Nota Inkoop en aanbesteding gemeente Groesbeek (versie 2011)

Nota Inkoop en aanbesteding gemeente Groesbeek (versie 2011)

gemeente Groesbeek Bezoekadres: Dorpsplein 1 6562 AH Groesbeek Postadres: Postbus 20 6560 AA Groesbeek Telefoon: 024-3996111 Fax: 024-3996333 Bank: 28.50.03.089 Internet: www.groesbeek.nl

gemeente Groesbeek

2

Nota Inkoop en aanbesteding (versie 2011)

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ................................................................................................ 3 Collegebesluit .................................................................................................. 4 1. Inleiding ...................................................................................................... 5 1.1 Aanleiding .............................................................................................. 5 1.2 Reikwijdte en definities ............................................................................. 6 2. Ambitie en doelstellingen ............................................................................... 7 2.1 Ambitie .................................................................................................. 7 2.2 Doelstellingen ......................................................................................... 7 3. Inkoop- en aanbestedingsbeleid...................................................................... 8 3.1 Inkooporganisatie .................................................................................... 8 3.1.1 Coördinatie en controle van inkopen en aanbestedingen .......................... 8 3.1.2 Bevoegdheden bij inkopen en aanbesteden ........................................... 8 3.2 Inkoopproces ........................................................................................ 10 3.3 Inkoopstrategie ..................................................................................... 10 3.4 Juridische beleidsuitgangspunten ............................................................. 12 3.5 Ethische en ideële beleidsuitgangspunten .................................................. 13 3.6 Economische beleidsuitgangspunten ......................................................... 13 3.7 Organisatorische beleidsuitgangspunten .................................................... 14 4. Criteria ..................................................................................................... 15 4.1 Selectiecriteria ...................................................................................... 15 4.2 Uitsluitingcriteria ................................................................................... 15 4.3 Gunningcriteria ..................................................................................... 15 4.4 Aanbestedingsprocedure ......................................................................... 16 5. Procedure aanbesteding............................................................................... 17 5.1 Procedure ............................................................................................. 17 5.2. Specificatie levering, dienst of werk......................................................... 18 5.3. Selectie opdrachtnemer ......................................................................... 20 6. Algemeen .................................................................................................. 22 6.1. Behoeftebepaling .................................................................................. 22 6.2. Taakverdeling ...................................................................................... 22 6.3. Inkoopvoorwaarden .............................................................................. 22 6.4. Contracteren ........................................................................................ 23 6.5. Afwijken van de Inkoop- en Aanbestedingsprocedure ................................. 24 7. Dossiervorming .......................................................................................... 25 7.1 Opzet dossiervorming............................................................................. 25 7.2 Contractenbeheer .................................................................................. 25 8. Evaluatie en verantwoording ........................................................................ 26 8.1 Periodieke evaluaties.............................................................................. 26 8.2 Incidentele evaluaties............................................................................. 26 BIJLAGEN ...................................................................................................... 27 Bijlage 1 Waardebepaling overheidsopdrachten ............................................... 27 Bijlage 2 Relevante weten regelgeving ......................................................... 28 Bijlage 3 Relevante internetsites ................................................................... 29 Bijlage 4 Checklist toetsing opdrachtnemer ..................................................... 30 Bijlage 5 Standaard opzet project(investering)/aanbestedingsdossier ................. 31 Bijlage 6 Checklist (Europese) aanbesteding ................................................... 32 Bijlage 7 11 Gouden regels bij het inkopen ..................................................... 34 Bijlage 8 Algemene Inkoopvoorwaarden gemeente Groesbeek (Versie 2011) ....... 35

gemeente Groesbeek

3


Collegebesluit Deze nota is vastgesteld in de collegevergadering van de gemeente Groesbeek.

Aldus vastgesteld op 13 september 2011 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Groesbeek

Burgemeester

gemeente Groesbeek

Secretaris

4


1. Inleiding 1.1 Aanleiding Het vakgebied inkoop heeft de laatste decennia sterk aan interesse gewonnen. Diverse overheidsorganen zijn druk doende hun inkooporganisatie te professionaliseren. De groeiende aandacht voor inkopen en aanbesteden is een gevolg van het toenemende bewustzijn van overheidsorganisaties van de relevantie Europese weten regelgeving. Op basis van artikel 213 Gemeentewet en het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) moet de accountant onder andere toezien op de rechtmatigheid van de gemeentelijke uitgaven. De controle op de naleving van Europese weten regelgeving bij het inkopen en aanbesteden maakt deel uit van deze toets. Nietrechtmatig aanbestede opdrachten kunnen, bij de overschrijding van de goedkeuringstoleranties, leiden tot een niet-goedkeurende accountantsverklaring bij de jaarrekening. De verhoogde controle, maar ook de mogelijkheid tot het behalen van aanzienlijke besparingen en betere kwaliteit van het verkregen product zijn aanleidingen tot het verder professionaliseren van de inkoopfunctie. De groeiende aandacht voor inkoop en aanbesteden is verder een gevolg van het streven naar bestuurlijke en ambtelijke integriteit van de gemeente. Teneinde de integriteit en doelmatigheid van het inkoopproces te waarborgen, dient er actueel beleid te zijn op dit gebied. Het huidige beleid van de gemeente Groesbeek is geformuleerd in de Nota Inkoop en Aanbesteding gemeente Groesbeek, van oktober 2005. Vanwege de huidige ontwikkelingen op het gebied van Europese en nationale weten regelgeving en de professionalisering van de inkoopfunctie is besloten de nota te herzien. De nieuwe opzet zal er als volgt uit komen te zien: - Beleidsnota; dit document ligt voor u en geeft kort en helder de beleidsuitgangspunten weer; - Bijlagen; in de bijlagen zijn checklisten opgenomen m.b.t. de toetsing van de leverancier (opdrachtnemer), waardebepalingen en de dossiervorming; Daarnaast is onderzocht of de gemeente op de meest optimale wijze inkoopt en aanbesteedt. Er wordt nog beoordeeld of het standaardiseren van het inkoopproces (standaarddocumenten), maar ook naar de noodzaak van een contractenregister, een gewenste aanvulling kan zijn op het inkoopproces. Zoals reeds is vermeld, betreft deze nota een actualisering. De actualisering is nodig vanwege de aangepaste drempelbedragen omtrent Europese aanbestedingen, het Aanbestedingsregelement Werken (ARW 2005), aanpassingen op basis van voortschrijdend inzicht en standaardisering van documenten. Daar waar hogere regelgeving afwijkt van deze nota, zal deze hogere regelgeving uitgangspunt zijn bij het inkoopproces. Het aanbestedingsrecht is een veelomvattend onderwerp waarbij ook Europees recht een grote rol speelt. Een nieuwe aanbestedingswet is in 2006 aangenomen in de 2e kamer. In de 1e kamer is deze wet in 2008 afgewezen. Sindsdien is de wet nog niet aangenomen en is nog in bewerking. Een nieuw voorstel voor een aanbestedingswet is in juli 2010 bij de 2e kamer ingediend. Daarnaast is de VNG bezig met modelregels voor aanbesteding onder de Europese norm (modelinkoopreglement). Volgens de laatste berichten zijn deze modellen eind 2011 gereed. Echter gezien de lopende discussies inzake het inkoopbeleid is het de vraag of deze planning gerealiseerd wordt en wordt nu deze nota geactualiseerd. In onze bedrijfsvoeringagenda is deze actualisatie al geruime tijd opgenomen in de planning.

gemeente Groesbeek

5


1.2 Reikwijdte en definities De reikwijdte van deze nota betreft de gehele gemeentelijke organisatie. Elke inkoop en aanbesteding dient uitgevoerd te worden conform de richtlijnen van deze nota. In deze notitie wordt verstaan onder: Gemeente:

gemeente Groesbeek

Inkoop:

het een of meer zaken in bezit stellen van, respectievelijk in macht brengen van opdrachtgever en de eventuele installatie/montage van leveringen en/of het verrichten van diensten en/of het realiseren van werken

Aanbesteden:

het uitnodigen van twee of meer ondernemers om deel te nemen aan een procedure, met als doel het doen van een aanbod (offerte) voor de uitvoering van een opdracht.

Leveringen:

aankoop, lease, huur of huurkoop van ‘tastbare’ producten, bijvoorbeeld computers, kantoormeubilair etc.

Diensten:

aankopen die niet onder werken en leveringen vallen en veelal niet ‘tastbaar’ zijn, bijvoorbeeld schoonmaken, softwareontwikkeling, accountancydiensten, consultancy etc.

Werken:

grote (civiel)technische opdrachten, bijvoorbeeld grote bouw en infrastructuurprojecten, bruggen, wegen, gebouwen, riolering etc.

Gunning uit de hand:

de gemeente kiest zelf een leverancier uit. Er is geen sprake van concurrentie tussen leveranciers.

Onderhands aanbesteden:

aanbesteden zonder een openbare aankondiging. Er is beperkte concurrentie tussen een aantal zelfgekozen leveranciers.

Openbaar aanbesteden: aanbesteden waarbij de gemeente op nationaal niveau een openbare aankondiging voor een opdracht plaatst. Er is vrije concurrentie tussen alle leveranciers uit het land. Europees (openbaar) aanbesteden:

aanbesteden waarbij de gemeente op Europees niveau een openbare aankondiging voor een opdracht plaatst. Er is concurrentie tussen alle EU-leveranciers. De Europese aanbestedingsregels zijn hier van toepassing.

Social return

Social return wordt ook wel aangeduid als contract compliance. De gemeente neemt in het bestek voor aanbestedingen een sociale clausule op: bij de beoordeling van offertes kent ze punten toe voor het creëren van stageplaatsen, leerwerkplekken, arbeidsplaatsen of andere activiteiten voor inwoners van de gemeente die moeilijk aan het werk komen. Daarmee creëert de gemeente een flinke financiële prikkel voor opdrachtnemers om bij te dragen aan de sociale doelen van de gemeente. Ook bij de inkoop van goederen kan een dergelijke clausule toegepast worden.

gemeente Groesbeek

6


2. Ambitie en doelstellingen 2.1 Ambitie Het handelen van bestuurders en ambtenaren mag de integriteit van de gemeente als inkopende partij niet schaden. Het is, ook vanwege de rechtmatigheidcontrole, van belang dat overheidsinkopen openbaar te controleren zijn. De ambitie van de gemeente is om een integere en doelmatige inkoper te zijn, welke (mogelijke) leveranciers een eerlijke, transparante en gelijke behandeling biedt. Met integer bedoelen we handelen volgens de wet en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur (onder meer openbaarheid, objectiviteit en zorgvuldigheid). Onder doelmatig verstaan we het efficiënt en effectief inzetten van publieke middelen. Als algemene randvoorwaarde geldt dat de Europese en nationale regelgeving op het gebied van inkoop en aanbestedingen steeds in acht moet worden genomen. Het niet naleven van de van toepassing zijnde Europese richtlijnen voor overheidsopdrachten kan leiden tot (financiële) risico’s voor de gemeente. Het risico is de schade die ontstaat door het stopzetten van de aanbestedingsprocedure (doelmatigheid) en/of het betalen van een schadevergoeding aan een benadeelde inschrijver. 2.2 Doelstellingen In het verlengde van bovengenoemde ambitie, kunnen een aantal doelstellingen van de gemeente onderscheiden worden. Deze zijn: a. Bevorderen van professioneel en economisch aanbesteden, dat wil zeggen het op zodanige wijze aanbesteden dat een zo efficiënt mogelijke inzet van geldelijke middelen wordt bereikt (doelmatig handelen). Uitgangspunten hierbij zijn een uniforme handelswijze en een optimale aanwending van de (financiële) middelen bij de uitvoering van gemeentelijke taken. Onder optimaal wordt in dit opzicht verstaan de prijs en de kwaliteit van het product staan in de juiste verhouding tot elkaar; b. Bevorderen van de naleving van (Europese) weten regelgeving op het gebied van aanbesteden, zodat het risico van claims en gerechtelijke procedures zoveel mogelijk wordt teruggedrongen (rechtmatig handelen); c. Waarborgen van de integriteit bij de aanbesteding, zowel intern als extern, opdat bedrijven gelijke kansen en gelijke behandeling krijgen in het aanbestedingsproces; d. Verantwoording kunnen afleggen over de gevolgde inkoop- en aanbestedingsprocedures. e. Bedrijven die binnen de gemeentegrenzen vallen of bedrijven die voor de burgers van de gemeente veel werkgelegenheid bieden de kans te geven mee te dingen naar opdrachten die door de gemeente worden uitgezet. f. Door social return een wezenlijk onderdeel te maken van een aanbestedingstraject en bedrijven daar ook echt op te beoordelen, het arbeidspotentieel in de gemeente een extra stimulans geven. g. De GR Breed beschouwen als een verlengde van de ambtelijke organisatie en daarmee inbesteding bij de GR Breed als vanzelfsprekend benaderen.

gemeente Groesbeek

7


3. Inkoop- en aanbestedingsbeleid Tot inkoop en aanbesteding behoren in principe alle zaken waar een externe factuur tegenover staat. De gemeente ontvangt facturen indien een externe partij, over het algemeen na opdrachtverlening, een prestatie heeft verricht. Zo'n prestatie kan betrekking hebben op de levering van goederen, het verrichten van diensten of het uitvoeren van werken. De woorden "inkoop" en "aanbesteding" kunnen door elkaar gebruikt worden. Het woord "inkoop" wordt vaker gebruikt bij leveringen en diensten, het woord "aanbesteding" bij werken. 3.1 Inkooporganisatie De gemeente heeft, vanwege haar omvang, gekozen voor een decentraal georganiseerde inkoopfunctie. Dit betekent dat, behalve een aantal centraal gecoördineerde zaken zoals bijvoorbeeld facilitaire dienstverlening, afdelingen zelf verantwoordelijk zijn voor hun inkoop en aanbesteding. Wat een aandachtspunt is, is het invoeren van een uniforme werkwijze. Vooral bij een decentraal georganiseerde inkoopfunctie is het van belang dat de werkwijze die gehanteerd wordt uniform is. Dit wordt bereikt door het gebruik van standaarddocumenten en het implementeren van een uniforme werkwijze. Deze nota en de bijbehorende bijlagen vormen de basis hiervoor. 3.1.1 Coördinatie en controle van inkopen en aanbestedingen In de decentrale wijze waarop de inkoopfunctie in de gemeente is belegd, is de controller belast met de coördinatie en controle van de manier waarop wordt ingekocht en aanbesteed. Namens hem zullen de bedrijfsvoeringadviseurs overleg voeren over en toezien op handhaving van de gemaakte afspraken m.b.t. aanbesteding en inkoop. De controller is verantwoordelijk voor de interne controle. Jaarlijks vindt er interne controle plaats op inkopen. Achteraf en steekproefsgewijs wordt getoetst of de voorgeschreven procedurehandelingen hebben plaatsgevonden. Het resultaat van deze controle wordt, voorzien van bevindingen en parafen, aan het management gerapporteerd. De belangrijkste aandachtsgebieden bij coördinatie en controle van inkopen en aanbestedingen zijn: • De inkoop- en aanbestedingsprocedures die moeten worden toegepast; • Toetsing leverancier/opdrachtnemer (zie hiervoor de checklist in de bijlage); • Eventuele coördinatie van de uitvoering van de inkoopactiviteiten die meerdere organisatieonderdelen beslaat (inkoopbundeling); • Nagaan of de in 2.2. geformuleerde doelstellingen worden gerealiseerd. 3.1.2 Bevoegdheden bij inkopen en aanbesteden Het inkopen en aanbesteden heeft betrekking op verschillende actoren in de organisatie. De in de budgethoudersregeling vastgestelde verantwoordelijkheden zijn hierbij leidend. Het college, dat o.g.v. de Gemeentewet bevoegd is te besluiten tot het aangaan van contracten verleend daarin mandaat aan de budgethouder om te besluiten contract aan te gaan binnen bepaalde grenzen. Daarnaast is voor het daadwerkelijk ondertekenen van een contract, eveneens o.g.v. de Gemeentewet, de burgemeester bevoegd. In het mandaatregister is de volmacht opgenomen die de burgemeester aan de afdelingshoofden en gemeentesecretaris geeft voor het ondertekenen van contracten passend binnen de budgethoudersregeling op het eigen werkterrein. Hieronder wordt kort uiteengezet welke actoren bij dit proces betrokken zijn en welke bevoegdheden/verantwoordelijkheden zij hebben. In de budgethoudersregeling wordt hierop uitvoeriger ingegaan.

