Succesvolle voorbeelden flex- en telewerken

60865_rap_communicatie

25-04-2006

09:52

Pagina 1

abcdefgh Rijkswaterstaat

Succesvolle voorbeelden flexen telewerken Communicatiestrategie Utrecht, 1 maart 2006


2

25-04-2006

09:52

Pagina 2

Succesvolle voorbeelden flexen telewerken - Communicatiestrategie


25-04-2006

09:52

Pagina 3

Inhoudsopgave ...................................................................................

1 1.1 1.2 1.3

Het project 5 Doel 5 Werkwijze 5 Leeswijzer 5

2 2.1 2.2 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5

Succesvolle voorbeelden 7 Het zoeken naar de voorbeelden 7 De voorbeelden 7 Ervaringen uit de voorbeelden 8 Redenen om te gaan flex- of telewerken 8 Drempels flexen telewerken 8 Formeel invoeren van flex- of telewerken 9 Kosten van flexen telewerken 10 Effecten van flexen telewerken 10

3 3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.3 3.4 3.4.1 3.4.2

Doelgroepen, communicatiedoel en boodschap 11 Algemeen 11 Werkgevers 12 HRM-manager 14 Leidinggevende 14 Directeur 14 Werknemers 15 Overig 15 Vervoercoördinatiecentra (VCC's) 15 Intermediairen 15

4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

Communicatiemiddelen 17 De doelgroep 17 Het middel 17 De afzender 18 De inhoud 19 De verspreiding 19

5

Conclusies en aanbevelingen 21 Bijlagen 23

3



4

25-04-2006

09:52

Pagina 4



25-04-2006

09:52

Pagina 5

1. Het project ...................................................................................

1.1 Doel Door het presenteren van succesvolle voorbeelden van flexen telewerken wil het Ministerie van Verkeer en Waterstaat flexen telewerken onder de aandacht brengen van werkgevers en werknemers in het midden- en kleinbedrijf (MKB). Hierdoor moet de kennis over flexen telewerken en het aantal flexen telewerkers toenemen.

1.2 Werkwijze

In de figuur hiernaast is deze werkwijze in de vorm van een stappenplan schematisch weergegeven.

4: bepalen‘Prijs’ centrale boodschap en randvoorwaarden

COMMUNICATIE

INHOUD

In een onderzoek uitgevoerd door XTNT en AGV is gezocht naar voorbeelden van flexen telewerken in het MKB in Nederland. Tijdens telefonische interviews met bedrijven is informatie verzameld over de succesfactoren van flexen telewerken en de drempels die overwonnen moeten worden bij het invoeren van flexen telewerken. Daarna is onderzocht welke succesfactoren uit deze voorbeelden moeten worden 1: vaststellen ‘Prijs’ criteria gecommuniceerd naar succesvolle projecten de verschillende doelgroepen. Hierbij is een communicatiedoel 2: selecteren en uitwerken ‘Prijs’ en een centrale voorbeeldprojecten boodschap vastgesteld. Dit doel en deze boodschap zijn vertaald ‘Prijs’ 3: vaststellen doelgroepen en naar mogelijke communicatiedoelen communicatiemiddelen.

‘Prijs’ 5: selectie communicatiemiddelen

1.3 Leeswijzer Hoofdstuk 2 beschrijft de voorbeelden waar flexen telewerken succesvol is ingevoerd. De doelgroepen, het communicatiedoel en de centrale boodschap zijn vermeld in hoofdstuk 3. Met welke communicatiemiddelen het Ministerie van Verkeer en Waterstaat deze boodschap kan uitdragen is opgenomen in hoofdstuk 4.

5



6

25-04-2006

09:52

Pagina 6



25-04-2006

09:52

Pagina 7

2. Succesvolle voorbeelden ...................................................................................

2.1 Het zoeken naar de voorbeelden Bij de start van het project is besloten dat alleen wordt gekeken naar bedrijven uit het MKB. Dit betekent dat grote bedrijven waar flexen telewerken succesvol is geïmplementeerd, zoals Interpolis en diverse gemeenten, buiten dit onderzoek zijn gehouden. Deze voorbeelden zijn namelijk alom bekend en door een verschil in schaalgrootte vaak niet toepasbaar voor kleinere bedrijven. Tijdens interviews met de Kamer van Koophandel, brancheorganisaties, werkgevers- en werknemersorganisaties en diverse organisaties (RWS AVV, Telewerkforum, TNO, Ministerie van V&W, Ministerie van SZW, et cetera) is gezocht naar voorbeelden van bedrijven waar flexen telewerken succesvol is geïmplementeerd. Deze zoektocht was niet eenvoudig. Redenen hiervoor waren: – Er zijn weinig bedrijven uit het MKB die flexen telewerken formeel hebben vastgelegd (bij de kleine bedrijven van - 250 fte). – Bij weinig bedrijven kunnen de succes- en faalfactoren (kwantitatief) worden benoemd. – Het vinden van bedrijven die aan de vooraf gestelde criteria voldeden bleek lastig / bijna onmogelijk.

2.2 De voorbeelden In bijlage 1 is een overzicht opgenomen van de tien voorbeelden die aan het einde van de zoektocht overbleven als succesvolle voorbeelden. In deze tabel zijn de kenmerken van flexen telewerken vastgelegd. Enkele bedrijven zijn niet opgenomen met hun bedrijfsnaam, aangezien zij anoniem wilden meewerken aan dit onderzoek. De tien succesvolle voorbeelden zijn:

7

Bedrijf

Branche

# medewerkers

..................

.......................

.......

.......

.......

Annie Connect Flexfront De Beuk Euro Scgg Bikker

Zakelijke dienstverlening Zakelijke dienstverlening Zakelijke dienstverlening Zakelijke dienstverlening

170 14 35 150

145 10 20 150

DLV Dier bv E-way out bv Vertis PROCIT

Zakelijke dienstverlening Zakelijke dienstverlening ICT ICT

125 8 400 47

Anoniem 1 Anoniem 2

Zorg en dienstverlening Industrie en bouw

35 200

145 10 20 5 vast, rest sporadisch 100 7 200 13 in Ndl 23 in Nepal 11 in India 15 15


# telewerkers

# flexwerkers

100 8 200 13 in Ndl

15 0


25-04-2006

09:52

Pagina 8

De voorbeelden zijn verspreid over verschillende branches. Wel overheerst de zakelijke dienstverlening. De voorbeelden gebruiken bijna allemaal flexen telewerken als 'unique selling point'. Dat betekent dat het hele bedrijf is ingericht vanuit de gedachte van flexen telewerken. Hierbij is dus niet gekeken naar de wensen van de werknemer, maar de werkgever heeft heel duidelijk besloten dat in zijn bedrijf flex- of telewerken als standaard werkvorm wordt gebruikt. In het geval van Anoniem 2 heeft men telewerken ingevoerd vanuit de gedachte dat men 24 uur per dag bereikbaar wil zijn.

