Kadernota inkoop & aanbesteding. Gemeente Haren

Kadernota inkoop & aanbesteding Gemeente Haren

28 november 2011

Inhoudsopgave 1

INLEIDING ............................................................................................................. 4 1.1 1.2 1.3 1.4

2

I NL EI DI NG .......................................................................................................... A AN L EI DI NG ........................................................................................................ D OE L ................................................................................................................ L E ES W IJ Z ER .......................................................................................................

“WAT VINDEN WIJ BELANG RIJK?” ........................................................................ 6 2.1 I NL EI DI NG .......................................................................................................... 2.2 R EC HT M A TI G EN E F FI CI ËN T I NKO P EN ....................................................................... 2.2.1 Rechtmat ig .................................................................................................. 2.2.2 Efficiënt ...................................................................................................... 2.2.3 Inkoopcoördinator ........................................................................................ 2.3 M AA TS CH AP PE L IJ K VE RA N T WO ORD O ND ERN E M EN ...................................................... 2.3.1 Duurzaam inkopen ....................................................................................... 2.3.2 Sociale Werkvoorzieningbedrijven ................................................................. 2.3.3 Lokaal voorkeursbeleid .................................................................................

3

6 6 6 6 6 7 7 8 9

“WAT IS INKOPEN?” .............................................................................................10 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

4

4 4 4 5

H E T IN KOO PP RO CE S ............................................................................................10 I NI TI Ë LE I NK OOP PR OC ES ......................................................................................10 O PER A TIO NE L E IN KOO P PRO CE S .............................................................................10 L E VE RI NGE N , DI EN S TEN , WE RK EN ..........................................................................11 A AN BE ST ED IN GS PRO CE S ......................................................................................11

“WAAR MOETEN WE AAN VOLDOEN?”..................................................................12 4.1 I NL EI DI NG .........................................................................................................12 4.2 A AN BE ST ED IN GS PRO CE DU R E S ...............................................................................12 4.2.1 Europees aanbesteden ................................................................................12 4.2.2 Nationaal aanbesteden ................................................................................13 4.2.3 Verschil openbare en niet-openbare procedure ..............................................13 4.2.4 Onderhands aanbest eden ............................................................................13 4.2.5 Inkoopvoorwaarden .....................................................................................14 4.2.6 Stappenplannen ..........................................................................................14 4.3 D RE M P EL B EDR AG EN B EP A LE N W E LK E A ANB E ST ED I N GS VOR M G E BRU IK T WOR D T ...............14 4.4 W AAR DE BE PA L IN G VA N EE N OP DR ACH T ...................................................................15 4.4.1 Percelenregeling en knipverbod ...................................................................15 4.4.2 Combinat ie opdracht ...................................................................................16 4.5 E URO PE ES AA NB ES TE DI NG SR ECH T .........................................................................16 4.5.1 Richtlijn 2004/18/EG en Bao ........................................................................16 4.5.2 EG-Verdrag ................................................................................................17 4.5.3 Common Procurement Vocabulary ................................................................17 4.6 N A TI ONA A L A AN BE ST ED IN GS RE CH T ........................................................................18 4.6.1 Aanbest edingswet .......................................................................................18 4.6.2 Algemene beginselen van behoorlijk bestuur .................................................18 4.6.3 Wet BIBOB .................................................................................................18 4.7 R E LA T IE M ET G E ME EN TE L IJ K BE L EI D .......................................................................19 4.7.1 Klimaat beleid ..............................................................................................19 4.7.2 Gemeentelijk arbeidsmarktbeleid ..................................................................19 4.7.3 Gemeentelijke integrit eit beleid .....................................................................19 4.7.4 Mandaatbesluit ...........................................................................................19

5

“HOE DOEN WE HET?” – HET INKOOPPROCES .....................................................20 5.1 I NL EI DI NG .........................................................................................................20 5.2 S E LE CT IE CR IT ER I A ..............................................................................................20 5.2.1 Eisen .........................................................................................................20 5.2.2 Op te nemen in aanbest edingsstukken ..........................................................21 5.2.3 Uitsluitinggronden .......................................................................................22 5.2.4 Eigen Verklaring en Verklaring Omtrent Gedrag .............................................22 5.3 G UNN ING CR IT ER IA ..............................................................................................23 5.3.1 Laagst e prijs ..............................................................................................23 5.3.2 EMVI .........................................................................................................23 5.3.3 Alcat el t ermijn ............................................................................................24 5.4 I NNO VA TI E F AA NB ES T ED EN ...................................................................................24 5.4.1 Bijlage 2B-Dienst en (Bao) ............................................................................24 5.4.2 Concessieovereenkomst voor diensten .........................................................25 5.4.3 Concurrentiegerichte dialoog .......................................................................25 5.4.4 Geïntegreerde contractvormen .....................................................................25 5.4.5 Onderhandelingsprocedure met en zonder voorafgaande bekendmaking ..........25 5.4.6 PPS ...........................................................................................................26 5.4.7 Prijsvraag...................................................................................................26 5.4.8 Raamovereenkomst .....................................................................................26 5.5 A AN BE ST ED IN G AA N SO CI A LE WE RK VOO RZ IE NI NG ......................................................26 5.6 H AR DH EI DS C LA US UL E - W ANN E ER MA G AF GE W EK E N WOR DE N V AN DE PRO CE DUR E S ? .......27 5.7 M EE T E N E ME N IN A AN BE S TE DI NGE N .......................................................................27 5.7.1 Aanbest edingsreglement voor werken, leveringen en diensten ........................27 5.7.2 Specificeren van de opdracht .......................................................................28 5.7.3 Inkoopvoorwaarden .....................................................................................29 5.8 C ON TR AC TV OR M EN .............................................................................................29 5.8.1 Cont ract enbeheer .......................................................................................29 5.8.2 Meer- minderwerk .......................................................................................30 5.8.3 Raamovereenkomst en .................................................................................30

6

“HOE DOEN WE HET?” – I NKOOPORGANISATIE ....................................................31 6.1 I NRI CH TE N IN KOO PO RGA N I S AT IE N A AR GE COÖ RD IN EE RD MOD E L ...................................31 6.1.1 Inkoopcoördinator .......................................................................................31 6.1.2 Beperken aant al (deel)budget houders ...........................................................31 6.1.3 Scholing bij de inkoop betrokken medewerkers ..............................................31 6.1.4 Opzetten Contractendatabank ......................................................................31 6.2 R EG ION A LE IN KOO PS A ME N WE RK ING .......................................................................32 6.3 H AN T ER EN V AN E EN S T AN D A ARD W ER KW IJ ZE ............................................................32 6.4 D OS SI ER VO R MI NG ...............................................................................................32 6.5 C O M MU NI CA T IE ..................................................................................................33 6.5.1 Publiceren ..................................................................................................33 6.5.2 Interne communicatie ..................................................................................34 6.5.3 Transparant handelen..................................................................................34 6.6 V ER AN T WOOR DE L IJ K HE DE N B INN EN H E T AA NB ES T E DIN GS PRO CE S ................................34

BIJLAGEN

1 1.1

Inleiding Inleiding

Deze Kadernot a bevat het beleid van de gemeente Haren met betrekking t ot inkoop en aanbesteding. Inkopen omvat alles waar een externe fact uur t egenover staat, aanbesteding is een onderdeel van het t otale inkoopproces. I n de Kadernot a worden de kaders en spelregels weergegeven voor inkopen en aanbesteden binnen de gemeente Haren. Verder worden in de Kadernot a de belangrijkst e aanbestedingsprocedures uitgelegd en zijn er stappenplannen gemaakt, die dienen als hulp bij aanb estedingen. Naast het uit werken van juridische voorschrift en is de Kadernot a dus ook bedoeld als prakt ische leidraad bij aanbestedingen. De Kadernota is algemeen bindend voor de hele gemeentelijke organisat ie. Voor inkopen die gedaan worden door, aan de gemeent e gelieerde organisaties of die door de raad zelf uit gezet worden, worden de eisen uit de Kadernota aanbevolen. De Kadernota is ‘sober en doelmatig’ van opzet: de nota geeft de minimale doelstellingen van het inkoopbeleid. Dit zijn de basisdoelen v an het inkoopbeleid. In de Kadernota wordt ook in hoofdlijnen ingegaan op de manier waarop de inkoop wordt uitgevoerd. De hoofdlijnen worden doorvert aald in een uitvoeringsprogramma. Deze wordt geschreven voor de periode 2012 – 2016. De t hema’s uit de Kadernota worden daarin nader gespecif iceerd. Met het uitvoeringsprogramma kunnen deze t hema’s een meer ambitieuze invulling krijgen in vergelijking met de minimale doelstellingen uit de Kadernota. 1.2

Aanleiding

Het vorige aanbestedingsbeleid is in 2006 opgeste ld. Dit was de eerste gemeentelijke inkoop en aanbest edingsnota met een gemeentebrede aanpak. I nmiddels zijn er dusdanig veel nieuwe ontwikkelingen dat het herschrijven van de not a nodig bleek. Er is in 2010 een evaluatie gedaan van de oude not a. Daarin ge const ateerde verbeterpunten zijn meegenomen in deze Kadernot a. Tevens zijn key players uit de gemeent elijke organisatie betrokken bij de het verbeteren van de nota. In de vorige not a was nog geen plaats en aandacht voor duurzaam inkopen, dit onderwerp is s amen met de meest e recent e wettelijke ontwikkelingen nu in de nota verwerkt. Bovenstaande heeft geresult eerd in deze Kadernot a inkoop- en aanbesteding. De Kadernota treedt per 1 januari 2012 in werking. Met de inwerkingtreding van deze Kadernota komt de nota inkoop- en aanbestedingsbeleid uit 2006 t e vervallen. 1.3

Doel

Het doel van deze Kadernot a is een rechtmat ig, efficiënt en maatschappelijk verantwoord inkoopbeleid vast te stellen. Hierbij is in de eerste plaats van belang dat we voldoen aan de weten regelgeving op alle relevante niveaus. De Kadernota zet uiteen hoe we dit bereiken, zowel inhoudelijk als organisat orisch. Ons doel is om personele en financiële middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten, zodat we doelmatig en doeltreffend inkopen. Daarnaast is het belangrijk dat de gemeent e – als publieke inst ant ie – op een transparant e manier handelt, zodat de burger weet waaraan het ‘publieke geld’ wordt best eed.

No t a i nk o o p & a a n b es t e d i ng

4 van 35

2 6- 1 0- 2 0 1 1

Met inwerkingtreding van deze nota heeft de gemeente de verplicht ing zich aan dit beleid te houden tegenover derden. De Kadernot a inkoop- en aanbest eding wordt na inwerkingtreding gepubliceerd en is voor alle burgers en rechtspersonen toegankelijk. 1.4

Leeswijzer

De Kadernota heeft 6 hoof dstukken. Na de inleiding wordt eerst nader ingegaan op de belangrijkste doelen en uit gangspunten ten aanzien van de inkoop. In hoofdst uk 3 wordt uit gelegd wat inkopen is. Waar we aan moeten voldoen, de wet - en regelgeving, wordt uit eengezet in hoof dstuk 4. Hoe we uitvoering geven aan de uit gangspunten, wetten en regels wordt voor het proces toegelicht in hoof dstuk 5, waarna hoofdstuk 6 de organisat ie van de inkoop toelicht.


5 van 35

2 6- 1 0- 2 0 1 1

2

“Wat vinden wij belangrijk?”

2.1

Inleiding

In de afgelopen jaren heeft de gemeente een aantal keren ternauwernood de rechtmatigheidtoets van de jaarrekening door de account ant doorstaan. De oorzaak hiervan lag in het feit dat er fout en geconstateerd zijn in de wijze van inkopen door de gemeentelijke organisatie ten opzichte van de geldende inkoopregels. Echter, deze fouten lagen net binnen de t oegest ane marge. Het belangrijkst e doel van het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid is dan ook het realiseren van een rechtmat ig en efficiënt inkoopbeleid dat transparant en goed uitvoerbaar is. Inkoop is een instrument dat nodig is om een groot aantal beleidsterreinen goed ten uitvoer te brengen. Het is daarom zaak dit goed af t e stemmen met de verschillende doelgroepen uit het gemeent elijke beleid. Met de paragraaf Maatschappelijk Verant woord O ndernemen (MVO) worden deze verbanden gelegd. MVO is daarmee een belangrijke peiler van het inkoop en aanbest edingsbeleid. 2.2 2.2.1

Rechtmatig en effi ciënt inkopen Rechtmat ig

De inkoop wordt zo ingericht dat deze rechtmatig is. Dit bet ekent dat de inkoop verloopt in overeenstemming met:  de Europese en nationale weten regelgeving op het gebied van inkoop; en  het gemeent elijk beleid. In de Kadernota is de Europese en nationale weten regelgeving opgenomen (hoofdstuk 4). Ook de relat ie met andere gemeent elijke beleidsterreinen wordt toegelicht, zoals in paragraaf 3.3. Om de inkoop rechtmat ig te doen verlopen, is het belangrijk dat het inkoopbeleid volledig geïmplement eerd wordt binnen de gemeente. Alleen door een goede implement atie worden de risico’s beperkt. Een goede implementat ie vraagt om het inrichten van een gedegen inkooporganisat ie, die een doelmat ig inkoopproces opzet en ondersteunt. 2.2.2

Efficiënt

Een efficiënt inkoopbeleid is beleid dat er zorg voor draagt dat de inkoop zo efficiënt mogelijk verloopt. Uitgangspunten hierbij zijn inkopen volgens een goed proces , gest andaardiseerd, waarbij we alleen inkopen wat we echt nodig hebben, ingekocht door degene die daart oe bevoegd zijn. Ook de gekozen aanbestedingsvorm dragen bij aan een efficiëntere inkoop. I n het uit voeringsprogramma wordt dit nader uitgewerkt. 2.2.3

Inkoopcoördinator

Zoals in de voorgaande paragrafen gesteld is, is het bereiken van het doel ‘ rechtmat ig en efficiënt inkopen’ de basis van het inkoopproces. Om deze doelst elling te halen is het noodzakelijk om het inkoopbeleid goed t e implementeren. Dit lukt niet zonder het aanstellen van een inkoopcoördinator. Het aanstellen van een coördinator is de eerst e stap in het realiseren van een doelmat ige, professionele inkooporganisatie.


