Nota inkoop en aanbesteden gemeente Sint-Michielsgestel
Figuur 1: handjeklap op de veemarkt
Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders op: 23 april 2013 Bekendgemaakt op: 6 juni 2013, weekblad de Brug en website gemeente Sint-Michielsgestel Gepubliceerd op: 6 juni 2013, website gemeente Sint-Michielsgestel
1/13
Inleiding 1. Definities 2. Gemeentelijke doelstellingen 3. Juridische uitgangspunten 4. Ethische en ideële uitgangspunten 5. Economische uitgangspunten 6. Organisatorische uitgangspunten
3 4 5 6 8 9 13
2/13
Inleiding In deze nota wordt het beleid ten aanzien van inkoop en aanbesteden inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkoop en aanbesteden in Sint-Michielsgestel plaatsvindt. De gemeente leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (hoofdstuk 2). Aangezien inkoop en aanbesteden plaatsvinden in een dynamische omgeving, dient de gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Het inkoop- en aanbestedingenbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente. Naast het algemene beleid en de algemene doelstellingen gaat de gemeente ten aanzien van inkopen van werken, leveringen en diensten specifiek uit van: - Juridische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de relevante regelgeving (hoofdstuk 3)? - Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de maatschappij en het milieu in het inkoopproces (hoofdstuk 4)? - Economische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de markt en met ondernemers (hoofdstuk 5)? - Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt de gemeente in (hoofdstuk 6)?
3/13
1.
Definities
In deze nota wordt verstaan onder: Begrip
:
Uitleg
Contractant
:
De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de gemeente;
College
:
Diensten
:
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente SintMichielsgestel; Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet;
Gemeente
:
De gemeente Sint-Michielsgestel, gevestigd aan het Meanderplein 1 te SintMichielsgestel;
Inkoop
:
(Rechts)handelingen van de gemeente gericht op het verwerven van werken, leveringen of diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten ten gevolg hebben;
Leveringen
:
Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet;
Offerte
:
Een aanbod tot het verrichten van werken, het leveren van goederen of diensten tegen een bepaalde tegenprestatie en waaruit de wil van de ondernemer blijkt om in geval van aanvaarding gebonden te zijn;
Offerteaanvraag
:
Een verzoek van de gemeente aan een ondernemer om een aanbod te doen tot het verrichten van werken, het leveren van goederen of diensten;
Ondernemer
:
Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’;
Werken
:
Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
4/13
2.
Gemeentelijke doelstellingen
De gemeente wil met dit inkoop- en aanbestedingenbeleid de volgende doelstellingen realiseren: Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op een controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. De gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het inkoop- en aanbestedingenbeleid na. Daarnaast koopt de gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke kosten staan centraal. De gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot gemeentelijke opdrachten. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop. Voortdurend wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uiting in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risico-management, vertrouwen in de contractant en in wederzijds respect tussen de gemeente en de contractant. De gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces. Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs/kwaliteit verhouding. Bij het inkopen kan de gemeente interne en externe gemeentelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen werken, leveringen en diensten speelt een belangrijke rol. Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatie-niveau van de gemeente. Inkoop moet ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de gemeente en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen. De gemeente stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor de ondernemers voorop. Zowel de gemeente als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De gemeente verlicht de daaruit voorkomende lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de gemeente hiertoe digitaal inkopen. De gemeente maakt, waar mogelijk, gebruik van de uniforme ‘eigen verklaring’, opgenomen in het Handboek inkoop en aanbesteden. Dit inkoop- en aanbestedingenbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente. In het bijzonder sluit het beleid aan op het volgende gemeentelijke beleid: Subsidiebeleid en subsidieplafond Integriteitsbeleid, inclusief gedragscodes voor bestuurders en medewerkers Beleid Duurzaamheid Beleid Social Return en het bevorderen van arbeidstoeleiding voor mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt. Standpunt met betrekking tot het ontwikkelen van voldoende leerwerkplekken ten behoeve van lager en middelbaar beroepsonderwijs en stageplaatsen voor middelbaar en hoger beroepsonderwijs. Milieubeleidsplan Beleid ruimtelijke ontwikkeling Beleid economische ontwikkeling en het stimuleren van de lokale economie Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit volgende hoofdstukken van deze nota.
5/13
3.
