Strategisch communicatieplan

Strategisch communicatieplan Sociaal Domein Brabantse Wal

April 2014, werkgroep Communicatie Brabantse Wal

llse Dietvorst, beleidsadviseur Maatschappelijke Ontwikkeling Bergen op Zoom Charissa van Dipte, projectondersteuner Steenbergen Robine van Hees, communicatieadviseur Woensdrecht Vivian Jacobs, externe communicatieadviseur Joyce Laurijssen, beleidsadviseur Maatschappelijke Ontwikkeling Bergen op Zoom Nausikaa van den Merkenhof, communicatieadviseur Bergen op Zoom Jack Nefs, adviseur ISD Brabantse Wal

Inhoudsopgave 1

Voorwoord ..................................................................................................................................... 4

2

Uitgangspunten transitie sociaal domein ........................................................................................ 5 2.1

Visie ................................................................................................................................................... 5

2.2

Doel ................................................................................................................................................... 5

2.3

Uitgangspunten  nota’s  Sociaal  Domein ............................................................................................... 5

3

Communicatietrends en uitgangssituatie Brabantse Wal ................................................................ 8 3.1

Trends ................................................................................................................................................ 8

3.2

Uitgangssituatie communicatie........................................................................................................... 8

4

Uitgangspunten strategische communicatie ................................................................................. 10 4.1

Inhoudelijke uitgangspunten voor communicatie ............................................................................. 10

4.2

Uitgangspunten voor de methode en vorm van communiceren ........................................................ 11

4.3

Uitgangspunten voor de communicatieboodschap ........................................................................... 11

5

Communicatiedoelgroepen .......................................................................................................... 13 5.1 Interne communicatie............................................................................................................................ 13 5.2 Externe communicatie ........................................................................................................................... 15

6

Communicatiedoelen.................................................................................................................... 19 6.1

Interne doelen.................................................................................................................................. 19

6.2

Externe doelen ................................................................................................................................. 19

7

Kernboodschap............................................................................................................................. 21

8

Communicatieacties- en middelen ................................................................................................ 23 8.1

Interne communicatieacties en -middelen ........................................................................................ 23

8.2

Externe communicatieacties en -middelen ....................................................................................... 23

8.3

Communicatiemiddelen gemeenteraden .......................................................................................... 24

9

Communicatiekalender ................................................................................................................. 25 9.1

10

Organisatie van de communicatie ................................................................................................. 26 10.1

Samenwerking.................................................................................................................................. 26

10.2

Samen mijlpalen benoemen en benutten ......................................................................................... 26

10.3

Verantwoordelijkheden .................................................................................................................... 26

10.4

Praktische organisatie ...................................................................................................................... 27

11

12

Kalender ........................................................................................................................................... 25

Begroting...................................................................................................................................... 28 11.1

Personele kosten .............................................................................................................................. 28

11.2

Materiële kosten .............................................................................................................................. 28 Vervolgstappen ............................................................................................................................ 29 2

Bijlage 1

Communicatieacties- en middelen ................................................................................................ 30

Bijlage 2

Mijlpalen communicatiekalender .................................................................................................. 34

3

1

Voorwoord

Dit strategisch communicatieplan gaat over het hele Sociaal Domein van de Brabantse Wal. Dit sociaal domein omvat drie belangrijke decentralisaties die we vooral niet los maar juist in samenhang met elkaar moeten zien. Het gaat om een ingrijpende verandering van het sociale beleid en de uitvoering ervan. De drie decentralisaties gaan in per 1 januari 2015. Decentralisatie Jeugdzorg Vanaf 1 januari 2015 worden gemeenten verantwoordelijk voor alle ondersteuning, hulp en zorg aan kinderen, jongeren en opvoeders. Gemeenten krijgen de regie over alle jeugdhulp en blijven daarnaast ook bestaande taken uitvoeren zoals de jeugdgezondheidszorg en het preventieve jeugdbeleid. Hierdoor wordt een integrale aanpak van jeugdhulp makkelijker gemaakt. De ambitie van gemeenten in West-Brabant is dat kinderen en jongeren de mogelijkheid hebben om zich te ontwikkelen tot zelfstandige volwassenen, die actief deelnemen aan het sociale en economisch en culturele leveren. Invoering Wmo 2015 Vanaf 1 januari 2015 krijgen gemeenten een brede verantwoordelijkheid voor de maatschappelijke ondersteuning van mensen die beperkt kunnen participeren. Doel hiervan is dat meer mensen dan nu met ondersteuning en zorg thuis kunnen blijven wonen. Het gaat om mensen die thuis hulp nodig hebben. Om dit te regelen komt er een  nieuwe  Wet  Maatschappelijk  Ondersteuning:  ‘Wmo  2015’.  Een  onderdeel  van  de   nieuwe Wmo 2015 is onder andere de overheveling van de (extramurale) Begeleiding van de AWBZ naar de Wmo en de uitvoering van 5% van de persoonlijke verzorging voor personen met een psychiatrische, zintuiglijke of verstandelijke beperking. Participatiewet Het kabinet streeft een inclusieve arbeidsmarkt na. Dat is een arbeidsmarkt waarin ook plaats is voor mensen met een arbeidsbeperking. De doelstelling van de Participatiewet is om mensen met arbeidsvermogen naar werk toe te leiden, bij voorkeur naar regulier werk. De doelgroep van de Participatiewet bestaat uit mensen die zijn aangewezen op, al dan niet tijdelijke, ondersteuning om in hun bestaan te voorzien en/of om aan het werk te komen. De werkgroep Communicatie Brabantse Wal –waarin ook communicatieadviseurs zitten- heeft dit plan gemaakt op basis van interviews met een aantal procesbetrokkenen: wethouders, gemeentesecretarissen, afdelings- en teammanagers (deels lid van stuurgroep), projectleiders en beleidsmedewerkers. Verder is een aantal netwerkpartners geïnterviewd: SDW en GGZ West-Brabant. Ook hebben we gebruik gemaakt van beschikbare communicatieplannen van onze en andere gemeenten. Het communicatieplan is een dynamisch document, waarbij de uitgangspunten voor communicatie vastgesteld worden en richtinggevend zijn en blijven. Leeswijzer We beginnen met het kader: de uitgangspunten voor de transitie van het sociaal domein in onze gemeenten. Vervolgens vertalen we die strategische uitgangspunten voor de communicatie. Daarna staan we kort stil bij de sterke en ontwikkelpunten van de huidige communicatieaanpak. In de rest van dit communicatieplan werken we de uitgangspunten verder uit in doelgroepen, doelstellingen, kernboodschap, middelen en de organisatie van communicatie.

4

2

Uitgangspunten transitie sociaal domein

2.1

Visie

In Bergen op Zoom, Steenbergen en Woensdrecht telt iedereen mee en is het belangrijk dat iedereen mee kan doen. Dat begint bij jezelf, bij je eigen gezin, je familie, je vrienden, kortom je sociale omgeving. En als dat (tijdelijk) niet lukt, zorgen we voor een helpende hand. Voor de allerkwetsbaarste mensen organiseren we samen  een  vangnet.  Want  ‘samen  leven  is  samen  doen’.

2.2

Doel

Iedereen doet mee. Iedereen is van betekenis voor de maatschappij en moet kunnen participeren.

2.3

Uitgangspunten nota’s  Sociaal  Domein

Hieronder benoemen we de uitgangspunten uit de nota’s  Sociaal  Domein  van  de  drie  gemeenten.  Per uitgangspunt geven we een eerste doorkijk naar de betekenis voor communicatie. De uitgangspunten voor communicatie werken we vervolgens in hoofdstuk 4 uit. Eerst eigen kracht Het merendeel van de inwoners van onze gemeenten is in staat om zelfstandig op volwaardige wijze deel te nemen aan de samenleving. De inwoners zijn hier in eerste instantie zelf voor verantwoordelijk. We verwachten dat inwoners, die in staat zijn zelf een oplossing te organiseren voor hun situatie, dat ook doen. Soms hebben zij hierbij toch ondersteuning nodig, maar ook dan doen we een beroep op de aanwezige eigen kracht. Die eigen kracht kan per persoon verschillen. Eigen kracht is niet alleen de eigen kracht van een persoon zelf, maar ook de eigen kracht die in de samenleving aanwezig is. Bijvoorbeeld binnen het sociale netwerk van die persoon of bij vrijwilligersorganisaties. Er gebeurt al heel veel in de samenleving. De eigen kracht die besloten ligt in de samenleving moet nog beter worden benut. Hiervoor is het nodig dat wij als gemeenten leren los te laten en leren te vertrouwen op de veerkracht en creativiteit van onze inwoners. Als binnen het bovenstaande netwerk de oplossing niet gevonden wordt, dan kunnen we helpen. Bij voorkeur ligt de oplossing zo dicht mogelijk bij de inwoner zelf, in zijn eigen omgeving. Professionals hebben aandacht voor wat een persoon of zijn netwerk zelf kan en werken daar aanvullend op. Voor ons speelt wederkerigheid,  het  idee  van  ‘voor  wat,  hoort  wat’,  hierbij  een  belangrijke  rol.  En  het  gaat  er   niet alleen om dat mensen verplicht worden iets terug te doen voor bijvoorbeeld een uitkering, maar vooral dat mensen het normaal vinden om iets te doen voor een ander. Betekenis voor communicatiebeleid Dit uitgangspunt vraagt ook een andere benadering van communicatie. Inwoners, het sociale netwerk en de samenleving in het algemeen krijgen een grotere rol. Daar past een overheid bij die luistert, actief informatie ophaalt en iets met deze input doet. Communicatie wordt een interactief proces waar de nadruk niet alleen ligt op het zenden van informatie. We zetten op tijd in Als gemeenten moeten we goed met onze inwoners communiceren, mondeling en schriftelijk. We moeten zoveel mogelijk vooraf duidelijk zijn in waar we wel en waar we niet van zijn. Dat kan veel ellende achteraf voorkomen. Als er een hulpvraag is, willen we er op tijd bij zijn. Niet wachten tot de problemen zo groot zijn dat er alleen nog zware, dure professionele zorg kan worden ingezet. Voorkomen en er vroeg bij zijn, is beter dan genezen. En daarom zetten we in op een verschuiving van de inzet van middelen en menskracht voor zware zorg naar meer preventie. Op tijd inzetten vraagt ook van organisaties, vrijwilligers, bewoners en gemeenten dat er goed wordt omgegaan met signalen van bewoners die een (latente) hulpvraag hebben. 5

