UITVOERINGSREGELS INKOOP EN AANBESTEDEN. Pauline Bos, Inkoopcoördinator. Uitvoeringsregels inkoop- en aanbesteding Versie 2.5

U I T V O E R I N G S R E G E L S I N K O O P

E N

A A N B E S T E D E N

Pauline Bos, Inkoopcoördinator Uitvoeringsregels inkoop- en aanbesteding Versie 2.5

Uitvoeringsregels

1 juni 2010 Inkoopcoördinator Delfland

1

juni 2010

Inhoud 1 Inleiding ........................................................................................................................ 3 2 Uitvoeringsregels inkoop- en aanbesteden ......................................................................... 4 3 Leveranciersbeleid .......................................................................................................... 5 4 Duurzaamheid................................................................................................................ 6 5 Inkoopethiek.................................................................................................................. 7 6 Welke aanbestedingsprocedure ........................................................................................ 9 6.1 Werken ...................................................................................................................... 9 6.2 Leveringen ............................................................................................................... 15 6.3 Diensten .................................................................................................................. 17 7 Raamcontracten ........................................................................................................... 19 8 Inhuur van externen ..................................................................................................... 20 9 Uitzonderingen ............................................................................................................. 22 9.1 Afwijken aanbestedingsbeleid ..................................................................................... 22 9.2 Aanvulling uitvoeringsregels voor werken onder, boven of naast spoorwegen ................... 23 9.3 Wanneer kan worden gekozen voor een onderhandelingsprocedure binnen de Europese regelgeving? ....................................................................................................................... 23 9.4 Aankondigingen ........................................................................................................ 24 10 Regelgeving ............................................................................................................. 25 11 Selectie-en gunningscriteria ....................................................................................... 28 11.1 Selectiecriteria .......................................................................................................... 28 11.2 Gunningcriteria ......................................................................................................... 32 12 Leveranciersmanagement .......................................................................................... 35 13 Contracteringsproces ................................................................................................. 38 14 Aanpak bij onregelmatigheden .................................................................................... 39 15 Voorbereiding van een aanbesteding ........................................................................... 40 16 Opdrachtverlening ..................................................................................................... 42 17 Bijlagen ................................................................................................................... 43 17 Bijlagen ................................................................................................................... 43 18 Versiebeheer ............................................................................................................ 44

Uitvoeringsregels

2

juni 2010

1

Inleiding

Op 4 Juli 2002 is het nieuwe aanbestedingsbeleid door de verenigde vergadering van het Hoogheemraadschap van Delfland (hierna te noemen ‘Delfland’) vastgesteld. Doelstelling van het aanbestedingsbeleid is primair een voor Delfland optimale prijs-kwaliteitverhouding te realiseren binnen een transparant proces. Een en ander met in achtneming van Europese en landelijke regelgeving. In het verlengde hiervan het verkrijgen van non-discriminatie van inschrijvers en het bevorderen van concurrentiestelling. De betere prijs-kwaliteitverhouding alsmede de Europese regelgeving krijgt een prominentere plaats in het aanbestedingsbeleid van Delfland. Het aanbestedingsbeleid is richtingbepalend: het doel is vastgesteld maar niet de koers hoe de organisatie bij dat doel komt. Voor de meeste aanbestedingen van Delfland is deze koers deels vastgelegd, bijvoorbeeld in de Europese aanbestedingsrichtlijnen, dit is een formeel-juridisch kader voor aanbestedingen boven een bepaald drempelbedrag. Hoewel niet verplicht, gebruikt Delfland ook het aanbestedingsreglement ARW 2005. De richtlijnen en reglementen beschrijven gedetailleerd hoe Delfland aanbestedingen – grote en kleine, Europese en niet-Europese – kan uitvoeren. De richtlijnen en reglementen geven geen gedetailleerde regels voor de keuze van een aanbestedingsprocedure noch hoe Delfland die aanbestedingsprocedure kan uitvoeren. De uitvoeringsregels geven een antwoord op deze twee vragen. In het aanbestedingsbeleid is bepaald dat openbaar dan wel meervoudig onderhands dient te worden aanbesteed, dat enkelvoudig aanbesteden niet mogelijk is tenzij vooraf een gemotiveerd voorstel aan de directie wordt voorgelegd en door deze wordt ondertekend. Door het goedkeuren van deze uitvoeringsregels staat de directie enkelvoudig aanbesteden onder een bepaald bedrag toe indien één van de genoemde omstandigheden van toepassing is en het hoofd van de afdeling waar de aanbesteding plaatsvindt toestemming heeft gegeven. Bij een voorgenomen afwijking dient vooraf een schriftelijke motivering te worden opgesteld welke ter goedkeuring zal worden voorgelegd aan de directie. De motivering dient vergezeld te gaan van een advies van Hoofd EFZ en de inkoopcoördinator.

Doelstelling van de uitvoeringsregels is om praktische regels te geven en de operationele- en juridische risico’s van aanbestedingen te minimaliseren en de commerciële voordelen te maximaliseren.

Uitvoeringsregels

3

juni 2010

2

Uitvoeringsregels inkoop- en aanbesteden

Zoals ook staat verwoord in het regeerakkoord 2007 is het inzetten van de inkoopfunctie van belang zijn voor het realiseren van doelstellingen op het terrein van innovatie, inschakeling van het MKB, rechtmatigheid en duurzaamheid. Voor alle inkopen en aanbestedingen is het volgende van belang: 1. Objectiviteit, en 2. Transparantie Om deze zaken te waarborgen moet iedere gemaakte keuze in het inkoop- of aanbestedingsproces onderbouwd worden vastgelegd in een dossier. 1. Objectiviteit wil zeggen: - Het niet bevoor- of benadelen van partijen waar zaken mee wordt gedaan (non-discriminatie van inschrijvers). Delfland gaat uit van haar eigen inkoopbehoefte (en deze wordt vastgelegd in een programma van eisen of offerte aanvraag) en deze wordt zo optimaal mogelijk ingekocht, waarbij daar waar mogelijk gebruik wordt gemaakt van aanwezige marktwerking. 2. Transparantie wil zeggen: - Het achteraf verantwoorden van keuzes die gemaakt zijn in uitgevoerde processen en projecten. Verantwoording die afgelegd moet kunnen worden aan directie, leveranciers, burgers, bestuurders en andere belanghebbenden. Om bovenstaande te realiseren is concurrentiestelling (in ieder geval boven de € 20.000,-) verplicht en worden de algemene inkoopvoorwaarden van Delfland van toepassing verklaard. De betreffende budgethouder binnen Delfland is verantwoordelijk voor het correct uitvoeren van de inkoop- en aanbestedingsregels.

Uitvoeringsregels

4

juni 2010

3

Leveranciersbeleid

Het leveranciersbeleid is gericht op het systematisch verbeteren dan wel op het afbouwen van relaties met leveranciers. Leveranciers met de hoogste toegevoegde waarde voor Delfland dienen tijdig te worden gesignaleerd en mogelijke terreinen van samenwerking dienen te worden aangegeven. Het bepalen van de toegevoegde waarde van de leverancier gebeurt op basis van leveranciersbeoordelingen en evaluaties met interne klanten (zie verder hoofdstuk 12 leveranciersmanagement). Leveranciers die qua kwaliteit achterblijven, moeten worden gestuurd om hierin verbetering te brengen. In 2007 heeft het bestuur van Delfland besloten om deel te nemen aan de projectgroep om te komen tot een gedragscode Publiek Opdrachtgeverschap en heeft de directie deze gedragscode in 2007 getekend.

1. Uitgangspunten

van het leveranciersbeleid van Delfland zijn: wederzijdse gelijkheid, openbaarheid, motivering en doelmatigheid. - Wederzijdse gelijkheid: als Delfland eisen stelt aan de leverancier zullen deze eisen ook van toepassing zijn op het handelen binnen Delfland; bijvoorbeeld in het geval van vertrouwelijke gegevens, de verwachtte reactietijd van de leverancier moet in verhouding zijn met de besluitvaardigheid binnen Delfland. - Openbaarheid: Delfland is als overheidsorganisatie gehouden aan de beginselen van behoorlijk bestuur, waaronder openbaarheid, objectiviteit en zorgvuldigheid. Openbaarheid wil ook zeggen dat Delfland werken boven een bepaalde drempel (zie de beslisboom in bijlage 1) openbaar aanbesteedt, zodat iedereen in de gelegenheid wordt gesteld om in te schrijven op een werk. - Motivering: Afgewezen inschrijvers ontvangen een gemotiveerde afwijzing na het indienen van een offerte, waarin wordt aangegeven wat de kenmerkende voordelen van de winnende offertes waren. - Doelmatigheid: het gaat hier om het efficiënt en effectief inzetten van publieke middelen.

2. Uitgangspunten van de gedragscode Publiek Opdrachtgeverschap zijn: maatschappelijke verantwoordelijkheid, integriteit, betrouwbaarheid en transparantie. - Maatschappelijke verantwoordelijkheid: Delfland beoordeelt haar leveranciers op de totale kwaliteit van hun producten en diensten. Daarbij spelen elementen als milieu, innoverend vermogen, betrouwbaarheid en een klantgerichte service een doorslaggevende rol. - Integriteit: Delfland heeft een integriteitsverklaring opgesteld. Deze verklaring moet worden getekend door alle bureaus en hun medewerkers op het moment dat zij voor Delfland gaan werken. Alle medewerkers van Delfland gaan waarschijnlijk in 2008 een eed en belofte afleggen, waarbij ook aandacht wordt besteed aan integer handelen. - Transparantie: Vooraf wordt de leverancier op de hoogte gebracht van de selectiecriteria en hoe deze worden beoordeeld. De beoordeling kan plaatsvinden door het vergelijken van de diverse aanbiedingen, het natrekken van de referenties, enz. De leveranciersevaluaties zullen centraal opgeslagen worden en ter beschikking gesteld aan de betrokkenen binnen Delfland. Delfland kent bij de gunning geen voorkeursbehandeling (voor bijvoorbeeld regionale aannemers of dienstverleners).

3. Delfland streeft ernaar om zo weinig mogelijk leveranciers per soort product te hebben, zonder

dat dit de marktwerking belemmert. Het hebben van veel leveranciers brengt veel verborgen kosten met zich mee en staat standaardisatie in de weg. Een bewuste leverancierskeus betekent dat wij de leveranciers selecteren die wij het best in staat achten om in onze behoeften te voorzien. Verder stelt een overzienbare hoeveelheid leveranciers ons in staat om die leveranciers te managen met het doel steeds betere prestaties te krijgen. 4. Delfland streeft ernaar de facturenstroom zo gering mogelijk te maken, waardoor de administratieve kosten verminderen en bij het sturen op de facturenstroom de kosten/baten afweging te betrekken. 5. Delfland kan gebruik maken van prekwalificatie van leveranciers. Onder prekwalificatie wordt verstaan een eerste selectie van de potentiële inschrijvers op basis van de geschiktheidcriteria, die vooraf worden vastgesteld.

Uitvoeringsregels

5

juni 2010

4

Duurzaamheid

Het aspect duurzaamheid speelt een steeds belangrijker rol binnen overheidsaanbestedingen. Ook decentrale overheden voelen steeds vaker de behoefte om binnen het inkoop- en aanbestedingsbeleid aandacht te besteden aan duurzame inkoop. De aanbestedingsrichtlijnen besteden ook expliciete aandacht aan duurzaamheid, bijvoorbeeld in rechtsoverweging 5 van richtlijn 2004/18. Daarin staat aangegeven dat ingevolge het EG Verdrag bijvoorbeeld eisen inzake milieubescherming geïntegreerd moeten worden in de omschrijving en uitvoering van het beleid en het optreden van de Gemeenschap, in het bijzonder met het oog op het bevorderen van duurzame ontwikkeling. De aanbestedingsrichtlijn 2004/18 verduidelijkt hoe aanbestedende diensten kunnen bijdragen tot de bescherming van het milieu en de bevordering van duurzame ontwikkeling op een wijze die het mogelijk maakt voor hun opdrachten de beste prijskwaliteitsverhouding te krijgen. In de zomer van 2006 besloot de Tweede Kamer dat de rijksoverheid uiterlijk in 2010 bij alle aankopen of investeringen milieu- én sociale criteria moet toepassen. Het gaat daarbij om een inspanningsverplichting. Ook voor decentrale overheden is een inspanningsverplichting vastgelegd. Het gaat dan om 50 procent van het inkoopbudget dat met inachtname van duurzaamheidscriteria zou moeten worden aanbesteed. In de klimaatakkoord dat is getekend door Unie namens alle waterschappen is opgenomen dat in 2015 ook de waterschappen 100% duurzaam zullen inkopen. Duurzame ontwikkeling (en daarvan afgeleid duurzame inkoop) richt zich niet alleen op het milieu. Het gaat om het vinden van een gezonde en structurele balans tussen sociaal-economische ontwikkeling, de natuurlijke omgeving en maatschappelijk welzijn. Duurzame ontwikkeling omvat naast milieuaspecten dus ook allerlei onderwerpen op het gebied van de mensenrechten, zoals het tegengaan van kinderarbeid en het stimuleren van minimaal aanvaardbare arbeidsomstandigheden. Het begrip duurzame ontwikkeling valt in de praktijk uiteen in concrete activiteiten of aandachtsgebieden. Denk bijvoorbeeld aan duurzaam ondernemen, duurzaam beleggen, duurzame klimaatbeheersing, duurzaam bouwen enzovoort. Duurzaam inkopen is ook zo'n aandachtsgebied. De definitie van duurzaam inkopen is: "Het toepassen van milieuaspecten en sociale aspecten in alle fasen van het inkoopproces zodat dit uiteindelijk leidt tot de daadwerkelijke levering van een product, dienst of werk dat aan deze milieuaspecten en sociale aspecten voldoet." Duurzaam inkopen kan in de volgende fasen van het inkoopproces: 1. Definitie van de opdracht 2. Technische specificaties 3. Selectie van gegadigden 4. Gunning van de opdracht 5. Uitvoering van de opdracht De mogelijkheden zijn het grootst in de eerste en laatste fasen. In die fasen zijn de aanbestedingsrichtlijnen niet van toepassing. Er is in deze twee fasen dus relatief veel vrijheid om rekening te houden met milieuaspecten. Milieueisen mogen geen (verkapte) discriminatie van marktdeelnemers uit andere lidstaten opleveren. Er zijn per inkooppakket duurzaamheidscriteria opgesteld door SenterNovem. Delfland heeft in 2007 de deelnameverklaring getekend voor duurzaam inkopen. Met het ondertekenen van een deelnameverklaring spreekt een organisatie de intentie uit om duurzaamheid serieus te nemen en te betrekken in het inkoopproces Door ondertekening verklaart Delfland dat wij: • de door het programma Duurzaam Inkopen vastgestelde adviezen (o.a. hulpmiddelen zoals de menukaart) gebruiken bij onze inkoop; • onze ervaringen met deze hulpmiddelen terugkoppelen naar het programma; • de benchmark (vanaf najaar 2005) invullen en meewerken aan de landelijke monitoring (1x per 2 jaar) • onze vorderingen en best-practices op het gebied van duurzaam inkopen terugkoppelen, zodat andere organisaties hier van kunnen leren; • in het jaarverslag of het milieujaarverslag rapporteren over onze vorderingen op het gebied van duurzaam inkopen.

