Onderzoeksrapport Inkoop en aanbesteding gemeente Waalre

Onderzoeksrapport Inkoop en aanbesteding gemeente Waalre

Rekenkamercommissie De Groene Rand December 2010

Inhoudsopgave. Managementsamenvatting…………….………………………………………………………4 Hoofdstuk 1: Inleiding………………………………………………………………………...8 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7.

Aanleiding BIZOB Probleemstelling Vragen vanuit gemeente Son & Breugel Reikwijdte onderzoek Referentiemodellen, beoordelingscriteria, aanpak Leeswijzer

Hoofdstuk 2: BIZOB…………………………………………………………………………15 2.1. 2.2. 2.3. 2.4.

Inleiding Visiedocumenten BIZOB Organisatie en werkwijze BIZOB Normenkaders

Hoofdstuk 3: Wet en regelgeving, beleid en werkwijze……………………………………..24 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5.

Inleiding Wetgeving Lokale regelgeving Procesbeschrijving, afgesproken procedures en bevoegdheden Normenkader casestudies

Hoofdstuk 4: Overige onderzoeken…………………………………………………………..35 4.1. 4.2. 4.3.

Inleiding Onderzoeken binnen gemeente Waalre Onderzoeken buiten gemeente Waalre

Hoofdstuk 5: Casestudies……………………………………………………………………..39 5.1. 5.2. 5.3. 5.4.

Inleiding Casestudies Verschillen tussen inkopen in eigen beheer en BIZOB Conclusies

Hoofdstuk 6: Vergelijking tussen gemeenten………………………………………………...44 6.1. 6.2. 6.3.

Leerlingenvervoer WMO (huishoudelijke hulp) Conclusies

2

Hoofdstuk 7: Centrale inkoopfunctie…………………………………………………………54 7.1. 7.2. 7.3. 7.4.

Inleiding Enquêteresultaten BIZOB Enquêteresultaten rekenkamercommissie Evaluatie van het presteren van BIZOB op basis van het normenkader

Hoofdstuk 8: Verslaglegging BIZOB………………………………………………………..67 8.1. 8.2. 8.3. 8.4. 8.5. 8.6.

Inleiding Meting financiele resultaten per inkooptraject Schriftelijke verslaglegging generiek Schriftelijke verslaglegging specifiek Evaluatie van de verslaglegging Verankering in P&C-cyclus

Hoofdstuk 9: Nieuw beleid en werkwijze…………………………………………………….77 9.1. 9.2. 9.3. 9.4.

Inleiding Best wijkt af van andere BIZOB-gemeenten Toetsing beleid en werkwijze Opmerkingen met betrekking tot werkwijze en beleid

Hoofdstuk 10: Conclusies en aanbevelingen…………………………………………………88 10.1. Conclusies 10.2. Aanbevelingen Hoofdstuk 11: Bestuurlijke reactie…………………………………………………………...97 Hoofdstuk 12: Nawoord Rekenkamercommissie…………………………………………….99

Bijlagen……………………………………………………………………………………...101

3

Managementsamenvatting Inleiding Tijdens de informatieronde eind 2009 bij de vijf rekenkamergemeenten bleek dat het onderwerp inkoop en aanbesteding in het algemeen en de rol van het Bureau Inkoop en aanbesteding Zuid Oost Brabant (BIZOB) daarin in het bijzonder, hoog op het wensenlijstje van de verschillende gemeenten stond. Na toetsing van het onderwerp aan de selectiecriteria uit het reglement van orde heeft de Rekenkamercommissie besloten het onderzoek naar de inkoop en aanbesteding van de gemeente uit te voeren. Het onderzoek is gestart in mei 2010. Na de start van het onderzoek, mei 2010, besloot ook de nieuwe raad van gemeente Best, aan te sluiten bij het onderzoek. Uiteindelijk namen alle gemeenten in het rekenkamergebied deel aan het onderzoek. Het onderzoek had betrekking op de door gemeente Waalre in de periode 2009 uitgevoerde inkopen en aanbestedingen en de rol van Bureau Inkoop Zuid-Oost Brabant (BIZOB) daarbij. Het onderzoek vond plaats in het licht van de ophanden zijnde wijziging van het inkoop- en aanbestedingsbeleid dat gemeente Waalre in samenwerking met BIZOB doorvoerde. Onderzoeksvragen De Rekenkamercommissie had met haar onderzoek tot doel te achterhalen of de inkopen en aanbestedingen binnen de te onderzoeken gemeenten rechtmatig, doelmatig en doeltreffend plaatsvinden en om vast te stellen of en in welke mate BIZOB aan deze doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid een positieve bijdrage levert. De centrale onderzoeksvraag luidde als volgt: “Wordt het huidige inkoop en aanbestedingsbeleid van de onderzochte gemeenten door de gemeenten en door BIZOB voldoende nageleefd, resulteert dit een rechtmatige-, doelmatigeen doeltreffende inkoop en verantwoording hierover en worden de oorspronkelijke doelstellingen die ten grondslag lagen aan het oprichten van BIZOB gerealiseerd.” De daarvan afgeleide onderzoeksvragen waren: 1. Worden bij de door de gemeente zelfstandig begeleide inkoop en aanbestedingen de juiste procedures en werkwijzen gevolgd? 2. Worden bij de door BIZOB begeleide inkoop en aanbestedingen de juiste procedures en werkwijzen gevolgd? 3. Zijn de geselecteerde inkooptrajecten die gedurende het vooronderzoek zijn genoemd door participanten in het veld of door de raad, rechtmatig, doelmatig en doeltreffend uitgevoerd? 4. In welke mate heeft de ondersteuning door een centrale inkoopfunctie bijgedragen aan het realiseren van de genoemde voordelen bij de oprichting van BIZOB in 2003? 5. Voldoet de verantwoording over de (financiële) resultaten van BIZOB aan de daaraan te stellen eisen? 6. Is het onlangs geactualiseerde inkoop en aanbestedingsbeleid van BIZOB zodanig dat daarmee de bij de beantwoording van de onderzoeksvragen 1 t/m 5 geconstateerde tekortkomingen worden ondervangen?

4

Conclusies 1.

In het kader van het onderzoek zijn door de rekenkamercommissie een 12-tal inkoopen aanbestedingsdossiers onderzocht. Hierbij is vastgesteld dat bij de door de gemeente zelfstandig uitgevoerde inkopen in één van de zes gevallen géén sprake was van naleving van de voorgeschreven procedures. Bij de door BIZOB begeleide inkopen zijn wel alle procedures op de juiste wijze nageleefd. De rekenkamercommissie heeft in haar onderzoek voldoende informatie boven tafel kunnen krijgen teneinde de naleving van de voorgeschreven procedures en de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid te kunnen beoordelen. De rekenkamercommissie heeft hierbij wel vastgesteld dat de dossiervorming niet altijd aan de daaraan te stellen eisen voldoet.

2.

In het bijzonder vond onderzoek plaats naar de wijze van aanbesteding van de WMO (huishoudelijke hulp) en het leerlingenvervoer. De rekenkamercommissie heeft de manier waarop de vijf “rekenkamergemeenten” deze aanbestedingen hebben verricht naast elkaar gelegd. Daarbij is vastgesteld dat er bij het leerlingenvervoer géén sprake is geweest van gezamenlijke aanbesteding. Bij WMO was hiervan wel sprake. Gemeente Waalre bestede de WMO aan samen met de gemeenten Heeze-Leende. De rekenkamer stelde bij de WMO en het leerlingenvervoer vast dat er grote verschillen tussen de manieren van aanbesteden optreden. Deze verschillen tussen de gehanteerde aanpakken hebben echter niets te maken met het feit dat er binnen BIZOB onvoldoende tussen de verschillende inkopers is gecommuniceerd. De verschillen zijn binnen BIZOB expliciet besproken. De verschillen hangen met name samen met de marktomstandigheden en met de wensen van de individuele gemeenten c.q. bestuurders.

3.

BIZOB heeft aangaande haar functioneren een enquête uitgezet bij bestuurders en MTleden van alle bij BIZOB aangesloten gemeenten. De rekenkamercommissie heeft dezelfde enquête (met een aantal aanvullende vragen) uitgezet bij medewerkers van gemeente Waalre. Hierbij is gebleken dat de medewerkers van Waalre iets kritischer aankijken tegen BIZOB dan de bestuurders en MT-leden. Dit neemt niet weg dat het beeld dat de medewerkers van Waalre van BIZOB hebben redelijk positief is.

4.

De rekenkamercommissie onderzocht of en in hoeverre de bij de oprichting van BIZOB geformuleerde doelen daadwerkelijk zijn behaald. Hierbij werd vastgesteld dat bij de volgende doelstellingen: • • • • • •

Versterking machtspositie Massa=kassa Gebruik maken van elkaars kennis Verlaging van de inkoopkosten Verbetering van het inkoopproces Continuiteit van de professionele inkoop de organisatie nog niet geheel overtuigd is of deze doelstellingen daadwerkelijk zijn gehaald. Communicatie vanuit de kant van BIZOB c.q. meer transparantie op deze punten is vereist.

5

5.

Aangaande de wijze van verslaglegging vanuit BIZOB kan worden opgemerkt dat deze aan de daaraan te stellen eisen voldoet. Kritische noten stelt de rekenkamercommissie bij de wijze waarop door BIZOB de inkoopresultaten in financiële zin worden gemeten.

6.

De thans gehanteerde werkwijze en het nieuwe (concept-) inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn door de rekenkamercommissie tegen het licht gehouden. Hierbij is komen vast te staan dat de volgende zaken in het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid (meer) aandacht behoeven: • • • • • • • • •

7.

het wettelijk kader maatschappelijke eisen aan leveranciers innovatief aanbesteden verbod op splitsen van opdrachten wanneer wel/niet dooronderhandelen wanneer nacalculatie wanneer de NMA ingeschakeld moet worden wanneer BIBOB advies gevraagd moet worden of en wanneer inschrijvingskosten worden vergoed. Voor wat betreft de manier van werken merkt de rekenkamercommissie op dat meer aandacht dient uit te gaan naar: • • • • •

Innovatief aanbesteden Total Cost of Ownership Inkoopsynergie Spendanalyses Contractenregistratie

Aanbevelingen De rekenkamercommissie rondt haar rapport af met een aantal aanbevelingen ten behoeve van: a. de raad b. het college van B&W c.q. de ambtelijke organisatie en c. BIZOB c.q. bij BIZOB aangesloten gemeenten: Het gaat dan in concreto over de volgende zaken: Ad a: Niveau Gemeenteraad • • • •

Bepaal de politieke relevantie van inkoop- en aanbesteding Inbreng van de raad bij beleidsbepaling c.q. kaderstelling Informatie over afwijkingen ten opzichte van de voorgeschreven procedures Informatievoorziening aan de raad in het algemeen over inkoop- en aanbesteding

6

Ad b: Niveau College/management • • • • • • • • • • •

Manier van de beoordeling van de aanbiedingen Nazorg van inkopen Wanneer BIZOB wel en wanneer BIZOB niet inschakelen? Duidelijkheid over budgetten/kredieten Verschillenanalyse tussen voorcalculatie en daadwerkelijke aanbesteding Berekenen behaalde financiële voordelen ook door gemeente zelf Dossiervorming Afwijkingen ten opzichte van de voorgeschreven procedures Innovatief aanbesteden Total cost of ownership Duurzaam inkopen

Ad c: Gemeenteoverstijgend/BIZOB-gebied • • • • • •

Dossiervoering BIZOB bij gezamenlijke inkooptrajecten Uitvoeren spendanalyses Contractregistratie Gebruik van gezamenlijke programma’s van eisen/meer gezamenlijk aanbesteden Flexibilisering inzet BIZOB Inzet BIZOB bij aantrekken subsidies

Reactie van het college Het college nam kennis van het onderzoeksrapport. Behoudens enkele details stemt men in met de inhoud van het rapport. Men ziet geen zaken in het rapport die aanleiding geven tot aanpassing van het vastgestelde inkoop en aanbestedingenbeleid. In algemene zin vraagt men zich af wat de toegevoegde waarde is van dit onderzoek. Het beantwoorden van deze vraag wordt volgens het college bemoeilijkt door de volgende zaken: • Het rapport is moeilijk leesbaar • Omvang van het rapport • De uitkomsten van het rapport voegen weinig toe aan eerdere bevindingen • Een heldere onderzoeksvraag en vooral wat we met het onderzoek willen bereiken ontbreekt c.q. komt onvoldoende uit de verf. Nawoord rekenkamercommissie In haar nawoord gaat de rekenkamercommissie nader in op de kritiekpunten van het college

7

Hoofdstuk 1: Inleiding 1.1.

Aanleiding

De rekenkamercommissie heeft eind 2009 een informatieronde gehouden bij de vijf rekenkamergemeenten. Doel van deze ronde was om bij de presidiums/seniorenconventen te sonderen aan welke onderzoeken in 2010 behoefte bestond. Gebleken is dat het onderwerp inkoop en aanbesteding in het algemeen en de rol van het Bureau Inkoop Zuid Oost Brabant (hierna “BIZOB”) daarin in het bijzonder, hoog op het wensenlijstje van de verschillende gemeenten bleek te staan. De rekenkamercommissie is tot de keuze van dit onderzoeksonderwerp gekomen door het hanteren van de selectiecriteria1, zoals deze zijn opgenomen in het reglement van orde van de rekenkamercommissie. Samengevat leverde dat het volgende beeld op: • • •

•

Er is sprake van een financieel belang, gezien de forse bedragen die met inkoop en aanbesteding zijn gemoeid. Het onderwerp is in eerste instantie door vier gemeenteraden2 genoemd. Daarbij zijn er onder andere opmerkingen geplaatst bij de realisatie van de oorspronkelijke doelstellingen van BIZOB. BIZOB is nu zes jaar actief en het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt thans geactualiseerd. Het is nu te bezien of de mogelijk tijdens het onderzoek aangetroffen tekortkomingen of omissies met betrekking tot beleid en werkwijze, inmiddels worden ondervangen in het nieuwe (concept-) beleid en bijbehorende werkafspraken en of er eventueel nog bijgestuurd moet worden. Door het inkoopproces van de vier gemeenten door te lichten en te vergelijken kan men van elkaar leren.

Na de start van het onderzoek, mei 2010, besloot ook de nieuwe raad van gemeente Best, aan te sluiten bij het onderzoek. Uiteindelijk namen alle gemeenten in het rekenkamergebied deel aan het onderzoek. 1.2.

BIZOB

In november 2003 hebben een aantal gemeenten3 in Zuid Oost Brabant een gezamenlijk inkoopbureau, BIZOB, opgericht. Uit de toelichting in de oprichtingsdocumentatie4 blijkt dat de deelnemers zich steeds meer bewust waren van de waarde van een goed uitgevoerde inkoopfunctie.

1

Deze criteria zijn: substantieel belang: financieel en maatschappelijk; risicoprofiel; beleidsrelevantie (bruikbaarheid/ toegevoegde waarde); spreiding/ evenwicht beleidssectoren; effectiviteit en efficiency; lengte beleidsperiode; leren voor de toekomst; bijsturingsmogelijkheden . 2 Nuenen c.a., Heeze-Leende, Waalre en Son & Breugel. 3 Asten, Bergeijk, Bladel, Deurne, Eersel, Oirschot, Reusel de Mierden, Someren, Son & Breugel en Waalre. 4 O.a Bedrijfsplan voor inkoopsamenwerking Zuid-Oost Brabant, Intentieverklaring, Regionale inkoopkansen, etc.

