Strategisch marketing- en communicatieplan

Onderhandelingsprocedure met voorafgaande Europese bekendmaking Oproep tot kandidaatstelling

Strategisch marketing- en communicatieplan 2011-2013 Besteknummer 201010109

De kandidaatsstellingsdossiers dienen te worden bezorgd v66r:

woensdag 11 augustus 2010 te 10:00

UUI'.

De offertes dienen te worden bezorgd v66r: woensdag 20 oktober 2010 te 10:00 uur, op het aanbestedingsbureau: I.verzending per post: 2.persoon lijke afgifte:

College van burgemeester en schepenen, t.a.v. de dienst aanbestedingen, Grote Markt I, 2000 Antwerpen balie van het Be ll-gebouw, t.a.v. de dienst aanbestedingen, Francis Wellesplein 1,2018 Antwerpen

Op bovenvermelde datum en uur zal de afgevaardigde schepen ofzijn plaatsvervanger overgaan tot het openen van de inschrijvingen op volgende locatie: Vergaderzaal T0213, Francis Wellesplein I, 20 18 Antwerpen (aanmelden aan de balie). BIJKOMENDE INLICHTINGEN Wat betreft het indienen of inzenden en openen van uw offerte: MW aanbestedingsbureau, patrimoniumonderhoud, aanbestedingen, tel. 03 338 6483 Wat betreft administratieve inlichtingen m.b.t. het dossier en de opvo lging ervan na de aanbesteding: de heer Patrik Van Ostaeyen: tel (03)338 64 84 - email : POCALAankopers@stad .antwerpen .be Wat betreft technische inlichtingen (het concept, het programma, de opvolging van het project, e.d.): mevrouw Marijke De Roeck: (03)338 3 1 75 - emai l: [email protected]

Bestek nr. 20 I 010 I 09

I.

Inhond: 1

Oproep tot kandidaatstelling 3 Minimumeisen 3 Wetgeving en reglementering 3 Aard van de opdracht en gunningswijze 4 Verloop van de procedure 4 2 Omschrijving van de opdracht 5 2.1 Aigemene omschrijving van de opdracht 5 2.2 Doelgroepen 6 6 2.3 Budget en timing 2.4 Timing voor het doorlopen van de gehele gunningsproeedure 7 Op basis van welke criteria wordt uw kandidatuur beoordeeld? 8 3 3.1 Toestand van niet-uitsluiting 8 3.2 Financiele en economische draagkracht 9 3.3 Geschiktheid 9 Samenstelling en indiening kandidatuur 10 4 4.1 Indiening van de kandidatuur 10 4.2 Vereiste documenten 13 4.3 Aandachtspunten 14 5 Op basis van welke criteria wordt de uiteindelijke offerte beoordeeld? 15 5.1 De kwaliteit van de toekomstvisie 15 5.2 De kwaliteit van het strategievoorstel 15 5.3 De kwaliteit van het creatief concept 15 5.4 De kwaliteit van de voorgestelde communicatieproducten 15 5.5 De kwaliteit waarmee de merkenbijbel en de huisstijlgids worden toegepast 15 5.6 De kwaliteit van de begeleiding en de manier waarop het advies, de creatieve ondersteuning en de continu"iteit ervan worden gewaarborgd 16 5.7 De duidelijkheid, kwaliteit en voordeligheid van de prijsopgave 16 Bijlagen 17 18 KANDlDAATSTELLLlNG VERKLARING or EER 20 1.1 1.2 1.3 1.4

Bestek nr. 20 I 0/0 I 09

2.

1

Oproep tot kandidaatstelling

De stad Antwerpen doet een oproep tot kandidaten voor de ondersteLining bij de opmaak van een eendLiidig strategisch marketing- en communicatieplan 2011-2013 voor de stad en de implementatie van een aantal prioriteiten uit dit plan, zoals eventueel de ontwikkeling van een aantal gei'ntegreerde campagnes. Uiterste datum voor ontvangst van de kandidaatstellingen is II augustus 2010 voor 10

LIllI'.

Taal van het kandidaatstellingsdossier: Nederlands.

1.1

Minimumciscn

De kandidaten dienen: de vereiste financiele en economisehe draagkracht te kunnen aantonen; over voldoende financiele waarborgen te beschikken am de betrokken diensten tot een goed einde te brengen; in een reglementaire situatie te verkeren met betrekking tot belasting, B.T.W. en bijdragen inzake de sociale zekerheid. Deze minimumvoorwaarden worden verdeI' uiteengezet en aangevuld in hoofdstuk 3. De kandidaten zijn verplicht hun aanmelding kenbaar te maken op het formulier als bijlage.

1.2 1.2.1

Wctgcving en rcglementering Aigemene bepalingen van de aannemingsvoorwaarden

Voor zover er door de voorschriften van dit bestek niet wordt van afgeweken, zijn op deze aanneming van toepassing de bepalingen van: •

•

•

De wet van 24. J2. J993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten (BS 22.01. J994) aangevuld met "errata" (BS 25.02. J997) en Jatere aanvLlllingen Het koninklijk beslLiit van OS.OJ.] 996 betreffende de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten en de concessies voar open bare werken (BS 26.0 J. J996) aangevLlld met "errata" (BS 25.02. J997) en latere aanvullingen Het koninklijk besluit van 26.09. J996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en de bijlage tot vaststelling van de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor open bare werken (BS J8. JO. J996) en Jatere aanvullingen

Bestek nr. 20 J010 J09

3.

