Strategisch beleidsplan Inkoop- en aanbesteden

Strategisch beleidsplan Inkoop- en aanbesteden

Versie: Datum:

DEF 11-06-2013

Strategisch Beleidsplan Inkoop en aanbesteden Gemeente Borger-Odoorn

Inhoudsopgave 1

INLEIDING .................................................................................................... 4 1.1 1.2 1.3 1.4

2

ALGEMENE UITGANGSPUNTEN ........................................................................ 5 2.1 2.2

3

STAP 1: WERK, LEVERING OF DIENST?....................................................................... 12 STAP 2: BEPALEN VAN DE OPDRACHTWAARDE ............................................................... 12 STAP 3: DREMPEL/RICHTBEDRAGEN ......................................................................... 13 STAP 4: CRITERIA VOOR BEPALEN INKOOPPROCEDURE ....................................................... 13

ECONOMISCHE UITGANGSPUNTEN.................................................................. 15 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9

7

WETTELIJK KADER ............................................................................................9 RICHTSNOEREN ...............................................................................................9 GRENSOVERSCHRIJDEND BELANG ............................................................................ 10 2B-DIENSTEN ............................................................................................... 10

BEPALEN AANBESTEDINGSPROCEDURE ........................................................... 12 5.1 5.2 5.3 5.4

6

DE INKOOPORGANISATIE ......................................................................................6 ROL VAN DE INKOPENDE BUDGETHOUDER ......................................................................6 ROL VAN DE INKOOPFUNCTIE ..................................................................................6 MANDATERING ................................................................................................6 AFWIJKINGSBEVOEGDHEID .....................................................................................7 KLACHTENPROCEDURE ........................................................................................7 CONTRACTBEHEER ............................................................................................7 REGISTRATIE EN DOSSIERVORMING .............................................................................8 INKOOPHANDBOEK ............................................................................................8 INKOOPACTIEJAARPLAN .......................................................................................8

JURIDISCHE UITGANGSPUNTEN ....................................................................... 9 4.1 4.2 4.3 4.4

5

DOELSTELLINGEN STRATEGISCH BELEIDSPLAN INKOOP EN AANBESTEDEN ........................................5 EVALUATIE STRATEGISCH BELEIDSPLAN ........................................................................5

ORGANISATORISCHE UITGANGSPUNTEN ........................................................... 6 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10

4

INKOPEN ......................................................................................................4 AANBESTEDEN ................................................................................................4 STRATEGISCH BELEIDSPLAN INKOOP EN AANBESTEDEN .........................................................4 LEESWIJZER...................................................................................................4

PRODUCT- EN MARKTANALYSE ............................................................................... 15 SAMENWERKING ............................................................................................. 15 CLUSTEREN ................................................................................................. 15 RAAMOVEREENKOMSTEN EN OVERHEIDSOPDRACHTEN ......................................................... 16 LOKALE/REGIONALE ECONOMIE EN MKB..................................................................... 17 LEVERANCIERSSELECTIE ..................................................................................... 17 ALGEMENE VOORWAARDEN .................................................................................. 18 ADMINISTRATIEVE LASTEN ................................................................................... 18 GUNNINGCRITERIUM ........................................................................................ 18

ETHISCHE EN IDEËLE UITGANGSPUNTEN ........................................................ 20 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6

INTEGRITEIT ................................................................................................ 20 MAATSCHAPPELIJKE WAARDE ................................................................................ 20 DUURZAAM INKOPEN ........................................................................................ 20 SOCIAL RETURN ON INVESTMENT............................................................................. 21 SOCIALE WERKVOORZIENING (SW-BEDRIJVEN) ............................................................... 21 INNOVATIE .................................................................................................. 21

Versie: DEF Datum: 11-06-2013

Pagina 2 van 23

Strategisch Beleidsplan Inkoop en aanbesteden Gemeente Borger-Odoorn BIJLAGE 1: AANBESTEDINGSPROCEDURES ................................................................ 22


Pagina 3 van 23


1

Inleiding

De gemeente Borger-Odoorn spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk. In dit Strategisch Beleidsplan inkoop en aanbesteden wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkopen en aanbesteden binnen de gemeente plaatsvindt. 1.1 Inkopen Inkopen is het totale proces van gebruikmaken van leveranciers. Het kan daarbij gaan om het leveren van goederen, het verrichten van diensten of het uitvoeren van werken. Kortom, ‘alle handelingen waar een externe factuur tegenover staat’. Het inkoopproces is verdeeld in zeven stappen en is weergegeven in figuur 1:

Figuur 1: Inkoopproces

1.2 Aanbesteden Aanbesteden slaat op het tactische deel van het inkoopproces en is een gereguleerd niet-vrij invulbaar proces. Het gaat allereerst om het benaderen van de markt, het uitnodigen van leveranciers. Daarna kunnen de leveranciers via een heldere procedure een aanbod doen voor het uitvoeren van een opdracht. Na beoordeling op basis van een duidelijk en objectief beoordelingskader eindigt aanbesteden met het sluiten van een contract. 1.3 Strategisch Beleidsplan inkoop en aanbesteden Dit Strategisch Beleidsplan inkoop en aanbesteden richt zich zowel op de bedrijfsmatige voordelen die de gemeente met verstandig inkopen kan boeken (de doelmatigheid), het inkopen volgens de geldende weten regelgeving (rechtmatigheid) en de wijze waarop de gemeente invulling geeft aan haar taak om zoveel mogelijk maatschappelijke waarde te creëren. In dit Strategisch Beleidsplan inkoop en aanbesteden zijn de kaders en uitgangspunten geformuleerd voor het handelen van de gemeente ten aanzien van inkopen en aanbesteden bij overheidsopdrachten. Deze kaders en uitgangspunten zijn algemeen bindend voor de gehele organisatie. Dit Strategisch Beleidsplan inkoop en aanbesteden is niet van toepassing op concessies van diensten. 1.4 Leeswijzer In hoofdstuk 2 wordt ingegaan op de algemene uitgangspunten van dit Strategisch Beleidsplan. In hoofdstuk 3 worden de organisatorische uitgangspunten weergegeven. In hoofdstuk 4 staan de juridische uitgangspunten beschreven welke relevante weten regelgeving van toepassing is. Hoofdstuk 5 gaat in op het bepalen van de aanbestedingsprocedure. Hoofdstuk 6 gaat in op de wijze waarop de gemeente omgaat met de markt en ondernemers. Dit zijn de economische uitgangspunten. Tot slot worden in hoofdstuk 7 ethische en ideële uitgangspunten benoemd, waaruit blijkt hoe de gemeente omgaat met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces.


