Versie B&W 28-04-2015
Verbeterplan inkoop en aanbesteden
1
Versie B&W 28-04-2015
2
Versie B&W 28-04-2015
Verbeterplan inkoop en aanbesteden Vooraf Bevindingen van de interne organisatie en van de extern accountant leiden tot de vaststelling dat organisatiebreed:
A. Fouten zijn en worden gemaakt bij het inkopen en aanbesteden van diensten, leveringen en werken. B. De kennis en het bewustzijn over rechtmatig en doelmatig inkopen en aanbesteden vergroot moeten worden. C. Regie op het rechtmatig en doelmatig inkopen en aanbesteden nodig is.
Het gaat daarbij om Europese en nationale aanbestedingen en ook om inkoop- en aanbestedingstrajecten die onder de eigen regelgeving vallen. De kaders en regels om aan te besteden worden bepaald door de Aanbestedingswet 2012, inclusief de Gids Proportionaliteit van de Rijksoverheid en het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2014 van de gemeenten Amstelveen en Aalsmeer. Dat alles vormt samen ons normenkader. Met name bij aanbestedingen onder de Europese aanbestedingsdrempel is veel aan rechtmatigheid en doelmatigheid te winnen. Vanuit het besef dat wat op voorhand, of vanuit één organisatieonderdeel bezien, nog niet als (Europese) aanbesteding kwalificeert, vaak op enig moment wel de (Europese) aanbestedingsregels raakt. Immers, vanuit meerdere organisatieonderdelen kunnen gelijksoortige opdrachten worden verleend. Ook vinden herhaling of verlenging nogal eens plaats. Om de benodigde verbeteringen op korte termijn en doelgericht te kunnen bewerkstelligen nemen wij voor een transitieperiode tot 1 januari 2018 de twee volgende organisatorische maatregelen: 1) We gaan over van een gecoördineerde inkoopfunctie naar een centrale inkoopfunctie voor de “Hoe-vraag”, hoe oriënteren we ons op de markt, hoe voeren we het inkoopproces uit? 2) We stellen het afdelingshoofd Middelen als opdrachtnemer aan voor de uitvoering van dit verbeterplan en hij rapporteert rechtstreeks aan de Directie. Wij volgen hieronder de zaken die de rekeningencommissie in het rapport van 31 maart 2015 opsomt. Ook de inhoud van de discussie in de commissie ABM van 16 april jl. is in dit verbeterplan verwerkt. Voor onze werkorganisatie is hiernaast een gedetailleerde uitwerking van dit Verbeterplan opgesteld.
3
Versie B&W 28-04-2015 1) Reparatie huidige fouten en onzekerheden bij aanbestedingen
a.
Fase 1 Bevindingen accountant t.a.v. 20 crediteuren nader onderzoeken, ook op doorwerking naar 2015
b.
Upgrade spendanalyses 1) Spendanalyse 2014 met focus op 160 crediteuren uit onderzoek concerncontroller 2) Per kwartaal spendanalyse 2015 e.v.
c.
Ons verbeterplan met de accountant delen
d.
Rapport opstellen naar aanleiding van ons onderzoek onder a. en onze analyse onder b., met onderdelen als aanbrengen prioritering in de te repareren fouten en weg te nemen onzekerheden, wegnemen onvolledige informatie en een voorstel voor de aanpak.
e.
Fase 2 Wij bouwen na de eerste fase een stevige tussenstap in, waarin wij willen bezien hoe de volgende stappen in tijd en capaciteit haalbaar zijn te maken.
f.
Aanpak laten vaststellen door: 1) de Directie 2) B&W
g.
Uitvoeren van de aanpak
Doorlooptijd 26-03-2015 02-04-2015, Kick Off, met externe expertise
16-06-2015 Doorlooptijd 17-06-2015
31-12-2015
NB. De spendanalyses zijn daarnaast bedoeld om inzicht te verwerven waarmee doelmatigheidswinst gerealiseerd kan worden.
