieuw bewezen een sterke en stabiele pilaar voor inkomsten te zijn. Voorts zijn er weinig middelen nodig om het adoptieplan goed te laten functioneren. Hier is het bestuur erg gelukkig mee. Aan het einde van het jaar heeft sYin ook in België fondsen kunnen werven. Hiermee werd de naamsbekendheid van sYin ook weer wat groter en kwam ook een mooi geldbedrag binnen. De ingekomen fondsen zijn door het bestuur toegewezen aan zes inkomstenbronnen. Deze zijn in onderstaande tabel weergegeven en worden verder toegelicht in de opvolgende paragrafen. De totale inkomsten uit fondsenwerving in 2009 bedragen € 19.789. Fondsenwerving
Opbrengst
adoptieplan
€
8.525
donaties
€
3.117
kunstveiling
€
2.816
aanschrijven fondsen
€
3.500
geldbusjes
€
729
activiteiten netwerken
€
357
golftoernooi 2008
€
725
overig
€
Totaal
€
15
20 + 19.789
Adoptieplan Het adoptieplan stelt particulieren, bedrijven en stichtingen in staat om maandelijks voor een vast bedrag aan sYin te doneren. De deelnemers mogen daarnaast ook brieven, kaarten en cadeaus opsturen aan de kinderen in het kinderhuis. Dit wordt centraal gecoordineerd door een vrijwillger van sYin. In totaal kunnen er net zoveel adoptiefouders betrokken worden als dat er kinderen in het kinderhuis zijn. In 2009 groeide het aantal deelnemers van 26 naar 29; er kwamen vijf nieuwe deelnemers bij en er waren twee opzeggingen. Deelnemers
Aantal
particulieren
24
stichtingen
4
bedrijven
1
Totaal
29
De kosten voor deelname aan het adoptieplan bedragen € 300 per jaar; € 25 per maand per deelnemer/-ster. In 2009 bracht het adoptieplan € 8.525 op. Donaties Uit donaties van particulieren, stichtingen en bedrijven werd een totaal bedrag ontvangen van € 3.117. De herkomst is als volgt: Donaties
Bedrag
stichtingen
€
695
bedrijven
€
1.746
particulieren
€
676
Totaal
€
3.117
De overige donaties waren spontane donaties naar aanleiding van de nieuwsbrief, de website en dergelijke. sYin maakt er gewoonte van om binnen 24 uur na ontvangst van een bedrag op de rekening een bedankkaartje te sturen aan de gevers. Kunstveiling In december werd een kunstbijeenkomst gehouden door Groep 22 uit België. In deze groep komen wekelijks schilders bij elkaar om inspiratie op te doen en met elkaar te schilderen. Jaarlijks houdt deze groep een bijeenkomst zodat familieleden, vrienden en andere genodigden de kunstwerken mogen bezichtigen in kasteel Schoten in België. sYin werd ook uitgenodigd om hierbij aanwezig te zijn en de door de kunstenaars beschikbaar gestelde werken te veilen voor het publiek. De opbrengst kwam ten goede aan sYin. De
16
geveilde kunstwerken brachten in totaal € 2.120 op. Daarnaast had sYin een tafel met Nepalese artikelen voor verkoop. De opbrengst daarvan kwam ook ten goede aan sYin en bracht samen met gemaakte donaties nog eens € 696 op. Het netto-resultaat van de dag bedroeg € 2.816. Geldbusjes In 2009 is sYin begonnen met het verspreiden van geldbusjes. De geldbusjes worden gemaakt uit eenvoudige middelen en zien er fraai uit. Ultimo 2009 waren er ongeveer 15 busjes in omloop bij winkeliers in Maarssen. De opbrengst uit de busjes verschilt per winkelier. De opbrengst van de geldbusjes bedroeg € 729. In 2010 zal sYin doorgaan met het plaatsen van de busjes bij winkeliers. Activiteiten netwerken Onze moederstichting Wilhelmus van Nassauen organiseert eens in de 2 à 3 jaar een reünie voor oud bewoners van de Gansenhoef, een kinderhuis dat voorheen door deze stichting werd geëxploiteerd. In het najaar van 2009 vond deze activiteit plaats in Maarssen. Aan ca. 65 deelnemers (oud bewoners) werd een vrijwillige bijdrage gevraagd van € 5 per deelnemer voor sYin. Allen gaven gehoor aan deze oproep (en sommigen nog wat meer). Uiteindelijk werd er op deze manier € 357 aan sYin gedoneerd. Golftoernooi In 2008 werd een golftoernooi gehouden, georganiseerd door de Maarssense Golfkampioenschappen. De opbrengst uit het golftoernooi is ten goede gekomen aan sYin. In 2009 ontving sYin de betalingen van dit evenement. De opbrengst van het golfevenement is daarom ook pas in 2009 zichtbaar in het resultaat. De opbrengst bedroeg € 725. Aanschrijven fondsen In 2009 werden een aantal fondsen aangeschreven in Nederland. Dit leverde een bedrag op van € 3.500 voor sYin.