8

Om deze inkoopfunctie te professionaliseren heeft BIZOB in samenwerking met de deelnemende gemeenten in 2004 een inkoop- en aanbestedingsbeleid opgesteld waarin duidelijke afspraken zijn vastgelegd met betrekking tot taken, procedures en verantwoordelijkheden en strategische keuzes binnen het inkoopproces, rekening houdend met de Europese richtlijnen betreffende aanbestedingen. Nu, in 2010, heeft BIZOB een actualisatie uitgevoerd op het inkoop- en aanbestedingsbeleid (en procedures). Dit heeft tot gevolg gehad dat, in samenwerking met BIZOB, alle BIZOBgemeenten, met uitzondering van gemeente Best, een voor al deze gemeenten geldend inkoop- en aanbestedingsbeleid hebben opgesteld. Dit beleid is naar verwachting ten tijde van de publicatie van dit rapport door de vier rekenkamergemeenten (Heeze-Leende, Nuenen, Son & Breugel en Waalre) vastgesteld. Gemeente Best heeft een eigen beleid opgesteld dat ook ten tijde van publicatie van dit rapport door het college zal zijn vastgesteld. 1.3.

Probleemstelling

Doel van het onderzoek is te achterhalen of de inkopen en aanbestedingen rechtmatig, doelmatig en doeltreffend plaatsvinden en om vast te stellen of en in welke mate BIZOB aan deze doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid een positieve bijdrage levert. Het is de bedoeling van de rekenkamercommissie om met het rapport een bijdrage te leveren aan de optimalisering van (de uitvoering van) het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de vijf gemeenten. De centrale onderzoeksvraag luidt als volgt: Wordt het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid van de onderzochte gemeenten door de gemeenten en door BIZOB voldoende nageleefd, resulteert dit in een rechtmatige-, doelmatige- en doeltreffende inkoop en verantwoording hierover en worden de oorspronkelijke doelstellingen die ten grondslag lagen aan het oprichten van BIZOB gerealiseerd. De bovenstaande centrale onderzoeksvraag zal door middel van de volgende zes subvragen beantwoord worden: 1. Worden bij de door de gemeente zelfstandig begeleide inkopen en aanbestedingen de juiste procedures en werkwijzen gevolgd? 2. Worden bij de door BIZOB begeleide inkopen en aanbestedingen de juiste procedures en werkwijzen gevolgd? 3. Zijn de geselecteerde inkooptrajecten die gedurende het vooronderzoek zijn genoemd door participanten in het veld of door de raad, rechtmatig, doelmatig en doeltreffend uitgevoerd5? 4. In welke mate heeft de ondersteuning door de centrale inkoopfunctie bijgedragen aan het realiseren van de voordelen zoals genoemd bij de oprichting van BIZOB in 2003? 5. Voldoet de verantwoording over de (financiële) resultaten van BIZOB aan de daaraan te stellen eisen? 5

In de vijf gemeenten zijn de volgende inkopen genoemd: Best: geen, Heeze-Leende: leerlingenvervoer en ophalen huisvuil, Nuenen: onderhoud openbare verlichting, verkeersborden, Son & Breugel: leerlingenvervoer, Waalre: leerlingenvervoer.

9

6. Is het onlangs geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid van BIZOB zodanig, en zijn de (nieuwe) werkwijzen zodanig, dat daarmee de bij de beantwoording van de onderzoeksvragen 1 t/m 5 mogelijk geconstateerde tekortkomingen worden ondervangen? Bij de subvragen 1 tot en met 3 is vooral geconcentreerd op inkoopdossiers die gepaard gaan met substantiële bedragen. Bij de subvragen 1 en 2 speelt ook de verdeling over de verschillende afdelingen en over de verschillende soorten inkoop ook een rol. De subvragen worden hieronder verder gedetailleerd, waarbij tevens wordt ingegaan op de onderzoeksmethodiek. Ad 1. Worden bij de door de gemeente zelfstandig begeleide inkopen en aanbestedingen de juiste procedures en werkwijzen gevolgd? Deze vraag is zoveel mogelijk beantwoord door raadpleging van inkoopdossiers die zijn gevormd door medewerkers/afdelingshoofden/budgethouders zelf. In totaal zijn voor deze onderzoeksvraag zes recente dossiers geselecteerd. “Recent” wil zeggen, er is gestreefd naar dossiers waarvan het gehele inkoopproces, tot en met de evaluatie van de prestatie6, onlangs (in 2009 of 2010) is doorlopen. Centraal bij dit deel van het onderzoek staat de vraag of de inkopen, conform het aanbestedingbeleid, ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Aan de hand van een normenkader, toe te passen per afzonderlijk inkoopdossier, is deze vraag beantwoord. Ad 2. Worden bij de door BIZOB begeleide inkopen en aanbestedingen de juiste procedures en werkwijzen gevolgd? Deze vraag is zoveel mogelijk beantwoord door raadpleging van inkoopdossiers die zijn gevormd door de medewerkers van BIZOB. In totaal zijn voor deze onderzoeksvraag minimaal drie recente dossiers geselecteerd. “Recent” wil zeggen, er is gestreefd naar dossiers waarvan het gehele inkoopproces, tot en met de evaluatie van de prestatie, onlangs (in 2009 of 2010) is doorlopen. Centraal bij dit deel van het onderzoek staat de vraag of de inkopen, conform het aanbestedingbeleid zijn uitgevoerd. Aan de hand van een normenkader, toe te passen per afzonderlijk inkoopdossier, is deze vraag beantwoord. Ad 3. Zijn de geselecteerde inkooptrajecten die gedurende het vooronderzoek zijn genoemd door participanten in het veld of door de raad, rechtmatig, doelmatig en doeltreffend uitgevoerd? De Rekenkamercommissie heeft bij participanten in het veld en/of bij de Raad navraag gedaan bij welke inkopen en aanbestedingen men denkt leereffecten te kunnen behalen. Dit zijn per gemeente maximaal drie inkopen/aanbestedingen.

6

Onder prestatie wordt verstaan het inkoopproces vanaf het prille begin tot het ondertekenen van de opdracht.

10

Vergeleken met de onderzoekswerkzaamheden zoals genoemd onder ad 1 en ad 2, verschillen de onderzoekswerkzaamheden onder ad 3 in die zin dat hierbij de inkopen vanaf het prille begin (opstellen kostenbegroting/bestek) tot en met de definitieve afronding (meer/minderwerk, aftersales etc.) beoordeeld zijn. Bij de geselecteerde inkoopdossiers zijn, indien nodig, de met de inkoop betrokken functionarissen bevraagd en zijn alle op de inkoop betrekking hebbende documenten opgevraagd. De drie dossiers maken geen onderdeel uit van de in ad 1 en ad 2 geselecteerde dossiers. Ad 4. In welke mate heeft de ondersteuning door een centrale inkoopfunctie bijgedragen aan het realiseren van de voordelen zoals genoemd bij de oprichting van BIZOB in 2003? In dit deel van het onderzoek wordt ingegaan op de vraag welke doelstellingen ten grondslag lagen aan de samenwerking in BIZOB-verband en of deze doelstellingen gehaald zijn. De doelstellingen kunnen worden onderverdeeld in financiele doelstellingen (bijvoorbeeld het behalen van al dan niet concrete inkoopresultaten) enerzijds en operationele/strategische doelen (bijvoorbeeld het centraliseren van kennis) anderzijds. Het bedrijfsplan voor de inkoopsamenwerking Zuid Oost Brabant van 2003 vermeldt de volgende voordelen genoemd voor de samenwerking: • • • • • • • •

versterking van de (machts)positie van de gemeenten versus de leveranciers met een monopoly-/oligopoliekarakter massa = kassa, door de schaalvoordelen enkele gemeenten zijn te klein om een eigen inkoopfunctie in dienst te nemen aanbod van professionele inkoopfuncties is gering verlaging van de inkoopkosten gebruik maken van elkaars vak/materiaal kennis verbetering van het inkoopproces door vakkennis in professionele inkoopfuncties continuïteit van professionele inkoop binnen de organisatie (persoonsonafhankelijk)

Om te onderzoeken of deze voordelen daadwerkelijk zijn waargemaakt is gebruik gemaakt van: • • • •

de resultaten van de in 2010 uitgevoerde enquête door BIZOB; een enquête die de rekenkamercommissie zelf heeft uitgevoerd, uitgaande van de enquête van BIZOB. semi gestructureerde interviews7; documentatie, waaronder notulen en verslagen van (het bestuur van) BIZOB.

Ad 5. Voldoet de verantwoording over de (financiële) resultaten van BIZOB aan de daaraan te stellen eisen? De rekenkamercommissie heeft de (financiële) verantwoording van BIZOB beoordeeld op de kwaliteitsaspecten. Daarnaast is onderzocht op welke wijze de afzonderlijke gemeenten omgaan met de informatieverstrekking vanuit BIZOB. De beantwoording van deze onderzoeksvraag vindt vooral plaats door interviews en documentenonderzoek. 7

Vraaggesprek met behulp van vaste vragenlijst die zowel open als gesloten vragen bevat.

11

Ad 6. Is het onlangs geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid van BIZOB zodanig, en zijn de (nieuwe) werkwijzen zodanig, dat daarmee de bij de beantwoording van de onderzoeksvragen 1 t/m 5 mogelijk geconstateerde tekortkomingen worden ondervangen? Naar aanleiding van de bevindingen uit de bovenstaande subvragen is beoordeeld in welke mate het geactualiseerde inkoop en aanbestedingsbeleid van Best, en de bijbehorende werkwijze, voldoet aan de daaraan te stellen eisen. 1.4.

Vragen vanuit gemeente Son & Breugel

De onderzoeksopzet is door de rekenkamercommissie aan alle gemeenten voorgelegd met het verzoek om hierop, indien gewenst, te reageren. Gemeente Son & Breugel, bij monde van de commissie AZ, heeft van deze mogelijkheid gebruik gemaakt en heeft aan de rekenkamercommissie op 2 juni 2010 de volgende vragen voorgelegd: • • • •

“Bieden de programma’s van eisen voldoende kaders om tot het gewenste resultaat te komen? Wat zijn de mogelijkheden om lokale bedrijven bij de inkoop en aanbesteding te betrekken? Welk (financiële) voordeel halen wij uit de diensten van BIZOB? Voldoen de aanbestedingen aan de verwachtingen van burgers?

Het verzoek van de commissie is bovenstaande vragen in uw onderzoek mee te nemen”. Voor de reactie van de rekenkamercommissie op de brief van de commissie AZ wordt verwezen naar bijlage 1. Op 8 september 2010 is deze beantwoording in de commissie AZ van gemeente Son & Breugel nader toegelicht. Hierbij is aangegeven dat alle vragen die gemeente Son & Breugel heeft gesteld aangaande het onderzoek, ook door de rekenkamercommissie, bij al de vijf gemeenten, beantwoord worden, met dien verstande dat bij de vierde vraag niet de tevredenheid van de burger maar die van de gemeente onderzocht wordt. De beantwoording van de vragen van Son & Breugel treft u aan in de volgende paragrafen: paragraaf Vraag 1: Vraag 2: Vraag 3: Vraag 4:

5.2. 9.3. 8.2. 5.2.

12

1.5.

Reikwijdte onderzoek

De rekenkamercommissie voerde dit onderzoek uit bij de gemeenten Best, Heeze-Leende, Nuenen, Son & Breugel en Waalre. Daarnaast was er gedurende het onderzoek tevens interactie met BIZOB. Het onderzoek concentreert zich op inkopen uitgevoerd en/of afgerond in de jaren 2009 en 2010. Daarnaast is het nieuw opgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid (van gemeente Best) betrokken. In dit onderzoek zijn een zestal subvragen verwoord die gezamenlijk antwoord geven op de probleemstelling. Hierbij zijn een aantal zaken nadrukkelijk niet expliciet onderzocht, dit betreft: • • • • 1.6.

De interne organisatie van BIZOB De vraag hoe specifieke functionarissen van de gemeente of van BIZOB hebben gehandeld In welke mate de gemeenten financieel voordeel hebben bij gezamenlijke inkooptrajecten Een vergelijking met andere gemeenten dan de vijf genoemde “rekenkamergemeenten” Referentiemodellen, beoordelingscriteria, aanpak

De interne en externe (Europese/landelijke) wet-en regelgeving vormt de meetlat waartegen het gemeentelijk handelen is afgezet. Voor wat betreft het vraagstuk van de ondersteuning door de centrale inkoopfunctie vormen de oorspronkelijke doelstellingen die de gemeenten met BIZOB wensten te bereiken het uitgangspunt. Daarnaast zijn de overwegingen van het Bestuur van BIZOB met name op het gebied van (financiële) verantwoording over (inkoop-) resultaten en het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid betrokken bij het onderzoek. De Rekenkamercommissie heeft voor haar onderzoek vier normenkaders opgesteld. Dat wil zeggen, een normenkader voor: 1. de inkoopcases 2. doelstellingen van BIZOB 3. de (financiele) verantwoording 4. het beleid en de werkwijze Het onderzoek is een combinatie van documentenstudie, dossieranalyse (van inkoopdossiers), gesprekken en interviews in combinatie met enquêtes. Interviews zijn gehouden met medewerkers van BIZOB, afdelingshoofden, medewerkers die belast waren met inkoop en vertegenwoordigers van de gemeenten in het Algemeen Bestuur van BIZOB.

13

1.7.

Leeswijzer

In dit rapport komen de onderzoeksvragen in de volgende hoofdstukken aan bod: subvraag

Omschrijving

Hoofdstuk

1 t/m 3 4 5 6

inkoopcases doelstellingen van BIZOB verantwoording door BIZOB (nieuw) beleid (en werkwijze)

5 en 6 7 8 9

De hoofdstukken 2,3 en 4 zijn beschrijvend van aard. In hoofdstuk 2 wordt ingegaan op de organisatie en manier van werken van BIZOB. Tevens wordt in dit hoofdstuk ingegaan op de doelstellingen die aan het in het leven roepen van BIZOB ten grondslag lagen. In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op de wet- en regelgeving. Deze is medebepalend voor het normenkader dat gebruikt wordt voor de beantwoording van onderzoeksvragen 1, 2 en 3. In hoofdstuk 4 wordt stilgestaan bij de onderzoeken die in Waalre zelf (interne controle en accountantscontrole) en in het BIZOB-gebied (artikel 213a-onderzoeken en rekenkameronderzoeken) zijn uitgevoerd. In de volgende hoofdstukken wordt ingegaan op de onderzoeksbevindingen van de rekenkamercommissie. Hierbij wordt de werkelijkheid afgezet tegen het normenkader. In hoofdstuk 5 treft u de weerslag aan van de 12 door de rekenkamercommissie onderzochte cases. In hoofdstuk 6 wordt nader ingegaan op de vergelijking van een tweetal inkooptrajecten die bij alle vijf gemeenten zijn uitgevoerd. Hoofdstuk 7 gaat in op de vraag of de doelstellingen zoals geformuleerd bij het ontstaan van BIZOB daadwerkelijk zijn gerealiseerd. In hoofdstuk 8 wordt ingegaan op de manier waarop door BIZOB op schriftelijke wijze verslag wordt gedaan van haar werkzaamheden en wat de gemeente daarmee doet. Hoofdstuk 9 staat stil bij het nieuwe (concept-)beleid zoals door gemeente Waalre onlangs geformuleerd. Tevens wordt vastgesteld of de in dit rapport geconstateerde tekortkomingen aangaande beleid en werkwijze, door het nieuwe beleid worden ondervangen. Hoofdstuk 10, tot slot, bevat de conclusies die naar aanleiding van dit rapport zijn te trekken. Tevens bevat dit hoofdstuk alle aanbevelingen die op basis van deze conclusies kunnen worden gedaan. Dit rapport heeft 13 bijlagen

14

Hoofdstuk 2: BIZOB 2.1.

