PR - en Communicatieplan

PR - en Communicatieplan 2011 - 2012 PR & Communicatieplan NVL, februari 2011

0

Pr - en communicatieplan Nederlandse Vereniging voor Libellenstudie Auteur: Evert Ruiter Concept 1: Februari 2011

PR & Communicatieplan NVL, februari 2011

1

Inleiding Goed doordachte pr en communicatie zorgt voor herkenbaarheid, bekendheid en vertrouwen en draagt bij aan een goede reputatie. Een goede reputatie is voor de NVL één van de voorwaarden voor een succesvolle vereniging, de projecten die zij uitvoert en de relaties die ze onderhoudt. En niet te vergeten voor het generen van financiële middelen. Een goede reputatie bereiken we niet alleen door consistentie in de toepassing van de huisstijl en een consequent mediabeleid, maar met name door professioneel gedrag. Van belang daarin is dat wij als vereniging weten wie we zijn en wat we doen, waar we voor staan, wat we willen uitstralen en waar we naartoe willen. Dat is vastgelegd in de meerjarenplannen die we sinds 2003 maken. Wanneer we dit plan plaatsen in deze snel veranderende tijd, dan kunnen de social media niet worden vergeten. Veel bestuursleden en leden zijn actief op LinkedIn, Hyves, Twitter of andere sociale netwerken. Hoe verhoudt zich dit tot onze vereniging en wanneer zet je social media in voor het bereiken van een brede doelgroep.

Waarom een communicatie- en pr-plan? Een dergelijk plan geeft antwoord op de volgende basisvragen: •

Welke doelgroep willen we bereiken?

•

Welke boodschap willen we communiceren?

•

Welke doelstellingen willen we bereiken?

Een dergelijk plan maakt ideeën bespreekbaar: je kunt dus makkelijker anderen betrekken in de ideevorming. Daardoor wordt je aanpak beter en creëer je draagvlak en betrokkenheid. Een plan maakt je volgbaar, voorspelbaar, controleerbaar en beoordeelbaar. Collega instellingen, medebestuurders en leden weten wat ze kunnen verwachten. Af en toe even terughalen wat je van plan was, is soms heel verhelderend. Een plan helpt om prioriteiten te leggen. Een goed communicatieplan beschrijft niet alleen wat je gaat doen maar ook waarom je dat gaat doen. Welke keuzes liggen daaraan ten grondslag? Als we dat goed op een rijtje hebben, kunnen we gemakkelijker tijd, geld en capaciteit van de betrokken personen verdelen.


2

Inhoudsopgave 1. Doelstellingen en taken NVL 1.1 Oprichting NVL, doelstellingen en samenwerking 1.2 Taken 1.3. Identiteit en imago 2 Communicatie binnen de NVL 2.1 Communicatiestrategie 2.2 SWOT Analyse 2.3 Communicatiedoelgroepen 2.4 Logo en huisstijl 2.4.1 Logo 2.4.2 Huisstijl 2.4.3 Huisstijlmiddelen 2.4.4 Vormgeving/Stijl 2.4.5 Wanneer gebruik je huisstijl en wanneer niet? 2.5 Taken bestuurslid PR en Communicatie 3 Interne communicatie 3.1 Interne communicatiemiddelen 3.1.1 Overleggen 3.1.2 Internet 3.1.3 Jaarlijkse studiedag 3.1.4 Overige middelen 3.1.5 Overige ideeën 4 Externe communicatie 4.1 Externe communicatiemiddelen 4.1.1 Website 4.1.2 Digitale nieuwsbrieven 4.1.3 Folder 4.1.4 Direct mail 4.1.5 Brieven en enveloppen 4.1.6 Email 4.1.7 Jaarverslag 4.1.8 Beleidsplan 4.1.9 Pers 4.1.10 Folders/flyers/uitnodigingen 4.1.11 Presentatie 4.1.12 Digitale media 4.1.13 Stand 4.2 Evaluatie/afnemertevredenheid 5 Budget

Pag: 4 4 4 4 5 5 6 6 7 7 7 8 8 8 8 9 9 9 9 9 9 9 10 10 10 10 11 11 11 11 11 11 11 11 12 12 12 12 13

