Jaarverslag Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2009 “Inkoop actueel”
Auteur: Functie: Datum:
André van der Zanden Concern inkoper Gemeente Waalwijk januari 2010
1
Inhoudsopgave: INLEIDING ................................................................................................. 3 SAMENVATTING ......................................................................................... 4 HOOFDSTUK 1. UITGEVOERDE INKOOPTRAJECTEN 2009 ........................... 5 1.1 UITGEVOERDE TRAJECTEN ................................................................................................................. 5 1.2 BEDRAGEN EN FINANCIEEL RESULTAAT ............................................................................................. 5 1.3 BESCHRIJVING VAN DE TRAJECTEN..................................................................................................... 7 1.3.1 UITGEVOERDE INKOOPTRAJECTEN MET ALS RESULTAAT EEN ÉÉNMALIGE OPDRACHT:.................... 7 1.3.2 UITGEVOERDE INKOOPTRAJECTEN MET ALS RESULTAAT EEN MEERJAREN CONTRACT: ................... 7 HOOFDSTUK 2. OVERIGE ONTWIKKELINGEN 2009..................................... 9 2.1 2.2 2.2.1 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.4 2.4.1
CONTRACTENDATABASE .................................................................................................................... 9 DUURZAAM INKOPEN ......................................................................................................................... 9 WAT HEBBEN WE GEDAAN AAN DUURZAAM INKOPEN: .................................................................... 9 RECHTMATIGHEID: ........................................................................................................................... 10 DOELSTELLING VAN DE INTERNE CONTROLE ................................................................................. 10 AANPAK INTERNE CONTROLE ........................................................................................................ 10 CONCLUSIE INTERNE CONTROLE ................................................................................................... 10 SAMENWERKING IN DE REGIO:.......................................................................................................... 11 RESULTATEN VAN DE SAMENWERKING: ........................................................................................ 11
2
Inleiding In het inkoop- en aanbestedingsbeleid is vastgesteld dat er jaarlijks een inkoopactieplan en jaarverslag wordt opgesteld. De afgelopen jaren heeft u al kennis kunnen maken met de jaarverslagen van concern inkoop. Dit jaar is eveneens een dergelijk document opgesteld, waarin wordt teruggeblikt op de ontwikkelingen op het gebied van inkopen in 2009 en waarin inzichtelijk gemaakt wordt gemaakt wat de inkoopresultaten zijn door het toepassen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Dit verslag is een openbaar document en is geschreven voor de Raad, het College en het Management overleg. De Raad zal door een raadsinformatiebrief op de hoogte gesteld worden van dit verslag. Indien U na het lezen van dit jaarverslag nog vragen heeft, dan kunt u deze stellen aan André van der Zanden, senior concern inkoper van de Gemeente Waalwijk door een email te sturen naar:
[email protected]
André van der Zanden Senior concern inkoper Gemeente Waalwijk
3
Samenvatting Inkopen en aanbesteden binnen de overheid is volop in beweging. Een terugblik op 2009 laat zien dat het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Waalwijk in 2009 regelmatig actueel was.
Slim inkopen levert geld op door Johan van Grinsven. dinsdag 24 maart 2009 | 03:49 | Laatst bijgewerkt op: dinsdag 24 maart 2009 | 10:48
WAALWIJK - Het slimmer inkopen van diensten en materialen en beter aanbesteden van werken loont voor de gemeente Waalwijk. Die heeft vorig jaar 3,2 miljoen euro bespaard - op een totaalbedrag van 16,4 miljoen euro door striktere regels te hanteren bij inkoop en aanbesteding en hiervoor een centrale inkoper verantwoordelijk te maken. Die was in 2008 bij een groot aantal zaken betrokken, zoals de aankoop van een houtversnipperaar, een hondenpoepzuiger en archiefstellingen en het afsluiten van contracten voor bijvoorbeeld mobiele telefonie en het maaien van bermen. Bron: Brabants Dagblad 24 maart 2009
Door het hanteren van het inkoop- en aanbestedingsbeleid voldoen we aan de rechtmatigheid en de basisbeginselen van het aanbestedingsrecht (transparantie, objectiviteit en non-discriminatie). In 2009 zijn 64 trajecten bij inkoop aangemeld. Van deze 64 trajecten betrof het 24 aanbestedingen bij OBOR (cluster Ontwerp) welke zijn beoordeeld op de laagste prijs. Verder zijn er 40 trajecten begeleid door de concern inkoper, welke naast de prijs worden beoordeeld op bijvoorbeeld kwaliteit, plan van aanpak en of duurzaamheid. Dit resulteerde in 25 opdrachten en 15 contracten. De totale geraamde waarde van alle aangemelde aanbestedingen bedroeg € 17.529.637,56 welke uiteindelijk voor € 14.997.187,12 gegund zijn. Dit resulteert in een totale financieel resultaat van € 2.532.450,44 Aangezien dit het derde jaarverslag is, is het mogelijk om vergelijkingen met voorgaande jaren te tonen. In het verslag wordt een vergelijking gemaakt met de cijfers van 2008 en 2007. In 2009 zijn er in totaal iets minder inkooptrajecten uitgevoerd, maar is het gunningbedrag gestegen. Het financiële resultaat is afgenomen ten opzichte van 2008. Daarentegen zijn er meer éénmalige opdrachten gegund en meerjaren contracten afgesloten. Ook is het aantal contracten in de contractendatabase toegenomen en er is veel aandacht geschonken aan duurzaam inkopen en de regionale samenwerking.