gemeente Groesbeek

8


Budgethouder/productverantwoordelijke De afdelingshoofden zijn de ambtelijke budgethouders, ook wel productverantwoordelijke. Zij zijn verantwoordelijk voor de totstandkoming van de aan hen toegewezen producten. De budgethouder is gemachtigd om opdrachten/bestellingen te verrichten binnen de tot de afdeling te rekenen goedgekeurde budgetten of investeringskredieten, rekening houdend met de in deze nota opgenomen regels. De budgethouder draagt zorg voor de akkoordverklaring van de ontvangen factuur in relatie tot het beschikbare budget. In de praktijk is dit veelal ondergebracht bij de uitvoerend medewerker waarbij de eindverantwoordelijkheid bij de budgethouder ligt. Daarnaast is de budgethouder verantwoordelijk voor de vastlegging van verplichtingen, zodat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het toegekende budget alsmede de voortgang van het project zichtbaar zijn. Een verplichting kan worden vastgelegd in de financiële administratie. De budgethouders zijn ook verantwoordelijk voor het totale budget per product en ondertekenen uitgaande documenten, zoals uitnodigingsbrieven en opdrachten. Ook zijn zij verantwoordelijk de dossiervorming, zoals bij punt 7.1 is aangegeven. De uitvoerend medewerker De uitvoerend medewerker kan op subproductniveau gemandateerd zijn door de budgethouder. Op subproductniveau is de uitvoerend medewerker, indien voldoende budget beschikbaar is, bevoegd verplichtingen aan te gaan namens de gemeente. Bestellingen worden altijd vastgelegd. Bestellingen kunnen worden vastgelegd in Civision of op de kleine bestelbon. De uitvoerend medewerker controleert zichtbaar op overeenstemming tussen bestelling en levering. De controller De controller (of namens hem de bedrijfsvoeringadviseur) zal in een zo vroeg mogelijk stadium geraadpleegd moeten worden om aan te kunnen geven in hoeverre er met EG-richtlijnen rekening gehouden moet worden. Tevens verleent hij aan de budgethouder hand en spandiensten bij de totstandkoming van de diverse rapportages en informeert hij de directie en/of het college daarover, zodat de informatieuitwisseling over het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt gewaarborgd. Gelet op het feit, dat de controller op gezette tijden het leveranciersbestand zal toetsen, wordt aan de ene kant bewerkstelligd, dat de kwetsbaarheid van de gemeente (afhankelijkheid van slechts één leverancier) in de gaten wordt gehouden. Anderzijds moet een wildgroei van het aantal leveranciers sterk worden beperkt. College van B&W Boven bepaalde (Europese) drempelbedragen mogen pas verplichtingen worden aangegaan nadat toestemming is verkregen van het college. Hiervoor is in bijlage 7 een overzicht opgenomen (10 gouden regels). Het externe adviesbureau Tijdens de hierboven omschreven procedure kan in voorkomende gevallen een extern adviesbureau worden ingeschakeld, met name bij Europese aanbestedingsprocedures.

gemeente Groesbeek

9


3.2 Inkoopproces Het totale proces voor het verwerven van goederen en het uit laten voeren van diensten en werken wordt het inkoopproces genoemd. In elk inkoopproces worden de volgende 6 fasen onderscheiden. Ieder van de 6 fasen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden en een fase kan niet gestart worden voordat de voorafgaande fase goed is afgesloten. De 6 fasen van het inkoopproces zijn: Specificeren Hier wordt vastgesteld wat de werkelijke inkoopbehoefte is en vastgelegd in een specificatie, bestek of programma van eisen. Bepalen levering, dienst of werk Selecteren Via offertes of inschrijvingen bij een aanbesteding van potentiële leveranciers, dienstverleners of aannemers wordt de meest geschikte partij geselecteerd. Contracteren Hier wordt de uiteindelijke overeenkomst gesloten en schriftelijk vastgelegd. Bestellen Op basis van de (raam-)overeenkomst worden al naar gelang de behoefte de bestellingen geplaatst. Bewaken Het bewaken en bijsturen van de levertijd, kwaliteit, hoeveelheid, orderafhandeling en factuurverwerking. Nazorg Afwikkelen van eventuele claims, meer- en minder werk en archivering. 3.3 Inkoopstrategie Er bestaat geen algemene eenduidige inkoopstrategie die geschikt is voor alle in te kopen goederen, diensten en werken. De als beste toe te passen inkoopstrategie is afhankelijk van het in te kopen product, dienst of werk en de specifiek geldende marktsituatie. De toe te passen inkoopstrategie wordt bepaald door de combinatie van 2 factoren: a. de geschatte waarde van de opdracht. b. het inkooprisico (zijn er alternatieven of is de gemeente, om welke reden dan ook strikt gebonden aan één of een zeer beperkt aantal leveranciers, dienstverleners of aannemers). Elk inkoopsegment heeft haar eigen toe te passen inkoopstrategie.

gemeente Groesbeek

10


HOOG

>

inkoop waarde

<

LAAG

HEFBOOM

STRATEGISCH

inkoopstrategie is gericht op:


MAXIMALE CONCURRENTIE

SAMENWERKING

(voorbeeld: bedrijfswagens, grasmaaien, utiliteitsbouw, aannemerij, aanleg sportvelden, computers, WVG)

(voorbeeld: uitbesteding exploitatie zwembad, softwarepakketten, architecten, projectontwikkelaars, reïntegratietrajecten, nutsbedrijven)

ROUTINE

KNELPUNT



EFFICIENTERE PROCESSEN

ZEKERSTELLEN

(voorbeeld: abonnementen, huishoudartikelen, kantoorartikelen, catering, technische materialen)

(voorbeeld: onderhoudscontracten, machines en software, bepaalde adviseurs, reserve- onderdelen)

LAAG

<

inkooprisico

>

HOOG

De inkoopwaarde van de opdracht is belangrijk omdat het evident is dat we bij de aanschaf van een balpen ons anders dienen te gedragen dan bij de het afsluiten van bijvoorbeeld een meerjarige raamovereenkomst voor rolstoelen. Het inkooprisico is van belang omdat dit aangeeft hoe vrij de gemeente zich kan of wil bewegen op de markt. Zijn er veel leveranciers die de producten kunnen leveren dan kunnen we de concurrentie op de markt volledig uitbuiten. Zijn er slechts heel weinig potentiële leveranciers dan is, door het ontbreken van alternatieven, samenwerking en veiligstellen noodzakelijk. °

Hefboom producten - inkoopstrategie: maximale concurrentie Producten, diensten en werken kunnen door veel verschillende aanbieders geleverd worden. Het wisselen van leverancier is relatief eenvoudig. Door maximale concurrentie te bewerkstelligen ontstaat de meest aantrekkelijke aanbieding. Het onderbrengen van individuele aankopen of losse uitbestedingen van werken in (meerjarige) raamovereenkomsten verhoogt de in te kopen waarde (meer hefboomeffect, massa = kassa), en verlaagt de totale inkoopinspanning.

°

Routine producten - inkoopstrategie: efficiënte processen Deze categorie, met veel potentiële aanbieders en relatief lage inkoopwaarden, vergt vaak veel tijd en aandacht van de gemeente. De toegevoegde waarde van concurrentie is gering. De strategie hierbij moet gericht zijn op vermindering van de logistieke en administratieve rompslomp: standaardisatie, beperking aantal leveranciers, uitbesteden van logistieke en administratieve processen, vermindering aantal facturen, het bundelen in raamovereenkomsten. Het onderbrengen van individuele aankopen of losse uitbestedingen van werken in (meerjarige) raamovereenkomsten verhoogt de in te kopen waarde (meer hefboomeffect, massa = kassa), en verlaagt de totale inkoopinspanning.

gemeente Groesbeek

11


°

Strategische producten - inkoopstrategie: samenwerking Producten, diensten en werken in deze categorie zijn van grote waarde voor de gemeente, terwijl de gemeente afhankelijk is van één of zeer weinig aanbieders. Vaak veroorzaakt door monopolies in de markt, maar vaak ook door gemaakte keuzes in het verleden (zelf gecreëerde monopolies). Gezien het grote belang en risico moet de inkoopstrategie gericht worden op het ontwikkelen van alternatieve producten of leveranciers (verlaging risico). Indien dit niet mogelijk is dan streven naar langdurige en intensieve samenwerking (partnership-relaties), waarbij op basis van openheid, argumenten en feitelijkheden via onderhandeling het belang van de gemeente veilig gesteld moet worden.

°

Knelpunt producten - inkoopstrategie: zekerstellen Categorie van geringe waarde, waarbij de gemeente toch een groot risico loopt bij niet of onjuiste uitvoering van de opdracht. Ook hier is de toegevoegde waarde van concurrentie gering. De strategie moet gericht zijn op: ontwikkelen alternatieven, veiligstellen van toelevering, creëren voorkeurspositie bij betrokken leveranciers / dienstverleners / aannemers, maatregelen tot vermindering inkooprisico.

Bij hefboomproducten is inkooptechnisch het meeste geld te besparen door professioneel in te kopen. Tevens zijn hier de gewenste voorwaarden en de noodzakelijke kwaliteit het beste afdwingbaar (de inkoopmacht ligt bij de gemeente). Het grootste gedeelte van de gemeentelijke inkopen valt in dit segment. Indien het inkoopsegment met de bijhorende inkoopstrategie niet bepaald kan worden, wordt de inkoopstrategie van routine- of van hefboomproducten toegepast. Het op basis van een bestaande schriftelijke raamovereenkomst bestellen van goederen en diensten alsmede het uit laten voeren van werken op basis van een raamovereenkomst valt niet onder deze inkoop- en aanbestedingsprocedure (is immers alleen bestellen). Het aangaan van de raamovereenkomst uiteraard wel. 3.4 Juridische beleidsuitgangspunten De gemeente streeft naar een rechtmatige en verantwoorde besteding van publieke gelden en naar het reduceren van risico's op schadeclaims door rechtmatig uitgevoerde (Europese) aanbestedingen. Het juridisch kader dat daarbij geldt is opgenomen in bijlage 2. Rechtmatig handelen Het uitgangspunt rechtmatig te handelen betekent dat moet worden gehandeld conform de van toepassing zijnde weten regelgeving, met name de Nationale en Europese weten regelgeving. Dit geldt voor alle inkopen van leveringen, diensten en werken. In het bijzonder de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen, zoals deze zijn vertaald naar het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten (BAO) en het aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005). Een belangrijk doel van deze wetgeving is het stimuleren van vrije en eerlijke concurrentie. Rechtmatig handelen is één van de voorwaarden voor het verkrijgen van een goedkeurende accountantsverklaring. Het inkoopbeleid draagt daar nadrukkelijk aan bij. Nastreven van transparantie, objectiviteit, non-discriminatie en proportionaliteit Vertaald in aanbestedingstermen betekenen de EG-beginselen van vrij verkeer van goederen, werknemers, diensverlening en vestiging dat de gemeente bij aanbestedingen transparant, objectief en non-discriminatoir dient te handelen en daarbij geen disproportionele eisen mag stellen.

gemeente Groesbeek

12


Deze beginselen hanteert de gemeente voor al haar inkopen, zowel onder als boven de drempelbedragen voor Europees aanbesteden. Hiermee wordt het belang van transparantie, objectiviteit, gelijke kansen voor leveranciers, ambtelijke integriteit en de doelmatige besteding van publieke gelden onderstreept. Een belangrijke randvoorwaarde is dat de inspanning die noodzakelijk is om aan deze beginselen te kunnen voldoen past bij de grootte van de inkopen. Dit wordt bij het onderdeel bedrijfseconomische aspecten nader ingevuld. 3.5 Ethische en ideële beleidsuitgangspunten De gemeente is een integere inkoper en verlangt dit ook van haar leveranciers. Wanneer blijkt dat leveranciers niet voldoen aan de integriteitstandaarden welke de gemeente hanteert, worden deze uitgesloten van mededinging naar offertes. Met behulp van de checklist 'toetsing leverancier' wordt een nieuwe leverancier voorafgaande aan de offerteprocedure of bij inschrijving bij een aanbesteding getoetst. Deze checklist is opgenomen in Bijlage 4 "Checklist toetsing opdrachtnemer". De Rijksoverheid heeft als ambitie om in 2010 bij 100 procent van haar inkopen duurzaamheid mee te nemen: voor provincies en waterschappen is dit 50 procent, voor gemeenten 75 procent. Alle partijen streven naar 100 procent in 2015. Zo krijgt de markt van duurzame producten en diensten een stevige impuls en geeft de overheid het goede voorbeeld met duurzaam inkopen. De gemeente heeft duurzaamheid ook als rode draad in haar collegeprogramma opgenomen. Dit heeft vooralsnog vooral betrekking op de milieuaspecten. In de 2e kamer volgt in 2011 een discussie over duurzaam inkopen en de toekomst van de verplichting tot duurzaam inkopen. De gemeente houdt in elke fase van het inkoopproces rekening met socialeen/of milieuaspecten, zodat dit uiteindelijk leidt tot een duurzame inkoop. Tenslotte besteedt de gemeente zoveel mogelijk MKB vriendelijk aan, met name om de lokale en regionale werkgelegenheid te stimuleren. 3.6 Economische beleidsuitgangspunten Als inkoper heeft de gemeente de keuze uit vier vormen van aanbesteding. De verschillende aanbestedingsprocedures worden hieronder kort beschreven: 1. Gunning uit de hand: de gemeente kiest zelf een opdrachtnemer uit. Er is geen sprake van concurrentie tussen opdrachtnemers; 2. Onderhands aanbesteden: er is beperkte concurrentie tussen een aantal zelfgekozen opdrachtnemers; 3. Openbaar aanbesteden: de gemeente plaatst nationaal een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle opdrachtnemers uit het land; 4. Europees aanbesteden: de gemeente plaatst op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle Europese opdrachtnemers. De te hanteren aanbestedingsprocedure wordt bepaald met behulp van drempelbedragen. Indien de juiste aanbestedingsprocedure is bepaald, kan ook het aantal op te vragen offertes worden vastgesteld. De bepaling van de aanbestedingsprocedure is te vinden in hoofdstuk 5 van deze notitie. Als de aanbestedingsprocedure bepaald is, zijn de selectieen gunningcriteria aan de orde. Hierbij moeten zorgvuldige keuzes gemaakt worden, om problemen verderop in de onderhandelingen te voorkomen. Selectiecriteria zijn eisen die vooraf aan bedrijven worden gesteld als voorwaarde voor het meedingen naar een aanbesteding. De toelaatbare selectiecriteria zijn opgesomd in Europese regelgeving en moeten ook op lokaal niveau worden toegepast. De beoordeling van offertes wordt vervolgens bepaald door de gunningcriteria. Een nadere uiteenzetting van de selectieen gunningcriteria wordt gegeven in hoofdstuk 4.