Betekenis voor communicatiebeleid Ook dit uitgangspunt laat zien hoe belangrijk het is om te luisteren naar de doelgroep zelf. Daarnaast moet er inhoudelijk gezien ook in de communicatie veel aandacht zijn voor preventie. Het vangnet is de uiterste oplossing Op een aantal terreinen zijn we als gemeenten verplicht of voelen we een morele verplichting om een vangnet voor onze inwoners te organiseren. Concrete voorbeelden hierbij zijn de Wet werk en bijstand (Wwb) en de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Binnen die wettelijke kaders ligt voldoende ruimte voor eigen beleidsopvattingen. Het vangnet is over het algemeen bedoeld om mensen tijdelijk in op te vangen, te ondersteunen. Zodra het kan, moeten mensen weer op eigen benen staan en de eigen verantwoordelijkheid nemen. Dat zal niet voor iedereen gelden. We moeten ons realiseren dat een klein deel van de mensen altijd gebruik zal moeten maken van een vangnet. De mate waarin dat gebeurt, is een ander verhaal. Door gerichte inzet van ondersteuning, door goede signalering en door goede samenwerking zal het vangnet effectiever worden en kan het vangnet zo klein mogelijk worden gehouden. Het vangnet vormt het hart van onze samenleving, van ons sociaal domein. We zien dat een verbetering van de samenwerking tussen de gemeenten en hun partners leidt tot versterking en meer effectiviteit van ons vangnet. Het dragen van de gezamenlijke verantwoordelijkheid is daarbij van groot belang. Betekenis voor communicatiebeleid De doelgroep zelf krijgt een grotere verantwoordelijkheid. Dit is een cultuuromslag, die de hele samenleving aangaat. Communicatie moet eraan bijdragen dat dit gedachtegoed bekend en uitgedragen wordt. Daarin ligt een gezamenlijke verantwoordelijkheid van gemeenten en partners. Het ligt in het verlengde daarvan om ook op communicatief vlak gezamenlijk op te trekken. Ontschotting en winst door samenwerken Om nieuwe oplossingen te realiseren is samenwerking nodig tussen gemeenten, maatschappelijke organisaties en inwoners. Samen werken we aan hetzelfde doel vanuit één gemeenschappelijke visie. Om dit doel te bereiken kijken we over onze grenzen en vakgebieden heen en zetten we onze eigen belangen opzij ten gunste van het gezamenlijke doel. We zoeken gezamenlijk naar slimme verbindingen en we werken aanvullend op elkaar. We kennen elkaars aanbod en maken hier gebruik van. Bestaande scheidingen van budgetten worden opgeheven – ontschotten, noemen we dat. De gemeenten worden door de betrokken partijen gezien als katalysator en stimulator. We hebben dan ook een belangrijke rol als het gaat om het bij elkaar brengen van partijen om de integrale samenwerking te bevorderen. Bij ontschotting hoort ook één toegang voor het sociale domein, waarbij we de concrete aansluiting maken met de verschillende beleidsterreinen. Betekenis voor communicatiebeleid In de samenwerking met partners hebben de gemeenten een rol als katalysator en stimulator. Deze rol kan één op één doorvertaald worden op het vlak van communicatieve samenwerking. We gaan uit van het te bereiken resultaat Het doel is dat iedereen mee kan doen aan de samenleving. Het resultaat van de ondersteuning en maatregelen moet telkens zijn dat mensen mee kunnen doen aan de samenleving. Bij elke vorm van ondersteuning wordt dan ook nagegaan of deze wel echt aan dat doel bijdraagt en/of dat de eigen kracht van de samenleving wordt vergroot. De benodigde ondersteuning of te nemen maatregelen kunnen per persoon of situatie verschillen. Ze zijn niet vooraf in een blauwdruk vast te leggen en soms is er maatwerk nodig. Daarom zijn niet de procedures leidend, maar het te bereiken resultaat. De vraag van de inwoner is ons vertrekpunt. Dit betekent dat er ruimte wordt gegeven aan de professionals om maatwerk toe te passen en dat de schaal waarop de ondersteuning wordt geboden, kan verschillen. 6

Betekenis voor communicatiebeleid Zoals er maatwerk geleverd wordt op het gebied van voorzieningen, moet ook communicatie doelgroepgericht plaatsvinden. Ook is het belangrijk dat de communicatie dicht bij de klant gebracht wordt en dat de afzender herkenbaar is door de doelgroep. We kiezen voor innovatie De manier waarop de ondersteuning van inwoners nu is georganiseerd, wordt onbetaalbaar. Er zijn dan ook slimme verbindingen en oplossingen nodig van maatschappelijke en professionele organisaties en inwoners. Daarom moeten we ruimte maken voor innovatie. Het is altijd nog de vraag of de nieuwe oplossingen die we bedenken in de praktijk wel het gewenste resultaat opleveren. Dat hoeft niet altijd zo te zijn. Maar dat mag nooit tot gevolg hebben dat iemand door het vangnet heen valt. Wanneer dat dreigt te gebeuren, grijpen we tijdig in. Betekenis voor communicatiebeleid Ook op communicatief gebied kunnen we gebruik maken van innovatieve middelen. We zien dit echter niet als doel op zich. Menswaardig bestaan Het is zo’n 65 jaar geleden dat de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens werd aangenomen. Een belangrijke mijlpaal, maar het is nog belangrijker om te kijken naar wat dat dan betekent. Volgens de Universele Verklaring is ieder mens gelijk  in  rechten  en  waardigheid.  We  bedoelen  daar  ook  mee:  “een   kwalitatief niveau van leven dat door het respect van anderen wordt beschermd en een menselijk bestaan waarin  de  basisvoorzieningen  zijn  verzekerd”. We staan voor een maatschappij waarin mensen gelijke kansen hebben op onderwijs, werk en gezondheidszorg. Dit uitgangspunt is voor ons zo vanzelfsprekend dat dit als het ware het DNA van de samenleving vormt. Betekenis voor communicatiebeleid Dit uitgangspunt zal doorklinken in inhoud en vorm van de communicatieboodschap. Dichtbij De ondersteuning van burgers die niet zelfstandig kunnen participeren in de samenleving organiseren we preventief dichtbij de burger door vroegsignalering en vraagverheldering. Zoveel mogelijk vindt ondersteuning plaats op en vanuit de vindplaatsen en gebiedsgerichte steunpunten. Over  zo’n  vijf  jaar:  vragen burgers allereerst  elkaar  om  ondersteuning  en  geven  hieraan  gehoor,  zij  hebben  ‘de vraagverlegenheid’  achter  zich  gelaten  treffen burgers, vrijwilligers en beroepskrachten elkaar op fysieke en virtuele vindplaatsen (gestructureerd netwerk) en vindt hier signalering, verheldering en zo nodig (organiseren van) ondersteuning plaats  worden vrijwilligers en mantelzorgers gefaciliteerd bij hun inzet  zijn preventie en lichte vormen van zorg toegenomen  komen vanuit de vindplaatsen zorgmijders eerder in beeld Betekenis voor communicatiebeleid We moeten zorgen dat de doelgroep zich herkent in ‘Dichtbij’. Dit moet dus doorklinken in inhoud en vorm van de communicatieboodschap.

7

3

Communicatietrends en uitgangssituatie Brabantse Wal

3.1

Trends

De volgende ontwikkelingen in de maatschappij, onze gemeenten en onze organisaties zijn mede bepalend voor onze communicatieaanpak. Informatiemaatschappij We leven in een informatiemaatschappij, die 24/7 doordraait. Mensen kunnen zich met de nieuwe sociale media, in een mum van tijd, verenigen rond een issue en kennis, ervaringen en meningen delen. Die issues staan dicht bij hun belevingswereld, hun gevoel, hun werkelijkheid. Niemand bezit de informatie; er is geen informatiehiërarchie meer. Informatie wordt sneller voor waar aangenomen (neem Wikipedia), en steeds vaker spelen beelden een belangrijkere rol dan feiten. Tegelijkertijd bieden digitale middelen geheel nieuwe en veelbelovende mogelijkheden voor informatieverstrekking, kennisdeling en interactie, debat en oordeelsvorming. Terugtredende overheid De overheid maakt op veel terreinen een terugtrekkende beweging. Deze trend wordt versterkt door forse bezuinigingen als reactie op de economische crisis. Ook in Bergen op Zoom, Steenbergen en Woensdrecht realiseren we ons steeds meer dat we andere spelers (inwoners, andere overheden, bedrijven en instellingen) hard nodig hebben om onze doelen te bereiken. Als gemeenten moeten en willen we dus het gesprek aangaan met die andere spelers. Daarbij zullen we rekening moeten houden met het gegeven dat het algemeen vertrouwen in de overheid al een aantal jaren aan het dalen is. Gemeenten als netwerkorganisatie Het communicatief handelen van medewerkers in het primaire proces en andere medewerkers met externe contacten, is bepalend voor de slagkracht van onze organisaties. Het monopolie van een afdeling of team Communicatie is al langer doorbroken; iedere ambtenaar heeft het podium laagdrempelig en direct (met groepen) te communiceren. Ambtenaren zijn steeds vaker de brug tussen inhoud en politiek. Klassieke competenties zijn niet meer toereikend, vaardigheden in beeldvorming en communicatie zijn steeds belangrijker. Met de social media worden framing en verbinden steeds belangrijker. Het communicatievak is veranderd van regisseurs van eigen producties naar ondersteuning van de communicatie van anderen. Communicatieadviseurs dragen bij aan een communicatiever bestuur en organisatie.

3.2

Uitgangssituatie communicatie

We geven hier geen uitputtende analyse van de uitgangssituatie, maar noemen in een notendop de sterke punten  van  onze  huidige  communicatieaanpak  voor  de  thema’s  op  het  sociaal  domein  en  een  aantal  verbeteren aandachtspunten. Sterk Brabantse Wal-samenwerking van bestuurders, gemeentesecretarissen, afdelingshoofden, beleidsmedewerkers, projectleiders en communicatieadviseurs biedt een vruchtbare basis voor een gezamenlijke communicatiestrategie.

Kan beter Onze communicatie is nog erg op informatie en nieuws gericht; verhalen, ervaringen en praktijk ontbreken. Er is altijd wel wat te vertellen. Over pilots bijvoorbeeld, communiceren we nog nauwelijks.

8

Sinds kort werken we met een werkgroep Communicatie Brabantse Wal, met adviseurs van de drie gemeenten. Deze werkgroep is ook samensteller van het voorliggende communicatieplan.

Communicatie over het gedachtegoed, als een rode draad, ontbreekt tot nu toe.

We hebben heldere visie- en beleidsdocumenten: leesbaar en begrijpelijk.

Leidinggevenden en andere sleutelfiguren kunnen zich bewuster zijn van de betekenis van de transformatie sociaal domein voor competenties, kernwaarden en cultuur van de gemeenten.

