Communicatieplan Klimaat- en duurzaamheidbeleid Heerde
Inleiding De gemeente Heerde wil werken aan een duurzaam en CO2-neutraal Heerde. Het waarom, de uitgangspunten en een actieplan zijn vastgelegd in het meerjarenprogramma ‘Klimaat- en duurzaamheid 2009-2012’. In het actieplan staan acties benoemd op de thema’s en projecten die in het programma zijn benoemd. Om de acties succesvoller te laten verlopen, moet dit communicatief worden ondersteund. Dit communicatieplan geeft daarvoor de richtlijnen.
Analyse De doelstellingen van de gemeente Heerde op het gebied van klimaat- en duurzaamheidbeleid, zoals beschreven in het hierboven genoemde meerjarenprogramma, zijn behoorlijk ambitieus. Om dit waar te maken, is het belangrijk dat binnen onze organisatie alle neuzen dezelfde richting op staan (het gaat hierbij vooral om het creëren van draagvlak), maar dat ook bedrijven en burgers mee willen werken aan een duurzaam Heerde (hier gaat het vooral om het beïnvloeden van gedrag). Communicatie kan hierin ondersteunen. Bij de communicatie is het ook van groot belang dat landelijk ook verschillende campagnes worden gevoerd om de burger tot klimaatvriendelijk handelen op te roepen. De campagnes die in de komende jaren, de looptijd van het klimaatprogramma van Heerde, op landelijk niveau worden gehouden zijn niet bekend. Vooral de campagne ‘Meer met Minder’ zal de komende tijd meer in de bekendheid treden. Landelijke campagnes kunnen van invloed zijn op het nut en de noodzaak van campagnevoeren in Heerde. Natuurlijk hebben ook landelijke maatregelen effect op de uitvoering van het klimaatprogramma, zoals het afschaffen van de milieuvervuilende gloeilampen.
Doelgroepen en doelstellingen Hieronder benoem ik de doelgroepen en de doelstellingen die per doelgroep behaald moeten worden. Burgers gemeente Heerde In de periode 2009-2012 weet 70% van de doelgroep dat de gemeente Heerde werkt aan een klimaatvriendelijke gemeente In de periode 2009-2012 vindt 60% van de doelgroep dit een goed initiatief In de periode 2009-2012 wil 50% hier aan meewerken door zelf milieubewust te leven Bedrijven In de periode 2009-2012 weet 80% van de doelgroep dat de gemeente Heerde werkt aan een klimaatvriendelijke gemeente In de periode 2009-2012 vindt 65% van de doelgroep dit een goed initiatief In de periode 2009-2012 wil 30% van de doelgroep zich hier actief voor inzetten door méér te doen aan klimaatvriendelijk handelen dan minimaal vereist Medewerkers gemeente Heerde In de periode 2009-2012 weet 90% van de doelgroep dat de gemeente Heerde werkt aan een klimaatvriendelijke gemeente In de periode 2009-2012 vindt 75% van de doelgroep dit een goed initiatief
In de periode 2009-2012 wil 60% van de doelgroep zich hier actief voor inzetten door op kantoor milieuvriendelijk te werken In de periode 2009-2012 houdt 85% van de doelgroep bij het maken of uitvoeren van beleid rekening met mogelijkheden tot milieuvriendelijk werken
Managementteam en tc’s gemeente Heerde In de periode 2009-2012 geeft de doelgroep het goede voorbeeld bij het milieuvriendelijk werken B&W gemeente Heerde In de periode 2009-2012 is het college zich bewust van het belang van klimaatbewust beleid In de periode 2009-2012 is duurzaamheid altijd een belangrijk afwegingspunt bij alle besluiten van het college In de periode 2009-2012 geeft het college het goede voorbeeld bij het milieuvriendelijk werken Gemeenteraad Heerde In de periode 2009-2012 is 80 % van de doelgroep zich bewust van het belang van klimaatbewust beleid In de periode 2009-2012 is duurzaamheid altijd een belangrijk afwegingspunt bij alle besluiten van de raad
Boodschap en strategie De algemene boodschap is: “De gemeente Heerde vind het belangrijk om oog te hebben voor milieu en klimaat. Daarom werkt zij toe naar een volledig CO2-neutrale gemeente.” Algemeen geldt dat er betrouwbaar en continu moet worden geïnformeerd. Per doelgroep kan daarbij een nadere uitwerking plaatsvinden: Burgers: “Uw medewerking is daarbij onmisbaar. We helpen u graag om milieuvriendelijk te handelen”. Bedrijven: “Uw medewerking is daarbij onmisbaar. We werken graag met u samen om dit te bereiken. Maar daarnaast werken wij ook aan scherpe regelgeving en handhaving”. Medewerkers: “Burgers letten op ons. Wij moeten dus het goede voorbeeld geven.” o Medewerkers Ruimte: “We kunnen de doelstelling alleen bereiken met goede regelgeving. Bij al jullie plannen moeten jullie dus zoeken naar mogelijke milieumaatregelen en de meest klimaatvriendelijke optie”. o Managementteam: “Jullie zijn hét voorbeeld voor de medewerkers. Goed voorbeeld doet goed volgen. Bovendien moeten jullie controleren of bij beleidsvoorstellen rekening is gehouden met mogelijke milieumaatregelen”. B&W: “Jullie hebben zelf ingestemd met het klimaat- en duurzaamheidbeleid. Dit betekent dat jullie in je besluiten dit altijd mee moeten nemen. Daarnaast hebben jullie een grote voorbeeldfunctie voor de organisatie, en zullen jullie dus zelf milieuvriendelijk moeten werken”. Raad: “Jullie hebben zelf ingestemd met het klimaat- en duurzaamheidbeleid. Dit betekent dat jullie in je besluiten dit altijd mee moeten nemen”. De strategische aanpak per doelgroep wisselt: Burgers: Worden vooral geïnformeerd. Top-down benadering. Bedrijven en organisaties: Worden vooral geïnformeerd. Top-down benadering. Maar daarnaast wordt ook samenwerking gezocht via het Bedrijvencontact en de Ondernemersvereniging Medewerkers: Worden vooral geïnformeerd en geïnstrueerd via de lijn. Top-down benadering.
