Modelreglement telewerken Inleiding Dit modelreglement dient ter ondersteuning van werkgevers bij het opstellen van een regeling voor telewerken. Het geeft u een leidraad om in ieder geval de belangrijkste aspecten van het telewerken fiscaal en juridisch goed te regelen. Begrip Telewerken is een werkvorm waarbij een gedeelte van de arbeid elders dan op de traditionele standplaats wordt verricht. De volgende criteria maken de kern van het begrip telewerken uit: een telewerker werkt in dienstverband tegen salaris; de aanwezigheid van informatie- en telecommunicatietechnologie is noodzakelijk; de telewerker werkt thuis of op een andere gefaciliteerde werkomgeving, niet zijnde een werkplek binnen de organisatie/instelling. Incidenteel telewerken valt niet onder het toepassingsgebied van dit reglement. Wanneer iemand in incidentele gevallen thuis werkt is het kwantitatieve aandeel van de werkzaamheden die thuis worden verricht in verhouding tot de totale werktijd klein en gebeuren ze niet volgens een vaste regelmaat. Onder structureel telewerken wordt verstaan dat de medewerker ten minste eenmaal per week gedurende de gebruikelijke werktijd voor vervulling van zijn dienstbetrekking werkt in de werkruimte met behulp van telematica zoals een telefoon of computer, zonder dat hij naar de arbeidsplaats buiten de woning reist. Wie kan telewerken Voor het telewerkbeleid van een afdeling c.q. organisatie/instelling zal de vraag waar per functiegroep de mogelijkheden liggen met betrekking tot telewerken, als uitgangspunt moeten dienen. Telkens zal een zorgvuldige afweging tussen individuele, organisatie- en evt. klantbelangen gemaakt moeten worden. Een medewerker kan alleen in overleg met zijn/haar leidinggevende telewerken, mits telewerken binnen de mogelijkheden van de functie behoort. Het maakt daarbij niet uit of hij/zij een voltijd of een deeltijddienstbetrekking heeft met de werkgever. Telewerken kan nooit opgelegd worden; wanneer een medewerker werkzaam is binnen een dienst waar aan telewerken wordt gedaan, maar zelf niet wenst te telewerken, moet hij/zij in de gelegenheid worden gesteld zijn werkzaamheden te verrichten binnen de organisatie/instelling. Typische werkzaamheden die in aanmerking kunnen komen voor telewerken: conceptueel- en denkwerk; taken die toetsbare resultaten opleveren en daardoor kunnen worden gepland en opgevolgd; werkzaamheden die grotendeels autonoom kunnen worden uitgevoerd en locatieonafhankelijk zijn; verzamelen, invoeren of verwerken van informatie. Beëindigen van telewerken: Zowel op verzoek van de telewerker als van diens leidinggevende kan het telewerken worden beëindigd. De overgangsperiode bedraagt maximaal twee maanden, en kan in overleg tussen beide partijen aangepast worden. Bij einde dienstverband eindigt het telewerken automatisch. Telewerken en werkplek binnen organisatie/instelling: De telewerker beschikt binnen de organisatie/instelling over een gepaste werkplek voor de werkzaamheden die hij/zij daar verricht (flexplek). De standplaats blijft op de locatie van de organisatie/instelling. Procedure voor het behandelen van een verzoek tot telewerken De medewerker kan een verzoek richten aan werkgever tot het verrichten van telewerken. Aan dit verzoek worden de volgende voorwaarden verbonden:
-
-
-
-
Het verzoek voor telewerken moet betrekking hebben op het aantal uren dat betrokkene wenst te telewerken in het kader van de huidige dienstbetrekking; Ten minste 3 maanden voor de beoogde ingangsdatum wordt het verzoek ingediend; Het verzoek dient schriftelijk te worden ingediend, met opgave van de gewenste ingangsdatum, de omvang van de wens tot telewerken, en de gewenste spreiding van de uren over de week of ander tijdvak. De leidinggevende beoordeelt of het verzoek voldoet aan de gestelde voorwaarden. Ingeval het verzoek voldoet aan de voorwaarden treedt de leidinggevende met de medewerker in overleg; Voor zover het de ingangsdatum en de omvang van telewerken betreft, willigt de leidinggevende het verzoek van de medewerker in, tenzij zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen zich daartegen verzetten; Leidt het overleg niet tot overeenstemming dan kan dit resulteren in hetzij intrekking van het verzoek tot telewerken, hetzij afwijzing van het verzoek, of overeenstemming over een afwijkend voorstel; Een afwijzing van het verzoek dient schriftelijk te worden bevestigd aan medewerker. De inwilliging van het verzoek dient eveneens schriftelijk te worden bevestigd.