Uitvoeringsregels

6

juni 2010

5

Inkoopethiek

Het is het belang van de inkoper en in het belang van Delfland, dat de inkooponderhandelingen zodanig verlopen dat de gunstigst mogelijke resultaten worden bereikt met middelen en langs wegen die niet alleen zakelijk maar ook ethisch verantwoord zijn. Aanbestedingen door de overheid (in het algemeen) staan in de schijnwerpers. Het hanteren van inzichtelijke, objectieve en nietdiscriminerende procedures op basis van gedragsregels zijn een hulpmiddel om te voorkomen dat er aanleiding bestaat om de ethiek van Delfland in twijfel te trekken. Hierbij gelden de volgende gedragsregels: - Bij complexe projecten wordt een redelijke termijn voor het indienen van een offerte aangegeven, zodat een optimaal functioneren aan de aanbiederzijde wordt bereikt. - Alle offertes worden openlijk gevraagd met dezelfde informatie, zodat gelijke kansen ontstaan voor alle aanbieders. - Er wordt vooraf een afweging gemaakt op welke wijze gespecificeerd wordt: een functionele beschrijving van eisen zodat ook innovatieve en/of inventieve oplossingen kunnen worden ingediend of een technische specificatie. Alle informatie die een leverancier verstrekt zal vertrouwelijk worden behandeld en niet aan andere leveranciers worden verstrekt. - Bij afwijzing van een offerte zal Delfland de redenen die tot de afwijzing hebben geleid meedelen. - Delfland zal geen oneigenlijk gebruik maken van de in de aanbieding verstrekte knowhow. - Alleen wanneer vooraf uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen, zal Delfland gemaakte projecten/of offertekosten vergoeden. - Een vermenging van privé- en zakelijke aangelegenheden moet vermeden worden. Daarom is het van belang dat in geval een vriendschappelijke relatie/familie/bedrijf een zakelijke relatie met Delfland wenst aan te gaan, de zakelijke relatie wordt overgedragen aan een collega. Aanvaarden van geschenken en uitnodigingen De laatste jaren wordt er in brede kring gediscussieerd over de toelaatbaarheid van het accepteren van geschenken en uitnodigingen bij de overheid. Het is in deze discussie voor Delfland van belang dat er één lijn wordt getrokken, zodat willekeur uitgesloten wordt. In principe kunnen de volgende stelregels in acht genomen worden: • Voorzichtigheid en terughoudendheid zijn noodzakelijk; • Tijdens het proces van onderhandelingen over de aanschaf van producten en diensten worden geen geschenken en uitnodigingen aangenomen; • Geschenken en uitnodigingen worden niet aangenomen als er sprake is van beïnvloeding; • Geschenken en uitnodigingen worden niet aangenomen als er een tegenprestatie wordt verlangd; • Er worden geen uitnodigingen en geschenken aangenomen op het privé-adres; • Acceptatie van geschenken en uitnodigingen vindt zoveel mogelijk plaats in het openbaar. Geschenken Als norm kan worden gesteld dat het aannemen van geschenken voor verantwoordelijkheid van de medewerker is. Deze zal moeten beoordelen in hoeverre het geschenk toelaatbaar is en met welk doel de relatie dit geschenk geeft. Bij twijfel over het wel of niet accepteren van een geschenk kan de ambtenaar overleggen met de leidinggevende. Bij elke aanname van een geschenk moet men zich realiseren of het geschenk of de dienst in een juiste verhouding tot de werkrelatie staat. Wanneer de medewerker iets aangenomen heeft wordt de leidinggevende altijd op de hoogte gebracht; openheid in het kader van integriteit is immers van groot belang. Suggestie is om binnen de afdeling te bespreken wat er gebeurt met de geaccepteerde geschenken. Medewerkers mogen kerstpakketten en geschenken aanvaarden indien de waarde binnen acceptabele grenzen (max. 50 €) blijft. Is dit niet het geval dan worden de pakketten of geschenken teruggestuurd met een schriftelijke mededeling dat Delfland daar geen prijs op stelt. Ook bij het ontvangen van een kerstpakket wordt de leidinggevende op de hoogte gesteld.

Uitvoeringsregels

7

juni 2010

Uitnodigingen Soms is het voor medewerkers onvermijdelijk om in te gaan op een uitnodiging (bijv. bedrijfsbezoek). Voor dergelijke uitnodigingen moet vooraf toestemming worden gevraagd bij het hoofd van de afdeling. Wanneer er al een relatie met het bedrijf bestaat en de uitnodiging past in het onderhouden van goede contacten met elkaar is acceptatie rechtmatig. Uitnodigingen worden altijd besproken in het afdelingsoverleg of met de leidinggevende. Zodoende kan in alle openheid worden bepaald of een uitnodiging kan worden geaccepteerd. Het aannemen van vergoedingen, beloningen, giften of beloften van derden is de medewerker niet toegestaan. De medewerker zal steeds zijn onafhankelijke positie ten opzichte van derden moeten handhaven.

Uitvoeringsregels

8

juni 2010

6

Welke aanbestedingsprocedure

De keuze voor de wijze van aanbesteden is afhankelijk van hetgeen moet worden ingekocht. Betreft het een werk, een product (of levering) of is er sprake van dienstverlening. De uitvoeringsregels geven aan voor elke categorie welke wijze van aanbesteden is toegestaan, dan wel wordt aangeraden (zie beslisboom; bijlage 1). In de beslisboom zijn alle bedragen genoemd met de daarbij behorende procedures; deze bedragen worden jaarlijks geactualiseerd. Alle bedragen zijn exclusief BTW. Bij het bepalen van de waarde wordt een reële raming gebruikt. Bij de waardebepaling moet ook rekening gehouden worden met optionele werkzaamheden die in de aankondiging of offerte aanvraag worden gemeld en evt. in de overeenkomst worden opgenomen.

6.1

Pre-advies

Bij het bepalen van de juiste procedure spelen diverse zaken waarvoor inkoopexpertise noodzakelijk is. Om de organisatie te ondersteunen bij de juiste keuze wordt voorgesteld om nadrukkelijk adviesmomenten in te bouwen, zoals het invoeren van een pre-advies bij verplichtingen boven de € 50.000,- (incl. BTW) door de adviseurs bij Inkoop. Dit houdt in dat de inkoopadviseurs beoordelen of de inkoop of aanbesteding van werken, diensten en leveringen volgens de juiste procedure wordt ingekocht. Daarnaast wordt gekeken of door het inkopen van dezelfde leveringen of diensten door verschillende sectoren de aanbestedingsgrens wordt overschreden. De adviseurs geven ook een advies over o.a. het gebruik van raamovereenkomsten en duurzaamheidscriteria. Dit pre-advies wordt hiermee een vast onderdeel van het aanbestedingsdossier (het formulier voor het pre-advies is opgenomen als bijlage 9 bij deze uitvoeringsregels).

6.2

Werken

Onder werken wordt verstaan: alle overeenkomsten op het gebied van de bouwnijverheid, zoals gebouwen, bruggen, baggerwerkzaamheden, wegen en tunnels. Verder vallen de activiteiten die een onlosmakelijk onderdeel uitmaken van de bouwopdracht, zoals in sommige gevallen installatiewerkzaamheden. Enkelvoudige aanbesteding Tot en met bepaald bedrag is aanbesteding van werken via een enkelvoudige offerteaanvraag toegestaan. Enkelvoudige aanbesteding Definitie:

Een enkelvoudige onderhandse aanbesteding is een aanbesteding waarbij één natuurlijke of rechtspersoon in de gelegenheid wordt gesteld op basis van een "open" begroting in te schrijven op een werk.

Toelichting:

Deze vorm wordt ook wel aanbesteding "uit de hand" genoemd. Er is geen sprake van een "aanbestedingsprocedure" in de zin van het ARW 2005.

Boven een bepaald bedrag, maar beneden het drempelbedrag voor Europese aanbesteding moeten werken meervoudig onderhands worden aanbesteed. Uitzonderingen hierop moeten vooraf met motivering voor akkoord worden voorgelegd aan de directie (voor deze procedure zie 9.1). Werken onder deze bedragen mogen ook openbaar aanbesteed worden, maar daarbij moeten de transactiekosten van een openbare aanbesteding (voor Delfland en de inschrijvers) in verhouding staan met het aanbestede bedrag. Meervoudige onderhandse aanbesteding Definitie:

Een onderhandse aanbesteding is een aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van ten minste twee natuurlijke of rechtspersonen tot inschrijving wordt uitgenodigd.

Toelichting:

Bij deze aanbestedingsvorm wordt geen advertentie geplaatst, maar wordt een uitnodiging tot inschrijving verstuurd.

Uitvoeringsregels

9

juni 2010

De procedure conform het ARW (aanbestedingsreglement werken 2005) schrijft een tijd van minimaal 21 dagen voor de termijn voor de ontvangst van de inschrijvingen, te rekenen vanaf de verzenddatum van de uitnodiging tot inschrijving.

Boven een bepaald bedrag, maar beneden het Europese drempelbedrag voor aanbesteding van werken moet een openbare aanbesteding plaatsvinden.

Nationale Openbare aanbesteding Definitie:

Een openbare aanbesteding is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij een ieder kan inschrijven.

Toelichting:

Deze aanbestedingsvorm kent een voorgeschreven procedure voor de diverse te nemen stappen (benodigde tijd minimaal ca. 36 dagen) en kent eisen met betrekking tot de aanbestedingsdocumenten (de bekendmaking, het bestek e.d.).

Niet- openbare aanbesteding ; Aanbesteding met voorafgaande selectie Definitie:

Een aanbesteding met voorafgaande selectie is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waarbij een ieder zich als gegadigde kan aanmelden en waarvoor - na selectie van de gegadigden - ten minste één, doch niet meer dan het aantal in de bekendmaking genoemde gegadigden, tot inschrijving kan worden uitgenodigd.

Toelichting:

Deze aanbestedingsvorm kent een voorgeschreven procedure (benodigde tijd minimaal ca. 22 dagen) en kent naast de eisen met betrekking tot de aanbestedingsdocumenten ook aanbestedingscriteria (bijv. omvang van de omzet van het bedrijf, specialisme, kredietwaardigheid enz.)

Boven het drempelbedrag is Europese aanbesteding verplicht.

Waardebepaling bij Werken De (Europese) regels (vastgelegd in het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten) geven ook aanwijzingen hoe de waarde van een werk kan worden bepaald. Voor een werk geldt dat de waarde van alle delen die tezamen “een zelfstandige economische eenheid” vormen, bij elkaar opgeteld moeten worden. Bij deze totale waarde wordt ook de waarde van de diensten van bijvoorbeeld architecten en technische ontwerpers gerekend. Het BAO bevat onder meer een bepaling voor de situatie waarin een werk bestaat uit meerdere opdrachten, zogenaamde ‘percelen’. Indien de waarde van de percelen tezamen het drempelbedrag overschrijden, dan is de BAO voor alle percelen van toepassing. Hierop is één uitzondering van toepassing; indien de ‘kleine’ percelen de waarde van 1 miljoen Euro niet overschrijden, dan is de BAO niet van toepassing voor deze kleine percelen en kan het werk ‘uit de hand’ worden gegund. Deze uitzondering geldt alleen indien de waarde van deze percelen bij elkaar opgeteld niet meer dan 20% van de totaalwaarde van het gehele werk bedragen. Dit betekent het volgende: Stel dat we een gemaal willen bouwen. De raming voor dit gemaal is als volgt: - werktuigbouwkundige werken 3 miljoen - civieltechnische werken 3 miljoen - elektrotechnisch werken 800.000,Voor het bepalen van de procedure worden alle delen bijelkaar geteld. Dus de waarde van deze opdracht bedraagt 6.800.000- euro. Europese aanbesteding is verplicht. De elektrotechnische werken kunnen echter uit de hand worden gegund, omdat de waarde hiervan minder bedraagt dan 1 mln euro en minder is dan 20% van de gehele opdracht.