Klaas Groenendijk (donateur) Prima communicatie via digitale nieuwsbrief en digitale beschikbaarheid van het jaarverslag.
“
”
17
Jaarrekening 2009 Na afronding van het boekjaar heeft sYin haar jaarrekening op laten maken. De jaarrekening sluit met een positief resultaat van € 3.868. Het positieve resultaat komt doordat een voorschot (a.d. € 4.250) voor 2009 al in 2008 als kosten werden gerapporteerd. Voorts werden meer inkomsten behaald uit fondsenwerving dan begroot. Het vermogen waarover sYin beschikt bestaat voornamelijk uit liquide middelen die zijn ondergebracht op een aantal Nederlandse bank- resp -spaarrekeningen. Het vermogen wordt in beginsel beheerd door de penningmeester. Hierbij wordt door de penningmeester afgewogen of het aanhouden van vermogen op een bankrekening voordeliger of nadeliger is in vergelijking tot andere bankrekeningen. Hierbij wordt ook rekening gehouden dat bankrekeningen met hoge rentevergoeding een hoger risico met zich mee kunnen brengen op faillissementen (en het verliezen van de tegoeden). Soortgelijke gebeurtenissen hebben in het recente verleden van de kredietcrisis plaatsgevonden en wil sYin dan ook ten alle tijde voorkomen. Op het moment beschikt sYin niet over langlopende verplichtingen afgezien het voorzien in exploitatiekosten voor het kinderhuis. Contracten met kortlopende verplichtingen (<1 jaar) zijn sporadisch aangegaan en kunnen met inachtneming van zeer korte opzegtermijnen beëindigd worden wanneer het bestuur dat nodig acht. Het bestuur hoopt zodoende over veel flexibiliteit te blijven beschikken. Opbouw van de jaarrekening De jaarrekening werd opgesteld door het bestuur met hulp van Rias Enders die zijn expertise al meerdere jaren vrijwillig inzet om sYin te helpen. Het accountantskantoor Onderweegs & de Groot uit Lunteren heeft de gehele jaarrekening gecontroleerd opdat deze in overeenstemming is met Artikel 9, Boek 2 van het Burgelijk Wetboek. De jaarrekening is onderverdeeld in drie hoofdonderdelen. Deze onderdelen zijn de balans, de bestemmingsreserve en de resultatenrekening. Respectievelijk geeft de balans een overzicht van bezittingen en verplichtingen die sYin eind 2009 had, de bestemmingsreserve een overzicht van een financiëlereserve voor de toekomst en de resultatenrekening een overzicht geeft van inkomsten en uitgaven gedurende 2009.
18
De balans Eind 2009 zag de balans van sYin er als volgt uit. Activa
Passiva
Vlottende activa
Stichtingsvermogen
Vorderingen
€
478
Liquide middelen
€
48.894
Algemene Reserve
€
18.034
Bestemmingsreserve
€
30.000
overlopende passiva €
1.338
Kortlopende schulden Overige schulden en
€
€
49.372
49.372
Algemene reserve De algemene reserve is het vermogen van sYin dat niet is toegewezen aan aan specifiek doel. Het kan ingezet worden voor het verrichten van activiteiten. Ook wordt het gebruikt om de bestemmingsreserve te nivelleren. De algemene reserve is in 2009 gegroeid met een bedrag van € 3.868 naar € 18.734.
Algemene reserve Stand per 1 januari Resultaatbestemming Onttrekking (Bestemmingsreserve) Stand per 31 december
€ € € € €
2009 14.166 16.618 + 30.784 - 12.750 + 18.034
€ € € € €
2008 36.937 6.229 + 43.166 -29.000 + 14.166
Bestemmingsreserve Vanuit de bestemmingsreserve worden de kosten van het kinderhuis betaald. Voorts is deze reserve in 2009 door het bestuur aangesteld als financiële buffer. Met deze buffer kan sYin haar verplichtingen jegens het kinderhuis en haar crediteuren nakomen voor de duur van 1,5 jaar zonder inkomsten. Dit is zoals beschreven in het sYin Beleidsplan 20092012. In 2009 heeft het bestuur de bestemmingsreserve vastgesteld op € 30.000.
