Jaarverslag. Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2011

Jaarverslag Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2011

en

Auteurs: Datum:

Nicole Kleijsen, concern inkoper gemeente Waalwijk en Loon op Zand John van Aert, concern inkoper gemeente Waalwijk april 2012

1

INHOUDSOPGAVE: INLEIDING ........................................................................................................... 3 HOOFDSTUK 1. UITGEVOERDE INKOOPTRAJECTEN 2011...................................... 4 1.1 UITGEVOERDE TRAJECTEN ................................................................................................................................ 4 1.1.1 AANTALLEN GEMEENTE WAALWIJK .............................................................................................................. 4 1.1.2 AANTALLEN GEMEENTE LOON OP ZAND ........................................................................................................ 5 1.2 INKOOPRESULTAAT ........................................................................................................................................... 5 1.2.1 TOELICHTING INKOOPRESULTAAT: ................................................................................................................. 5 1.2.2 BEDRAGEN GEMEENTE WAALWIJK ................................................................................................................ 7 1.2.3 INKOOPRESULTAAT VAN DE GEMEENTE WAALWIJK:...................................................................................... 7 1.2.4 BEDRAGEN GEMEENTE LOON OP ZAND .......................................................................................................... 7 1.2.5 INKOOPRESULTAAT GEMEENTE LOON OP ZAND ............................................................................................. 8 HOOFDSTUK 2. OVERIGE ONTWIKKELINGEN 2011 ............................................... 9 2.1 DUURZAAM INKOPEN ........................................................................................................................................ 9 2.1.1 WAT IS ER GEDAAN AAN DUURZAAM INKOPEN .............................................................................................. 9 2.1.2 BEPALING SOCIAL RETURN ON INVESTMENTS (SROI) ................................................................................. 10 2.2 STIMULERING LOKALE ONDERNEMERS............................................................................................................ 10 HOOFDSTUK 3. OVERIGE EVALUATIEPUNTEN 2011 ............................................ 11 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

RECHTMATIGHEID VAN INKOOPTRAJECTEN .................................................................................................... 11 SAMENWERKING BEIDE GEMEENTEN ............................................................................................................... 12 SAMENWERKING REGIONAAL VERBAND ......................................................................................................... 12 INFORMEREN DT ............................................................................................................................................. 12 RELATIEBEHEER.............................................................................................................................................. 12 PROCESBEHEERSING EN PROCESVERBETERING................................................................................................ 12

BIJLAGE 1

OVERZICHT UITGEVOERDE INKOOPTRAJECTEN 2011 .................... 13

2

Inleiding In het inkoop- en aanbestedingsbeleid is vastgesteld dat er jaarlijks een inkoopactieplan en jaarverslag wordt opgesteld. Dit is het jaarverslag, waarin wordt teruggeblikt op de inkopen in 2011 en waarin inzichtelijk gemaakt wordt wat de inkoopresultaten zijn. Omdat er een nauwe samenwerking is tussen gemeente Waalwijk en gemeente Loon op Zand op het gebied van inkopen en aanbesteden is dit jaarverslag gezamenlijk voor beide gemeenten opgesteld. Dit verslag is een openbaar document en geschreven voor de Raad, het College en het management overleg van zowel de gemeente Waalwijk als gemeente Loon op Zand. De Raad zal door een raadsinformatiebrief op de hoogte gesteld worden van dit verslag. Indien u na het lezen van dit jaarverslag nog vragen heeft, dan kunt u deze stellen aan John van Aert of Nicole Kleijsen door een e-mail te sturen naar [email protected] of [email protected].

