HANDBOEK INKOOP EN AANBESTEDING

HANDBOEK INKOOP EN AANBESTEDING

Een vertaling naar de praktijk van het inkoop- en aanbestedingsbeleid

Versiedatum:

11 november 2009

Vastgesteld door Dagelijks Bestuur WBL:

INHOUDSOPGAVE 1

INHOUDSOPGAVE 1

2

Inleiding 1.1

Status en doel van het handboek

5

1.2

Wanneer en Hoe wordt het handboek gebruikt

5

1.3

Inkoop‐ en aanbestedingsbeleid

7

1.4

Hoe is de praktische uitwerking van het beleid vormgegeven

7

1.4.1

Inkoopteam

8

1.4.2

Inkoopplan

8

1.4.3

Aanbestedingsdossier

9

1.4.4

Standaarden

10

1.4.5

Handig gebruik van het Handboek

10

Definities Inkopen

11

2.2

Aanbesteden

11

Beginselen van aanbesteden (m.u.v. enkelvoudig onderhands)

11

2.3

Enkelvoudig onderhandse procedure

12

2.4

Meervoudig onderhandse procedure

12

2.5

Nationaal / Europees Aanbesteden

12

Inkoopproces 3.1

13

Inventariseren

13

3.1.1

Projecten ( Werken )

13

3.1.2

Zelf doen of uitbesteden

14

3.1.3

Raamovereenkomsten

14

3.1.4

Afroepcontracten

14

3.1.5

Doelstellingen en behoeften

14

3.2

11

2.1

2.2.1

3

5

Specificeren

17

3.2.1

Werken, Leveringen, of Diensten

17

3.2.2

Totale waarde van de opdracht

18

3.2.3

Drempelbedragen

20

3.2.4

Specificeren van de vraag

20

3.3

21

3.3.1

Inzicht in de markt (marktverkenning)

21

3.3.2

Geschiktheideisen, uitsluitinggronden en selectie‐ en gunningcriteria

22

3.3.3

Selecteren van een gegadigde

23

3.3.4

Aanvragen van offertes

24

3.4

Contracteren

26

3.4.1

Beoordelen en gunnen

26

3.4.2

Overeenkomst

31

3.5

Uitvoeren / Bestellen

32

3.6

Bewaken

32

3.6.1

Bewaken goederenontvangst

33

3.6.2

Bewaken van raamovereenkomsten

33

3.7 4

Selecteren

Nazorg

Stappenplan professionele inkoop

34 35

Stap 1 Invullen Formulier Inkoop en Aanbesteding

35

Stap 2 Keuze voor werk, dienst of levering

35

Stap 3 Keuze voor de juiste procedure

36

Stap 4 Keuze voor traditioneel of innovatief aanbesteden

36

5

Inkoopprocedures (nadere uitleg van hoofdstuk 3)

37

5.1

Algemene uitgangspunten bij de inkoop van werken

37

5.2

Algemene uitgangspunten bij de inkoop van Diensten en Leveringen

37

5.3

ARW 2005

37

5.4

Wat zijn de belangrijkste procedures?

38

5.4.1

Openbare procedure

39

5.4.2

Niet‐openbare procedure (openbare aanbesteding met voorafgaande selectie)

42

5.4.3

Concurrentiegerichte dialoog

44

5.4.4

Onderhandelingsprocedure met voorafgaande aankondiging

45

5.4.5

Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging

46

5.4.6


46

5.4.7

IIb Diensten

47

5.4.8


47

Bijlage 1A: Formulier inkoop en aanbesteding tot € 500

49

(leveringen, diensten of werken tot € 500 (excl. BTW) )

49

Bijlage 1B: Formulier inkoop en aanbesteding vanaf € 500

50

(leveringen en diensten tot € 15.000 (excl. BTW); werken tot € 50.000 (excl. BTW) )

50

Bijlage 1C: Formulier inkoop en aanbesteding

52

(leveringen en diensten vanaf € 15.000 (excl. BTW); werken vanaf € 50.000 (excl. BTW) )

52

Bijlage 2:

2A en 2B Diensten

56

Bijlage 3:

Marktanalyse

59

Bijlage 4a: Algemene inkoopvoorwaarden WBL – voor leveringen

61

Bijlage 4b: Algemene inkoopvoorwaarden WBL – voor diensten

66

Bijlage 5: Inkooppakketindeling – Homogeen en soortgelijk

72

Bijlage 6: Common Procurement Vocabulary ( CPV codes )

73

Bijlage 7.

Uitsluitinggronden en selectiecriteria (m.b.t. inschrijver)

74

Bijlage 8.

Gunningcriteria (m.b.t. inschrijving)

78

Bijlage 9.

Overzicht voorbeelddocumenten

81

1.

Marktonderzoek

81

2.

Modelbrief offerteaanvraag leveringen en diensten

81

3.

Modelbrief voor onderhandse inschrijving innovatief werk

81

4.

Modelbrief mededeling van afwijzing na selectiefase bij niet-openbare procedure

81

5.

Modelbrief mededeling van afwijzing na selectiefase bij onderhandse aanbesteding

81

6.

Eigen verklaring integriteit en uitsluiting

81

7.

Afstandsovereenkomst

81

8.

Model K - Verklaring bestuurder omtrent rechtmatige inschrijving

81

9.

Model G - ARW2005 – Inschrijvingsbiljet

81

10.

ARW 2005 staat verrekenprijzen

81

11.

Model B - Proces-verbaal van aanbesteding

81

12.

Modelbrief mededeling van afwijzing na te late inschrijving

81

13.

Proces-verbaal van gunning

81

14.

Modelbrief mededeling van afwijzing na gunningsfase

81

15.

Modelbrief mededeling van gunningsbeslissing

81

16.

Overeenkomst

81

17.

Overeenkomst levering

81

18.

Evaluatie leverancier/aannemer

81

Bijlage 10.

Wettelijke termijnen van aanbesteding

82

Bijlage 11.

Hardheidsclausule (uitzonderingen)

83

1

1

Inleiding

INLEIDING

1.1 STATUS EN DOEL VAN HET HANDBOEK Het Waterschapsbedrijf Limburg (WBL) heeft op het gebied van inkoop en aanbesteden een beleid vastgesteld met de volgende doelstelling: Het, nu en in de toekomst, op professionele en zorgvuldige wijze inkopen van werken, leveringen en diensten, waarbij het WBL profileert als een zakelijke, betrouwbare en integere partner. Zorgvuldig staat daarbij voor: bewust, effectief, efficiënt, integer, objectief, rechtmatig, transparant en nondiscriminatoir. In het inkoop- en aanbestedingsbeleid is op hoofdlijnen het kader geschetst waar binnen het WBL op een doelmatige, rechtmatige en verantwoorde wijze omgaat met de inkoop- en aanbestedingsprocessen. Dit handboek is een nadere uitwerking van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. In dit handboek wordt aandacht besteed aan algemene uitgangspunten, het gebruik van raamcontracten en/of afroepcontracten en de procedures en verantwoordelijkheden die gekoppeld zijn aan de verschillende inkoop- en aanbestedingsprocessen. Alhoewel het theoretisch kader in het inkoop- en aanbestedingsbeleid is uitgewerkt, wordt het ten behoeve van de uitvoering in de praktijk juist geacht enkele passages daarvan in dit handboek op te nemen. Het doel van het handboek is om de inkoop te organiseren volgens het normatieve kader dat dit beleid stelt. De tekst van het handboek is vastgesteld door het Dagelijks Bestuur van het WBL. Bij elke inkoop of aanbesteding moeten de bepalingen van het handboek worden nageleefd. Om het inkoopproces zo professioneel mogelijk in te richten, is het doelmatig te werken met een standaardwerkwijze. Het handboek reikt de instrumenten aan om tot een doel- en rechtmatig inkoop- of aanbestedingsproces te komen. Zo worden de inkoop- en aanbestedingsprocedures beschreven, de aanbestedingsbegrippen nader toegelicht en zijn standaarden voorbeelddocumenten opgenomen in de bijlagen. Indien er na het lezen of bij het gebruik van dit handboek nog vragen zijn, dan kunt u contact opnemen met de voor de unit aangewezen inkoop-/aanbestedingadviseurs.

1.2 WANNEER EN HOE WORDT HET HANDBOEK GEBRUIKT Wanneer een medewerk(st)er van het WBL de behoefte heeft aan een levering, dienst of werk, dan dient eerst middels een interne checklist te worden vastgesteld welke situatie van toepassing is. De gedachte is dat er eerst de interne regelgeving en interne afspraken moet worden getoetst alvorens er met de markt in contact kan worden getreden. Wanneer na het doorlopen van de interne checklist blijkt dat voor het vervullen van de behoefte interactie met de markt noodzakelijk is, dan is vanaf dat moment het Handboek Inkoop en Aanbesteding van toepassing. Bij behoefte aan bestellen of inkopen van een product (levering), dienst of werk, wordt ter bepaling van de te ondernemen actie de op de volgende pagina weergegeven checklist Signalering InkoopBehoefte doorlopen. Dit Handboek is er alleen om het inkooptechnische contact met de markt te regelen t/m het moment van het verstrekken van de opdracht resp. sluiten van een contract. Voor een handleiding bij de uitvoering van een werk dient gebruikt te worden gemaakt van het daartoe opgesteld Handboek Projecten.

Handboek Inkoop en aanbesteding Waterschapsbedrijf Limburg Versie 1 – 11-11-2009

5

1

Inleiding

Checklist Signalering InkoopBehoefte ( SIB ) LEVERING

DIENST

WERK

Behoefte Exploitatiebegroting: a. gebruiks- verbruiksgoederen b. energie c. huur of lease

Behoefte Exploitatiebegroting: d. verzekering e. onderhoud door derden f. ov.diensten door derden

Past de behoefte binnen het actuele exploitatiebudget ?

Past de behoefte binnen het actuele exploitatiebudget ?

nee

ja

nee

Behoefte Exploitatiebegroting: e. onderhoud door derden

Behoefte Investering : g. project - nieuwe opdracht h. project - aanvullende opdracht i. project - meerwerk

Past de behoefte binnen het actuele exploitatiebudget ? nee

ja

Is voor het project volgens punt g krediet gevoteerd ?

ja ja

pas het budget aan volgens de hiervoor geldende procedure


valt de behoefte binnen een bestaand contract ? nee

ja

bestellen binnen bestaand contract met verwijzing naar contractnummer


nee

maak voorstel voor toekennen projectkrediet

valt de behoefte binnen een bestaand contract ? nee

ja

bestellen binnen bestaand contract met verwijzing naar contractnummer

past de opdracht volgens punt g en h binnen het projectkrediet excl. post onvoorzien ? ja

nee

past de opdracht volgens punt i binnen de post onvoorzien van het projectkrediet ? nee

ja

maak voorstel voor kredietwjjziging volgens de hiervoor geldende procedure

Start Inkoop / Aanbesteding



Van BESTELLEN is sprake wanneer producten of diensten worden afgeroepen binnen een bestaand en daarvoor geldend raamcontract en/of afroepcontract (= bestaande opdracht). Bestellers worden hiertoe gemachtigd en gemandateerd middels het bestelmandaat. Uit bovenstaande checklist blijkt dat er twee conclusies mogelijk zijn: 1. er kan worden besteld binnen een bestaand raamcontract en/of afroepcontract òf binnen een overkoepelende opdracht; er is in die situatie geen sprake van het raadplegen van de markt. Bij het verstrekken van de opdracht resp. het plaatsen van de bestelling moet altijd verwezen worden naar het nummer van het raamcontract en/of afroepcontract òf het nummer van de overkoepelende opdracht; 2. bij enkelvoudige aankopen van producten (leveringen), diensten of werken tot € 500 kan een verkorte procedure worden gevolgd. Hiervoor hoeft geen opdracht te worden geschreven maar is wel verantwoording verschuldigd. In deze situatie wordt formulier 1A gebruikt; 3. start Inkoop / Aanbesteding. Bij bedragen vanaf € 500,- en het bedrag van de inkoop/ aanbesteding voor leveringen en diensten < € 15.000 resp. voor werken < € 50.000 moet steeds formulier 1B worden ingevuld. Voor leveringen/diensten vanaf € 15.000 en voor werken vanaf € 50.000 dient steeds formulier 1C te worden ingevuld. Het onderhavig Handboek Inkoop en Aanbesteding dient ter ondersteuning van het inkoopproces en kan worden geraadpleegd bij het volgen van de procedure. Handboek Inkoop en aanbesteding Waterschapsbedrijf Limburg Versie 1 – 11-11-2009

6

1

Inleiding

1.3 INKOOP‐ EN AANBESTEDINGSBELEID De randvoorwaarden en doelstellingen die in het inkoop- en aanbestedingsbeleid van het WBL besloten liggen, laten zich als volgt samenvatten: 1. 2. 3. 4.

naleven van (Europese) weten regelgeving; doelmatig aanbestedingsbeleid en streven naar kostenbeheersing; vastleggen en verantwoorden van gevoerde procedures; waarborgen van integriteit, zowel op bestuurlijk als op ambtelijk niveau.

1.4 HOE IS DE PRAKTISCHE UITWERKING VAN HET BELEID VORMGEGEVEN Bij de inrichting van het beleid zijn de volgende interne aanwijzingen van toepassing, bedoeld om eenheid te scheppen bij het inkopen en aanbesteden van opdrachten: a.

b.

c. d.

e.

f.

g.

h.

i.

j.

de algemene instructies ten aanzien van tekenbevoegdheid, neergelegd in de regelingen en besluiten voor delegatie en mandaat, zijn van toepassing op alle inkoop- en aanbestedingsprocedures; de inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van het WBL (zie de bijlage 4a resp. bijlage 4b) zijn ontleend aan het landelijke model voor waterschappen en worden in beginsel op iedere inkoop van leveringen en diensten van toepassing verklaard en/of er wordt een (concept)contract opgesteld. Voor inkopen waarvoor in de branche gebruikelijke algemene voorwaarden correct zijn gedeponeerd en redelijk zijn, kan besloten worden om in te stemmen met de toepasselijkheid daarvan. Uitzonderingen op deze regel dienen te allen tijde juridisch te worden getoetst; de inkoper/projectleider is inhoudelijk en procedureel verantwoordelijk voor het verloop van het inkoopproces; de inkoop-/aanbestedingadviseur heeft een adviserende en ondersteunende rol richting de inkoper/projectleider. Deze rol heeft betrekking op de inbreng van kennis omtrent weten regelgeving alsmede omtrent de te volgen procedures bij de keuze van de aanbestedingsprocedure, het opstellen van aanbestedingsdocumenten, selectieen gunningcriteria, inkoopsamenwerking, contractvormen- en voorwaarden, beoordeling van offertes, het uiteindelijke inkoopadvies en welke documenten te bewaren in het aanbestedingsdossier; voor elke inkoop-aanbesteding wordt het van toepassing zijnde ‘formulier Inkoop en Aanbesteding’ als leidraad gevolgd en ingevuld, waarbij het onderhavige handboek als digitaal naslagwerk kan worden geraadpleegd: o formulier 1A: bij bedragen voor leveringen, diensten of werken tot € 500 ; o formulier 1B: vanaf € 500 en bij bedragen voor leveringen en diensten tot € 15.000 resp. bij bedragen voor werken tot € 50.000; o formulier 1C: bij bedragen voor leveringen en diensten vanaf € 15.000 resp. bij bedragen voor werken vanaf € 50.000; middels het ‘formulier Inkoop en Aanbesteding’ wordt ook verantwoording afgelegd omtrent het toegekende financieel mandaat. Na invulling en ondertekening van dit formulier wordt een kopie verstrekt aan Planning en Control; boven de Europese aanbestedingsgrenzen is het bundelen van homogene producten resp. diensten verplicht. Beneden de Europese grenzen geldt het uitgangspunt dat daar waar mogelijk en daar waar dat leidt tot schaalvoordelen gestreefd wordt naar het bundelen van homogene producten resp. diensten. De beoordeling of er sprake is van homogene producten resp. diensten wordt ondersteund door de rubricering en classificatie van inkoopbehoeften volgens Bijlage 5 (de rubricering en classificatie is afgeleid van de Europese lijst van CPV-codes); bij Europese aanbestedingen moet ingevolge artikel 43 van Richtlijn 2004/18/EG een proces-verbaal van gunning worden opgesteld. Hierin staan het voorwerp en de waarde van de opdracht, de naam van de gekozen inschrijver en de motivering van de keuze, de namen van de uitgesloten inschrijvers en de motiveringen van de uitsluitingen; indien een inkoop-/aanbestedingscontract is afgesloten zendt de inkoper/projectleider een afschrift daarvan aan Planning en Control. Vervolgens verzorgt Planning en Control het bijhouden/registreren van het centrale contractenregister. Dit contractenregister is toegankelijk via Intranet; in uitzonderingsgevallen mag gemotiveerd van de voorgeschreven aanbestedingsvorm worden afgeweken. Zie hiervoor de hardheidsclausule volgens Bijlage 11.


7

1

Inleiding

Het WBL heeft vanuit de kaders voor integraal management, gekozen voor een gecoördineerde inkoopfunctie. Dit houdt in dat:  de units zelf verantwoordelijk zijn voor alle inkopen en voor eventuele organisatiebrede afstemming;  deze bij inkoopprocessen ondersteund en geadviseerd (kunnen) worden door de voor de unit aangewezen inkoop-/aanbestedingadviseurs.

1.4.1 INKOOPTEAM Indien dat door een inkoper/projectleider nodig wordt geacht kan er – optioneel - op zijn/haar initiatief een inkoopteam gevormd worden. Een inkoopteam bestaat tenminste uit een inkoper/projectleider, de expert van hetgeen ingekocht moet gaan worden (materiedeskundige/ontwerper), de inkoop/aanbestedingadviseur en de toekomstige gebruiker van het product. Verder is het verstandig om bij een complexere aanbesteding een jurist met kennis van aanbestedingsrecht aan dit team te voegen. De grootte van het inkoopteam hangt sterk af van de aard en omvang van de opdracht. Niet ieder teamlid hoeft continue volledig betrokken te zijn in het inkoopproces. Zorg dat het team voldoende groot is, zodat alle onderdelen van een inschrijving door minstens twee personen worden beoordeeld. Klik hier als u terug wilt naar hoofdstuk 3.6.

1.4.2 INKOOPPLAN Om te borgen dat de voorbereidingen voor de procedures om Nationaal of Europees aan te besteden op tijd worden gestart, zal jaarlijks een overzicht in de vorm van een inkoopplan (voor leveringen en diensten; met mogelijk bundeling van inkoopactiviteiten tot gevolg) en een Meerjaren InvesteringsProgramma (voor werken) (= MIP) worden opgesteld. Het MIP geeft een overzicht van de geplande investeringsprojecten voor de eerstvolgende 5 jaar. Het inkoopplan en het MIP geven inzicht in de aard van alle inkoopactiviteiten en zullen de basis vormen voor de planning en controle hierop.


8

1

Inleiding

1.4.3 AANBESTEDINGSDOSSIER Bij alle aanbestedingsprocedures dient door de inkoper/projectleider een aanbestedingsdossier te worden aangelegd. De documenten behoeven daarbij niet fysiek bij elkaar te worden opgeslagen maar dienen eenvoudig (ook achteraf) per inkoop-aanbesteding te kunnen worden verzameld. In dit dossier dienen in elk geval de volgende documenten te worden toegevoegd: Enkelvoudig onderhands

Meervoudig onderhands

Nationale aanbesteding

Europese aanbesteding

Formulier Inkoop en Aanbesteding

Verplicht

Verplicht

Verplicht

Verplicht

Krediet voorstel resp. begrotingswijziging

Indien van toepassing




Besluit directeur en/of bestuursbesluit





Definitief werkbeschrijving / bestek





Afstandsverklaring


n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Verplicht

Verplicht

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Verplicht

Verplicht

Verplicht

Verplicht

Verplicht

Verplicht

Proces-verbaal van aanbesteding (= van opening)

n.v.t.

Verplicht

Verplicht

Verplicht

Proces-verbaal van gunning (= gunningvoorstel)

n.v.t.

Verplicht

Verplicht

Verplicht

Verplicht

Verplicht

Verplicht

Verplicht





Ondertekende contracten

Verplicht

Verplicht

Verplicht

Verplicht

Overige correspondentie





Documenten

De offerte aanvraag De officiële publicatie of advertentie Offerte(s)

Gunningsbrief /opdracht Afwijzingsbrieven

Klik hier als u terug wilt naar hoofdstuk 4.


9

1

Inleiding

1.4.4 STANDAARDEN Bij alle inkoopprocedures dient gebruik te worden gemaakt van standaarddocumenten, zoals:  formulier inkoop en aanbesteding (formulier 1A, 1B of 1C);  inkoopvoorwaarden WBL (de inkoopvoorwaarden zijn niet van toepassing op werken);  de overige in het Handboek aangegeven standaarddocumenten. Alle procedures en standaardbrieven staan op het intranet onder het kopje “Inkoop en Aanbesteding” bij --> Formulieren. Standaarddocumenten zullen indien nodig worden toegevoegd en aangepast. Hierdoor zal het Handboek Inkoop en Aanbesteding altijd in overeenstemming zijn met de actuele situatie (wetgeving, jurisprudentie, e.d.).

1.4.5 HANDIG GEBRUIK VAN HET HANDBOEK Dit handboek is opgesteld als Word-document. In dit document zijn hyperlinks aangebracht naar informatie op het internet, het intranet, andere paragrafen, bijlagen of de inhoudsopgave. Om de hyperlinks te activeren dient u met de Ctrl-toets ingedrukt te klikken op de gemarkeerde tekst. Op deze wijze kunt u op de pagina’s met de inhoudsopgave ook naar een gewenste paragraaf of bijlage klikken. Om snel binnen het document naar een bepaalde paragraaf of bijlage te gaan kunt u op de menubalk onder Beeld de Documentstructuur aanzetten. U gaat naar een gewenst tekstgedeelte door binnen het venster Documentstructuur op de titel van de betreffende paragraaf of bijlage te klikken.

Klik hier indien u terug wilt naar: Inhoudsopgave


10

2

2

Definities

DEFINITIES De titel van het beleid voert de begrippen ‘inkoop’ en ‘aanbesteding’. Deze twee begrippen staan niet los van elkaar, maar zijn aan elkaar gerelateerd. Zoals uit het onderstaande zal blijken is aanbesteden een vorm van inkopen.

2.1 INKOPEN Er zijn verschillende definities voor inkopen:  Inkopen omvat alle activiteiten die in een organisatie worden uitgevoerd om werken, leveringen of diensten van externe bronnen te betrekken.  Inkopen is ervoor zorgen dat de juiste leveringen en/of diensten van de juiste kwaliteit op de juiste tijd en plaats in de juiste hoeveelheden en tegen de juiste prijs beschikbaar zijn voor de organisatie.  Inkoop is alles waar een externe factuur tegenover staat.

2.2 AANBESTEDEN Inkopen en aanbesteden zijn twee begrippen die nauw met elkaar verweven zijn. Aanbesteden is een specifieke methode om in te kopen. Aanbesteden is een afgewogen wijze om, na concurrentiestelling, te komen tot contractering van een geschikte contractspartner met het meest geschikte product (dienst/werk) tegen de meest gunstige prijs, waarbij de prijs/kwaliteit verhouding een belangrijke factor is. Het inkoopproces kent een aantal fases: specificeren, selecteren, contracteren, uitvoeren/bestellen, bewaken en nazorg. De term “aanbesteden” wordt vaak gebruikt voor dat gedeelte van het inkoopproces dat gaat over het specificeren, selecteren en contracteren, ook wel de sourcingsfase geheten. De verschillende fasen worden in een aanbesteding gestructureerd doorlopen. Doel is om het inkoopproces transparant, objectief en non-discriminatoir te laten verlopen. Wanneer de aanbesteding wordt ingetrokken of anderszins geen doorgang vindt en dus niet resulteert in een gegunde opdracht met factuur, wordt ook van aanbesteding gesproken.

2.2.1 BEGINSELEN VAN AANBESTEDEN (M.U.V. ENKELVOUDIG ONDERHANDS ) De regelgeving is een uitwerking van de volgende drie beginselen (de drie pijlers van de Europese aanbestedingswetgeving). Ook inkopen onder de drempelbedragen voor nationaal en Europees aanbesteden moeten in principe voldoen aan deze beginselen én aan de voor de overheid geldende beginselen van behoorlijk bestuur: 1 Objectiviteit Objectiviteit ontstaat door het opstellen van niet-discriminerende criteria voor het selecteren van aanbieders. Technische specificaties, uitsluitinggronden, geschiktheideisen, selectieen gunningcriteria moeten relevant zijn en in verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht (proportionaliteit). 2 Transparantie Vooraf moet met een voor iedereen leesbare beschrijving duidelijk zijn wat er gevraagd wordt en welke procedures en termijnen worden gehanteerd. Beslissingen moeten duidelijk worden gemotiveerd. 3 Non-discriminatie / gelijke behandeling Bij een aanbesteding moet iedereen op dezelfde wijze behandeld worden en iedereen moet dezelfde informatie krijgen.


11

2

Definities

2.3 ENKELVOUDIG ONDERHANDSE PROCEDURE Bij de enkelvoudig onderhandse procedure wordt de opdracht gegund aan één partij die op basis van een offerteverzoek een offerte heeft ingediend.

2.4 MEERVOUDIG ONDERHANDSE PROCEDURE De meervoudig onderhandse procedure regelt een uniforme handelwijze voor het aanvragen van een offerte bij minimaal drie ondernemers op basis van een door de inkoper/projectleider vervaardigd beschrijvend document of werkbeschrijving / bestek met daarin alle relevante informatie.

2.5 NATIONAAL / EUROPEES AANBESTEDEN Europees aanbesteden is een vorm van aanbesteden volgens door de Europese Unie voorgeschreven procedures. Deze gelden voor alle overheden en nutssectoren in de Europese Unie. De regels en procedures zijn vastgelegd in twee Richtlijnen: Richtlijn 2004/17/EG regelt Europese aanbestedingen in de nutssectoren (gas, water, licht en openbaar vervoer) (richtlijn nutssectoren) Richtlijn 2004/18/EG regelt Europese aanbestedingen voor werken, leveringen en diensten voor overheden die geen nutssector zijn (algemene richtlijn). Deze Richtlijnen zijn op 16 juli 2005 in Nederland omgezet in nationale wetgeving: het Besluit aanbesteding speciale sectoren (Bass) voor de nutssectoren en het Besluit aanbesteding overheidsopdrachten (Bao) voor alle andere overheden. Deze regelgeving is van toepassing zodra drempelbedragen voor werken, leveringen of diensten worden overschreden. Voor inkopen boven dit drempelbedrag moet een aanbestedende dienst één van de voorgeschreven inkoopprocedures hanteren en zich houden aan de drie pijlers van de Europese aanbestedingswetgeving. Op de Bass en Bao is op 17 december 2005 een eerste wijziging gekomen, gevolgd door een tweede wijziging op 5 juli 2008. De volgende Europese procedures worden nader toegelicht: - Europese openbare procedure - Europese niet-openbare procedure Bij de nationale procedures kan van de termijnen worden afgeweken, mits de afwijking redelijk is. Aangezien de nationale aanbestedingsprocedures inhoudelijk niet veel afwijken van de Europese procedures is ervoor gekozen deze niet verder uit te werken. Bij Europese en nationale aanbestedingen van werken wordt gebruik gemaakt van (de procedures en standaardformulieren van) het ARW 2005. In grote lijnen komt de procedure overeen met wat er bij de Europese procedures is beschreven Klik hier voor informatie ARW 2005 paragraaf 5.3.



12

3

3

Inkoopproces

INKOOPPROCES In dit hoofdstuk komt het inkoopproces, de inkoopfunctie en de relatie tussen beide aan de orde. Inkoop is een procesmatige activiteit, die bestaat uit zeven fasen:

Figuur 1: Inkoopproces Tactische inkoop De eerste vier fasen behoren tot de tactische inkoop. Deze omvat: 1. Inventariseren: bepalen van de behoefte in de eigen organisatie en inventariseren van het aanbod in de markt; 2. Specificeren: opstellen van het programma van eisen, het conceptcontract en de offerteaanvraag; 3. Selecteren: aanvragen en beoordelen van offerten en selecteren van de beste leveranciers/aannemers; 4. Contracteren: het eventueel onderhandelen met leveranciers/aannemers en afsluiten van contracten. Operationele inkoop Zodra de leveranciers/aannemers zijn gecontracteerd volgt de operationele inkoop. Deze omvat: 5. Bestellen: het plaatsen van de orders; 6. Bewaken: bewaken van het uitleveren van de orders, verifiëren en afhandelen van facturen; 7. Nazorg: afhandelen van klachten en claims, afhandelen meer-/minderwerk, evalueren van leveranciers/aannemers en herzien van contracten. Om een goede concurrentie te waarborgen worden bij een meervoudig onderhandse aanbesteding of enkelvoudige uitnodiging niet altijd dezelfde leveranciers/aannemers uitgenodigd offerte uit te brengen. Om die reden dient met een leveranciers/aannemerslijst te worden gewerkt.

3.1 INVENTARISEREN Bij een inkoop / aanbesteding komen de volgende onderwerpen aan de orde:  Het bepalen van de behoefte  Het maken van een begroting  Het aanvragen van budget  Het maken van een planning

3.1.1 PROJECTEN ( WERKEN ) Een uit te voeren werk wordt als project bestempeld als het voldoet aan een aantal criteria, zijnde:  het werk heeft een éénmalig doel, met een duidelijk begin en einde;  onder eenmalig wordt verstaan: vernieuwing, verbetering, verandering;  het werk levert een duidelijk te definiëren product op;  het werk heeft een substantiële omvang (zie ook de nota financieel beleid);  bij de uitvoering van het werk zijn meerdere teams/disciplines en/of externe organisaties betrokken.


13

3

Inkoopproces

De eerste fase van een project is het opstellen van een Programma van Eisen. Hierin worden de kaders van het project aangegeven. Na het Programma van Eisen start de verdere projectvoorbereiding welke uiteindelijk leidt tot een bestek. Na gunning van het werk volgt de daadwerkelijke uitvoering van het project. Als deze uitvoering gereed is, wordt het project overgedragen aan het betreffende team. Tot slot vindt er een evaluatie van het gehele project plaats (voor een uitvoerige omschrijving zie het handboek projecten).

3.1.2 ZELF DOEN OF UITBESTEDEN De behoefte om een werk, dienst of levering uit te besteden ontstaat vanuit de bedrijfsvoering van het WBL. De binnen de organisatie gebruikelijke bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn hierbij van toepassing. Uitgangspunt is dat voor elke uitgave (van tevoren) financiële dekking is. De afweging tussen zelf doen of uitbesteden gaat altijd vooraf aan de beslissing om een werk, dienst of levering uit te besteden. Het criterium bij die afweging is de doelmatigheid. Een voorbeeld: het inhuren van extern personeel. In de onderbouwing moet worden aangegeven waarom de eigen medewerkers de opdracht niet (kunnen) uitvoeren. Een reden kan zijn dat de betreffende afdeling geen capaciteit heeft of dat de medewerkers geen kennis en ervaring hebben om een opdracht naar behoren uit te voeren. Deze redenen zijn van belang bij de beslissing om een opdracht zelf te doen of uit te besteden.

3.1.3 RAAMOVEREENKOMSTEN Waar mogelijk zal per inkooppakket naar één of meerdere geschikte leveranciers/aannemers voor de hele organisatie worden gestreefd, ten einde de schaalvoordelen zo groot mogelijk te laten zijn. De keuze voor één of meerdere leveranciers/aannemers per inkooppakket is afhankelijk van de inkoopbehoefte. Deze behoefte blijkt uit het inkoopplan. Raamcontracten worden afgesloten voor inkooppakketten waarbinnen sprake is van een structurele herhalingsfrequentie van de inkoop van leveringen, diensten of werken waarbij niet op voorhand aan te geven welke aantallen zullen worden afgenomen alsook niet is aan te geven hoe groot de verscheidenheid is aan leveringen, diensten of werken die er binnen het contract zullen worden afgenomen (denk aan kantoorartikelen). In deze raamcontracten worden kwaliteits- en prijsafspraken gemaakt. Er is echter geen verplichting tot afname van een minimale hoeveelheid door het WBL. Het WBL kan met één of meer partijen een raamovereenkomst sluiten met als doel gedurende een bepaalde periode (maximaal vier jaren) de voorwaarden van te gunnen opdrachten vast te leggen. Goederen of diensten die regelmatig worden ingekocht, kunnen het beste worden aanbesteed via de ‘aparte’ (Europese) aanbestedingsprocedure voor raamovereenkomsten (zie ook paragraaf 3.4.2.3).

3.1.4 AFROEPCONTRACTEN Zodra producten uit dezelfde productgroep of van dezelfde leverancier regelmatig met een inkooporder worden ingekocht, is het nuttig om te bezien of deze inkoopbehoeften kunnen worden samengevoegd. Het is niet efficiënt om bijvoorbeeld 150 keer per jaar een order aan dezelfde leverancier voor hetzelfde product (bijv. chemicaliën) te sturen. In die gevallen wordt overgegaan op een afroepcontract. In een afroepcontract worden producten (leveringen) samengevoegd die onderling samenhangen. Het betreft veelal een overzienbaar aantal producten waarvan de behoeftes voor de komende jaren redelijk zijn te voorspellen. Van die producten worden voor de contractperiode de benodigde hoeveelheden per product voorspeld. De essentie van een afroepcontract is dat de inkoper gebonden is om de met de leverancier overeengekomen hoeveelheden af te nemen (soms wordt daarbij een marge aangehouden).

