Kadernota inkoop en aanbesteden

Kadernota inkoop en aanbesteden

2008 – 2010

P. Kroes, inkoopadviseur 8 januari 2008

Kadernota Inkoop en aanbesteden gemeente Doetinchem 2008- 2010

2

INHOUD 1.

DOELSTELLINGEN EN UITGANGSPUNTEN...........................................................................................5 1.1 INLEIDING................................................................................................................................................................5 1.2. LEESWIJZER ............................................................................................................................................................6 1.3. INKOOPORGANISATIE..............................................................................................................................................7 1.4. DOELSTELLINGEN EN UITGANGSPUNTEN .................................................................................................................9 1.5. KADERS INKOOP EN AANBESTEDEN VOOR DE GEMEENTE DOETINCHEM ...............................................................10 1.6. UITGESLOTEN OPDRACHTEN .................................................................................................................................12 1.7. AANBESTEDEN IN PPS..........................................................................................................................................12 1.8. INNOVATIEF AANBESTEDEN ..................................................................................................................................13

2.

INKOOPPROCES EN STRATEGIEËN ......................................................................................................15 2.1. INKOOPSTRATEGIE................................................................................................................................................16 2.2. ROUTINE PRODUCTEN – EFFICIËNTE PROCESSEN ..................................................................................................16 2.3. HEFBOOM PRODUCTEN – MAXIMALE CONCURRENTIE ..........................................................................................17 2.4. KNELPUNTPRODUCTEN – ZEKERSTELLEN .............................................................................................................17 2.5. STRATEGISCHE PRODUCTEN – SAMENWERKEN .....................................................................................................17

3.

AANBESTEDINGSVORMEN .....................................................................................................................18 3.1. ENKELVOUDIG ONDERHANDS AANBESTEDEN........................................................................................................18 3.2. MEERVOUDIG ONDERHANDS AANBESTEDEN .........................................................................................................18 3.3. (NATIONAAL) OPENBAAR AANBESTEDEN MET VOORAFGAANDE SELECTIE ............................................................18 3.4. (NATIONAAL) OPENBAAR AANBESTEDEN .............................................................................................................18 3.5. NIET OPENBAAR EUROPEES AANBESTEDEN ..........................................................................................................19 3.6. OPENBAAR EUROPEES AANBESTEDEN ..................................................................................................................19 3.7. OPENBARE PROCEDURE VERSUS NIET OPENBARE PROCEDURE ..............................................................................19

4.

EUROPESE AANBESTEDINGSREGELS .................................................................................................20 4.1. ALGEMENE BEGINSELEN EUROPESE REGELGEVING ...............................................................................................20 4.2. RAMING VAN DE OPDRACHTWAARDE ...................................................................................................................20 4.3. DREMPELWAARDEN EUROPEES AANBESTEDEN ....................................................................................................21 4.4. WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN ...................................................................................................................21

5.

LOKALE AANBESTEDINGSBELEID........................................................................................................23 5.1. DUURZAAM INKOPEN ...........................................................................................................................................23 5.2. MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD INKOPEN .......................................................................................................24 5.4. HET SW-BEDRIJF..................................................................................................................................................25 5.5. REGIONAAL BELEID ..............................................................................................................................................25 5.6. DREMPELBEDRAGEN GEMEENTELIJKE BELEIDSKADER INKOPEN EN AANBESTEDEN ..............................................26 5.7. BELEIDSKADERS ...................................................................................................................................................28 5.8. INKOOPRESULTATEN ............................................................................................................................................31

6.

SAMENVATTING BELEIDSKADER INKOOP EN AANBESTEDING.................................................33 6.1. WETTELIJKE KADERS ............................................................................................................................................33 6.2. ADVIEZEN EN AFSPRAKEN OF RIJKS NIVEAU EN MET VNG ...................................................................................33 6.3. GEMEENTELIJKE REGELINGEN...............................................................................................................................34

7.

BIJLAGE........................................................................................................................................................35 7.1. GUNNEN AAN SW BEDRIJVEN .................................................................................................................................. 7.2 BEGRIPPENLIJST ...................................................................................................................................................38 7.3. TAKEN INKOOPFUNCTIE ........................................................................................................................................42 7.4 UITGESLOTEN OPDRACHTEN § 4 ART. 10 TOT EN MET 17 VAN HET BAO. ..........................................................43


3


4

1. Doelstellingen en uitgangspunten 1.1 Inleiding De gemeente Doetinchem is een overheidsinstelling en heeft daardoor als inkopende partij een bijzondere verantwoordelijkheid. De gemeente heeft naast de rol van opdrachtgever ook de rol van wetgever en handhaver. De gemeente moet de bestaande wet en regelgeving zorgvuldig naleven en verantwoording afleggen over de besteding van overheidsgeld. De afgelopen jaren is er binnen de gemeente Doetinchem in wisselende mate aandacht geweest voor het professionaliseren van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. In 2005 heeft de rekenkamercommissie een rapport uitgebracht over het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Doetinchem. Naar aanleiding van dit rapport heeft de organisatie het professionaliseren van het inkopen en aanbesteden voor de gehele organisatie hoog op de agenda staan. Dit heeft geresulteerd in het opstellen van deze kadernota op inkopen en aanbesteden voor de gehele organisatie van de gemeente Doetinchem. Onder inkoop en aanbesteding wordt verstaan: het proces dat voorafgaat aan het verstrekken van een opdracht aan een derde. Dit kan zijn voor de uitvoering van werken, levering van diensten c.q. producten. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid met daarin onder andere vermeld de beleidsuitgangspunten (juridische, ethische, ideële, economische en organisatorische) en de diverse vormen van aanbestedingen met de daarbij behorende procedures kunt u vinden in de kadernota inkoop en aanbesteding gemeente Doetinchem. Deze kadernota wordt vastgesteld door de raad en geldt als gemeentebreed kader voor inkoop en aanbesteding. Met het vaststellen van deze kadernota voldoet het college tevens aan de opdracht in art. 27 van de verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Doetinchem. Deze kadernota inkoop en aanbesteding vervangt het handboek inkoop dat in 2005 is vastgesteld door de raad.

Bij iedere relevante maatschappelijke verandering zal de kadernotitie worden aangepast.


5

1.2. Leeswijzer In deze leeswijzer staat de opbouw van het rapport uitgewerkt met een korte toelichting van de informatie per hoofdstuk.

Hoofdstuk 1:

Doelstellingen en uitgangspunten -

Hoofdstuk 2:

De kaders die gesteld worden aan de inkoop worden toegelicht. De inkooporganisatie wordt verder besproken; De inkoopdoelstellingen en de reikwijdte van deze beleidsnota.

Dit hoofdstuk bevat de theoretische basis van deze beleidsnota. Opgenomen zijn, -

De zes stappen van het inkoopproces; De verschillende vormen van aanbestedingen; De inkoopstrategieën van het Kraljic-model. De inkoopprocedures

Hoofdstuk 3:

In dit hoofdstuk worden de aanbestedingsprocedures uitgelegd

Hoofdstuk 4

Hier worden de regels voor Europese aanbestedingen toegelicht

Hoofdstuk 5

De lokale aanbestedingsregels - Hoe om te gaan met duurzaamheid, social return en de inzet van Het SW-bedrijf. - De kaders bepalen de randvoorwaarden waarbinnen de inkooptools die hier beschreven zijn, kunnen worden ingezet. - Aandachtspunten voor het welslagen van inkoop binnen de gemeentelijke organisatie - Hoe om te gaan met de behaald inkoopresultaten

Hoofdstuk 6

Samenvatting van de inkoopkaders

Hoofdstuk 7

Bijlage: Gunnen aan SW bedrijven Begrippenlijst Takenlijst inkoopfunctie Uitgesloten opdrachten, opdrachten die niet onder de BAO vallen


6

1.3. Inkooporganisatie Om de inkoopprestaties binnen gemeente Doetinchem te optimaliseren dient er op organisatorisch vlak een solide basis gelegd te worden. Deze solide basis betekent dat inkoop stevig in de organisatie ingebed moet worden. Deze basis is gecreëerd door een centraal coördinerende inkoopfunctie. Tevens is het van belang een helder inkoopbeleid actueel te houden. Het toetsen van de juiste wijze van inkopen zal door de inkoopadviseur in samenwerking met concerncontrole moeten plaatsvinden.

1.3.1. Invulling centraal coördinerende inkoopfunctie Voor de inkoop van werken, goederen en diensten die voor meer dan één afdeling nodig zijn is de centraal coördinerende inkoopfunctie het meest geschikt. Bij een centraal coördineerde inkoopfunctie wordt de tactische inkoop, dat wil zeggen de aanbesteding, uitgevoerd door verwervingsteams bestaande uit medewerkers van de bij de productgroep betrokken afdelingen. Het betrekken van de medewerkers van de betreffende afdelingen is noodzakelijk, aangezien zij de materiedeskundigheid moeten inbrengen. Daarnaast is het actief betrekken van de materiedeskundigen goed voor het draagvlak.

Inkoopfunctie (Strategisch en tactische)

inkoopadviseur

Inkoopcoördinator IB fysieke ontwikkeling

Budgethouder

Juridisch advies

Inkoopcoördinator BUHA

Budgethouders

Budgethouders afdeling (operationele activiteiten)

De centraal coördinerende en faciliterende inkoopfunctie

De inkoopfunctie heeft als taak een adequaat inzicht te verkrijgen en te houden in alle inkoopprocessen binnen de organisatie en alle (belangrijke) inkoopprocessen (commercieel) te begeleiden. De begeleiding heeft dan betrekking op de eerste drie fasen in het inkoopproces te weten; het specificeren, het selecteren en het contracteren. Deze drie fasen gezamenlijk vormen de aanbestedingsprocedure. Deze begeleiding gebeurt met behoud van de eigen (integrale) verantwoordelijkheid van de betreffende afdelingen voor wat betreft het formuleren van eisen, te stellen Kadernota Inkoop en aanbesteden gemeente Doetinchem 2008- 2010

7

aan de kwaliteit/inhoud van de in te kopen diensten/producten, alsmede de controle daarop. De juridisch deskundige medewerker van de organisatie zal met de inkoopfunctie samenwerken voor het leveren van de nodige juridische kennis en ervaring over contractrecht. Bij complexe vraagstukken (met een hoog risico voor de organisatie) zal, zo nodig, extern (juridisch) advies ingewonnen kunnen worden. Eigen aan een modern gemeentelijk apparaat is dat de medewerkers hun werkzaamheden voor de organisatie in netwerkverband verrichten. Dat betekent dat organisaties en afdelingen vaak een beroep moeten doen op elkaars kennis en ervaring, willen zij een compleet product kunnen afleveren aan het college. In toenemende mate zullen zij die kennis ook buiten de eigen organisatie moeten halen of inhuren. Dat vraagt om een goed en goed onderhouden netwerk. In de organisatie moet zich die nieuwe werkwijze van de organisatie ook weerspiegelen: samen met anderen verder werken aan de ontwikkeling van de organisatie. Voor inkoop betekent dit dat de inkoopfunctie versterkt en verbeterd moet worden. De inkoopfunctie opereert als een centraal aanspreekpunt voor de gehele organisatie. Na het vaststellen van de uniforme inkoopprocedure wordt de inkoopfunctie bij alle aanbestedingen betrokken en zal het de opvolging van de verplichte procedure bewaken. De routine-inkopen (ook wel repeterende inkopen) of afdelingsoverstijgende inkopen, dienen in raamcontracten te worden vastgelegd, waardoor de operationele afdelingen zelf zonder tussenkomst van de inkoopfunctie kunnen bestellen. Deze contracten dienen samen met de inkoopfunctie aanbesteed te worden. De contractbewaking is ook een aandachtspunt van de inkoopadviseur. De budgetverantwoordelijke kan met vragen bij de inkoopadviseur terecht. Daarnaast zal het contractbeheer door de inkoopadviseur mede beheerd worden. De inkoopfunctie zal jaarlijks in het najaar na vaststelling van de begroting van het komende jaar, in samenspraak met budgethouders, projectleiders en controller een inkoopjaarplan opstellen. Tevens kan door het opstellen van inkoopjaarplannen meer planmatig worden ingekocht, kunnen veel inkopen gebundeld worden en ontstaat er meer tijd om scherp te onderhandelen. Met deze jaarplannen zal ook de aandacht zijn voor contractbeheer waarbij alle (raam)contracten steeds opnieuw bekeken worden en indien nodig opnieuw worden ingepland om te worden aanbesteed. Bij zowel het voortraject als de feitelijke inkoopprocedure als mede de nazorg (contractering) wordt door de budgethouder of diens gemandateerde de inkoopfunctie ingeschakeld voor ondersteuning. De inkoopfunctie is door de afdelingen zichtbaar en herkenbaar in de organisatie en direct benaderbaar voor vragen over leveranciers, Kadernota Inkoop en aanbesteden gemeente Doetinchem 2008- 2010