gemeente Groesbeek

13


Bij de beoordeling van offertes wordt uitgegaan van de beste prijs-kwaliteit verhouding. Wel geven we lokale bedrijven de kans mee te doen bij offerte- of aanbestedingtrajecten. Dit doen wij door: 1. bij het opvragen van offertes, indien mogelijk bedrijven uit onze gemeente actief te benaderen om deel te nemen aan inkoopprocedures; 2. binnen de (Europese) regelgeving mogelijk opdrachten te splitsen zodat kleinere bedrijven in staat zijn om mee te dingen naar opdrachten. Een van de 10 “gouden” regels (bijlage 7) die wij hanteren bij het inkopen is dan ook: “Benader waar mogelijk ook bedrijven uit de (regio)gemeente(s).” Ook op landelijk niveau is er een tendens om lokale bedrijven meer kansen te geven in de aanbestedingsmarkt. Hiertoe worden wellicht in de toekomst de regels vereenvoudigd en versoepeld. 3.7 Organisatorische beleidsuitgangspunten In het kader van de professionalisering van het inkoopproces binnen de gemeente wordt gezocht naar een standaardwerkwijze. Als het mogelijk is om voordelen te behalen, zal de gemeente inkoopsamenwerking met andere gemeenten zoeken, Met name t.a.v. het vergroten van de kennis in de organisatie, maar ook bij het verhogen van het inkoopvolume. Ook stelt de gemeente als doel zoveel mogelijk gezamenlijk in te kopen, d.w.z. inkopen te bundelen.

gemeente Groesbeek

14


4. Criteria 4.1 Selectiecriteria In elke aanbestedingsprocedure moet de opdrachtgever voor de selectie van opdrachtnemers gebruikmaken van objectieve criteria, de selectiecriteria. Deze criteria hebben betrekking op: a. Technische bekwaamheid; vakkundigheid, efficiency, ervaring en betrouwbaarheid; b. Financieel-economische; aantoonbaar via balansen en omzetcijfers. Met behulp van deze selectiecriteria kan een voorselectie gemaakt worden. Eerst worden inschrijvers beoordeeld op basis van selectiecriteria, vervolgens op basis van gunningcriteria. De verantwoordelijke inkoper zorgt aan het begin van de aanbestedingsprocedure voor een document waarin de selectiecriteria duidelijk en volledig zijn omschreven. 4.2 Uitsluitingcriteria Uitsluitingcriteria worden door de gemeente gesteld om organisaties die niet aan deze criteria voldoen, uit te sluiten van mededinging naar een opdracht. De gemeente is een integere en doelmatige inkoper en verwacht dit ook van (potentiële) opdrachtnemers. Bedrijven die zich niet houden aan gangbare normen en waarden over arbeidsvoorwaardelijke aspecten, zoals discriminatie van werknemers of opdrachtnemers, kinderarbeid en ontoereikende arbeidsomstandigheden of andere onethische praktijken, zullen worden uitgesloten van mededinging naar opdrachten voor een vast te stellen periode, afhankelijk van de zwaarte van het vergrijp. Uitsluiting van deze opdrachtnemers is neergelegd in de wet BIBOB. Deze wet geeft de gemeente een extra instrument om de integriteit van leveranciers te controleren. De wet wordt toegepast bij overheidsopdrachten (leveringen, diensten en werken) die op grond van het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente openbaar worden aanbesteed (zie ook de beleidsregels Wet BIBOB). Uitsluiting van mededinging geldt ook voor ondernemingen die zich op enigerlei wijze schuldig hebben gemaakt aan (illegale) prijsafspraken of kartelvorming. Bij verdenking van dergelijke activiteiten kan contact opgenomen worden met de Nederlandse Mededingingsautoriteit. Het toetsen van leveranciers wordt met de invoering van de nieuwe Aanbestedingswet mogelijk verplicht gesteld. 4.3 Gunningcriteria De beoordeling van offertes moet worden verricht met behulp van gunningcriteria. Er bestaan 2 gunningcriteria: 1. De laagste prijs; 2. De economisch meest voordelige aanbieding.

gemeente Groesbeek

15


Ad 1. Indien bij de gunning van een opdracht gebruik wordt gemaakt van het gunningcriterium de laagste prijs, is het beoordelen van de offertes relatief eenvoudig. Indien de aanbieding voldoet aan de vooraf gestelde selectiecriteria, geeft de prijs de doorslag. Dit gunningcriteria is geschikt voor producten en diensten die gedetailleerd kunnen worden omschreven in een bestek, of waarvan het kwaliteitsniveau goed kan worden vastgelegd. Bijvoorbeeld kantoorartikelen. Ad 2. Voor opdrachten die niet gedetailleerd gespecificeerd kunnen worden, dient de economisch meest voordelige aanbieding als gunningcriterium gehanteerd te worden. Hierbij wordt een combinatie van subcriteria gehanteerd zoals kwaliteit, de prijs, de technische waarde, de esthetische,- functionele en maatschappelijke kenmerken, gebruikskosten, de rentabiliteit, de klantenservice, milieuaspecten, effect voor de lokale economie/werkgelegenheid en social return (bereidheid van het bedrijf om werkzoekenden in te schakelen bij de uitvoering van de werkzaamheden, bij voorkeur GR Breed). Van belang is dat deze gunningcriteria vóór de start van de aanbestedingsprocedure worden vastgelegd en worden bekendgemaakt aan alle mogelijke opdrachtnemers. De aanbestedende dienst legt de beoordelingsmethodiek inzichtelijk vast. 4.4 Aanbestedingsprocedure Om te kunnen bepalen op welke wijze de opdracht moet worden aanbesteed, moet eerst de aard van de opdracht worden bepaald. Vastgesteld moet worden of de opdracht een levering, een dienst of een werk betreft. De drempelbedragen worden om de twee jaar herzien en zijn exclusief BTW. De drempelbedragen zijn ingegaan op het moment van vaststelling van deze nota (de huidige Europese drempelbedragen gelden voor 2010 en 2011). Het college is bevoegd om binnen de Europese drempelbedragen de bedragen voor de gemeente vast te stellen. Vervolgens moet de totale waarde van de opdracht geraamd worden. De richtlijnen voor de waardebepaling van de verschillende typen opdrachten is te vinden in artikel 9 van BAO. Als algemene regel geldt dat de waarde van een opdracht de totale vergoeding aan de opdrachtnemer (leverancier) omvat, inclusief vermelde opties op verlengingen en/of overige opties, exclusief BTW. In Bijlage 1 is een overzicht gegeven van de waardebepaling van verschillende opdrachten. Opdrachten mogen niet worden gesplitst om zo aan de toepasselijkheid van de relevante aanbestedingsregels te ontkomen. In geval de opdracht Europees aanbesteed moet worden, wordt de voorgenomen opdracht gemeld bij de Europese Gemeenschap. Vervolgens wordt deze gepubliceerd in het Supplement op het Publicatieblad van de EG. Om dit te bewerkstelligen zendt de aanbestedende afdeling de aankondiging van de opdracht aan het Bureau voor Officiële Publicaties in Luxemburg. Dit kan per post, fax of digitaal via http://simap.europa.eu. Ook de gunning van de opdracht wordt gepubliceerd d.m.v. een proces-verbaal. Met dit proces-verbaal kan door de Europese Commissie getoetst worden of de procedures correct zijn toegepast. In hoofdstukken 5 wordt ingegaan op de procedures bij de verschillende opdrachten (levering, dienst en werk).

gemeente Groesbeek

16


5. Procedure aanbesteding 5.1 Procedure De te kiezen inkoopprocedure wordt bepaald in onderstaande tabel: Tabel: Bepalen inkoop en aanbestedingsprocedure Leveringen

Diensten*

Werken

< € 15.000

< € 15.000

< € 15.000

Gunning uit de hand (direct)

Uitvoerend medewerker

≥ € 15.000 < € 40.000

≥ € 15.000 < € 40.000

≥ € 15.000 < € 40.000

Gunning uit de hand (meerdere offertes)

Productverantwoordelijke/ Afdelingshoofd

≥ € 40.000 < € 100.000

≥ € 40.000 < € 100.000

≥ € 40.000 < € 350.000

Onderhandse aanbesteding (na selectie)

≥ € 100.000 < € 193.000

≥ € 100.000 < € 193.000

≥ € 350.000 < € 4.845.000

Openbare aanbesteding (met voorafgaande selectie)

≥ € 193.000

≥ € 193.000

≥ € 4.845.000

Openbare aanbesteding volgens Europese richtlijn (bedragen 1-1-2010)

Procedure

Bevoegd

C ollege van B&W

* uitgezonderd inhuur extern personeel (drempel € 100.000, i.p.v. € 40.000 en geen openbare aanbesteding)

De raming dient vakkundig en op realistische en actuele gronden bepaald te worden. Bij meerjarige overeenkomsten of overeenkomsten voor onbepaalde tijd is de totale waarde van de opdracht bepalend voor de aanbestedingsprocedure, met een maximum waarde gelijk aan een overeenkomst van 48 maanden (4 jaar). Het is niet toegestaan een project te splitsen of de raming aan te passen om een afwijkende categorie toe te passen. Voor de inkoopprocedure volgens de Europese Richtlijnen voor overheidsopdrachten wordt verwezen naar de betreffende publicaties van het Ministerie van Economische Zaken. Bij het inkopen van diensten is het soms niet mogelijk of zeer moeilijk om vooraf een exacte omvang/hoeveelheid vast te stellen. Er worden dan vaak diensten van personen of bureaus ingehuurd voor onbepaalde tijd. Ook komt het voor dat in eerste instantie alleen de beginopdracht wordt gecontracteerd, terwijl het te verwachten is dat de vervolgopdrachten door dezelfde opdrachtnemer worden uitgevoerd. In deze situatie zal getracht moeten worden een raamovereenkomst af te sluiten met een opdrachtnemer, waarin kwaliteit, uitvoerende personen, uurtarieven en ontbindingsvoorwaarden e.d. worden vastgelegd. De hoeveelheid wordt echter niet overeengekomen, al kan deze wel als niet verplichtende raming aangegeven worden. Er kunnen op deze wijze ook raamovereenkomsten worden afgesloten voor meerdere projecten of voor meerdere jaren. Alle gewenste elementen van de raamovereenkomst worden zo veel mogelijk in een programma van eisen vastgelegd (waar mogelijk functioneel specificeren) en volgens de normale procedure worden aanbesteed. Bij inkopen van diensten wordt een uitzondering gemaakt voor inhuur van extern personeel. Bij de opdrachtverstrekking in het kader van inhuur wordt een grens van € 100.000 aangehouden, i.p.v. € 40.000, waarbij de bevoegdheid bij de secretaris ligt. De procedure is gelijk, maar de bevoegdheid wordt neergelegd bij de secretaris, i.p.v. het college. Boven dit bedrag ligt de bevoegdheid conform bovenstaande tabel bij het college. Daarnaast wordt bij inhuur geen openbare procedure doorlopen, tenzij dat verplicht is conform de Europese regels. De reden hiervoor is dat in geval van inhuur de kwaliteit vele malen belangrijker is dan de prijs van de dienstverlening.

gemeente Groesbeek

17


Bij werken kan door ontwerp, realisatie en eventueel ook latere fasen, zoals onderhoud en exploitatie, integraal aan te besteden, aan de marktpartijen meer ruimte gegeven worden, waardoor zij in staat kunnen zijn een interessantere aanbieding op te stellen. Hierdoor kan het uiteindelijke risico voor de gemeente worden verminderd, de kwaliteit worden verhoogd en de integrale kosten worden verlaagd. Innovatieve aanbestedingsvormen worden vooral toegepast om de risico’s daar neer te leggen daar waar ze best kunnen worden beheerst. Deze aanpak stelt wel hogere eisen aan zowel de marktpartijen als aan de gemeente. Bij de innovatieve aanbestedingsvormen wordt de aanbestedingsprocedure in principe normaal gevolgd. Bij het bouwteam-model, komt de prijsstelling niet bij de selectie van partijen tot stand, maar pas in de loop van het (ontwerp)proces. Bij selectie van partijen is dan ook niet bekend welke verplichting er uiteindelijk wordt aangegaan. Het bouwteam-model kan zinvol zijn bij knelpunt- en strategische werken (werken waarbij de gemeente afhankelijk is van één of zeer weinig aanbieders). De selectie van partijen zal plaats moeten vinden op voornamelijk kwalitatieve gunningcriteria van de te contracteren partijen en minder op de inhoudelijke kant van het werk. PPS-constructies (Publieke-Privaat Samenwerking) vallen buiten de procedure. In de tabel “Bepalen inkoop en aanbestedingsprocedure” is aangegeven dat bij bepaalde bedragen het college bevoegd is. Op dit moment wordt het college èn bij de aanbesteding èn bij de gunning verzocht een besluit te nemen. In het kader van het efficiënter werken (lean) wordt in de toekomst op één moment een collegebesluit gevraagd. In geval van bevoegdheid van het college wordt het college geraadpleegd op het moment voor het opstellen van de aanbesteding. Op dat moment kan het college nog keuzerichting aangeven aan de opdrachtverstrekking. Bij akkoord door het college wordt direct mandaat verleend aan het betreffende afdelingshoofd om daadwerkelijk tot gunning te besluiten. Dit zal ook in het betreffende collegevoorstel worden opgenomen. In beginsel zijn opdrachten onder de Europese drempelbedragen uitgesloten van de werkingssfeer van de Europese richtlijnen, maar dit is anders bij grensoverschrijdend belang. Gezien de ligging van de gemeente aan de grensstreek is dit een extra aandachtspunt. Aanknopingspunten voor grensoverschrijdend belang zijn: 1. omvang opdracht (hoe hoger de waarde, hoe groter de kans op interesse uit andere lidstaten); 2. plaats van uitvoering (hoe dichter bij de grensstreek, hoe groter de kans op interesse uit andere lidstaten); 3. bijzondere omstandigheden (bijvoorbeeld het beheersen van Nederlandse taal). Als er sprake is van een opdracht met een bepaald grensoverschrijdend belang, moet aan opdrachten onder de drempel een passende mate van bekendheid (openbaarheid) worden gegeven. Een passende mate van openbaarheid kan zijn de eigen website, het staatsblad, e.d, nationale/regionale/lokale media en/of de aanbestedingskalender/PbEG. 5.2. Specificatie levering, dienst of werk Levering Een specificatie voor een levering is maatwerk, toegespitst op de specifieke behoefte van de gemeente en rekening houdend met de marktomstandigheden van de betreffende productgroep. Een specificatie beschrijft zo volledig mogelijk alle eisen en wensen waaraan het product moet voldoen. De hoogte van het gewenste kwaliteitsniveau wordt in de specificatie vastgelegd. De in het aanbestedingsproces te selecteren leverancier voldoet aan het hier vastgelegde kwaliteitsniveau. Daar wordt uiteraard ook op gecontroleerd.