6 van 35

2 6- 1 0- 2 0 1 1

De inkoopcoördinator heeft tot taak het opstellen en tot uitvoering brengen van een uitvoeringsprogramma om de kaders en doelen genoemd in deze Kadernot a tot uitvoering te brengen. Het uitvoeringsprogramma krijgt een looptijd tot 2016 waarin stapsgewijs wordt gekeken op welke wijze en wanneer de doelen geïmplementeerd kunnen wor den. Na 2016 wordt de gehele Kadernot a geëvalueerd en get oetst of de doelen zijn behaald. 2.3

Maatsch appelijk verantwoord ondernemen

Voor de gemeente is een van de belangrijkste uit gangspunten in haar inkoop- en aanbestedingsbeleid het Maatschappelijk Verant woord Ondernemen. Bij deze vorm van ondernemen wordt rekening gehouden met mensen (people), milieu (planet ) en economische prest aties (prof it). Dit zijn samen de 3 p’s, die bij inkoop en aanbesteding allen evenveel aandacht behoren t e krijgen. Door duurzaam in te kopen wordt er aan het milieu gedacht en op termijn ook aan de economie. Door sociale werkvoorzieningbedrijven opdrachten te laten uitvoeren, wordt ook rekening gehouden met de mensen. Daarnaast wordt de lokale economie gest imuleerd, door voor loka le leveranciers te kiezen. 2.3.1

Duurzaam inkopen

Bij duurzaam inkopen wordt in alle fasen van het inkoopproces rekening gehouden met milieu- en sociale aspecten. Bij milieuaspect en gaat het om het effect van een dienst, levering of werk op het milieu, bijvoor beeld door het gebruik van energie. Bij sociale aspecten gaat het bijvoorbeeld om kinderarbeid, mensenrechten en bevordering van de werkgelegenheid voor kansarme groepen op de arbeidsmarkt. We willen er naar t oe dat in 2015 alle inkoop duurzaam is, dat in alle aanbestedingen duurzaamheidaspecten worden meegenomen. Dit is samenwerking tussen de Kadernota inkoop en aanbest eding en de duurzaamheidambities van de gemeent e Haren. We beginnen met het t oepassen van de duurzaamheidcriteria die Agentschap NL heeft opgest eld in opdracht van het Rijk. Er zijn bijvoorbeeld duurzaamheidcriteria opgest eld voor het inkopen van papier, kantoormeubilair en groenvoorziening. Per product groep is er een uit gebreid crit eriadocument opgesteld. Deze document en zijn te vinden op de website: www. pianoo. nl/ dossiers/duurzaam-inkopen/crit eria. Op de websit e http:// www. agentschapnl. nl//nl/programmas-regelingen/act ualisat ies is van een aantal product groepen een geact ualiseerd criteriadocument t e vinden. Doordat de staatssecretaris aanpassingen overweegt in het instrument duurzaam inkopen worden deze geactualiseerde criteriadocument en voorlopig niet vast gest eld en gepubliceerd op www. pianoo. nl. Het is zaak voorlopig beide websit es te raadplegen bij gebruik van de criteriadocument en. De inkoopcoördinat or adviseert hierbij en houdt zicht op de ontwikkelingen. Bij iedere aanbesteding wordt naar deze duurzaamheidcrit eria gekeken en waar mogelijk worden deze t oegepast of gebruikt als referent ie. Daarnaast wordt bekeken of er naast de Agentschap NL criteria ook andere crit eria te stellen zijn (eigen kennis, markt onderzoek – advies duurzaamheidcoördinator). We hebben dus bij alle inkopen en aanbestedingen een inspanningsverplicht ing om duurzaamheidaspecten te onderzoeken en mee te nemen. Vanaf € 20.000,- voor leveringen en dienst en en vanaf € 75. 000,- voor werken is het verplicht duurzaamheidcriteria toe te passen, indien dit financieel gezien mogelijk is. Er wordt een uitzondering gemaakt als er sprake is van een onredelijke eis van Agent schap NL.


7 van 35

2 6- 1 0- 2 0 1 1

Als hier sprake van is, wordt schriftelijk aan het college van burgemeester en wethouders gemotiveerd waarom er van de duurzaamheidcriteria wordt af geweken of waarom ze niet worden toegepast – in de mot ivat ie worden mogelijk alternatieve criteria voorgest eld. Het College stelt de afwijking en eventuele alternat ieven in een besluit vast. Duurzaam inkopen kan leiden tot hogere aanschafkosten. Deze worden terugverdiend in de fasen daarna: gebruik en ontmanteling. Een duurzaam product gaat bijvoorbeeld langer mee, gebruikt minder energie en kent lage verwijderingskost en. Het tot aal van kosten in de gehele levensduur is de Total Cost of Ownership (TCO). Bij het werken met TCO past ook het gunnen op basis van de economis ch meest voordelige inschrijving (EMVI, zie paragraaf 5.2.2). We willen toe naar st andaard gebruik van TCO en EMVI in de aanbest eding, dit wordt uitgewerkt in het uit voeringsprogramma. Tot het zo ver is, wordt in geval van hogere aanschafkosten aandacht besteed aan de vraag of dit een rendabele invest ering is (kosteneff ectief). De investering moet (event ueel op langere t ermijn) geld opleveren. Zoals aangegeven werken we toe naar 100% duurzame inkoop in 2015. Er is dan geen inspanningsverplicht ing meer, ma ar een result aatverplicht ing: in elke inkoop en aanbesteding moet en duurzaamheidsaspecten opgenomen zijn. De verdere verduurzaming van de inkoop wordt verder uit gewerkt in het uitvoeringsprogramma. 2.3.2

Sociale Werkvoorzieningbedrijven

Wet Sociale Werkvoorziening Sociale werkvoorzieningbedrijven worden bijna altijd opgericht ter uitvoering van de Wet Sociale Werkvoorziening (WSW). De belangrijkste doelstelling van deze wet is het bieden van werk aan mensen die (nog) niet terecht kunnen op de gewone arbeidsmark t. Hierbij gaat het om personen die normaal gesproken geen werk kunnen vinden door een lichamelijke, psychische of verstandelijke handicap. Deze personen kunnen door de SW -bedrijven een baan krijgen onder aangepaste omstandigheden. De gemeente onderschrijf t deze doelst elling volledig, onder andere met het beleidsplan ‘Meedoen in Haren’ (zien paragraaf 4.7.2). Ook binnen de nieuwe inkoopkaders willen we mogelijkheden blijven bieden om werkzaamheden in te kopen bij een SW-bedrijf. De gemeent e Haren heeft samen met de gemeenten Hoogezand-Sappemeer en Slocht eren een samenwerkingsverband met T RIO: dit is een Gemeenschappelijke Regeling (GR). Dit betreft het Sociale Werkvoorzieningbedrijf (SW -bedrijf) van deze drie gemeenten. Werkzaamheden zoals het grasmaaien of het onderhoud van groen binnen de gemeent e kunnen met de GR worden aanbest eed bij het SW-bedrijf. Het verstrekken van opdracht en aan het SW-bedrijf is een vorm van quasi-inbesteden, er is geen sprake van aanbesteden. Voor aanbesteding van een opdracht a an SW-bedrijven, gelden andere richt lijnen. Er zijn drie verschillende mogelijkheden binnen het aanbestedingsrecht, respect ievelijk vallend onder Bijlage 2B-dienst, artikel 19 Bao 1 (Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten) en art ikel 26 Bao. Deze mogelijkheden worden nader omschreven in paragraaf 5.5.

1

Z i e v o o r e e n a fk or t in g e n- e n b e gr i p p e nl i js t b ij l a g e 3 bi j d ez e n o ta . H et Ba o is t e v i n d e n o p i n tr a n et .


8 van 35

2 6- 1 0- 2 0 1 1

Quasi-inbesteden Als de gemeent e een opdracht aan het SW-bedrijf uit best eedt, dan is er sprake van quasiinbest eden. Hierbij verleent de gemeente geen opdracht binnen de eigen organisatie, ma ar aan een verwant e instelling die een andere rechtspersoon is. Er is sprake van quasi 2 inbest eden als :  De gemeent e toezicht uitoefent op de verwante inst elling alsof het een eigen dienst betreft;  De verwant e instelling het merendeel van haar werkzaamhede n ten behoeve van de gemeenten, vallend onder de GR, verricht. Wordt aan beide criteria voldaan, dan is er sprake van quasi -inbesteden. Als vraag 2 met nee wordt beantwoord, betekent dit dat de verwant e instelling meer markt gericht kan werken en kan concurreren met andere ondernemingen. Dan is er geen sprake van quasiinbest eden. Zuiver inbesteden Zuiver inbesteden betekent dat de gemeent e een opdracht verleent aan een eigen dienst. Dit is bijvoorbeeld het geval als een medewerker groenvoorziening van de binnendienst een opdracht aan medewerkers van de buit endienst verleent voor groenonderhoud. Er is dan sprake van een opdracht binnen de eigen organisatie. Dit noemen we ook wel in-house opdrachtverlening. Hierbij is er geen sprake van aanbesteding. Richt lijn 2004/ 18/EG (zie hoofdstuk 4) is niet van t oepassing. 2.3.3

Lokaal voorkeursbeleid

De gemeent e Haren wil de lokale economie graag stimuleren en kiest daarom voor lokale leveranciers waar dit mogelijk is. Natuurlijk hebben alle leveranciers gelijke kansen. Lo kale leveranciers worden niet bevoordeeld, maar ook niet benadeeld. Offert es worden beoordeeld op basis van objectieve gunningcrit eria: dat de leverancier uit Groningen of uit Maastricht komt mag geen invloed hebben op de beoordeling. Maar de gemeente Haren streeft er wel naar om haar opdrachten voor zoveel mogelijk (kleine) part ijen toegankelijk t e maken binnen de mogelijkheden die het Bao hiervoor geeft. Er kan bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt van percelen binnen (Europese) aanbest edingen, zodat ook kleinere leveranciers zich voor een perceel kunnen inschrijven en er worden geen onnodig zware selectie- en gunningcriteria gebruikt. Bij een enkelvoudig onderhandse aanbesteding heeft het plaatsen van de opdracht bij een regionaal bedrijf de voorkeur, zodat de werkgelegenheid in de regio gest imuleerd wordt. Ook draagt het bij aan een duurzaam Haren: leveranciers uit de regio hebben een kortere reisafstand. Daarnaast kan bij specifieke aanbestedingen de voorkeur uit gaan naar leveranciers uit de regio Haren, bijvoorbeeld bij calamiteiten en onderhoudsopdrachten.

2

R ic ht l ij n 2 00 4 / 1 8/ EG , z i e h o o f ds t uk 4


9 van 35

2 6- 1 0- 2 0 1 1

3 3.1

“Wat is inkopen?” Het inkoopproces

Inkopen is alles waar een externe fact uur t egenover staat. Het inkoopproces best aat uit zeven fasen. HET INKOOPPROCES Aanbestedingsproces

Initiatie

Specificatie

Selectie

Contract

Initiële inkoop

Bestellen

Bewaken

Nazorg

Operationele inkoop

De eerst e vier fasen vormen samen de tact ische of init iële inkoop, hierin worden de voorwaarden gecreëerd om de volgende drie fasen te kunnen realiseren. De laat ste drie fasen vormen de operat ionele inkoop, in deze fasen wordt de inkoop uitgevoerd. Aanbest eden is het proces dat begint met het specificeren van het in t e kopen product en eindigt met het contract eren van een part ij. Het aanbest edingsproces is dus een onderdeel van het tot ale inkoopproces. 3.2

Initiële inkoopproces

1. Initiatie: in deze eerste fase wordt bepaald wat de daadwerkelijke inkoopbehoefte is. Hierbij wordt bepaald wat écht nodig is en welke ont wikkelingen er spelen op de markt. Analyseer alt ernatieven zoals zelfvoorziening en inbest eden. Soms kan er naar aanleiding van deze voorbereiding ook voor worden gekozen om helemaal niet in te kopen. 2. Specificati e: in de specif icat ief ase wordt bepaald wat er precies wordt ingekocht en aan welke eigenschappen de inkoop moet voldoen. De aanbest edingsvorm wordt gekozen en het Programma van Eisen met functionele, technische, logist iek e en/of onderhoudsspecif icat ies, de offert eaanvraag en het conceptcontract worden opgesteld. In deze fase wordt ook bepaald welke duurzaamheidaspecten en –crit eria meegenomen worden bij de inkoop. 3. Selectie: in de selectiefase worden offert es aangevraagd en beoordeeld; er worden één of meer partijen geselecteerd. 4. Contract: vervolgens wordt er met de geselect eerde part ij(en) onderhandeld over de leveringsvoorwaarden, waarna een contract wordt afgeslot en met de geselect eerde part ij. 3.3

Operationel e inkoopproces

1. Bestellen: in deze fase wordt de inkoopbestelling geplaatst. Deze fase vormt de start van de uitvoering van de opdracht, de start van de werkzaamheden.