8

mogelijke prijzen, te leveren producten en diensten etc. De beschrijving van de inkooptaak is opgenomen als bijlage 6.3. 1.4. Doelstellingen en uitgangspunten Onder inkopen verstaat de gemeente Doetinchem: “het van externe bronnen betrekken van alle goederen en diensten die nodig zijn voor de bedrijfsuitoefening, het bedrijfsonderhoud en de bedrijfsvoering, tegen de voor de organisatie meest gunstige voorwaarden. Kortom: alle handelingen van een (gemeentelijke) organisatie die facturen van derden tot gevolg hebben1.” Omdat aanbesteden een bijzondere vorm van inkopen is, dient in deze kadernota gelezen te worden: daar waar inkopen staat wordt ook aanbesteden bedoelt en andersom. Inkoop, als ondersteunend continue bedrijfsproces, levert een belangrijke bijdrage aan de realisatie van de door de Raad gestelde doelen en de vertaling hiervan door het College, directie en leidinggevenden. Het collegeprogramma voor 2008 – 2010 is afgeleid van het coalitieakkoord: “daadkracht naast visie”. Bij het opstellen van de kadernota inkopen en aanbesteden hebben we drie van de uitgangspunten van het coalitieakkoord meegenomen. Dit waren: •

“van visies naar uitvoering”,

•

“minder regels”

•

“open bestuurscultuur”.

De gemeente Doetinchem wil daarom met inkopen- en aanbesteden de volgende doelstelling bereiken: De inkoop binnen de gemeente Doetinchem zo te organiseren dat de juiste aanbestedingsprocedure worden doorlopen met een zo optimaal mogelijk resultaat. Met in acht name van de afspraken die zijn vastgelegd in de kadernota inkoop en aanbesteding van de gemeente Doetinchem.

Deze kadernota inkoop en aanbesteden geldt voor een periode van 3 jaar en dient derhalve geëvalueerd te worden in 2010. In 2010, of indien daar aanleiding toe is eerder, zal er een evaluatie plaats vinden van deze kadernota door de inkoopadviseur, met een vertegenwoordiging van de afdelingshoofden en zal daar waar nodig bijgesteld worden. De voorstellen tot wijziging zullen in de commissie bestuurlijke zaken en financiën worden voorgelegd.

1 bron: Rapport: Goed besteed, SGBO, 2006


9

Het kabinet heeft met het opstellen van de BAO1 twee doelstellingen geformuleerd voor het aanbestedingsbeleid, geënt op de Europese richtlijnen voor overheidsopdrachten. Dit zijn: 1. Het bieden van gelijke kansen aan aanbieders van werken, leveringen en diensten om mee te dingen naar overheidsopdrachten; 2. het bevorderen van de doelmatigheid van overheidsbestedingen. In lijn hiermee richt het nationale aanbestedingsbeleid zich op het ondersteunen van de aanbestedende diensten en bevorderen van de naleving van de richtlijnen. Gemeenten mogen buiten de richtlijn om zelf de invulling bepalen van het aanbestedingsbeleid. 1.5. Kaders Inkoop en Aanbesteden voor de gemeente Doetinchem Voor de gemeente Doetinchem zijn kaders uitgezet waarbinnen alle inkopen dienen plaats te vinden. Er is een onderscheid gemaakt tussen economische en bedrijfsmatige uitgangspunten, juridische uitgangspunten en ethische en ideële uitgangspunten. 1.5.1. Economische en bedrijfsmatige kader: kwaliteit en prijs Gunning kan plaatsvinden op twee manieren; op basis vaan de laagste prijs of de economische meest voordelige aanbieding. Op basis van laagste prijs betekent dat er alleen controle plaatsvindt of er aan de minimale gestelde kwaliteitseisen wordt voldaan, daarna is de prijs bepalend. De economisch meest voordelige aanbieding houdt in dat er naast de prijs ook naar aanvullende criteria als o.a. kwaliteit, risico, levertijd en betrouwbaarheid van de ondernemer gekeken wordt. Van te voren moet aan alle criteria een waarde en wegingsfactor worden toegekend. 1.5.2. Effectiviteit en efficiëntie Tijdens het gehele inkooptraject moet effectiviteit en efficiëntie centraal staan. Het geld dat besteed wordt is gemeenschapsgeld en dient daarom zo effectief en efficiënt mogelijk besteed te worden. 1.5.3. Juridisch kader Specifieke kaders:

Europese richtlijn 2004 / 18EG

Raamwet EG-voorschriften Aanbesteding (Raamwet)

Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO)

Besluit aanbestedingsregels voor speciale sectoren (BASS)

1 BAO Het “Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten” (BAO) is een aanbestedingsrichtlijn die in 2004 is vastgesteld. In het besluit staan regels voor het verstrekken van opdrachten door de overheid (zoals Rijk, Provincies, Gemeenten). Het besluit BAO is op 1 december 2005 in werking getreden en vervangt het Besluit overheidsaanbestedingen. Kadernota Inkoop en aanbesteden gemeente Doetinchem 2008- 2010

10

Kadernotie inkoop en aanbesteding gemeente Doetinchem

Aanbestedingsreglement Werken (AEW 2005)

Algemene kaders

EG-verdrag, m.n. de regels over de interne markt

Gemeentewet

Algemene wet bestuursrecht

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie gemeente Doetinchem 2006

1.5.4.

Burgerlijk wetboek

Algemene Inkoopvoorwaarden gemeente Doetinchem

Duurzaamheidsverklaring gemeente Doetinchem februari 2007

Kadernota inkopen aanbesteden van de gemeente Doetinchem

Het handboek inkoop en aanbesteding van de gemeente Doetinchem

Integriteit In de BAO ligt de verplichting voor alle gemeenten om transparant, objectief en niet-discriminerend in haar inkoopbeleid te zijn. Alle personen die betrokken zijn bij het inkooptraject moeten een onafhankelijke en zakelijke relatie onderhouden met (potentiële) opdrachtnemers om het traject transparant, objectief en niet discriminerend te houden. Daarnaast heeft de gemeente Doetinchem een eigen integriteitbeleid vanzelfsprekend wordt er verwacht dat tijdens het gehele inkoopproces dit beleid nageleefd wordt. Dit komt ook tot uiting in de ambtseed die door de ambtenaren van de gemeente Doetinchem wordt afgelegd. Ook het bevoordelen van regionale ondernemers om de plaatselijke economie een stimulans te geven, of om welke reden dan ook, is niet toegestaan. Door het beleidsuitgangspunt van non-discriminatie hebben regionale ondernemers evenveel kansen en mogelijkheden als elke ander willekeurige aanbieder. Vaak hebben zij wel al natuurlijk voordeel door bekendheid met de situatie en de geringe reisafstand.

1.5.4.1.

Rechtmatigheid In de jaarlijkse accountantverklaring wordt sinds het boekjaar 2004 niet alleen gekeken naar de correctheid van de financiële gegevens maar ook naar de rechtmatigheid van het proces. Indien de accountant onregelmatigheden ontdekt, van enige importantie, dan wordt er geen rechtmatigheidverklaring afgegeven. Het niet ontvangen van de rechtmatigheidverklaring heeft geen directe consequenKadernota Inkoop en aanbesteden gemeente Doetinchem 2008- 2010

11

ties. Het geeft echter wel een negatief signaal naar de burgers en gemeenteraad.

1.5.4.2.

Passende mate van bekendheid De Europese Commissie is van mening dat, gelet op de doelstelling en beginselen Van het EG verdrag ook onder de drempelbedragen bij bepaalde overheidsopdrachten concurrentie en openbaarheid een rol moet spelen. Tot voor kort was het onduidelijk wat de gevolgen waren van dit uitgangspunt. Het Europese Hof heeft in deze discussie enigszins duidelijkheid verschaft in het Coname arrest. Het Hof stelt dat er onder de drempelbedragen geen aanbestedingsplicht is, maar wel een verplichting tot passende bekendmaking of openbaarmaking van de overheidsopdracht. Hoe de gemeente dit begrip moet invullen is dan de volgende vraag. Een aparte aanbestedingsrubriek op de gemeentewebsite van voorgenomen overheidsopdrachten is daarvan een invulling. Bij aanbesteding van opdrachten onder de drempelbedragen voor Europese aanbesteding kan de gemeente nog een keuze maken tussen meervoudig onderhands aanbesteden en openbaar aanbesteden. Gelet op bovengenoemde jurisprudentie is een openbare aanbesteding in ieder geval aangewezen indien de waarde van de aan te besteden opdracht in de buurt van de Europese drempelbedragen komt.

1.6. Uitgesloten opdrachten In de artikelen 10 tot en met 17 van de BAO worden de overheidsopdrachten opgesomd waarop het BAO niet van toepassing is. In bijlage 6.5. zijn deze artikelen integraal opgenomen. 1.7. Aanbesteden in PPS Publiekprivate samenwerking betreft meestal de samenwerking tussen overheidsinstellingen en bedrijfsleven met de bedoeling infrastructuur te financieren, bouwen, beheren of onderhouden of een dienst te verlenen (in het bijzonder op gebied van vervoer, volksgezondheid, onderwijs en openbare veiligheid). Zowel in het Europese Gemeenschapsrecht als het nationale recht is geen specifieke regeling voor het verschijnsel PPS opgenomen. Elke handeling waarbij een overheidsinstelling het verlenen van een economische activiteit toevertrouwt aan een derde moet worden gezien in het licht van de regels en beginselen van het Europese Verdrag (artikel 43 tot en met 49). Bovendien zijn in bepaalde gevallen de (procedure)bepalingen uit de Europese aanbestedingsrichtlijn en/of het BAO van toepassing. Kadernota Inkoop en aanbesteden gemeente Doetinchem 2008- 2010

