Communicatieplan Gemeente en OCMW Olen 2014 - 2015 - 2016
Ter kennisgeving van de gemeenteraad op 25 juni 2014. Ter kennisgeving van de raad voor maatschappelijk welzijn op 4 september 2014.
Inhoudstafel
Inhoudstafel .................................................................................................................................................................................................................. 2 Evaluatie actieplan 2011 - 2012 - 2013........................................................................................................................................................................ 3 Interne communicatie - gezamenlijk actieplan......................................................................................................................................................... 3 Interne communicatie - actieplan gemeente............................................................................................................................................................. 5 Interne communicatie - actieplan OCMW ............................................................................................................................................................... 6 Externe communicatie - gezamenlijk actieplan ....................................................................................................................................................... 7 Externe communicatie - actieplan gemeente.......................................................................................................................................................... 10 Externe communicatie - actieplan OCMW ............................................................................................................................................................ 11 Actieplan 2014 - 2015 - 2016..................................................................................................................................................................................... 13 Actieplan gemeente ................................................................................................................................................................................................ 13 Actieplan OCMW .................................................................................................................................................................................................. 19
2
Evaluatie actieplan 2011 - 2012 - 2013 Interne communicatie - gezamenlijk actieplan Actie IC 01
Verantwoordelijkheden onthaalpunten
Verantwoordelijke Deborah Hotag Jill Van Hove Sandy Blockx Ellen Dauwen
Hoe Het is belangrijk dat het verlenen van de dienstverlening op alle onthaalpunten op dezelfde manier gebeurt. De onthaalmedewerkers moeten vertrouwd raken met de website. Zij moeten in staat zijn om snel onze dienstverlening te kunnen terugvinden voor een gerichte doorverwijzing. We voorzien een interne opleiding over het gebruik van de website (A-tot-Z-lijst). De onthaalmedewerkers van gemeente en sociaal huis moeten zicht krijgen op de dienstverlening van de diensten op de verschillende locaties. Ook hiervoor organiseren we een interne vorming of rondleiding. Zeker omwille van de opening van het boekelhuis is dit van groot belang. We organiseren een gezamenlijke externe opleiding over een onder-werp dat het onthaal aanbelangt, naargelang de behoefte van de medewerkers (bv. assertiviteits-training, efficiënt telefoneren,...)
3
Resultaat
Deadline
is gebeurd (Deborah)
2011
is gebeurd
opening boekelhuis
Vorming sociaal huis: hoe omgaan met kansarmen?
2013
IC 02
Uitbreiden en actualise- Deborah Hotag ren van het extranet Jill Van Hove Thomas Smets
Systeem uitwerken om ervoor te zorgen dat de aangeboden informatie up-to-date is. Het gebruik van extranet bij de medewerkers promoten. Een bevraging organiseren bij de medewerkers over wat ze graag op het extranet willen lezen.
IC 03 IC 04
Rondleiding nieuwe gemeenteraadsleden en OCMW-raadsleden Gezamenlijke visie op onthaal in de verschillende locaties
Deborah Hotag Jill Van Hove Deborah Hotag Jill Van Hove
zie R:\Data 2011 OCMW\Communicatie\website\extranet\revisie extranet.xls 28 februari 2011: opleiding medewerkers gezins- 2011 zorg en poetsdienst. Voortdurende aandacht voor extranet. Overal als startpagina ingesteld
voorbereiding: zie R:\Data OCMW\Communicatie\website\extranet\Docume nten\enquete februari 2011.doc resultaten: verjaardagen komen op site, foto's van activiteiten ook Wanneer de nieuwe raden zijn samengesteld, Is gebeurd begin 2013 geven we de leden een rondleiding langs de verschillende diensten en locaties. De gemeentediensten zitten verspreid over Is er: volwaardig onthaal in gemeentehuis en verschillende locaties. Met de verhuis van de sociaal huis, specifiek onthaal ruimte in boekelafdeling ruimte naar het boekelhuis komt er huis en voor vrije tijd. nog een locatie bij. Samen met het sociaal huis moet er een visie komen op de organisatie van het onthaal op de verschillende locaties.