Pagina 4 van 23


2

Algemene uitgangspunten

2.1 Doelstellingen Strategisch Beleidsplan inkoop en aanbesteden Gemeente Borger-Odoorn heeft dit Strategisch Beleidsplan opgesteld om enkele doelen op het gebied van inkoop en aanbesteden binnen gemeente Borger-Odoorn te kunnen bewerkstelligen: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Rechtmatig inkopen, dat wil zeggen het inkopen conform de relevante (Europese) weten regelgeving. Dit betekent op een transparante, objectieve en niet-discriminerende wijze besteden van overheidsgelden, waarbij de beste prijs-kwaliteitverhouding centraal staat; Het realiseren van doelmatige overheidsbestedingen waarbij inkoopkansen door het versterken van inkoopsamenwerking optimaal worden benut (kostenbesparing); Het creëren van een eenduidige en transparante werkwijze binnen de gemeente, waardoor de kosten voor verwervingsactiviteiten worden beperkt (efficiency); Het beperken van zowel juridische als financiële risico’s; Het behouden en waar mogelijk verbeteren van de kwaliteit van de door de gemeente in te kopen producten en diensten. Het inkoopproces levert een belangrijke bijdrage aan het gehele prestatieniveau van de gemeente; Het vergroten van inkoopkennis en het ontsluiten ervan in de organisatie om daarmee een hogere mate van professionaliteit te bereiken; Het realiseren van zo duurzaam mogelijk inkopen binnen de gehele organisatie, waarbij het de ambitie is om in 2015 100 procent duurzaam in te kopen; Het creëren van zoveel mogelijk (extra) voordeel voor de gemeenschap of de maatschappij (maatschappelijke waarde).

2.2 Evaluatie Strategisch Beleidsplan Inzichten ten aanzien van inkoop en aanbesteden binnen de overheid veranderen continu. Ook het wettelijk kader is aan verandering onderhevig (bijv. door jurisprudentie, wijziging van de Europese drempelbedragen en de Europese richtlijnen (worden eind 2013 verwacht)). Gewijzigde inzichten en veranderde wetgeving hebben onverkort invloed op dit Strategisch Beleidsplan. Deze continue ontwikkelingen op het gebied van inkopen en aanbesteden rechtvaardigen de conclusie dat regelmatige evaluatie en eventuele heroverweging van het Strategisch Beleidsplan inkoop en aanbesteden essentieel is. Derhalve wordt het Strategisch Beleidsplan tweejaarlijks geëvalueerd. De eerstvolgende evaluatie staat gepland voor april 2015. De gemeente Borger-Odoorn zal tweejaarlijks het Strategisch Beleidsplan inkoop en aanbesteden evalueren. Indien het Strategisch Beleidsplan wijzigt, als gevolg van de tweejaarlijkse evaluatie, dan dient deze opnieuw door het college van burgemeester en wethouders te worden vastgesteld. Noodzakelijke wijzigingen in het Strategisch Beleidsplan, als gevolg van veranderingen in het wettelijk kader, kunnen te allen tijde door het college van burgemeester en wethouders worden vastgesteld.


Pagina 5 van 23


3

Organisatorische uitgangspunten

3.1 De Inkooporganisatie Activiteiten op het gebied van inkoop en aanbesteden vinden binnen gemeente Borger-Odoorn op twee niveaus plaats, centraal en decentraal. Dit betekent dat iedere budgethouder zelfstandig verantwoordelijk is voor de uitvoering van het Strategisch Beleidsplan inkoop en aanbesteden. De budgethouders kunnen een beroep doen op de Centraal Coördinerende Inkoopfunctie (verder: Inkoopfunctie). De Inkoopfunctie opereert als een centraal aanspreekpunt en kenniscentrum op inkoop- en aanbestedingsgebied voor de gehele gemeente. 3.2 Rol van de inkopende budgethouder De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de budgethouder zijn als volgt te omschrijven: • Verantwoordelijk voor de naleving van het Strategisch Beleidsplan inkoop en aanbesteden en daarmee het volgen van de voorgeschreven procedures; • Verantwoordelijk voor het volledige aanbestedingsproces; • Inkoopbehoeftes bundelen waarbij wordt gezocht naar inkoopsamenwerking en daar waar mogelijk schaalvoordelen benutten, met inachtneming van paragraaf 6.3 clusteren’; • Het aanleggen, bijhouden en archiveren van alle belangrijke documenten in een aanbestedingsdossier; • Het borgen van de naleving van gemaakte afspraken in het contract. 3.3 Rol van de Inkoopfunctie De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de Inkoopfunctie zijn als volgt te omschrijven: • Het (on)gevraagd en onafhankelijk adviseren van de budgethouders en het MT over inkopen en aanbesteden; • Verantwoordelijk voor het opstellen en actualiseren van het Strategisch Beleidsplan inkoop en aanbesteden; • Eerste aanspreekpunt op het gebied van inkopen en (Europees) aanbesteden; • Signaleren van relevante ontwikkelingen in de markt, regelgeving en jurisprudentie; • De gemeentelijke organisatie faciliteren met relevante informatie op het gebied van inkoop en aanbesteden; • Het begeleiden en/of verzorgen van de procesmatige activiteiten bij aanbestedingstrajecten; • Versterken en professionaliseren van de Inkoopfunctie. Op basis van bovenstaande taken en verantwoordelijkheden, is het verplicht om bij iedere inkoop vanaf de meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure afstemming te zoeken met de Inkoopfunctie en daarnaast de Inkoopfunctie te betrekken bij ieder Nationaal of Europees aanbestedingstraject. 3.4 Mandatering In dit Strategisch Beleidsplan zijn de kaders en uitgangspunten geformuleerd voor het handelen van de gemeente Borger-Odoorn ten aanzien van inkopen en aanbesteden. Echter, dit beleidsplan gaat niet in op de vraag wie er bevoegd is om de gemeente te binden aan rechten en verplichtingen met een derde (bijvoorbeeld een bedrijf, instelling of burger). Deze bevoegdheid wordt namelijk geregeld in de mandaatregeling en het ‘Besluit algemene regeling budgethouders’. Wel is het zo dat het proces van inkopen en aanbesteden en de vraag wie bevoegd is om de gemeente te binden aan rechten en verplichtingen, onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Het aanbestedingsproces wordt immers in de praktijk altijd gevolgd of afgesloten met een contract. Versie: DEF Datum: 11-06-2013