Juridische uitgangspunten
Algemeen juridisch kader De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op de (Europese) wet- en regelgeving zullen door het college van burgemeester en wethouders restrictief worden toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving is: Aanbestedingswet 2012: Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten en de rechtsbescherming daarbij. Aanbestedingsbesluit: Het Aanbestedingsbesluit wijst de Gids Proportionaliteit en het ARW 2012 aan als verplicht te gebruiken richtsnoeren. Daarnaast beschrijft het Aanbestedingsbesluit het verplichte gebruik van de Eigen Verklaring en schrijft het voor dat gebruik moet worden gemaakt van TenderNed, Gids Proportionaliteit: Aangewezen als richtsnoer waarvan het gebruik en de naleving verplicht is, tenzij beargumenteerd wordt afgeweken. ARW 2012: Het Aanbestedingsreglement 2012 is aangewezen als richtsnoer waarvan het gebruik en de naleving verplicht is en afwijken slechts gemotiveerd is toegestaan. Europese aanbestedingsrichtlijnen: Door de Europese commissie zijn aanbestedingsrichtlijnen vastgesteld welke directe werking hebben op het nationale aanbestedingsrecht: Richtlijn nr 2004/17/EG en Richtlijn nr 2004/18/EG. Burgerlijk Wetboek: Het wettelijke kader voor overeenkomsten. Gemeentewet: Het wettelijke kader voor onder andere de bevoegdheidsverdeling ten aanzien van het aangaan (college) en het sluiten (de burgemeester) van overeenkomsten. TenderNed: TenderNed is het electronisch systeem van aanbesteden dat is aangewezen en waarvan het gebruik verplicht is voor het aankondigen van Europese openbare aanbestedingen.
Uniforme documenten De gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar zij aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De gemeente past bij de betreffende inkoop in ieder geval toe: Richtsnoeren Leveringen en Diensten van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie; Klachtenregeling Inkoop en aanbesteden van de gemeente Sint-Michielsgestel, vastgesteld op … 2013 en gepubliceerd op TenderNed. Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten, vastgesteld door het college op 26 juni 2006, gepubliceerd op Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving op 6 juli 2012, eveneens geplaatst op TenderNed. Inkoophandboek gemeente Sint-Michielsgestel, vastgesteld op ….. 2013, waarin procedures en processtappen voor inkoop en aanbesteding zijn beschreven, en schema’s en modellen voor offerte-aanvragen zijn opgenomen. 6/13
Algemene beginselen bij inkoop a. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht De gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessies-overeenkomsten de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht: Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden. Non-discriminatie: Ongelijke behandeling van ondernemers wegens afkomst, ras, godsdienst of levensovertuiging, geaardheid, geslacht, politieke gezindheid of op welke grond dan ook, is niet toegestaan. Transparantie: De gevolgde procedure en de daarin genomen stappen dienen navolgbaar en controleerbaar te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van zorgvuldigheid en motiveringsplicht. Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers en aan de inschrijving mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij te stellen eisen, voorwaarden en criteria en met betrekking tot contractvoorwaarden. Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de gemeente. b. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur De gemeente neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het zorgvuldigheidsbeginsel, gelijkheidsbeginsel, het motiveringsbeginsel en het vertrouwensbeginsel, het verbod op detournement de procédure (opzettelijk verkeerde procedure volgen) en het verbod op detournement de pouvoir (gebruiken van een bevoegdheid waarvoor deze niet is gegeven). c. Grensoverschrijdend belang Bij de marktanalyse voorafgaand aan een procedure voor inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Er is sprake van grensoverschrijdend belang indien buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben voor uitvoering van de overeenkomst. Of een overheidsopdracht een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de aard en de waarde van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd. Voor overheidsopdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zal de gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de gemeente op haar website plaatsen en op TenderNed. Mandaat en volmacht Inkoop vindt plaats met inachtneming van de geldende mandaat- en volmachtregeling van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verplichtingen uit verbintenissen op basis van rechtsgeldige besluitvorming (mandaat) en civielrechtelijke vertegenwoordiging (volmacht). Afwijkingsbevoegdheid Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingenbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college en voor zover een en ander op basis van geldende wet- en regelgeving mogelijk is.
7/13
4.