3.1.5 DOELSTELLINGEN EN BEHOEFTEN Allereerst moet zorgvuldig worden vastgesteld wat de behoefte precies is en welke eisen aan het, daarvoor in te kopen, product moeten worden gesteld. Dit zijn de eisen die rechtstreeks betrekking hebben op de behoefte zelf. Door stil te staan bij wat door het invullen van de behoefte moet worden bereikt, kunnen diverse eisen worden opgesteld (bijvoorbeeld: wat wil ik bereiken? Deze eisen vormen de zogenaamde functionele specificaties. Handboek Inkoop en aanbesteding Waterschapsbedrijf Limburg Versie 1 – 11-11-2009

14

3

Inkoopproces

Ten tweede zijn er eisen die beschrijven hoe dat moet worden bereikt. Deze eisen moeten alleen dan worden vastgesteld als het écht nodig is. Daarmee wordt voorkomen dat onnodige kaders worden gezet en leveranciers/aannemers hier zelf niet meer over na gaan denken. Deze eisen vormen de zogenaamde technische specificaties (bijvoorbeeld: hoe wil ik dat bereiken?, met een communicatienetwerk?, waarin servers staan van dat type? en waarop deze e-mailsoftware draait?). Naast de genoemde eisen kunnen ook nog andere eisen worden vastgesteld, zoals logistieke eisen (waar en wanneer leveren?), onderhoudseisen (welke service?) en verpakkingseisen (milieuvriendelijke verpakking?). Alle eisen worden tot slot samengenomen in een Programma van Eisen. Ten slotte is het noodzakelijk om reeds in de specificatiefase vast te stellen wat de beoordelingscriteria zijn, waarop de keuze voor één of meer leveranciers/aannemers en zijn product(en) of dienst(en) wordt gebaseerd. Het is daarbij ook van belang te bepalen hoe die verschillende beoordelingscriteria tegen elkaar worden afgewogen. Inkoopdoelstellingen zijn afgeleid van de organisatiedoelstellingen en richten zich op  verlagen van integrale inkoopkosten  verminderen van toeleveringsrisico’s  verhogen van producten leveranciers/aannemerskwaliteit  beter functioneren van de inkoopfunctie en het bedrijfsproces.

Er zijn bovendien specifieke doelstellingen op de volgende gebieden: a. Goede kwaliteit tegen laagste prijs b. Duurzaamheid c. Innovatie d. Sociale criteria

3.1.5.1 G OEDE KWALITEIT TEGEN LAAGSTE PRIJS De specificaties van het in te kopen werk, de levering of de dienst bepalen voor een groot deel de hoogte van de prijs. Het is belangrijk om in de eerste fase van het inkoopproces de omvang en de kwaliteit van het werk, de levering of de dienst vast te stellen. Een programma van eisen omschrijft de kwaliteit in eisen en wensen. Wanneer er sprake is van een investeringsproject dan start na het programma van eisen de verdere projectvoorbereiding, welke uiteindelijk leidt tot een werkbeschrijving / bestek. Bij beoordeling van de offertes wordt de prijs afgezet tegen de kwaliteit. Het is ook mogelijk op laagste prijs te gunnen. Dit kan alleen indien de kwaliteit van het werk, de levering of de dienst precies en ondubbelzinnig is gespecificeerd.

3.1.5.2 D UURZAAMHEID Duurzaam inkopen is het hanteren van milieu- en sociale criteria in alle fasen van het inkoopproces zodat daadwerkelijk producten, diensten of werken geleverd worden die aan deze criteria voldoen. Dit kun je doen door:  bij marktverkenning of -consultatie te inventariseren wat de markt te bieden heeft op dit gebied en welke kosten daar aan verbonden zijn  het opnemen van duurzaamheidcriteria in het programma van eisen of in de werkbeschrijving / het bestek  het selecteren van leveranciers, aannemers of dienstverleners die voldoen aan de gestelde duurzaamheidcriteria  duurzaamheidcriteria specifiek op te nemen in het contract  te controleren of de leverancier, aannemer of dienstverlener de gemaakte duurzaamheidafspraken ook daadwerkelijk nakomt. Het uiteindelijke doel van duurzaam inkopen is het stimuleren van duurzame productie en bijdragen aan een betere wereld. De door SenterNovem opgestelde en door de minister vastgestelde criteriadocumenten zijn hierbij leidend. Bij elke aanbesteding worden de eisen uit de


15

3

Inkoopproces

criteriadocumenten zoals opgesteld door SenterNovem 1-op-1 verplicht opgenomen in de aanbestedingsdocumenten / bestekken Duurzaam wordt niet gezien als een kostenpost, maar als een kans om het kostenniveau te verlagen. Het WBL stelt jaarlijks een ‘Programma Duurzaam Inkoop’ op met daarin beschreven welke productgroepen vanaf welk moment duurzaam moeten worden ingekocht. Uitgangspunt hierbij is dat vanaf 2010 minimaal 75% duurzaam wordt ingekocht; dit percentage wordt jaarlijks geëvalueerd. Het percentage wordt berekend door het jaar-inkoopvolume van alle productgroepen waarop duurzaam is ingekocht te delen door het jaar-inkoopvolume van alle productgroepen waarvoor criteria beschikbaar zijn. Meer informatie: http://www.senternovem.nl/duurzaaminkopen/index.asp

3.1.5.3 I NNOVATIE De overheid kan door haar enorme koopkracht de Nederlandse economie een krachtige impuls geven voor de ontwikkeling van innovatieve producten, processen en diensten. Door werken, leveringen of diensten innovatiegericht in te kopen stimuleert de overheid bedrijven om te innoveren en heeft de overheid zelf profijt van de resultaten van innovatieprojecten. Innovatief aanbesteden wordt als volgt gedefinieerd: "het in meerdere mate zoeken naar en toepassen van modernere vormen van aanbesteding, met een nadruk op het streven naar meer geïntegreerde contractvormen (in discipline, tijd en omvang), die kunnen bijdragen aan een betere kwaliteit en scherpere prijscalculatie van projecten". Innovatieve contractvormen zijn:  DB - Design Build  DC - Design Construct  EC - Engineering Construct  DBM - Design Build Maintain  DBFM - Design Build Finance Maintain (vaak toegepast bij PPS)  DBFMO - Design Build Finance Maintain Operate De "D" houdt het ontwerpen in. De "B" en "C" het eigenlijke bouwen. Belangrijk is de "M" voor het onderhouden. Als dat wordt toegevoegd aan het contract is er meer grip op het aanbieden op basis van de levensduurkosten van een object (LCC). Bij PPS en PPP- Public Private Partnership - wordt vaak DBFM als contractvorm gekozen om daarmee de aanbieder risicodragend te laten participeren in het project. Ook bij het aanbesteden van leveringen en diensten is het mogelijk om te kiezen voor innovatievere vormen die kunnen bijdragen aan een betere kwaliteit en lagere integrale kosten.

3.1.5.4 S OCIALE CRITERIA Sociale criteria zijn een onderdeel van duurzaam inkopen. Denk bijvoorbeeld aan de inzet van kwetsbare groepen of productspecifieke onderwerpen (zoals gezondheid bij catering of binnenmilieu bij bouw). De criteria worden opgenomen in de technische specificatie, selectie en/of gunningcriteria bij het aanbesteden van een levering, dienst of werk.


16

3

Inkoopproces

3.2 SPECIFICEREN 3.2.1 WERKEN, LEVERINGEN, OF DIENSTEN Om te kunnen bepalen op welke wijze de opdracht moet worden aanbesteed, wordt allereerst de aard van de opdracht bepaald. Er zijn drie categorieën opdrachten: Werken, Leveringen en Diensten. Werken betreffen het geheel van bouwkundige en civieltechnische werken welke resulteren in een product dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen (definitie ontleend aan art.1 sub g BAO (Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten)). Waar het om gaat is de vraag of het eindproduct één afzonderlijk geheel vormt van bouwkundige, elektromechanische, besturingstechnische en/of civieltechnische werken waarvan het functioneren niet afhankelijk is van een ander werk. Hieronder valt de bouw van een rwzi, een kantoorgebouw, de aanleg van een rioolleiding of een gemaal. Onderhoudswerkzaamheden voor het in stand houden van het werk en verbouwingswerkzaamheden vallen ook onder Werken. In bijlage I van de Richtlijn 2004/18/EG en in bijlage 1 van het Bao staat een limitatieve lijst van werkzaamheden die onder Werken vallen. Uit de definitiebepaling kan worden afgeleid, dat een project dat resulteert in een bouwkundig of civieltechnisch geheel, als opdracht op zich in de markt kan worden gezet. Ook al zijn de te verstrekken opdrachten voor uit te voeren werken nagenoeg identiek (bijvoorbeeld de bouw van twee identieke districtskantoren of gemalen). Leveringen omvat aankoop, huur, lease en huurkoop, met of zonder koopoptie van producten. Dit zijn zaken die tastbaar zijn maar die niet onder een Werk vallen. Voor leveringen is in artikel 9 Bao een specifieke bepaling opgenomen. Uit die bepaling blijkt, dat de levering van homogene goederen (lees: homogene leveringen) weliswaar in percelen kan worden verdeeld die afzonderlijk worden gegund, maar voor het bepalen van de opdrachtwaarde wel bij elkaar moeten worden opgeteld. Omgekeerd betekent dit, dat de gelijktijdige levering van niet homogene goederen als afzonderlijke opdrachten gezien kunnen worden met ieder een eigen opdrachtwaarde. Onder Diensten vallen alle inkopen die niet onder Werken of Leveringen vallen. De regelgeving onderscheidt IIa en IIb diensten (zie Paragraaf 3.2.1.3). Hierbij geldt dat het enkele feit dat twee gescheiden opdrachten voor het verrichten van diensten binnen eenzelfde categorie vallen, niet zonder meer betekent dat het soortgelijke opdrachten betreft en de waarden van deze beide opdrachten bij elkaar moeten worden opgeteld. Deze regel is alleen van toepassing als de opdrachten inhoudelijk soortgelijk zijn. Aangezien de drempelbedragen voor de categorieën werken, leveringen, diensten verschillen, is het van belang de opdracht in één van de drie categorieën te kunnen indelen. Het onderwerp van de opdracht is daarbij bepalend. Indien sprake is van een samengestelde opdracht (bijvoorbeeld de levering van een product en aanvullende dienstverlening), dan is het onderwerp dat de grootste financiële waarde vertegenwoordigt bepalend voor de categorie waarin de opdracht moet worden ingedeeld. Voorbeeld: Het komt voor dat een inkoopopdracht onder meerdere regimes kan vallen. De inkoop van bijvoorbeeld een machine omvat ook de installatie en het onderhoud daarvan. In dat geval bereken je wat de hoogste waarde heeft, de levering of de dienst. Als de levering de hoogste waarde heeft, dan valt de opdracht onder leveringen.

3.2.1.1 G EBRUIK VAN CPV CODES Bij Europese aanbestedingen moet een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving van de opdracht worden gegeven. Om deze reden wordt gewerkt met codes van de ‘Common Procurement Vocabulary’ (CPV). De CPV is een classificatiesysteem voor overheidsopdrachten en geldt binnen de hele Europese Unie. Bij de aankondiging van een overheidsopdracht moet de aanbestedende dienst zijn opdracht coderen aan de hand van de CPV codes. Ieder product, dienst of bouwwerk is gerelateerd aan een CPV code. Doordat alle aanbestedende diensten binnen de EU dezelfde CPV codes (Bijlage 6) gebruiken, worden taalbarrières opgeheven en kan een onderneming makkelijk de overheidsopdrachten herkennen die voor hem interessant zijn.


17

3

Inkoopproces

3.2.1.2 B UNDELING BIJ LEVERINGEN EN DIENSTEN Bij overschrijding van het Europese richtlijnbedrag is voor leveringen en diensten het bundelen van homogene en soortgelijke producten resp. diensten verplicht. Beneden dit richtlijnbedrag geldt het uitgangspunt dat daar waar mogelijk en daar waar dat leidt tot schaalvoordelen, bij leveringen en diensten gestreefd wordt naar het bundelen van homogene en soortgelijke producten resp. diensten. Deze beoordeling wordt ondersteund door de rubricering en classificatie van inkoopbehoeften naar homogeen en soortgelijk overeenkomstig Bijlage 5, waarbij de indeling is afgestemd op de Europese lijst van CPV-codes. De begrippen ‘homogeen’ en ‘soortgelijk’ zijn bij Werken niet relevant omdat een werk als eindproduct één afzonderlijk geheel vormt. Klik hier als u terug wilt naar hoofdstuk 4.

3.2.1.3 II A EN II B D IENSTEN Bij de aanbesteding van Diensten bestaat een onderverdeling tussen diensten waarbij het volledige regime van de Europese aanbestedingsrichtlijnen van toepassing is (IIa) en diensten waarbij slechts een zeer beperkt gedeelte van de Europese aanbestedingsrichtlijnen (IIb) van toepassing is. De IIb diensten zijn aangemerkt als diensten die geen bijdrage leveren aan de eenwording van de Europese markt omdat de diensten door nationale dienstverleners (moeten) worden uitgevoerd. Zo zijn ondermeer juridische diensten IIb diensten. De onderverdeling is neergelegd in de richtlijn zelf en is uitgewerkt in Bijlage 2 (ontleend aan bijlage 2 van het Bao). In deze bijlagen zijn verschillende categorieën van diensten opgesomd. De op 15 september 2008 gewijzigde lijst met CPV codes geeft een onderverdeling die is vermeld in Bijlage 6. Bij IIb-diensten met een waarde boven het Europese drempelbedrag geldt het beperkte regime van de Richtlijn 2004/18/EG. Indien het WBL vaststelt dat er geen sprake is van een grensoverschrijdend belang, dan draagt het WBL zorg voor een passende mate van concurrentie, non-discriminatoire technische specificaties in werkbeschrijving / bestek en wordt alleen de aankondiging van gunning van de opdracht in het Publicatieblad van de EG geplaatst. Een passende mate van concurrentie is het opvragen van offertes bij minimaal drie ondernemingen. Wanneer er sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang, d.w.z. door het WBL wordt vastgesteld dat de opdracht relevant is voor Europese ondernemingen, dan wordt de opdracht op een passende wijze vooraf bekendgemaakt. Passend is publicatie van de opdracht op de website: www.aanbestedingskalender.nl. Er is bij het vaststellen van de regelgrenzen aangenomen dat er voor IIb-diensten tot € 250.000 geen sprake is van een grensoverschrijdend belang. Bij IIb diensten boven het EU-drempelbedrag (€ 206.000) is het verplicht om de gunning te publiceren en de algemene regels van het EU verdrag en de regels van technische specificatie in acht te nemen. Is er tevens sprake van een grensoverschrijdend belang (te beoordelen bij bedragen vanaf € 250.000) dan dient enige mate van transparantie te worden betracht, door de aanbesteding vooraf bekend te maken.

3.2.2 TOTALE WAARDE VAN DE OPDRACHT Nadat het onderwerp van de opdracht is vastgesteld, moet de totale waarde van de opdracht worden geraamd. Het doel van het vaststellen van de raming is: 1. Door het opstellen van de raming kan worden bepaald of er voldoende middelen beschikbaar zijn (gesteld). 2. Door het opstellen van een raming kan worden bepaald welke aanbestedingsvorm gekozen en uitgevoerd dient te worden en welke aanbestedingsprocedure gevolgd zal worden. 3. Door het opstellen van een raming kan een vergelijking worden gemaakt met de inschrijvingsbedragen van de gegadigden. De financiële omvang (de waarde) van de opdracht wordt als volgt berekend: Bij een éénmalige opdracht komt deze overeen met de totale waarde van die opdracht. Bij een overeenkomst voor langere duur wordt de looptijd van de overeenkomst (in jaren) vermenigvuldigd met de reëel geschatte opdrachtwaarde per jaar. Indien u overweegt één of Handboek Inkoop en aanbesteding Waterschapsbedrijf Limburg Versie 1 – 11-11-2009

18

Inkoopproces

3

-

meerdere optie-jaren in de overeenkomst op te nemen dienen deze optiejaren bij de gehele looptijd van de overeenkomst te worden meegerekend. Voor Europese aanbesteding geldt hierbij een maximum van 4 jaar. Vervolgkosten; brengt de aankoop vervolgkosten met zich mee? Bijvoorbeeld kosten voor instructie van personeel, aanpassingen aan ICT-hardware of schoonmaakkosten, etc. Zo ja, dan dienen deze te worden meegenomen bij het bepalen van de financiële omvang van de opdracht.

Het kiezen van een aanbestedingsprocedure die pas verplicht is bij een hogere opdrachtwaarde is altijd toegestaan. Bij het bepalen van de totale (geraamde) waarde moeten de volgende randvoorwaarden in acht worden genomen:  De volledige omvang van de behoefte van het WBL moet worden bepaald;  Een opdracht mag niet in kleinere opdrachten worden gesplitst met het doel de opdracht aan de toepassing van de richtlijn te onttrekken.  Voor opdrachten die met een zekere regelmaat worden verstrekt, is het jaarlijks volume maatgevend voor het al dan niet overschrijden van de drempelwaarde. Wordt ook de Europese drempelwaarde overschreden (gekeken over een periode van 4 jaar) dan moet er steeds Europees worden aanbesteed.  De waarde moet worden geraamd naar de waarde op het tijdstip van verzending van de aankondiging of indien een aankondiging niet is vereist op het tijdstip waarop de (offerte-) procedure van gunning van de opdracht wordt ingeleid;  Voor (raam-)overeenkomsten met een bepaalde duur dient de waarde van de totale overeenkomst, inclusief eventuele optionele verlengingsperioden, te worden geschat.  Voor overeenkomsten met een looptijd o die niet kan worden bepaald o van onbepaalde duur o of een langere looptijd dan 48 maanden geldt een periode van 48 maanden als berekeningsgrondslag voor het bepalen van de waarde van de overeenkomst.  De opdracht mag niet in tijd worden beperkt: een optie tot verlenging moet worden meegenomen in de raming. Ook moet bij de eerste opdracht rekening worden gehouden met vervolgopdrachten. Dus bij een contract met een looptijd van 3 jaar en een optie tot verlengen van twee keer één jaar, is de opdrachtwaarde 5 keer de jaaromzet;  Alle percelen van de opdracht moeten worden opgeteld.  De vorm waarin de levering plaatsvindt (koop, huur, lease enz.) is niet van invloed op de toepasselijkheid van de richtlijnen. Het bovenstaande kan als volgt in een handzaam schema worden weergegeven: Leveringen en diensten looptijd Vaste looptijd van 12 maanden of minder Bepaalde duur met een looptijd van meer dan 12 maanden Overeenkomsten van onbepaalde tijd of waarvan de looptijd niet kan worden bepaald Opdrachten die een zekere regelmaat vertonen of die bestemd zijn gedurende een bepaalde periode te worden vernieuwd

waardebepaling Totale geraamde waarde voor de gehele looptijd van de overeenkomst incl. de waarde van eventuele opties Totale geraamde waarde voor de gehele looptijd van de overeenkomst incl. de waarde van eventuele opties Het maandelijkse bedrag vermenigvuldigd met 48 (is 4 jaar) Het werkelijke totale bedrag van alle tijdens het voorgaande boekjaar of tijdens voorafgaande 12 maanden hiervoor gesloten overeenkomsten

Werken De opdrachtwaarde bestaat uit de geraamde kosten voor het totale werk incl. de waarde van de voor de uitvoering van het werk noodzakelijke goederen. De voorgaande informatie is zeker niet uitputtend. Er zijn een flink aantal uitzonderingen en randvoorwaarden. Voor deze en meer specifieke berekeningen (bijvoorbeeld bepaalde looptijd,


19

3

Inkoopproces

regelmatig voorkomende diensten, homogene goederen, verzekeringsdiensten, etc.) verwijzen we naar de nader uitgewerkte regels in de aanbestedingsrichtlijnen (bijvoorbeeld artikel 9 van 2004/18EG). De inkoop-/aanbestedingadviseur kan u in geval van twijfel met betrekking tot een aankoop die mogelijk onder deze richtlijnen valt, verder inlichten en begeleiden.

3.2.2.1 S PLITSEN VAN OPDRACHTEN Om vast te stellen of voor een bepaalde aanschaf of een serie van aankopen het drempelbedrag overschreden wordt, zijn regels opgesteld. De belangrijkste regel staat in art. 9 lid 4 Bao: het verbod van splitsing van opdrachten om onder de aanbestedingsregels uit te komen. Eén van de onderdelen die in de praktijk problemen oplevert, is de vaststelling of werken, producten en/of diensten die ingekocht worden, als één geheel moeten worden gezien of als losse onderdelen. Uitgangspunten zijn:  niet splitsen om onder de regelgeving uit te komen;  identieke producten of diensten mogen niet gesplitst worden;  producten en diensten die bij elkaar horen, zoals de levering van een telefooncentrale - met het onderhoud daarvan, moeten samengenomen worden. Het WBL is één entiteit. Binnen die entiteit mogen geen opdrachten worden gesplitst om de Openbare of Europese aanbesteding niet te hoeven toepassen. Wanneer er twijfel bestaat of de inkoop/aanbesteding net boven of net onder een drempelwaarde valt, geldt dat gekozen wordt voor de aanbestedingsvariant behorende bij ‘boven de drempelwaarde’. Dit om objectiviteit, transparantie en non-discriminatie te waarborgen. Uitgangspunt is dat de voorbereiding van elke aanbesteding op tijd moet worden gestart.

3.2.3 DREMPELBEDRAGEN Het WBL hanteert de aanbestedingsprocedure.

volgende

Bedragen zijn exclusief BTW

drempelbedragen

bij

Raming werk of 2b dienst € 0 - € 50.000

Enkelvoudig onderhands

de

keuze

voor

een

inkoop-

of

Raming levering of 2a dienst € 0 - € 15.000

Meervoudig onderhands

€ 50.000 - € 250.000

€ 15.000 - € 206.000

Nationaal

€ 250.000 - € 5.150.000

n.v.t.

Europees

vanaf € 5.150.000

vanaf € 206.000

Zie ook de Mandaatbesluiten voor de tekeningbevoegdheid. * De drempelbedragen worden iedere twee jaar in Europees verband vastgesteld aan de hand van de gemiddelde dagwaarde van de euro. De vermelde drempelbedragen gelden voor de periode 20082009. Klik hier als u terug wilt naar hoofdstuk 4 (Stappenplan Professionele Inkoop).

3.2.4 SPECIFICEREN VAN DE VRAAG Een specificatie is een omschrijving van eigenschappen waaraan de inhoud van offerte moet voldoen. Je hebt de mogelijkheid van een technische specificatie (de technische eisen aan het product) of een functionele specificatie (welk gebruiksdoel of prestatie levert het product). Technische specificaties


20

3

Inkoopproces

Een precieze omschrijving van het werk of het te leveren product is traditioneel de manier waarop werken en producten worden ingekocht. Het maken van gedetailleerde specificaties kost tijd. Daar staat tegenover dat het beoordelen van de inschrijvingen eenvoudiger is. Men beoordeelt in welke mate de inschrijving voldoet en welke prijs geboden wordt. Technisch specificaties lenen zich goed voor gunning op de laagste prijs. Functionele specificaties Een aanbestedende dienst die meer gebruik wil maken van de kennis en ervaring van de marktpartijen, gebruikt functionele specificaties. Hierbij beschrijft de aanbestedende dienst bijvoorbeeld wat het gebruiksdoel is van werk of product of wat het beoogde resultaat is van de dienst. De inschrijver beschrijft hoe het resultaat bereikt wordt en geeft hier een prijs voor af. Het beoordelen van dergelijke inschrijvingen kost veel tijd. Een beoordelingskader is noodzakelijk om de beoordelingen zo vergelijkbaar mogelijk te maken. In de praktijk wordt vaak een combinatie van functioneel en technisch specificeren gebruikt. Programma van eisen / Werkbeschrijving / Bestek Een goed programma van eisen/werkbeschrijving / bestek geeft gegadigden een goed beeld van de eisen die de opdrachtgever aan de leverancier/aannemer en aan de te leveren prestaties stelt. Daarnaast bevat het alle informatie die nodig is om de gegadigde in staat te stellen een zo goed mogelijke aanbieding te doen. Alle partijen moeten over dezelfde informatie beschikken. Het is mogelijk dat de zittende leverancier/aannemer over meer informatie beschikt omdat deze nu eenmaal bekend is met de aanbestedende dienst. Het is belangrijk deze kennisvoorsprong te verkleinen. Dit voorkomt bevoordeling van de zittende ondernemer.

3.3 SELECTEREN Voordat leveranciers/aannemers worden uitgenodigd om een offerte uit te brengen, moet worden vastgesteld bij welke leveranciers/aannemers deze offertes worden aangevraagd. Moeten dat altijd bekende leveranciers/aannemers zijn of moet het leveranciers/aannemersbestand (bij te houden op een separate lijst) af en toe worden ververst met een nieuwe leverancier/aannemer? En hoeveel leveranciers/aannemers worden met een offerteaanvraag (zie modelbrief volgens Bijlage 10.2) benaderd? Ook moet tijdens deze fase een offerteaanvraag worden opgesteld met alle relevante informatie over de behoefte en de juiste vragen aan de leveranciers/aannemers, gebaseerd op het programma van eisen/ werkbeschrijving/ bestek. Tijdens de specificatiefase en de selectiefase kan de meeste invloed op de integrale kosten worden uitgeoefend. Bij het selecteren van een leverancier/aannemer is de aanbestedende dienst gehouden aan de algemene beginselen van aanbestedingsrecht: objectiviteit, transparantie en non-discriminatie (gelijke behandeling),. De aanbestedende dienst selecteert leveranciers/aannemers op basis van de selectiecriteria die in de offerteaanvraag (bestek) staan. Hierbij gaat het om de geschiktheid van de leverancier/aannemer (bijvoorbeeld vestigingsplaats, financiële draagkracht, referenties).

3.3.1 INZICHT IN DE MARKT (MARKTVERKENNING) Een goede voorbereiding van de aanbesteding levert tijdwinst op in het verdere traject. Het is van belang in de voorbereiding vast te stellen  wat de inkoopbehoefte is (voor nu en in de toekomst)  hoe de markt er uit ziet  wat de verwachtingen zijn ten aanzien van het inkoopresultaat  of er bepaalde ideeën of randvoorwaarden ten aanzien van de contracten zijn  of er in percelen zal worden ingekocht en zo ja, welke verdeling dan gehanteerd wordt  welke eventuele afhankelijkheden en/of afhankelijke projecten er zijn  welke contacten er al zijn geweest met marktpartijen  of er acties zijn geweest van een medewerker binnen de aanbestedende dienst, zoals gesprekken met potentiële inschrijvers. Deze kunnen namelijk impact hebben in het vervolgtraject.


21

3

Inkoopproces

In het voortraject wordt op basis van vorenstaande punten geïnventariseerd wat er ingekocht wordt en op welke wijze (o.a. procedure, percelen, te hanteren geschiktheideisen, selectieen gunningcriteria, specifieke voorwaarden). Een risico-inschatting hoort hier ook bij. Diverse medewerkers leveren vanuit hun eigen specialisatie een bijdrage aan de inventarisatie. Op basis van de inventarisatie stelt men een aanbestedingsstrategie op. Enkele methoden om inzicht te krijgen in de markt zijn: 1. Marktanalyse Een methode voor het opstellen van specificaties is een marktverkenning of marktonderzoek. Doel van deze analyse is ondermeer om vast te stellen, wat de markt kan bieden, of er voldoende aanbieders zijn, en/of de gestelde specificaties haalbaar zijn. Een voorbeeld van marktanalyse is desk research (bijvoorbeeld via internet). In bijlage 3 is een standaard formulier opgenomen voor het registreren van een marktonderzoek. Het is niet altijd mogelijk om specificaties te maken op basis van een marktanalyse. Bijvoorbeeld omdat hetgeen dat ingekocht wordt nieuw is, of omdat het niet mogelijk is een prijs vast te stellen. In dat geval kan de aanbestedende dienst één van de volgende manieren gebruiken om de eisen en wensen helder te krijgen of een budget vast te stellen: 2. Marktconsultatie Een andere mogelijkheid is het uitvoeren van een marktconsultatie. Marktconsultatie is het toetsen van oplossingsrichtingen en ideeën bij marktpartijen in een fase waarin deze informatie nog gebruikt kan worden bij het opstellen van de specificaties. Het beoogt de kwaliteiten, kennis en ervaring van marktpartijen te benutten voor de verdere uitwerking van een idee. Marktconsultatie vindt plaats voorafgaand aan een aanbestedingsprocedure en is wederzijds vrijblijvend, met volledige openbaarheid en zonder verplichtingen. Bij het uitvoeren van een marktconsultatie staat de gelijke behandeling voorop; een leverancier/aannemer mag door de marktconsultatie niet een betere positie krijgen dan de overige leveranciers/aannemers. Dit gelijkheidsbeginsel houdt in dat reacties van de leveranciers/aannemers open staan voor de andere deelnemers aan de consultatieprocedure, behalve als het om bedrijfsgeheimen gaat. Als de leverancier/aannemer aangeeft dat het om bedrijfsgeheimen gaat, moet de aanbestedende dienst deze geheim houden. Met de resultaten van de consultatie maakt de aanbestedende dienst een werkbeschrijving / bestek en zet dat op de markt via een (Europese) aanbesteding. 3. Technische dialoog Een technische dialoog is het toetsen van uitgewerkte specificaties, eisen en criteria aan de markt. Deze dialoog wordt toegepast in situaties waarin de aanbestedende dienst nog onzeker is over zijn formuleringen en nog geen aankondiging heeft gedaan. Het is als het ware de opvolging van de marktconsultatie in termen van uitwerking en detaillering. Een technische dialoog is een bruikbaar instrument bij complexe en/of innovatieve producten. Als het niet mogelijk is om een goede inventarisatie te maken door gebrek aan kennis van de markt of van het werk, de levering of de dienst, is het mogelijk een externe deskundige in te schakelen. De deskundige moet voldoende onafhankelijk zijn.

3.3.2 GESCHIKTHEIDEISEN, UITSLUITINGGRONDEN EN SELECTIE‐ EN GUNNINGCRITERIA Geschiktheideisen, uitsluitinggronden en selectiecriteria hebben betrekking op de beoordeling en selectie van gegadigden en inschrijvers. In de praktijk worden deze begrippen nog al eens door elkaar gebruikt, zeker geschiktheideisen en selectiecriteria. Hier wordt de strikte scheiding tussen geschiktheideisen en selectiecriteria gebruikt die in de nieuwe aanbestedingswet wordt doorgevoerd.


22

3

Inkoopproces

Met geschiktheideisen toetst een aanbesteder of een gegadigde of inschrijver geschikt is om de opdracht uit te voeren. Er kunnen eisen gesteld worden om het financieel en economisch draagvlak en de technische en beroepsbekwaamheid te toetsen. Een gegadigde of inschrijver moet tenminste voldoen om deel te mogen nemen aan de verdere procedure. Uitsluitinggronden zijn bedoeld om niet integere bedrijven uit te sluiten. Bedrijven die bijvoorbeeld een ambtenaar hebben omgekocht moeten uitgesloten worden. Maar ook kan een bedrijf dat zijn belastingen niet betaald heeft van verdere deelname aan de procedure uitgesloten worden (zie voor de precieze invulling paragraaf 3.4.1.1). Selectiecriteria zijn criteria die gebruikt worden om het aantal geschikte gegadigden, die dus voldoen aan geschiktheideisen, te beperken tot een vooraf bepaald aantal. Selectiecriteria liggen in het verlengde van geschiktheideisen, zoals grootte of omvang van de gegadigde, kwaliteit of omvang van referenties, et cetera. Voor het gunnen van opdrachten heeft de aanbestedende dienst de keus uit twee gunningcriteria: de laagste prijs of de economische meest voordelige inschrijving (EMVI). a. de laagste prijs: Bij het gunningcriterium "de laagste prijs" bestaat er maar één criterium en dat is de laagste aanbiedingsprijs. b. de economische meest voordelige inschrijving (EMVI): Bij het gunningcriterium EMVI wordt de keus bepaald op grond van een weging van de scores die zijn gekregen op meerdere subgunningcriteria. Subgunningcriteria betreffen aspecten zoals kwaliteit, betrouwbaarheid, inpasbaarheid in de organisatie (bij inhuur), duurzaamheid, technische waarde, esthetische of functionele kenmerken, milieukenmerken, gebruikskosten, rentabiliteit, risico, klantenservice, technische bijstand, datum van levering en de termijn voor levering of uitvoering. De wegingsfactoren moeten vooraf bekend gemaakt worden zodat potentiële inschrijvers precies zien aan welke aspecten de aanbestedende dienst veel waarde hecht. Bij gunning alleen op prijs wordt er van uit gegaan dat alle kwalitatieve zaken aan elkaar gelijk zijn of in elk geval voldoen aan de minimale eisen. Bij gunning op economisch meest voordelige inschrijving spelen naast prijs ook andere zaken een rol. In dat geval dienen de criteria al gelijk in werkbeschrijving / bestek te worden opgenomen, dienen deze éénduidig interpretabel te zijn en dient vooraf duidelijk te zijn of de gekozen criteria even zwaar wegen en zo neen, dan dient de wegingsfactor per criterium vooraf bekend gemaakt te worden. Daarbij mogen ze niet gedurende de gunningprocedure worden gewijzigd. Klik hier indien u terug wilt naar paragraaf 3.4.1.3.

3.3.3 SELECTEREN VAN EEN GEGADIGDE In de niet-openbare procedure (nationaal of Europees) wordt eerst de geschiktheid van een gegadigde getoetst met geschiktheideisen. Geschiktheideisen bepalen of een ondernemer in staat is om het werk, de levering of de dienst uit te voeren. Deze eisen zijn te beschouwen als minimumeisen. Voldoet de gegadigde niet aan deze eisen dan komt hij niet voor selectie in aanmerking. Er zijn drie soorten eisen om de geschiktheid van de gegadigde te toetsen: 1. de persoonlijke situatie van een ondernemer (inschrijving beroepsregister / handelsregister); 2. de economische en financiële draagkracht van een ondernemer; 3. de vakbekwaamheid (aantonen bijv. middels referenties). Daarna selecteert de aanbesteder uit de geschikte gegadigden een aantal gegadigden op basis van selectiecriteria. Zij worden vervolgens uitgenodigd om in te schrijven. Het aantal dat geselecteerd moet worden is meestal minimaal 5. De gegadigden worden hierover geïnformeerd via een brief. Voor de procedure voor degenen die niet zijn geselecteerd wordt verwezen naar paragraaf 3.4.1.6. Een aanbestedende dienst kan ook beslissen, mits vooraf aangekondigd, om alle geschikte gegadigden uit te nodigen of met loting het aantal te beperken. Dan hanteert de dienst geen selectiecriteria.


