20 maart 2014
............................................................... ...
Gebruik social media W. Broos/werkgroep PR en communicatie
Naam notitie/procedure/afspraak
Gebruik social media
Eigenaar/portefeuillehouder
Wil Broos
Versienummer
1.0: 11 november 2013 1.1: 26 november 2013 1.3: 3 december 2013 2.0: 20 maart 2014 Vastgesteld
Status document (concept, voorstel, besloten, vastgesteld) Datum laatste statuswisseling
20 maart 2014
Inhoudsopgave Pagina 1. Inleiding
3
2. Uitgangspunten
3
3. Korte richtlijnen
5
4. Voorstel voor het gebruik van social media door het Pius X-College
6
2
1. Inleiding Social media zijn niet meer weg te denken uit onze maatschappij en dus ook niet bij iedereen die betrokken is bij scholen. Zij zijn een onlosmakelijk onderdeel van de huidige samenleving en de leefomgeving van de leerlingen, hun ouders en andere belanghebbenden, b.v. omwonenden en de gemeente. Social media kunnen een goede bijdrage leveren aan de professionaliteit van medewerkers en de kwaliteit van het onderwijs. Net zoals bij de introductie van internet en e-mail eind vorige eeuw roept het gebruik van social media vragen op over het gebruik van deze individuele en meestal openbare communicatiekanalen. Van belang is te beseffen dat met communicatie via social media (onbewust) de naam van betrokkenen en de school (o.a. medewerkers, ouders en leerlingen) geschaad kan worden. Essentieel is dat de school en de gebruikers van social media de reguliere fatsoensnormen in acht blijven nemen en de nieuwe mogelijkheden met een positieve instelling benaderen. Onder social media verstaan we o.a. Twitter, Facebook, LinkedIn en Youtube.
2. Uitgangspunten Het Pius X-College onderkent het belang van social media. Deze notitie draagt bij aan een goed en veilig school- en onderwijsklimaat. In de notitie ‘Instrumenten voor verantwoord onderwijs’ worden daarvoor handvatten gegeven in de vorm van een gedragscode, werkafspraken, integriteitscode en een klokkenluidersregeling. Deze notitie ‘Gebruik social media’ bevordert dat de instelling, medewerkers en leerlingen op social media communiceren in het verlengde van de missie en visie van de school en de reguliere fatsoensnormen. In de regel betekent dit dat we respect voor de school en elkaar hebben en iedereen in zijn waarde laten. De gebruikers van social media dienen rekening te houden met de goede naam van de school en eenieder die daarbij betrokken is. Het protocol dient de school, haar medewerkers en leerlingen tegen zichzelf en anderen te beschermen tegen de mogelijke negatieve gevolgen van de social media. Ook zal het een handreiking bieden voor meer duidelijkheid in het grijze gebied tussen binnen- en buitenschools mediagebruik en zal het de dialoog over het gebruik op gang brengen. Uitgangspunt is dat professionals zelf weten hoe zij hiermee verstandig omgaan. Het gedrag op social media wijkt niet af van het echte gedrag binnen de school. Toch zijn er op scholen verschillen in kennis en ervaringen met social media. a. Doelgroep en reikwijdte Deze richtlijnen zijn bedoeld voor alle betrokkenen die deel uitmaken van de schoolgemeenschap. Dat wil zeggen: medewerkers, leerlingen en mensen die op een andere manier verbonden zijn aan het Pius X-College. De richtlijnen in dit protocol hebben enkel betrekking op school gerelateerde berichten of wanneer er een overlap is tussen school, werk en privé. 3
I.
Medewerkers tijdens werksituaties Medewerkers hebben een bijzondere verantwoordelijkheid bij het gebruik van social media: privémeningen van medewerkers kunnen gemakkelijk verward worden met de officiële standpunten van het Pius X-College. Indien een medewerker deelneemt aan een discussie die (op enigerlei wijze) te maken heeft met het Pius X-College, dan dient de medewerker te vermelden dat hij/zij medewerker is van het Pius X-College. Als online communicatie dreigt te ontsporen, dient de medewerker direct contact op te nemen met zijn/haar leidinggevende om de te volgen strategie te bespreken. Bij twijfel of een publicatie in strijd is met deze richtlijnen neemt de medewerker contact op met zijn/haar leidinggevende. Deze neemt daarna altijd contact op met de directie, waarna een scenario wordt uitgezet. Het directielid informeert altijd de bestuurder.