Pagina 6 van 23


Om bovenstaande reden dienen voorafgaand aan het traject en bij het aangaan van (contractuele) verplichtingen de bepalingen van de vigerende mandaatregeling en het vigerende ‘Besluit algemene regeling budgethouders’ nageleefd te worden. Met het vaststellen van onderhavig beleid, komen oude beleidsregels op het gebied van inkoop en aanbesteden te vervallen. 3.5 Afwijkingsbevoegdheid Afwijkingen van dit Strategisch Beleidsplan zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit en voor zover een en ander op basis van de geldende weten regelgeving mogelijk is. Bij iedere aanbesteding dient de budgethouder te motiveren waarom de gekozen procedure wordt toegepast. Dit gemotiveerde besluit dient altijd samen met de Inkoopfunctie te worden opgesteld. 3.6 Klachtenprocedure Bij iedere aanbesteding wordt in het aanbestedingsdocument een klachtenprocedure opgenomen. De gemeente vermeldt hierbij op welke wijze ondernemers hun klachten ten aanzien van de betreffende aanbestedingsprocedure kunnen indienen en op welke wijze en op welke termijn de klachten vervolgens zullen worden behandeld en afgedaan. Hierbij wordt aangesloten bij het onafhankelijk klachtenmeldpunt ingeregeld bij Combined Business Power BV. De ontvangen klachten worden binnen CBP geregistreerd, beoordeeld en afgehandeld door ervaren aanbestedingsjuristen volgens een vooraf vastgestelde procedure. De procedure zal bij iedere aanbesteding worden meegestuurd. 3.7 Contractbeheer De inkoopcontracten worden binnen de gemeente Borger-Odoorn decentraal beheerd door de contractbeheerders. Door middel van het contractbeheerssysteem wordt het beheer van alle contracten gefaciliteerd vanuit een centraal punt binnen de gemeente. Het contractbeheerssysteem biedt inzicht in onder meer het aantal afgesloten contracten, de overeengekomen prijzen, de geldende contractvoorwaarden en belangrijke data. Door middel van dit inzicht worden risico’s beter beheersbaar en kan efficiënter worden ingekocht. Het bundelen van afdelingsoverschrijdende inkoop en voor meerdere locaties is daarvan een goed voorbeeld. Tevens kunnen de facturen van leveranciers getoetst worden aan de contractafspraken die zijn gesteld tijdens het afsluiten van de overeenkomst. In het kort de voordelen: • Automatische signalering bij het naderen van belangrijke contractdata; • Contractafspraken kunnen beter worden bewaakt en benut; • Contracten kunnen beter beheerd worden: op tijd verlengen of beëindigen etc.; • Duidelijkheid over hiaten of overlappingen tussen contracten; • Duidelijk wie de contracteigenaren zijn; • Inzicht in de verplichtingen die zijn aangegaan; • Contracten kunnen optimaal worden benut; • Afname financiële risico’s; • Contracten zijn altijd beschikbaar en kunnen door de digitalisering letterlijk worden ingezien. Contractbeheerders Contractbeheerders zijn de medewerkers die overeenkomsten met leveranciers onderhouden. Deze medewerkers hebben verschillende rollen, bovendien zijn het niet alleen de afdelingsmanagers die overeenkomsten beheren, maar vaak ook beleidsmedewerkers die de overeenkomsten op Versie: DEF Datum: 11-06-2013

Pagina 7 van 23


operationeel vlak beheren. Taken en verantwoordelijkheden van contractbeheerders: • Originele inkoopdocumenten aanleveren bij het cluster Documentaire Informatievoorziening; • Contractgegevens beheren in het contractbeheerssysteem (m.n. controle, actuele documentatie aanleveren, wijzigingen bekendmaken en vertrouwelijkheid aangeven); • De Inkoopfunctie informeren. Gemeente Borger-Odoorn beheert al haar (inkoop)contracten door middel van een contractbeheerssysteem. 3.8 Registratie en dossiervorming Vanaf de meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure wordt er voor iedere aanbesteding een aanbestedingsdossier bijgehouden. Een dergelijk dossier is bedoeld om: • In geval van een rechtszaak het verloop van het aanbestedingsproces aan te tonen; • Te worden gebruikt voor het opstellen van (rechtmatigheids)rapporten aan het college van burgemeester en wethouders; • Als sturingsinstrument te dienen voor nog in procedure te brengen aanbestedingen. Met deze dossiervorming wordt tevens de openheid en transparantie van de aanbesteding bevorderd. Na gunning van de opdracht worden relevante gegevens van het proces gearchiveerd in het centrale archief. Een overzicht van de te archiveren stukken wordt opgenomen in het Inkoophandboek. De gemeente Borger-Odoorn zal van iedere aanbestedingsprocedure een aanbestedingdossier bijhouden. In het geval de aanbesteding wordt uitgevoerd door een verwervingsteam, dan is de Inkoopfunctie verantwoordelijk voor het bijhouden van het aanbestedingsdossier. In alle andere gevallen is de hoofdbudgethouder verantwoordelijk voor het aanbestedingsdossier. 3.9 Inkoophandboek Een praktische vertaling voor intern gebruik van dit Strategisch Beleidsplan is te vinden op het intranet (IBO) van de gemeente Borger-Odoorn. Het inkoophandboek gaat met name in op hoe op rechtmatige en doelmatige wijze invulling gegeven kan worden aan dit Strategisch Beleidsplan. 3.10 Inkoopactiejaarplan De Inkoopfunctie maakt jaarlijks een gemeentebreed inkoopactiejaarplan, waarin zij onder meer adviseert aan het MT welke geplande inkopen gebundeld zouden kunnen worden. Aan het eind van ieder jaar gaat de Inkoopfunctie in gesprek met de afdelingsmanagers en teamleiders om te inventariseren welke projecten op de planning staan voor het komende jaar. Op basis daarvan wordt een inkoopactiejaarplan opgesteld. Naast de interviews stelt de Inkoopfunctie tevens een financiële analyse op. De resultaten van deze analyse worden tevens meegenomen in het inkoopactiejaarplan. Door te werken op basis van een inkoopactiejaarplan kan er in BOCE verband samenwerking worden gezocht bij gelijksoortige opdrachten en wordt zoveel mogelijk geprofiteerd van volumebundeling. Iedere afdeling stelt jaarlijks een inkoopactiejaarplan op, waarin de afdeling zorgt voor de input ten aanzien van welke inkopen/aanbestedingen zij voor het komende jaar verwachten. De Inkoopfunctie voegt de input uit de interviews en de financiële analyse samen tot een gemeentebreed inkoopactiejaarplan.


Pagina 8 van 23


4

Juridische uitgangspunten

4.1 Wettelijk kader Algemene beginselen Europees aanbestedingsrecht en behoorlijk bestuur Alle inkopen en aanbestedingen van de gemeente dienen te gebeuren volgens de basisbeginselen van de Europese weten regelgeving. Deze basisbeginselen zijn voornamelijk: • Gelijke behandeling: de gemeente behandelt aanbieders op gelijke wijze; • Non-discriminatie: de gemeente mag niet discrimineren naar nationaliteit; • Transparantie: het handelen van de gemeente moet navolgbaar zijn; • Objectiviteit: de gemeente mag geen voorkeur hebben; • Proportionaliteit: de last moet in verhouding staan tot de gevraagde dienst/levering/werk; • Wederzijdse erkenning: het erkennen van elkaars normen en weten regelgeving. De gemeente neemt daarnaast bij haar inkopen en aanbestedingen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het motiveringsbeginsel, zorgvuldigheidsbeginsel en het vertrouwensbeginsel. Aanbestedingswet De Aanbestedingswet is een wettelijk kader dat per 1 april 2013 in werking is getreden. Dit wettelijk kader implementeert o.a. de Aanbestedingsrichtlijnen (2003/18/EG en 2004/17/EG) en de Rechtsbschermingsrichtlijn (2007/66/EG). Deze wet biedt een kader voor overheidsopdrachten boven en onder de Europese drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. Overige relevante wetgeving Naast deze specifiek op aanbestedingen gerichte weten regelgeving zijn nog andere wetten relevant voor lokale overheden in hun rol als inkoper: • De Gemeentewet als wettelijk kader voor het handelen van gemeenten; • Het EU-verdrag en het Verdrag betreffende de Werking van de Europese Unie: de overheidsinstellingen uit de lidstaten van de Europese Unie zijn voor wat betreft al hun handelen en nalaten, dus ook bij het inkopen en aanbesteden, onderworpen aan de verdragsbepalingen van de Verdragen; • Het Burgerlijk Wetboek ten aanzien van het verbintenissenrecht (contractenrecht). 4.2 Richtsnoeren Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. In dat kader zijn in het Aanbestedingsbesluit twee verplichte richtsnoeren benoemd. De voorschriften in de desbetreffende richtsnoeren dienen te worden nageleefd. Hiervan kan alleen worden afgeweken wanneer hiervoor een goede motivering in de aanbestedingsdocumenten wordt opgenomen. Het betreft: • Gids Proportionaliteit: het proportionaliteitsbeginsel houdt in dat de keuzes die de gemeente maakt en de eisen en voorwaarden die zij stelt bij een aanbesteding, in redelijke verhouding dienen te staan tot de aard en omvang van de aan te besteden opdracht. De Gids Proportionaliteit geeft weer hoe met het begrip ‘Proportionaliteit’ moet worden omgegaan in het kader van aanbestedingen. • Aanbestedingsreglement werken 2012 (ARW 2012): Het ARW 2012 is de vervanger van het ARW 2005. Het ARW 2012 is een reglement voor de aanbesteding van werken en is geëigend voor het aanbesteden van aan werken gerelateerde leveringen en diensten. Het ARW Versie: DEF Datum: 11-06-2013

