“GEZOND BESTEDEN”
Nota inkoop en aanbesteding Gemeente Margraten
DEFINITIEF
Versie : 1
23 februari 2010
INHOUD 1.
INLEIDING
1
2.
HUIDIGE REGELGEVING
2
3.
EUROPEES AANBESTEDEN
3, 4
4.
NATIONAAL AANBESTEDEN I GOEDEREN II DIENSTEN III WERKEN
5, 6, 7
5.
SELECTIE- EN GUNNINGSCRITERIA
8, 9
6.
BEVOEGDHEDEN I RAAD – COLLEGE II COLLEGE – ORGANISATIE
10
7.
UITZONDERINGEN EN BIJZONDERE ONDERWERPEN
11, 12
Bijlagen I II III IV V VI VII VIII
2
DEFINITIES BELEID TOT DUSVER LIJST GECOORDINEERDE TRANSACTIES BESLISBOOM AANBESTEDING GROSLIJST CHECKLIST PROCESVERBAAL VAN AANBESTEDING OFFERTENBELEID
13 14, 15 16 17 18 19, 20 21 22, 23
1.
INLEIDING
Als overheid heb je een voorbeeldfunctie als het gaat om inkopen van werken, leveringen en diensten. Het is daarom goed om hierover duidelijke afspraken te maken hoe we hier in de gemeente Margraten mee om gaan. Rekening houdend met de Europese en landelijke regelgeving is het van belang om duidelijke kaders te scheppen voor ons lokale inkoopbeleid. In deze nota gaan wij allereerst de huidige regelgeving en beleid evalueren (hoofdstuk 2). Er wordt stilgestaan bij Europese aanbestedingen (Hoofdstuk 3) en het nationaal aanbesteden (hoofdstuk 4). In beide gevallen worden duidelijke afspraken gemaakt welke procedures wij in Margraten volgen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen het inkopen van werken, diensten en leveringen. We blijven tot slot in hoofdstuk 8 stil staan bij enkele uitzonderlijke situaties. In een inkoopproces is het belangrijk om aan de productaanbieders duidelijke selectie- en gunningcriteria te stellen. Vandaar dat er in hoofdstuk 5 uitvoerig bij stil gestaan wordt. Verantwoordelijkheden liggen in hoofdstuk 6 vast. Het gaat dan over de rolverdeling tussen organisatie, college en de raad. Inkoop en aanbesteden is een onderwerp dat de afgelopen jaren continu in ontwikkeling is geweest. Naar verwachting zal dit ook de komende jaren zo blijven. Het is daarom goed om het beleid regelmatig te evalueren en uit eigen ervaringen en/of veranderingen in de regelgeving aan te passen. Tot slot van deze inleiding worden enkele belangrijke definities mee gegeven en worden de doelstellingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid nogmaals goed scherp gesteld. De definities zijn opgenomen in bijlage I.
Doelstelling. 1. Doelmatig inkopen en aanbesteden: systematisch en tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden (besparing en efficiëntie). Kortom: het verkrijgen van het beste product tegen een zo laag mogelijke prijs. 2. Proportioneel: de transactiekosten van de aanbesteding moeten in redelijke verhouding staan tot de kosten van het aan te besteden werk, levering of dienst. 3. Integer inkoop- en aanbestedingsbeleid: objectief, transparant (het inzichtelijk maken van de aanbestedingsprocedure voor gegadigden door het stellen van heldere en duidelijke criteria voor selectie en gunning) en non-discriminerend. 4. Naleving van wet- en regelgeving op gebied van inkoop- en aanbestedingsbeleid met het oog op het beheersen van risico’s van claims en procedures en het bieden van een kader voor controle en handhaving.
1
2. 2.1
HUIDIGE REGELGEVING
Europese regelgeving
De Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn onder andere opgesteld om binnen de Europese Unie, en ter bevordering van het totstandkomen van een interne markt, de vrije, eerlijke concurrentie te stimuleren. Daarnaast brengt een goede toepassing van de richtlijnen opdrachtgevers tot een professioneler inkoopproces, waarbij integriteit van het bestuur, transparantie en het verkrijgen van het beste product tegen de economisch meest voordeligste prijs (besparingen en efficiëntie kunnen hoog zijn) hoog in het vaandel staan. Niet bij alle aanbestedingen moeten de aanbestedingsrichtlijnen gevolgd worden, zoals blijkt uit hoofdstuk 4, maar de beginselen van het EG-verdrag zijn wel altijd van kracht. Aanbestedingen die niet volgens de Europese aanbestedingsrichtlijnen hoeven te verlopen, dienen wel de kenmerken transparant, integer, non-discriminatoir te bevatten en als doel te hebben het verkrijgen van het beste product voor de economisch meest voordeligste prijs.
2.1.1
Europese aanbestedingsrichtlijnen
Begin februari 2004 heeft de Europese ministerraad de definitieve teksten van de nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijnen vastgesteld. De definitieve teksten betreffen twee nieuwe richtlijnen die de oude vier richtlijnen vervangen: Een richtlijnen 2004/18/EG voor de zogenaamde klassieke sectoren (werken, leveringen en diensten) en een richtlijn 2004/17/EG voor de nutssectoren water, energie, vervoer en post. Sindsdien is de implementatie van de Europese richtlijnen in de Nederlandse rechtsorde gestart. Op 1 december 2005 zijn de implementatiebesluiten genaamd: Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) en Besluit aanbestedingsregels speciale sectoren (Bass) in werking getreden. Gemeenten moeten vanaf dat moment de nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijnen in acht nemen.
2.2
De nieuwe Aanbestedingswet
Met de nieuwe Aanbestedingswet wil het kabinet een modern wettelijk kader voor het aanbesteden maken. Aanleiding hiervoor was met name het onderzoek van de Parlementaire enquêtecommissies Bouwnijverheid. De nieuwe wet moet de mogelijkheid scheppen om op nationaal niveau nadere regels te stellen ter aanvulling of verduidelijking van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Hierdoor wordt een betere uitvoering van de Europese en internationale aanbestedingsverplichtingen bereikt. Het wetsvoorstel Aanbestedingswet is in 2008 verworpen door de Eerste Kamer. Dit komt er op neer dat de minister van EZ een geheel nieuwe wet zal moeten maken die eerst naar de Raad van State moet, dan naar de Tweede Kamer en dan naar de Eerste Kamer. Bij het vaststellen van deze nota was er nog geen vooruitzicht op welke termijn dit gerealiseerd zou worden.
2.3
BAO / Bass
De nieuwe Aanbestedingswet is een raamwet, dat wil zeggen dat deze alleen hoofdzaken regelt. De concrete uitwerking zal net als bij de huidige wet voornamelijk in regelgeving op het niveau van AMvB (Algemene Maatregel van Bestuur) plaatsvinden. Het BAO (Besluit Aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten) en Bass (het Besluit Aanbestedingen Speciale Sectoren) zullen te zijner tijd onder de nieuwe Aanbestedingswet worden gehangen. De BAO is nu nog gebaseerd op de Europese richtlijn, maar dat wordt straks dus de aanbestedingswet.