Uitvoeringsregels

10

juni 2010

Deze percelen regeling geldt voor Delfland ook voor de werken onder het Europese Drempelbedrag, indien de waarde van een perceel niet meer dan 20% van de totaalwaarde bedraagt, kan dit dus bijv. meervoudig onderhands op de markt worden gezet, terwijl de overige percelen via een openbare aanbesteding zijn gegund. Indien een aanbestedende dienst voor het werk noodzakelijke goederen inbrengt die aan de uitvoerende partij ter beschikking worden gesteld, de zogenaamde ‘directieleveringen’, dan dient de totaalwaarde hiervan bij de raming te worden opgeteld. Bij de waardebepaling moet ook rekening gehouden worden met optionele werkzaamheden die in de overeenkomst zijn opgenomen. Binnen de BAO zijn twee procedures mogelijk, de openbare procedure of de niet-openbare procedure (de procedure met voorafgaande selectie) Europese Openbare aanbesteding Definitie:

Een openbare aanbesteding is een aanbesteding die bekend wordt gemaakt in het supplement van het Europees Publicatieblad en op internet (http://ted.publications.eu.int + www.aanbestedingskalender.nl) en waarbij een ieder kan inschrijven.

Toelichting:

Deze aanbestedingsvorm kent een voorgeschreven procedure voor de diverse te nemen stappen (benodigde tijd minimaal ca. 52 dagen) en kent eisen met betrekking tot de aanbestedingsdocumenten (de bekendmaking, het bestek e.d.).

Uitvoeringsregels

11

juni 2010

EG-procedure : Openbare procedure opstellen advertentie tekst circa 4 dgn

Verzenden publicatie aan EG Pblad

publicatie gereed

opstellen offerte aanvraag incl eisen en wensen + gunningscriteria +contract

binnen 6 dagen na verzoek van geinteresseerde

offerte aanvraag gereed voor verzending

toezenden offerte aanvraag aan geinteresseerden

minimaal 52 dagen

verstrekken van inlichtingen

opstellen Nota van Inlichtingen

verstrekken van inlichtingen

beoordelingsformu lieren tbv selectie en gunning maken

tot 6 dagen voor sluitingstermijn

openbare offerte opening

sluitingstermijn voor offerten indiening

beoordelen van leveranciers en offerten op basis van vastgestelde formats

opstellen gunningsadvies

nader te bepalen termijn

gunning

gunning

afschrijven overige inschrijvers motiveringsplicht

binnen 48 dagen

publicatie gunning in EG Pblad

Uitvoeringsregels

12

juni 2010

Niet-openbare aanbesteding (Aanbesteding met voorafgaande selectie) Definitie:

Een aanbesteding met voorafgaande selectie is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt in het supplement van het Europees Publicatieblad en op internet (http://ted.publications.eu.int + www.aanbestedingskalender.nl) en waarbij een ieder zich als gegadigde kan aanmelden en waarvoor - na selectie van de gegadigden - ten minste vijf, doch niet meer dan het aantal in de bekendmaking genoemde gegadigden, tot inschrijving kan worden uitgenodigd.

Toelichting:

Deze aanbestedingsvorm kent een voorgeschreven procedure (benodigde tijd minimaal ca. 37 dagen voor het selecteren van de aannemer) en kent naast de eisen met betrekking tot de aanbestedingsdocumenten ook selectiecriteria (bijv. omvang van de omzet van het bedrijf, specialisme, kredietwaardigheid enz.)

Uitvoeringsregels

13

juni 2010

EG-procedure: Niet-openbare procedure opstellen advertentie tekst circa 2 dgn

Verzenden publicatie aan EG Pblad

publicatie gereed

minimaal 37 dgn

sluitingsdatum voor aanmeldingen

opstellen offerte aanvraag incl eisen en wensen + gunningscriteria +contract

nader te bepalen termijn selecteren van gegadigden

afschrijven van niet geselecteerden offerte aanvraag gereed voor verzending

toezenden offerte aanvraag aan geselecteerden

verstrekken van inlichtingen opstellen Nota van Inlichtingen

verstrekken van inlichtingen

minimaal 40 dgn

uiterlijk 6 dgn voor sluitingstermijn

sluitingstermijn voor offerten indiening

offerte opening beoordelen van de offerten op basis van vastgestelde format : gunnings criterium -

nader te bepalen termijn

opstellen gunningsadvies

gunning

gunning

binnen 48 dagen afschrijven overige inschrijvers motiveringsplicht

Uitvoeringsregels

publicatie gunning in EG Pblad

14

juni 2010

6.3

Leveringen

Onder leveringen wordt verstaan: contracten voor de aankoop, het leasen, het huren of in huurkoop nemen (met of zonder koopoptie) van producten. Het gaat hier bijvoorbeeld om de aankoop van kantoorbenodigdheden, het leasen van auto’s, etc. Werkzaamheden voor de installatie van deze producten vallen ook onder leveringen. Naast het kopen vallen dus ook het plaatsen of installeren van bijvoorbeeld medische apparatuur of een telefooncentrale onder leveringen. Tot en met een bepaald bedrag is aanbesteding van leveringen via een enkelvoudige offerteaanvraag toegestaan.

Enkelvoudige aanbesteding Definitie:

Een enkelvoudige onderhandse aanbesteding is een aanbesteding waarbij één natuurlijke of rechtspersoon in de gelegenheid wordt gesteld op basis van een "open" begroting in te schrijven op een offerteaanvraag.

Toelichting:

Deze vorm wordt ook wel aanbesteding "uit de hand" genoemd.

Boven een bepaald bedrag, maar beneden het Europese drempelbedrag voor aanbesteding van leveringen moeten leveringen meervoudig onderhands worden aanbesteed. Uitzonderingen hierop moeten vooraf met motivering voor akkoord worden voorgelegd aan de directie (voor de procedure zie 9.1). Meervoudige onderhandse aanbesteding Definitie:

Een onderhandse aanbesteding is een aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van ten minste twee natuurlijke of rechtspersonen tot inschrijving wordt uitgenodigd.

Toelichting:

Bij deze aanbestedingsvorm wordt geen advertentie geplaatst, maar wordt een uitnodiging tot inschrijving verstuurd. Een redelijke termijn tussen de uitnodiging en de ontvangst van inschrijvingen is 21 (kalender)dagen.

Boven het drempelbedrag is Europese aanbesteding verplicht.

Uitvoeringsregels

15

juni 2010

Europese aanbesteding

Waardebepaling bij Leveringen Voor leveringen geldt dat de waarde van alle “gelijksoortige” leveringen bij elkaar geteld moeten worden. Voor de waardebepaling van leveringen waarvoor een mantelcontract wordt afgesloten geldt de geschatte reële waarde van alle leveringen tijdens de contractduur. Indien het gaat om aankoop, leasing, huur of huurkoop dan dient de raming van de omvang van de opdracht te worden gebaseerd op: 1. De totale waarde voor de gehele looptijd van de overeenkomst, indien de looptijd 12 maanden of minder bedraagt. 2. De totale waarde van de opdracht, met inbegrip van de geraamde restwaarde van de producten bij het einde van de overeenkomst, indien de looptijd meer bedraagt dan 12 maanden. 3. Het maandelijks te betalen bedrag vermenigvuldigd met 48, indien de opdracht voor onbepaalde duur wordt aangegaan of indien de looptijd niet bepaald kan worden. 4. Indien het gaat om een opdracht die regelmatig wordt verleend, dan moet gekeken worden naar de reële waarde van de in de voorafgaande twaalf maanden geplaatste soortgelijke opdrachten of de in de komende twaalf maanden te verlenen soortgelijke opdrachten. Indien een aankoop van homogene goederen, die in afzonderlijke percelen zijn gesplitst, gelijktijdig worden opgedragen dan moet de totale waarde van de percelen tezamen genomen worden. Bij de waardebepaling moet ook rekening gehouden worden met optionele werkzaamheden en optionele verlengingen die in de overeenkomst op zijn genomen. Binnen de BAO zijn twee procedures mogelijk, de openbare procedure of de niet-openbare procedure (de procedure met voorafgaande selectie) Openbare aanbesteding Definitie:

Een openbare aanbesteding is een aanbesteding die bekend wordt gemaakt in het supplement van het Europees Publicatieblad en op internet (http://ted.publications.eu.int ) en waarbij een ieder kan inschrijven.

Toelichting:

Deze aanbestedingsvorm kent een voorgeschreven procedure voor de diverse te nemen stappen (benodigde tijd minimaal ca. 52 dagen) en kent eisen met betrekking tot de aanbestedingsdocumenten (de bekendmaking, het bestek e.d.). Voor een schematisch overzicht van deze procedure; zie Werken

Niet-openbare aanbesteding (Aanbesteding met voorafgaande selectie) Definitie:

Een aanbesteding met voorafgaande selectie is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt in het supplement van het Europees Publicatieblad en op internet (http://ted.publications.eu.int ) en waarbij een ieder zich als gegadigde kan aanmelden en waarvoor - na selectie van de gegadigden - ten minste vijf, doch niet meer dan het aantal in de bekendmaking genoemde gegadigden, tot inschrijving kan worden uitgenodigd.

Toelichting:

Deze aanbestedingsvorm kent een voorgeschreven procedure (benodigde tijd minimaal ca. 37 dagen voor het selecteren van de aannemer) en kent naast de eisen met betrekking tot de aanbestedingsdocumenten ook aanbestedingscriteria (bijv. omvang van de omzet van het bedrijf, specialisme, kredietwaardigheid enz.) Voor een schematisch overzicht van deze procedure; zie Werken

Uitvoeringsregels

16

juni 2010

6.4

Diensten

Onder diensten wordt verstaan: alle overeenkomsten op het gebied van dienstverlening, die niet beschouwd kunnen worden als opdrachten voor leveringen of werken. Voorbeelden hiervan zijn onderhoudsdiensten, schoonmaakdiensten, accountantsdiensten, vuilnisophaaldiensten, verzekeringsdiensten, etc. Ook het uitschrijven van prijsvragen voor ontwerpen wordt in de BAO geregeld. Tot en met een bepaald bedrag is aanbesteding van diensten via een enkelvoudige offerteaanvraag toegestaan. Enkelvoudige aanbesteding Definitie:

Een enkelvoudige onderhandse aanbesteding is een aanbesteding waarbij één natuurlijke of rechtspersoon in de gelegenheid wordt gesteld op basis van een "open" begroting in te schrijven op een offerteaanvraag.

Toelichting:

Deze vorm wordt ook wel aanbesteding "uit de hand" genoemd.

Boven een bepaald bedrag, maar beneden het Europese drempelbedrag voor aanbesteding voor diensten moeten diensten meervoudig onderhands worden aanbesteed. Uitzonderingen hierop moeten vooraf met motivering voor akkoord worden voorgelegd aan de directie (voor de procedure zie 9.1). Meervoudige onderhandse aanbesteding Definitie:

Een onderhandse aanbesteding is een aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van ten minste twee natuurlijke of rechtspersonen tot inschrijving wordt uitgenodigd.

Toelichting:

Bij deze aanbestedingsvorm wordt geen advertentie geplaatst, maar wordt een uitnodiging tot inschrijving verstuurd. Een redelijke termijn tussen de uitnodiging en de ontvangst van inschrijvingen is 21 (kalender)dagen.

Boven het drempelbedrag is Europese aanbesteding verplicht.

Europese aanbesteding

Waardebepaling bij Diensten Voor diensten geldt dat de waarde van alle “gelijksoortige” diensten bij elkaar geteld moeten worden. Voor de waardebepaling van diensten waarvoor een mantelcontract wordt afgesloten geldt de geschatte reële waarde van alle diensten tijdens de contractduur. Ook hier geldt de totaalwaarde van percelen als raming. Indien de kleinere percelen de waarde van 80.000 Euro niet overschrijden, dan kunnen deze buiten de aanbesteding blijven en ‘uit de hand’ worden gegund, mits de totaalwaarde van de ‘kleinere’ percelen bij elkaar opgeteld niet meer dan 20% van de totaalwaarde bedraagt. Indien geen totaalprijs voor een opdracht kan worden vastgesteld, dienen de volgende berekeningsregels in acht te worden genomen: 1. Indien het gaat om een opdracht die met een zekere regelmaat wordt verleend, dan moet gekeken worden naar de reële waarde van de in de voorafgaande twaalf maanden geplaatste soortgelijke opdrachten of de in de komende twaalf maanden te verlenen soortgelijke opdrachten. Bij de waardebepaling moet ook rekening gehouden worden met optionele werkzaamheden en optionele verlengingen die in de overeenkomst zijn opgenomen. Uitvoeringsregels

17

juni 2010

Voor een aantal specifieke categorieën is een aantal concrete waardebepalingen opgenomen in de BAO. Het gaat hierbij om verzekeringsdiensten en diensten van financiële instellingen. Bij prijsvragen voor ontwerpen is het totale bedrag aan prijzengeld en betalingen aan deelnemers maatgevend. Binnen de BAO zijn twee procedures mogelijk, de openbare procedure of de niet-openbare procedure (de procedure met voorafgaande selectie) Openbare aanbesteding Definitie:

Een openbare aanbesteding is een aanbesteding die bekend wordt gemaakt in het supplement van het Europees Publicatieblad en op internet (http://ted.publications.eu.int ) en waarbij een ieder kan inschrijven.