Pagina 9 van 23


2012 is een verplicht richtsnoer voor het aanbesteden van werken onder de Europese aanbestedingsdrempel. Boven de Europese drempel is het gebruik van de richtsnoer niet verplicht gesteld. De gemeente Borger-Odoorn streeft er daarnaast zoveel mogelijk naar om de Richtsnoeren Leveringen en Diensten van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. 4.3 Grensoverschrijdend belang Grensoverschrijdend belang wil zeggen dat in een andere lidstaat gevestigde ondernemingen mogelijk in een opdracht geïnteresseerd zouden zijn. Als er sprake is van een opdracht met een grensoverschrijdend belang, moet aan opdrachten onder de Europese drempel een passende mate van openbaarheid worden gegeven. De passende mate van openbaarheid heeft betrekking op de wijze waarop de bekendmaking van de opdracht voorafgaand aan het offertetraject dient plaats te vinden. De passende mate van openbaarheid moet door de gemeente zelf bepaald worden. Het is logisch dat hoe groter het belang, hoe meer ruchtbaarheid er aan de publicatie van de opdracht gegeven moet worden. Aanknopingspunten voor het bepalen van grensoverschrijdend belang zijn: • Omvang opdracht (hoe hoger de waarde, hoe groter de kans op interesse uit een andere lidstaat); • Plaats uitvoering (hoe dichter bij de grensstreek, hoe groter de kans op interesse uit een andere lidstaat); • Technische aard van de opdracht; • Aantal buitenlandse leveranciers in de huidige nationale markt. Bij 2b-diensten is het uitgangspunt dat er geen sprake is van grensoverschrijdend belang, tenzij hier zeer duidelijke aanwijzingen voor zijn. De gemeente plaatst bij opdrachten onder de Europese drempel met een grensoverschrijdend belang een aankondiging van de opdracht op haar eigen website, in een landelijk dagblad of op www.tenderned.nl. 4.4 2B-diensten Voor 2B-diensten wordt aangenomen dat het niet-Europees aanbesteden van deze diensten de mededinging tussen lidstaten niet wezenlijk beïnvloedt. 2B-diensten zijn diensten waar slechts een zeer beperkt gedeelte van de richtlijn op van toepassing is. Dit houdt in dat de algemene beginselen nageleefd dienen te worden en dat: • De technische specificaties van de opdracht in de aanbestedingsdocumenten opgenomen moeten worden; • Achteraf de Europese Commissie op de hoogte gebracht moet worden van de resultaten van de aanbestedingsprocedure. Diensten die vallen onder de volgende categorieën worden aangemerkt als 2B-diensten: • Hotels en restaurants • Vervoer per spoor • Vervoer over water • Vervoersondersteunende activiteiten • Rechtskundige diensten • Arbeidsbemiddeling Versie: DEF Datum: 11-06-2013

Pagina 10 van 23


• • • • •

Opsporen en beveiliging, met uitzondering van vervoer per pantserwagen Onderwijs Gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening Cultuur, sport en recreatie Overige diensten

Indien de aanbesteding een 2B-dienst betreft, kan de gemeente besluiten een meervoudig onderhandse aanbesteding uit te voeren. De inkoopstrategie voor een aangepast aanbestedingstraject wordt altijd vooraf besproken met de Inkoopfunctie. In de inkoopstrategie worden in ieder geval de productgroep, de marktsituatie en de regionale omstandigheden omschreven. De gemeente Borger-Odoorn hanteert voor alle diensten die vallen onder gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening altijd de 2B procedure.


Pagina 11 van 23


5

Bepalen aanbestedingsprocedure

Bij het bepalen van de aanbestedingsprocedure hanteert de gemeente de volgende methode: 5.1 Stap 1: Werk, levering of dienst? Werk: De definitie van ‘werken’ is: het product van bouw- dan wel wegenbouwkundige werken in hun geheel en dat daartoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Hieronder vallen alle bouwkundige en civieltechnische werken, zoals de bouw van een brug, een kantoorgebouw of de aanleg van een weg. Verbouwingswerkzaamheden vallen ook onder werken. Levering: De definitie van ‘levering’ is: alle opdrachten met betrekking tot de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie van producten. Het gaat in dit geval om een overheidsopdracht die betrekking heeft op de levering van producten en in bijkomende orde op werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van deze producten. Te denken valt hierbij bijvoorbeeld aan de levering van kantoorartikelen, warme drankenvoorzieningen en Wmo hulpmiddelen. Dienst: De definitie van ‘dienst’ is: alle opdrachten die niet als levering of werk kunnen worden aangemerkt. Diensten zijn niet tastbaar. Voorbeelden van diensten zijn schoonmaakdienstverlening, onderhoudswerkzaamheden voor het in stand houden van het werk, advisering of bijvoorbeeld hulp bij het huishouden. Combinatie Het komt wel eens voor dat een overheidsopdracht onder meerdere categorieën valt. Denk bijvoorbeeld aan het leveren en installeren van lichtmasten. In dat geval moet berekend worden wat de hoogste waarde heeft: het werk, de levering of de dienst. Als de levering de hoogste waarde heeft, dan valt de opdracht onder de categorie ‘leveringen’. Deze afweging dient door de Inkoopfunctie te worden gemaakt. 5.2 Stap 2: Bepalen van de opdrachtwaarde De te volgen aanbestedingsprocedure vloeit voort uit de totale opdrachtwaarde, exclusief BTW, doch inclusief eventuele opties en verlengingen van de overeenkomst (dus waarde hele contractsduur). Het splitsen van een opdracht om daarmee onder het Europese drempelbedrag te komen, is verboden. Het is wel mogelijk om de opdracht in percelen te verdelen of meerdere individuele Europese aanbestedingen te organiseren. Opdrachten voor langere periode Voor opdrachten die over een langere periode plaatsvinden, zijn specifieke regelingen opgenomen voor het bepalen van de opdrachtwaarde. Voor opdrachten met een vaste looptijd van maximaal 12 maanden (het betreft hier geen opdrachten die jaarlijks verlengd worden met dezelfde opdrachtnemer – dit zijn in feite overeenkomsten voor bepaalde tijd) geldt de totale waarde voor de gehele looptijd. Bedraagt de looptijd meer dan 12 maanden, dan betreft het de totale waarde met inbegrip van de geraamde restwaarde. Ook kan het gaan om een opdracht voor onbepaalde tijd of waarvan de looptijd niet kan worden bepaald. Dan geldt het maandelijks te betalen bedrag vermenigvuldigd met 48 als opdrachtwaarde. Regelmatig terugkerende opdrachten Voor regelmatig terugkerende opdrachten zijn specifieke regelingen opgenomen voor het bepalen Versie: DEF Datum: 11-06-2013