Nicole Kleijsen John van Aert Concern inkoop Gemeente Waalwijk/ Loon op Zand

3

Hoofdstuk 1. Uitgevoerde inkooptrajecten 2011 1.1

Uitgevoerde trajecten

In het beleid is voor zowel Waalwijk als Loon op Zand opgenomen dat alle inkopen en aanbestedingen vanaf € 15.000 voor leveringen en diensten en vanaf € 25.000 voor werken aangemeld worden bij concern inkoop. Hiervoor wordt dan gezamenlijk een inkoopstrategie bepaald. De trajecten vanaf € 50.000 respectievelijk € 150.000 voor werken worden gezamenlijk met de concern inkoper uitgevoerd. Als het gaat om trajecten bij OBOR (cluster Ontwerp) van de gemeente Waalwijk geldt hiervoor een uitzondering. Als een werk door middel van een zelfgemaakt Rationalisering Automatisering Water en Wegenbouw-bestek (RAW-bestek) op de markt wordt gezet volgens de vaste procedure en alleen wordt beoordeeld op laagste prijs, dan voert de afdeling OBOR (cluster Ontwerp) zelfstandig deze trajecten uit. In de gemeente Loon op Zand worden deze RAW-bestekken niet in eigen beheer opgesteld en geldt deze uitzondering niet. Voor de vergelijking van de aantallen is het goed te weten dat er in Waalwijk meer inkoop capaciteit beschikbaar is namelijk 1,5 fte tegen 0,5 fte in Loon op Zand. 1.1.1

Aantallen gemeente Waalwijk

Voor de gemeente Waalwijk kunnen de volgende cijfers worden gepresenteerd in relatie tot de resultaten van 2007 t/m 2011. Gemeente Waalwijk: Aantal trajecten voor eenmalige opdrachten Aantal trajecten voor raamovereenkomsten Aantal trajecten OBOR (RAW bestek op prijs) Totaal: Van deze aanbestedingen zijn: Europese aanbesteed Openbaar aanbesteed Gezamenlijk met andere gemeenten aanbesteed:

2007 15 17 17 49

2008 20 13 37 70

2009 25 15 24 64

2010 21 20 32 73

2011 39 18 34 91

6 2 3

6 7 2

5 8 3

7 9 9

5 8 4

Voor een overzicht van de afgeronde trajecten 2011 verwijzen wij naar Bijlage 1. Conclusies:  toename van 25% aangemelde trajecten ten opzichte van 2010;  het aantal eenmalige trajecten is in 2011 gestegen met 18 trajecten ten opzichte van 2010 Van deze eenmalige opdrachten hadden er 9 één op één gegund mogen worden en had de afdeling decentraal mogen inkopen zonder tussenkomst van concern inkoop conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Toch hebben diverse afdelingen besloten om bij deze 9 trajecten gebruik te maken van de dienstverlening van concern inkoop. Vandaar dat deze zijn gerapporteerd. Verder zijn er 3 aanbestedingen geweest ten behoeve van vervanging van tractiemiddelen bij de buitendienst en 3 aanbestedingen voor de realisatie van 3 basisscholen. Dit verklaart de stijging van het aantal eenmalige opdrachten in 2011;  het aantal gezamenlijke trajecten met andere gemeenten is afgenomen in 2011. De stijging in 2010 is voortgekomen uit de realisatie van een nieuwe huisvesting voor beide gemeenten. Hiervoor zijn 3 trajecten samen georganiseerd. Op dit moment worden de looptijden van contracten van de verschillende gemeenten zoveel als mogelijk op elkaar afgestemd om in de toekomst meer gezamenlijk te kunnen inkopen.

4

1.1.2

Aantallen gemeente Loon op Zand

In Loon op Zand zijn 37 trajecten in dit rapportage jaar aangemeld waarvan er in 2011 28 zijn afgerond. Van deze 28 trajecten zijn de volgende cijfers beschikbaar: Gemeente Loon op Zand: Aantal trajecten voor eenmalige opdrachten Aantal trajecten voor raamovereenkomsten Totaal: Van deze aanbestedingen zijn: Europese aanbesteed Openbaar aanbesteed Waarvan gezamenlijk met andere gemeenten aanbesteed:

2010 14 26 40

2011 15 13 28

4 1 10

3 1 4

Voor een overzicht van de afgeronde trajecten verwijzen wij naar Bijlage 1. Conclusies: Het aantal inkoop- en aanbestedingstrajecten 2011 ten opzichte van 2010 is gedaald. Dit heeft een aantal redenen:  door bezuinigingen van de gemeente zijn er minder aankopen geweest;  door de tijdelijke locatie en het onderzoek naar samenwerking met Waalwijk is een aantal contracten met een beperkte duur (1 jaar) verlengd, zodat in de toekomst waar mogelijk een gezamenlijk inkooptraject kan worden gestart;  mede door deze ontwikkeling zie je ook dat er meerdere malen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt afgeweken door het college, namelijk 5 keer van alle afgeronde inkoop- en aanbestedingstrajecten in 2011. 1.2