4
2011
2013
2011
Interne communicatie - actieplan gemeente Actie IC 01 Huisstijlhandboek IC 02 Procedures opstellen en uniformiseren
Verantwoor- Hoe Resultaat delijke Deborah Hotag Aandacht voor consequente toepassing van de lopende huisstijl. managementteam
IC 03 Procedure onthaal nieuwe personeelsmedewerkers dienst
Verschillende diensten maken procedures op. Diensten hebben hun procedures, werken ermee Kunnen deze uniform gemaakt worden? Welke procedures moeten zeker uitgeschreven worden? Checklist met aandachtspunten als er een Is ok nieuw personeelslid start. Eventueel ook wat er moet gebeuren als er iemand vertrekt.
5
Deadline onmiddellijk onmiddellijk
2011 2012
Interne communicatie - actieplan OCMW Actie
Verantwoordelijke Jill Van Hove
Hoe
Resultaat
Uitwerken procedures interne controle (vroegere administratief handboek) blijft prioriteit.
Jill Van Hove
Update huisstijlhandboek + voortdurende aandacht via tip van de maand tijdens maandelijks overleg
Voortdurende aandacht voor aanmaken en upda- Onmidten van procedures. Zijn bij elkaar gebracht in dellijk excel-lijst met hyperlinks. Oorspronkelijk beschikbaar via extranet, maar omdat niet elke procedure voor iedereen interessant is, terug via exceloverzicht Planning: samenvoegen huisstijlhandboek ge2012 meente en OCMW
IC 01
Verdere afwerking procedures interne controle
IC 02
huisstijlhandboek
IC 03
Richtlijnen uitschrijven Jill Van Hove gebruik terminologie sociaal huis versus OCMW
We moeten duidelijke richtlijnen uitschrijven voor het gebruik van de termen sociaal huis en OCMW. Wanneer gebruiken we het ene, wanneer het andere?
6
Opgenomen in huisstijlhandboek
Deadline
2011
Externe communicatie - gezamenlijk actieplan Actie EC 01
Communicatie bij scharniermomenten
EC 02
Campagne sociaal huis
EC 03
Stimuleren persoonlijke contacten voor communicatie met kansengroepen
Link met tevredenheidsonderzoek /
Verantwoor- Hoe delijke Sandy Blockx Via structureel overleg onthaal het Ellen Dauwen idee uitwerken om een infopakket mee te geven bij aanmelding van de burger bij een aantal scharniermomenten in zijn leven.
Resultaat
Deadline
niet meer van toepassing voor sociaal huis (verhuis burgerzaken september 2012)
2011
Voortdurend
Imago-onderzoek: 8% was Deborah Hohet niet eens met het ima- tag go van ‘1 aanspreekpunt Jill Van Hove voor alle vragen’
Voldoende aandacht besteden om met de term ‘sociaal huis’ naar buiten te komen. Dit moet een begrip worden bij de burger en dit kan alleen door voldoende herhaling.
zie website en Driehoek
1 op 10 mensen kent het sociaal huis nog niet.
Onderzoek naar visuele zichtbaarheid door eventueel reizende popup beursstand op openbare plaatsen, lokale evenementen,...
pop-up standen zijn aangemaakt en 2012 worden regelmatig gebruikt bij bv evenementen. In aanmaak: pop-up voor komie geire (met nadruk op vrijwilligers)
Voor 1/5de van de burgers is het niet duidelijk voor welke zaken je in het gemeentehuis moet zijn en voor welke zaken in het sociaal huis.
Hele duidelijke afspraken maken over het gebruik van de term ‘sociaal huis’ versus ‘OCMW’. Als deze afspraken gemaakt zijn, nakijken of we de wegwijzers moeten aanpassen.
Is omschreven in het huisstijlhandboek
2011
Bewegwijzering naar het sociaal huis aanpassen. Horeca mee inschakelen als intermediair. Contact verbeteren door bijvoorbeeld ontbijtbuffet te organiseren om de werking van het sociaal huis toe te lichten (eventueel samen met dienst vrije tijd)
Els De Groof is hiermee bezig
2012
Ontbijtbuffet is niet doorgegaan wegens te weinig belangstelling (slechts 2 inschrijvingen). Contact met andere intermediairs (vooral dokters) loopt nog steeds.