Ethische en ideële uitgangspunten
Integriteit a. De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop. De gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de door het college vastgestelde gedragscode integriteit bestuurders en gedragscode integriteit ambtenaren. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor onder andere belangenverstrengeling evenals de schijn daarvan, wordt voorkomen. b. De gemeente contracteert met integere ondernemers. De gemeente wil enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. De toetsing van integriteit van ondernemers is bij inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de Gedragsverklaring Aanbesteden zoals beschreven in Hoofdstuk 4.1 van de Aanbestedingswet 2012. De gemeente wenst slechts zaken te doen met ondernemers die de vergunningen voor de uitoefening van hun activiteiten op orde hebben en ook overigens voldoen aan relevante wet- en regelgeving, waaronder belasting- en sociale wetgeving. c. Duurzaam inkopen a. Bij inkopen neemt de gemeente milieuaspecten in acht. De gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De gemeente streeft ernaar om in 2015 50% duurzaam in te kopen. Duurzaam inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Dit komt onder andere tot uiting door het volgende: Bij de product- en marktanalyse inventariseert de gemeente welke werken, leveringen of diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden gebracht; In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidscriteria opgenomen. De gemeente kan kiezen om digitaal in te kopen ((E-procurement, gebruik van e-mail etc) De gemeente zal de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Zo kan zij een duurzame oplossing inbedden in de gemeentelijke organisatie en processen. De gemeente zal met name bij het Agentschap.nl nagaan of duurzaamheidscriteria beschikbaar zijn voor bepaalde inkoopprojecten. Het CROW (Nationaal kennisplatform voor infrastructuur, verkeer, vervoer en openbare ruimte) heeft duurzaamheidscriteria ontwikkeld die betrekking hebben op de GWW-sector (grond-, weg- en waterbouw) en deze geschikt gemaakt voor toepassing in RAW-bestekken (Regelingen voor het Aanbesteden van Werken) door middel van het opstellen van de ‘RAW-CatalogusBepalingen – Duurzaam inkopen’. In 2009 is de nota Duurzaam Inkopen Gemeente Sint-Michielsgestel vastgesteld. In deze nota is de volgende definitie gegeven van duurzaam inkopen: “het toepassen van economische, sociaal-culturele en ecologische aspecten in alle fasen va het inkoopproces zodat dit uiteindelijk leidt tot de daadwerkelijke levering van een product, dienst of werk dat aan deze economische, sociaal-culturele en ecologische aspecten voldoet”. In de nota ligt de procedurele actie bij het hanteren van de Senternovem criteria bij elke aanbesteding. b. Inkoop vindt plaats op maatschappelijk verantwoorde wijze, waarbij inbesteden aan WSD een bijzondere plaats inneemt De gemeente heeft als lokale overheid een belangrijke rol in het bevorderen van de arbeids(re)ïntegratie en het verbeteren van arbeidstoeleiding voor personen met een moeilijke toegang tot de arbeidsmarkt. Positie werkvoorzieningschap De gemeente participeert in de gemeenschappelijke regeling WSD in Boxtel. Deze deelname stoelt op de wens om de helpende hand te bieden aan mensen in de samenleving die in het arbeidsproces moeilijk een plaats krijgen. Traditioneel worden werkzaamheden op basis van enkelvoudige aanbesteding toebedeeld aan het werkvoorzieningschap. In beginsel conflicteert dit met de aanbestedingswetgeving. Om deze toedeling van werkzaamheden niet onrechtmatig te laten plaatsvinden is aanvullend beleid noodzakelijk. Daarom heeft het college besloten om aan de WSD door middel van quasi inbesteden 8/13
passend werk ter beschikking te stellen voor de uitvoering van gesubsidieerde arbeid in het kader van de WSW en andere vormen van gesubsidieerde arbeid waaronder de WWB, voor zover het mensen betreft met een grotere afstand tot de arbeidsmarkt en bij voorkeur voor personen woonachtig op het grondgebied van de gemeente Sint-Michielsgestel. Social Return on investment Tot de sociaal-maatschappelijke doelstelling behoort ook het begrip Social Return on Investment. Hiermee wordt bedoeld het bij aanbestedingen bevorderen van de arbeidsparticipatie van kwetsbare groepen. WSD Boxtel beschikt over een meldpunt Social Return dat de gemeente ondersteunt bij het invullen van de paragraaf social return in aanbestedingsstukken. Daarnaast kan het meldpunt Social Return ondernemers adviseren over het realiseren van werk- en opleidingsplekken voor mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt. Het beleid ten aanzien van Inbesteden en Social Return wordt verder vastgelegd in de nota Duurzaamheid. c. Innovatie De gemeente moedigt – daar waar mogelijk – aan tot innovatiegericht inkopen en aanbesteden. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de gemeente ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.
