SUBMISSION
A. Register Untuk dapat melakukan proses submit naskah secara online, hal pertama yang harus dilakukan adalah mendaftar (register/ sign up) kedalam salah satu jurnal yang dipilih. 1. Buka http://journals.ums.ac.id dan pilih menu register, kemudian pilih salah satu jurnal yang dikehendaki, maka akan muncul formulir pendaftaran yang harusdiisi.
2. Lengkapi formulir pendaftaran yang disediakan oleh system ini sesuai dengan data asli.
1
3. Sebelum melakukan pendaftaran (register) dan mengisi data lebih jauh, perhatikan link “Click here”. Pilih menu ini jika sebelumnya sudah pernah mendaftar di portal http://journals.ums.ac.id. Artinya, data yang sudah pernah dimasukkan dapat digunakan untuk mendaftar pada jurnal yang tergabung pada portal ini.
Masukkan username dan password yang sudah terdaftar, lalu tentukan pilihan dalam mendaftar, yaitu sebagai Reader, Author, Reviewer atau ketiga-tiganya. 4. Pilih tombol “Register” jika yakin bahwa seluruh data telah dilengkapi.
Sebelum melakukan register, ada beberapa opsi yang bias dipilih, yaitu email konfirmasi yang berisi username dan password, bahasa yang digunakan, dan mendaftar sebagai Reader, Author, Reviewer atau ketiga-tiganya.
2
B. Submit Naskah Pastikan sudah melakukan proses pendaftaran secara benar dan bisa login kesistem administrasi jurnal online sebelum melakukan submit naskah. Karena system hanya mengijinkan user terdaftar yang bisa melakukan proses submit artikel. Ada beberapa proses yang harus dilalui dalam melakukan penyerahan naskah secara online sebelum bias dilakukan review oleh petugas yang ditunjuk. Login sebagai Penulis (Author) dan pilih link “CLICK HERE” untuk melakukan proses submit naskah.
3.1 Permulaan Tahap permulaan dalam proses upload naskah dimulai dari halaman ini. Pastikan bahwa daftar periksa (checklist) persyaratan yang diminta oleh pengelola jurnal terpenuh idengan cara memberikan tanda centang seluruh checklist yang ada.
3
Pilih tombol “Save and continue” untuk melakukan proses berikutnya. 3.2 UnggahNaskah Cari dan unggah file naskah (manuscript) yang akan di submit dan tekan tombol “Upload”, selanjutnya tekan tombol “save and continue” untuk melanjutkan ke proses berikutnya.
4
3.3 Metadata Lengkapi metadata naskah yang diupload tersebut mulai dari informasi penulis, judul dan abstrak, hingga daftar pustaka. Jika Penulisnya lebih dari satu, dapat ditambahkan penulis kedua atau ketiga dengan cara menekan tombol “Add Author”.
3.4 UnggahBerkasTambahan Masukkan berkas tambahan yang diperlukan jika ada, namun jika tidak ada bias langsung menuju ke langkah terakhir dengan cara menekan tombol “Save and continue”.
5
3.5 Konfirmasi Langkah terakhir dalam submit naskah ini adalah dengan cara menekan tombol “Finish Submission” jika yakin bahwa tidak ada yang kurang.
Selanjutnya menunggu proses review dari petugas yang ditunjuk oleh Editor maupun Editor Pelaksana dari jurnal yang disubmit. Untuk mengetahui naskah yang sedang aktif, artinya sedang dalam proses review atau editing, dapat dilihat pada halaman Author home si Penulis.
C. Petugas Review (Reviewer) Petugas review (Reviewer) merupakan seseorang yang diberi wewenang untuk melakukan proses review terhadap suatu naskah yang masuk. Reviewer ditentukan oleh seorang ketua Editor atau Editor pelaksana. Review digunakan sebagai pertimbangan oleh Editor untuk mengambil keputusan apakah naskah tersebut diterima atau ditolak. Meskipun Reviewer menyatakan bahwa naskah tersebut layak diterima, namun keputusan akhir tetap berada ditangan Editor. (Langkah untuk menunjuk seseorang menjadi reviewer terdapat pada modul terpisah).
6
Untuk bertugas menjadi petugas review, login sebagai Reviewer dan pilih menu “Reviewer”. Jika Editor sudah menunjuk untuk melakukan proses review terhadap suatu naskah yang masuk, maka akan terlihat jumlah naskah yang aktif untuk dilakukan review.
Di halaman “Reviewer” akan terlihat dua menu, yaitu “ACTIVE” dan “ARCHIVE”. Menu “Active” akan menampilkan naskah masuk yang siap untuk dilakukan review, sedangkan menu “Archive” menampilkan beberapa naskah yang telah dilakukan review sebelumnya.
Di halaman “ARCHIVE” juga terdapat info dokumen (record) mengenai keputusan yang dibuat oleh Reviewer dan Editor apakah diterima, ditolak, atau yang lain.