2013
Er is nog altijd een groot Deborah Hodeel van de bevolking die tag we niet bereiken met onze Jill Van Hove traditionele communicatiekanalen.
7
De drempel om contact op te nemen is voor meer dan 15% van de burgers nog altijd te hoog EC 04
Mensen vertrouwd maken met nieuwe communicatietechnologieën
Mensen gaven aan interesse te hebben in de nieuwe media, zoals sms en facebook.
Onderzoeken van mogelijkheid om gemeentelijke publicaties via intermediairs te verspreiden (bijvoorbeeld dokters) Deborah Hotag Jill Van Hove
Folder website
EC 05
Directe communicatie met burgers tijdens info- en inspraakmomenten stroomlijnen
97% vindt het eerder tot zeer belangrijk dat de gemeente werkt aan een vlotte en duidelijke communicatie tussen de gemeente en haar inwoners.
Deborah Hotag
EC 06
Intelligente telecommuni-catiediensten
85% van de bezoekers van het sociaal huis vindt het Olense vrijwilligersbeleid belangrijk Mensen gaven aan interesse te hebben in de nieuwe media, zoals sms.
Deborah Hotag Jill Van Hove Thomas Smets Els De Groof
Activiteitenkalender wordt vanaf mei 2014 maandelijks aan de dokters bezorgd.
2011
Onderzoeken wat de mogelijkheden Facebook en twitter zijn aange2011 via de sociale media zijn (facebook, maakt. Loopt goed. Ook gemeentesms, netlog, twitter,…) lijke app is ondertussen aangemaakt. Folder website is aangemaakt (doelgroep: senioren die niet gewend zijn met internet te werken). Ondertussen ook groter aanbod e-loket Hoe inspraak- en infovergaderingen Terug opnemen 2013 voorbereiden en organiseren, op welk moment welke communicatie, doelstellingen verschillende inspraakmogelijkheden vaststellen,… Mogelijkheden intelligente telecommunicatiediensten onderzoeken:
Niet gebeurd
telepunt Thuiszorg: netwerk van vrijwilligers die (kosteloos) eenzamen opbellen
Wegens opstart Komie Geire niet uitgevoerd. Kan in later stadium via dienstencentrum opgenomen worden
Is aandachtspunt tijdens rampoefecrisiscommunicatie: mensen in de nabije buurt informeren van crisissi- ningen tuatie verwittigen van burgers via smssysteem (mogelijkheden verder uitbouwen bv sociaal huis)
8
De mogelijkheden sloten niet aan bij huidig sms-systeem
2012
EC 07
Wegwijs in de gemeente
Bijna 1/5de van de burDeborah Hogers vindt de algemene tag gemeentelijke structuur Jill Van Hove eerder tot heel onduidelijk.
mensen informeren op welke locatie ze voor welke dienstverlening terecht kunnen.
promotie via driehoek en website, ondersteunen via infogids
20112012
uitgifte van een nieuwe infogids na verhuis afdeling ruimte
Niet gebeurd. Uitgifte in eigen beheer in 2014, enkel voor nieuwe inwoners, online en op vraag
2012
Niet gebeurd
2013
EC 08
Onderzoek telefonische bereikbaarheid eigen diensten
97 tot 100% laat weten dat Deborah Hoze per telefoon vlot verder tag geholpen worden. Jill Van Hove
Nieuw intern onderzoek naar telefonische bereikbaarheid van de eigen diensten naar analogie van het onderzoek in 2007
EC 09
Website toegankelijk maken voor slechtzienden
De website is een belangrijk communicatiekanaal
Onderzoeken mogelijkheden om de Deze extra module werd niet voorwebsite toegankelijker te maken zien omdat de meeste browsers kunnen ingesteld worden om het voor slechtzienden (bijvoorbeeld door uitvergroten tekst,…) beeld te vergroten.