1 0 v a n 35

2 6- 1 0- 2 0 1 1

2. Bewaken: de afspraken met de geselecteerde part ij worden bewaakt. Dit zijn bijvoorbeeld levertijden, het in acht nemen van duurzame aspecten, het accorderen van (deel)facturen en corrigeren van f out e bestellingen. Ook wordt het budget bewaakt. 3. Nazorg: in deze laatst e fase van het inkoopproces worden de eindafrekening, claims, klachten, meer-/minderwerk en creditf acturen afgehandeld. Het aanbest edingsdossier wordt afgerond en gearchiveerd en de prest aties van de geselect eerde partij worden gecontroleerd en geëvalueerd.

Vo o r be e l d : er w o r de n n ie u w e m u lt i f unc t i o ne l e p r i nt ers a a n ges c h a ft i n d e G e m ee n t e X . I n f as e 1 b e p a a l j e wa t de in k o op b eh o ef t e is : p ri n t ers dus . I n f as e 2 b e p a al j e w at er p r ec ies w o r dt i n g ek oc ht e n a a n we lk e e i ge n s c ha p p en d e i nk o o p m o e t v o l do e n : i n d i t v o or b e e l d wo r d en er 1 0 m u l ti f u nc t i o n el e pr i nt e rs a a ng es c h a ft m et e e n wa a r d e v a n € 5 0 .0 0 0 . H et g aa t hi e r o m e e n l ev e ri n g , d us de o p dr ac ht m o et m e erv o u d ig o n d er h a nds w o r de n a a nb es t e ed . J e s t el t e e n t ec h nis c h e o ms c hr ijv i n g v a n d e o p dr ac h t o p, h ie r i n s t aa n al l e eis e n d i e j e a a n d e p ri n t ers s t e l t. D a n n o di g j e m i n i m aa l 3 p ar t ij e n ui t o m e e n o ff e rt e u it t e br e n g en . I n dez e fas e b ep a a l j e ook o f e n z o ja w e lk e d u urz a a m h e idc r it er i a j e t o e p as t b ij d e a a nb es t e di n g ( e is e n a a n d e p a p i ers o or t , e e n l ev e ns du u r v a n m i ni m a a l 1 0 ja a r, etc .) . D a n v o l gt d e s el e ct i ef a s e : j e b e o or d e e lt d e a a n gev r a a gd e of f er t es (i n d i t v o o rb e e l d m i n i m a al 3) . N a ar a a n l e id i n g h ie rv a n s e l ec t e er j e é é n p a rt i j. V e rv ol g e ns g a je m e t d ez e p a rt i j o n d er h a n d el e n e n d a ar n a s l u it je h et c on tr a ct t o t l ev er i n g v a n de pr i n te rs a f. D e be s t el li n g w or d t n u ge p l a ats t , d us d e g ec o n tr ac t ee r d e p ar ti j k a n d e p r in t ers n u l ev er e n. J e b ew a a kt h et pr oc es , l a at al l es i n g oe d e b an e n l o p e n , h o u dt h et b u dg e t i n de g at e n en z or g t e rv oo r d a t d e op d r ac h t n e m e r z ic h a a n d e afs p rak e n ho u d t. In d ez e f as e k u n ne n o ok a l ( d ee l )f ac t ur e n b e t aa l d w or d e n . Da n v ol g t d e l a a ts t e f as e: d e n az or g. H i er w or d e n m ee r / mi n d er w erk , d e ei n d af r ek e ni n g e n h et a an b es t e di n gs d o s s i er a f g e h an d e l d.

3.4

Leveringen, diensten, werken

Bij inkopen en aanbesteden hebben we te maken met leveringen, diensten en werken. De aanschaf van dienstauto’s of bureaust oelen is een voorbeeld van een levering. Het inhuren van een jurist betreft het aanbest eden van een dienst. Bij werken gaat het bijvoorbeeld om het slopen van een gebouw. De cat egorie waarin een opdracht valt bepaalt aan welke regels moet worden voldaan (hoof dstuk 4). 3.5

Aanbestedingspro ces

Zoals beschreven in paragraaf 3.1 is het aanbestedingsproces een onderdeel van het tot ale inkoopproces. Het begint met het s pecificeren van de vraag en eindigt met het contracteren van een partij die aan deze vraag kan voldoen. In het aanbestedingsproces worden de eisen en wensen van de gemeente omgezet in eisen en wensen aan de leverancier en aan het product of de dienst die gevraagd wordt. Er zijn verschillende procedures die doorlopen kunnen worden in het aanbestedingsproces. Alle procedures worden gekenmerkt door verschillende regels waaraan voldaan moet worden, bepaald door Europese, nat ionale en lokale regelgeving. Dit w ordt nader uitgewerkt in hoofdstuk 4. In hoofdst uk 5 wordt nader ingegaan op het omzetten van eisen en wensen van de gemeente in eisen en wensen aan leverancier, product of dienst: ‘het opst ellen van selectie- en gunningcriteria’.


1 1 v a n 35

2 6- 1 0- 2 0 1 1

4

“Waar moeten we aan voldoen?”

4.1

Inleiding

Het is belangrijk om t e weten aan welke regels moet worden voldaan bij inkopen en aanbesteden. Vooral voor het aanbestedingsproces zijn in Europese, nationale en lokale wetgeving verschillende regels vastgelegd. In paragraaf 4.2 worden de verschillende procedures voor het aanbest eden besproken. Wanneer welke procedure moet worden gebruikt, wordt bepaald door drempelbedragen. Deze bedragen en de manier waarop de waarde van een aanbesteding wordt bepaald, worden besproken in paragraaf 4.3 en 4. 4. Vanaf paragraaf 4. 5 wordt de belangrijkste Europese en nationale aanbestedingswet geving uit gelegd. Paragraaf 4. 7 behandelt de relat ie t ussen het inkoopbeleid en het overige gemeentelijk beleid. 4.2

Aanbestedingspro cedures Aa nb es t ed i ngs pr oc ed ur es

Eur op e es a a nb es t ed en

O pe nb aar : z on der v oor af ga an de s el ec t i e

4.2.1

N i et - op en b aar : me t v oor af ga an de s el ec t i e

N at i on aa l a an bes t e de n

O pe nb aar : z on der v oor af ga an de s el ec t i e

N i et - op en b aar : me t v oor af ga an de s el ec t i e

O nd er h an ds aa nb es t ed en

Me er v o ud i g

I n nov at ie f aa nb es t ed en

Enk e lv o ud i g

Europees aanbesteden

De Europese procedure wordt gevolgd als de opdracht een waarde heeft die gelijk is aan of grot er is dan het Europese drempelbedrag. Hierbij is de Europese regelgeving van toepassing: Regeling 2004/18/EG en het EG-Verdrag. Deze regelgeving wordt nader toegelicht in paragraaf 4. 5. Er is een onderscheid tussen de Europese openbare procedure en de Europese niet-openbare procedure met voorselect ie. De Europese openbare procedure De aanbesteding wordt in heel Europa gepubliceerd en iedere Europese partij kan op de opdracht inschrijven. De selectie en gunning worden in één fase gedaan. Uit gangspunt is dat er minimaal vijf part ijen inschrijven. De Europese niet-openbare procedure met voorafgaande select ie In deze procedure worden de selectie en de gunning behandeld in twee verschillende fasen. De eerst e fase (selectie) wordt Europees gepubliceerd. Part ijen die voldoen aan de selectiecriteria kunnen als gegadigde verzoeken om deel te mogen nemen aan de aanbesteding. De gegadigden die de hoogst e score halen in de eerste f ase, worden geselecteerd voor de volgende f ase, de gunning. Uit gangspunt is dat er minimaal vijf gegadigden worden uitgenodigd voor de gunningfase.


1 2 v a n 35

2 6- 1 0- 2 0 1 1

4.2.2

Nationaal aanbesteden

De nationale procedure wordt gevolgd als de opdracht ee n waarde heeft die gelijk is aan of grot er is dan het nationale drempelbedrag. Ook hierbij zijn de beginselen uit het EG -Verdrag 3 en de Regeling 2004/18/EG van toepassing. Bij werken geldt ook het ARW 2005 , zie paragraaf 4.6. 4. Er is, net als bij Europese aanbest edingen, een onderscheid tussen de nat ionale openbare procedure en de nationale niet-openbare procedure met voorselect ie. De nationale openbare procedure De aanbesteding wordt gepubliceerd en iedere part ij kan op de opdracht inschrijven. De selectie- en gunning wordt in één f ase gedaan. Uitgangspunt is dat er minimaal vijf part ijen inschrijven. De nationale niet -openbare procedure met voorafgaande select ie Deze procedure kent twee f asen: de select ief ase en de gunningfase. De eerst e fase wordt gepubliceerd, partijen die voldoen aan de selectiecrit eria kunnen als gegadigde verzoeken om deel te mogen nemen aan de aanbesteding. De gegadigden die de hoogst e score halen in de eerst e fase, worden geselecteerd voor de volgende fase, de gunning. Uitgangspunt is dat er minimaal vijf gegadigden worden uit genodigd voor de gunningf ase. 4.2.3

Verschil openbare en niet-openbare procedure

Vo r m

Op e n b ar e p r oc ed u r e

Ni e t- o p e nb a r e pr oc e d ur e m et v o or a fg a a n d e s e l ec t i e

Du ur va n d e pr oc e d ur e

Ci rc a 8 w ek en

Ci rc a 1 6 w ek e n

W an n e er w el k e vo r m?

Bi j m ark t m e t ov e rz ic h t el i jk e n be p e rk t a a nt a l p a rt i j en , s t a n d aa r d p r od uc t e n

Bi j m ark t m e t g r oo t a a n t al p ar ti j e n , m a at w erk

Ro nd e s

1

2

De e ln a m e

Ie d e re e n m a g i ns c hr i jv e n

Ie d e re e n m a g ‘v erz o ek e n d e e l t e n e m e n’ : d e a an b es t ed e n d e d i e ns t k i es t u it w i e m o g e n i ns c hr i jv e n

4.2.4

Onderhands aanbest eden

De onderhandse procedure wordt gevolgd als de opdracht een waarde heeft die gelijk is aan of groter is dan het drempelbedrag voor onderhandse aanbest edingen. De beginselen uit het EG-Verdrag is van t oepass ing en het Bao kan van toepassing worden verklaard. Daarnaast is het aanbest edingsbeleid van de gemeent e van toepassing. Er zijn twee vormen van onderhandse aanbest eding. De meervoudig onderhandse procedure Hierbij worden minimaal drie part ijen uit genodigd om een off erte uit te brengen aan de gemeente. De enkelvoudig onderhandse procedure Hierbij wordt één part ij uit genodigd om een off erte uit te brengen aan de gemeent e. Deze part ij voert de opdracht uit. Eigenlijk is hierbij geen sprake van aanbesteding. De enkelvoudige procedure wordt gebruikt als een meervoudige aanbestedingsprocedure naar verhouding t e veel t ijd en kosten met zich meebrengt. 3

Z i e v o o r e e n a fk or t in g e n- e n b e gr i p p e nl i js t b ij l a g e 3 bi j d ez e n o ta .


1 3 v a n 35

2 6- 1 0- 2 0 1 1

Wanneer via de enkelvoudige onderhandse procedure vaak samen gewerkt wordt met dezelf de leverancier, dan is het raadzaam met een streekproef marktconf ormiteit aan te tonen. Deze st eekproef is de eigen verantwoordelijkheid van de budget houder. Marktconformit eit blijkt bijvoorbeeld uit het doen van een prijsvergelijking met andere leveranciers. De inkoopcoördinat or houdt oog op vaak t erugkerende samenwerkingen met leveranciers, dit wordt nader uitgewerkt in het uitvoeringsprogramma. 4.2.5

Inkoopvoorwaarden

De inkoopvoorwaarden van de gemeente Haren worden al tijd van t oepassing verklaard bij inkopen en aanbestedingen zowel regionaal als nat ionaal en Europees. De inkoopvoorwaarden zijn te vinden in bijlage 1 van deze not a en op de website van de gemeente. Vooral bij enkelvoudige onderhandse aanbestedingen zijn de inkoopvoorwaarden van groot belang, aangezien er verder in dit aanbestedingsproces geen ruimte is om voorwaarden te stellen. De inkoopvoorwaarden worden nader toegelicht in paragraaf 5.7. 3. 4.2.6

Stappenplannen

In bijlage 2 zijn de st appenplannen van de hierboven beschreven aanbest edingsprocedures opgenomen. Hierin wordt duidelijk welke stappen gezet moet en worden per aanbestedingsvorm. In de st appenplannen staat ook aangegeven welke termijnen gelden bij iedere aanbest edingsvorm. Deze t ermijnen zijn ook terug te vinden in het Bao. 4.3

Drempelbed ragen bep alen welke aanbestedi ngsvorm geb ruikt wordt

Iedere twee jaar st elt de Europese Commissie nieuwe drempelbedragen vast voor de Europese aanbesteding. De meest act uele Europese drempelbedragen zijn alt ijd te vinden op: htt p://www.pianoo.nl/regelgeving/drempelwaarden. Opdrachten met een waarde die gelijk is aan of hoger is dan het Europese drempelbedrag, worden volgens de Europese aanbestedingsregels aanbest eed. Beneden de Europese drempelbedragen zijn de drempelbedragen voor de nationale (niet -) openbare (met voorselectie) en meervoudig en enkelvoudig onderhandse drempelbedragen van de gemeente Haren van t oepassing. 4

De gemeent elijke drempelbedragen exclusi ef btw :

4

L ev e ri n ge n en D i en s t en

W er k en

Enk e lv o u di g o nd e r ha n ds e aa n b es te d i n g

€ 0 – 2 0 . 00 0

€ 0 – 7 5 . 00 0

M e erv o u d ig o n d er h a nds e a a nb es t e di n g

€ 2 0 . 0 00 – 1 0 0 . 00 0

€ 7 5 . 0 00 – 5 0 0 . 00 0

Na t io n a a l o p e n b ar e e n ni e t - o p e n b ar e a a nb es t e di n g

€ 1 0 0 . 00 0 – 1 9 3 .0 0 0

€ 5 0 0 . 00 0 – 4 . 8 45 . 0 0 0

Eu r o pes e o p en b a re e n n i et - o pe n b a re a a nb es t e di n g

> € 1 93 . 0 0 0

> € 4. 8 4 5 .0 0 0

I n 20 1 2 w or d t h e t E ur o p es e d re m p e l b e dr a g o p n i e uw v as tg es t e ld . N a 2 0 1 2 d i e n e n d e d r e m p el b e dr a g e n

g ec on tr o l e er d t e w or d e n op w ww . pi a n o o. n l .