Afspraken tussen leidinggevende en telewerker Leidinggevende en telewerker dienen schriftelijk duidelijke afspraken te maken over de volgende zaken: De bereikbaarheid van betrokkene (werktijden, mate van flexibiliteit) Openheid van agenda Wijze van terugkoppeling met organisatie Aantal dagen en wanneer wordt getelewerkt Wanneer is sprake van overwerk Kennisname van veiligheidsvoorschriften Etc. Verplichtingen van de telewerker De telewerker moet zijn werk zorgvuldig, eerlijk en nauwgezet verrichten zoals overeengekomen tussen werkgever en medewerker; Hij/zij is gehouden de instructies van zijn werkgever op te volgen; Voorts dient hij/zij zorg te dragen voor de apparatuur die de werkgever hem/haar toevertrouwt; Op het ogenblik dat het telewerken wordt beëindigd, moeten de materialen ingeleverd worden bij de werkgever; De door de medewerker aangebrachte schade dient vergoed te worden aan werkgever, met uitzondering van de gebruikelijke slijtage; De telewerker heeft bij de uitoefening van zijn/haar arbeidstaak recht op respect voor zijn/haar persoonlijke levenssfeer. De werkgever zal de woning van medewerker niet zonder toestemming betreden. Met instemming van de telewerker kunnen de arbeidsomstandigheden van de telewerkers thuis worden gecontroleerd. Bij een eventueel huisbezoek zal de werkgever dit vooraf aankondigen. Verzekering Als u voor uw medewerker een arbeidsongevallenverzekering heeft afgesloten, ga dan na of de telewerker hierdoor gedekt blijft bij telewerken. De werkgever eist geen schadevergoeding van de telewerker voor brandschade en diefstal door derden van het hem ter beschikking gestelde kantoormeubilair en computermateriaal. Bij diefstal is medewerker verplicht om aangifte te doen bij de politie. Tussenkomst werkgever bij de inrichting van de telewerkplek Kantoorinrichting De organisatie/instelling stelt de infrastructuur in bruikleen ter beschikking, of verstrekt een vergoeding die nodig is om thuis optimaal te kunnen werken: het gaat hierbij sec om de inrichting van de werkplek.
Fiscale aspecten bij inrichting werkruimte1 De inrichting van een werkruimte die u vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, behoort bij zakelijk gebruik niet tot het loon als aan de volgende voorwaarden is voldaan: -
-
Er is een gedagtekend schriftelijk contract tussen u en de betrokken medewerker. U moet het contract bewaren bij de loonadministratie In het contract zijn de naam en het adres van de medewerker vastgelegd; Het contract bevat de dag of dagen in de week waarop de medewerker in de werkruimte telewerkt; Per 5 kalenderjaren mag niet meer dan € 1.815 inclusief BTW (waarde in het economische verkeer) onbelast worden vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld; De medewerker werkt tenminste eenmaal per week gedurende de gebruikelijke werktijd voor vervulling van zijn dienstbetrekking in de werkruimte met behulp van telematica zoals een telefoon of computer, zonder dat hij naar de arbeidsplaats buiten de woning reist; De inrichting van de werkruimte voldoet aan de eisen van het arbeidsomstandighedenbesluit. Volgens de normen van het arbeidsomstandighedenbesluit (artikelen 5.15 en 6.30) moet de inrichting van de werkruimte aan de volgende eisen voldoen: - De arbeidsplaats van een telewerker is zodanig ingericht, dat de medewerker zo veel mogelijk zittend en een op ergonomisch verantwoorde manier zijn werk kan doen. De medewerker heeft hiervoor een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel tot zijn beschikking. - Op de arbeidsplaats zijn de nodige voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting aanwezig.