Thomas Smets
9
2012
Externe communicatie - actieplan gemeente Actie
Link met tevredenheidsonderzoek EC 01 Update teksten en De website is een belangdiensten op de web- rijk gemeentelijk commusite nicatiekanaal
Verant-woor- Hoe Resultaat delijke Thomas Smets - per dienst een verantwoor- - is ok Deborah Hodelijke aanwijzen die de tag teksten van de dienst op de Thomas Smets website naleest en updatet Ellen Dauwen - mogelijkheden e-ID en e- meer mogelijkheden dankzij nieuwe websiloket uitbreiden. te, uittreksel burgerlijke stand is al aan te vragen met e-ID EC 02 Uitbreiding De website is een belang- Thomas Smets Uitbreiden van het aantal formu- Er zijn al een aantal nieuwe formulieren bije-loket rijk communcatiekanaal lieren in het e-loket op de websi- gekomen. te. EC 03 Concept jaarverslag 42% kent het jaarverslag, Deborah Ho- - Jaarverslag baseren op de - sinds editie 2010 herbekijken maar leest het niet. 15% tag beleidsnota. kent het niet. Jill Van Hove - Nakijken hoe het sociaal - Jill bekijkt dit per jaar huis hier ingepast kan worden (welke cijfers, bij welk thema,…?) EC 04 Interne bewegwijze- 95,5% van de burgers is Deborah Horing gemeentehuis - eerder tot zeer tevreden tag boekelhuis over de interne bewegwijzering
EC 05 Communicatie over Er zijn nog steeds een Deborah Hoonze communicatie- aantal communicatiekana- tag kanalen len die onvoldoende gekend zijn bij de burger
De bewegwijzering in het gemeentehuis is onpraktisch in gebruik(o.a. wanneer er nieuwe plaatjes gehangen moeten worden) en onvolledig. Met de ingebruikname van boekelhuis kunnen we de bewegwijzering op deze beide locaties aanpassen. - promotie elektronische nieuwsbrief - promotie andere communicatiekanalen
10
Deadline Voortdurend
start 2011 2011
2011
Bewegwijzering is aangepast in 2013
2011
- vermelding in de papieren nieuwsbrief en via sociale media
2011
- vermelding van onze sociale media in de papieren nieuwsbrief en via De Driehoek of sociale media
Externe communicatie - actieplan OCMW Actie EC 01
Jaarlijkse update van website OCMW
EC 02
Thema in de kijker
Link tevredenheidsonderzoek De website is een belangrijk gemeentelijk communicatiekanaal
We willen 1 aanspreekpunt voor alle vragen zijn.
Verant-woor- Hoe delijke Jill Van Hove Eigenaars van teksten op website toewijzen. Zorgen dat zij minimum 2 x per jaar de tekst nalezen en updaten. Bovendien hen er attent op maken dat ze systematisch elke wijziging moeten doorgeven aan de communicatieverantwoordelijke Jill Van Hove 3 à 4 keer per jaar thema in de kijker zetten. Communicatie via posters en infopakketten bij de intermediairs, nieuwe folder, De Driehoek, infoscherm,...
De drempel om contact op te nemen is voor meer dan 15% van de burgers nog altijd te hoog.
11
Resultaat zie R:\Data OCMW\Communicatie\website\revisie website.xls. Liep zeer goed voor oude site. Nu voor nieuwe site nog procedure uitwerken om ervoor te zorgen dat de update goed verloopt.
Voorbereiding: zie R:\Data OCMW\Communicatie\thema van de maand\brainstorming thematische benadering Omwille van opstart Komie Geire hier geen verdere aandacht aan besteed. Samen met sociale dienst onderzoeken of het nog interessant is (bv via thema-hoek in zowel sociaal huis als komie Geire = betere integratie van zorgteam in dienstencentrum)
Deadline Onmiddellijk
2012
EC 03
Mogelijkheden onderzoeken om digitale kloof te dichten
/
Jill Van Hove
Nagaan wat we kunnen ondernemen om de digitale kloof te dichten en vooral kinderen uit een kansarm milieu op dit vlak gelijke kansen te geven. (enkele voorbeelden om te onderzoeken op haalbaarheid: tweedehandscircuit PC’s opzetten, samenwerking met Digidak, zelf gepersonaliseerde opleidingen bieden,…)
Onderzoek gedaan naar mogelijkheid om zelf computerlokaal in te richten. Resultaat: vraagt investering om pclokaal op te richten en vooral te onderhouden. Niet mogelijk met eigen personeel. Piste die we kunnen onderzoeken via lokaal dienstencentrum
2011
Voorbereiding: - nota armoede en telecom: R:\Data OCMW\Communicatie\digitale kloof\armoede en telecom.doc procedure uitwerken om problematische gsm-facturen van cliënten te onderzoeken EC 04
Aandacht voor strikte vertrouwelijk-heid dossierbe-handeling
/
Jill Van Hove
Actie uitwerken om burger duidelijk te maken dat elk dossier strikt vertrouwelijk wordt behandeld en dat discretie verzekerd is (bijvoorbeeld aandacht in Driehoek, aanpassen briefhoofd, boodschap op staander in bureau,…).