2.5
ARW 2005
Voor de aanbesteding van werken geldt voor de rijksoverheid het aanbestedingsreglement ARW 2005. Bij aanbestedingen is het voor gemeenten noodzakelijk dit reglement ook toe te passen. Bij niet Europese aanbestedingen kunnen gemeenten ook het Uniform Aanbestedingsreglement 2001 (UAR 2001) toepassen. De VNG adviseert gemeenten ook voor nationale aanbestedingen het ARW 2005 te gebruiken. Voor leveringen en diensten worden geen standaardreglementen aanbevolen. Voor de gemeente Margraten worden momenteel bij werken altijd de ARW van toepassing verklaard.
2
3. EUROPEES AANBESTEDEN 3.1
Wel of niet Europees aanbesteden?
Dit is een van de eerste vragen die een gemeente zich moeten stellen wanneer men gaat aanbesteden. Er zijn drie zaken die bepalen of er Europees aanbesteed moet worden: 1. aanbestedende dienst; 2. aard van de opdracht: werk, dienst of levering; 3. de geraamde waarde van de opdracht.
I Aanbestedende dienst Wanneer een aanbestedende dienst als zodanig valt onder de omschrijving hiervan in de Europese richtlijnen “de Staat, zijn territoriale lichamen, publiekrechtelijke instellingen en verenigingen gevormd door een of meer van deze lichamen of een of meer van deze publiekrechtelijke instellingen” valt deze dienst onder de Europese aanbestedingsregelgeving. Een gemeente is een territoriaal lichaam en valt dus onder de richtlijn. Ook wanneer een gemeente alleen maar partner is van een organisatie is de kans groot dat eventuele aanbestedingen Europees moeten. In die gevallen moet de organisatie getoetst worden aan de omschrijving van publiekrechtelijke instellingen en verenigingen zoals die in de richtlijnen bepaald zijn.
II Aard van de opdracht Ook de aard van het werk is medebepalend of er Europees aanbesteed moet worden. Er wordt onderscheid gemaakt tussen werken, diensten, leveringen en opdrachten vallend onder de nutssectoren. Over het algemeen is het onderscheid wel duidelijk, maar er zijn vele nuances waarvan de belangrijkste hieronder vermeld worden. • Bij samengestelde opdrachten dient bekeken te worden welk deel procentueel het grootste is. Kost de levering van straatstenen bijvoorbeeld meer dan het straatwerk, dan valt de opdracht onder de richtlijnen Leveringen. Dit kan met betrekking tot de verschillende grenswaarden het verschil betekenen van wel of niet Europees aanbesteden. • Regulier onderhoud valt onder de richtlijn Diensten, maar groot onderhoud dat bijvoorbeeld eens in de twee jaar plaatsvindt, valt onder de richtlijn Werken. • In principe vallen advieswerkzaamheden onder de richtlijn Diensten, tenzij deze diensten tegelijk met de uitvoering van een werk aan één opdrachtnemer worden verstrekt conform de richtlijnen Werken. • Verdere verschillen zijn af te leiden uit de richtlijnen.
III Waarde van de opdracht De gemeente zal, als opdrachtgever, tot een raming van de waarde van de opdracht moeten komen. Daarbij moeten twee vragen beantwoord worden: a. Welke opdrachten moeten bij elkaar opgeteld worden om tot de totale waarde van de opdracht te komen; b. Hoe moet de waarde van een opdracht bepaald worden, wanneer die verspreid is over meerdere fasen in de tijd. Zonder dat we diep ingaan op deze vragen kunnen we stellen dat alle deelopdrachten die samen één economische en technische functie vervullen als één geheel gezien worden. Opdrachten mogen niet gesplitst worden teneinde deze aan de toepassing van de richtlijnen te onttrekken. De drempelwaarden zijn vastgesteld in Special Drawing Rights (SDR). Elke twee jaar wordt door de Europese Commissie de tegenwaarde in Euro’s bepaald. In paragraaf 4.1 staan de drempelbedragen voor 2008 en 2009 vermeld.
3.2
Europese aanbestedingsprocedure
Bij een Europese aanbesteding is men gehouden aan een aantal vastgelegde procedures afhankelijk van de aanbestedingsvorm. Deze komen voort uit aanbestedingsrichtlijnen. Gelijktijdig met het Bao is ook het Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005) van kracht geworden (1 december 2005). Door bij aanbestedingen een procedure te volgen uit het ARW 2005 voldoet de aanbesteder aan de voorschriften van het Bao c.q. de Richtlijn werken, leveringen en diensten. De rijksdiensten zijn verplicht om dit reglement toe te passen bij Europese en nationale aanbestedingen van werken. De VNG adviseert haar leden het ARW 2005 toe te passen. Zeker bij Europese aanbestedingen is het voor gemeenten ook verstandig de ARW 2005 te gebruiken, omdat dit reglement het eenvoudiger maakt de Europese richtlijnen te volgen (wat ook voor de gemeenten verplicht is).
3
Voor diensten en leveringen worden geen standaard aanbestedingsreglementen gebruikt. Bij de aanbesteding van opdrachten van deze aard, dienen de bepalingen uit de richtlijn gevolgd te worden. Europese aanbestedingsprocedures zijn complex en vergen veel voorbereidingstijd. Alleen het doorlopen van de procedure vanaf de verzending van de aankondiging duurt al ongeveer twee maanden. Degene die aanbesteedt zal zich dit goed moeten realiseren. Tijdsdruk is dus geen reden om van de richtlijnen af te wijken. De eerder genoemde drempelwaarden zijn echter zo hoog dat de meeste opdrachten van Margraten niet onder de Europese richtlijnen zullen vallen. Daarom is het weinig zinvol om alle eisen, bepalingen en voorwaarden die in de richtlijnen gesteld zijn en in de ARW 2005 te behandelen. Hiervoor wordt naar de richtlijnen en het reglement verwezen. Als een Europese aanbesteding in Margraten zich voordoet, wordt hier externe expertise voor in huis gehaald. De voorgaande uiteenzetting wordt voldoende geacht om de organisatie van de gemeente Margraten te helpen bij mogelijke Europese aanbestedingen
3.3
De consequenties bij fout Europees aanbesteden
Omdat de opdrachtgever diegene die de opdracht niet krijgen of die niet toegelaten worden tot de inschrijving hierover moet informeren, kunnen bedrijven controleren of de opdrachtgever zich aan de regels heeft gehouden. Bedrijven die zich benadeelt voelen kunnen zich wenden tot de nationale rechter en in een kort geding eisen dat de procedure wordt gestopt, eventueel op straffen van een dwangsom. Wanneer het werk al gegund is kan een eis tot ontbinding van de overeenkomst of tot schadevergoeding worden gesteld en voor de nationale rechter worden gebracht. Dit geldt voor zowel Europese als nationale procedures. Wanneer een bedrijf zijn beklag doet bij de Europese commissie en in het gelijk gesteld wordt, zal de betreffende lidstaat aangesproken worden op de handelswijze van de opdrachtgever. Het Ministerie van Buitenlandse Zaken zal proberen de schade te verhalen op de gemeente die fouten heeft gemaakt bij de aanbestedingsprocedures. Het is dus voor opdrachtgevers van het grootste belang de Europese regelgeving voor aanbestedingen te volgen.