12

Publiek private samenwerking is te onderscheiden in: 1. strikt contractuele PPS, waarbij de samenwerking tussen de publieke en private sector uitsluitend op een contract berust en 2. geïnstitutionaliseerde PPS, waarbij publieke en private sector in een afzonderlijke rechtspersoon samenwerken De eerste vorm komt binnen onze gemeente het meeste voor. Om te bepalen of een bepaalde PPS-constructie onder de nationale en/of Europese aanbestedingsregels valt is beslissend of er sprake is van een overeenkomst onder bezwarende titel die gesloten wordt tussen de overheidsinstelling en een marktpartij. Wanneer een dergelijke overeenkomst betrekking heeft op de uitvoering van werken of het verlenen van dienst wordt deze namelijk beschouwd als overheidsopdracht voor werken of diensten. Dit betekent derhalve dat altijd moet worden gekeken naar de wijze waarop de samenwerking tussen de overheidsinstelling en de private partij wordt vormgegeven. Zodra dit gebeurd in de vorm van een overeenkomst is er vaak al sprake van een overheidsopdracht waarop de aanbestedingsregels (nationaal of Europees) van toepassing zijn, afhankelijk van de waarde van de betreffende overeenkomst in relatie tot de geldende drempelbedragen. Ook wanneer de publiekprivate samenwerking plaatsvindt in een speciaal daarvoor opgerichte rechtspersoon gaat hieraan meestal een overeenkomst tussen overheidsinstelling en de marktpartij vooraf. Als deze overeenkomst is te kwalificeren als een overheidsopdracht voor werken of diensten zijn de aanbestedingsregels ook hierop van toepassing. Hetzelfde geldt wanneer de aanbestedende dienst taken aan de opgerichte rechtspersoon toevertrouwt. Ook dat zal vaak in de vorm van een overeenkomst gebeuren die te kwalificeren is als een overheidsopdracht in de zin van de Europese aanbestedingsrichtlijn of het Bao. 1.8. Innovatief aanbesteden Er kunnen bij werken twee vormen van aanbesteden worden onderscheiden: traditioneel en innovatief. Traditioneel betekent dat de aanbesteder zelf het concept en het bestek ontwikkelt, dat aanbesteedt en de goedkoopste of economische voordeligste uitvoerders selecteert. De opdrachtgever houdt het hoogwaardige werk in huis en heeft maximaal greep op de technische uitvoering. De gemeente kan ook innovatief aanbesteden. Dat houdt in dat de aanbestedende dienst hoge prestatie-eisen stelt maar de technische invulling overlaat aan uitvoerende partijen. De eisen zijn bijv. zware milieueisen en functionele eisen, integratie van meerdere aspecten of van meerdere fasen zoals ontwikkeling-, realisatie- en onderhoudexploitatie. De effecten Kadernota Inkoop en aanbesteden gemeente Doetinchem 2008- 2010

13

van innovatief aanbesteden zijn dat het bedrijfsleven wordt geprikkeld nieuwe technieken en totaaloplossingen te ontwikkelen en complementaire partners te zoeken. Voor innovatief aanbesteden gelden de volgende randvoorwaarden: •

er moet een vernieuwende aanpak nodig en mogelijk zijn;

•

een innovatieve aanbesteding vraagt nogal wat kennis en kunde van de betreffende marktpartijen

•

bedrijven moeten in staat zijn een moeilijk project alleen uit te voeren zonder de sterke begeleiding van de aanbesteder

1.8.1. Nadelen van innovatief aanbesteden •

in principe heeft de aanbesteder geen invloed op het proces om te komen tot het eindresultaat (je kunt bijvoorbeeld technische hoogstandjes krijgen, maar overlast voor de omgeving)

•

bij innovatieve aanbestedingen hoeft de prijs niet per definitie lager uit te vallen, het kan ook zijn dat je een hogere kwaliteit krijgt.

•

kost de opdrachtgever meer voorbereiding en als gevolg daarvan meer geld

•

alle inschrijvers besteden meer tijd om tot een inschrijving te kunnen komen; dat moet ook worden betaald

•

als opdrachtgever wordt je meer afhankelijk van marktpartijen

•

er zijn vaak uitgebreide offertes nodig bij innovatief aanbesteden met bijbehorende hoge kosten

1.8.2.

De voordelen van innovatief aanbesteden: •

je stimuleert bedrijven om te vernieuwen

•

een innovatieve aanbesteding kan leiden tot een efficiëntere werkwijze door de aannemer en dus een kostenbesparing

•

je krijgt een hele andere oplossing dan gedacht Innovatief aanbesteden zal vooral betrekking hebben op het aanbesteden van werken.

Er zijn situaties waarin een innovatieve wijze van aanbesteden voordelen biedt. De afweging om wel of niet innovatief aan te besteden zal per geval worden gemaakt. Uitgangspunt is dat bij die incidentele werken waar wel innovatief kan worden aanbesteed, het ook gebeurt. Voorwaarde is dan dat er in de voorbereiding tijd gereserveerd wordt om een werk innovatief te kunnen aanbesteden. De verschillende aanbestedingsprocedures zijn ook bij innovatief aanbesteden van toepassing.


14

2. inkoopproces en strategieën Het inkoopproces valt uiteen in meerdere fasen (zie afbeelding). De fasen in het figuur zijn onder te verdelen in een tactische en een operationele inkoopfunctie. Vóór de tactische inkoopfunctie hoort nog de strategische inkoopfunctie. De strategische inkoopfunctie geeft de kaders waarbinnen het tactische en operationele inkoopfunctie uitgewerkt worden.

Specificeren:

In fase een wordt er gekeken aan welke kenmerken de in te kopen producten moeten voldoen.

Selecteren:

Fase twee houdt het selecteren van de juiste ondernemersstrategie in. Daarnaast wordt in deze fase gekeken welke ondernemers offerte uit mogen brengen. Daarna worden de offertes vergeleken en de beste partij uitgekozen.

Contracteren:

Met de leverancier die in fase twee uitgekozen is, wordt de fase van contracteren ingegaan. Hier worden verdere afspraken gemaakt over de producten, diensten of werken. Uiteindelijk wordt een contract getekend waarin alle afspraken staan vermeld.

Bestellen:

Op basis van het contract kunnen bestellingen plaatsvinden volgens daarin opgenomen procedures en voorwaarden

Bewaken:

In de vijfde fase worden uitstaande opdrachten en afspraken van het contract bewaakt. Daarnaast vindt er controle plaats of alle afspraken uit het contract worden nageleefd.

Nazorg & evaluatie:

in de laatste fase worden de ondernemer en het gehele traject

geëvalueerd.


15

2.1. Inkoopstrategie Het kiezen van de juiste ondernemersstrategie (zie fase 2 van het inkoopproces) is belangrijk voor het behalen van de juiste resultaten. Er is geen inkoopstrategie die toepasbaar is voor alle inkopen van leveringen, diensten en werken. In het model van Kraljic wordt onderscheid gemaakt tussen vier verschillende strategieën (zie afbeelding). De toe te passen inkoopstrategie hangt volgens Kraljic af van de combinatie van twee factoren: 1. de geschatte invloed op het financiële resultaat (Welk bedrag is er met de aankoop gemoeid? Heeft dit bedrag een grote of kleine i invloed op het financiële resultaat?) 2. het toeleveringsrisico (Zijn er alternatieve ondernemers mogelijk of heb je slechts de keus uit enkele ondernemers die de opdracht kunnen vervullen?) Hoog

Invloed op het

HEFBOOMPRODUCTEN

STRATEGISCHE PRODUCTEN

Inkoopstrategie gericht op:


MAXIMALE CONCURRENTIE

SAMENWERKING

(voorbeeld: bedrijfswagens, grasmaaien, aanleg sportvelden)

(voorbeeld: softwarepakketten, postverzending, nutsbedrijven)

ROUTINEPRODUCTEN

KNELPUNTPRODUCTEN


Inkoopstrategie is gericht op:

EFFICIËNTE PROCESSEN

ZEKERSTELLEN

(voorbeeld: abonnementen, huishoudartikelen, kantoorartikelen, catering, schoonmaak)

(voorbeeld: onderhoudscontracten voor machines en software, reserveonderdelen)

financieel resultaat

Laag Laag

Toeleveringsrisico Afbeelding: De inkoopportfolio (gebaseerd op Kraljic))

Hoog

2.2. Routine producten – Efficiënte processen Deze categorie heeft een laag toeleveringsrisico omdat er veel potentiële aanbieders zijn. Daarnaast hebben routine producten een relatief lage inkoopwaarde waardoor het lage invloed heeft op het financiële resultaat. Doordat er vele potentiële aanbieders zijn is er geen sprake van grote concurrentie. De inkoopstrategie in deze categorie moet gericht zijn op het verminderen van logistieke en administratieve taken. Dit kan gedaan worden door standaardisatie van het assortiment, beperken van het aantal ondernemers, verminderen van het aantal facturen en het afsluiten van raamovereenkomsten. Kadernota Inkoop en aanbesteden gemeente Doetinchem 2008- 2010

16

2.3. Hefboom producten – Maximale concurrentie De producten uit deze categorie kunnen door veel potentiële aanbieders geleverd worden. Doordat de producten of diensten een hoge inkoopwaarde hebben, is het belangrijk om de concurrentie in de branche te benutten om een zo aantrekkelijk mogelijke aanbieding te verkrijgen. 2.4. Knelpuntproducten – Zekerstellen Hoewel een opdracht in deze categorie een lage inkoopwaarde heeft, loopt de gemeente een zeker risico. Er zijn maar weinig aanbieders die het product of de dienst kunnen leveren. De inkoopstrategie in deze categorie moet zo veel mogelijk gericht zijn op het ontwikkelen van alternatieven en het veiligstellen van de toelevering. 2.5. Strategische producten – Samenwerken De laatste categorie bevat de producten en diensten die zowel een hoge inkoopwaarde hebben en een groot toeleveringsrisico. Doordat beide factoren een grote rol spelen is machtsverhouding tussen de gemeente en de leverancier in balans. Hierdoor is het belangrijk dat er een samenwerkingsrelatie ontwikkeld wordt met de leverancier om zo het belang van de gemeente veilig te stellen. Bij hefboomproducten is inkooptechnisch het meeste geld te besparen door professioneel in te kopen. Tevens zijn hier de gewenste voorwaarden en de noodzakelijke kwaliteit het beste afdwingbaar. Het grootste gedeelte van de gemeentelijke inkopen valt in dit segment.


17

3. Aanbestedingsvormen Er zijn zes verschillende hoofdvormen van aanbesteding. 3.1. Enkelvoudig onderhands aanbesteden Bij het onderhands enkelvoudig aanbesteden wordt aan één ondernemer een offerte gevraagd waar verder over onderhandeld kan worden. Door het opvragen van slechts één offerte is de procedure kort en zijn de kosten hiervan laag. Daar staat tegenover dat er geen prijsvergelijk mogelijk is waardoor het risico bestaat dat er een te hoge prijs betaald wordt. In de jurisprudentie wordt deze procedure afgeraden. In de gemeente Doetinchem mag deze procedure niet worden toegepast m.u.v. gunning middels inbesteding aan het SW-bedrijf.

3.2. Meervoudig onderhands aanbesteden Onderhands meervoudig wil zeggen dat er aan minimaal twee ondernemers een offerte gevraagd wordt. Deze offertes worden vergeleken zodat de gunstigste aanbieder de opdracht gegund krijgt. De procedure is kort en de kosten zijn laag. Doordat men zelf kan bepalen welke ondernemers er uitgenodigd worden, bestaat er een redelijke garantie voor goede kwaliteit producten of diensten. Nadeel is dat er maar beperkte mededinging is, waardoor de kans bestaat dat er teveel betaald wordt.