Toelichting:

Deze aanbestedingsvorm kent een voorgeschreven procedure voor de diverse te nemen stappen (benodigde tijd minimaal ca. 52 dagen) en kent eisen met betrekking tot de aanbestedingsdocumenten (de bekendmaking, het bestek e.d.). Voor een schematisch overzicht van deze procedure; zie Werken

Niet-openbare aanbesteding (Aanbesteding met voorafgaande selectie) Definitie:

Een aanbesteding met voorafgaande selectie is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt in het supplement van het Europees Publicatieblad en op internet (http://ted.publications.eu.int ) en waarbij een ieder zich als gegadigde kan aanmelden en waarvoor - na selectie van de gegadigden - ten minste vijf, doch niet meer dan het aantal in de bekendmaking genoemde gegadigden, tot inschrijving kan worden uitgenodigd.

Toelichting:

Deze aanbestedingsvorm kent een voorgeschreven procedure (benodigde tijd minimaal ca. 37 dagen voor het selecteren van de aannemer) en kent naast de eisen met betrekking tot de aanbestedingsdocumenten ook aanbestedingscriteria (bijv. omvang van de omzet van het bedrijf, specialisme, kredietwaardigheid enz.) Voor een schematisch overzicht van deze procedure; zie Werken

Uitvoeringsregels

18

juni 2010

7

Raamcontracten

Raamovereenkomsten in richtlijn 2004/18 (vastgelegd in het BAO) Aan lidstaten wordt de optie geboden om de mogelijkheid van het sluiten van raamovereenkomsten op te nemen in nationale wetgeving. Verplicht hiertoe zijn zij dus niet. Nederland heeft voor deze optie gekozen. Onder een raamovereenkomst wordt verstaan: Een overeenkomst tussen een of meer aanbestedende diensten en een of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te gunnen overheidsopdrachten vast te leggen. Voor de raamovereenkomsten geldt dat zij niet mogen worden gesloten voor een periode langer dan vier jaar, enerzijds om de flexibiliteit van de aanbestedende dienst niet teveel te beperken en anderzijds om de markt niet te lang af te sluiten. Daarnaast geldt voor raamovereenkomsten dat zij kunnen worden gesloten met een enkele, of drie of meer opdrachtnemers. Een raamovereenkomst tussen één opdrachtgever en twee opdrachtnemers is dus niet mogelijk. In het traject dat volgt op het sluiten van de raamovereenkomst mogen geen substantiële wijzigingen worden doorgevoerd. In de praktijk blijkt dit een groot probleem, omdat niet duidelijk is welke wijzigingen aan dit criterium voldoen. Als vuistregel geldt, dat wijzigingen substantieel zijn wanneer zij de samenstelling of de rangorde van de kring van gegadigden aantasten. Wordt een opdracht na het sluiten van een raamovereenkomst gegund, dan zijn de normale procedureregels van de richtlijn van toepassing. Gunnen op basis van de raamovereenkomst In de nieuwe richtlijn wordt een onderscheid gemaakt tussen raamovereenkomsten met één opdrachtnemer en raamovereenkomsten met meerdere opdrachtnemers. In het eerste geval moet gegund kunnen worden aan die ene aanbieder en moeten alle voorwaarden hiertoe dus in de raamovereenkomst opgenomen worden. Herhaalt zij hier, dat voor de opdrachtgever geen verplichting tot afname bestaat. Zijn er meerdere opdrachtnemers, dan heeft de opdrachtgever de keuze om de nadere opdrachten te gunnen volgens de voorwaarden zoals opgenomen in de raamovereenkomst, of om de opdrachtnemers opnieuw in mededinging op te roepen. Voor Delfland zijn diverse raamovereenkomsten afgesloten. Zie bijlage 6 voor een recent overzicht.

Uitvoeringsregels

19

juni 2010

8

Inhuur van externen

Delfland maakt gebruik van externe medewerkers om haar doelstellingen te realiseren. Om het proces van inhuren in goede banen te leiden is er een gebruikersinstructie opgesteld (zie bijlage 8). Deze checklist helpt u binnen de regelgeving en het inkoopbeleid te komen tot de juiste keuze, tegen de juiste voorwaarden. Het contracteren van externen kan op basis van een resultaatverplichting, waarbij wordt afgerekend op basis van een vooraf vastgestelde aanneemsom of van een inspanningsverplichting, waarbij de externen onder verantwoordelijkheid van Delfland werken en waarbij wordt afgerekend op basis van gemaakte declarabele uren. Beleid Het inhuren van externen komt structureel voor. Er zijn substantiële bedragen en organisatiebelangen mee gemoeid. Dit vereist een professionele aanpak. Delfland heeft het beleid om via Europese aanbestedingen raamovereenkomsten te sluiten met meerdere gekwalificeerde leveranciers. Onder deze leveranciers zal door de lijnmanagers, middels een eenvoudig proces van concurrentiestelling, de economisch meest voordelige aanbieding (verhouding kwaliteit kandidaat/prijs) worden geselecteerd. Dit geschiedt tegen vooraf vastgelegde inkoopvoorwaarden waarbij aanvullende gegevens en afspraken worden vastgelegd in een “nadere overeenkomst” . Alleen voor niches en incidentele externe inhuur, zullen geen raamcontracten worden gesloten. Daarvoor wordt een passend bureau en een geschikte kandidaat via de reguliere procedures van concurrentiestelling geselecteerd, waarbij de volgende zaken gelden:

Indien wordt gekozen voor de inhuur van Zelfstandigen zonder personeel (ZZP’er) dient er een VARverklaring gevraagd te worden. Tegenwoordig is een VAR-Winst Uit Onderneming of een VAR-

dga voldoende (en vrijwaart dus de inhoudingsplichtige van risico’s op naheffingen voor de loonheffingen), mits ‐ deze VAR is afgegeven voor het werk wat de ZZP-er verricht en   ‐ de VAR nog geldig is.   De enige uitzondering waarbij vrijwaring niet geldt, is wanneer de inhoudingsplichtige wist dat de aanvraag voor de VAR onjuist is ingevuld. Deze bewijslast ligt bij de inspecteur.  Rol en taakverdeling De raamovereenkomst komt namens Delfland tot stand onder leiding van de daarvoor aangewezen contractverantwoordelijke. Dit is in de regel de materiedeskundige lijnmanager met de grootste afname (bijv. Sectorhoofd EFZ voor de inhuur van financiële professionals). De leveranciers waarmee de raamovereenkomst wordt gesloten worden geselecteerd via een Europese aanbesteding. De inkoopcoördinator begeleidt dit proces. De contractverantwoordelijke beheert het raamcontract, waarbij de inkoopcoördinator de commerciële belangen behartigt.

De, binnen de kaders van de raamovereenkomst te sluiten, nadere overeenkomsten worden getekend door de lijnmanager, afhankelijk van het financiële niveau waartoe deze is geautoriseerd. Daaraan voorafgaand stelt deze, onder de leveranciers waarmee een raamovereenkomst is gesloten, concurrentie. P&O kan voor de selectie van kandidaten worden geconsulteerd. De lijnmanager die de nadere overeenkomst heeft getekend beheert deze, waarbij de inkoopcoördinator kan adviseren bij het behartigen van de commerciële belangen. P&O bewaakt de naleving van het inhuurbeleid en maakt daartoe managementrapportages. Integriteit

Delfland maakt regelmatig gebruik van de dienstverlening van externe bureaus door middel van het inhuren van medewerkers. Het is onvermijdelijk dat een aantal van deze medewerkers niet alleen te maken krijgen met de belangen van Delfland, maar ook met de belangen van andere partijen zoals het eigen bureau, huidige en potentiële leveranciers of opdrachtnemers.

Uitvoeringsregels

20

juni 2010

Om te voorkomen dat een belangenconflict ontstaat, heeft Delfland een integriteitsverklaring opgesteld. In de integriteitsverklaring staan richtlijnen die als leidraad dienen voor het doen en laten van een externe dienstverlener. Delfland kan de (inhuur)overeenkomst ontbinden, zodra zich feiten en/of omstandigheden voordoen die erop wijzen, of redelijkerwijs doen vermoeden, dat een externe medewerker in strijd met de integriteitsverklaring handelt of heeft gehandeld. Als iemand constateert dat er in strijd met de integriteitsverklaring wordt gehandeld, is deze verplicht dit te melden bij de algemeen directeur. Voor de leidinggevenden geldt dat zij bij nieuw extern personeel er zorg voor moeten dragen dat betrokkene voor aanvang van de werkzaamheden in voorkomende gevallen een integriteitsverklaring tekent. Sector EFZ is aangewezen als verzamelpunt van de getekende integriteitsverklaringen.

Uitvoeringsregels

21

juni 2010

9

Uitzonderingen

In principe vallen alle producten en diensten binnen de BAO. Alleen bij Diensten is een uitzondering van toepassing op een beperkt aantal diensten. Voor de uitzonderingsgevallen geldt dat slechts een beperkt deel van de Europese aanbestedingsprocedures van toepassing is: het gunningresultaat moet worden gepubliceerd en de beginselen van transparantie, objectiviteit en gelijkheid zijn onverminderd geldig. Voor vragen over deze uitzonderingsgevallen kunnen gebruikers terugvallen op de inkoopcoördinator van Delfland: Pauline Bos (tel. 015 260 8263).

9.1

Afwijken aanbestedingsbeleid

Inleiding Om af te wijken van het aanbestedingsbeleid van Delfland is toestemming nodig van de directeur. De procedure voor het aanleveren van de stukken om af te wijken van het aanbestedingsbeleid is als volgt: Procedure De trekker (projectleider/sectorhoofd) overlegt met de inkoopcoördinator en stelt een memo op met het verzoek voor het afwijken van het aanbestedingsbeleid van Delfland (zie bijlage 3 voor een voorbeeld memo). Inkoopcoördinator De inkoopcoördinator geeft een advies op basis van de wettelijke regelingen, Europese richtlijnen en jurisprudentie. De risico’s worden benoemd en eventueel worden alternatieven aangegeven om het doel te bereiken, zonder dat er sprake is van schending van de rechtmatigheid. Concern controller De controller geeft een advies op basis van de risico’s die er kunnen zijn bij beoordeling door een accountant. Adjunct Directeur In de memo van de trekker staan de risico’s genoemd die kunnen optreden indien het beleid strikt moeten worden gevolgd. De adjunct directeur beoordeelt deze risico’s en legt de beslissing voor aan de directeur in het Directieoverleg. Directeur Deze neemt de beslissing of Delfland kan en wil afwijken van het aanbestedingsbeleid. Deze beslissing wordt opgenomen in het verslag van het Directieoverleg en teruggekoppeld aan de trekker en de inkoopcoördinator door de betreffende adjunct directeur. Archivering De memo, dan wel het verslag van het Directieoverleg, moet worden gestuurd naar de trekker en in afschrift aan de medewerker inkoop. De trekker zal het besluit opnemen in het dossier en zorgt voor archivering van de memo’s, de verslagen en eventuele bijlage(n). De medewerker Inkoop houdt een overzicht bij van alle besluiten met betrekking tot het afwijken van het aanbestedingsbeleid. Redenen om af te wijken van het aanbestedingsbeleid zijn: - Doelmatigheid (in tijd of geld): als de transactiekosten van het opstellen van een offerteaanvraag en het beoordelen van de offertes meer kost dan de aanschaf of het voordeel dat men verwacht te realiseren met een meervoudige aanbesteding, is enkelvoudige aanbesteding mogelijk. - Standaardisatie: als er in het verleden al producten zijn gekocht en het betreft hier een aanvulling op deze producten, kan op grond van beoogde standaardisatie aan de oorspronkelijke leverancier een offerte worden gevraagd. - Specialisme: indien duidelijk is dat een bepaald bureau als enige gespecialiseerd is in een bepaalde dienstverlening, is enkelvoudige aanbesteding mogelijk. - Spoedeisendheid: als door gevolg van gebeurtenissen die door Delfland niet konden worden voorzien, dwingende spoed is ontstaan.