1.2.2

Bepalingen van de algemene aannemingsvoorwaarden waarvan wordt afgeweken

Er wordt bij deze opdracht afgeweken van artikel 15 van de Algemene aannemingsvoorwaarden voor wat betreft de betalingstennijn. Dit omwille van de administratieve doodooptijd voor correcte en adequate controle van tacturen

1.2.3

Raamcontract

De stad Antwerpen is de aanbestcdcnde dienst. Maar d stad Antwerpen zal overeenkomstig artikel 1-5 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdraehten voor werken, leveringen en diensten voor prestaties die het voorwerp van de opdracht uitmaken tevens kunnen optreden als aankoopcentrale voor I. instellingen die ressorteren onder de stad (bv. lokale politie, brandweer, districten, gewone gemeentebedrijven, intern verzelfstandigde agentsehappen, enz.), 2. instellingen met een aparte rechtspersoonlijkheid die door de stad belast zijn met een bepaalde taak van gemeentelijk belang (stedelijke vzw's, autonome gemeentebedrijven, andere extern verzelfstandigde agentschappen in privaatrechtelijke vorm, enz.) 3. andere instellingen die zeer nauw verbonden zijn met de stad (OCMW Antwerpen, AG Havenbedrijf, Digipolis, enz.) De inschrijvers zijn er toe gehouden om op grond van de overeenkomst de leveringen en diensten die aan de stad Antwerpen worden aangeboden onder dezelfde voorwaarden aan de voormelde instellingen en agentschappen aan te bieden, indien deze erom verzoeken. De voormelde instellingen en agentschappen treden in dergelijk geval op als opdrachtgever-contractant. Ze plaatsen opdrachten in eigen naam en voor eigen rekening. Deze instellingen en agentschappen hebben de mogelijkheid, maar niet de verplichting om een beroep te doen op de raamovereenkomsl.

1.3

Aard van de opdracht en gunningswijze

Deze opdracht betreft een opdracht voor aanneming van diensten. De procedure betreft een onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking, genoemd in mtikel 17, §3, 4° van de wet van 24 december 1993.

1.4

Verloop van de procedure

De procedure vedoopt in twee fasen: • Aigemene oproep tot kandidaten In de eerste fase dient de inschrijver zijn kandidatuurstelling in. In deze fase wordt de inschrijver beoordeeld op betrouwbaarheid en bekwaamheid. • Onderhandelingsprocedure Wanneer zijn kandidatuur aanvaard wordt, ontvangt de inschrijver een uitnodiging om zijn offerte in te dienen.

Bestek nl". 20 I 010 I 09

4.

2 2.1

Omschrijving van de opdracht Algemene omschrijving van de opdracht

Om in de peri ode 2011-2013 het marketing- en communicatiebeleid van de stad Antwerpen verdeI' uit te bouwen, wi! het bedrijf marketing & communicatie opnieuw een beroep doen op externe expertise. De opdracht voor de opdrachtnemers behelst enerzijds de ondersteuning bij de opmaak van een eenduidig strategisch marketing- en communicatieplan 2011-2013 voor de stad en anderzijds de implementatie van een aantal prioriteiten uit dit plan zoals eventueel de ontwikkeling van een aantal geYntegreerde campagnes en de uitbouw van de e-marketing van de stad. Deze opdrachten worden uitgevoerd in nauwe samenwerking met marketing & communicatie. Van de inschrijver wordt minstens verwacht dat hijlzij onder meer de volgende opdrachten uitvoer!: •

• •

•

•

de opdrachtnemer onderstennt marketing & communicatie bij de opmaak van het strategisch marketing- en communicatieplan 2011-2013 zowel vanuit een offline als vanuit een online perspectief de opdrachtnemer geeft vanuit de bestaande strategische visie mee vorm aan de online marketing en communicatie vanuit de stad de opdrachtnemer geef! vanuit de bestaande strategische visie en het uitgewerkte koepelconcept een creatieve invnlling aan aile onderdelen van de verschillende stedelijke campagnes die elkaar opvolgen en versterken; het bureau zal wellicht ook diverse afgeleide creaties ofproducties moeten leveren. Dit zowel voor meer specifieke campagnegolven als voor producten gericht op specifieke doelgroepen indien gevraagd, zal de opdrachtnemer ad vies geven over de opbouw van zowel offline als online acties, de timing daarvan, de elementen van de stedelijke marketing- en mediamix, bruikbare technologieen en technieken, enzovool1; als opdrachtgever willen wij onze doelgroepenmet de ons beschikbare budgetten zo efficient mogelijk benaderen. Dam'om kijken wij uit naar een strategisch opgebouwde planning waarin per doelgroep of cluster van doelgroepen een gemotiveerde, gebalanceerde keuze wordt gemaakt tussen aile elementen uit de marketingmix met ook een gefundeerde media-aanbeveling. Opgelet: het betrefl hier louter een aanbeveling, want 011S ,)ysteem van centrale media-aankoop maakt het ons mage/ijk om zelj (en met exclusieve kortingen) mediaruimte in Ie kopen in daghladen, magazine~\', periodieke pers, enz. I'R-werk leveren zal allicht niet tot de opdracht behoren, maar een advies van de opdrachtnemer waardoor een meerwaarde kan worden bereikt, is altijd welkom.