Bijlagen: Handleiding persbericht schrijven Briefpapier Expomateriaal

14 16 17


3

1. Doelstellingen en taken NVL 1.1 Oprichting van de NVL, Doelstelling en samenwerking.

Op 1 maart 1997 werd de Nederlandse Vereniging voor Libellenstudie (NVL) opgericht. Het doel van de vereniging is het stimuleren van de studie naar en de bescherming van libellen van soorten die in Nederland voorkomen. Hierbij werkt de NVL samen met een aantal andere natuurbeschermingsorganisaties, zoals De Vlinderstichting en EIS-Nederland. De vereniging heeft meer dan 450 leden. Ook kent de NVL een aantal provinciale- en regionale Libellenwerkgroepen in Nederland. 1.2 Taken De belangrijkste taken van de NVL zijn: • Het verbreiden van de kennis omtrent libellen (verspreiding, voorkomen, bescherming) in Nederland. • Het geven van advies ten aanzien van bescherming, educatie, enzovoorts. • Het verschaffen van Informatie • Ondersteuning bij de uitvoer van projecten, educatie, e.d. • Deskundigheidsbevordering d.m.v. lezingen, workshops, coaching van vrijwilligers 1.3 Identiteit en imago De identiteit en het imago van de NVL kunnen worden gekenschetst als: jong, actief, sterk gespecialiseerd, een grote kennis van het specifieke vakgebied in relatie tot andere vakgebieden, betrokken bij natuuronderzoek en natuurbescherming.


4

2. Communicatie binnen de NVL • Bestuursvergaderingen • Algemene ledenvergadering • Nieuwsbrieven (papier en digitaal) • Brachytron • Flyer • Stand 2.1 Communicatiestrategie -

NVL als expertise vereniging voor alle organisaties en personen die zich bezig houden met libellenstudie

-

Deskundigheid (de aanwezige kennis) Daar waar we kunnen tonen we onze specialistische kennis.

-

Onze successen en die van onze doelgroepen In al onze nieuwsbrieven, maar ook op nieuwe manieren (specials)

-

Grote projecten met veel bereik bij onze doelgroepen

-

De resultaten van ons advieswerk toevoeging?

-

Unique Selling Points toevoeging?


5

2.2 SWOT-analyse Voor wat betreft communicatie zijn er een aantal sterkten, zwakten, kansen en bedreigingen te noemen.

Intern

Positief Sterkten Specialistische kennis Positief imago Goed en slagvaardig bestuur Sterk eigen kwartaalblad Imago en identiteit komen overeen ‘Herkenbare’ communicatiemiddelen (logo, nieuwsbrief, brachytron) Landelijke studiedag Aanbod excursies en andere activiteiten Contributie leden is niet te hoog

Extern

Kansen Dwarsverbanden en samenwerking met verwante organisaties Projectmatig werken Social media Investeren in relaties (persoonlijke communicatie) Verwerven van opdrachten (inventarisatie, educatie, voorlichting)

Negatief Zwakten Onvoldoende kennisdeling Weinig profiel Te weinig contact met leden en Kwetsbaarheid bestuur Onregelmatig verschijnen van brachytron Onderlinge afstemming is niet in orde Onderlinge afstemming is niet in orde Ledental (kan groter) Financiële armslag is daardoor klein Bedreigingen Teruglopend ledental (negatief scenario) Afhankelijkheid geldschieters Overexposure Verlies van eigen identiteit Concurrentiebeding

2.3 Communicatie doelgroepen • Leden van de vereniging • Leden van regionale werkgroepen • Leden van Jeugdbonden voor Natuurstudie • Collega verenigingen • Landelijke natuurbeschermingsorganisaties • Zusterorganisaties in het buitenland • Landelijke en provinciale overheden