Pagina 12 van 23


van de opdrachtwaarde. Daarvoor moet de totale reële waarde van soortgelijke opdrachten die geplaatst zijn tijdens het voorgaande boekjaar of tijdens de voorgaande 12 maanden gehanteerd worden. Daarna moet dit gecorrigeerd worden op grond van verwachte wijzigingen in de hoeveelheid of waarde gedurende de 12 maanden volgend op de eerste opdracht. Ook kan de totale waarde geraamd worden door de opeenvolgende opdrachten over de 12 maanden, volgend op de eerste levering, te bepalen. Raamovereenkomst Bij een raamovereenkomst dient de gezamenlijk waarde van de onder de raamovereenkomst te plaatsen opdrachten als uitgangspunt te worden genomen voor het bepalen van de opdrachtwaarde. Overheidsopdracht voor werken Bij de raming van de waarde van een overheidsopdracht voor werken houdt de gemeente rekening met de waarde van de werken en met de geraamde totale waarde van de voor de uitvoering van die werken noodzakelijke leveringen en diensten die door de gemeente ter beschikking van de aannemer worden gesteld. 5.3 Stap 3: Drempel/richtbedragen De gemeente dient op basis van de Aanbestedingswet en de Gids Proportionaliteit bij iedere inkooptraject te motiveren welke procedure zij volgt. De gemeente sluit hierbij aan bij de genoemde richtbedragen uit de Gids Proportionaliteit, welke hieronder staan weergegeven. > € 5.000.000* Werken

< € 5.000.000 > € 1.500.000 < € 1.500.000 > € 100.000

Leveringen en diensten

Europese aanbestedingsprocedure Nationale aanbestedingsprocedure Meervoudig onderhandse aanbesteding

< € 100.000

Enkelvoudig onderhandse uitnodiging bij wisselende bedrijven**

> € 200.000*

Europese aanbestedingsprocedure

< € 200.000 > € 100.000 < € 100.000 > € 30.000 < € 30.000

Nationale aanbestedingsprocedure Meervoudig onderhandse aanbesteding Enkelvoudig onderhandse uitnodiging bij wisselende bedrijven**

Tabel 1 Richtbedragen met bijbehorende aanbestedingsvormen (bedragen excl. BTW)

* **

Deze drempelbedragen worden iedere twee jaar door de Europese Commissie bijgesteld. Tenzij uit een gedegen overweging van de markt en de opdracht of uit signalen van de markt/marktpartijen blijkt dat een meervoudig onderhandse procedure gezien de opdracht en transactiekosten passender is.

5.4 Stap 4: Criteria voor bepalen inkoopprocedure Voor elke inkoopprocedure tot de Europese drempel geldt dat de keuze voor de procedure dient te worden bepaald aan de hand van de volgende criteria: • De omvang van de opdracht; Versie: DEF Datum: 11-06-2013

Pagina 13 van 23


• • • • •

De transactiekosten voor de gemeente en de inschrijvers; Het aantal potentiële inschrijvers; Het gewenste eindresultaat; De complexiteit van de opdracht; Het type van de opdracht en het karakter van de markt.

Bij een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure worden de uit te nodigen partijen bepaald aan de hand van groslijsten. Zie hiervoor tevens paragraaf 6.6. Aanbesteden verloopt, na het doorlopen van bovengenoemde stappen, volgens één van de volgende procedures (een nadere beschrijving van deze procedures vindt u in bijlage 1): 1. Europese aanbestedingsprocedure: • Europese openbare aanbesteding (openbare publicatie, iedereen mag inschrijven) • Europese niet-openbare aanbesteding (openbare publicatie, selectie van aanbieders) Nationale aanbestedingsprocedure: 2. • Europese openbare aanbesteding (openbare publicatie, iedereen mag inschrijven) • Europese niet-openbare aanbesteding (openbare publicatie, selectie van aanbieders) Meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure: 3. • Onderhandse aanbesteding met minimaal 3 en maximaal 5 offrerende aanbieders Enkelvoudig onderhandse aanbesteding bij wisselende bedrijven. 4. De gemeente motiveert de keuze voor een aanbestedingsprocedure en voegt dit bij het aanbestedingsdossier. Deze motivering dient op verzoek aan ondernemers/belanghebbenden ter beschikking gesteld te worden. Hiernaast kan ervoor worden gekozen om voor zover de regelgeving dat toelaat, een bijzondere procedure te volgen, zoals een prijsvraag, een concurrentiegerichte dialoog of een onderhandelingsprocedure. In dat geval dient altijd de Inkoopfunctie geraadpleegd te worden.


Pagina 14 van 23


6

Economische uitgangspunten

Naast de algemene uitgangspunten, organisatorische uitgangspunten en de juridische uitgangspunten, gelden voor gemeente Borger-Odoorn enkele specifieke economische uitgangspunten. Het betreft hier uitgangspunten die in beginsel op ieder aanbestedingstraject van toepassing zijn. Dat wil zeggen dat iedere aanbesteding uitgevoerd dient te worden volgens onderstaande punten. 6.1 Product- en marktanalyse Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande producten marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. De gemeente acht het van belang om de markt te kennen door een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’. Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. 6.2 Samenwerking Op het gebied van inkoop staat de gemeente open voor verschillende samenwerkingsverbanden. De gemeente hanteert als uitgangspunt “samenwerking, tenzij…”. Dit geldt in het bijzonder voor samenwerking tussen de gemeenten Borger-Odoorn, Coevorden en Emmen, maar ook voor samenwerking met andere aanbestedende diensten. Belangrijk bij samenwerkingsverbanden is dat het op doelmatige en doeltreffende wijze bijdraagt aan de invulling van het Strategisch Beleidsplan en de verdere professionalisering van de inkoop. Dit kan zijn door het delen van kennis, capaciteit en door het creëren van volumebundeling, waardoor een gunstiger kwaliteit/prijs verhouding voor de uitbestedingen en de ingekochte goederen en diensten wordt bereikt. Bij ieder aanbestedingstraject worden de mogelijkheden onderzocht om samen te werken en daar waar mogelijk worden aanbestedingstrajecten in samenwerking opgepakt. Daarbij dient wel rekening gehouden te worden met de bepalingen ten aanzien van clusteren zoals omschreven in paragraaf 6.3. Gemeente Borger-Odoorn onderzoekt op welke wijze zij op het gebied van inkoop en aanbesteden kan samenwerken met andere gemeenten. In eerste instantie worden de mogelijkheden voor samenwerking met gemeente Emmen en gemeente Coevorden onderzocht. De resultaten van dit onderzoek worden meegenomen in de tweejaarlijkse evaluatie van het Strategisch Beleidsplan. Eventuele gevolgen voor het beleidsplan zijn pas van kracht na vaststelling van het herziene strategisch beleid. Om te voorkomen dat gemeente Borger-Odoorn de komende twee jaar grote voordelen misloopt, dient per individuele aanbesteding gekeken te worden of er mogelijkheden tot samenwerking zijn en zo ja, wat de mogelijke voordelen zijn. 6.3 Clusteren Het is niet toegestaan om opdrachten onnodig te clusteren c.q. samen te voegen. Bij het samenvoegen van opdrachten houdt de gemeente rekening met de structuur en de concurrentie in de markt, de organisatorische gevolgen en risico’s voor de gemeente en de ondernemer en de mate van samenhang van de opdrachten. Het aantal potentiële inschrijvers dient dusdanig te zijn dat de mededinging geborgd blijft en de concurrentie niet merkbaar c.q. verder dan noodzakelijk wordt beperkt. Voordat opdrachten worden samengevoegd wordt in ieder geval acht geslagen op: • de samenstelling van de relevante markt en de invloed van de samenvoeging op de toegang tot Versie: DEF Datum: 11-06-2013