2.3 Ervaringen uit de voorbeelden Per subparagraaf zijn de belangrijkste ervaringen opgedaan uit de praktijkvoorbeelden weergegeven. 2.3.1 Redenen om te gaan flex- of telewerken Uit de voorbeelden blijken verschillende redenen voor werkgevers om te gaan telewerken of flexwerken. De redenen voor werkgevers om te gaan telewerken: 1. Het bedrijf wil kosten besparen (kantoorruimte/reistijd). 2. Het bedrijf wil zich flexibel kunnen opstellen naar haar opdrachtgever en wil haar diensten buiten kantoortijden kunnen aanbieden. 3. Het bedrijf heeft als filosofie dat haar taken niet vanuit een kantoor hoeven te worden uitgevoerd. In deze bedrijven wordt dan vaak al vanaf de start getelewerkt. De redenen voor de werkgevers om te gaan flexwerken: 1. Ontwijken van de spitsen (spitsvermijdend telewerken), waardoor de tijd van de werknemer beter kan worden ingedeeld. 2. De werken zorgtaken van de werknemers kunnen zo beter worden gecombineerd hetgeen de werkgever zo kosten bespaard. Uit de voorbeelden blijken de volgende redenen voor een werknemer om te gaan tele- en flexwerken: 1. werken zorgtaken te combineren; 2. tijd efficiënter te kunnen besteden. 2.3.2 Drempels flexen telewerken Zoals uit de voorbeelden blijkt, is telewerken voornamelijk toegepast in de dienstverlenende sectoren (administratief, financieel en ICT). De overige sectoren zien het niet als een nuttige toevoeging in het werkproces. De bedrijven ervaren flexen telewerken allemaal positief. Zij denken dat deze manier van werken de komende jaren zeker gehandhaafd blijft. Er is echter wel een aantal kanttekeningen. Bedrijven binnen de ICT, zakelijke en financiële dienstverlening leveren diensten. Medewerkers kunnen vaak makkelijk vanaf andere plaatsen werken, waardoor flexen telewerken relatief eenvoudig te implementeren is. De diensten van de bedrijven zijn echter vaak niet tastbaar en niet direct op output te controleren. Als de medewerkers niet op kantoor en op andere tijden werken, is het voor leidinggevenden wel lastiger te bepalen of een medewerker zijn werk (goed) heeft uitgevoerd. Dit betekent dat bij de invoering van flexen telewerken goed moet worden nagedacht over mogelijk controlemiddelen, waardoor leidinggevenden zicht hebben op de uitgevoerde taken van de medewerker.

8



25-04-2006

09:52

Pagina 9

De werkzaamheden binnen een bedrijf moeten flexen telewerken toestaan. Bedrijven die bestaan bij de gratie van het onderling veelvuldig communiceren zullen meer moeite hebben met de invoering van telewerken, dan bedrijven die bestaan uit bijvoorbeeld adviseurs die veel contact hebben met klanten in plaats van collega's. Flex- en telewerken wordt vaak gezien als iets optioneels, dat een gunst van de werkgever is naar de werknemer. Binnen de zakelijke en financiële dienstverlening gaat men ervan uit dat deze faciliteiten naar redelijkheid en billijkheid worden gebruikt, zonder dat daar door de werknemer misbruik van wordt gemaakt. De overige branches leggen het daarentegen vaak wel vast in de arbeidsvoorwaarden, omdat de rechten en plichten van de werkgever en werknemer dan duidelijk zijn. 2.3.3 Formeel invoeren van flex- of telewerken Structureel flex- of telewerken waarbij de werknemer nooit vanuit kantoor werkt, wordt in de meeste gevallen in de arbeidsovereenkomst vastgelegd. Het flexen telewerken is in dit geval geformaliseerd. Bij de voorbeelden waarin structureel flex- of telewerken is ingevoerd, is dit ook opgenomen in de contracten. Bij bedrijven waar niet structureel flexen telewerken is ingevoerd en werknemers vaak zelf kunnen kiezen of en wanneer zij flex- of telewerken, is er meestal niet of nauwelijks iets vastgelegd in de arbeidsovereenkomst. Flex- en telewerken wordt dan ingevoerd op vrijwillige basis en de werknemer bepaalt zelf of hij/zij wil gaan flexen telewerken. Deze medewerker beschikt dan eigenlijk altijd al over een computer met internetverbinding en een telefoon. De werkgever en werknemer zien dan geen voordelen van het formeel vastleggen van het flex- of telewerken. Daarnaast ziet men het formeel vastleggen als veel werk. De drempel tot formalisering is daarom bij incidenteel flexen telewerken hoog. Uit contacten met de Arbo-dienst en uit literatuur blijken de volgende voordelen van het formeel invoeren van flexen telewerken: – De werkgever mag belastingvrij vergoedingen bieden om te flexen telewerken. Dit zorgt voor goede secundaire arbeidsvoorwaarden voor de werknemer. De werkgever geeft hiermee aan het flexen telewerken serieus te nemen. – Flex- en telewerken kan onderdeel worden van de bedrijfsvisie. Het flexen telewerken kan op die manier duidelijk bijdragen aan de doelstellingen van het bedrijf. – Het bedrijf kan gericht sturen op de voor- en nadelen van flexen telewerken. Het bedrijf kan de voordelen beter benutten: – verbetering van de productiviteit en efficiency van de werknemers; – kostenbesparing; – ruimtebesparing; – meer flexibiliteit en beter dienstverlening; – behoud van personeel en een voordeel bij werving nieuw personeel. Daarnaast kan het bedrijf beter inspelen op de nadelen: – het missen van sociale binding; – de kans dat de telewerker soleert en zich van de organisatie vervreemd; – de werknemer krijgt meer verantwoordelijkheid en vrijheid (dat pakt niet altijd goed uit); – de grens tussen werken en vrije tijd vervaagt.

9



25-04-2006

09:52

Pagina 10

Een overeenkomst kan afspraken bevatten over: – aantal telewerkdagen; – welke dagen wordt getelewerkt; – bereikbaarheid/aanwezigheid; – inrichting van de werkplek en andere voorzieningen; – software; – vergoedingen (telefoon, meubilair); – contactmogelijkheden en werkoverleg; – beveiliging/vertrouwelijkheid/geheimhouding; – aansprakelijkheid van werkgever en werknemer; – prestatiecontrole/huisbezoek; – duur en beëindiging van de overeenkomst. In bijlage 2 is een voorbeeld opgenomen van een arbeidsovereenkomst omtrent flexen telewerken. Het is de samenvatting van de raamovereenkomst van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat. De werkgever is primair verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden waaronder werknemers werken. Dit betekent dat de werkgever volgens de Arbo-wet moet zorgen voor een goede (thuis)werkplek van de telewerker. Alle kosten die zijn verbonden aan de naleving van de Arbo-wet komen voor rekening van de werkgever en mogen niet ten laste komen van de werknemers. 2.3.4 Kosten van flexen telewerken De kosten voor de implementatie van flexen telewerken vallen in de meeste voorbeelden erg mee. De kosten van ICT zijn minimaal en wegen in alle gevallen op tegen de besparing. Vooral de organisaties die volledig telewerken ervaren significant lagere kosten dan de conventionele organisaties. Echter, een extra aanpassing aan bedrijven die niet structureel telewerken wordt als relatief duur ervaren, omdat er zowel een kantoorplek als een thuiswerkplek moet worden ingericht. In die gevallen worden er niet of nauwelijks investeringen gedaan en probeert men met bestaande middelen of een bijdrage aan de werknemer telewerken toch mogelijk te maken. Bijvoorbeeld door het regelen van gsm's via het bedrijf of het geven van een telewerkvergoeding, zodat de werknemer een netwerkverbinding deels kan financieren via het bedrijf. 2.3.5 Effecten van flexen telewerken Slechts enkele bedrijven beschikten over gegevens over de effecten van het flexen telewerken. Hieronder volgt een korte opsomming van deze gegevens. – Bij een aantal organisaties is het ziekteverzuim met meer dan de helft afgenomen naar minder dan 1,4 procent. – In alle gevallen (als het gaat om de voorbeelden) is de productiviteit toegenomen of gelijk gebleven. – De kosten van ICT infrastructuur blijken achteraf lager dan verwacht. – Met minimale middelen zoals een gsm van de zaak, een ADSL verbinding en toepassingen zoals internet/e-mail en msn blijkt het redelijk eenvoudig te zijn om te telewerken. – Het kunnen combineren van de zorgtaak thuis (kinderen etc.) met het werk leidt tot een grotere bereidwilligheid van de werknemer.

10



25-04-2006

09:52

Pagina 11

3. Doelgroepen, communicatiedoel en boodschap ...................................................................................