Inleiding

In dit hoofdstuk wordt allereerst ingegaan op een aantal richtinggevende visiedocumenten, opgesteld ten tijde van de oprichting van BIZOB en daarna. Het gaat hierbij om de volgende stukken: • • • •

Regionale inkoopkansen voor gemeenten in zuid-oost brabant dd. 25 september 2002 Bedrijfsplan voor inkoopsamenwerking zuid-oost brabant (ongedateerd) Expansievisie stichting BIZOB dd. 13 september 2004 Inkoop in goede handen dd. oktober 2008

Vervolgens wordt ingegaan op de organisatie van BIZOB en de werkwijze die door BIZOB bij de aangesloten gemeenten hanteert. Hierbij staat de rekenkamercommissie onder andere stil bij de overeenkomst die tussen BIZOB en gemeente Waalre is gesloten. Doel van dit hoofdstuk c.q. doel van de uiteenzetting van de hierboven genoemde vier documenten is om inzicht te geven in de manier van werken van BIZOB en in de doelstellingen die ten grondslag lagen c.q. liggen aan het gebruik van BIZOB als gemeenschappelijke inkooporganisatie. Aan deze doelstellingen wordt het normenkader ontleend dat in dit rapport wordt gebruikt bij de beantwoording van onderzoeksvraag 4: “In welke mate heeft de ondersteuning door een centrale inkoopfunctie bijgedragen aan het realiseren van de voordelen zoals genoemd bij de oprichting van BIZOB in 2003?” Op de beantwoording van deze vraag wordt in hoofdstuk 7 stilgestaan. Daarnaast kan op basis van de in dit hoofdstuk verkregen informatie het normenkader worden bepaald dat van toepassing is op de manier van verslaglegging door BIZOB. Op basis van dit normenkader wordt onderzoeksvraag 5 beantwoord: “Voldoet de verantwoording over de (financiële) resultaten van BIZOB aan de daaraan te stellen eisen?” Beantwoording van deze vraag vindt plaats in hoofdstuk 8. 2.2.

Visiedocumenten BIZOB

2.2.1. Regionale inkoopkansen voor gemeenten in zuid-oost Brabant dd. 25 september 2002 Op 25 september 2002 werd de notitie “Regionale inkoopkansen voor gemeenten in zuid-oost Brabant” uitgebracht8. Deze notitie was het resultaat van de gezamenlijke inspanningen van de projectgroep regionale inkoopsamenwerking in zuid-oost Brabant en M. Stuijts, inkoopbureau west Brabant, de latere directeur van BIZOB. In deze notitie komen onder andere de volgende zaken aan bod:

8

Regionale Inkoopkansen door Inkoopsamenwerking: Höppener, Bertens, Langen, Van den Boom en Stuijts, 2002.

15

Doelstellingen Doelstellingen verbonden aan de professionalisering van de inkoopfunctie: 1.

financieel doel

2.

kwalitatief doel

3.

procesmatig doel

betere prijzen/lagere kosten en betere condities lagere inkoopkosten kostenverlaging door vermijden of verminderen onnodige inkopen korte en beheerste levertijden doorbreken machtsposities leveranciers verbeterde specificaties inkoopvoorwaarden, beperking risico beheersing en transparantie processen betrouwbaarheid begrotingen / budgetten inkopen/aanbesteden conform eg-richtlijnen

Randvoorwaarden Deze doelstellingen kunnen optimaal bereikt worden als aan een tweetal randvoorwaarden wordt voldaan: • •

Het realiseren van een professionele inkoopfunctie in de eigen gemeentelijke organisatie Waar mogelijk en zinvol de inkoopwerkzaamheden en inkoopkrachten van gemeenten combineren door verregaande samenwerking.

Inkoopdiensten In de notitie worden een zevental inkoopdiensten onderscheiden waaraan gemeenten in meer of mindere mate behoefte hebben, te weten: gezamenlijke inkooptrajecten, mantelcontracten – contractbeheer, een gezamenlijk centraal inkoopinformatiepunt, Europese aanbestedingen, individuele inkooptrajecten, inkoopadvisering en coaching inkoopmedewerkers Als redenen voor het creëren van een inkoopsamenwerking worden gegeven: • • • • • • • •

continuïteit van professionele inkoop binnen de organisatie (persoonsonafhankelijk) inkoopexpertise is bij enkele gemeenten reeds beperkt aanwezig massa = kassa, door schaalvoordelen enkele gemeenten zijn te klein om eigen inkoopfuncties in dienst te nemen aanbod van professionele inkoopfuncties is gering gebruik maken van elkaars vak- en materiaalkennis verlaging van de inkoopkosten verbetering van het inkoopproces door vakkennis in professionele inkoopfuncties

Professioneel georganiseerde inkoop leidt tot besparingen over de hele breedte van het inkoopbudget van 5% of meer, zo valt te lezen. Daarnaast heeft het optimaal organiseren van de inkoopfunctie een neveneffect, namelijk effectievere inzet van personeel, planmatiger werken en een beter liquiditeitsbeheer. Deze voordelen zijn, aldus BIZOB, te meten door middel van onderstaande prestatieindicatoren:

16

1. 2. 3. 4. 5. 6.

het beïnvloedbaar inkoopvolume het aantal leveranciers het inkoopvolume per inwoner de gemiddelde inkoopwaarde per leverancier het aantal facturen de inkoopbesparing per inkooptraject geëvalueerd in een kwantitatieve en een kwalitatieve component.

Aangegeven wordt dat bovengenoemde prestatie-indicatoren 1 tot en met 5 jaarlijks worden gemeten via een inkoopscan (lees “spendanalyse). Op deze scans, de begroting van het komende jaar en de investeringsbegroting is het inkoopactieplan van de gemeente gebaseerd. Prestatieindicator 6 wordt per uitgevoerd inkoopproject gerapporteerd aan de betreffende gemeente. Voorwaarden voor regionale samenwerking Als voorwaarden voor een regionale samenwerking worden in de notitie genoemd: • • • • • • •

het samenwerkingsverband moet dicht tegen de afzonderlijke gemeentelijke organisaties aanstaan. er moet een regionaal inkoopbureau in het leven worden geroepen het regionaal inkoopbureau heeft een onafhankelijke status, zowel in de richting van de gemeentelijke organisaties als naar derden. de activiteiten voor de uitvoering van het regionaal inkoopbureau ontplooien zich het best in een dynamische structuur het actief opereren in de richting van de vaak met weerstand omgeven gemeentelijke organisaties welslagen vereist commitment van bestuur en management een project/matrix-organisatie, waarbij de inkoopfunctionarissen rapporteren aan het regionaal inkoopbureau en decentraal werkzaam zijn bij de deelnemende gemeenten.

Kosten Aangegeven wordt dat gemeenten alleen kunnen profiteren van de regionale inkoopregeling als zij zich hierbij aansluiten. Gemeenten die meer gebruik (kunnen) maken van de gezamenlijke regeling zullen ook meer van de kosten moeten dragen. Het regionale inkoopbureau heeft een eigen exploitatierekening. De activiteiten worden tegen kostprijs doorberekend aan de deelnemende gemeenten, op basis van afgenomen diensten. Als samenwerkingsconcept wordt gepresenteerd: • •

Bij deelname van een gemeente is die gemeente eenmalig een vast laag jaarbedrag verschuldigd, in grootte afhankelijk van bijvoorbeeld haar inwonersaantal. Dit bedrag wordt aangewend voor opstartkosten en weerstandsvermogen. Het decentraal (in de gemeentelijke organisatie) hebben van een inkoopprofessional wordt doorberekend op basis van een vooraf door de deelnemende gemeente aangegeven behoefte in dagdelen.

Alle voordelen en opbrengsten als gevolg van de inkoopwerkzaamheden9 via de regionale inkoop regeling komen direct ten gunste van de betreffende gemeenten. 9

Bedoeld worden de zogenaamde inkoop- en begrotingsresultaten (zie paragraaf 8.2.)

17

2.2.2. Bedrijfsplan voor inkoopsamenwerking zuid-oost brabant Nadat duidelijk was welke tien gemeenten zich zouden aansluiten bij de regionale inkoopsamenwerking, werd het bedrijfsplan opgesteld. Dit bedrijfsplan was nagenoeg een kopie van de notitie Regionale Inkoopkansen voor gemeenten in zuid-oost Brabant. Daarnaast bevatte het bedrijfsplan nieuwe elementen en gegevens, met name met betrekking tot het personeel en de winst- en verliesrekening. Winst & Verliesrekening regionale inkoopsamenwerking Alleen de kwantificeerbare inkoopvoordelen, welke invloed hebben op de begroting van de gemeente, dragen uiteindelijk zichtbaar bij aan de resultaten. Daarnaast kost inkoopprofessionalisering ook geld. Het kan gaan om de kosten voor de f.t.e’s, eventuele uitbreiding, inhuur van extern personeel of inhuur van ter zake kundige adviesbureaus. De resultaten en de kosten, die uiteraard direct van elkaar afhankelijk zijn, zijn weer te geven in een soort winst- en verliesrekening Regionale Inkoop Regeling: Jaar 2003 2004 2005

ink.participatie10 7% 35% 50%

gem.ink.voordeel 5% 5% 5%

voordeelbedrag

kosten

350.000 1.750.000 2.500.000

110.000 600.000 1.250.000

De jaren daarna worden niet genoemd. Van belang is te constateren dat BIZOB in 2005 ervan uit gaat dat het voordeelbedrag twee keer zo groot is als de kosten. Het is de vraag of in de jaren na 2005 het voordeelbedrag eveneens twee keer zo groot is als de kosten. Volgens BIZOB wordt de verhouding voordeelbedrag / kosten in de periode 2003 t/m 2005 namelijk elk jaar kleiner. 2.2.3. Expansievisie stichting BIZOB dd. 13 september 2004 Op 13 september 2004 wordt een notitie in het AB besproken waarin wordt ingegaan op een mogelijke uitbreiding van de samenwerking. Al vrij snel werd duidelijk dat Eindhoven en Helmond een eigen koers wilden varen. Dit gold eveneens voor de gemeente Best. De notitie was gericht op eventuele toetreding van de gemeenten Cranendonk, Geldrop-Mierlo, GemertBakel, Heeze-Leende, Nuenen, Valkenswaard en Veldhoven tot de samenwerking. Positieve effecten worden verwacht op de volgende oorspronkelijke doelen: • • • •

10

Massa = kassa Lagere inkoopkosten Inkoopmachtsblok wordt vergroot Meer vakkennis binnen de samenwerking

Gedeelte van het lokale gemeentelijke inkoopvolume waarbij professionele inkoop wordt ingezet

18

Voorts valt te lezen dat de oorspronkelijke inkoopsamenwerkingsorganisatie gebaseerd is op 15 tot 20 gemeenten van een maximale omvang van 50.000 inwoners. Bij uitbreiding met meerdere gemeenten zullen de variabele kosten proportioneel toenemen. De overheadkosten zullen marginaal toenemen, maar verdeeld worden onder een groter aantal gemeenten, wat uiteindelijk kan resulteren in een lager dagtarief. Er wordt aangegeven dat bij expansie het dagtarief zal verminderen met 5 tot 10%. 2.2.4. Inkoop in goede handen In oktober 2008 besluit het bestuur van BIZOB tot het opstellen van het visiedocument “Inkoop in goede handen” waarin bij een drietal onderwerpen wordt stilgestaan: Bestuurlijke visie De bestuurlijke visie wordt als volgt verwoord: “Wij staan voor de beste effectieve en efficiënte inkoopoplossingen en streven naar een “excellence” in samenwerking tussen BIZOB-gemeenten op het gebied van inkoop. Wij gaan voor optimale voordelen voor de BIZOB-gemeenten door professioneel en verantwoord bezig te zijn.” Missie Als missie wordt genoemd: “Het bieden (tegen lage kosten) van de beste toegevoegde waarde in inkoopoplossingen voor onze deelnemende gemeenten, door het ontwikkelen en implementeren van een ‘Best in class’ inkoopfunctie.” Voorts valt te lezen: “BIZOB draagt bij aan een continue verbetering van het inkoop-en aanbestedingsbeleid, van de implementatie van dit beleid binnen de aan BIZOB deelnemende gemeenten en aan de borging van inkoop binnen het werkproces.” Bedrijfsvoering Ten aanzien van de bedrijfsvoering wordt in algemeenheid gesteld: “De bedrijfsvoering moet zodanig ingericht zijn dat er zowel voor elk individuele medewerker als voor de deelnemende gemeenten een grote mate van efficiency, effectiviteit en duidelijkheid wordt bereikt. De ontwikkeling van BIZOB wordt positief beïnvloed door een faciliterende bedrijfsvoering.”

19

2.3.

Organisatie en werkwijze BIZOB

2.3.1

Deelnemers

Op 1 november 2002 ontvingen alle gemeentesecretarissen van de gemeenten in de regio zuid-oost Brabant een brief waarin zij werden verzocht kenbaar te maken of men wenste deel te nemen aan de regionale inkoopsamenwerking binnen de regio zuid-oost Brabant. Aangegeven wordt dat op basis van de deelnemers die de intentieverklaring hebben ondertekend er een bedrijfsplan opgesteld zal worden ter voorbereiding van de implementatie van de inkoopsamenwerking. Tien gemeenten ondertekenden deze intentieverklaring11. De gemeenten Best, Heeze-Leende en Nuenen zijn pas later met BIZOB de samenwerking aangegaan, te weten Heeze-Leende op 12 april 2005, Nuenen op 12 september 2005 en Best op 30 januari 2008. Thans nemen 18 gemeenten aan BIZOB deel12. 2.3.2. Organisatie BIZOB BIZOB is opgericht volgens het stichtingsmodel. Hiervoor is bewust gekozen omdat hierdoor onafhankelijk functioneren mogelijk is met bestuurlijke controle door de deelnemende gemeenten. BIZOB kent een eenhoofdige directie met daarboven een bestuur, het Algemeen Bestuur (AB). Elke deelnemende gemeente is in dit bestuur vertegenwoordigd met twee personen, meestal de gemeentesecretaris en een bestuurder. Het DB stuurt de directeur aan. Het AB vergadert normaliter twee maal per jaar. Voorts heeft de stichting een Dagelijks Bestuur (DB). Hierin worden de ontwikkelingen van inkoop en aanbestedingen op strategisch niveau gevolgd en worden de vergaderingen van het AB voorbereid. Het DB bestaat uit 5 personen (aangewezen uit het AB) en heeft een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en twee bestuursleden. Een overzicht van de samenstelling van het Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur is opgenomen als bijlage 2. Naast de directie heeft BIZOB momenteel 3 inkoopmanagers, 12 concerninkopers en 2 office medewerkers. De inkoopmanagers moeten worden gezien als de “senior-inkopers” Zij zijn belast met de begeleiding van de zwaardere inkooptrajecten, de coaching van de concerninkopers en met de communicatie met de gemeenten, voor zover dit de individuele inkooptrajecten overstijgt (bijvoorbeeld opstellen van het inkoopplan).

11

Asten, Bergeijk, Bladel, Deurne, Eersel, Oirschot, Reusel-de Mierden, Someren, Son & Breugel, Waalre

12

In de loop der tijd zijn ook de gemeenten Gemert-Bakel. Cranendonk, Geldrop-Mierlo, Laarbeek en Veldhoven nog toegetreden.