4
4. NATIONAAL AANBESTEDEN 4.1
De aanbestedingsprocedure
De verschillende aanbestedingsprocedures zijn voor werken beschreven in de ARW 2005. Deze wordt bij aanbestedingen consequent van toepassing verklaard. Voor werken heeft de gemeente Margraten tot op heden gewerkt met meervoudige onderhandse aanbestedingen. Aan de hand van de zogenaamde groslijst worden aannemers uitgenodigd een offerte in te dienen voor een werk. Het systeem van werken met groslijsten wordt in par. 4.3 toegelicht. Voor werken groter dan € 45.000,- worden 3 en voor werken groter dan € 135.000,worden 6 offertes gevraagd aan aannemers die op de groslijst staan. Het huidige systeem werkt goed. Voordelen van het werken met groslijsten zijn tijdswinst en de handhaving van kwaliteit. We belonen de economisch meest voordelige aanbieders en bestraffen de slechtste aanbieders door hun zeker twee keer niet uit nodigen voor het indienen van een offerte. Een openbare aanbesteding is gebonden aan vaste procedures die in de richtlijnen vastgelegd zijn. De procedures zoals, publicatie, inlichtingen en indienen van prijs zijn gebonden aan vaste termijnen. Hierdoor kost een openbare aanbesteding minimaal 36 dagen. Een onderhandse aanbesteding kan met een duidelijke offerteaanvraag aanzienlijk korter. Hierbij moet men denken aan gemiddeld 24 dagen. Tijdswinst wordt ook gehaald omdat bij onderhandse en enkelvoudige aanbestedingen niet elke keer opnieuw de aannemers, leveranciers en dienstverleners, gecontroleerd moeten worden op geschiktheid voor het uitvoeren van de opdracht. Op de lijst staan nagenoeg alle regionale aannemers. Dit zijn nagenoeg dezelfde aannemers die ook bij openbare aanbestedingen inschrijven. Met openbaar aanbesteden is het moeilijk om aannemers die in het verleden onvoldoende gepresteerd hebben, uit te sluiten van deelname. Door het werken met groslijsten is het eenvoudiger om aannemers aan te sturen op kwaliteit. Na herhaling van slechte prestaties kunnen aannemers van de lijst gehaald worden en daarmee geen uitnodigingen meer krijgen voor het indienen van offertes. Dit kan nadat aannemers schriftelijk in kennis zijn gesteld van een slechte prestatie en zij de kans niet hebben aangegrepen om hun prestaties te verbeteren. De huidige methodiek van meervoudige onderhandse aanbesteding passen wij toe bij werken tot € 1.500.000,-. Werken boven € 1.500.000,- worden openbaar aanbesteedt. Hiermee werken wij al toe naar het nieuwe aanbestedingsreglement, waarin mogelijk deze grens tussen lokaal beleid en openbaar aanbesteden wordt gesteld. In de aanbestedingswet die in 2008 is behandeld in de tweede kamer, wordt een grens van € 1.500.000,- genoemd als grens waarboven openbaar aanbesteedt moet worden. Voor de gemeente Margraten worden de onderstaande drempelwaarden gebruikt: Aanbestedingsvorm (enkelvoudig) onderhands (meervoudig) onderhands
werken
diensten
leveringen
handelwijze
<= € 50.000,-
<= € 25.000,-
<= € 15.000,-
Minimaal 1 offerte opvragen (enkelvoudig)
> € 50.000,<= € 150.000,-
> € 25.000,< € 193.000,-
> € 15.000,< € 193.000,-
3 offertes opvragen.
(kleine werken, leveranties en diensten)
(meervoudig) onderhands
> € 150.000,<= € 1.500.000,-
6 offertes opvragen
(grote werken)
openbare aanbesteding
> € 1.500.000,< € 4.845.000,-
Europese aanbesteding
€ 4.845.000,-
5
aankondiging via gemeentelijke website en via www.aanbestedingskalender.nl € 193.000,-
€ 193.000,-
conform richtlijn
Hoewel het is toegestaan om volgens het beleidsstuk slechts één offerte aan te vragen, kunnen er uiteraard altijd meerdere offertes aangevraagd worden indien daar aanleiding toe is. Slechts bij de in hoofdstuk 6 beschreven uitzonderingen wordt afgeweken van de in de tabel gestelde handelswijze. In bijlage IV is schematisch de aanbestedingsprocedure voor Margraten aangegeven. Voor werken, leveringen en diensten is het van belang om een duidelijke offerteaanvraag op te zetten. In de praktijk blijkt het niet mogelijk voor de verschillende werken, diensten en leveringen een format op te stellen (daar waar mogelijk is de afdeling hierin uiteraard vrij). Wel is het van belang dat elke offerteaanvraag voorzien is van de volgende informatie: • Duidelijke beschrijving van het te leveren of uit te voeren werk, levering of dienst; • Duidelijke kwaliteitseisen die niet voor verschillende interpretaties mogelijk zijn; • Duidelijke gunningcriteria en selectiecriteria (zie hoofdstuk 5 ); • Duidelijke beschrijving van termijnen: uitvoeringstijd, leveringstijd, startdatum, opleveringstermijn, eventueel onderhoudstermijn, datum/plaats indiening offerte en eventuele opdrachtverlening;
4.2
Waardebepaling van een opdracht
De gemeente als opdrachtgever komt tot een raming van de waarde van de opdracht. Deze waarde is bepalend voor de aanbestedingsvorm. Ter bepaling van de aanbestedingsvorm dient de waarde van de aan te besteden opdracht te worden geraamd met inachtneming van de navolgende regels: • • •
Een opdracht mag niet worden gesplitst/opgeknipt in kleinere opdrachten om een bepaalde aanbestedingsvorm te vermijden; De waarde van een opdracht omvat de totale vergoeding aan een opdrachtnemer; Voor een opdracht die een combinatie is van leveringen en/of diensten en/of werken wordt de waarde van alle onderdelen van de overeenkomst bij elkaar opgeteld. Van toepassing op de opdracht is de richtlijn die geldt voor het onderdeel met de grootste waarde.
Bij het bepalen van de waarde wordt uitgegaan van de totale waarde van het te leveren werk, dienst of product. Als de waardebepaling af hangt van de looptijd, dan wordt de waarde bepaald op basis van de totale contractduur. Bij oneindige contracten wordt voor de waardebepaling uitgegaan van een contractduur van 24 maanden met een eventuele verlenging van maximaal 24 maanden bij wederzijds goedvinden.