6

2.4 Logo en Huisstijl 2.4.1. Logo Een logo geeft in één oogopslag weer met welke organisatie of welk merk men van doen heeft. De NVL heeft een eigen logo (zie fig.). Dat logo is ontleend aan een cartoon die ooit is gemaakt voor de NJN. Het is een sterk en speels logo en als zodanig direct herkenbaar. Het wordt echter normaal en gespiegeld gebruikt. Het logo is geïncorporeerd in de naam van de vereniging, maar wordt niet consequent doorgevoerd en benut in alle uitingen (nieuwsbrief, site). Eenheid met gebruik van logo daarbij is wenselijk. 2.4.2. Huisstijl Een huisstijl is bedoelt voor bekendheid, herkenbaarheid en vertrouwen. Uniformiteit van de uitstraling van communicaitemiddelen is daarom van belang. Daarvoor is onder andere nodig: eenzelfde opmaak en gebruik van brieven, e-mail en digitale handtekeningen, nieuwsbrieven, verslagen, projectplannen, presentaties, etc. Het ontbreekt bij de NVL aan een eenduidige en consequent doorgevoerde huisstijl. Alle uitgaven hebben een eigen stijl en opmaak. De enige constante factor is het logo. Het is van belang om één duidelijk herkenbare huisstijl te ontwikkelen en die in alle uitingen door te voeren.

Tips voor een te ontwikkelen NVL huisstijl. Ten aanzien van een huisstijl is kleur een belangrijke factor van belang. Het huidige kleurgebruik (site, brachytron) is gebaseerd op een geel-bruine tint, maar deze spreekt niet door in het geheel. Voor de huisstijl van NVL zou de kleur (licht) geel een uitstekende basis kunnen zijn. Volgens de kleurenleer van Leonardo da Vinci associeert geel met: tijd, zon, maan en sterren, zomer, rijpe oogst, goud, gewin en verstand. Volgens de hedendaagse kleurenleer associeert geel met: energie, vreugde, geestkracht, luchtigheid en lichtheid van het bestaan. In de te ontwikkelen huisstijl zouden de volgende thema’s duidelijk naar voren kunnen komen: Geel, Zon, Zomer, Energie, Luchtigheid. Geel: Als basiskleur of steunkleur. Zon, Zomer en Energie: als uitstraling van het geheel. Luchtigheid: In bij voorkeur lettertype. (Het huidige lettertype is nogal fors en stevig) NB: De luchtigheid is nu al in de website en de achtergrond van brachytron en het briefpapier (zie bijlage) verwerkt door middel van een vleugeladering. Deze achtergrond werkt sterk, maar kan lichter worden aangezet.


7

2.4.3. Huisstijlmiddelen Omdat het de NVL ontbreekt aan een duidelijke huisstijl, zijn er momenteel dus ook geen duidelijk herkenbare huisstijlmiddelen voor handen. Er is briefpapier, maar dat wordt nauwelijks gebruikt. Te ontwikkelen (of opnieuw te ontwikkelen c.q. te herziene) huisstijlmiddelen: • Briefpapier • Enveloppen • Visitekaartjes • With compliments cards • Stickers • Website • Nieuwsbrieven • Banieren • Presentatiemappen • Powerpointpresentaties 2.4.4. Vormgeving/stijl Dit zijn twee essentiële elementen waarmee je je onderscheidt van anderen (andere verenigingen voor natuurstudie e.d.). Een effectief middel daarbij zijn huisstijlbeelden (bijvoorbeeld het gebruik van terugkerende en pakkende/prikkelende foto’s).

2.4.5. Wanneer gebruik je de huisstijl en wanneer niet? Corporate communicatie Corporate communicatiemiddelen worden altijd opgemaakt in 100% NVL huisstijl, bijvoorbeeld briefpapier, website, folder, jaarverslag, beleidsplan, nieuwsbrief en brachytron. Projectcommunicatie Projecten waarbij de NVL de organisator is krijgen de NVL huisstijl. Er zijn uitzonderingen, bijvoorbeeld wanneer het project gericht is op een doelgroep die geen directe NVL-doelgroep is en waarbij een eventueel aangepaste stijl beter het doel bereikt. Projecten die de NVL samen met anderen doet Als een project tot stand komt door een samenwerkingsverband waarin alle partners een gelijkwaardige rol hebben, dan wordt de uitstraling in overleg met de partners en de communicatieafdeling vastgesteld. De minimale vermelding is de (juiste) plaatsing van het logo van de NVL. Het logo moet vis de site in een zip bestand verkrijgbaar zijn, zowel voor web als voor drukwerk.