20

De concerninkopers werken zowel voor afzonderlijke gemeenten als aan gezamenlijke inkooptrajecten. Hiervoor is met elke gemeente een afnameovereenkomst afgesloten. Hierin is vastgelegd hoeveel dagdelen een concerninkoper per week voor een gemeente werkt. Het werk van een concerninkoper bestaat voornamelijk uit het initiëren en doorlopen van inkooptrajecten, het uitvoeren van inkooptrajecten (samen met de materiedeskundige), het inkoop- en aanbestedingsbeleid vormgeven en Europese aanbestedingen verzorgen. 2.3.3. Kosten gemoeid met BIZOB Kosten inkoper BIZOB versus kosten inkoper in eigen dienst De inzet van BIZOB-medewerkers (inkoopmanager of concerninkoper) kost, ongeacht het niveau van de medewerker, € 525 excl. btw per werkdag. Dit is € 65,50 per uur. De btw kan voor een groot deel teruggevorderd worden via het btw-compensatiefonds. De inschaling van een inkoper in dienst van de gemeente met een omvang van die van gemeente Waalre zou normaliter uitkomen op schaal 10. Gemeente Waalre kent één uurtarief voor alle medewerkers van de gemeente. Dit tarief bedraagt € 62 per uur13. Kosten samenwerking Met elke deelnemende gemeente wordt door BIZOB een samenwerkingsovereenkomst afgesloten. Hierin worden afspraken vastgelegd betreffende onder andere: • • • • • • • • •

samenwerking en dienstverlening duur van de overeenkomst en beëindiging verplichting van de gemeente verplichtingen van BIZOB uitvoering inkoopplan bijstelling van het inkoopplan verschuldigde vergoeding betaling vergoeding aansprakelijkheid

Elke deelnemende gemeente maakt voor deelname aan BIZOB de volgende kosten: • •

Deelnemersvergoeding: deze wordt aan het begin van elk kalenderjaar naar rato van het aantal af te nemen dagen op basis van de door het bestuur vast te stellen begroting vastgesteld. Eénmalig entreegeld: op de ingangsdatum van de overeenkomst is de gemeente eenmalig een entreegeld verschuldigd ter hoogte van € 0,7125 per inwoner (1-1-2005).

Voor de gemeente Waalre komt dit ongeveer neer op: • •

Deelnemersvergoeding: Eenmalig entreegeld:

€ 66.150,00 € 20.673,87 (0,7125 per inwoner)

BIZOB levert hiervoor jaarlijks 126 dagen inkoopconsultancy. Deze dagen worden door BIZOB weer onderverdeeld in uren voor inkooptrajecten en uren voor helpdeskuren.

13

Bron: afdeling financiën Waalre

21

Afname door de vijf gemeenten Als gekeken wordt naar het aantal dagen dat gemeente Waalre afneemt van BIZOB, in verhouding tot de andere vier onderzochte gemeenten, dan valt op dat Waalre gemiddeld scoort. De volgende tabel maakt een en ander duidelijk. gemeente Best

aantal inw. dagen p.jr. 29.017

dagen/1000 inw.

114

3,9

Volume14 onbekend

volume/dagen onbekend

Heeze-Leende

15.194

126

8,3

8.200.000

65.079

Nuenen

22.437

205

9,1

20.500.000

100.000

Son & Breugel

15.527

182

11,7

10.800.000

59.341

Waalre

16.543

130

7,9

13.200.000

101.538

totaal/gemiddeld

98.718

7,7

81.490

In de begroting 2011 van BIZOB worden de volgende dagen inzet BIZOB per week genoemd: Best Heeze-Leende Nuenen Son & Breugel Waalre

3 (126 dagen per jaar) 3 (idem) 5 (210 dagen per jaar) 4 (168 dagen per jaar) 3 (126 dagen per jaar)

De rekenkamercommissie onthoudt zich van het uitspreken van een waardeoordeel. Het is niet aan de rekenkamercommissie om te bepalen hoeveel dagen BIZOB-inzet per gemeente noodzakelijk/wenselijk is. 2.3.4. Overleg (algemene werkwijze) Maandelijks is er overleg tussen de inkoopmanager van BIZOB en de contactpersoon van de gemeente15 over zaken als voortgang en mogelijke acties16. Voorts heeft de inkoopmanager twee keer per jaar overleg met het Management team over het inkoopplan en de evaluaties. Extra overlegmomenten kunnen altijd ingepland worden. Op bestuurlijk niveau wordt er twee keer per jaar gesproken tussen de directie van BIZOB en het gemeentebestuur. Tijdens dit overleg worden alle aspecten van de samenwerking of inhoudelijke cases besproken. Deze overleggen worden geïnitieerd door BIZOB. Voorts komt de directie van BIZOB vier keer per jaar bijeen met het Dagelijks Bestuur van BIZOB en twee maal per jaar met het Algemeen Bestuur. Tijdens deze vergaderingen worden zaken betreffende BIZOB zelf besproken (bijvoorbeeld begrotingen, jaarstukken, strategische nota’s etc.) met de vertegenwoordiging van de gemeenten in het bestuur.

14

Het volume is ontleend aan de spendanalyses die door BIZOB bij de vijf gemeenten, m.u.v. Best, in 2006 zijn uitgevoerd. 15 Met deze contactpersoon vindt overleg plaats ten behoeve van het totstandkomen van het inkoopplan en over het afwerken van dit plan. 16 In Best ontbreekt een dergelijke contactpersoon.

22

Wanneer de contactpersoon inkoop aan de afdelingshoofden verzoekt tot het aanmelden van inkoopprojecten wordt tegelijkertijd door de inkoopmanager de aanwezige afdelingsplannen en (concept)begrotingen geanalyseerd. Aansluitend op de uitkomsten hiervan wordt een conceptinkoopwerkplan opgesteld wat vervolgens met de afdelingshoofden en contactpersoon inkoop wordt besproken, gecompleteerd en waar nodig aangepast of geactualiseerd. 2.4.

Normenkaders

Aan hetgeen hierboven is beschreven zijn de normenkaders ontleend die gehanteerd worden bij de onderzoeksvragen inzake het presteren van BIZOB en over wijze van verslaglegging door BIZOB. Deze normenkaders zijn opgenomen in bijlagen 3 en 4 bij dit rapport.

23

Hoofdstuk 3: Wet- en regelgeving, beleid en werkwijze 3.1.

Inleiding

In dit hoofdstuk wordt achtereenvolgens ingegaan op de Europese, landelijke en lokale weten regelgeving die moet worden nageleefd bij de uitvoering van inkopen en aanbestedingen. Doel van dit hoofdstuk is informatieverschaffing. Tevens is de in dit hoofdstuk opgenomen informatie (mede) uitgangspunt voor het normenkader dat is toegepast bij de casestudies zoals opgenomen in hoofdstuk 5. In dit hoofdstuk komt het beleid aan de orde dat van toepassing was op de periode waarin de cases zich “afspeelden”.Het nieuwe (concept-)beleid komt aan de orde in hoofdstuk 9 3.2.

Wetgeving

Gemeenten moeten bij de inkoop voldoen aan wettelijke voorschriften. Deze zijn vastgelegd in de Europese richtlijn voor inkoop (nr. 2004/18/EG van het Europees Parlement en de Raad) en in nationale wetgeving. De voor inkoop en de uitvoering daarvan relevante wetgeving wordt hieronder op hoofdlijnen weergegeven. 3.2.1. Europese wetgeving De overheid in het algemeen is een grote afnemer van werken, goederen en diensten. Er zijn speciale procedures voor het kiezen van organisaties die opdrachten uit mogen uitvoeren, de zogenaamde aanbestedingsprocedures. Voor een deel zijn de aanbestedingsprocedures verplicht op basis van Europese wetgeving. Het doel van de Europese regelgeving is het openstellen van de markten van overheidsopdrachten voor alle organisaties gevestigd in de Europese Unie, ongeacht hun nationaliteit. Om te kunnen bepalen op welke wijze aanbesteed moet worden, moet allereerst de aanbestedingsvorm worden bepaald. Opdrachten worden in drie hoofdcategorieën ingedeeld namelijk leveringen, diensten en werken. Onder leveringen verstaat de richtlijn: contracten voor de aankoop, het leasen, huren of in huurkoop nemen van producten. Onder diensten worden verstaan alle overeenkomsten op het gebied van dienstverlening die niet beschouwd kunnen worden als opdrachten voor leveringen of werken. Onder werken vallen alle overeenkomsten op het gebied van de bouwnijverheid, zoals gebouwen, bruggen, wegen en tunnels. Nadat de aanbestedingsvorm is vastgesteld dient vervolgens naar de totale (geraamde) waarde te worden gekeken. Aan de hand van de kostenraming die getoetst wordt aan de vastgestelde drempelbedragen17, kan worden vastgesteld welke aanbestedingsprocedure van toepassing is. Bij het bepalen van de opdracht, dient de volledige omvang van de behoeftestelling van de aanbestedende dienst (gemeente) als uitgangspunt te worden genomen. Dit betekent dat de opdracht niet in onderdelen mag worden opgesplitst en niet in de tijd beperkt mag worden.

17

Deze drempelbedragen wijzigen regelmatig.

24

Wanneer de opdracht Europees aanbesteed moet worden, wordt de opdracht gemeld bij de Europese Gemeenschap, die voor publicatie zorgt. Europees aanbesteden kan via een openbare procedure, een niet-openbare procedure en volgens een procedure van gunning via onderhandelingen. In de openbare procedure vinden selectie en gunning in één stap plaats. In de niet-openbare procedure vinden selectie en gunning in twee afzonderlijke stappen plaats. In de eerste stap kunnen alle belanghebbenden zich aanmelden voor de voorselectie, waarbij wordt beoordeeld welke gegadigden geschikt zijn. Vervolgens worden de gegadigden die door de voorselectie zijn gekomen uitgenodigd om in te schrijven. De procedure van gunning via onderhandeling mag slechts plaatsvinden in bepaalde expliciet in de richtlijnen omschreven uitzonderingsgevallen. Wanneer wordt gekozen voor een niet-openbare procedure zullen vooraf heldere selectie- en gunningcriteria moeten worden opgesteld. Gunning kan plaatsvinden op basis van het criterium 'laagste prijs' of 'economisch voordeligste aanbieding'. De gunning van de opdracht dient gepubliceerd te worden in het Supplement op het Publicatieblad van de EG. Van de preselectie en de gunning dient een proces-verbaal te worden opgemaakt. Daarin moet onder meer de motivering van de gunning vermeld zijn. 3.2.2. Wetgeving per 1 december 2005: Besluit Bao als uitwerking van de Europese Richtlijn 2004/18/EG Op 6 september 2005 heeft de Nederlandse regering het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) gepubliceerd. Dit besluit is een uitwerking van de Europese Richtlijn 2004/18/EG en bevat regels voor het verstrekken van opdrachten door overheden. Dit besluit is daarom ook van invloed op de gemeenten. 3.2.3. Burgerlijk wetboek In Nederland zijn in het burgerlijk wetboek bepalingen opgenomen om de samenleving in al zijn verschijningsvormen te reguleren. Zo zijn in Boek 7 “bijzondere overeenkomsten” bepalingen opgenomen ten aanzien van koop en ruil. 3.2.4. Archiefwet De archiefwet 1995 biedt een formeel kader voor zorg en beheer van archiefbescheiden van overheidsorganen. Gemeenten vallen ook onder de reikwijdte van deze wet, te weten hoofdstuk 5: archiefbescheiden van gemeenten. Voor de inkoop betekent dit dat de documenten die gebruikt zijn bij de uitvoering van de inkoop volgens de richtlijnen van deze wet bewaard dienen te blijven. 3.2.5. Gemeentewet De gemeentewet is vanwege het in werking treden van de Wet dualisering gemeentebestuur aangepast. In de gemeentewet gaat titel IV over de financien van de gemeente. Daarbinnen zijn voor de inkoop met name de hoofdstukken XIII (begroting en jaarrekening) en XIV (de administratie en de controle: artikelen 212 en 213) en de op grond daarvan vast te stellen verordeningen van belang.

25

3.2.6. Wet BIBOB (integriteitbevordering leveranciers) BIBOB staat voor Bevordering Integriteit Beoordelingen Openbaar Bestuur en beoogt te voorkomen dat onder meer door aanbesteding van een overheidsopdracht, de overheid onbedoeld criminele activiteiten faciliteert. De wet BIBOB is in werking getreden per 1 juni 2003 en is onder andere van toepassing voor overheidsopdrachten binnen de sectoren milieu, informatie- en communicatietechnologie en bouw. Met betrekking tot deze sectoren kan het bureau BIBOB, een onderdeel van het ministerie van Justitie, een gemeente adviseren over de aanwezigheid van feiten en omstandigheden die aanleiding zouden kunnen vormen de overheidsopdracht niet te gunnen aan een specifieke leverancier. 3.3.

Lokale regelgeving

3.3.1. Integriteitbeleid In de gedragscode bestuurlijke integriteit is aangaande aanbestedingen het volgende bepaald: Art. 2.4 Een bestuurder die familie- of vriendschapsbetrekkingen of anderszins persoonlijke betrekkingen heeft met een aanbieder van diensten aan de gemeente, onthoudt zich van deelname aan de besluitvorming over de betreffende opdracht. Art. 2.5. Een bestuurder neemt van een aanbieder van diensten aan de gemeente geen faciliteiten of diensten aan die zijn onafhankelijke positie ten opzichte van de aanbieder kunnen beïnvloeden. Voor zover de rekenkamercommissie bekend is er in Waalre géén sprake van een gedragscode voor ambtelijk medewerkers. 3.3.2. Artikel 212-verordening Bij veel gemeenten is in deze verordening geregeld dat het college zorg moet dragen voor en vastleggen (in een besluit) van interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie. In de 212-verordening van gemeente Waalre, vastgesteld op 16 december 2008 is een dergelijke bepaling niet opgenomen. Dit houdt in dat het opstellen van het besluiten over een inkoop- en aanbestedingsbeleid in Waalre niet formeel is geregeld. 3.3.3. Vigerend inkoop- en aanbestedingsbeleid18 In het document inkoop- en aanbestedingsprocedure wordt als doelstelling van de inkoop- en aanbestedingsprocedure gegeven het juridisch en inkooptechnisch verantwoord verwerven van noodzakelijke en kwalitatief gewenste producten, diensten en werken tegen lage integrale kosten op langere termijn. Daarbij wordt aangegeven dat samen gestreefd wordt naar een optimale prijs-kwaliteit verhouding. 18

Het college van de gemeente Waalre heeft medio 2010 besloten het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2010-2014 met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2010 vast te stellen. Het in deze paragraaf genoemde beleid was vigerend tot en met 31-12-2009 (onderzoeksperiode/casestudy)

26

Inkoopproces Het proces van het verwerven van goederen, het uit laten voeren van diensten en werken kan worden opgedeeld in 6 fasen, te weten: 1. 2. 3. 4. 5.