Op basis van informatie uit de voorbeeldprojecten en in literatuur is bekeken welke doelgroepen moeten worden benaderd om flexen telewerken te bevorderen. In dit onderzoek hebben wij verschillende doelgroepen onderscheiden, aangezien de aspecten die hen motiveren om te gaan flex- of telewerken verschillen. De voornaamste doelgroepen zijn de werkgever en werknemer. De werkgever is te verdelen in drie subgroepen, namelijk de HRM-manager, directeur en leidinggevende. Deze subgroepen zijn van belang bij bedrijven met meer dan twintig werknemers, aangezien de werkgeversfunctie daar is verdeeld over meerdere personen. De HRM-manager richt zich in bedrijven met meer dan 20 personen vooral op de sociale aspecten binnen het bedrijf. De leidinggevende is verantwoordelijk voor het functioneren van de medewerkers en is daarnaast ook verantwoordelijk voor het behalen van doelstellingen. De directeur is (financieel) eindverantwoordelijke. In het schema zijn de verhoudingen tussen deze groepen weergegeven.

Directeur

HRM-manager

Leidinggevende Werkgever Werknemer Daarnaast zijn de overige doelgroepen: vervoercoördinatiecentra en intermediairen belangrijk, zoals de Kamer van Koophandel en brancheorganisaties. In dit hoofdstuk is per doelgroep het communicatiedoel en de onderdelen van de te verkondigen boodschap weergegeven. In de eerste paragraaf is aangegeven welke boodschap aan alle doelgroepen moet worden gecommuniceerd. Daarna is per paragraaf ingegaan op het communicatiedoel en de te verkondigen boodschap per doelgroep.

3.1 Algemeen Enkele zaken moeten aan alle doelgroepen worden gecommuniceerd: – Vaak wordt flexen telewerken niet geformaliseerd. Er worden afspraken gemaakt tussen de werkgever en werknemer, maar deze worden niet vastgelegd in een contract. Door flexen telewerken te formaliseren worden de voordelen beter benut en de nadelen beter beheerst.

11



25-04-2006

09:52

Pagina 12

– Flex- en telewerken is geen losstaand onderwerp, maar kan worden gezien binnen bepaalde maatschappelijke thema's, zoals de verbetering van de luchtkwaliteit, een vermindering van de fileproblematiek en een nieuwe manier van werken en leven. Deze thema's kunnen worden benoemd als kader voor het flexen telewerken. – Voor de invoering van flexen telewerken moet het gedrag van werkgevers en werknemers worden beïnvloed. Daarom moet niet alleen kennis worden gegeven, maar moet ook worden ingegaan op de houding van de personen. – Mensen komen buiten werktijd vaak tot creatieve oplossingen. Als personen zich begeven in een andere, misschien meer inspirerende omgeving dan het kantoor, kunnen zij hun gedachten vrijer laten gaan en mogelijk meer creatieve oplossingen bedenken. – Werknemers reizen door telewerken minder naar het werk. Vooral als er met de auto wordt gereisd naar het werk, worden de woonwerkkosten minder. Bij treinreizigers is dit vaak niet het geval, aangezien er gebruik wordt gemaakt van een treinabonnement van een week, maand of jaar. Eén dag minder reizen per week heeft dan geen effect op de reiskosten, aangezien deze al zijn gemaakt. – Telewerken kan een tijdelijke of blijvende oplossing bieden bij reïntegratie van zieke werknemers. – Een flexibele opstelling van de werkgever en meer eigen verantwoordelijkheid voor de werknemer zorgen voor meer arbeidstevredenheid.

3.2 Werkgevers Het communicatiedoel is het motiveren van werkgevers om een werkklimaat te creëren waarin flexen telewerken mogelijk en gewenst is. Financieel gewin is voor werkgevers een belangrijke drijfveer voor het toepassen van flexen telewerken. De werkgever heeft geen sociale functie, maar wil brood op de plank zien. Het is daarom belangrijk dat de voordelen uit de voorbeelden zover mogelijk kunnen worden gekwantificeerd en uitgedrukt in cijfers. Helaas zijn in het midden- en kleinbedrijf deze voordelen vaak niet gemeten en dus niet gekwantificeerd. Daarnaast zijn de voordelen ook niet altijd goed te meten. In de folder 'Telewerken iets voor u' van VNO NCW is wel dieper ingegaan op de kosten van een werkplek, de infrastructuur en de begeleiding van werknemers. In de folder is echter niet ingegaan op de kwantificering van de voordelen van flexen telewerken. Mogelijk zorgt het rekenmodel van het Telewerkforum voor beter zicht op de financiële kosten en baten. De onderdelen van de boodschap aan werkgevers moeten zijn: – Een afname van de benodigde kantoorruimte: werknemers delen werkplekken of werknemers werken altijd thuis. – Afname ziekteverzuim doordat zorg en werk kunnen worden gecombineerd en werknemers meer tevreden zijn. – Stijgende productie omdat werknemers: – op hun meest productieve uren kunnen werken; – hun inzet kunnen afstemmen op de momenten waarop extra inzet nodig is; – het bedrijf kan 24-uur per dag bereikbaar zijn, daardoor stijgen naast productiviteit ook de flexibiliteit en dienstverlening van het bedrijf.

12



25-04-2006

09:52

Pagina 13

– De meeste werknemers hebben thuis een computer waardoor er maar weinig hoeft te worden geïnvesteerd in een thuiswerkplek. Daarnaast maakt een bedrijf ook kosten als werknemers niet gaan flex- of telewerken, zoals de kosten van kantoorruimte, stroomvoorziening en computers. – De aard van het bedrijf is bepalend voor de mogelijkheid om te flexen telewerken. Hierbij is vooral belangrijk of het werk locatiegebonden is. – Flex- en telewerken is een interessante secundaire arbeidsvoorwaarde. Bij een baankeuze kan dit voor de werknemer een selectiecriterium zijn. Naast de voordelen in geld is het belangrijk dat bij werkgevers de angst wordt weggenomen dat telewerkers niet 'te managen' zijn. Belangrijk is dat werkgevers inzien dat de werknemers op output te sturen zijn en dat aanwezigheid of bestede tijd niet altijd als maatstaf voor de productiviteit genomen hoeft te worden. Aandachtspunten zijn: – Zorg voor goede databeveiliging als werknemers thuis werken. Met de moderne technologie is deze beveiliging nodig. – De werknemer krijgt meer verantwoordelijkheid en vrijheid en niet iedereen heeft permanente discipline om hier op een goede manier mee om te gaan. Daarnaast zijn er mensen die de persoonlijke, sociale functie van het werk niet kunnen missen, ondanks alle moderne communicatiemiddelen. Ook zijn er bepaalde functies in een bedrijf waarbij flex- of telewerken niet mogelijk is. Dit betekent dat niet iedere werknemer en/of functie geschikt is voor flex- of telewerken. – Omdat werknemers flexibele uren kunnen werken, bestaat de kans dat zij zichzelf te veel gaan belasten en dus te veel gaan werken. Dit kan zorgen voor een verhoogd ziekteverzuim en hier moet dus voortdurend aandacht voor zijn. – Om werknemers gebonden te houden aan het bedrijf en ze niet te laten vervreemden, moeten er nieuwe manieren van contact met het bedrijf komen. Bijvoorbeeld één dag in de week waarop iedereen aanwezig is, webcams, chatprogramma's, et cetera. – Thuiswerkplekken moeten worden ingericht volgens de Arbowetgeving, op kosten van de werkgever In bedrijven met meer dan twintig medewerkers is de werkgeversfunctie ondergebracht bij meerdere personen. In bedrijven met meer dan twintig personen moet de bovenstaande boodschap worden gericht aan HRMmanager, leidinggevende en de directeur. Bij deze grotere bedrijven is het niet voldoende de boodschap over te brengen aan de directeur, aangezien hij vaak niet direct betrokken is bij de invoering van flexen telewerken en hij naast de financiële aspecten geen zicht heeft op de gevolgen. In onderstaande subparagrafen is aangegeven welke onderdelen van de bovenstaande boodschap bij deze subgroepen van belang zijn.