Uitvoeringsregels

22

juni 2010

9.2 Aanvulling uitvoeringsregels voor werken onder, boven of naast spoorwegen In de volgende gevallen is afwijking op de Europese Richtlijnen en het aanbestedingsbeleid en de uitvoeringsregels van Delfland toegestaan: 1. Indien Delfland werken over, onder of naast spoorbanen uit moet voeren die door ProRail zijn geclassificeerd als zgn. C-categorie risicowerken; 2. Indien Delfland samenwerkt met ProRail voor werken die door haar zijn geclassificeerd als zgn. B-categorie risicowerken. Het is verboden om zonder vergunning werken in, op, boven, of onder de spoorweg aan te brengen of te hebben. Het ministerie van V&W heeft ProRail gemandateerd deze vergunning te verlenen. In geval van een boring wordt door ProRail centraal vastgesteld welk risico voor een veilig berijden van het spoor de desbetreffende werkzaamheden met zich meebrengt. De werkzaamheden zijn geclassificeerd in drie categorieën. Deze categorisering is afhankelijk van de mate waarin zettingsverschillen in de rails, door het werk kunnen worden veroorzaakt. A. De keuze van de aannemer wordt aan de aanvrager overgelaten. B. De aanvrager van de vergunning is verplicht een keuze te doen uit een door ProRail verstrekte lijst van aannemers. C. ProRail wijst een aannemer aan. Uitzondering op het aanbestedingsbeleid en de Europese Richtlijnen is mogelijk voor werken die worden uitgevoerd onder volledige zeggenschap van Prorail op grond van Art. 4, lid b van de richtlijn werken: Opdrachten voor de uitvoering van werken, wanneer de werken geheim zijn verklaard of wanneer hun uitvoering overeenkomstig de in de betrokken lidstaat geldende wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen gepaard moet gaan met bijzondere veiligheidsmaatregelen, of wanneer de bescherming van de fundamentele belangen van de lidstaat zulks vereist.”

9.3

Wanneer kan worden gekozen voor een onderhandelingsprocedure binnen de Europese regelgeving?

Op de openbare en niet-openbare procedure is een aantal uitzonderingen van toepassing, waarbij gekozen kan worden voor de onderhandelingsprocedure met of zonder bekendmaking. De uitzonderingen gelden indien één of meerdere van de onderstaande beweringen van toepassing zijn: 1. Er onregelmatige of onaanvaardbare inschrijvingen zijn ingediend. 2. Het gaat om een pilotproject. 3. Voorafgaande vaststelling van de prijs niet mogelijk is. 4. Specificaties vooraf onvoldoende vastgesteld kunnen worden. 5. Er geen passende of geschikte inschrijvingen zijn ingediend. 6. Het gaat om exclusieve rechten. 7. Er sprake is van dwingende spoed. 8. Het gaat om aanvullende of herhaling van opdrachten ** 9. Indien het gaat om een prijsvraag voor ontwerpen. ** Het volgende is van belang bij aanvullende of herhaling van opdrachten: Nieuwe werken of diensten; bestaande uit de herhaling van soortgelijke werken of diensten die door dezelfde aanbestedende dienst worden gegund aan de ondernemer waaraan een opdracht werd gegund mits: • Werk of Dienst moet overeenstemmen met basisproject die overeenkomstig de (niet-) openbare procedure is gegund • In aankondiging reeds melden • Bij raming het totale geraamde bedrag in aanmerking nemen • Slechts 3 jaar volgend op oorspronkelijke opdracht kan hiervan gebruik worden gemaakt.

Uitvoeringsregels

23

juni 2010

9.4

Aankondigingen

Alle Europese en openbare aanbestedingen worden per 1 december 2005 elektronisch aangekondigd. Ook Delfland zal de aankondigingen voortaan plaatsen op de daarvoor bestemde website www.aanbestedingskalender.nl. Voorheen stonden de aankondigingen voor werken van Delfland in het blad Cobouw. Delfland heeft besloten dit niet meer te continueren. De aanbestedingen zijn ook te zien op www.hhdelfland.nl (via Loket/Zaken doen met Delfland). Bij het gebruik van elektronisch aanbesteden is het verkorten van de termijnen toegestaan. Openbare procedure (niet Europees) Termijn voor ontvangst van de inschrijvingen Aankondiging via elektronische weg Bestek en alle aanvullende stukken vrij via internet beschikbaar Niet-openbare procedure (niet Europees) 1e fase; verzoeken tot deelneming Aankondiging via elektronische weg 2e fase: termijn voor ontvangst van de inschrijvingen Bestek en alle aanvullende stukken vrij via internet beschikbaar Europese Openbare procedure Termijn voor ontvangst van de inschrijvingen Aankondiging via elektronische weg Bestek en alle aanvullende stukken vrij via internet beschikbaar Europese Niet-openbare procedure 1e fase; verzoeken tot deelneming Aankondiging via elektronische weg 2e fase: termijn voor ontvangst van de inschrijvingen Bestek en alle aanvullende stukken vrij via internet beschikbaar

36 dagen 4 dagen verkorten 5 dagen verkorten

21 dagen 4 dagen verkorten 21 dagen 5 dagen verkorten

52 dagen 7 dagen verkorten 5 dagen verkorten

37 dagen 7 dagen verkorten 40 dagen 5 dagen verkorten

Het verkorten van termijnen kan voor de inschrijvers betekenen dat het maken van een offerte snel moet gebeuren, dit kan leiden tot kwalitatief mindere offertes. Als de planning het toelaat, is het beleid binnen Delfland, dat in principe geen gebruik wordt gemaakt van het verkorten van termijnen.

Uitvoeringsregels

24

juni 2010

10

Regelgeving

Het juridische kader voor het inkopen wordt gevormd door een complex stelsel van internationale en nationale wetten en regelingen. De inkoopfunctie dient te waarborgen zich altijd naar deze wetten te richten.

Algemene Nederlandse regelgeving De volgende Nederlandse wetten hebben invloed op met name het opstellen van specificaties, maar ook het managen van leveranciers; - de Wet Ketenaansprakelijkheid; - de Wet op het Uitzendwezen; - de Wet Arbeid Buitenlandse Werknemers; - de Arbeidsomstandighedenwet (Arbo-wet); - de Arbeidswet 1919; - Algemene wet bestuursrecht; - de collectieve arbeidsvoorwaarden die voor de betreffende sector gelden; - de wetten die de loonbelasting en de sociale verzekeringen betreffen. - Flora en faunawet (incl. de gedragscode voor flora en faunawet)

Europese regelgeving. De internationale wetgeving betreft met name de EG-wetgeving. Daarnaast dient rekening gehouden te worden met de WTO-overeenkomst (World Trade Organisation). De EG-wetgeving is vastgelegd in de EG-richtlijn voor 'Werken', 'Leveringen' en 'Diensten'. De EGrichtlijn is voor Nederland vastgelegd in het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO) en van toepassing op elke inkoop van producten of diensten boven een vastgesteld drempelbedrag. De BAO is gebaseerd op stringente uitgangspunten, zoals: a) het openbaar maken van de aanbesteding door middel van de Tenders Electronic Daily (TED); b) het niet-discriminerend gebruik van specificaties; c) de toepassing van objectieve criteria bij de selectie van leveranciers en gunning van de offerte; d) het publiceren van de gunning. Reglementen. Naast de voorgeschreven wetten en richtlijnen heeft de directie in september 2004 besloten om het ARW 2005 van toepassing te verklaren op het aanbesteden van werken, daarnaast kunnen de volgende reglementen worden voorgeschreven. - UAV-GC 2000 - DNR 2005 (voorheen RVOI-2001; Regeling van de verhouding tussen opdrachtgever en adviserend ingenieursbureau)(en SR 1997; Rechtsverhouding opdrachtgever-architect) - UAV1989 (Uniforme administratieve Voorwaarden) - UAVTI

Aanbestedingswet. In 2006 is het kabinet gestart met het maken van een Aanbestedingwet. Met de nieuwe Aanbestedingswet wilde het kabinet een modern wettelijk kader voor het aanbesteden maken. Aanleiding hiervoor was met name het onderzoek van de Parlementaire enquêtecommissie Bouwnijverheid. Doel was een betere uitvoering van de Europese en internationale aanbestedingsverplichtingen. Het wetsvoorstel aanbestedingswet is echter op 8 juli 2008 verworpen door de Eerste Kamer. De twee AMvBs waarin de Aanbestedingswet werd uitgewerkt, waren in concept klaar en in een consultatiedocument aan de waterschappen ter beschikking gesteld. Een aantal zaken die in de AMvBs waren voorgesteld heeft Delfland nu al van toepassing verklaard in deze uitvoeringsregels, namelijk: • Gratis aanbestedingsstukken • Publicatie d.m.v elektronische aankondiging (nu nog via www.aanbestedingskalender.nl en zodra het mogelijk is via tendernet). • Verplichte motivering afwijzing • Geen bewijsstukken (wel Eigen verklaring) Uitvoeringsregels

25

juni 2010

•

Geen verzwarende eisen voor combinaties

Aanvullende eisen bij de aanbesteding van werken > 1,5 mln Financiële draagkracht • • • •

Omzeteis 0-300% opdrachtwaarde Geen bankgarantie in aanbiedingsfase Continuïteitsparagraaf in jaarverslag Geen verzwarende eisen voor combinaties

Technische bekwaamheid • • •

Max. 3 referentieprojecten Max. 60% geraamde opdrachtwaarde Geen verzwarende eisen voor combinaties

Algemene inkoopvoorwaarden. Het college van dijkgraaf en hoogheemraden heeft op 8 april 2003 de algemene inkoopvoorwaarden vastgesteld. De algemene inkoopvoorwaarden (AIV) zijn een instrument om transacties tussen Delfland en verkopende partijen te regelen. Waarom algemene inkoopvoorwaarden? Tot nu toe werden alleen de UAV (uniforme administratieve voorwaarden), de RVOI (regeling van de verhouding tussen opdrachtgever en adviserend ingenieursbureau) of de leveringsvoorwaarden van de leverancier toegepast. Deze voorwaarden zijn echter niet in alle gevallen gunstig voor Delfland. Bijvoorbeeld in het geval van intellectuele eigendomsrechten. Daarnaast kan Delfland risico’s lopen, zoals bij vooruitbetalingen aan een leverancier die failliet gaat voordat de prestatie is geleverd. Wanneer toepassen? De AIV moeten worden toegepast bij het afsluiten van overeenkomsten voor alle opdrachten voor werken, leveringen of diensten met een waarde kleiner dan € 250.000, indien geen gebruik wordt gemaakt van de UAV of de DNR. Dit is in de directieraad van 10 maart 2003 vastgesteld. Maar ook wanneer de UAV of DNR wordt toegepast, moet van de aanvullende voorwaarden uit onze AIV gebruik gemaakt worden, zoals de ontbindingsclausule en voorwaarden met betrekking tot auteursrechten, aansprakelijkheid en facturering. Alleen één van de leden van de directie mag toestemming geven om af te wijken van de AIV. Wie is verantwoordelijk? Het is de verantwoordelijkheid van de budgethouder om voor het aangaan van verplichtingen de AIV aan de leverancier te overhandigen. Alle leveranciers van Delfland zijn al via een brief op de hoogte gebracht van het feit dat Delfland eigen voorwaarden heeft. Bij het eerste contact met een leverancier of dienstverlener moet Delfland als eerste bedingen, dat onze voorwaarden van toepassing zijn op de te sluiten overeenkomst. Dit is een belangrijke voorwaarde voor het goed kunnen toepassen van AIV. De leverancier kan dan alleen nog onder de inkoopvoorwaarden uit, als hij deze uitdrukkelijk (= schriftelijk) afwijst. (Omgekeerd geldt dit natuurlijk ook). Het is dus van belang om bij het eerste contact (de voorkeur heeft een schriftelijke offerte aanvraag) de AIV van toepassing te verklaren. Binnen 1. 2. 3.

Delfland kennen we de volgende inkoopvoorwaarden (zie bijlage 7): Inkoopvoorwaarden voor leveringen Inkoopvoorwaarden voor dienstverlening Inkoopvoorwaarden voor onderzoeksopdrachten

Inschrijvingsvergoeding

Uitvoeringsregels

26

juni 2010

In het verleden bestond de praktijk van de rekenvergoeding. Inschrijvers die een opdracht misliepen, brachten bij de winnaar onkosten in rekening. Deze werd als rekenvergoeding onder de verliezende inschrijvers verdeeld. Dit is inmiddels op grond van Europese en nationale mededingingsregels verboden. Inmiddels zijn de opdrachtgevers en de aannemers in de bouw wel de mogelijkheid tot het toekennen van een ontwerpvergoeding overeengekomen. Deze regeling is opgenomen in het ARW 2005. Herhalingsaankopen Indien een openbare of onderhandse aanbesteding een leverancier heeft opgeleverd, kan Delfland binnen een jaar onder dezelfde voorwaarde onder gebruikmaking van de eerdere selectieprocedure een opdracht geven aan deze leverancier. Deze mogelijkheid moet wel vooraf zijn aangegeven in de offerteaanvraag en de aanvulling mag niet meer bedragen dan 50% van de eerste opdracht.