gemeente Groesbeek

18


De specificatie wordt objectief en zo veel mogelijk functioneel opgesteld. Functioneel wil zeggen dat de functies beschreven worden, die het aan te kopen product voor de gebruiker moet vervullen. Dit in tegenstelling met technisch gedetailleerd specificeren. Functioneel specificeren is eenvoudiger, doelgerichter en voorkomt onvolledigheden. Een specificatie bevat in principe geen merknamen, sluit op voorhand geen mogelijke opdrachtnemers uit en is opgesteld volgens het SMART-principe (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden). Om controle en grip te houden over de levering die ingekocht wordt, is het van het grootste belang dat de opdrachtgever zelf, al dan niet met hulp van een externe, door het opstellen van de specificatie bedenkt en bepaalt wat de gemeente expliciet nodig heeft voor de uitvoering van haar taken. Een goed doordachte specificatie is een absoluut vereiste voor een succesvol inkooptraject en is zeker geen zaak om aan de leverancier over te laten! Voor leveringen tot een bedrag van € 40.000 (aangesloten bij het bedrag 10 gouden regels bij het inkopen, onderhandse aanbesteding, bijlage 7) is minimaal een volledige productbeschrijving noodzakelijk voor het aanvragen van de offerte. Voor leveringen vanaf € 40.000 is een functioneel opgesteld programma van eisen noodzakelijk. Dienst Een specificatie voor een dienst is maatwerk, toegespitst op de specifieke behoefte van de gemeente en rekening houdend met de marktomstandigheden van de betreffende productgroep. Een specificatie beschrijft zo volledig mogelijk alle eisen en wensen waaraan de dienstverlening moet voldoen. De hoogte van het gewenste kwaliteitsniveau wordt in de specificatie vastgelegd. De in het aanbestedingsproces te selecteren opdrachtnemer voldoet aan het hier vastgelegde kwaliteitsniveau en wordt daarop gecontroleerd. De specificatie wordt objectief en zo veel mogelijk functioneel opgesteld. Functioneel specificeren wil zeggen dat niet de inspanning, maar het eindresultaat van de dienstverlening beschreven wordt. Er wordt gestreefd naar het afsluiten van een resultaatsovereenkomst, een urenovereenkomst moet, waar mogelijk, vermeden worden. Functioneel specificeren bij diensten lijkt in eerste instantie moeilijker, maar is doelgerichter en geeft een grotere garantie op het bereiken van het eindresultaat. De specificatie bevat, waar mogelijk, verwijzingen naar erkende regelingen of normen (ISO of specifieke normen door de branche opgesteld of RVOI voor ingenieursdiensten), bestaande richtlijnen en kwaliteitsvoorschriften. Een specificatie sluit op voorhand geen mogelijke dienstverleners uit en is opgesteld volgens het SMART-principe (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden). Bij diensten wordt onderscheid gemaakt tussen prioritaire en residuaire diensten. Tot de groep prioritaire diensten horen vooral reparatie- en onderhoudsdiensten, verzekeringsdiensten, computerdiensten, accountantsdiensten, bouwkundige diensten etc. Voor deze diensten geldt een strikte toepassing van de voorschriften van de BAOrichtlijn. Een lichter regime geldt voor diensten van juridische aard, arbeidsbemiddeling (plaatsing en inhuur van personeel), gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening, onderwijs, opleiding, cultuur, sport en recreatie. Indien een toelichting of een presentatie van de dienstverleners noodzakelijk geacht wordt in het selectieproces, zal dit inhoudelijk beschreven toegevoegd moeten worden in het programma van eisen.

gemeente Groesbeek

19


Om controle en grip te houden over de dienstverlening die ingekocht wordt, is het van belang dat de opdrachtgever zelf, al dan niet met hulp van een externe, door het opstellen van de specificatie bedenkt en bepaalt wat de gemeente expliciet nodig heeft voor de uitvoering van haar taken. Het opstellen hiervan is geen taak voor de opdrachtnemer. Voor diensten van tot een bedrag van € 40.000 is minimaal een volledige beschrijving van de gewenste dienstverlening noodzakelijk voor het aanvragen van de offerte. Voor diensten vanaf € 40.000 is een functioneel opgesteld programma van Eisen nodig. Werken Een specificatie, bij werken over het algemeen bestek genaamd, wordt voor werken tot het Europese drempelbedrag opgesteld in de vorm van een technisch gedetailleerd bestek. De opdrachtgever bepaalt nauwkeurig in detail gespecificeerd wat gerealiseerd moet worden, zodanig dat de te selecteren aannemer het werk aan de hand hiervan kan uitvoeren en zijn administratie kan voeren. De hoogte van het gewenste kwaliteitsniveau dient in het bestek te worden vastgelegd. De in het aanbestedingsproces te selecteren aannemer dient aan het hier vastgelegde kwaliteitsniveau te voldoen en wordt daar uiteraard ook op gecontroleerd. Het functionele bestek (programma van eisen) wordt bij werken toegepast vanaf het Europese drempelbedrag en, of in combinatie met, innovatieve aanbestedingsvormen. Voor de aanbesteding van werken met een beperkte omvang (< € 40.000) kan volstaan worden met een werkomschrijving. Voor aanbestedingen vanaf € 40.000 dient bij civiel- en cultuurtechnische werken een standaardbestek volgens de RAWsystematiek (Rationalisering Automatisering Water en wegenbouw) en bij bouwwerken volgens de STABU-systematiek (Standaardbestek Utiliteitsbouw) te worden opgesteld. Voor toepassen van (delen van) standaardregelingen kan gebruikt gemaakt worden van de SR (Standaardregeling rechtsverhouding opdrachtgever architect), de RVOI (Regeling van de Verhouding tussen Opdrachtgever en adviserend Ingenieursbureau) en de UAV (Uniforme Administratieve Voorwaarden, uitvoering). Om controle en grip te houden over de werken die uitgevoerd worden, is het van belang dat de opdrachtgever zelf, al dan niet met hulp van een externe, door het opstellen van het bestek bedenkt en bepaalt wat de gemeente expliciet nodig heeft voor de uitvoering van haar taken. Een goed doordachte specificatie is een vereiste voor een succesvol aanbestedingstraject. 5.3. Selectie opdrachtnemer Het selectieproces selecteert de opdrachtnemer, die voor de meest gunstige integrale condities kan voldoen aan de opgestelde specificaties, en daarom de voorkeur heeft voor gunning van de opdracht. Het selectieproces start met een marktoriëntatie en het opstellen van een lijst met potentiële opdrachtnemers, de shortlist. Een shortlist is geen vaste lijst, maar altijd maatwerk per project. Een shortlist bevat opdrachtnemers, waarvan te verwachten is dat zij een interessante aanbieding kunnen doen. Een shortlist is gevarieerd (verschillende soorten en typen opdrachtnemers), uitdagend (nieuwe en bestaande) en kwalitatief voldoende (technisch, logistiek, kwalitatief en bedrijfseconomisch in staat zijn om gevraagd product binnen de gestelde planning te kunnen leveren). Kennis (van levering, dienst of werk), marktkennis, eigen ervaring, ervaringen van anderen, nieuwsgierigheid en zo nodig een voorselectie bepalen de inhoud van de shortlist. Tenslotte bevat de shortlist, indien mogelijk, een lokale onderneming. Partijen die een rol hebben gespeeld in het voortraject (zoals advisering bij het opstellen van specificaties) kunnen, in het kader van zuiverheid, niet meedingen naar gunning van de opdracht. Bij openbare aanbestedingen is er geen shortlist.

gemeente Groesbeek

20


De selectie van de opdrachtnemer vindt plaats door het schriftelijk aanvragen van offertes bij het benodigd aantal meest interessante opdrachtnemers uit de shortlist. Indien een potentiële opdrachtnemer geen offerte kan of wil uitbrengen, wordt een andere uit de shortlist benaderd. De offerteaanvraag is in alle opzichten gelijkwaardig. De selectie van de opdrachtnemer bij werken vindt, met uitzondering van enkelvoudige aanbestedingen, plaats volgens de voorschriften van het ARW 2005. Het is toegestaan bepaalde artikelen van de ARW 2005 voor een aanbesteding niet van toepassing te verklaren. De offerteaanvraag bevat: ° de opgestelde specificatie; ° een overzicht van de selectiecriteria (minimale eisen aan levering/dienst/werk); ° een opgave van de gunningcriteria op hoofdlijnen met de onderlinge weegfactoren; ° een verwijzing naar het van toepassing zijn van de algemene inkoopvoorwaarden; ° een opgave van de te volgen inkoopprocedure, inclusief termijnen. Bij voorkeur krijgen de potentiële opdrachtnemers de gelegenheid tot het stellen van (alleen schriftelijke) aanvullende vragen. De gestelde vragen met de juiste antwoorden worden in een op schrift gestelde ‘Nota van Inlichtingen’ opgestuurd aan alle potentiële opdrachtnemers, zodat iedereen over dezelfde informatie beschikt. Alleen schriftelijke offertes, welke voldoen aan de specifiek opgestelde selectiecriteria worden in behandeling genomen. Alle in behandeling genomen offertes worden volledig, gelijkwaardig, zuiver, transparant en reproduceerbaar geanalyseerd en beoordeeld, op basis van alleen de eisen en wensen in offerteaanvraag (eventueel aangevuld met de Nota van Inlichtingen). Bij het traditioneel aanbesteden liggen de kwalitatieve aspecten van het uit te voeren werk gedetailleerd verankerd in het bestek en is de prijs de voornaamste of de enige gunningfactor. Bij innovatieve aanbestedingsvormen echter vormen kwalitatieve aspecten een zeer belangrijke rol bij de gunningfactoren. Alle in behandeling genomen geldige aanbiedingen worden volledig, gelijkwaardig, zuiver, transparant en reproduceerbaar geanalyseerd en beoordeeld, op basis van alleen de eisen en wensen in offerteaanvraag (eventueel aangevuld met de Nota van Inlichtingen). De beoordeling wordt in matrixvorm afgezet tegen alle specifiek opgestelde gunningcriteria (gewogen en integraal). Hieruit blijkt welke aanbieding het beste scoort. De beste aanbieding uit deze beoordeling heeft de eerste voorkeur voor gunning van de opdracht. Onderhandelingen geven, na een goed uitgevoerd inkoopproces, relatief nog weinig resultaten. De marges en de mogelijkheden zijn er immers daarvoor al voornamelijk uitgehaald. Toch is het meestal zeer zinvol deze laatste onderhandelingsslag met de (voorkeur)opdrachtnemer uit te voeren indien deze gecombineerd wordt met verduidelijking van zaken die in de aanbieding niet goed naar voren zijn gekomen en met besprekingen over de inhoud van het af te sluiten contract. Behalve bij Europese aanbestedingen, waar onderhandeling meestal niet is toegestaan, houden de meeste leveranciers tot het laatst toe altijd nog enige onderhandelingsruimte achter de hand. Het is van belang deze ruimte proberen te benutten. Voor aanbestedingen waarbij de ARW 2005 niet van toepassing wordt verklaard, zoals bij enkelvoudige aanbestedingen is onderhandeling na inschrijving over het algemeen nuttig en noodzakelijk. Onderhandelingen in de ARW 2005 procedure zijn alleen toegestaan indien de waarde van de laagste inschrijving hoger is dan de begroting of het budget.

gemeente Groesbeek

21


6. Algemeen 6.1. Behoeftebepaling Om de door de gemeente vastgestelde programma- en productdoelstellingen te realiseren ontstaan er in de organisatie op allerlei terreinen behoeften. Behoeften kunnen ingevuld worden door werkzaamheden zelf uit te voeren of door leveringen, diensten van externe partijen te betrekken of werken door externe partijen uit te laten voeren. Een inkooptraject is dan het directe gevolg van de behoefte van de gemeente. De productverantwoordelijke kijkt telkens kritisch naar de vertaling van een behoefte naar een inkooptraject. Een goede probleemanalyse is van groot belang. Er wordt een afweging gemaakt tussen het zelf uitvoeren en het uitbesteden aan derden (make or buy). Deze afweging is gebaseerd op beleidsmatige, strategische, productinhoudelijke, organisatorische, risicomatige en financiële overwegingen. Dit is een dynamisch proces waarbij de afwegingen in de loop van de tijd kunnen wijzigen door gewijzigd beleid of veranderde marktomstandigheden. Bij het besluit voor het van derden betrekken of het door derden uit te laten voeren van zaken moet de behoeftebepaling zo nauwkeurig (is iets anders als gedetailleerd) mogelijk ingevuld worden. De behoeftebepaling moet daarom vooral functioneel en eindresultaatgericht zijn. Het is niet van belang welke oplossing gekozen wordt, maar vooral aan welke voorwaarden de oplossing moet voldoen. Dit vormt een kwalitatief juiste basis voor de start van een effectief inkoop- of aanbestedingstraject. 6.2. Taakverdeling De inkoop van leveringen, diensten en werken zijn primair een verantwoordelijkheid van de budgethouders (productverantwoordelijke). Om de besteding van middelen tijdens de verschillende inkoop- en aanbestedingsprocessen doelmatig en efficiënt te laten verlopen, worden budgethouders zonodig intern of extern ondersteund. Deze ondersteuning kan o.a. bestaan uit vakmatige, inkooptechnische, bedrijfseconomische of juridische ondersteuning. Voor de regeling van bevoegdheden van functionarissen wordt hier verwezen naar de geldende mandaatregeling en/of budgethoudersregeling van de gemeente. 6.3. Inkoopvoorwaarden Leveringen, diensten en werken worden meestal aangeboden voor condities, vastgelegd in de verkoopvoorwaarden van de externe marktpartij. Deze condities zijn over het algemeen gunstig voor de externe partij. In veel gevallen echter ligt de inkoopmacht juist bij de opdrachtgever. De gemeente bepaalt wat zij inkoopt en ook tegen welke condities. Hiervoor zijn ‘Algemene Inkoopvoorwaarden’ ontwikkeld. Deze zijn in de bijlage 8 opgenomen. Op de overeenkomst moet na de ondertekening worden opgenomen dat ondergetekende verklaart bijgaand exemplaar van de algemene inkoopvoorwaarden te hebben ontvangen en van de inhoud kennis te hebben genomen. Bij hefboom- en routineproducten is het relatief eenvoudig om er voor te zorgen dat de eigen inkoopvoorwaarden toegepast worden. De gemeente zorgt er voor dat de inkoopvoorwaarden bij de eerste officiële stap naar de externe partijen (dat is de schriftelijke offerteaanvraag) van toepassing worden verklaard en eventuele voorwaarden van de andere partij uitdrukkelijk van de hand worden gewezen (de laatste afwijzer wint). Het is dan zeer moeilijk voor de externe partij om de inkoopvoorwaarden van de gemeente te verwerpen. Het meest doeltreffend is om de