Communicatie transitie jeugdzorg: planmatig en gezamenlijk met de negen betrokken gemeenten. Ook hebben we inmiddels een aantal sterke producten ontwikkeld, zoals de illustraties en twee filmpjes.

Er is behoefte aan helderheid over rolverdeling in communicatie en een meer planmatige aanpak. Communicatie zou meer in het hart van het beleidsproces gepositioneerd kunnen worden.

Het bewustzijn van onze toenemende netwerkrol wordt steeds sterker.

Het intensieve gezamenlijke proces met netwerkpartners benutten we nog niet voor afstemming of samenwerking in communicatie met inwoners en cliënten.

Een aandachtspunt is afstemming met de communicatiewerkgroepen van de verschillende transities in WestBrabant West.

9

4

Uitgangspunten strategische communicatie

Voor de communicatie hebben we negen uitgangspunten opgesteld, ingedeeld naar inhoud, vorm en boodschap:

4.1

Inhoudelijke uitgangspunten voor communicatie

1 Communicatieve samenwerking (gemeenten én partners) Ook in ons communicatiewerk kantelen we ons werk: we doen als gemeenten niet alles zelf, benutten het netwerk en regiogemeenten, leggen verbindingen, wetende dat we niet alles (willen en kunnen) weten en niet alle communicatie (willen en kunnen) sturen. Voor de communicatie geldt dat we als Brabantse Wal ontwikkelen en uitvoeren wat regionaal kan, en lokaal waar dat meerwaarde heeft, bijvoorbeeld met aanvullende boodschappen of middelen, op maat voor de ontvangers. De werkgroep Communicatie is verantwoordelijk voor het adviseren over en faciliteren en deels uitvoeren van regionale en ook lokale communicatie, juist omdat de werkgroep uit communicatieadviseurs van de gemeenten bestaat, naast beleidsmedewerkers. Op alle gezamenlijke communicatie-uitingen zetten we de drie  gemeentelijke  logo’s.  Daarnaast blijft er ruimte om lokaal (vanuit 1 gemeente) te communiceren. Voor communicatie transitie jeugdzorg zorgen we voor afstemming met de communicatiewerkgroepen van de verschillende transities in West-Brabant West. Daarnaast werken we samen met communicatieadviseurs van zorgaanbieders en maatschappelijke organisaties. Alle direct betrokkenen tonen voorbeeldgedrag in het uitdragen van het gedachtegoed. Zij laten in hun gedrag zien dat zij ruimte, aandacht en waardering geven aan initiatieven van partners en inwoners, lokale en regionale netwerken benutten voor vergroten deskundigheid en resultaten, leggen zelf verbindingen en ondersteunen initiatieven ook praktisch en financieel, kunnen eigenaarschap overdragen en loslaten en inspireren  collega’s  in  dit  gekanteld  werken. 2 Zenden én halen (en daar iets mee doen) Er is nog onduidelijkheid over het concrete hoe, wat, met wie, en wanneer van de drie decentralisaties. Er moet bovendien in korte tijd nog behoorlijk veel uitgewerkt worden. Er zijn al besluiten genomen en er zullen er nog vele volgen. Over dat wat besloten is en/of dat wat helder is, kunnen we de doelgroepen al informeren. Hierbij valt te denken aan het proces, de planning en inhoud (zover per doelgroep relevant). Zowel interne als externe doelgroepen hebben behoefte aan regelmatige informatie over de stand van zaken en inhoud van de besluiten. We communiceren wat we weten, denk hierbij aan feitelijke of procesinformatie. Maar ook als iets nog niet helemaal duidelijk is, kunnen we communiceren. Want dat mogen we ook best aangeven. Waar het om gaat is het meenemen van de doelgroep in het proces en hen laten zien dat we hen niet vergeten. Verder doseren en plannen we communicatie rond mijlpalen. Tijdige en regelmatige informatievoorziening is de basis. We kunnen de nieuwe sociale infrastructuur alleen maar vormgeven samen met organisaties en inwoners. We betrekken organisaties (zorgaanbieders, maatschappelijke partners en werkgevers) en cliënt- en burgervertegenwoordigers bij onze beleidskeuzes en we laten hen meedenken. Dat betekent: in gesprek gaan, vragen stellen en luisteren. Het gaat om persoonlijke communicatie met veel aandacht  voor  dialoog  en  interactie,  met  duidelijkheid  over  de  thema’s  en  doelen  van   betrekken. We betrekken organisaties en inwoners ook alleen wanneer we hun bijdrage benutten, of het nu gaat om het mee bedenken vooraf of het toetsen, reageren achteraf.

10

3 Stimuleren en faciliteren Daarnaast gaat de netwerksamenwerking over inspireren tot burgerkracht, het stimuleren en faciliteren ervan. We doen als gemeenten minder zelf en geven meer ruimte aan anderen. Dit vertellen we niet alleen, dit laten we zien in de praktijk. Soms zijn we als gemeenten in beeld, soms niet. En als we niet in beeld zijn, faciliteren we op een andere manier. In communicatie is het goed om deze netwerksamenwerking en de ervaringen steeds te benoemen: het beeld moet zijn dat de drie gemeenten zich gezamenlijk verantwoordelijk voelen voor goede ondersteuning van inwoners die het op eigen kracht niet redden. Daarom betrekken de gemeenten hier uitvoerende organisaties en inwoners bij vanwege hun kennis, kunde en ervaringen. Ook vertellen we dat we initiatieven uit het netwerk stimuleren, faciliteren en openlijk waarderen.

4.2

Uitgangspunten voor de methode en vorm van communiceren

4 Afzender dicht bij de ontvanger In lijn met het vorige uitgangspunt communiceren we naar zowel netwerkpartners als zorgaanbieders, werkgevers en maatschappelijke organisaties met Brabantse Wal als hoofdafzender, met ruimte voor lokale boodschappen. In communicatie met inwoners is de betreffende gemeente hoofdafzender en Brabantse Wal extra afzender. Zowel in de gezamenlijke communicatie, als die per gemeente, communiceren we eenduidig en vormen de zenders samen nadrukkelijk een gezicht, spreken met één mond (gefaciliteerd met een gezamenlijk te gebruiken kernboodschap). 5 Persoonlijke communicatie We communiceren zoveel mogelijk persoonlijk, ondersteund door analoge en digitale communicatie. Persoonlijke communicatie in dialoog- en informatiebijeenkomsten en andere ontmoetingen met inwoners en cliënten is helder, begrijpelijk en toegesneden op de doelgroep. Dat geldt zowel voor het netwerk, bijvoorbeeld met de professionals, als voor inwoners of cliënten. De ervaringen die zij bijvoorbeeld nu al in pilots opdoen, delen we niet alleen via artikelen, ook in gesprekken of tijdens werkbezoeken van managers of bestuurders. 6 In beeld en verhaal Het stimuleren van de eigen kracht van inwoners en de integrale aanpak door de gemeenten zijn beleidsuitgangspunten die een andere houding en ander gedrag vereisen van alle betrokken partijen - van inwoners en cliënten, van gemeenteambtenaren en van professionals uit maatschappelijke en zorgorganisaties en van werkgevers. De communicatie is dan ook grotendeels gericht op gedragsbeïnvloeding. Daarbij ligt de nadruk  op  gewenst  gedrag,  op  zo’n  manier  dat  mensen  zich  kunnen  identificeren  met  degenen  die  het   voorbeeldgedrag laten zien. Het voorbeeldgedrag wordt de norm. Dit uitgangspunt is belangrijk bij het formuleren van boodschappen. We brengen ervaringen en veranderingen in de vorm van verhalen in beeld: opgebouwd vanuit de verteller: de burger, professional of bestuurder. En niet vanuit de transities of gemeentelijke dienst.

4.3

Uitgangspunten voor de communicatieboodschap

7 Inhoud, beleving en ervaring Het gedachtegoed en de kanteling in individuele verantwoordelijkheden en werkwijzen van gemeenten en organisaties staan centraal. We benoemen steeds dat het een combinatie is van inhoudelijke ambities (in lijn met het gedachtegoed dat in 2006 met de Wmo in gang is gezet) en noodzakelijke bezuinigingen. Daarnaast geven we communicatie een extra dimensie door ook beleving en ervaring toe te voegen. We laten zien wat

11

het voor mensen betekent door verhalen te (laten) vertellen, beeldgebruik en bijvoorbeeld het gebruik van een motto (uitgewerkt in een campagne)1. 8 Begrijpelijk en eerlijk We communiceren in heldere taal, met sprekende en herkenbare beelden (mensen). We spreken naar inwoners niet over transformatie, transitie, decentralisatie. We communiceren in taal, stijl en toon, aansluitend bij de doelgroep en doelstelling. Ook zijn we eerlijk over wat er wel en niet verandert, en dat niet alles beter zal zijn. Eigen verantwoordelijkheid als uitgangspunt betekent niet dat er geen vangnet meer is, maar wel dat het verandert. En  wat  er  in  het  jeugdstelsel  onvoldoende  werkt,  zal  niet  ‘ineens’  vanaf  januari  optimaal   functioneren. Ook vertellen we hoe het kan dan twee mensen met eenzelfde probleem allebei een andere oplossing hebben, bijvoorbeeld omdat zij een ander sociaal netwerk hebben. 9 Begrip tonen Zowel medewerkers van de gemeenten zelf, als cliënten en professionals van uitvoerende organisaties kunnen te maken krijgen met nadelige gevolgen van de veranderingen; mogelijk maken ze zich daar bij voorbaat zorgen over. Het is belangrijk dat de gemeenten begrip tonen voor deze emoties en deze benoemen. Tegenover de mogelijke verliespunten staat ook winst door kwaliteitsverbetering; ook dat aspect verdient aandacht. Ook moeten we aandacht hebben voor zorgen over thema’s als privacy en haalbaarheid van de inzet van het eigen sociale netwerk (bijvoorbeeld in situaties waarin mantelzorg al maximaal wordt ingezet).

1

Zoals WIJ Eindhoven, Goed voor elkaar in Oisterwijk, Samen staan we sterk van een regio in Zuid-Holland, Samen zijn wij Venlo en Samenzorgen voor in Hilvarenbeek.

12

5

Communicatiedoelgroepen

Doelgroepen kunnen gedurende het proces een andere mate van betrokkenheid hebben. Hieronder benoemen we alle doelgroepen en hun betrokkenheid, standpunten en belangen. In een nog te maken communicatiekalender specificeren we per fase welke invloed de verschillende doelgroepen hebben.