Pagina 15 van 23


• •

de opdracht voor voldoende bedrijven uit het midden- en kleinbedrijf; de organisatorische gevolgen en risico’s van de samenvoeging van de opdrachten voor de gemeente en de ondernemer; de mate van samenhang van de opdrachten.

Indien de gemeente besluit om opdrachten samen te voegen, dan zal dit in het aanbestedingsdocument worden gemotiveerd en wordt de opdracht verdeeld in percelen. Wanneer het verdelen in percelen niet als passend wordt geacht, dan wordt dit ook gemotiveerd in het aanbestedingsdocument. 6.4

Raamovereenkomsten en overheidsopdrachten

Overheidsopdrachten Overheidsopdrachten zijn schriftelijke overeenkomsten onder bezwarende titel tussen één of meer ondernemers en één of meer aanbestedende diensten met betrekking tot de uitvoering van werken, de levering van producten of de verlening van diensten. De woorden ‘onder bezwarende titel’ houden in dat door de aanbestedende dienst een tegenprestatie in geld of een op geld waardeerbare tegenprestatie wordt geleverd. Er is dus een afname- en een leveringsverplichting. Raamovereenkomsten Een raamovereenkomst is een overeenkomst tussen één of meer aanbestedende diensten en één of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden ten aanzien van te plaatsen opdrachten vast te leggen, met name wat betreft de prijs en, in voorkomend geval, de beoogde hoeveelheid. De maximale duur van een raamovereenkomst is vier jaar inclusief verlengingen. De gemeente kan hier in uitzonderingsgevallen van afwijken. Die afwijking moet verband houden met het voorwerp van de opdracht en goed gemotiveerd worden. Een afwijking kan bijvoorbeeld gerechtvaardigd zijn om effectieve mededinging te verzekeren, als de opdracht een prestatie inhoudt waarvoor een investering met een afschrijvingstermijn van meer dan vier jaar nodig is. Er wordt onderscheid gemaakt tussen twee verschillende typen raamovereenkomsten; raamovereenkomsten met één opdrachtnemer en raamovereenkomsten met meerdere opdrachtnemers. • Raamovereenkomsten welke worden aangegaan met één enkele opdrachtnemer In deze raamovereenkomsten worden alle voorwaarden, waaronder nadere opdrachten worden geplaatst, vastgelegd. Enkel de exacte omvang van de nadere opdrachten is onbekend en veelal ontbreekt een afnameplicht. Bij deze raamovereenkomsten kan de gemeente de opdracht dus rechtstreeks bij de opdrachtnemer plaatsen. Het staat de gemeente echter niet vrij om een opdracht bij een derde te plaatsen. • Raamovereenkomsten welke worden aangegaan met meerdere opdrachtnemers Bij deze raamovereenkomsten dient de raamovereenkomst met minimaal drie opdrachtnemers te worden aangegaan. Dit om te voorkomen dat opdrachtnemers afspraken met elkaar kunnen maken en een minimaal niveau van concurrentie te borgen. In een raamovereenkomst met meerdere opdrachtnemers kan de gemeente: o nadere opdrachten direct verstrekken op basis van de voorwaarden van de raamovereenkomst; o wanneer niet alle voorwaarden in de raamovereenkomst zijn bepaald, via een minitender, alle gecontracteerde opdrachtnemers uitnodigen om een bieding in te dienen. Bij de minitender moet gebruik worden gemaakt van vooraf kenbare, objectieve en transparante maatstaven en moet de gunningsbeslissing worden gemotiveerd.


Pagina 16 van 23


Indien de gemeente ervoor kiest raamovereenkomsten aan te besteden verliest zij daarbij de proportionaliteit niet uit het oog. Bij de afweging van het al dan niet gebruiken van raamovereenkomsten wordt rekening gehouden met de positie van de potentiële marktpartijen. Daarbij wordt de positie van het MKB zorgvuldig geanalyseerd en afgewogen. Het aantal potentiële inschrijvers dient dusdanig te zijn dat de mededinging geborgd blijft en de concurrentie niet merkbaar wordt beperkt. 6.5

Lokale/regionale economie en MKB

Lokale/regionale economie De gemeente heeft als doel om de lokale/regionale economie zoveel mogelijk te stimuleren, zonder dat dit tot enigerlei vorm van ongelijke behandeling van ondernemers leidt. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse aanbesteding en/of een meervoudig onderhandse aanbesteding is toegestaan, wordt rekening gehouden met de lokale/regionale economie en lokale/regionale ondernemers. Dit doet de gemeente door, indien mogelijk, bij iedere meervoudig onderhandse aanbesteding tenminste één leverancier gevestigd binnen de gemeentegrenzen uit te nodigen. Voorwaarde is wel dat dit de prijs/kwaliteitverhouding niet schaadt. De uiteindelijke gunning zal alleen op de vooraf opgestelde gunningcriteria plaatsvinden. Het feit dat het een lokale/regionale leverancier betreft, mag verder geen invloed hebben op de beoordeling. Bij de selectie van de leverancier bij repeterende opdrachten zal de gemeente zoveel mogelijk wisselen van leveranciers welke zij uitnodigt. Midden- en kleinbedrijf De gemeente heeft als doel om het midden- en kleinbedrijf (MKB) goede kansen te bieden bij inkopen en aanbestedingen. Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt echter bij inkopen de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit doet de gemeente door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het verminderen van de lasten en het niet gebruiken van onnodig zware selectie- en gunningscriteria en technische en functionele eisen. De gemeente streeft er op deze manier naar zoveel mogelijk opdrachten open te stellen voor het MKB. 6.6 Leveranciersselectie Indien de gemeente overgaat tot een meervoudig onderhandse aanbesteding, selecteert de gemeente de drie tot vijf uit te nodigen partijen uit de groslijsten indien mogelijk op basis van onderstaande criteria. Deze criteria geven een basis voor de motivatie. Let op: bij iedere leveranciersselectie dient onderbouwd te worden hoe de selectie tot stand is gekomen. • • • • • •

De uit te nodigen partijen dienen (aantoonbaar) een goede prestatie te hebben geleverd in de sector; Een partij die in de afgelopen drie jaar (aantoonbaar) geen goede prestatie heeft geleverd voor de sector wordt niet uitgenodigd; De huidige leverancier dan wel de partij die als laatste de opdracht heeft uitgevoerd, wordt uitgenodigd; Tenminste één leverancier is gevestigd binnen de gemeentegrenzen; Tenminste één leverancier is gevestigd buiten de gemeentegrenzen; Tenminste één leverancier heeft in de afgelopen drie jaar niet eerder een opdracht uitgevoerd voor de gemeente.