Inkoopresultaat

De totale begroting volgens de productenraming van de Gemeente Waalwijk is bijna € 160.000.000. Na aftrek van de niet door inkoop beïnvloedbare kosten blijven ruim € 36.000.000 beïnvloedbare uitgaven over. Voor de gemeente Loon op Zand is de totale begroting circa € 40.000.000 waarvan circa € 15.000.000 beïnvloedbare kosten zijn. Een groot deel van dit bedrag moet, conform het beleid, aangemeld worden bij concern inkoop en dus verantwoord worden in dit jaarverslag. Uiteraard is het vrijwel onmogelijk om exact te achterhalen welk deel volgens het inkoop –en aanbestedingsbeleid nog ingekocht moet worden. Een gedeelte hoeft niet aanbesteed te worden, omdat het om te kleine bedragen gaat, en een (groter) deel is reeds in een contract opgenomen. Dit hoeft dan niet jaarlijks aanbesteed te worden. 1.2.1

Toelichting inkoopresultaat:

De term financieel resultaat, zoals in vorige jaarverslagen gebruikt, is voor meerdere interpretaties vatbaar. In de praktijk gaf dat veel discussie. Vandaar dat nu de term inkoopresultaat wordt gehanteerd. Het inkoopresultaat kan betrekking hebben op: grondexploitatie; krediet; begrotingspost.

5

Zo wordt bij het onderdeel grondexploitatie, in tegenstelling tot het globale totaalniveau van de exploitatieopzet, een besteksraming gemaakt op detailniveau. De inkoopresultaten worden afgezet tegen de gedetailleerde besteksbegroting. Hierbij is geen rekening gehouden met eventueel meer- of minderwerk ten opzichte van de aanbesteding. De behaalde inkoop resultaten laten zich niet in alle gevallen vertalen in direct zichtbare effecten op de exploitatiebegroting. De behaalde resultaten kunnen ook voordelen opleveren voor:  de (algemene) reserves: dus het vrij besteedbaar vermogen neemt toe;  grondexploitaties: afhankelijk van de uitkomst in relatie tot de exploitatieopzet een wijziging van het uiteindelijke exploitatieresultaat;  IUP (gemeente Waalwijk):Integraal Uitvoeringsplan betreft het plan voor wegen, verkeer en riolering;  de voorziening voor de beheerplannen (gemeente Loon op Zand) voor wegen, verkeer en riolering;  WRP (gemeente Loon op Zand):Water en Rioleringsplan;  GRP (gemeente Waalwijk): Gemeentelijk Rioleringsplan: betreft plan voor onderhoud riolering;  kredieten: Afschrijvingsbedrag van een investering waardoor lagere structurele kapitaallasten jaarlijks in de begroting opgenomen worden;  voorzieningen ISV: Investeringsplan Stedelijke Vernieuwing;  jaarrekening/begroting: beschikbare jaarbudgetten. Hierbij moet worden opgemerkt dat een aanbestedingsvoordeel op een krediet gedurende een groot aantal jaren doorwerkt (de hele afschrijvingstermijn), maar dat dit voordeel per jaar uiteraard slechts een deel van het gehele voordeel bedraagt. Binnen de grondexploitatie kan, afhankelijk van de voorcalculatie van de exploitatieopzet en het eventuele meer- en minderwerk, een aanbestedingsvoordeel bijdragen aan het gecalculeerde eindresultaat van het complex. Indien het inkoopresultaat betrekking heeft op een begrotingspost kan er ook sprake zijn van een financieel resultaat. De financieel adviseur zal in samenspraak met de budgethouder een aanpassing doen op de begroting. Wel kan worden gesteld dat een voordeel in alle gevallen in positieve zin doorwerkt in het gemeentelijke huishoudboek. In de procedurebeschrijvingen “regeling budgethouderschap strategische projecten”, maar ook in de “procedure afsluiten kredieten” is nadrukkelijk vastgelegd dat behaalde voordelen in aanbestedingen niet mogen worden overgeheveld naar andere kredietonderdelen. Voor 2012 is door het directie team (DT) van de gemeente Waalwijk een nieuwe procedure voor alle inkooptrajecten vastgesteld. Deze nieuwe procedure is noodzakelijk om het inkoopproces te optimaliseren en het inzicht in de financiële verslaglegging te verbeteren.