gemeente Groesbeek

22


bovenstaande bepaling op te nemen in de specificatie, het bestek of het programma van eisen en een kopie van de inkoopvoorwaarden mee te sturen bij de offerteaanvraag of te verwijzen naar de website van de gemeente waar de inkoopvoorwaarden worden geplaatst. Bij strategische en knelpuntproducten is het vaak moeilijk tot onmogelijk om de eigen inkoopvoorwaarden van toepassing te laten zijn, de macht tijdens het inkoopproces ligt immers vooral bij de externe partij. De externe partij levert vaak alleen onder zijn verkoopcondities of anders niet. Vooral bij strategische producten zal via onderhandeling en overleg een evenwicht gevonden moeten worden tussen de verkoopvoorwaarden van de externe partij en de inkoopvoorwaarden van de gemeente (maatwerk). Bij knelpuntproducten is acceptatie van verkoopvoorwaarden meestal onontkoombaar. Indien bij het opstellen van de specificatie van werken de UAV van toepassing wordt verklaard, worden de algemene inkoopvoorwaarden niet toegepast. Omdat de onderwerpen in de UAV en de inkoopvoorwaarden veel op elkaar lijken, zou het toepassen van beide voorwaarden tot onnodige problemen leiden. 6.4. Contracteren Na de officiële gunning door de daartoe bevoegde functionaris (zie mandaatregeling en/of budgetregeling) wordt de overeenkomst schriftelijk vastgelegd. De Wet Implementatie Rechtsbeschermingsrichtlijnen Aanbesteden (WIRA) verplicht een opschortende termijn van miniaal 15 dagen in acht te nemen tussen de gunningbeslissing en het sluiten van de overeenkomst. Van belang daarbij is dat alle betrokkenen een gemotiveerde gunningbeslissing ontvangen. Voor leveringen, diensten en werken is een schriftelijke bevestiging van de opdracht per brief of opdrachtbon met verwijzing naar de specificatie of het bestek, de (inkoop)voorwaarden en de offerte noodzakelijk. Bij leveringen, diensten en werken voor meerdere jaren of in specifieke gevallen is een door beide partijen ondertekend contract noodzakelijk. Een contract is niets meer en niets minder dan een schriftelijke vastlegging van een overeenkomst, waarin geregeld wordt wat de partijen zijn overeengekomen. Het grootste en verreweg het belangrijkste gedeelte van de overeenkomst staat reeds op schrift in de vorm van de specificatie of het bestek, de nota van inlichtingen, de uitgebrachte offerte (met eventuele aanvullingen hierop) en de algemene inkoopvoorwaarden. In het contract moeten deze zaken van toepassing verklaard worden. De volgende zaken moeten in elk geval in het contract geregeld worden indien zij ontbreken in bovenstaande documenten: ° Product-, dienst-, of werkbeschrijving, kwaliteitseisen, eigenschappen, eindresultaten, normen, etc. ° Garantievoorwaarden ° Prijsstelling, kortingen, methode van eventuele toekomstige prijsaanpassingen ° Wijze van bestellen (ook bevoegdheden), leveren, eigendomsoverdracht, goedkeuring, acceptatie, reclamaties ° Wijze van facturatie, betaaltermijnen, eventueel te overleggen bankgaranties ° Boete- en of premieregeling ° Looptijd van het contract, wijze van beëindiging ° Geldende (inkoop)voorwaarden ° Geschillenregeling

gemeente Groesbeek

23


6.5. Afwijken van de Inkoop- en Aanbestedingsprocedure De toe te passen inkoop- of aanbestedingsprocedure wordt bepaald door de gestelde procedures bij leveringen, diensten en werken. De interpretatie hiervan wordt uitgevoerd door de budgethouder en de controller. Het is toegestaan een meer uitgebreide procedure (hogere categorie) toe te passen dan is voorgeschreven. Het toepassen van een minder uitgebreide procedure (lagere categorie) of het toepassen bij werken van een aanbestedingsvorm voor geïntegreerde samenwerking (bouwteam, design & construct en turnkey) kan uitsluitend na toestemming van het college. Deze toestemming dient vooraf duidelijk gemotiveerd aangevraagd te worden bij het college door de budgethouder middels een collegevoorstel. De vrijheid van het college reikt maximaal tot de Europese en nationale richtlijnen. Er dient voldoende tijd en budget gereserveerd te worden voor de uitvoering van de juiste inkoop- of aanbestedingsprocedure. Tijd- en/of budgetgebrek is geen reden om af te wijken van de procedure.

gemeente Groesbeek

24


7. Dossiervorming

7.1 Opzet dossiervorming In het kader van de transparantie en de controleerbaarheid, denk aan de verplichte controles (intern en accountant), is het van belang een goed dossier aan te leggen van iedere aanbestedingsprocedure. In dit dossier dient minimaal te worden vastgelegd: 1. Algemene administratieve gegevens: de projectopdracht bestaande uit ten minste een opdrachtbeschrijving een planning en een financiële raming; 2. Proceduregegevens: keuzemotivatie voor de betreffende aanbestedingsvorm; 3. Aanbestedingsbescheiden: 4. Besluit tot opdrachtverstrekking inclusief het uiteindelijk contract; 5. Alle vertrouwelijke gegevens die over de opdrachtnemer zijn opgevraagd; 6. Evaluatieformulier 7. Overige gegevens In geval van Europese aanbestedingen dienen in het aanbestedingdossier ook de gegevens te worden vastgelegd die aan de Centrale Dienst In- en Uitvoer (CDIU) van de Belastingdienst te worden verschaft. In Bijlage 5 is de opzet van een (aanbesteding)dossier gegeven. Dit dossier dient tot 5 jaar na afronding te worden bewaard. 7.2 Contractenbeheer Het beheren van contracten voor goederen en diensten is organisatiebreed een taak die behoord tot de verantwoordelijkheid van het inkopen/aanbesteden. Contractbeheer bestaat uit het vastleggen, actueel houden en toegankelijk maken van gegevens van lopende contracten. Op deze manier maakt de gemeente het mogelijk om de expiratiedatum van contracten te bewaken, de contracten te evalueren en de leveranciersprestaties vast te leggen. Hierin worden enkele basisgegevens opgenomen zoals: 1. Naam van leverancier; 2. Het contractnummer; 3. Budgethouder; 4. Omvang van het contract; 5. Ingangsdatum en einddatum; 6. Wijze van beëindiging; 7. Opzegtermijn. We hebben (nog) geen contractenregister, maar het is aan te raden deze wel op te stellen. In de toekomst gaan we hier verder onderzoek naar verrichten. In het contractenregister kunnen alle contracten worden opgenomen. Er zijn ook systemen waarbij de budgethouder gemeld wordt wanneer een contract richting einde looptijd loopt (in verband met mogelijke stilzwijgende verlengingsclausules).

gemeente Groesbeek

25


8. Evaluatie en verantwoording 8.1 Periodieke evaluaties In de decentrale wijze waarop de inkoopfunctie in de gemeente is belegd, is de controller belast met de coördinatie en controle van de manier waarop wordt ingekocht en aanbesteed. Namens hem zullen de bedrijfsvoeringadviseurs door het beoordelen van college- en raadsvoorstellen en het uitvoeren van interne controles toezien op handhaving van de gemaakte afspraken m.b.t. aanbesteding en inkoop. De controller is verantwoordelijk voor de evaluatie van het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid. Jaarlijks zal het inkoop- en aanbestedingsbeleid onderdeel zijn van de interne controle. Hierbij wordt nagegaan of het inkoop- en aanbestedingsbeleid door de gemeentelijke organisatie adequaat wordt toegepast. Ook worden hierbij de aanpassing van Europese drempelbedragen bekeken. De bevindingen van deze evaluatie worden gerapporteerd aan de afdelingsleiding en het college van B&W. Over de in hoofdstuk 2 genoemde doelstellingen zullen wij rapporteren in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening. In deze paragraaf wordt een onderdeel inkoop en aanbesteding opgenomen, waarin wordt ingegaan op de gewenste beleidsuitgangspunten van deze nota. Daarnaast stemmen we ons beleid éénmaal per jaar af met de lokale ondernemingsvereniging. Dit zal gebeuren door deze nota in het overleg met de GOV te bespreken. Nadat dit overleg heeft plaatsgevonden, evalueren wij het beleid en rapporteren dit zoals aangegeven in de paragraaf bedrijfsvoering. 8.2 Incidentele evaluaties Naast de periodieke evaluaties kunnen externe ontwikkelingen ook aanleiding zijn om het opgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid te evalueren. Aanleidingen tot evaluatie kunnen zijn: 1. Adviezen van de VNG, UvW en IPO; 2. Projecten die de rijksoverheid stimuleert, zoals maatschappelijk verantwoord inkopen, duurzaam inkopen, professioneel inkopen en PPS; 3. Wijzigingen in (Europese) weten regelgeving; 4. Voorziene herindelingen; 5. Veranderingen op het gebied van inkoopsamenwerking.

gemeente Groesbeek

26


BIJLAGEN Bijlage 1 Waardebepaling overheidsopdrachten Leveringen Bij overheidsopdrachten voor leveringen die betrekking hebben op koop, leasing, huur of huurkoop wordt de waarde op de volgende grondslagen geraamd: Opdrachten van een Totale geraamde waarde van de opdracht voor de bepaalde duur (bijv. van gehele looptijd indien deze ten hoogste 12 maanden een aantal maanden tot 1 bedraagt, dan de totale waarde indien de looptijd meer of meerdere jaren) dan 12 maanden bedraagt met inbegrip van de geraamde restwaarde van de producten bij het einde van de overeenkomst Overeenkomsten van Het maandelijkse bedrag vermenigvuldigd met 48 onbepaalde duur of waarvan de looptijd niet kan worden bepaald Opdrachten die een zekere De totale reële waarde van de tijdens het voorafgaande regelmatigheid vertonen boekjaar of tijdens de voorafgaande 12 maanden of die bestemd zijn gegunde soortgelijke opeenvolgende opdrachten, gedurende bepaalde eventueel gecorrigeerd naar verwachte wijzigingen in periode te worden hoeveelheid of waarde gedurende de 12 maanden vernieuwd volgend op de 1e opdracht De geraamde totale waarde over de opeenvolgende opdrachten over de 12 maanden volgend op de 1e opdracht of over het boekjaar indien dit zich over meer dan 12 maanden uitstrekt Diensten Voor overheidsopdrachten op het gebied van diensten wordt de waarde volgens de volgende grondslagen geraamd: Opdrachten van een Totale geraamde waarde voor de gehele looptijd van de bepaalde duur (bijv. van overeenkomst, inclusief alle opties op uitbreiding van de een aantal maanden tot opdracht en verlenging(en) van de contractsduur 1 of meerdere jaren) Overeenkomsten van Het maandelijkse bedrag vermenigvuldigd met 48 onbepaalde duur of waarvan de looptijd niet kan worden bepaald Opdrachten die een De totale reële waarde van de tijdens het voorafgaande zekere regelmatigheid boekjaar of tijdens de voorafgaande 12 maanden gegunde vertonen of die bestemd soortgelijke opeenvolgende opdrachten, eventueel zijn gedurende bepaalde gecorrigeerd naar verwachte wijzigingen in hoeveelheid of periode te worden waarde gedurende de 12 maanden volgend op de 1e opdracht hernieuwd De totale geraamde waarde over de opeenvolgende opdrachten over de 12 maanden volgend op de 1e opdracht of over het boekjaar indien dit zich over meer dan 12 maanden uitstrekt Werken De geraamde waarde van het werk, inclusief de geraamde totale waarde van de voor de uitvoering van het werk noodzakelijke goederen die door de aanbestedende dienst ter beschikking worden gesteld aan de aannemer.

gemeente Groesbeek

27


Bijlage 2 Relevante weten regelgeving •

Internationaal verdrag Agreement in Governement Procurement (GPA)

Europese regelgeving: •

2005/75/EG (rectificatie van Richtlijn 2004/18/EG betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten)

•

2004/17/EG (houdende coördinatie van de procedures voor het plaatsen van opdrachten in de sectoren water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten)

•

2004/18/EG betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten

•

Wet Implementatie Rechtsbeschermingsrichtlijnen Aanbesteden (WIRA)

Nationale regelgeving: •

Algemene wet bestuursrecht (Awb)

•

Burgerlijk wetboek

•

Gemeentewet (als wettelijk kader voor het handelen van de gemeente)

•

Wet BIBOB

•

Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2005) (niet verplicht voor gemeenten, maar in Groesbeek is het beleid toch te handelen naar de ARW 2005)

•

Besluit Aanbesteding Specifieke Sectoren (BASS)

•

Besluit Aanbesteding Overheidsopdrachten (BAO)

•

Aanbestedingswet; (Nieuwe wet ligt ter behandeling in de 2e kamer, zodra deze in werking treedt, vormt deze onderdeel van het wettelijke kader van inkopen) o

•

TenderNed en Leidraad Aanbesteden (in toekomst)

Wet SUWI (Gemeenten dragen zorg voor de sociale voorzieningen (waaronder de bijstandsuitkering) en de (re-)integratie voor overige werkzoekenden)

Regionale regelgeving: Lokale regelgeving: •

Financiële verordening artikel 212 en 213 Gemeentewet

•

Regeling Budgethouders

•

Mandaatregister

gemeente Groesbeek

28


Bijlage 3 Relevante internetsites •

http://ted.publications.eu.int/official/ (deze site biedt informatie over Tenders Electronic Daily (TED), de gegevensbank waarin dagelijks de gepubliceerde aanbestedingsteksten worden opgenomen)

•

http://www.europadecentraal.nl (voor algemene informatie over Europees aanbesteden)

•

http://www.justitie.nl/bibob/ (voor informatie over toepassing van de Wet BIBOB)

•

http://www.minez.nl/ (voor algemene informatie over (Europees) aanbesteden)

•

http://www.pianoo.nl/ (deze site bevat informatie over inkopen in het algemeen, aanbesteden, weten regelgeving en biedt een kennisnetwerk voor overheidsinkopers)

•

http://www.aanbestedingskalender.nl/ (voor publicatie van nationale en Europese aanbestedingen van werken, diensten en leveringen)

•

http://nevi.nl/ (website waarop overheidsinkopers actief de ontwikkelingen op hun vakgebied kunnen volgen en waar diverse cursussen op aan worden geboden)

•

http://www.senternovem.nl/duurzaaminkopen/ (deze site biedt informatie over duurzaam inkopen)

•

http://simap.europa.eu (voor de aankondiging en publicatie van Europees aanbestede overheidsopdrachten)

gemeente Groesbeek

29


Bijlage 4 Checklist toetsing opdrachtnemer Opdrachtgevers die niet behoren tot de vaste kern van leveranciers moeten getoetst worden op de volgende aspecten: a. financiële draagkracht (inzicht in omzet en balansgegevens onderneming) b. technische bekwaamheid (vakkundigheid, efficiency, ervaring en betrouwbaarheid) c. bij openbare en Europese aanbesteding wordt gebruik gemaakt van de toets Integriteit (BIBOB) zoals deze geldt bij de rijksoverheid. Onderstaande vragen dienen met te worden beantwoord: Activiteit/vraag Voorselectie leveranciers 1. Is onderzocht of er voldoende potentiële opdrachtnemers zijn? 2. Kunnen alle potentiële opdrachtnemers dezelfde kwaliteit leveren. Marktbekendheid 3. Is de betrouwbaarheid van de opdrachtnemer voor de toekomst gewaarborgd? (garantie, naleveringen, onderhoud) 4. Is de opdrachtnemer al voldoende lang op de markt? 5. Heeft de opdrachtnemer zich in positieve zin onderscheiden: a. in duurzaamheid; b. verbeteren van werkgelegenheid d.m.v. Social Return? Financiële betrouwbaarheid 6. Is de financiële positie van opdrachtnemer, ten opzichte van wie een zekere mate van afhankelijkheid kan ontstaan, beoordeeld? 7. Zijn opdrachtnemers ten opzichte van wie een zekere mate van afhankelijkheid kan ontstaan, vooraf beoordeeld op hun: a. strategie? b. organisatie? c. productontwikkeling d. marktsituatie? e. personeel? f. management? Leveranciersevaluatie 8. Is er inzicht in het jaarlijkse inkoopbedrag bij één opdrachtnemer? 9. Is het inkoopbedrag, dat jaarlijks bij één en dezelfde vaste opdrachtnemer wordt besteed, beoordeeld t.o.v. het totaalbedrag aan (dat soort) inkopen? 10. Is de financiële positie van de opdrachtnemer, ten opzichte van wie een zekere mate van afhankelijkheid bestaat periodiek (jaarlijks) beoordeeld? 11. Worden vaste opdrachtnemers periodiek beoordeeld op de prijsprestatieverhouding? a. Wordt daarbij aandacht besteed aan de leverings- en betalingsvoorwaarden, als kwantumkorting, krediettermijn e.d.? b. Blijven de afwijkingen binnen aanvaardbare grenzen m.b.t. de afgesproken levertijd? c. de bestelde hoeveelheid? d. de kwaliteitseisen? e. Is de servicegraad resp. de cliëntgerichte opstelling voldoende?