2.5. Taken van het bestuurslid PR en Communicatie De taken van het bestuurslid pr en communicatie zijn veelzijdig. Hij/zij: • Draagt zorg voor ontwikkeling van de huisstijl en een correcte toepassing daarvan; • Heeft regelmatig contactoverleg met de webbeheerder; • Woont (indien wenselijk) redactievergaderingen bij; • Draagt zorg voor een goede standuitrusting; • Verzorgt persberichten. PR & Communicatieplan NVL, februari 2011

8

3. Interne communicatie 3.1 Interne communicatiemiddelen De meest directe vorm van interne communicatie is uiteraard het persoonlijk contact, door middel vergaderingen, telefoon en email. In een relatief kleine vereniging als de NVL is dit een zeer waardevolle manier om informatie te verkrijgen of over te brengen. De lijst met (officieel) in te zetten interne communicatiemiddelen is onuitputtelijk. Hieronder staan de meeste relevante middelen vermeld. 3.1.1 Overleggen • Bestuursvergaderingen • Algemene ledenvergadering • Redactievergaderingen 3.1.2. Internet Een belangrijke bron van directe communicatie en de plek waar à la minute informatie op geplaatst kan worden. In eerste instantie is dat de eigen website, maar ook andere mogelijkheden (forum waarneming.nl, twitter, LinkedIn, etc) zijn belangrijk. 3.1.3. Jaarlijkse studiedag De jaarlijkse studiedag in maart is een belangrijk moment om veel informatie direct te communiceren met de leden. 3.1.4. Overige middelen • E-mail • Nieuwsbrief 3.1.5 Overige ideeën (?)


9

4. Externe communicatie De externe communicatie van de NVL is de laatste jaren gekenmerkt door wisselvalligheid. We waren te vaak niet in beeld waardoor onze doelgroep ons niet wist te vinden. Terwijl daarnaast bijvoorbeeld de Vlinderstichting zich juist wel sterk naar buiten toe profileerde als club voor libellenstudie en daarnaast ook regionale werkgroepen dat sterk deden. De NVL moet daarom in de toekomst haar toegevoegde waarde laten zien en sterk uitdragen en zich sterk profileren met de deskundigheid op het gebied van libellenstudie, -educatie en -onderzoek. Zie daarvoor ook paragraaf 2.1 over de communicatiestrategie. 4.1 Externe communicatiemiddelen 4.1.1 Website De website wordt ingezet met als doel: - Leden en doelgroepen te informeren over nieuws op activiteitenniveau, maar ook op verenigingsniveau - Leden en doelgroepen te informeren over de werkzaamheden van de NVL en wat de NVL voor hen kan betekenen - De bekendheid van de NVL te vergroten

Sinds november 2006 werd de website bezocht door 33.773 bezoekers. Het grootste aantal bezoekers ligt op 90 (het hoogste aantal bezoekers wordt jaarlijks gehaald vlak voor de studiedag) en het maandelijks gemiddelde ligt rond 750 bezoekers. Het doel voor de komende jaren zal moeten zijn: meer bezoekers naar de website te trekken. Het streven daarbij is meer dan 1000 bezoekers per maand. Dit kunnen we bereiken door: • Herstructurering van de website zodat deze meer doelgroepgericht is. De site heeft de laatste jaren al een sterke wijziging ten goede ondergaan, maar kan nog sterk verbeterd c.q. efficiënter worden en worden gerestyled op basis van de te ontwikkelen huisstijl (webomgeving!) • Op ieder communicatiemiddel de url weer te geven; • De website interactiever te maken d.m.v. polls, forum, prikkelende dilemma’s, evaluaties, etc. • Sociale media meer inzetten • Persoonlijke communicatie van leden en bestuurleden in digitale sociale media (Hyves, Facebook, LinkedIn, etc.) met links naar de website van de NVL 4.1.2 Digitale nieuwsbrieven De nieuwsbrieven worden ingezet met als doel: • Informeren over actuele items (nieuws); • Bieden van praktische informatie en inspiratie; • Verstevigen bekendheid NVL en laten zien wat we doen. 4.1.3 Folder. Het gezicht van NVL De NVL heeft in 2002 een eigen folder gemaakt. Deze is inmiddels verouderd en voldoet niet aan de huisstijl. Naast alle andere NVL uitingen zal ook deze folder (indien een folder nog noodzakelijk wordt geacht) moeten worden vervangen. PR & Communicatieplan NVL, februari 2011