13



25-04-2006

09:52

Pagina 14

3.2.1 HRM-Manager Het communicatiedoel is het motiveren van HRM-managers om: – De voordelen van flexen telewerken duidelijk te maken voor hun bedrijf en dit voor te leggen aan de leidinggevende of directeur. – De voordelen van flexen telewerken duidelijk te maken voor de werknemers uit hun bedrijf en de aandachtspunten voor het functioneren van medewerkers goed in de gaten te houden. De HRM-manager is de persoon binnen het bedrijf die de directeur moet adviseren en de werknemers ten dienste moet staan. Bij de HRM-manager moet de boodschap vooral ingaan op het bedrijfsbelang én het belang van de individuele medewerker. De HRM-managers hebben daarom de functie als tussenpersoon en motivator voor de andere doelgroepen. Zij zijn daarom een sleutelfiguur in de organisatie. Het is belangrijk dat de HRM-manager gegevens krijgt aangeleverd om beide doelgroepen te overtuigen van de voordelen van flexen telewerken. Naast de punten genoemd bij de doelgroepen werkgever en werknemer, zijn er specifieke punten die in de boodschap voor de HRM-manager moeten zijn benadrukt: – Richt thuiswerkplekken in volgens de Arbo-wetgeving. – Heb aandacht voor overbelasting doordat werknemers te lang werken. – Zet hulpmiddelen in om vervreemding van de organisatie te voorkomen. 3.2.2 Leidinggevende Het communicatiedoel is het overtuigen van managers dat werknemers die flex- of telewerken gewoon blijven functioneren en niet vervreemden van de organisatie. Een leidinggevende of manager lijkt bang te zijn de sociale controle over zijn medewerkers te verliezen als zijn medewerkers gaan flex- of telewerken. De leidinggevende denkt dat werknemers thuis hun werk niet meer doen. Daarnaast mist de leidinggevende directe controle op het werk van de werknemer. Daarnaast wordt het soms lastig gevonden om als groep te functioneren als de medewerkers en leidinggevende elkaar minder vaak zien. Deze vooroordelen moeten worden ontkracht en er moet worden aangegeven dat er tegenwoordig prima middelen zijn om de kwaliteit van de werkzaamheden van werknemers te controleren en het groepsgevoel te behouden. 3.2.3 Directeur Het communicatiedoel is het overtuigen van de directeur om flexen telewerken in te voeren. De directeur is te enthousiasmeren door de economische voordelen van flexen telewerken duidelijk te laten zien. Als een boodschap specifiek aan de directeur van een bedrijf wordt ingericht, is het daarom van belang inzicht te hebben in de kosten en baten uitgedrukt in geld. Aangezien de economische voordelen binnen de succesvolle voorbeelden niet duidelijk zijn, is het met de huidige informatie niet mogelijk een specifieke boodschap voor de directeuren te vormen. Onderwerpen van de boodschap zijn de effecten op: – kantoorruimte; – ziekteverzuim; – productiviteit; – benodigde faciliteiten, zoals computers en telefoons.

14



25-04-2006

09:52

Pagina 15

3.3 Werknemers Het communicatiedoel is het motiveren van werknemers om te gaan flexen telewerken.

Voor de werknemers is het belangrijk dat de praktische voordelen van flexen telewerken worden benadrukt. Hierbij gaat het dus minder om economische voordelen, maar meer om voordelen in zaken als vrijheid, tevredenheid en verantwoordelijkheid. Onderdelen van de boodschap moeten zijn: – Werknemers worden vrijer en kunnen werk en privé makkelijker combineren. Dit biedt niet alleen voordelen voor de individuele werknemer, maar voor zijn gehele gezin. – Werknemers zijn meer tevreden, omdat zij flexibeler zijn in hun functie en zij meer verantwoordelijkheden krijgen. – Werknemers kunnen efficiënter werken en dit levert hun tijdwinst op. De werknemer kan bijvoorbeeld zijn werktijd aanpassen aan de meest productieve uren. Daarnaast kan hij op de momenten dat het nodig is enkele uren extra werken. – Werknemers moeten zelf meer verantwoordelijkheid nemen en dit heeft vaak een gunstige uitwerking op de carrièrekansen. Aandachtspunten voor de werknemer zijn: – Er is minder contact met leidinggevenden en collega's en de werknemer krijgt meer verantwoordelijkheid. Eventuele vervreemding kan worden opgevangen door moderne communicatiemiddelen. De werknemer moet echter wel voor zichzelf beslissen of flexen telewerken voor hem/haar een prettige manier van werken is. – Flex- en telewerkers gaan soms te lang door met werken en raken daardoor overbelast.

3.4 Overig De overige doelgroepen vervoercoördinatiecentra en intermediaren zijn vooral van belang bij de verspreiding van de boodschap. 3.4.1 Vervoercoördinatiecentra (VCC'S) Vervoercoördinatiecentra kunnen het proces van de implementatie van flexen telewerken faciliteren en begeleiden. De VCC's implementeren dit echter niet zelf, maar onderhouden het contact met gemeenten en bedrijven. Daarom hoeven zij niet gemotiveerd te worden om flexen telewerken in te voeren. Zij spelen echter wel een rol in het verspreiden van de boodschap en het eindproduct. 3.4.2 Intermediairen Er zijn verschillende intermediairen te benoemen die de kennis op gebied van flexen telewerken zouden kunnen verspreiden en aandacht kunnen vragen voor het onderwerp. Voorbeelden van deze organisaties zijn: – Kamer van Koophandel; – werkgevers- en werknemersorganisaties; – Telewerkforum; – Brancheorganisaties van vooral ICT, zakelijke en financiële dienstverlening (de kennisintensieve bedrijven).

15



25-04-2006

09:52

Pagina 16

VNO-NCW heeft zelf de folder 'Telewerken iets voor u' uitgebracht. Hierin is voor werkgevers aangegeven waarom telewerken interessant voor hen zou kunnen zijn. Wij hebben contact gehad met enkele intermediairen, namelijk: – VNO-NCW (werkgeversorganisatie); – FNV (werknemersorganisatie); – EVO (werkgeversorganisatie); – CNV (werknemersorganisatie). Deze organisaties is gevraagd of zij meer zicht hadden op hun achterban en de cultuur binnen bedrijven. Daarnaast is gevraagd of zij bepaalde vormen van communicatie richting de bedrijven prefereren boven andere. Ook is gevraagd of de instanties een idee hebben van het huidige aantal telewerkers. Uit de telefoongesprekken bleek dat alle organisaties geen duidelijk beeld van de cultuur van hun achterban kunnen geven aangezien de achterban veel te groot is. De organisaties communiceren daarnaast op alle mogelijke manieren: via bladen, brochures, nieuwsbrieven, internet en mailings. FNV en CNV geven aan dat zij vooral via het internet communiceren met hun achterban. Het aantal telewerkers is niet in te schatten. Wel geven de geïnterviewden aan dat dit aantal hoger is in vergelijking met andere landen. VNO-NCW stipt aan dat het communicatiemiddel een bondig stuk moet zijn waar vooral de financiële motieven, en niet zozeer algemene motieven als filevermindering en luchtkwaliteit, goed naar voren moeten komen. VNO-NCW noemt ook dat het interessant is om het maken van het communicatiemiddel uit te voeren samen met de Stichting van de Arbeid. EVO houdt zich vooral bezig met de doorstroming van het goederenvervoer en de fileproblematiek. Hierin kan telewerken een rol spelen. Onderzoek van de vervoersorganisatie EVO laat zien dat de files het Nederlandse bedrijfsleven jaarlijks 125 miljoen euro aan verloren uren kosten. Dan hebben we het nog niet eens over de brandstof, want voor leaserijders betalen de bedrijven die kosten ook. De vertegenwoordiger van EVO gaf aan dat verkeersdrukte misschien met tien tot twintig procent kan dalen als werkend Nederland één tot twee dagen thuiswerkt. Dan zou tegelijk de fileproblematiek opgelost zijn. Telewerken kan daarnaast mogelijk ook een plaats krijgen in de discussie over luchtkwaliteit. Telewerken staat dus niet op zichzelf, maar heeft een link met andere maatschappelijke discussies.