Ja

Nee

N.v.t.

Uitsluiting van een opdrachtnemer vindt plaats bijvoorbeeld bij faillissement, surseance van betaling en het niet afdragen van belastingen en premies. In de aanbestedingsstukken moet worden vermeld welke documenten de gegadigde dient te overleggen om aan te tonen dat de verschillende uitsluitingcriteria niet op hem van toepassing zijn, c.q. expliciet op de desbetreffende aanbesteding van toepassing worden verklaard. Ook bestaande leveranciers kunnen bij steekproef aan een dergelijke toets worden onderworpen.

gemeente Groesbeek

30


Bijlage 5 Standaard opzet project(investering)/aanbestedingsdossier In de kolom aanwezig aangeven welke stukken zijn opgenomen in het dossier. Inhoudsopgave Projectnaam: Projectnummer: Nr 1

2

3

4

5

6 7

8

9

10

Omschrijving Bestuurlijk traject Collegevoorstellen Raadsvoorstellen Machtigingsformulier Verantwoording Tussentijds/voortgang Financiele verantwoording Eindverantwoording Communicatie Overlegverslagen (extern/intern) Brieven/faxen/email inkomend Brieven/faxen/email uitgaand Financien Kostenraming Facturen (in geval van subsidies met betaalbewijzen) Interne kosten Termijnen/eindafrekeningen Meer- en minderwerkstaten Verrekeningen met derden Subsidiebedragen Subsidies Aanvraag Voorlopige beschikking Subsidievoorwaarden Accountantsrapport/verklaring Definitieve beschikking Planning Projectplanning uitvoering Projectplanning betalingen Inkoop en Aanbesteding Behoeftebepaling (levering, dienst of werk/bepaling inkoop vorm) Nota van inlichtingen Gunningscriteria Inschrijvingen/offertes opdrachtnemers Selectie opdrachtnemer Brieven (aankondiging/voorlopige/definitieve gunning) Bedankbrieven Evaluatie Financiele, economische en juridische gegevens opdrachtnemers Persoonsgebonden gegevens van directieleden, commissarissen en sleutelfunctionarissen Ondernemingsgebonden gegevens (nr. KvK, etc.) Technische gegevens Programma van eisen Bestekken (concept/definitief) Materialen inkoopstaat/orderbevestiging derden Ontwerpen Puttenstaat (Rivisie/uitzet)Tekeningen Onderzoeken Meetgegevens/Keuringsrapporten/certificaten van herkomst Grondonderzoeken Oplevering/proces verbaal van oplevering Milieu onderzoeken Diversen Vergunningen/meldingen Verzekeringen Grondzaken, aan-/verkoop gronden KLIC-meldingen ARBO VCA Verkeersmaatregelen

gemeente Groesbeek

31

Aanwezig


Bijlage 6 Checklist (Europese) aanbesteding Stap 1: bepalen aard opdracht Om te kunnen bepalen op welke wijze de opdracht moet worden aanbesteed, wordt allereerst de aanbestedingsvorm bepaald. Voorgenomen opdrachten worden in drie hoofdcategorieën ingedeeld namelijk: leveringen, diensten en werken. Hoewel voor wat betreft deze categorieën de aanbestedingswijzen grotendeels overeenkomen, verschillen bijvoorbeeld de drempelbedragen onderling, waardoor een verschuiving in de toepassing van procedures en regelgeving kan voorkomen. Het is van belang om de opdracht in één van de genoemde categorieën te kunnen indelen. Daarbij is het onderwerp van de opdracht bepalend. Indien het echter een samengestelde opdracht betreft (een combinatie van bijvoorbeeld de levering van een product en aanvullende dienstverlening), is het onderwerp dat de grootste financiële waarde vertegenwoordigt, bepalend voor de categorie waarin de opdracht dient te worden ingedeeld. Bij Europese aanbestedingen moet een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving worden gegeven van de opdracht, zonder dat taalverschillen een hinderpaal of interpretatierisico vormen. Daartoe dient gewerkt te worden met codes van de Common Procurement Vocabulary (CPV). De CPV is een uniform classificatiesysteem voor overheidsopdrachten. Stap 2: bepalen totale geraamde waarde opdracht Nadat de aanbestedingsvorm is vastgesteld, dient vervolgens naar de totale (geraamde) waarde van de opdracht te worden gekeken. Aan de hand van de kostenraming, die getoetst wordt aan de vastgestelde drempelbedragen, kan worden vastgesteld, welke aanbestedingsprocedure van toepassing is. Bij het bepalen van de totale (geraamde) waarde dienen de volgende randvoorwaarden in acht te worden genomen: a. de volledige omvang van de behoeftestelling van de gehele aanbestedende afdeling moet als uitgangspunt te worden genomen. b. Er mag niet een bepaalde ramingmethode worden gekozen met het doel om de opdracht onder de vastgestelde drempelbedragen te houden. Dit betekent dat de opdracht niet in onderdelen mag worden gesplitst (organisatorisch noch inhoudelijk) en ook dat de opdracht niet in de tijd beperkt mag worden. Aangezien het bepalen van de totale (geraamde) waarde in grote mate bepalend is voor de wijze waarop de aanbesteding zal gaan plaatsvinden, dient zowel de gekozen procedure als de onderliggende motivatie (kostenraming en overige randvoorwaarden) in het aanbestedingsdossier te worden opgenomen. Afdelingoverstijgende opdrachten worden gebundeld ingekocht door een coördinerend budgethouder, deze wordt aangewezen binnen de begroting. Van elke aanbesteding dient een dossier te worden bijgehouden. In het geval van Europese aanbestedingen dienen ook de gegevens te worden vastgelegd die aan de Centrale Dienst In- en Uitvoer (CDIU) van de Belastingdienst dienen te worden verschaft. Stap 3: bepalen aanbestedingsprocedure De grensbedragen voor het bepalen van de procedure zijn opgenomen in hoofdstuk 5 van deze nota. Stap 4: aankondiging opdracht In geval de opdracht Europees aanbesteed dient te worden, dient de voorgenomen opdracht gemeld te worden bij de Europese Gemeenschap om te worden gepubliceerd in het Supplement op het Publicatieblad van de EG. Om dit te bewerkstelligen zendt de aanbestedende afdeling de aankondiging van de opdracht aan het Bureau voor Officiële Publicaties in Luxemburg. Dit kan per post of per fax of digitaal via http://simap.eu.int (hier is ook veel overige informatie verkrijgbaar). Het bureau

gemeente Groesbeek

32


neemt de vertaling en publicatie in het Supplement bij het Publicatieblad voor haar rekening. De aanbestedende afdeling kan een vooraankondiging publiceren. Het publiceren van een dergelijke aankondiging verplicht de aanbestedende afdeling (later) niet tot het doen van de feitelijke aanbesteding. Het doen van de vooraankondiging heeft als voordeel dat in het kader van de richtlijnen Diensten en Werken de termijnen van de aanbestedingsprocedure mogen worden verkort. Stap 5: keuze Europese aanbestedingsprocedure Bij een Europese aanbesteding is toetsing en besluitvorming door de budgethouder en het hoofd van de afdeling Financiën verplicht ten aanzien van: a. het voldoen van de aanbestedingsstukken aan de Europese regels en het inkoop- en aanbestedingsbeleid; b. de wijze van aanbesteden (wordt met onder meer de geformuleerde selectieen gunningcriteria een optimaal (economisch) resultaat wordt gewaarborgd?) c. het resultaat van de aanbesteding c.q. het gunningadvies. Van de besluitvorming kan slechts worden afgeweken op basis van een besluit van het college van burgemeester en wethouders. De openbare procedure is de procedure waarbij alle belangstellende opdrachtnemers mogen inschrijven. De selectie en gunning vinden in één stap plaats. In de openbare procedure doet de aanbestedende afdeling een uitnodiging tot inschrijving. Bij onderhandse aanbesteding vinden de selectie en gunning plaats in twee afzonderlijke stappen plaats. Bij de eerste stap worden leveranciers uitgenodigd om offerte te doen. Het beoordelen van de offertes en het gunnen van de opdracht vindt in de tweede stap plaats. Stap 6: keuze selectieen gunningcriteria De selectiecriteria zijn financieel-economische en technische minimumeisen. Gegadigden kunnen worden uitgesloten van deelname indien een onderneming niet aan deze eisen kan voldoen of als de onderneming de gestelde vragen niet volledig heeft beantwoord. Er kan bijvoorbeeld gevraagd worden om de jaarrekeningen van de afgelopen drie jaren; een verklaring van de bedrijfsvereniging dat de verplichte sociale premies zijn afgedragen; een overzicht van referenties. Aan de verschillende criteria kunnen door de aanbestedende afdeling scores worden toegekend op basis van wegingsfactoren, die bepalend zijn voor de gunning. De wegingsfactoren worden vooraf bekendgemaakt. Stap 7: inbouwen termijn tussen gunning en sluiten overeenkomst In alle procedures dienen de voorgeschreven termijnen in acht te worden genomen. Stap 8: gunning van de opdracht De gunning van de opdracht dient gepubliceerd te worden in het Supplement op het Publicatieblad van de EG. Onder meer dient informatie te worden gegeven over de wijze van aanbesteding, de gehanteerde gunningcriteria, de naam van de onderneming aan wie de opdracht is gegund, et cetera. De aanbestedende afdeling moet van iedere preselectie en gunning van een opdracht een proces-verbaal opstellen. Dit proces-verbaal dient ten minste de volgende onderwerpen te bevatten: • • • • •

de naam en het adres van de aanbestedende afdeling; het onderwerp en de waarde van de opdracht; de namen van de uitgekozen gegadigden; de namen van de uitgesloten gegadigden; de naam van de gegadigde aan wie de opdracht is gegund met motivering.

Dit proces-verbaal (of hoofdpunten daarvan) kan door de Europese Commissie worden opgevraagd om te toetsen of de procedures correct zijn toegepast.

gemeente Groesbeek

33


Bijlage 7 11 Gouden regels bij het inkopen

11 Gouden regels bij het inkopen (m.i.v. 01-01-2011) 1. 2. 3. 4.

Stel van tevoren de specificaties, criteria en w egingsfactoren vast voor de opdracht. Bepaal de juiste inkoopprocedure (zie het schema hieronder). Indien voordelen behaald kunnen w orden mag afgeweken worden van het schema naar beneden toe. Ontduiken van de richtlijnen door splitsing is niet toegestaan, maar voor het bevorderen van opdrachtverstrekking aan MKB mogelijkheid splitsing nagaan. 5. Er mag niet ‘geleurd’ worden met een opdracht. 6. Leg alles vast in een (inkoop)dossier en maak indien mogelijk gebruik van de standaarddocumenten. 7. Benader: a. bedrijven uit de gemeente; b. bedrijven die gebruik maken van social return; c. bedrijven die zich onderscheiden in duurzaamheid. Tenzij deze niet (kunnen) voldoen aan de voorwaarden uit de checklist toetsing opdrachtnemer. 8. Schrijf afgewezen gegadigden gelijk na gunning aan met een motivering. 9. Streef er naar zo veel mogelijke kleine facturen terug te dringen naar verzamelfacturen. 10. Denk aan de GR Breed als verlengde van de ambtelijke organisatie (inbesteding). 11. Denk aan: objectiviteit, transparantie en non-discriminatie.

Tabel: Bepalen inkoop en aanbestedingsprocedure Leveringen

Diensten*

Werken

< € 15.000

< € 15.000

< € 15.000

Gunning uit de hand (direct)

Uitvoerend medewerker

≥ € 15.000 < € 40.000

≥ € 15.000 < € 40.000

≥ € 15.000 < € 40.000

Gunning uit de hand (meerdere offertes)

Productverantwoordelijke/ Afdelingshoofd

≥ € 40.000 < € 100.000

≥ € 40.000 < € 100.000

≥ € 40.000 < € 350.000

Onderhandse aanbesteding (na selectie)

≥ € 100.000 < € 193.000

≥ € 100.000 < € 193.000

≥ € 350.000 < € 4.845.000

Openbare aanbesteding (met voorafgaande selectie)

≥ € 193.000

≥ € 193.000

≥ € 4.845.000

Openbare aanbesteding volgens Europese richtlijn (bedragen 1-1-2010)

Procedure

Bevoegd

C ollege van B&W

* uitgezonderd inhuur extern personeel (drempel € 100.000, i.p.v. € 40.000 en geen openbare aanbesteding)

gemeente Groesbeek

34


Bijlage 8 Algemene Inkoopvoorwaarden gemeente Groesbeek (Versie 2011)

gemeente Groesbeek

35


Algemene Inkoopvoorwaarden gemeente Groesbeek (versie 2011) Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel

1: Definities 2: Toepasselijkheid 3: Aanvaarding 4: Wijzigingen en aanvullingen 5: Inschrijvingen 6: Totstandkoming van de overeenkomst 7: Levering 8: Levertijd 9: Dienstverlening en uitvoering van werken 10: Verpakking en transport 11: Overgang eigendom en risico 12: Prijs 13: Facturering en betaling

Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel

14: 15: 16: 17: 18: 19: 20: 21: 22: 23: 24: 25:

Geheimhouding Ter beschikking gestelde goederen of hulpmiddelen Kwaliteit Inspecties, keuringen, beproevingen Eindkeuring, eindbeproeving, aanvaarding Garantie Tot de levering behorende informatiedragers en/of diensten Inbreuk op octrooien, licenties en dergelijke of vrijwaring Overdracht van rechten en plichten Ontbinding en beëindiging Aansprakelijkheid en verzekering Slotbepalingen

Artikel 1: Definities Opdrachtgever

:

gemeente Groesbeek

Opdrachtnemer

:

de leverancier/dienstverlener/aannemer van opdrachtgever

Inkopen

:

het een of meer zaken in bezit stellen van, respectievelijk in macht brengen van opdrachtgever en de eventuele installatie/montage van leveringen en/of het verrichten van diensten en/of het realiseren van werken

Leveringen

:

te leveren stoffelijke objecten door de leverancier in opdracht van de opdrachtgever

Diensten

:

te leveren diensten door de dienstverlener in opdracht van de opdrachtgever

Werken

:

te realiseren werken door de aannemer in opdracht van de opdrachtgever

Overeenkomst

:

de schriftelijk vastgelegde afspraken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer betreffende de levering van zaken of diensten of het uitvoeren van werk

Partijen

:

opdrachtgever en opdrachtnemer

Inschrijvingsbiljet

:

offerte voor de leveringen, diensten of werken

Artikel 2: Toepasselijkheid 1. 2. 3.