12
nota nieuwe media en sociale media - kaartje bureaus maatschappelijk werkers: op elk bureau staat een kaartje met de uitleg over de vertrouwelijkheidsclausule - regelmatige herhaling artikel Driehoek
2011
Actieplan 2014 - 2015 - 2016 Momenteel loopt het onderzoek naar een gezamenlijke organisatiestructuur gemeente-OCMW. Bij de opmaak van ons huidig communicatieplan zijn we ervan uitgegaan dat we bij de uitwerking van de acties rekening houden met beide besturen. Daarom is er geen gezamenlijk actieplan gemaakt.
Actieplan gemeente Strategische doelstelling 2 Veilige gemeente. We streven naar een leefomgeving waarin het veilig vertoeven, wonen, werken en bewegen is. 3 Warme gemeente. We willen onszelf verder ontwikkelen tot een menselijke, hartelijke en warme gemeente waarin iedereen zich goed voelt en maximale ontplooiingskansen krijgt.
4 Open gemeente. We profileren ons verder als een open, gastvrije en solidaire gemeente
Beleidsdoelstelling
Actieplan
2.2 We beschikken over een gemeentelijk rampenplan dat up-todate is en over een operationeel crisisteam.
2.2.1.2 Preventieve info voor2.2.1 We zorgen voor een goede zien op de website communicatie voor, tijdens en na crisissituaties.
3.7 We versterken het gemeenschapsleven en sociaal weefsel.
3.7.5 We bieden verenigingen en organisatoren de mogelijkheid hun werking en activiteiten bekend te maken
4.2 We streven naar een optimale dienstverlening zodat burgers in grote mate tevreden zijn.
Actie
Wat/hoe?
i.s.m.
Wat te doen bij crisis, waar vind je info,...
TD
3.7.5.4 Promotie via UITdatabank
VT, Olense verenigingen en organisatoren van activiteiten Beantwoorden van vragen volgens het decreet openbaarheid van bestuur en bijhouden van een
Budget
2014-2019 0 euro
3.7.5.1 Publicatie van activitei- Onderhoud lichtten en berichten op onze licht- kranten kranten 3.7.5.3 Publicatie van verenigingengids op onze website
4.2.1 We verzor4.2.1.1 Basisdienstverlening gen de basisinzake openbaarheid van bedienstverlening stuur ten dienste van de burgers.
jaar
2014-2019
500 euro/jaar
2014-2019 0 euro 2014-2019 0 euro
2014-2019 Inkomst 50 euro
register met aanvragen.
waarbij creatief denken en innovatief handelen pijlers zijn voor een open beleid en waarbij informatie, inspraak en participatie centraal staan
4.2.2 We blijven de burgers die voor het vervullen van administratieve formaliteiten een bezoek brengen aan de gemeentediensten gastvrij ontvangen en zorgen ervoor dat ze op een eenvoudige wijze hun weg vinden. 4.2.3 We bieden ook dienstverlening aan via digitale weg.