4
Hoofdstuk 1. Uitgevoerde inkooptrajecten 2009
1.1
Uitgevoerde trajecten
In het beleid is voor 2009 opgenomen dat alle inkopen en aanbestedingen vanaf € 15.000 voor leveringen en diensten en vanaf € 50.000 voor werken aangemeld worden bij concern inkoop. Hiervoor wordt dan gezamenlijk een inkoopstrategie bepaald. De trajecten vanaf € 50.000 respectievelijk € 150.000 voor werken worden gezamenlijk met de concern inkoper uitgevoerd. Als het gaat om trajecten bij OBOR (cluster Ontwerp) geldt hiervoor een uitzondering. Als een werk door middel van een bestek op de markt wordt gezet volgens de vaste procedure en alleen wordt beoordeeld op laagste prijs, dan voert de afdeling OBOR (cluster Ontwerp) zelfstandig deze trajecten uit. Hieronder worden de cijfers gepresenteerd in relatie tot de resultaten van 2007 en 2008.
Aantal trajecten voor eenmalige opdrachten Aantal trajecten voor raamovereenkomsten Aantal trajecten OBOR (cluster Ontwerp) Totaal: Van deze aanbestedingen zijn: Europese aanbesteed Openbaar aanbesteed Gezamenlijk met andere gemeenten aanbesteed:
2007 15 17 17 49
2008 20 13 37 70
2009 25 15 24 64
6 2 3
6 7 2
5 8 3
Conclusies: Afname van 6 aangemelde trajecten; Toename van 6 trajecten die door concern inkoop zijn begeleid; Gezamenlijke trajecten met andere gemeente aanbesteden blijft laag; Inmiddels zijn in de 3 jaren in totaal 45 raamovereenkomsten afgesloten; Afname van aantal trajecten van OBOR (cluster Ontwerp) ten opzichte van 2008. Niet duidelijk is of 2008 uitzonderlijk hoog was wat betreft aantal aanbestedingen. 1.2
Bedragen en financieel resultaat
De totale begroting volgens de productenraming van de Gemeente Waalwijk is € 103.867.000. Na aftrek van de niet door inkoop beïnvloedbare kosten blijven € 37.438.000 beïnvloedbare uitgaven over. Een groot deel van dit bedrag moet, conform het beleid, aangemeld worden bij concern inkoop en dus verantwoord worden in dit jaarverslag. Uiteraard is het vrijwel onmogelijk om exact te achterhalen welk deel volgens het inkoop –en aanbestedingsbeleid nog ingekocht moet worden. Een gedeelte hoeft niet aanbesteed te worden, omdat het om te kleine bedragen gaat, en een (groter) deel is reeds in een contract opgenomen. Dit hoeft dan maar eens in de vier jaar aanbesteed worden.
5
De uitgevoerde trajecten levert het volgende overzicht op:
Gunningbedrag eenmalige opdrachten Gunningbedrag contracten Gunningbedrag OBOR (cluster Ontwerp) Totale gunningbedrag
2007 € 736.962
2008 € 1.270.667
2009 € 1.259.371
€ 5.286.077 € 3.653.419
€ 2.232.414 € 9.713.726
€ 6.863.045 € 6.874.497
€ 9.676.458
€ 13.216.808 € 14.997.187
Conclusies:
Grote toename gunningbedrag contracten; Afname van het aantal aanbestedingen bij OBOR (cluster Ontwerp); Groot aandeel van gunningbedrag contracten in het resultaat.