9/13
5.
Economische uitgangspunten
Product- en marktanalyse Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. De gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het product. De marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante marktvorm, de ondernemers die daarop opereren en hoe marktposities en –verhoudingen zijn (kopers- of verkopersmarkt). Marktconsultatie kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. Door het college is een formulier ‘Marktanalyse’ vastgesteld, waarvan het gebruik wordt aanbevolen bij het verrichten van een marktanalyse. Tezamen met het Startformulier Inkoopanalyse behoort het formulier Marktanalyse bij de documenten die bestemd zijn voor de interne oordeelsvorming over een voorgenomen inkoopprocedure. Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie a. De gemeente acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk. De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkoop, waaronder de keuze van ondernemers en contractanten. b. De gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van de gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen of het creëren van prikkels. De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers. Lokale economie en MKB Binnen de wettelijke mogelijkheden van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie bestaat de mogelijkheid om de regionale economie te stimuleren. De mogelijkheden die de wete biedt om de lokale economie te stimuleren worden toegepast. Binnen het leveranciersmanagement zullen initiatieven ontwikkeld worden om binnen de mogelijkheden van de wet en regelgeving maximaal de lokale leveranciers bij de opdrachten van de gemeente Sint-Michielsgestel te betrekken. Lokale en regionale ondernemers dienen uiteraard te voldoen aan te stellen selectie- en gunningscriteria. a. De gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt. In gevallen waar een enkelvoudige onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de gemeente moet niet onnodig regionale, nationale of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdrage aan de doelmatigheid van de inkoop. De marktanalyse kan behulpzaam zijn bij het maken van de juiste keuze en het verantwoorden daarvan. b. De gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit doet de gemeente door gebruik te maken van percelenindeling bij aanbesteden, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaannemingen, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie. In het kader van deze nota verstaat de gemeente onder MKB: het Midden- en Kleinbedrijf dat bestaat uit ondernemingen tot 250 werknemers en een max. jaaromzet van < € 50 mln.. Samenwerkingsverbanden De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. De gemeente is deelnemer in de samenwerking Inkoopplatform Noordoost Brabant (INOB). Met 17 gemeenten in dit samenwerkingsverband worden gezamenlijke inkooptrajecten gevolgd. Daarnaast worden er met deelnemers uit het platform inkooptrajecten gevolgd die zich niet lenen voor 10/13
grootschalige samenwerking, maar uitstekend geschikt zijn om in kleiner verband gezamenlijk aan te besteden. Samenwerking in klein Meierijverband kan zich in de toekomst ook ontwikkelen op het gebied van inkoop. Klachtenregeling Voor de behandeling van klachten van ondernemers met betrekking tot het inkopen en aanbesteden is een klachtenregeling opgesteld. Op grond van deze regeling kunnen klachten laagdrempelig worden ingediend en behandeld. De klachten kunnen betrekking hebben op: de wijze waarop door of mede namens de gemeente Sint-Michielsgestel een procedure van inkoop of aanbesteding wordt gevolgd; het al of niet samenvoegen van opdrachten; de uitsluitingsgronden; het aantal te stellen geschiktheidseisen; de te stellen termijnen; de gunningscriteria; een vergoeding voor hoge kosten van een inschrijving; de voorwaarden van de overeenkomst een gedraging van een vertegenwoordiger van de gemeente die betrokken is bij de procedure van inkoop en/of aanbesteden. De klacht kan mondeling, telefonisch of schriftelijk worden ingediend. Er is een formulier voor de indiening van een klacht beschikbaar. De inkoopcoördinator ondersteunt desgevraagd bij het op schrift stellen van een mondelinge klacht. De klacht wordt behandeld door het hoofd van de afdeling BMO. Aan de hand van zijn bevindingen neemt de klachtbehandelaar een beslissing. Hij stelt de projectleider en de klager op de hoogte van zijn beslissing. Bepalen van de inkoopprocedure Bij het bepalen van de inkoopprocedure spelen de volgende aspecten een rol: - omvang en aard van de opdracht - transactiekosten inschrijvers en gemeente - aantal potentiële inschrijvers - gewenste eindresultaat - complexiteit van de opdracht - type opdracht / betrokken sector. De gemeente zal bij de onderstaande bedragen, ontleend aan de Gids Proportionaliteit, de procedures hanteren volgens onderstaand schema. Van deze procedures mag slechts worden afgeweken indien uit de marktanalyse blijkt dat bij het betreffende inkoopproject een andere procedure beter geschikt is. Dit kan betrekking hebben op de aard van het in te kopen product, het karakter van de markt en andere, in de analyse te betrekken onderwerpen. Procedure