1 4 v a n 35

2 6- 1 0- 2 0 1 1

4.4

Waardeb epaling van een opdracht

Om te bepalen welke aanbest edingsprocedure gevolgd moet worden, wordt de tot ale waarde van de opdracht geraamd, exclusief btw, volgens art ikel 9 van het Bao. Bij de raming wordt rekening gehouden met het geraamde totaalbedrag, met inbegrip van event uele opt ies en verlengingen van het contract. De startnotit ie is hierbij belangrijk: door middel van het invullen hiervan, kan de waarde van de opdracht bepaald worden. Het is verplicht deze not itie in t e vullen vanaf de nationale procedure. De st artnotit ie is opgenomen in bijlage 7. Bij vragen of onduidelijkheden is het raadzaam de inkoopcoördinator te raadplegen. In ge e n g e v al m a g e e n o pd ra c ht w or d e n g e sp li t st o f op on j ui s te w ijz e w or d en g er a a md om d e a an b e st e di n g sr e ge l s t e o nt d ui k e n.

Het heeft de voorkeur bij alle aanbestedingen TCO toe te passen, zoals ook beschreven is in paragraaf 2.3. 1, de t otale kosten van het product tijdens de gehele levensduur. De duurzaamheidcoördinat or kan adviseren over de berekening van deze kost en. Vo or b e el d w a ar de b e p al in g va n ee n o p dr a c ht He t c o n tr ac t v o or d e i nz a m e li n g v a n h et h uis h o u d el i jk a f v a l d u ur t n o g e e n ja a r, d e g e m e e nt e m o et nu k ijk e n w a t d e h u i d i ge to t a l e k os te n ( ex c l us ie f B T W) z i j n o p j a ar b as is v o or h et i nz a m e l e n v a n h et h uis h o u d e li jk a fv a l. D i t b l ijk t € 8 0 . 00 0 p er j a a r t e z i j n, he t g a at h ie r o m e e n d i e ns t . D e g e m e e nt e w i l gr a a g e e n m e er j ar e nc o n tr ac t a fs l u it e n v o or d e afv a l i nz a m e l i n g v o or 3 j ar e n m et 1 o p ti e j a ar . B ij h et b ep a l e n v a n d e o mv a n g v a n d e o p dr ac h t wo r dt hi e r u i tg e g a a n v a n 4 j ar e n ( d e c o n tr ac td u u r + d e v er l e n gi n g ). H e t b e dr a g v a n €8 0 . 0 00 p er ja a r w or d t v er m e n i gv ul d i g d m e t 4: d e t ot a l e w a ar d e v a n de o p dr ac ht is d a n € 3 20 . 0 0 0. H e t E ur o p es e d re m p e l b e dr a g v o o r d i ens t e n is € 1 9 3 . 00 0 , d us d ez e o p dr ac ht m o et Eu r o pe es wo r de n a a nb es t e ed .

4.4.1

Percelenregeling en knipverbod

Het Bao staat toe dat percelen met een geraamde tot ale waarde (exclusief btw) kleiner dan € 80. 000,- voor dienst en en leveringen en kleiner dan € 1.000. 000,- voor werken zijn vrijgesteld van Europees aanbesteden, mits het totale bedrag van die percelen kleiner is dan 20% van de tot ale opdracht waarde van alle percelen binnen de aanbest ed ing. (artikel 9, lid 8 Bao). Dit houdt in dat de gemeente binnen een Europese aanbest eding een perceel (of meerdere percelen) tot € 80. 000,- of € 1.000. 000,- buiten de aanbesteding mag lat en en onderhands (afhankelijk van bedrag enkel- of meervoudig) mag gunnen.


1 5 v a n 35

2 6- 1 0- 2 0 1 1

Sc h e m at i s ch vo or b e el d

Percelenregeling opdracht nieuwbouw

30%

Perceel 1 Perceel 2

50%

10% 10%

Perceel 3 Perceel 4

In d it v o or b e el d is d e v e r d el i n g i n p e rc en t a g es v a n e e n ov er h e i ds o p d rac h t v o o r we rk e n w ee r g eg ev e n . De a an b es t e di n gs o p dr ac ht is d e n i e uw b o uw v a n e e n M i n is t e ri e . D ez e o p dr ac h t o mv a t 4 p e rc el e n : h e t gr o o ts t e pe rc e el is p erc e e l 1 , d i t is de b o uw v a n h et M i ni s te r ie , v oo r € 2 . 4 22 . 5 0 0. P e rc e e l 2 is d e a a ns c h a f v a n h et m e ub i l a ir v o o r h e t n i e uw e g e b o uw , v o o r € 1. 4 5 3 .5 0 0 . P erc e e l 3 is h et o nt w er p e n v a n h e t M i n is t e ri e d oo r e e n a rc h it ec t v o or € 4 84 . 5 0 0 e n p erc e e l 4 b es t a at u it d e e l ek t ris c h e i ns t a ll a ti e v a n h e t g e b o uw , ev e n e ens v o or €4 8 4 . 5 00 . P erc e e l 1 b et re ft e e n w erk , p erc e e l 2 e en l ev er i ng , p erc e e l 3 ee n di e ns t e n pe rc e el 4 e e n w erk . In t ot a a l h e ef t d e o pd r ac ht e en w a a rd e v a n € 4 .8 4 5 . 0 00 d it is h e t E ur o p es e dr e m p e l b ed r a g v o or we rk en , d us d e o p dr ac h t m o e t E ur o p e es wo r d en a a n bes t e e d. O m d at d ez e a a n b es t e d i ng u it v ers c h i ll e n d e o p dr ac h t e n b es t a a t (w e rk e n , l ev er i n g e n e n d i e ns te n ) b e p a al t h e t h o o f dv o o rw er p v a n d e ov er e e nk o ms t o n de r w elk r e g i m e d e o pd r ac ht v al t . I n d it g ev a l h e e ft d e o p dr ac h t v o or w er k e n d e gr o o ts t e w a ar d e ( p erc e e l 1 en 4) , d us d e a a n b es t e d in g v a lt o nd e r d e r e g els v o or w erk e n . O m da t bi j o p dr ac ht e n v oo r w erk e n d e p erc e le n d ie b ui t e n d e aa n b e s te d i n g m o g e n w or d e n g e h o u d en e e n m ax i m al e w a ar d e v an € 1. 0 0 0 .0 0 0 m o g en o mv at t e n e n ni et m e er d a n 2 0 % v a n de t ot a l e o p dr ac h t m o g e n z i j n, m o ge n d e arc h i t ec t en d e e l ek t r is c h e i ns t a ll at i e bu i t en d e a a n b es t e d i n g wo r d en g e ho u d e n . Dez e p erc e l en k u n ne n d us o n d er h a n ds wo r d e n g e g u n d a a n e e n ( l ok al e ) l ev er a nc ie r. O p d ez e m a n i er k an h et M KB ges t i m ul e e r d wo r d en . P erc e e l 1 e n 2 m o e t en w e l E ur o p e es w or d e n a a nb es t e e d, o m da t d e to t a le w a a rd e v a n d ez e o p d rac h t b ov en h et Eu r o pes e dr e m p e l be d r ag u itk o m t.

4.4.2

Combinat ie opdracht

Bij een samengest elde opdracht, die bestaat uit een werk en een dienst of een levering en een werk, bepaalt het onderwerp met de hoogste waarde onder welk regime de opdracht valt. Dus als een levering onderdeel uitmaakt van een werk en het werk de hoogste waarde vertegenwoordigt, geldt de drempelwaarde voor werken. 4.5

Europees aanbestedingsrecht

Het Europese aanbest edingsrecht best aat uit de Richt lijn voor aanbest eden, Richtlijn 2004/18/EG, en het EG-Verdrag van de Europese Unie. De beginselen hieruit zijn bij iedere aanbesteding van t oepassing. 4.5.1

Richtlijn 2004/18/EG en Bao

De Europese Unie heeft haar Lidst aten opgelegd om aanbestedingsopdrachten met een waarde gelijk aan of boven het Europese drempelbedrag 5 uit t e voeren volgens de Richt lijn 2004/18/EG. Deze Richtlijn zorgt ervoor dat overheidsopdrachten voor alle bedrijven die gevestigd zijn in de EU opengesteld worden. Nederland heeft de Richtlijn overgenomen in het Bao. Als er een Europese aanbest eding wordt uitgevoerd, worden de regels uit het Bao toegepast.

5

Z i e p a r ag r a af 4. 3 .


1 6 v a n 35

2 6- 1 0- 2 0 1 1

De basisbeginselen van het aanbestedingsrecht zijn vast gelegd in het Bao. Deze beginselen zijn altijd van toepassing. De gedachte hierachter is dat inkopen met openheid van zaken uit gevoerd wordt, aangezien aanbestedingen met publiek geld betaald worden. Daarnaast leidt een open markt tot meer concurrerende aanbiedingen. De basisbeginselen zijn:  Gelijke behand eling: de gemeent e Haren dient iedere ondernemer op gelijke wijze te behandelen. Er mogen geen discriminerende f actoren aanwezig zijn bij een aanbesteding waardoor de één meer kansen krijgt dan de ander.  Transparanti e: de gemeent e Haren handelt op een doorzicht ige wijze. Vooraf moet met een voor iedereen leesbare beschrijving duidelijk zijn wat er verwacht wordt.  Proportionaliteit: de gest elde eisen en crit eria moet en relevant en passend zijn en in verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht. Naast deze basisbeginselen staan ook de selectie- en gunningcriteria in het Bao, deze worden in hoofdstuk 5 nader uitgewerkt. 4.5.2

EG-Verdrag

Er zijn een aantal basisbeginselen uit het EG -Verdrag van toepassing bij alle inkopen en aanbestedingen van de gemeente Haren. Dit zijn:  Verbod van discriminat ie op grond van nat ionaliteit: de gemeente Har en mag geen onderscheid maken naar nationaliteit.  Verbod van kwantit atieve beperkingen: maatregelen die de hoeveelheid van t e importeren goederen in een Lidst aat beperken tussen de Lidst aten zijn verboden.  In de Europese Gemeenschap bestaat er een vrij verkeer van werknemers: iedere werknemer mag in andere Lidst aten van de Gemeenschap werken.  Vrijheid van vest iging: onderdanen van een Lidstaat mogen niet worden beperkt bij hun vestiging in andere Lidstat en.  Vrij verkeer van diensten: de dienstverlener, de -ontvanger en de dienst zelf mogen aan geen beperkingen worden onderworpen in de Gemeenschap. De ge m e e nt e H ar e n h a nd e lt bi j a l h a ar i n k op e n e n a a nb e s te d in g e n v ol g e n s d e a lg e m e n e b eg i ns e l en v an h et a a n b es t ed i ng s re c ht ui t h et B a o e n h et E G - V er dr ag .

4.5.3

Common Procurement Vocabulary

Om te bepalen of het bij een opdracht gaat om een dienst, levering of werk 6 best aat er een gemeenschappelijke woordenlijst van de EU: de Common Procurement Vocabulary (CPV). In de CPV zijn aan alle overheidsopdracht en codes toegekend, die voor iedere Lidst aat hetzelf de zijn. Bij Europese aanbest edingen passen we dit classif icat iesysteem toe. Het is zaak om in het CPV na te gaan in welke classif icat ie de beoogde aanbest eding valt. De classif icat ie bepaalt uit eindelijk welk drempelbedrag gehanteerd dient te worden. De act uele CPV is t e vinden op: http://www.pianoo.nl/pv_obj_cache/pv_obj_id_D117C884434578D410E33403A86952DAA549 1200/filename/eg-verordeningnr2132008.pdf

6

Z i e b i j la g e 3 v a n d e n ot a v oo r e e n a fk or t i ng e n - e n b e g ri p p en l i js t .


