COMMUNICATIEPLAN PLAN C: COMMUNICATIE EN TRANSPARANTIE

COMMUNICATIEPLAN

DATUM: 20 JULI 2015, VERSIE: 1

COMMUNICATIEPLAN PLAN C: COMMUNICATIE EN TRANSPARANTIE

Sapa Pole Products Alcoalaan 12 5151 RW Drunen Tel: 0416-386200 Fax: 0416-386230 E-mail: [email protected] Website: www.sapapoleproducts.com Versie: 1.0 Datum: 20 juli 2015 Opgesteld door: T. Buijks

COMMUNICATIEPLAN


INHOUDSOPGAVE INLEIDING ............................................................................................................................................ 2 1.

COMMUNICATIEPLAN ........................................................................................................... 3

1.1

INTERNE COMMUNICATIEDOELGROEPEN ........................................................................ 3

1.2

INTERNE COMMUNICATIEMIDDELEN EN –MEDIA ............................................................ 3

1.3

EXTERNE COMMUNICATIEDOELGROEPEN ...................................................................... 5

1.4

EXTERNE COMMUNICATIEMIDDELEN EN –MEDIA ........................................................... 6

2.

VOORBEELDEN VAN COMMUNICATIEMIDDELEN ............................................................. 8

2.1

WEBSITE ................................................................................................................................. 8

2.2

MVO RAPPORT ...................................................................................................................... 9

2.3

INTERNE PRESENTATIES .................................................................................................... 9

1

COMMUNICATIEPLAN


INLEIDING In dit document wordt aangegeven op welke momenten Sapa Pole Products (SPP) gaat communiceren over het CO2 reductiesysteem. Tevens wordt aangegeven welk onderdeel van de CO2-Prestatieladder aan bod komt in de communicatie. Door het intern en extern communiceren van het beleid, reductiedoelstellingen en geboekte voortgang, alsook het aangaan van een dialoog met de overheid en NGO’s wordt geborgd dat aangekondigde acties worden nagekomen.

2

COMMUNICATIEPLAN


1.

COMMUNICATIEPLAN

Dit communicatieplan is opgesplitst in communicatie met interne- en externe communicatiedoelgroepen.

1.1

INTERNE COMMUNICATIEDOELGROEPEN

Interne belanghebbenden CO2 reductiesysteem Management Team en leidinggevenden

Het Management Team en de leidinggevenden dienen te weten wat er speelt binnen SPP en dienen dit over te dragen naar de overige medewerkers. Zij zijn interne ambassadeurs.

Staff (kantoormedewerkers)

De staff dient op de hoogte te zijn van de ontwikkelingen omtrent de CO2-Prestatieladder zodat zij dit over kunnen brengen op externe doelgroepen. Zij zijn externe ambassadeurs.

Medewerkers gerelateerd aan productie

De communicatie naar de medewerkers gerelateerd aan productie heeft als doel informeren en commitment creëren.

Corporate (Sapa Group)

De medewerkers van de Sapa Group worden ingelicht om SPP en haar MVO-beleid op de kaart te zetten.

1.2

INTERNE COMMUNICATIEMIDDELEN EN –MEDIA

Communicatiemiddelen en -media

Doelgroep

Onderwerp

Interne nieuwsbrief

Management Team en leidinggevenden, Staff, Medewerkers gerelateerd aan productie

Mededelingenborden

Staff, Medewerkers gerelateerd aan productie

Interne presentaties

Gehele interne doelgroep

Uitleg Footprint (A) Reductie-doelstellingen (B) Keteninitiatieven (D) Uitleg Footprint (A) Reductie-doelstellingen (B) Uitleg Footprint (A) Reductie-doelstellingen (B) Keteninitiatieven (D)

Moment

Juni ‘15 Oktober ‘15 Juli ‘15 Oktober ‘15

Beschikbaar vanaf augustus ‘15

Verantwoordelijke

S. van Heeswijk (MC: artikel aanleveren)

MC*

MC

* Afdeling Marketing Communicatie

3

COMMUNICATIEPLAN


Website*

Gehele interne doelgroep

Express

Corporate (Sapa Group)

MVO werknemer van het Kwartaal

MVO workshop

Management Team en leidinggevenden, Staff, Medewerkers gerelateerd aan productie Management Team en leidinggevenden, Staff, Medewerkers gerelateerd aan productie

Uitleg Footprint (A) Reductie-doelstellingen (B) Communicatie (C) Keteninitiatieven (D) Uitleg Footprint (A) Reductie-doelstellingen (B) Keteninitiatieven (D)

Juli ‘15 December ‘15

MC

Ad hoc

MC

-

Per kwartaalmeeting

MC

Footprint (A) Reductie-doelstellingen (B) Communicatie (C) Keteninitiatieven (D)

Éénmalig

MC

* In juli 2015 is op de website een ‘tab’ gepubliceerd met daarin de bestanden A, B, C en D van de CO2-Prestatieladder en de aanbevelingsbrief van de Climate Neutral Group. De publicatie is per mail intern gecommuniceerd.

4

COMMUNICATIEPLAN


1.3

EXTERNE COMMUNICATIEDOELGROEPEN

Externe belanghebbenden CO2 reductiesysteem Overheid (wetgever en eindklant)

De overheid streeft naar een daling van de CO2 uitstoot. In 2020 moet de uitstoot al met 20% gedaald zijn t.o.v. 1990.