3.3. (Nationaal) Openbaar aanbesteden met voorafgaande selectie Een openbare aanbesteding geeft aan dat een opdracht landelijk gepubliceerd wordt via een openbaar medium als de website van de gemeente, vakbladen of de aanbestedingskalender. Voorafgaande selectie (is een pré-selectie) houdt in dat leveranciers die geïnteresseerd zijn in de opdracht zich kunnen aanmelden. Van alle aanmeldingen worden een aantal geschikte ondernemers geselecteerd die offerte mogen uitbrengen. Door de mededinging ontstaat een goede kans op de laagste prijs. Daarnaast is de procedure zo objectief mogelijk en kunnen de offertes door het beperkte aantal eenvoudig met elkaar vergeleken worden. De voorbereiding en de selectie van ondernemers kosten echter veel tijd. Hierdoor zijn de kosten van deze procedure in vergelijking tot het meervoudig onderhands aanbesteden hoog. 3.4. (Nationaal) Openbaar aanbesteden Bij een compleet openbare procedure wordt, net als bij bovenstaande vorm, de opdracht landelijk gepubliceerd via een openbaar medium. Er vindt echter geen voorafgaande selectie plaats waardoor alle geïnteresseerde ondernemers offerte kunnen uitbrengen. Hierdoor is de Kadernota Inkoop en aanbesteden gemeente Doetinchem 2008- 2010

18

procedure maximaal openbaar en objectief. Door de voorbereiding en het verplicht beoordelen van alle offertes kost de procedure veel tijd waardoor dit veel geld kost. 3.5. Niet openbaar Europees aanbesteden De niet openbare Europese procedure verloopt hetzelfde als de (Nationaal) openbare procedure met voorafgaande selectie. Echter in de Europese procedure moet de opdracht Europa wijd gepubliceerd worden in het ‘Supplement op het Publicatieblad van de Europese Unie’. Door deze selectieprocedure wordt gekeken welke ondernemers geschikt zijn voor de opdracht, deze ondernemers mogen dan offerte uitbrengen. De kenmerken waarop geselecteerd wordt, moeten vooraf gepubliceerd worden. Deze kenmerken hebben in deze fase alleen betrekking op de eigenschappen van de ondernemer en nog niet op de producten, diensten of werken. Door het vooraf selecteren van ondernemers wordt het risico vermeden dat er vele verschillende offertes vergeleken dienen te worden. Nadeel is echter dat deze procedure langer loopt dan de procedure van openbaar Europees aanbesteden. De term niet openbaar Europees aanbesteden is verwarrend. De publicatie is geheel openbaar, maar door de ondernemersselectie is het vervolg- traject dat niet meer. De gunning van de opdracht moet echter wel weer gepubliceerd worden in het ‘Supplement op het Publicatieblad van de Europese Unie’.

3.6. Openbaar Europees aanbesteden De Europese procedure verloopt hetzelfde als de (Nationaal( openbare procedure. Het verschil is dat de opdracht Europa wijd gepubliceerd moet worden bij het ‘Supplement op het Publicatieblad van de Europese Unie’.

3.7. Openbare procedure versus niet openbare procedure Vanaf bepaalde drempelbedragen is het gebruiken van een Europese procedure verplicht (zie hoofdstuk 3). Er is in de Europese richtlijnen niet bepaald welke Europese procedure gevolgd dient te worden. Dit kunnen overheidsinstellingen zelf bepalen. Aan de hand van het toeleveringsrisico van het model van Kraljic (zie hoofdstuk 2) dient bepaald worden of men voor een openbare of niet-openbare vorm van aanbesteden kiest. Indien het toeleveringsrisico hoog is, (er zijn weinig ondernemers die het product, dienst of werk kunnen leveren) dient de aanbesteding geheel openbaar te zijn. Doordat er maar weinig ondernemers zijn kunnen er niet veel offertes binnenkomen op de publicatie van de opdracht. Wanneer het toeleveringsrisico laag is, kan het beste gekozen worden voor een procedure met voorafgaande selectie om de kosten van de procedure in de hand te houden. Kadernota Inkoop en aanbesteden gemeente Doetinchem 2008- 2010

19

4. Europese aanbestedingsregels 4.1. Algemene beginselen Europese regelgeving De Europese unie heeft aan overheidsdiensten van de lidstaten de verplichting opgelegd om aanbestedingen boven een bepaalde drempelwaarde uit te voeren volgens de EU-richtlijn 2004/18/EG. De Nederlandse overheid heeft deze richtlijn opgenomen in de nationale wetgeving via het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (verder: BAO). De gemeente Doetinchem zal bij al haar inkopen en aanbestedingen handelen conform het BAO.

Alle inkopen en aanbestedingen van de gemeente Doetinchem dienen te gebeuren volgens de basisbeginselen van de Europese weten regelgeving. Deze basis beginselen zijn: -

Non discriminatie: de gemeente mag niet discrimineren

-

Transparantie: Het handelen van de gemeente moet navolgbaar zijn

-

Objectiviteit: De gemeente mag geen voorkeur hebben

-

Proportionaliteit: De vraag moet in verhouding zijn tot de gevraagde dienst/ levering/ werk De gemeente Doetinchem handelt bij al haar inkopen en aanbestedingen conform de basisbeginselen van de Europese weten regelgeving.

De gedachte hierachter is dat inkopen die immers met gemeenschapsgeld gepaard gaan, met maximale openheid van zaken uitgevoerd dienen te worden. Dit voor zover dat doelmatig kan en zonder dat de belangen van de gemeente of van de individuele leverancier worden geschaad. Het voornemen om over te gaan tot het verstrekken van grote opdrachten en/of het afsluiten van grote contracten, hoort bekend te worden gemaakt aan de markt. Aan aannemers, leveranciers en dienstverleners dient de mogelijkheid te worden geboden om mee te dingen naar overheidsopdrachten. Een open markt leidt tot meer concurrerende aanbiedingen. Ook de kwaliteit van uitgevoerde opdrachten en leveringen is gebaat bij een concurrerende markt. Uit diverse onderzoeken blijkt dat bij meer concurrentie, de kosten lager worden bij een gelijkblijvende of betere kwaliteit.

4.2. Raming van de opdrachtwaarde De gemeente Doetinchem raamt de waarde van een opdracht conform artikel 9 van het BAO. Concreet betekent dit dat zij bij de raming van de opdracht uitgaat van het totale bedrag exclusief omzetbelasting doch inclusief eventuele opties en eventuele verleningen van de


20

overeenkomst. Het splitsen van een opdracht om zo een andere (eenvoudigere) aanbestedingsprocedure te volgen of om niet Europees aan te besteden is verboden. 4.3. Drempelwaarden Europees aanbesteden In het BAO is bepaald dat alle opdrachten met een raming boven een bepaalde waarde conform de richtlijn aanbesteed dienen te worden (het zogenaamde Europese aanbesteden). Sinds 1 januari 2006 gelden voor de gemeente Doetinchem de volgende drempelwaarden: Werken

€ 5.278.000,-

Leveringen

€

211.000,-

2A-diensten

€

211.000,-

2B-diensten

€

211.000,-

Zie ook 5.7.1. aanbestedingsregels onder de EU-drempel

Deze bedragen worden elke twee jaar bijgesteld door de Europese commissie. De eerst volgende wijziging zal zijn op 1 januari 2008. 4.4. Werken, leveringen en Diensten Onder “Werk” wordt verstaan: het product van bouw- dan wel wegenbouwkundige werken in hun geheel en dat daartoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Het begrip “werk” omvat in ieder geval de activiteiten die zijn opgesomd in Bijlage I van het BAO: algemene bouwnijverheid, sloperswerkzaamheden, burgerlijke en utiliteitsbouw, waterbouw, spoorwegbouw, wegenbouw, cultuurtechnische werken, installatiebouw, de afwerking van gebouwen en verhuur van bouw- of sloopmachines met bedieningspersoneel.

Onder “Levering” wordt verstaan: alle opdrachten met betrekking tot de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten. De levering van de producten kan ook de nodige werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren omvatten. Onder producten worden slechts roerende zaken verstaan. De aanschaf van bestaande onroerende zaken2 vallen buiten de werking van het BAO en worden derhalve niet gezien als een inkoop.

Onder “Dienst” wordt verstaan: alle opdrachten die niet als levering of werk kunnen worden aangemerkt. Hierbij kan gedacht worden aan werkzaamheden verricht door architecten en/of adviesbureaus en het verrichten van schoonmaakwerkzaamheden.


21

4.4.1. Combinatie inkoop Het kan voorkomen dat een aanbesteding betrekking heeft op zowel een levering, een dienst of een werk. Is hiervan sprake dan geldt de volgende regel: het financieel grootste deel van de opdracht is doorslaggevend voor de te volgen procedure. 4.4.2. Gevolg kosten Indien de levering van producten of een dienst bepaalde installatiewerkzaamheden met zich mee brengt, dan behoren de installatiewerkzaamheden tot de opdracht voor levering. Dit is vooral van belang om te bepalen of de opdracht een bepaalde drempelwaarde overschrijdt waarboven de richtlijn moet worden toegepast.

4.4.3. Diensten versus werken Vaak worden werkzaamheden geschaard onder Werken vanwege de hogere drempelwaarde, terwijl deze eigenlijk diensten betreffen. Een bekend voorbeeld is het maaien van bermen; dat is geen werk maar een dienst. Een hulpmiddel kan zijn: wordt er wat nieuws gecreëerd dan is het een werk, anders is het veelal onderhoud en dus een dienst. Bestaat er twijfel over het feit of een opdracht onder de Richtlijn Leveringen of de richtlijn Werken valt, dan moet gekeken worden naar wat het voorwerp van de overeenkomst is en of het doel is dat de aanbestedende dienst het eigendom verwerft over goederen (bijvoorbeeld baggerschepen) of dat het gaat om het resultaat (bijvoorbeeld een uitgebaggerde rivier). Met betrekking tot onderhoudsdiensten is het niet altijd even duidelijk of het een dienst of een werk betreft. De algemene regel is dat onderhoud als dienst wordt aangemerkt wanneer het betrekking heeft op reparatie en onderhoud van machines, voertuigen en technische installaties. Daarnaast is er ook sprake van dienst wanneer er sprake is van onderhoud van gebouwen in de zin van het beheren van gebouwen en het schoonmaken van gebouwen.

2 zie art. 15 lid a BAO


22

5. Lokale aanbestedingsbeleid 5.1. Duurzaam inkopen De Gemeente Doetinchem heeft in februari 2007 het convenant “duurzaam inkopen” van SenterNovem ondertekend. Het vastleggen van de intentie maakt het voor alle medewerkers van de gemeente duidelijk dat de organisatie het belangrijk vindt dat er ook bij de aanbestedingen wordt gelet op duurzaamheid. Vanuit de centrale overheid wordt door SenterNovem, in samenwerking met vertegenwoordigers van de verschillende overheden, milieu-informatie opgesteld over producten en diensten, zoals papier, kantoormachines, catering, kantoormeubilair, kantoorartikelen, groenvoorziening en transportmiddelen. Deze zogenaamde “menukaarten” dienen te worden gebruikt bij het doorlopen van de specificatiefase.

5.1.1. Rijksoverheid: 100% duurzaam inkopen in 2010 In juni 2005 heeft de Tweede kamer een motie aangenomen waarin staat dat uiterlijk in 2010 bij 100% van de rijksaankopen en rijksinvesteringen duurzaamheid als zwaar- wegend criterium meegenomen moet worden. De interpretatie van de doelstelling 100% duurzaam inkopen is uitgewerkt in een brief die staatssecretaris Van Geel namens het kabinet in juli 2006 heeft verstuurd naar de Tweede Kamer

5.1.2. Andere overheden: 50% duurzaam inkopen in 2010 Ook de andere overheden hebben duurzaam inkopen hoog op de agenda staan. Goed voorbeeld daarvan is het DUIV (Overlegorgaan DGM, UvW, IPO en VNG). Het DUIV heeft op 2 maart 2006 besloten om duurzaamheid als vast onderdeel mee te nemen bij de inkoop, zodat in 2010 50% van het inkoopvolume (in €) van elke overheidsorganisatie duurzaam is. De doelstelling van 50% duurzaam inkopen is in lijn met een oproep die staatssecretaris Van Geel in 2004 deed aan collega-bestuurders van gemeenten, waterschappen en provincies om meer duurzaam in te kopen en aan te besteden. Er drie doelstellingen neergelegd: 1.

Stellen van een voorbeeld voor anderen.