16



25-04-2006

09:52

Pagina 17

4. Communicatiemiddelen ...................................................................................

Op basis van de te verkondigen boodschap en de verschillende doelgroepen en randvoorwaarden voor het communicatiemiddel, doen wij een voorstel voor de te maken communicatiemiddelen. De randvoorwaarden voor het communicatiemiddel volgen uit diverse overleggen met de opdrachtgever en een workshop met vertegenwoordigers van de verschillende doelgroepen. In dit hoofdstuk gaan we in op de te benaderen doelgroep, het te gebruiken middel, de afzender, de inhoud en de verspreiding.

4.1 De doelgroep Randvoorwaarde: – De belangrijkste doelgroep is de werkgever. De belangrijkste doelgroep is de werkgever, omdat deze de mogelijkheden tot flexen telewerken voor de werknemer bepaalt. De werkgever is daarom de eerste schakel in de communicatie. Deze moet namelijk eerst beslissen of flexen telewerken tot de mogelijkheden van het bedrijf behoort. Als dit inderdaad zo is, dan moet de werknemer worden gemotiveerd tot het daadwerkelijk flexen telewerken. Omdat eerst de werkgever moet worden overtuigd van de voordelen van flexen telewerken, richten wij het communicatiemiddel in eerste instantie op de werkgever. Als deze is overtuigd, kan mogelijk ook een communicatiemiddel voor de werknemer worden gemaakt. Wij doen daarom nu alleen een voorstel voor een communicatiemiddel voor de werkgever.

4.2 Het middel Randvoorwaarden: – De boodschap moet gelaagd worden gebracht. Dit betekent dat niet direct veel informatie moet worden gestuurd naar de werkgever. Eerst moet zijn aandacht worden getrokken, waarbij voor hem duidelijk wordt waar hij zelf meer informatie kan verkrijgen. – De boodschap moet vaak worden herhaald. – Het eindproduct moet geen dik boekwerk worden. De voorkeur gaat uit naar iets compacts. – De personen die interesse hebben in flexen telewerken moeten bij één loket terecht kunnen met al hun vragen. Zoals in paragraaf 4.1 is aangegeven, richten wij het communicatiemiddel op de werkgever. Belangrijk is dat flexen telewerken meerdere keren onder de aandacht wordt gebracht van de werkgever. Daarnaast moet er geen dik boekwerk worden gemaakt, maar moet er een trigger worden gebruikt die de aandacht van de werkgever trekt. De werkgever moet aan de hand van de trigger meer informatie kunnen krijgen over het onderwerp, en hij moet hierover vragen kunnen stellen.

17



25-04-2006

09:52

Pagina 18

Op basis van deze randvoorwaarden stellen wij de volgende middelen voor. De werkgever moet een ludieke gadget krijgen waardoor hij wordt getriggerd om iets met flexen telewerken te gaan doen en meer informatie te achterhalen. De gadget is dan de eerste kennismaking met het onderwerp. Belangrijk is dat er weinig tekst op deze gadget wordt geplaatst, maar dat er wel een duidelijke verwijzing aanwezig is naar achtergrondinformatie. Deze achtergrondinformatie is te verkrijgen op een website. Deze is eenvoudig ingericht met een duidelijke structuur en een handige zoekfunctie. Daarnaast moet op de site de naam, het telefoonnummer en e-mailadres van een contactpersoon staan vermeld, waar de werkgever terecht kan met vragen. Ook moet de werkgever op de website schriftelijke informatie kunnen aanvragen, zodat hij de informatie kan nalezen. De folder van VNO-NCW kan daarvoor prima als basismateriaal dienen. Ongeveer twee weken na het versturen van de gadget, moet een informatiebrief worden verstuurd om nogmaals aandacht te vragen voor het onderwerp. De gadget ligt dan nog vers in het geheugen van de ontvanger, en hij zal dan definitief beslissen of hij wat met het onderwerp wil. Een uitbreiding van de website is bijvoorbeeld een digitale nieuwsbrief die mensen op de hoogte houdt van de laatste ontwikkelingen. Hiervoor moet echter alleen worden gekozen als er regelmatig nieuws is. In het geval van flexen telewerken zien wij niet in dat er regelmatig nieuws is. Het lijkt ons daarom niet nodig om direct te beginnen met het uitbrengen van digitale nieuwsbrieven. Mocht in de toekomst blijken dat er wel veel nieuws is op dit gebied, zoals veel goede praktijkvoorbeelden, dan kan wel besloten worden tot een nieuwsbrief. In het volgende schema zijn de in te zetten middelen weergegeven. Middel

Doel

Wanneer

........................

...............................

...............

Gadget Website Schriftelijk informatiepakket

Wekt interesse werkgever Geeft achtergrondinformatie Kan worden aangevraagd zodat werkgever schriftelijke informatie heeft Nogmaals aandacht vragen van werkgever

Direct beschikbaar Direct beschikbaar Direct beschikbaa

Herinneringsbrief

2 weken later

4.3 De afzender Randvoorwaarden: – De afzender van de boodschap moet duidelijk zijn. – De afzender van de boodschap is niet alleen het Ministerie van Verkeer en Waterstaat. Flex- en telewerken is geen verkeerskundig onderwerp, maar zorgt voor een nieuwe manier van werken en leven, dus een nieuwe maatschappelijke ontwikkeling. Hierbij zijn meer organisaties betrokken dan alleen het Ministerie van Verkeer en Waterstaat. De afzender van de boodschap moet dus niet het Ministerie van Verkeer en Waterstaat zijn. Het flexen telewerken gaat immers verder dan verkeerskundige onderwerp, zoals de reductie van files en de verbetering van de luchtkwaliteit. Het is een verandering in houding en gedrag van werkgevers en werknemers en het is daarmee een maatschappelijke verandering. Hierbij zijn ook andere organisaties betrokken zoals het

18



25-04-2006

09:52

Pagina 19

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en werkgevers- en werknemersorganisaties. Als afzender moet daarom worden gekozen voor een samenwerkingsverband tussen deze partijen. Er moet wel duidelijk worden aangegeven welke partijen deelnemen aan dit samenwerkingsverband. Als meer partijen deelnemen zet dit meer kracht achter de boodschap, aangezien het onderwerp dan door meer partijen belangrijk wordt gevonden.

4.4 De inhoud Randvoorwaarden: – Het eindproduct moet makkelijk en voor iedereen begrijpelijk zijn en ieder bedrijf (groot of klein) moet met flexen telewerken aan de gang kunnen. – Het communicatiemiddel moet een combinatie zijn van theorie en relevante praktijkvoorbeelden. – Belangrijk is dat er een aansprekende term wordt gebruikt en dat wordt aangegeven hoe breed het begrip flexen telewerken of e-werken is. Het gaat verder dan vanuit huis werken. Het betreft ook het onderweg werken, het op andere tijdstippen werken, het werken in e-werkkantoren, et cetera. Flex- en telewerken kan daarom vaak in meer vakgebieden worden ingezet dan dat in eerste instantie zou worden gedacht. – De communicatie moet dus niet alleen gaan over verkeerskundige onderwerpen, maar over de gehele nieuwe levensstijl. De gadget en informatiebrief moeten kort en bondig zijn. Zij bevatten daarom niet veel inhoudelijke informatie over het onderwerp. Dit is te vinden op de website. De website moet ruimte bieden aan alle onderdelen van de boodschap genoemd in hoofdstuk 3, en daarbij ook aandacht schenken aan de voorbeeldprojecten. Het informatiepakket dat werkgevers kunnen aanvragen op de website moet ook voorzien zijn van een combinatie van theorie en praktijk. Alvorens de middelen worden gemaakt moet goed worden nagedacht over de te gebruiken term voor flexen telewerken. Deze term kan ervoor zorgen dat meer of juist minder mensen interesse hebben in het onderwerp.