19
Bestemmingsreserve Stand per 1 januari Resultaatbestemming (kinderhuis) Onttrekking Stand per 31 december
€ € € € €
2009 30.000 12.750 + 42.750 - 12.750 + 30.000
€ € € € €
2008 30.000 29.000 + 59.000 -29.000 + 30.000
Resultatenrekening De resultatenrekening van sYin eindigde in 2009 met een resultaat van € 3.868. De oorzaak van dit positieve resultaat is toe te wijzen aan twee oorzaken. De kosten voor het eerste kwartaal 2009 van het kinderhuis (a.d. € 4.250) zijn in 2008 gerapporteerd als kosten. Dit leidt tot een positief boekhoudkundig resultaat in 2009. Voorts werden er in 2009 meer inkomsten behaald dan gepland.
Resultatenrekening Netto-opbrengsten Donaties fondsen/ stchtingen € Donaties particulieren € Donaties bedrijven € Opbrengsten activiteiten € € Projectkosten Reis- en verblijfskosten Nepal € Overige projectkosten € Bijdragen derden € € Overige bedrijfskosten Algemene kosten Accountantskosten € Bestuurskosten € Advieskosten € Juridische kosten € Overige algemene kosten € € Financiële baten en lasten Rentebaten en soortgelijke opbrengsten Rente spaarrekeningen € € Bankrente en -kosten €
20
2009
2008
695 676 1.746 16.672 + 19.789
€ € € € €
4.539 2.769 940 2.560 + 10.808
1.999 219 - 650 + 1.568
€ € € €
- + 1.287
2.083 569 - - 189 + 2.841
€ € € € € €
3.141 954 919 - 812 242 + 4.444
1.292 - 54 + 1.238
€ € €
1.230 - 78 + 1.152
Toelichting op inkomsten In 2009 bedroegen de totale inkomsten € 21.081. Deze kwamen grotendeels tot stand door fondsenwervingsactiviteiten. Hierin was het adoptieplan de grootste en meest stabiele bron. De twee na grootste bron van inkomsten waren de donaties die sYin ontving van bedrijven, particulieren en stichtingen. Ook behaalde sYin inkomsten uit het vermogen dat het bestuur heeft ondergebracht op verschillende Nederlandse bankrekeningen. De inkomsten werden ontvangen op de bankrekening van sYin, of via contante betalingen die daarna werden gestort. Toelichting op uitgaven In 2009 had sYin € 17.213 aan uitgaven. De uitgaven bestonden voornamelijk uit de kosten benodigd om het kinderhuis te onderhouden, maar ook kosten die nodig waren om de stichting sYin te kunnen voeren in Nederland. Ook realiseerde sYin een kleine besparing doordat het bezoek van de voorzitter aan Nepal niet ten laste van sYin kwam. Het bestuur heeft besloten dat deze besparing ten goede kwam aan traumahulp voor de kinderen in het kinderhuis. Dit bedrag werd gecombineerd met een donatie van een vrijwilliger welke extra trauma ondersteuning wilde laten geven. Voor twee vrijwilligers die vrijblijvend traumahulp hebben geboden werden de vliegtickets en een deel van de reiskosten betaald. De traumahulpkosten voor sYin bedroegen uiteindelijk € 1.349. Ook werden er bestuurskosten gedeclareerd (€ 569). Deze kosten bestonden voornamelijk uit reiskosten die werden ingediend door bestuursleden. De kosten van de accountant (Onderweegs & de Groot uit Lunteren) bedroegen € 2.083. Van dit bedrag wordt € 700 gedoneerd door de accountant.
Realisatie doelstellingen 2009 Het bestuur heeft zich voor 2009 een aantal doelstellingen opgelegd. Deze doelstellingen bestaan uit financiële resultaten die het bestuur verwachte te halen door bijvoorbeeld het uitvoeren van activiteiten waarmee inkomsten behaald worden (fondsenwerving). In 2009 heeft sYin een groot gedeelte van de doelstelling kunnen realiseren. In de volgende paragrafen van dit jaarverslag wordt hierbij stil gestaan.
21
Financiële planning 2009 Van de financiële planning konden uiteindelijk alle doelstellingen behaald worden. Het bestuur is tevreden met het behalen van de doelstellingen.