4.3 We blijven onze burgers informeren.
4.3.1 We willen al onze inwoners op regelmatige wijze informeren over het beleid.
4.2.2.4 Onderzoeken mogelijkheden werken op afspraak en soepele openingsuren
2016
0 euro
4.2.3.2 Onderzoeken mogelijkheden om bestaande informatiekanalen te digitaliseren
ICT
2015
0 euro
4.2.3.3 Verminderen papierflow door intensiever gebruik e-mail, sms,… 4.2.3.4 Onderzoeken mogelijkheden systemen voor online versturen van brieven 4.3.1.1 Website die up-to-date en interactief is 4.3.1.2 Uitgifte van een papieren nieuwsbrief
ICT
2014-2019
0 euro
ICT
2016
0 euro
ICT
2014-2019
6.900 euro
2014-2019
4.000 euro (drukken) 7.000 euro (versturen)
4.3.1.3 Uitgifte van het gemeentelijk informatieblad De Driehoek
14
2014-2019 700 euro (vakantieberaad) 45.000 euro (drukken) 11.500 euro (versturen) 500 euro
(werkingstoelage redactieraad) 4.3.1.4 Inlezen op cd van het gemeentelijk informatieblad De Driehoek 4.3.1.5 Uitgifte van een jaarverslag
4.3.1.6 Uitgifte van een informatiegids
4.3.1.7 uitgifte van een stratenplan 4.3.2 We willen op 4.3.2.1 Toepassing eenvormieenvormige wijze ge huisstijl communiceren. 4.3.4 We informeren onze burgers doelgroepgericht
4.3.4.1 Onthaalmapjes bij inschrijving 4.3.4.2 Nieuwe inwoners informeren tijdens ontbijtbuffet 4.3.4.3 Ontwikkeling infopakket bij scharniermomenten
4.3.4.4 Uitwerken contentstrategie
4.3.4.5 Organisatie opendeurdag bij de gemeentediensten
15
2014-2019 2.000 euro (inlezen en versturen) 2014-2019 5.000 euro (drukken) 1.200 euro (verspreiding) 2014-2019
Infogids ter beschikking stellen in mapjes nieuwe inwoners, op de site en op aanvraag.
Samenvoegen huisstijlhandboeken gemeente en OCMW BZ
Bekijken of het mogelijk is een infopakket mee te geven Wat zijn de mogelijkheden om onze doelgroepen op een efficiënte manier te bereiken? Onderzoeken van de mogelijkheid van een opendeurdag
2016 2019 2014-2019
3.500 euro 3.500 euro
2014-2019
0 euro
2014-2019
0 euro
2014
0 euro
2016
0 euro
2015
0 euro
4.3.4.6 Duidelijke en eenvormige reglementen 4.4 We garanderen 4.4.1 We garande- 4.4.1.4 Promoten van openvoldoende kansen tot ren onze gemeen- baarheid van de vergaderingen van raadscommissies inspraak en participa- teraadsleden uittie om een representa- gebreide intief en rechtvaardig spraakmogelijkbeleid uit te stippelen heden bij bepaalde beleidsthema's door de organisatie van raadscommissies. 4.4.2 We onder4.4.2.13 Bekijken mogelijkhesteunen de werden om adviesraden meer king van de advoorbereidend werk te laten viesraden. doen en hoe we ze sectoroverschrijdend kunnen inschakelen 4.4.2.15 Promoten van openbaarheid van de vergaderingen van adviesraden
6 Duurzame gemeente. We willen een duurzaam beleid ontwikkelen, met aandacht voor
6.6 We willen een fairtradegemeente blijven.
4.4.4 We betrekken de inwoners via informatie- en inspraakavonden en projectbezoeken bij het beleid
4.4.4.4 Onderzoeken mogelijkheden burgerparticipatie bij project 'Olen 2020 voorbij'
6.6.2 We maken Fairtradeproducten bekend bij de burgers en het eigen personeel.
6.6.2.1 Nieuwe inwoners onthalen met een fairtradeontbijt
16
Olen, dorp met een verhaal + Hoe inspraak- en infovergaderingen voorbereiden en organiseren, op welk moment welke communicatie, doelstellingen verschillende inspraakmogelijkheden vaststellen,…
2014-2019
0 euro
2014-2019
0 euro
2016
0 euro
2014-2019
0 euro
2014-2015
5.000 euro
2014-2019
2.000 euro
het verzoenen van sociale, ecologische en economische aspecten, en daarin een voorbeeldfunctie vervullen. 7 Goed georganiseerde gemeente. We investeren in onze mensen en patrimonium en zorgen voor de nodige logistieke middelen om een klantgerichte en efficiënte dienstverlening uit te bouwen.
7.2 We voeren een aangepast en modern personeelsbeleid
7.3 We zorgen ervoor dat de mandatarissen over voldoende middelen en omkadering beschikken om hun taken naar behoren te kunnen uitvoeren. 7.4 We zorgen voor een optimaal beheer van de administratieve en technische middelen.