De voorgaande opsomming vat de uitdaging samen waar het bedrijf marketing en communicatie van de stad Antwerpen meent voor te staan. Marketing en communicatie heef! er al enkele ideeen voor communicatie in willen te berde brengen. Het is nu aan de inschrijvers om hun ideeen te fOrInuleren, en daarbij te argumenteren waarom zij eventueel voor andere oplossingen kiezen dan degene die de stad Antwerpen in gedachten had (zie ook hoofdstukken 3 & 4). Bij de uitvoering van de opdracht wordt van de inschrijvers verwacht dat : • de contacten met het bestuur pragmatisch, praktisch en resultaatgericht zijn • zij rekening houden met aile opmerkingen en suggesties van de opdrachtgever en daar professioneel op reageren • de inschrijvers oog hebben voor de creatie van een intern draagvlak • zij mee zorgen voor de versteviging van de competenties van de stedelijke comm un icaticmedewerkers • zij rekening houden met de beschikbare logistiek en infrastrllctullr van de stad en van haar afdeling ontwikkeling

Bestek nr. 20 I 0/0 109

5.

•

zij tot duidelijke en transparante werkafspraken komen met de overige opdrachtnemers van marketing en coml1lunicatie

•

• •

2.2

zij rekening houden met de vigerende wetgeving en procedures (decentralisatiebesluit, wet op de overheidsopdrachten enzovoort) en daartoe kennis verwerft over de wetgeving van toepassing op de stad als openbaar bestuur; daarbij is het van be lang dat de bureaus de effecten van bijvoorbeeld de wet op de overheidsopdrachten incalculeert in zijn retroplanningen voor voorgestelde campagnes zij zelfstandig kunnen werken, met een minimum aan vergaderingen (ook eerder informele contaeten via een snelle e-mail oftelefoon kunnen pragmatisch gepast zijn) zij proactief optreden en zelf de vooruitgang en de kwaliteit van de projecten bewaken.

DocJgrocpen

Het doelpubliek dat moet worden aangesproken. bestaat uit de volgende subdoelgroepen: • aile (potentiele) externe en interne klanten van de stad Antwerpen • aile (potentiele) externe en interne partners van de stad Antwerpen; dat kunnen onder meer bedrijven, verenigingen en andere overheden zijn • de brede bevolking. Moeht er een aanvoelen bestaan dat er nog een onvermoede doelgroep over het hoofd werd gezien, dan kan worden beslist om deze doelgroepen verder in kaart te brengen.

2.3

Budget en timing

Voor 2011 wordt een totaal communieatiebudget voorzien van eirca 10 miljoen EUR, inclusiefBTW. te besteden aan de aanmaak, productie, distributie en media-aankoop (die buiten deze opdracht valt) van aile acties die plaatsvinden in dat jaar. In 2011 wenst het stadsbestuur ongeveer 4% van het totale communicatiebudget aan deze opdracht te besteden. Aangenomen wordt dat in de stedelijke begroting de komendejaren een bedrag in een gelijke grootteorde beschikbaar zal zijn. HetjaarlUks te bested en bed rag voor deze opdracht wordt geraamd op 4 % van het dat jaar voorziene centrale communicatiebudget. De in dit bestek vervatte opdracht loopt in principe vanaf het ondettekenen van de overeenkomst tot en met 31 december 2013, maar kan eventueel met eenjaar worden verlengd tot 31 december 2014. Er wordt van de opdrachtnemers verwacht dat zij werken vanuit de visie op de langere tennijn, zodat de gevoerde communicatie meteen een goede start betekent voor de daaropvolgende jaren. Oak een inschatting van communicatieopportuniteiten op langere termijn is altijd welkom. De in de inventaris opgegeven prijzen per dienst of per product zijn uiteindelUk indicatief. Concrete opdrachten zullen op afroep tot stand komen en worden toegezegd op basis van een per opdracht in te dienen 'cost estimate offerte'. Deze offerte zal de opgegeven prijzen als samenstellende delen hanteren. Aile taksen en kosten (bv. zegeltaks) moeten inbegrepen zijn.

Bestek 1Ir. 20 I 010 I 09

6.

2.4

Timing voor het doorlopcll van de gehelc gunllingsprocedlll'c

Volgens de planning van de opdraehtgever, geldt aanvankelijk de volgende timing (onder voorbehoud) : mondeJinge briefing aan de gesclcctcerde bureaus 01' 20 september 2010 om 14 tltIr bij lis Neuts, marketing & commullicatie, Francis Wcllespleill 1,2000 Antwerpell. indienen van de offertes door de inschrijvers op 20 oktober 2010 voor 10 UUL mondelinge toelichting van de offertes door de inschrijvers 01' 25 en 26 oktober 2010 bij IIs Neuts, marketing & eommunicatie, Francis Wellesplein 1,2000 Antwerpen. Aangezien aile juryleden de offeltes al zullen gelezen hebben, wordt ten hoogste 45 minuten per bureau voorzien. Met het oog 01' een vlotte vooltgang wordt gevraagd zo min mogeJijk tijd te verliezen met het opstellen van apparatuuL eerste jureringsronde op 8 november 2010, aansluitend op de eventuele onderhandelingen met inschrijvers die een interessante offelte indienden (de inschrijvers worden dan ook vriendelijk verzocht om vanaf 26 oktober de nodige tijd voor onderhandelingen te willen vrijmaken in hun agenda's). uiteindelijke gunning van de opdracht aan de opdraehtnemer voigt dan naar aile waarschijnlijkheid op 9 december 2010. Verdere stappen moeten in nader overleg worden afgesproken Ila de gunning, tijdens een "opstartvergadering". Vanzelfsprekend zullen aile rappOlten en ontwerpen een finaal akkoord moetell krijgen van de stuurgroep van de opdrachtgever en van het college van burgemeester en schepenell vooraleer ze kunnen worden uitgevoerd. Aile retroplanningen zullen met dat gegeven rekening moeten houden.