3.1 Submission Aktif Saat ada naskah (manuscript) jurnal yang masuk, Editor akan memperoleh informasi pemberitahuan dari sistem. Selanjutnya ketua Editor menunjuk Editor pelaksana untuk menjalankan tugasnya, atau ketua Editor sendiri yang melaksanakan tugas tersebut.
7
Berikutnya, chief Editor atau Editor pelaksana akan menunjuk beberapa orang untuk melakukan review naskah. Seseorang yang ditunjuk untuk melakukan review naskah akan memperoleh pemberitahuan melalui email bahwa dirinya dipercaya untuk melakukan tugas ini. Email yang dikirim berisi tentang langkah yang harus dilakukan untuk dapat melakukan tugasnya sebagai reviewer. Judul dana abstrak naskah juga dituliskan dalam email tersebut.
Masuklah sebagai Reviewer untuk menjalankan tugas yang dipercayakan oleh Editor. Di halaman home user yang berperan sebagai Reviewer yang ditunjukakan terlihat jumlah naskah yang sedang aktif saat itu. Pilih menu “Active” tersebut untuk melakukan proses review.
Selanjutnya akan diarahkan kehalaman naskah yang sedang aktif dan informasi singkat mengenai naskah tersebut, misalnya judul naskah, tanggal ditugaskan dan jatuh temponya.
8
3.2 Proses Review Untuk melakukan proses review, pilih link yang berisi judul jurnal tersebut. Selanjutnya akan diarahkan ke halaman yang berisi tinjauan naskah, jadwal review, dan langkah-langkah yang harus dilakukan.
Pada bagian “Submission to be reviewed” terlihat informasi mengenai judul naskah, journal section, Editor yang memberikan tugas, dan link “View Metadata” yang berisi informasi metadata naskah yang di submit. Jika ingin melakukan korespondensi dengan Editor pelaksana yang memberikan tugas sebelum pelaksanaan jurnal dapat dilakukan dengan cara mengirim pesan dengan cara memilih menu bertanda amplop.
9
Bagian tengah terdapat informasi jadwal review yang berisi tentang tanggal Editor mengirim permintaan dan jatuh tempo, serta respon dan tanggal review dilakukan.
Selanjutnya dibagian paling akhir terdapat langkah-langkah yang harus dilakukan dalam proses review sebelum akhirnya membuat keputusan.
Download manuscript
Reviewer memiliki dua pilihan terhadap naskah yang ditugaskan untuk direview yaitu, dapat melakukan review atau menolaknya. Untuk menerima tugas review, pilih link “Will do the review”. Sebaliknya jika tidak dapat melakukan review karena berbagai alasan, pilih “Unable to do the review”. Untuk melihat naskah asli (dan tambahan jika ada) secara keseluruhan dapa tdilakukan dengan cara mengunduh manu script pada langkah kedua. Langkah keempat hingga keenam tidak akan dapat dilakukan selama langkah yang pertama belum dilakukan, atau jika langkah pertama sudah memilih untuk tidak dapat melakukan review, maka langkah berikutnya tidak akan dapat dikerjakan.
10
Respon reviewer, apakah menerima tugas atau tidak dapat menerima tugas, dilakukan dengan mengirim email respon kepada Editor yang menunjuk. Secara otomatis, format email akan di-generate oleh system sehingga dapat dengan mudah melakukan perubahan konten email.
Pada step yang ketiga terdapat competing interest yang boleh di isi atau diabaikan.
Langkah keempat adalah memberikan penilaian terhadap naskah dengan cara memilih menu link “review form”, dimana formulir review ini sudah dibuat oleh Journal Manager yang tentu saja bekerjasama dengan Editor dalam membuat form penilain naskah.
11
Sebagai tambahan, Reviewer dapat mengirimkan berkas lain untuk diberikan kepada Editor, misalnya hasil coret-coretan naskah atau yang lain berkaitan dengan naskah yang baru saja di review. Berkas tambahan tersebut dapat berupa gambar, maupun file teks dan dokumen.
Langkah terakhir (keenam) adalah memberikan rekomendasi kepada Editor terkait tugas review yang baru saja dilakukan.
Ada beberapa rekomendasi keputusan yang bias dipilih oleh Reviewer terkait naskah, yaitu: o “Accept Submission”, artinya naskah tersebut diterima untuk di edit dan diterbitkan. o “Revision Required”, membutuhkan naskah yang sudah dilakukan revisi. o “Resubmit for Review”, memberikan permintaan untuk submit ulang kepada Author. o “Decline Submission”, menolak naskah tersebut. o “See Comment” Editor disaran kan untuk melihat komentar yang dibuat reviewer.
NOTE: Harap diperhatikan dalam memberikan rekomendasi keputusan ini, karena keputusan yang telah diambil tidak akan dapat diubah. Setelah memberikan rekomendasi keputusan, Reviewer akan diarahkan kehalaman untuk membuat email respon ke Editor. Kirim pesan ke Editor bahwa tugas telah selesai dikerjakan. Dengan demikian, tugas reviewer telah selesai dan menunggu tugas berikutnya.
12