Resultaat van 1): I:
Door de accountant en de concerncontroller geconstateerde onrechtmatigheden en onzekerheden zijn in beeld en worden via een concrete aanpak verholpen
II:
Inzicht in mogelijke risico’s op onrechtmatigheid uit frequent uitgevoerde spendanalyses
III:
Up to date Inkoopjaarplan met alle lopende en geplande (Europese) aanbestedingen
IV:
Voldoen aan de actieve informatieplicht aan de gemeenteraad
4
Versie B&W 28-04-2015 2) Procedure om afwijkingen van de aanbestedingsregels sneller naar een hoger niveau (directie, college van B&W) te escaleren In ons geldende Inkoop en Aanbestedingshandboek dat is vastgesteld in 2014 is veel vastgelegd over de te volgen procedures, inclusief de handelwijze bij voorgenomen afwijkingen. Daarover blijkt nog teveel onduidelijkheid te bestaan. Nu stellen wij vast dat: 1) Afwijkingen niet meer mogelijk zijn dan na toestemming van ons college. 2) Decentraal geen contracten meer kunnen worden aangegaan, of anderszins opdrachten kunnen worden verstrekt waaruit een factuur volgt. 3) Decentraal geen verlengingen meer kunnen worden aangegaan. Resultaat van 2): V:
Op het juiste niveau afgewogen besluiten
VI:
Onverkorte toepassing van ons Inkoop en Aanbestedingsbeleid
5
Versie B&W 28-04-2015 3) Implementatie van een contractenregister Sinds oktober 2014 wordt gebruik gemaakt van een online applicatie voor contractregistratie, beheer en –management. Daarnaast worden inkoopdossiers centraal en eenduidig vastgelegd op ons netwerk. Via unieke I&A – nummers wordt de verbinding gelegd tussen: Ø contractregistratie, -beheer en –management (inclusief signaalfunctie over lopende contracten) en leveranciersmanagement Ø inkoopdossier Ø crediteurenadministratie De nieuwe contracten uit het Sociaal Domein, voortvloeiend uit de drie decentralisaties, zijn inmiddels nagenoeg volledig op deze wijze geregistreerd. Hetzelfde geldt voor aangemelde aanbestedingsprocedures sinds 1 oktober 2014. In totaal gaat het om ruim 200 registraties. Een veel groter deel van de lopende contracten is nog niet aangeleverd voor registratie. In drie richtingen wordt aanvulling gezocht, in de eerste plaats bij de budgethouders, in de tweede plaats in het huidige zaaksysteem en archief en in laatste instantie bij de contractpartij. Per kwartaal controleert het Team Inkoop en Aanbesteding de volledigheid en de actualiteit van het contractenregister op basis van de inkoopmeldingen en de spendanalyses. Het inzicht uit het nieuwe contractenregister zal ook leiden tot aanvullingen op het Inkoopjaarplan 2015. Waar nodig en mogelijk wordt een prioritering en fasering aangebracht. Die prioritering wordt vooral bepaald door de financiële omvang en wordt voor 1 september 2015 door de Directie vastgesteld. 3) a.
Stap Contracten en inkoopdossiers 1) Contracten verzamelen en registreren 2) Inkoopdossiers verzamelen en vastleggen
b.
Geactualiseerd Inkoopjaarplan 1) Inkoopjaarplan 2015 actualiseren en prioriteren 2) Geprioriteerde inkooptrajecten opstarten
Start
Gereed
April 2015 April 2015
September 2015 December 2015
September 2015 September 2015
September 2015 December 2015
Resultaat van 3): VII:
Up to date contractenregister en adequaat contractenbeheer
VIII:
Rechtmatig en tijdig aanbesteden of verlengen van aflopende contracten
6
Versie B&W 28-04-2015 4) Ontwikkelen contractmanagement Om contractmanagement, en ook leveranciersmanagement, te ontwikkelen en te faciliteren zijn in onderdeel 3) diverse randvoorwaarden benoemd en ingepland. Verder is in het Sociaal Domein sinds 1 maart 2015 een Team Contractmanagement actief, zie ook de raadsbrief van 17 april 2015. Tegelijk realiseren wij ons dat wij er daarmee nog niet zijn. Ø De afdelingshoofden buiten het Sociaal Domein krijgen de opdracht om binnen hun afdeling of een cluster van afdelingen contractmanagers aan te wijzen. Voor het ene cluster van afdelingen wordt dat een taak die iemand erbij doet, voor het andere cluster kan het een aparte functie worden. Ø Om duurzame borging te bereiken is een training contractmanagement in voorbereiding. Deelname aan die training is verplicht voor alle contractmanagers en budgethouders in de gehele organisatie. De training wordt toegespitst op gelijksoortige inkooppakketten of – categorieën en bestaat uit een dagdeel theorie en een dagdeel actuele casuïstiek. 4) a. b. c. d.