Leveringen en diensten Van
Werken
Enkelvoudig onderhands
00,00
Tot 30.000
Van 00,00
Tot 75.000
Meervoudig onderhands
30.000
100.000
75.000
1.000.000
Nationaal openbaar
100.000
200.000
1.000.000
5.000.000
Europees
200.000 (Europese drempel)
5.000.000 (Europese drempel)
11/13
Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag De gemeente vraagt één ondernemer een offerte. Meervoudig onderhandse offerteaanvraag Bij een meervoudig onderhandse procedure nodigt de gemeente ten minste drie en ten hoogste vijf inschrijvers uit tot het doen van een inschrijving, waarbij ten minste één offerte wordt gevraagd van een ondernemer buiten de regio Brabantse Meierij. Nationaal openbaar aanbesteden Onder de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente nationaal aanbesteden. De gemeente zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen. Europees aanbesteden Boven de Europese drempelbedragen zal de gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving. Bijzondere procedures Naast de algemeen bekende procedures voorziet de regelgeving voor specifieke situaties, onder nader omschreven voorwaarden, in de toepassing van bijzondere procedures, zoals de concurrentiegerichte dialoog of de prijsvraag. De keuze voor een dergelijke procedure wordt ingegeven door de wens van de gemeente om inbreng over mogelijke oplossingsrichtingen uit de markt te genereren en wordt ook pas na een gedegen afweging ingezet. Marktanalyse in de voorbereiding van het inkoopproces moet aantonen dat een dergelijke bijzondere procedure de best passende procedure is. Raming en financieel budget Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalingen. De gemeente wil niet het risico lopen, verplichtingen aan te gaan die zij niet kan nakomen. Op het Startformulier Inkoopanalyse moet de raming en het budget worden opgenomen. Eerlijke mededinging en commerciële belangen De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant, proportioneel en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente eerlijke mededinging. Dit draagt bij aan het in standhouden van gezonde marktwerking (ook op de langere termijn). De gemeente wenst geen ondernemers te betrekking in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen. In de voorbereiding van de inkoopprocedure moet de aard en samenstelling van de markt worden onderzocht.
12/13
6.
Organisatorische uitgangspunten
Inkoopproces Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.
stap 1
2
3
4
fase inkoopproces toelichting Voortraject • Bepalen van inkoopbehoefte • Bepalen van het aanbod ( bijv. product- en marktanalyse) • Raming opdracht en bepalen van het financiële budget • Keuze Offerteaanvraag • VUL IN: STARTFORMULIER INKOOPANALYSE EN FORMULIER MARKTANALYSE Specificeren • Opstellen van eisen en wensen • Omschrijven van de opdracht • Opstellen Offerteaanvraag + Opstellen concept overeenkomst GEBRUIK HIERVOOR DE STANDAARD DOCUMENTEN UIT HET INKOOPHANDBOEK Selecteren • Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers • Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de website en Tenderned • Offertes evalueren • Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving) • Gunning aan winnende Ondernemer Contracteren • Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant • Registreren getekende overeenkomst • Informeren afgewezen Ondernemers
5
Bestellen
• Uitvoeren van de opdracht • Eventueel met het doen van bestellingen
6
Bewaken
• Bewaken termijnen • Controleren nakoming afgesproken prestaties • Tijdige betaling facturen
7
Nazorg
• Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd • Evalueren overeenkomst met Contractant
Inkoop in de organisatie Inkoop is door middel van een gecoördineerde inkoopfunctie georganiseerd. Inkoopcoördinatie wordt verzorgd door cluster Juridische en Facilitaire zaken. Projectleiders en budgetbeheerders zijn verantwoordelijk voor de inkoop van hun producten, diensten en werken. Verantwoordelijken Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. Het college is verantwoordelijk voor inkoop- en aanbestedingenbeleid.
13/13