Uiteindelijk levert het aanbesteden de resultaten in onderstaande tabel op:
Totale ingekochte raming Totale gunningbedrag Totale financiële resultaat % financiële resultaat t.o.v. ingekochte raming
2007 € 11.683.889 € 9.676.458 € 2.007.430 17 %
2008 € 16.490.026 € 13.216.808 € 3.273.218 20 %
2009 € 17.529.637 € 14.997.187 € 2.532.450 14 %
Conclusies: Toename van de ingekochte raming van ruim € 1 miljoen (6 %); Toename van het totale gunningbedrag (13 %); Forse daling van het financiële resultaat; (30 %) Percentage financiële resultaat is met 6% gedaald; Een verklaring voor de daling van het financiële resultaat is dat OBOR ontwerp bij de raming rekening houdt met de aanbestedingsresultaten van het vorige jaar. De ramingen in 2009 zijn dus naar aanleiding van de resultaten van 2008 naar beneden bijgesteld. Bij de bepaling van het financiële resultaat is uitgegaan van ramingen, die niet per definitie een specifieke begrotingspost betreffen, maar bijvoorbeeld een bij aanvang van de inkoopprocedure geraamd bedrag, of een onderdeel uit een beleidsnotitie. Zo wordt bij het onderdeel grondexploitatie in tegenstelling tot het globale totaalniveau van de exploitatieopzet een besteksraming gemaakt op detailniveau. De financiële resultaten zijn o.a. vanwege het globale karakter van de exploitatieopzet, afgezet tegen de gedetailleerde besteksbegroting. Hierbij is geen rekening gehouden met eventueel meer- of minderwerk ten opzichte van de aanbesteding. De behaalde financiële resultaten laten zich niet in alle gevallen vertalen in direct zichtbare effecten op de exploitatiebegroting. De behaalde resultaten kunnen ook voordelen opleveren voor: de (algemene) reserves: dus het vrij besteedbaar vermogen neemt toe; grondexploitaties: afhankelijk van de uitkomst in relatie tot de exploitatieopzet een wijziging van het uiteindelijke exploitatieresultaat. IUP:Integraal Uitvoeringsplan:betreft plan voor wegen, verkeer en riolering. GRP: Gemeentelijk Rioleringsplan: betreft plan voor onderhoud riolering.
6
kredieten:Afschrijvingsbedrag van een investering, wat jaarlijks in de begroting opgenomen wordt. voorzieningen ISV: Investeringsplan Stedelijke Vernieuwing. Jaarrekening/begroting: beschikbare jaarbudgetten.
Hierbij moet worden opgemerkt dat een aanbestedingsvoordeel op een krediet gedurende een groot aantal jaren doorwerkt (de hele afschrijvingstermijn), maar dat dit voordeel per jaar uiteraard slechts een deel van het gehele voordeel bedraagt. Binnen de grondexploitatie kan, afhankelijk van de voorcalculatie van de exploitatieopzet en het eventuele meer- en minderwerk, een aanbestedingsvoordeel bijdragen aan het gecalculeerde eindresultaat van het complex. Wel kan worden gesteld dat een voordeel in bijna alle gevallen in positieve zin doorwerkt in het gemeentelijke huishoudboek. In de procedurebeschrijvingen “regeling budgethouderschap strategische projecten”, maar ook in de “procedure afsluiten kredieten” is nadrukkelijk vastgelegd dat behaalde voordelen in aanbestedingen niet mogen worden overgeheveld naar andere kredietonderdelen. 1.3
Beschrijving van de trajecten
1.3.1
Uitgevoerde inkooptrajecten met als resultaat een éénmalige opdracht:
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 1.3.2
strategische visie stemhokjes Bodemonderzoek Binnenbijster bouwkundig: verbouw aula begraafplaats installatie: verbouw aula begraafplaats digitaliseren ruimtelijke plannen paternosterkasten onderhoud asfalt Sluisweg/ Altenaweg ondergrondse containers juridische cursussen Audio visuele middelen raadzaal BAG applicatie telefooncentrale Power server Voorziening (routers en switches) nieuwe computerruimte onderhoud asfalt Taxandriaweg roeivijver dakbedekking Zidewinde Veegzuigcombinatie Shovel Stobbefrees Veegwagen Voortgangslijsten Website Smart site 23 trajecten OBOR (cluster Ontwerp) volgens beoordeling op laagste prijs Uitgevoerde inkooptrajecten met als resultaat een meerjaren contract:
Accoutantscontrole onkruidbeheersing op verhardingen Hulpmiddelen volgens de Wet Voorziening Gehandicapten (WVG) Gas Wet Maatschappelijke Ondersteuning Huishoudelijke Verzorging
7
Notulistendiensten printers – copiers groen onderhoud Sprang-Capelle, Driessen groen onderhoud noordoost Waalwijk Groen onderhoud overig Trapliften onderhoud sportcomplexen speeltoestellen Landgoed Driessen sanitaire voorzieningen nieuwbouw groot onderhoud Openbare Verlichting
8
Hoofdstuk 2. Overige ontwikkelingen 2009
2.1
Contractendatabase
Afsluiten van raamovereenkomsten en contracten is een goede zaak, echter het beheren en bewaken ervan is zeker zo belangrijk. Een contractendatabase is daarbij onmisbaar. In 2008 waren er 218 contracten gescand en geregistreerd in het digitale Corsa contractensysteem, waarvan de concern inkoper de beheerder is. In 2009 zijn dat er inmiddels 239. De concern inkoper heeft in 2009 elk kwartaal een uitdraai van de aflopende contracten naar de betreffende afdelingshoofden uitgezet. Deze geven dan vervolgens aan welke actie noodzakelijk is.