Tussenkomst werkgever bij de uitrusting van de telewerker Computer en randapparatuur De telewerker moet kunnen beschikken over de benodigde computer en randapparatuur. Net als bij de inrichting van de werkkamer bepaalt de organisatie de verschillende mogelijkheden: ofwel de medewerker schaft binnen de door de organisatie gestelde financiële randvoorwaarden de vereiste apparatuur aan en declareert deze bij de organisatie; ofwel de organisatie verstrekt de vereiste apparatuur aan de medewerker in bruikleen. Bijbehorende apparatuur is apparatuur die bestemd is om aan de computer te worden gekoppeld om informatie uit te wisselen. Voorbeelden hiervan zijn een modem, een printer, een fax en een docking station (een apparaat dat wordt geplaatst tussen een portable computer en een bureauset). Een organizer voldoet niet aan de definitie van bijbehorende apparatuur, omdat deze vooral bedoeld is om zelfstandig te worden gebruikt. Fiscale aspecten computer en randapparatuur2 U mag u aan een medewerker een computer en dergelijke apparatuur (en bijbehorende apparatuur) alleen onbelast vergoeden, geven of beschikbaar stellen, als de apparatuur voor 90% of meer zakelijk wordt gebruikt. Als de apparatuur meerdere jaren gebruikt kan worden, mag u maximaal het bedrag van de jaarlijkse afschrijving onbelast vergoeden. Als de kostprijs inclusief omzetbelasting minder is dan € 450, mag u het hele bedrag ineens onbelast vergoeden of verstrekken. Een voorbeeld van dergelijke apparatuur is een organizer, omdat deze vooral bedoeld is om zelfstandig te worden gebruikt. Dat geldt ook voor pocket-pc’s, mini-notebooks en navigatieapparatuur. Bij de aanschaf van een computer met bijbehorende apparatuur wordt het zakelijk gebruik van het geheel getoetst. U moet het zakelijk gebruik van de bijbehorende apparatuur wel apart toetsen als deze apparatuur geheel of gedeeltelijk zelfstandig kan worden gebruikt en niet snel kan worden aangenomen dat zij voor 90% of meer zakelijk gebruikt wordt. Dit betekent bijvoorbeeld dat u een digitale camera meestal niet belastingvrij kunt vergoeden, geven of beschikbaar stellen. Wordt de computer voor meer dan 10% privé gebruikt, dan is er sprake van loon. Een vergoeding moet u dan tot het loon rekenen. Bij een verstrekte computer rekent u de waarde in het economische verkeer3 tot het loon. Bij een ter beschikking gestelde computer moet u in het 1e, 2e en 3e jaar, 30% van de 1 2 3
Bron: www.belastingdienst.nl Bron: www.belastingdienst.nl Ga uit van het aankoopbedrag
waarde van de computer in het economische verkeer 4tot het loon rekenen. U moet daarbij uitgaan van de waarde op het moment van de eerste ingebruikneming. De bijtelling geldt alleen voor de eerste 3 jaren na de eerste ingebruikneming van de computer. Vanaf het vierde jaar kunt u de computer zonder bijtelling ter beschikking stellen. Communicatiemiddelen Het is mogelijk om communicatiemiddelen zoals mobiele telefoons, smartphones en Blackberry’s onder bepaalde voorwaarden onbelast te verstrekken, of te vergoeden. Fiscale aspecten Internet- en telefoonaansluitingen5 De vergoedingen of verstrekkingen van internet, telefoon en dergelijke communicatiemiddelen (bijvoorbeeld een smartphone en een BlackBerry) zijn onbelast, als uw medewerker deze middelen voor meer dan 10% zakelijk gebruikt. Datzelfde geldt voor een tweede telefoonaansluiting. Als u deze communicatiemiddelen zelf aan uw medewerker ter beschikking stelt, gelden dezelfde regels. Als uw medewerker deze communicatiemiddelen voor 10% of minder zakelijk gebruikt, is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon voor alle loonheffingen. De waarde van dit loon bepaalt u als volgt: Bij vergoeding is de hele vergoeding loon; Bij verstrekking is de waarde van de verstrekking in het economische verkeer6 loon; Bij terbeschikkingstelling zijn de kosten die u maakt loon. Dit zijn onder andere de abonnements- en afschrijvingskosten. Let op! De regeling voor internet en telefoon geldt niet voor mobiele apparaten met een computer- en telefoonfunctie, waarvan de telefoonfunctie ondergeschikt is. Hiervoor gelden de regels voor computers en bijbehorende apparatuur.