10

4.1.4 Direct mail Direct Mail wordt ingezet met als doel: • Informeren van doelgroepen over projecten en activiteiten waaraan zij kunnen deelnemen; • Doelgroepen aan te zetten tot gedrag, bijvoorbeeld deelname aan een workshop, excursie, etc; • Verstevigen relatie geadresseerde. Middels een fysieke of digitale direct mail actie wordt een grote groep bereikt voor bijvoorbeeld uitnodiging voor een symposium, studiedag, etc. Om relaties te verstevigen streven we ernaar altijd een aan de persoon gerichte direct mailing te doen. Een goed geselecteerd en actueel adressenbestand is hierbij noodzakelijk. Dit moet nog worden ontwikkeld. 4.1.5 Brieven en enveloppen De NVL beschikt over eigen briefpapier. Zie bijlage. Dit briefpapier is digitaal beschikbaar, maar beter is het om het te laten drukken. Daartoe is het van belang eerst de huisstijl te ontwikkelen en daarna stap voor stap de huisstijlmiddelen toe te passen. Voor enveloppen geldt hetzelfde. Een goedkope oplossing is een NVL sticker voor op blanco enveloppen. 4.1.6 E-mail E-mail wordt veel ingezet en heeft dus ook een groot aandeel in de uitstraling van de NVL. Om deze uitstraling te waarborgen gelden een aantal regels voor het gebruik van e-mail: • Geef een duidelijke omschrijving in het veld onderwerp. • Wees voorzichtig met zware bijlagen, deze worden soms geweigerd door de ontvanger. • Bij mail aan een grote groep: verberg de namen van de geadresseerden. • Voorzie je bericht van een aanhef (begroet de lezer). • Zorg voor een duidelijke handtekening met NVL logo 4.1.7 Jaarverslag De NVL legt jaarlijks inhoudelijke en financiële verantwoording af aan de leden in een jaarverslag. Het verslag wordt vormgegeven in NVL huisstijl en verschijnt in downloadbaar pdf op de site. 4.1.8 Beleidsplan Een meerjaren beleidsplan is een effectief communicatiemiddel met als doelgroep het bestuur, de leden en zusterorganisaties van de NVL. Het geeft in heldere termen weer wat de missie en visie is van de NVL en wat men in die periode van de NVL mag verwachten. Het doel van de NVL met het beleidsplan is dat het een bijdrage levert aan haar bekendheid en zichtbaar maakt wat de NVL doet en gedaan heeft. Sinds 2003 zijn er twee meerjaren beleidsplannen geschreven. Te weten voor de periode 2003 – 2008 en de periode 2009 – 2013. 4.1.9 Pers De pers is een belangrijke intermediair voor de NVL. Persberichten worden in concept aangeleverd bij het bestuurslid pr en communicatie. Hiervoor is een handleiding ontwikkeld (zie Bijlage). Het bestuurslid pr en communicatie redigeert en verstuurt vervolgens de persberichten. De pers wordt uitgenodigd bij bijzondere activiteiten als boekpresentaties, bijzondere excursies, bijzondere vondsten, e.d.. Indien nodig wordt een geselecteerd bestand nagebeld om extra aandacht te vragen voor een bericht. Soms is het wenselijk om direct contact te leggen met een medium voor een diepte interview alvorens of in plaats van een persbericht te sturen en wordt er een persmap gemaakt.