• • • •
Behaald - Inkomsten adoptieplan (begroot € 8.000, gerealiseerd € 8.525)
»» »»
Het aantal deelnemers in het adoptieplan groeide boven verwachting. Ten opzichte van 2008 groeide de inkomsten ongeveer 220%.
Behaald - Ontvangen donaties (begroot € 1.000, gerealiseerd € 3.117)
»»
sYin heeft in 2009 meer donaties ontvangen dan begroot.
Behaald - Baten uit rente (begroot € 1.200, gerealiseerd € 1.292)
»» »»
In 2009 vond er een rentedaling plaats ten opzichte van 2008. Ondanks de rentedaling kon de verwachting worden gerealiseerd.
Behaald - Fondsenwerving (begroot € 4.800, gerealiseerd € 15.927)
»»
In de planning voor 2009 had sYin een aantal activiteiten staan (zie ook: Activiteiten fondsenwerving 2009). Deze activiteiten brachten samen € 15.927 op.
Activiteiten fondsenwerving 2009 In 2009 heeft sYin de activiteiten voor fondsenwerving gedeeltelijk behaald. Ieder van de doelstellingen wordt in onderstaande opsomming verder toegelicht. Oorzaak van het niet behalen van doelstellingen in fondsenwerving komt ondermeer doordat in 2009 twee bestuursleden hun functie hebben neergelegd. Daardoor kregen bestaande bestuursleden meer taken om sYin te kunnen onderhouden. Als gevolg konden de overgebleven bestuursleden zich minder richten op het behalen van alle doelstellingen. Behaalde activiteiten fondsenwerving
•
• •
Uitbreiding adoptieprogrogramma
»» »» »»
Doel: Inkomsten adoptieprogramma ten minste € 8.000. Het adoptieplan bracht € 8.525, € 525 meer op dan gepland. Aan het einde van 2009 waren er 29 adoptiefouders.
Geldbusjes
»» »»
Doel: Plaatsen geldbusjes bij winkeliers in Maarssen Opbrengst over 2009 is € 729.
Veiling kunstwerken
»» »» »»
Doel: Veiling met kustwerken organiseren in België. Op 13 december 2009 werd de kunstveiling georganiseerd. De veiling was een succes en heeft geleid tot goede inkomsten.
22
•
Activiteiten uit eigen netwerk
»» »» »»
Via de stichting Wilhelmus van Naussauen werd aan sYin gedoneerd. Door activiteiten uit eigen netwerk ontving sYin enkele donaties. Daarnaast werden een tweetal fondsen aangeschreven. Dit was succesvol aangezien beide fondsen een gift deden aan sYin.
Geplande activiteiten, maar niet uitgevoerd
• •
•
•
Werving vaste donateurs
»» »»
Doel: Werven van donateurs welke perodiek vaste bedragen geven. Er is geen significante groei in dit type donateurs behaald.
Wijnproeverij
»» »» »» »»
Doel: Houden van wijproeverij voor genodigden. Er werd geen wijnproeverij georganiseerd in 2009. De aanwezigheid van bestuursleden die hierin konden faciliteren ontbrak. De plannen voor de wijproeverij zijn verplaatst naar 2010.
Geldinzamelingactiviteit in het basisonderwijs
»» »» »»
Doel: Werven inkomsten in samenwerking met scholen in het basisonderwijs. Uit activiteiten met scholen werden geen directe inkomsten behaald. Wel zijn er contacten gelegd met scholen die in de toekomst via sYin activiteiten willen gaan uitvoeren.
Golftoernooi 2009
»»
Er werd geen golftoernooi in 2009 georganiseerd door het bestuur.