4.3
Groslijsten
Groslijsten zijn lijsten waarop aannemers, leveranciers en dienstverleners staan die hun kwaliteit hebben bewezen. Gemeente Margraten zal groslijsten gebruiken bij de selectie van gegadigden voor meervoudige onderhandse of enkelvoudige aanbestedingen. De groslijsten en de wijzigingen hierop worden vastgesteld door het college en zijn als bijlage(n) toegevoegd. De gemeente Margraten hanteert voornamelijk groslijsten voor werken van civieltechnische aard en ingenieurswerkzaamheden van civieltechnische aard. Voor de overige disciplines wordt vooralsnog niet met groslijsten gewerkt. Indien wenselijk kunnen deze wel door het college worden vastgesteld. 4.3.1. In de lijst opgenomen worden De op de groslijsten voorkomende bedrijven moeten op een objectieve en transparante wijze worden geselecteerd en beoordeeld. Daarnaast moet continuïteit en kwaliteit van zowel het product als het proces van totstandkoming gewaarborgd zijn. Iedere ondernemer kan op verzoek aan de groslijsten worden toegevoegd. Deze worden door de gemeente beoordeeld op selectiecriteria. Om op de lijst te komen kunnen aannemers, leveranciers of dienstverleners een verzoek doen aan de gemeente Margraten. Wanneer de ondernemer voldoet aan de selectie-eisen wordt de betreffende ondernemer aan de groslijst toegevoegd en kan deze uitgenodigd worden bij een onderhandse of enkelvoudige aanbesteding. Elk jaar worden de ondernemers op de selectie-eisen gecontroleerd. Voor de selectiecriteria wordt verwezen naar hoofdstuk 5. Tevens gelden bij alle aanbestedingen en toepassingen van de groslijsten de geschikheidscriteria (zie. par. 5.1).
6
4.3.2. Van de lijst afvoeren Bij onvoldoende prestaties door een ondernemer kan het college de groslijst wijzigen, door de aannemer van de groslijst af te halen. Alle leveringen, diensten en werken moeten bij een slechte prestatie schriftelijk geëvalueerd worden. Dit dient op een objectieve en transparante manier te gebeuren. De aannemer, dienstverlener of leverancier wordt bij de evaluatie betrokken en de evaluatie wordt schriftelijk bevestigd. Criteria die beoordeeld kunnen worden zijn: kwaliteit, communicatie met opdrachtgever en/of burgers/bedrijven enz. Indien de prestatie van een ondernemer voor de tweede maal binnen een termijn van drie jaar als onvoldoende wordt geclassificeerd, dan wordt deze van de groslijst verwijderd. Na vier jaar kan het betreffende bedrijf of instelling een verzoek indienen om wederom in de groslijst opgenomen te worden. 4.3.3. Databank groslijsten De geregistreerde aannemers, leveranciers en dienstverleners hebben overigens niet de zekerheid dat ze bij elke aanbesteding uitgenodigd worden. De Gemeente Margraten zal dit afwisselen. Na iedere aanbesteding (met 6 uitnodigingen) blijven de twee ondernemers met de economisch meest voordeligste aanbieding bovenaan de lijst staan. Bij een aanbesteding met 3 uitnodigingen blijft alleen de ondernemer met de economisch meest voordelige aanbieding boven aan de lijst staan. De overige ondernemers krijgen een plaats onder aan de lijst. Bij de volgende aanbesteding worden weer de bovenste van lijst benaderd voor een offerte uit te brengen. Via een databank wordt vastgelegd welke opdrachten aan welke aannemers/leveranciers/ dienstverleners kunnen worden verleend. Dit met de daarbij behorende bedragen. Daarbij worden in het bestand ook de gegevens van de opdrachtnemer, de looptijd en de opleveringstermijnen vastgelegd. Hierdoor ontstaat een transparante databank, waaraan gegevens voor diverse rapportages aan afdelingshoofden en het bestuur kunnen worden ontleend. De groslijsten worden door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld. Bij echt specifiek werk heeft het college altijd het recht om ondernemers met specifieke kennis of producten uit te nodigen.
7
5.
SELECTIE EN GUNNINGSCRITERIA
Ten behoeve van het uitvoeren van het aanbestedingsbeleid worden 2 stappen onderscheiden. In eerste instantie wordt een selectie gemaakt van de uit te nodigen partijen en in tweede instantie worden op basis van verschillende criteria bepaald aan welke partij de opdracht wordt gegund. Zowel voor de selectie van partijen als het gunnen van de opdracht dient criteria opgesteld te worden. De zogenaamde selectie- en gunningcriteria. Deze selectie- en gunningcriteria dienen te voldoen aan de richtlijnen zoals verwoord in de Richtlijn Leveringen (93/36/EEG en 97/52/EG) van de Raad van de Europese Gemeenschappen. Hieronder volgen de criteria die binnen de gemeente Margraten gelden.
5.1
Selectiecriteria
Ten behoeve van het selecteren van partijen voor het uitbrengen van een offerte van werken, diensten en leveringen van de gemeente Margraten, gelden de volgende criteria: • • • • •
Uitsluitingscriteria Bedrijf verkeert niet in faillissement of surséance van betaling. Er worden geen strafbare feiten vastgesteld. Er worden geen beroepsfouten in de afgelopen 3 jaar vastgesteld. Bewijs van inschrijving in het nationale beroeps- cq. handelsregister. Uitsluitingcriteria van groslijsten (geëvalueerde slechte prestaties binnen de gemeente Margraten).
• •
Geschiktheidseisen. Overzicht van in omvang en aard vergelijkbare projecten. Vervangingsmogelijkheden tijdens project.
Bij complexe en grotere werken, leveringen of diensten is het noodzakelijk om aanvullende criteria t.a.v. de beroepsbekwaamheid te stellen: • Kwalificatie van personeel. • Kwalificatie van materiaal en materieel. • Overleggen van kwaliteitscertificaten. • Aantal personeelsleden in organisatie. Het stellen van deze criteria is afhankelijk van de omvang en aard van de werkzaamheden. De criteria worden door de (deel)budgethouder overwogen.
5.2
Gunningcriteria
Ten behoeve van het gunnen van de opdracht wordt het overall-criterium “Economisch meest voordelige aanbieding” door de gemeente Margraten gehanteerd (zie bijlage I). Naast de goedkoopste aanbieding is het mogelijk ter onderbouwing van dit overall-criterium de volgende aanvullende criteria te laten gelden: • • • • • • • • • • • • • •
8
Verrekenprijzen. Kwaliteit van de organisatie. Gebiedskennis van de gemeente Margraten. Uitgevoerde projecten in het verleden in de gemeente Margraten en beoordeling hiervan. Kwaliteit van het plan van aanpak en/of schetsontwerp (D&B). Bedrijfszekerheid. Service. Leveringstermijn. Juridische toets. Milieuvriendelijkheid. Het beheer en onderhoud van het product (nazorg, duurzaamheid). Plan van aanpak. Planning. Volledigheid.