6

1.2.2

Bedragen gemeente Waalwijk

De uitgevoerde trajecten levert voor de gemeente Waalwijk het volgende overzicht op: Gemeente Waalwijk Gunningbedrag eenmalige opdrachten Gunningbedrag contracten Gunningbedrag OBOR (cluster Ontwerp) Totale gunningbedrag

2007

2008

2009

2010

2011

€ 736.962

€ 1.270.667

€ 1.259.371

€

€ 10.609.506

€ 5.286.077

€ 2.232.414

€ 6.863.045

€ 4.380.319

€ 6.388.045

€ 3.653.419

€ 9.713.726

€ 6.874.497

€ 6.824.903

€ 8.221.710

€ 9.676.458

€ 13.216.808

€ 14.997.187

€ 12.950.991

€ 25.219.261

1.745.768

Conclusies:  de toename van het gunningbedrag van eenmalige opdrachten is in 2011 aanzienlijk gestegen. Deze toename komt hoofdzakelijk door de aanbesteding van 3 basisscholen met een totaal gegund bedrag van circa € 9.064.000,00;  de toename van het gunningbedrag contracten met 46% in 2011 ten opzichte van 2010. Vooral bij het samenwerken met andere gemeenten worden vaak contracten afgesloten waarbij hoge bedragen gemoeid zijn. Met name het inkooptraject Hulp bij het huishouden vertegenwoordigt een hoge waarde in 2011. 1.2.3

Inkoopresultaat van de gemeente Waalwijk:

Uiteindelijk levert het aanbesteden de resultaten in onderstaande tabel op: Gemeente Waalwijk Ingekochte raming

2007

2008

2009

2010

2011

€ 11.683.889 € 16.490.026

€ 17.529.637

€ 16.468.780 € 29.945.283

Gunningbedrag

€ 9.676.458

€ 13.216.808

€ 14.997.187

€ 12.950.991 € 25.219.261

Inkoop resultaat

€ 2.007.430

€ 3.273.218

€ 2.532.450

€ 3.517.788

€ 4.726.022

% inkoop resultaat t.o.v. ingekochte raming

17 %

20 %

14 %

21 %

16%

Conclusies:  toename van de ingekochte raming en gunning door aanbestedingstrajecten van 3 basisscholen;  toename van het inkoopresultaat, maar een daling ten opzichte van de raming. De volgende trajecten hebben relatief een hoog inkoop resultaat opgeleverd ten opzichte van de raming: Kantoorartikelen (87%) Bestemmingsplan Driessen (61%) Levering beplanting (60%) Aanschaf Klant Contact Systeem (53%) Bouw rijp maken Floris V laan Willem van Oranje college (52%) 1.2.4

Bedragen gemeente Loon op Zand

De uitgevoerde trajecten levert voor de gemeente Loon op Zand het volgende overzicht op:

7

Gemeente Loon op Zand: Gunningbedrag eenmalige opdrachten

2010

2011**

€ 1.052.833

€ 1.236.324

Gunningbedrag contracten

€ 3.693.047

€ 2.320.293

Totale gunningbedrag

€ 4.745.881

€ 3.556.617

** In de cijfers van 2011 zijn de resultaten van het inkooptraject renovatie riool (3) niet meegenomen. Het betreffen hier 2 overeenkomsten: OMOP-bestek (overeenkomst met open posten), waar een fictieve aanneemsom wordt bepaald en inhuur derden. Conclusies: Vooral bij het samenwerken met andere gemeenten worden vaak contracten afgesloten waarbij hoge bedragen gemoeid zijn. Ondanks dat het aantal afgesloten raamcontracten is gehalveerd ten opzichte van 2010, is het totale gegunde bedrag niet evenredig gedaald. 1.2.5

Inkoopresultaat gemeente Loon op Zand

Gemeente Loon op Zand: Ingekochte raming

2010

2011**

€ 6.019.093

€ 4.175.115

Gunningbedrag

€ 4.745.881

€ 3.556.617

Inkoop resultaat

€ 1.273.211

€ 618.498

% inkoop resultaat t.o.v. ingekochte raming

21 %

15 %

** In de cijfers van 2011 zijn de resultaten van het inkooptraject renovatie riool (3) niet meegenomen. Het betreffen hier 2 overeenkomsten: OMOP-bestek (overeenkomst met open posten), waar een fictieve aanneemsom wordt bepaald en inhuur derden. Conclusies: De volgende trajecten hebben relatief een hoog inkoop resultaat opgeleverd t.o.v. de raming: Kantoorartikelen (87%) Herwaardering bezwaren en beroepen (77%) Aanschaf Content Management Systeem (75%) Koffieautomaten (61%)