1 7 v a n 35

2 6- 1 0- 2 0 1 1

4.6

Nationaal aanbestedingsrecht

Bij aanbestedingen met een waarde onder het Europese drempelbedrag, geldt de landelijke aanbestedingswet geving. Daarnaast zijn de beginselen uit het EG -Verdrag en het Bao hier ook van t oepassing. NB: bij strijd tussen het Europese en het nationale recht gaat het Europese recht vóór het Nederlandse recht. 4.6.1

Aanbest edingswet

Het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en I nnovat ie werkt aan een Aanbest edingswet. Met de aanbestedingswet beoogt zij een duidelijk en eenvormig kader te bieden voor aanbesteden. Het is erop gericht dat de overheid op een transparant e en effectieve manier inkoopt tegen de best e prijs-kwalit eitverhouding. Daarbij is het belangrijk dat ondernemers een goede en eerlijke kans maken op een opdracht. In de aanbestedingswet worden maatregelen opgenomen die de totst andkoming van opt imale concurrent ie bevorderen, de last en van het aanbesteden verminderen, de aanbestedingspraktijk waar nodig uniformeren, en de klachtenafhandeling vergemakkelijken. Het wetsvoorst el biedt daarbij ruimte aan maat werk zodat opdrachtgevers kunnen inspelen op de diversiteit in de aanbestedingswereld en het innovat ievermogen van het bedrijfsleven opt imaal kunnen benutten. Naast de wet zullen er nadere regels volgen als aanvullend beleid. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) st elt samen met het Ministerie van Economische Z aken (EZ) richt snoeren op voor leveringen en diensten en een model voor unif orme inkoopvoorwaarden. Na inwerkingtreding van de Aanbestedingswet onderzoekt de inkoopcoördinator of deze Kadernota in overeenst emming is met de wet. 4.6.2

Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De gemeent e Haren handelt bij alle inkopen en aanbestedingen volgens de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Deze zijn te vinden in de Algemene wet bestuursrecht. 4.6.3

Wet BIBOB

Een instrument om de int egriteit van bedrijven te toetsen is de Wet Bevordering Int egriteit Beoordelingen door het Openbaar Bestuur (Wet BIBOB). Deze wet mag gebruikt worden bij aanbestedingen in de sectoren bouw, ICT en milieu. Het gaat hier om ext erne en interne int egriteit. De gemeent e kan aan het Bureau BIBOB van het Minist erie van Veiligheid en Justit ie een BIBOB advies vragen wanneer er t wijfel is over de integriteit van een gegadigde of inschrijver. Het advies is niet bindend, maar kan wel gebruikt worden om een gegadigde of inschrijver uit te sluit en van de aanbesteding. Als de gemeent e een advies aan Bureau BIBOB vraagt, moet dit al in de aanbestedingsstukken vermeld st aan. De standaardtekst die hiervoor wordt gebruikt is: “De gemeent e wenst bij de aanbestedingsprocedure gebruik te kunnen maken van de Wet Bevordering I ntegrit eit beoordelingen door het Openbaar Best uur (hierna: Wet BIBOB).”


1 8 v a n 35

2 6- 1 0- 2 0 1 1

Voordat advies wordt gevraagd bij Bureau BIBOB is hiervoor de goedkeuring van het College nodig. 4.7

Relatie met gemeentelijk bel eid

Een belangrijke rol van de inkoopcoördinator is het afst emmen van de diverse gemeentelijke beleidst erreinen met de Kadernota inkoop en aanbest eding. Soms gaat dit om het bewaken van administratieve aanpassingen als bij het mandaatbesluit en soms gaat het om inhoudelijke af stemming als bijvoorbeeld bij het klimaat beleid. De volgende paragrafen geven de belangrijkste beleidsnot ities die afgestemd zijn binnen de kaders en in het uitvoeringsprogramma verder meegenomen moeten worden. 4.7.1

Klimaat beleid

Tegelijk met het opst ellen van de Kadernota inkoop en aanbest eding is ook het klimaat beleid geëvalueerd en geactualiseerd. I n het geactualiseerde klimaatbeleid is als doel voor de gemeentelijke organisatie opgenomen om in 2015 klimaatneutraal te zijn. Duurzame inkoop is hiervoor essentieel. Voor de gehele gemeent e is als doel opgenomen om in 2030 de CO 2 uitstoot met 25% t e hebben gereduceerd ten opzichte van de uitst oot in 2009. Duurzame inkoop draagt bij aan het realiseren van deze doelstelling. 4.7.2

Gemeentelijk arbeidsmarktbeleid

In dit kader kennen we twee beleidsnot ities die een relat ie hebben met het inkopen en aanbesteden. Het Beleidsplan ‘Meedoen in Haren’ en de gemeentelijke regeling TRIO. In hoofdstuk twee wordt in het kader van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) al gerefereerd aan deze onderwerpen. Hierin wordt TRIO als voorbeeld genoemd om werkzaamheden aan t e besteden. De overeenkomsten met het beleidsplan ‘Meedoen in Haren’ zijn te vinden in het Social Return beleid dat gevoerd wordt. Social Ret urn betreft afspraken t ussen overheden en opdrachtnemers om meer werkplekken voor leerlingen, inst room van personen vanuit de Wet Sociale Werkvoorziening (WSW) en werklozen te realiseren. 4.7.3

Gemeentelijke integrit eit beleid

Op 8 september 2009 is de ‘G edragscode ambt elijke inte griteit’ vastgesteld door het College. Hierin st aan ondermeer regels met betrekking tot integrit eit. Het inkoop - en aanbestedingbeleid moet hier bij aansluiten. 4.7.4

Mandaatbesluit

Het ‘Algemeen Mandaatbesluit gemeent e Haren 2009’ is, na vastst elling door het College van burgemeest er en wethouders, per 30 juni 2009 in werking getreden. Het Mandaat besluit is van toepassing op alle inkopen van de Gemeente Haren. Vanuit het oogpunt van rechtmatigheid en integriteit zoals beschreven in dit inkoop- en aanbest edingbeleid, is het belangrijk dat het ‘Algemeen Mandaat besluit gemeente Haren 2009’ wordt nageleefd. Het ‘Algemeen Mandaat besluit gemeent e Haren 2009’ wordt na vaststelling van deze Kadernot a aangepast op de hierin t oegekende t ekenbevoegdheden


1 9 v a n 35

2 6- 1 0- 2 0 1 1

5

“Hoe doen we het?” – het inkoopproces

5.1

Inleiding

Voor het doorlopen van het inkoopproces gelden enerzijds de verplichtingen zoals opgenomen in hoof dstuk 4 en anderzijds voorschrift en en wensen vanuit de gemeent elijke organisat ie. Deze worden in de onderstaande paragrafen beschreven, aan de hand van selectie- en gunningcriteria. Belangrijk is om er in alle gevallen goed op te letten of de Bao bij een aanbest eding wel of niet verplicht toegepast moet worden. Geldt de Bao niet bij een bepaalde aanbestedingsprocedure, dan gelden ook de eisen niet waarbij geref ereerd wordt aan de Bao. Toepassen van de Bao is bijvoorbeeld niet verplicht voor meervoudig onderhandse aanbestedingen. Onder t echnische bekwaamheid worden een aant al bewijsmiddelen genoemd die de Bao opsomt. Deze zijn bij meervoudig onderhandse aanbest edingen niet verplicht maar kunnen wel gebruikt worden. 5.2

Selectiecriteri a

Met deze criteria toetst de gemeente of een gegadigde of inschrijver geschikt is om de opdracht uit te voeren. Hier gaat het om eisen waarmee het financiële en economische draagvlak en de t echnische en beroepsbekwaamheid worden getoet st. Ook de uitsluitinggronden horen bij de select iecriteria. Aan deze eisen moet de gegadigde of inschrijver ten minst e voldoen om deel t e mogen nemen aan de verdere procedure. I n de onderst aande paragrafen worden de gemeent elijke selectiecriteria nader uit gewerkt. Dit is een uitwerking van de wettelijke uitgangspunt en. 5.2.1 Er   

Eisen

zijn drie soorten eisen die gebruikt worden als select iecriteria: Eisen aan de t echnische en beroepsbekwaamheid; Eisen om het f inanciële en economische draagvlak aan te tonen; Eisen inzake de beroepsbevoegdheid.

Technische en beroepsbekwaamheid Artikel 49 Bao somt een aant al – niet limitat ieve – bewijsmiddelen op die de aanbest edende dienst mag vragen om de technische en beroepsbekwaamheid van de gegadigde of inschrijver aan te tonen:  Referenties voor werken die de afgelopen 5 jaren zijn verricht en voor leveringen of dienst en die de afgelopen 3 jaren zijn verricht. Bij het vragen van referent ies moet aangegeven worden wat onder ‘soortgelijke opdrachten’ wordt verstaan, zodat de gegadigde of inschrijver de juiste referent ies kan aanleveren.  Overzicht van het personeel: opleidingsniveau of een overzicht van het t otaal aantal personeelsleden en de personeelsleden die de opdracht uitvoeren.  De technische uitrust ing, dit laat zien dat de gegadigde of inschrijver de aard van de opdracht begrijpt.  Monst ers en andere onderzoeksresult aten, waaruit blijkt dat producten aan bepaalde specificat ies of normen beantwoorden.


2 0 v a n 35

2 6- 1 0- 2 0 1 1

Financiële en economische draagkracht Artikel 48 Bao st elt eisen op het gebied van financiële en economische draagkracht, deze eisen zijn gericht op het garanderen van de continuïteit van het bedrijf. Het is onwenselijk dat leveranciers in een te grote mat e van de gemeent e Haren afhankelijk zijn. Daarom is het uit gangspunt dat de omzet van de voorgaande 3 jaren die een leverancier bij de gemeent e realiseert, niet groter mag zijn dan gemiddeld 30% van zijn jaaromzet. Op deze manier voorkomen we dat een leverancier niet kan voortbestaan als de gemeente Haren – om wat voor reden dan ook – wegvalt als opdrachtgever. Daarnaast wordt de leverancier op deze manier gestimuleerd om zich te blijven ontwikkelen en te innoveren om andere potentiële o pdrachtgevers aan te kunnen trekken. Bewijsmiddelen om de draagkracht aan t e tonen zijn bewijsmiddelen over de omzet, solvabilit eit, liquiditeit en rentabilit eit van de leverancier. De bewijsmiddelen die artikel 48 Bao opnoemt zijn de volgende (niet limit atief):  Passende bankverklaring of bewijs van verzekering t egen beroepsrisico’s.  Balansen of balansuittreksels.  Verklaring betreff ende de tot ale omzet of de omzet van een specifieke bedrijfsact ivit eit over t en hoogst e de laatst e 3 beschikbare boekjaren. Beroepsbevoegdheid Door eisen te st ellen aan de beroepsbevoegdheid van de gegadigde of de inschrijver wil de gemeente vermijden dat een opdracht wordt uit gevoerd door een bedrijf of persoon die daartoe niet bevoegd is. Het Bao laat de invulling van deze e isen volledig open, voorbeelden zijn de bevoegdheid om asbest te verwijderen of een bewijs van inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Algemeen Artikel 44 tot en met 53 van het Bao bepalen welke selectiecriteria de aanbestedende dienst mag st ellen aan de gegadigden of inschrijvers om hun geschikt heid aan te tonen. Er st aan geen beperkingen in het Bao voor het stellen van selectiecriteria. Alle criteria moet en voldoen aan onderstaande uitgangspunten:  De eisen moeten object ief en eenduidig zijn;  Alle eisen moeten in verband staan met het voorwerp van de opdracht en in verhouding staan tot de opdracht;  De eisen moeten transparant zijn (dus bekendgemaakt in de aanbestedingsst ukken);  Voor alle gegadigden en inschrijvers worden dezelfde eisen gehant eerd. 5.2.2

Op te nemen in aanbest edingsstukken

In de aanbestedingsstukken wordt vermeld hoeveel gegadigden er minimaal worden uit genodigd en/of hoeveel er maximaal worden uitgenodigd en wat de select iecrit eria/ methodes zijn. Het Bao bepaalt hoeveel gegadigden er minim aal uitgenodigd moeten worden: bij de niet-openbare procedure met voorselectie is dit bijvoorbeeld 5. Als het aantal gegadigden dat voldoet aan de selectiecriteria lager is dan het minimumaantal, dan mag de procedure worden doorgezet door alle gegadigden d ie voldoen aan de select iecrit eria uit te nodigen om in te schrijven. De met hode van select eren mag de gemeent e zelf bepalen: door weging of door toekenning van punten. Deze met hode hoeft vooraf niet te worden vermeld in de aanbestedingsst ukken, maar dat is wel transparant.