11

4.1.10 Folders/flyers/uitnodigingen Het bestuurslid pr en communicatie draagt zorg voor een goede kwaliteit van de uitgaven en de zichtbaarheid van de NVL. Meestal worden folders gemaakt met als hoofddoel het informeren en enthousiast maken van betreffende doelgroepen. Flyers ook, maar de nadruk ligt dan meer op het houdingsaspect en aanzetten tot bezoek website voor meer informatie (er kan nu eenmaal minder informatie op). In folders en flyers wordt altijd de website van de NVL opgenomen. Samen zorgen zij dan voor een synergetisch effect. Zie ook 4.1.3. 4.1.11 Presentaties Presentaties kunnen voor verschillende doeleinden ingezet worden, maar over het algemeen zijn zij informerend en inspirerend. De NVL organiseert diverse en uiteenlopende presentaties/workshops/studiebijeenkomsten. De rol van de gastvrouw/heer is daarbij erg belangrijk. Deze persoon (of personen) vervult een representatieve rol en moet dus herkenbaar zijn (bijv. door naambadge). Middelen om een presentatie te ondersteunen zijn o.a.: naambadges (voor medewerkers van de NVL en voor bezoekers), naambordjes (voor deelnemers), presentatiemappen, algemene folders van de NVL, Powerpoint-presentatie, banier van de NVL, etc. 4.1.12 Digitale media (sociale netwerken) Het is aan te bevelen voor de NVL een LinkedIn groep in het leven te roepen en eventueel ook een twitteraccount aan te maken. Al onze activiteiten kunnen we zodoende plaatsen op LinkedIn en Twitter. Overige netwerken, zoals Hyves, Facebook, etc. zijn persoonlijk. De NVL heeft daar geen account. Iedereen is vrij om op persoonlijke titel een account aan te maken en online actief te zijn (graag zelfs!). Daarbij mogen NVL activiteiten best door bestuursleden of leden persoonlijk gepromoot worden. 4.1.13 Stand De NVL is jaarlijks met een stand aanwezig op de vlinderdag in Wageningen en soms ook op de SOVON/VOFF dag in Nijmegen. Er is echter geen duidelijk herkenbare en adequate standinrichting. Voor een goede en professionele uitstraling is het van belang deze te ontwikkelen. De kleuren van de NVL en de huisstijl moeten daarin worden doorgevoerd. Te denken valt aan een tweetal uitrolbare staande banieren voor aan weerszijden van de stand, een banier voor aan de tafel en een of meerder kleine staande informatiebanieren op de tafel. 4.2 Evaluatie/afnemertevredenheid Om op termijn te kunnen toetsen of de doelstellingen van de NVL zijn behaald, kunnen de resultaten worden gemeten. Hier zijn verschillende mogelijkheden voor, maar voorop staat dat ieder plan meetbare doelstellingen moet hebben (SMART; specifiek, meetbaar, acceptabel en realistisch) die vermeld zijn in het onderliggende (beleids)plan. Een goede vorm daarvoor is een enquete. Tegenwoordig zijn enquêtes eenvoudig uit te voeren via internet. Bijvoorbeeld via www.surveymonkey.com


12

5. Budget Voor de bestuursfunctie pr en communicatie wordt jaarlijks een vast bedrag begroot. Dit budget is bedoeld voor ontwikkeling huisstijl, website, intranet, en middelen zoals beleidsplan, brochure en promotiemateriaal. Voor de ontwikkeling van een goede standuitrusting is een subsidieaanvraag noodzakelijk. Het belangrijkste uitgangspunt bij een dergelijke aanvraag is: natuureducatie. De banners en informatiepanelen zullen dan ook een belangrijke educatieve component moeten bevatten.