2.

Bereiken van directe milieuwinst.

3.

Beïnvloeden van de markt door: o

het scheppen / vergroten van de vraag naar producten die minder belastend zijn voor het milieu,

o

het stimuleren van productgerichte milieu-innovatie.

De doelstellingen zijn geformuleerd vanuit de volgende gedachten. De overheid heeft een voorbeeldfunctie en kan daarmee de ontwikkeling van een meer Kadernota Inkoop en aanbesteden gemeente Doetinchem 2008- 2010

23

duurzame samenleving initiëren. De overheid kan met het gezamenlijke inkoopvolume van circa 60 miljard euro een directe invloed uitoefenen op de markt, met name door het delen van kennis op milieugericht inkopen. De gemeente Doetinchem heeft het convenant Duurzaam inkopen ondertekend. Bij alle inkopen en aanbestedingen van de gemeente Doetinchem heeft zij een inspanningsverplichting om duurzaamheidaspecten te onderzoeken en daar waar mogelijk mee te nemen.

5.2. Maatschappelijk verantwoord inkopen De gemeente heeft een maatschappelijke rol binnen de lokale samenleving. De gemeente is verantwoordelijk voor het begeleiden van mensen met een uitkeringen naar werk en moet burgers - indien ze dit nodig hebben - een beschermde arbeidsplaats bieden. Met ingang van 1 januari 2008 heeft de gemeente de rol van regievoerder bij de wet Sociale Werkvoorziening. De gemeente heeft hierdoor de verplichting om mensen met een arbeidsbeperking aam passend werk te helpen. 5.3. Social return, maatschappelijk rendement De gemeente Doetinchem kiest ervoor om zich bij al haar inkopen en aanbestedingen aan het volgende uitgangspunten: De gemeente Doetinchem heeft bij alle inkopen en aanbestedingen de inspanningsplicht om sociale voorwaarden bij aanbestedingen mee te nemen. Dit heeft als doel de regionale werk-gelegenheid te bevorderen en/of (werkloos) werkzoekenden en leerlingen werkervaring op te laten doen, gekwalificeerd te worden en/of uit te stromen naar regulier betaald werk.

Belangrijke randvoorwaarden voor de toepassing van social return zijn onder meer een heldere besluitvorming over de kaders van en de verantwoordelijkheden voor social return. Een stevig politiek draagvlak en committent van betrokken partners is onontbeerlijk. Daarnaast voldoende budget en menskracht voor de projectorganisatie en PR, heldere afspraken over taakstelling, resultaatverplichtingen en sancties voor alle betrokken partijen. Social return is niet iets dat er ‘zo maar even bij’ gedaan kan worden. Om het tot een succes te maken zal er stevig in geïnvesteerd dienen te worden, ook op de middellange termijn. De kost gaat hier voor de baat uit. Dat deze investering loont, blijkt uit de resultaten bij


24

gemeenten die al langere tijd doorlopend en succesvol social return toepassen (Dordrecht, Rotterdam). Beiden hebben een projectbureau dat intern goede contacten heeft met zowel sociale zaken als stedenbouw/stadsontwikkeling, en dat de taal spreekt van werkgevers3. Echter zoals uit de adviesnota blijkt moet daarbij niet “over één nacht ijs worden gegaan.” Belangrijke partners zijn o.m. de brancheverenigingen van de diverse sectoren, opleidingsinstituten, woningcorporaties, projectontwikkelaars, CWI, UWV en de afdeling Werk en Inkomen. 5.4. Het SW-bedrijf Het SW-bedrijf heeft binnen de gemeente Doetinchem een bijzondere positie. De gemeente Doetinchem is (financieel) verantwoordelijk voor Wedeo vanuit de gemeenschappelijke regeling. De gemeente Doetinchem heeft er daarom belang bij om opdrachten rechtstreeks te gunnen aan het lokale SW-bedrijf. Uitgangspunt van de gemeente Doetinchem is daarom daar waar mogelijk en daar waar zinvol opdrachten quasi inhouse in te besteden aan het Swbedrijf binnen de gemeenschappelijke regeling (Concreet: Wedeo). Indien dit niet mogelijk is worden opdrachten in concurrentie tussen SW-bedrijven aanbesteed. Voor meer informatie over quasi inhouse opdrachten, zie bijlage 7.1.

Opdrachten aan het SW-bedrijf worden in principe quasi inhouse inbesteed, indien dit niet mogelijk is wordt de opdracht in concurrentie tussen SW-bedrijven aanbesteed.

5.5. Regionaal beleid In artikel 2 van het BAO is bepaald dat een aanbestedende dienst ondernemers op gelijke en niet discriminerende wijze behandelt. De gemeente Doetinchem heeft daarom bij inkopen en aanbestedingen - welke wat betreft raming meer bedragen dan de Europese aanbestedingsdrempels geen regionaal voorkeursbeleid. Dit omdat het bij (Europese) wet verboden is. Onder de Europese aanbestedingsdrempel geldt artikel 2 van het BAO niet. De gemeente Doetinchem zal bij andere dan: •

Europese aanbestedingen en

•

(Nationaal) openbare aanbestedingen

het volgende uitgangspunt innemen:

3 Bron: “Samenvatting onderzoeksadvies over social return; T. Kessels & R. Jas, PSW”


25

Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding zal - indien mogelijk - er tenminste één lokale en altijd één niet lokale leverancier in concurrentie uitgenodigd worden tot het doen van een aanbieding.

De selectie en keuze van de uiteindelijke leverancier voor een werk, levering of dienst zal alleen op grond van de uitkomst van de vooraf opgestelde selectie en gunningcriteria plaatsvinden.

5.5.1. Modelbeleid mkb-vriendelijk aanbesteden Het mkb heeft in oktober 2007 een modelbeleid mkb-vriendelijk aanbesteden gepresenteerd. De gemeente Doetinchem heeft dit daar waar het binnen de huidige wetgeving en het bestaand beleid past opgenomen. Bij de invoering van de nieuwe aanbestedingswet en de daarbij behorende AmvB’s zullen indien daar aanleiding toe is de kadernota hierop worden gewijzigd. Dit betekent een wijze van aanbesteden waarbij het midden- en kleinbedrijf een faire kans maakt opdrachten te verwerven.

5.6. Drempelbedragen Gemeentelijke beleidskader Inkopen en aanbesteden Boven de Europese drempel is het BAO van toepassing. Overheidsaanbestedingen onder de hiervoor genoemde Europese drempelbedragen en opdrachten die uitgezonderd zijn van de BAO, geschieden in beginsel op grond van gemeentelijk geformuleerd beleid, mits wordt voldaan aan basisbeginselen van de Europese weten regelgeving. De gemeente Doetinchem tracht door deze kadernota inkoop en aanbesteden aan deze verplichting te voldoen.

5.6.1. Drempelwaarden onder de Europese aanbestedingsgrens Om te voldoen aan de basisbeginselen van de Europese weten regelgeving zijn overheidsorganisaties verplicht om onder de EU-drempelbedragen een beleid op te stellen over een zelfverkozen systematiek van drempelbedragen. Boven de drempelwaarde verplicht de gemeente zich tot een bepaalde aanbestedingsmethodiek en/of mandaatregels. Op hoofdlijnen onderscheiden wij de volgende vormen: •

Nationaal Openbaar (publieke bekendmaking, algemene inschrijving of voorselectie);

•

Meervoudig onderhands (geen of beperkte bekendmaking, minimaal 4 offertepartijen uitgenodigd waarvan een lokale partij, al dan niet na selectie);

•

Meervoudig onderhands (geen of beperkte bekendmaking, minimaal 2 offertepartijen uitgenodigd waarvan een lokale partij, al dan niet na selectie); voor bedragen tot € 60.000,-. Kadernota Inkoop en aanbesteden gemeente Doetinchem 2008- 2010

26

De gemeente Doetinchem verplicht zich bij toekomstige opdrachten voor werken, leveringen en diensten beneden de EU-drempelbedragen de onderstaande aanbestedingsmethoden en drempelbedragen te gebruiken en zal dit algemeen bekend maken, bijvoorbeeld op de gemeentelijke internetpagina.

Aanbestedingsvorm

Werken

Leveringen

Europees

> € 5.150.000

> € 206.000

Diensten

Mandaat College

2 A diensten

A > € 206.000

College

2 B diensten

B > € 206.000

College

Nationaal Openbaar

Meervoudig Onderhands Minimaal 4 offertes waarvan tenminste 1 lokaal Meervoudig Onderhands Minimaal 2 offertes waarvan tenminste 1 lokaal

> € 1.000.000*

College

< € 1.000.000*

Alg. Directeur

>€

250.000*

>€

133.000

> € 133.000

<€

250.000*

<€

133.000

<€

133.000

>€

60.000*

>€

60.000* > €

60.000*

<€

60.000 *

<€

60.000* < €

60.000*

< kleiner dan

Alg. Directeur

Afdelingshoofd/ Budgethouder

Budgethouder

> groter dan

1. De drempelbedragen zullen in afwachting van de AmvB (1-8-2008) nog niet worden aangepast ter voorkoming van te veel wisselingen op korte termijn. 2. Na besluitvorming zal de mandaatsregeling worden aangepast.

Het college kiest voor bovenstaande grenzen om redenen van doelmatigheid en treft in het onderstaande verdere maatregelen om zowel de doelmatigheid als de objectiviteit en transparantie te vergroten. Bij elke nationaal openbare- en Europese aanbesteding is een budgethouder verplicht om de inkoopadviseur te raadplegen. De bedragen die zijn opgenomen met een * zijn (nog) gelijk aan het inkoophandboek van 2005. Het ministerie van Economische Zaken (minEZ) aangegeven dat op 1 augustus 2008 de nieuwe AmvB’s onderdeel van de raamwet aanbesteding van kracht worden waarbij Kadernota Inkoop en aanbesteden gemeente Doetinchem 2008- 2010

27

nationale regelgeving over inkoopprocedures voor bedragen onder de EU-drempel worden vastgelegd. In deze nieuwe raamwet wordt ook de Bagateldrempel ingevoerd waarbij bedragen onder deze drempel gevrijwaard worden van (opgelegde) regels. Het licht in de lijn der verwachting dat de gemeente Doetinchem, ter ondersteuning van de integriteit van de medewerkers en de transparantie de grens waarop meervoudig onderhands mag worden aanbesteed, met 2 offertes sterk onder de Bagatelgrens zal laten dalen. Hiervoor zullen echter eerst aanpassingen aan de bedrijfsvoering moeten worden doorgevoerd..

5.7. Beleidskaders 5.7.1 Aanbestedingsreglementen De algemene beginselen van behoorlijk bestuur worden bevorderd door het gebruiken van aanbestedingsreglementen, inkoopvoorwaarden en standaardbestekken. Om de aanbestedingsprocedures te regelen bestaan er diverse reglementen die regels bevatten voor de wijze van aanbesteden, de bekendmakingen, de keuze van inschrijvers, de opdrachtverlening en de wijze van het beslechten van geschillen. De gemeente Doetinchem gebruikt voor aanbestedingen in de werken sfeer het Aanbestedingsreglement Werken 2005. De gemeente Doetinchem gebruikt voor meervoudig onderhandse aanbestedingen in de leveringen en dienstensfeer de gemeentelijke standaard offerteaanvraag De gemeente Doetinchem gebruikt voor nationaal openbare aanbestedingen in de leveringen en dienstensfeer de gemeentelijke standaard offerteaanvraag nationaal

5.7.2. Samenwerking Op het gebied van inkoop staat de gemeente open voor verschillende samenwerkingsverbanden. Belangrijk bij samenwerkingsverbanden is dat het op doelmatige en doeltreffende wijze bijdraagt aan de invulling van het strategische beleidsplan inkoop en de verdere professionalisering van de inkoopfunctie. Dit kan zijn door het delen van kennis maar ook door het creëren van schaalvergroting waardoor een gunstiger kwaliteit/prijs verhouding voor de uitbestedingen en de ingekochte goederen en diensten wordt bereikt


28

5.7.3.