2 1 v a n 35

2 6- 1 0- 2 0 1 1

Als er geen select iecrit eria gesteld worden of als er meer dan het gewenste aantal gegadigden voldoen aan de select iecrit eria, is het mogelijk om door lot ing het aant al gegadigden te beperken. De wijze van loting moet wel in de aanbest edingsstukken worden opgenomen. 5.2.3

Uitsluitinggronden

De uitsluitinggronden zijn bedoeld om niet integere bedrijven uit te sluiten van de aanbesteding. De wettelijke basis voor uitsluit ing ligt in art ikel 45 van het Bao. Er is een onderscheid tussen verplicht e en facult atieve uitsluit inggronden. Verplicht e uitsluit inggronden Hierbij gaat het om een onherroepelijke veroordeling van één van de volgende delicten: a. Deelname criminele organisaties; b. Omkoping van een ambtenaar; c. Valsheid in geschrifte; d. Fraude met EG subsidie; e. Omkoping van anderen dan ambt enaren; f. Witwassen. Als de gegadigde of inschrijver voor één van bovenstaande uitsluitinggronden onherroepelijk is veroordeeld, wordt hij uitgesloten van verdere deelname aan de aanbesteding. Facultatieve uitsluit inggronden Als hiervan sprake is mag de gegadigde of inschrijver worden uit gesloten van verdere deelname aan de aanbesteding: a. Faillissement; b. Faillissement aangevraagd; c. Onherroepelijk veroordeeld voor een delict in strijd met beroepsgedragsregels; d. Ernstige beroepsf out begaan; e. Sociale zekerheidsbijdragen niet bet aald; f. Belastingen niet betaald; g. Afgeven van valse verklaringen. Dit zijn gronden waarop uitsluit ing mogelijk is, maar niet verplicht. Als de gemeente deze gronden wil toepassen, moet zij dit duidelijk in de aanbestedingsst ukken vermelden. 5.2.4

Eigen Verklaring en Verklaring Omtrent Gedrag

De gemeent e mag geen andere uitsluit inggronden bedenken of toepassen dan de gronden die in het Bao staan. De gemeent e kan bij aanmelding of inschrijving van de gegadigde of inschrijver een eigen verklaring (zie bijlage 8) vragen. Hierin verklaart de gegadigde of inschrijver dat de toegepaste uitsluit inggronden niet op hem van toepassing zijn. Bij de selectie of gunning vraagt de gemeente naar bewijzen. Er zijn verschillende bewijzen waarmee de gegadigde of inschrijver kan aantonen dat de uitsluitinggronden niet op hem van toepassing zijn. Voor de verplichte uit sluit inggronden en de facultatieve uitsluit inggrond genoemd onder c best aat de Verklaring Omtrent G edrag (VOG) als bewijsmiddel. Deze verklaring wordt afgegeven door het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent Gedrag (COVOG) van het Ministerie van Veiligheid en Just itie.


2 2 v a n 35

2 6- 1 0- 2 0 1 1

Er best aat een VOG voor nat uurlijke personen en voor rechtspersonen, vaak gaat het bij een aanbesteding om rechtspersonen. Met een VOG kan een gegadigde of inschrijver bewijzen dat enkele uitsluitinggronden niet op hem van toepassing zijn. Hij bewijst dat hij:  Niet onherroepelijk is veroordeeld voor de verplichte uitsluitinggronden;  Niet onherroepelijk is veroordeeld voor een delict in strijd met de beroepsgedragsregels. Andere mogelijke bewijzen zijn een verklaring van de Belastingdienst of de Recht bank. 5.3

Gunningcriteria

Gunningcriteria gaan over de aanbieding. Met gunningcriteria worden de ingediende offertes beoordeeld. Voor het gunnen van de opdracht zijn er volgens art ikel 54 Bao twee soort en gunningcriteria: laagste prijs en economisch meest voordelige inschrijving (hierna: EMVI). Aan de hand van deze criteria wordt de offerte get oetst, of wel puur op het crit erium prijs (‘laagste prijs’) of op de prijs/kwalit eit -verhouding (‘EMVI’). Selectiecriteria mogen nooit als gunningcriteria gebruikt worden. 5.3.1

Laagst e prijs

Bij het gunnen op laagst e prijs is het enige crit erium de prijs van de aanbieding. Hier bij moeten de specificaties zo duidelijk zijn dat achteraf geen int erpret atieverschillen kunnen ontstaan die leiden tot meerwerk. Als de prijzen van alle inschrijvers hoger zijn dan de raming van de gemeente, kan deze de inschrijvingen als onaanvaardbaar a anmerken en de procedure vervolgen met de onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking (zie paragraaf 5. 3.5). 5.3.2

EMVI

Bij het gunnen op EMVI worden er een aantal subgunningcriteria opgest eld. Aan deze criteria worden punten of percent ages toegekend, die allemaal een bepaalde wegingsfact or hebben. Bij subgunningcriteria kan – naast de prijs – gedacht worden aan kwaliteit, levertijd, milieukeurmerken, service en onderhoud, duurzaamheid etc. De wet st elt geen beperkingen aan het gebruik van het aant al en de soort subgunningcriteria. De criteria moeten wel betrekking hebben op de opdracht. De gunningcrit eria moeten transparant zijn, dit houdt bijvoorbeeld in dat ook subcrit eria vooraf bekend moet en zijn. Ook moet en de crit eria objectief, proport ioneel en voor alle gegadigden en inschrijvers hetzelf de zijn. De gemeent e vermeldt het relatieve gewi cht (wegingfactoren: getal, percent age etc.) dat wordt toegekend aan elk van de gekozen crit eria in het bestek of het beschrijvend document. Hoe de gemeent e de crit eria beoordeelt hoeft (nog) niet gepubliceerd t e worden. Er zijn 3 algemene met hoden voor de beoordeling/weging bij een EMVI:  Punt enmethodiek: kwalit eit en prijs worden uit gedrukt in punten en opget eld; de hoogste score wint.  Euro-methode: kwaliteit wordt vert aald naar Euro’s en in mindering gebracht op of bijgeteld bij de prijs.  Waarde/prijs met hode: het behaalde aant al punten wordt door de prijs gedeeld.


2 3 v a n 35

2 6- 1 0- 2 0 1 1

We streven ernaar om in 2016 in principe alleen nog met EMVI t e werken of met een innovatieve m ethode die, zoals EMVI, ‘gunnen op waarde’ als uit gangspunt heeft. De laagst e prijs methode wordt dan alleen nog in uitzonderingen gebruikt, na goedkeuring van de inkoopcoördinat or. In het uitvoeringsprogramma wordt dit nader uitgewerkt. 5.3.3

Alcat el t ermijn

Bij de gunning van de opdracht houdt de gemeente rekening met de Alcat el t ermijn (stand still-termijn). Dit is de termijn tussen de gunningbeslissing en het sluit en van het contract. De gemeent e heeft het voornemen tot gunning van de opdracht De winnende partij krijgt een (voorlopige) gunningbrief, met het voornemen tot gunning. De andere inschrijvers ont vangen een afwijzingbrief, waarin de gemeente een voldoende gemot iveerde uit leg over de redenen van haar beslissing geeft. In deze brief worden in ieder geval de reden van afwijzing en de naam van de partij die de opdracht gaat uitvoeren vermeld. De andere inschrijvers hebben 15 dagen de t ijd om bezwaar in te dienen t egen het voornemen tot gunning. Als er geen bezwaren worden gemaakt gaat de gemeente na deze 15 dagen over tot gunning. Als er wel bezwaar wordt gemaakt, loopt de aanbestedingsprocedure vertraging op. Als een inschrijver bezwaar aant ekent en gelijk krijgt van de recht er, dan heeft dit gevolgen voor de aanbesteding. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat de opdracht opnieuw moet worden aanbesteed of dat de offertes opnieuw moeten worden beoordeeld of de beoordelingmethode moet worden aangepast. Ook kan de rechter bepalen dat de inschrijver recht heeft op een schadevergoeding van de gemeente. Vanaf 2010 is de Wet implement atie rechtsbeschermingricht lijnen aanbest eden (hierna: Wira) van kracht. Deze wet zorgt ervoor dat onwettig gegunde opdrachten door de rechter kunnen worden vernietigd. Van een onwett ig gegunde opdracht is bijvoorbeeld sprake als een opdracht t en onrecht e niet is aanbest eed. 5.4

Innovatief aanbested en

Bij innovatief aanbest eden kan het gaan om het gebruik van nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de totstandkoming van het product of om het gebruik van innovat ieve contractsvormen. Omdat de ont wikkelingen met betrekking t ot de t otstandkoming van product en per product verschillen, gaan we hier alleen in op de innovatieve contractsvormen. Deze innovatieve contractsvormen kunnen in alle aanbestedingsvormen worden ingezet. Welke contractsvorm gekozen wordt, heeft invloed op de invulling van het aanbestedingsproces (select ie- en gunningcrit eria). De inkoopcoördinator adviseert hierover. In het uitvoeringsprogramma wordt het werken met innovatieve aanbestedingsvormen verder uit gewerkt. Omdat de innovat ieve procedures erg complex zijn, is het mogelijk om hiervoor, in overleg met de inkoopcoördinator, eventueel ext ern advies in te schakelen. 5.4.1

Bijlage 2B-Dienst en (Bao)

Op 2B-dienst en is maar een beperkt gedeelte van de Richt lijn van toepassing. De dienst en die onder deze regeling vallen staan in bijlage 2B van het Bao. Alleen de technische specificat ies hoeven te worden opgenomen in het contract en de juist e technische voorschriften moeten worden t oegepast. De aankondiging van de gegunde opdracht wo rdt acht eraf in het Publicatieblad van de EG geplaatst.


2 4 v a n 35

2 6- 1 0- 2 0 1 1

Hierbij dient er rekening mee t e worden gehouden dat een overheidsopdracht soms vooraf in ‘passende mat e’ openbaar moet worden gemaakt, namelijk als een overheidsopdracht (mogelijk) relevant is voor de interne markt. Het gaat hierbij om het ‘grensoverschrijdend belang’ van de opdracht en de daarmee samenhangende ‘passende mat e van openbaarheid’. Er moet daarom altijd naar de omstandigheden van het geval worden gekeken. Aan de hand daarvan wordt bepaald hoe een concrete opdracht voor een 2Bdienst moet worden aanbest eed. 7 Een aanbesteding aan een SW-bedrijf kan een Bijlage 2B-dienst zijn (zie paragraaf 5.5). 5.4.2

Concessieovereenkomst voor diensten

Hierbij best aat de t egenprest atie voor de te verrichten d iensten uit het recht de dienst te exploiteren (bijvoorbeeld het beheer van een parkeergarage of een zwembad). 5.4.3

Concurrentiegerichte dialoog

De gemeent e start een dialoog met een aantal part ijen die op basis van select iecrit eria geselecteerd zijn. Het doel is één of meer oplossingen te vinden voor een complex probleem. Na beëindiging van de dialoog worden de geselecteerde partijen uitgenodigd om hun def init ieve inschrijving in te dienen. 5.4.4

Geïntegreerde contractvormen

In geï ntegreerde contractvormen geeft de gemeente aan één leverancier opdracht om de verschillende onderdelen van de realisat ie en exploitat ie van een bouwproject uit te voeren. Voorbeelden van geïnt egreerde contractvormen zijn:  Design, Build, Finance & Maintain (DBFM)  Design, Build, Finance, Operat e (DBFO)  Design, Build, Finance, Maintain, Operat e (DBFMO):  Design & Construct  Turn Key  Build, Operate, Transfer (BOT) 5.4.5

Onderhandelingsprocedure met en zonder voorafgaande bekendmaking

Van de onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking mag de gemeente gebruik maken als wegens de aard van de dienstverleningsopdracht de specificaties onvoldoende nauwkeurig kunnen worden opgesteld om de opdracht aan te besteden en een def initieve keuze pas gemaakt kan worden in nader overleg (onderhandelingen) met de inschrijvers (uit: Aanbesteden doe je zo). Een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking is een Europese aanbesteding, waarvan de aankondiging van de gegunde opdracht met vermelding van de redenen waarom deze procedure is gerechtvaardigd naar het EG Publicat iebureau moet worden verzonden en gepubliceerd. Deze procedure is slechts in uitzonderlijke sit uat ies t e gebruiken.

7

D ez e c ri t er i a z i j n d o o r h et Eu r o p es e H o f v a n J us t i ti e op g es t e l d n a ar a a nl e i d in g v a n h e t ar r es t An P os t i n

Ie r la n d .


2 5 v a n 35

2 6- 1 0- 2 0 1 1

5.4.6

PPS

Een publiekprivaat samenwerkingsverband kan worden gevormd tussen de gemeente en één of meer privat e partijen. Er zijn object gebonden PPS (specifiek object: aanleggen van een spoorlijn) en gebiedsgebonden PPS (vaak grot ere en complexere projecten, zoals een gebiedsont wikkelingsproject, waarbij meerdere part ijen betrokken zijn). Ook wordt er een onderscheid gemaakt tussen contract uele PPS (hierbij wordt een overeenkomst geslot en tussen de publieke en de privat e partij(en)) en de geïnst itut ionaliseerde PPS (hierbij wordt een gezamenlijke onderneming opgericht voor de uitvoering van de opdracht). 5.4.7

Prijsvraag

De gemeent e schrijft een prijsvraag uit. Geïnt eresseerde part ijen maken op basis daarvan een plan of ontwerp voor de opdracht, die door een onafhankelijke jury worden beoordeeld. De winnaar van de prijsvraag is de partij die de opdracht gegund krijgt. 5.4.8

Raamovereenkomst

Hierbij wordt een overeenkomst gesloten met één of meer partijen voor een bepaalde t ijd – maximaal 4 jaar. In de overeenkomst wordt bepaald wat de opdracht is en onder welke voorwaarden deze wordt uitgevoerd. 5.5

Aanbesteding aan social e werkvoorziening

Het aanbest eden van een opdracht aan SW-bedrijven kan verlopen via drie verschillende regelingen:  Bijlage 2B-dienst: opdrachten die worden uitbesteed aan SW-bedrijven vallen vaak in de categorie diensten. Voor 2B-diensten geldt een verlicht regime; alleen de technische specificat ies hoeven te worden opgenomen in de contractuele document en en de juiste technische voorschrift en moet en worden toegepast. Ook de aankondiging van de gegunde opdracht wordt in het Publicat ieblad van de EG geplaatst. De basisbeginselen van het aanbestedingsrecht zijn wel van toepassing. 