Medewerkers Ruimte: Worden tevens gecoacht op het integreren van milieubeleid bij het maken en uitvoeren van plannen o Managementteam: Worden voortdurend aangesproken op hun gedrag en beleid door de milieuambtenaar/-naren B&W: Wordt voortdurend aangesproken op hun gedrag en beleid door de milieubeleidsambtenaar/-naren Raad: Wordt voortdurend aangesproken op hun gedrag en beleid door de Coördinator duurzaamheidsbeleid via een intermediair (de griffier). o
Voorbeelden - Het college en raad komen in een lastige positie op het moment dat de windmolens in Marle vanuit landschappelijk oogpunt ongewenst zijn doch het aanwenden van windenergie als belangrijkste element wordt genoemd om de doelstelling van het klimaat- en duurzaamheid te halen. - Hoe duurzaam werken we zelf? Doen we computerschermen altijd uit, hebben we meer tl-verlichting dan strikt nodig? Hebben we Max Havelaar producten? Zetten we de verwarming niet te vaak open (of in de zomer juist de airconditioning aan)? Wat voor schoonmaakmiddelen gebruiken we? Hier goed mee omgaan versterkt de voorbeeldfunctie. Er zou bijv. zelfs een artikel aan gewijd kunnen worden in de Schaapskooi als we op deze punten een goed voorbeeld geven.
Media / kanalen / middelen Gemeentepagina Via de gemeentepagina in de Schaapskooi kan algemene informatie worden gegeven over het onderwerp. Daarnaast kan informatie gegeven worden over specifieke acties van de gemeente Heerde om burgers of bedrijven te helpen milieumaatregelen te nemen. Bij de gemeentepagina kan ook gedacht worden aan een vaste rubriek (bijv. tweewekelijks) met bijv. milieutips of over projecten van de gemeente. Ook zijn themapagina’s mogelijk, waarbij wat dieper op het onderwerp kan worden ingegaan. Internet Idem. Het is goed om een aparte pagina over het onderwerp te maken, maar daarnaast moeten er regelmatig nieuwsberichten komen op de homepagina. Dit zal aansluiten bij de informatie op de gemeentepagina. Maar daarnaast staat op de themapagina ook bijv. beleidsinformatie. Persbijeenkomsten en persberichten De pers kan worden ingezet als intermediair naar burgers en bedrijven. Dit kan alleen als dit ‘nieuwswaardig’ is. Denk hierbij aan specifieke acties van de gemeente om burgers of bedrijven te helpen om milieuvriendelijk te werken (bijv. subsidies voor aanschaf van energiezuinig apparaten). Landelijke campagnematerialen Landelijk is er ook veel aandacht voor het milieu en duurzaamheid. Bestaande materialen (posters, folders, persberichten, websites waar we naar kunnen linken etc.) kunnen ook door ons worden gebruikt, waardoor we op goedkope wijze toch aandacht voor het onderwerp creëren. Overleg Bedrijvencontact Heerde / ondernemersvereniging Tijdens de overleggen kan de ambtenaar het onderwerp standaard agenderen. Hierbij kunnen verschillende zaken aan de orde komen. Het kan gaan om oproepen tot energiezuinig werken, proberen goodwill te verkrijgen hiervoor, begrip creëren voor strengere regelgeving of handhaving, etc. Het zou mogelijk kunnen zijn om een speciale bijeenkomst te beleggen voor ondernemers over het onderwerp milieu en duurzaamheid. Intranet en infomail Geschikt voor algemene informatie over klimaat- en duurzaamheidbeleid, en over hoe we daar op kantoor inhoud aan kunnen geven. Op intranet kan een aparte pagina verschijnen over het klimaaten duurzaamheidbeleid, met o.a. een link naar de internetpagina over hetzelfde onderwerp (om
dubbeling te voorkomen, en tevens aan te geven dat deze informatie voor de buitenwereld beschikbaar is). Werkoverleggen / lijnopdrachten Hierbij kan specifiek aandacht worden gegeven aan hoe we op kantoor milieubewust kunnen handelen of hoe we in het dagelijks werk aandacht voor dit onderwerp kunnen hebben. Bovendien kunnen medewerkers op hun gedrag op dit gebied worden aangesproken door tc of hoofd. Personeelsbijeenkomsten Tijdens personeelsbijeenkomsten kan het milieu- en duurzaamheidsbeleid en/of elementen hieruit worden toegelicht. Voordeel is dat iedereen tegelijk wordt bereikt en dat er twee-richtingsverkeer mogelijk is in de communicatie. Overigens