5.1 Interne communicatie Doelgroep

Betrokkenheid, standpunten en belangen

Gemeenteraden, Raadswerkgroepen en Jeugdraden

De gemeenteraden willen nauw betrokken zijn bij de transitie sociaal domein. De raden worden al langere tijd intensief bij de diverse projecten betrokken, bijv. in de vorm van raadswerkgroepen (deze werkgroepen denken mee tijdens de beleidsontwikkeling en adviseren de colleges over vervolgstappen). De raadsleden en leden van raadswerkgroepen hebben begrip voor de maatregelen en onderschrijven veelal het gedachtegoed en de uitwerking. Maar veel raadsleden vinden ook dat inwoners zo min mogelijk last moeten ondervinden van deze maatregelen, dat voorzieningen in de kernen zoveel mogelijk laagdrempelig en toegankelijk beschikbaar blijven en dat de middelen die bestemd zijn voor (jeugd)zorg en participatie, ook daaraan besteed worden. De verantwoordelijkheden van de raadsleden zijn groot, het is de vraag of alle raadsleden al overzien wat dit van hen vraagt. De informatievoorziening voor raadsleden moeten we i.o.m. de griffies en met behulp van beschikbare VNG-materialen voor raadsleden op korte termijn intensiveren, vooral omdat het deels nieuwe raadsleden zullen zijn.

College van B&W

De colleges van B&W zijn nauw betrokken bij de beleidsontwikkeling en hadden de afgelopen periode al een communicatierol. De rollen werden per thema of doelgroep verdeeld, met de nieuwe colleges moeten we dit bespreken: communicatierol wethouders en onderlinge verdeling. Bijvoorbeeld  aan  de  hand  van  thema’s.

Beleidsmedewerkers, consulenten, casemanagers, medewerkers Bedrijfsvoering etc.

Medewerkers hebben behoefte aan duidelijkheid over wat er gaat veranderen, wanneer en in welke mate en wat dat van hen vraagt. Zij zijn zich er van bewust dat er zaken veranderen en om met deze veranderingen om te kunnen gaan worden nu plannen en beleid gemaakt. Direct betrokken medewerkers werken niet alleen in het primaire of beleidsproces, maar ook in bedrijfsvoering. Denk aan medewerkers Inkoop, Financiën, HR e.d.. Het is belangrijk dat medewerkers elkaar (direct betrokken collega’s,  maar  ook  alle  andere  collega’s)  blijven informeren over waar ze mee bezig zijn en dat zij ook inzien hoe elkaars werkvelden elkaar raken. Dat de transities sociaal domein alle medewerkers raken. Elke medewerker moet nog meer dan nu

13

gaan realiseren en ervaren wat het aan competenties en gedrag vraagt. Eigen verantwoordelijkheid van inwoners centraal stellen, vraagt om herijking van kernwaarden en competenties, taken en soms zelfs functies. Ook bij de werving en selectie van nieuwe medewerkers moet dit aandacht hebben. Mede omdat de capaciteit onder druk staat, er meer taken bij komen, de complexiteit groter wordt, zullen medewerkers in nog grotere mate beleid en plannen in  samenspraak  met  collega’s   (ook in samenwerking met andere gemeenten en externe partijen) moeten gaan maken en uitvoeren. Interne communicatie draagt hier aan bij, moet tot deze verandering inspireren en dit versterken. Managementteam (MT) en teamleiders

Genoemd gedrag van beleidsmedewerkers, casemanagers en consulenten vraagt om voorbeeldgedrag van gemeentesecretarissen, afdelingshoofden en teamleiders. Zij zijn een belangrijke interne communicatielijn met medewerkers, en een aantal van hen vormt de stuurgroep Sociaal Domein. Vanuit deze stuurgroep zijn de leden verantwoordelijk voor communicatie met medewerkers, veelal naar de eigen gemeenten. De stuurgroepleden kunnen bovendien afspreken welk lid de communicatie verzorgt over een bepaald onderwerp, naar alle medewerkers (gemeenteoverstijgend). Belangrijk is dat de stuurgroep doorlopend eenduidige communicatieafspraken maakt, en dat de leden hun directe  collega’s  in  de  gemeentelijke   MT’s  en  de  teamleiders  informeren. Het is belangrijk zodat ook de teamleiders hun (communicatie)rol kunnen nemen. Interventies die het communicatiebewustzijn van leidinggevenden vergroten, zetten we gemeenteoverstijgend in, met bijvoorbeeld managementbijeenkomsten Brabantse Wal.

Samenwerkende gemeenten: Brabantse Wal, subregio West-Brabant West en andere regio’s

De gemeenten Bergen op Zoom, Steenbergen en Woensdrecht werken nauw samen als Brabantse Wal. Daarnaast werken we samen aan projecten in grotere verbanden, zoals de transitie van de Jeugdzorg; met de regio West-Brabant-West. Het meest intensief wordt nu samengewerkt op de schaal van de drie gemeenten, de Brabantse Wal. De basis voor deze samenwerking ligt er, en ook met de realisatie van dit communicatieplan verstevigen we de samenwerking. De bekendheid in en met de regio (ook breder dan West-Brabant West) kan worden verbeterd: stimuleer kennisdelen en samenwerken.

14

5.2 Externe communicatie

In de externe communicatie houden we rekening met diverse partijen, die in min of meerdere mate bij de inhoud of uitvoering betrokken zijn. De communicatie (de wijze waarop, de inhoud, de frequentie) is afhankelijk van de mate van betrokkenheid. Deze ‘cirkels  van  betrokkenheid’  zijn  vergelijkbaar  met  de   visie op de toegang tot informatie, advies en ondersteuning (licht en zwaar). Het uitgangspunt in deze cirkel is de cliënt/inwoner. Dat moet ook het uitgangspunt zijn voor de gemeenten. De cirkels daaromheen weerspiegelen de mate van betrokkenheid en de informatiebehoefte. Deze cirkels bepalen de kwaliteit, inhoud, vorm en planning van communicatie.

Inwoners Doelgroep

Betrokkenheid, standpunten en belangen

Cliënten

Inwoners die op dit moment gebruik maken van bijvoorbeeld dagbesteding, een Wmo-voorziening, jeugdhulp of een WWB-, WSW- of Wajong uitkering hebben, - huidige cliënten genoemd- , willen weten waar zij aan toe zijn. De berichten over de transities hebben doorgaans een negatieve toon (meer zelf doen, meer taken voor minder geld, etc). Logisch dat zij zich dan ook zorgen maken over en zich afvragen of ze hun vertrouwde voorzieningen kunnen behouden. Het is dan ook belangrijk om vooral helder en transparant te communiceren, bij voorkeur via doelgroepgerichte communicatie en in afstemming met de partijen die het dichtst bij de praktijk staan (consulenten, casemanagers, professionals van zorgaanbieders en maatschappelijke organisaties). Deze afgestemde en op onderdelen ook gezamenlijke communicatie vraagt om tijdige voorbereiding door de gemeenten en betreffende organisaties.

Inwoners

Het is niet duidelijk in welke mate de inwoners van onze gemeenten zich bewust zijn van wat er allemaal speelt in het sociaal domein. De meeste mensen redden zich prima en hebben de gemeente niet nodig. Tegelijkertijd raakt het gedachtegoed van de transitie sociaal domein alle inwoners. Elke burger heeft de (mogelijke) rol van ouder, verzorger, buur, werkgever, professional, mantelzorger, vrijwilliger of een andere rol in een of meer sociale netwerken. Vragen die mensen hebben over opvoeding of hoe ze iemand kunnen helpen worden vaak aan de directe omgeving gesteld of men zoekt het op internet. En dat is ook prima. Maar we willen wel dat onze (toekomstige) toegang

15

voor informatie, advies en ondersteuning zichtbaar en bekend is, zodat inwoners (of hun omgeving) hen wel weten te vinden. Door het organiseren van één integrale toegang wordt de drempel voor mensen om hun eventuele vragen te stellen lager. Sociale netwerken: familie, vrijwilligers en mantelzorgers

Er komt in de toekomst een grotere druk en verantwoordelijkheid te liggen bij de genoemde sociale netwerken - familie, vrienden en mantelzorgers - om een handje te helpen bij alledaagse zaken. Het is onduidelijk in hoeverre deze groep zich hiervan al bewust is. Belangrijk is het dan ook dat de communicatie naar deze groep duidelijk en aansprekend is. Hierin ligt een belangrijke rol bij maatschappelijke organisaties die in opdracht van ons vrijwilligers en mantelzorgers ondersteunen. Zoals BWI, Stichting Welzijn Ouderen, Vraagwijzer en Tante Louise.

(Potentiële) vrijwilligers en mantelzorgers

Huidige vrijwilligers en mantelzorgers voelen zich onder druk gezet om meer te doen dan ze al doen. Het moet dan aantrekkelijk en gemakkelijk worden gemaakt om meer te doen. Mensen willen de vrijheid hebben om zelf te bepalen of ze vrijwilligerswerk gaan doen of mantelzorger worden, en zo ja, welk vrijwilligerswerk  en  hoeveel  uur.  Ondersteuning  van  huidige   en  poten ële  vrijwilligers  en  mantelzorgers  is  dan  ook  erg   belangrijk, liefst op maat. Dat kan in een groep of 1 op 1, of allebei. Ook waardering is belangrijk. Overigens zijn werkgevers verplicht om aandacht te hebben voor hun medewerkers die mantelzorg verrichten. Werkgever en werknemer moeten samen op zoek gaan naar de juiste balans zodat de mantelzorger wel nog gewoon zijn werk kan blijven doen maar ook voldoende tijd heeft voor zijn taken als mantelzorger, zonder dat dit ten koste van de medewerker gaat.

Organisaties en bedrijven Doelgroep

Betrokkenheid, standpunten en belangen

Zorginstellingen/aanbieders/maatschappelijke partners

Zorgaanbieders en maatschappelijke organisaties willen goede dienstverlening blijven geven, onder meer in opdracht van de gemeenten. We betrekken hen bij nieuwe ontwikkelingen en vragen al langere tijd om mee te denken over de praktische uitwerking. Het proces voor opdrachtverstrekking (inkoop) en contractafspraken wordt voorjaar 2014 opgestart, na de zomer is helder welke organisaties welke ondersteuning in opdracht van de gemeenten bieden. Daarnaast is dan ook helder welke professionals welk aandeel hebben in de toegang.

Bedrijven/werkgevers

Bedrijven in onze regio zijn een belangrijke samenwerkingspartner in het realiseren van onze sociale ambities. Met name voor de Participatiewet is het noodzakelijk dat we bedrijven bereid vinden vacatures, ervarings- en stageplaatsen te bieden aan werkzoekenden, die zonder begeleiding geen werk vinden. Als gemeenten zijn we ook zelf werkgever, met een belangrijke voorbeeldrol. En ook de maatschappelijke partners en zorgaanbieders hebben een dubbelrol in het sociaal domein, want ook zij zijn werkgever.