Bestek ilL 20 I 010 109

7.

3

Op basis van welke criteria wordt uw kandidatuur beoordeeld? De selectiecriteria

Aile kandidaten worden beoordeeld op basis van de volgende selectiecriteria die van gelijke orde zijn. Er zullen minimaal 3 en maximaal 4 kandidaten weerhouden worden op basis van de selectiecriteria. Hiermee voigt de stad Antwerpen de ACC-UBA gedragscode inzake bureaucompetities.

3.1

Tocstand van nict-uitsluiting (beoordeling Ja/Nee) (mtikel 69-69bis van het KB van 8 januari 1996)

Door een offerle in te dienen voor deze opdracht verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in het KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor open bare werken: Uilsiuitillgsgrolldell Zijll:

I) in staat van faillissement of van vereffening verkeren. zijn werkzaamheden hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand Ie verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale wetgevingen en reglementeringen; 2) aallgifte hebben gedaan van zijn faillissemellt, eell procedllre vall vereffellillg of een gerechtelijk akkoord aanhangig hebben of een gelijkaardige procedure lopende hebben bestaande in andere nationale wetgevingen en reglementeringen; 3) niet in orde zijn met zijn verplichtingen inzake betalingen van bijdragell voor de socia Ie zekerheid en zijn fiscale verplichtillgell (directe belastingen en BTW); 4) bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan veroordeeld geweest zijn voor een misdrijf dat de beroepsmoraal aantast; Een veroordeling bi} v011nis wegens niet-naleving van de milieu- en sociale wetgeving word! beschouwd worden als een overtreding die de professionele integriteit aantas! welke hel mogelijk maakt de befrokkell ]Jarlij uit Ie sluilen.

5) bij de beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan; 6) in ernstige mate schuldig zijn aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen. Ais bewijs van het tegendeel zal de inschrijver eell verklarillg op eer indienen. Het bestuur gaat voort op deze verklaring tot op het ogenblik van gunning. Aan de inschrijver die in aanmerking komt voor gunning, wordt v66r de beslissing tot gunning een uittrekseluit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst opgevraagd, waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan. Oit attest mag ten vroegste 3 maanden voor ontvangst door het bestuur uitgereikt zijn.

Bestek nr. 201 % 109

8.

De bewijzcn ollltrent de eerstc drie lIitslllitingsgmnden worden door de stad zelf opgezocht, voorzover het gaat 0111 Belgische inschrijvers. De stad zoek zelf het RSZ-attest van het voorlaatste kwartaal op. Ollldat de aanbestedende overheid niet bij lIIachtc is de bewijzen ollltrent de eerste drie lIitslllitingsgronden zelf op te zoeken in het geval van een bllitenlandse inschrijving, dienen bllitcnlandse inschrijvers zelf de bewijzen ollltrent de eerste dric lIitslllitingsgronden aan te leveren. Zodra blijkt dat een kandidaat-inschrijver zich in een voormelde toestand van uitsluiting bevindt, wordt hij uitgesloten van deelneming aan de opdracht. Iedere valse verklaring is een uitsluitingsgrond voor deelneming aan deze opdracht. Indien na contractsluiting zou blijken dat ten deze een valse verklaring werd afgelegd, kan het contract door de stad Antwerpen eenzijdig en zonder enige schadevergoeding verschuldigd te zijn, ten laste van de wederpartij verbroken wordell. Aandachtspllnt Wanneer de inschrijver een Tijdelijke handelsvennootschap (TV H) is, lIIoeten voor elke paltner van de THV, de bovenvermelde documenten ingediend worden,

3.2

FinancieIe en economische draagkracht (beoordeling Ja/Nee)

(artikel 70 van het KB van 8 januari 1996) De inschrijver dient bij zi,in aanvraag tot deelneming een passende bankverklaring te voegen, waarbij de bankier de financiele gezondheid van de inschrijver bevestigt, rekening houdend met de omvang en cOlllplexiteit van de opdracht. Daal'llaast geef! de inschrijver ook een overzicht van de jaarIijkse oll1zet over de peri ode 2005-2009,

3.3 Geschiktheid (beoordeling op 100 punten) (artikel 71 van het KB van 8januari 1996) De geschiktheid wordt beoordeeld aan de hand van de volgende criteria: • de kwaliteit van het management van de onderneming (10 punten); • de algemene kwaliteit van de personeelsbezetting van de onderneming en de potentiele bekwaamheid van het bureau om de opdracht voHedig in het Nederlands uit te VOel'en (10 punten); • de ervaring en bekwaamheid in marketing- en communicatiecall1pagnes - zowel omine als online - die een product of dienstverIening betel' moeten bekendmaken of positioneren (bv, via een verhoogde bekendheid) (10 punten); • de ervaring en bekwaamheid in sensibiliserende of gedragsbei'nvloedende voorlichting bij zowel een brede doelgroep als bij specifieke subdoelgroepen (10 punten); • de ervaring en bekwaamheid in voorlichtingscampagnes met complexe boodschappen met diverse facetten (10 punten); • de ervaring op het vlak van communicatie: het uitdenken en ontwerpen van omine en online marketingacties, campagnes en toepassingen (10 punten); • de ervaring op het vlak van het ontwerpen en produceren van audiovisuele producties voor televisie of radio en voor online applicaties (10 punten); • de in de ondel'l1ell1ing aanwezige creativiteit (qua strategisch potelltieel en qua conceptualisatie ell uitvoerillg), en haar 1l10tivatie voor deze opdl'acht (30 punten), Bcstek

Ill'.