Stap Contractmanagement ontwikkelen Werkwijze contractmanagement door de Directie laten vaststellen Contractmanagers aanwijzen per (cluster van) afdeling, per inkooppakket Training voor contractmanagers en budgethouders
Start Mei 2015 Juni 2015
Gereed Mei 2015 Juni 2015
Juni 2015
Juni 2015
Juni 2015
September 2015
Resultaat van 4): IX:
Geïmplementeerd en actief contractmanagement
7
Versie B&W 28-04-2015 5) Versnelde en tijdelijke versterking van de inkoopfunctie De huidige gecoördineerde inkoopfunctie is jong en heeft meer achterstallig onderhoud weg te nemen en processen te innoveren dan voorzien. Instrumenteel is al veel gerealiseerd en staan onderdelen in de steigers, namelijk: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k)
Online tool voor contractregistratie is operationeel Handboek Inkoop en Aanbesteding is gerealiseerd en via intranet beschikbaar Nieuw meldingsformulier is gerealiseerd, via intranet beschikbaar en wordt gebruikt De Toetsingscommissie Inkoop en Aanbesteding is ingesteld en de voorzitter en secretaris zijn benoemd De klachtenregeling voor klachtafhandeling bij aanbesteden is in concept gereed en wordt in mei 2015 door ons vastgesteld en via de website kenbaar gemaakt Vernieuwde Algemene Voorwaarden zijn in concept gereed en worden in mei 2015 door ons vastgesteld en via de website kenbaar gemaakt De eerste ervaringen met digitaal aanbesteden zijn opgedaan In mei 2015 wordt een vernieuwd intranetplatform over inkoop en aanbesteden in gebruik genomen In juni 2015 wordt een vernieuwd onderdeel over inkoop en aanbesteden op onze gemeentelijke website geplaatst Een online tool voor spendanalyses is besteld en is in gebruik genomen. Scholing en instructie vinden plaats 5 medewerkers van team Juridische Zaken zijn recent en samen met de inkoopadviseurs specifiek geschoold m.b.t. aanbestedingsrecht, en één FTE is structureel primair beschikbaar voor juridische inkoop- en aanbestedingsvraagstukken
We zien dat dit niet voldoende is om op korte termijn de benodigde omslag in denken en doen te bewerkstelligen. We nemen aanvullend voor de periode van 1 september 2015 tot 1 januari 2018 vergaande stappen door: A. Over te gaan van een gecoördineerde inkoopfunctie naar een centrale inkoopfunctie ten aanzien van de “Hoe”-vragen: hoe oriënteren we ons op de markt, Hoe voeren we het inkoopproces uit? B. Het afdelingshoofd Middelen werkt 60% van zijn werktijd dedicated aan inkoop en aanbesteden en is de opdrachtnemer van dit verbeterplan en rapporteert rechtstreeks aan de Directie. Deze organisatorische maatregelen leggen wij vast in het Handboek Inkoop en Aanbesteden gemeenten Amstelveen en Aalsmeer en wij passen de mandaten van de leidinggevenden en budgethouders hier op aan. Ook wordt het meldingsformulier ongevormd naar een aanvraagformulier. Resultaat van 5): X:
Tegen beperkte en beheerste kosten een maximale verbeterslag op het vlak van rechtmatige aanbestedingen realiseren
XI:
Een tijdelijke geïntensiveerde en voor Hoe-vragen centrale inkooporganisatie
8
Versie B&W 28-04-2015 6) Bewustwording over aanbestedingen binnen de hele organisatie Naast alle maatregelen die hiervoor staan beschreven blijven de inkoopadviseurs regelmatig accountgesprekken houden met de afdelingshoofden. Daarnaast hebben de personeels- en financieel adviseurs een rol in het bewustmaken en bewusthouden van leidinggevenden. Zij voeren immers ook accountgesprekken met de beslissers waarin inhuur, pay-rolling en andere externe opdrachten en subsidiëring ter sprake komen. Om actieve signalering van “inkoopsignalen”, proactieve advisering daarover te bewerkstelligen en ook om af en toe de politieagent te kunnen spelen, worden trainingen voorbereid. Deelname aan die training is verplicht voor alle personeels- en financieel adviseurs. Bij de personeelsadviseurs gaat het dan specifiek om inhuur en pay-rolling, bij financieel adviseurs gaat het vooral om opdrachten aan derden en incidenteel om specifieke subsidiëring waarbij voor de ontvangende partij de Aanbestedingswet en ons Inkoop- en aanbestedingsbeleid van kracht zijn. Dit laatste krijgt een nadere uitwerking in samenspraak met de afdelingen die subsidieverlening voorbereiden. De afdelingshoofden hebben aangegeven dat zij zelf en hun budgethouders behoefte hebben aan scholing op het gebied van inkoop en aanbesteden. Alle genoemde opleidings- en scholingsbehoefte wordt opgenomen in een Opleidingsplan Inkoop en Aanbesteden wat in samenspraak met de afdeling HRM zal worden ontwikkeld en organisatiebreed zal worden uitgevoerd. Resultaat van 6): XII:
Inkoop-, personeels- en financieel adviseurs worden door leidinggevenden en contractmanagers als trusted advisor gezien, en kunnen waar nuttig en nodig ook de rol van politieagent vervullen.
XIII:
Een integraal opleidingsplan Inkoop & Aanbesteden wordt opgesteld en uitgevoerd.
7) Monitoring aanbestedingen en regelmatige rapportage aan de gemeenteraad Via de P&C momenten en via actieve informatievoorziening wordt de gemeenteraad geïnformeerd over de voorgang en de resultaten van dit verbeterplan.
9
Versie B&W 28-04-2015 8) Financiële paragraaf Via de 1e en 2e tijdvakrapportage 2015 en de Kadernota 2016 vragen wij budget voor de incidentele kosten die uit Verbeterplan voortvloeien en voor de structurele financiering van de Inkoopfunctie. Wij hebben namelijk inmiddels de conclusie getrokken dat: a) Incidenteel budget voor 2015 nodig is om dit verbeterplan te kunnen uitvoeren b) Onze inkoopfunctie structurele uitbreiding behoeft en aanvullend gefinancierd hoort te worden. Daarnaast gaan de aanbestedingen ook gunstiger contracten opleveren. Die voordelen gebruiken wij om de structurele lasten zoals bedoeld bij b) te dekken.
10