Specificeren (vaststellen specifieke inkoopbehoefte); Selecteren (van meest geschikte partij); Contracteren (sluiten overeenkomst); Bestellen (plaatsing bestelling); Bewaken (bewaken en bijsturen levertijd, kwaliteit, hoeveelheid, orderafhandeling en factuurverwerking); 6. Nazorg (evt. claims meer/minder werk en archivering). Gesteld wordt dat door professionalisering vooral financieel en kwalitatief voordeel te behalen is in de fasen 1,2 en 3: de tactische inkoopactiviteiten. Voor wat betreft de fasen 4,5 en 6 (operationale activiteiten) wordt zeker toegevoegde waarde verwacht uit professionalisering doch in eerste instantie minder groot. Om hierboven vermelde reden focust de inkoop-en aanbestedingsprocedure zich alleen op de tactische inkoopactiviteiten. Inkoopstrategie Aangegeven wordt dat de beste inkoopstrategie bepaald wordt door een combinatie van de geschatte waarde van de opdracht enerzijds en het inkooprisico (de vrijheid van de gemeente om te kiezen uit alternatieve aanbieders) anderzijds. De volgende vier combinaties zijn te onderscheiden: 1. Hefboom producten: producten, diensten en werken kunnen door veel verschillende aanbieders geleverd worden. De inkoopstrategie is gericht op maximale concurrentie. Voorbeelden: bedrijfswagens, aannemerij, aanleg sportvelden) 2. Routine producten: Veel potentiële aanbieders en relatief lage inkoopwaarden. De toegevoegde waarde van concurrentie is gering. De strategie dient gericht te zijn op vermindering van administratieve rompslomp: standaardisatie, beperking aantal leveranciers, uitbesteden van administratieve en logistieke processen, bundelden in raamovereenkomsten. Werken in (meerjarige) raamovereenkomsten verhoogt de in te kopen waarde (massa=kassa) en verlaagt de totale inkoopinspanning. 3. Strategische producten: producten, diensten en werken zijn van grote waarde voor de gemeente terwijl er maar een of zeer weinig aanbieders zijn. Door grote belang moet de inkoopstrategie gericht zijn op het ontwikkelen van alternatieve producten of leveranciers (verlaging risico). Kan dit niet dan streven naar langdurige en intensieve samenwerking 4. Knelpunt producten: Categorie van geringe waarde, waarbij de gemeente toch een groot risico loopt bij niet of onjuiste uitvoering van de opdracht. Toegevoegde waarde van concurrentie is gering. Strategie dient gericht te zijn op het ontwikkelen van alternatieven, veiligstellen van toelevering, creëren voorkeurspositie bij betrokken leveranciers/dienstverleners/ aannemers, maatregelen tot vermindering inkooprisico. Gesteld wordt dat bij hefboomproducten inkooptechnisch het meeste geld te besparen is door professioneel in te kopen. Voorts ligt hier de inkoopmacht bij de gemeente. Het grootse deel van de gemeentelijke inkopen valt in dit segment. Hieronder zijn de combinaties weergegeven in een stelsel van vier kwadranten (Portfoliomodel Kraljic).

27

Hoog Hefboom

Strategisch

Routine

Knelpunt

inkoop waarde Laag Laag

inkooprisico

Hoog

Ethische en economische beleidsuitgangspunten Ethische en economisch beleidsuitgangspunten leggen een relatie tussen de normen en waarden die de gemeente wil uitdragen en de economische uitgangspunten enerzijds en het inkoop- en aanbestedingsbeleid anderzijds. Voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn een aantal specifieke beleidsuitgangspunten van belang: • • • •

•

Nastreven van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie. Hier wordt direct verwezen naar het integriteitbeleid van de gemeente Son & Breugel. Functiescheiding is hier van groot belang. Naleven van wet- en regelgeving. Dit is geen keuze maar een verplichting. Als voorbeeld worden de Europese aanbestedingsrichtlijnen genoemd. Ethische eisen aan de leveranciers. Aan leveranciers worden eisen gesteld op gebieden als onder andere: arbeidsvoorwaarden, milieuaspecten en duurzaamheid. Balans in beoordeling van prijs en kwaliteit. Als gunningcriteria kunnen worden gekozen: de laagste prijs (aanbiedingsprijs is bepalend) of de economische meest voordelige inschrijving (naast de prijs zijn andere criteria belangrijk zoals kwaliteit, risico, levertijd, betrouwbaarheid, etc.) Regionale of locale aanbieders. Er bestaat geen voorkeursbeleid voor het inkopen bij regionale of locale aanbieders.

Leveringen Procedure Onder levering wordt verstaan: “een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel voor aankoop, leasing, huur of huurkoop van een product.” De te kiezen inkoopprocedure wordt bepaald door onderstaand overzicht: Leveringen Cat Raming (excl. BTW) 1.000-2.500 A 2.500-5.000 B 5.000-15.000 C 15.000-50.000 D 50.000-249.681 E > 249.681 F

Hefboom producten concurrentie

Routine producten Efficiency

Strategische producten Samenwerking

1 offerte 2 offertes 3 offertes 4 offertes 5 offertes Openbare of Niet-openbare Europese Procedure

Knelpunt producten Zekerstellen 1 offerte x2 1 offerte x2 1 offerte x2

2 offertes x1 2 offertes x1

28

Bij meerjarige overeenkomsten of overeenkomsten voor onbepaalde tijd is de totale waarde van de opdracht bepalend voor de aanbestedingsprocedure, met een maximum waarde gelijk aan een overeenkomst van 48 maanden (4 jaar). Opgemerkt wordt dat de Europese grensbedragen voortdurend wijzigen. In 2010 bedragen deze voor leveringen en diensten € 193.000 en voor werken € 4.845.000. Specificatie product Alle eisen en wensen waaraan het product moet voldoen wordt beschreven. De specificatie dient objectief en zo veel mogelijk functioneel (functies die product voor de gebruiker moet vervullen) te zijn opgesteld. Selectie leverancier Gestart wordt met een marktoriëntatie uiteindelijk uitmondend in een shortlist van mogelijke interessante leveranciers. De selectie vindt plaats door het schriftelijk aanvragen van offertes bij het benodigde aantal meest interessante leveranciers uit de shortlist. Een offerteaanvraag bevat: • • • • •

Specificatie; Selectiecriteria Gunningcriteria op hoofdlijnen met de onderlinge weegfactoren; Verwijzing naar de algemeen inkoopvoorwaarden; Opgave van de te volgen inkoopprocedure, incl. termijnen.

Gestelde vragen door potentiële leveranciers worden in een ‘Nota van inlichtingen’ beantwoord. Alle in behandeling genomen offertes worden volledig, gelijkwaardig, zuiver, transparant en reproduceerbaar geanalyseerd en beoordeeld op basis van alleen de eisen en wensen in offerteaanvraag. De beoordeling wordt in een matrixvorm afgezet tegen alle specifiek opgestelde gunningcriteria. Hieruit blijkt welke aanbieding het beste scoort, deze heeft de eerste voorkeur voor gunning van de opdracht. Diensten Procedure Onder diensten wordt verstaan: “een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel voor het verrichten van diensten.” De te kiezen inkoopprocedure wordt bepaald door onderstaand overzicht:

29

Diensten Cat Raming (excl. BTW) 1.000-2.500 A 2.500-5.000 B 5.000-15.000 C 15.000-50.000 D 50.000-249.681 E > 249.681 F

Hefboom producten concurrentie

Routine producten Efficiency

Strategische producten Samenwerking

1 offerte 2 offertes 3 offertes 4 offertes 5 offertes Openbare of Niet-openbare Europese Procedure

Knelpunt producten Zekerstellen 1 offerte x2 1 offerte x2 1 offerte x2

2 offertes19 2 offertes20 Openbare of Niet-openbare Europese Procedure

De te volgen procedure is nagenoeg overeenkomstig met de procedure leveringen. Het is bij de inkoop van diensten soms moeilijk dan wel onmogelijk vooraf de omvang/hoeveelheid vast te stellen. Getracht zal dan moeten worden om te komen tot het afsluiten van raamovereenkomsten. Alle gewenste elementen van de raamovereenkomst worden zoveel mogelijk in een programma van eisen vastgelegd. Specificatie diensten Alle eisen en wensen waaraan de dienstverlening moet voldoen wordt beschreven. De specificatie dient objectief en zo veel mogelijk functioneel (functies die product voor de gebruiker moet vervullen) te zijn opgesteld. Niet de inspanning maar het eindresultaat van de dienstverlening wordt beschreven. Er wordt gestreefd naar het afsluiten van een resultaatovereenkomst, geen urenovereenkomst. Voor diensten van categorie A, B, C is minimaal een volledige productbeschrijving noodzakelijk voor het aanvragen van de offerte. Voor diensten van categorie D. E en F is een functioneel opgesteld programma van eisen noodzakelijk. Selectie leverancier Ook hier weer grote overeenkomst met de procedure leveringen. Zo worden alle in behandeling genomen offertes volledig, gelijkwaardig, zuiver, transparant en reproduceerbaar geanalyseerd en beoordeeld op basis van alleen de eisen en wensen in offerteaanvraag. De beoordeling wordt in een matrixvorm afgezet tegen alle specifiek opgestelde gunningcriteria. Hieruit blijkt welke aanbieding het beste scoort, deze heeft de eerste voorkeur voor gunning van de opdracht. Werken Procedure Onder `werken` wordt verstaan: “het realiseren van producten van bouw-dan wel wegenbouwkundige werken, die ertoe bestemd zijn een economische of technische functie te vervullen. Het handelt derhalve om de aanleg, het groot onderhoud en het wijzigen van civiel, groen-, cultuurtechnische en (wegen)bouwkundige voorzieningen in de openbare ruimte. De te kiezen inkoopprocedure wordt bepaald door onderstaand overzicht: 19 20

Indien mogelijk Meer indien mogelijk

30

Diensten Cat Raming (excl. BTW) 5.000-10.000 A 10.000-25.000 B 25.000-100.000 C 100.000D 150.000 150.000E 6.242.028 > 6.242.028 F

Hefboom producten concurrentie

Routine producten Efficiency

Strategische producten Samenwerking

enkelvoudig 3 inschrijvers 4 inschrijvers

Knelpunt producten Zekerstellen enkelvoudig x2 enkelvoudig x2 enkelvoudig x2

6 inschrijvers

2 inschrijvers21

openbaar

2 inschrijvers221

Openbare of Niet-openbare Europese Procedure

Openbare of Niet-openbare Europese Procedure

De raming dient vakkundig en op realistische en actuele gronden bepaald te worden. Bij meerjarige overeenkomsten of overeenkomsten voor onbepaalde tijd is de totale waarde van de raming bepalend voor de aanbestedingsprocedure, met een maximum waarde gelijk aan een overeenkomst van 48 maanden (4 jaar). Het is niet toegestaan een project in delen te knippen of de raming aan te passen om een afwijkende categorie van aanbestedingen toe te passen. Voor de inkoopprocedure volgens de Europese Richtlijnen voor overheidsopdrachten wordt verwezen naar de BAO en de betreffende publicaties van het Ministerie van Economische Zaken. Aanbestedingsvormen voor geïntegreerde samenwerking, zoals het bouwteam en de innovatieve vormen Design & Construct en Turnkey kunnen toegepast worden voor categorie E en F. Door ontwerp, realisatie en eventueel ook latere fasen, zoals onderhoud en exploitatie, integraal aan te besteden, wordt aan de marktpartijen meer ruimte gegeven, waardoor zij in staat kunnen zijn een interessante aanbieding op te stellen. Hierdoor kan het uiteindelijk risico voor de gemeente worden verminderd, de kwaliteit worden verhoogd en de integrale kosten worden verlaagd. Innovatieve aanbestedingsvormen worden vooral toegepast om de risico’s daar neer te leggen waar ze best kunnen worden beheerst. Specificatie werken Een specificatie, bij werken bestek genaamd, wordt voor de categorieën A t-m D (vaak ook E) opgesteld in de vorm van een technisch gedetailleerd bestek: het standaardbestek. De opdrachtgever bepaalt nauwkeurig in detail gespecificeerd wat gerealiseerd moet worden, zodanig dat de te selecteren aannemer het werk alleen hoeft uit te voeren. in het bestek dient de hoogte van het gewenste kwaliteitsniveau te worden vastgelegd. De te selecteren aannemer dient hieraan te voldoen en wordt hierop gecontroleerd. Het functionele bestek (programma van eisen) wordt bij werken toegepast bij de categorie F en, of in combinatie met, een innovatieve aanbestedingsvorm.

21 22

Indien mogelijk Meer indien mogelijk

31

Voor werken van beperkte omvang (A en B) kan volstaan worden met een werkomschrijving. Voor de categorie C t/m F dient bij civiel-en cultuurtechnische werken een standaardbestek volgens de RAW-systematiek en bij bouwwerken volgens de STABU-systematiek te worden opgesteld. Een goed doordachte specificatie is een absoluut vereiste voor een succesvol aanbestedingstraject. Selectie aannemer De aannemer die voor de meest gunstige integrale condities kan voldoen aan het opgestelde bestek, heeft de voorkeur voor gunning van de opdracht. Gestart wordt met een marktoriëntatie uiteindelijk uitmondend in een shortlist van mogelijke interessante aannemers. Dit is altijd maatwerk per project. Het bevat aannemers waarvan verwacht kan worden dat zij een interessante aanbieding zouden kunnen doen. Een shortlist is gevarieerd, uitdagend en kwalitatief voldoende. Bij openbare aanbesteding is geen sprake van een shortlist. De selectie vindt, met uitzondering van enkelvoudige aanbestedingen, plaats volgens de voorschriften van het Uniform Aanbestedingsreglement, versie 2001 (UAR 2001). De vragen en antwoorden via ‘de Nota van inlichtingen’ dienen in principe geheel schriftelijk plaats te vinden. Enkelvoudige aanbestedingen vinden plaats conform de selectiemethode bij leveringen. Bij het traditioneel aanbesteden liggen de kwalitatieve aspecten van het uit te voeren werk verankerd in het bestek en is de prijs de voornaamste of de enige gunningfactor. Bij innovatieve aanbestedingsvormen echter vormen kwalitatieve aspecten een zeer belangrijke rol bij de gunningfactoren. Alle in behandeling genomen geldige aanbiedingen worden volledig, gelijkwaardig, zuiver, transparant en reproduceerbaar geanalyseerd en beoordeeld, op basis van alleen de eisen en wensen in offerteaanvraag. De beoordeling wordt in matrixvorm afgezet tegen alle specifiek opgestelde gunningcriteria. Hieruit blijkt welke aanbieding het beste scoort. Voor aanbestedingen waarbij de ARW niet van toepassing wordt verklaard, zoals bij enkelvoudige aanbestedingen is onderhandelingen na inschrijving over het algemeen nuttig en noodzakelijk. Onderhandelingen in de ARW procedure zijn alleen toegestaan en noodzakelijk indien de waarde van de laagste inschrijving hoger is dan de begroting. Bij een Europese procedure zijn onderhandelingen over het algemeen niet toegestaan. 3.4.

Procesbeschrijvingen, afgesproken procedures en bevoegdheden

Organisatiebesluit gemeente Waalre Het organisatiebesluit stamt van 11 augustus 2009. In dit besluit wordt onder “budgethouder” het volgende verstaan: Een afdelingshoofd van de gemeente aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van een budgetten of investeringskredieten en aan wie het mandaat is toegekend bestedingen te verrichten te laste van de aan hem toegekende budgetten en investeringskredieten.

32

Artikel 22 van het besluit regelt de budgettoedeling en begrotingsuitvoering: Art. 22/1

Art. 22/2

Op basis van de door de raad vastgestelde begroting en het investeringsplan stelt het college de productenraming en de investeringskredieten vast. Het college wijst de producten met bijbehorende budgetten en investeringskredieten toe aan de afdelingen het afdelingshoofd wijst per product één productverantwoordelijke medewerker aan.

Artikel 23 van het besluit regelt de budgetbevoegdheden en budgetplichten: Art. 23/3

Art. 23/4

Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan indien de productverantwoordelijke heeft geconstateerd dat er een toereikend budget of investeringskrediet beschikbaar is voor de uitvoering van de taakstelling in het afdelingswerkplan. De budgethouder is uiteindelijk verantwoordelijk. De inkoop van diensten, goederen e de aanbesteding van werken door de budgethouder, vindt plaats binnen de kaders van het afdelingswerkplan van zijn afdeling, het verleende mandaat en het inkoopreglement van de gemeente.

Besluit mandaten, volmachten en machtigingen 2009 Alle afdelingen zijn, overeenkomstig het besluit mandaat, volmachten en machtiging bevoegd om inkopen en aanbestedingen te doen. Hierover is het volgende geregeld: 1.