16

Contractpartners (in Wmo en Jeugdhulp, Werkbedrijf)

De partners met wie wij contracten afsluiten, worden belangrijk in de uitvoering van onze gemeentelijke taken. Sommige partners zelfs als een centrale spil, bijvoorbeeld voor de toegang tot informatie, advies en ondersteuning. Het is dan ook belangrijk dat deze partners betrokken zijn bij de verschillende (beleids)ontwikkelingen en dat direct na contracteren ook communicatieafspraken worden gemaakt. Voor medewerkers van de gemeenten moet duidelijk zijn wie welke rol heeft, wat zij van deze uitvoeringsorganisaties kunnen verwachten en wat die organisaties van ons als gemeenten kunnen verwachten.

Organisaties die (deels) met vrijwilligers en/of mantelzorgers werken cq hen ondersteunen

Veel organisaties die uitsluitend met vrijwilligers werken verenigingen met name - zijn bang dat vrijwilligers overbelast worden. De gemeenten willen dat meer mensen vrijwilligerswerk gaan doen om ondersteuning en zorg te bieden. Organisaties die bijna uitsluitend met professionals werken, hebben zorgen over het feit dat gemeenten een aantal taken overnemen, anders organiseren of door vrijwilligers laten doen. Dat betekent verlies van banen (waarmee ze nu als gevolg van bezuinigen al mee te maken hebben) en verlies van kwaliteit. Maar ze zijn deskundig op het gebied van begeleiding en ondersteuning van vrijwilligers en hebben ons als gemeenten dus wat te bieden. Organisaties onderschrijven vaak wel de kijk op eigen verantwoordelijkheid en eigen kracht maar maken zich zorgen over de haalbaarheid. Al deze organisaties hebben belang bij een voldoende aantal vrijwilligers, bij een goede taakverdeling tussen vrijwilligers en professionals, en bij goede begeleiding, intervisie en supervisie van vrijwilligers.

Vertegenwoordigers van inwoners, cliënten of organisaties Doelgroep

Betrokkenheid, standpunten en belangen

Wmo Adviesraad en klankbordgroep, Cliëntenraad ISD Brabantse Wal

De Wmo Adviesraden in Woensdrecht en Steenbergen, de Wmoklankbordgroep en de Cliëntenraad ISD Brabantse Wal zijn de belangenvertegenwoordigers van iedereen die te maken heeft of krijgt met de Wmo en de Participatiewet (inclusief de WWB en andere wetten en regels die de ISD uitvoert). Vanuit die rol hebben zij ook een adviserende rol naar de gemeenten. De raden zijn direct aanspreekpunt en schakel naar de achterban. De raden moeten dan ook goed op de hoogte zijn van wat er speelt, welke veranderingen eraan komen en wat inwoners hier feitelijk van gaan merken. Als gemeenten maken we met deze raden afspraken over informatie en communicatie naar derden en hoe zij hun adviserende rol goed kunnen uitvoeren. De Wmo Adviesraden en de klankbordgroep worden medeverantwoordelijk voor het betrekken van inwoners bij de ontwikkelingen binnen de Wmo en hebben dus een nadrukkelijke communicatierol.

17

Burgerpanel

Het Burgerpanel van Bergen op Zoom kunnen we benutten om inhoud van beleid te toetsen, maar ook op communicatieacties te evalueren of suggesties te toetsen op aansluiting bij de doelgroep. Leden geven aan of zij mee willen denken, de wijze waarop zij dat doen is veelal nog online. Leden worden wel uitgenodigd voor bijeenkomsten, we zien hen als vertegenwoordigers van actieve inwoners.

Taskforce Zorg en Welzijn Bergen op Zoom

Deze taskforce met werkgevers en bestuurders van o.a. zorgaanbieders heeft de visie op de transformatie sociaal domein en kansen voor het netwerk verkend. De rol van de taskforce moet nog nader bepaald worden.

Pers

Zij vormen een iets ander soort doelgroep omdat ze mede een belangrijk instrument zijn bij onze communicatie. Tegelijkertijd berichten deze media vanuit een eigen verantwoordelijkheid en die loopt niet altijd of per definitie parallel aan die van de partijen betrokken bij de ontwikkelingen in het sociaal domein. Let daarbij ook op dat andere belanghebbenden de media zien als bruikbaar kanaal bij hun eigen communicatiestrategie. De media vormt een belangrijke rol bij opinievorming. Men gaat vaak uit van het nieuws zoals het in de krant staat. Heldere informatievoorziening richting de media is daarom van groot belang en bij mijlpalen of andere belangrijke momenten dient de media altijd uitgenodigd te worden om zo met hen de dialoog aan te kunnen gaan.

18

6

Communicatiedoelen

De communicatiedoelen zijn nu nog op hoofdlijnen vastgesteld. Afhankelijk van de fase waarin we verkeren, scherpen we de doelstellingen aan. We maken onderscheid in weten, kennen, doorgronden, uitdragen en naar handelen. De hier beschreven doelen zijn ons toetsingskader bij de ontwikkeling en evaluatie van communicatiemiddelen en –acties.

6.1

Interne doelen

We willen met interne communicatie in 2014 de volgende doelen realiseren: Bestuurders, managers en medewerkers van de gemeenten (beleidsmakers, uitvoerders, inkopers):  kennen en doorgronden het gedachtegoed en de veranderingen;  vertalen dit naar hun eigen werk;  dragen deze uit in communicatie met relaties en inwoners;  dragen positief bij aan de verandering van het denken en handelen van inwoners en professionals. Raadsleden:  kennen en doorgronden het gedachtegoed en de veranderingen en weten wat hun rol en taken zijn.

6.2

Externe doelen

Met externe communicatie willen we in 2014 de volgende doelen realiseren: Bestuurders en managers van instellingen/aanbieders:  kennen en doorgronden het gedachtegoed en de veranderingen, zover relevant (NB. Een groot aantal heeft  te  maken  met  meerdere  regio’s);  vertalen deze naar hun eigen werk en dienstverlening;  dragen het gedachtegoed en de veranderingen samenhangend en in kern uniform uit in communicatie met medewerkers, inwoners en cliënten;  stimuleren en faciliteren de verandering in het denken en handelen van professionals, inwoners en cliënten. Bestaande cliënten (en hun vertegenwoordigers):  weten waarom er veranderingen zijn, wat die op hoofdlijnen inhouden;  weten waarover zij mee kunnen denken (en hun ervaringsdeskundigheid gewenst is) en richten hiervoor desgewenst tot de vrager van de input;  weten wat, waarom, hoe en wanneer concreet wel en niet iets gaat veranderen voor hen en hun ondersteuning, concreet;  weten wat van hen verwacht wordt;  handelen in lijn met hun eigen verantwoordelijkheid en vanuit hun eigen kracht. Intermediairs: professionals van zorgaanbieders en maatschappelijke partners (als communicatiekanaal naar inwoners en cliënten):  kennen en doorgronden het gedachtegoed en de veranderingen;  vertalen deze naar hun eigen werk en dienstverlening;  dragen het gedachtegoed en de veranderingen samenhangend en in kern uniform uit in communicatie met medewerkers, inwoners en cliënten; 19



stimuleren en faciliteren de verandering in het denken en handelen van professionals, inwoners en cliënten.

Inwoners:  weten waar zij terecht kunnen met vragen en/of problemen;  weten dat en hoe zij mee kunnen denken en initiatieven kunnen nemen voor burgerkracht, en weten wat zij van de gemeenten kunnen verwachten;  weten hoe zij desgewenst mee kunnen denken over de ontwikkelingen in het sociaal domein;  kennen het gedachtegoed en wat en waarom van veranderingen, zover voor hen relevant, weten wat van hen verwacht wordt en wat zij kunnen betekenen voor anderen;  nemen eigen verantwoordelijkheid; benutten in steeds grotere mate hun eigen kracht en die van omgeving.

20

7

Kernboodschap

Wat er precies verteld wordt aan de verschillende doelgroepen en wat van hen gevraagd wordt, staat in de kernboodschap. Deze kernboodschap wordt niet letterlijk overgenomen in communicatie-uitingen, maar bevat wel de ingrediënten. Bij het schrijven van teksten voor een bepaalde doelgroep, fungeert de kernboodschap als toets. De kernboodschap is tweeledig: aan de ene kant gaat het over het informeren over de veranderingen die gaan komen, aan de andere kant doen we ook een oproep aan de inwoners van de stad meer op eigen kracht te doen en elkaar te helpen. Dit is immers het basisuitgangspunt van de transitie: meer zelfredzaam, meer op eigen kracht. Belangrijke onderdelen van de kernboodschap zijn: Er zijn nieuwe zorgtaken voor gemeenten op komst: - Het Rijk decentraliseert taken op het gebied van Wmo, Jeugdzorg, werk en inkomen - Het Rijk wil daarmee de zorg dichter bij de burger brengen - Het Rijk voert bezuinigingen door - De invoeringsdatum is vooralsnog 1 januari 2015 Bergen op Zoom, Steenbergen en Woensdrecht willen bouwen op de kracht van de lokale samenleving: - Zij pakken samen de taken op - Ze gaan uit van de eigen kracht van inwoners - Ze stimuleren eigen kracht onder de inwoners - Ze zorgen dat er een verbinding tussen de inwoners wordt gelegd. Bergen op Zoom, Steenbergen en Woensdrecht doen het samen met partners: - Ze zoeken waar mogelijk de samenwerking met partners op in de breedste zin van het woord (van visieontwikkeling tot daadwerkelijke uitvoering) Per transitie verstrekken we specifieke informatie over: - Proces - Meedenken, meepraten, inspraak, bezwaar - Verwachte en komende veranderingen - Invoering Met bovenstaande in het achterhoofd, luidt de algemene boodschap t.a.v. de drie transities als volgt: Iedereen doet mee Alle gemeenten worden geconfronteerd met veranderingen in het Sociaal Domein. Veranderingen waarmee uiteindelijk de zorg dichter bij de burger komt. In Bergen op Zoom, Steenbergen en Woensdrecht hanteren we het uitgangspunt dat iedereen mee doet. Een groot deel van de inwoners van deze drie gemeenten redt zichzelf en beschikt over voldoende zelforganiserend vermogen om tegenslagen op te vangen. We mobiliseren de kracht van onze inwoners en delen onze verantwoordelijkheid als overheid met inwoners en met mensen en organisaties met binding met de drie gemeenten. En als dat (tijdelijk) niet lukt, zorgt de gemeenten samen met haar partners voor een helpende hand en bieden we ondersteuning gericht op zelfredzaamheid. We doen daarin wat nodig is.