Artikel 19: dit art ikel van het Bao bepaalt dat een aanbestedende dienst de deelneming aan een aanbestedingsprocedure voor de gunning van een overheidsopdracht kan voorbehouden aan een SW-bedrijf als de meerderheid van de bij de uitvoering van de overheidsopdracht betrokken werknemers personen zijn met een handicap die wegens de aard of ernst van hun handicap geen beroepsact iviteit in normale omstandigheden kunnen uitoefenen. In de aankondiging van de overheidsopdracht moet worden vermeld dat alleen SW-bedrijven op de aanbest eding kunnen inschrijven.



Artikel 26: dit art ikel van het Bao bepaalt dat de gemeente bijzondere voorwaarden kan verbinden aan de uitvoering van de overheidsopdracht. Deze voorwaarden kunnen verband houden met sociale of milieuoverwegingen, hierbij kan worden gedacht aan sociale gunningcrit eria, zoals re-integrat ie, bevordering en bestrijding van de werkloosheid.


2 6 v a n 35

2 6- 1 0- 2 0 1 1

5.6

Hardh eidscl ausule - wanneer mag afgeweken worden van de procedures?

Van de aanbestedingsprocedures in deze nota kan worden af geweken als sprake is van één van de volgende gronden mits dit niet strijdig is met wett elijke verplicht ingen:  Wanneer de t e verwachten voordelen van een enkelvoudig onderhands e aanbest eding aantoonbaar groter zijn dan van een meervoudig onderhandse of nat ionale aanbesteding (doordat de procedure die gevolgd moet worden bij een meervoudig onderhandse of nat ionale aanbesteding naar verhouding t ot de uit te voeren opdracht t eveel t ijd en geld kost); 

Complexit eit van een dienst/levering/ werk (als de uit te voeren opdracht slechts door één leverancier kan worden uit gevoerd in verband met de complexiteit van de opdracht );



Mate van specialisat ie (als één leverancier zodanig gespecial iseerd is in de uitvoering van de opdracht dat het vanzelfsprekend is dat de opdracht door deze leverancier wordt uit gevoerd);



Spoedeisend karakt er van de opdracht (in geval van calamit eit en);



Jaarcontract of raamcontract (als er een contract is gesloten met een leverancier, is het vanzelfsprekend dat er geen aanbest eding hoeft plaats te vinden voor opdrachten die binnen dit contract vallen);



Opdracht en die om artist ieke of t echnische redenen slechts aan een bepaalde leverancier kunnen worden toevertrouwd/verleend;



Bij vervolgopdrachten, als de keuze van een andere leverancier onaanvaardbaar hoge kosten of technische moeilijkheden met zich meebrengt.

Op basis van bovenst aande gronden kan worden af geweken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. In die gevallen mag een opdracht via een andere aanbestedingsvorm worden aanbest eed. Dit is een limit atieve opsomming van afwijkinggronden. Van een Europese aanbesteding kan nooit worden af geweken. Het verzoek om ont heff ing wordt alt ijd schriftelijk ingediend bij het College, in overleg met de inkoopcoördinat or. 5.7 5.7.1

Mee te nemen in aanbestedingen Aanbest edingsreglement voor werken, leveringen en diensten

Bij het aanbesteden van werken kan het Aanbestedingsreglement voor Werken 2005 (hierna: het ARW 2005) gebruiken a ls prakt ische onderst euning. Dit aanbestedingsreglement bestaat uit st andaardvoorwaarden voor Europese en nationale aanbestedingen. Alle aanbest edingsprocedures zijn hierin volledig uitgeschreven. Het is verplicht om dit reglement toe te passen bij de nat ionale en de Europese procedure. Bij de meervoudig onderhandse procedure bestaat de keuze om het ARW 2005 toe te passen. Naast het ARW zijn er ook de Unif orme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken uit 1989 (hierna: de UAV 1989). Deze vo orwaarden kunnen ook worden gebruikt bij aannemingsovereenkomsten in de bouw. Deze voorwaarden mogen worden gebruikt bij een aanbesteding.


2 7 v a n 35

2 6- 1 0- 2 0 1 1

Momenteel werkt de VNG samen met het Ministerie van EZ aan Richtsnoeren voor leveringen en diensten, deze zullen dezelfde f unct ie krijgen als het ARW voor werken heeft. Zoals het nu lijkt zijn deze richtsnoeren eind 2011 klaar. De inkoopcoördinat or zal deze invoeren zodra deze zijn vast gest eld. Tot die tijd wordt het Bao gebruikt voor aanbestedingen van leveringen en d ienst en. Hiervoor geldt hetzelfde als voor werken: bij de nat ionale en de Europese procedure is het verplicht het Bao toe te passen en bij de meervoudig onderhandse procedure best aat de keuze om het Bao toe te passen. 5.7.2

Specificeren van de opdracht

Een specificat ie is een vertaling van eisen en wensen van het voorwerp van de opdracht en beschrijft de eigenschappen waaraan de te kopen (of huren) product en of diensten moet en voldoen (bron: Aanbest eden doe je zo). Hierin onderscheiden we t wee mogelijkheden aanbesteden met technische specif icat ies en met funct ionele specif icaties. Technische specif icat ies Traditioneel wordt vaak gewerkt met technische specif icat ies. Deze vorm van aanbesteden hoort bij gunning op laagste prijs. Technische specificat ies beschrijv en het t e vervaardigen product in t ermen van te gebruiken materialen, fysieke afmetingen, capacit eit, beschikbaarheid, omgevingseisen, compat ibilit eit, onderhoudbaarheid, etcetera. Technische specificat ies zijn sterk voorschrijvend van aard, ze bieden wein ig ruimte voor innovat ie of inbreng van de inschrijvende partij. Bij een dergelijke tradit ionele aanbesteding is de aannemer slechts verantwoordelijk voor de juiste uitvoering van de best ekseisen. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het eindresult aat . Bestekken zijn een duidelijk voorbeeld van technische specificaties. Bij een tradit ionele aanbesteding in de categorie werken is het verplicht bij alle nationale en Europese procedures een best ek te schrijven. Er zijn t wee systemen v oor het opstellen van best ekken:  RAW-bestek: voor de grond-, weg- en waterbouw.  STABU-bestek: voor de woning- en ut iliteitsbouw. Het bestek bestaat uit de beschrijving van de opdracht, met event uele specificat ies en voorwaarden. Aan het best ek zijn tekeningen gekoppeld. Voor één aanbesteding wordt altijd één besteksysteem gebruikt. Welk syst eem wordt gehanteerd, hangt van de opdracht af. Voor leveringen en diensten zijn verschillende leidraden voor aanbest eden: dit verschilt per aanbesteding. Per geval wordt bekeken welk bestek wordt toegepast. Bij aanbestedingen onder de lagere drempelbedragen kan ook worden volstaan met een t echnische omschrijving.


2 8 v a n 35

2 6- 1 0- 2 0 1 1

Functionele specificat ies Bij f unct ionele specif icat ies wordt de functie die een product of dienst moet vervullen beschreven. De eigenschappen waaraan een product moet voldoen worden gespecif iceerd. Er wordt niet beschreven hoe het product moet worden gemaakt, maar wat het resultaat moet zijn. Deze vorm van specificeren heeft als voordeel dat er meer ruimt e is voor innovatie. Het biedt pot ent iële leveranciers de mogelijkheid om hun knowhow opt imaal in t e zetten. Met deze vorm van specif iceren beperkt de concurrentie tussen partijen zich niet alleen t ot de kosten – ook kwaliteitsaspecten kunnen worden meegenomen in de beoordeling. T enslott e wordt de opdrachtnemer verantwoordelijk voor het eindresultaat – de gemeente kan haar hierop aanspreken en afrekenen. Technische deskundigheid blijft essent ieel bij het werken met funct ionele eisen. Bij het opst ellen van de eisen moet aandacht zijn voor de vraag of een f unct ionaliteit technisch ‘vert aalbaar’ is. Ook zijn technici nodig om te beoordelen of de geoffreerde t echnische oplossingen voldoen aan de gestelde functionalit eit en en of zij uitvoerbaar zijn. De gemeent e heeft als doel om meer met funct ionele specif icat ies t e gaan werken. Dit wordt in het uitvoeringsprogramma nader uitgewerkt. 5.7.3

Inkoopvoorwaarden

De inkoopvoorwaarden van de gemeente Haren worden alt ijd van toepassing verklaard bij inkopen en aanbestedingen zowel regionaal als nat ionaal en Europees, zoals ook is aangegeven in paragraaf 4. 2.6. De inkoopvoorwaarden zijn te vinden in bijlage 1 van deze nota. De inkoopvoorwaarden worden van toepassing verklaard in de opdrachtbrief of in het contract met de leverancier. We hebben verschillende inkoopvoorwaarden voor:  Dienst en, deze zijn van t oepassing op het aanbest eden van dienst en;  Leveringen, deze zijn van toepassing op het aanbest eden van leveringen;  Werken, deze zijn van toepassing op het aanbesteden van werken;  ICT, deze zijn v an t oepassing op het aanbest eden van programmat uur en/of apparat uur van ICT hardware en/ of software. Deze inkoopvoorwaarden zijn hoofdzakelijk bedoeld voor aanbest edingen bij de lagere drempelbedragen. Vaak zijn de best ekken en aanbest edingsleidraden bij de zwaardere aanbestedingsprocedures zo uitgebreid dat deze de inkoopvoorwaarden overbodig maken. Mocht tussen de inkoopvoorwaarden en de specifieke voorwaarden uit aanbestedingleidraden een verschillende int erpret atie mogelijk zijn, dan gaan de richt lijnen uit de aanbest eding boven de inkoopvoorwaarden. Een voorbeeld is het t oepassen van de DNR t akenlijst waar adviseurs vaak mee aanbesteed worden: dit is een stuk dat de inkoopvoorwaarden vervangt. 5.8 5.8.1

Contractvo rmen Cont ract enbeheer

Als een opdracht is aanbest eed, worden de afspraken in een contract vast gelegd. I n het contract wordt bepaald wat de opdracht is en onder welke voorwaarden deze wordt uit gevoerd. Het uitgangspunt voor de berekening van de waarde van het contract is het totale bedrag exclusief btw, zoals het geraamd is voor de opdracht.


2 9 v a n 35

2 6- 1 0- 2 0 1 1

Hierbij wordt rekening gehouden met eventuele opties en verlengingen van het cont ract. Er zijn in principe geen beperkingen voor de duur van een contract. 5.8.2

Meer- minderwerk

Meerwerk is al het werk dat nog extra moet worden gedaan bij een project en wat van tevoren niet voorzien is. Hier moet meer voor worden betaald, dan het bedrag waar rekening mee is gehouden in de planning. Minderwerk is al het werk dat niet hoeft te worden gedaan en waar vooraf wel rekening me e is gehouden: hiervoor kan een bedrag t erug worden gekregen. I n de contractvorming moeten standaard afspraken zijn gemaakt over mogelijk meer of minderwerk. De inkoopcoördinator kan adviseren in situaties met meer of minderwerk. 5.8.3

Raamovereenkomst en

In sommige gevallen is het handig om een raamovereenkomst te sluiten met een leverancier. Als één leverancier bijvoorbeeld een opdracht uitvoert voor de gemeente die vaak t erugkeert – zoals het maaien van de grasvelden in de gemeent e – kan een contract voor een bepaalde tijd met deze leverancier worden afgesloten. In dit contract wordt bepaald wat de opdracht is en onder welke voorwaarden deze wordt uit gevoerd. Hierbij gaat het vooral om het bepalen van de prijs en de hoeveelheid. Doordat in dit geval een raamovereenkomst wordt afgesloten, hoeft er niet ieder jaar opnieuw een overeenkomst met dezelf de leverancier gesloten te worden en de opdracht hoeft maar één keer te worden aanbesteed. Dit scheelt administrat ie en t ijd en vaak is het ook voordeliger een cont ract voor langere duur af te sluiten. Een raamovereenkomst kan maximaal vier jaar duren inclusief verlengingen en opties, behalve in ‘uitzonderingsgevallen die deugdelijk gemotiveerd zijn’. Dit is bepaald in artikel 32, lid 5 Bao, denk vooral aan uitzonderingen met betrekking tot het voorwerp van de overeenkomst. Een langere looptijd mag bijvoorbeeld als de uitvoering van de overeenkomst een invest ering van het bedrijf vereist, met een langere afschrijvingsduur dan 4 jaar. Om te bepalen wat het geraamde bedrag van de raamovereenkomst is, worden de bedragen van de vier jaren en de (event uele) verlengingen en opties bij elkaar opgeteld: het bedrag dat hier uitkomt is de waarde van de opdracht. In art ikel 32 van het Bao is t e vinden welke regels er nog meer gelden bij een raamovereenkomst.