Besluiten tot het aangaan en ondertekenen van overeenkomsten dan wel het verstrekken of gunnen van opdrachten voor werken, leveringen en diensten tot een bedrag van € 50.000 conform de vastgestelde inkoop- en aanbestedingsprocedure. Mandaat/volmacht/machtiging: leidinggevende van de afdeling Ondergemandateerde: productverantwoordelijke/projectleider

2.

Besluiten tot het aangaan en ondertekenen van overeenkomsten dan wel het verstrekken of gunnen van opdrachten voor werken, leveringen en diensten boven een bedrag van € 50.000 conform de vastgestelde inkoop- en aanbestedingsprocedure. Mandaat/volmacht/machtiging: leidinggevende van de afdeling

3.

Tekenen van proces-verbaal van aanbesteding Mandaat/volmacht/machtiging: leidinggevende afdeling Ondermandaat: productverantwoordelijke, projectleider, de directievoerder, de medewerker van BIZOB of een door bovengenoemde personen aangewezen medewerker van de gemeente Waalre.

33

3.5.

Normenkader casestudies

In hoofdstukken 5 en 6 komen de casestudies aan de orde. Bij deze studies is het doelmatig, doeltreffend en rechtmatig handelen onder de loep genomen. Voor wat betreft het aspect rechtmatigheid is vastgesteld of de inkopen en aanbestedingen plaatsvonden overeenkomstig de boven beschreven wetgeving en overeenkomstig het inkoopbeleid. Nadrukkelijk wordt opgemerkt dat op het aspect rechtmatigheid niet de nadruk heeft gelegen. De casestudies waren bedoeld om in een zo breed mogelijk opzicht een beeld te vormen van de wijze waarop de inkopen en aanbestedingen in gemeente Waalre plaatsvinden. Voor een uitvoerige uiteenzetting van het normen kader wordt verwezen naar bijlage 5 bij dit rapport.

34

Hoofdstuk 4: Overige onderzoeken 4.1.

Inleiding

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op (mogelijk) uitgevoerde onderzoeken binnen gemeente Waalre. Het betreft hier met name interne controles en de accountantscontrole. Tevens wordt stilgestaan bij de andere onderzoeken die uitgevoerd werden bij gemeenten waar BIZOB actief is en die zijn behandeld in het Bestuur van BIZOB.. 4.2

Onderzoeken binnen gemeente Waalre

4.2.1. Interne controles Over de inkopen gedurende het jaar 2008 heeft verbijzonderde interne controle plaatsgevonden door het controlteam De bevindingen naar aanleiding van deze controle luiden als volgt: 1.

2.

3.

4.

de inkoopprocedure tot aan de ontvangst van de factuur niet vastgelegd in een specifieke procesbeschrijving. Enige houvast biedt de beschrijving van de inkoopen aanbestedingsprocedure. Voor een aantal inkopen en aanbestedingen worden onvolledige stukken bewaard. Van 8 facturen is de documentatie onvolledig (geen schriftelijke opdracht/geen offerte) waardoor niet vastgesteld kan worden of er voldaan wordt aan de inkoopen aanbestedingsprocedure bij 6 van de 30 geselecteerde factuurnummers is geconstateerd dat er afgeweken wordt van de inkoop- en aanbestedingsprocedure. Door de medewerker zijn niet alle documenten van inkoop- en aanbestedingen (o.a. offerte, opdracht) aangeleverd. Hierdoor is afgeweken van de inkoop- en aanbestedingsprocedure van een aantal bedrijven zijn diensten ingekocht waarvan het totaalbedrag van de betaalde facturen op jaarbasis boven de grensbedragen uitkomen die in de aanbestedingsprocedure zijn aangegeven. Voorbeelden hiervan zijn de ingekochte diensten bij de firma’s Yacht, Maandag BV en Tempo team (inhuur)

In 2009 heeft de accountant de interne controle zelf uitgevoerd in verband met capaciteitsproblemen bij het controlteam. De bevindingen daarvan zijn door de accountant separaat gerapporteerd in het accountantsverslag (zie hierna). 4.2.2. Accountantscontrole De accountant gaf in 2008 een goedkeurende verklaring af met beperking. De beperking had te maken met het niet naleven van het inkoop- en aanbestedingsbeleid bij de inhuur van externen. De accountant heeft over 2009 een goedkeurende verklaring afgegeven inzake het rechtmatig handelen van de organisatie. In het “accountantsverslag voor het boekjaar eindigend op 31 december 2009” dd. 20 mei 2010 merkt de accountant het volgende op:

35

“In voorgaande jaren is middels interne controles en door PwC uitgevoerde werkzaamheden geconstateerd dat het gemeentelijk aanbestedingsbeleid niet altijd gevolgd wordt. Het gaat in de meeste gevallen om stilzwijgende afspraken met leveranciers waar in het verleden een contract mee getekend is. Ons advies is tijdig de markt op te gaan en door het uitvoeren van aanbestedingen zo effectief mogelijk in te kopen. In 2009 hebben wij in samenwerking met het controlteam de aanbestedingen over het jaar 2009 gecontroleerd. Wij concluderen dat in de nieuwe aanbestedingen de aanbestedingsprocedures gevolgd zijn. Een aandachtspunt hierbij is de dossiervorming. Uit de aanbestedingsdossiers blijkt niet in alle gevallen duidelijk welke motivatie ten grondslag ligt aan de keuze voor een bepaalde leverancier. In 2009 zijn wederom inkopen verricht bij leveranciers op basis van in het verleden gemaakte afspraken. De aanbestedingen dienen zo spoedig mogelijk opgepakt te worden waarmee ook voor deze inkopen zo effectief mogelijk ingekocht wordt”. Navraag vanuit de rekenkamercommissie leverde op dat het hierbij slechts gaat om een aantal kleine contracten. Het door de rekenkamercommissie onderzochte dossier asfaltonderhoud 2009 is een voorbeeld hiervan. 4.2.3. 213a-onderzoek In januari 2008 publiceerde het controlteam van gemeente Waalre haar rapport inzake het onderzoek “doelmatigheid & doeltreffendheid inkoop & aanbestedingen begeleid door BIZOB”23. De doelstelling van het onderzoek was om inzicht te geven in de werkwijze, de resultaten en de consequenties van inkoop en aanbestedingen door BIZOB voor de gemeente Waalre en vervolgens vast te stellen of de gevoerde inkopen en aanbestedingen op een doelmatige wijze hebben plaatsgevonden en een bijdrage hebben geleverd aan: • • •

Het zorgdragen voor een rechtmatige uitvoering van beleid Optimalisatie van de processen Verhoging van de transparantie van het gemeentelijk handelen

De onderzoeksvragen luidden als volgt: • • •

23

Zijn er procedures, beleid en wetgeving inzake inkoop een aanbesteding aanwezig in de organisatie en worden die nageleefd? In hoeverre worden bij inkoop en aanbestedingen de juiste procedures gevolgd inzake de aankondiging, selectie, motivering, beoordeling, contracteren en tussentijdse communicatie met de organisatie? Welke positie neemt BIZOB in binnen de gemeente Waalre en in hoeverre resulteert de door BIZOB gehanteerde werkwijze tot betere informatieverstrekking en transparantie en meer organisatorische en economische voordelen.

De rekenkamercommissie ontdekte dit rapport nadat al met het rekenkameronderzoek was gestart.

36

Het onderzoek mondde uit in een vijftal aanbevelingen, te weten: 1. geadviseerd wordt één keer per jaar, rond einde van het jaar en nadat de intergemeentelijke bijeenkomst is geweest, door de gemeentesecretaris een organisatiebrede bijeenkomst te organiseren waarin de betrokken ambtenaren in de gelegenheid worden gesteld de algemene werkwijze en de inspanningen van BIZOB, de al doorlopen trajecten en de samenwerking met BIZOB te evalueren. 2. ook het MT wordt geadviseerd de inspanningen van BIZOB periodiek te beoordelen, uitgaande van eigen ervaringen en de resultaten van de hierboven genoemde bijeenkomst 3. de afdelingshoofden worden geadviseerd het inkoopplan te communiceren met de binnen hun afdeling betrokken productverantwoordelijken. Op deze manier zullen de productverantwoordelijken begin van het jaar op de hoogte worden gehouden van wat van hun in de komende tijd verwacht wordt en welke acties wanneer uitgezet dienen te worden. 4. geadviseerd wordt de inkoop- en aanbestedingsprocedure alsnog door BIZOB en het MT, organisatiebreed te communiceren richting “alle” medewerkers, gezien het feit dat de consequenties van de inkoop en aanbestedingen vooral in de nazorgfase of tijdens ingebruikname ook andere medewerkers treffen dan alleen de productverantwoordelijken. 5. geadviseerd wordt BIZOB te verzoeken de actualiteiten, nieuwe kennis en ervaringen te communiceren richting concerninkoper middels e-mail of een kort verslag. De follow up naar aanleiding van deze aanbevelingen ziet er als volgt uit24: 1. Deels overgenomen Er vindt regelmatig afstemming plaats met Bizob. Dit gebeurt niet organisatiebreed, maar met de meest directe 'inkopers'. 2. Overgenomen Jaarlijks vindt beoordeling/ evaluatie van Bizob-werkzaamheden plaats. Onder andere in het MT wordt bepaald hoeveel diensten (dagdelen) voor welke trajecten, tegen welke bedragen van Bizob worden afgenomen. 3. Overgenomen; maar blijft eigen verantwoordelijkheid. Ieder afdelingshoofd zal dit zelf entameren. Belangrijke inkooptrajecten worden altijd met Bizob afgestemd. 4 Overgenomen In september 2010 zijn door Bizob twee bijeenkomsten georganiseerd in de raadszaal, waar alle betrokken inkoopmedewerkers zijn geweest. Hier is de nieuwe procedure + nieuw inkoopbeleid (o.a. de door de medewerkers in te vullen kruisjeslijst) behandeld.

24

Bron: concerncontroller

37

5. Bizob doet dit Jaarlijks vindt er een schriftelijke/mondelinge evaluatie plaats, waarbij secretaris en het hoofd Middelen en Ondersteuning zijn betrokken. Dit vormt weer de basis van de af te nemen inkooptrajecten. Het is overigens niet altijd makkelijk om een jaar in zijn geheel te overzien. Diverse omstandigheden (bijv. vertraging rondom planvorming) kunnen ertoe leiden dat de gerealiseerde inkooptrajecten niet geheel sporen met de voorgenomen trajecten. Dit is een proces van constante afstemming. Daarom is er ook 2 dagen per week een Bizob-medewerker intern beschikbaar. 4.3.

Onderzoeken buiten gemeente Waalre

Voor zover bij de rekenkamercommissie bekend zijn bij vijf gemeenten in het BIZOB-gebied al in een eerder stadium rekenkameronderzoeken en 213a-onderzoeken uitgevoerd waarbij inkoop en aanbesteding centraal stonden. Het betreft hier de volgende onderzoeken: Gemeente

soort onderzoek

datum

Bergeijk Oirschot Cranendonk Eersel

rekenkamer evaluatie inkoopbeleid 213a rekenkamer

augustus 2006 december 2006 januari 2008 februari 2010

Al deze stukken zijn in het bestuur van BIZOB ter sprake gekomen. Voor een samenvatting van de conclusies naar aanleiding van deze onderzoeken wordt verwezen naar bijlage 6 bij dit rapport. Volstaan wordt met deze verwijzing naar de bijlage, omdat de conclusies en aanbevelingen die op basis van bovenstaande onderzoeken worden beschreven veelal situationeel bepaald zijn. Hierdoor is het niet mogelijk om op basis van de conclusies en aanbevelingen van deze vijf onderzoeken algemeen geldende conclusies te trekken.

38

Hoofdstuk 5: Casestudies inkopen 5.1.

Inleiding

In dit hoofdstuk en in hoofdstuk 6 staat de beantwoording van de eerste drie onderzoeksvragen centraal. Deze drie vragen luiden als volgt: 1. Worden bij de door de gemeente zelfstandig begeleide inkopen en aanbestedingen de juiste procedures en werkwijzen gevolgd? 2. Worden bij de door BIZOB begeleide inkopen en aanbestedingen de juiste procedures en werkwijzen gevolgd? 3. Zijn de geselecteerde inkooptrajecten die gedurende het vooronderzoek zijn genoemd door participanten in het veld of door de raad, rechtmatig, doelmatig en doeltreffend uitgevoerd? Aan de hand van een normenkader, toe te passen per afzonderlijk inkoopdossier, worden deze vragen beantwoord. Tevens zijn er, indien nodig, gesprekken gevoerd met degenen die voor de betreffende inkopen verantwoordelijk waren. Ter beantwoording van deze vraag zijn een twaalftal cases onderzocht. Bij het bepalen van deze cases is ervoor gezorgd dat: • • • • • • • •

met name de grote cases zijn getrokken (grote facturen c.q. in geld uitgedrukt “grote” leveranciers); de selectie zowel betrekking heeft op werken, diensten en leveringen; de selectie verdeeld is over de verschillende vormen van aanbestedingen; de selectie verdeeld is over de verschillende beleidsterreinen en afdelingen van de gemeente; er sprake is van een gelijke verdeling over BIZOB-dossiers en niet-BIZOB-dossiers. er niet alleen een uitspraak wordt gedaan over het inkoopproces maar ook, voor zover mogelijk, over de tevredenheid over het ingekochte; speciale aandacht is uitgegaan naar de vraag of er tussen de vijf onderzochte gemeenten noemenswaardige verschillen optreden in de aanpak van de inkopen; voor zover daar sprake van is: aandacht wordt geschonken aan die dossiers waarvoor de gemeenteraad bij aanvang van het onderzoek, speciale aandacht heeft gevraagd25.

In totaal zijn in gemeente Waalre 12 recente dossiers geselecteerd. “Recent” wil zeggen, er is gezocht naar dossiers waarvan het gehele inkoopproces, tot en met evaluatie van de prestatie, onlangs (in 2009 of 2010) is doorlopen. De volgende 12 “dossiers” zijn beoordeeld:

25

In Best is hier geen sprake van. In Hoofdstuk 6 wordt ingezoomd op de dossier WMO (hulp bij huishouden) en Leerlingenvervoer.

39

vraag 3

vraag 2

vraag 1

bizob

dienst

levering

werk

Dossier

omvang in geld

€ 60.000

1

asfaltonderhoud 2009

x

x

2

engineering woonwijken

x

3

reconstructie kon. Julianalaan

x

4

parkeerterrein

x

x

€ 40.000

5

rotonde olv dijk

x

x

€ 372.000

6

tankautospuit

x

7

22 dakramen

x

x

€ 40.000

8

cv installatie gemeentehuis

x

x

€ 25.000

9 10

wmo hulp bij huishouden design & construct Kon. Julianalaan

11

schoonmaak gemeentehuis

12

leerlingenvervoer

€ 140.000

x x

€ 579.000

x

x

Soort aanbesteding

€ 261.000

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

uurtarieven uurtarieven € 22.000 p.jr

x

€ 400.000 p.jr.

Voor een uitvoerige uiteenzetting van deze dossiers wordt verwezen naar bijlage 7 bij dit rapport. Bij haar beoordeling van de inkoopprocessen heeft de rekenkamercommissie, conform de inkoopprocedure, de verschillende fasen waarin het inkoopproces uiteenvalt als uitgangspunt genomen. De inkoopcases zijn op de volgende aspecten beoordeeld: • • • • • • 5.2.