Klanten en prospects (Gemeenten, aannemers, installateurs, energiebedrijven, provincies, Rijkswaterstaat, waterschappen, Provinciale wegen en groothandelaren)

Circa 95% van de verkochte producten van SPP zijn direct of indirect voor de (lokale) overheid. Vaak gaat de aanbesteding via de partij die de lichtmasten plaatst. Onze klanten vragen regelmatig naar de duurzaamheidaspecten van onze producten.

Adviesbureaus

Adviesbureaus adviseren prospects en klanten (vaak overheidsinstanties) over infrastructurele projecten. Hierdoor kunnen zij invloed uitoefenen op de producten die onze (potentiële) klanten inkopen.

Samenwerkingspartners en toeleveranciers

De belangrijkste samenwerkingspartners zijn Van Gansewinkel, Technische Unie, Baanbrekers en Aermast Holland.

In aanbestedingen wordt steeds vaker gevraagd naar onze certificeringen. Daarnaast adviseren wij onze klanten proactief over duurzame producten. De Gemeente Heusden is naast klant ook een vergunningsverstrekkende partij waar we graag goed contact mee houden.

De belangrijkste toeleveranciers zijn onze externe transporteur, Sapa Profiles (aluminium profielen) en leveranciers van accessoires zoals gietstukken, maaiveldbeschermer etc. Community

Sapa heeft in Drunen een aantal direct aangrenzende buren die het wellicht interessant vinden om te weten dat Sapa Pole Products deel neemt aan de CO2 prestatieladder.

Pers

Met name de vakbladpers kan het interessant vinden om te schrijven over marktpartijen die zijn toegetreden tot de CO2-Prestatieladder.

5

COMMUNICATIEPLAN


1.4

EXTERNE COMMUNICATIEMIDDELEN EN –MEDIA

Communicatie middelen en media

Onderwerp

Nieuwsbrief

Overheid, Klanten en prospects, Adviesbureaus, Toeleveranciers en samenwerkingspartners

Uitleg Footprint (A) Reductie-doelstellingen (B) Keteninitiatieven (D)

Duurzaamheids nieuwsbrief



December ‘14 December ‘15

MC

Externe presentaties

Gehele externe doelgroep

Uitleg Footprint (A) Reductie-doelstellingen (B) Communicatie (C) Keteninitiatieven (D)

Beschikbaar vanaf juli ‘15

Sales

Beurzen



Dag van de openbare ruimte 7&8 oktober ‘15

MC en sales

Persoonlijk verkoopgesprek

Klanten en prospects, Adviesbureaus, Toeleveranciers en samenwerkingspartners


-

Sales



Jaarlijks vanaf december '14

MC

MVO rapport

Moment

Verantwoordelijke

Doelgroep

Augustus ‘15

MC

6

COMMUNICATIEPLAN




Community nieuwsbrief

Social media

Website

Juli ‘15 December ‘15

MC

Overheid en Community


Augustus ‘15

S. van Heeswijk (MC: artikel aanleveren)


Footprint (A) Reductie-doelstellingen (B)

Updates Linkedin: Juli ‘15 December ‘15

MC

7

COMMUNICATIEPLAN


2.

VOORBEELDEN VAN COMMUNICATIEMIDDELEN

2.1 WEBSITE Op de website wordt een dynamische pagina ingericht en bijgehouden omtrent de het CO 2 reductiesysteem van Sapa Pole Products.

Op deze pagina bevindt zich te allen tijde up to date informatie over: -

Het CO2 reductiebeleid; De CO2 footprint; De CO2 reductiedoelstellingen (en voortgang hiervan); De CO2 reductie subdoelstellingen (en voortgang hiervan); De CO2 reductie maatregelen (en voortgang hiervan); Acties en initiatieven waarvan deelnemer en/of oprichter.

Tevens bevinden zich op deze pagina te allen tijde de meest actuele versies van onderstaande documenten (te downloaden als PDF): -

A - CO2 Footprint en energieaudit B - CO2 reductiedoelstellingen en actieplan 2016 C - Transparantie en Communicatie D - Keteninitiatieven

8

COMMUNICATIEPLAN


2.2

MVO RAPPORT

In aanvulling op het maatschappelijk jaarverslag van de Sapa Group, ons moederbedrijf, geeft SPP een eigen duurzaamheidsverslag uit om specifieke cijfers, duurzame doelstellingen en om zaken die van belang zijn voor onze eigen business unit te communiceren. De eerste editie (gepubliceerd december 2014) kan gelezen worden als een onafhankelijk rapport en zal jaarlijks worden herzien.

Het duurzaamheidsverslag van SPP is gepubliceerd op onze website om meer transparantie te geven over ons MVO-beleid en om bewustwording te creëren ten opzichte van al onze stakeholders.

2.3 INTERNE PRESENTATIES Het is belangrijk dat het Management Team betrokken is bij de implementatie van de CO 2 prestatieladder. Er zijn meerdere presentaties aan het Management Team gegeven om uitleg te geven over de inhoud van de ladder en om goedkeuring te krijgen voor de CO 2 reductieplannen. Daarnaast zijn in Sales Conferences en Kwartaalmeetings (hele Business Unit) updates gegeven met een uitleg en voortgang van de implementatie.

9

COMMUNICATIEPLAN PLAN C: COMMUNICATIE EN TRANSPARANTIE

Recommend Documents