Het is tevens mogelijk om per opdracht verschillende weegfactoren aan de gunningcriteria toe te kennen. Ook voor de gunningcriteria geldt dat deze alleen in voorkomende gevallen gebruikt kunnen worden. Bij eenvoudige inkopen/aanbestedingen van werk, leveringen en diensten geldt de laagste prijs als gunningcriteria. Duurzame inkoop: Voor de gemeente Margraten geldt dat wij bij aanbestedingen en inkopen kiezen voor duurzame oplossingen. Prijs/kwaliteit verhouding is hierbij erg belangrijk. Er vindt altijd een doorkijk plaats naar de langere termijn. Afschrijftermijnen worden meegewogen in de gunning. Er wordt rekening gehouden met milieubelastende en energiebesparende factoren. Bij opdrachtverstrekking en eventuele gunning worden deze factoren sterk meegewogen.
9
6
BEVOEGDHEDEN
Naast nadere definiëring van werken, leveringen en diensten en de hieraan verbonden aanbestedingsvormen - zoals aangegeven in de voorgaande hoofdstukken – dient ook aandacht besteed te worden aan het aspect bevoegdheden.
6.1 Raad – college De hoofdkaders voor de verhouding tussen raad en college op financieel vlak zijn primair geregeld in de Gemeentewet, met nadere uitwerking in interne gemeentelijke regels; meer specifiek in de Financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet. Het aanbesteden van opdrachten en inkopen van producten en diensten is bij gemeentewet een bevoegdheid van het college van B&W. In de nieuwe Financiële verordening 2008 (ingang 1-1-2008) is opgenomen dat het college zorgt voor het I&A beleid. Artikel 18. Inkoop en aanbesteding. “Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten.” De raadscommissie wordt gehoord alvorens het aanbestingsbeleid door het college zal worden vastgesteld.
6.2 College – ambtelijke organisatie De bestelbevoegdheid van (deel)budgethouders en budgethouders is nader uitgewerkt in respectievelijk de budgethouders- en mandaatregeling. Wel dient beoordeeld te worden in hoeverre een transactie gecoördineerd plaats dient te vinden. In bijlage III zijn transacties opgenomen die in elk geval gecoördineerd plaats vinden. Nadrukkelijk dient vermeldt te worden dat de lijst niet-limitatief is, en individueel (deel)budgethouders zelf de afweging dienen te maken in hoeverre een gecoördineerde transactie wenselijk is.
(De gestelde financiële kaders kunnen en mogen niet los gezien worden van bestuurlijke en maatschappelijke implicaties.Het is de verantwoordelijkheid van de individuele (deel)budgethouders om, waar nodig, op grond van niet-financiële afwegingen goedkeuring te vragen aan een hogere hiërarchische laag, ofwel te volstaan met het in kennis stellen.)
10
7
UITZONDERINGEN EN BIJZONDERE ONDERWERPEN
Uitzonderingen en bijzondere onderwerpen
7.1
Uitzonderingen
In uitzonderingsgevallen mag gemotiveerd van de eerder genoemde aanbestedingsvormen worden afgeweken. De uiteindelijke beslissing hiertoe wordt genomen door het college. Van een uitzonderingsgeval is sprake: • Wanneer dat strikt noodzakelijk is als gevolg van dringende spoed. Het gaat alleen om werken of diensten die nodig zijn om een onmiddellijke noodsituatie te verhelpen. Hierbij dient echter te worden opgemerkt, dat voor bepaalde soorten noodsituaties ook zogenaamde “meerjarenovereenkomsten” gebruikt kunnen worden; • Er sprake is van een situatie, waarbij er maar één opdrachtnemer in aanmerking komt (bijvoorbeeld omdat deze beschikt over een alleenrecht (Octrooi of Auteursrecht) of over specifieke technische of artistieke kwaliteiten); • In het geval van aanvullende diensten of werken, die, als gevolg van onvoorziene omstandigheden noodzakelijk zijn om de oorspronkelijke dienst te kunnen verlenen; • In het geval van aanvullende leveringen, ter vervanging van al in gebruik zijnde goederen, of voor leveringen ter uitbreiding, indien de keuze van een andere leverancier of andere producten onaanvaardbaar hoge kosten of technische moeilijkheden met zich mee zou brengen. Voorbeelden zijn ICT-producten, pompen, beheerprogramma’s, kantoormeubilair, andere gestandaardiseerde materialen enz.; • In het geval van herhalingsopdrachten voor werken, diensten en leveringen. De herhalingsopdrachten zijn hetzelfde van aard en zijn eerder onderhands, openbaar of Europees volgens de regels van deze nota aanbesteed. De prijs (evt. incl. indexering) is geldend voor de herhalingsopdracht. Motivering voor herhalingsopdrachten moet liggen bij de kwaliteit, specifiek en/of tijdswinst. Herhalingsopdrachten kunnen slechts worden geplaatst tot uiterlijk vier jaar na gunning van de oorspronkelijke opdracht; • In het geval dat een aanbestedingsvorm op basis van zwaarwegende argumenten, nadelig is. • In geval de geografische ligging van doorslaggevend belang is; • Woonpunt als woningcorporatie, e.e.a. conform contract;
7.2
Bijzondere gevallen
Naast de traditionele manier van het realiseren van werken, zijn er een aantal bijzondere gevallen. De meest bekende zijn Design en Build en Publiek Private Samenwerking (PPS). De varianten worden voornamelijk toegepast bij grotere, vaak complexe, werken. Echter de Design en Build variant kan ook toegepast worden bij kleinere traditionele werken. Voordelen van deze varianten kunnen zijn: • Tijdswinst • Inbreng specialisme door aannemer • Meer verantwoordelijkheid bij de aannemer Projectrealisatie op deze bijzondere wijze, wil niet direct zeggen dat er geen ambtelijke uren aan verloren gaan. De inbreng van de gemeente blijft groot en de tijdswinst zit voornamelijk in de termijnen die er voor het totale proces staan. Nadeel is dat bij aanvang van de voorbereidingen de bouwkosten slechts globaal inzichtelijk zijn. Hierdoor is de bouwsom (aanneemsom) moeilijk te bepalen en worden risico’s ingedekt. De marktconformiteit wordt wel altijd afgedwongen door het opvragen van meerdere offertes. Geschikte projecten worden afzonderlijk en gemotiveerd aan het college voorgesteld. De criteria uit hoofdstuk 4 blijven van toepassing.
11
7.3
MTB (sociale werkvoorzieningen)
De gemeente Margraten wil op het terrein van werken en diensten de sociale werkvoorzieningen bevorderen, en meer in het bijzonder dan de MTB (Maastrichtse Toeleverings Bedrijven). Daar waar de MTB werken of diensten aanbiedt worden zij uitgenodigd conform de regels van deze nota een offerte aan te bieden. De MTB wordt gelijk gesteld aan een lokale ondernemer (paragraaf 7.4).