4.5 De verspreiding Randvoorwaarde: – Benader niet alle bedrijven in het MKB, maar begin met een shortlist van de kansrijke bedrijven binnen de kansrijke branches, zoals de ICT, de zakelijke en financiële dienstverlening. Voor de verspreiding van het middel, en dus ten eerste de gadget, moet gebruik worden gemaakt van de kanalen van de werkgeversorganisaties en de Kamer van Koophandel. Zij hebben goed zicht op de bedrijven die behoren tot de doelgroep van werkgevers in het MKB in de branches ICT, zakelijke en financiële dienstverlening. Dit zorgt voor een efficiëntere verspreiding van het middel. Belangrijk is dat deze organisaties een duidelijke selectie maken van kansrijke bedrijven. Bij grotere bedrijven moeten ook HRM-managers worden aangesproken door de gadget en de informatiebrief.

19



20

25-04-2006

09:52

Pagina 20



25-04-2006

09:52

Pagina 21

5. Conclusies en aanbevelingen ...................................................................................

Het doel van dit project was: Door het presenteren van succesvolle voorbeelden van flexen telewerken wil het Ministerie van Verkeer en Waterstaat flexen telewerken onder de aandacht brengen van werkgevers en werknemers in het midden- en kleinbedrijf (MKB). Hierdoor moet de kennis over flexen telewerken en het aantal flexen telewerkers toenemen. Om dit doel te bereiken, is gezocht naar succesvolle voorbeelden van flexen telewerken in het midden- en kleinbedrijf. Uit deze voorbeelden bleek dat met name de werkgever moet worden overtuigd van de voordelen van flexen telewerken. Als de werkgever de mogelijkheid aan zijn werknemer aanbiedt, zal de werknemer daar vaak gebruik van maken. De kernpunten uit de boodschap voor deze werkgever zijn: – de benodigde kantoorruimte neemt af; – het ziekteverzuim neemt af; – de productie door werknemers stijgt: – flexen telewerkers zijn wel te managen; – flexen telewerken vergt weinig investering; – niet ieder bedrijf is geschikt voor flex- of telwerken; – flexen telewerken kan worden aangeboden als secundaire arbeidsvoorwaarde; – zorg voor goede databeveiliging; – niet iedere werknemer kan omgaan met de zelfdiscipline; – er moet een nieuwe communicatiemanier worden gezocht om contact te houden met alle werknemers; – de thuiswerkplekken moeten ook worden ingericht volgens de Arbowetgeving. Wij raden RWS AVV aan deze boodschap op de volgende wijze aan de werkgever te presenteren: Middel

Doel

Wanneer

........................

.............................

...............

Gadget

Wekt interesse werkgever, geeft weinig informatie over flexen telewerken, maar heeft een verwijzing naar de website Geeft achtergrondinformatie Kan worden aangevraagd zodat werkgever schriftelijke informatie heeft Nogmaals aandacht vragen van werkgever

Direct beschikbaar

Website Schriftelijk informatiepakket

Herinneringsbrief

21


Direct beschikbaar Direct beschikbaar

2 weken later


25-04-2006

09:52

Pagina 22

Enkele randvoorwaarden bij het produceren van deze middelen: – Het Ministerie van Verkeer en Waterstaat moet niet de enige afzender van de boodschap zijn. Er moet worden samengewerkt met bijvoorbeeld het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en werknemers- en werkgeversorganisaties. – De boodschap moet kort en bondig worden weergegeven en het moet een combinatie van theorie en praktijk zijn. – Voor de verspreiding van het middel moet gebruik worden gemaakt van kanalen van werkgeversorganisaties en de Kamer van Koophandel. Voor de verspreiding moet een selectie worden gemaakt van de meest kansrijke bedrijven in de branches ICT, zakelijke en financiële dienstverlening.

22



25-04-2006

09:52

Pagina 23

Bijlagen

23



24

25-04-2006

09:52

Pagina 24



25-04-2006

09:52

Pagina 25

Bijlage 1 Voorbeelden ...................................................................................

Annie Connect Omschrijving Annie Connect ondersteunt sinds 1 februari 2000 bedrijven in de telefonische dienstverlening. Dit kan zowel inkomend belverkeer zijn (inbound) als uitgaand belverkeer (outbound). De opzet van het callcenter is uniek in de branche.

Ziekteverzuim I.V.M groot aantal AOW’ers relatief hoog

Branche Zakelijke dienstverlening

Genomen maatregelen op de thuiswerkplek Extranet omgeving

Aantal medewerkers 170

Reden keuze thuis/telewerken Kostenbesparing kantoor en overhead

Aantal medewerkers telewerken 145

Toelichting Opgezet als reintegratieproject voor WAO'ers. Gedeeltelijk gesubsidieert.

Aantal medewerkers flexwerken 145 Telewerkvorm Volledige telewerkplek. Internet als hoofdcommunicatie. Daarnaast telefonie

Reistijd Niet van toepassing omdat men altijd zo gewerkt heeft

Grootste pro Flexibiliteit, doordat een pool van medewerkers ingezet kan worden

Beschrijving processen Verwerken van inkomende en uitgaande telefoongesprekken.

Contra's Monitoring blijkt lastig. In eerste instantie zijn mensen te vrij gelaten waardoor productiviteit te laag was. Na reorganisatie is deze beter controleerbaar.

Productiviteit Niet van toepassing omdat men altijd zo gewerkt heeft

Drempels tijdens implementatie flex/telewerken een controlemethode was in eerste instantie niet voorhanden, waardoor productiviteit te laag was

Bereikbaarheid Niet van toepassing omdat men altijd zo gewerkt heeft

Succesfactoren Flexibiliteit

Tevredenheid medewerker Door werk/zorgcombinatie hoge tevredenheid Kostenreductie Niet van toepassing omdat men altijd zo gewerkt heeft.

25

Formeel geregeld ja via arbeidsovereenkomst Telewerkt sinds Sinds oprichting



25-04-2006

09:52

Pagina 26


Flexfront Omschrijving Flexfront is een virtueel kantoor dat zich richt op het overnemen van administratieve processen voor organisaties in de (financiele) dienstverlening Opmerkingen Spreekt liever van thuiskantoor ipv thuiswerkers of telewerkers. Thuiswerken heeft meerdere betekenissen

Ziekteverzuim Afgenomen of lager dan gemiddeld Dmv flexibiliteit en combinatie met zorgtaken Reistijd niet van toepassing


Genomen maatregelen op de thuiswerkplek ADSL bij werknemers VoiP Extranet Gespecialiseerde software


Reden keuze thuis/telewerken Bedrijf is opgericht vanuit de visie van telewerken


Toelichting Vertrouwen werkgever/werknemer moet goed zijn, anders er niet aan beginnen. Flexibiliteit creert vertrouwen Controle dmv productielijsten/planning Productiegericht Zorgen voor overdraagbaarheid werk tussen collega's

Aantal medewerkers flexwerken 10 Telewerkvorm Volledige thuiswerkplek Contact via GSM/Internet/VoiP Beschrijving processen Opstellen, verwerken etc van documenten tbv financiele dienstverlening. Zoals Hypotheken Productiviteit Toegenomen of hoger dan gemiddeld. In het geval van deze organisatie is de productiviteit veel toegenomen

Grootste pro Flexibiliteit, kostenminimalisatie ivm ontbreken kantoorruimte Contra's niet van toepassing Drempels tijdens implementatie flex/telewerken ?