23

3

Inkoopproces

3.3.4 AANVRAGEN VAN OFFERTES In een offerte aanvraag staat alle informatie die nodig is om inschrijvers een zo goed mogelijk beeld te geven van de inkoopbehoefte resp. van het te realiseren werk. Het betreft zowel eisen en wensen aan de leverancier/aannemer als aan het te leveren product. Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding nodigt de aanbestedende dienst een aantal leveranciers/aannemers uit om een aanbieding te doen. Bij een nationale of Europese aanbesteding wordt de opdracht openbaar gepubliceerd en is het afwachten welke en hoeveel inschrijvers een inschrijving indienen of, in het geval van een niet-openbare procedure, gegadigden zich aanmelden.

3.3.4.1 A ANKONDIGING / PUBLICATIE De aanbesteding start officieel met het uitnodigen van gegadigden of het verzenden van een ingevulde aankondiging via de aanbestedingskalender: www.aanbestedingskalender.nl. De officiële Europese aanbestedingsprocedure start met de publicatie van een aankondiging in het Publicatieblad van de Europese Unie via www.ted.europa.eu. De afkorting “TED” staat voor Tenders Electronic Daily. In Nederland kan via www.aanbestedingskalender.nl op eenvoudige wijze een aankondiging worden aangemaakt en zowel nationaal als direct op TED worden gepubliceerd. Voor de aankondiging bestaan door de EU voorgeschreven modellen die gehanteerd moeten worden. Zij staan op deze websites. Via aanbestedingskalender zijn ook aanbestedingsdocumenten toe te voegen aan de publicatie. Geïnteresseerde leveranciers/aannemers kunnen deze stukken (indien aanwezig) direct downloaden. Dit scheelt zowel de leverancier/aannemer als de aanbestedende dienst veel tijd. De aankondiging is een samenvatting van de aanbesteding. Eventueel te hanteren minimumeisen worden opgenomen in de aankondiging. Nadat de aankondiging is verzonden kunnen geen grote wijzigingen worden doorgevoerd in de aanbesteding. Een wijziging in de (eisen van een) aanbesteding die de kring van inschrijvers kan vergroten of verkleinen houdt in dat een nieuwe aanbesteding gestart moet worden, met inachtneming van de minimum wachttermijnen. Een dergelijke wijziging heet een “substantiële” wijziging. De door de aanbestedingsregelgeving voorgeschreven termijnen beginnen te lopen vanaf de dag van verzending van de aankondiging (de dag van verzending is te rekenen als dag 0). De termijnen verschillen enigszins per procedure. Wanneer de aankondiging elektronisch verstuurd is, dan mag de termijn van inschrijving bij EG aanbestedingen met zeven dagen bekort worden. Wanneer ook de aanbestedingsstukken elektronisch beschikbaar zijn dan mag bij EG aanbestedingen nog een extra korting van vijf dagen op de termijn toegepast worden. Bij Nationale aanbestedingen zijn deze termijnverkortingen respectievelijk vier dagen bij het elektronisch versturen en ook vijf dagen wanneer de aanbestedingsstukken elektronisch beschikbaar zijn. Zie ook Termijnen bij openbare Europese en Nationale procedure en Termijnen bij niet-openbare Europese en Nationale procedure.

3.3.4.2 W ERKBESCHRIJVING / BESTEK In werkbeschrijving / bestek en de bekendmaking staan alle gegevens die van belang zijn voor de inschrijver. Zoals de behoefteomschrijving, aan welke voorwaarden inschrijvingen c.q. offertes moeten voldoen en welke procedurevoorschriften worden gehanteerd. In artikel 23 Bao betreffende Technische specificaties, staat vermeld onder lid 2: “De technische specificaties bieden de inschrijvers gelijke toegang en leiden niet tot ongerechtvaardigde belemmeringen in de mededinging voor de openstelling van overheidsopdrachten.” Vervolgens staat in lid 3 vermeld hoe een aanbestedende dienst de technische specificaties mag formuleren. In lid 11 staat vermeld dat een aanbestedende dienst geen melding mag maken van een bepaald fabricaat, e.d. In lid 12 wordt vermeld wanneer dit toch mag en hoe dit dan moet geschieden. In de Europese richtlijn ‘Werken’ is in artikel 10 lid 6 aangegeven dat het de lidstaten verboden is in contractclausules die voor een bepaalde opdracht gelden, technische specificaties op te nemen, die producten van een bepaald fabricaat of van een bepaalde herkomst dan wel bijzondere werkwijzen vermelden, waardoor bepaalde ondernemingen worden begunstigd of uitgeschakeld. Het is met name verboden merken, octrooien of typen, of een bepaalde oorsprong of productie aan te duiden. Handboek Inkoop en aanbesteding Waterschapsbedrijf Limburg Versie 1 – 11-11-2009

24

3

Inkoopproces

Het vermelden van een merknaam bij het specificeren van een aanbesteding is dus niet toegestaan. Alleen als het gewenste product op geen enkele manier objectief te beschrijven is, mag een naam genoemd worden, altijd met de toevoeging ‘of daarmee overeenstemmend’. Het idee achter de regels is dat een omschrijving mogelijke alternatieven (leveranciers/aannemers of producten) niet mag uitsluiten. Het kan natuurlijk zo zijn dat er geen alternatief product voorhanden is, maar de vraag of dat werkelijk het geval is wordt in principe door de markt beantwoord. De aanbesteding vindt plaats bij inschrijving. De inschrijving kan betrekking hebben op het hele werk of een gedeelte daarvan (percelen). De leveranciers/aannemers dienen hiervoor het inschrijvingsbiljet te gebruiken. Bij het inschrijvingsbiljet dient indien van toepassing tevens als bijlage de staat der verrekenprijzen te worden toegevoegd. Indien de aanbesteder het gunningcriterium van de economisch meest voordelige inschrijving hanteert, vermeldt de aanbesteder de informatie in werkbeschrijving / bestek tenzij deze informatie in de aankondiging is vermeld. Om de wettelijke termijnen van bezwaar op grond van artikel 55 Bao tot uitvoering te brengen, zonder dat dit conflicten geeft met de gestanddoening van een aanbieding, dient een besteksbepaling in werkbeschrijving / bestek te worden opgenomen. Klik hier indien u terug wilt naar paragraaf 3.3.

3.3.4.3 E IGEN VERKLARING ( BIJ NATIONALE / E UROPESE PROCEDURE ) Om de administratieve lasten van bedrijven te verlagen vragen aanbestedende diensten vaak een Eigen Verklaring van gegadigden of inschrijvers. De Eigen Verklaring kan informatie bevatten over uitsluiting, economische en financiële draagkracht, technische en beroepsbekwaamheid en beroepsbevoegdheid. Indien een aanbestedende dienst een Eigen Verklaring toestaat of wenst te gebruiken moet dat duidelijk worden aangegeven in de aanbestedingsstukken. Ook moet aangegeven worden wanneer en binnen welke tijd gegadigden of inschrijvers bewijsstukken moeten inleveren.

3.3.4.4 A LGEMENE I NKOOPVOORWAARDEN ( VOOR LEVERINGEN EN DIENSTEN ) Bij iedere inkoop van leveringen en diensten worden in beginsel de inkoopvoorwaarden van het WBL van toepassing verklaard (zie bijlage 4a voor leveringen en bijlage 4b voor diensten) en/of wordt een (concept)contract opgesteld. Voor inkopen waarvoor in de branche gebruikelijke algemene voorwaarden correct zijn gedeponeerd en redelijk zijn, kan besloten worden om in te stemmen met de toepasselijkheid daarvan. Uitzonderingen op deze regel dienen te allen tijde juridisch te worden getoetst. Aangezien de contractvoorwaarden de kaders scheppen waarbinnen een opdracht moet worden uitgevoerd, is het belangrijk dat deze voorwaarden in werkbeschrijving / bestek kenbaar worden gemaakt, door toevoeging van een conceptcontract. Indien de aard en complexiteit in termen van onder meer risicoverdeling en leveringsvoorwaarden van de opdracht het toelaat, kan worden volstaan met toevoeging van en verwijzing naar de ‘Algemene Inkoopvoorwaarden’ van het WBL. Bij een schriftelijke offerteaanvraag bij nieuwe leveranciers/aannemers dient een exemplaar meegezonden te worden. Indien een overeenkomst tot stand komt door een mondelinge (telefonische) offerteaanvraag bij een nieuwe leverancier/aannemer dienen de voorwaarden genoemd te worden en vervolgens aan de schriftelijke bevestiging van de overeenkomst te worden toegevoegd. Het is aan te bevelen om inschrijvers de mogelijkheid te geven om te reageren op het concept contract en/of op de algemene inkoopvoorwaarden, bij voorkeur tijdens de periode waarin vragen gesteld kunnen worden over werkbeschrijving / bestek. Het definitieve concept contract en/of de aangepaste algemene inkoopvoorwaarden kunnen dan tegelijk met de nota van inlichtingen aan geïnteresseerden worden verstuurd, met daarin eventuele suggesties of opmerkingen van de geïnteresseerden verwerkt. Op die manier wordt voorkomen dat er voorwaarden worden gesteld waar de markt niet aan kan voldoen. Het conceptcontract of eventuele aanpassingen op de algemene inkoopvoorwaarden dienen altijd vóór plaatsing van de aankondiging juridisch getoetst te worden. Handboek Inkoop en aanbesteding Waterschapsbedrijf Limburg Versie 1 – 11-11-2009

25

3

Inkoopproces

Ook eventuele aanpassingen naar aanleiding van opmerkingen en suggesties van geïnteresseerden in de vragenronde dienen te allen tijde getoetst te worden. Werken: Op werken zijn de ‘Algemene Inkoopvoorwaarden’ van het WBL niet van toepassing. Bij werken wordt gebruik gemaakt van de ARW 2005.

3.4 CONTRACTEREN 3.4.1 BEOORDELEN EN GUNNEN Nadat de geschikte leveranciers/aannemers zijn geselecteerd, worden de inschrijvingen beoordeeld aan de hand van de gunningcriteria waaraan het werk, het product of de dienst moet voldoen. De inschrijvingen dienen allen op eenzelfde wijze te worden beoordeeld, zodat de gunning correct plaatsvindt en afgewezen leveranciers/aannemers duidelijk gemotiveerd weten waarom ze zijn afgewezen. De eindscores worden bekend gemaakt, zowel aan de afgewezen inschrijvers als aan de inschrijver aan wie het WBL voornemens is de opdracht te gunnen. Onderdeel van de schriftelijke berichtgeving aan de afgewezen inschrijvers vormt de score van de afgewezen ondernemer op de criteria volgens de EMVImethode, waarbij een vergelijking wordt gemaakt met de inschrijver aan wie het WBL voornemens te gunnen omdat aan deze de hoogste score is toegekend (voor modelbrief afwijzing zie Bijlage 10.5). Een voorbeeld van een berekeningsmethode is weergegeven in bijlage 9 (gunningscriteria). De gegevens dienen in een Proces-verbaal van gunning te worden vastgelegd (niet vereist bij de enkelvoudig onderhandse procedure). De aanbestedende dienst mag, bij meerdere inschrijvingen, pas gunnen na een wachttermijn van 15 dagen na verzending per aangetekende post van de mededeling van de gunningbeslissing (Alcateltermijn). Bij schriftelijke kennisgeving van de acceptatie van de afwijzing door betrokkenen, kan een kortere termijn worden betracht. De mededeling van de gunningbeslissing dient in ieder geval ook per fax en elektronische post te worden verzonden.

3.4.1.1 U ITSLUITEN De overheid wil alleen met integere bedrijven zaken doen. Om bedrijven uit te sluiten die niet integer zijn, beschikt een aanbestedende dienst over verschillende instrumenten. De wettelijke basis voor uitsluiting ligt in de Europese aanbestedingsrichtlijnen en dus ook in het Bao. Het Bao kent, in artikel 45, twee typen uitsluitinggronden: verplichte en facultatieve uitsluiting. Verplichte uitsluiting De verplichte uitsluitinggronden zijn precies omschreven in het Bao. Het gaat namelijk om een onherroepelijk veroordeling van een van de volgende delicten: a. deelname criminele organisaties b. omkoping van een ambtenaar c. valsheid in geschrifte d. fraude met EG subsidie e. omkoping van anderen dan ambtenaren f. witwassen Als de aanbestedende dienst weet dat de gegadigde of inschrijver voor een van deze delicten onherroepelijk is veroordeeld dan moet de aanbestedende dienst hem uitsluiten. Daarom moet de aanbestedende dienst in alle gevallen aan de gegadigde of inschrijver vragen of deze onherroepelijke veroordeeld is voor een van deze vergrijpen. Facultatieve uitsluiting Daarnaast mag de aanbestedende dienst de facultatieve uitsluitinggronden toepassen. Het gaat om zeven specifiek benoemde gronden, te weten a. faillissement Handboek Inkoop en aanbesteding Waterschapsbedrijf Limburg Versie 1 – 11-11-2009

26

3

Inkoopproces

b. c. d. e. f. g.

faillissement aangevraagd onherroepelijke veroordeeld voor een delict in strijd met beroepsgedragsregels ernstige beroepsfout sociale zekerheidsbijdragen niet betaald belastingen niet betaald het afgeven van valse verklaringen.

Dit zijn gronden waarop uitsluiting mogelijk is. Indien men deze gronden wil toepassen, dient dit duidelijk in de aanbestedingsstukken te staan. Naar aanleiding van de Parlementaire Enquête Bouwnijverheid toetst de rijksoverheid zelf sinds 2004 bij Europese aanbestedingen van opdrachten in de sectoren bouw, milieu en ICT ondernemers altijd op de facultatieve uitsluitinggronden. Gesloten stelsel van uitsluitinggronden Een aanbestedende dienst mag geen andere uitsluitinggronden bedenken of toepassen dan die in het Bao staan. Het stelsel van uitsluitinggronden is gesloten. Bewijsvoering De aanbestedende dienst kan van de gegadigde of inschrijver verlangen dat hij direct bij aanmelding of inschrijving bewijzen meestuurt dat de uitsluitinggronden niet op hem van toepassing zijn. Gebruikelijker is om eerst een eigen verklaring te vragen. Hierin verklaart de gegadigde of inschrijver dat de toegepaste uitsluitinggronden niet op hem van toepassing zijn. Pas bij de selectie of gunning vraagt de aanbestedende dienst dan naar bewijzen. Meestal moet een gegadigde of inschrijver daarna de bewijzen kunnen leveren binnen een bepaalde tijd, gewoonlijk zeven dagen. Voor de verschillende uitsluitinggronden zijn er verschillende bewijzen, zoals een verklaring van de belastingdienst of van de rechtbank. Voor de verplichte uitsluitinggronden en de hierboven genoemde facultatieve c en d gronden is een belangrijk bewijs de Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Eenvoudig te herstellen fouten Fouten zijn menselijk en zo ook bij aanbestedingen. Bestudering van de rechtspraak uit het verleden laat zien dat fouten, die gemaakt worden door de inschrijvende partij, bij een aanbesteding vaak leiden tot uitsluiting van verdere deelneming en daarmee dus zwaar werden bestraft. Een aanbestedingsprocedure dient transparant en voor iedereen gelijk te verlopen. Dat betekent dat fouten in de inschrijfdocumenten van inschrijvers in beginsel niet voor herstel in aanmerking komen. Het zou immers zo kunnen zijn dat een inschrijver, die kennis heeft genomen van de andere inschrijvingen, zijn inschrijving desgewenst aanpast en daarmee alsnog de opdracht in de wacht sleept. Dat kan en mag natuurlijk niet. Desalniettemin zijn er ook fouten denkbaar die zich voor herstel lenen, maar die in beginsel niet de mededinging raken. Anders gezegd: met het herstellen van een dergelijke fout zal een inschrijver niet alsnog de opdracht in de wacht kunnen slepen. Gedacht moet dan worden aan het ontbreken van een handtekening onder bijvoorbeeld een accountantsverklaring. Het ARW 2005 kent een soepeler opstelling. Het ARW 2005 kent een expliciete bepaling waar het gaat om ontbrekende stukken bij de inschrijving. Zo bepaalt artikel 2.14.4 van het ARW 2005 dat in het geval sprake is van een gebrek dat eenvoudig te herstellen is, de aanbesteder de betrokken aannemer in de gelegenheid stelt om binnen een termijn van twee werkdagen het gebrek te herstellen. Verder biedt artikel 2.26.1 een aanbestedende dienst de mogelijkheid om een inschrijving te verduidelijken. Gesteld zou kunnen worden dat genoemde ARW-bepalingen slechts zien op een aantal met name genoemde situaties. Zo ziet artikel 2.14.4 ARW 2005 alleen op de bewijsstukken zoals genoemd in de artikelen 2.7 tot en met 2.13. Indien op een inschrijfbiljet de handtekening van de inschrijver ontbreekt, is dit niet een gebrek dat in genoemde artikelen wordt genoemd. Een strikte uitleg van het ARW 2005 zou met zich moeten brengen dat het ontbreken van een handtekening op het inschrijfbiljet een gebrek is dat niet voor herstel in aanmerking komt. Een dergelijke strikte uitleg van het ARW 2005 vindt het Hof Leeuwarden in haar uitspraak van 7 oktober 2008 veel te ver gaan. Het Hof overweegt dat het ARW 2005 niet een zo rigide knockHandboek Inkoop en aanbesteding Waterschapsbedrijf Limburg Versie 1 – 11-11-2009

27

3

Inkoopproces

outstelsel kent dat het ontbreken van een handtekening op een inschrijfbiljet direct tot een ongeldige inschrijving moet leiden. Artikel 2.14.4 van het ARW 2005 dient naar het oordeel van het Hof, zoals dat heet, analoog te worden toegepast op soortgelijke gebreken in andere documenten zodat recht wordt gedaan aan het zorgvuldigheidsbeginsel en evenredigheidsbeginsel. Deze uitspraak rechtvaardigt de conclusie dat in beginsel elk gebrek, dat op zich eenvoudig te herstellen is, voor herstel in aanmerking moet komen. Dit geldt ook voor het ontbreken van een handtekening op model K en/of op de eigen verklaring (bedenk hierbij dat de inschrijving niet geldig is voor zover het herstel niet binnen de gestelde termijn van twee dagen plaatsvindt). Dat is uiteraard niet het geval als de mededinging in het gedrang komt. Klik hier indien u terug wilt naar paragraaf 3.3.2.

3.4.1.2 VOG VERKLARING Een VOG verklaring is een Verklaring Omtrent Gedrag die optioneel wordt verlangd van een gegadigde of inschrijver als bewijsvoering dat gehanteerde uitsluitinggronden niet op hem van toepassing zijn. Deze verklaring wordt afgegeven door COVOG (Centraal Orgaan Verklaring Omtrent Gedrag) van het ministerie van Justitie. Er zijn twee soorten VOG’s: voor natuurlijke personen en voor rechtspersonen. Bij aanbesteden gaat het vrijwel altijd om de VOGrp (Rechtspersoon) Met een VOG kan een gegadigde of inschrijver bewijzen dat enkele uitsluitinggronden niet op hem van toepassing zijn. Hij bewijst dat hij  niet onherroepelijk is veroordeeld voor de verplichte uitsluitinggronden (omkoping witwassen e.d.)  niet onherroepelijk is veroordeeld voor een delict in strijd met beroepsgedragsregels (facultatieve uitsluitinggrond c) VOG voor bedrijven Bedrijven kunnen een VOG aanvragen bij het Ministerie van Justitie. Daar staat ook de duur van die procedure vermeld en welke bewijsstukken meegestuurd moeten worden.

3.4.1.3 BIBOB De Wet BIBOB (Wet Bevordering Integriteit Beoordelingen door het Openbaar Bestuur) geeft bestuursorganen (gemeenten, provincies, waterschappen, ministeries, politie) een extra instrument in handen om de integriteit te controleren van partners met wie zij zaken doen. De wet mag maar voor bepaalde gebieden gebruikt worden:  bij aanvragen van bepaalde vergunningen en subsidies  bij aanbestedingen in de sectoren bouw, ICT en milieu. Een aanbestedende dienst kan aan het Bureau BIBOB van het ministerie van Justitie een BIBOB advies vragen wanneer hij twijfelt aan de integriteit van een gegadigde of inschrijver. Door inschakeling van het Bureau BIBOB krijgt de dienst toegang tot gesloten justitiële bronnen. Het advies is niet bindend maar kan gebruikt worden om een gegadigde of inschrijver uit te sluiten. De uitsluitinggronden zijn niet verruimd door de invoering van de Wet BIBOB. De beslissing om een gegadigde of inschrijver uit te sluiten blijft de bevoegdheid van een aanbestedende dienst. Overweegt een aanbestedende dienst een advies aan BIBOB te vragen, dan moet dit al in de aanbestedingstukken vermeld staan. Hiervoor is een standaardtekst beschikbaar: “De aanbestedende dienst wenst bij de aanbestedingsprocedure gebruik te kunnen maken van de Wet Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (hierna: Wet BIBOB)” In de afgelopen jaren hebben aanbestedende diensten slechts zelden gebruik gemaakt van dit instrument. Wel wordt steeds vaker een VOG geëist. Dit is wellicht de reden dat het bureau BIBOB de eerste drie jaar slechts vijf keer voor aanbestedingen is ingeschakeld.

3.4.1.4 N IET PASSENDE AANBIEDING Aanbiedingen die ‘te hoog’ zijn in verhouding tot de eigen begroting vallen in de praktijk en de jurisprudentie veelal onder de noemer “niet-passende aanbieding”. Volgens uitspraken van de Raad van Arbitrage voor de Bouwbedrijven (RvA) is pas sprake van een “niet-passende aanbieding” in


28

3

Inkoopproces

geval van een substantieel prijsverschil en dit prijsverschil niet in redelijke onderhandelingen tussen de aanbesteder en de laagste inschrijver kan worden overbrugd. In de woorden van de RvA zal de aanbesteder moeten aantonen dat in de begroting van de laagste inschrijver een ‘kennelijke misslag’ schuilt. Dit is in de praktijk zeker niet eenvoudig. Bij de beoordeling van een mogelijk “niet-passende” aanbieding is voor de RvA daarnaast de aard van het werk van belang. Gaat het om een betrekkelijk eenvoudig of vaker voorkomend werk dan is de marge om nog te kunnen spreken van een passende inschrijving kleiner dan bij een zeer complex en specialistisch werk. Een echt omslagpunt is niet te geven. Volgens het ARW 2005 dient de aanbesteder in beginsel enkel aan te tonen dat haar eigen begroting op zorgvuldige wijze tot stand is gekomen en het bijbehorende budget reëel te noemen is. Wanneer de eigen begroting en budget van de aanbesteder in orde lijken, dan mag de aanbesteder de “meest gunstige” inschrijver niet bij voorbaat passeren. Er bestaat echter voor de aanbesteder géén gunningplicht, ook niet in het geval er wél sprake is van een passende inschrijving. Indien de aanbesteder besluit niet te gunnen kan wel, onder omstandigheden en indien de specificaties worden gewijzigd, een heraanbesteding plaatsvinden. In plaats van een her-aanbesteding kan de aanbesteder, in het geval van een “niet-passende aanbieding”, ook kiezen voor een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking met een derde - niet bij de aanbesteding - betrokken partij. De Europese aanbestedingsrichtlijnen en in het verlengde daarvan de nationale aanbestedingsreglementen, staan het volgen van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking toe indien in een eerste ronde in het kader van een (niet-) openbare aanbestedingsprocedure géén passende inschrijvingen zijn gedaan. (artikel 7 lid 3 onder a Richtlijn Werken respectievelijk art. 55, lid 1 sub a UAR-EG 1991). De oorspronkelijke specificaties mogen hierbij niet wezenlijk worden gewijzigd. Indien besprekingen met een andere partij dan de laagste inschrijver tot gunning leiden, dan dient aanbesteder rekening te houden met procesrisico’s. De laagste inschrijver kan een verbod tot gunning vragen met de stelling dat de aanbieding wel degelijk als passend moet worden aangemerkt. Daarnaast bestaat er voor de aanbesteder het gevaar dat deze inschrijvers schadevergoeding gaan claimen voor de gemaakte kosten en wellicht ook voor de gederfde winst. De kans dat deze vordering gederfde winst door de RvA wordt toegewezen, neemt toe naarmate de aanbesteder door middel van overleg met een inschrijver over haar aanbieding verder is gegaan dan enkel het ontvangen van de aanbieding. De goede trouw laat aan de aanbesteder in een ver stadium van de precontractuele verhouding slechts uiterst smalle marges. Uit het voorgaande volgt dat het dan ook van groot belang is om zeer zorgvuldig om te gaan met de situatie waarbij de vraag speelt of de laagste inschrijving al dan niet passend is.

3.4.1.5 H ER ‐ AANBESTEDING De ARW 2005 Gunningbeslissing biedt de mogelijkheid om een aanbestedingsprocedure opnieuw te beginnen. De opdrachtgever heeft echter geen ruimte om zonder meer te besluiten het werk niet op te dragen. Het WBL kan daartoe slechts besluiten wanneer daarvoor goede gronden aanwezig zijn. Daarvan is in elk geval sprake als geen der inschrijvers voldoet aan de in de bekendmaking en werkbeschrijving / bestek vermelde eisen. Er kunnen zich overigens ook andere omstandigheden voordoen, op grond waarvan de aanbesteder van oordeel is dat er een goede grond is om het werk niet op te dragen. Indien een werkbeschrijving / bestek of Programma van Eisen tegenstrijdigheden bevat tussen verschillende weten regelgevingen, wordt dit als een ‘toerekenbare tekortkoming’ gezien. Uit jurisprudentie (RvA 20 september 2002, BR 2003/67) blijkt dat een aanbesteder tot heraanbesteding mag overgaan, indien de aanbesteder meent dat aan de door hem gehouden aanbesteding zo veel onzorgvuldigheden kleefden (onder meer een verkeerd berekende ervaringseis) dat daardoor mogelijk een deel van de concurrentie buiten de aanbesteding is gebleven, die onder de juiste omstandigheden wel naar het werk zou hebben meegedongen, terwijl


29

3

Inkoopproces

hij na uitschakeling van die fouten niet voldoende instrumenten zou overhouden om inschrijvers te selecteren. Echter, afhankelijk van de omstandigheden van het geval kunnen onvolkomenheden in de procedure een her-aanbesteding niet zonder meer rechtvaardigen. Bijvoorbeeld, in een zaak waarin een aanbesteder een excessieve omzeteis buiten beschouwing had gelaten, achtten arbiters het van belang dat de aanbesteder had gesteld dat hierdoor geen schending van de belangen van derden had plaatsgevonden, aangezien alle aanvankelijk geïnteresseerden ook daadwerkelijk hadden ingeschreven. Kern van deze zaak is dat her-aanbesteding in sommige omstandigheden afbreuk kan doen aan de rechten van de winnende inschrijver. (RvA 28 april 1994, BR 1994/710)

3.4.1.6 A LCATEL ‐ TERMIJN De aanbestedende dienst moet alle inschrijvers in staat stellen om bezwaar aan te tekenen tegen een voornemen tot gunning. Dat is het resultaat van een rechtszaak tussen Alcatel en de Oostenrijkse staat. Sindsdien wordt in heel Europa met deze uitspraak rekening gehouden. Dit betekent dat de aanbestedende dienst eerst een brief + fax + email met het voornemen tot gunning verstuurt aan alle inschrijvers. Na vijftien dagen, indien er geen bezwaren zijn ontvangen, gaat men tot gunning over. De dag na verzending van de aangetekende brieven (+ fax + email) begint de ‘Alcatel-termijn’ te lopen. Als in die periode een kort geding aanhangig is gemaakt dan mag de aanbestedende dienst niet tot gunning van de opdracht overgaan totdat in het kort geding vonnis is gewezen. Gedurende de Alcatel-termijn kunnen de afgewezen inschrijvers informatie opvragen over de afwijzing. De aangetekende brief + fax + email met het voorgenomen gunningbesluit bevat voor de inschrijver aan wie gegund wordt, de mededeling van het voornemen tot gunning en de mogelijkheid van bezwaar. In artikel 55 Bao is bepaald dat de mededeling van de gunningbeslissing tenminste de gronden van die gunningbeslissing moet bevatten. Dit is noodzakelijk om te waarborgen dat ondernemers die een rechtsmiddel willen aanwenden tegen de gunningbeslissing daadwerkelijk 15 dagen de tijd hebben om dit rechtsmiddel aan te wenden, en bijvoorbeeld niet een gedeelte van deze termijn kwijt zijn aan het achterhalen van de gronden van de gunningbeslissing. Zonder de motivering van de gunningbeslissing is het immers feitelijk niet mogelijk voor een ondernemer om een rechtsmiddel aan te wenden. Voor de inschrijvers die afgewezen zijn, bevat de brief + fax + email de naam van de inschrijver aan wie gegund zal worden, de motivering van de afwijzing en de mogelijkheid tot bezwaar. De brieven moeten gelijktijdig aan alle inschrijvers gezonden worden. Indien een inschrijver zich niet kan verenigen met de mededeling van de gunningbeslissing, kan de inschrijver daartegen opkomen bij een civiele rechter of kan de inschrijver de beslissing aan arbitrage onderwerpen. Voor de goede orde: alleen indien een kort gedingdagvaarding is uitgebracht binnen 15 dagen na de verzending van de mededeling van de gunningbeslissing en de aanbestedende dienst daarvan in kennis is gesteld, leidt dit tot uitstel van de gunning en wordt in beginsel de uitspraak in kort geding afgewacht. Het staat de inschrijver uiteraard vrij ook na die termijn rechtsmaatregelen te treffen. De aanbestedende dienst informeert na 15 dagen alle inschrijvers via een brief over het feit dat wel of niet een kort geding is aangespannen. In artikel 55 Bao is bepaald dat de mededeling van de gunningbeslissing geen aanvaarding inhoudt als bedoeld in artikel 6:217, eerste lid, van het Burgerlijk Wetboek (artikel 55, eerste lid). Aldus wordt voorkomen dat deze mededeling als aanvaarding van een aanbod van een aannemer, leverancier of dienstverlener kan worden aangemerkt. Dit is van belang gelet op het uitgangspunt in artikel 6:217, eerste lid, van het Burgerlijk Wetboek(hierna:BW) dat een overeenkomst in beginsel ontstaat door aanbod en aanvaarding. Het staat het WBL dus vrij om na de mededeling van de gunningbeslissing een ander besluit te nemen. Klik hier indien u terug wilt naar paragraaf 3.4.1.


30

3

Inkoopproces

3.4.2 OVEREENKOMST Bij het contracteren van de uiteindelijke leverancier/aannemer kunnen de laatste details worden geregeld en juridisch sluitend in een overeenkomst worden vastgelegd. Het resultaat is een schriftelijke overeenkomst waarin beide partijen hun wederzijdse verplichtingen hebben vastgelegd. Onderhandelen De aanbestedende dienst mag spreken met inschrijvers om de inhoud van een inschrijving of de eisen van de aanbesteder te verduidelijken. Dit mag niet leiden tot discriminatie. Onderhandelingen met inschrijvers over fundamentele punten van de opdracht, waarvan de wijziging de mededinging kan vervalsen, bijvoorbeeld over de prijzen, zijn niet toegestaan. Nieuwe voorwaarden of wijzigingen mogen niet worden gemaakt en dus ook niet worden opgenomen in de overeenkomst. Ondertekenen De algemene instructies ten aanzien van tekenbevoegdheid, neergelegd in de regelingen en besluiten voor delegatie, mandaat, machtiging, volmacht en algemene bevoegdheden, zijn van toepassing bij het sluiten van een overeenkomst. Contractbeheer Alle contracten worden geregistreerd in een op te zetten contractbeheersysteem. Door dit systeem ontstaat inzicht in het aantal afgesloten contracten, de overeengekomen prijzen en voorwaarden en wanneer contracten aflopen. Ingekomen facturen zullen hieraan worden getoetst. Indien een inkoop-/aanbestedingscontract is afgesloten zendt de inkoper/projectleider een afschrift daarvan aan Planning en Control. Vervolgens verzorgt Planning en Control het bijhouden/registreren van het centrale contractenregister. Dit contractenregister is toegankelijk via Intranet.

3.4.2.1 C ONTRACTEN Contracten zijn de uiteindelijke neerslag van de opdracht die in de markt wordt gezet door middel van een inkooptraject of aanbesteding. Onder het contract valt niet alleen het contract dat als bijlage is opgenomen bij de werkbeschrijving / bestekstukken, maar ook de documenten die door partijen in het kader van de aanbesteding zijn uitgewisseld. Naast een weerslag van hetgeen afgesproken is, bepalen ze ook de kaders van de opdracht. In de uitvoering van de overeenkomst moet de dienstverlening of levering vallen onder het bereik van het contract, zowel wat betreft inhoud, hoeveelheid als contractpartijen. Het afwijken hiervan kan worden gezien als nieuwe overeenkomst en moet daarmee ook worden getoetst aan de relevante aanbestedingsregelgeving.

3.4.2.2 L OPEND CONTRACT VERLENGEN ZONDER AANBESTEDEN De stelregel is dat het totale bedrag exclusief BTW, zoals geraamd door de aanbestedende dienst het uitgangspunt is voor de berekening van de waarde van het contract. Bij deze berekening wordt rekening gehouden met eventuele opties en verlengingen van het contract. Een contract dat wordt verlengd is in feite een nieuw contract. Hierbij moet bekeken worden of de verlenging boven het drempelbedrag uitkomt. In dat geval zal de aanbestedende dienst de verlenging moeten aanbesteden, tenzij de mogelijkheid van verlenging al is opgenomen in de aankondiging en aanbestedingsstukken. Het jaarlijks verlengen van een contract zonder aan te besteden, valt onder het verbod van splitsing van een opdracht om onder de aanbestedingsrichtlijnen uit te komen.