Inkoopvoorwaarden De inkoopvoorwaarden zijn als instrument erg geschikt om bij “aanbestedingen” uniformiteit te bewerkstelligen. Door de inkoopvoorwaarden van toepassing te verklaren hoeven deze voorwaarden niet apart contractueel geregeld te worden. Soms is het niet mogelijk of niet verstandig om de inkoopvoorwaarden te hanteren, bijvoorbeeld:: -

bij alle contracten en overeenkomsten waar de UAV ’89 of de UAV GC 2005 van toepassing is;

-

sommige zaken en/of diensten zijn niet te verkrijgen met het gebruiken van de inkoopvoorwaarden, de leverancier doet uitsluitend zaken op zijn leveringsvoorwaarden;

-

er zijn veel aanvullingen en/of wijzigingen op de inkoopvoorwaarden;

Wanneer, om bovenstaande redenen, de inkoopvoorwaarden niet worden gebruikt, dient te worden gewaarborgd dat de gemeente Doetinchem geen overeenkomst aangaat waarbij een onnodig (juridisch of aansprakelijkheids-) risico wordt gelopen. Dit dient altijd in afstemming te gebeuren met de inkoopadviseur. Op alle inkopen en aanbestedingen van de gemeente Doetinchem zijn in principe de algemene inkoopvoorwaarden van gemeente Doetinchem van toepassing.

5.7.4. Raamovereenkomsten Een raamovereenkomst is een overeenkomst tussen een of meer aanbestedende diensten en een of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen opdrachten vast te leggen, met name wat betreft de prijs en in voorkomend geval, de beoogde hoeveelheid. De maximale duur van een Raamovereenkomst is vier (4) jaar inclusief verlengingen. Langere duur is mogelijk maar vraagt om een deugdelijke motivering. De gemeente Doetinchem streeft naar het gebruik - en de ontwikkeling van gemeentebrede - mantel- en raamovereenkomsten, waarbij voorkomen wordt dat opdrachten, geknipt per afdeling, worden aanbesteed. 5.7.5. Facturenreductie De gemeente Doetinchem streeft naar een zo’n efficiënt mogelijke bedrijfsvoering. Bij zo’n efficiënt mogelijke bedrijfsvoering hoort een strategisch facturatie beleid. Dit wil zeggen dat er zo min mogelijk facturen per leverancier ontvangen worden terwijl een factuur zo efficiënt mogelijk wordt afgehandeld. Kadernota Inkoop en aanbesteden gemeente Doetinchem 2008- 2010

29

5.7.6. Monitoren van contracten Door het opzetten en beheren van een gemeentebrede contractendatabase kan de gemeente centraal de contractuele afspraken monitoren. Vanuit deze centrale database worden de budgethouders geadviseerd over einddata en andere contractuele afspraken om hierop vroegtijdig te kunnen anticiperen 5.7.7. Ontheffing aanbestedingsprocedure Wanneer de te verwachten voordelen van een andere aanbestedingsprocedure aantoonbaar groter zijn dan bij openbaar of meervoudig onderhands aanbesteden mag van dit principe slechts gemotiveerd en gearchiveerd worden afgeweken.

Dit geldt echter niet voor Europese aanbestedingen. Het hoofd van een afdeling is verantwoordelijk voor de keuze van de afwijkende vorm. In alle gevallen zal de inkoopfunctie om advies worden gevraagd. Het college moet uiteindelijk toestemming verlenen voor de gevraagde afwijking. De criteria die gebruikt worden om van een voorgeschreven aanbestedingsvorm af te wijken zijn: -

De complexiteit van het werk/ levering of dienst;

-

De uniformiteit van het werk/ levering of dienst;

-

De mate van specialisatie;

-

Het spoedeisende karakter in geval van calamiteiten;

(Indien bij calamiteiten niet tijdig toestemming verkregen kan worden zal over de afwijking altijd achteraf schriftelijk verantwoording moeten worden afgelegd).

Aanvraag tot ontheffing van de te volgen aanbestedingsprocedure, voorzien van een advies van de inkoopadviseur, moet in een b&w -advies worden voorgelegd aan het college van b&w. Alleen het college van b&w kan ontheffing verlenen om af te wijken van een te volgen procedure. Dit kan echter nooit bij een Europese aanbesteding.

5.7.8. Inkoopdossier Tijdens de aanbesteding is het vormen van een dossier van groot belang. Niet alleen de procedure moet zorgvuldig worden gevoerd. Alle gesprekken, toezeggingen, nadere afspraken e.d. moeten schriftelijk worden bevestigd. Van elke brief of mail moet een afschrift in het dossier worden opgenomen. Nadat de aanbesteding is afgerond, dient het dossier aangeboden te worden aan het archief. Dit mede In verband met de rechtmatigheidverklaring waarbij de juiste afhandeling van elk inkooptraject dossier getoetst kan worden.


30

5.7.9. Inkoophandboek Het inkoop- en aanbestedingprocedures dienen ondersteund te worden door een inkoophandboek. In het inkoophandboek zitten allerlei standaarddocumenten om de budgethouders in de organisatie te ondersteunen. Documenten die hier in opgenomen kunnen worden zijn: o

algmene inkoopvoorwaarden

○ standaard contract

o

checklist inkoopdossier

○ opdrachtbon

o

standaard offerteaanvraag

○ standaard factuurgegevens

5.7.10. Inkoopjaarplan In het inkoopjaarplan wordt duidelijk beschreven wat de doelstellingen en projecten van het komende jaar zijn. Aan de hand van het inkoopjaarplan kan een planning worden opgesteld.

5.8. Inkoopresultaten In onze organisatie gaan we integer met gemeenschapsgeld. Dit geldt dan ook voor behaalde inkoopresultaten. Indien het inkoopresultaat negatief is (d.w.z. het bedrag in de raming is lager dan de realisatie) zal gekeken moeten worden of en hoe het verschil in de begroting wordt opgevangen. Dit zal in overleg met de directie gebeuren. Indien het inkoopresultaat positief is zal gekeken moeten worden hoe om te gaan met het behaalde voordeel. De verantwoordelijkheid t.a.v. omgaan met behaalde inkoopresultaten is als volgt geregeld;

Beslissingsbevoegdheid inzet inkoopresultaten diensten en leveringen inkoopresultaat >20 % van de contractwaarde

€ 15.000,00

budgethouder / afd.hoofd

en niet groter dan inkoopresultaat >20 % van de contractwaarde groter dan en kleiner dan inkoopresultaten > 20 % van de contractwaarde en hoger dan

budgethouder / afd.hoofd inzet gefiatteerd door directie € 15.000,00 € 30.000,00 € 30.000,00

budgethouder / afd.hoofd na overleg directie inzet gefiatteerd door college


31

Beslissingsbevoegdheid inzet inkoopresultaten werken inkoopresultaat >10 % van de contractwaarde en niet groter dan

budgethouder / afd.hoofd € 25.000,00

inkoopresultaat >10 % van de contractwaarde groter dan

€ 25.000,00

en kleiner dan

€ 100.000,00

inkoopresultaten > 10 % van de contractwaarde en hoger dan

budgethouder / afd.hoofd inzet gefiatteerd door directie

€ 100.000,00

budgethouder / afd.hoofd na overleg directie inzet gefiatteerd door college

De inzet van behaalde inkoopresultaten bij diensten en leveringen boven de € 15.000, - moeten worden gefiatteerd door de directie. De inzet van behaalde inkoopresultaten bij diensten en leveringen boven de € 30.000,- moeten worden gefiatteerd door het college. De inzet van behaalde inkoopresultaten bij werken boven de € 25.000, - moeten worden gefiatteerd door de directie. De inzet van behaalde inkoopresultaten bij werken boven de € 100.000,- moeten worden gefiatteerd door het college.


32

6. Samenvatting beleidskader inkoop en aanbesteding Het kader van onze gemeente t.a.v. inkoop is opgenomen in deze nota. Samenvattend:

6.1. Wettelijke kaders -

De inkoop wordt zo georganiseerd dat de juiste aanbestedingsprocedure worden doorlopen met een zo optimaal mogelijk resultaat in termen van kwaliteit, geld en overige criteria. Dit met in acht name van de afspraken die zijn vastgelegd in de kadernota inkoop en aanbesteding.

-

Onze organisatie streeft naar het gebruik - en de ontwikkeling van gemeentebrede - mantel- en raamovereenkomsten, waarbij voorkomen wordt dat opdrachten, geknipt per afdeling, worden aanbesteed.

-

Onze organisatie zal bij al haar inkopen en aanbestedingen handelen conform het BAO.

-

Onze organisatie handelt bij al haar inkopen en aanbestedingen conform de basisbeginselen van de Europese weten regelgeving.

-

Binnen de wettelijk toegestane kaders worden lokale ondernemers actief gestimuleerd tot het uitbrengen van marktconforme aanbiedingen bij opdrachten van diensten, leveringen en werken van de gemeente Doetinchem.

6.2. Adviezen en afspraken of Rijks niveau en met VNG -

Onze organisatie heeft het convenant Duurzaam inkopen ondertekend. Bij alle inkopen en aanbestedingen van de gemeente Doetinchem heeft zij een inspanningsverplichting om duurzaamheidaspecten te onderzoeken en daar waar mogelijk mee te nemen.

-

De gemeente Doetinchem gebruikt voor aanbestedingen in de werken sfeer het AanbestedingsReglement Werken 2005. (ARW 2005).


33

6.3. Gemeentelijke regelingen -

De gemeente Doetinchem gebruikt voor nationaal openbare aanbestedingen in de leveringen en dienstensfeer de gemeentelijke standaard offerteaanvraag nationaal

openbaar aanbesteden. -

De gemeente Doetinchem gebruikt voor meervoudig onderhandse aanbestedingen in de leveringen en dienstensfeer de gemeentelijke standaard offerteaanvraag Meervoudig onderhands aanbesteden.

-

Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding zal - indien mogelijk - er tenminste één Lokale en altijd één niet lokale leverancier in concurrentie uitgenodigd worden tot het doen van een aanbieding.

-

De gemeente Doetinchem heeft bij alle inkopen en aanbestedingen de inspanningsplicht om sociale voorwaarden bij aanbestedingen mee te nemen. Dit heeft als doel de regionale werkgelegenheid te bevorderen en/of (werkloos) werkzoekenden en leerlingen werkervaring op te laten doen, gekwalificeerd te worden en/of uit te stromen

-

Opdrachten aan het SW-bedrijf worden in principe quasi inhouse inbesteed, indien dit niet mogelijk is, wordt de opdracht in concurrentie tussen SW-bedrijven aanbesteed.

-

De inzet van behaalde inkoopresultaten bij diensten en leveringen boven de € 15.000, moet worden gefiatteerd door de directie. De inzet van behaalde inkoopresultaten bij diensten en leveringen boven de € 30.000,- moet worden gefiatteerd door het college.

-

De inzet van behaalde inkoopresultaten bij werken boven de € 25.000, moet worden gefiatteerd door de directie. De inzet van behaalde inkoopresultaten bij werken boven de € 100.000,- moet worden gefiatteerd door het college.

-

Aanvraag tot ontheffing van de te volgen aanbestedingsprocedure, voorzien van een advies van de inkoopadviseur, moet in een b&w -advies worden voorgelegd aan het college van b&w. Alleen het college van b&w kan ontheffing verlenen om af te wijken van een te volgen procedure. Dit kan echter nooit bij een Europese aanbesteding.