20 I 010 J 09

9,

De geschiktheid zal worden onderzocht aan de hand van de volgende documenten: • cv's van het werkelijke management van de onderneming (en enkel dam'van); • een lijst van de personeelsleden van de gehele onderneming, met vermelding van hun moedertaal, hun funetie en hun beroepskwalifieatie (daarom eehter niet hun cv's); • een besehrijving van partners waarmee regelmatig wordt samengewerkt, bv. op het vlak van PR of grafiseh ontwerp; • een selectieve lijst van de beheerde klanten in de afgelopen vijf jaar (2005-2009) waarop duidelijk vermeld staat om welke opdracht het ging (dus niet louter de naam van de klant) en het tijdstip van uitvoering;

• • •

een overzicht van nationale en internationale onderseheidingen die de insehrijver in periode 20052009 heef! behaald inzake creativiteit en effectiviteit; een beschrijving (op een halve A4) waarom het bureau deelneemt aan deze specifieke competitie en om welke redenen het bureau zichzelf in staat aeht de opdraehten uit te voeren; een seleetie van drie zelfte kiezen cases (niet meer ofniet minder) die de insehrijver gegeven bovenvermelde motivatie relevant of "transponeerbaar" acht. Het moet gaan om opdrachten die de inschrijver zelf IlCef! uitgevoerd in de peri ode 2005-2009 en die afgerond zijn. Er moeten duidelijke resultaten kunnen worden beschreven en het mag niet gaan om bewerkingen van campagnes van buitenlandse filialen of zusterfirma's. Per case wordt opgegeven (telkens op max. 2 A4-pagina's) : o de opdrachtgever, met vermelding van een contactpersoon en diens adres (incl. tel., fax, e-mailadres) en de data waarop het project werd uitgevoerd; o de inhoud van de opdracht; o de toegepaste strategie(en); o het plan van aanpak; o de resultaten van de aanpak; o de eventuele prijzen of bekroningen die met deze cases werden behaald o de deelopdrachten die werden uitgevoerd in eigen regie en die werden uitbesteed of afgehandeld door een an del' bureau, met vermelding van de onderaannemers (naam en referentie ); o illustratiemateriaal dat op de case zelf slaat (bv. voorbeelden van de adveltenties, tekeningen of foto's van eventuele evenementen of gebeurtenissen; audiovisuele spots mogen op papier worden samengevat) - dit alles verplicht in even vee I exemplaren als het dossier.

Ook de zorg die aan het kandidaatsdossier werd besteed en het taalgebruik erin, kan in overweging worden genomen.

4 4.1

4.1.1

Samenstelling en indiening kandidatuur Indiening van de kandidatnnr

Kandidatuurstelling

Via bijgevoegd formulier Voor het opmaken van zijn kandidatuurstelling maakt de inschrijver gebruik van de bij dit bestek gevoegde formulieren. Indien hij deze toch op andere documenten maakt dan op het voorziene fonnulier moet de inschrijver op ieder van deze documenten verklaren dat het document conform het bij het bestek behorend model is.

Bestek nr. 20 I % I 09

10.

Aile ingediende documenten worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend. Dc kandidatuurstelling, met name het inschrijvingsbiljet, de inventaris en aile andere al dan niet verplichte bijlagen die de inschrijver zelf heeft opgesteld, worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend. Wie ondertekenf, moel bewijzen dat hi) gell1GChfigd is de inschrijver Ie verbinden. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen, wijzigingen of eventuele (door het bestek toegestane) kOltingen zowel in de kandidatuurstelling als in de bijlagen, die de essentiele voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen bei'nvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. De aandacht van de inschrijver wordt crop gevestigd dat: •

•

een kandidatuurstelling ollgcldig is wanneer niet allc origillcle formulierclI behoorlijk ingevuld en ondertekend bij de kandidatllurstelling zijn gevoegd en deze originele kandidatllursteliing niet werd opgemaakt en ingediend zoals onder dit 31tikel beschreven. bij betwisting enkele deze originelen rechtsgeldig zijn.

Digitaal op cd Er dient bij de kandidatuurstelling een cd gevoegd te worden met een digitale versie van de volledige inschrijving samen met de docllmenten (kandidatuurstelling, inventaris, verklaring op eel' e.a .... ) waarvan de opmaak identiek is aan deze van het bestllllL Gegevens cd Op de cd, die bij de kandidatullrstelling wordt gevoegd, wordt dllidelijk het voorwerp van de opdracht en het besteknummer vermeld. De digitale versie vermeldt zecr dllidelijk de (firma)naam van de inschrijver(s), alsmcde de coordinaten.