De kernboodschap op hoofdlijnen binnen de transities zijn:

21

Jeugdzorg Per 1 januari 2015 zijn gemeenten verantwoordelijk voor bijna alle vormen van hulp en zorg voor jeugdigen en opvoeders. Voor jeugdigen en opvoeders betekent dit dat we handelen volgens onze kernwaarde en leidende principes. De  kernwaarde  ‘Handel  alsof  het  je  eigen  kind  is’,  is  het  uitgangspunt  in  het  nieuwe  stelsel.  Daarnaast  zijn  vier   leidende principes opgesteld: 1. Eigen kracht eerst! 2. Regie ligt bij ouders en jeugd 3. Geen kind buiten spel: ieder kind groeit veilig op 4. Loslaten…  zonder  het  zicht  te  verliezen De principes gelden voor de gemeenten, het jeugdveld en ouders en jeugd zelf (m.u.v. het vierde principe; ouders en jeugd laten immers nooit los). Wmo 2015 Per 1 januari 2015 krijgen gemeenten een brede verantwoordelijk voor de maatschappelijke ondersteuning van mensen die beperkt kunnen participeren. Doel hiervan is dat meer mensen dan nu met ondersteuning en zorg thuis kunnen blijven wonen. Om dit te regelen komt er een nieuwe Wet maatschappelijke ondersteuning 2015. Bij maatschappelijke ondersteuning wordt uitgegaan van: 1. Het bevorderen van de sociale samenhang, de mantelzorg en vrijwilligerswerk, de toegankelijkheid van voorzieningen, diensten en ruimten voor mensen met een beperking, de veiligheid en leefbaarheid in de gemeente, alsmede voorkomen en bestrijden van huiselijk geweld. 2. Het ondersteunen van de zelfredzaamheid en de participatie van personen met een beperking of met chronische psychische of psychosociale problemen zoveel mogelijk in de eigen leefomgeving, 3. Het bieden van beschermd wonen en opvang. Participatiewet Met de Participatiewet voert de regering het principe van één regeling consequent door voor iedereen die in staat is om te werken, ook de mensen met een arbeidsbeperking, die daarvoor aangewezen zijn op ondersteuning. De kern van de Participatiewet is om drie bestaande regelingen (WWB, Wsw en Wajong) op te nemen in één regeling, met als doel mensen met arbeidsvermogen naar regulier werk toe te leiden. Gemeenten krijgen daarvoor meer instrumenten tot hun beschikking. Gemeenten bepalen, gegeven de wettelijke kaders, wie voor welke ondersteuning in aanmerking komt en ontvangen een integraal budget. Zij zijn daardoor beter in staat om een integrale, efficiënte en effectieve aanpak van arbeidstoeleiding van mensen met een arbeidsbeperking te organiseren. Voor de doelgroep van de Participatiewet zijn/komen instrumenten ter beschikking als (structurele) loonkostensubsidie, no-risk polis, werkvoorzieningen en de voorziening beschut werk.

22

8

Communicatieacties- en middelen

8.1

Interne communicatieacties en -middelen

Voor de interne communicatie zetten we zo veel mogelijk bestaande acties en middelen in. Deze zijn bekend bij de medewerkers en werken effectief om informatie over te dragen en om meningen en ideeën van medewerkers te horen. Het is van belang dat in de communicatie genoeg ruimte is voor inbreng van betrokken medewerkers, sterker: dat zij beseffen dat zij zelf communicatie-actor (kunnen) zijn. De veranderingen zijn voor een aantal van hen groot, zij hebben waardevolle ervaring en kennis van de doelgroepen en communiceren met de doelgroepen. Daarom is het belangrijk dat er gelegenheid wordt gecreëerd om ideeën te ontwikkelen, ervaringen uit te wisselen, te werken aan concretisering van de nieuwe taken en hen te faciliteren in hun communicatierol. Hieronder noemen we een aantal acties en middelen waaruit we kunnen kiezen, afhankelijk van doelen en doelgroepen. Dit wordt vertaald in de communicatiekalender.      

8.2

Afdelings- en teamoverleggen en werkgroepen. Zeepkistsessies Sociaal domein Intranet Nieuwsbrief Sociaal domein Netwerk Jeugd Managementsessies/bestuurssessies

Externe communicatieacties en -middelen

Ook voor de externe communicatie zetten we zo veel mogelijk bestaande communicatiemiddelen in, omdat deze de vertrouwde weg naar de doelgroep vinden. Ook hierbij is het van belang dat in de communicatie ruimte is voor inbreng en initiatieven, sterker: dat ook zij beseffen dat zij zelf communicatie-actor (kunnen) zijn. De veranderingen zijn voor een aantal van hen groot, zij hebben waardevolle ervaring en kennis van de doelgroepen en communiceren met de doelgroepen. Daarom is het belangrijk dat er gelegenheid wordt gecreëerd om ideeën te ontwikkelen, ervaringen uit te wisselen en hen te faciliteren in hun communicatierol. We beschrijven in willekeurige volgorde het palet aan te selecteren middelen, maken daarbij – waar relevant – onderscheid tussen de doelgroepen procesbetrokkenen (zoals zorgaanbieders), cliënten en inwoners. Voor alle externe doelgroepen:  Gezamenlijke campagne  De drie gemeentelijke websites  Website www.voordejeugdwestbrabantwest.nl  Vraag- en antwoordoverzichten  Gemeentepagina in huis-aan-huisbladen  Persberichten en persgesprekken  Huis aan huis-krant sociaal domein  Social media: zoals facebook, twitter, youtube Aanvullend voor procesbetrokkenen:  Digitale nieuwsbrief Sociaal Domein  Website/portal contractpartners  Magazine sociaal domein  Platform pilots  Artikelen/blogs/columns  Social media 23

Aanvullend voor de doelgroep cliënten en vertegenwoordigers:  Brieven aan cliënten en vertegenwoordigers  Ontmoetingen met ervaringsdeskundigen

8.3

Communicatiemiddelen gemeenteraden

De gemeenteraden spelen een belangrijke rol in de drie decentralisaties. Zij geven o.a. de richting aan de kaders voor de transities en zijn verantwoordelijk voor toetsing op resultaten. Voor nieuwe leden is dit extra moeilijk, omdat de materie complex is. Om ervoor te zorgen dat zij deze rol zo goed mogelijk kunnen vervullen, zetten de griffies eigen communicatiemiddelen in; eigen en die van de VNG, zoals recent verschenen filmpjes voor raadsleden over de drie transities en over jeugdhulp. Wij kunnen de griffies faciliteren en bovendien de acties van de griffies aanvullen met bijvoorbeeld:   

Digitale nieuwsbrief Sociaal Domein Raadsinformatiebijeenkomsten specifiek voor drie decentralisaties Raadsinformatiebrieven of -mails

Een toelichting op alle bovenstaande middelen is terug te vinden in bijlage 1.

24

9

Communicatiekalender

Alle bovenstaande hoofdstukken vormen samen de strategie. Dit komt vervolgens tot uiting in een praktische vertaling in een separate communicatiekalender, die na vaststelling van deze communicatiestrategie wordt samengesteld.

9.1

Kalender

In de communicatiekalender vullen we op grond van nu bekende mijlpalen en bijzondere gebeurtenissen per maand in welke communicatieacties moeten of kunnen worden uitgevoerd. Naarmate meer mijlpalen, bijzondere gebeurtenissen of bijzondere momenten bekend zijn, kan de kalender preciezer worden ingevuld. In de kalender is terug te zien dat veel middelen en activiteiten zijn bedoeld om doelgroepen te informeren, maar dat er ook activiteiten zijn om informatie te halen en input te vragen. De projectleider Communicatie coördineert dit traject en stelt in overleg met de werkgroep de kalender maandelijks bij. Een overzicht van de eventueel op te nemen mijlpalen in de communicatiekalender is terug te vinden in bijlage 2.

25

10

Organisatie van de communicatie

10.1

Samenwerking

Dit communicatieplan is ontwikkeld door intensieve samenwerking tussen projectleiders, beleidsmedewerkers, beleidsuitvoerders en de communicatieadviseurs, allemaal betrokken bij de drie transities. Ook de uitvoering van dit communicatieplan is alleen mogelijk door nauwe samenwerking. Want velen binnen en buiten de gemeenten zijn communicatie-actor. Alleen wanneer alle betrokkenen de kernboodschappen, de communicatie-uitgangspunten en de communicatiekalender als leidraad nemen, kunnen we de communicatiedoelen bereiken. Realisatie van de communicatiestrategie wordt geregisseerd door de projectleider Communicatie. Daarnaast ligt de uitvoering deels bij de projectleider van de werkgroep, de werkgroep zelf en deels bij andere actoren.

10.2

Samen mijlpalen benoemen en benutten

Het communicatieplan en de communicatiekalender, zijn dynamische documenten. De transities worden immers ook in een dynamisch proces voorbereid, waarin continu ingespeeld moet worden op landelijke, regionale en lokale ontwikkelingen. Daarom is het van groot belang dat projectleiders, beleidsmedewerkers, beleidsuitvoerders de ‘mijlpalen’ en belangrijke communicatiemomenten in de beleidsontwikkeling benoemen, uitwisselen en benutten voor communicatie naar de verschillende doelgroepen. Ook afstemming met de netwerkpartners is hierbij nodig. De communicatiekalender moet continu worden aangevuld en bijgesteld.

10.3

Verantwoordelijkheden

De uitvoering van het communicatieplan is zoals gezegd een continu samenspel tussen de betrokkenen. Communicatie is daarmee een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Op hoofdlijnen zijn de verantwoordelijkheden als volgt verdeeld: Projectleider Communicatie:  Overzicht houden van alle communicatie via de overall communicatiekalender.  Zorgdragen voor regisseren en realiseren van de communicatiestrategie en verantwoording naar de opdrachtgever (de stuurgroep).  Up-to-date houden van de communicatiekalender en deze delen met de stuurgroep, werkgroep Communicatie en projectgroep(en) met andere beleidsadviseurs.  Informatie geven over mijlpalen en belangrijke momenten en besluiten aan werkgroep Communicatie, zodat zij hierover kan adviseren over de inzet van communicatie.  Voorbeeldrol  naar  collega’s  in  communicatiegedrag en hen bewust maken van hun communicatierol en hierin faciliteren.  Zorgdragen voor de afstemming tussen de communicatie van alle transities en overkoepelende opgaven met behulp van de communicatiekalender.  Afstemming en concrete samenwerkingsafspraken met communicatieadviseurs zorgaanbieders.  Nieuwsberichten (laten) schrijven voor de digitale nieuwsbrief, intranetten, websites en gemeentelijke  pagina’s  op  basis van input van leden werkgroep.  Samenstellen standaardpresentatie over het sociaal domein, waaruit afhankelijk van de doelgroep en doelstelling  dia’s  gebruikt  kunnen  worden.  In  huisstijl  Brabantse  Wal,  met  gezamenlijk  motto.  Samenstellen Vraag en antwoordoverzicht voor op websites.  Ontwikkelen van communicatiemiddelen en acties, als brieven, folders op basis van input leden werkgroep. 26



Indien we een extern bureau/adviseur inschakelen voor het ontwikkelen van een campagne, dan is de projectleider de linking pin tussen bureau en leden werkgroep.