-

Op alle inkopen en aanbestedingen van de gemeente Doetinchem zijn in principe de algemene inkoopvoorwaarden van gemeente Doetinchem van toepassing. Kadernota Inkoop en aanbesteden gemeente Doetinchem 2008- 2010

34

7. Bijlage 7.1. Gunnen aan SW bedrijven Sociale werkvoorzieningschappen worden vrijwel altijd opgericht ter uitvoering van de Wet sociale werkvoorziening (WSW). Deze wet heeft één belangrijke sociale doelstelling: het bieden van werk aan mensen die (nog) niet terecht kunnen op de gewone arbeidsmarkt. Personen die normaal gesproken geen werk kunnen vinden door een lichamelijke, psychische of verstandelijke handicap kunnen hierdoor een baan krijgen onder aangepaste omstandigheden. Er staan nu op basis van de huidige stand van zaken in het aanbestedingsrecht 3 mogelijkheden open om te gunnen aan een Sociaal werkvoorzieningschap: 2B diensten. Opdrachten die vaak worden uitbesteed aan Sociale werkvoorzieningschappen vallen voornamelijk in de categorie “diensten”: schoonwerkzaamheden, leerlingenvervoer, reintegratiediensten en plantsoendiensten. Het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO) en de Europese aanbestedingsrichtlijn maken onderscheid tussen zogenaamde 2A- en 2B-diensten. Voor 2B-diensten geldt een zogenaamd ‘verlicht regime’. Dit houdt in dat bij het gunnen van de opdracht slechts de technische specificaties (vgl. RAW) zoals bedoeld in artikel 23 van het BAO hoeven te worden opgesteld. De aankondiging van de gunning, dus achteraf, wordt geplaatst in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Unie (http://ted.europa.eu). De algemene beginselen van het aanbestedingsrecht, te weten: transparantie, objectiviteit en non-discriminatie blijven wel van toepassing. Bedacht moet dus iedere keer worden of bij het gunnen van een opdracht op grond van dit artikel, voldoende aandacht aan deze beginselen of het Europese mededingingsrecht wordt gegeven. Artikel 19 Op 2A diensten zijn de Europese aanbestedingsverplichtingen geheel van toepassing. Er dient dus vooraf gepubliceerd te worden. Voor sociale werkplaatsen is in artikel 19 van het BAO een uitzondering gemaakt. Een aanbesteding kan worden voorbehouden aan een sociale werkvoorziening indien de meerderheid van de bij de uitvoering van de opdracht betrokken werknemers personen met een arbeidshandicap heeft. Voorwaarde daarbij is dat door de ernst van handicaps de medewerkers geen beroepsactiviteit in normale omstandigheden kunnen uitoefenen. Dit betekent niet dat er geen aanbestedingsplicht geldt. Het enige dat verandert is dat slechts sociale werkplaatsen zich op de aanbesteding in kunnen


35

schrijven. Alle sociale werkvoorzieningen mogen op basis van gelijke behandeling op de aanbesteding inschrijven. Artikel 26 De derde mogelijk tot het bereiken van de sociale doelstellingen is gecreëerd in de vorm van de sociale gunningcriteria. Dit zijn speciale voorwaarden aan de uitvoering van de opdracht, die verband kunnen houden met sociale of milieuoverwegingen. Te denken valt hierbij aan re-integratie bevordering, bestrijding werkloosheid of bescherming van het milieu. Ze gaan door het leven onder de noemer “sociale gunningcriteria”. Quasi inhouse opdrachten: De vierde mogelijkheid die er is heeft betrekking op vaste jurisprudentie van het Europese Hof. Quasi inhouse opdrachten zouden 1 op 1 gegund mogen worden aan het SW-bedrijf mits er aan twee voorwaarden voldaan wordt. De eerste voorwaarde heeft betrekking op de gezagsverhouding tussen het SW-bedrijf en de deelnemende gemeenten. De deelnemende gemeente moeten gezag uitvoeren op het SWbedrijf. Bij een ruime interpretatie van de regelgeving voldoet de gemeente aan deze voorwaarde. De tweede noodzakelijk voorwaarde is dat het SW-bedrijf het merendeel van zijn werkzaamheden moet verrichten ten behoeve van de aanbestedende dienst (lees: de gemeente). Omdat het SW-bedrijf veelal voor een groot deel ook werkzaamheden verricht voor andere gemeenten en commerciële instellingen wordt aan deze voorwaarde veelal op dit moment niet voldaan. Indien de gemeente quasi inhouse opdrachten wil verstrekken aan het SW-bedrijf, is dit mogelijk indien het SW-bedrijf zijn juridische structuur drastisch wijzigt. Vrijstelling voor verlening van opdrachten door middel van exclusief recht: Het is mogelijk om opdrachten aan het SW-bedrijf te gunnen door het exclusieve recht. Opdrachten moeten dan voldoen aan de volgende vijf voorwaarden: •

Het SW-bedrijf moet zelf een aanbestedende dienst zijn;

•

De opdrachtgever moet de opdracht verstrekken door een uitsluitend recht;

•

Het uitsluitend recht moet een wettelijke of bestuursrechtelijke grondslag hebben;

•

De verlening van het uitsluitend recht moet verenigbaar zijn met het EG-verdrag;

•

Het uitsluitend recht moet op uitdrukkelijke en doorzichtige wijze zijn verleend4.

Deze mogelijkheid bestaat inderdaad en is goed mogelijk. Een belangrijk aspect hierbij is dat aan alle vijf de voorwaarden wordt voldaan. Het is haalbaar om het SW-bedrijf verschillende opdrachten te gunnen door het alleenrecht. Deze mogelijkheid houdt wel in dat er in principe 4 Bron: Prof. dr. van der Meent, 2007, Loyens en Loeff p. 19 Kadernota Inkoop en aanbesteden gemeente Doetinchem 2008- 2010

36

voor elke aanbesteding een verordening gemaakt moet worden. Echter in de vijfde voorwaarde schuilt een risico. Dit risico heeft betrekking op de publicatieplicht bij het vestigen van het alleenrecht. Dit dient gepubliceerd te worden in een landelijk medium. Het risico schuilt in het feit dat op het moment dat een andere aanbestedende dienst aangeeft interesse te hebben in de opdracht er dan twee geïnteresseerde zijn voor dezelfde opdracht. Hierdoor kan er niet meer rechtstreeks aan het SW-bedrijf gegund worden. Dit probleem ontstaat omdat een verordening (welke noodzakelijk is voor het alleenrecht) van algemeen nut moet zijn. Het gunnen van opdrachten aan het (lokale) SW-bedrijf is niet van algemeen nut maar bijvoorbeeld het te werkstellen van mensen met een SW-status in de groenvoorziening wel. Dit probleem is vervolgens op te lossen door of (a) een aanbesteding te houden tussen beide geïnteresseerde SW-bedrijven of (b) door middel van bestuurlijk overleg. 1 op 1 gunnen aan het SW-bedrijf onder de Europese drempelbedragen: Zolang de nieuwe nationale inkoop- en aanbestedingswetgeving er niet is, kan het college van B&W ontheffing geven door opdrachten tot de Europese drempelwaarden rechtstreeks aan het SW-bedrijf te gunnen. Hierbij moet dan wel worden opgemerkt dat het BAO dan wordt nageleefd volgens de letter van de wet en er voorbij gegaan wordt aan het feit dat de Europese commissie in 2006 een interpretatieve mededeling heeft gedaan. In deze interpretatieve mededeling is uitvoerig stil gestaan bij de werking van de richtlijn onder de drempelbedragen. Het standpunt van de commissie is dat de richtlijn dan wel degelijk van toepassing is, maar dit betreft een standpunt en is (nog) geen wetgeving. Sociale gunningcriteria vormen een soort van ‘tool’ voor de aanbestedende diensten om ervoor te zorgen dat een leverancier bepaalde sociale doelstellingen van de aanbestedende dienst worden verwezenlijkt. Hierbij moet wel worden gelet op volgende zaken: -

het gunningcriterium moet verband houden met opdracht (HvJEG Finse bussen / HvJEG Wienstrom );

-

het gunningcriterium moet te allen tijde non-discriminatoir & proportioneel zijn;

-

het gunningcriterium dient in de aankondiging te worden vermeld.

Tot slot willen wij er op wijzen dat bovenstaande alleen betrekking heeft op de werkzaamheden van het SW-bedrijf waar het merendeel gedaan wordt door mensen met een SW-status. De marktconformiteit zal altijd (zowel qua prijs en kwaliteit) getoetst moeten worden waarbij er alleen gegund mag worden aan het SW-bedrijf als uit deze toetst blijkt dat het SW-bedrijf marktconform levert.


37

7.2 Begrippenlijst 2-A Diensten: betreft diensten die onder de volledige werking van de richtlijn ‘Diensten’ vallen. 2-B Diensten: diensten waarbij slechts een zeer beperkt gedeelte (2B) van toepassing is. Men dient alleen de voorschriften om de technische specificaties in de contractuele documenten op te nemen en de juiste technische voorschriften toe te passen, alsmede het publiceren van de aankondiging van de gegunde opdracht in het Publicatieblad van de EG. Aanbesteden: het proces dat vooraf gaat aan het verstrekken van een opdracht aan een derde voor de uitvoering van werken of de levering van diensten of producten. Aanbestedende dienst: de gemeente Doetinchem is DE rechtpersoon die inkoopt, aanbesteedt en de contracten aangaat. Aanbestedingskalender.nl: Digitale publicatiekrant voor aanbestedingen. Voor zowel nationaal openbare als Europese aanbestedingen Aanbesteder: degene (afdeling) die het opdragen van een opdracht voorbereidt. Aankondigingen: berichtgeving in het ‘Supplement op het Publicatieblad” van de Europese Gemeenschap’, berichtgeving in de krant, berichtgeving op de aanbestedingskalender Ambtseed /belofte de eed of belofte die de ambtenaar aflegt ter bewustwording van de verantwoording te aanzien van zijn/haar rechten en plichten bij het uitoefenen van zijn/haar taak ARW: Het Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005) is de opvolger van de ARW 2004, dat op haar beurt de twee UAR’s (UAR-EG 1991 en UAR 2001) heeft vervangen. Het ARW 2005 is, net als het BAO, op 1 december 2005 in werking getreden. Het ARW 2005 is bedoeld voor het aanbesteden van werken en bestaat uit twee sporen: een Europees spoor (vooropdrachten die een geraamde waarde hebben boven het Europese drempel-bedrag) en een openbaar spoor (voor opdrachten die een geraamde waarde hebben onder het Europese drempelbedrag). Daar de Europese richtlijn werken, leveringen en diensten via het BAO op 1 december 2005 in werking is getreden, is de voorganger van het ARW 2004, het UAR-EG 1991, niet meer actueel. Deze voor-ganger (UAR-EG 1991) wordt door veel gemeenten nog wel gehanteerd. Met de toepassing van het ARW 2005 voldoen gemeenten weer aan de voorschriften van het BAO en daarmee aan de voor-schriften van de Europese richtlijn. Als tussenoplossing tot het nieuwe regime in 2007 is het ARW 2005 voor zowel Europese als nationale aanbestedingen (op onderdelen) een actueel reglement. Door te adviseren het ARW 2005 nationaal toe te passen wordt uniformiteit bevorderd en kan een einde komen aan de lappendeken van reglementen die nu bestaat (UAR-EG 1991, UAR 1986, UAR 2001, ARW 2004). De Minister van EZ heeft in een bestuurlijk overleg met de VNG toegezegd dat gemeenten tot de inwerkingtreding van de Aanbestedingswet niet meer geconfronteerd worden met nieuwe regelgeving. Kadernota Inkoop en aanbesteden gemeente Doetinchem 2008- 2010

38

BAO: Het “Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten” (BAO) is een aanbestedingsrichtlijn die in 2004 is vastgesteld. In het besluit staan regels voor het verstrekken van opdrachten door de overheid (zoals Rijk, Provincies, Gemeenten). Het besluit BAO is op 1 december 2005 in werking getreden en vervangt het Besluit overheidsaanbestedingen.