4.1.2

Wijzc vall illdicllclI

Bij het indienen van cen kandidatuursteliing, zijn cr een aantal wettelijke voorschriften die STRIKT moeten worden opgevolgd. De kandidatuursteliing moet in een definitiefgcslotclI omslag zitten. Een kandidatuurstelling kan persoonlijk ingediend worden (al dan niet op de zitting) of opgestuurd per post. 4.1.2.1 Persoolllijk afgifte De kandidatullrstelling wordt onder detlnitief gesloten omslag afgegeven aan de voorzitter; dit voor de opening van de zitting waarop de aanneming geagendeerd is; zoniet beschouwen wij lIW kandidatuurstelling als laattijdig. Uiteraard kan een kandidatullrstelling ook geruime tijd voor de dag van de zitting ingediend worden.

Bestek nL 20 I 010 I 09

II.

De envelop, waarop duidelijk 'kandidatuurstelling' staat aangegevcn, vermeldt de datum en het unr van de openingszitting alsook de bcnaming en het nummer van het bestek.

KANDIDATUURSTELLING Openingszitting op 11/08/2010 om 10 11111' Bestek PO/CALl201O/0109 Strategiscb marketing- en commllnicatieplan 2011-2013

4,1.2.2 Verzending per post Bij een kandidatnurstelling die per post (al dan niet aangetekend) wordt bezorgd, moet deze in TWEE envelop pen worden gestoken.

Het verdient aanbeveling am de kandidatuul'stelling per aangetekende post minimum 4 kalenderdagen VOOI' de dag van de opening del' kandidaluurstellingen te ve,,\·turen. 4.1.2.2.1 Builenste envelop Naast de adresgegevens van de aanbestedcnde overheid, wordt duidelijk de vermelding 'kandidatunrstelling' aangegeven.

KANDIDATUURSTELLING College van Burgemeester en Sehepenen T.a.v. Dienst Aanbestedingen Grote Markt I 2000 Antwerpen

4.1.2.2.2 Binnenste envelop Deze envelop, waarop duidelijk 'KANDIDA TUURSTELLING' staat aangegeven, verl11eldt de datum en het uur van de openingszitting alsook de benal11ing en het nUl11mer van het bestek.

KANDIDA TUURSTELLING Openingszitting op 11/08/2010 om 10 uur Bestek PO/CALl2010/0109 Strategiscb marketing- en communicaticplan 2011-2013

4.1.2.2.3 Laattijdige kandidatuurstelling Een kandidatuurstelling die te laat toekomt wordt cnkel in aanmerking genomen als: - Het bestuur aan de aannemer nog geen kennis heeft gegcven van zijn beslissing;

en

Bestek nl'. 20 I % 109

12.

- De kandidatuurstelling bij de post als aangctckcndc zcnding is afgegeven uiterlijk 4 kalcndcnlagcn voor de dag van de opening van de kandidatuurstellingen. 4.1.2.3 Ondcrschcid post- en contactadres Sinds de verhuizing van aile baekoffiee diensten naar 'Den Bell' maakt de stad Al1twerpen een onderseheid tussen een postadres en een eontaetadres. Conereet betekent dit het volgende: - Kandidatuurstelling wordt per post opgestuurd: postadres: College van burgemeester en sehepencn, La.v. de dienst aanbestedingen, Grote Markt I, 2000 Al1twcrpcn. - Kandidatuurstelling wordt persoonlijk aangeboden: eontaetadres: Balie van het Bell-gebouw, t.a.v. de dienst aanbestedingen, Francis Wellesplein 1,2018 Antwerpen. Aan de balie wordt u verder geholpen. Vertrek tijdig want ook hier geldt de regelgeving fOnd laattijdige kandidatuurstellingen zoals hierboven vermeld.

4.2

Vereiste documenten

Naast het kandidaatstellingsfonnulier dient het dossier minstens de volgende doeumenten te bevatten: • verklaring op eel' • een passende hankverklaring In deze verklaril1g bevestigt de bankier de financiele gezondheid van de inschrijver, rekening houdend met de omvang cn eomplexiteit van de opdrachL • een overzicht van de jaarlijks gerealiseerde omzet over de peri ode 2005-2009 • cv's van het werkelijke management van de onderneming (en enkel dam'van) • een Hjst van de personeelsleden van de gehele onderneming, met vermelding van hun moedertaal, hun functie en hun beroepskwalifieatie (dam'om eehter niet hun ev's) • een besehrijving van partners waarmee regelmatig wordt samengewerkt, by. op het vlak van PR of grafiseh ontwerp; ingeval deze partners ook voor deze opdraeht zouden worden ingesehakeld, dient de insehrijver ook de nodige vcrbintenissen met deze partners voor te leggen • een seleetieve Hjst van de beheerde klan ten in de afgelopen vijfjaar (2005-2009) waarop duidelijk vermeld staat om welke opdraeht het ging (dus niet louter de naam van de klant) en het tijdstip van uitvoering • een ovcrzicht van nationale en internationale onderscheidingen die de insehrijver in peri ode 2005-2009 Iweft behaald inzake ereativiteit en effeetiviteit • een beschrijving (op een halve A4) waarom het bureau deelneemt aan deze speeifieke eompetitie en om welke redenen het bureau zichzelf in staat aeht de opdraehten uit te voeren • een selectie van drie zelfte kiezen cases (niet meer ofniet minder) die de inschrijver gegeven bovenvermelde motivatie relevant of "transponeerbaar" acht. Het moet gaan om opdrachten die de inschrijver zelf heef! uitgevoerd in de peri ode 2005-2009 en die afgerond zijn. Er moeten duidelijke resultaten kunnen worden besehreven en het mag niet gaan om bewerkingen van eampagnes van buitenlandse filialen ofzusterfirma's tenzij er daadwerkelijke betrokkenheid was. Per case wordt opgegeven (telkens op max. 2 A4-pagina's) : o de opdrachtgever, met vermelding van een contaetpersoon en diens adres (inel. tel., fax, e-mailadres) en de data waarop het project werd uitgevoerd; o de inhoud van de opdracht; o de toegepaste strategie(en); o het plan van aanpak; o de resultaten van de aanpak;

Bestek

111'.