7.4 Lokale ondernemers Bij openbare aanbestedingen kan ieder bedrijf, mits wordt voldaan aan de gestelde selectie-eisen, inschrijven op een opdracht. Bij een openbare aanbesteding wordt voorgeschreven dat, in geval van onderaanneming, lokale ondernemers uitgenodigd worden een offerte uit te brengen. De hoofdaannemer is natuurlijk niet verplicht aan de lokale onderaannemer te gunnen. In geval van enkelvoudige en meervoudig onderhandse aanbestedingen geldt het gestelde in deze nota, behoudens: 1.
Bij meervoudige onderhandse aanbestedingen van diensten en leveringen gelden de volgende regels: Meervoudige Onderhands (3 uitnodigingen, leveringen > € 15.000,- en diensten > € 25.000,-): minimaal 1 lokale ondernemer, indien voor handen.
2.
Bij werken, diensten en leveringen van zeer geringe aard (< € 5.000) krijgt een lokale ondernemer de voorkeur bij enkelvoudige aanbestedingen, mits hij voldoet aan de gestelde eisen: - marktconform aanbieden - termijnen handhaven - kwaliteit bieden In geval van groslijsten kunnen lokale bedrijven net als andere bedrijven verzoeken in de groslijst opgenomen te worden. De lokale ondernemers moeten in alle gevallen voldoen aan de selectie-eisen die gesteld worden.
12
BIJLAGE I Definities Inkoop- en aanbestedingsbeleid: beleid dat betrekking heeft op de aanbesteding van overheidsopdrachten, waaronder verstaan wordt: een overheidsopdracht voor werken, een overheidsopdracht voor leveringen of een overheidsopdracht voor diensten.
Inkoop: een proces waarbij behoefte wordt geïnventariseerd en vooraf (functionele) specificaties worden opgesteld waarna een opdracht wordt gegeven. (alles waar een externe factuur tegenover staat!)
Aanbestedingen: een vorm van inkoop waarbij voor een opdracht een aantal leveranciers wordt benaderd volgens vastgestelde criteria, met de bedoeling de opdracht te gunnen aan het bedrijf dat het best aan het gunningcriterium voldoet.
Een werk: een product van bouw- dan wel civieltechnische werken dat in zijn geheel is bestemd om als zodanig een economische of technische functie te vervullen.
Een levering: een opdracht tot levering is aankoop, leasing, huur van producten inclusief installatiewerken.
Een dienst: een restbegrip, voor alles wat geen werk of levering is.
Lokaal: Fysieke vestiging binnen de gemeentegrens van de gemeente Margraten
Selectie-eisen De selectie-eisen zijn de maatschappelijke, technische, organisatorische en financieel-economische eisen, waaraan gegadigden moeten voldoen om mee te kunnen doen aan de aanbesteding.
Economisch meest voordelige aanbieding Naast “de prijs”worden aanvullende subgunningcriteria opgesteld. Deze kunnen betrekking hebben op het in te kopen product (zoals verrekenprijzen, kwaliteit, milieuvriendelijkheid, levertijd), maar bijvoorbeeld ook op de uitvoering, het beheer en onderhoud daarvan (klantvriendelijkheid, service, kwaliteit, uitvoeringstermijn). Bij het gunningscriterium Economisch meest voordelige inschrijving wordt na beoordeling op de uitsluitingscriteria, de geschiktheidseisen en het programma van eisen, de opdracht gegund aan de inschrijver die het hoogst scoort op het totaal van de subgunningscriteria. De subcriteria moeten overigens wel verband houden met de opdracht.
13
BIJLAGE II BELEID TOT DUSVER Nota Aanbestedingsbeleid 2002 De Nota Aanbestedingsbeleid 2002 was een actualisatie van de Aanbestedingsnota van 1996. De reikwijdte van de Nota Aanbestedingsbeleid 2002 betrof de uit te besteden werken en/of werkzaamheden van het onderdeel Openbare Werken van de Afdeling Grondgebiedzaken. De aan te besteden werken en/of werkzaamheden van de overige onderdelen van de gemeente Margraten vielen dan ook buiten deze nota. Met betrekking tot het Europese aanbestedingsbeleid golden de Europese richtlijnen als reikwijdte. In de onderstaande tabel zijn de verschillende wijzen van aanbesteden opgenomen conform de Nota Aanbestedingsbeleid 2002 en het Europese aanbestedingsbeleid (Richtlijn Leveringen (93/36/EEG en 97/52/EG)). Tabel 1: Aanbestedingssoorten WERKEN Grote werken (€ > 135.000,=) Kleine werken (> € 45.000,= en < € 135.000,=) Zeer kleine werken (< € 45.000,=) Onderhoud wegen en onderhoudswerkzaamheden Advieswerkzaamheden/-bureaus
Bindingsprojecten
SOORT AANBESTEDING - Meervoudig onderhandse aanbesteding middels 6 uitnodigingen uit groslijst. - Meervoudig onderhandse aanbesteding middels 3 uitnodigingen uit groslijst. - Enkelvoudige onderhandse aanbesteding met roulatiesysteem opdrachtnemers. - Onderhandse aanbesteding middels 3 uitnodigingen uit A- voorkeurslijst, waarbij uitgegaan dient te worden van een contractduur van max. 3 jaar. - De financiële omvang van de werkzaamheden is niet van belang. Zowel meervoudige onderhandse aanbesteding middels 3 uitnodigingen als contract aan gaan met 1 huisadviseur is mogelijk. - Enkelvoudige aanbesteding m.b.t. opdrachtnemer van voorgaande gerelateerd werk.
EUROPESE AANBESTEDING Werken (drempelbedrag: € 5.150.000,=) Diensten en leveringen (drempelbedrag: € 206.000,=)
- Bij overschrijding van drempelbedrag voor werken dient binnen Europa openbaar te worden aanbesteed. - Bij overschrijding van drempelbedrag voor diensten en leveringen dient binnen Europa openbaar te worden aanbesteed.
Aanbesteding toezichthoudende taken 2005 Ten behoeve van het uitbesteden van toezichthoudende taken voert de afdeling VROM sinds februari 2005 een afzonderlijk aanbestedingsbeleid. Dit beleid is laatstelijk geactualiseerd in de Handhavingbeleidsnota “het groene kleurspoor” milieuhandhaving gemeente Margraten van december 2006. Deze nota is op 19 december 2006 geaccordeerd door het College van B&W. In deze nota en het hieraan gekoppelde protocollenhandboek worden met betrekking tot het uitbesteden van toezichthoudende taken een aantal externe deskundigen geselecteerd en aangeschreven op basis van diverse selectie-eisen afhankelijk van de werkzaamheden.
14
Inkoophuisregels gemeente Margraten (informeel) Naast het gebruik van het Aanbestedingsbeleid 2002 zijn binnen de gemeente Margraten huisregels betreffende het inkopen van diensten en werken ontstaan. In de onderstaande tabel zijn de inkoopregels weergegeven die binnen de gemeente Margraten worden gehanteerd.