De Algemene Inkoopvoorwaarden van de opdrachtgever zijn van toepassing op al haar rechtshandelingen inzake de inkoop van leveringen, diensten en werken. Alle andere voorwaarden zijn uitdrukkelijk uitgesloten, tenzij schriftelijk anders is overeen gekomen. Door aanvaarding van een opdracht of door met de uitvoering daarvan aan te vangen, erkent de opdrachtnemer dat deze Algemene inkoopvoorwaarden daarop van toepassing zijn.

Artikel 3: Aanvaarding 1. 2. 3.

Alle orders van de opdrachtgever en wijzigingen daarop dienen binnen tien dagen bevestigd te worden door retournering van een ondertekende kopie. De opdrachtgever kan een order herroepen zolang de schriftelijke bevestiging niet ontvangen is. Indien de opdrachtnemer niet akkoord gaat met één of méér artikelen van deze Algemene Inkoopvoorwaarden, dient hij dit kenbaar te maken. Een algemene verwijzing naar verkoopvoorwaarden wordt niet geaccepteerd.

Artikel 4: Wijzigingen en aanvullingen Wijzigingen van en aanvullingen op de overeenkomst zijn slechts bindend indien zij schriftelijk zijn overeengekomen door partijen en door beide partijen zijn ondertekend. Artikel 5: Inschrijvingen 1.

De uitnodiging tot inschrijving bevat in ieder geval de naam en het adres van de opdrachtgever, de omschrijving van het inschrijvingsobject dan wel het voorwerp van de overeenkomst, de datum van sluiting van de inschrijvingstermijn en de inkoopvoorwaarden (of een verwijzing hiernaar) van de opdrachtgever.

Algemene Inkoopvoorwaarden (versie 2011)

gemeente Groesbeek

Pagina 1 van 6

36

gemeente Groesbeek


2. 3. 4. 5.

Het inschrijvingsbiljet moet door de opdrachtnemer worden gedateerd en ondertekend. Het aanbod van de opdrachtnemer moet gedurende zestig dagen gelden, te rekenen vanaf de in artikel 5, lid 1 bedoelde datum, en onherroepelijk zijn, tenzij in de uitnodiging tot inschrijving anders is vermeld. Totaalbedragen genoemd op het inschrijvingsbiljet worden openbaar gemaakt door een Proces Verbaal van Aanbesteding. De onderbouwing van het totaalbedrag zijn niet openbaar en worden door opdrachtgever discreet behandeld en mogen zonder toestemming van de opdrachtnemer niet aan derden worden verstrekt. Het inschrijvingsbiljet moet uiterlijk op de in artikel 5, lid 1 bedoelde datum in het bezit van de opdrachtgever zijn. Het risico van verzending van het inschrijvingsbiljet ligt bij de opdrachtnemer. Een te laat ingekomen inschrijvingsbiljet wordt geacht niet te zijn ontvangen. Bij onvoorziene omstandigheden bepaalt de opdrachtgever het uiteindelijke tijdstip van de sluiting van de inschrijvingstermijn. De opdrachtgever opent de enveloppen met het inschrijvingsbiljet na sluiting van de inschrijvingstermijn.

Artikel 6: Totstandkoming van de overeenkomst 1.

2. 3.

De overeenkomst komt tot stand doordat de opdrachtgever een schriftelijk aanbod van de opdrachtnemer door middel van een schriftelijke opdrachtverstrekking aanvaardt. Wordt echter de opdrachtverstrekking na afloop van de in artikel 5, lid 2, bedoelde termijn verzonden of wijkt de opdrachtverstrekking op meer dan ondergeschikte punten van het aanbod af, dan komt de overeenkomst overeenkomstig de opdrachtverstrekking tot stand, tenzij de opdrachtnemer de opdrachtverstrekking binnen veertien dagen na haar dagtekening schriftelijk verwerpt. Indien de opdrachtnemer geen aanbod of een mondeling aanbod heeft gedaan, komt de overeenkomst tot stand doordat de opdrachtnemer een schriftelijke opdrachtverstrekking van de opdrachtgever binnen veertien dagen na haar dagtekening schriftelijk aanvaardt. Wijzigingen of aanvullingen op de overeenkomst kunnen alleen schriftelijk plaatsvinden met wederzijdse goedkeuring.

Artikel 7: Levering De opdrachtnemer is verplicht de bij order en/of overeenkomst gestelde termijnen na te komen en op de daarbij gestelde plaats af te leveren. Bij niet voldoen van de opdrachtnemer aan deze verplichting is de opdrachtnemer zonder ingebrekestelling in verzuim. De opdrachtgever is dan gerechtigd zonder ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst en onverminderd de verdere rechten van de opdrachtgever (zoals ondermeer vordering tot schadevergoeding) de order en/of overeenkomst te annuleren respectievelijk te ontbinden, zonder dat de opdrachtgever tot schadevergoeding is gehouden. Artikel 8: Levertijd 1. 2.

3.

4.

De opdrachtnemer erkent dat tijdige nakoming van de overeenkomst verplicht is. Onverminderd het bepaalde in lid 1; zodra zich omstandigheden voordoen of te voorzien zijn, waardoor de opdrachtnemer aan de verplichting als volgens lid 1, niet kan voldoen, zal hij de opdrachtgever schriftelijk mededeling hiervan doen, met vermelding van de aard van deze omstandigheden; de door hem getroffen of te treffen maatregelen en de duur van de vertraging, bij gebreke waarvan hij zich later op deze omstandigheden niet meer kan beroepen. Voldoet de opdrachtnemer niet aan het bepaalde in lid 2, dan is de opdrachtgever gerechtigd zonder nadere ingebrekestelling en zonder rechterlijke tussenkomst en onverminderd haar rechten, de overeenkomst geheel of ten aanzien van het niet tijdig afgeleverde deel daarvan te annuleren en de leverantie op kosten van de opdrachtnemer door een derde te laten verrichten. Te vroeg geleverde goederen blijven voor rekening en risico van de opdrachtnemer tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Artikel 9: Dienstverlening en uitvoering van werken 1. 2. 3. 4. 5. 6.

7.

Het personeel van de opdrachtnemer dient zich te houden aan de instructies die de opdrachtgever nodig oordeelt in verband met de werkzaamheden. Voor zover de opdrachtnemer schriftelijk van de opdrachtgever toestemming heeft gekregen om onderaannemers in te schakelen, gelden de algemene inkoopvoorwaarden, in dezelfde mate voor deze onderaannemers. Aan personen, ingezet door de opdrachtnemer, kan de opdrachtgever de toegang tot de terreinen van de opdrachtgever, onder vermelding van reden (onbehoorlijk gedrag, onbekwaam personeel, weigering instructies opdrachtgever), ontzeggen in welk geval de opdrachtnemer onverwijld ander personeel moet inschakelen. Bij het van toepassing verklaren van de UAV richtlijnen bij de uitvoering van werken, zijn deze algemene inkoopvoorwaarden niet van toepassing. Bij het van toepassing verklaren van de ONRI richtlijnen bij advieswerkzaamheden (ingenieurs), zijn deze algemene inkoopvoorwaarden niet van toepassing. Bij uitvoering van de werkzaamheden op basis van uurtarieven en/of eenheidshandelingen moeten de weekstaten met werktijden c.q. eenheidshandelingen door de opdrachtgever worden afgetekend en dient een duplicaat aan de opdrachtgever te worden verstrekt. Niet voor akkoord getekende uren c.q. eenheidshandelingen worden niet vergoed. Werk dat buiten de verstrekte opdracht door de opdrachtnemer wordt uitgevoerd, wordt door de opdrachtgever vergoed indien voor het (meer)werk een opdracht is verstrekt. De verrekening van minderwerk wordt in onderling overleg bepaald.


gemeente Groesbeek

Pagina 2 van 6

37

gemeente Groesbeek


8.

9. 10.

11.

12. 13. 14. 15.

16. 17.

Facturen betrekking hebbende op dienstverleningen dienen vergezeld te worden van, respectievelijk dienen te verwijzen naar, een werkstaat waaruit blijkt welke personen op welke dagen en gedurende hoeveel uur per dag voor het werk zijn ingezet. De persoonsvermelding omvat naam, geboortedatum en burgerservicenummer. Voorts dient de opdrachtnemer te verklaren dat genoemde personen op het moment van werkuitvoering bij hem in loondienst waren en dat deze personen in het bezit zijn van een werkvergunning. De opdrachtgever heeft het recht te controleren of ter zake van het werk wordt voldaan aan de verplichtingen die voor de opdrachtnemer voortvloeien uit de Wet Ketenaansprakelijkheid. De opdrachtgever kan bij opdrachtnemer inzage verlangen in de administratie in verband met de afdracht van premies en loonbelasting. Behoudens toestemming van de opdrachtgever is het de opdrachtnemer niet toegestaan werkzaamheden uit te besteden aan onderaannemers dan wel personeel in te huren van derden. Als de opdrachtnemer de levering of het werk na verkregen toestemming opdraagt aan een onderaannemer dient hij hiervoor een contract op te stellen, waarvan de voorwaarden zoals overeengekomen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer van toepassing zullen zijn. Indien de opdrachtnemer, nadat de opdrachtgever daarvoor toestemming heeft gegeven, uitzonderingsgewijs gebruik maakt van hulpmiddelen, gereedschappen e.d. toebehorende aan de opdrachtgever of aan derden, dan geschiedt de wijze van gebruik voor zijn risico en is hij volledig aansprakelijk voor alle schade die door dit gebruik mocht ontstaan. De werktijden van het personeel van de opdrachtnemer (dagelijkse werktijden, ADV- en of verlofdagen) moeten in voldoende mate aansluiten bij de werktijden van het bij de uitvoering betrokken personeel van de opdrachtgever. De uitvoering van de werkzaamheden waarvan de opdrachtnemer, de opdrachtgever of derden hinder kunnen ondervinden, dienen vooraf met de opdrachtgever besproken te worden. De opdrachtnemer is verplicht toe te laten dat op de plaats waar de opdrachtnemer werkzaam is, door de opdrachtgever of derden aan wie de opdrachtgever daartoe opdracht verleent, eveneens werkzaamheden worden verricht. Indien de opdrachtgever van oordeel is dat met het voorhanden zijnde personeel en de voorhanden zijnde hulpmiddelen de overeengekomen termijnen in redelijkheid niet aangehouden kunnen worden, dan kan de opdrachtgever uitbreiding van personeel, invoering van meer ploegen dan wel weekend-werk of andere maatregelen verlangen. De opdrachtnemer dient zo snel mogelijk aan een dergelijk verlangen te voldoen en kan hieraan geen recht op extra betaling ontlenen. Gedurende de periode dat de opdrachtnemer werkzaam is, dient deze zorg te dragen voor het schoonhouden van het toegewezen gedeelte van het terrein en gebouw. Indien de montage- of installatiewerkzaamheden tegen een vooraf overeengekomen totaalprijs wordt uitgevoerd omvat deze prijs alle door de opdrachtnemer te maken kosten om te komen tot een bedrijfsvaardige opstelling van de betreffende goederen met inbegrip van de reis- en verblijfskosten, kosten van werktuigen en andere middelen nodig voor de montage. Aan het einde van de werkzaamheden dienen alle apparaten, installaties of onderdelen daarvan volledig in de toestand gebracht te worden als voor de bedrijfsvoering vereist is. De werkzaamheden zijn beëindigd wanneer de opdrachtnemer aantoont dat de apparatuur c.q. installatie bedrijfsvaardig is.

Artikel 10: Verpakking en transport 1. 2. 3. 4. 5.

De opdrachtnemer zal de leverantie zodanig verpakken en beveiligen, dat deze bij normaal transport en normale behandeling zijn bestemming in ongeschonden staat bereikt en veilig gelost kan worden. De opdrachtnemer zal aan de instructies van de opdrachtgever op dit gebied voldoen, het transportrisico verzekeren en de benodigde documenten verzorgen. Verpakking en transport dienen aan wettelijke eisen te voldoen. Zendingen die niet aan het voorgaande voldoen, kunnen worden geweigerd. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor emballage voor rekening en risico van de opdrachtnemer aan deze te retourneren, tegen creditering van het daarvoor door de opdrachtnemer aan de opdrachtgever in rekening gebrachte bedrag.

Artikel 11: Overgang van eigendom en risico 1. 2.

3.

4.

Eigendom en risico van de leverantie gaan over op de opdrachtgever bij aflevering op de overeengekomen plaats, onverminderd enig recht op afkeuring dat de opdrachtgever op grond van deze voorwaarden toekomt. De eigendom van de leverantie gaat evenwel in geval van vooruitbetaling of tussentijdse betalingen over naar de opdrachtgever op het moment van zodanige betaling naar rato van de betaling. Dit ontslaat de opdrachtnemer niet van de verplichting de leverantie zorgvuldig te beheren en te verzekeren, tot de totale levering aan de opdrachtgever. Ingeval de opdrachtgever goederen ter beschikking stelt aan de opdrachtnemer ter bewerking of verwerking, dan wel ter vereniging of vermenging met goederen niet aan de opdrachtgever in eigendom toebehorend, dan blijft respectievelijk wordt de opdrachtgever eigenaar van de aldus ontstane goederen. De opdrachtnemer is gehouden deze goederen duidelijk gemerkt onder zich te houden en draagt daarvoor het risico tot het tijdstip van aflevering van de goederen aan de opdrachtgever. Ingeval de opdrachtgever goederen ter beschikking stelt aan opdrachtnemer om deze te monteren of om de reeds gemonteerde goederen te beproeven of in bedrijf te stellen, draagt opdrachtnemer daarvoor het risico vanaf de terbeschikkingstelling tot aanvaarding van de leverantie aan de opdrachtgever. Indien de opdrachtnemer zowel de goederen op de bouwplaats levert als monteert dan wel de supervisie daarover heeft, draagt hij het risico voor de goederen ononderbroken tot de aanvaarding en acceptatie daarvan door de opdrachtgever.


gemeente Groesbeek

Pagina 3 van 6

38

gemeente Groesbeek


Artikel 12: Prijs Tenzij in de overeenkomst schriftelijk anders is bepaald, zal de prijs vast en bindend zijn. De vermelde prijs is exclusief omzetbelasting (BTW). Meer- en minderwerk worden door de opdrachtgever slechts erkend indien schriftelijk is overeengekomen. Artikel 13: Facturering en betaling 1. 2. 3. 4.