2.2
Duurzaam inkopen
Om duurzaam inkopen te stimuleren heeft de gemeente Waalwijk op 21 juni 2006 bij de Provincie een deelnameverklaring duurzaam inkopen ondertekend. Door deze ondertekening sluit de gemeente Waalwijk zich aan bij het gezamenlijke overheidsprogramma Duurzaam inkopen, met als doel om te streven naar 50 % duurzaam inkopen in 2010. De VNG heeft vervolgens op 12 november 2007 het Klimaatakkoord “Gemeenten en Rijk” met het Rijk gesloten, waar de gemeente Waalwijk zich middels een collegebesluit in januari 2008 aan heeft geconformeerd. In dit akkoord is de doelstelling om 75 % duurzaam in te kopen in 2010. 2.2.1
Wat hebben we gedaan aan duurzaam inkopen:
“De Kamer van Koophandel wil met deze brief een compliment aan uw gemeente geven voor de wijze waarop u omgaat met duurzaam inkopen en de communicatie naar het lokale MKB. Deze felicitatie zal ook richting de ondernemersverenigingen en pers worden gecommuniceerd. Wij hopen dat u de komende jaren aandacht blijft besteden aan duurzaam inkopen en duurzaam ondernemen.” Brief Kamer van Koophandel Brabant 11 september 2009
Bij alle trajecten, waar de concern inkoper het proces begeleid heeft, is duurzaam inkopen expliciet meegenomen. Het percentage duurzaam inkopen is voor 2009 nog niet aan te geven omdat de criteria om te meten nog niet zijn vastgesteld. Aan het begin van het traject wordt altijd het verzoek aan de materiedeskundigen gedaan om vooraf keuzes te maken m.b.t. duurzaamheid. Indien het mogelijk is om aspecten toe te passen worden deze bij het opstellen van het programma van eisen opgenomen. Dit wordt gedaan door eisen te stellen aan zowel de leverancier als aan het product of dienst door selectie –en gunningcriteria op te stellen, welke voldoen aan duurzaamheid.
9
Voorbeelden hiervan zijn: • • • • •
• • •
Gas: (klimaatcompensatie is meegewogen en gevraagd om Certified Emission Reductions (CERs) volgens de Gold standard. Audio Visuele middelen (verbruik, gebruiksgemak, CE keurmerk) Groen onderhoud (rekening houdend met ecologie en milieu) Uitbaggeren roeivijver (rekening houden met ecologie, flora en fauna) Speeltoestellen (Alle toestellen moeten uit FSC-gecertificeerde bossen afkomstig zijn; toestellen moeten worden voorzien van het PEFC-logo en moeten van onbehandeld hout zijn. Verflagen en/of laklagen zijn niet toegestaan; Tractie buitendienst (brandstofverbruik, gebruiksgemak, veiligheid, ARBO) Sanitaire voorziening nieuw gemeentehuis (hygiëne, materiaalsoort, reinigingsmethoden) Openbare Verlichting (diverse criteria)
Op 9 september, Dag van de duurzaamheid werd Breda, samen met Alkmaar als de best scorende gemeenten door minister Ter Horst in het zonnetje gezet. Ook de andere Brabantse grote steden vinden we terug in de top-20. Tilburg, in de vorige editie nog eerste, staat op een gedeelde derde plaats. Breda is dus Tilburg weer voorbij gegaan in de score. Brabantse gemeenten scoren uitzonderlijk goed: Den Bosch staat vijftiende en Eindhoven staat 17e. Ook Waalwijk, Oss en Roosendaal vinden we in de top-20. Bron: COS: kennis- en expertisecentrum op het gebied van ontwikkelingsvraagstukken en internationale samenwerking.