Tabel 2: Inkoophuisregels Omvang opdracht < € 5.000,= > € 5.000,=
15
Soort aanbesteding Onderhandse aanbesteding middels aanvraag offerte bij 1 bedrijf Onderhandse aanbesteding middels aanvraag offerte bij minimaal 2 bedrijven
BIJLAGE III LIJST GECOÖRDINEERDE TRANSACTIES Gecoördineerd inkopen en aanbesteden wat gecoördineerd kán en het overige decentraal Voor onderstaande transacties dient in elk geval instemming van de coördinator verkregen te worden:
Aard transactie
Coördinator
- Lease / huur / koop gemeentelijk wagenpark
Chef Buitendienst
- Lease / huur / koop hardware - Lease / huur / koop software
Afdelingshoofd ICT/Facilitair met systeembeheerder
- Aankoop drukwerk / briefpapier - Inkoop overige papierwaren - Inkoop kantoormaterialen
Medewerker Repro
- Energie
Beleidsmedewerker milieu
- Aankoop / vervanging kantoorinrichting
Hoofd ICT / Facilitair
- Kantinebenodigdheden
Beheerder kantine
- Onderhoud gemeentelijke gebouwen - Verbeteringen in en aan gemeentelijke gebouwen
Beleidsmedewerker vastgoedinformatie
- Cursussen en opleidingen
Beleidsmedewerker P&O
- Inhuur van personeel
Beleidsmedewerker P&O
16
BIJLAGE IV Beslisboom Aanbesteding Keuzeniveau 1 Aard werkzaamheden
WERK
Keuzeniveau 2
Keuzeniveau 3
Wijze van
Bedrag (excl. BTW)
Groslijst aanwezig?
aanbesteden
0 - 50.000
Groslijst CT
50,000 - 150.000
Groslijst CT
Onderhandse aanbesteding, 3 offertes
150,000 - 1,500,000
Groslijst CT
Onderhandse aanbesteding, 6 offertes
1,500,000 - 4,845,000
Openbare aanbesteding
> 4,845,000
Europese aanbeseding
0 - 15,000 Is er sprake van Werk, levering of Dienst
LEVERING
15,000 - 193,000
Onderhandse aanbesteding, 3 offertes Europese aanbeseding
0 - 25,000
Groslijst CT
25,000 - 193,000
Groslijst CT
> 193,000
17
Enkelvoudig
> 193,000
DIENSTEN
Enkelvoudig, minimaal 1 offerte
Enkelvoudig Onderhandse aanbesteding, 3 offertes Europese aanbeseding
BIJLAGE V Groslijst CT WERKEN PROJECT: Werkzaamheden: Gunning: Datum:
Civieltechnische werken < € 1.500.000,-
Advieswerkzaamheden:
1. 2. 3. 4. 5. 6.
1. 2. 3.
BAM Wegenbouw b.v. BLM Weg- en Waterbouw Dura Vermeer Huberts Janssen de Jong KWS Mourik Reef Wegenbouw Limburg Kurvers Wegenbouw Hamans b.v. Martens Van Laar
Arcadis DHV Haskoning Kragten Oranjewoud Plangroep Heggen Grontmij Breijn
18
BIJLAGE VI CHECKLIST AANBESTEDINGEN ___________________________________________________________________ STAP 1 Wat is de aard van de opdracht ? O
Dienst.
O
Werk.
O
Levering.
STAP 2 Wat is het te verwachten offerte bedrag ? O
≤ € 15.000,=. (L)
O
≤ € 25.000,= (D)
O
≤ € 50.000,= (W)
O
> € 15.000,= en ≤ € 193.000,= (L)
O
> € 25.000,= en ≤ 193.000,=. (D)
O
> € 193.000,= (L + D)
O
> € 50.000,= en ≤ € 150.000,=. (W)
O
> € 150.000,= en ≤ € 1.500.000,=. (W)
O
> € 1.500.000,= en ≤ € 4.845.000,=. (W)
O
> € 4.845.000,=. (W)
STAP 3 Welke soort aanbesteding dient gehanteerd te worden o.b.v. stap 1 en 2 ? O
(Enkelvoudig) onderhands.
O
(Meervoudig) onderhands (kleine werken).
O
(Meervoudig) onderhands (grote werken).
O
Openbare aanbesteding.
O
Europese aanbesteding.
19
STAP 4 Zijn er lokale ondernemers? 1…………………………………………………………………………………….. 2……………………………………………………………………………………..
STAP 5 Welke partijen worden uitgenodigd ten behoeve van de aanbesteding ? O
Nader invullen (Groslijst)
O
Overige, nl. ……………………………………
O
Overige, nl. ……………………………………
O
Overige, nl. ……………………………………
O
Overige, nl. ……………………………………
STAP 6 Dienen voor deze aanbesteding specifiek selectiecriteria gehanteerd te worden? 1…………………………………………………………………………………….. 2…………………………………………………………………………………….. 3…………………………………………………………………………………….. 4…………………………………………………………………………………….. 5…………………………………………………………………………………….. 6…………………………………………………………………………………….. STAP 7 Dienen voor deze aanbesteding specifiek gunningcriteria gehanteerd te worden? 1…………………………………………………………………………………….. 2…………………………………………………………………………………….. 3…………………………………………………………………………………….. 4…………………………………………………………………………………….. 5…………………………………………………………………………………….. 6……………………………………………………………………………………..