Bereikbaarheid Toegenomen of hoger dan gemiddeld

Succesfactoren Flexibiliteit

Tevredenheid medewerker +/Medewerkers kunnen zich alleen voelen. Probeert men op te vangen dmv webcams etc.

Formeel geregeld ja via arbeidsovereenkomst Telewerkt sinds 1 jaar

Kostenreductie Geen kantoorruimte Geen Reiskosten

26



25-04-2006

09:52

Pagina 27


De Beuk Omschrijving De Beuk werkt met twintig ambulante adviseurs en medewerkers door het hele land. Deze senior adviseurs worden in hun werk ondersteund door het secretariaat in Hippolytushoef, de oorspronkelijk thuisbasis van De Beuk, in de kop van Noord-Holland Opmerkingen PR via Simone Veldboer Branche Zakelijke dienstverlening

Ziekteverzuim Afgenomen of lager dan gemiddeld Reistijd Afgenomen of lager dan gemiddeld Genomen maatregelen op de thuiswerkplek ADSL bij werknemers VoiP Extranet Gespecialiseerde software Alles via één centrle server Reden keuze thuis/telewerken Reistijd en efficient kunnen indelen van tijd adviseurs

Aantal medewerkers 35 (deeltijd) Aantal medewerkers telewerken 20 (deeltijd) Aantal medewerkers flexwerken 20 (deeltijd) Telewerkvorm Volledig ingerichte thuiswerkplek Beschrijving processen Naast een adviserende rol hebben de 20 adviseurs administratieve taken die vanuit huis gedaan moeten worden

Toelichting Medewerkers wisten vooraf dat er getelewerkt wordt. Zijn ze op geselecteerd. Men moet tegen de eenzaamheid kunnen en gedisciplineert zijn. Grootste pro Reistijdwinst en flexibiliteit medewerkers Contra's niet van toepassing Drempels tijdens implementatie flex/telewerken ?

Productiviteit Toegenomen of hoger dan gemiddeld

Succesfactoren Flexibiliteit en reistijdwinst

Bereikbaarheid Toegenomen of hoger dan gemiddeld

Formeel geregeld ja via arbeidsovereenkomst

Tevredenheid medewerker Toegenomen of hoger dan gemiddeld

Telewerkt sinds 25 jaar

Kostenreductie Kosten afgenomen oa. door Reistijdwinst Geen groot kantoorpand

27



25-04-2006

09:52

Pagina 28


Euro Scgg Bikker Omschrijving Communicatie Adviesbureau

Kostenreductie Geljk gebleven


Ziekteverzuim Afgenomen momenteel rond 1,6 %


Reistijd Reistijd winst wordt omgezet in productieve uren

Aantal medewerkers telewerken 5 vast, rest sporadisch

Genomen maatregelen op de thuiswerkplek ADSL, GSM

Aantal medewerkers flexwerken 150

Reden keuze thuis/telewerken Reistijd en efficient kunnen indelen van tijd adviseurs

Telewerkvorm Via Extranet

Grootste pro Reistijdwinst en flexibiliteit medewerkers

Beschrijving processen Rapporten genereren, adviseren etc. Volledige kantoorfuncties Productiviteit Toegenomen of hoger dan gemiddeld Bereikbaarheid Gelijk gebleven

Succesfactoren Flexibiliteit en reistijdwinst Formeel geregeld nee

Tevredenheid medewerker Toegenomen of hoger dan gemiddeld door eigen tijd indeling, en combinatie met zorgtaken

28

Contra's Plannen van afspraken met telewerkers wordt als lastig ervaren




25-04-2006

09:52

Pagina 29


DLV Dier bv. Omschrijving DLV Rundvee Advies BV, is een adviesbureau voor de ondernemer in de Agribusiness. Ze richt zich met haar advies op de primaire melkveesector en haar omgeving. De ca. 60 adviseurs van het landelijk opererende DLV Rundvee Advies voorzien de Nederlandse melkveehouderij van adviezen op zowel technisch, financieel als strategisch gebied Branche Zakelijke dienstverlening Aantal medewerkers 125

Kostenreductie Afgenomen, door afstoten kantoorruimte. ICT investeringen bleken minimaal Ziekteverzuim Laag, maar signaleren van ontevreden medewerkers is een probleem Reistijd Adviseur is thuis al op het werk. Kosten van reistijd zijn daardoor afgenomen

Aantal medewerkers telewerken 100 Aantal medewerkers flexwerken 100 Telewerkvorm Via laptop alle kantoorapplicaties bereikbaar Beschrijving processen Allerhande kantoor functies worden thuis uitgevoerd. Daarnaast advieswerk vanaf locatie/thuis Productiviteit Gestegen. Er worden pp meer uren gedraaid en de tijd wordt efficienter gebruikt Bereikbaarheid Bereikbaarheid van de adviseurs is toegenomen. De 9-5 mentaliteit is afgenomen. Mensen zijn na 5 uur vaak nog steeds bereikbaar

29

Tevredenheid medewerker Gestegen, als gevolg van het indelen van de eigen tijd. Nadeel is wel dat ontevredenheid niet altijd op tijd kan worden gesignaleerd

Genomen maatregelen op de thuiswerkplek Medewerkers krijgen een budget om internetabonnement af te sluiten Reden keuze thuis/telewerken Kostenbesparing kantoor en overhead Grootste pro Reistijdwinst en flexibiliteit medewerkers Contra's Het afstemmen en samenwerken binnen de organisatie neemt sterk af. Signaleren van ontevredenheid neemt af Succesfactoren Flexibiliteit en reistijdwinst Formeel geregeld nee



25-04-2006

09:52

Pagina 30


E-Way out bv Omschrijving Al ruim 12 jaar bewijst E-Way out Management Support dat het virtual office en sinds 2004 ook Transcription een welkome aanvulling zijn op het eigen administratief apparaat van bedrijven en organisaties.

Tevredenheid medewerker Dmv. Eigen tijd indeling kan werk en zorg gecombineerd worden


Ziekteverzuim 2%


Reistijd Zie bereikbaarheid


Genomen maatregelen op de thuiswerkplek Terminal Servers bij werknemers en VPN verbindingen

Aantal medewerkers flexwerken 8 Telewerkvorm Extranet, speciale software Beschrijving processen Productie van rapporten (Transscription) en normale kantoorfuncties Productiviteit Toegenomen of hoger dan gemiddeld Bereikbaarheid Men wil technisch zeer goed bereikbaar zijn, omdat fysieke bereikbaarheid minimaal is (men werkt in een buitgengebied

30

Kostenreductie Niet van toepassing

Reden keuze thuis/telewerken Bedrijf is opgericht vanuit de visie van telewerken Toelichting Medewerkers worden afgerekend op performance/ declaribiliteit Contra's Contacten tussen werknemers zijn minder dan normaal, worden opgevangen dmv borrels. Telewerkt sinds 10/15 jaar



25-04-2006

09:52

Pagina 31


Vertis Omschrijving Bij Vertis vertaalt men complexe automatiseringsbehoeften in systemen waar klanten mee uit de voeten kunnen. Uitgangspunt daarbij is dat een systeem de functionaliteit levert die de klant vraagt. We kunnen alles leveren wat nodig is om die functionaliteit te realiseren: advies, analyse, ontwerp, bouw en beheer van software, maar ook de benodigde ICTinfrastructuur en het beheer daarvan. Vertis verzorgt de implementatie van standaardapplicaties.