2.3
Rechtmatigheid:
2.3.1
Doelstelling van de interne controle
Om de juistheid en de rechtmatigheid van de in de financiële administratie verantwoorde uitgaven voor investeringen vast te stellen wordt er jaarlijks een interne controle uitgevoerd. De controle is zowel financieel als op procedures gericht. 2.3.2
Aanpak interne controle
In oktober 2009 is een interne controle verricht op het proces Investeringen en aanbestedingen 2009. Hierbij zijn 5 projecten geselecteerd waarbij gecontroleerd is op o.a.: - rechtmatigheid aanbesteding - dossiervorming - bevoegdheden en verantwoordelijkheden - kredietbewaking 2.3.3
Conclusie interne controle
Uit de interne controle bleek dat alle geselecteerde trajecten rechtmatig aanbesteed zijn. Het ging hierbij om: - Levering gas 2010-2012 - Telefooncentrale - Onderhoud groen-voorzieningen 2010-2013 - Reconstructie Nederveenweg - Nieuwbouw gemeentehuis
10
2.4
Samenwerking in de regio:
Sinds augustus 2003 wordt in regionaal verband gesproken over samenwerking op het terrein van inkoop en aanbesteding. Vanaf deze periode hebben de betrokken medewerkers van Tilburg, Waalwijk, Dongen, Goirle, Hilvarenbeek, Oosterhout, Loon op Zand en Oisterwijk elkaar leren kennen, zijn er enkele gemeenschappelijke aanbestedingen met een aantal gemeenten geweest en is periodiek overleg gevoerd. In februari 2009 is door het inkopersoverleg een praktisch voorstel uitgewerkt, met als doel om met alle ROM gemeenten tot een werkbare gestructureerde samenwerking te komen. Vervolgens is door de secretarissenkring van betreffende gemeenten besloten om dit plan uit te gaan voeren. Het inkopersoverleg is van mening dat, indien aan bepaalde voorwaarden is voldaan, een samenwerking ontstaat die de volgende voordelen heeft:
Vervanging bij calamiteiten (gedeeltelijke oplossing kwetsbaarheid). Reële kans op gunstige aanbestedingsresultaten, zowel financieel als kwalitatief Efficiencyvoordelen Maximale aandacht voor rechtmatigheid Afstemming van elkaars beleid en eenzelfde manier van benadering van de markt is duidelijk/ herkenbaar voor regionale bedrijven, waardoor betere inschrijvingen komen. Taakverdelingen onderling mogelijk (uitwerken duurzaam inkopen, contractenbeheer, inkoopvoorwaarden, presentaties aan Raad, jaarverslagen, inkoopplannen etc.). Kennisdeling in brede zin.
2.4.1
Resultaten van de samenwerking:
Om bovenstaande doelstelling te kunnen bereiken vindt maandelijks afstemming plaats tussen de inkopers van de verschillende gemeenten met als concrete resultaten: • • •
Gezamenlijk nieuwe inkoopvoorwaarden opgesteld, zodat alle bovenstaande gemeenten dezelfde actuele inkoopvoorwaarden hanteren. Gezamenlijke communicatie als het gaat om gezamenlijk standpunten in de regio. Gezamenlijk de volgende Europese aanbestedingen uitgevoerd: Trapliften, WMO en WVG hulpmiddelen;
Volgens Van Groos is op termijn nog meer voordeel te behalen voor de gemeente Waalwijk, bijvoorbeeld door meer samen met andere gemeenten in te kopen. Diverse gemeenten in de regio Midden-Brabant hebben de eerste schreden gezet op het pad van gezamenlijke inkoop. Het gaat dan, naast Waalwijk, om Loon op Zand, Oisterwijk, Dongen, Goirle, Hilvarenbeek en Oosterhout. "We zoeken naar gezamenlijk voordeel. Dat doen we al op het gebied van het inhuren van huishoudelijke hulp en leerlingenvervoer. Maar ik denk dat die samenwerking nog intensiever kan", stelt Van Groos. door Johan van Grinsven. dinsdag 24 maart 2009 | 03:49 | Laatst bijgewerkt op: dinsdag 24 maart 2009 | 10:48
Bron: Brabants Dagblad van 24 maart 2009 uit artikel “Slim Inkopen levert geld op”
11
12