8

Hoofdstuk 2. Overige ontwikkelingen 2011 2.1

Duurzaam inkopen

“Duurzaam inkopen is het toepassen van economische, sociaal-culturele en ecologische aspecten in alle fasen van het inkoopproces zodat dit uiteindelijk leidt tot de daadwerkelijke levering van een product, dienst of werk dat aan deze economische, sociaal-culturele en ecologische aspecten voldoet." Om duurzaam inkopen kracht bij te zetten heeft de gemeente Waalwijk en gemeente Loon op Zand een deelname verklaring duurzaam inkopen ondertekend. Door deze ondertekening sluiten de gemeenten zich aan bij het gezamenlijke overheidsprogramma Duurzaam Inkopen, met als doel om als gezamenlijke overheden te streven naar 100 % in 2015. De gemeenten spreken hiermee de intentie uit om duurzaamheid serieus te nemen en te betrekken in het inkoopproces. Verder worden de organisaties deelnemer aan het programma Duurzaam Inkopen van Senternovem (vanaf 2010 onderdeel van het agentschap). Deze organisatie is een agentschap van het Nederlandse Ministerie van Economische Zaken, die initiatieven ondersteunt welke duurzaamheid stimuleren. Verder verklaren de ondertekenaars van deze deelname verklaring: daarvoor de door het Kenniscentrum ontwikkelde criteria en instrumenten toe te passen bij haar aanbestedingen en inkopen; good practices en ervaringen terug te koppelen aan het Kenniscentrum en mee te werken aan de landelijke monitoring Duurzame Bedrijfsvoering Overheden (1x per 2 jaar); daarover transparant te zijn door de concrete resultaten op het gebied van duurzaam inkopen te rapporteren; akkoord te gaan met vermelding op de website www.agentschap.nl Duurzaam inkopen wordt gerealiseerd door het opnemen van duurzaamheidcriteria in de inkoop- en aanbestedingsprocedure. Het Agentschap heeft voor meer dan 80 productgroepen duurzaamheidcriteria ontwikkeld. Uiteindelijk leidt een traject voor ontwikkeling van criteria voor één productgroep tot criteria in de vorm van eisen en wensen. De eisen geven samen het minimale duurzaamheidniveau aan dat moet worden bereikt om als duurzaam te kunnen worden bestempeld. De wensen zijn een aanvulling op de set van eisen. Door het meenemen van de wensen in een aanbesteding kan een nog hoger duurzaamheidniveau worden bereikt. 2.1.1

Wat is er gedaan aan duurzaam inkopen

Bij alle trajecten, waar de concern inkoper het proces begeleid heeft, is duurzaam inkopen expliciet meegenomen. Aan het begin van het traject wordt altijd het verzoek aan de materiedeskundigen gedaan om vooraf keuzes te maken met betrekking tot duurzaamheid. Indien het mogelijk is om aspecten toe te passen worden deze bij het opstellen van het programma van eisen opgenomen. Dit wordt gedaan door eisen te stellen aan zowel de leverancier als aan het product of dienst door selectie –en gunningcriteria op te stellen, welke voldoen aan duurzaamheid. Voorbeelden hiervan zijn: busvervoer naar de gymles. Voertuigen moeten voldoen aan Europese emissiestandaard IV;

9

aankoop vrachtwagen. Voertuigen moeten voldoen aan Europese emissiestandaard V; aankoop electra. Gekozen voor groene stroom; food en non-food. Gekozen voor biologisch producten; kantoorartikelen. Gekozen dat papier moet voldoen aan de FSC-norm. 2.1.2

Bepaling Social Return on Investments (SROI)