20 I % I 09

13.

o

o

de deelopdrachten die werden uitgevoerd in eigen regie en die werden uitbesteed of afgehandeld door een ander bureau, met vermelding van de onderaannemers (naam en referentie); iliustratiemateriaal dat op de case zelf slaat (bv. voorbeelden van de adveltenties, tekeningen of foto's van eventuele evenementen of gebeurtenissen; audiovisuele spots mogen op papier worden samengevat) - dit alies verplicht in evenveel exemplaren als het dossier.

Daarbij bezorgt de kandidaat-inschrijver zijn dossier in 10 exemplarcn (Mn origineel en 9 kopieen). Het aanbevolen fonnaat is A4, staand, met paginanummers en reetoverso gekopieerd. Er dient bij de kandidatuursteliing een cd gevoegd te worden met een digitale versie van de voliedige inschrijving samen met de doeumenten (kandidatuursteliing, inventaris, verklaring op eel' e.a .... ) waarvan de opmaak identiek is aan deze van het bestuur.

4.3

Aandachtspunten

Het kandidaatsteliingsformulier en de vereiste documenten moeten in het Nederlands opgesteld zijn. Wat eventuele onverenigbaarheden betreft, wordt de aandaeht van de kandidaat-inschrijver explieiet gevestigd op artikel 6.1 van het bestek: "Door in te schrijven op deze opdraeht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden. Tel' aanvuliing van de door de wetgeving voorziene onverenigbaarheden verbindt de insehrijver er zich toe om tijdens de duur van de opdracht geen opdrachten te aanvaarden van in de Antwerpse gemeenteraad vertegenwoordigde politieke paltijen. Bij inbreuk op deze bepaling behoudt de stad zich het reeht toe om de uitvoering van de opdraeht met onmiddeliijke ingang stop te zetten zonder dat de insehrijver reeht heef! op enige sehadevergoeding voor de resterende looptijd van de overeenkomst."

Bestek nr. 20 I % I 09

14.

5

Op basis van welke criteria wordt de uiteindelijke offerte beoordeeld? De gunningscriteria

De geselecteerde kandidatcn zullen worden gevraagd een offelie in te dienen. Deze offelic zal worden bcoordeeld aan de hand van de volgende criteria.

5.1

Dc kwaliteit van de toekomstvisie (20 punten)

De volgende elcmenten komen zeker aan bod bij de beoordeling van de ingediende toekomstvisie: - de pragmatische kwaliteit (inclusief de volledigheid) van de totaalvisie op het project - de probleemoplossende kijk op de problematiek en de inschatting van de doelgroepen - de pragmatische kwaliteit en relevantie van de volgens de inschrijver te voeren acties of aan bod te brengen communicatieproducten - de manier waarop het stadsbestuur zal worden gepositioneerd en de manier waarop die ook op langere termijn kan blijven renderen.

5.2

De kwaliteit van het strategievoorstel (20 punten)

Dit criterium wordt onder andere getoetst aan de hand van: de mate waarin de benadering van de betrokken doelgroepen strookt met de kernwaarden van de stedelijke communicatie de mate waarin het strategievoorstel bijdraagt tot de juiste positionering van het them a in kwestie de correcte beeldvorming.

5.3

Dc kwaliteit van het creaticf concept (20 punten)

Dit criterium wordt onder andere getoetst aan de hand van: de pragmatische kwaliteiten van de voorgestelde naam/slogan/beeld de mate waarin de voorstellen beantwoorden aan de briefing en het strategievoorstel de ruimte die de creatie Iijkt te bieden om de communicatie-initiatieven op langere termijn door te trekken, binnen het voorgestelde concept.

5.4

Dc kwaliteit van de voorgestelde communicatieproducten (10 punten)

Dit criterium wordt onder andere getoetst aan de hand van: de kwaliteit van de ingediende teksten de relevantie van aile extra campagnemiddelen (bv. online toepassingen) die worden voorgesteld de vormelijke kwaliteit (beelden, lay-out, ... ) van aile voorstellen.

5.5

Dc kwaliteit waarmee de merkcnbijbel en de huisstijlgids worden tocgcpast (10 punten)

De volgende elementen komen zeker aan bod bij de beoordeling van zowel de offerle in haar geheel als van de afzonderlijke onderdelen: de wijze waarop het inhoudelijk aspect van de huisstijl wordt toegepast de wijze waarop de vormvereislen van de huisstijl worden toegepast de wijze waarap eventuele lacunes in de huisstijl bij de vaorgcstelde creaties structureel worden aangepakt.

Bestek nr. 20 I 010 I 09

15.