23
Planning 2010 Ook voor 2010 heeft het bestuur een aantal doelstellingen geformuleerd die ze graag wil behalen. De doelstellingen zijn verdeeld in twee categoriën. Namelijk: fondsenwerving en financiële planning. De doelstellingen voor beide onderwerpen worden in de volgende paragrafen toegelicht. Financiële planning 2010 In 2010 beoogt sYin ongeveer € 18.350 aan inkomsten te ontvangen. Zoals in voorgaande jaren zal het adoptieprogramma hierin de voornaamste bron van inkomsten zijn. Met deze activiteit verwacht sYin ongeveer € 9.300 aan inkomsten te halen. Naast deze bron verwacht sYin nog een aantal fondsenwervingsactiviteiten te verrichten (a.d. € 3.250) en donaties te ontvangen (a.d. € 5.000). Het opgebouwde vermogen van sYin zal ongeveer € 800 aan rente voor sYin opleveren. De uitgaven voor 2010 worden geraamd op € 21.850. Deze raming bestaat grotendeels uit de bijdrage van sYin in exploitatiekosten voor het kinderhuis (a.d. € 16.000). Verder wordt er rekening gehouden met accountantskosten van ongeveer € 2.100 voor het jaarverslag 2010, het jaarlijkse bezoek van de voorzitter aan Nepal (a.d. € 1.000) en overige kosten (a.d. € 750). Ook plant sYin om een bijdrage te doen aan het bezoek van SDC/ SCH leden aan Nederland. De bijdrage wordt door het bestuur grofweg geschat op € 2.000. Uiteindelijk zal sYin het jaar 2010 afsluiten met een verwacht verlies van ongeveer € 3.500. Het bestuur van sYin verwacht deze last te kunnen dragen daar het vermogen over voorgaande jaren is toegenomen en de toekomstige exploitatiekosten van het kinderhuis dalen. Financiële planning voor 2010 inkomsten adoptieplan € 9.300 fondsenwerving € 3.250 baten uit rente € 800 donaties € 5.000 bezoek Nepal kosten kinderhuis € - accountantskosten € - bijdrage werkbezoek SDC/ SCH € - overige kosten € - + € 18.350
24
€ € € € € €
uitgaven
1.000 16.000 2.100 2.000 750 + 21.850
•
Adoptieplan In 2010 wil sYin zorgen dat voor alle opgevangen kinderen een adoptiefouder beschikbaar komt. Op deze manier zal het adoptieplan ongeveer € 9.300 opbrengen. Hiermee vormt het adoptieplan een zeer stabiele bron van inkomsten voor sYin.
•
Donaties Net als voorgaande jaren houdt het bestuur rekening met een aantal donaties die gemaakt zullen worden. Ook wil het bestuur het aantal vaste donaties (bijvoorbeeld jaarlijkse of maandelijkse giften van vaste donateurs) dat binnenkomt vergroten. Over 2010 verwacht sYin ongeveer voor € 5.000 aan donaties op te halen bij bedrijven, particulieren en stichtingen.
•
Baten uit rente In 2010 verwacht sYin ongeveer 2% rente op haar vermogen te ontvangen. In totaal zal dit ongeveer € 800 voor sYin opleveren.
•
Bijdrage werkbezoek SDC/ SCH In 2010 wil sYin enkele contactpersonen van SDC uitnodigen in Nederland. Tijdens dit bezoek zullen bijvoorbeeld Nederlandse jeughulpverlening projecten bekeken worden. Enkele jaren geleden heeft sYin giften ontvangen om een dergelijk bezoek te faciliteren. Het bezoek zal plaatsvinden in de zomer 2010.
Fondsenwerving in 2010 Gedurende het nieuwe boekjaar 2010 wil sYin graag een aantal activiteiten verrichten om fondsen te werven. In totaal verwacht sYin middels fondsenwerving ongeveer € 3.250 in te zamelen. De volgende activiteiten zijn beoogd.
•
Spaarpotjes De spaarpotjes die sYin verspreid onder winkeliers in Maarssen zullen worden bijgehouden. Over 2010 wordt ongeveer € 500 in opbrengsten verwacht. Het geplaatste aantal busjes lijkt terug te lopen.
•
Wijnproeverij Er zal een wijnproeverij worden georganiseerd samen met wijnhandel “De Wijn Genoten” uit Maarssen. De proeverij zal plaatsvinden in de loop van 2010. Er zullen twee avonden georganiseerd worden voor genodigden. Ook zal er een inloopdag zijn waar mensen voor sYin wijn kunnen kopen. De opbrengst voor sYin zal bestaan uit een kleine opslag die op de verkochte wijn wordt gedaan. Ook zal “De Wijn Genoten” een deel van haar inkomsten afstaan. Het resultaat van de wijnproeverij is geschat op ongeveer € 750.
25
•
Concert Het Leidsch Barok Ensemble heeft aangeboden om in oktober 2010 weer voor ons op te treden. Dit semi professionele orkest staat onder de bezielende leiding van onze oud voorzitter Roelof Balk. De voorbereidingen daarvoor zullen begin 2010 gaan plaatsvinden. Het bestuur streeft naar een volle kerk. Daarnaast worden er programma boekjes uitgegeven waarin bedrijven advertentieruimte kunnen kopen. Het bestuur hoopt op een netto opbrengst van € 2.000.
Het bestuur van sYin, Dick de Boom, Koko Visser, Michiel Lodewijk, en Ruud Snoek. Stichting Youth in Nepal IJsvogel 34 3602 XN Maarssen
26