BIBOB: BIBOB staat voor Wet Bevordering Integriteit Beoordelingen door het Openbaar Bestuur. Dankzij deze wet hebben bestuursorganen een instrument om de integriteit van aanvragers van vergunningen en subsidies te toetsen. Diensten: een opdracht voor dienstverlening. Drempelbedrag: bedrag waarboven een bepaalde aanbestedingsprocedure is voorgeschreven. EU-richtlijnen: Voor het aanbesteden van werken, leveringen en diensten boven het Europese drempelbedrag dient richtlijn 2004/18/EG van 31 maart 2004 gebruikt te worden (de zgn. Algemene richtlijn).

Gunningscriteria: De vooraf bekendgemaakte criteria waaraan de inschrijvingen worden getoetst en die uitsluitend betrekking mogen hebben op de kwaliteit van de aanbieding. Leveringen: een opdracht voor levering is een opdracht voor aankoop, leasing, huur of huurkoop van een product. Inkoop: het van externe bronnen betrekken van alle goederen en diensten die nodig zijn voor de bedrijfsuitoefening, het bedrijfsonderhoud en de bedrijfsvoering, tegen de voor de organisatie meest gunstige voorwaarden. Kortom: alle handelingen van een (gemeentelijke) organisatie die facturen van derden tot gevolg hebben.

Inkoopadviseur: Beleidsmedewerker die de inkoopfunctie organisatiebreed ondersteund en gevraagd en ongevraagd de organisatie adviseert in inkoopaangelegenheden.

Inkoopcoördinator: Beleidsmedewerker die de inkoopfunctie op afdelingsniveau ondersteund en zorg draagt voor de correcte toepassing van het inkoopbeleid binnen de afdeling. Minimumeisen: zijn eisen met een uitsluitend karakter. Dat wil zeggen dat een marktpartij die hieraan niet voldoet uitgesloten wordt van verdere deelname aan een aanbestedingsprocedure. Nationale en Europese aanbesteding: hierbij kunnen de volgende aanbestedingsprocedures worden onderscheiden: a

openbare aanbesteding is een aanbesteding die algemeen bekend gemaakt wordt en waarbij eenieder een inschrijving kan doen; Kadernota Inkoop en aanbesteden gemeente Doetinchem 2008- 2010

39

b

openbare aanbesteding met voorafgaande selectie is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waarbij een ieder zich als gegadigde kan aanmelden. Uit deze gegadigden wordt op basis van vooraf bekend gemaakte criteria een selectie (van minimaal 5) gemaakt en de alsdan geselecteerden worden uitgenodigd een inschrijving te doen;

Onderhandse aanbesteding: een onderhandse aanbesteding is een aanbesteding die niet algemeen wordt aangekondigd en waarbij door de opdrachtgever zelf een of meerdere partijen worden benaderd om een inschrijving te doen; de volgende onderhandse aanbestedingen zijn te onderscheiden: a

onderhandse aanbesteding is een aanbesteding waarbij een beperkt aantal van tenminste t wee natuurlijke of rechtspersonen tot inschrijving worden uitgenodigd;

b

de onderhandse aanbesteding na selectie houdt in dat een beperkt aantal van tenminste twee natuurlijke of rechtspersonen in de gelegenheid wordt gesteld, deel te nemen aan een selectie, waarna één of meer van hen tot inschrijving kunnen worden uitgenodigd;

c

de enkelvoudige uitnodiging ook wel gunning uit de hand genoemd houdt in dat één natuurlijke of rechtspersoon wordt gevraagd een prijsaanbieding te doen; veelal wordt dan met een zogenaamde ‘open begroting’ gewerkt, hetgeen betekent dat de opdrachtnemer inzage geeft in zijn begroting. Deze methode wordt in Doetinchem niet toegepast.

d

de offertemethode is een proces voor het aanbesteden van vooral leveringen dat neerkomt op een meervoudige onderhandse aanbesteding met drie partijen.

Quasi inhouse inbesteden: Het verstrekken aan een organisatie welke juridisch een eigen entiteit is maar die uitsluitend werk verricht voor een aanbestedende dienst en waar een aanbestedende dienst gezag op uitvoert. Selectiecriteria: criteria die aan gegadigden gesteld kunnen worden om voor een opdracht in aanmerking te komen. Deze bestaan uit: eisen aan de beroepsbekwaamheid, financieel-economische geschiktheideisen en technische geschiktheideisen. Selectieleidraad: een document waarin staat beschreven aan welke selectiecriteria gegadigden voor een opdracht dienen te voldoen. Total Cost of Ownership (TCO): een berekening van de kostprijs waarbij naast de aanschafkosten van een dienst of product, ook gekeken wordt naar de financiële gevolgen van de gebruiksfase. TCO brengt de totale kosten op korte en langere termijn in beeld om een beoogde prestatie te kunnen realiseren. Turnkey-contract: hiervoor is geen eenduidige begripsomschrijving te geven; het meest kenmerkende is dat een partij, de turnkey-aannemer, verantwoordelijk is voor zowel ontwerp als uitvoering.

Uniforme Administratieve Voorwaarden ’89 (UAV): Contractsvorm welke bij werken altijd van toepassing wordt verklaard. Kadernota Inkoop en aanbesteden gemeente Doetinchem 2008- 2010

40

Uniforme Administratieve Voorwaarden Geïntegreerde Contracten (GC UAV): Contractsvorm welke bij werken altijd van toepassing wordt verklaard bij complexe samenwerkingsvormen zoals turn key, construct en design, design en build. Werk: een werk is het product van bouw- dan wel infrastructurele werken in hun geheel dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.


41

7.3. Taken inkoopfunctie De inkoopfunctie heeft in het algemeen de taak de inkoop binnen gemeente Doetinchem vorm te geven, besparingen te realiseren en inkoop via geldende weten regelgeving uit te voeren. Meer in detail zal dit, wat ons betreft, resulteren in de volgende taken:

Het opstellen van inkoopanalyse’s (ABC (Pareto) analyse, contract analyse etc.);

Het opstellen en evalueren van de benodigde beleidsstukken, waaronder het inkoopbeleid en het aanbestedingsbeleid;

Het jaarlijks opstellen van een inkoopjaarplan naar aanleiding van de begroting voor het komende jaar;

Het verzorgen van adviezen ten aanzien van uiteenlopende inkoopvraagstukken;

Het aanleveren van standaarddocumenten op het gebied van inkoop;

Het ondersteunen bij aanbestedingstrajecten;

Het informeren van de organisatie over actuele inkoop- en aanbestedingsontwikkelingen, middels mail, projectgroepoverleg en workshops;

Het implementeren van softwaretools;

Het handhaven van hetgeen gesteld in het inkoopactieplan en het aanbestedingsbeleid;

Het minimaliseren van risico’s ten aanzien van weten regelgeving op het gebied van inkoop en aanbesteden;

Het realiseren van besparingen tezamen met budgethouders;

Voeren van voortgangsbesprekingen en/of contractevaluaties en/of onderhandelingsgesprekken;

Het toetsen aanbestedingen aan de hand van het aanbestedingsbeleid.


42

7.4 Uitgesloten opdrachten § 4 Art. 10 tot en met 17 van het BAO. Artikel 10 Dit besluit is niet van toepassing op overheidsopdrachten die door aanbestedende diensten op het gebied van defensie worden gegund en die vallen onder de reikwijdte van artikel 296 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap. Artikel 11 1. Dit besluit is niet van toepassing op: overheidsopdrachten die a. in het kader van het Besluit aanbestedingen speciale sectoren worden gegund door aanbestedende diensten die een of meer van de in de artikelen 3 tot en met 5 en artikel 7 van het Besluit aanbestedingen speciale sectoren genoemde activiteiten uitoefenen en die voor deze activiteiten worden gegund, b. op grond van de artikelen 5, tweede lid, 19, 26 en 30 van het Besluit aanbestedingen speciale sectoren van het toepassingsgebied zijn uitgesloten. 2. Dit besluit is tot 31 december 2008 van toepassing op overheidsopdrachten die worden gegund door aanbestedende diensten die de activiteiten, bedoeld in artikel 6 van het Besluit aanbestedingen speciale sectoren, uitoefenen en die voor deze activiteiten worden gegund. Artikel 12 Dit besluit is niet van toepassing op overheidsopdrachten die in hoofdzaak tot doel hebben de aanbestedende diensten in staat te stellen openbare telecommunicatienetten beschikbaar te stellen of te exploiteren of aan het publiek een of meer telecommunicatie-diensten te verlenen. Artikel 13 Dit besluit is niet van toepassing op overheidsopdrachten die geheim zijn verklaard of waarvan de uitvoering overeenkomstig de geldende wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen met bijzondere veiligheidsmaatregelen gepaard moet gaan of wanneer de bescherming van de wezenlijke belangen van het land zulks vereist. Artikel 14 1. Dit besluit is niet van toepassing op overheidsopdrachten waarvoor andere procedurevoorschriften gelden en die worden gegund: a. krachtens een tussen het Koninkrijk der Nederlanden en een of meer derde landen overeenkomstig het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gesloten internationale overeenkomst betreffende leveringen of werken die bestemd zijn voor de gemeenschappelijke verwezenlijking of exploitatie van een werk door de ondertekenende staten, of betreffende diensten die bestemd zijn voor de gemeenschappelijke verwezenlijking of exploitatie van een project door de ondertekenende staten, of b. krachtens een in verband met de legering van strijdkrachten gesloten internationale overeenkomst betreffende ondernemingen in Nederland of in een derde land, of c. volgens de specifieke procedure van een internationale organisatie.


43

2. Een aanbestedende dienst brengt een internationale overeenkomst als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a, ter kennis van de Commissie. Artikel 15 Dit besluit is niet van toepassing op overheidsopdrachten voor diensten: a. betreffende de verwerving of huur, ongeacht de financiële modaliteiten ervan, van grond, bestaande gebouwen of andere onroerende zaken of betreffende de rechten hierop, met uitzondering van de overeenkomsten betreffende financiële diensten die voorafgaand aan, gelijktijdig met of als vervolg op het koop- of huurcontract worden gesloten, b. betreffende de aankoop, de ontwikkeling, de productie of de coproductie van programmamateriaal bestemd voor uitzendingen door radio-omroeporganisaties en overeenkomsten betreffende zendtijd, c. betreffende diensten van arbitrage en bemiddeling, d. op financieel gebied betreffende de uitgifte, de aankoop, de verkoop en de overdracht van effecten of andere financiële instrumenten en door de centrale banken verleende diensten, e. inzake arbeidsovereenkomsten, of f. betreffende diensten voor onderzoek en ontwikkeling, met uitzondering van die waarvan de resultaten in hun geheel aan de aanbestedende dienst toekomen voor gebruik ervan in de uitoefening van zijn eigen werkzaamheden, mits de dienstverlening volledig door de aanbestedende dienst wordt beloond. Artikel 16

Dit besluit is niet van toepassing op concessieovereenkomsten voor diensten. Artikel 17 Dit besluit is niet van toepassing op overheidsopdrachten voor diensten die door een aanbestedende dienst worden gegund aan een andere aanbestedende dienst of aan een samenwerkingsverband van anbestedende diensten, op basis van een uitsluitend recht dat deze aanbestedende dienst geniet, mits uit uitsluitend recht met het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap verenigbaar is.


44


45

Kadernota inkoop en aanbesteden

Recommend Documents