13

BIJLAGE Handleiding Persbericht schrijven Persberichten zijn bij de NVL het minst ingezette middel waarmee geprobeerd wordt om publiciteit te krijgen. Dat kan beter benut worden. Persberichten worden gestuurd naar journalisten en media. Het doel van een persbericht is dat je er gratis publiciteit mee probeert te genereren. Persberichten in concept geschreven door bijvoorbeeld de voorzitter of hoofdredacteur. Daarna redigeert het bestuurslid pr en communicatie het persbericht. Bij inhoudelijke vragen of aanpassingen wordt altijd eerst teruggekoppeld met de opsteller. Daarna verstuurt het bestuurlid (altijd verzenden vanuit dezelfde bron!) het persbericht naar een geselecteerd adressenbestand (in overleg met de opsteller). Een aantal opmerkingen: Schrijfstijl * Op de redactie van de meeste media komen dagelijks honderden persberichten binnen. Ze moeten snel beoordelen of iets nieuws is. Houd de tekst daarom kort en krachtig. Blijf zoveel mogelijk objectief, doch subtiel wervend. Haal desnoods een quote aan van een bekend persoon of de directeur. * Schrijf in de derde persoon, dus niet ‘Wij organiseren’ maar ‘De Nederlandse Vereniging voor Libellenstudie (NVL) organiseert’. * Houd de zinnen actief, vermijd lijdende vormen zoals ‘worden’, ‘kunnen’ en ‘zullen’. * Voorkom vaktermen en jargon (tenzij het persbericht bestemd is voor vakbladen). Doelgroepgericht Bedenk van tevoren voor wie je schrijft. Lezers van regionale media hebben andere interesses dan lezers van vakbladen of landelijke dagbladen. Welke voorkennis heeft de doelgroep? Men vindt het doorgaans vooral interessant als het hen persoonlijk aangaat of in hun directe omgeving afspeelt. Nieuwswaarde Zorg dat je bericht nieuwswaarde heeft. Zo niet, dan weet je zeker dat de media het niet plaatsen.

De basisregels van een persbericht: 1. Direct plaatsbaar Een persbericht is effectief als het direct de aandacht trekt, helder en duidelijk is. Een bericht kortom dat de media direct kunnen plaatsen. Voor foto’s geldt dat deze goed en duidelijk moeten zijn, passen bij het onderwerp van het bericht en van hoge kwaliteit (maar max. 1 MB). 2. Opbouw De standaardopbouw is als volgt:


14

Logo NVL (of briefpapier) PERSBERICHT Plaats, datum (eventueel bovenkop=chapeau) KOP Lead (eerste alinea) Tekst Einde persbericht Noot voor de redactie Contactgegevens, vermelding bijlagen en overige informatie die niet gepubliceerd moet worden

3. Pakkende kop Verzin een korte, pakkende kop die de lading dekt. De kop moet de aandacht trekken van de journalist en de lezer en hen nieuwsgierig maken. Formuleer de kop actief en zonder lidwoorden, bijvoorbeeld: ”Nieuwe libellensoort voor Nederland ontdekt” in plaats van “Er is een nieuwe libellensoort voor Nederland ontdekt door de NVL”. 4. de 5 W’s In de lead (het intro) vermeld je altijd de 5 W’s: Wie, Wat, Waar, Wanneer (en soms Waarom). Deze verpak je in twee of drie kernachtige zinnen. In de rest van de tekst volgt de uitleg. Begin de lead nooit met een tijdsbepaling (zoals “volgende week” of “op 18 november”) maar het liefst met het onderwerp (wat) of de persoon/organisatie (wie). 5. Oprolbaar Een goed persbericht is oprolbaar. Dat wil zeggen: de belangrijkste informatie staat bovenaan. Haal je de laatste alinea’s weg, dan is het bericht nog steeds te begrijpen. Media korten berichten vaak in, op deze manier kan dat eenvoudig zonder verlies van essentiële informatie. 6. Informatie voor de redactie Een persbericht bestaat naast ‘plaatsbare’ informatie uit informatie specifiek voor de redactie. Maak duidelijk (d.m.v. een streep en de woorden “Einde persbericht”) waar de tekst ophoudt. Vermeld vervolgens onder een kopje “Noot voor de redactie” je contactgegevens, dagen waarop je bereikbaar bent en eventueel bijlagen. Vergeet niet expliciet de redactie (of een fotograaf) uit te nodigen voor bijvoorbeeld een bijeenkomst of excursie.


15

Bijlage. NVL briefpapier


16

Bijlage: Expomateriaal

€ 69,-Roll-Up Quickstand

www.expofit.nl


17

PR - en Communicatieplan

Recommend Documents