Betaling van de factuur, inclusief BTW, zal plaatsvinden 30 dagen na ontvangst van de factuur, mits de leveringen, werken of diensten zijn ontvangen respectievelijk zijn uitgevoerd en zijn goedgekeurd. De opdrachtgever is gerechtigd de betaling op te schorten indien er een tekortkoming aan de leverantie of aan de prestatie wordt geconstateerd. De opdrachtgever is gerechtigd het factuurbedrag te verminderen met die bedragen, die de opdrachtnemer is verschuldigd aan de opdrachtgever. Betaling door de opdrachtgever houdt op geen enkele wijze afstand van recht in.

Artikel 14: Geheimhouding De opdrachtnemer is gehouden tot geheimhouding tegenover derden van alle zaken en kennis die hem uit hoofde van een opdracht van de opdrachtgever zijn toegekomen. Het bestaan van deze opdracht mag niet worden geopenbaard zonder schriftelijke toestemming van de opdrachtgever. Artikel 15: Ter beschikking gestelde goederen of hulpmiddelen 1. 2. 3.

4. 5.

Alle goederen of hulpmiddelen die door de opdrachtgever ter beschikking worden gesteld of op kosten van de opdrachtgever worden vervaardigd, worden of blijven eigendom van de opdrachtgever. De opdrachtnemer dient deze goederen of middelen volgens opdracht van de opdrachtgever te merken en zorgvuldig te beheren. De opdrachtnemer draagt gedurende het gebruik alle risico's tenzij aantoonbaar is dat eventuele defecten voortvloeien uit afwijkingen of fouten, die reeds aanwezig waren toen het goed of het hulpmiddel door de opdrachtgever aan hem ter beschikking werd gesteld. Dit laatste geldt niet indien het goed of hulpmiddel op kosten van de opdrachtgever maar in opdracht van de opdrachtnemer door hemzelf of derden zijn vervaardigd. De opdrachtnemer is verplicht de goederen of hulpmiddelen afdoende te verzekeren. De opdrachtnemer zal goederen of hulpmiddelen slechts gebruiken ten behoeve van door de opdrachtgever bij hem geplaatste orders tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Tevens zal de opdrachtnemer deze goederen of hulpmiddelen niet vermenigvuldigen, kopiëren of aan derden afstaan of toegankelijk maken.

Artikel 16: Kwaliteit 1.

2.

De opdrachtnemer garandeert het volgende: a. de leverantie of de prestatie is volledig en geschikt voor het doel waarvoor deze bestemd is; b. de leverantie of de prestaties is in overeenstemming met de eisen zoals in de opdracht, specificaties, tekeningen, berekeningen en/of andere door de opdrachtgever verstrekte documenten; c. de leverantie is van goede kwaliteit en vrij van ontwerp-, uitvoerings- en/of materiaalfouten en voor de uitvoering van de tot de leverantie behorende werkzaamheden worden nieuwe materialen en vakkundig personeel gebruikt dan wel ingezet; d. de leverantie of de prestatie voldoet aan de in Nederland geldende wetten of andere van overheidswege gegeven voorschriften, zoals die onder andere gelden met betrekking tot de gezondheid, veiligheid, milieuhygiëne en elektromagnetische storingen; e. voor zover de leverantie wordt uitgevoerd op een plaats buiten de bedrijfsruimten en/of terreinen van de opdrachtnemer zullen, de voor die plaats geldende wetten en overheidsvoorschriften alsmede de door de opdrachtgever voor die plaats van toepassing verklaarde voorschriften, worden nageleefd; f. indien de leverantie mede bestaat uit het ter beschikking stellen van arbeidskrachten, voldoet de terbeschikkingstelling aan de wettelijke vereisten en de arbeidskrachten zullen voldoen aan de overeengekomen of (indien terzake geen specifieke afspraken zijn gemaakt) aan de algemeen geldende eisen van vakbekwaamheid en het overeengekomen aantal arbeidskrachten zal tijdens de overeengekomen periode voortdurend beschikbaar zal zijn. Indien in de overeenkomst en/of in de daarmee verband houdende informatie wordt verwezen naar technische, veiligheids-, kwaliteits- en/of andere voorschriften, wordt de opdrachtnemer geacht deze te kennen en te kunnen toepassen, tenzij hij de opdrachtgever onverwijld schriftelijk van het tegendeel in kennis stelt.

Artikel 17: Inspecties, keuringen, beproevingen 1. 2.

De opdrachtgever heeft altijd het recht de leverantie of daartoe behorende zaken en/of werkzaamheden tussentijds te (doen) inspecteren of te (doen) keuren en/of te (doen) beproeven en voortgangscontrole uit te (doen) oefenen. De opdrachtnemer biedt daartoe de nodige hulp en faciliteiten. Indien tussentijdse inspecties, keuringen of beproevingen zijn overeengekomen die op initiatief van de opdrachtnemer dienen plaats te vinden, dan maakt hij het voorgenomen tijdstip van inspectie, keuring of beproeving tijdig kenbaar aan de opdrachtgever zodat deze, indien gewenst, zelf of vertegenwoordigers namens de opdrachtgever daarbij aanwezig kan/kunnen zijn. Indien en voor zover is overeengekomen dat tussentijdse


gemeente Groesbeek

Pagina 4 van 6

39

gemeente Groesbeek


3. 4.

5. 6. 7.

inspecties, keuringen of beproevingen op initiatief van de opdrachtgever dienen plaats te vinden, dan is voorgaande van overeenkomstige toepassing. Alle op tussentijdse inspecties, keuringen of beproevingen vallende kosten, met uitzondering van de personele kosten van de opdrachtgever en/of van andere personen die de opdrachtgever als haar vertegenwoordigers heeft aangewezen, zijn voor rekening van de opdrachtnemer, tenzij anders is overeengekomen. Indien de inspectie, keuring of beproeving niet op het voorgenomen tijdstip kan plaatsvinden of door toedoen van de opdrachtnemer een herkeuring noodzakelijk is, komen alle naar redelijkheid daaruit voortvloeiende kosten ten laste van de opdrachtnemer; ook de te maken kosten door de opdrachtgever. Een overeenkomstig recht komt de opdrachtnemer toe indien en voor zover zodanig uitstel of zodanige herhaling aan de opdrachtgever toe te rekenen is. In geval van afkeuring, zal de opdrachtgever de opdrachtnemer onverwijld en met opgave van redenen, daarvan in kennis stellen. De opdrachtnemer zal dan gehouden zijn het afgekeurde binnen een door de opdrachtgever gestelde termijn op zijn kosten te verbeteren of te vervangen. Indien de opdrachtnemer ten behoeve van de leverantie onderaannemers of onderopdrachtnemers inschakelt, zal hij de bepalingen genoemd in de Artikelen 10 en 11 aan deze betrokkenen doorbedingen. Tussentijdse inspecties, keuringen of beproevingen, of het ontbreken daarvan, houdt geen aanvaarding in.

Artikel 18: Eindkeuring, eindbeproeving, aanvaarding 1. 2. 3. 4.

5.

De leverantie is aanvaard na levering, tenzij de opdrachtgever binnen twee weken na aflevering schriftelijk het tegendeel kenbaar heeft gemaakt. Wordt de levering onderworpen aan een eindkeuring of eindbeproeving dan zijn de bepalingen in Artikel 17 van toepassing, met uitzondering van Artikel 17, lid 7. Indien de leverantie eigenschappen dient te bezitten, waarvan de aanwezigheid na opstelling, montage of inbouw kan worden vastgesteld, dan zal de eindkeuring of eindbeproeving plaatsvinden zodra de leverantie of het object waarvoor de leverantie bestemd is, daartoe gereed is. Indien het meeleveren van certificaten, attesten, montagevoorschriften, onderhouds- en bedieningsvoorschriften, tekeningen of andere documenten, of het geven van training en instructie is overeengekomen, maken deze deel uit van de leverantie en wordt aanvaarding niet geacht te hebben plaatsgehad vóór levering dan wel het geven hiervan heeft plaatsgevonden. De opdrachtnemer verleent ons het recht de leverantie ook vóór de aanvaarding daarvan te gebruiken.

Artikel 19: Garantie 1.

2. 3.

4. 5.

De opdrachtnemer garandeert dat alle gebreken welke zich aan de leverantie of prestatie mochten voordoen, gedurende één jaar na aanvaarding (tenzij anders is overeengekomen) of ingebruikname van de leverantie of het object waarvoor deze bestemd is, te herstellen en daarvoor alle kosten te dragen, tenzij anders is overeengekomen. De opdrachtnemer verbindt zich al het mogelijke te doen de gebreken op zo kort mogelijke termijn te herstellen of de leverantie te vervangen. Bij gebreke van behoorlijke nakoming van deze herstelverplichting en/of nakoming daarvan binnen de gestelde termijn, zomede in spoedeisende gevallen, heeft de opdrachtgever het recht voor rekening en risico van de opdrachtnemer het nodige te verrichten of door derden te doen verrichten. De opdrachtnemer wordt hiervan zo spoedig mogelijk in kennis gesteld. De in lid 1. genoemde garantietermijn wordt verlengd met de herstelperiode voor zover de leverantie of prestatie gedurende deze periode niet gebruikt kan worden dan wel niet naar behoren genoten kan worden; voor vervangen artikelen vangt de garantieperiode opnieuw aan bij ingebruikname. Het eigendom van en risico voor, op grond van voornoemde herstelverplichting, vervangen zaken berusten bij de opdrachtnemer vanaf het tijdstip van vervanging. Hij dient zodanige zaken ten spoedigste tot zich te nemen, tenzij de opdrachtgever verzoekt de vervangen zaken aan haar ter beschikking te stellen voor onderzoek.

Artikel 20: Tot de levering behorende informatiedragers en/of diensten 1. 2.

Certificaten, attesten, voorschriften, tekeningen en/of andere documentatie alsmede diensten waarvan in de order is overeengekomen dat zij meegeleverd dan wel uitgevoerd dienen te worden, maken deel uit van de leverantie. De opdrachtnemer dient ervoor te zorgen dat al deze zaken op of vóór de leverdatum zoals bedoeld in Artikel 8 tijdig in het bezit van de opdrachtgever zijn dan wel uitgevoerd zijn, tenzij anders is overeengekomen. Bij ontbreken van een of meerdere van deze zaken of diensten geldt de leverantie als niet uitgeleverd.

Artikel 21: Inbreuk op octrooien, licenties en dergelijke of vrijwaring De opdrachtnemer verklaart dat de leverantie geen inbreuk maakt op rechten van industrieel eigendom van derden en vrijwaart de opdrachtgever tegen aanspraken hierop, indien en voor zover de inbreuk niet het gevolg is van een door opdrachtgever voorgeschreven ontwerp. Artikel 22: Overdracht van rechten en plichten De opdrachtnemer zal zijn rechten en verplichtingen, die voor hem uit de overeenkomst voortvloeien, noch geheel, noch gedeeltelijk aan derden overdragen zonder voorafgaande toestemming van de opdrachtgever. Zodanige toestemming laat onverlet alle verplichtingen voor de opdrachtnemer uit de overeenkomst voortvloeiende.


gemeente Groesbeek

Pagina 5 van 6

40

gemeente Groesbeek


Artikel 23: Ontbinding en beëindiging 1.

2. 3.

In geval van tekortkoming van de opdrachtnemer in de nakoming van zijn verplichtingen en in geval van faillissement of surséance van betaling of liquidatie van de onderneming van de opdrachtnemer, heeft de opdrachtgever het recht zonder nadere ingebrekestelling en zonder rechterlijke tussenkomst de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn. Onverminderd het onder lid 1. bepaalde, is de opdrachtgever altijd gerechtigd de order geheel of gedeeltelijk te annuleren. In zulk een geval zal de opdrachtgever de opdrachtnemer uitsluitend de kosten vergoeden, die gemaakt zijn voorafgaande aan de beëindiging. Alle vorderingen, die de opdrachtgever in deze gevallen op de opdrachtnemer mochten hebben of verkrijgen, zullen terstond en ten volle opeisbaar zijn.

Artikel 24: Aansprakelijkheid en verzekering 1. 2. 3. 4.

De opdrachtnemer is aansprakelijk voor alle schade, die door of in verband met de uitvoering van de opdracht voor de opdrachtgever ontstaat. De opdrachtnemer vrijwaart de opdrachtgever tegen alle aanspraken tot vergoeding van schade van derden, waaronder begrepen personeel in dienst van de opdrachtgever, door of in verband met de uitvoering van de opdracht ontstaan. Tenzij het betreft opzet of grove schuld, is de opdrachtgever niet aansprakelijk voor enige schade die mocht ontstaan voor de opdrachtnemer, diens personeel of andere personen door de opdrachtnemer bij de uitvoering van de opdracht betrokken, waaronder mede begrepen vernieling en vermissing van eigendommen. De opdrachtnemer is verplicht zich tegen zijn aansprakelijkheid en risico’s als hierboven omschreven op adequate wijze door verzekering te dekken. Indien de opdrachtgever dit wenst, moet de polis ter inzage worden verstrekt.

Artikel 25: Slotbepalingen 1. 2. 3.

4. 5. 6.

7. 8. 9.

Het programma van eisen en de aanbieding van de opdrachtnemer maken eveneens deel uit van de overeenkomst. Op de overeenkomst en de daaruit voortvloeiende overeenkomsten is het Nederlands recht van toepassing. De bepalingen als volgens deze Algemene Inkoopvoorwaarden ontheffen de opdrachtnemer niet van zijn aansprakelijkheid volgens de wet. Alle geschillen die mochten ontstaan naar aanleiding van de overeenkomst of van daaruit voortvloeiende nadere overeenkomsten, zullen, met uitsluiting van de gewone rechter, worden onderworpen aan het oordeel van arbiters, benoemt en uitspraak doende overeenkomstig het reglement van het Nederlands Arbitrage Instituut (N.A.I.) te Rotterdam. De opdrachtnemer garandeert dat het geleverde voldoet aan alle relevante wettelijke bepalingen. Afwijkingen op deze Algemene inkoopvoorwaarden zijn slechts rechtsgeldig indien deze tussen partijen schriftelijk zijn overeengekomen. Indien enige bepaling van deze Algemene inkoopvoorwaarden en/of de overeenkomst nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen volledig van kracht blijven en zullen de opdrachtgever en opdrachtnemer in overleg treden teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige c.q. vernietigende bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige c.q. vernietigende bepalingen in acht worden genomen. Indien onderdelen van de overeenkomst en de daarbij behorende bijlage(n) in strijd zijn met de Algemene inkoopvoorwaarden is de hiërarchie als volgt, tenzij anders is overeengekomen: ten eerste de overeenkomst, ten tweede de bijlage(n) en ten derde de Algemene inkoopvoorwaarden. Deze voorwaarden kunnen worden aangehaald als: "Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Groesbeek (versie 2011)". De voorwaarden, ingaande 01-01-2011, zijn van toepassing op alle aanvragen, aanbiedingen en opdrachten met betrekking tot leveringen, diensten en werken door opdrachtnemer aan opdrachtgever. De toepasselijkheid van algemene of bijzondere voorwaarde die de opdrachtnemer en/of derden gebruiken, wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.


gemeente Groesbeek

Pagina 6 van 6

41

gemeente Groesbeek


Nota Inkoop en aanbesteding gemeente Groesbeek (versie 2011)

Recommend Documents