7.2.5 We streven 7.2.5.4 Kerstkaarten naar een optimaal functioneren van de medewerkers en voorzien activiteiten en attenties ter waardering van hun werk en inzet. 7.3.3 We zorgen 7.3.3.1 voor de benodigde werkingsmiddelen voor de mandatarissen.
7.4.1 We zorgen voor voldoende en geschikte administratieve middelen voor de dagelijkse werking. 7.4.4 We willen de efficiëntie van de diensten verhogen
7.4.1.1
2014-2019
500 euro
Boeken, documentatie, abonnementen (mandatarissen)
2014-2019
600 euro
Frankeringskosten Kosten boeken, documentatie en abonnementen
2014-2019 2014-2019
42.000 euro 26.000 euro
2015
0 euro
7.4.4.1 Uitwerken gebruiksvriendelijk systeem voor opslag en classificatie van foto's
ICT
7.4.4.2 Papierflow verminderen door digitalisering van interne formulieren
ICT, PD, 2014 FD 2019
7.4.4.3 Bestaande structuren beter gebruiken
17
Hoe kunnen we bv. ICT glasvezel nog meer gebruiken? Bv. voor videoconferentie.
2015
0 euro
0 euro
7.9 We optimaliseren onze interne werking.
7.4.4.4 Onderzoeken mogelijkheden documentmanagementsystem
ICT
2015
0 euro
7.4.4.5 Onderzoeken van voor- en nadelen van sociale media binnen de organisatie
ICT
2014
0 euro
7.4.4.6 Onderzoeken mogelijkheden sharepoint 7.4.4.7 Onderzoeken mogelijkheden integratie communicatiediensten gemeente en OCMW 7.9.1 We streven 7.9.1.1 Uitbouwen interne naar een optimale communicatie via extranet interne communicatie.
ICT
2015
0 euro
Onderzoeksresultaten Wim Wouters afwachten
2016
0 euro
Extranet en de interne nieuwsbrief blijven inzetten als intern communicatie-middel
2014-2019
7.9.1.2 Diensthoofdenoverleg
IG
2014-2019
7.9.4.1 Digitale ontsluiting reglementen
IG
2014
18
Actieplan OCMW Strategische doelstelling 001 - Een effectieve en efficiënte sociale hulpverlening
Beleidsdoelstelling 001.001. Werking sociale dienst heroriënteren 001.002. Uitbouwen ldc
Actieplan
Actie
Wat/hoe?
001.001.001. Uitbou- 001.001.001.005. regiwen team maatschap- stratie van hulpvragen pelijk werk in access
gebruiksvriendelijke databank uitwerken voor de registratie van hulpvragen.
001.002.001. laagdrampelig aanspreekpunt
centrumleider - aparte pagina in Driehoek wijden aan ldc - onderzoeken welke comm. Middelen we kunnen inzetten om zoveel mogelijk (potentiële) bezoekers te bereiken - ontwikkelen van pop-up (nadruk op vrijwilligers) Mogelijkheden bekijken om huidige centrumleider activiteitenkalender uit te bouwen tot centrumkrant (verslagen en foto's van voorbije activiteiten,…)
001.002.001.002. aangepaste comm naar (potentiële) bezoeker
001.002.001.003. mogelijkheid bekijken tot ontwikkeling centrumkrant 001.002.001.005. privacy van gebruiker garanderen
001.002.002. aanbieden van recreatieve en ontmoetingsgerichte activiteiten
001.003. Verder uitbouwen van centraal loket kinderopvang
in samenwerking met tmw
001.003.001. voldoen aan wettelijke bepalingen decreet
met centrumleider bekijken hoe we de privacy kunnen garanderen (bv clausules laten onderteken voor gebruik foto's,…) 001.002.001.008. stre- past op comm. vlak bij actie ven naar grote diversi- 001.002.001.002 - zorgen voor een teit van gebruikers zo groot mogelijk bereik Het is de taak van de communicatiedienst om bij de uitwerking van deze activiteiten zo veel mogelijk ondersteuning te geven en te onderzoeken hoe we een zo breed mogelijk publiek kunnen bereiken 001.003.001.003. upda- Jaarlijks herbekijken we de brochuten brochure CKO re van het CKO en vernieuwen deze indien nodig.