3.4.2.3 R AAMOVEREENKOMST BINNEN B AO Van een raamovereenkomst is sprake als de aanbestedende dienst gedurende een bepaalde periode (maximaal 4 jaar) bepaalde leveringen of diensten wil afnemen van of werken wil opdragen aan één inschrijver of een geselecteerde groep van minimaal 3 inschrijvers en daarover vooraf afspraken wil maken over bijvoorbeeld de te leveren kwaliteit, hoeveelheid en leveringstermijn (art 32 Bao). Een raamovereenkomst is een overeenkomst tussen één of meer aanbestedende diensten en één of meer leveranciers/aannemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake


31

3

Inkoopproces

te gunnen overheidsopdrachten vast te leggen. Een raamovereenkomst moet door de aanbestedende dienst worden aanbesteed als een normale overheidsopdracht. Vervolgens zal de aanbestedende dienst op basis van de raamovereenkomst nadere opdrachten plaatsen. Voor het plaatsen van deze nadere opdrachten geldt een regime dat afhankelijk is van het type raamovereenkomst. Het Bao onderscheidt een raamovereenkomst met een enkele ondernemer en een raamovereenkomst met meerdere ondernemers. In de raamovereenkomst met een enkele leverancier/aannemer kan de nadere opdracht direct worden verstrekt op basis van de in de raamovereenkomst vastgelegde voorwaarden. Enige aanvulling of aanpassing is mogelijk, als dit geen substantiële wijziging inhoudt. In de raamovereenkomst met meerdere leveranciers/aannemers (minimaal 3) kan de aanbestedende dienst direct nadere opdrachten plaatsen. Alle voorwaarden moeten dan voldoende in de raamovereenkomst zijn bepaald. Indien de voorwaarden verder ingevuld moeten worden kan de aanbestedende dienst nadere opdrachten plaatsen door alle contractanten uit te nodigen die in staat zijn om de opdracht uit te voeren. Deze krijgen de gelegenheid om in concurrentie een inschrijving doen. In de aanbestedingsstukken beschrijft de aanbestedende dienst op welke wijze nadere overeenkomsten worden gegund en welk gunningcriterium wordt gehanteerd. Hanteert de aanbestedende dienst het gunningcriterium EMVI, dan geeft de aanbestedende dienst ook de subgunningcriteria aan en de wegingsfactoren waarop de nadere overeenkomsten worden gegund. De looptijd van een raamovereenkomst mag niet langer zijn dan vier jaar, behalve in goed gemotiveerde uitzonderingsgevallen. Klik hier als u terug wilt naar paragraaf 5.4.

3.4.2.4 M INIMUM OF MAXIMUM LOOPTIJD Behoudens bij raamovereenkomsten zijn er geen beperkingen voor de duur van een overeenkomst. Wel dient telkens voor ogen gehouden te worden dat op grond van het Europees Verdrag de markt voor het vrij verkeer van goederen en diensten niet mag worden geblokkeerd. Of dit het geval is, zal afhangen van de aard van de overeenkomst. Een concessieovereenkomst waarbij een private partij bijvoorbeeld een parkeergarage bouwt en exploiteert, mag 20 jaar duren. Dit soort overeenkomsten kennen een lange terugverdientijd. Een overeenkomst voor levering of dienstverlening zal niet zo lang mogen duren.

3.5 UITVOEREN / BESTELLEN Van BESTELLEN is sprake wanneer producten of diensten worden afgeroepen binnen een bestaand en daarvoor geldend raamcontract en/of afroepcontract (= bestaande opdracht) volgens de daarin opgenomen procedures en voorwaarden. Bestellers worden hiertoe gemachtigd en gemandateerd middels het bestelmandaat. De bepalingen uit het Mandaatbesluit zijn hierbij van toepassing.

3.6 BEWAKEN Bewaken vindt op twee niveaus plaats, zowel op contractniveau als op bestellingenniveau. Op contractniveau is een bewaking van de in het contract overeengekomen afspraken nodig. Deze afspraken kunnen op vele onderwerpen betrekking hebben, zoals de wijze van bestellen, de wijze van het bevestigen van bestellingen, de wijze van afleveren en factureren. Er staat ook bijna altijd in een contract een afspraak met betrekking tot de betrouwbaarheid van de levering, die de leverancier/aannemer moet waarmaken. Het bewaken van contracten heeft als doel om de interne organisatie voldoende inzicht te geven in lopende overeenkomsten en de juiste contractuele afspraken.


32

3

Inkoopproces

Op bestellingenniveau dienen de individuele bestellingen bewaakt te worden, bijvoorbeeld met betrekking tot het nakomen van de overeengekomen leverdatum van een specifieke bestelling. Onderdeel van de fase 'bewaken' is ook het verwerken van de facturen en het verrichten van de bijbehorende betalingen. De gebruikers bewaken of hetgeen is besteld ook daadwerkelijk volgens de eisen en afspraken geleverd wordt. De financiële administratie bewaakt of de gestuurde factuur overeenkomt met de geleverde bestelling en draagt zorg voor betaling.

3.6.1 BEWAKEN GOEDERENONTVANGST Stap 1: ontvangst Over het algemeen draagt een transporteur de goederen over aan het WBL en moet hiervoor getekend worden. Dit is een eerste bewijs voor de leverancier dat hij aan zijn deel van de overeenkomst heeft voldaan. Echter de transporteur heeft geen tijd om te wachten tot alle controles zijn uitgevoerd. Het WBL tekent in dat geval voor de onbeschadigde ontvangst van het aantal colli zoals vermeld op de vrachtbrief. Hiermee heeft de transporteur zijn deel van de overeenkomst uitgevoerd. Het is dus van belang dat het WBL een zending weigert of een aantekening maakt op de vrachtbrief, indien niet het juiste aantal colli geleverd zijn en/of de verpakking beschadigd is. Aan de hand van een getekende vrachtbrief kan de leverancier stellen dat hij goederen bij het WBL heeft afgeleverd. Raken deze kwijt na het tekenen van de vrachtbrief, dan is dat voor rekening van het WBL. Stap 2: controle pakbon De binnengekomen goederen worden gecontroleerd aan de hand van de pakbon. Deze pakbon is vaak een kopie van de factuur zonder dat daarop bedragen vermeld zijn. Het is verstandig te controleren of alle items vermeld op de pakbon in de juiste hoeveelheden geleverd zijn. Hierbij wordt meestal alleen gekeken of het artikelnummer en omschrijving op het eerste gezicht overeenkomen met hetgeen geleverd is. Dus in dit stadium wordt verondersteld dat wat op de verpakking staat ook inderdaad in de verpakking zit. Ook wordt gekeken of de juiste hoeveelheid geleverd is. Staat er op de verpakking “1 kg” en is de verpakking ongeopend dan mogen we er vanuit gaan dat er ook inderdaad één kilogram is geleverd. Het is van belang om deze controle zo snel mogelijk uit te voeren, aangezien veel leveranciers een reclametermijn van 48 uur kennen. Zijn er items van de pakbon niet, niet goed of niet volledig geleverd, dan dient dit zo spoedig mogelijk aan de leverancier gemeld te worden. Stap 3: technische controle Om het risico te beperken dat de goederen bij gebruik niet aan de eisen voldoen, wordt vaak een technische controle uitgevoerd. Dit wil zeggen dat er bekeken wordt of de goederen technisch gesproken aan de specificaties voldoen. Het doel van een technische controle is dat we trachten te voorkomen dat er “foute” producten in het proces terecht komen. Het spreekt voor zich, naarmate er meer producten en er scherper wordt gecontroleerd, hoe kleiner deze kans wordt. Echter controleren kost geld, dus de controlekosten zullen het hoogst zijn als de faalkans naar nul wordt teruggebracht. De mate van controle is ook afhankelijk van de afspraken die zijn gemaakt in de contracteerfase. Stap 4: vrijgave voor gebruik Nadat de goederen de vorige drie controle stappen met succes hebben doorlopen kunnen deze vrijgegeven worden voor gebruik. De goederen kunnen nu, indien van toepassing, administratief worden opgenomen in de voorraad. De pakbon wordt voor inhoud/kwaliteit voor akkoord getekend en de factuur kan betaald worden. De goederen verhuizen naar hun locatie.

3.6.2 BEWAKEN VAN RAAMOVEREENKOMSTEN Voor Europese aanbestedingen geldt dat bij de aanbesteding van raamovereenkomsten nauwkeurig bijgehouden moet worden :  of de raamovereenkomsten uitgenut worden  in welke gevallen afgeweken wordt van de raamovereenkomsten en bij derden ingekocht wordt  welk volume wordt afgenomen. Dit laatste is van belang omdat gelijke behandeling en transparantie eisen dat de afname onder een raamovereenkomst niet meer mag zijn dan 150% van de aanbestede waarde.


33

3

Inkoopproces

3.7 NAZORG In deze fase worden de inkooptrajecten en inkoopcontracten geëvalueerd. Goed lopende afspraken worden gecontinueerd. De evaluatie kan ook inhouden dat afspraken bijgesteld moeten worden, contracten herzien of zelfs beëindigd moeten worden. Het belang van nazorg is te controleren dat de organisatie krijgt wat ze heeft afgesproken met de leverancier/aannemer. Nazorg in het inkoopproces richt zich op twee gebieden, namelijk de interne organisatie en de leveranciers/aannemers. Na afloop van het inkoopproces is het van belang te toetsen of de gebruikers en de materiedeskundige van het ingekochte product tevreden zijn met het inkoopresultaat. Deze toets geeft de mogelijkheid om eventuele klachten proactief af te handelen en informatie te verzamelen om bij een toekomstig vergelijkbare aankoop te gebruiken in het specificatie- en selectieproces. Nazorg richting leveranciers/aannemers: hierbij wordt gemeten in hoeverre de leverancier/aannemer en haar product voldoen aan de gemaakte afspraken en verwachtingen (vendorrating). Nazorg heeft dan betrekking hebben op nakoming van de afspraken, het afwikkelen van claims en boeteclausules. Opdrachtnemers die zich niet houden aan de voorwaarden van het contract moeten in beginsel hierop worden aangesproken. Juridische ondersteuning moet direct worden ingeschakeld, zodat actie kan worden ondernomen.



34


4

4

STAPPENPLAN PROFESSIONELE INKOOP In een aanbestedingsbegeleidingssysteem opgemaakt in Excel kunnen de onderstaande stappen doorlopen worden. Nadat een procedure is gekozen wordt in dit systeem per procedure een stappenplan doorlopen.

Kies het juiste inkooptraject.

Klik hier voor een overzicht van actoren en uit te voeren acties per aanbestedingsvorm

Welk product?

Welke aanbestedingsvorm? Niet openbaar

Welke contractwaarde?

Tot € 15.000

Openbaar

Eventueel gevolgd door Niet openbaar

Enkelvoudige uitnodiging Onderhandelingen na aankondiging Meervoudig onderhands Onderhandelingen zonder aankondiging

€ 15.000 tot € 206.000 Concurrentiegerichte dialoog Leveringen of 2a Diensten

Onderhandelingen na aankondiging

Onderhandelingen zonder aankondiging

Onderhandelingen na aankondiging Europees niet-openbaar

of

Europees openbaar Onderhandelingen zonder aankondiging

Vanaf € 206.000 Concurrentiegerichte dialoog


Onderhandelingen zonder aankondiging Tot € 50.000

Enkelvoudige uitnodiging Onderhandelingen na aankondiging Meervoudig onderhands Onderhandelingen zonder aankondiging

€ 50.000 tot € 250.000 Concurrentiegerichte dialoog


Onderhandelingen zonder aankondiging Onderhandelingen na aankondiging Werken of 2b Diensten

Nationaal niet-openbaar

of

Nationaal openbaar Onderhandelingen zonder aankondiging

€ 250.000 tot € 5.150.000 Concurrentiegerichte dialoog


Onderhandelingen zonder aankondiging Onderhandelingen na aankondiging Europees niet-openbaar

of

Europees openbaar Onderhandelingen zonder aankondiging

Vanaf € 5.150.000 Concurrentiegerichte dialoog


Onderhandelingen zonder aankondiging

Stap 1 Invullen Formulier Inkoop en Aanbesteding Als start van ieder inkooptraject dient bij leveringen, diensten, werken tot een bedrag van € 500 het formulier 1A te worden ingevuld; vanaf € 500 en bij bedragen voor leveringen en diensten tot € 15.000 en bij werken tot € 50.000 dient het formulier 1B te worden ingevuld. Bij leveringen en diensten vanaf € 15.000 en bij werken vanaf € 50.000 het formulier 1C (deze formulieren zijn opgenomen op intranet onder Inkoop en Aanbesteding bij ->Formulieren). Het gebruik van deze formulieren beoogt de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid te waarborgen en is het eerste document voor het aanbestedingsdossier. Stap 2 Keuze voor werk, dienst of levering Bepaal aan de hand van de definities uit paragraaf 3.2.1 of u te maken heeft met een werk, dienst of levering. In geval van onduidelijkheid kunt u contact opnemen met de inkoop-/aanbestedingadviseur. Handboek Inkoop en aanbesteding Waterschapsbedrijf Limburg Versie 1 – 11-11-2009

35

4


Stap 3 Keuze voor de juiste procedure Op basis van de contractwaarde wordt gekozen voor de bijbehorende inkoopprocedure. Het staat de budgethouder vrij om te kiezen voor een hogere procedure. Stap 4 Keuze voor traditioneel of innovatief aanbesteden Nadat de juiste inkoopprocedure is vastgesteld, moet gekozen worden voor traditioneel of innovatief aanbesteden. Onder innovatief aanbesteden wordt o.a. verstaan inkopen op basis van beeldkwaliteitplannen, Design & Build constructies, de concurrentie-gerichte dialoog, elektronisch veilen, etc. In overleg met de inkoop-/aanbestedingadviseur wordt een keuze gemaakt. Innovatieve inkoop vindt plaats op basis van de bestaande (veelal openbare of Europese) procedures. Wanneer deze vier stappen zijn doorlopen, kan gestart worden met de juiste inkoopprocedure. In hoofdstuk 5 zijn de verschillende procedures nader uitgelegd.



36

Inkoopprocedures

5

5

INKOOPPROCEDURES (NADERE UITLEG VAN HOOFDSTUK 3)

5.1 ALGEMENE UITGANGSPUNTEN BIJ DE INKOOP VAN WERKEN    

Op een Europees inkoopproces is het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) van toepassing. Op de inkoop van werken is het Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005) van toepassing. In overleg tussen projectleider en inkoop-/aanbestedingadviseur wordt bekeken of innovatief aanbesteden mogelijk is (functioneel specificeren, elektronisch veilen, concurrentie gerichte dialoog etc.). Het WBL streeft naar zoveel mogelijk gunningen op basis van economisch meest voordelige inschrijving.

5.2 ALGEMENE UITGANGSPUNTEN BIJ DE INKOOP VAN DIENSTEN EN LEVERINGEN     

Op een Europees inkoopproces is het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) van toepassing. Het WBL streeft naar zoveel mogelijk gunningen op basis van economisch meest voordelige inschrijving. In overleg tussen inkoper en inkoop-/aanbestedingadviseur wordt bekeken of innovatief aanbesteden mogelijk is (functioneel specificeren, elektronisch veilen, concurrentie gerichte dialoog etc.). Op basis van het overzicht in de bijlage wordt bij Diensten bepaald of er sprake is van een IIa of IIb dienst. De procedure wordt hierop aangepast. Wanneer sprake is van een IIb dienst, geldt een beperkt inkoopproces. Een passende mate van openbaarheid moet worden betracht.

5.3 ARW 2005 Aanbestedende diensten moeten zelf zorgdragen voor de juiste toepassing van het besluit Bao in hun dagelijkse aanbestedingspraktijk. In het ARW 2005 is elke aanbestedingsprocedure geheel uitgeschreven. Door de gehanteerde methode van het plaatsen van alle betreffende artikelen in één kolom, is elke procedure, zonder verwijzing over en weer, leesbaar. De verschillen tussen de Europese en nationale procedure worden in een oogopslag duidelijk. Binnen het WBL is voor werken het ARW 2005 van toepassing. Klik hier indien u terug wilt naar: Paragraaf 2.3


37

5

Inkoopprocedures

5.4 WAT ZIJN DE BELANGRIJKSTE PROCEDURES? Voor inkopen boven het drempelbedrag kent de aanbestedingsregelgeving zes procedures: 5.4.1

Openbare procedure

5.4.2

Niet-openbare procedure

5.4.3

Concurrentiegerichte dialoog

5.4.4

Onderhandelingsprocedure met voorafgaande aankondiging

5.4.5

Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging

5.4.6


5.4.7

IIb Diensten

De termijnen van de Europese aanbestedingsprocedure zijn vastgelegd in de Richtlijn 2004/18/EG. De volgende Europese procedures worden nader toegelicht: 5.4.1.1 Europese openbare procedure 5.4.2.1 Europese niet-openbare procedure Bij de nationale procedures kan van de termijnen worden afgeweken, mits de afwijking redelijk is. Aangezien de nationale aanbestedingsprocedures inhoudelijk niet veel afwijken van de Europese procedures is ervoor gekozen deze niet verder uit te werken. Bij Europese en nationale aanbestedingen van werken wordt gebruik gemaakt van (de procedures en standaardformulieren van) het ARW 2005. In grote lijnen komt de procedure overeen met wat er bij de Europese procedures is beschreven. Er zijn twee belangrijkste vervolgprocedures: Raamovereenkomst met één enkele ondernemer Raamovereenkomst met meerdere ondernemers De openbare procedure en niet-openbare procedure mogen vrij gebruikt worden. De toepassing van de overige procedures is slechts in specifieke gevallen toegestaan. Raamovereenkomsten worden gesloten na een ‘normale’ aanbestedingsprocedure, meestal openbaar of niet-openbaar, waarna een van de twee vervolgprocedures wordt toegepast bij de feitelijke gunning binnen een raamovereenkomst. Voor inkopen onder het drempelbedrag schrijft de aanbestedingsregelgeving (nog) niets voor. Uit het Europees Verdrag en de Algemene Beginselen van Behoorlijk Bestuur (waar iedere overheidsinstelling aan moet voldoen) vloeit voort dat ook opdrachten onder de aanbestedingsdrempel niet zondermeer vrij uit de hand mogen worden gegund. Veel overheidsinstellingen hebben in hun eigen inkoopbeleid beschreven op welke wijze opdrachten onder de drempelbedragen gegund moeten worden. Naast de openbare en de niet-openbare procedure wordt hierin ook enkelvoudig en meervoudig onderhands aanbesteden toegestaan. Voor inkopen onder het drempelbedrag kent het WBL twee procedures: 5.4.6


5.4.8



38

5

Inkoopprocedures

5.4.1 OPENBARE PROCEDURE De openbare procedure is een aanbestedingsprocedure in één ronde. De beoordeling van de selectieen gunningcriteria vindt in één fase plaats. De aanbesteding wordt via de aanbestedingskalender (www.aanbestedingskalender.nl) algemeen bekend gemaakt. Iedere geïnteresseerde aanbieder (zowel natuurlijke als rechtspersonen) kan direct inschrijven. De aanbestedende dienst mag bepalen dat enkel inschrijvers die aan de door hem gestelde geschiktheideisen voldoen voor verlening van de opdracht in aanmerking komen. Gunning geschiedt op basis van de inschrijving. De aanbestedende dienst mag niet met inschrijvers onderhandelen over de ingediende inschrijvingen. Openbare procedures worden vaak toegepast bij het plaatsen van een opdracht in een markt die een overzichtelijk en een beperkt aantal partijen kent. Een voordeel is de relatief beperkte duur van ongeveer 8 weken van deze procedure. Klik hier indien u wilt naar: Inhoudsopgave

Paragraaf 5.4

Draaiboek Nationale Openbare procedure

5.4.1.1 E UROPESE O PENBARE PROCEDURE De (Europese) openbare aanbestedingsprocedure is een procedure waarbij de opdracht algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij iedereen (zowel natuurlijke als rechtspersonen) kan inschrijven. De beoordeling van de selectieen gunningcriteria vindt in één fase plaats. Aankondiging De procedure begint met verzending van een aankondiging van de opdracht naar het Bureau voor officiële Publicaties van de EG. Dit is de oproep tot mededinging. De aankondiging wordt opgesteld via een vastgesteld model en mag niet meer dan circa 650 woorden bevatten (zie de onlineformulieren op http://simap.europa.eu/index_nl.html). Bij publicatie van de aankondiging krijgt deze een registratienummer. Hier wordt naar verwezen in verdere officiële communicatie. Het ‘kenmerk’ in de brieven van het WBL. Offerteaanvraag De offerteaanvraag bevat de omschrijving van de opdracht (werkbeschrijving / bestek), de (wijze van beoordeling van) selectieen gunningcriteria en (de belangrijkste punten van) de conceptovereenkomst. De documenten worden opgesteld op basis van functionele of technische eisen en objectieve, meetbare criteria. Omschrijving van de opdracht Naar aanleiding van de behoefte aan een werk, dienst of levering wordt gespecificeerd aan welke eisen en (rand)voorwaarden het in te kopen product moet voldoen. Er zijn twee werkwijzen: 1. 2.

het opstellen van een specificatie van het eindresultaat (functionele specificatie); het opstellen van een technische specificatie van het product.

Ad 1: bij Werkwijze 1 wordt een kort programma van eisen opgesteld. De (potentiële) leveranciers/aannemers moeten in de offerte een voorstel doen om het door het WBL gespecificeerde eindresultaat te bereiken, zonder technische eisen. Deze werkwijze wordt gebruikt voor werken, diensten of leveringen die slechts incidenteel door het WBL worden ingekocht. Voorbeelden: een verbouwing aan het gemeentehuis, een cursus voor alle medewerkers. Door functionele eisen te stellen, kan de inschrijver zelf aangeven op welke manier hij het door het WBL gewenste eindresultaat wil bereiken. Ad 2: Werkwijze 2 wordt vooral gehanteerd voor zaken die meer routinematig worden ingekocht, zoals kantoorbenodigdheden, kantoormeubilair en civiele werken op het gebied van wegen waterbouw. Het WBL maakt hierbij gebruik van standaardbestekken en rekenmodellen. De technische specificaties moeten op zodanige wijze in de aanbestedingsstukken worden vermeld dat Handboek Inkoop en aanbesteding Waterschapsbedrijf Limburg Versie 1 – 11-11-2009

39

5

Inkoopprocedures

er geen concurrentiebeperkende werking vanuit gaat. De specificaties hebben betrekking op milieuvriendelijkheid, ontwerp, geschiktheid voor het gebruik, veiligheid, afmetingen, kwaliteit en productiemethoden. In deze specificaties mag geen melding worden gemaakt van een fabricaat of van een specifieke werkwijze. Verder mag niet worden verwezen naar een bepaald merk. Bij de omschrijving van de opdracht moet in de aankondiging gebruik worden gemaakt ‘gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten’ (CPV codes). De omschrijving opdracht en/of het maken van werkbeschrijving / bestek wordt opgesteld door (en is verantwoordelijkheid van) de inkoper/projectleider. Ondersteuning wordt verleend door de /aanbestedingadviseur.

van de van de dus de inkoop-

Specificatie moet transparant Het is essentieel dat de specificatie helder en allesomvattend is. Pas daarna kan worden begonnen met een aanbestedingsprocedure. Onduidelijkheden in de specificatie kunnen resulteren in (een groot aantal) vragen of foutieve inschrijvingen. Dat laatste zou kunnen leiden tot ernstige vertragingen in de uitvoering en zelfs tot het mislukken van een aanbesteding. Het WBL maakt voor opdrachten voor werken gebruik van werkbeschrijvingen en bestekken. Bij aanbesteding van opdrachten in de GWW sector zal zoveel mogelijk gebruik worden gemaakt van RAW bestekken. Selectiecriteria (uitsluitend betrekking op de inschrijver) Bij de selectie van een inschrijver (leverancier, dienstverlener of aannemer) wordt bekeken of de inschrijver geschikt is om de opdracht uit te voeren. Voor de selectie worden criteria opgesteld waarop de inschrijver wordt beoordeeld. De criteria moeten relevant en proportioneel zijn voor de opdracht. Begrippen met betrekking tot de selectie van een inschrijver: a. Uitsluitinggronden: uitsluitinggronden vormen een gesloten systeem. Dit betekent dat het WBL alleen uitsluitinggronden mag stellen die in de aanbestedingsregelgeving worden genoemd. Andere uitsluitinggronden zijn niet toegestaan. De uitsluitinggronden betreffen de persoonlijke situatie van de inschrijvers en zien toe op omstandigheden als deelname aan een criminele organisatie, schuld aan omkoping of fraude. Gebruik hiervoor de Eigen Verklaring Aanbesteden. b. Persoonlijke situatie van ondernemer: De selectiecriteria zijn ook gerelateerd aan de beoordeling van de integriteit en eventuele onbevoegdheid om beroepsactiviteiten te mogen uitoefenen. De inkoper/projectleider moet bij Europese en nationale aanbestedingsprocedures standaard vragen aan te tonen dat inschrijver volgens de voorschriften van de lidstaat waar hij is gevestigd, in het beroepsregister of handelsregister is ingeschreven, of om een verklaring onder ede of om een attest te verstrekken. c.

Economische en financiële draagkracht: eisen die het WBL stelt aan de financieel-economische situatie van een inschrijver. Het WBL hanteert omzeteisen die in verhouding staan tot de omvang van de opdracht. De omzeteis ligt binnen een bandbreedte van 0%-300%. De inschrijvers worden verzocht omzetgegevens over de laatste drie boekjaren voor aankondiging van de opdracht te overleggen. Gebruik hiervoor de Eigen Verklaring Aanbesteden.

d. Vakbekwaamheid: eisen die het WBL stelt aan de technische bekwaamheid van een inschrijver. De technische bekwaamheid van de ondernemer kan (afhankelijk van de aard, de hoeveelheid of omvang en het doel van de opdracht) aan de hand van een lijst van referentieprojecten worden aangetoond. In de lijst moet per referentieproject de werkzaamheden, de opdrachtgever, de plaats en datum en het bedrag van de opdracht worden opgegeven. Vraag een omschrijving van minimaal drie referentieprojecten. Zie de bijlage in de offerteaanvraag of de selectieleidraad. Gebruik hiervoor de Eigen Verklaring Aanbesteden. Kwaliteitsnormen: Ingeval het WBL de overlegging verlangt van door onafhankelijke instanties opgestelde verklaringen dat de ondernemer aan bepaalde kwaliteitsnormen voldoet (zoals ISO9001) moeten deze worden opgenomen onder de selectiecriteria en is het verplicht om ook gelijkwaardige certificaten van in andere lidstaten gevestigde instellingen te erkennen.


40

5

Inkoopprocedures

Gunningcriteria (uitsluitend betrekking op de inschrijving) Voor de gunning van een overheidsopdracht kan worden gekozen uit twee criteria:  de laagste prijs. Dit criterium gebruikt het WBL voor opdrachten die een inkoper/projectleider gedetailleerd kan omschrijven in een werkbeschrijving / bestek of waarvan het kwaliteitsniveau goed kan worden vastgelegd (kantoorartikelen, schoonmaak en beveiliging) of  de economisch meest voordelige inschrijving. Bij dit laatste criterium moet gebruik worden gemaakt van zogenaamde subcriteria. Voorbeelden van deze criteria zijn: kwaliteit, prijs, technische waarde, esthetische en functionele kenmerken, milieutechnische eigenschappen, gebruikskosten, rentabiliteit, klantenservice en technische bijstand, leveringstermijn en uitvoeringstermijn. Het relatieve gewicht van elk criterium voor de bepaling van de economisch meest voordelige inschrijving moet in de aanbestedingsstukken worden aangegeven.

Verzenden offerteaanvragen Na publicatie zal het WBL verzoeken ontvangen om toezending van de offerteaanvraag. Om nauwkeurig bij te kunnen houden wie en wanneer om toezending van de offerteaanvraag verzocht, worden alleen schriftelijke verzoeken (per fax of e-mail is ook toegestaan) gehonoreerd. De verzoeken moeten worden vermeld in het betreffende aanbestedingsregister en worden opgenomen in het aanbestedingsdossier. De offerteaanvraag moet binnen zes dagen na ontvangst van een verzoek om toezending aan de inschrijver zijn verstuurd. Voor het indienen van een offerte moet een termijn worden vastgesteld met een minimale termijn van 52 kalenderdagen geteld van de dag van verzending van de aankondiging. Eventueel kan dit aantal dagen met de toegestane termijnverkorting worden verminderd. Nota van Inlichtingen; beantwoorden van vragen Naar aanleiding van de aankondiging aanbesteding of de offerteaanvraag kunnen inschrijvers vragen stellen. In de aankondiging of in de offerteaanvraag wordt aangegeven hoe en aan wie deze vragen gesteld moeten worden. Ook moet een uiterste datum voor het indienen van vragen worden vermeld. Alleen schriftelijke vragen worden beantwoord. De Nota van Inlichtingen (vragen en antwoorden) wordt verzonden aan alle inschrijvers, ook aan diegenen die na verzending van de Nota nog een verzoek tot ontvangst van de offerteaanvraag indienen. Vragen en antwoorden moeten worden geanonimiseerd. Rectificatie Het is tijdens de aanbestedingsprocedure mogelijk wijzigingen aan te brengen in de aanbestedingsdocumenten door middel van een rectificatie. Verleng in dit geval de inschrijvingsdatum met een redelijke termijn, zodat ondernemers hun inschrijving eventueel kunnen wijzigen. Ontvangen van offertes en beoordeling op uitsluitinggronden Minimaal 52 kalenderdagen nadat de aankondiging is verzonden naar het Bureau voor Officiële Publicaties van de EG en uiterlijk op de door het WBL gestelde datum moeten inschrijvers hun offerte indienen. De offertes worden dan gelijktijdig geopend en vervolgens beoordeeld. Proces-verbaal In het proces-verbaal van de openingsprocedure wordt door de inkoper/projectleider vastgelegd welke inschrijvers tijdig hun offerte hebben ingediend. Verder moeten ook onregelmatigheden worden vermeld in het proces-verbaal. Bij een aanbesteding voor werken moet in het procesverbaal de inschrijvingssommen worden genoteerd. Het proces-verbaal moet aan de inschrijvers worden toegezonden. NB: bij een aanbesteding volgens het ARW 2005 moet gebruik worden gemaakt van een standaardformulier. Uitsluitinggronden Eerst worden de offertes getoetst op de gestelde uitsluitinggronden. Hierbij moet ook worden gedacht aan het op tijd inleveren van de inschrijving, de eis dat de inschrijving is opgesteld in de juiste taal, de verschillende verklaringen (Kamer van Koophandel) die moeten worden overlegd, enzovoort. De uitsluitinggronden moeten wel in de aankondiging of de offerteaanvraag zijn opgenomen.