II.
Medewerkers buiten werksituaties Het is de medewerker toegestaan om school gerelateerde onderwerpen te publiceren mits het geen vertrouwelijke of persoonsgebonden informatie over de school, haar medewerkers, leerlingen, ouders/verzorgers en andere betrokkenen betreft. Tevens mag de publicatie de naam van de school niet schaden. Indien de medewerker deelneemt aan een discussie die (op enigerlei wijze) te maken heeft met de onderwijsinstelling, dient de medewerker te vermelden dat hij/zij medewerker is van het Pius X-College. Indien de medewerker over het Pius X-College publiceert, dient hij/zij het bericht te voorzien van de mededeling dat de standpunten en meningen in dit bericht de eigen persoonlijke mening zijn en los staan van eventuele officiële standpunten van het Pius X-College. Verder meldt de medewerker dat hij of zij niet verantwoordelijk is voor de inhoud en uitlatingen van derden.
Daarnaast geldt voor medewerkers dat zij de vertrouwenspersoon personeel of de directeur personeel kunnen inschakelen bij constatering van een ernstig feit op social media. b. Social media in de school voor medewerkers - Het is medewerkers toegestaan om kennis en informatie te delen, mits het geen vertrouwelijke of persoonlijke informatie betreft en anderen niet schaadt. - De medewerker is persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud die hij of zij publiceert op social media. - Elke medewerker dient zich ervan bewust te zijn dat de gepubliceerde teksten en uitlatingen voor onbepaalde tijd openbaar zullen zijn, ook na verwijdering van het bericht. - Het is voor medewerkers niet toegestaan om foto-, film- en geluidsopnamen van school gerelateerde situaties op de social media te zetten tenzij uitdrukkelijk toestemming voor plaatsing is gegeven. - Het is medewerkers niet toegestaan om ‘vrienden’ te worden met leerlingen op social media. Er dient een duidelijke scheiding zichtbaar te zijn tussen privé en werk. 4
-
Alle medewerkers nemen de fatsoensnormen in acht. Als fatsoensnormen worden overschreden (b.v. mensen pesten, kwetsen, stalken, bedreigen, zwartmaken of anderszins beschadigen) dan neemt de schoolleiding passende maatregelen.
c. Social media in de school voor leerlingen/ouders - Het is leerlingen niet toegestaan om tijdens de lessen actief te zijn op social media tenzij de docent hiervoor toestemming heeft gegeven. - Het is leerlingen/ouders toegestaan om kennis en informatie te delen, mits het geen vertrouwelijke of persoonlijke informatie betreft en anderen niet schaadt. - De leerling/ouder is persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud die hij of zij publiceert op de social media. - Elke leerling/ouder dient zich ervan bewust te zijn dat de gepubliceerde teksten en uitlatingen voor onbepaalde tijd openbaar zullen zijn, ook na verwijdering van het bericht. - Het is voor leerlingen/ouders niet toegestaan om foto-, film- en geluidsopnamen van school gerelateerde situaties op de social media te zetten tenzij uitdrukkelijk toestemming voor plaatsing is gegeven. - Alle leerlingen/ouders nemen de fatsoensnormen in acht. Als fatsoensnormen worden overschreden (b.v. mensen pesten, kwetsen, stalken, bedreigen, zwartmaken of anderszins beschadigen) dan neemt de schoolleiding passende maatregelen - Als leerlingen/ouders een ernstig feit constateren op social media, dan kunnen zij dit melden via de mentor of de teamleider, waarna passende maatregelen worden genomen. Tevens bestaat de mogelijkheid om de vertrouwenspersoon leerlingen in te schakelen. d. Sancties en gevolgen voor medewerkers en leerlingen/ouders - Het gebruik van mobiele telefoons en andere mobiele communicatiemiddelen in de les is niet toegestaan. Het is aan de docent om te bepalen of in zo’n situatie het gebruik wel of niet wordt toegestaan. Bij ongeoorloofd gebruik zal de mobiele apparatuur tijdelijk worden ingenomen, uitsluitend tijdens