19
start 2014
2014
2015
centrumleider
2014/2015
centrumleider
2015
centrumleider
2014
Maart 2015
Mee ondersteunen van de sensibiliseringsactie
gezondheidsambtenaar
April 2015
Mee ondersteunen van de sensibiliseringsactie
gezondheidsambtenaar
Oktober 2015
001.006. Kwaliteit verbeteren van de hulverlening en begeleiding van asielzoekers en vreemdelingen
001.004.002.004. Organiseren van één sensibiliseringsactie over "meer bewegen" 001.004.002.005. Organiseren van één sensibiliseringsactie over "gezonde voeding" 001.006.001. Hulvra- 001.006.001.001. Magers op hoogte stellen ken van aankomstfolder van alle voorzieningen met alle Olense voorin onze gemeente zieningen 001.006.002. Maken van schoonmaakfolder en illustreren met foto's
Verantwoordelijke van de dienst bezorgt de info zodat wij er een overzichtelijke en verstaanbare folder van kunnen maken Opmaak van folder
verantwoordelijke asielzoekers
2015
verantwoordelijke asielzoekers
2015
001.007. Inzetten op tewerkstelling/sociale activering
001.008.003. Het sociaal verhuurkantoor ISOM verder uitbouwen
Nadenken over manieren om het SVK beter bekend te maken bij woningeigenaars en diensten van het gemeentebestuur
verantwoordelijke SVK
2015
Nadenken over manieren om de spelotheek en pedagogische bibliotheek bekend te maken bij het brede publiek ondersteuning verlenen bij de week van de opvoeding
verantwoordelijke opvoedingsondersteuning
Juni 2015
verantwoordelijke opvoedingsondersteuning verantwoordelijke personeelsdienst
Mei 2015
verantwoordelijke personeelsdienst
2014
communicatiedienst gemeente en verantwoordelijke personeelsdienst
2014
001.004. Uitbouwen lokaal gezondheidsbeleid
001.004.002. Burgers sensibiliseren en stimuleren op vlak van gezonde voeding en meer beweging
001.008.003.001. SVK beter bekend maken bij woningeigenaars en diensten van het gemeentebestuur 001.011. Opvoe- 001.011.001. Werking 001.011.001.005. Spedingsondersteu- opvoedingsonderlotheek en pedagogining in onze steuning heroriënteren sche bibliotheek promogemeente ten 001.011.001.008. Week van de opvoeding 002. Een goed 002.002. Persogeorganiseerd neelsbeleid OCMW
002.002.002. Actualisering onthaalbeleid
002.002.002.001. Realisatie nieuwe onthaalbrochure 002.002.007. Welzijn jaarlijkse sportdag, van medewerkers personeelsfeest en teambuilding 002.008. Opti002.008.001. Optima- 002.008.001.001. Exmaliseren interne le interne communica- tranet werking tie
20
meewerken aan de realisatie van een nieuwe onthaalbrochure de nodige ondersteuning verlenen bij de organisatie van de sportdag, personeelsfeest of teambuilding - voortdurende aandacht voor de uitbouw of verbetering van het extranet - zoeken naar een manier om teksten up to date te houden (pro-
2016
cedure uitwerken, inclusief website)
002.008.003. Interne controle
002.008.003.001. Administratieve procedures
Gebruik maken van intermediairs
Bijkomende acties ter ondersteuning van de dagelijkse werking
aandacht voor nieuwe media
thema in de kijker
huisstijlhandboek
21
voortdurende aandacht voor de alle medewerkers opmaak en actualisering van procedures. Nadenken over een manier om deze zo overzichtelijk mogelijk aan te bieden aan gebruikers - blijven onderhouden van de contacten (voornamelijk dokters) - gemeentelijke publicaties via intermediairs verspreiden - inspelen op opportuniteiten - onderzoeken welke media het meest geschikt is voor het bereiken van onze doelgroep - onderhouden facebookpagina - onderzoeken met zorgteam en TMW of het interessant is om 3 à 4 jaar een thema in de kijker te zetten. Kan via posters, thema-hoek in bib en Komie Geire,… (goede manier om zorgteam te promoten) - updaten huidige versie huisstijlhandboek en komen tot 1 versie met gemeente.
2014
2014
2014
2016
2015