41

5

Inkoopprocedures

Offertebeoordeling en voorlopige gunningbeslissing Offertes die niet in strijd zijn met de uitsluitinggronden worden getoetst aan de vooraf gestelde selectieen gunningcriteria. Aan de ondernemer die de offerte met de laagste prijs heeft of de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan, wordt de opdracht (voorlopig) gegund. Gelijk met het bekendmaken van de voorgenomen gunningbeslissing moet de inkoper/projectleider motiveren waarom een (afgewezen) inschrijver de overheidsopdracht niet gegund krijgt. (Voor zover van toepassing) moet worden aangegeven hoe de afgewezen inschrijver op specifieke criteria heeft gescoord ten opzichte van de winnende inschrijver. De afgewezen inschrijver moet kunnen begrijpen waarom de winnende inschrijver en niet hij de opdracht is gegund. Eventueel kunnen de eindscores, zowel van de afgewezen inschrijver als die van de inschrijvers die geselecteerd zijn of aan wie gegund gaat worden, (geanonimiseerd) bekend worden gemaakt. Het WBL neemt een zogenaamde ‘Alcatel’ termijn van minimaal vijftien dagen in acht tussen de aankondiging van het gunningvoornemen en het sluiten van de overeenkomst met de aangewezen inschrijver. Aankondiging van de gegunde opdracht Indien het WBL de opdracht definitief heeft gegund, dan moet een aankondiging van de gunning worden opgesteld. De aankondiging moet uiterlijk 48 dagen na gunning van de betrokken opdracht worden verzonden aan het Bureau voor officiële Publicaties van de EG. Aanbestedingsdossier Het aanbestedingsdossier is de taak en de verantwoordelijkheid van de inkoper/projectleider, waarbij opzet en werkwijze op hoofdlijnen bij alle aanbestedingen hetzelfde is. Klik hier indien u wilt naar: Paragraaf 2.3 Inhoudsopgave

Paragraaf 5.4

Draaiboek Europese openbare procedure

5.4.2 NIET‐OPENBARE PROCEDURE (OPENBARE AANBESTEDING MET VOORAFGAANDE SELECTIE) De niet-openbare procedure is een aanbestedingsprocedure in twee rondes. Bij de niet-openbare aanbestedingsprocedure vinden de selectie en de gunning in twee afzonderlijke fasen plaats. De aanbesteding wordt algemeen bekend gemaakt. In de eerste fase kan iedere geïnteresseerde ondernemer zich inschrijven voor de voorselectie, waarbij aan de hand van selectiecriteria wordt beoordeeld welke inschrijvers geschikt zijn. De aanbestedende dienst laat een vooraf vastgesteld aantal gegadigden toe. Deze voldoen allen aan de geschiktheideisen en gaan door naar de tweede fase - de eigenlijke inschrijving. Hiervoor gaat de offerteaanvraag naar de geschikt bevonden gegadigden. Gunning geschiedt op basis van de inschrijving. De aanbestedende dienst mag niet met de inschrijvers onderhandelen over de ingediende inschrijvingen. Het minimum aantal gegadigden dat tot de inschrijving moet worden uitgenodigd bedraagt vijf. Niet-openbare procedures kunnen het beste worden toegepast bij het plaatsen van een opdracht in een markt met een groot aantal partijen. Het biedt dan het voordeel van twee rondes; één ronde voor het selecteren van de geïnteresseerde partijen en één ronde voor het selecteren van de beste inschrijving. De termijnen van de niet-openbare procedure zijn anders dan de termijnen van de openbare procedure. De niet-openbare procedure duurt ongeveer 16 weken; 37 dagen voor de selectie van de ondernemers en 40 dagen voor indiening van de offertes. Klik hier indien u wilt naar: Paragraaf 3.3.3 Inhoudsopgave

Paragraaf 5.4

Draaiboek Nationale Niet openbare procedure


42

5

Inkoopprocedures

5.4.2.1 E UROPESE N IET ‐ OPENBARE PROCEDURE Bij de Europese niet-openbare aanbestedingsprocedure vinden de selectie en de gunning in twee afzonderlijke fasen plaats. In de eerste fase kunnen ondernemers zich inschrijven voor de voorselectie, waarbij aan de hand van selectiecriteria wordt beoordeeld welke inschrijvers geschikt zijn. Vervolgens gaat de offerteaanvraag naar de geschikt bevonden inschrijvers. De termijnen van de niet-openbare procedure zijn anders dan de termijnen van de openbare procedure. Aankondiging Hiervoor geldt hetzelfde als bij de Europese openbare aanbestedingsprocedure. Preselectiedocument Het preselectiedocument bevat alleen de selectiecriteria en een summiere omschrijving van de opdracht. Voor de selectiecriteria geldt hetzelfde als bij de Europese openbare aanbestedingsprocedure. Een wegingsfactor moet per selectiecriteria worden meegegeven. De criteria moeten bovendien in verhouding staan tot de zwaarte van de opdracht. Verzenden preselectiedocument Voor het indienen van de inschrijvingen voor de voorselectie moet een termijn worden vastgesteld van minimaal 37 kalenderdagen, gerekend vanaf de dag van verzending van de aankondiging. Tot de tweede fase (offertefase) worden in beginsel minimaal vijf inschrijvers en maximaal tien inschrijvers toegelaten. Dit moet in de aankondiging of het preselectiedocument worden aangegeven. Indien er minder dan vijf inschrijvingen zijn dan kan bij gemotiveerde uitzondering de procedure wel doorgang vinden indien sprake is van voldoende concurrentie in de offertefase. Nota van Inlichtingen; beantwoorden van vragen Hierbij geldt hetzelfde als bij de Europese openbare aanbestedingsprocedure. Ontvangst preselectiedocument en uitsluitinggronden Minimaal 37 dagen na verzending van de aankondiging en uiterlijk op de door het WBL gestelde datum moeten de ondernemers hun eerste inschrijving hebben gedaan. De inschrijvingen worden gelijktijdig geopend en getoetst aan de gestelde uitsluitinggronden in de aankondiging of het preselectiedocument. Zie voor meer informatie de Europese openbare aanbestedingsprocedure. Beoordeling inschrijvingen De inschrijvingen worden beoordeeld op de selectiecriteria die in de aankondiging of het preselectiedocument zijn opgenomen. Het WBL verzendt een offerteaanvraag naar de geselecteerde inschrijvers en een bericht van afwijzing met motivatie naar de afgewezen inschrijvers. Offerteaanvraag Voor de offerteaanvraag geldt hetzelfde als bij de Europese openbare aanbestedingsprocedure met uitzondering van het opnemen van selectiecriteria. Offertebeoordeling en voorlopige gunningbeslissing Minimaal 40 dagen na verzending van de offerteaanvragen en uiterlijk op de door het WBL vastgestelde datum moeten de inschrijvers hun offerte indienen. De inhoudelijke beoordeling en de gunningbeslissing zijn niet anders dan de Europese openbare aanbestedingsprocedure. Aankondiging van de gegunde opdracht De aankondiging van gunning moet uiterlijk 48 dagen na gunning van de betrokken opdracht worden verzonden naar het Bureau voor officiële Publicaties van de EG. Aanbestedingsdossier Het bijhouden van het aanbestedingsdossier is de taak en de verantwoordelijkheid van de inkoper/projectleider. Klik hier indien u wilt naar: Paragraaf 2.3 Inhoudsopgave

Paragraaf 5.4

Draaiboek Europese Niet openbare aanbesteding Handboek Inkoop en aanbesteding Waterschapsbedrijf Limburg Versie 1 – 11-11-2009

43

5

Inkoopprocedures

5.4.3 CONCURRENTIEGERICHTE DIALOOG De concurrentiegerichte dialoog (artikel 28 Bao en artikel 29 Bao) is bedoeld voor het aanbesteden van bijzonder complexe overheidsopdrachten waarbij de aanbesteder niet vooraf maar pas in dialoog met ondernemers de specificaties van het werk kan bepalen waaraan hij behoefte heeft. De aanbesteder last de dialoogfase in na de selectie van ondernemers die zich hebben aangemeld. De concurrentiegerichte dialoog is nader uitgewerkt in artikel 29 Bao. Met name lid 1 is van belang voor het bepalen van de toepassingsmogelijkheid; “voor bijzonder complexe overheidsopdrachten kan een aanbestedende dienst, voor zover hij van oordeel is dat de toepassing van openbare procedures of niet-openbare procedures het niet mogelijk maakt de overheidsopdracht te gunnen, gebruik maken van de concurrentiegerichte dialoog overeenkomstig dit artikel.” In de Nota van Toelichting op het bepaalde in artikel 29 wordt aangegeven, dat van een bijzonder complexe overheidsopdracht in de zin van dit besluit sprake is als het objectief gezien onmogelijk is te bepalen welke middelen en oplossingen noodzakelijk zijn voor deze overheidsopdracht. Daarbij gaat het met name om omvangrijke, geïntegreerde infrastructuurprojecten, grote computernetwerken of projecten met een complexe en gestructureerde financiering waarvan vooraf niet alle financiële en juridische eisen kunnen worden voorgeschreven. Volgens de Europese Commissie is het voor technisch complexe opdrachten niet voldoende indien de aanbestedende dienst niet kan verwijzen naar standaarden of andere referentiesystemen. Voorts is een beroep op de technische en innovatieve aspecten in eerste instantie ook niet maatgevend om te kunnen spreken van een ‘bijzonder complexe overheidsopdracht’. Indien het voor een aanbestedende dienst dus wel mogelijk is om de technische middelen vast te stellen of om de juridische en financiële eisen van een project voor te schrijven dan wel te specificeren, dan is het de aanbestedende dienst niet toegestaan de concurrentiegerichte dialoog toe te passen. Beschrijvend document De aanbesteder heeft een bepaalde behoefte waarvoor zij de mogelijke oplossingen niet goed in beeld heeft. De dialoog wordt gevoerd op basis van een ‘beschrijvend document’ dat wel het te bereiken resultaat beschrijft, maar niet de mogelijke oplossingen. Aankondiging De aanbesteder vraagt openbaar concurrentiegerichte dialoog.

aan

marktpartijen

zich

aan

te

melden

voor

de

Aanmelding De marktpartijen melden zich aan en de aanbesteder selecteert op basis van vastgestelde criteria een aantal partijen waarmee hij de dialoog aan wil gaan. Het minimumaantal deelnemende marktpartijen is ingevolge artikel 44 lid 5 Bao, ten minste drie om in ieder geval daadwerkelijke mededinging te waarborgen. Selectie Vervolgens dient de aanbestedende dienst ingevolge artikel 55 lid 2 Bao na de selectie leidende tot de uitnodiging van marktpartijen een bezwaartermijn voor afgewezen gegadigden te hanteren die ten minste gelijk is aan 15 dagen na verzending van de mededeling van die (gunning)beslissing. Geheimhoudingsclausule De gehele dialoog vindt tussen de aanbestedende dienst en de individuele marktpartij plaats zodat bescherming van het initiatief tot en met de gunning in beginsel geregeld is. Bovendien staat in artikel 29 lid 6 Bao dat het initiatief van de marktpartij slechts met toestemming van deze marktpartij aan derden mag worden doorgegeven, hetgeen een aanvulling op artikel 6 Bao betreft. Desalniettemin is het wel noodzakelijk voor het slagen van de concurrentiegerichte dialoog dat er een geheimhoudingsclausule wordt opgemaakt waarin alle rechtstreeks bij de aanbesteding betrokkenen geheimhouding van het initiatief van de marktpartij onderschrijven, waarbij naast de vorengenoemde auteursrechtelijke bescherming tevens de geheimhoudingsclausule van waarde zal zijn bij de civiele rechter. Dialoog In afzonderlijke sessies met de geselecteerde marktpartijen wordt gezocht naar de beste oplossingen voor de behoefte van de aanbestedende dienst. De aanbesteder kan de dialoog in Handboek Inkoop en aanbesteding Waterschapsbedrijf Limburg Versie 1 – 11-11-2009

44

5

Inkoopprocedures

fasen doen verlopen, waarbij het aantal te bespreken oplossingen aan de hand van de gunningcriteria stapsgewijs wordt gereduceerd. De dialoog is vertrouwelijk. Uitnodiging tot inschrijving Op basis van de dialogen volgt na de beëindiging van de dialoog de officiële uitnodiging tot inschrijving en verloopt de procedure verder op dezelfde wijze als de inschrijvingsfase van de nietopenbare procedure. Bao laat de mogelijkheid open dat de aanbesteder alle deelnemers aan de dialoog uitnodigt om op dezelfde werkbeschrijving / hetzelfde bestek in te schrijven. Als de werkbeschrijving / het bestek echter geheel of gedeeltelijk een oplossing bevat die de aanbesteder ter kennis gekomen is uit zijn dialoog met een of meer deelnemers, moet de aanbesteder de instemming hebben van de desbetreffende deelnemers. Inschrijving De geselecteerde marktpartijen beslissen of ze willen bieden op deze vraag. Na beëindiging van de dialoog schrijven de geïnteresseerde deelnemers aan de dialoog zich in met de eigen oplossing of oplossingen die hij in samenspraak met de aanbesteder heeft geformuleerd. Beoordeling inschrijvingen De beoordeling van de biedingen is géén nieuw element in het aanbesteden volgens de concurrentiegerichte dialoogprocedure. Uiterlijk op de door het WBL vastgestelde datum moeten de inschrijvers hun offerte indienen. Het verschil met de openbare en niet openbare procedure is dat de inhoudelijke beoordeling van de biedingen uitsluitend plaatsvindt op basis van het criterium economisch meest voordelige inschrijving. Aankondiging van de gegunde opdracht Gunning is eveneens geen nieuw element in het aanbesteden. De aanbestedende dienst dient ingevolge artikel 55 lid 2 Bao na de beoordeling van de definitieve inschrijvingen leidende tot de gunning een bezwaartermijn voor afgewezen inschrijvers te hanteren die ten minste gelijk is aan 15 dagen na verzending van de mededeling van die (gunning)beslissing. Aanbestedingsdossier Het bijhouden van het aanbestedingsdossier is de taak en de verantwoordelijkheid van de inkoper/projectleider. Klik hier indien u wilt naar: Paragraaf 5.4 Inhoudsopgave Draaiboek Nationale Concurrentiegerichte dialoog Draaiboek Europese Concurrentiegerichte dialoog

5.4.4 ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET VOORAFGAANDE AANKONDIGING Deze procedure kan bijvoorbeeld gebruikt worden wanneer eerder onregelmatige of onaanvaardbare inschrijvingen zijn gedaan (artikel 30 Bao). De onderhandelingsprocedure met voorafgaande aankondiging verloopt tot en met de inschrijving net zoals de niet-openbare procedure. Onderhandelingen Na ontvangst van de inschrijvingen onderhandelt de aanbesteder met de inschrijvers. De onderhandelingen resulteren in aanbiedingen van de uitgenodigden. De aanbesteder kiest daaruit het aanbod dat hij wenst te aanvaarden. Dit laat onverlet dat de aanbesteder de onderhandelingen zou kunnen faseren door bijvoorbeeld een tussentijdse bieding in te lassen. Na deze bieding zou de aanbesteder de onderhandelingen voort kunnen zetten. Zie artikel 30, lid 5, van Bao. Voorwaarde is dat aan artikel 44, lid 8, Bao wordt voldaan, dat eist dat ‘het aantal inschrijvingen in de slotfase zodanig is dat daadwerkelijke mededinging kan worden gegarandeerd, voor zover er een voldoende aantal geschikte oplossingen of gegadigden is’. De Commissie is van mening dat voor daadwerkelijke mededinging normaliter ten minste drie inschrijvingen nodig zijn.


45

5

Inkoopprocedures

Vertrouwelijke informatie In de onderhandelingsfase onderhandelt de aanbesteder parallel met meerdere inschrijvers. De aanbesteder moet daarbij vertrouwelijk omgaan met de informatie die hij van elk van de inschrijvers verkrijgt. Met name behoort deze informatie niet gebruikt te worden om de inschrijvers tegen elkaar uit te spelen. Klik hier indien u wilt naar: Paragraaf 5.4 Inhoudsopgave Draaiboek Onderhandelingsprocedure met aankondiging (nog op te nemen en linken)

5.4.5 ONDERHANDELINGSPROCEDURE ZONDER VOORAFGAANDE AANKONDIGING Deze procedure is bijvoorbeeld toegestaan wanneer er geen of geen geschikte inschrijvingen zijn ingediend of bij spoed (artikel 31 Bao). De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging verloopt als de onderhandelingsprocedure met voorafgaande aankondiging, maar dan zonder de mogelijkheid voor iedere ondernemer om zich aan te melden als gegadigde. Klik hier indien u wilt naar: Paragraaf 5.4 Inhoudsopgave Draaiboek Onderhandelingsprocedure zonder aankondiging (nog op te nemen en linken)

5.4.6 MEERVOUDIG ONDERHANDSE PROCEDURE Deze procedure regelt een uniforme handelwijze voor het aanvragen van een offerte bij minimaal drie ondernemers op basis van een door de inkoper/projectleider vervaardigd beschrijvend document of werkbeschrijving / bestek met daarin alle relevante informatie. Er gelden geen voorschriften tot openbare bekendmaking of voorschriften voor de duur van termijnen. De aanbestedende dienst gunt op basis van het criterium laagste prijs of economisch meest voordelige inschrijving. Voor eenmalige aanschaf van goederen en/of diensten met een waarde tussen € 15.000,- en € 206.000,- en opdrachten voor werken met een waarde tussen € 50.000,- en € 250.000,- exclusief BTW geldt het volgende:  

 

  

De offerteaanvraag (voor model offerte-aanvraag leveringen, diensten zie Bijlage 10.2; voor werken is er geen standaard model) moet altijd schriftelijk; Er moet minimaal bij drie verschillende ondernemers offerte worden aangevraagd. Indien voor het eerst met een ondernemer zaken wordt gedaan, dan moeten voor leveringen en diensten de inkoopvoorwaarden van het WBL worden toegevoegd; voor werken zijn deze inkoopvoorwaarden niet van toepassing; De opdrachtgever kiest in overleg met de inkoop-/aanbestedingadviseur minimaal drie ondernemers; Indien de waarde van de opdracht dicht bij het volgende drempelbedrag ligt (€ 206.000,- bij leveringen en IIa-diensten) of indien sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang (bij IIb-diensten), is het verstandig om de opdracht Europees aan te besteden (zie paragraaf 5.4); In de offerteaanvraag moet de opdracht nauwkeurig en non-discriminatoir worden omschreven. Vermijd daarom merknamen of keurmerken! Daarbij moeten de gunningcriteria (en hun relatieve gewicht) in de offerteaanvraag worden opgenomen; Het resultaat van de offerteaanvraag moet worden opgenomen in het dossier. Dit kan inhouden de offerte van de ondernemer of de beslissing van een ondernemer geen offerte uit te brengen; Het gunningvoorstel moet worden opgesteld door de inkoper/projectleider en ondertekend door de tekenbevoegde (= budgethouder). Het gunningvoorstel bevat informatie (indien van toepassing) over de keuze van de opdrachtnemer, de prijs en de betalingscondities, de looptijd en opzegtermijn, een korte omschrijving van de opdracht en eventuele afwijkingen op de inkoopvoorwaarden van het WBL. In het kort: het gunningvoorstel moet worden verantwoord.


46

5

Inkoopprocedures

 



De afgewezen ondernemers moeten (met een toelichting) op de hoogte worden gesteld van de gunningbeslissing. Uit de afwijzingsbrief moet blijken waarom de opdracht niet aan hen is gegund, maar aan de winnende inschrijver; Een overeenkomst moet juridisch worden getoetst, worden gearchiveerd en worden opgenomen in het contractenregister. In het geval dat wordt afgeweken van de inkoopvoorwaarden van het WBL (bij leveringen en diensten) moet dit op de juridische gevolgen zijn getoetst; Opdrachten, orders en bestellingen moeten onder alle omstandigheden (onder verwijzing naar de overeenkomst en het opdrachtnummer) schriftelijk worden vastgelegd en aan de ondernemer worden bevestigd. Op de factuur van de leverancier/aannemer dient het nummer van de opdracht te worden vermeld.

Klik hier indien u wilt naar: Paragraaf 2.4 Inhoudsopgave

Paragraaf 5.4

Draaiboek onderhandse aanbesteding

5.4.7 IIB DIENSTEN Indien sprake is van een IIb dienst (zie bijlage 2) dan geldt het volgende:  boven het Europese drempelbedrag dienen de uitgangpunten van het EG-verdrag te worden gehanteerd (objectief, transparant en niet-discriminerend) en dient de gunning in Luxemburg te worden gepubliceerd. Het betreft per definitie een openbare aanbesteding;  onder het Europese drempelbedrag gelden de procedures zoals beschreven in het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van het WBL. Klik hier indien u terug wilt naar: Paragraaf 5.4 Inhoudsopgave

5.4.8 ENKELVOUDIG ONDERHANDSE PROCEDURE Bij enkelvoudig onderhands aanbesteden wordt de opdracht gegund aan één partij die op basis van een offerteverzoek een offerte heeft ingediend. De procedure regelt een uniforme handelwijze voor het aanvragen van een offerte bij één leverancier/aannemer. Voor eenmalige aanschaf van goederen of diensten tot € 50.000,- excl. BTW en opdrachten voor werken met een maximale waarde tot € 150.000,- excl. BTW geldt:   

  

De inkoper/projectleider mag zelf een ondernemer kiezen; De offerteaanvraag moet altijd schriftelijk. Indien voor het eerst met een ondernemer zaken wordt gedaan, dan moeten de inkoopvoorwaarden van het WBL worden toegevoegd; Indien de waarde van de opdracht dicht bij het volgende drempelbedrag ligt (€ 15.000,- bij leveringen en diensten en € 50.000,- bij werken) dan is het verstandig minimaal drie offertes op te vragen, omdat de aanbiedingen hoger kunnen uitvallen dan de raming van de opdracht (zie paragraaf 3.2.2). Indien de aanbieding hoger uitvalt, moeten in beginsel alsnog meerdere offertes worden aangevraagd; Bij elke offerteaanvraag kan een afstandsovereenkomst worden opgenomen; Het resultaat van de offerteaanvraag moet worden opgenomen in het dossier. Dit kan inhouden de offerte van de ondernemer of de beslissing van de ondernemer geen offerte uit te brengen; Het gunningvoorstel moet worden opgesteld door de inkoper/projectleider, ondertekend door de tekenbevoegde (= budgethouder) en geparafeerd door de inkoop-/aanbestedingadviseur. Het gunningvoorstel bevat informatie over de soort inkoop (werk, levering of dienst), de leveranciers/aannemerskeuze, de prijs, de betalingscondities, de looptijd en opzegtermijn, een korte omschrijving van de opdracht en eventuele afwijkingen op de inkoopvoorwaarden van het WBL;


47

5

Inkoopprocedures

 

Een overeenkomst moet in alle gevallen schriftelijk worden vastgelegd. In het geval dat wordt afgeweken van de inkoopvoorwaarden van het WBL (bij leveringen en diensten) moet dit op de juridische gevolgen worden getoetst; Opdrachten, orders en bestellingen moeten onder alle omstandigheden (onder verwijzing naar de overeenkomst en het opdrachtnummer) schriftelijk worden vastgelegd en aan de ondernemer worden bevestigd. Op de factuur van de leverancier/aannemer dient het nummer van de opdracht te worden vermeld.

Klik hier indien u wilt naar: Paragraaf 2.5 Inhoudsopgave

Paragraaf 5.4

Draaiboek enkelvoudige procedure


48

Bijlage 1A

Formulier inkoop en aanbesteding tot € 500

Bijlage 1A: Formulier inkoop en aanbesteding tot € 500 (leveringen, diensten of werken tot € 500 (excl. BTW) ) 1. Betrokkenen Behandelende unit Bevoegde inkoper / projectleider 2. Korte omschrijving van de aankoop Korte omschrijving:

3. Toets op beschikbaarheid van budget resp. krediet Is bij de check op beschikbaar budget op basis van checklist SIB (Signalering InkoopBehoefte) geconcludeerd dat voldoende budget beschikbaar is?

 Ja

 Nee

4. Bedrag van de aankoop + de leverancier waarbij de aankoop is gepleegd : Bedrag : Datum aankoop : Kostensoort-kostenplaats-wpp : Naam Leverancier : Woonplaats Leverancier :

5. Verantwoording opdrachtverlening / financieel mandaat (degene die onderstaand parafeert ondertekent ook de opdracht) Opdracht < € 7.500

Paraaf inkoper overeenkomstig het verstrekte financieel mandaat (paraaf + datum) :

Klik hier indien u terug wilt naar: Inhoudsopgave Hoofdstuk 4


49

Bijlage 1B

Formulier inkoop en aanbesteding vanaf 500

Bijlage 1B: Formulier inkoop en aanbesteding vanaf € 500 (leveringen en diensten tot € 15.000 (excl. BTW); werken tot € 50.000 (excl. BTW) ) 1. Betrokkenen Behandelende unit Bevoegde inkoper / projectleider Inkoop-/aanbestedingadviseur (indien van toepassing)  Offerteaanvraag

2. Welk document wordt er opgesteld?

 Werkbeschrijving

3. Aanleiding + Behoeftestelling Categorie behoeftestelling: 

Meerwerk / minderwerk op bestaand werk



Werk (nieuw werk)



Levering



2a Dienst



2b Dienst

Bij categorie Levering of Dienst : Is er sprake van een HOMOGENE levering of dienst? (voor beoordeling zie de betreffende bijlage bij het Handboek)  Ja  Nee Als homogeen en er wordt niet gebundeld, dan motiveren waarom niet:

Korte omschrijving:

Als Meerwerk, ga na de korte omschrijving naar vraag 13. 4. Duurzaamheid 4.1 zijn voor deze aanbesteding duurzaamheidcriteria van Senternovem beschikbaar?

 Ja

 Nee

4.2 indien “Ja” zijn deze duurzaamheidcriteria toegepast? 4.3 indien bij 5.2 “Nee” dan toelichten waarom de duurzaamheidcriteria niet zijn toegepast:

 Ja

 Nee

5. Raming (excl. BTW) Hier dient de geraamde waarde (*) van levering/ dienst/ werk te worden vermeld (excl. btw), alsmede (zonodig) de te verkrijgen subsidie. Verder dient te worden aangegeven ten laste van welk budget de kosten gerealiseerd zullen worden.

(*) Zie zo nodig art. 9 BAO.

De raming bedraagt:

€

Komt ten laste van: Investeringskrediet: Projectnummer Kostensoort-kostenplaats-wpp (exploit) :

6. Toets op beschikbaarheid van budget resp. krediet Bij de budgettoets op beschikbaar budget resp. krediet naar aanleiding van checklist SIB (Signalering InkoopBehoefte), is geconcludeerd dat voldoende budget beschikbaar is? 7.

 Ja

 Nee

Is aan meer dan 1 opdrachtnemer verzocht offerte te verstrekken ?  Ja ; ga verder met vraag 8  Nee ; ga verder met vraag 10

8. Welk gunningcriterium wordt gekozen 

laagste prijs



ander criterium (tekstueel toelichten)


50

Bijlage 1B

Formulier inkoop en aanbesteding vanaf 500

9.

Welke ondernemer(s) word(t)en dan uitgenodigd offerte uit te brengen ?

10. Planning aanbesteding IJkpunten

Datum/Data

Trekker

Versturen offerteaanvraag Sluiting termijn indienen offertes (eventuele) afwijzingen Verwachte datum opdracht Paraaf bevoegde inkoper / projectleider:

Paraaf Inkoop-/aanbestedingadviseur:

Datum:

Datum:

AKKOORD VOOR VERSTUREN OFFERTE-AANVRAAG

11. Gegadigden/Inschrijvers Volgorde

(eventueel opgave volgens bijlage)

Bedrijfsnaam

Vestigingsplaats

Inschrijfbedrag (excl. btw)

(datum / tijdstip) 1.

€

2.

€

3.

€

12. Gunning / Opdracht Gunning/ opdracht aan Bedrag gunning/ opdracht

€

Datum gunning/ opdracht 13. Verantwoording opdrachtverlening / financieel mandaat (degene die onderstaand parafeert ondertekent ook de opdracht) Opdracht < € 7.500

Paraaf medewerker overeenkomstig het verstrekte financieel mandaat (paraaf + datum) :

Opdracht < € 50.000

Paraaf Budgethouder (aankruisen + paraaf + datum) :  manager / bureauhoofd  projectleider

PS:

opdrachten, orders en bestellingen > € 500 moeten onder alle omstandigheden (onder verwijzing naar de overeenkomst en het opdrachtnummer) schriftelijk worden vastgelegd en aan de ondernemer worden bevestigd. Op de factuur van de leverancier/aannemer dient het nummer van de opdracht te worden vermeld.

Klik hier indien u terug wilt naar: Inhoudsopgave Hoofdstuk 4 Handboek Inkoop en aanbesteding Waterschapsbedrijf Limburg Versie 1 – 11-11-2009

51

Bijlage 1C

Formulier inkoop en aanbesteding (leveringen, diensten vanaf € 15.000 ; werken vanaf € 50.000

Bijlage 1C: Formulier inkoop en aanbesteding (leveringen en diensten vanaf € 15.000 (excl. BTW); werken vanaf € 50.000 (excl. BTW) ) 1. Betrokkenen Behandelende unit Bevoegde inkoper / projectleider Inkoop-/aanbestedingadviseur  Nee Zijn externe deskundigen betrokken ?

2. Welk document wordt er opgesteld?

 Ja

Zo ja, naam:

 Bestek

 Offerteaanvraag

 Werkbeschrijving

3. Aanleiding + Behoeftestelling Korte omschrijving:

4. Categorie behoeftestelling: 

Werk



Levering



2a Dienst



2b Dienst

Bij categorie Levering of Dienst : Is er sprake van een HOMOGENE levering of dienst? (voor beoordeling zie de betreffende bijlage bij het Handboek)  Ja

 Nee

Als homogeen en er wordt niet gebundeld, dan motiveren waarom niet:

5. Duurzaamheid 5.1 zijn voor deze aanbesteding duurzaamheidcriteria van Senternovem beschikbaar?

 Ja

 Nee

5.2 indien “Ja” zijn deze duurzaamheidcriteria toegepast? 5.3 indien bij 5.2 “Nee” dan toelichten waarom de duurzaamheidcriteria niet zijn toegepast:

 Ja

 Nee

6. Marktoriëntatie/Marktonderzoek Is er aanleiding voor marktoriëntatie/ marktonderzoek?

 Ja -> gebruik eventueel betreffend formulier  Nee

7. Raming (excl. BTW) Hier dient de geraamde bruto waarde (*) van levering/ dienst/ werk te worden vermeld (excl. btw en excl. subsidie). Verder dient te worden aangegeven ten laste van welk budget de kosten gerealiseerd zullen worden.

(*) Zie zo nodig art. 9 BAO.

De raming bedraagt:

€

Komt ten laste van: Investeringskrediet : Projectnummer Exploitatiebudget Kostensoort-kostenplaats-wpp :

8. Toets op beschikbaarheid van budget resp. krediet Bij de budgettoets op beschikbaar budget resp. krediet naar aanleiding van checklist SIB (Signalering InkoopBehoefte), is geconcludeerd dat voldoende budget beschikbaar is? Handboek Inkoop en aanbesteding Waterschapsbedrijf Limburg Versie 1 – 11-11-2009

 Ja

 Nee 52

Bijlage 1C


9a. Wat is de aanbestedingsprocedure volgens de richtlijnen* Procedure

Raming werk of 2b dienst

 meervoudig onderhands

€

 nationaal

€

 europees

50.000 - € 250.000

Raming levering of 2a dienst € 15.000 - € 206.000

250.000 - € 5.150.000

-----

vanaf € 5.150.000

vanaf € 206.000

* genoemde bedragen (excl. BTW) worden jaarlijks afgestemd op de van toepassing zijnde wettelijke normen 9b.

Is de keuze van de aanbestedingsprocedure conform het vastgestelde beleid?  Ja  Nee ; Aktie = opstellen voorstel aan directie (bij onderhands) of bestuur (bij nationaal / Europees) (zie voor toelichting de tekst ‘toepassing hardheidsclausule’ van het Handboek) Als “Nee” is aangekruist gevolgd door een voorstel aan directie of bestuur; geef dan kort weer de inhoud van het besluit + vermeld het corsanummer van het voorstel:

10. Selectiecriteria / Geschiktheid eisen [met betrekking tot de inschrijver] (verplicht invullen bij nationaal + Europees ; facultatief bij meervoudig onderhands) 

Persoonlijke situatie van ondernemer (onderstaand de hierbij te hanteren criteria benoemen) -

inschrijving beroepsregister / handelsregister



Economische en financiële draagkracht (onderstaand de hierbij te hanteren criteria benoemen) -



Vakbekwaamheid (onderstaand de hierbij te hanteren criteria benoemen) -

referenties

11. Gunningcriteria [met betrekking tot de inschrijving] Welk gunningcriterium wordt gekozen: 

laagste prijs; ga naar vraag 13



economisch meest voordelige inschrijving EMVI

12. Bij de keuze voor EMVI: wie maken deel uit van het beoordelingsteam ? (minimaal 2 personen) Naam

Functie

Afdeling / Bedrijf

Welke waardeaspecten spelen een rol bij gunning?

Mee te nemen criteria

Gewogen verhouding (aangegeven criteria tellen op tot 100%)



economie

   

prijs gebruikskosten rentabiliteit

% % % %



productkwaliteit

   

technische waarde service duurzaamheid

% % % %

1.

.

2.

.

3.

.

4.

.


53

Bijlage 1C




betrouwbaarheid

   

referenties garanties verzekeringen

% % % %



proceskwaliteit

   

tijdsduur / uitvoeringstempo kwaliteitsborging (geen ISO / VCA) klachtenafhandeling

% % % %



risicomanagement

   

risico-inventarisatie & evaluatie hinder en overlast specifiek materieel

% % % %



milieu

   

gebruik van grondstoffen verbruik van energie duurzaam materiaalgebruik

% % % %



anders

   

13. Welke aanbestedingsprocedure is gekozen?  Nationaal openbaar  Nationaal niet openbaar  Europees openbaar  Europees niet openbaar  Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking  Meervoudig onderhandse procedure  Enkelvoudig onderhandse procedure

% % % % Bij bijzondere opdrachten :  Concurrentiegerichte dialoog  Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking

14. Als procedure = ”Onderhands” , welke ondernemer(s) word(t)en dan uitgenodigd offerte uit te brengen ?

15. IJkpunten planning aanbesteding

Datum/Data

Trekker

Publicatie aanbesteding / Versturen offerteaanvraag Sluitingstermijn aanbesteding resp. indienen offertes Openen + Beoordelen van aanbesteding resp. offertes Gunningbesluit Laatste oplevering / Einde contract

Paraaf bevoegde inkoper / projectleider:

Paraaf Inkoop/-aanbestedingadviseur:

Datum:

Datum:

AKKOORD VOOR PUBLICATIE AANBESTEDING resp. VERSTUREN OFFERTE-AANVRAAG


54

Bijlage 1C


15. Gegadigden/Inschrijvers

(samenvatting gunningvoorstel resp. weergave ontvangen offertes)

(datum / tijdstip)

Inschrijfbedrag (excl. btw)

1.

€

2.

€

3.

€

4.

€

5.

€

6.

€

Volgorde

Bedrijfsnaam

Vestigingsplaats

Indien van toepassing EMVI-score

16. Gunning / Opdracht Gunning/ opdracht aan Bedrag gunning/ opdracht

€

Datum gunning/ opdracht Datum ondertekening contract 17. Verantwoording opdrachtverlening / financieel mandaat (degene die onderstaand parafeert ondertekent ook de opdracht) Opdracht Leveringen en diensten Bedrag > € 50.000 en < € 206.000 Opdracht Werken Bedrag > € 50.000 en < € 150.000 Opdracht Leveringen en diensten Bedrag > € 50.000 en < € 206.000 Opdracht Werken Bedrag > € 50.000 en < € 150.000 Opdracht Leveringen en diensten Bedrag > € 206.000 Opdracht Werken Bedrag > € 150.000

Opdracht Werken Bedrag > € 150.000 en < € 1.500.000

Opdracht Leveringen en diensten Bedrag > € 206.000 Opdracht Werken Bedrag > € 1.500.000

PS:

Gekozen voor laagste prijs òf hoogste EMVI-score

NIET gekozen voor laagste prijs òf hoogste EMVI-score

Gekozen voor laagste prijs òf hoogste EMVI-score



Paraaf (aankruisen + paraaf + datum) :  ZVB-manager  unithoofd Overleg met directeur: (paraaf directeur + datum) Paraaf Unithoofd (paraaf + datum) : Paraaf Unithoofd (paraaf + datum) :

Overleg met directeur: (paraaf directeur + datum) Paraaf Unithoofd (paraaf + datum) :

Paraaf Directeur (paraaf + datum) :

opdrachten, orders en bestellingen > € 500 moeten onder alle omstandigheden (onder verwijzing naar de overeenkomst en het opdrachtnummer) schriftelijk worden vastgelegd en aan de ondernemer worden bevestigd. Op de factuur van de leverancier/aannemer dient het nummer van de opdracht te worden vermeld.