De groslijsten zullen per soort productgroep worden opgesteld door de verantwoordelijke afdelingen in overleg met de Inkoopfunctie. Jaarlijks zullen de groslijsten worden geëvalueerd en bijgesteld (nieuwe leveranciers toevoegen dan wel oude leveranciers afstoten). Versie: DEF Datum: 11-06-2013

Pagina 17 van 23


6.7 Algemene voorwaarden Bij alle inkopen en aanbestedingen van de gemeente worden in principe de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Borger-Odoorn van toepassing verklaard. De algemene leverings- of verkoopvoorwaarden van de leverancier worden niet van toepassing verklaard. Niet in alle gevallen worden de algemene inkoopvoorwaarden door de marktpartijen geaccepteerd. Deze acceptatie verschilt per branche en is afhankelijk van de grootte van de opdracht. Indien de verwachting is dat algemene inkoopvoorwaarden niet geaccepteerd worden, is het mogelijk bij de overeenkomst van de algemene inkoopvoorwaarden af te wijken. Wanneer er contractmodellen of algemene voorwaarden bestaan die in onderling overleg tussen belanghebbenden zijn opgesteld, dan past de gemeente deze integraal toe. Bij aanbestedingen van werken wordt de UAV 2012 (of UAVGC 2005 voor geïntegreerde contracten) van toepassing verklaard, tenzij dit niet als passend wordt ervaren. De algemene inkoopvoorwaarden zijn alleen van toepassing, wanneer de gemeente als gebruiker ervan ze expliciet van toepassing heeft verklaard op de overeenkomst. De gebruiker van algemene voorwaarden is bovendien verplicht zijn wederpartij een redelijke mogelijkheid te geven kennis te nemen van die algemene voorwaarden. Dit kan hij doen door de algemene voorwaarden al tijdens de aanbesteding beschikbaar te stellen, door deze bij de aanbestedingsdocumenten toe te voegen of te verwijzen naar http://www.borgerodoorn.nl/bestuur-en-organisatie/beleid/beleidsnotas/inkoop-en-aanbesteden.html. Als twee professionele partijen zaken doen, kan het gebeuren dat beiden hun eigen algemene voorwaarden van toepassing verklaren. Anders dan in sommige andere landen, gelden in Nederland de algemene voorwaarden van de partij die ze als eerste van toepassing heeft verklaard. De wederpartij kan dit alleen voorkomen door zijn eigen algemene voorwaarden van toepassing te verklaren en tegelijkertijd de algemene voorwaarden van de andere partij uitdrukkelijk en onmiskenbaar af te wijzen. 6.8 Administratieve lasten De gemeente streeft naar een zo hoog mogelijke verlichting van administratieve lasten voor zowel zichzelf als voor de ondernemers. Zowel de gemeente als de ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. De gemeente maakt gebruik van de uniforme ‘eigen verklaring’. 6.9 Gunningcriterium Het uitgangspunt voor alle aanbestedingen is dat het gunningscriterium ‘economisch meest voordelige inschrijving’ door de gemeente wordt gebruikt. Dat betekent dat inschrijvingen worden beoordeeld op basis van een combinatie van prijs en kwaliteit. De ‘economisch meest voordelige inschrijving’ kan onder andere bestaan uit: laagste levenscycluskosten, innovatie, duurzaamheid, plan van aanpak, kwaliteit, planning, uitvoeringstermijn, etc. De gemeente kan, als daarvoor een goede motivatie is, de opdracht gunnen op basis van het gunningscriterium ‘laagste prijs’. In dat geval dient dit in de aanbestedingsdocumenten te worden gemotiveerd en dient de opdracht te worden gegund op basis van de laagste levenscycluskosten. Dit betekent dat naast de aanschafkosten, ook gekeken wordt naar de financiële gevolgen van de gebruiks- en afdankfase. In de beoordeling van de offertes wordt dus rekening gehouden met de totale kosten gedurende het gebruik van een product of dienst. Versie: DEF Datum: 11-06-2013

Pagina 18 van 23


Het vaststellen van de gunningscriteria dient altijd in overleg te gaan met de Inkoopfunctie. Gemeente Borger-Odoorn hanteert voor alle aanbestedingen het criterium “de economisch meest voordelige inschrijving”, tenzij gemotiveerd kan worden aangegeven waarom er wordt gekozen voor de ‘laagste levenscycluskosten’. Per aanbesteding dient de hoofdbudgethouder, al dan niet in overleg met de Inkoopfunctie, te bepalen welke criteria het best passend zijn.


Pagina 19 van 23


7

Ethische en ideële uitgangspunten

7.1 Integriteit De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop. De gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes ten aanzien van integriteit. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor belangenverstrengeling wordt voorkomen. De gemeente contracteert enkel integere ondernemers. De gemeente wil enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door het gebruik van een Eigen Verklaring in combinatie met de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. 7.2 Maatschappelijke waarde De gemeente draagt zorg voor het leveren van zo veel mogelijk maatschappelijke waarde voor de publieke middelen bij het aangaan van een schriftelijke overeenkomst. De gemeente verstaat onder maatschappelijke waarde: Het (extra) voordeel dat een inkoopproces oplevert voor een gemeenschap of voor de maatschappij. De gemeente geeft in haar Inkoopfunctie bewust en structureel inhoud aan haar maatschappelijke rol, op een wijze die verder gaat dan de wet verplicht en leidt tot toegevoegde waarde voor zowel de eigen organisatie als de maatschappij. Dit doet de gemeente door maatregelen te nemen op het gebied van: • Duurzaam inkopen • Social Return on Investment • Sociale Werkvoorziening (SW-bedrijven) • Innovatie 7.3 Duurzaam inkopen De gemeente benadrukt het belang van duurzame ontwikkeling en daarom dient bij iedere aanbesteding aandacht te zijn voor dit onderwerp en te worden onderzocht of duurzaamheidscriteria kunnen worden toegepast. Onder duurzame ontwikkeling verstaat de gemeente: een ontwikkeling die voorziet in de behoeften van de huidige generatie, zonder daarmee voor toekomstige generaties de mogelijkheid in gevaar te brengen om ook in hun behoeften te voorzien. Voor wat betreft de concrete uitvoering van deze duurzaamheidsontwikkeling dient het volgende onderscheid gemaakt te worden: • Eisen aan de leveranciers (door middel van geschiktheidseisen); • Eisen aan de producten (door middel van materiële criteria); • Wensen aan de producten (door middel van gunningscriteria). Zowel voor de eisen aan de leveranciers als aan de in te kopen producten wordt aansluiting gezocht bij het uitvoeringsprogramma Duurzaam Inkopen, zoals dat uitgevoerd wordt door AgentschapNL. In opdracht van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu zijn door Agentschap NL criteria ontwikkeld waaraan leveranciers en producten dienen te voldoen. De criteriadocumenten waarin deze criteria zijn opgenomen zijn gepubliceerd op www.pianoo.nl/duurzaaminkopen. Versie: DEF Datum: 11-06-2013