5.6

Dc kwaliteit van dc begeleiding en de manier waarop hct advies, dc creaticve ondersteuning en dc continui"teit ervan worden gewaarborgd (10 punten)

Oit criteri um wordt onder andere geloetst aan de hand van: de kwaliteiten van de voorgestelde projectveranlwoordelijke en diens team, en van de voorgestelde vervang(st)ers de kwaliteit van de strategen verbonden aan het bureau de kwaliteiten van de copywriter(s) en de grafische ontwerper(s) de ernst, het realisme, de Ie verwachten kwalileit en de duidelijkheid van het engagement dat de stad vraagt de garanties wat betreft vervangbaarheid op hetzelfde kwalitatieve niveau. 5.7

Dc duidelijkheid, kwaliteit en voordelighcid van de prijsopgave (10 punten)

Oit criterium wordt onder andere geloetst aan de hand van : de duidelijkheid van aile prijszettingen en van de aand uidingen van wat optioneel is en wat ni et (de voordeligheid van) de totale, forfaitaire prijs van de voorbeeldcampagne en wat daar in begrepen is. Er wordt hierbij gekeken naar de opgegeven uurprijzen (overheadkosten inbegrepen) van geleverde prestaties per job en de kost van de gespendeerde werktijd (uurkost * aantaluur).

Antwerpen, 17 jllni 2010

Trees QlIaegebelif bedrijfsdirectellf

Bestek nr. 20 I 0/0 I 09

16.

Bijlagen

Bestek nr. 20 I 0/0 I 09

17.

KANDIDAATSTELLLING Bestek 2010/0109

Kandidaatstelling voor de onderstellning bij de opmaak van een eenduidig strategisch marketing- en commllnicatieplan 2011-2013 voar de stad en de implementatie van een aantal prioriteiten uit dit plan, zoals eventueel de ontwikkeling van een aantal gelntegreerde campagnes.

IDENTITEIT EN ALGEMENE INLICHTINGEN

I.

Handelsbenaming:

Volledig adres :

Telefoonnllmmer(s) :

Faxnllmmer :

B.T.W.-nllmmer:

Inschrijvingsnummer R.S.Z. :

2.

Indien opgericht als vennootschap :

a.

Aard van de vennootschap :

b.

Datum van haar stichting :

c.

Naam, voornamen, titel of hoedanigheid van de personen die gemachtigd zijn, afzonderlijk of gezamenlijk (aan te dlliden), de vennootschap te verbinden'.

I Bij deze kandidatuurstellillg een afschrift voegen van de statuten van de vennootschap en van hun evcntuele wijzigingcn, met aanduiding van de datum van verschijnen van deze ctoclImcnten in het Bclgisch Staatsblad.

Bestek nr. 20 I 0/0 I 09

18.

De ondergetekende(n) • verzekelt (verzekeren) dat deze inlichtingen oprecht en waar zijn; • verbindt (verbinden) er zich toe elke belangrijke wijziging, die er later ZOll komen in de gegeven inlichtingen van dit formlllier, onmiddellijk mee te delen.

Te .................................... ,~ ............................ . De kandidaat of zijn gemachtigde

(naam en handtekening)

Bestek nr. 20 I 010 I 09

19.

VERKLARING OP EER

Ik ondel'getekende, (naam + voornaam)

wonende te (slraat, l1ummer, gemeente + postnummer)

vel'klaal' hierbij op eel' dat de vennootschap (benaming en maatschappelijke zetei) zich niet in een van de volgende situaties bevindt: •

in staat van failiissement of van vereffeniug te verkeren, zijn werkzaamheden te hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord te hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand te verkeren als gevolg van

•

aangifte te hebben gedaan van zijn failiissement, een procedure van vereffening of een gerechtelijk akkoord aanhangig te hebben of een gelijkaardige proccdure lopende te hebbcn bestaande in andere nationalc wetgevingen en reglementeringen; nict in orde te zijn met de sociale (sociale zekerheid) en fiscale vcrplichtingen (directc belastiugen en BTW); bij een vonnis dat in kracht van gewijsdc is gegaan veroordeeld geweest zijn voor een misdrijf dat de beroepsmoraai aanta8t;

een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale wetgevingen en regicmcnteringen;

• •

Een veroordeling bij vonnis wegens niet-naleving van de milieu- en sociale wetgeving wordt beschouwd

• •

worden als een overtreding die de professionele integriteit aantast welke het mogelijk maakt de betrokken partij uit te sluiten. bij de beroepsuitocfening een ernstige fout te hebben begaan;

in ernstige mate schuldig te zijn aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingcn.

•

bij een vonnis in kracht van gewijsde veroordeeld te zijn voor: o deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in art. 324bis van het Strafwetboek o omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek li'aude als bedoeld in artikel I van de overeenkomst aangaande de bescherming van de o linanciele belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002 o witwassen van geld

Ondergetekende gaat akkoord om, op het eerste verzoek van de aanbestedende overheid, de nodige originele bewijsstukken in verband met deze inlichtingen te overhandigen. Ik neem er kennis van dat iedel'e valse verklaring cen uitsluitinggrond is voor deelneming aan ondel'havige opdracht. Gedaan te ........................................ , .................................. 2010 INSCHRIJVER BESTAANDE VENNOOTSCHAP V cnnootschap ............................................................................................ . vel'tegenwool'digd door Functie: Handtekening

Bestek nr. 20 I % I 09

20.