Aanleiding/behoeftebepaling Gekozen inkoopprocedure Productspecificatie Selectie van leverancier/dienstverlener/aannemer Gunning van de opdracht Bewaken van de uitvoering/tevredenheid Beoordeling cases

In deze paragraaf wordt ingegaan op de belangrijkste bevindingen naar aanleiding van de casestudies zoals beschreven in bijlage 7. De volgende aantekeningen kunnen worden gemaakt Aanleiding/behoeftebepaling Bij de meeste inkoop- en aanbestedingstrajecten is op basis van de stukken in het inkoopdossier duidelijk waarom deze inkoop of aanbesteding plaatsvindt. Veelal is een en ander verwoord in een collegevoorstel, een visiedocument of in de inkoopstrategie. Deze stukken zijn, op een enkele uitzondering na, opgenomen in het inkoopdossier. Gekozen inkoopprocedure Alle inkopen en aanbestedingen hebben plaatsgevonden overeenkomstig het vigerend inkoopen aanbestedingsbeleid. Uitzondering daarop is het asfaltonderhoud 2009. Ten onrechte is hier geen sprake geweest van een aanbesteding maar van een continuering van een oud contract. Deze omissie is achteraf aan het college voorgelegd en door het college alsnog geaccordeerd.

40

Productspecificatie Hierbij is het noodzakelijk om onderscheid te maken tussen leveringen, werken en diensten. Bij de leveringen (tankautospuit, CV-installatie en dakramen) blijkt dat met name bij de tankautospuit een zeer concrete omschrijving is opgesteld van hetgeen er geleverd moet worden. Bij de CV-installatie en bij de ramen is ervoor gekozen om een bepaald merk of aan dit merk gelijkwaardige producten aan te wijzen. Bij alle werken (asfaltonderhoud, engineering woonwijken, reconstructie kon. Julianalaan, parkeerterrein en rotondes) wordt hetgeen geleverd moet worden nauwkeurig opgesomd en beschreven overeenkomstig de RAW-systematiek. Bij de diensten (WMO, leerlingenvervoer, D&C kon. Julianalaan en Schoonmaak gemeentehuis) is het beschrijven van hetgeen men wil cq. hetgeen men wil bereiken moeilijker dan bij leveringen en werken. Een en ander gebeurt middels zogenaamde programma’s van eisen. Bieden deze programma’s van eisen voldoende kaders om tot het gewenste resultaat te komen?” Vastgesteld kan worden dat dit in het algemeen het geval is (geweest). Hierbij moet overigens wel onderscheid gemaakt worden tussen leveringen, werken en diensten. Bij de leveringen zijn de aan de producten te stellen eisen vooraf duidelijk bepaald. Dit zelfde geldt voor de werken. De hieraan te stellen eisen zijn duidelijk binnen de RAW-systematiek beschreven. Bij de diensten is het in het algemeen wat moeilijker om de te beschrijven wat men wil bereiken en aan welke kwaliteitseisen een en ander moet voldoen. Dit blijkt ook wel uit de verschillende interpretaties die men bijvoorbeeld kan geven aan de kwaliteit bij het leerlingenvervoer. (Hierop wordt in hoofdstuk 6 nader ingegaan). Dit neemt niet weg dat ook dit in Waalre naar behoren heeft plaatsgevonden. Het is de rekenkamercommissie niet gebleken dat de p.v.e.’s van een dermate slechte kwaliteit waren dat men niet het gewenste resultaat heeft bereikt. Selectie van leverancier/dienstverlener/aannemer Alle offertes zijn terug te vinden in de dossiers of waren op aanvraag te leveren. Ook de offertes van de partijen die de gunning niet hebben gewonnen waren voorhanden. De selectie van de uitvoerder vindt in alle gevallen gedegen plaats. Inkoopteams/comités van aanbesteding beoordelen de aanbiedingen en geven een gunningsadvies. Beoordelingen worden vastgelegd. Voorts wordt overal, waar dit aan de orde was, gebruik gemaakt van een nota van inlichtingen. Gunning van de opdracht Alle overeenkomsten, voor zover daar sprake van moet zijn, zijn in de dossiers aangetroffen. Opdrachtverstrekking vindt zichtbaar plaats en door een daartoe bevoegd medewerker. Afwijzingen worden schriftelijk kenbaar gemaakt aan de inschrijvers die afvallen. Bewaken van de uitvoering/tevredenheid/nazorg Deze kwesties zijn van toepassing op de onderzoeksvraag 3 en zijn onderzocht bij de dossiers WMO en leerlingenvervoer. Bij leerlingenvervoer het aantal klachten fors is afgenomen. Bij WMO is sprake van een SGBO-onderzoek dat erop duidt dat de WMO-klanten tevreden zijn.

41

Voldoen de aanbestedingen aan de verwachtingen van de burgers”? Voor wat betreft deze vraag dient opgemerkt te worden dat in dit onderzoek de “burger” niet is betrokken. De rekenkamercommissie heeft, bijvoorbeeld, geen enquête uitgezet onder de burger om de tevredenheid te meten. Hier dient overigens onderscheid gemaakt te worden tussen leveringen, werken en diensten. Bij leveringen en werken is het vooral de gemeente die tevreden moet zijn. De tevredenheid van de burger telt niet of in mindere mate. Bijvoorbeeld: bij de vraag of de inkoop inzake de reconstructie van de Julianalaan goed is verlopen, gaat het vooral om de vraag of aan de door de gemeente gestelde eisen, door de leverancier, is voldaan. Dat de burger wellicht niet tevreden is over de reconstructie als zodanig doet hierbij niet ter zake. Voor wat betreft de leveringen dient gesteund te worden op de uitspraken van de geïnterviewden. Men is tevreden met het geleverde CV-installatie en de dakramen. Over de tankautospuit kunnen nog geen concrete uitspraken worden gedaan aangezien deze nog niet is geleverd. Bij de infrastructurele werken verstrekt de gemeente, op aanvraag van de leverancier, tevredenheidverklaringen. Dit is ook in de meeste gevallen gebeurd. Bij diensten, met name in die gevallen waarbij de burger (lees kind, ouder, hulpbehoevende) afhankelijk is van de (kwaliteit van deze) dienstverlening, dient de gemeente na te gaan of de burger tevreden is. Dit is het geval bij leerlingenvervoer en WMO. Bij leerlingenvervoer is vastgesteld dat, enkele klachten daargelaten, de burger tevreden is met het geleverde. Bij de WMO is eveneens gebleken dat de burger tevreden is. Dossiervorming Opgemerkt moet worden dat de dossiervorming op een aantal punten tekortschiet. Met name de dossiers van in eigen beheer uitgevoerde onderzoeken zijn niet aangelegd of niet compleet. Bij navraag bleek wel dat alle stukken te leveren waren. De dossiers van de door BIZOB begeleide inkopen waren (vrijwel) compleet. Wel of geen BIZOB inschakelen In sommige gevallen (engineering woonwijken, parkeerterrein, rotondes) wordt BIZOB niet ingeschakeld. Niet geheel duidelijk is waarom BIZOB de ene keer wel en de andere keer niet wordt ingeschakeld. Voor zover de rekenkamercommissie bekend zijn hiervoor binnen Waalre geen objectieve criteria voorhanden. 5.3.

Vergelijking van BIZOB-cases met in eigen beheer uitgevoerde inkopen en aanbestedingen

Als gekeken wordt naar eventuele verschillen tussen in eigen beheer uitgevoerde inkooptrajecten en door BIZOB begeleide inkooptrajecten dan valt op dat er geen grote verschillen zijn tussen de aanpak van BIZOB en de aanpak door de gemeente. 1.

De dossiervorming bij de in eigen beheer uitgevoerde inkopen laat op een aantal punten en bij een aantal dossiers te wensen over. Niet alle relevante stukken werden in de “eigen beheer-dossiers” aangetroffen. Dit neemt niet weg dat deze stukken, bij navraag, achteraf toch nog konden worden aangeleverd.

42

2.

Bij één van de in eigen beheer uitgevoerde inkopen/aanbestedingen kon worden vastgesteld dat de voorgeschreven inkoopprocedure niet was gevolgd. Bij de door BIZOB begeleide dossiers zijn géén afwijkingen aangetroffen ten opzichte van de voorgeschreven procedures.

5.4.

Conclusies

De volgende onderzoeksvragen stonden in dit onderzoek centraal: 1.

Worden bij de door de gemeente zelfstandig begeleide inkopen en aanbestedingen de juiste procedures en werkwijzen gevolgd?

2.

Worden bij de door BIZOB begeleide inkopen en aanbestedingen de juiste procedures en werkwijzen gevolgd?

3.

Zijn de geselecteerde inkooptrajecten die gedurende het vooronderzoek zijn genoemd door participanten in het veld of door de raad, rechtmatig, doelmatig en doeltreffend uitgevoerd26?

Bij vraag 1 staan de dossiers asfaltonderhoud 2009, engineering woonwijken, parkeerterrein, rotondes OLV-dijk, dakramen en CV-installatie centraal. Het antwoord op de onderzoeksvraag is positief, met uitzondering van het asfaltonderhoud. Bij vraag 2 staan de dossiers reconstructie Kon. Julianalaan, Tankautospuit, WMO, D&C Kon. Julianalaan, Schoonmaak gemeentehuis en Leerlingenvervoer centraal. Het antwoord op de onderzoeksvraag is ook in dit geval positief. Bij vraag 3 staan de dossiers Leerlingenvervoer en WMO centraal. Beide dossiers komen in het volgende hoofdstuk aan de orde. Vastgesteld kan worden dat hierbij sprake was van een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende inkoop.

26

In de vijf gemeenten zijn de volgende inkopen genoemd: Best: geen, Heeze-Leende: leerlingenvervoer en ophalen huisvuil, Nuenen: onderhoud openbare verlichting, verkeersborden, Son & Breugel: leerlingenvervoer, Waalre: leerlingenvervoer.

43

Hoofdstuk 6. Vergelijking tussen gemeenten. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de vergelijking die uitgevoerd is tussen de wijze van aanbesteding van het leerlingenvervoer en van de WMO (hulp bij huishouding) bij de vijf verschillende gemeenten. Doel van deze paragraaf is om eventuele verschillen tussen de manieren van aanbesteden bij de vijf gemeenten te duiden en hier eventuele leerpunten uit te distilleren. In deze paragraaf staan met name de programma’s van eisen (inclusief de wijze van tot stand komen daarvan) centraal. 6.1.

Leerlingenvervoer

Met uitzondering van Best zijn alle aanbestedingen door BIZOB begeleid. Het volgende schema dient ter verkrijging van een globaal overzicht. Vervolgens wordt op de verschillende gemeenten gedetailleerd ingegaan. waarom?

Best

Heeze-Leende

Nuenen

Son & Breugel

Waalre

afloop contract

afloop contract

afloop contract

afloop contract

probleem met oude

per rit

per rit per routenummer

leverancier prijzen

per rit per leerling

per rit

per rit

emvi prijs 40%/ kwal60%

nvt september 2009

tarief per kilometer Emvi/laagste prijs Emvi: %

emvi prijs 64% / kwal. 36%

start per

september 2008

augustus 2007

augustus 2008

september 2009

bizob ja/nee

nee

ja

Ja

ja

aantal inschrijvers p.v.e.

laagste prijs

Emvi

nvt

prijs 40%/ kwal 60%

3 wensen

2 eisen

2

laagste prijs

ja 5

3

Wensen

wensen

eisen

XXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXX

ritplanning

XXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXX

voertuigen

XXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXX

personeel

XXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXX

organisatie

XXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXX

routeadministratie management informatie systeem

XXXXXXXXXXXX

klachten-afhandeling

XXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX

centrale aansturing

XXXXXXXXXXXX

leverancier

XXXXXXXXXXXXX

vervoer

XXXXXXXXXXXXX

kwaliteit en garantie

XXXXXXXXXXXXX

soort dienst communicatie

chauffeurs

privacy verzekering / aansprakelijkheid

XXXXXXXXXXXXX

ritplanning

Ritplanning

voertuigen

XXXXXXXXXXXX

Personeel

ritplanning

personeel

XXXXXXXXXXXXX

organisatie

XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX

veiligheid

XXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXX

begeleiding

XXXXXXXXXXXX

communicatie economische en financiele draagkracht

XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX

bevoegdheid

XXXXXXXXXXXXX

keurmerk

XXXXXXXXXXXXX

bekwaamheid

XXXXXXXXXXXXX

taal

organisatie

commercie

XXXXXXXXXXXXX

informatie-voorziening

XXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXX

44

6.1.1. Best In Best wordt aanbesteed voor een periode van drie jaar met een mogelijkheid om maximaal met twee keer één jaar te verlengen. Bij de aanbesteding geldt het gunningcriterium “economisch meest voordelige inschrijving (Emvi)”. De prijs is hierbij voor 64% bepalend, daarnaast worden eisen en wensen gesteld. De eisen moeten hoe dan ook worden ingewilligd. Het voldoen aan de wensen is mede bepalend voor de gunning. Hierbij worden de volgende wegingen gebruikt: wensen aan:

maximaal aantal punten

leverancier

3

vervoer

6

vervoersmiddelen

5

chauffeurs

3

organisatie

12

kwaliteit

7

totaal

36

Er zijn drie bedrijven die inschrijven. De scores van deze inschrijvers zien er als volgt uit: Keus

score prijs

inschrijfprijs

afw.t.o.v. laagste prijs

score kwaliteit

score totaal

1e

6027

€ 513.475

0%

25

85

e

56

€ 546.785

4%

26

82

3e

45

€ 679.958

19%

32

77

2

Uiteindelijk wordt gekozen voor de leverancier met een totaalscore van 85. De andere 2 inschrijvers scoren dus op de kwaliteitsaspecten (iets) beter. Door te kiezen voor 64% (maximaal) prijs versus 36% (maximaal) kwaliteit ontstaat er relatief weinig ruimte om kwaliteitsaspecten de doorslag te laten geven. Dit blijkt uit het feit dat bij de derde inschrijver, gezien de score op prijs, het niet mogelijk is de score op prijs met de score op kwaliteit te compenseren. Zelfs al had de derde inschrijver op kwaliteit maximaal gescoord, dan nog zou de keuze op de eerste inschrijver gevallen zijn. Door Best is een offertebeoordelingscommissie gevormd die volgens de volgende fasen te werk gaat: 1. 2. 3. 4.

beoordeling op eisen beoordeling op wensen (mogelijk) inwinnen van aanvullende informatie afronding oordeel

27

4 punten kunnen worden toegekend in verband met “transparante en gedifferentieerde tarieven” en “een zo laag mogelijke administratieve belasting voor de gemeente”. Geen van de inschrijvers krijgt deze punten toegekend.

45

6.1.2. Heeze-Leende Duur van het contract is 3 jaar met de optie tot verlenging van 1 jaar. Bij de aanbesteding geldt het gunningcriterium “laagste prijs”. Daarom wordt in het p.v.e. alleen gebruik gemaakt van eisen. Er zijn twee inschrijvingen ontvangen. Als redenen voor dit lage aantal werden genoemd: • • •

veel vertraging bij ritten van en naar Heeze-Leende. Heeze-Leende is hierdoor minder aantrekkelijk voor leerlingenvervoer. Gelijktijding met deze aanbesteding liepen een aantal andere aanbestedingen waaronder die van Helmond. Van alle partijen die aangesloten zijn bij DVG zal bij een Europese aanbesteding er altijd maar één partij inschrijven.