kunnen ook bijeenkomsten worden belegd voor een deel van het personeel, bijv. de afdeling Ruimte Overleggen Coördinator duurzaamheidsbeleid met mt(-leden), college(-leden) of griffier Hierbij kan de Coördinator duurzaamheidsbeleid de aandacht van betreffende persoon/personen (weer) op het onderwerp milieu en duurzaamheid richten, met betrokkenen overleggen over (of aanspreken op) hun gedrag of overleggen over (of aanspreken op) genomen besluiten van het betreffende gremium. Themaraad Tijdens themaraden kan het milieu- en duurzaamheidsbeleid en/of elementen hieruit worden toegelicht. Voordeel is dat iedereen tegelijk wordt bereikt en dat er twee-richtingsverkeer mogelijk is in de communicatie. Bij voorkeur minimaal eens per jaar. Posters en folders Kunnen zowel intern als extern worden ingezet. Zowel algemene acties als algemene informatie kan hiermee onder de aandacht worden gebracht. Campagnes Campagnes maken gebruik van bovenstaande middelen, mogelijk aangevuld met speciale acties die allerlei vormen kunnen aannemen. Met campagnes kunnen bepaalde onderwerpen sterk onder de aandacht worden gebracht in een redelijk beperkte tijdsduur. Voor dit beleid is het belangrijk om aan het begin een goede interne campagne te voeren aan het begin (eind 2009, begin 2010). Extern zal vooral bij landelijke campagnes worden aangehaakt, eventueel kunnen campagnes worden georganiseerd wanneer er specifieke gemeentelijke maatregelen worden genomen die voor de burger (of bedrijven) winst opleveren. Doelgroep/middelen matrix
Gemeentepagina Internet Pers Landelijke materialen Overleg BCH Intranet en infomail Personeelsbijeenkomsten Werkoverleggen en lijnopdrachten Overleggen milieubeleidsambtenaar Themaraad Posters/folders Campagnes
Burgers X X X X
Bedrijven X X X X X
Medew.
Mdw Ruimte
mt
B&W X
Raad X
X X
X X
X X
X
X
X
X
X X
X X
X X X
X X X
X
X X X
X X
X X
X X
Organisatie, planning, evaluatie en budget In het algemeen geldt, dat de coördinator duurzaamheidsbeleid leidend is. Deze schakelt de communicatieadviseur in wanneer er speciale zaken te melden zijn over gemeentelijke acties of beleid. Daarnaast is hij de ‘waakhond’ richting raad, college, mt en de ambtenaar die overleg voert met het BCH. De uitvoering van de algemene communicatie (dus niet voor overleggen) ligt in handen van Communicatie. Daarnaast moet communicatie in overleg met de Coördinator duurzaamheidsbeleid voortdurend proberen om het onderwerp geregeld bij de verschillende doelgroep onder de aandacht te brengen gedurende de jaren dat het project loopt. De tijdsinvestering is erg afhankelijk van bijv. het aantal campagnes, de hoeveelheid materiaal dat landelijk beschikbaar komt etc. Dit is dus erg moeilijk in te schatten. Tijdsplanning: Deze is voor een groot deel afhankelijk van de beleidsontwikkeling en uitvoering in onze eigen gemeente. Hier moet steeds op worden aangesloten. De Coördinator duurzaamheidsbeleid moet hierop toezicht blijven houden en communicatie tijdig inschakelen om na te gaan of communicatie naar de algemene doelgroepen al of niet nodig is. Het gaat hierbij dus in feite om projectcommunicatie gericht op het milieucomponent. Daarnaast kan worden aangesloten op landelijke acties, die ook nog niet bekend zijn. Wel is het van belang om eind 2009-begin 2010 een campagne onder de medewerkers te houden om ze bewust te maken van het milieu- en duurzaamheidsbeleid. Het is verder goed om ongeveer halfjaarlijks het thema in algemene zin zowel intern als extern onder de aandacht te brengen Evaluatie Eind 2012 moet worden onderzocht in hoeverre de doelstelling vanuit het meerjarenprogramma Klimaat en duurzaamheid voor dat jaar is gehaald (een CO2-neutrale gemeentelijke organisatie), en of we op weg zijn om de einddoelstellingen voor 2050 te halen. Het hoe en wat van dit onderzoek kan tegen die tijd nader worden bepaald. Budget Binnen het meerjarenprogramma is budget voor communicatie over het algemeen niet specifiek benoemd. Duurzaamheid is een integraal thema. De budgetten voor communicatie moeten daarom worden opgenomen in de diverse projecten.