Klik hier indien u terug wilt naar: Inhoudsopgave Hoofdstuk 4


55

Bijlage 2

2A‐ en 2B Diensten

Bijlage 2:

2A en 2B Diensten

2A Diensten = Diensten waarop de volledige procedure van toepassing is Categorie 1

Benaming 2A-diensten Onderhoud en reparatie

CPC-indeling 2 6112, 6122, 633, 886

2

Vervoer te land, met inbegrip van vervoer per pantserwagen en koerier, met uitzondering van postvervoer Luchtvervoer van passagiers en vracht, met uitzondering van postvervoer

712 (m.u.v. 71235), 7512,87304

4

Postvervoer te land en door de lucht

71235, 7321

5

Telecommunicatie

752

6

Ex 81, 812, 814

7

Diensten van financiële instellingen: a) verzekeringsdiensten b) bankdiensten en diensten in verband met beleggingen Diensten in verband met computers

84

8

Onderzoeks- en ontwikkelingswerk

85

9

Accountants en boekhouders

862

10

Markt- en opinieonderzoek

864

11

Advies inzake bedrijfsvoering en beheer en aanverwante diensten

865, 866

12

Diensten van architecten; diensten 867 van ingenieurs en geïntegreerde diensten van ingenieurs bij kant-en71000000-8 tot en met 71900000-7 klaar opgeleverde projecten;diensten in verband met (met uitzondering van 71550000-8) en 79994000-8 stedenbouw en landschapsarchitectuur; diensten in verband met aanverwante wetenschappelijke en technische adviezen; diensten voor keuring en controle Wanneer WBL iemand wenst in te huren voor een concreet advies inzake een probleem dat is opgetreden of bijvoorbeeld voor het opstellen van een technisch bestek, gaat het doorgaans om uitvoering van de opdracht op basis van een vaste prijs (of op basis van gewerkte uren met veelal een maximumprijs) waarbij een concreet eindresultaat wordt verlangd en bestaat er geen gezags- of arbeidsverhouding tussen WBL en de in te huren medewerkers. Op dit soort dienstverleningsopdrachten is het volledige regime van het Bao van toepassing. Specifieke CPV-codes hierbij zijn:  71000000-8 Dienstverlening op het gebied van architectuur, bouwkunde, civiele techniek en inspectie  71220000-6 Maken van bouwkundige ontwerpen

3

73 (m.u.v. 7321)


CPV-indeling 50100000-6 tot en met 50884000-5 (met uitzondering van 50310000-1 tot en met 50324200-4 en 501165109, 50190000-3, 50229000-6, 502430000) en 51000000-9 tot en met 51900000-1 60100000-9 tot en met 60183000-4 (met uitzondering van 60160000-7, 60161000-4, 60220000-6), en 64120000-3 tot en met 64121200-2 60410000-5 tot en met 60424120-3 (met uitzondering van 60411000-2, 60421000-5), en 60500000-3 60440000-4 tot en met 60445000-9 60160000-7,60161000-4 604110002, 60421000-5 64200000-8 tot en met 64228200-2, 72318000-7, en tot en met 72700000 66100000-1 tot en met 6672000035

50310000-1 tot en met 50324200-4, 72000000-5 tot en met 72920000-5 (met uitzondering van 72318000-7 en72700000-7 tot en met 727200003), 79342410-4 73000000-2 tot en met 73436000-7 (met uitzondering van 73200000-4, 73210000-7, 7322000-0) 79210000-9 tot en met 792230000-3 79210000-9 tot en met 792230000-3 79300000-7 tot en met 79330000-6, en 79342310-91, 79342311-6 73200000-4 tot en met 73220000-0, 79400000-8 tot en met 79421200-3 en 79342000-3, 79342100-4 79342300-6, 79342320-2, 793423219, 79910000-6, 799910007 98362000-8

56

Bijlage 2


Categorie

Benaming 2A-diensten CPC-indeling 2 CPV-indeling  71221000-3 Diensten door architectenbureaus voor gebouwen  71223000-7 Diensten door architectenbureaus voor uitbreidingsverbouwingen  71240000-2 Dienstverlening op het gebied van architectuur, bouwkunde en planning  71241000-9 Haalbaarheidsstudie, adviesverlening, analyse  71242000-6 Project- en ontwerpvoorbereiding, kostenraming  71243000-3 Ontwerpplannen (systemen en integratie)  71247000-1 Toezicht op bouwwerkzaamheden  71300000-1 Dienstverlening door ingenieurs  71311000-1 Adviezen inzake bouwkunde  71312000-8 Bouwkundig advies  71313000-5 Advies inzake milieutechniek  71313200-7 Advies inzake geluidsisolatie- en akoestiekprojecten  71313400-9 Milieueffectbeoordeling voor bouwwerkzaamheden  71314000-2 Energie en aanverwante diensten  71320000-7 Technische ontwerpdiensten  71321000-4 Technische ontwerpdiensten voor mechanische en elektrische installaties voor gebouwen  71333000-1 Werktuigbouwkundige diensten  71334000-8 Werktuigbouwkundige en elektrotechnische diensten

13

Reclamewezen

871

14

Reiniging van gebouwen en beheer van onroerend goed

874, 82201 t/m 82206

15

Uitgeven en drukken, voor een vastbedrag of op contractbasis Straatreiniging en afvalverzameling;afvalwaterverzameling en verwerking en aanverwante diensten

88442

16

94


79341000-6 tot en met 79342200-5 (met uitzondering van 793420003 en 79342100-4) 70300000-4 tot en met 70340000-6, en 90900000-6 tot en met 909240000 79800000-2 tot en met 79824000-6 79970000-6 tot en met 79980000-7 90400000-1 tot en met 90743200-9 (met uitzondering van 90712200-3) 90910000-9 tot en met 90920000-2 en 50190000-3, 50229000-6, 50243000-0

57

Bijlage 2


2B Diensten = Diensten waarop de beperkte procedure van toepassing is Categorie 17 18 19 20

21 22

23

24

25

26

27

Benaming 2B-diensten Hotels en restaurants

CPC-indeling 64

CPV-indeling 55100000-1 tot en met 55524000-9, en 98340000-8 tot en met 98341100-6 Vervoer per spoor 711 60200000-0 tot en met 60220000-6 Vervoer over water 72 60600000-4 tot en met 60653000-0, en63727000-1 tot en met 63727200-3 Vervoersondersteunende 74 63000000-9 tot en met 63734000-3 (met activiteiten uitzondering van 63711200-8, 63712700-0, 63712710-3, en 63727000-1, tot en met 63727200-3), en 98361000-1 Rechtskundige diensten 861 79100000-5 tot en met 79140000-7 Arbeidsbemiddeling 872 79600000-0 tot en met 79635000-4 (met uitzondering van 79611000-0, 79632000-3, 79633000-0), en 98500000-8 tot en met 98514000-9 Gaat het om vervanging van iemand die voor langere tijd uit het arbeidsproces is geraakt of tijdelijke inhuur van een extra arbeidskracht vanwege een piekbelasting, dan is doorgaans sprake van een gezagsverhouding tussen de ingehuurde medewerker en zal een overeenkomst tot plaatsing van personeel worden aangegaan. Op dit soort dienstverleningsopdrachten is het beperkte regime van het Bao van toepassing. Specifieke CPV-codes hierbij zijn:  79610000-3 (5) Plaatsing van personeel  79612000-7 Plaatsing van ondersteunend kantoorpersoneel  79620000-6 (5) Diensten voor de terbeschikkingstelling van personeel incl. tijdelijk personeel  79621000-3 Diensten voor de terbeschikkingstelling van kantoorpersoneel Opsporing en beveiliging, 873 (m.u.v. 87304) 79700000-1 tot en met 79723000-8 met uitzondering van vervoer per pantserwagen Onderwijs 92 80100000-5 tot en met 80660000-8 (met uitzondering van 80533000-9, 80533100-0, 80533200-1) Gezondheidszorg en 93 79611000-0, en 85000000-9 tot en met maatschappelijke 85323000-9 (met uitzondering van dienstverlening 85321000-5 en 85322000-2) Cultuur, sport en 96 79995000-5 tot en met 79995200-7, en recreatie 92000000-1 tot en met 92700000-8 (met uitzondering van 92230000-2, 92231000-9, 92232000-6) Overige diensten

Klik hier indien u terug wilt naar: Paragraaf 3.2.1.1 Inhoudsopgave


Paragraaf 5.4.7

58

Bijlage 3

Marktanalyse

Bijlage 3:

Marktanalyse

Marktonderzoek Ten behoeve van de aanbesteding ………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………….. Auteur:…………………………………………………………………………………………………………...………. 1. Omschrijving van het werk / de opdracht Dit marktonderzoek betreft …………………………………………………………………………………..

ten behoeve van ………………………………….............................................................................................. De aanleiding/achtergrond is ……………………………………………………………………………

De bestaande situatie is als volgt: …………………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………….. 2. Markt De markt voor …………………………………………………………………………………………………………… kan worden omschreven als …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………….. Binnen deze markt kunnen de volgende trends/marktontwikkelingen worden gesignaleerd: >…………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………….. >…………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………….. >…………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………….. 3. Leveranciers/aannemers De markt bestaat uit circa ………... leveranciers/aannemers welke het werk uit kunnen voeren.


59

Bijlage 3

Marktanalyse

De belangrijkste leveranciers/aannemers zijn: >…………………………………………………………………………………………………………………………… >…………………………………………………………………………………………………………………………… >…………………………………………………………………………………………………………………………… >…………………………………………………………………………………………………………………………… >…………………………………………………………………………………………………………………………… 4. Prijs De totale kosten bedragen circa € ……………………………………………………..………………. De kostprijsopbouw is als volgt: >…………………………………………………………………………………………………………………………… >…………………………………………………………………………………………………………………………… >…………………………………………………………………………………………………………………………… Deze raming is op de volgende wijze tot stand gekomen: …………………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………….. 5. Aanbesteding Gezien de aard van de aanbesteding, de markt en het aantal leveranciers/aannemers dient de volgende procedure gevolgd te worden:

Motivatie: …………………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………….. 6. Informatiebronnen Er is informatie ingewonnen door middel van de volgende bronnen:  Collega inkopers/projectleiders van ……………………………………………………………………………………………. 

Documentatie brancheorganisaties



Vakbladen/magazines



Internet sites

Etc..


Paragraaf 3.3.1


60

Bijlage 4a

Algemene Inkoopvoorwaarden WBL – voor leveringen

Bijlage 4a: Algemene inkoopvoorwaarden WBL – voor leveringen [ ontleend aan de ALGEMENE WATERSCHAPSINKOOPVOORWAARDEN 2009 (AWIV-2009) ] I ALGEMEEN 1. Definities In deze algemene voorwaarden worden de navolgende definities met een beginhoofdletter gebruikt. Onder deze begrippen wordt verstaan: 1.1 Artikel: een artikel van deze Inkoopvoorwaarden. 1.2 Bijlage: een aanhangsel bij de Overeenkomst dat na parafering door beide Partijen deel uitmaakt van de Overeenkomst. 1.3 Documentatie: de handleidingen of andere gebruiksinstructies bij het Product in de Nederlandse of andere tussen Partijen overeengekomen taal. 1.4 Inkoopvoorwaarden: deze Algemene Waterschapsinkoopvoorwaarden (“AWIV-2009) die van toepassing zijn op, en deel uitmaken van, de Overeenkomst. 1.5 Keuring: de keuring van het Product op visueel waarneembare gebreken en non-conformiteit uitgevoerd op verzoek van de Koper bij de Leverancier voorafgaande aan de Levering. 1.6 Koper: het waterschap. 1.7 Leverancier: de wederpartij van de Koper. 1.8 Levering: de (af)levering van het Product, bedoeld in Artikel 3.1, inclusief de montage of installatie daarvan overeenkomstig de in de Overeenkomst gestelde eisen. 1.9 Overeenkomst: de schriftelijke overeenkomst tussen de Koper en de Leverancier waarop deze Inkoopvoorwaarden van toepassing zijn verklaard. 1.10 Partij(en): de Koper en de Leverancier afzonderlijk of gezamenlijk, afhankelijk van de context. 1.11 Product: de aan de Koper door de Leverancier op grond van de Overeenkomst te leveren roerende zaak of roerende zaken. 2. Toepassing 2.1 Wijziging van of aanvulling op de Overeenkomst of afwijkingen van (onderdelen van) de Inkoopvoorwaarden zijn slechts bindend, voor zover zij uitdrukkelijk schriftelijk tussen Partijen zijn overeengekomen. 2.2 Indien bij de uitvoering van de Overeenkomst gebruik wordt gemaakt van door de Koper ter beschikking gestelde, of door de Koper goedgekeurde tekeningen, specificaties, instructies, waaronder begrepen doch niet daartoe beperkt de aankondiging of het bestek van een opdracht, alsmede keuringsvoorschriften en dergelijke, maken deze deel uit van de Overeenkomst. 2.3 De toepasselijkheid van eventuele door de Leverancier gehanteerde algemene voorwaarden wordt hierbij uitdrukkelijk van de hand gewezen. 2.4 In geval van strijd tussen de Nederlandse tekst van deze Inkoopvoorwaarden en vertalingen daarvan, prevaleert steeds de Nederlandse tekst.

II UITVOERING VAN DE OVEREENKOMST 3. Levering en eigendomsoverdracht 3.1 Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, geschiedt Levering van het Product door de Leverancier op de overeengekomen leveringsdatum of -data, binnen de overeengekomen leveringstermijn(en) of op het overeengekomen tijdstip, op het door de Koper opgegeven afleveringsadres en afleveringsplaats, en draagt de Leverancier alle kosten en risico’s die verbonden zijn aan het vervoer van het Product daarheen, met, waar van toepassing, inbegrip van de betaling van de invoerrechten en de verantwoordelijkheid voor de vervulling van de daarmee verbandhoudende formaliteiten. 3.2 De overeengekomen leveringsdatum, of -data, of -termijn(en) gelden als vast en fataal. Indien niet binnen de overeengekomen termijn op de overeengekomen plaats het Product is afgeleverd, is de Leverancier zonder ingebrekestelling in verzuim. 3.3 Onverminderd het bepaalde in lid 2 is de Leverancier bij overschrijding door de Leverancier van de overeengekomen leveringsdatum, of -data, of -termijn(en) anders dan door overmacht, een direct opeisbare boete verschuldigd van 0,1% van de prijs van het desbetreffende Product voor elke dag dat deze tekortkoming voortduurt, tot een maximum van 10%. Indien de Levering anders dan door overmacht blijvend onmogelijk is geworden, is de boete van in totaal 10% van de prijs van het desbetreffende Product onmiddellijk geheel verschuldigd. 3.4 De in lid 3 bedoelde boete komt de Koper toe onverminderd alle andere rechten of vorderingen, daaronder mede begrepen: (a) de vordering tot nakoming van de verplichting tot Levering van het Product (voor zover nakoming niet blijvend onmogelijk is geworden); (b) het recht op schadevergoeding. 3.5 Indien een overeengekomen levertijd dreigt te worden overschreden, stelt de Leverancier de Koper hiervan onverwijld schriftelijk in kennis. Dit laat het bepaalde in lid 2 onverlet. 3.6 Eerdere Levering van het Product dan op de overeengekomen leveringsdatum, -data of -termijnen, geschiedt slechts na voorafgaande schriftelijke toestemming van de Koper en leidt niet tot wijziging van het overeengekomen tijdstip van betaling. 3.7 De Koper is bevoegd de Levering uit te stellen, tenzij dit onevenredige lasten voor de Leverancier met zich zou brengen. De Leverancier is verplicht het Product, zonder meerkosten, voor de Koper op te slaan tot het moment van de uitgestelde Levering, tenzij dit onevenredige lasten voor de Leverancier met zich zou brengen, in welk geval Partijen in overleg zullen treden om tot een voor beide Partijen redelijke en acceptabele regeling te komen. Het bepaalde in de leden 2 tot en met 6 is van overeenkomstige toepassing op de door de Koper uitgestelde Levering, met dien verstande dat verzuim van de Leverancier, zonder voorafgaande ingebrekestelling, eerst intreedt na overschrijding van de uitgestelde leveringsdatum, -data of -termijnen. Handboek Inkoop en aanbesteding Waterschapsbedrijf Limburg Versie 1 – 11-11-2009

61

Bijlage 4a


4. Verpakking 4.1 De Producten dienen deugdelijk te zijn verpakt en conform de voorschriften van Opdrachtgever en de bevoegde autoriteiten te worden gekenmerkt. 4.2 De Producten mogen niet worden verpakt in verpakkingen die, beoordeeld naar de stand van de wetenschap ten tijde van de levering, milieubelastend zijn of worden, vermoed dit te zijn of op andere wijze een bedreiging voor de veiligheid, welzijn of gezondheid kunnen vormen. 4.3 Indien niet aan de vereisten als bedoeld in het eerste en tweede lid wordt voldaan, zal Opdrachtnemer dit aan de Opdrachtgever melden. 4.4 Opdrachtgever is te allen tijde bevoegd om verpakkingsmaterialen van of betreffende de geleverde goederen aan en op kosten van Opdrachtnemer te retourneren. 5. Garantie 5.1 De Leverancier garandeert dat het afgeleverde Product aan de Overeenkomst beantwoordt, vrij van gebreken is en geschikt is voor het doel waarvoor het Product is bestemd. Het Product beantwoordt niet aan de Overeenkomst, indien het Product niet de eigenschappen bezit die de Koper op grond van de Overeenkomst mocht verwachten. 5.2 Voor zover de Koper geen nadere omschrijving van de aan het Product te stellen eisen heeft gegeven, dient het Product in ieder geval van goede kwaliteit te zijn en ten minste aan de gebruikelijke eisen van deugdelijkheid, doelmatigheid, afwerking en aan alle wettelijke eisen en gebruikelijke branchevoorschriften betreffende kwaliteit, veiligheid, gezondheid en milieu te voldoen. 5.3 De Koper kan er geen beroep meer op doen dat het Product niet aan de Overeenkomst beantwoordt, indien hij de Leverancier daarvan niet schriftelijk in kennis heeft gesteld binnen 60 dagen nadat hij dit heeft ontdekt. Indien de Leverancier van de Koper een dergelijke kennisgeving ontvangt, zal de Leverancier binnen een door de Koper in de desbetreffende kennisgeving gestelde termijn het gebrek of de non-conformiteit overeenkomstig het bepaalde in Artikel 9 verhelpen. 5.4 De Leverancier garandeert dat het afgeleverde Product vrij is van iedere bijzondere last of beperking die de Koper niet uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard. De Leverancier vrijwaart de Koper tegen iedere aanspraak ter zake. 5.5 De Koper kan verlangen dat als zekerheid voor de nakoming van de (garantie)verplichtingen van de Leverancier op grond van de Overeenkomst een procesgarantie wordt afgegeven door een door de Koper aanvaarde kredietinstelling. 6. Keuring 6.1 Keuring van het Product kan op verzoek van de Koper plaatshebben door de Koper of een door de Koper aangewezen derde bij de Leverancier voorafgaande aan de Levering. De Koper is evenwel niet gehouden een dergelijke Keuring uit te voeren. 6.2 Indien de Koper het Product wenst te keuren: a. zal de Leverancier het Product op een zodanig tijdstip voor Keuring gereed houden dat de overeengekomen levertijden worden nagekomen; b. zal de Leverancier, zonder kosten voor de Koper, desverlangd aan de Keuring meewerken en een geschikte ruimte en redelijke personele en materiële hulp ter beschikking van de Koper stellen; c. geschiedt de Keuring, indien de Leverancier dat verlangt, in zijn aanwezigheid of in aanwezigheid van een door hem aangewezen deskundige. De daarmee gemoeide kosten komen voor rekening van de Leverancier. 6.3 Indien de Koper het te leveren Product afkeurt, is de Leverancier, onverminderd alle andere rechten of vorderingen van de Koper, gehouden om voor eigen rekening en risico onverwijld het ontbrekende of het herstelde of vervangende Product voor een nieuwe Keuring aan te bieden. Alsdan gelden de bepalingen van dit Artikel onverkort. De afkeuring door de Koper bij de eerste /eerdere Keuring leidt niet tot verlenging van de overeengekomen leveringstermijn. 6.4 De in dit Artikel bedoelde Keuring van het te leveren Product door of namens de Koper houdt geen erkenning in dat het Product voldoet aan de overeenkomstig Artikel 5 gegeven garanties.

III VERHOUDING TUSSEN PARTIJEN EN BEGELEIDING 7. Contactpersonen 7.1 Beide partijen wijzen een contactpersoon aan, die de contacten over de uitvoering van de Overeenkomst onderhoudt. Partijen informeren elkaar schriftelijk over degene die zij als contactpersoon hebben aangewezen. 7.2 Contactpersonen kunnen hun partij vertegenwoordigen en binden tenzij bij de Overeenkomst anders is bepaald. 8. Wijze van kennis geven 8.1 Kennisgevingen van partijen op grond van de Overeenkomst of de Voorwaarden worden schriftelijk gedaan. 8.2 Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht, tenzij deze schriftelijk zijn bevestigd. 9. Geheimhouding 9.1 De Leverancier maakt in publicaties of reclame-uitingen geen melding van de Overeenkomst en gebruikt de naam van de Koper niet als referentie dan na toestemming van de Koper, welke toestemming door de Koper niet op onredelijke gronden zal worden onthouden. 9.2 De Leverancier maakt alle door de Koper verstrekte of op andere wijze aan hem bekend gemaakte of bekend geworden gegevens en kennis waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden op geen enkele wijze (verder) bekend, behalve voor zover enig wettelijk voorschrift of een uitspraak van de rechter hem tot bekendmaking daarvan verplicht. 9.3 De Leverancier verplicht alle personen die door de Leverancier bij de uitvoering van de Overeenkomst worden ingeschakeld de in lid 2 bedoelde geheimhoudingsverplichting na te leven en staat ervoor in dat deze personen die verplichting nakomen. 9.4 De Koper kan bij de Overeenkomst een boete stellen op het schenden van de geheimhouding. Betaling van die onmiddellijk opeisbare boete laat de gehoudenheid van de Leverancier om de schade die het gevolg is van de schending te vergoeden, onverlet. Handboek Inkoop en aanbesteding Waterschapsbedrijf Limburg Versie 1 – 11-11-2009

62

Bijlage 4a


IV FINANCIËLE BEPALINGEN 10. Prijzen en tarieven 10.1 De overeengekomen prijzen voor het Product zijn, tenzij schriftelijk anders overeengekomen, inclusief kosten van vervoer, belastingen, invoerrechten, overige heffingen, assurantie, verpakkingskosten, verwijderingkosten en eventuele installatie- en montagekosten en luiden in euro. 10.2 De prijzen voor het Product zijn vast, tenzij de Overeenkomst de omstandigheden vermeldt die tot prijsaanpassing kunnen leiden, alsmede de wijze bepaalt waarop de aanpassing plaatsvindt. 11. Facturering en betaling 11.1 De Leverancier zal de Koper voor het geleverde Product tegen de overeengekomen prijzen factureren. De Leverancier zendt de factuur aan de Koper onder vermelding van datum en nummer van de Overeenkomst, van het BTW-bedrag alsmede andere door de Koper verlangde gegevens. 11.2 Het recht op betaling ontstaat na Levering van het Product, tenzij in de Overeenkomst anders is bepaald. De Koper betaalt de prijzen voor het geleverde Product binnen 45 dagen na ontvangst en goedkeuring van de factuur. 11.3 Indien de Koper een factuur zonder geldige reden niet binnen het verstrijken van deze termijn heeft voldaan, is hij van rechtswege de wettelijke rente over het openstaande bedrag verschuldigd. Op de rentevergoeding kan de Leverancier geen aanspraak maken, indien de desbetreffende factuur niet aan het gestelde in lid 1 voldoet. 11.4 Betaling van een factuur door de Koper houdt geen erkenning in dat het Product voldoet aan de overeenkomstig Artikel 4 gegeven garanties. 11.5 De Koper is bevoegd verschuldigde factuurbedragen te verrekenen met bedragen die de Leverancier aan de Koper verschuldigd is. 12. Voorschot 12.1 Indien is overeengekomen dat de Koper ter uitvoering van de Overeenkomst (een) betaling(en) verricht vóór de Levering van het Product, kan de Koper verlangen dat door de Leverancier voorafgaande aan die betaling(en) een kredietinstellingsgarantie “op afroep” aan de Koper wordt afgegeven ter waarde van het (de) te betalen bedrag(en). Aan de garantie zijn voor de Koper geen kosten verbonden. Wordt vanwege enige tekortkoming aan de zijde van de Leverancier het Product dat aan de Overeenkomst beantwoordt, niet binnen de overeengekomen termijn op het overeengekomen adres geleverd, dan is de Leverancier de wettelijke rente over het voorschot verschuldigd voor de tijd dat de tekortkoming voortduurt. 12.2 De kredietinstellingsgarantie “op afroep” wordt afgegeven door een door de Koper aanvaarde kredietinstelling.

V TEKORTSCHIETEN IN DE NAKOMING, ONTBINDING 13. Tekortschieten in de nakoming 13.1 Indien het afgeleverde Product niet aan de in Artikel 4 bedoelde garanties voldoet, kan de Koper eisen dat de Leverancier het Product herstelt of vervangt. De daarmee gemoeide kosten komen voor rekening van de Leverancier. 13.2 Indien de Leverancier niet, nadat hij daartoe door de Koper schriftelijk is aangemaand, binnen de daarin gestelde termijn voldoet aan een eis als bedoeld in lid 1, is de Koper, zonder voorafgaande rechterlijke tussenkomst, bevoegd te kiezen tussen: (a) vervanging of herstel van het Product door een derde op kosten en voor rekening van de Leverancier; (b) retournering van het desbetreffende Product voor rekening en risico van de Leverancier en ontbinding van de Overeenkomst overeenkomstig het bepaalde in Artikel 15 en dientengevolge creditering van (het gedeelte) van de koopprijs dat voor het desbetreffende Product reeds is betaald. 13.3 Het bepaalde in de leden 1 en 2 laat overige rechten en vorderingen die de Koper aan een tekortkoming kan ontlenen onverlet. 13.4 Het nalaten door één van de Partijen om binnen een in de Overeenkomst genoemde termijn nakoming van enige bepaling te verlangen, tast het recht om alsnog nakoming te verlangen niet aan, tenzij de desbetreffende Partij uitdrukkelijk en schriftelijk met de niet-nakoming heeft ingestemd. 14. Aansprakelijkheid 14.1 Een Partij is aansprakelijk voor de schade die de andere Partij, diens ondergeschikten of hulppersonen daaronder begrepen, heeft geleden dan wel mocht lijden door of in verband met het toerekenbaar tekortschieten van de andere Partij in de nakoming van diens verplichtingen onder de Overeenkomst. 14.2 Een Partij vrijwaart de andere Partij tegen alle aanspraken van derden in verband met schade ontstaan door of in verband met het tekortschieten bedoeld in lid 1. 15. Overmacht 15.1 In geval van tijdelijke overmacht stelt de Leverancier de Koper daarvan onmiddellijk nadat de omstandigheid die overmacht oplevert zich heeft voorgedaan schriftelijk in kennis onder vermelding van de oorzaak van de overmacht. Alsdan is de Koper bevoegd te kiezen tussen: a. het verlenen van uitstel aan de Leverancier voor de nakoming van zijn verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst gedurende een redelijke termijn van maximaal 4 weken. Indien de Leverancier na afloop van deze termijn niet in staat is om zijn verplichtingen onder de Overeenkomst alsnog na te komen, is de Koper bevoegd de Overeenkomst met onmiddellijke ingang buiten rechte te ontbinden, zonder tot vergoeding van schade en enige kosten aan de Leverancier gehouden te zijn; of b. ontbinding buiten rechte van de Overeenkomst met onmiddellijke ingang, zonder tot vergoeding van schade en enige kosten aan de Leverancier gehouden te zijn.


63

Bijlage 4a


15.2 In geval van blijvende overmacht van de Leverancier stelt deze de Koper daarvan onmiddellijk in kennis en is de Koper bevoegd om de Overeenkomst met onmiddellijke ingang buiten rechte te ontbinden, zonder tot vergoeding van schade en enige kosten aan de Leverancier gehouden te zijn. 15.3 Onder overmacht wordt in ieder geval niet verstaan: gebrek aan personeel, stakingen, ziekte van personeel, grondstoffentekort, transportproblemen, tekortkoming of niet-nakoming van de verplichtingen door toeLeveranciers, storingen in de productie van de Leverancier en liquiditeits- of solvabiliteitsproblemen aan de zijde van Leverancier. 16. Ontbinding 16.1 Onverminderd hetgeen overigens in de Overeenkomst is bepaald, kan elk van de partijen de Overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven buiten rechte geheel of gedeeltelijk ontbinden zonder tot enige schadevergoeding jegens de andere partij te zijn gehouden, indien de andere Partij in verzuim is dan wel nakoming blijvend of tijdelijk onmogelijk is. 16.2 De Koper kan, zonder enige aanmaning of ingebrekestelling, met onmiddellijke ingang buiten rechte de Overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven ontbinden zonder tot enige schadevergoeding jegens de Leverancier te zijn gehouden, indien de Leverancier (voorlopige) surseance van betaling aanvraagt of hem (voorlopige) surseance van betaling wordt verleend, de Leverancier zijn faillissement aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard, de onderneming van de Leverancier wordt geliquideerd, de Leverancier zijn onderneming staakt, op een aanmerkelijk deel van het vermogen van Leverancier beslag wordt gelegd, dan wel de Leverancier anderszins niet langer in staat moet worden geacht de verplichtingen uit de Overeenkomst na te zullen komen, omkoping of belangenverstrengeling als bedoeld in Artikel 20, of in geval de Leverancier een fusie of splitsing aangaat. 16.3 Indien de Overeenkomst is ontbonden, zal de Leverancier de reeds door de Koper aan hem verrichte betalingen aan de Koper terugbetalen, vermeerderd met de wettelijke rente over het betaalde bedrag vanaf de dag waarop dit is betaald. Indien de Overeenkomst gedeeltelijk is ontbonden, bestaat de terugbetalingsverplichting alleen voor zover de betalingen op het ontbonden gedeelte betrekking hebben.

VI DIVERSEN 17. Documentatie 17.1 De Leverancier zal de Koper voorzien van duidelijke en voldoende (in de Nederlandse of andere nader overeengekomen taal) Documentatie over de eigenschappen en gebruiksmogelijkheden van het Product. 17.2 De Koper is gerechtigd de Documentatie openbaar te maken en te verveelvoudigen, uitsluitend ten behoeve van de in de Overeenkomst beoogde kring van gebruikers. 17.3 De Leverancier vrijwaart de Koper tegen aanspraken die derden op grond van een aan hen toekomend auteursrecht met betrekking tot de Documentatie geldend mochten maken. 18. Overdracht rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst Een Partij is niet bevoegd zonder schriftelijke toestemming van de andere Partij de uit de Overeenkomst voortvloeiende rechten en verplichtingen, of enig deel daarvan, over te dragen aan derden. De toestemming zal niet zonder redelijke grond worden geweigerd. Aan de toestemming kunnen voorwaarden worden verbonden. 19. Verzekering 19.1 De Leverancier heeft zich adequaat verzekerd en zal zich adequaat verzekerd houden voor bedrijfsaansprakelijkheid, waaronder begrepen (product)aansprakelijkheid voor schade toegebracht aan personen of zaken die eigendom zijn van de Koper. 19.2 De Leverancier legt op verzoek van de Koper onverwijld (een gewaarmerkt afschrift van) de polis en een bewijs van premiebetaling ter zake van de in lid 1 bedoelde verzekering dan wel een verklaring van de verzekeraar betreffende het bestaan van deze verzekering over. De Leverancier beëindigt noch wijzigt zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Koper de verzekeringsovereenkomst. De Leverancier is niet gerechtigd het verzekerde bedrag ten nadele van de Koper te wijzigen, tenzij bedoelde voorafgaande schriftelijke toestemming van de Koper is verkregen. De door de Leverancier verschuldigde verzekeringspremies worden geacht in de overeengekomen prijzen en tarieven te zijn begrepen. 19.3 De Leverancier cedeert bij voorbaat aan de Koper alle aanspraken op uitkeringen van verzekeringspenningen, als bedoeld in lid 1en voor zover betrekking hebbende op schade, waarvoor Leverancier op grond van de Overeenkomst jegens de Koper aansprakelijk is. De Leverancier verplicht zich om deze cessie schriftelijk ter kennis van zijn verzekeraar te brengen en hiervan een afschrift aan de Koper te zenden, onverminderd de bevoegdheid van de Koper om hiervan aan deze verzekeraar melding te doen. 19.4 Verzekeringspenningen die door de verzekeraar rechtstreeks aan de Koper worden uitbetaald, worden in mindering gebracht op de door de Leverancier voor het verzekerde voorval aan de Koper te betalen schadevergoeding. 20. Omkoping en belangenverstrengeling 20.1 Indien blijkt dat ten behoeve van het aangaan van de Overeenkomst met de Leverancier enig voordeel is of wordt aangeboden, of verschaft aan ondergeschikten of vertegenwoordigers van de Koper, is de Koper gerechtigd de Overeenkomst zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang buiten rechte te ontbinden zonder tot enige schadevergoeding te zijn gehouden overeenkomstig het bepaalde in Artikel 15.2. 20.2 Indien blijkt dat een ondergeschikte van de Koper bij de totstandkoming van de Overeenkomst een al dan niet betaalde nevenfunctie vervult bij de Leverancier zonder dat de Koper daarover vóór het sluiten van de Overeenkomst is ingelicht, is de Koper gerechtigd de Overeenkomst zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang buiten rechte te ontbinden zonder tot enige schadevergoeding te zijn gehouden overeenkomstig het bepaalde in Artikel 15.2. 21. Nietige en vernietigde bepalingen Indien één of meer bepalingen van de Voorwaarden of de Overeenkomst nietig blijken te zijn of door de rechter vernietigd worden, behouden de overige bepalingen van de Voorwaarden of de Overeenkomst hun rechtskracht. Partijen zullen over de nietige of


64

Bijlage 4a


vernietigde bepalingen overleg voeren teneinde een vervangende regeling te treffen. De vervangende regeling zal de strekking van de Voorwaarden of de Overeenkomst niet aantasten. 22. Vervolgopdracht De Leverancier kan aan de Overeenkomst geen enkel recht ontlenen voor de verkrijging van een vervolgopdracht. 23. Voortdurende verplichtingen Verplichtingen die naar hun aard bestemd zijn om ook na afloop van de Overeenkomst voort te duren, behouden nadien hun werking. Tot deze verplichtingen behoren in ieder geval: garantie, tekortschieten in de nakoming, aansprakelijkheid, ongedaanmaking, documentatie, cessie van verzekeringspenningen, geheimhouding en geschillen en toepasselijk recht. 24. Geschillen en toepasselijk recht 24.1 Ieder geschil tussen Partijen ter zake van de Overeenkomst zal bij uitsluiting worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde Nederlandse rechter. 24.2 Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. De toepasselijkheid van de bepalingen van de “United Nations Convention on contracts for the sale of goods” (het “Weens Koopverdrag”) is uitgesloten.