4 5 6
Ga uit van het aankoopbedrag Bron: www.belastingdienst.nl Ga uit van het aankoopbedrag
Voorbeeld van een telewerkcontract Ondergetekenden,
7
(invullen: naam organisatie en vestigingsplaats van de werkgever, naam en functie rechtsgeldige vertegenwoordiger), hierna te noemen: werkgever, en
(invullen: naam, adres en woonplaats en geboortedatum medewerker) hierna te noemen: medewerker, verklaren – in aanvulling op de reeds bestaande arbeidsovereenkomst en aanstellingsbrief- als volgt te zijn overeengekomen: Artikel 1 Algemene regeling Telewerken De algemene Regeling Telewerken zoals die op het moment van het afsluiten van deze overeenkomst binnen de arbeidsvoorwaarden van de werkgever geldt of op een later tijdstip zal gelden, maakt deel uit van deze overeenkomst. De medewerker zal met ingang van ________(datum) gaan telewerken. Het (maximum) aantal telewerkdagen is vastgesteld op .... per kalenderweek. De werkgever kan dit aantal dagen c.q. de spreiding daarvan over de week in overleg met de medewerker wijzigen. De werkgever kan de medewerker op de dagen dat de medewerker telewerkt, verzoeken naar kantoor te komen. De medewerker moet aan dit verzoek voldoen, tenzij zwaarwegende belangen zich hiertegen verzetten. Artikel 2 Arbeidsomstandigheden De medewerker die telewerkt, dient zijn/haar werk te verrichten op een vaste telewerkplek. De werkgever verstrekt aan de medewerker een vergoeding van ………… ten behoeve van het inrichten van de werkplek. Deze vergoeding wordt uitgekeerd in … jaarlijkse termijnen à €…………… De vergoeding wordt uitgekeerd in de maand ……………. De inrichting van de werkplek dient te voldoen aan de eisen gesteld in de Arbeids-omstandighedenwet, en met name de bepalingen in het Arbeidsomstandighedenbesluit d.d. 15 januari 1997 met revisies.. De medewerker verklaart dat hij/zij van werkgever een instructie heeft gehad met betrekking tot het inrichten en instellen van de werkplek zodat deze voldoet aan de eisen van de relevante artikelen het Arbeidsomstandighedenbesluit, en dat hij zijn werkpek heeft ingericht en ingesteld, zodat de werkplek voldoet aan deze eisen. Indien de medewerker wijzigingen aan zijn/haar werkplek aanbrengt, is hij/zij verplicht om zelf zo spoedig mogelijk zorg te dragen dat zijn/haar werkplek voldoet aan de eisen van de van toepassing zijnde artikelen van het Arbeidsomstandighedenbesluit. De medewerker geeft de werkgever of een in opdracht handelende derde (Arbodienst) toestemming zijn/haar privéwoning en werkplek te (doen) betreden met als doel de arbeidsomstandigheden te controleren en de nakoming van werkgeversverplichtingen mogelijk te maken. Over het tijdstip waarop dit bezoek zal plaatsvinden, wordt overlegd met medewerker. De medewerker is verplicht na een verzoek van de werkgever binnen een redelijke termijn, doch uiterlijk binnen 10 werkdagen nadat het verzoek is gedaan, de werkgever of Arbodienst daadwerkelijk toegang te verlenen tot zijn/haar werkkamer op een tijdstip binnen kantooruren. Artikel 3 Bereikbaarheid De medewerker draagt zorg voor goede bereikbaarheid gedurende de uren dat hij telewerkt. De medewerker ziet er op toe dat de zakelijke lijnen (zakelijke lijnen zijn lijnen die door de werkgever zijn verstrekt) niet worden aangenomen of anderszins gebruikt worden door huisgenoten. Artikel 4a Software (indien medewerker de privé-computer gebruikt) Aan de medewerker die telewerkt, is voor de duur van de overeenkomst software in bruikleen ter beschikking gesteld, waarmee de medewerker toegang krijgt tot het bedrijfsnetwerk. De door de werkgever ter beschikking gestelde software mag uitsluitend door de medewerker gebruikt worden in het kader van het verrichten van de werkzaamheden op grond van de bestaande arbeidsovereenkomst. De werkgever is te allen tijde gerechtigd de software te wijzigen, te vervangen of terug te halen. De medewerker zal alle in redelijkheid te verlangen medewerking verlenen. De medewerker zal voor de software zorg dragen en deze bij beëindiging van onderhavige overeenkomst weer in het bezit van de 7
Ontleend aan: Overleg arbeidsvoorwaarden Jeugdzorg