De gemeente Waalwijk en Loon op Zand hebben de ambitie om SROI toe te passen bij inkoop- en aanbestedingstrajecten. SROI is een middel om de werkgelegenheid voor kansarme groepen op de arbeidsmarkt te vergroten. In samenwerking met de Intergemeentelijke Sociale Dienst Midden Langstraat (ISD- Midden Langstraat) en de deelnemende ROM-gemeenten wordt een beleidsvoorstel geformuleerd over de inzet van SROI bij inkoop- en aanbestedingstrajecten op regionaal niveau. Inschrijvers worden verplicht om een percentage van de opdrachtwaarde in te zetten voor het creëren van werkgelegenheid. Waar mogelijk wordt door de inkopers SROI besproken met de materiedeskundigen. In 2011 heeft de gemeente Waalwijk bij de aanbesteding van Food en Non-Food SROI opgenomen in het aanbestedingsdocument. De geselecteerde leverancier heeft zich geconformeerd om 5% van de aanneemsom in te zetten voor SROI. Dit is vastgelegd in de raamovereenkomst welke is afgesloten. Tijdens een bijeenkomst in februari 2011 hebben de wethouders van de gemeenten Waalwijk, Loon op Zand en Heusden gesproken over de intergemeentelijke samenwerking op sociaaleconomisch terrein. Ze constateerden dat deze zich op strategisch niveau vertaalt in één sociaaleconomisch beleid voor de Langstraat, op tactisch niveau in een zogenoemd sociaaleconomisch team en op operationeel niveau in werkafspraken met WML/ISD, UWV en bijvoorbeeld het ROC. Oprichting van het sociaaleconomisch team (het SET) en de fusie geven richting aan deze wens. Een van de aandachtspunten van het SET is het verder uitwerken van een voorstel rond social return. 2.2

Stimulering lokale ondernemers

Waar mogelijk wordt geprobeerd zo veel mogelijk lokale ondernemers uit te nodigen een offerte uit te brengen bij inkoop- en aanbestedingstrajecten. Het uitnodigen van lokale ondernemers mag niet in strijd zijn met het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voorbeelden van trajecten waarbij lokale ondernemers gevraagd zijn een offerte uit te brengen zijn: onderhoud groen; rioolwerken; reconstructie van wegen; food en non-food; dranken en toebehoren; centrale steunfunctie vrijwillige inzet. In Waalwijk zijn bij 35 trajecten (38%) lokale ondernemers uitgenodigd een offerte uit te brengen. Van deze trajecten is de opdracht 21 keer (60%) aan een lokale ondernemer gegund. In Loon op Zand zijn bij 5 trajecten (20%) lokale ondernemers uitgenodigd een offerte uit te brengen. Van deze trajecten is 1 opdracht aan een lokale ondernemer gegund. Hierbij moet opgemerkt worden dat voor specifieke opdrachten niet altijd lokale ondernemers aanwezig zijn.

10

Hoofdstuk 3. Overige evaluatiepunten 2011 De beleidsuitgangspunten die een rol spelen bij inkopen en aanbesteden zijn geformuleerd in het inkoop- en aanbestedingsbeleid “Waar voor je geld”, dat in 2010 door het College is vastgesteld. Naast de financiële en kwaliteitscriteria (hoofdstuk 1 en 2 van dit verslag) worden hier deze uitgangspunten geëvalueerd. 3.1

Rechtmatigheid van Inkooptrajecten

Het rechtmatig uitvoeren van de inkooptrajecten wordt als een prioriteit gezien door het DT. Uit de interne controle naar rechtmatigheid is gebleken dat de trajecten die onder begeleiding van concern inkoop zijn uitgevoerd op een rechtmatige manier zijn verlopen. Om de juistheid en de rechtmatigheid van de in de financiële administratie verantwoorde uitgaven voor investeringen vast te stellen wordt er jaarlijks in beide gemeenten een interne controle uitgevoerd. De controle is zowel financieel als op procedures gericht. Conclusie interne controle: Bij de interne controle in de gemeente Waalwijk zijn de volgende trajecten geselecteerd: Herinrichting Mr. Van Coothstraat Verkeersremmende maatregelen Loeffstraat IBM Storwize SAN Poopscoop T83 Herinrichting begraafplaats Tilburgseweg Afkoppeling Antoniusparochie Beplanting Zanddonk C.Francklaan Herinrichting C.Francklaan Bushaltes fase 3 Koeling kunstencentrum Zonnepalen den Bolder Uitbreiding Tavenu Afkoppelen H.Janpark Er zijn met betrekking tot het boekjaar 2011 geen onrechtmatigheden geconstateerd. Daarnaast heeft er in Waalwijk een juridische scan plaatsgevonden om de juridische kwaliteitszorg te evalueren. Uit deze scan blijkt dat er voor inkoop geen specifieke aandachtspunten ten aanzien van de werkprocessen. In de gemeente Loon op Zand zijn onder andere de volgende trajecten getoetst: Koffieautomaten Fietspad strooiers Reconstructie Ecliptica Toxozon tonerfilters Onderhoud groenvoorzieningen in de gemeente Loon op Zand Energie – Electra en Gas Kantoorartikelen Onkruidbestrijding op verhardingen Herwaardering / Bezwaren en beroepen Bermen en sloten Busvervoer In de gemeente Waalwijk is zeven keer gemotiveerd afgeweken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid middels een collegebesluit. In de gemeente Loon op Zand is in 2011 5 keer gemotiveerd afgeweken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid middels een collegebesluit.