Uitvoeringsregels

27

juni 2010

11

Selectie-en gunningscriteria

11.1 Selectiecriteria

Wat is het doel van selectiecriteria? De doelstelling is tweeërlei: enerzijds kunnen aanbestedende diensten met behulp van de selectiecriteria malafide en ongekwalificeerde aanbieders uitsluiten, anderzijds beschermen deze criteria de aanbieders tegen willekeur bij de aanbestedende dienst. Is toepassing van de selectiecriteria verplicht? Ja, de aanbestedende diensten moeten bij de niet-openbare procedure, alsmede bij de onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking gebruik maken van de selectiecriteria die in de richtlijn zijn opgenomen. (Artikel 22, lid 1). Moet de aanbestedende dienst bij iedere aanbesteding alle selectiecriteria toepassen? Neen, de aanbestedende dienst mag een keuze doen uit de in de richtlijn beschreven criteria. Er mogen in geen geval extra criteria worden toegepast. Welke soorten selectiecriteria zijn er? Er zijn drie soorten selectiecriteria: 1.Uitsluitingscriteria. 2.Criteria inzake financiële en economische draagkracht. 3.Criteria inzake technische bekwaamheid. De financiële en economische draagkracht, alsmede de technische bekwaamheid worden tezamen ook wel met de term "geschiktheidcriteria" aangeduid. Waar moet de aanbestedende dienst aangeven welke selectiecriteria bij een bepaalde aanbesteding worden toegepast? De selectiecriteria die in een concrete zaak worden toegepast, moeten in de aankondiging of in de uitnodiging tot het indienen van inschrijvingen worden vermeld (artikel 26, lid 2).

Uitsluitingsgronden Welke uitsluitingsgronden zijn er? De volgende uitsluitingsgronden gelden (ten tijde van de inschrijving): 1. Faillissement Deze uitsluitingsgrond betreft:

•

In staat van faillissement, vereffening (liquidatie), akkoord of surséance van betaling verkeren

•

Werkzaamheden hebben gestaakt.

•

In een andere soortgelijke toestand verkeren wegens een nationale procedure van gelijke aard. (artikel 24, onder a)

2. Faillissement aangevraagd. Deze uitsluitingsgrond betreft:

•

Faillissement is aangevraagd.

•

Een procedure van vereffening, surséance van betaling of akkoord is aanhangig gemaakt.

•

Een andere soortgelijke procedure, die in de nationale wettelijke regeling is voorzien, is aanhangig gemaakt. (artikel 24, onder b)

3. Aantasting beroepsmoraliteit. Deze uitsluitingsgrond betreft: Veroordeeld bij rechterlijke beslissing die kracht van gewijsde heeft gekregen (geen beroep meer

Uitvoeringsregels

28

juni 2010

tegen mogelijk) betreffende een delict dat de beroepsmoraliteit van de dienstverlener in het gedrang brengt. (artikel 24, onder c) 4. Ernstige fout bij uitoefening beroep. Deze uitsluitingsgrond geldt wanneer de aannemer in uitoefening van beroep een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende dienst aannemelijk kan maken. (artikel 24, onder d) 5. Sociale verzekeringsbijdragen niet betaald. Deze uitsluitingsgrond betreft: Niet voldaan aan verplichtingen ten aanzien van betaling van sociale verzekeringsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar de aannemer gevestigd is of van het land van de aanbestedende dienst. (artikel 24, onder e) 6. Belasting niet betaald. Deze uitsluitingsgrond betreft: Niet voldaan aan verplichtingen ten aanzien van betaling van belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar de aannemer gevestigd is of van het land van de aanbestedende dienst. (artikel 24, onder f) 7. Het afleggen van valse verklaringen. Deze uitsluitingsgrond betreft: In ernstige mate zich schuldig maken aan valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen op grond van de selectiecriteria. (artikel 24, onder g) Hoe kan de aanbestedende dienst controleren of de aanbieder aan een van de uitsluitingsgronden voldoet? De aanbestedende dienst kan een aantal, limitatief opgesomde, bewijsmiddelen verlangen. Voor de uitsluitingsgronden "faillissement" en "faillissement aangevraagd" geldt een verklaring van de griffier van de rechtbank die op grond van de Faillissementswet bevoegd is tot het uitspreken van de faillietverklaring van de gegadigde. Voor de "aantasting beroepsmoraliteit" geldt als bewijsmiddel een uittreksel uit het strafregister of (bij het ontbreken daarvan) een gelijkwaardig document, afgegeven door een bevoegde gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of van herkomst, waaruit blijkt dat aan de betrokken eisen is voldaan. In Nederland wordt veelal gebruik gemaakt van de Verklaring van gedrag, afgegeven door de Gemeente. Aangezien dit een verklaring is die een persoon betreft en niet het bedrijf dient de verklaring afgegeven te worden voor de directeur/eigenaar van het bedrijf. Voor de uitsluitingsgrond "sociale verzekeringsbijdrage niet betaald" geldt in Nederland een verklaring van het Landelijk Instituut sociale verzekeringen. Voor "belastingen niet betaald" geldt in Nederland een verklaring van de belastinginspecteur. Mag een aanbestedende dienst de overgelegde getuigschriften en (andere) bescheiden door de aanbieder laten aanvullen of nader laten toelichten? Ja, binnen de grenzen van de bepalingen over de uitsluitingsgronden, de financiële en economische draagkracht, de technische bekwaamheid en de inschrijving in het Handels- register, mag de aanbestedende dienst de aanbieder vragen de ingediende stukken toe te lichten of aan te vullen (artikel 28) Zijn er alternatieven voor het geval de betrokken lidstaten de genoemde bewijsmiddelen niet afgeven? Ja, indien de betrokken lidstaat een dergelijk document of getuigschrift niet afgeeft kan dit vervangen worden door een verklaring onder ede, of (in lidstaten waar zo'n verklaring niet bestaat) een -door de desbetreffende aannemer ten overstaan van een bevoegde gerechtelijke of overheidsinstantie, notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst- afgelegde plechtige verklaring. (artikel 24, voorlaatste alinea) Hoe weten de aanbestedende diensten welke de instanties in de verschillende lidstaten zijn die de bewijsmiddelen kunnen afgeven? De lidstaten moeten de instanties en organisaties die tot het afgeven van de bewijsmiddelen bevoegd zijn, aanwijzen. Zij moeten vervolgens de andere lidstaten en de Europese Commissie daarvan onverwijld in kennis stellen (artikel 24, laatste alinea)

Uitvoeringsregels

29

juni 2010

Criteria financiële en economische draagkracht Welke criteria (bewijsmiddelen en referenties) ter aantoning van de financiële en economische draagkracht worden in de richtlijn vermeld? De richtlijn vermeldt dat de financiële en economische draagkracht kan worden aangetoond door een of meer van de volgende (of andere) referenties:

•

Passende bankverklaringen of het bewijs van een verzekering tegen beroepsrisico's

•

Balansen of balansuittreksels van de onderneming, wanneer de wetgeving van de lidstaat van vestiging tot de bekendmaking van balansen verplicht.

•

Een verklaring van de totale omzet van de aannemer en van de omzet ten aanzien van de werken waarop de opdracht betrekking heeft, beide gemeten over de laatste drie boekjaren. (artikel 26 lid 1)

Aanvullende eisen bij de aanbesteding van werken > 1,5 mln Financiële draagkracht

• • • •

Omzeteis 0-300% opdrachtwaarde Geen bankgarantie in aanbiedingsfase Continuïteitsparagraaf in jaarverslag Geen verzwarende eisen voor combinaties

Dit zijn standaard eisen, hiervan kan gemotiveerd van worden afgeweken. Motivatie moet schriftelijk aan de inkoopcoördinator worden gericht. Mogen de aanbestedende diensten aannemers ook op andere criteria dan de financiële en economische draagkracht (alsmede de technische bekwaamheid) beoordelen? Neen, de geschiktheid van de aannemers mag alleen aan de criteria van financiële en economische draagkracht (alsmede van technische bekwaamheid) worden beoordeeld. Referenties Waar moet de aanbestedende dienst vermelden welke referenties zij verlangt? Dat kan zij in de aankondiging van de opdracht of in de uitnodiging tot het doen van een inschrijving vermelden (artikel 26, lid 2). Is er een voorziening voor het geval de aannemer de gevraagde referenties niet kan leveren? Ja, indien een aannemer om gegronde redenen de gevraagde referenties niet kan overleggen, kan deze zijn financiële en economische draagkracht aantonen met andere documenten die de aanbestedende dienst daarvoor geschikt acht (artikel 26, lid 3). Technische bekwaamheid Hoe kan de technische bekwaamheid van de aannemer worden aangetoond? De technische bekwaamheid van de aannemer kan worden aangetoond door: • door studie- en beroepsdiploma's van de aannemer en/of stafpersoneel van de onderneming • door een lijst van de in de laatste vijf jaren uitgevoerde werken • door een verklaring welke de outillage, het materieel en de technische uitrusting vermeldt • door een verklaring betreffende de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting van de onderneming en de omvang van haar staf gedurende de laatste drie jaar • door een verklaring waarin technici of technische organen worden vermeld, waarover de aannemer voor de uitvoering van het werk beschikt. (artikel 27, lid 1) Aanvullende eisen bij de aanbesteding van werken > 1,5 mln Technische bekwaamheid

• • •

Max. 3 referentieprojecten Max. 60% geraamde opdrachtwaarde Geen verzwarende eisen voor combinaties

Uitvoeringsregels

30

juni 2010

Dit zijn standaard eisen, hiervan kan gemotiveerd van worden afgeweken. Motivatie moet schriftelijk aan de inkoopcoördinator worden gericht. Inschrijving beroeps- of handelsregister Kan een aanbestedende dienst verlangen dat een aannemer ingeschreven is in het beroeps- of handelsregister? Ja, aan iedere aanbieder die aan een overheidsopdracht wil deelnemen, kan een aanbestedende dienst verzoeken aan te tonen dat hij volgens de eisen van het land waar hij gevestigd is, in het beroeps- of handelsregister staat ingeschreven. De aannemer kan dit aantonen door een uittreksel uit dit register, door een verklaring onder ede of door een attest. In Nederland wordt het Handelsregister van de Kamers van Koophandel en Fabrieken bedoeld. In artikel 25 van de richtlijn Werken wordt een opsomming gegeven van de verschillende instanties in de lidstaten. (artikel 25) Combinaties Mag je combinaties verbieden? Nee, combinaties kunnen niet worden verboden. Er kunnen wel (aanvullende) eisen worden gesteld aan combinaties (maar geen verzwarende eisen) bijvoorbeeld:

•

Indien een inschrijving wordt ingezonden door een combinatie dan dient ieder lid van de combinatie een verklaring te ondertekenen ingevolge welke alle tot de combinatie behorende ondernemingen zich gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk stellen voor de uitvoering van de gehele opdracht. Deze aansprakelijkheidsverklaringen dienen te worden gevoegd als bijlage.

•

Bij een combinatie dient te worden aangegeven: a) Waarom een combinatie wordt gevormd; b) Wie als penvoerder optreedt; c) Op welke wijze de onderlinge coördinatie binnen de combinatie tot stand komt. Deze toelichting op de combinatie dient te worden gevoegd als bijlage.

•

Bij een combinatie en bij onderaanneming dient te worden aangegeven hoe de voorgenomen verdeling van de werkzaamheden is en wie als contactpersoon voor Delfland optreedt. Deze beschrijving van de verdeling van de werkzaamheden dient te worden gevoegd als bijlage.

•

Bij onderaanneming dienen onderaannemer(s) een verklaring op te stellen dat de hoofdaannemer volledig kan beschikken over de voor de uitvoering van de overeenkomst benodigde middelen van de onderaannemer. Het is voldoende indien de onderaannemer de tekst in deze alinea overneemt in een verklaring, en deze rechtsgeldig voor akkoord ondertekent. Deze verklaring dient te worden gevoegd als bijlage.

•

Een onderneming kan zich slechts éénmaal zelfstandig of in een samenwerkingsverband aanmelden als gegadigde. Verschillende werkmaatschappijen binnen een holding kunnen, indien door de inschrijvende partij gewenst, fungeren als onderaannemer(s) van de hoofdaanbieder.

•

Het na selectie van Leveranciers vormen van samenwerkingsverbanden anders dan waarvoor aanmelding heeft plaatsgevonden is niet toegestaan zonder voorafgaande toestemming van Delfland.