Klik hier indien u terug wilt naar: Inhoudsopgave Paragraaf 3.3.4.4

Inhoudsopgave Algemene voorwaarden Paragraaf 3.4.2


65

Bijlage 4b

Algemene Inkoopvoorwaarden WBL – voor diensten

Bijlage 4b: Algemene inkoopvoorwaarden WBL – voor diensten [ ontleend aan de ALGEMENE WATERSCHAPSINKOOPVOORWAARDEN 2009 (AWVOID-2009) ]

I ALGEMEEN 1. Definities In deze algemene voorwaarden worden de navolgende definities met een beginhoofdletter gebruikt. Onder deze begrippen wordt verstaan: 1.1 Artikel: een artikel van deze voorwaarden. 1.2 Beroepsfouten: tekortkomingen, zoals vergissingen, onachtzaamheden, nalatigheden, verzuimen, onjuiste adviezen, die een vakbekwame en zorgvuldige opdrachtnemer onder de gegeven omstandigheden met inachtneming van normale oplettendheid en bij een normale vakkennis en normale wijze van vakuitoefening, behoort te vermijden. 1.3 Bijlage: een aanhangsel bij de Overeenkomst dat na parafering door beide Partijen deel uitmaakt van de Overeenkomst. 1.4 Diensten: de door Opdrachtnemer op basis van de Overeenkomst ten behoeve van Opdrachtgever te verrichten werkzaamheden. 1.5 Overeenkomst: de schriftelijke overeenkomst tussen de Koper en de Leverancier waarop deze Inkoopvoorwaarden van toepassing zijn verklaard. 1.6 Personeel van opdrachtgever: het door Opdrachtgever op grond van de Overeenkomst ter beschikking te stellen personeel. 1.7 Personeel van Opdrachtnemer: de door Opdrachtnemer voor de uitvoering van de Overeenkomst in te schakelen personeelsleden of hulppersonen, die krachtens de Overeenkomst onder zijn verantwoordelijkheid zullen werken. 1.8 Voorwaarden: deze Algemene Waterschapvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van diensten 2009" (AWVODI-2009) die van toepassing zijn op, en deel uitmaken van, de Overeenkomst. 1.9 Werkdag: kalenderdagen, behoudens weekenden en algemeen erkende feestdagen in de zin van artikel 3, eerste lid, van de Algemene Termijnenwet, waarop de overeengekomen Diensten worden verricht. 2. Toepassing 2.1 Wijziging van of aanvulling op de Overeenkomst of afwijkingen van (onderdelen van) de Voorwaarden zijn slechts bindend, voor zover zij uitdrukkelijk schriftelijk tussen Partijen zijn overeengekomen. 2.2 De toepasselijkheid van eventuele door de Opdrachtnemer gehanteerde algemene voorwaarden wordt hierbij uitdrukkelijk van de hand gewezen. 2.3 In geval van strijd tussen de Nederlandse tekst van deze Inkoopvoorwaarden en vertalingen daarvan, prevaleert steeds de Nederlandse tekst.

II UITVOERING VAN DE OVEREENKOMST 3. Garanties van de Opdrachtnemer 3.1 Opdrachtnemer garandeert dat de door of namens hem te verrichten Diensten voldoen aan de in de Overeenkomst vastgelegde eisen. 3.2 Opdrachtnemer garandeert dat de door of namens hem te verrichten Diensten op vakbekwame wijze worden uitgevoerd. 4. Acceptatie en toetsing 4.1 Indien Opdrachtgever de resultaten van de dienstverlening als onvoldoende beoordeelt, worden de resultaten van de Diensten niet geaccepteerd. In dat geval is hoofdstuk VI van toepassing. 4.2 Opdrachtgever kan de resultaten van de geleverde Diensten laten toetsen. Hij wijst daartoe een of meer functionarissen aan die bevoegd zijn voor hem de toetsing uit te voeren. 5. Vervanging personen die belast zijn met de uitvoering van de Diensten 5.1 Vervanging van personen die zijn belast met de uitvoering van de Diensten, kan door Opdrachtnemer slechts bij uitzondering plaatsvinden. 5.2 Opdrachtnemer kan personen die zijn belast met de uitvoering van de Diensten niet zonder voorafgaande toestemming van Opdrachtgever tijdelijk of definitief vervangen. Opdrachtgever weigert zijn toestemming niet op onredelijke gronden en kan aan deze toestemming voorwaarden verbinden. De voor de oorspronkelijke personen geldende tarieven kunnen bij vervanging niet worden verhoogd. 5.3 Indien Opdrachtgever vervanging verlangt van personen die zijn belast met de uitvoering van de Diensten, omdat hij meent dat dit in het belang van een goede uitvoering van de Overeenkomst nodig of wenselijk is, geeft Opdrachtnemer hieraan gevolg. Daarbij wordt een tarief in rekening gebracht dat niet hoger is dan het tarief dat voor de persoon die wordt vervangen in de Overeenkomst is vastgelegd. 5.4 Bij vervanging van personen die belast zijn met de uitvoering van de Overeenkomst, stelt Opdrachtnemer personen beschikbaar die qua deskundigheid, opleiding en ervaring ten minste gelijkwaardig zijn aan de te vervangen personen. 6. Gebruik van zaken van Opdrachtgever en diensten van derden 6.1 Bij het verrichten van de Diensten kan Opdrachtnemer gebruik maken van zaken die eigendom zijn van Opdrachtgever, en die voor dat doel aan Opdrachtnemer in bruikleen worden gegeven. Aan deze bruikleen kunnen voorwaarden worden verbonden. 6.2. Bij het uitvoeren van de Overeenkomst maakt Opdrachtnemer slechts na toestemming van Opdrachtgever gebruik van de diensten van derden. Opdrachtgever onthoudt deze toestemming niet op onredelijke gronden. Aan de toestemming kan hij Handboek Inkoop en aanbesteding Waterschapsbedrijf Limburg Versie 1 – 11-11-2009

66

Bijlage 4b


voorwaarden verbinden. De door Opdrachtgever verleende toestemming laat onverlet de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van Opdrachtnemer voor de nakoming van de krachtens de Overeenkomst op hem rustende verplichtingen en de krachtens de belastingen sociale verzekeringswetgeving op hem als werkgever rustende verplichtingen.

III VERHOUDING TUSSEN PARTIJEN EN BEGELEIDING 7. Voortgangsrapportage Opdrachtnemer rapporteert over de voortgang van de werkzaamheden aan Opdrachtgever zo vaak en op de wijze als in de Overeenkomst is bepaald dan wel Opdrachtgever nodig acht. 8. Contactpersonen 8.1 Beide partijen wijzen een contactpersoon aan, die de contacten over de uitvoering van de Overeenkomst onderhoudt. Partijen informeren elkaar schriftelijk over degene die zij als contactpersoon hebben aangewezen. 8.2 Contactpersonen kunnen hun partij vertegenwoordigen en binden tenzij bij de Overeenkomst anders is bepaald. 9. Begeleidingscommissie/stuurgroep De Overeenkomst kan voorzien in de instelling van een begeleidingscommissie of stuurgroep. De taken en bevoegdheden, alsmede de samenstelling van de begeleidingscommissie of stuurgroep kunnen in de Overeenkomst nader worden bepaald. 10. Wijze van kennis geven 10.1 Kennisgevingen van partijen op grond van de Overeenkomst of de Voorwaarden worden schriftelijk gedaan. 10.2 Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht, tenzij deze schriftelijk zijn bevestigd. 11. Geheimhouding 11.1 Opdrachtnemer maakt in publicaties of reclame-uitingen geen melding van de opdrachtverlening en gebruikt de naam van Opdrachtgever niet als referentie dan na toestemming van Opdrachtgever, welke toestemming door de Opdrachtgever niet op onredelijke gronden zal worden onthouden. 11.2 Opdrachtnemer maakt hetgeen hem bij de uitvoering van de Overeenkomst ter kennis komt en waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden op geen enkele wijze verder bekend, behalve voor zover enig wettelijk voorschrift of een uitspraak van de rechter hem tot bekendmaking daarvan verplicht. 11.3 Opdrachtnemer verplicht zijn Personeel deze geheimhoudingsverplichting na te leven. 11.4 Opdrachtnemer is er verantwoordelijk voor dat Personeel van Opdrachtnemer dat betrokken is bij de uitvoering van werkzaamheden in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst, voor zover deze bij Opdrachtgever worden verricht, de door Opdrachtgever aangegeven privacyregels in acht neemt. 11.5 Beide partijen geven geen persberichten uit en doen geen andere openbare mededelingen met betrekking tot de onderhavige opdracht dan na voorafgaande toestemming van de andere partij. Toestemming is niet nodig, indien de verstrekking van informatie berust op een wettelijke verplichting. 11.6 Opdrachtnemer stelt alle gegevens (schriftelijke stukken, computerbestanden, etc.) die hij in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst onder zich heeft, binnen 10 Werkdagen na beëindiging van de desbetreffende werkzaamheden aan Opdrachtgever ter beschikking. 11.7 Opdrachtgever kan bij de Overeenkomst een boete stellen op het schenden van de geheimhouding. Betaling van die onmiddellijk opeisbare boete laat de gehoudenheid van de Opdrachtnemer om de schade die het gevolg is van de schending te vergoeden, onverlet. 12. Beveiliging 12.1 Opdrachtnemer draagt zijn Personeel dat betrokken is bij de uitvoering van de werkzaamheden voor zover die bij Opdrachtgever worden verricht, op de door Opdrachtgever aangegeven beveiligingsprocedures en huisregels in acht te nemen. Opdrachtgever informeert Opdrachtnemer tijdig over deze procedures en regels. 12.2 Opdrachtgever kan vorderen dat van Personeel van Opdrachtnemer minimaal drie Werkdagen voor aanvang van de werkzaamheden bij Opdrachtgever verklaringen omtrent het gedrag worden overgelegd. 12.3 Opdrachtgever kan Personeel van Opdrachtnemer onderwerpen aan een veiligheidsonderzoek, overeenkomstig de bij Opdrachtgever gebruikelijke regels. Opdrachtnemer verleent aan dit onderzoek zijn volledige medewerking. Opdrachtgever kan op grond van de uitkomsten van een dergelijk veiligheidsonderzoek de inzet van het betrokken personeelslid bij de uitvoering van de Overeenkomst zonder opgave van redenen weigeren.

IV FINANCIËLE BEPALINGEN Prijzen en tarieven 13.1 Alle overeengekomen prijzen en tarieven zijn gesteld in euro en zijn exclusief omzetbelasting. 13.2 Opdrachtgever zal aan Opdrachtnemer de werkelijk door hem gemaakte kosten en uren vergoeden, tenzij in de Overeenkomst een vaste prijs is overeengekomen. 13.3 Indien door aanvullende wensen of gewijzigde inzichten van Opdrachtgever of door wijziging van de voor de te verrichten prestaties van belang zijnde wettelijke voorschriften, de prestaties die Opdrachtnemer op grond van de Overeenkomst moet verrichten, aantoonbaar worden verzwaard dan wel uitgebreid, is sprake van meerwerk, dat voor vergoeding in aanmerking komt. Tot meerwerk worden niet gerekend aanvullende werkzaamheden of gewijzigde inzichten die Opdrachtnemer bij het sluiten van de Overeenkomst had behoren te voorzien. Indien een partij meent dat van meerwerk sprake is, zal zij daarvan zo spoedig mogelijk mededeling doen aan de andere partij. Handboek Inkoop en aanbesteding Waterschapsbedrijf Limburg Versie 1 – 11-11-2009

67

Bijlage 4b


13.4 Opdrachtnemer vangt niet aan met meerwerk alvorens hij daartoe schriftelijke opdracht van Opdrachtgever heeft gekregen. Opdrachtnemer brengt ter verkrijging van een opdracht een schriftelijke offerte uit met betrekking tot de omvang van het verwachte meerwerk en de daaraan verbonden tijdsduur en kosten. Ter zake van het door Opdrachtnemer te verrichten meerwerk gelden de bepalingen van de Overeenkomst, waaronder de tarieven en eventuele kortingen, voor zover deze door de nadere schriftelijke opdracht niet worden gewijzigd. Opdrachtnemer kan bij het uitbrengen van een offerte geen nadere dan wel zwaardere voorwaarden stellen, dan die waarmee Opdrachtgever instemt. 13.5 Opdrachtnemer zal een opdracht tot meerwerk tot een maximum van 15% van de oorspronkelijke opdracht aanvaarden en uitvoeren. Een dergelijke opdracht tot meerwerk wordt uitgevoerd onder de bepalingen van de Overeenkomst. 13.6 Indien door gewijzigde inzichten van Opdrachtgever of door wijziging van de voor de te verrichten prestaties van belang zijnde wettelijke voorschriften de prestaties die Opdrachtnemer op grond van de Overeenkomst moet verrichten, aantoonbaar worden verlicht dan wel verminderd, is sprake van minderwerk, dat voor verrekening in aanmerking komt. Indien een partij meent dat van minderwerk sprake is, doet zij daarvan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling aan de andere partij. Indien een vaste prijs is overeengekomen bepalen partijen in onderling overleg het bedrag van het minderwerk dat met de te betalen prijs zal worden verrekend. 14. Facturering 14.1 Het recht op betaling ontstaat na acceptatie door Opdrachtgever van de resultaten van de verrichte Diensten. Indien geen acceptatie is verzonden binnen 30 dagen na de uitvoering van de Diensten, worden deze geacht geaccepteerd te zijn. Opdrachtnemer factureert binnen 30 dagen na acceptatie. 14.2 Opdrachtnemer zendt de factuur toe aan Opdrachtgever onder vermelding van datum en nummer van de Overeenkomst, van het BTW-bedrag en, indien van toepassing op grond van lid 1, onder overlegging van een afschrift van de kennisgeving van acceptatie, alsmede andere door Opdrachtgever verlangde gegevens. 14.3 Indien is overeengekomen dat betaling volgens nacalculatie plaatsvindt, zal Opdrachtnemer de factuur specificeren en in door Opdrachtgever eventueel nader aangegeven vorm factureren. In de factuur doet Opdrachtnemer opgave van het aantal en de data van de werkelijk en noodzakelijk bestede dagen of uren, waarbij Opdrachtnemer een korte omschrijving van de verrichte werkzaamheden geeft, alsmede een omschrijving van de eventuele reis- en verblijfkosten, indien deze niet zijn inbegrepen in de dag- of uurtarieven. 14.4 Meerwerk wordt door Opdrachtnemer na voltooiing van de meerwerkzaamheden, en acceptatie daarvan door Opdrachtgever, apart gefactureerd. De aard en de omvang van de verrichte meerwerkzaamheden worden in de facturen uitdrukkelijk vermeld en, aan de hand van authentieke documenten, gespecificeerd. 15. Betaling en controle 15.1 Opdrachtgever betaalt de door hem op basis van de Overeenkomst verschuldigde bedragen uiterlijk binnen 45 dagen na ontvangst en goedkeuring van de desbetreffende factuur aan Opdrachtnemer. 15.2 Indien Opdrachtgever een factuur zonder geldige reden niet binnen het verstrijken van de in het vorige lid genoemde termijn heeft voldaan, is hij van rechtswege de wettelijke rente over het openstaande bedrag verschuldigd. Op de rentevergoeding kan Opdrachtnemer geen aanspraak maken, indien de desbetreffende factuur niet aan het gestelde in artikel 14, tweede tot en met vierde lid, voldoet. 15.3 Opdrachtgever kan de door Opdrachtnemer verzonden factuur door een door Opdrachtgever aan te wijzen accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek op inhoudelijke juistheid laten controleren. Opdrachtnemer verleent de betrokken accountant inzage in boeken en bescheiden en verstrekt hem alle gegevens en informatie die deze verlangt. De controle is vertrouwelijk en strekt zich niet verder uit dan voor het verifiëren van de facturen is vereist. De accountant brengt zijn rapportage zo spoedig mogelijk aan partijen uit. De kosten van het accountantsonderzoek komen voor rekening van Opdrachtgever, tenzij uit het onderzoek van de accountant blijkt dat de factuur niet juist dan wel onvolledig is, in welk geval bedoelde kosten voor rekening van Opdrachtnemer komen. 15.4 Opdrachtgever kan de betaling van een factuur of een deel daarvan, waarover tussen partijen geen overeenstemming bestaat, opschorten gedurende de periode van het accountantsonderzoek. Van deze bevoegdheid maakt Opdrachtgever uitsluitend gebruik, indien bij hem redelijke twijfel bestaat omtrent de juistheid van de desbetreffende factuur. 15.5 Overschrijding van een betalingstermijn door Opdrachtgever of niet-betaling van een factuur op grond van vermoedelijke inhoudelijke onjuistheid daarvan of ingeval van ondeugdelijkheid van de gefactureerde Diensten geeft Opdrachtnemer niet het recht zijn werkzaamheden op te schorten dan wel te beëindigen. 16. Voorschot 16.1 Indien is overeengekomen dat de Opdrachtgever ter uitvoering van de Overeenkomst (een) betaling(en) verricht voor Diensten die nog niet zijn geleverd, kan hij verlangen dat door Opdrachtnemer voorafgaande aan die betaling(en) een kredietinstellingsgarantie "op afroep" aan Opdrachtgever wordt afgegeven ter waarde van het (de) te betalen bedrag(en). Aan de garantie zijn voor Opdrachtgever geen kosten verbonden. Worden vanwege enige tekortkoming aan de zijde van Opdrachtnemer Diensten niet binnen de overeengekomen termijn geaccepteerd, dan is Opdrachtnemer de wettelijke rente over het voorschot verschuldigd voor de tijd dat de tekortkoming voortduurt. 16.2 De kredietinstellingsgarantie "op afroep" wordt afgegeven door een door Opdrachtgever aanvaarde kredietinstelling.

V TEKORTSCHIETEN IN DE NAKOMING, ONTBINDING EN OPZEGGING 17. Dreigende vertraging 17.1 Indien de voortgang van de werkzaamheden vertraging dreigt te ondervinden, bericht Opdrachtnemer dat onmiddellijk aan Opdrachtgever met vermelding van oorzaak en consequenties daarvan. Tevens stelt Opdrachtnemer maatregelen voor om verdere vertraging te voorkomen. 17.2 Binnen 14 dagen na ontvangst van de in het vorige lid bedoelde melding, bericht Opdrachtgever of hij al dan niet instemt met de voorgestelde maatregelen en de genoemde consequenties. Instemming houdt niet in dat Opdrachtgever de oorzaak van de dreigende vertraging erkent en laat alle andere rechten of vorderingen die Opdrachtgever op grond van de Overeenkomst toekomen, onverlet. Handboek Inkoop en aanbesteding Waterschapsbedrijf Limburg Versie 1 – 11-11-2009

68

Bijlage 4b


18. Boete 18.1 Indien de volledige Diensten niet binnen de overeengekomen dan wel verlengde termijn zijn verricht op een wijze die aan de Overeenkomst beantwoordt, is Opdrachtnemer aan Opdrachtgever een onmiddellijk opeisbare boete verschuldigd van 0,1 % van de totale dan wel maximale prijs die met de Overeenkomst is gemoeid voor elke dag dat de tekortkoming voortduurt tot een maximum van 10 % daarvan. Indien nakoming anders dan door overmacht blijvend onmogelijk is geworden, is de boete onmiddellijk in haar geheel verschuldigd. 18.2 De boete komt Opdrachtgever toe, onverminderd alle andere rechten of vorderingen, daaronder mede begrepen: a. zijn vordering tot nakoming van de overeengekomen verplichting tot het verrichten van de Diensten; b. zijn recht op schadevergoeding. 18.3 De boete wordt verrekend met de door Opdrachtgever verschuldigde betalingen, ongeacht of de vordering tot betaling daarvan op een derde is overgegaan. 19. Tekortschieten in de nakoming 19.1 Indien één der partijen tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen uit de Overeenkomst, kan de andere partij haar in gebreke stellen. De nalatige partij is echter onmiddellijk in verzuim als nakoming van de desbetreffende verplichtingen anders dan door overmacht binnen de overeengekomen termijn reeds blijvend onmogelijk is. De ingebrekestelling geschiedt schriftelijk, waarbij aan de nalatige partij een redelijke termijn wordt gegund om alsnog haar verplichtingen na te komen. Deze termijn is een fatale termijn. Indien nakoming binnen deze termijn uitblijft, is de nalatige partij in verzuim. 19.2 De in het vorige lid genoemde ingebrekestelling is niet vereist indien de termijn waarbinnen de overeengekomen Diensten verricht hadden moeten zijn, voor de afloop daarvan is verlengd. Indien de in het vorige lid bedoelde nakoming ook niet heeft plaatsgevonden voor het eind van de verlengde termijn, is de nalatige partij vanaf dat moment direct in verzuim. 20. Aansprakelijkheid 20.1 Een Partij is aansprakelijk voor de schade die de andere Partij, diens ondergeschikten of hulppersonen daaronder begrepen, heeft geleden dan wel mocht lijden door of in verband met het toerekenbaar tekortschieten van de andere Partij in de nakoming van diens verplichtingen onder de Overeenkomst. 20.2 Opdrachtnemer vrijwaart Opdrachtgever tegen eventuele aanspraken van derden op vergoeding van schade als gevolg van het tekortschieten als bedoeld in lid 1. 20.3 Indien Opdrachtnemer voor het verrichten van de Diensten gebruik maakt van zaken als bedoeld in Artikel 6 lid 1, die eigendom zijn van Opdrachtgever, is Opdrachtnemer aansprakelijk voor de schade die aan deze zaken wordt toegebracht. Indien als gevolg van de aanwezigheid van zaken van Opdrachtgever bij Opdrachtnemer ter uitvoering van de Overeenkomst schade aan Opdrachtnemer of aan derden wordt toegebracht, op welke wijze dan ook, is deze schade geheel voor rekening en risico van Opdrachtnemer. In voorkomende gevallen zal Opdrachtnemer Opdrachtgever vrijwaren tegen aanspraken van derden. 20.4 Alle verplichtingen met betrekking tot het Personeel van Opdrachtnemer, ook die krachtens de belastingen sociale verzekeringswetgeving, komen ten laste van Opdrachtnemer. Opdrachtnemer vrijwaart Opdrachtgever tegen elke aansprakelijkheid in dit verband. 21. Overmacht 21.1 Indien één der partijen gedurende een bij de Overeenkomst te bepalen periode ten gevolge van overmacht haar verplichtingen op grond van de Overeenkomst niet kan nakomen, heeft de andere partij het recht de Overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang buiten rechte geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder dat daardoor enig recht op schadevergoeding zal ontstaan. 21.2 In geval van overmacht gaan partijen niet eerder tot ontbinding over dan na het verstrijken van een termijn van 15 Werkdagen, tenzij partijen een andere termijn overeenkomen. 21.3 Onder overmacht wordt in ieder geval niet verstaan: gebrek aan personeel, stakingen, ziekte van personeel, verlate aanlevering of ongeschiktheid van voor de uitvoering van de werkzaamheden benodigde goederen, liquiditeits- of solvabiliteitsproblemen aan de zijde van Opdrachtnemer of tekortschieten van door hem ingeschakelde derden. 22. Ontbinding en opzegging 22.1 Onverminderd hetgeen overigens in de Overeenkomst is bepaald, kan elk van de partijen de Overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven buiten rechte geheel of gedeeltelijk ontbinden zonder tot enige schadevergoeding jegens de andere partij te zijn gehouden, indien de andere Partij in verzuim is dan wel nakoming blijvend of tijdelijk onmogelijk is. 22.2 Opdrachtgever kan, zonder enige aanmaning of ingebrekestelling, met onmiddellijke ingang buiten rechte de Overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven ontbinden, indien Opdrachtnemer (voorlopige) surseance van betaling aanvraagt of hem (voorlopige) surseance van betaling wordt verleend, Opdrachtnemer zijn faillissement aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard, de onderneming van Opdrachtnemer wordt geliquideerd, Opdrachtnemer zijn onderneming staakt, op een aanmerkelijk deel van het vermogen van Opdrachtnemer beslag wordt gelegd, Opdrachtnemer een fusie of splitsing aangaat of wordt ontbonden, dan wel Opdrachtnemer anderszins niet langer in staat moet worden geacht de verplichtingen uit de Overeenkomst na te kunnen komen. 22.3 Opdrachtgever kan voorts de Overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven te allen tijde opzeggen. Tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer zal alsdan afrekening plaatsvinden op basis van de door de Opdrachtnemer ter zake van de uitvoering van de onderhavige opdracht verrichte Diensten en in redelijkheid gemaakte kosten en van de voor de uitvoering van de opdracht in redelijkheid voor de toekomst reeds aangegane verplichtingen. Opdrachtgever hoeft Opdrachtnemer op generlei wijze anderszins schadeloos te stellen voor de gevolgen van de opzegging van de Overeenkomst.


69

Bijlage 4b


23. Behoud recht nakoming te vorderen Het nalaten door één van de partijen om binnen een in de Overeenkomst genoemde termijn nakoming van enige bepaling te verlangen, tast het recht om alsnog nakoming te verlangen niet aan tenzij de desbetreffende partij uitdrukkelijk en schriftelijk met de niet-nakoming heeft ingestemd. VI DIVERSEN 24. Intellectuele eigendomsrechten 24.1 Alle intellectuele eigendomsrechten die kunnen of zullen kunnen worden uitgeoefend - waar en wanneer dan ook – ten aanzien van de resultaten van de verrichte Diensten die Opdrachtnemer voor Opdrachtgever verricht, berusten bij Opdrachtgever. Deze rechten worden op grond van de Overeenkomst door Opdrachtnemer op het moment van het ontstaan daarvan aan Opdrachtgever overgedragen, welke overdracht door Opdrachtgever reeds nu voor alsdan wordt aanvaard. 24.2 Voor zover de resultaten, bedoeld in het eerste lid, tot stand komen met gebruikmaking van reeds bestaande, niet aan Opdrachtgever toekomende intellectuele eigendomsrechten, verleent Opdrachtnemer aan Opdrachtgever een niet-exclusief gebruiksrecht van onbepaalde duur. Opdrachtnemer garandeert in dat geval gerechtigd te zijn tot het verlenen van vorenbedoeld gebruiksrecht. 24.3 Voor zover voor de overdracht van de rechten, bedoeld in het eerste lid, een nadere akte zou zijn vereist, machtigt Opdrachtnemer Opdrachtgever reeds nu voor alsdan onherroepelijk om zodanige akte op te maken en namens Opdrachtnemer te ondertekenen, onverminderd de verplichting van Opdrachtnemer om op eerste verzoek van Opdrachtgever aan de overdracht van deze rechten medewerking te verlenen, zonder daarbij voorwaarden te kunnen stellen. Opdrachtnemer machtigt voor zover nodig Opdrachtgever hierdoor onherroepelijk om de overdracht van deze intellectuele eigendomsrechten in de desbetreffende registers te doen in- of overschrijven. 24.4 Indien tussen partijen verschil van mening bestaat over intellectuele eigendomsrechten ten aanzien van de resultaten van de verrichte Diensten wordt er, behoudens tegenbewijs, van uitgegaan dat die rechten bij Opdrachtgever berusten. In alle gevallen mag Opdrachtgever het bij de Overeenkomst beoogde gebruik van de uitkomst van de resultaten maken. 24.5 Opdrachtnemer doet hierbij afstand jegens Opdrachtgever van alle eventueel aan hem, Opdrachtnemer, toekomende zogenaamde persoonlijkheidsrechten als bedoeld in de Auteurswet 1912, in de mate als de toepasselijke regelgeving zodanige afstand toelaat. Opdrachtnemer doet, hiertoe gevolmachtigd, ook namens het aan zijn zijde betrokken Personeel, afstand jegens Opdrachtgever van alle eventueel aan deze personeelsleden toekomende persoonlijkheidsrechten, in de mate als de toepasselijke regelgeving zodanige afstand toelaat. 24.6 Opdrachtnemer mag de resultaten van de verrichte Diensten in generlei vorm aan derden beschikbaar stellen, noch hierover aan derden enige inlichting verschaffen, tenzij Opdrachtgever uitdrukkelijk toestemming hiervoor heeft verleend. Opdrachtgever kan aan deze toestemming voorwaarden verbinden. 24.7 Opdrachtnemer vrijwaart Opdrachtgever tegen aanspraken van derden ter zake van (eventuele) inbreuk op intellectuele eigendomsrechten van die derden, vergelijkbare aanspraken met betrekking tot kennis, ongeoorloofde mededinging en dergelijke daaronder begrepen. Opdrachtnemer verplicht zich tot het op zijn kosten treffen van alle maatregelen die kunnen bijdragen tot voorkoming van stagnatie en tot beperking van de te maken extra kosten en/of te lijden schade als gevolg van bedoelde inbreuken. 24.8 Onverminderd het hiervoor bepaalde kan Opdrachtgever, indien derden Opdrachtgever ter zake van schending van intellectuele eigendomsrechten aansprakelijk stellen, de Overeenkomst schriftelijk, buiten rechte, geheel of gedeeltelijk ontbinden. Van zijn recht tot ontbinding van de Overeenkomst zal Opdrachtgever geen gebruik maken dan na voorafgaand overleg met Opdrachtnemer. 25. Overdracht rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst Een Partij is niet bevoegd zonder schriftelijke toestemming van de andere Partij de uit de Overeenkomst voortvloeiende rechten en verplichtingen, of enig deel daarvan, over te dragen aan derden. De toestemming zal niet zonder redelijke grond worden geweigerd. Aan de toestemming kunnen voorwaarden worden verbonden. 26. Verzekering 26.1 Opdrachtnemer heeft zich adequaat verzekerd en zal zich adequaat verzekerd houden voor de navolgende risico's: a. beroepsaansprakelijkheid (risico's die voortvloeien uit Beroepsfouten); b. bedrijfsaansprakelijkheid (waaronder aansprakelijkheid voor schade toegebracht aan personen of zaken die eigendom zijn van Opdrachtgever); c. verlies van en schade aan bedrijfsinventaris (waaronder door brand en diefstal), inclusief de zaken die eigendom zijn van Opdrachtgever. 26.2 Opdrachtnemer legt op verzoek van Opdrachtgever onverwijld (een gewaarmerkt afschrift van) de polissen en de bewijzen van premiebetaling ter zake van de in lid 1 bedoelde verzekeringen dan wel een verklaring van de verzekeraar betreffende het bestaan van deze verzekeringen en het betaald zijn van de premie over. De Opdrachtnemer beëindigt noch wijzigt zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever de verzekeringsovereenkomst. De Opdrachtnemer is niet gerechtigd het verzekerde bedrag ten nadele van de Opdrachtgever te wijzigen, tenzij bedoelde voorafgaande schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever is verkregen. De door de Opdrachtnemer verschuldigde verzekeringspremies worden geacht in de overeengekomen prijzen en tarieven te zijn begrepen. 26.3 Opdrachtnemer cedeert bij voorbaat aan Opdrachtgever alle aanspraken op uitkeringen van verzekeringspenningen, als bedoeld in het eerste lid en voor zover betrekking hebbende op schade, waarvoor Opdrachtnemer op grond van de Overeenkomst jegens Opdrachtgever aansprakelijk is. Opdrachtnemer verplicht zich om deze cessie schriftelijk ter kennis van zijn verzekeraar te brengen en hiervan een afschrift aan Opdrachtgever te zenden, onverminderd de bevoegdheid van Opdrachtgever om hiervan aan deze verzekeraar melding te doen. 26.4 Verzekeringspenningen die door verzekeraars rechtstreeks aan Opdrachtgever worden uitbetaald, worden in mindering gebracht op de door Opdrachtnemer voor het verzekerde voorval aan Opdrachtgever te betalen schadevergoeding.


70

Bijlage 4b


27. Overname van Personeel, omkoping, belangenverstrengeling 27.1 Partijen zullen zonder toestemming van de wederpartij, tijdens de uitvoering van de Overeenkomst en binnen één jaar na beëindiging daarvan, geen personeel van de wederpartij in dienst nemen of met dat personeel over indiensttreding onderhandelen. Deze toestemming wordt niet zonder redelijke grond onthouden. 27.2 Partijen zullen aan elkaar noch aan derden aanbieden, noch van elkaar of derden vragen, accepteren of toegezegd krijgen, voor henzelf of enige andere partij, enige schenking, beloning, compensatie of profijt van welke aard dan ook die uitgelegd kan worden als een onwettige praktijk. Een dergelijke praktijk kan reden zijn voor gehele of gedeeltelijke ontbinding van de Overeenkomst. 27.3 Indien blijkt dat een lid van het Personeel van Opdrachtgever een al dan niet betaalde nevenfunctie vervult bij Opdrachtnemer of ten tijde van de onderhandelingen over de totstandkoming van de Overeenkomst heeft vervuld, zonder dat Opdrachtgever daarover vóór het sluiten van de Overeenkomst is ingelicht, kan Opdrachtgever de Overeenkomst zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang ontbinden zonder tot enige schadevergoeding te zijn gehouden. 27.4 Opdrachtnemer betrekt geen personen, anders dan met toestemming van Opdrachtgever, bij de uitvoering van de Overeenkomst die in een periode van twee jaar voorafgaand aan de werkzaamheden bij Opdrachtgever in dienst zijn geweest. 28. Nietige en vernietigde bepalingen Indien één of meer bepalingen van de Voorwaarden of de Overeenkomst nietig blijken te zijn of door de rechter vernietigd worden, behouden de overige bepalingen van de Voorwaarden of de Overeenkomst hun rechtskracht. Partijen zullen over de nietige of vernietigde bepalingen overleg voeren teneinde een vervangende regeling te treffen. De vervangende regeling zal de strekking van de Voorwaarden of de Overeenkomst niet aantasten. 29. Vervolgopdracht Opdrachtnemer kan aan de Overeenkomst geen enkel recht ontlenen voor de verkrijging van een vervolgopdracht. 30. Voortdurende verplichtingen Verplichtingen die naar hun aard bestemd zijn om ook na afloop van de Overeenkomst voort te duren, behouden nadien hun werking. Tot deze verplichtingen behoren onder meer: vrijwaring voor schending van intellectuele eigendomsrechten, geheimhouding, cessie van verzekeringspenningen, geschillenbeslechting, domiciliekeuze en toepasselijk recht. 31. Geschillen en toepasselijk recht 31.1 Ieder geschil tussen partijen ter zake van de Overeenkomst zal bij uitsluiting worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechter. 31.2 Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.