Leden werkgroep Communicatie:  Voorbeeldrol naar collega’s  in  communicatiegedrag  en  hen  bewust  maken  van  hun  communicatierol  en   hierin faciliteren.  Inhoud bepalen en aanleveren voor nieuwsberichten, digitale nieuwsbrief, intranetten, websites en gemeentelijke  pagina’s  en  deze  bespreken  met  de  ‘schrijvende’  cq  ‘producerende’   communicatieadviseur en/of projectleider.  Inhoud bepalen van bijeenkomsten met bijvoorbeeld professionals, cliënten en inwoners en deze bespreken met de projectleider.  Inhoud bepalen voor andere communicatiemiddelen en -acties, en deze bespreken met de projectleider.  Adviseren over opzet en werkvormen van bijeenkomsten.

10.4

Praktische organisatie

Zoals hierboven aangegeven is de uitvoering van het communicatieplan een continu samenspel tussen de betrokkenen. Afstemming is hierbij van groot belang en duidelijk moet zijn wie welke verantwoordelijkheden heeft. De projectleider en werkgroep communicatie Brabantse Wal zorgen voor afstemming met diverse partijen zoals de projectgroepen. Zo kan de communicatiekalender geactualiseerd en aangevuld worden, en worden op basis van de communicatiekalender afspraken gemaakt over de uitvoering van de communicatieacties en middelen. Afhankelijk van de keuzes die gemaakt worden en de activiteiten die worden uitgevoerd, bepalen we wanneer en hoe we de stuurgroep informeren en/of betrekken.

27

11

Begroting

De kosten van uitvoering van het communicatieplan bestaan uit personele en materiële kosten.

11.1

Personele kosten

De realisatie van dit plan, gecoördineerd door de projectleider Communicatie, vraagt (extra) capaciteit die ook gefaciliteerd moet worden. Gezien de omvang van het project is het niet mogelijk een gemeentelijke communicatieadviseur in te zetten als projectleider. (Tijdelijke) externe inhuur hiervoor is dus noodzakelijk. De verantwoordelijkheden/werkzaamheden van de projectleider worden onder andere weergegeven in §10.3 van dit plan. Na vaststelling van de communicatiestrategie wordt een opzet gemaakt voor de communicatiekalender en wordt er een profielschets en urenoverzicht opgesteld voor de projectleider.

11.2

Materiële kosten

Het gaat hier om de kosten van nieuw te ontwikkelen middelen en van acties en bijeenkomsten specifiek in het kader van de drie transities. Voorbeelden van begrotingsposten zijn:  Ontwikkeling campagne  Verhalen verzamelen en publiceren  Filmpjes, artikelen en andere uitingen  Bijeenkomsten en presentaties intern  Bijeenkomsten en presentaties extern  Trainen medewerkers in hun communicatie- en netwerkrol  Samenstellen digitale nieuwsbrief Sociaal Domein  Ontwikkelen Website/portal contractpartners.

28

12

Vervolgstappen

Wanneer dit communicatieplan is vastgesteld, zijn de volgende stappen nodig om tot realisatie te komen: 1 2 3 4 5 6

Presentatie communicatieplan aan o.a.  collega’s  en  netwerkpartners; Opzetten communicatiekalender, inclusief mijlpalen en keuze middelen; Uitwerken begroting o.a. inzet (tijdelijke) externe inhuur voor projectleider; Aanscherpen concrete taakverdeling werkgroep Communicatie; Bespreken communicatiekalender en samenwerkingsafspraken met  o.a.  collega’s  en   netwerkpartners; Uitvoeren communicatiekalender, o.a. door middel van uitwerking voorstel campagne.

29

Bijlage 1

Communicatieacties- en middelen

In deze bijlage staat een toelichting op alle communicatieacties en –middelen zoals opgesomd in hoofdstuk 8. Interne communicatieacties en -middelen  Afdelings- en teamoverleggen en werkgroepen. Dit zijn bij uitstek de momenten waarin de projectleider of leidinggevende met betrokken medewerkers over de laatste stand van zaken spreekt (regulier overleg) of in gesprek gaat over de betekenis voor het werk (thematisch team- of afdelingsoverleg). Via deze weg worden ook hun reacties en input gevraagd. Werkgroepen gebruiken we voor korte of langere tijd om een bepaalde opdracht uit te werken, zoals ontwikkelen en regisseren uitvoering van het communicatieplan (werkgroep Communicatie). Voor  direct  betrokken  collega’s   gebruiken we dus niet alleen de reguliere overleggen voor communicatie, maar plannen de leidinggevenden, gefaciliteerd door de werkgroep Communicatie, ook themasessies (zoals een regio brede bijeenkomst om te enthousiasmeren).  Zeepkistsessies Sociaal domein. Hiermee kunnen we een grotere groep medewerkers op hoofdlijnen informeren over de ontwikkelingen en betekenis voor het werk. Aan het woord zijn leidinggevenden, projectleiders,  collega’s,  samenwerkingspartners  en  ook  ervaringsdeskundigen.  De  werkgroep   Communicatie faciliteert deze sessies met aankondigingen, werkvormen en impressies over de opbrengst. In eerste instantie houden we deze sessies lokaal, maar in de voorbereiding en faciliteiten benutten de gemeenten elkaar.  Intranet. Ondersteunend aan de overleggen: op de drie intranetten staat informatie over ontwikkelingen, zodat medewerkers dit terug kunnen lezen. Ook publiceren we een kalender met mijlpalen 2014 en verhalen over inzet, ervaringen en samenwerking, o.a. in pilots en experimenten. Niet alleen intern  betrokken  medewerkers,  maar  ook  collega’s  van  andere  gemeenten, van netwerkpartners en inwoners krijgen hiermee een gezicht. De berichten en artikelen worden zo gemaakt dat zij (waar gewenst) met minimale aanpassingen op alle drie de intranetten gepubliceerd kunnen worden.  Nieuwsbrief Sociaal domein. Een rubriek in een bestaand intern medium, zoals De Wekker in Bergen op Zoom. De teksten worden voor alle drie de gemeenten gemaakt, en de gemeenten nemen deze over, bewerkt of onbewerkt in een eigen interne nieuwsbrief of ander communicatiemiddel. Dit is een geschikt middel voor nieuws, niet voor achtergrondartikelen.  Netwerk Jeugd. Op deze online community maken de projectgroep en werkgroepen communities aan, waarin zij op onderwerpen informatie uitwisselen: nieuws, bestanden, discussies, brainstormgesprekken. Op Netwerk Jeugd, het bestaande kosteloze platform, starten we ook communities met netwerkpartners samen, waar die de samenwerking en/of afstemming faciliteren, zoals een communicatienetwerk.  Managementsessies/bestuurs-sessies.  Om  de  colleges  van  B&W  en  de  MT’s  van  de  gemeenten   Steenbergen, Bergen op Zoom en Woensdrecht tijdig mee te nemen in de besluiten van 2014 en de betekenis voor de transformatie en wat dat vraagt van de gemeenten, organiseren we de komende jaren periodiek gezamenlijke bijeenkomsten over het Sociaal Domein. Onder meer met communicatietraining: kernboodschappen transformatie. Externe communicatieacties en -middelen Ook voor de externe communicatie zetten we zo veel mogelijk bestaande communicatiemiddelen in, omdat deze de vertrouwde weg naar de doelgroep vinden. We beschrijven in willekeurige volgorde het palet aan te selecteren middelen, maken daarbij – waar relevant – onderscheid tussen de doelgroepen procesbetrokkenen (zoals zorgaanbieders), cliënten en inwoners.

30

Communicatieacties en -middelen voor alle externe doelgroepen:  We ontwikkelen een gezamenlijke campagne met een gezamenlijk motto, voor het bewust maken van het belang van eigen kracht, eigen verantwoordelijkheid en de veranderende rol van de gemeenten. Deze  campagne  wordt  ‘geladen’  met  informatie  (wat  verandert  en  wel  en  niet  vanaf  januari,  waar  kan   ik terecht met een vraag), verhalen (inwoners vertellen over eigen situatie en wat voor hen verandert), artikelen over pilots en burgerinitiatieven en interactie. De drie gemeenten gebruiken de campagne, aangevuld met lokale vertalingen in teksten, beelden en middelen. De campagne kent ook interne interventies, om het bewustzijn van de betekenis voor het werk te vergroten.  De drie gemeentelijke websites. Op alle drie de websites komt een themapagina Sociaal domein, met alle informatie over de drie transities. Deze themasites worden uniform opgebouwd, we maken basisteksten die we (aangepast en aangevuld) op alle drie gebruiken, inclusief beeldmateriaal en artikelen,  blogs.  Ook  bevatten  deze  pagina’s  een  Vraag- en antwoordoverzicht. De sites gaan niet over wat er verandert, maar over de situatie vanaf 1 januari 2015.  Website www.voordejeugdwestbrabantwest.nl. Deze website zetten we voort (beheer loopt via Roosendaal): we intensiveren de content voor professionals en we vullen de rubriek voor inwoners: ouders en jongeren (met concrete verhalen en vragen- en antwoorden). Deze site ontsluiten we ook via de gemeentelijke websites.  Gemeentepagina in huis-aan-huisbladen, zoals De Bode of het Wmo-journaal (Woensdrecht). Hierin plaatsen we elke maand een gezamenlijk gemaakt en lokaal aangepast bericht over de ontwikkelingen en artikelen met goede voorbeelden van de nieuwe werkwijze en ervaringsverhalen. Al deze informatie heeft een praktische insteek: wat betekent dit voor inwoners.  Informatiemiddelen  over  bijv.  de  lokale  toegang,  met  middelen  als  posters,  abri’s,  digitale  kranten,   filmpjes, artikelen huis aan huis, ansichtkaarten: contactinformatie, en voorbeelden van vragen die er gesteld kunnen worden. Verzamelen maximaal 10 verschillende vragen, die representatief zijn, en deze breed in communicatie benutten, met antwoorden.  Persberichten en persgesprekken. Bij belangrijke mijlpalen (zoals raadsbesluiten en invulling lokale toegang) worden persberichten verspreid of nodigen we de pers uit voor een gesprek met een wethouder. Zoveel mogelijk communiceren we hierbij naar de pers als Brabantse Wal, met uitleg over de lokale verschillen (en de achtergrond daarvan). Een van de communicatieadviseurs is namens alle drie de gemeenten woordvoerder sociaal domein.  Huis aan huis-krant sociaal domein. Enkele keren per jaar verschijnt een huis aan huis krant met concrete informatie over de werkwijze en toegang vanaf 2015, aangevuld met achtergrondverhalen. Kan ook verwerkt worden in de voorgestelde campagne.  Social media: online chatsessies en discussies.  Met  de  collega’s  en  inwoners die in pilots ervaring opdoen organiseren we periodiek een chatsessie, plannen die, zodat zoveel mogelijk relevante collega’s  kunnen  deelnemen.  Doel:  uitwisselen ervaringen, vragen kunnen stellen, op laagdrempelige manier.  Social media: monitoring discussies: met een online tool onderzoeken we op welke online media inwoners of partners actief zijn, en kijken dan of we vanuit de gemeenten daarop willen reageren of initiatieven willen nemen.  Social media: een van de wethouders werkt mee aan online tv-uitzending ZOOMlive, maandelijks livegesprek met ervaringsdeskundigen over jeugdhulp. Organisatie door Zorgbelang.  Social media: Facebookpagina per  gemeente,  bij  voorkeur  integreren  in  bestaande  pagina’s.  Nog   verder uitwerken i.o.m. een social media specialist en met jongeren.  We maken een eigen Youtube-kanaal waar we de twee filmpjes over jeugd en nog te ontwikkelen filmpjes over jeugd, Wmo en de Participatiewet ontsluiten.