Uitvoeringsregels

31

juni 2010

11.2 Gunningcriteria Welke zijn de gunningcriteria? De aanbestedende dienst mag een opdracht in beginsel alleen aan een aanbieder gunnen op basis van een van de twee criteria 1. Laagste prijs. 2 Economisch voordeligste aanbieding. Deze verplichting geldt echter alleen bij gebruik van de openbare of de niet-openbare procedure. Bij de andere twee procedures (de onderhandelingsprocedure met en zonder voorafgaande bekendmaking) spelen de gunningcriteria geen rol, omdat zij niet behoeven te worden toegepast. (artikel 30, lid 1) 1. Laagste prijs: Bij hantering van dit criterium moet de aanbestedende dienst de opdracht gunnen aan de aanbieder die de laagste prijs offreert. (artikel 30, lid 1 onder b). 2. Economisch meest voordelige aanbieding Dit gunningcriterium is een soort verzamelbegrip voor de gunning van een opdracht aan een aanbieder op grond van andere overwegingen dan alleen de laagste prijs. Het is heel goed mogelijk, en zelfs gebruikelijk, om bij hantering van het criterium van de economisch voordeligste aanbieding, verscheidene subcriteria te hanteren. Veel aanbestedende diensten stellen voor zichzelf een matrix op waarin de waarde van de verschillende subcriteria in percentages aangegeven wordt. (artikel 30, lid 1) De richtlijn Werken bevat een niet-limitatieve, enuntiatieve (toelichtende) opsomming van subcriteria, die gehanteerd kunnen worden. Als voorbeelden worden in de richtlijn genoemd: kwaliteit, technische waarde, esthetische en functionele kenmerken, klantenservice, technische bijstand, datum en termijn van levering of uitvoering en prijs (artikel 30, lid 1 onder a). Naast deze subcriteria kan een aanbestedende dienst nog andere subcriteria hanteren, mits deze niet in strijd zijn met het EG-recht (bijvoorbeeld niet-discriminerend). De aanbestedende dienst moet alle subcriteria die zij bij een bepaalde aanbestedingsprocedure wil hanteren, ofwel in de aankondiging, ofwel in het bestek vermelden. Daarbij moet zij, indien dat mogelijk is, de lijst van subcriteria zo opstellen dat eerst de belangrijkste criteria worden vermeld (dat wil zeggen: vermelding in volgorde van afnemend belang, incl. de wegingsfactoren). Wanneer het aantal subcriteria groot is, zal alleen vanwege het aantal de opsomming in de aankondiging niet volledig kunnen zijn. Indien niet alle subcriteria kunnen worden vermeld in de aankondiging, moet daarin wel worden aangegeven welke de belangrijkste subcriteria zijn, alsmede dat er nog andere subcriteria worden gebruikt (artikel 30, lid 2) Wat wordt bedoeld met abnormaal lage aanbiedingen? Daarmee wordt gedoeld op aanbiedingen waarvan de geoffreerde prijs, in verhouding tot de uit te voeren opdracht, abnormaal laag lijkt. Een aanbestedende dienst mag abnormaal lage aanbiedingen niet zonder meer afwijzen. Zij moet de desbetreffende aanbieders schriftelijk om precisering van de samenstelling van de inschrijving verzoeken. De aanbestedende dienst kan zelf bepalen welke preciseringen zij dienstig acht. Aan de hand van de toegezonden toelichting, die binnen een redelijke termijn moeten worden verstrekt, onderzoekt zij vervolgens de samenstelling van de aanbieding. Welke toelichtingen kan een aanbestedende dienst in aanmerking nemen? De in de richtlijn genoemde toelichtingen die een aanbestedende dienst in aanmerking kan nemen, bestaan uit motiveringen die betrekking hebben op de zuinigheid van het bouw procédé, de gekozen technische oplossingen, de uitzonderlijk gunstige omstandigheden waarvan de inschrijver voor de uitvoering van de werken kan profiteren, of de originaliteit van diens ontwerp. (artikel 30 lid 4) Moet een aanbestedende dienst de Europese Commissie nog inlichten? Indien in de stukken is bepaald dat de opdracht aan de laagste inschrijver wordt gegund, is de aanbestedende dienst verplicht de Commissie mede te delen welke te laag beoordeelde inschrijvingen zijn afgewezen. (artikel 30, lid 4).

Uitvoeringsregels

32

juni 2010

Wat zijn varianten en wanneer geldt de regeling inzake varianten? Varianten zijn alternatieve voorstellen voor de aan te besteden opdracht en de in de richtlijn neergelegde regeling kan alleen worden toegepast wanneer als gunningcriterium de economisch voordeligste aanbieding wordt gehanteerd (artikel 19) Het is aan een aanbestedende dienst, die het gunningcriterium van de economisch voordeligste aanbieding wil hanteren, om te besluiten of zij varianten wil toestaan. Een aanbestedende dienst moet dit aan het begin van de aanbestedingsprocedure bekend maken. Zij moet in de aankondiging vermelden of zij varianten toestaat (artikel 19) Varianten mogen niet worden verworpen, uitsluitend omdat zij zijn opgesteld met gebruikmaking van technische specificaties die zijn omschreven naar: nationale normen ter omzetting van Europese normen, Europese technische goedkeuringen, gemeenschappelijke technische specificaties en nationale technische specificaties (artikel 19) Gunning (n.a.v. het Alcatel arrest) Het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen (hierna: Hof) heeft in het zogenaamde Alcatel arrest uitgesproken dat "de lidstaten er voor moeten zorgen dat tegen een aan het sluiten van de overeenkomst voorafgaand besluit waarbij de aanbestedende dienst kiest met welke inschrijver hij de overeenkomst wil sluiten, in elk geval een beroep kan worden ingesteld waarin de nietigverklaring van dit besluit gevorderd kan worden los van de mogelijkheid om na het sluiten van de overeenkomst schadevergoeding te krijgen." Dit volgt naar het oordeel van het Hof uit de rechtsbeschermingsrichtlijn. Een gunningbesluit kan worden aangevochten voor de Raad van Arbitrage voor de Bouw (RvA) en door een civiele actie bij de burgerlijk rechter in te stellen met een beroep op onrechtmatige daad (in geval RvA ook met beroep op "toerekenbare tekortkoming"). Een gunningbesluit kan niet via de bestuursrechter worden aangevochten (artikel 8:3 van de Algemene wet bestuursrecht). Via een civielrechtelijke procedure kan worden bereikt dat een gunningbesluit - ook al is de overeenkomst al gesloten - materieel ongedaan wordt gemaakt (zie noot 2). In een kort geding procedure (of spoedprocedure bij RvA) kunnen verschillende voorzieningen getroffen worden ter voorkoming van onrechtmatig handelen of tot opheffing van een onrechtmatige toestand, zoals: schorsing van de uitvoering van een overeenkomst of besluit, een bevel tot (her)aanbesteding, een bevel tot toelating tot inschrijving, en een verbod van gunning (aan een ander dan eiser of een met naam genoemde derde). Doordat in beginsel de overeenkomst met de enkele mededeling aan de winnaar tot stand komt, doet de situatie dat een verliezer vóór de totstandkoming van de overeenkomst in staat is om tegen de gunningbeslissing een vordering uit onrechtmatige daad in te stellen zich in de praktijk weinig voor. Aanbevolen handelwijze: Gunning van een overeenkomst onder opschortende voorwaarde 1. In de aanbestedingsdocumentatie geeft Delfland aan dat eerst het voornemen wordt bekend gemaakt dat de opdracht wordt gegund aan de aanbieder met de economisch meest voordeling inschrijving (of laagste prijs) tenzij dat gedurende een bepaalde termijn (zie punt 3) door belanghebbenden geen gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid rechtsmiddelen aan te wenden tegen dit voornemen, of dat er andere juridische belemmeringen bestaan tegen de gunning. Hiermee wordt bereikt dat de overeenkomst die tot stand komt door mededeling aan de winnende aanbieder vooralsnog geen werking heeft en die winnaar - in afwachting van eventuele procedures - nog geen nakoming kan vorderen. 2. Delfland stuurt direct (per fax en per post) na de keuze en gelijktijdig met het voornemen tot gunning aan iedere afgewezen inschrijver standaard (en niet pas nadat daartoe een schriftelijk verzoek is ontvangen) een afwijzingsbrief waarin opgenomen een korte motivering voor de reden van afwijzing, de kenmerkende en relatieve voordelen van de uitgekozen offerte en de naam van de begunstigde. Hierdoor is de afgewezen inschrijver in staat te beoordelen of het voor hem zinvol is om een rechtsmiddel in te stellen zonder dat hij daartoe eerst een schriftelijk verzoek moet indienen. Voorts verzoekt Delfland betrokkenen om binnen deze termijn (zie punt 3) schriftelijk mede te delen of zij actie tegen deze beslissing zullen ondernemen, en zo ja om een kopie van de inleidende dagvaarding mee te zenden. Uitvoeringsregels

33

juni 2010

3. De onder punt 1 en 2 vermelde termijn moet redelijk zijn, in het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten staat een minimale termijn van 15 dagen. Afhankelijk van de opdracht (inhoud, aantal of de bekendheid van de inschrijvers of al reeds gerezen problemen tijdens de procedure), de gevolgde aanbestedingsprocedure (openbaar, onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging vanwege dringende spoed) of de gekozen geschillenbeslechtingsprocedure (bijv. spoedprocedure bij de RvA etc.) kan de projectleider voor een langere termijn kiezen. 4. Binnen de - in de brief vermelde - termijn kan een verliezer, al dan niet na navraag bij Delfland waarom de opdracht niet aan hem werd gegund, een kort geding of een spoedprocedure tegen die beslissing aanspannen. In het geval er (gerechtelijke) stappen worden ondernomen adviseert de inkoopcoördinator in ieder geval de uitspraak in kort geding of spoedprocedure af te wachten (tenzij zeer dringende omstandigheden zich hiertegen verzetten). Vervolgens moet Delfland naar bevind van zaken handelen omdat niet in alle gevallen gevergd kan worden dat we ook de uitspraak in hoger beroep (kort geding) of de bodemprocedure afwachten. Indien Delfland ondanks een in gang gezette (gerechtelijke) actie de uitvoering van de aanbestedingsprocedure of van het contract voortzet moeten wij overigens wel rekening houden met een eventueel risico van schadeclaims.

Delfland hanteert het principe dat afgewezen inschrijvers altijd recht hebben op minimaal één telefonisch gesprek en één gesprek bij Delfland waarin de keuze nogmaals wordt gemotiveerd. Alleen bij het gunningscriterium ‘laagste prijs’ worden de prijzen medegedeeld, bij het criterium ‘economische meest voordelig inschrijving’ worden de prijzen niet bekendgemaakt.

Uitvoeringsregels

34

juni 2010

12

Leveranciersmanagement

De ontwikkeling, meting en aansturing van leveranciers is binnen Delfland noodzakelijk. Door de decentrale inkoopfunctie bij budgethouders is een overall inzicht noodzakelijk over bijv. leveranciersprestaties (goede maar óók de slechte prestaties). (Tussentijdse) evaluaties van leveranciers moeten standaard worden verricht. Bij het invoeren van de contracten in het contractregistratiesysteem moet direct een actie worden opgenomen voor een tussentijdse evaluatie en een eindevaluatie. Daarnaast moet worden opgenomen hoe de opdrachtnemer heeft gepresteerd met betrekking tot de beheersmaatregelen conform het handboek Projectmatig werken (Kwaliteit, Geld, Tijd, Organisatie, Informatie en Risico). Past Performance Bij Past Performance gaat het om geleverde prestaties in het verleden. De waardering van deze prestaties komt tot stand in samenspraak met de opdrachtgever en de opdrachtnemer. Het is de bedoeling dat zowel de opdrachtgever als opdrachtnemer de evaluaties onderschrijven. Past Performance Bouw is een instrument om bouwprojecten te meten en de scores te gebruiken als ervaring bij nieuwe aanbestedingen. Het is de bedoeling dat elk bouwproject in de toekomst wordt afgesloten met een gestandaardiseerde Past Performancemeting. De resultaten van deze metingen komen in een 'openbaar register' beschikbaar. Bij aanbestedingen kunnen opdrachtnemers terugverwijzen naar resultaten uit het verleden. De meetresultaten kunnen verschillende doelen dienen:

•

directe terugkoppeling naar/tussen de samenwerkende partners: wat is goed gegaan, wat kan beter?

•

de onderlinge vergelijking van projecten door middel van benchmarken: wat kunnen we van elkaar leren?

•

gebruik bij nieuwe aanbestedingen: hoe kunnen we de goede ervaringen gebruiken bij aanbestedingen zodat bewezen kwaliteit meeweegt bij de selectie van een bouwpartner?

Uitvoeringsregels

35

juni 2010

De volgende aspecten worden beoordeeld bij de uitvoering van werken:

Delfland onderschrijft het belang van goede evaluaties en werkt mee aan de totstandkoming van dergelijke systemen en procedures.

Uitvoeringsregels

36

juni 2010

De volgende aspecten worden beoordeeld bij de uitvoering van diensten:

Evaluatie dienstverlening Hoofdaspect

Deelaspect

Beoordeling*

1. KWALITEIT

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

2. GELD

2.1 Geoffreerd / geaccepteerd Meer- en minderwerk 2.2 Prijs / Kwaliteit verhouding 2.3 Geleverde overzicht en inzicht in kosten

3. TIJD

3.1 Tijdige oplevering 3.2 Tijdig gehaalde mijlpalen en deeloplevering 3.3 Tijdige afhandeling restpunten

4. ORGANISATIE

4.1 4.2 4.3 4.4

Organisatie opdrachtnemer Aantal wijzigingen in organisatie en projectteam Pro-actieve, innovatieve en creatieve opstelling Klantvriendelijk, betrouwbaar, transparant en integer gedrag

5. INFORMATIE

5.1 5.2 5.3 5.4

Tijdig levering documenten Nakomen afspraken Tijdig melden van problemen met oplossingsrichting Geleverd inzicht in stand van zaken

6. RISICO'S

6.1 Voorgestelde beheersmaatregelen na geconstateerde risico's 6.2 Risicobeheersing in het algemeen

Kwaliteit opgeleverde produkten Kwaliteit geleverde diensten Uitgevoerde / vereiste keuring in het kader van certificering Aantal gebreken in ontwerp geconstateerd in de uitvoering Kwaliteitsbeheersing algemeen

EINDCONCLUSI E * beoordeling

Uitvoeringsregels

1 = slecht 3= voldoende (precies zoals afgesproken) 5 = uitstekend (meer dan afgesproken of in vergelijking met andere bureaus beter)

37

juni 2010

13

Contracteringsproces

Binnen Delfland worden contracten afgesloten voor de inkoop van diensten of goederen of voor de uitvoering van een werk. Omdat de contracten decentraal worden afgesloten is het van belang dat er binnen Delfland wordt geregistreerd welke contracten worden afgesloten. Hiervoor is een contractregistratiesysteem ingericht. Ieder team, sector, cluster is zelf verantwoordelijk voor het invoeren van de contracten in het contractregistratiesysteem. Decentraal zijn contractbeheerders opgeleid en centraal worden ze ondersteund door de medewerker inkoop van EFZ. Onder een contract verstaan wij: Een schriftelijke overeenkomst tussen Delfland en een leverancier, aannemer of dienstverlener. Dit omvat: - tweezijdig ondertekende overeenkomsten - overeenkomsten in de vorm van een schriftelijke offerte van de leverancier samen met een schriftelijke opdracht van Delfland - overeenkomsten in de vorm van een schriftelijke opdracht van Delfland samen met een schriftelijke bevestiging van de leverancier, aannemer of dienstverlener. Deze overeenkomsten zijn gericht op het verkrijgen van materiele zaken, waaronder het aanbesteden van werken en van diensten. Hieronder valt dus ook inhuur van extern personeel van bijv. organisatieadviesbureaus of softwarebureaus. Hieronder vallen niet: - Louter financiële contracten (kredietverlening, borgstelling e.d) - Pachtovereenkomsten - Overeenkomsten m.b.t. het recht van opstal - Vergunningen Voor registratie komen in ieder geval de overeenkomsten met een waarde hoger dan € 20.000,- in aanmerking.