11

3.2

Samenwerking beide gemeenten

Er zijn drie doelen gesteld voor de samenwerking van beide gemeenten, minder kwetsbaar zijn in de formatie, delen van kennis en meer inkoopvoordeel door vergroten van de aantallen. Deze 3 doelen zijn in 2011 goed gerealiseerd. Door het samen optrekken op het gebied van Inkoop is er een betere borging van de bezetting en kennis van Inkoop. Bij het uit dienst treden van de senior inkoper bij de gemeente Waalwijk, kon door de samenwerking van beide gemeentes de aanwezigheid en kunde van Inkoop toch voor beide gemeentes geborgd worden. Om beide gemeenten zo veel mogelijk op één lijn te krijgen qua inkoop en aanbesteden wordt bij het afsluiten van nieuwe contracten duidelijk rekening gehouden met de looptijd. Kortere looptijden en verlengen van lopende contracten resulteren in een hoger percentage afwijkingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. 3.3

Samenwerking Regionaal verband

Naast de samenwerking tussen de gemeenten Waalwijk en Loon op Zand wordt ook op het terrein van inkopen en aanbesteden steeds intensiever samengewerkt in regionaal verband. Het gaat hier om de gemeenten Dongen, Goirle, Hilvarenbeek, Loon op Zand, Oisterwijk, Oosterhout en Waalwijk. In dit regionaal verband is afgelopen jaar door beide gemeenten deelgenomen aan het aanbesteden kantoorartikelen, hulp in de huishouding en signalering zorg en jeugd. 3.4

Informeren DT

Elk drie maanden werd het DT in gemeente Waalwijk geïnformeerd betreffende de afgeronde inkooptrajecten. In de gemeente Loon op Zand is deze informatie beschikbaar gesteld aan de algemeen directeur en is 1 keer besproken in het management overleg. 3.5

Relatiebeheer

In 2011 het relatiebeheer aangescherpt door minimaal twee keer per jaar met de afdelingshoofden het Inkoopplan te bespreken. De contractendatabase in Corsa is in Waalwijk up and running. Per kwartaal ontvangen de afdelingshoofden een overzicht van contracten die op korte termijn aflopen en waar actie op ondernomen dient te worden. Eind 2011 waren er 193 lopende contracten in Corsa geregistreerd. In Loon op Zand is een begin gemaakt om de contractendatabase in Corsa te implementeren. In 2012 zal dit een vervolg krijgen. 3.6

Procesbeheersing en procesverbetering

In het handboek inkoop en aanbestedingsbeleid Gemeente Waalwijk “Waar voor je geld” is een beschrijving van het gehele inkoopproces. Daarnaast is het proces inkoop en aanbesteden schematisch beschreven in Protos (de standaard voor procesbeschrijvingen in Waalwijk) en op intranet geplaatst. De concern inkoper houdt continu de bestuurders, budgethouders en materiedeskundigen op de hoogte van de ontwikkelingen die te maken hebben met het inkoopproces. De werkprocessen zijn voor beide gemeentes up to date en beschikbaar.