Inhoudsopgave Algemene voorwaarden Paragraaf 3.4.2


71

Bijlage 5

Inkooppakketindeling – Homogeen en soortgelijk

Bijlage 5: Inkooppakketindeling – Homogeen en soortgelijk Klik hier voor de betreffende Excel-bijlage.

Klik hier indien u terug wilt naar: Inhoudsopgave Paragraaf 1.4

Inhoudsopgave Algemene voorwaarden Paragraaf 3.2.1.2


72

Bijlage 6

Common Procurement Vocabulary ( CPV codes )

Bijlage 6: Common Procurement Vocabulary ( CPV codes ) De CPV is een classificatiesysteem voor overheidsopdrachten en geldt binnen de hele Europese Unie. Bij de aankondiging van een overheidsopdracht moet de aanbestedende dienst zijn opdracht coderen aan de hand van de CPV codes. Ieder product, dienst of bouwwerk is gerelateerd aan een CPV code.

Klik hier voor de betreffende Excel-bijlage.


Inhoudsopgave Algemene voorwaarden Paragraaf 3.2.1.3


73

Bijlage 7

Uitsluitinggronden en selectiecriteria

Bijlage 7.

Uitsluitinggronden en selectiecriteria (m.b.t. inschrijver)

Uitsluitinggronden De aanbesteder kan van deelneming aan een opdracht uitsluiten iedere ondernemer: a. die in staat van faillissement of van liquidatie verkeert, wiens werkzaamheden zijn gestaakt, jegens wie een surseance van betaling of een akkoord geldt of die in een andere vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving, b. wiens faillissement of liquidatie is aangevraagd of tegen wie een procedure van surseance van betaling of akkoord dan wel een andere soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving, aanhangig is gemaakt, c. jegens wie een rechterlijke uitspraak met kracht van gewijsde volgens de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving is gedaan, waarbij een delict is vastgesteld dat in strijd is met zijn beroepsgedragsregels, d. die in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op een grond die de aanbesteder aannemelijk kan maken, e. die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd of van Nederland, f. die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd of van Nederland, of g. die zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen die ingevolge aanbestedingsprocedures kunnen worden verlangd, of die inlichtingen niet heeft verstrekt. De aanbesteder kan een inschrijver verzoeken om bewijsstukken of verklaringen dat hij niet verkeert in een van onderdelen a, b, c, d, e en f, genoemde omstandigheden. Daarbij aanvaardt de aanbesteder als voldoende bewijs:  voor a en b, een verklaring van de griffier van de bevoegde rechtbank,  voor c en d, een verklaring omtrent het gedrag, bedoeld in artikel 28 van de Wet Justitiële en Strafvorderlijke gegevens,  voor e, zowel voor de bijdragen ten behoeve van werknemersverzekeringen als voor de bijdragen ten behoeve van de volksverzekeringen, een verklaring van de ontvanger onder wie de inschrijver ressorteert voor de inning van belastingen, en  voor f, een verklaring van de ontvanger onder wie de inschrijver ressorteert voor de inning van belastingen. Wanneer in het land waarin de inschrijver gevestigd is niet een bewijsstuk of verklaring, wordt afgegeven, kan de inschrijver volstaan met een verklaring onder ede of een plechtige verklaring die door betrokkene ten overstaan van een bevoegde rechterlijke of administratieve instantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst wordt afgelegd. Van deelneming aan een opdracht wordt uitgesloten: iedere inschrijver jegens wie bij een onherroepelijk vonnis een veroordeling om een of meer van de hieronder opgegeven redenen is uitgesproken, waarvan de aanbesteder kennis heeft: a. deelneming aan een criminele organisatie in de zin van artikel 2, lid 1, van Gemeenschappelijk Optreden 98/773/JBZ van de Raad; b. omkoping in de zin van artikel 3 van het besluit van de Raad van 26 mei 1997, respectievelijk artikel 3, lid 1, van Gemeenschappelijk Optreden 98/742/JBZ van de Raad; c. fraude in de zin van artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap; d. witwassen van geld in de zin van artikel 1 van richtlijn nr. 91/308/EEG van de Raad van 10 juni 1991 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld. De aanbesteder sluit iedere inschrijver jegens wie bij een onherroepelijk vonnis of arrest een veroordeling is uitgesproken op grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b of 323a, 328ter, tweede lid, 416, 417, 417bis, 420bis, 420ter of 420quater van het Wetboek van Strafrecht van deelneming aan een opdracht uit. Handboek Inkoop en aanbesteding Waterschapsbedrijf Limburg Versie 1 – 11-11-2009

74

Bijlage 7


De aanbesteder kan om dwingende redenen van algemeen belang afwijken van de verplichting. Klik hier indien u wilt naar: Inhoudsopgave

Paragraaf 3.3.2

Paragraaf 3.3.3

Paragraaf 3.4.1.1

Geschiktheideisen Een aanbestedende dienst hanteert geschiktheideisen om te kunnen bepalen of een gegadigde of inschrijver in staat is om de opdracht uit te voeren. Geschiktheideisen hebben altijd betrekking op de potentiële opdrachtnemer en niet op de opdracht. Een gegadigde of inschrijver dient tenminste aan de geschiktheideisen te voldoen om deel te mogen nemen aan de verdere procedure. De aanbestedende dienst is niet verplicht geschiktheideisen te stellen. Er zijn drie soorten eisen:  eisen inzake de Persoonlijke situatie van de ondernemer  eisen inzake de Economische en financiële draagkracht  eisen inzake de Vakbekwaamheid Aanbestedende diensten hebben een ruime bevoegdheid voor het stellen van geschiktheideisen. Maar er zijn wel enkele belangrijke uitgangspunten waaraan deze moeten voldoen:  De eisen moeten objectief (niet discriminerend) en eenduidig zijn, dus niet voor verschillende uitleg vatbaar zijn.  Alle eisen moeten in verband staan met het voorwerp van de opdracht en proportioneel zijn, dus in verhouding tot de opdracht staan.  De eisen moeten transparant zijn, dat wil zeggen in de aanbestedingsstukken bekendgemaakt zijn.  Voor alle gegadigden en inschrijvers moeten dezelfde eisen gehanteerd worden. In de regelgeving staat echter niet hoe deze uitgangspunten toegepast moeten worden. In het Bao is uitdrukkelijk voorgeschreven – met uitzondering van de beroepsbevoegdheid – welke bewijzen gevraagd mogen worden om de geschiktheid te toetsen. De aanbestedende dienst dient expliciet aan te geven welke van deze criteria hij in zijn aanbesteding wenst te gebruiken. Voor een gegadigde of inschrijver is beroep op de draagkracht of bekwaamheid van derden onder bepaalde omstandigheden mogelijk. De aanbestedingsregels kennen een strikte scheiding tussen geschiktheideisen en gunningcriteria. *** Een geschiktheideis mag niet gebruikt worden als (sub)gunningcriterium ***

Persoonlijke situatie van de ondernemer De persoonlijke situatie van de ondernemer is gerelateerd aan de beoordeling van de integriteit en eventuele onbevoegdheid om beroepsactiviteiten te mogen uitoefenen. Bij Europese en nationale aanbestedingsprocedures wordt standaard gevraagd aan te tonen dat inschrijver volgens de voorschriften van de lidstaat waar hij is gevestigd, in het beroepsregister of handelsregister is ingeschreven, of een verklaring onder ede of een attest te verstrekken. Het Bao laat de invulling van eisen/bewijzen inzake beroepsbevoegdheid volledig open. Bij beroepsbevoegdheid gaat het bijvoorbeeld om de bevoegdheid om asbest te verwijderen. Alle eisen moeten voldoen aan enkele belangrijke uitgangspunten die onder geschiktheideisen genoemd zijn.

Economische en financiële draagkracht Eisen op het gebied van financiële en economische draagkracht zijn gericht op het garanderen van continuïteit. Daarvoor kunnen bewijzen gevraagd worden om de omzet, solvabiliteit, liquiditeit en rentabiliteit aan te tonen. In het Bao, artikel 48, zijn niet limitatief de bewijsmiddelen opgesomd. Een ondernemer kan zijn financiële en economische draagkracht aantonen door middel van: a. passende bankverklaringen of het bewijs van een verzekering tegen beroepsrisico's,


75

Bijlage 7

b. c.


overlegging van balansen of van balansuittreksels, indien de wetgeving van het land waar de ondernemer is gevestigd, de bekendmaking van balansen voorschrijft, of een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht is, over ten hoogste de laatste 3 beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de ondernemer met zijn bedrijvigheid is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn.

Een aanbestedende dienst kan andere bewijzen toelaten. Alle eisen moeten voldoen aan enkele belangrijke uitgangspunten die onder geschiktheideisen genoemd zijn.

Vakbekwaamheid In het Bao, artikel 49 is, niet limitatief, een aantal bewijsmiddelen opgesomd dat een aanbestedende dienst mag vragen om de technische of beroepsbekwaamheid van een gegadigde of inschrijver aan te tonen:  Referenties (over een periode van 3 jaar). De referenties zijn een belangrijk middel om vast te stellen of de opdracht daadwerkelijk uitgevoerd kan worden. Bij het vragen van referenties moet aangegeven worden wat onder ‘soortgelijke opdrachten’ wordt verstaan, zodat de gegadigde of inschrijver de juiste referenties kan aanleveren.  Overzicht van personeel. Men kan vragen naar een overzicht van het opleidingsniveau of een overzicht van het totaal aantal personeelsleden en de personeelsleden de opdracht uitvoeren. CV’s kunnen in dit stadium ook gevraagd worden maar dan kunnen ze niet meer gevraagd worden als gunningcriterium.  Technische uitrusting. Dit is van belang indien de leverancier/aannemer gebruik gaat maken van bepaalde hulpmiddelen, technieken, materialen etc. Een overzicht van deze hulpmiddelen, toegespitst op het onderwerp van de aanbesteding laat zien dat de leverancier/aannemer de aard van de opdracht begrijpt.  Monsters en dergelijke. Bij leveringen van producten kunnen monsters, beschrijvingen en foto’s gevraagd worden. Een aanbestedende dienst kan andere bewijzen toelaten. Kwaliteitsnormen: Ingeval het WBL de overlegging verlangt van door onafhankelijke instanties opgestelde verklaringen dat de ondernemer aan bepaalde kwaliteitsnormen voldoet (zoals ISO-9001) moeten deze worden opgenomen onder de selectiecriteria en is het verplicht om ook gelijkwaardige certificaten van in andere lidstaten gevestigde instellingen te erkennen. Alle eisen moeten voldoen aan enkele belangrijke uitgangspunten die onder geschiktheideisen genoemd zijn.

Financiële en economische draagkracht Eisen op het gebied van financiële en economische draagkracht zijn gericht op het garanderen van continuïteit. Daarvoor kunnen bewijzen gevraagd worden om de omzet, solvabiliteit, liquiditeit en rentabiliteit aan te tonen. In het Bao, artikel 48, zijn niet limitatief de bewijsmiddelen opgesomd. Een ondernemer kan zijn financiële en economische draagkracht aantonen door middel van: d. passende bankverklaringen of het bewijs van een verzekering tegen beroepsrisico's, e. overlegging van balansen of van balansuittreksels, indien de wetgeving van het land waar de ondernemer is gevestigd, de bekendmaking van balansen voorschrijft, of f. een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht is, over ten hoogste de laatste 3 beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de ondernemer met zijn bedrijvigheid is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn. Een aanbestedende dienst kan andere bewijzen toelaten. Alle eisen moeten voldoen aan enkele belangrijke uitgangspunten die onder geschiktheideisen genoemd zijn.


76

Bijlage 7


Beroepsbevoegdheid Met eisen inzake beroepsbevoegdheid wil de aanbestedende dienst vermijden dat de opdracht uitgevoerd wordt door een bedrijf/persoon die niet bevoegd is. Het Bao laat de invulling van eisen/bewijzen inzake beroepsbevoegdheid volledig open. Bij beroepsbevoegdheid gaat het bijvoorbeeld om de bevoegdheid om asbest te verwijderen. Alle eisen moeten voldoen aan enkele belangrijke uitgangspunten die onder geschiktheideisen genoemd zijn.

Klik hier indien u wilt naar: Inhoudsopgave

Paragraaf 3.3.2


Paragraaf 3.4.1.1

77

Bijlage 8

Gunningcriteria

Bijlage 8.

Gunningcriteria (m.b.t. inschrijving)

Het Bao kent twee gunningcriteria: de laagste prijs of de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Verder moet de aanbestedende dienst bij de gunning rekening houden met de zgn. Alcatel termijn. Men mag namelijk niet direct gunnen. Overigens is een aanbestedende dienst niet verplicht om de opdracht te gunnen.

Laagste prijs Het laagste prijs criterium is het meest eenvoudige criterium om te gunnen. Slechts de prijs telt. De kwaliteit mag niet meegenomen worden in de beoordeling. Dit criterium wordt alleen gebruikt als de kwaliteit vaststaat, zoals bij elektriciteit, of als werkbeschrijving / bestek de te leveren prestatie zeer nauwkeurig omschrijft zoals vaak het geval is bij de aanbesteding van bouwwerken. Als de kwaliteit wel een factor is en deze niet precies voorgeschreven kan worden, bestaat het risico dat met ‘laagste prijs’ de kwaliteit van de gekozen inschrijver te wensen over laat. Indien gebruik wordt gemaakt van het criterium ‘laagste prijs’ moeten de specificaties zodanig duidelijk zijn dat achteraf geen interpretatie verschillen kunnen ontstaan die leiden tot meerwerk. De acceptatie van de specificaties en de overeenkomst is daarmee een minimumeis. Voor het vaststellen van de laagste prijs moet worden beschreven hoe de laagste prijs wordt berekend. Bij een bouwwerk zal dat simpelweg de bouwsom zijn. Voor andere producten, bijvoorbeeld hardware, is de laagste prijs de prijs voor de hardware inclusief drie jaar onderhoud. Indien de prijzen van alle inschrijvers (ook de laagste) hoger is dan de zorgvuldige raming van de aanbesteder, kan de aanbesteder deze inschrijvingen als onaanvaardbaar aanmerken en de procedure vervolgen met de onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.

EMVI Bij EMVI (economisch meest voordelige inschrijving) kunnen naast prijs andere criteria meegewogen worden. De wet beperkt de aanbesteder niet in het gebruik van het aantal en soort subgunningcriteria. Wel dienen deze betrekking te hebben op de opdracht. De subgunningcriteria hoeven niet noodzakelijk van zuiver economische aard te zijn. Enkele voorbeelden van subgunningcriteria:  Prijs  Rentabiliteit  Uitvoering  Klantenservice  Projectmanagement  Duurzaamheid  Levertijd of planning  Sociale factoren  Plan van aanpak  Esthetische en functionele kenmerken  Kwaliteit  Presentatie  Competenties, bekwaamheden  Risicomanagement  Milieukenmerken  Overlast omgeving  Gebruikskosten  Waardering verleden  Levensduurkosten Deze lijst is niet limitatief.

Algemene eisen Net als bij geschiktheideisen en selectiecriteria moeten subgunningcriteria objectief, transparant en proportioneel zijn. Ook dienen de gunningcriteria op een objectieve en uniforme wijze toegepast worden. Gunningcriteria moeten zo geformuleerd worden dat inschrijvers in staat zijn deze criteria op dezelfde wijze te interpreteren. Aanbestedende diensten mogen gedurende de gehele aanbestedingsprocedure de subgunningcriteria en de toepassingswijze niet wijzigen.


78

Bijlage 8

Gunningcriteria

Weging De aanbestedende dienst bepaalt vóór de aanbesteding welk gewicht elk subgunningcriterium krijgt. Deze wegingsfactoren moeten, conform art. 54 van het Bao, in de aanbestedingsstukken opgenomen worden. Op die manier kunnen potentiële inschrijvers precies zien aan welke aspecten de aanbestedende dienst veel waarde hecht. Soms is sprake van subsubgunningcriteria. Bijvoorbeeld wanneer het aspect kwaliteit op vier verschillende criteria wordt beoordeeld. Vaak worden de wegingsfactoren van dergelijke subsubgunningcriteria niet gepubliceerd, maar de jurisprudentie op dit punt is nog in ontwikkeling.

Wegingmethodiek Hoe de aanbestedende dienst de subgunningcriteria beoordeelt hoeft (nog) niet gepubliceerd te worden. De beoordeling kan op zeer verschillende wijze gebeuren. Aanbevolen wordt om geen relatieve methode te gebruiken Hierbij wordt de beoordeling gerelateerd aan de best scorende. Mocht de best scorende uit de beoordeling wegvallen, kan dat sterke invloed hebben op de uitkomst. In de bouw is recent een rapport verschenen Gunnen op waarde waarin enkele methoden voor het beoordelen van EMVI worden toegelicht en aanbevolen. Tevens staan hier praktische tips voor de toepassing van EMVI. Het rapport heeft als doel de uniformiteit in EMVI beoordelingen te bevorderen. Er zijn drie algemene methoden te onderscheiden voor de beoordeling/weging bij EMVI:  de puntenmethodiek: kwaliteit en prijs worden uitgedrukt in een rapportcijfer en opgeteld. De hoogste score wint;  Euro-methode (monitarisering): kwaliteit wordt vertaald naar Euro’s (bonus of malus) en in mindering gebracht op of bijgeteld bij de prijs;  Waarde/prijs methode: het behaalde aantal punten wordt door de prijs gedeeld. De aanbestedende dienst maakt van te voren een beoordelingsprotocol. Dat schrijft kort voor hoe er beoordeeld wordt en wie er bij betrokken is. Dit is ook bij afwijzingsgesprekken nuttig om aan te tonen dat de beoordeling zo objectief mogelijk is uitgevoerd. Aanbevolen wordt om de beoordeling van de prijs strikt te scheiden van de beoordeling van de andere criteria.

Voorbeeld beoordelingscriteria Conform paragraaf 0.07 in werkbeschrijving / bestek xx geschiedt de opdracht van het werk aan de inschrijver, wiens aanbieding de economisch meest voordelige is. Hierbij zullen de volgende gunningcriteria worden gehanteerd: a) Prijs (aanneemsom), 60% b) Plan van aanpak, 40% Ad. a. De prijs telt voor 60% mee in de afweging van de opdrachtgever waarbij tien punten worden verdeeld naar rato van de inschrijving, daarin worden tien punten toebedeeld aan de laagste inschrijver en nul punten aan de hoogste inschrijver. Ad. b. Het plan van aanpak telt mee voor 40% in de afweging van de opdrachtgever, waarbij tien punten worden verdeeld naar rato van het aantal punten dat de inschrijver heeft verkregen voor de hierna beschreven aspecten, daarin worden tien punten toebedeeld aan de inschrijver met het hoogste aantal behaalde punten en nul punten aan de inschrijver met het minste aantal punten. Bij de beoordeling van het plan van aanpak zal beoordeling plaatsvinden op basis van de volgende aspecten:  Communicatie met belanghebbenden  Afstemming met werkzaamheden derden  Fasering en planning  Verkeersmaatregelen/verkeersplan  Projectorganisatie De aspecten zullen door drie personen (vertegenwoordigers van het WBL) afzonderlijk van elkaar worden beoordeeld. Zij zullen per bovengenoemd aspect een aantal punten toekennen. Deze punten zullen per inschrijver worden getotaliseerd, waarna de inschrijvers conform de onder b. genoemde wijze het aantal punten krijgen toegekend die worden gewogen. Een voorbeeld met een berekening van de punten is als Handboek Inkoop en aanbesteding Waterschapsbedrijf Limburg Versie 1 – 11-11-2009

79

Bijlage 8

Gunningcriteria

bijlage bij deze notitie gevoegd. Prijs De inschrijver met het laagste inschrijfbedrag krijgt 10 punten, de inschrijver met het hoogste bedrag krijgt 0 punten De andere inschrijvers krijgen punten naar rato van het verschil van inschrijving tussen de laagste en de hoogste inschrijver. Het verschil tussen de hoogste en de laagste inschrijver bedraagt € 1.000.000,-. Inschrijver C schrijft € 250.000,-hoger in dan de laagste inschrijver. Dit verschil bedraagt 25% van het verschil tussen de hoogste en de laagste inschrijver. Inschrijver C krijgt daarom 10025=75% van de maximaal te behalen punten (7,50 punten). De punten voor de prijs wegen voor 60% mee in het totaal.

Aannemer Inschrijver A Inschrijver B Inschrijver C Inschrijver D Inschrijver E

Prijs (aanneemsom) weging 60% € 1.000.000,00 € 1.050.000,00 € 1.250.000,00 € 1.600.000,00 € 2.000.000,00

punten prijs 10,00 9,50 7,50 4,00 0,00

gewogen punten prijs 6,00 5,70 4,50 2,40 0,00

Plan van aanpak De inschrijver met de meest behaalde punten voor de onderdelen waarop het plan van aanpak wordt beoordeeld krijgt 10 punten, de inschrijver met de minst behaalde punten voor de onderdelen waarop het plan van aanpak wordt beoordeeld krijgt 0 punten. De andere inschrijvers krijgen punten naar rato van het verschil van het totaal aantal punten tussen de beste en de slechtste inschrijver. Het verschil tussen de hoogste en de laagste bedraagt 45 punten. Inschrijver D heeft 18 punten minder dan de beste inschrijver. Ten opzichte van het verschil tussen de beste en de slechtste inschrijver betekent dit dat inschrijver D 40% minder scoort dan de beste inschrijver. Inschrijver D krijgt daarom 100-40=60% van het maximaal te behalen punten (6,00 punten) De punten voor het plan van aanpak wegen voor 40% mee in het totaal.


Plan van Aanpak (pnt) weging 40% € 84,00 € 90,00 € 69,00 € 72,00 € 45,00

punten PvA 8,67 10,00 5,33 6,00 0,00

gewogen punten PvA 3,47 4,00 2,13 2,40 0,00

* Het aantal punten bij het Plan van Aanpak is het totaal van de drie beoordelaars. Maximum te behalen punten, per beoordelaar, voor het plan van aanpak is: 6+6+6+6+12=36 punten. Uitslag


gewogen punten prijs 6,00 5,70 4,50 2,40 0,00

gewogen punten PvA 3,47 4,00 2,13 2,40 0,00

Klik hier indien u wilt naar: Paragraaf 3.3.2 Inhoudsopgave


Totaal punten 9,47 9,70 6,63 4,80 0,00

2 1 3 4 5

Paragraaf 3.4.1

80

Bijlage 9


Bijlage 9.


Van de onderstaande documenten zijn standaardvoorbeelden opgesteld. Door op de betreffende tekst met Ctrl te klikken wordt het voorbeeld zichtbaar. Indien er behoefte bestaat aan meer standaardvoorbeelden van andere documenten en brieven, dan kunnen die bij de inkoop-/aanbestedingadviseur worden aangevraagd. 1.

MARKTONDERZOEK

2.

MODELBRIEF OFFERTEAANVRAAG LEVERINGEN EN DIENSTEN

3.

MODELBRIEF VOOR ONDERHANDSE INSCHRIJVING INNOVATIEF WERK

4.

MODELBRIEF MEDEDELING VAN AFWIJZING NA SELECTIEFASE BIJ NIET-OPENBARE PROCEDURE

5.

MODELBRIEF MEDEDELING VAN AFWIJZING NA SELECTIEFASE BIJ ONDERHANDSE AANBESTEDING

6.

EIGEN VERKLARING INTEGRITEIT EN UITSLUITING

7.

AFSTANDSOVEREENKOMST

8.

MODEL K - VERKLARING BESTUURDER OMTRENT RECHTMATIGE INSCHRIJVING

9.

MODEL G - ARW2005 – INSCHRIJVINGSBILJET

10.

ARW 2005 STAAT VERREKENPRIJZEN

11.

MODEL B - PROCES-VERBAAL VAN AANBESTEDING

12.

MODELBRIEF MEDEDELING VAN AFWIJZING NA TE LATE INSCHRIJVING

13.

PROCES-VERBAAL VAN GUNNING

14.

MODELBRIEF MEDEDELING VAN AFWIJZING NA GUNNINGSFASE

15.

MODELBRIEF MEDEDELING VAN GUNNINGSBESLISSING

16.

OVEREENKOMST

17.

OVEREENKOMST LEVERING

18.

EVALUATIE LEVERANCIER /AANNEMER


Paragraaf 3.3

Paragraaf 3.1.4.3

Paragraaf


Paragraaf 3.4.1 5.4.6

81

Bijlage 10


Bijlage 10.


Het in dit overzicht genoemde aantal dagen zijn kalenderdagen, dus géén werkdagen. Omschrijving

Europees

Europees

Nationaal

Nationaal

openbaar

niet-openbaar

openbaar

niet-openbaar

Publicatie Werken: Ontvangst verzoek tot deelneming

N.v.t.

Minimaal 37 dagen na publicatie

N.v.t.

Minimaal 21 dagen na publicatie Diensten en leveringen: redelijke termijn (vuistregel:minimaal 15 dagen)

Werken: Ontvangst offertes

Minimaal 52 dagen na publicatie

Minimaal 40 dagen na versturen uitnodiging deelname

Werken:

Minimaal 36 dagen Minimaal 21 dagen na na publicatie publicatie Diensten en leveringen:

Diensten en leveringen:

redelijke termijn (vuistregel: minimaal 15 dagen)

redelijke termijn (vuistregel: minimaal 15 dagen)

Versturen/publicere Minimaal 7 dagen n nota van voor datum dat inlichtingen offertes ingediend moeten zijn

Minimaal 7 dagen voor datum dat offertes ingediend moeten zijn

Minimaal 7 dagen voor datum dat offertes ingediend moeten zijn

Minimaal 7 dagen

Bezwaarperiode voorgenomen gunning

15 dagen na versturen brieven voorgenomen gunning




Publiceren gunning Maximaal 48 dagen na gunning (te rekenen vanaf datum tekenen contract)

Maximaal 48 dagen na gunning (te rekenen vanaf datum tekenen contract)



voor datum dat offertes ingediend moeten zijn



82

Bijlage 11


Bijlage 11.


Inkopen / aanbesteden beneden de Europese drempelbedragen In uitzonderingsgevallen mag gemotiveerd van de eerder genoemde aanbestedingsvormen worden afgeweken. De uiteindelijke beslissing hiertoe wordt genomen door de directeur resp. het dagelijks bestuur. Van een uitzonderingsgeval is sprake: 

  

Wanneer dat strikt noodzakelijk is als gevolg van dwingende spoed. Het spoedeisende karakter mag niet te wijten zijn aan de aanbestedende dienst. Het moet hierbij gaan om omstandigheden die de aanbestedende dienst niet kon voorzien. Het gaat alleen om leveringen, diensten of werken die nodig zijn om een onmiddellijke noodsituatie te verhelpen; hierbij zij echter opgemerkt dat voor bepaalde soorten calamiteiten ook zogenoemde raamovereenkomsten kunnen worden opgesteld. In de raamovereenkomst worden alle technische, organisatorische, financieel-economische en juridische randvoorwaarden vastgelegd, zodat in geval van een calamiteit snel opdracht kan worden verleend en nog slechts de bijzondere omstandigheden van het geval behoeven te worden vermeld. Er is sprake van een situatie, waarbij er maar één opdrachtnemer in aanmerking komt. Bijvoorbeeld omdat deze beschikt over een alleenrecht (octrooi of auteursrecht) of over specifieke technische of artistieke kwaliteiten. In het geval van aanvullende diensten of werken, die als gevolg van onvoorziene omstandigheden noodzakelijk zijn om de oorspronkelijke dienst of het werk te kunnen verlenen. In het geval van wettelijk gedwongen winkelnering.

Inkopen / aanbesteden boven de Europese drempelbedragen In de aanbestedingsrichtlijnen en in het BAO zijn onder artikel 31 de volgende situaties beschreven waarin Europees aanbesteden niet verplicht is. Artikel 31 1. Een aanbestedende dienst kan voor het gunnen van zijn overheidsopdrachten gebruik maken van een procedure van gunning door onderhandelingen zonder voorafgaande mededeling van een aankondiging van een overheidsopdracht: a. wanneer, in het kader van een openbare procedure of een niet-openbare procedure, geen of geen geschikte inschrijvingen of geen verzoeken om een uitnodiging tot deelneming zijn ingediend, mits de oorspronkelijke voorwaarden van de overheidsopdracht niet wezenlijk worden gewijzigd en de Commissie op haar verzoek een verslag wordt overgelegd, b. wanneer de overheidsopdracht om technische of artistieke redenen of om redenen van bescherming van uitsluitende rechten slechts aan een bepaalde ondernemer kan worden toevertrouwd, of c. voor zover zulks strikt noodzakelijk is, ingeval de termijnen voor de openbare procedure of de niet-openbare procedure dan wel voor de procedure van gunning door onderhandelingen met mededeling van een aankondiging van een overheidsopdracht als bedoeld in artikel 30 wegens dwingende spoed, als gevolg van gebeurtenissen die door de aanbestedende dienst niet kon worden voorzien en niet aan de aanbestedende dienst te wijten is, niet in acht kunnen worden genomen. 2. Een aanbestedende dienst kan overheidsopdrachten voor leveringen gunnen na een procedure van gunning door onderhandelingen zonder voorafgaande mededeling van een aankondiging van een overheidsopdracht in de volgende gevallen: a. wanneer het producten betreft die voor onderzoek, proefneming, studie of ontwikkeling worden vervaardigd en welke niet voor de productie in grote hoeveelheden zijn bedoeld om de commerciële haalbaarheid van het product vast te stellen of de kosten van onderzoek en ontwikkeling te delgen, b. voor door de oorspronkelijke leverancier verrichte aanvullende leveringen die: i. bestemd zijn voor gedeeltelijke vernieuwing van leveringen of installaties voor courant gebruik, of ii. voor de uitbreiding van bestaande leveringen of installaties, wanneer verandering van leverancier de aanbestedende dienst ertoe zou verplichten apparatuur aan te schaffen met andere technische eigenschappen, zodat Handboek Inkoop en aanbesteding Waterschapsbedrijf Limburg Versie 1 – 11-11-2009

83

Bijlage 11


onverenigbaarheid ontstaat of zich bij gebruik en onderhoud onevenredige technische moeilijkheden voordoen, mits de looptijd van deze overheidsopdrachten voor leveringen en nabestellingen niet langer is dan drie jaar, c. voor op een grondstoffenmarkt genoteerde en aangekochte leveringen, of d. voor de aankoop van leveringen tegen bijzonder gunstige voorwaarden bij een leverancier die definitief zijn handelsactiviteit stopzet, bij curatoren of vereffenaars van een faillissement of een vonnis of bij de toepassing van de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen. 3. Een aanbestedende dienst kan een overheidsopdracht voor diensten gunnen na een procedure van gunning door onderhandelingen zonder voorafgaande mededeling van een aankondiging, wanneer die opdracht voortvloeit uit een prijsvraag en volgens de toepasselijke voorschriften aan de winnaar of aan een van de winnaars van die prijsvraag dient te worden gegund. In dit laatste geval nodigt de aanbestedende dienst alle winnaars van de prijsvraag tot de onderhandelingen uit. 4. Een aanbestedende dienst kan een overheidsopdracht voor werken of een overheidsopdracht voor diensten gunnen na een procedure van gunning door onderhandelingen zonder voorafgaande aankondiging in de volgende gevallen: a. voor aanvullende werken of diensten die noch in het oorspronkelijk gegunde ontwerp, noch in de oorspronkelijk gegunde overheidsopdracht voor werken of overheidsopdracht voor diensten waren opgenomen, onder de volgende voorwaarden: i. de aanvullende werken of diensten zijn ten gevolge van een onvoorziene omstandigheid voor de uitvoering van deze overheidsopdracht noodzakelijk geworden; ii. de gunning geschiedt aan de aannemer of dienstverlener die de oorspronkelijke overheidsopdracht voor werken of overheidsopdracht voor diensten uitvoert, en iii. het totale bedrag van de voor de aanvullende werken of diensten gegunde overheidsopdracht voor werken of overheidsopdracht voor diensten niet hoger is dan 50 procent van het bedrag van de oorspronkelijke overheidsopdracht, en de aanvullende werken of diensten voorts 1. technisch of economisch niet los van de oorspronkelijke opdracht kunnen worden uitgevoerd zonder overwegende bezwaren voor de aanbestedende diensten, of 2. wel kunnen worden gescheiden, maar strikt noodzakelijk zijn om de oorspronkelijke opdracht te vervolmaken; b. in geval van nieuwe werken of diensten, bestaande uit de herhaling van soortgelijke werken of diensten die door dezelfde aanbestedende diensten worden toevertrouwd aan de ondernemer waaraan een oorspronkelijke overheidsopdracht werd gegund, mits deze werken of deze diensten overeenstemmen met een basisproject dat het voorwerp vormde van de oorspronkelijke overheidsopdracht die overeenkomstig de openbare procedure of de nietopenbare procedures is gegund en mits: i. de aanbestedende diensten reeds in de aankondiging van de aanbesteding van het basisproject vermelden dat een procedure zonder aankondiging kan worden toegepast, en ii. de aanbestedende diensten hierbij het totale voor de volgende werken geraamde bedrag in aanmerking nemen voor de toepassing van de artikel 7, en van deze procedure slechts gedurende een periode van drie jaar volgend op de oorspronkelijke overheidsopdracht gebruik kan worden gemaakt

Klik hier indien u wilt naar: Inhoudsopgave Paragraaf 1.4


84

HANDBOEK INKOOP EN AANBESTEDING

Recommend Documents