31

Communicatieacties en -middelen voor procesbetrokkenen:  Digitale nieuwsbrief Sociaal Domein. De netwerkpartners informeren we over de ontwikkelingen (lokaal, regionaal en landelijk), pilots en besluiten binnen de drie decentralisaties. Ook geven we met de nieuwsbrief overzicht en inzicht in samenhang van besluiten en acties in 2014. Deze nieuwsbrief is voor alle professioneel betrokken medewerkers van maatschappelijke organisaties, zorgaanbieders en werkgevers: het gehele netwerk aan procesbetrokkenen.  Routeplanner. Document dat procesbetrokkenen overzicht biedt op acties, mijlpalen en rolverdeling 2014.  Website/portal contractpartners: voor aanbieders, verzekeraars e.d. met wie we een of meer contracten afsluiten, maken we een portal met informatie en documentatie die we in de samenwerking delen. Denk aan basisdocumenten als de contracten, beleidskaders, maar ook tussentijdse rapportages, uitwisseling van berichten, vragen en antwoorden en een overzicht van contactpersonen bij gemeenten en de partners.  Magazine sociaal domein. Najaar 2014 verschijnt een eenmalig magazine voor netwerkpartners (en medewerkers) van alle drie de gemeenten: met informatie over de werkwijze vanaf 2015, en focus op achtergrondverhalen. Deze verhalen gaan over integrale toegang, eigen kracht, burgerinitiatieven.  Platform pilots. Online vindplaats voor overzicht pilots en experimenten, kernachtige samenvatting aanpak, doel en geleerde lessen, met links naar andere bronnen of contactpersonen voor meer info. Schept overzicht en stimuleert benutten geleerde lessen.  Netwerkpartners faciliteren we met artikelen/blogs/columns en vraag- en antwoordoverzichten voor hun media, zoals SDW-nieuws. Bijvoorbeeld serie interviews of columns van een bestuurder, een raadslid, een cliënt vertegenwoordiger, de toekomstige Wmo-contactpersoon, en een JOOP.  Social media: twitter. De wethouders en andere sleutelfiguren twitteren over de veranderingen, met de nadruk op inspirerende voorbeelden uit de praktijk. De werkgroep Communicatie faciliteert dit desgewenst, stimuleert het retweeten. Projectleiders twitteren uit naam van het project, zoals Jeugdbos. Communicatieacties en -middelen voor de doelgroep cliënten en vertegenwoordigers:  Brieven aan cliënten en vertegenwoordigers. Om cliënten te informeren over de veranderingen per 1 januari 2015 werken we met gerichte brieven, waarbij we nauw samenwerken met de eventuele betrokken zorgaanbieder. Mogelijk met een gezamenlijke brief.  Ontmoetingen met ervaringsdeskundigen. Niet alleen de input van professionals is van belang bij het uitwerken  van  thema’s  als  toegang,  juist  ook  cliënten  en  verzorgers  kunnen  hun  ervaringen  en   meningen inbrengen. Cliënten kunnen hiervoor benaderd worden via klankbordgroep Wmo, cliëntenraden, maatschappelijke partners of Zorgbelang Brabant. Goede timing is belangrijk bij deze bijeenkomsten: de deelnemers aan de bijeenkomst moeten voldoende informatie hebben of krijgen en er moeten concrete vragen aan hen zijn. Zorgbelang Brabant kan ons faciliteren bij deze ontmoetingen. Communicatiemiddelen gemeenteraden De gemeenteraden spelen een belangrijke rol in de drie decentralisaties. Zij geven o.a. de richting aan de kaders voor de transities en zijn verantwoordelijk voor toetsing op resultaten. Voor nieuwe leden is dit extra moeilijk, omdat de materie complex is. Om ervoor te zorgen dat zij deze rol zo goed mogelijk kunnen vervullen, zetten de griffies communicatiemiddelen in; eigen en die van de VNG, zoals recent verschenen filmpjes voor raadsleden over de drie transities en over jeugdhulp. Wij kunnen de griffies faciliteren en bovendien de acties van de griffies aanvullen met bijvoorbeeld de: 

De genoemde digitale nieuwsbrief Sociaal Domein. Om raadsleden (en netwerkpartners) op de hoogte te houden van de ontwikkelingen (lokaal, regionaal en landelijk), pilots en besluiten geven we een 32



digitale nieuwsbrief Brabantse Wal uit. Deze nieuwsbrief is niet alleen voor raadsleden bedoeld, zie de vorige alinea. Raadsinformatiebijeenkomsten specifiek voor drie decentralisaties. Rondom belangrijke besluitvorming (juni en oktober 2014) organiseren we een serie van drie raadsinformatiebijeenkomsten op de drie locaties, waar iedereen welkom is. Doel is de aanwezigen te informeren en in gesprek te gaan over wat de raad wordt gevraagd, vragen te verhelderen.

Voorbeelden van andere communicatiemiddelen en –acties waarover we met de griffies in gesprek willen gaan, zijn: 

Raadsinformatiebrieven of -mails. Periodiek informeren we de raadsleden over de voortgang van het project, de genomen en te nemen besluiten, zover relevant aanvullend op de digitale nieuwsbrief. Tekst maken we gezamenlijk, brieven zelf maken we per gemeente op maat.

33

Bijlage 2

Mijlpalen communicatiekalender

In deze bijlage staan de mijlpalen die eventueel opgenomen kunnen worden in de communicatiekalender zoals aangegeven in hoofdstuk 9. In de kalender nemen we bijvoorbeeld de volgende mijlpalen op: Overkoepelend breed relevant  Motto Brabantse Wal sociaal domein: waarvoor staat mijn gemeente?  Start vertellen verhalen: wat wordt er van mij verwacht?  Beleidsplan jeugd proces: hoe en waarover kan ik meedenken, als ouder, als jongere, als vrijwilliger, als mantelzorger et cetera?  Besluiten over lokale toegang: waar moet ik waarvoor zijn?  Besluiten over overgangsregelingen van huidige Wmo-voorzieningen en zaken als PGB en eigen bijdragen, contactpersonen: wat verandert er?  Besluiten over ondersteuning mantelzorg en vrijwilligers: Wat verandert er voor mantelzorg en vrijwilligerswerk?  Afspraken met huisarts en zorgverzekeraar: wat verandert er voor mij?  Afspraken met contractorganisaties: wie biedt welke ondersteuning en kan ik zelf kiezen (uit vrij toegankelijk aanbod)?  Wat is vernieuwde aanbod CJG? Waarvoor kan ik bij CJG terecht, wat is rol school? Waar vind ik kindertelefoon, vertrouwenswerk en adoptiezorg? Overkoepelend voor procesbetrokkenen of cliënten/afnemers advies of dienst relevant  Helderheid begrotingen, besluiten en beleidsregels  Beleidsplan  jeugd  proces:  meedenken  clienten  en  vertegenwoordigers  over  thema’s  ouderparticipatie,   keuzevrijheid, klachtenregeling, privacy, meedenken andere betrokkenen  Beleidsplan jeugd vaststellen  Beleidsplan Wmo 2015-2017 proces: meedenken  clienten  en  vertegenwoordigers  over  thema’s   participatie, keuzevrijheid, klachtenregeling, privacy, meedenken andere betrokkenen  Beleidsplan Wmo 2015-2017 vaststellen  Organisatie, werkwijze en samenstelling expertteam  Afspraken met huisartsen, zorgverzekeraars, Zorgkantoor, SVB  Besluit over PvE vrij toegankelijke ondersteuning  Functieprofielen Joop en Jose  Besluit en samenstelling team met JOOP-en  Proces aanbesteding jeugd en Wmo-ondersteuning  Besluit over aanbesteding jeugd en Wmo- en AWBZ-ondersteuning  Ondertekening contracten jeugd en Wmo- en AWBZ-ondersteuning  Besluit gedwongen kader  Verordening vastgesteld  Besluit JGGZ  Besluiten AMHK, crisisdienst, JB en JR  Besluit inrichting klachtenloket, vertrouwenswerk, ombudsfunctie  Besluit inrichting cliëntondersteuning (veranderingen, o.a. MEE)  Proces en resultaten klanttevredenheidonderzoek  Resultaten pilots CJG, gezinskracht, Regelarm (VWS), lokale toegang e.d. en vervolgstappen  Afspraken passend onderwijs met scholen 34

           

Afspraken ROC en praktijkscholen met oog op banen jeugd Besluit inrichtingskader Jeugdraden Besluit over rolverdeling in ondersteuning: lifebook, kunnen kiezen professional, kunnen kiezen product/ondersteuning, vertrouwenswerk kunnen inschakelen, et cetera Besluit over informatievoorziening, dossiers en privacy Vacatures bij gemeenten en netwerkpartners, in sociaal domein Besluit over plan werving extra vacatures mensen met beperking Samenweringsafspraken werkgevers regionaal Besluit over loonwaardebepaling Besluit over tegenprestatie Besluit over werkbedrijf Prijs meest sociale werkgever: per gemeente en per regio (verbreden met verschillende categorieën) Prijs beste burgerinitiatief

35