12

BIJLAGE 1

Overzicht uitgevoerde inkooptrajecten 2011

Uitgevoerde inkooptrajecten met als resultaat een eenmalige opdracht: Gemeente Waalwijk: Bestemmingsplan Gemengd gebied Bestemmingsplan bedrijventerrein Reinigingsmachine Baggeren van vijverpartijen Structuurvisie Waalwijk Groenbestek Zanddonk 0905 B Levering beplanting groenbestek Zanddonk 1026A Bouw Rijp Maken Floris V-laan Willem v Oranje college Brm begraafplaats Tilburgseweg BRM Villa Vlinderhof Landgoed Driessen Riool en grond werk Ratteval Afkoppelen Antoniusparochie fase noord Sloopwerkzaamheden "Schotse Hooglanderstraat 37" Bestemmingsplan Driessen Geluidsanering Reinigen en inspecteren vrijvervalriool (Wijk Meerdijk) Bodemsanering - Grotestraat 46 Omgevingsbeleid vergunning en handhaving Onderhoud waterlopen Waalwijk Migratie Exchange Herinrichting Dorpsplein Waspik Reconstructie Hertog Janrotonde bewegwijzering Leveren en aanbrengen OV reconstructie Hertog Janstraat en Rotonde Definitiefase Raadsnet Aanschaf heftruck Realisatie basisschool Teresia Realisatie basisschool Juliana van Stolberg Vervanging Lichtmasten Verkennend onderzoek AWBZ-begeleiding Aanbesteding Zakenmagazijn Studie waterbereikbaarheid 2x Cirkel maaiers Reparatie Koelmotor Taxandriaweg Dukdalven Realisatie basisschool Villa Vlinderhof Ondersteuning bij opzetten monitor Voor/Vroegse Educatie Reconstructie Pastoor van Kesselhof Aanpassen bushaltes BRM Bibliotheek fase 2 Herinrichting Burgemeester Moonenlaan Reconstructie Zomerdijkweg Pontveerweg Levering beplanting Aanleg groen Reconstructie Hertog Janstraat en Rotonde Uitbreidingsplan Waspik Advies buurtsport Vervanging ZenWorks Klanttevredenheidsonderzoek Schuldhulpverlening Zonwering gemeentehuis Baggerwerk watergangen Winterdijk

13

Planon Actualisatie MJOP Asbestsanering Willem van Oranje College Microsoft office VRI Adviseur Traject inhuur Bart Verhagen VRI installatie Architectenopdracht sporthal De Slagen Voorontwerp gemeentewerf Onderzoek windenenergie Herinrichting St. Antoniusplein Verbreding Kerkvaart t.h.v. Monshouwer Verhardingsdvies diverse wegen Woonrijp maken het Fort Riool Antoniusparochie midden (1110) Vervangen vijzelgemaal door pompgemaal Schouwslootweg Herinrichting De Roonlaan - Diepenbrockstraat Vervanging verlichting Sweelinckstraat en omgeving Herinrichting Dick Flemmingstraat Herinrichting Mozartlaan Reconstructie Grotestraat Fietstroken Cartografenweg Afkoppelen riolering industrieterrein Zanddonk RM Oprijlaan laatste gedeelte Gemeente Loon op Zand 2011: Koffieautomaten Renovatie riolen (3 deeltrajecten) Fietspad strooiers Saneren bodem Pannehoefseweg Ontwerp fietspad Belgiestraat Reconstructie Ecliptica (3 deelopdrachten) Vrachtwagen Schoonmaak Geluidssanering woningen Kaatsheuvel (Hoofdstr-J. de Rooystr) Toegankelijkheid bushaltes Toxozon tonerfilters Uitgevoerde inkooptrajecten met als resultaat een (raam)contract: Gemeente Waalwijk: Elektriciteit Dranken en Toebehoren Bedrijfshulpverlening Food & Non-Food Nazorgwerkzaamheden stortplaats Centrale Steunfunctie Vrijwillige Inzet Kantoorartikelen Functiewaarderingen Onderhoud bermen Klantcontactsysteem Groeiverbeterende maatregelen bomen Verzekering eigendommen Hulp bij het huishouden Aanpakken overlast - Futuro Ost&A BV Taxatie niet-woningen

14

Schilderen lichtmasten Arbeidsongeschiktheidsverzekering wethouders Onderhoudscontract openbare verlichting Gemeente Loon op Zand 2011: Onderhoud groenvoorzieningen en verhardingen 'de Draaiboom' Onderhoud groenvoorzieningen in de gemeente Loon op Zand Energie: gas en electra Kantoorartikelen Onkruidbestrijding op verhardingen Herwaardering / Bezwaren en beroepen Aanschaf CMS, incl hosting en onderhoud Controle hondenbelasting Bermen en sloten Busvervoer Multifunctionals Hulp in de huishouding Signalering Zorg en Jeugd (VIR) Uitgevoerde inkooptrajecten door de gemeenten Loon op Zand en Waalwijk samen: Energie: gas en electra Uitgevoerde inkooptrajecten door samenwerking in breder verband: Kantoorartikelen Hulp in de huishouding Signalering zorg en jeugd

15