20
BIJLAGE VII PROCESVERBAAL VAN AANBESTEDING Datum: INKOOP/AANBESTEDING WERK/DIENST/LEVERING Aanbestedingsvorm: Onderwerp: ONDERNEMER
PRIJS
1 2 3 4 5 6 7 8
(op)leveringsdatum: Evaluatie werk: ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………
21
BIJLAGE VIII OFFERTENBELEID Het offerte-/aanbestedingstraject dient eenduidig, uniform en gestructureerd te zijn en moet niet meer afhankelijk zijn van de discipline van de betreffende medewerker. Er dienen duidelijke afspraken te zijn ten aanzien van het offerte-/aanbestedingen traject. GRS kan hierbij een ondersteunend middel zijn om dit traject te beheersen en te bewaken en de traceerbaarheid te verhogen. Wij kennen meerdere soorten offertes : 1. De vrije offertes die ons spontaan bereiken en dus eigenlijk een vorm van “reclame” zijn 2. De offertes op aanvraag/gericht aan één leverancier/dienstverlener 3. De offertes/aanbestedingen gericht aan meerder leveranciers/dienstverleners waarop de officiële openingsprocedure van toepassing is 4. De aanbesteding waarbij de offertes op een van te voren bepaald tijdstip geopend worden in het bijzijn van de indieners. 1. De vrije offertes die ons spontaan bereiken en dus eigenlijk een vorm van “reclame” zijn : deze offertes worden door ICT&Facilitair behandeld als zijnde reclame. De offertes worden niet geregistreerd en vinden gewoon hun weg “naamloos” in de organisatie. Mocht een offerte op enig moment leiden tot een opdracht/bestelling dan is de behandelaar vanzelfsprekend verantwoordelijk voor aanlevering bij ICT&Facilitair waar een en ander op correcte wijze dient te worden geregistreerd in GRS. Waarna het traject vervolgens vastligt, gevolgd kan worden en traceerbaar is. 2. De offertes op aanvraag/gericht aan één leverancier/dienstverlener : De behandelaar is verantwoordelijk voor een correcte offerteaanvraag. Tevens is hij/zij verantwoordelijk voor het op de gebruikelijke wijze aanbieden van deze offerteaanvraag bij ICT&Facilitair, waar een en ander in GRS geregistreerd en verstuurd dient te worden. De offerteaanvraag zal aanleiding zijn voor de leverancier/dienstverlener om een offerte in te dienen. Deze offerte wordt ontvangen bij ICT&Facilitair en geregistreerd (“bijgeboekt”) bij de oorspronkelijke offerteaanvraag. Indien de offerte op andere wijze de organisatie binnen komt draagt de ontvanger de verantwoordelijkheid om de offerte bij ICT&Facilitair aan te bieden ter registratie in GRS. Na registratie gaat de offerte naar de behandelende afdeling waar ze verder in behandeling wordt genomen. Alleen op deze wijze kunnen wij sluitend krijgen of de offerte al dan niet is ontvangen en of er al dan niet actie ondernomen moet worden. Het is heel goed mogelijk om een “template” in te richten in GRS, zodat wij te allen tijde een overzicht kunnen krijgen over uitstaande, openstaande en/of afgehandelde offerteaanvragen. Het minimum bedrag waarbij deze procedure wordt gevolgd is € 2.500,In de huidige situatie wordt dit ook gehanteerd om niet te “verstikken” in procedures en het juiste en afgewogen afbreukrisico te hanteren. 3. De offertes/aanbestedingen gericht aan meerdere leveranciers/dienstverleners waarop de officiële openingsprocedure van toepassing is: De behandelaar is verantwoordelijke voor een correcte offerteaanvraag. In de offerteaanvraag wordt vermeld: de uiterste dag en uur waarop de offerte binnen moet zijn (niet per email); dat voor het indienen van de offerte aanvraag verplicht gebruik dient gemaakt te worden van de meezonden antwoordenvelop; het tijdtip waarop de ingediende offertes geopend worden; dat tot dat tijdstip de offertes in de gesloten antwoord enveloppe bewaard worden. Hiervoor wordt een standaard tekst opgesteld.
22
Tevens is de behandelaar verantwoordelijk voor het op correcte wijze aanbieden van deze offerteaanvraag bij ICT&Facilitair, waar een en ander op correcte wijze in GRS geregistreerd en verstuurd dient te worden. Bij de verzending van de aanvraag worden geadresseerde antwoordenveloppen bijgevoegd, waarmee de leverancier/dienstverlener zijn offerte/aanbieding dient aan te bieden. Op deze antwoordenveloppen wordt tevens het unieke registratienummer uit GRS vermeld, met de aanduiding A, B, C, D, etc. (al naar gelang het aantal aangeschreven aanbieders). Bij retourontvangst wordt deze antwoordenveloppe gesloten door ICT&Facilitair geregistreerd in GRS (bijvoorbeeld : aanbieding C ontvangen + datum, etc.). Na deze registratie gaan de ongeopende enveloppen vervolgens naar de behandelende afdeling. Daar worden zij bewaard tot het moment van officiële opening. Indien de offerte op andere wijze de organisatie binnen komt draagt de ontvanger de verantwoordelijkheid om de offerte bij ICT&Facilitair aan te bieden ter registratie. Wij weten op deze wijze op ieder gewenst moment welke offertes/aanbiedingen reeds zijn ontvangen en welke niet. Alleen op deze wijze kunnen wij sluitend krijgen of de offerte al dan niet is ontvangen en of er al dan niet actie moet worden ondernomen. Het is heel goed mogelijk om een “template” in te richten in GRS, zodat we altijd een overzicht kunnen houden over uitstaande, openstaande of afgehandelde offerteaanvragen. De antwoord enveloppen met de offertes worden op het van te voren vastgestelde tijdstip geopend door tenminste 2 personen. Hiervan wordt een procesverbaal opgemaakt. De seniormedewerker is aanwezig bij het open van de enveloppen samen met de behandelend ambtenaar en er wordt een procesverbaal van aanbesteding gemaakt die beide ondertekenen. In geval van offerteaanvraag door de senior, opent deze de enveloppen in bijzijn van afdelingshoofd. Het afdelingshoofd is bevoegd om voor de senior ook een andere ambtenaar aan te wijzen. 4. De aanbesteding waarbij de offertes op een van te voren bepaald tijdstip geopend worden in het bijzijn van de indieners: De behandelaar is verantwoordelijke voor een correcte offerteaanvraag. In de offerte aanvraag wordt vermeld: - de uiterste dag en uur waarop de offerte binnen moet zijn; - het tijdtip waarop de ingediende offertes geopend worden Tevens is de behandelaar verantwoordelijk voor het op correcte wijze aanbieden van deze offerteaanvraag bij ICT&Facilitair, waar een en ander op correcte wijze in GRS geregistreerd en verstuurd dient te worden. Bij de verzending van de aanvraag worden geadresseerde antwoordenveloppen bijgevoegd, waarmee de leverancier/dienstverlener zijn offerte/aanbieding dient aan te bieden. Op deze antwoordenveloppen wordt tevens het unieke registratienummer uit GRS vermeld, met de aanduiding A, B, C, D, etc. (al naar gelang het aantal aangeschreven aanbieders). Indien de verzending niet door de behandelaar plaats vindt, maar door een extern bureau, dan wordt een kopie van de offerte aanvraag ter registratie door de behandelaar aangeboden bij ICT&Facilitair De antwoord enveloppen met de offertes dienen voor het van te voren vastgestelde tijdstip in de daarvoor bestemde bus gedeponeerd te worden. Op het tijdstip worden zij geopend door geopend door tenminste 2 personen. Hiervan wordt een procesverbaal opgemaakt. Na het openen van de enveloppen worden de offertes ter registratie door de behandelaar aangeboden bij ICT&Facilitair Het is heel goed mogelijk om een “template” in te richten in GRS, zodat wij altijd een overzicht kunnen houden over uitstaande, openstaande of afgehandelde offerteaanvragen. Normaliter is bij deze procedure een vertegenwoordiger van een extern advies bureau aanwezig samen met de behandelend ambtenaar en er wordt een procesverbaal van aanbesteding gemaakt die beide ondertekenen. Mocht dit niet het geval zijn dan is de procedure zoals beschreven bij 3 van toepassing. Op deze wijze is het op relatief eenvoudige wijze mogelijk om het offerte-/aanbestedingen traject op eenduidige wijze onder controle te krijgen en te houden middels GRS.
23