Pagina 20 van 23


Deze criteria zullen door de gemeente worden gehanteerd bij inkoop- en aanbestedingstrajecten, waarbij uitgangspunt is dat binnen het budget zo duurzaam mogelijk wordt ingekocht. Zo duurzaam mogelijk inkopen zal wel altijd worden afgewogen met de gemoeide investering. Nadere/aanvullende duurzaamheidcriteria worden gedefinieerd in het pakket/programma van eisen en/of in de bestekken. Met de aandacht voor duurzaam inkopen sluit de gemeente aan bij de landelijke overheidsambitie om vanaf 2015 voor 100% duurzaam in te kopen. 7.4 Social return on investment De gemeente vervult een belangrijke taak bij het integreren en re-integreren van mensen op de arbeidsmarkt. Naast allerlei activiteiten die direct stimulerend op dit gebied worden ontplooid is het ook mogelijk aan de andere kant, de kant waar de gemeente producten/diensten afneemt middels aanbestedingen, ondernemers te stimuleren zo veel mogelijk arbeidsplaatsen en leerplaatsen ter beschikking te stellen en ondernemers deels daarop te selecteren. Dit wordt bereikt door in aanbestedingen aandacht te schenken aan sociale criteria/besteksvoorwaarden. Primair doel van deze sociale criteria/besteksvoorwaarden is om de uitstroom van werklozen naar betaald werk te bevorderen en dan met name werklozen met een bijstandsuitkering (WWB). Bij aanbestedingen van Leveringen en Diensten, waarvan de waarde meer is dan €100.000 en bij aanbestedingen van Werken, waarvan de waarde meer is dan €500.000, dient per individuele aanbesteding aandacht besteed te worden aan de mogelijkheid voor sociale criteria /besteksvoorwaarden. Bij deze aanbestedingen dient de hoofdbudgethouder in overleg te treden met de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling, onderdeel SoZa, en de Inkoopfunctie. Zij adviseren gezamenlijk het college van burgemeester en wethouders welke mate en op welke wijze social return wordt opgenomen in de aanbesteding. Daarbij geldt als uitgangspunt dat bij iedere aanbesteding minimaal één werkzoekende een stageplek, leerwerkplek of een andersoortige ervaringsplaats wordt aangeboden. Een ander uitgangspunt is dat naarmate de waarde van de aanbesteding toeneemt, er meer werkplekken e.d. worden aangeboden. Op ambtelijk niveau wordt beleid opgesteld ten aanzien van de wijze waarop social return in aanbestedingen wordt opgenomen. 7.5 Sociale werkvoorziening (SW-bedrijven) Zoveel mogelijk zal in aanbestedingsprocedures worden bekeken welke rol de sociale werkvoorziening zou kunnen vervullen en wat hiervan de consequenties zijn. Samen met de Inkoopfunctie wordt bekeken of er aan het sociale werkvoorzieningschap kan worden gegund of dat het werkvoorzieningschap via de reguliere aanbestedingsprocedure in kan schrijven. Bij aanbestedingstrajecten is het niet toegestaan de inzet van een specifieke sociale werkvoorziening voor te schrijven. 7.6 Innovatie De gemeente moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de gemeente ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.


Pagina 21 van 23


Bijlage 1: Aanbestedingsprocedures De volgende aanbestedingsprocedures worden onderscheiden: Europese aanbesteding: Europees aanbesteden komt voort uit de Europese aanbestedingsrichtlijn 2004/18/EG. Deze Europese aanbestedingsrichtlijn regelt het optreden van overheidsopdrachtgevers rondom de verschaffing van opdrachten voor het uitvoeren van werken, het leveren van producten en het verrichten van diensten. In Nederland is de Europese aanbestedingsrichtlijn geïmplementeerd in de Aanbestedingswet. In de Aanbestedingswet is een verplichting opgenomen om iedere (Europese) aanbesteding aan te kondigen op www.tenderned.nl. De opdracht wordt daarmee ook automatisch aangekondigd op het Publicatieblad van de EU, http://ted.europa.eu. Europees aanbesteden geldt voor opdrachten die worden verstrekt door aanbestedende diensten. Aanbestedende diensten zijn: • de Staat; • zijn territoriale lichamen; • publiekrechtelijke instellingen; • verenigingen gevormd door een of meer van deze lichamen of instellingen. Als de opdracht wordt verstrekt door een aanbestedende dienst en de totale opdrachtwaarde boven het Europese drempelbedrag ligt dan moet de opdracht Europees aanbesteed worden. De Europese drempelbedragen voor 2012 en 2013 zijn: Werken € 5.000.000

Leveringen € 200.000

Diensten € 200.000

Deze bedragen worden elke twee jaar bijgesteld door de Europese Commissie. De eerstvolgende wijziging zal zijn per 1 januari 2014. Binnen deze vorm kunnen twee aanbestedingsprocedures worden onderscheiden: • Europees openbare aanbesteding is een aanbesteding die algemeen bekend gemaakt wordt en waarbij een ieder een inschrijving kan doen; • Europees niet-openbare aanbesteding is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waarbij een ieder zich als gegadigde kan aanmelden. Uit deze gegadigden wordt op basis van vooraf bekend gemaakte criteria een selectie (van minimaal 5 leveranciers) gemaakt en de alsdan geselecteerden worden uitgenodigd een inschrijving te doen. Nationaal: Aanbestedingsvorm waarbij de aanbesteding nationaal wordt aangekondigd via www.tenderned.nl. Binnen deze vorm kunnen twee aanbestedingsprocedures worden onderscheiden: • Nationaal openbare aanbesteding is een aanbesteding die algemeen bekend gemaakt wordt en waarbij een ieder een inschrijving kan doen; • Nationaal niet-openbare aanbesteding is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waarbij een ieder zich als gegadigde kan aanmelden. Uit deze gegadigden wordt op basis van vooraf bekend gemaakte criteria een selectie (van minimaal 5 leveranciers) gemaakt en de alsdan geselecteerden worden uitgenodigd een inschrijving te doen. Versie: DEF Datum: 11-06-2013

Pagina 22 van 23


Onderhands: Een aanbesteding die niet algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij door de gemeente zelf een of meerdere partijen worden benaderd om een inschrijving te doen; de volgende onderhandse aanbestedingen worden onderscheiden: • De meervoudig onderhandse aanbesteding is een aanbesteding waarbij een beperkt aantal van minimaal drie en maximaal vijf leveranciers tot inschrijving worden uitgenodigd; • De enkelvoudig onderhandse aanbesteding houdt in dat één leverancier wordt gevraagd een prijsaanbieding te doen.


Pagina 23 van 23

Strategisch beleidsplan Inkoop- en aanbesteden

Recommend Documents