werkgever stellen. De medewerker zal problemen met de software direct aan de werkgever melden, teneinde de werkgever in de gelegenheid te stellen adequate maatregelen te treffen. De werkgever is niet aansprakelijk voor het niet privé kunnen gebruiken van de privé computerapparatuur in verband met storingen of anderszins. Artikel 4b Apparatuur en software (indien de medewerker een laptop of een stand-alone computer van de werkgever gebruikt) Aan de medewerker die telewerkt, is een laptop-computer/stand-alone computer inclusief software in bruikleen ter beschikking gesteld, zoals geregistreerd door de werkgever. De door de werkgever ter beschikking gestelde apparatuur inclusief software mogen uitsluitend door de medewerker gebruikt worden in het kader van het verrichten van de werkzaamheden op grond van de bestaande arbeidsovereenkomst voor de duur van de overeenkomst. De werkgever is te allen tijde gerechtigd de apparatuur en software te repareren, te wijzigen, te vervangen of terug te halen. De medewerker zal alle in redelijkheid te verlangen medewerking verlenen. De medewerker zal voor de apparatuur en software zorg dragen en deze bij beëindiging van de overeenkomst weer in het bezit van de werkgever stellen. De medewerker zal problemen met de apparatuur en software direct aan de werkgever melden, teneinde de werkgever in de gelegenheid te stellen adequate maatregelen te treffen. Indien medewerker ook na uitdrukkelijk daartoe gesommeerd te zijn in gebreke blijft bij de teruggave van de kantoorinrichting, apparatuur en software, is werkgever gerechtigd de medewerker een boete op te leggen ter hoogte van de restwaarde van de apparatuur en software, vermeerderd met 15% administratiekosten. Werkgever is in dat geval bevoegd deze boete en deze administratiekosten in mindering te brengen op medewerker toekomende bedragen aan loon of onkostenvergoeding. Artikel 5 Verzekering en aansprakelijkheid De medewerker is niet aansprakelijk voor schade aan de in artikel 4b vermelde apparatuur, tenzij deze schade is ontstaan door opzet of verwijtbare roekeloosheid, waaronder tevens wordt verstaan schade tengevolge van het niet, niet tijdig of niet naar behoren nakomen van zijn/haar verplichtingen uit onderhavige overeenkomst. De werkgever draagt zorg voor verzekering van de in artikel 4b vermelde apparatuur. De werkgever is niet aansprakelijk voor enigerlei andere schade dan gedekt door de verzekering , en sluit met name aansprakelijkheid uit voor iedere schade die veroorzaakt kan zijn door (het gebruik van) de apparatuur en software, behoudens indien en voor zover voornoemde beperkingen c.q. uitsluitingen rechtens niet zijn toegestaan en behalve de reguliere werkgeversaansprakelijkheid ingeval van ziekte en arbeidsongeschiktheid. Artikel 6 Beveiliging De medewerker is gehouden de ter beschikking gestelde softwareprogramma’s zorgvuldig te gebruiken. Daarnaast dient de medewerker de bepalingen uit de Wet bescherming persoonsgegevens nauwgezet op te volgen. De medewerker verklaart altijd voldoende maatregelen te nemen ter bescherming van organisatiegevoelige gegevens. Dit betekent dat hij/zij in ieder geval zelf afdoende maatregelen treft, zodat in geval van diefstal of verlies van apparatuur zo weinig mogelijk gevoelige informatie in andere handen kan komen. Zeer gevoelige informatie dient op het bedrijfsnetwerk te worden opgeborgen en mag niet op een uitneembare schijf of diskette worden opgeslagen. In het geval de medewerker privacygevoelige gegevens niet zorgvuldig behandelt dan wel hiervan misbruik maakt, kan de werkgever disciplinaire maatregelen nemen. Artikel 7 Inkomende en uitgaande post Inkomende post moet de medewerker laten toezenden naar het kantooradres. Uitgaande post van de medewerker wordt verzonden via de werkgever, tenzij dit in een uitzonderlijk geval door het spoedeisende karakter door de medewerker zelf dient te geschieden, e.e.a binnen de richtlijnen van de organisatie. Artikel 8 Duur van de overeenkomst en beëindiging Deze aanvullende overeenkomst is aangegaan voor de duur van één jaar. Periodiek vindt een evaluatie van het telewerken plaats. Tegen het einde van de contractsperiode wordt bezien of voortzetting van deze aanvullende overeenkomst gewenst is. Bij voortzetting geschiedt dat wederom voor de duur van één jaar. Niettemin zijn zowel de werkgever en de medewerker te allen tijde gerechtigd deze aanvullende overeenkomst tussentijds op te zeggen en wel met onmiddellijke ingang, tenzij een redelijke toepassing van dit recht tot tussentijdse opzegging het in acht nemen van een opzegtermijn vergt. In dat geval geldt een opzegtermijn van één maand.
Getekend te:
Getekend te:
Datum:
Datum:
Handtekening werkgever
Handtekening med