de schooltijden, maximaal een week. De teamleider bewaakt dit. - Geluid- en beeldopnamen maken mag eveneens alleen na toestemming. In schooltijd opgenomen materiaal mag alleen vertoond worden met toestemming van de schoolleiding. Leerlingen en personeelsleden die bezwaar hebben tegen het gebruik van hun afbeelding in schoolpublicaties dienen dit schriftelijk in het begin van het schooljaar bij de schoolleiding te melden. - Medewerkers die in strijd handelen met dit protocol maken zich mogelijk schuldig aan plichtsverzuim. Alle correspondentie over dit onderwerp wordt opgenomen in het personeelsdossier. Afhankelijk van de ernst van de uitlatingen, gedragingen en gevolgen kunnen er andere rechtspositionele maatregelen worden genomen. - Leerlingen/ouders die in strijd met dit protocol handelen, maken zich mogelijk schuldig aan verwijtbaar gedrag. Alle correspondentie van leerlingen die in strijd met dit protocol handelen over dit onderwerp, wordt opgenomen in het leerlingendossier. Afhankelijk van de ernst van de uitlatingen, gedragingen en gevolgen kunnen ten aanzien van leerlingen/ouders maatregelen worden genomen. 5
-
Indien de uitlating van leerlingen/ouders of medewerkers mogelijk een strafrechtelijke overtreding inhoudt, zal door het Pius X-College aangifte worden gedaan bij de politie.
3. Korte richtlijnen a. Medewerkers van het Pius X-College delen kennis en andere waardevolle informatie. Bij berichten op social media die met onderwijs te maken hebben, maken medewerkers duidelijk of zij op persoonlijke titel of namens het Pius X-College publiceren. b. Medewerkers van het Pius X-College publiceren geen vertrouwelijke informatie op social media. c. Medewerkers gaan niet in discussie met een leerling of ouder op social media. d. Medewerkers zijn altijd vertegenwoordiger van Pius X-College – ook als zij een privémening verkondigen. Bij twijfel niet publiceren. e. Medewerkers van het Pius X-College zijn persoonlijk verantwoordelijk voor wat zij publiceren. f. Medewerkers van het Pius X-College weten dat publicaties op social media altijd vindbaar zijn. g. Bij twijfel over een publicatie of over de raakvlakken met het Pius X-College zoeken medewerkers contact met hun leidinggevende. h. Het Pius X-College zorgt voor een veilig digitaal klimaat en communiceert met medewerkers, leerlingen en ouders over hoe zij dit doet. i. Het Pius X-College legt vast welke maatregelen zij neemt bij digitale overtredingen van medewerkers, leerlingen/ouders en communiceert dit met deze doelgroepen.
4. Voorstel voor het gebruik van social media door het Pius X-College Het Pius X-College maakt gebruik van: - Facebook - Twitter. De informatie wordt geplaatst door de communicatiemedewerker. Het betreft hier korte berichten die verwijzen naar de website van de school, waar de uitgebreide informatie staat. Tevens kunnen het berichten zijn die de omgeving van de school betreffen. De communicatiemedewerker legt verantwoording af aan zijn leidinggevende over de berichten die hij plaatst. Hiermee zet de school social media in om de dialoog met belanghebbenden aan te gaan, met als doel betere informatieverstrekking, het verhogen van ouderparticipatie en betrokkenheid van de buurt. Medewerkers en leerlingen kunnen gestimuleerd worden om berichten ter publicatie aan te leveren over school gerelateerde onderwerpen. Daarbij wordt rekening gehouden met het feit dat er geen informatie wordt verspreid over derden die daar geen toestemming voor hebben gegeven. Medewerkers dienen zich bewust te zijn van hun ambassadeurschap van de school. 6
Praktische voorbeelden Via Twitter of in LinkedIn-groepen (bijvoorbeeld Schooljournaal of Onderwijs 2.0) kunnen medewerkers zich mengen in discussies over onderwijszaken. Dit kan op basis van persoonlijke ervaringen. De schrijver vermeldt of hij een standpunt van het Pius XCollege of op persoonlijke titel publiceert.
7