Bereikbaarheid Medewerker gaat meer naar klant toe, doordat onderweg ook gewerkt kan worden

Branche ICT

Reistijd Afgenomen of lager dan gemiddeld


Genomen maatregelen op de thuiswerkplek ADSL verbinding + speciale applicaties GSM


Tevredenheid medewerker Hoog dmv zorg/werk combinatie Kostenreductie Kostenbesparing door minder bedrijfsruimte etc. Ziekteverzuim Onbekend

Aantal medewerkers flexwerken 200

Toelichting Telewerken werkt volledig op basis van vertrouwen. Medewerker is volledig verantwoordelijk voor zijn eigen werk.

Telewerkvorm Volledige werkplek. Alle kantoorapplicaties zijn beschikbaar via het web

Contra's Bereikbaarheid personeel voor plannen/ overleg is soms lastig

Beschrijving processen Allerhande kantoor functies worden thuis uitgevoerd


Productiviteit Medewerker kan direct bij de klant advies geven via laptop. Daardoor extra administratie overbodig en dus tijdwinst

31



25-04-2006

09:52

Pagina 32


PROCIT Omschrijving Softwarehuis met alleen telewerkers

Kostenreductie dmv. Tijdwinst geen kosten voor kantoorpand hogere productiviteit

Branche ICT

Ziekteverzuim AAfgenomen of lager dan gemiddeld In het geval van dit bedrijf erg laag


Reistijd niet van toepassing

Aantal medewerkers telewerken 13 in Nederland 23 in Nepal 11 in India

Genomen maatregelen op de thuiswerkplek GSM, bellen onderling afgekocht 0871 Virtuele telefooncentrale (algemeen nummer) Gebruik van MSN, Skype, Centrale E-mail en agendering

Aantal medewerkers flexwerken 13 in Nederland Telewerkvorm Volledige thuiswerkplek Contact via GSM/Internet Beschrijving processen Resultaatgerichte productie zoals het bouwen van maatwerksoftware voor klanten Productiviteit Toegenomen of hoger dan gemiddeld Bereikbaarheid niet van toepassing omdat het geen hoofdkantoor heeft Tevredenheid medewerker Toegenomen of hoger dan gemiddeld Laag verloop

32

Reden keuze thuis/telewerken Bedrijf is opgericht vanuit de visie van telewerken Toelichting PROCIT gebruikt haar telewerk strategie als Unique Selling Point. Telewerken voor imagebuilding Grootste pro Flexibiliteit tov opdrachtgever en als Unique Selling Point Formeel geregeld ja via arbeidsovereenkomst Telewerkt sinds 7 jaar



25-04-2006

09:52

Pagina 33


Anoniem 1 Omschrijving Voorlichting over ….. wordt ook gegeven door de Integrale …..centra. Naast voorlichting aan hulpverleners geven deze centra ook voorlichting aan patienten en publiek.

Ziekteverzuim Onbekend

Branche Zorg en dienstverlening

Genomen maatregelen op de thuiswerkplek GSM/Semafoon netwerk Extranet omgeving

Aantal medewerkers 35 Aantal medewerkers telewerken 15 Aantal medewerkers flexwerken 15 Telewerkvorm 2 teams permanent buiten de deur geplaatst bij ziekenhuizen. Daarnaast een aantal werknemers gedeeltelijk thuis Beschrijving processen Administratief Registratie activiteiten Productiviteit Toegenomen of hoger dan gemiddeld Bereikbaarheid niet van toepassing

Reistijd Onbekend

Reden keuze thuis/telewerken Ingespeeld op wens opdrachtgever. Medewerker wordt bij opdrachtgever geplaatst of werkt thuis Toelichting Er wordt op basis van vertrouwen gewerkt. Er zijn geen directe controlepunten ingebouwd Grootste pro Kostenbesparing ivm minimale kosten kantoorpand. IT kosten zijn nihil Drempels tijdens implementatie flex/telewerken Er is altijd op deze manier gewerkt Succesfactoren Korte lijntjes Anoniem 1 en opdrachtgevers. Formeel geregeld ja via arbeidsovereenkomst Telewerkt sinds 25 jaar

Tevredenheid medewerker Toegenomen of hoger dan gemiddeld Kostenreductie Dmv werken op andere locaties besparing op eigen kantoorruimte. Kosten IT infra nihil

33



25-04-2006

09:52

Pagina 34


Anoniem 2 Omschrijving Bij Anoniem 2 is in een eerder dagindelingproject geëxperimenteerd met nieuwe werktijden en roostering waarbij bedrijfstijd is uitgebreid. Dit was nodig omdat de medewerkers teveel moesten overwerken en hierdoor de balans tussen werk en privé volledig uit het oog waren verloren. Dit project loopt 2 jaar en de resultaten zijn positief. In het huidige project draagt Anoniem 2 haar kennis over aan een aantal andere bedrijven in dezelfde sector. Opmerkingen Willen alleen anoniem meedoen Branche Industrie en bouw Aantal medewerkers 200 Aantal medewerkers telewerken 15 Aantal medewerkers flexwerken niet van toepassing Telewerkvorm Volledig ingerichte thuiswerkplek Beschrijving processen Administratief Centralistenfunctie ivm 24 bereikbaarheid Productiviteit Toegenomen of hoger dan gemiddeld Bereikbaarheid niet van toepassing Tevredenheid medewerker Geen gegevens beschikbaar

34

Kostenreductie Reiskosten afgenomen Ziekteverzuim Afgenomen of lager dan gemiddeld Reistijd Afgenomen of lager dan gemiddeld Genomen maatregelen op de thuiswerkplek IT Infra Inbelverbindingen Reden keuze thuis/telewerken Vaak als noodgreep als bepaalde werkzaamheden nog niet af zijn. Toelichting Telewerken wordt vaak als noodgreep gebruikt, in verband met werk dat af moet. Vooraf is altijd overleg. Aard van het werk moet controleerbaar zijn ivm. productiviteit. Voornamelijk bestemd voor leidinggevende. Grootste pro Flexibiliteit ivm de mogelijkheden om door te werken buiten kantoortijden. En de bereikbaarheid van het bedrijf (24urige telefoondienst) Oncontroleerbaarheid werkzaamheden. Contra's Géén Drempels tijdens implementatie flex/telewerken Er is altijd op deze manier gewerkt Formeel geregeld nee Telewerkt sinds Onbekend



25-04-2006

09:52

Pagina 35

Bijlage 2 Raamregeling Ministerie van V&W ...................................................................................

Deze raamregeling van het ministerie is een voorbeeld van hoe je flexen telewerken formeel kunt invoeren door harde afspraken te maken. In de regeling worden de rechtspositionele aspecten van telewerken geregeld. Daarbij gaat men in op: – De begripsafbakening. Er worden 2 hoofdvormen van telewerken verwerkt: – Plaats van de tewerkstelling is de woning van de telewerker. – Er wordt op vrijwillige basis minimaal een hele werkdag per week thuis gewerkt. – De wijze waarop afspraken tussen telewerkers en werkgever worden gemaakt en vastgelegd – Inrichting werkplek. – Computerapparatuur. – De data (tel modem). – Wijze van terugkoppeling met de organisatie: – werkoverleg; – afspraken; – functioneringsgesprek; – aantal dagen telewerken. – Wijze waarop telewerken rijksdienstbreed kan worden ingevoerd. De regeling gaat niet in op het wanneer en waarom van telewerken. De regeling creëert meer duidelijkheid over de rechtspositionele aspecten van telewerken.

35



25-04-2006

09:52

Pagina 36

Colofon Uitgave:

Rijkswaterstaat Adviesdienst Verkeer en Vervoer

Programma:

Maatschappelijke verkenningen en scenario's

Opdrachtgever:

DGP Directie MDV

Informatie:

ing. R.P.H. Clement AVV Loket Telefoon Fax Email Internet

010 282 5959 010 282 5639 [email protected] www.rws-avv.nl

Datum van publicatie: maart 2006

36


Succesvolle voorbeelden flex- en telewerken

Recommend Documents