3 0 v a n 35

2 6- 1 0- 2 0 1 1

6

“Hoe doen we het?” – inkooporganisatie

6.1 6.1.1

Inrichten inkooporganisatie naar gecoördin eerd model Inkoopcoördinator

Zoals ook in hoofdstuk 2 is aangegeven, is een inkoopcoördinat or noodzakelijk om de inkoop rechtmat ig en efficiënt te lat en verlopen. Het aanst ellen van een inkoopcoördinat or is de eerst e stap in het opzetten van een professionele inkooporganisatie. Gekozen is voor een inkooporganisatie vanuit het gecoördineerd inkoopmodel. De inkoopcoördinat or adviseert de budget houders, vormt event ueel inkoopt eams en begeleidt aanbestedingstraject en. De inkoopcoördinator heeft als opdracht zichzelf terug t e verdienen door het efficiënt er inricht en van en het vergroten van toezicht op de inkoop. De coördinat or krijgt verantwoordeli jkheden zoals het opst ellen en act ualiseren van beleid en uitvoering en het aanleveren van management informat ie, waaronder informatie over het inkoopvolume. De coördinat or zet een contractbeheersyst eem op en houdt dit act ueel. Ook voert de coördinator een contractmanagementsysteem in, met aandacht voor periodieke contractevaluatie. Regelmat ig voert de coördinator controles uit op de enkelvoudige aanbestedingen (gericht op steekproef ). De coördinator vormt een kenniscentrum voor (Europees) aanbesteden en overige regelgeving. De inkoopcoördinator is verantwoordelijk voor de tot ale kaderstelling en rapport age van de inkoop en wordt betrokken bij ieder openbaar en Europees aanbestedingstraject. 6.1.2

Beperken aant al (deel)budget houders

De inkoopcoördinator krijgt als taak mee om de inkoop binnen de gemeentelijke organisatie prof essioneler in t e richten, naar het gecoördineerd inkoopmodel. Een belangrijk aspect hiervan is het beperken van het aantal (deel)budgethouders die t ekenbevoegd zijn voor inkoop en aanbest eden. De voorbereiding van een traject kan door iedereen gebeuren, maar het tekenen en accorderen van st ukken wordt beperkt t ot een kleinere groep mensen. De belangrijkste voordelen hiervan zijn dat een kleine groep beter is aan t e sturen en eenvoudiger bijeen te brengen is voor scholing en voorlicht ing. Daarnaast is er meer inzicht in wie inkopen. Ook de unif ormiteit naar de markt groeit. De inkoopcoördinat or werkt het beperken van het aantal (deel)budgethouders nader uit in een uitvoeringsprogramma. 6.1.3

Scholing bij de inkoop betrokken medewerkers

Iedere medewerker met een eindverant woordelijkheid in de inkoop, alle budget houders, worden (bij)geschoold. Deze (bij)scholing is verplicht. In het uitvoeringsprogramma wordt de scholing nader uitgewerkt. 6.1.4

Opzetten Contractendatabank

De inkoopcoördinator neemt in een uit voeringsprogramma ook het opzett en van een contractendatabank mee. In een contract endat abank worden alle contracten tussen gemeente en ext erne part ijen bewaard. Met een dat abank kunnen evaluaties n aar best aande en afgelopen cont ract en worden uit gevoerd en kan er een inkoop jaarplanning worden gemaakt. Op deze manier wordt het inkoopvolume inzicht elijk en kunnen mogelijke risico’s beter worden ingeschat.


3 1 v a n 35

2 6- 1 0- 2 0 1 1

6.2

Regionale inkoopsamenwerking

Het is belangrijk om regionale inkoopsamenwerking te st imuleren. Op dit moment wordt er bijvoorbeeld samengewerkt met de gemeent e Groningen op het gebied van de afvalinzameling. Dit kan in de toekomst verder worden uitgebreid op andere gebieden. De inkoopcoördinat or heeft hier een rol in zowel bij het signaleren van mogelijkheden tot samenwerking als in de begeleiding van samenwerkingstrajecten. 6.3

Hanteren van een standaardwerkwijze

Het groot ste deel van de inkoopact iviteiten binnen de gemeente Haren is decentraal geregeld: iedere budgethouder kan zelf een opdracht aanbest eden. Om de unif ormiteit en kwalit eit van de inkoopact iviteiten te waarborgen, zijn er een aant al st andaarddocumenten opgest eld, die gebruikt worden voor inkopen en aanbesteden. Het gaat hierbij om: 1. Inkoopvoorwaarden gemeente Haren; 2. Stappenplannen voor de aanbestedingsprocedures; 3. Duurzaamheidcriteria; 4. Opbouw aanbestedingsdossier; 5. Startnotit ie; 6. Standaardbrieven en –formulieren (off erteaanvraag, uitnodigingbrief, offert ebeoordeling, eigen verklaring, proces-verbaal, afwijzingbrief , opdrachtbrief, voorbeeld advertentietekst, not a van inlichtingen, evaluat ief ormulier en voorbeeld conceptcontract). De inkoopcoördinator heeft als taak een standaardwerkwijze t e implementeren en actueel te houden. 6.4

Dossi ervorming

Tijdens elke aanbesteding wordt een dossier opgebouwd, het zogenaamde aanbestedingsdossier. Een aanbest edingsdossier is verplicht vanaf meervoudige onderhandse aanbest edingen. Een aanbestedingsdossier is bedoeld om:  In geval van een rechtszaak het proces van aanbesteding aan te tonen;  Te worden gebruikt ter controle van de rechtmatigheid van aanbest edingen bij de controle van de jaarrekening door de accountant. Het dossier best aat uit alle documenten die t ijdens de aanbest eding verzameld zijn. Als de aanbesteding is af gerond, dan gaat het dossier in zijn geheel naar de inkoopcoördinat or, die controleert of het dossier compleet is en of de aanbesteding rechtmatig – dat wil zeggen in overeenstemming met de (aanbest edings) weten regelgeving – is verlopen. De verantwoordelijk heid om het dossier in het archief op t e laten nemen ligt bij degene die het dossier opgebouwd heeft. Voor de enkelvoudig onderhandse aanbesteding archiveert ieder zelf de off erteaanvraag, ontvangen offerte en opdrachtbrief als dossier in het archief en de fact uren in het financieel archief.


3 2 v a n 35

2 6- 1 0- 2 0 1 1

Onderdelen uit het aanbest edingsdossier zijn:  Algemene gegevens: start not itie aanbesteding.  Aanbest edingsproces: planning, financiën, correspondentie intern en ext ern, best ek/Programma van Eis en, gunningen selectiecriteria, aankondiging aanbesteding/ offert eaanvragen, ontvangen off ertes, inschrijvingen/verzoeken t ot deelname, not a van inlichtingen, afwijzingbrieven, proces-verbaal van gunning, aankondiging gunning, opdrachtbrief/contract, fact uren, meer-/minderwerk, 8 subsidieregelingen, evaluatieformulier. Va n i e d er e a a n be s t ed i ng v an a f d e m e er v o ud i g o nd er h an d s e pr o c ed ur e w or dt e en a an b e st e di n g sd o s si e r o pg e m a a kt . P er p ro c e du r e v er s ch i lt d e i n ho u d v a n h et do s s i er .

6.5

Communicatie

Communicat ie speelt een belangrijke rol bij aanbestedingen. Enerzijds is een duidelijke communicatie naar ext erne partijen van groot belang om de inkoop transparant en volgens de regels t e laten verlopen. Anderzijds is het belangrijk ook int ern t e communiceren over de inkoop, om de betrokkenheid en kennis van de organisat ie t e vergroten. 6.5.1

Publiceren

De Richtlijn 2004/18/EG bepaalt dat Europese aanbestedingen moet en worden gep ubliceerd in het Supplement op het Publicat ieblad van de EG. Zo kunnen part ijen uit alle Lidstat en die int eresse hebben in de opdracht hiervan kennisnemen en zich inschrijven voor de aanbesteding. Werken worden daarnaast in de Cobouw gepubliceerd, dit is v oor de nat ionale en Europese procedure verplicht. Op dit moment werkt het Minist erie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie aan een systeem voor elektronisch aanbesteden: TenderNed. TenderNed onderst eunt straks de gehele aanbestedingsprocedure en biedt ook mogelijkheden voor elektronische inlichtingen, inschrijving en beoordeling van inschrijvingen. De publicat ie van Europese aanbestedingen verloopt volledig via TenderNed, dat gekoppeld is aan TED (Tenders Electronic Dally), de officiële websit e van de Europese Unie waarop alle opdrachten worden gepubliceerd die onder de aanbestedingsrichtlijnen vallen. Opdracht en boven de Europese drempelbedragen worden automat isch gepubliceerd op TED. De verwacht ing is dat in 2012 het gehele aanbestedingsproces elektronisch doorlopen kan worden met TenderNed, van vooraankondiging t ot en met gunning. Event ueel kan ook gewerkt worden met de Aanbest edingskalender, waarop aankondigingen en gunningen gepubliceerd kunnen worden. Op aanbestedingskalender.nl kunnen aankondigingen van Europese, nationale en onderhandse aanbest edingen gepubliceerd worden. TenderNed wordt in oktober 2011 landelijk in gebruik genomen. Onduidelijk is nog hoe TenderNed zal functioneren naast de Aanbestedingskalender. De gemeente heeft voorkeur voor het gebruik van TenderNed. Zodra TenderNed volledig in werking is, gebruikt de gemeent e alleen nog T enderNed.

8

I n bi j l ag e 9 v i n d j e de o p bo u w e n i n h o u d v a n he t a a n b e s te d i n gs d os s i e r, dez e is a f ha nk e l ijk v a n d e pr oc e du r e.


3 3 v a n 35

2 6- 1 0- 2 0 1 1

Er zijn 3 soorten van aankondigingen die de gemeente kan gebruiken om geï nteresseerden uit alle Lidstat en op de hoogte t e brengen van het voornemen om een opdracht Europees aan te besteden: 1. Vooraan kondiging: door het publiceren van een vooraankondiging mogen de termijnen van de aanbestedingsprocedure worden verkort. Als de gemeente een vooraankondiging heeft gedaan, hoeft zij later niet meer een aankondiging t e doen van de feit elijke aanbesteding. In art ikel 35 van het Bao is uit gelegd wat in de vooraankondiging moet staan. De vooraankondiging wordt gepubliceerd via het kopersprofiel (zie bijlage 4 Onderdeel A Bao) of via het Bureau voor offi ciële publicaties van de EG. 2. Eigenlijke aankondiging: het is verplicht om een aankondiging van een Europese aanbesteding te publiceren. Dit geldt niet voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. Deze aankondiging vindt plaats op www.tenderned. nl. 3. Aankondiging van de gunning van de opdracht: in deze aankondiging geeft de gemeente informat ie over de wijze van aanbest eding, de gunningcriteria die gebruikt zijn, de naam van het bedrijf aan wie de opdracht is gegund etc. Deze aankondig ing wordt gepubliceerd in het Supplement op het Publicatieblad van de EG. 6.5.2

Interne communicatie

Ook voor de interne organisatie is communicat ie belangrijk, zodat iedereen weet wat er speelt binnen de organisat ie. Via int ranet, internet en de interne mail wordt over (grote) aanbestedingsprojecten gecommuniceerd, dit is bijvoorbeeld gebeurd tijdens de nieuwbouw van het gemeent ehuis. Ook duurzame init iat ieven en voort gang op dit gebied worden onder andere op deze manier gecommuniceerd. De inkoopcoördinat or heeft een rol bij het communiceren over inkoop en grot e aanbest edingstrajecten via bijvoorbeeld intranet. Dit wordt nader uitgewerkt in het uitvoeringsprogramma. 6.5.3

Transparant handelen

De gemeent e geeft publieke gelden uit en ze moet daar zorgvuldig mee omgaan. Daarom wordt per procedure gekozen voor de juiste communicat iemiddelen. Europese aanbestedingen worden altijd gepubliceerd op www.t enderned.nl. TenderNed en de aanbestedingskalender verzorgen de publicat ie van de vooraankondiging en de gunning van nat ionale en meervoudig onderhandse aanbest edingen. Zodra TenderNed volledig in werking is, worden alle aanbestedingen op TenderNed gepubliceerd. Bij grot e project en wordt daarnaast de stand van zaken op inter - en intranet bijgehouden. 6.6

Verantwoordelijkhed en binnen het aanbestedingsproces

De verantwoordelijkheid voor het inkoop- en aanbest edingsbeleid ligt bij de inkoopcoördinat or. De verant woordelijkheid voor de inkoophandeling ligt bij de betreffende (deel)budgethouder. De inkoopcoördinator ondersteunt de budgethouders en ziet t oe op een goede naleving van de afspraken. De inkoopcoördinator krijgt onder andere tot t aak het aantal budgethouders te beperken. Daarbij wordt ook gekeken naar de tekenbevoegdheden. Of en welke tekenbevoegdheid de inkoopcoördinator zelf krijgt, wordt meegenomen bij het inrichten van de inkooporganisatie en is onderdeel van het uitvoeringsprogramma.


3 4 v a n 35

2 6- 1 0- 2 0 1 1

Bijlagen Bijlage 1: Bijlage 2: Bijlage 3: Bijlage 4: Bijlage 5: Bijlage 6: Bijlage 7: Bijlage 8:

Inkoopvoorwaarden gemeente Haren Stappenplannen aanbest edingsprocedures Afkortingen & Begrippenlijst Start not itie Standaarddocumenten aanbestedingsprocedure Aanbestedingsdossier Evaluatieformulier Voorbeeldcasus


3 5 v a n 35

2 6- 1 0- 2 0 1 1

Kadernota inkoop & aanbesteding. Gemeente Haren

Recommend Documents