Uitvoeringsregels

38

juni 2010

14

Aanpak bij onregelmatigheden

Naar aanleiding van het onderzoek naar de bouwfraude neemt Delfland sinds 1 februari 2003 de volgende passage op in de aanbestedingsstukken bij (Europese) aanbestedingen en in de algemene inkoopvoorwaarden: Het Hoogheemraadschap van Delfland kan onder verwijzing naar de wet Bibob deelnemingen aan aanbestedingen weigeren of overeenkomsten inzake opdrachten ontbinden zodra zich feiten en omstandigheden voordoen die erop wijzen of redelijkerwijs doen vermoeden dat de betrokken wederpartij, of een door hem ingeschakelde derde, in relatie staat tot strafbare feiten. Ontbinding op grond van dit artikel vrijwaart Delfland van alle door de wederpartij gemaakte of nog te maken kosten, van welke aard ook, terwijl de opdracht of de rest daarvan door Delfland direct aan een derde partij gegund kan worden. Met het in relatie staan tot strafbare feiten wordt bedoeld dat indien de inschrijver wordt veroordeeld voor een delict (strafbaar feit) dat de beroepsmoraliteit van de inschrijver in het gedrang brengt, deelneming aan aanbestedingen kan worden geweigerd of overeenkomsten ontbonden kunnen worden. De bepaling ziet op het voorkomen van het benutten van voordelen uit strafbare feiten en het plegen van strafbare feiten of dat indien een redelijk vermoeden bestaat dat ter verkrijging van de overeenkomst (gunning e.d.) een strafbaar feit is gepleegd. De directie heeft een standpunt ingenomen ten aanzien van de uitvoering van dit artikel en heeft beleid geformuleerd voor de organisatie. De procedure is als volgt: 1. U heeft een redelijk vermoeden dat één van uw leveranciers of één van de aanbieders bij een aanbesteding een strafbaar feit heeft gepleegd (u heeft bijvoorbeeld bewijzen dat er vooroverleg heeft plaatsgevonden). Het kan hier gaan om een strafbaar feit gepleegd in relatie tot het Hoogheemraadschap van Delfland, maar het kan ook gaan om een strafbaar feit bij soortgelijke aanbestedingen (bijv. bij andere waterschappen). 2. U maakt per ommegaande melding (schriftelijk) van dit vermoeden bij de controller van Delfland. 3. U maakt een schriftelijke rapportage over deze zaak, in samenwerking met de inkoopcoördinator, waarin u aandacht besteedt aan de volgende onderdelen: - de aard en de ernst van het delict, - de relatie van het delict met Delfland - de houding van de inschrijver c.q. opdrachtnemer (de mate waarin de betrokkene preventieve maatregelen heeft genomen, de financiële gevolgen voor de betrokkene) - de consequenties in termen van processtagnatie en aansprakelijkheid ten laste van Delfland (afwezigheid van een alternatief, aanwezigheid van een subsidiair middel; de vereiste continuïteit van de met de opdracht gemoeide werkzaamheden); 4. U dient uw rapportage in bij de directie 5. De directie neemt een besluit of tot ontbinding of uitsluiting wordt overgegaan. De reikwijdte van de onderhavige bepaling uit de AIV is voldoende om het bovengenoemde onder te scharen. Wat hierbij wel in het achterhoofd gehouden dient te worden is dat het handelen van Delfland getoetst kan worden door de burgerlijke rechter.

Uitvoeringsregels

39

juni 2010

15

Voorbereiding van een aanbesteding

Aanbesteding is een van de vele fasen binnen het uitbestedingsproces. De invulling van de aanbesteding is het resultaat van keuzen die in voorgaande fasen van het proces zijn gemaakt. In het handboek Projectmatig werken wordt in de initiatief- en definitiefase al aangegeven dat nagedacht moet worden over de wijze van aanbesteding en de contractvorm. Op basis van projectkarakteristieken en een risicoanalyse kiest Delfland voor een bepaalde contractvorm en een wijze van aanbesteding. Voordat tot aanbesteding kan worden overgegaan, moeten de volgende keuzes zijn gemaakt: 1. Uitbestedingsstrategie: traditioneel, bouwteam, prestatiecontract, design & construct, turnkey contracten, pps contract of een raamovereenkomst. 2. Uitbestedingstactiek: hoe wordt de markt benaderd (openbare of niet-openbare procedure), percelen, In de definitiefase van een project kan de wijze van aanbesteding worden bepaald aan de hand van onderstaande checklist. Checklist aanpak aanbesteding: 1. Betrokkenheid opdrachtgever0 groot 0 zeer weinig 2. Eigen ervaring

0 geen 0 veel

3. Bereidheid dragen risico’s

0 zeer weinig 0 groot

4. Inbreng uitvoerende partij

0 zeer weinig 0 groot

5. Project

0 gering 0 zeer groot 0 standaard 0 uniek 0 repeterend

6. Risico’s

0 gering 0 zeer groot

7. Varianten:

0 wel 0 niet

8. Te overleggen gegevens

0 alles 0 alleen van opdrachten

9. Selectie

0 Ervaring 0 Q-systeem 0 Methode

10. Gunning

0 EMVA (Economisch meest voordelig aanbieding) 0 LP (Laagste Prijs) 0 Methode

11. Conflict

0 Aangaan 0 Mijden

12. Rekenvergoeding Uitvoeringsregels

0 wel 40

juni 2010

0 niet 13. Arbitrage

0 RvA 0 Burgerlijke Rechter 0 Geschillenregeling

14. Contract

0 Standaardbestek

15. Regelgeving

0 Europese Richtlijnen 0 ARW 2005

16. Voorwaarden

0 AIV Delfland 0 UAV 0 DNR 0 Overig (bijv. Fenit)

17. Procedure

0 openbaar 0 voorselectie 0 onderhandeling 0 onderhands

18. Begroting

0 Bestek begroting 0 Specificatie inschrijfbegroting

19. Communicatie

0 termijn 0 Anders 0 Bestek 0 Inlichtingen 0 Offerte aanvraag

20. Hoedanigheid inschrijvers

0 Zelfstandig 0 Concerndeel 0 Combinatie 0 Hoofd- en onderaannemer

21. Planning

0 minimaal 0 ruim

Delfland motiveert en documenteert alle keuzen.

Uitvoeringsregels

41

juni 2010

16

Opdrachtverlening

Alle budgethouders zijn binnen Delfland zelf verantwoordelijk voor de opdrachtverlening aan derden. Om toch als één organisatie naar buiten te komen wordt gewerkt met standaard brieven. Deze brieven zijn te vinden op intranet en als sjabloon onder Word. Voor offerteaanvragen, opdrachtverlening e.d. wordt standaard gebruik gemaakt van deze sjablonen.

Uitvoeringsregels

42

juni 2010

17

Bijlagen

Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage

1: 2: 3: 4: 5: 6: 7: 8: 9:

Contracteringsproces + betrokkenheidschema contractering schematische weergave beslisboom aanbesteding Memo Behandeling verzoeken afwijken aanbestedingsbeleid Integriteitsverklaring Geheimhoudingsverklaring Overzicht raamovereenkomsten De inkoopvoorwaarden Gebruikersinstructie inhuur externen Formulier voor pre-advies

Uitvoeringsregels

43

juni 2010

18

Versiebeheer

Overzicht van de herzieningen. Versie

Datum

Omschrijving

1.0 1.1

12 aug. 03 14 aug. 03

Eerste versie Commentaar NGO: - toevoeging UAV-gc2000 - toetsing door hoofd van de afdeling waar het werk wordt aanbesteed (par. 5.1) - in principe wordt geen inschrijvingsvergoeding toegekend (hfd. 6)

1.2

18 aug. 03

1.2

21 aug. 03

Commentaar Control - toevoeging in de inleiding van enkelvoudige aanbesteding beneden de € 20.000,- toelichting voorkeursbehandeling (hfd. 3) - toelichting doelmatigheid (par. 5.1) - aanvulling restwaarde bij waardebepaling leveringen (5.2) - aanvulling waardebepaling bij Europese aanbestedingen - aanvulling gunningcriteria met weging - verwijzing naar Handboek projectmatig werken bij hfd. 9 Commentaar Directeur Bedrijfsbeheer - extra benadrukking het belang van de AIV en de noodzakelijke concurrentiestelling bij aanbestedingen vanaf € 20.000 (is toegevoegd in hoofdstuk 2).

1.2

21 aug. 03

Commentaar FB advies - aanvulling inkoopethiek

1.3

25 aug. 03

1.4

1 sep. 03

1.5

6 okt. 03

Commentaar Directieraad - de uitvoeringsregels moeten nog ter beoordeling naar de externe accountant (via de controller) en het hoofd operationeel waterbeheer (komt 1 sept. 2003 in dienst) - toevoeging bij de meervoudig onderhandse procedure dat openbare aanbesteding ook mogelijk is (par. 5.1). Aanvulling inkoopcoördinator - toevoeging van par. 5.4: inhuur van externen (incl. de integriteitsverklaring) Aanvulling sector operationeel waterbeheer - - toevoeging hfd. 6: indien een openbare of onderhandse aanbesteding een leverancier heeft opgeleverd, kan Delfland binnen een jaar onder dezelfde voorwaarde onder gebruikmaking van de eerdere selectieprocedure een opdracht geven.

1.6

2 april 04

1.7

25 okt. 04

1.7

5 april ’05

1.8

oktober ‘05

Uitvoeringsregels

-

alle bedragen worden verwijderd in de uitvoeringsregels, en alleen in een bijlage vermeld; de bedragen in de beslisboom worden jaarlijks aangepast.

Op 8 september 2004 heeft de directie besloten het aanbestedingsreglement werken (ARW 2004) toe te passen op alle aanbestedingen van werken binnen Delfland. De uitvoeringsregels zijn hierop aangepast. In het aanbestedingsbeleid staat de Hoofd Control een advies moet geven over de gemotiveerde verzoeken voor afwijkingen op het aanbestedingsbeleid. Op 17 januari 2005 hebben de Bond van Nederlandse Architecten (BNA) en de ONRI De Nieuwe Regeling 2005 (DNR 2005) gepresenteerd. De DNR 2005 is een nieuwe regeling voor de rechtsverhouding tussen de opdrachtgever en de architect, 44

juni 2010

1.9

December ‘05

2.0

Juni 2007

2.1

Augustus 2007 15 januari 2008 Juni 2008

2.2 2.2 2.3 2.4

2.5

Uitvoeringsregels

Oktober 2008 November 2008 Juni 2010

ingenieur en adviseur en vervangt de RVOI 2001 en de SR 1997. Delfland past de DNR toe, met een aantal aanvullende en gewijzigde voorwaarden. Op 1 december is de nieuwe Europese richtlijn in werking getreden en het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO). Ook het ARW 2004 is hieraan aangepast en vervangen door het ARW 2005. De volgende onderwerpen zijn toegevoegd: - Duurzaamheid - Raamcontracten - Publieke opdrachtgeverscode - Leveranciersmanagement - Afwijken aanbestedingsbeleid - Diverse bijlagen; nieuwe inkoopvoorwaarden voor diensten, instructie voor het inhuren van externen, geheimhoudingsverklaring Redactionele wijzigingen Doorvoeren van een aantal zaken die vanuit het consultatie document bij de nieuwe aanbestedingswet zijn voorgesteld Aanvulling leveranciersmanagement (hfd. 12): Beoordeling aangepast aan criteria uit het Werkboek Projectmatig werken Aanvulling selectiecriteria conform het voorstel voor de nieuwe aanbestedingswet - Het beleid voor inhuur van externen zoals door directie is vastgesteld opgenomen - Het bepalen van de waarde voor het volgen van een procedure is duidelijker opgenomen Gevolgen Klimaatakkoord voor duurzaamheid inkopen toegevoegd + pre advies

45

juni 2010