Opvallend is dat in het programma van eisen, naast reguliere eisen als planning, voertuigen, veiligheid, personeel etc., expliciete eisen zijn opgenomen over de wijze waarop de opdrachtnemer met klachten (registratie, afhandeling en periodieke rapportage) dient om te gaan. Gebeurt dit niet conform de afspraken, dan kan de gemeente een boete opleggen. Gekozen is voor het bedrijf dat bijna twee keer zo goedkoop was als de andere inschrijver. Eind 2009 is, op basis van advies van BIZOB, besloten het contract met nog één jaar te verlengen tot juli 2011. In het advies geeft BIZOB onder andere aan: • • •

Dat het element tevredenheid niet door BIZOB is te beoordelen is. Er wordt aangeven dat in het verleden een aantal klachten zijn ontvangen doch dat deze naar tevredenheid zijn opgelost. Dat op basis van de route-indeling geen advies kan worden uitgebracht. Niet is in te schatten hoe efficiënt de routes momenteel zijn of komend jaar zullen zijn. Dat qua investering gesproken kan worden van een gunstig klimaat. Daartegenover staat een negatief effect van de loonontwikkeling (60% van de totale kostenstructuur). Een nieuwe aanbesteding zal naar alle verwachting duurder uitpakken.

6.1.3. Nuenen De overeenkomst in Nuenen is gesloten voor een periode van 3 jaar met een mogelijkheid om maximaal met 1 jaar te verlengen. Bij de aanbesteding geldt het gunningcriterium “economisch meest voordelige inschrijving” met een verdeling van: kwaliteit (60%) en prijs (40%). Binnen het criterium “kwaliteit” zijn 3 subcriteria gehanteerd te weten: • • •

ritplanning (30%) communicatie (40%) personeel en materieel (30%)

In het gunningsadvies is vermeld dat de inschrijvers moesten voldoen aan de basiseisen van het programma van eisen. Vervolgens is beoordeeld op basis van het door de inschrijver geleverde plan van aanpak.

46

Twee bedrijven hebben ingeschreven. De gunning gaat uiteindelijk naar het bedrijf met de hoogste score op kwaliteit. Hierbij is het verschil in de kwaliteit van de ritplanning doorslaggevend. Het verschil in de totale gewogen score is klein (6,1 versus 6,08). Voorts is het gekozen bedrijf in staat combinatiekorting te realiseren met leerlingen uit de regio. Dit kan, naar verwachting, besparingen opleveren van wel € 30.000. Gezien de kleine verschillen in de totale score is over het inkoopproces en de wijze van beoordelen een evaluatiegesprek gehouden met onder andere de aanbieder die de opdracht niet gegund heeft gekregen. 6.1.4. Son & Breugel In Son & Breugel vindt de aanbesteding plaats voor drie schooljaren met de mogelijkheid te verlengen met twee maal één jaar. Er is een programma van eisen opgesteld door BIZOB en de afdeling Werk en Samenleving. Het PvE is gezonden naar de voorzitter van het Platform Gehandicaptenbeleid Son & Breugel28. Hierop is geen reactie op de inhoud (wel een bedankje voor het toezenden) ontvangen. De prijs was voor 40% bepalend, de kwaliteit voor 60%. De kwaliteit viel uiteen in de drie volgende aspecten: • • •

Management informatiesysteem Klachtenafhandeling Centrale aansturing

Daarnaast werd de eis van het TX-keurmerk gesteld. Dit keurmerk is landelijk erkend29 De scores van de inschrijvers zagen er als volgt uit: inschrijver 1

2

3

4

5

Prijs

304.317 352.834 339.822 305.020 244.576

Prijsscore

6,16

4,59

5,01

6,14

8,09

Kwaliteit Gewogen gemiddelde

5,30 5,64

5,00 4,84

6,30 5,79

6,30 6,24

6,70 7,26

Inschrijver 5 scoort dus met afstand het beste zowel voor wat betreft kwaliteit als voor wat betreft prijs. Op 26 mei wordt een gunningsadvies aan het college voorgelegd waarin wordt voorgesteld te gunnen aan inschrijver 5. Vervolgens ontstaat er in de samenleving van Son & Breugel onrust. Vragen worden gesteld over zaken als: • •

Het feit dat kwaliteit onvoldoende in het p.v.e. aan bod komt (er wordt alleen gesproken over beheerzaken, het personeel en de vervoerder, zaken waar het bij kwaliteit echt om gaat30, komen niet aan bod); Het feit dat de ouders in het proces om te komen tot een p.v.e. niet zijn gehoord;

28

B&W-nota dd. 18 mei 2009 gemeente Son & Breugel Het keurmerk voor taxibedrijven (TX-keur) en voor touringcarbedrijven biedt meer zekerheid over de kwaliteit van vervoer en is dus van belang voor leerlingenvervoer. Bedrijven die zich willen onderscheiden van andere bedrijven op het gebied van kwaliteit kunnen zich aanmelden voor een keurmerk. Om dit te verwerven moeten zij voldoen aan diverse kwaliteitseisen. Het gaat dan om eisen aan de opleiding van chauffeurs, om eisen aan de kwaliteit van de voertuigen en het onderhoud ervan, om een klachtenregeling e.d. Voor adviesraden is het dus zaak ervoor te zorgen, dat in het bestek voor de Europese aanbesteding wordt opgenomen, dat de vervoerbedrijven in het bezit zijn van het keurmerk voor taxibedrijven (TX-keur) en/of het keurmerk voor touringcarbedrijven. (bron: www.leerlingenvervoer.net 30 Gedacht wordt aan zaken als personeel en vervoersmiddelen. 29

47

•

Het feit dat er vraagtekens zijn te plaatsen bij de financiele soliditeit en betrouwbaarheid van inschrijver 5.

Op 21 juli besluit het college een overeenkomst aan te gaan met inschrijver 4. Inschrijver 5 heeft zich uit de procedure teruggetrokken. Reden daarvan is dat er te veel maatschappelijke commotie is ontstaan. Het bedrijf vreest door die commotie geen eerlijke kans te hebben om het leerlingenvervoer in goede banen te leiden. Dit zou niet in het belang zijn van de betrokken kinderen, hun ouders noch in het belang van de gemeente en het bedrijf zelf31. Aan het eind van het inkoopproces vindt er een evaluatie plaats. Hiertoe wordt verwezen naar bijlage 8. 6.1.5. Waalre Het programma van eisen is tot stand gekomen in nauw overleg met de adviesraad leerlingenvervoer. Het inkooptraject voltrok zich in de periode februari 2009 (opstellen programma van eisen) tot en met augustus 2009 (gunning opdracht). Het contract werd aangegaan voor de periode 1 september 2009 tot en met 31 augustus 2012. De waarde van de opdracht bedraagt € 404.015 excl. btw per jaar. Het programma van eisen is tot stand gekomen i.s.m. BIZOB. In totaal hebben drie leveranciers ingeschreven voor het werk. De prijs was voor 100% bepalend. Uiteindelijk is gekozen voor de leverancier met de op een na laagste inschrijfprijs. De leverancier met de laagste prijs viel af, omdat deze niet voldeed aan de eis dat de vervoerder minimaal 10% van zijn omzet moet realiseren met leerlingenvervoer. In het programma van eisen wordt onderscheid gemaakt tussen: • • •

Eisen aan de in te zetten voertuigen32 Eisen aan de ritplanning en vervoersplannen33 Eisen aan personeel en organisatie34

De inschrijver met de (met afstand) laagste inschrijfprijs heeft in de nota van inlichtingen gevraagd om de eis dat minimaal 10% van de omzet gegenereerd moet zijn uit leerlingenvervoer te verwijderen. Hiermee wordt, op advies van BIZOB niet akkoord gegaan. Dit betekent namelijk dat de andere twee inschrijvers bezwaar kunnen maken, met alle risico’s (van vertraging) van dien. Gevolg hiervan is dat deze leverancier van deelname wordt uitgesloten. Dit betekent dat de keuze automatisch komt te vallen op de leverancier met de op een na laagste inschrijfprijs. Deze prijs ligt echter beduidend hoger dan het in de begroting opgenomen bedrag.

31

B&W-nota dd. 14 juli 2009 gemeente Son & Breugel

32

soort voertuigen, eisen voertuigen, eisen rolstoelvoertuigen, zitplaatsgarantie, begeleiding in de voertuigen, indeling leerlingen in het

voertuig, aanwezigheid leerlingenlijst, presentielijst, rook- en eetverbod. 33

inhoud en werking vervoersplan, procedure totstandkoming vervoersplan, maximale reistijden, ophaal- en afzettijden en marges,

opstapplaatsen, combinatievervoer, uitstapplaatsen bij scholen, incidentele en structurele wijzigingen 34

eisen aan chauffeurs en overig personeel, verantwoordelijkheid veiligheid leerlingen, procedure afwezigheid leerling/afwijkende situaties,

wangedrag, klachten, centraal informatiepunt, operationele informatievoorziening, centraal aanspreekpunt calamiteiten

48

Er ontstaat enige onrust over de aanbesteding. De fractie D66 stelt er vragen over aan het college. Deze vragen hebben betrekking op (onder andere) de volgende zaken: • • • • • •

valt het aantal inschrijvers (3) tegen of had het college dit verwacht? is er contact geweest met andere gemeenten over o.a. het bestek en de uitkomsten? wat is de reden dat er niet met andere gemeenten een gezamenlijke aanbesteding heeft plaatsgevonden? met welk doel en achtergrond is het bestek geschreven? Is er een vooronderzoek en analyse gemaakt van de markt, is er rekening gehouden met een gezonde marktwerking, is er vooraf een risico-analyse gemaakt? waarom is inzage in het bestek aan de gemeenteraad geweigerd? de gemeenteraad heeft geen budgettaire ruimte gegeven voor de begrotingsoverschrijding die thans voorligt. Kan de aanbesteding wel definitief afgerond worden of bent u bereid de aanbesteding stop te zetten en in overleg met de gemeenteraad te treden teneinde een andere oplossing te vinden.

In bijlage 9 wordt ingegaan op de door het college gegeven antwoorden. 6.2.

WMO: hulp bij huishouden

6.2.1. Best, Nuenen, Son & Breugel Het inkooptraject voltrok zich in de periode oktober 2008 tot november 2009. Het handelt om een raamovereenkomst van 3 jaar met de mogelijkheid om twee maal één jaar te verlengen. De aanbesteding is door BIZOB begeleid. Er is sprake van openbare Europese aanbesteding met meerdere leveranciers. De aanbesteding vond tevens plaats voor de gemeenten Asten, Deurne, Gemert-Bakel, Laarbeek en Someren. In de gezamenlijke visie van deze gemeenten wordt aangegeven dat met 8 gemeenten het besluit genomen is om een nieuwe aanbesteding op te starten. Aanleiding hiertoe waren de problemen met levering van hulp bij het huishouden in de afgelopen jaren en het aflopen van de eerste periode van het contract met de zorgaanbieders. Er hebben voor Best zeven zorgaanbieders ingeschreven. De aanbesteding is op de daarvoor bestemde website van de Aanbestedingskalender en de EU website gepubliceerd. In Nuenen is sprake van 8 inschrijvers. In Son schrijven eveneens 8 inschrijvers in. In het programma van eisen is aangegeven aan welke eisen de zorgverlening moet voldoen (o.a. het Kwaliteitsdocument voor Verantwoorde hulp bij het Huishouden). Hierbij wordt onderscheid gemaakt in HbH1 (huishoudelijke werkzaamheden) en HbH2 (organisatie van het huishouden). Er is een schatting gemaakt van het aantal benodigde in te kopen uren zorg voor elke gemeente. Dit is vastgesteld op 130% van de uren 2008. Er heeft een beoordeling plaatsgevonden van de aanbiedingen. Hierbij is beoordeeld op: • • • •

compleetheid algemene gegevens uitsluitinggronden selectiecriteria gunningcriteria met een uitsluitend karakter.

49

De kwaliteitseisen die aan de zorgverleners HbH1 (huishoudelijke werkzaamheden) worden gesteld zijn de volgende: • • • • • • • • •

Een goede beheersing van de Nederlandse taal Zelfstandig kunnen werken Kennis en vaardigheden mbt schoonmaken en hygiëne Representatieve uitstraling Goede sociale en communicatieve vaardigheden Respect voor de zorgvrager (geloof/leefwijze) Discreet omgaan met vertrouwelijke informatie Integer Capabel om te signaleren

Zorgverleners HbH2 (organisatie van het huishouden) moeten aanvullend voldoen aan: • • •

Het (samen met de zorgvrager) kunnen organiseren van het huishouden Het kunnen geven van advies, instructie en voorlichting aan zorgvrager Stimuleren van zelfredzaamheid van de zorgvrager.

De daadwerkelijke gunning was op basis van de laagste prijs. In het Programma van eisen is aangegeven dat gegund wordt aan zoveel aanbieders als nodig om 130% van het aantal uren over 2008 gegarandeerd te krijgen. Van de beoordeling van de aanbiedingen is proces verbaal gemaakt en gezonden aan alle aanbieders. Na beoordeling van de zeven aanbiedingen is in Best gekozen voor vijf aanbieders die zorg leveren voor HbH1 en- of HbH2. In Son valt de keuze op vier inschrijvers voor HbH1 en drie inschrijvers voor HbH3. In Nuenen wordt voor vijf leveranciers gekozen. HbH1 en HbH2 worden tegen de volgende tarieven geleverd: 2009 HbH1 €14,75 - €15,83

HbH2 € 22,91- € 23,40

2010 HbH1 HbH2 20,65 22,58 Ter vergelijking: de tarieven bij de “Zeeuwse methode (Heeze-Leende/Waalre) zien er als volgt uit (2009): -

Categorie 1A (alphahulp): Categorie 1B (thuishulp): Categorie 2: Categorie 3:

€ 15,87 (HbH1) € 21,43 (HbH 1) € 23,90 (HbH 2) € 27,66

50

6.2.2. Heeze-Leende en Waalre Gunningcriterium: Zeeuws Model35. Met alle geschikte aanbieders worden contracten afgesloten. Op deze wijze kunnen zorgvragers daadwerkelijk een keuze maken. Tevens wordt hierdoor bereikt dat zorgaanbieders alléén concurreren op kwaliteit. Voor de drie A2 gemeenten wordt Europees aanbesteed (Cranendonk, Heeze-Leende en Waalre). Het handelt om een overeenkomst voor de duur van 2 jaar (2009 en 2010) met mogelijkheid van twee verlengingen van 1 jaar. Inschrijving per gemeente was toegestaan. Op deze wijze is getracht het inschrijven door kleinere en/of regionale partijen te bevorderen. De gemeente Heeze-Leende gaat met drie partijen in zee. Waalre gaat met vier leveranciers in zee. Het programma van eisen is opgesteld door het inkoopteam bestaande uit drie vakambtenaren van de deelnemende gemeenten, twee concerninkopers van BIZOB en een inkoopmanager van BIZOB. Het programma van eisen is door de colleges van de deelnemende gemeenten vastgesteld. Onderscheid wordt gemaakt in HbH1 (huishoudelijke werkzaamheden) en HbH2 (organisatie van het huishouden). Er zijn voor de te onderscheiden categorieën, mede op basis van benchmark, de volgende prijzen vastgesteld: -

Categorie 1A (alphahulp): Categorie 1B (thuishulp): Categorie 2: Categorie 3:

€ 15,87 € 21,43 € 23,90 € 27,66

Opdracht is verdeeld in twee percelen: Perceel 1: HbH 1 Perceel 2: HbH 1,2 en 3. Inschrijven voor de niveaus 2 of 3 separaat of de combinatie van beide werd niet toegestaan. Alle inschrijvingen voldeden aan de in het programma van eisen gestelde eisen. Dit was ook het geval in Waalre. De eisen die aan de zorgverleners HbH1 (huishoudelijke werkzaamheden) en HbH2 (organisatie van het huishouden) worden gesteld zijn identiek aan de eisen die bij de gemeenten Best, Nuenen en Son & Breugel zijn gesteld. Zorgverleners HbH3 (ontregelde huishouding) moeten aanvullend voldoen aan36: 35

Het Zeeuwse model van aanbesteden onderscheidt zich van reguliere aanbestedingen door een provinciebrede samenwerking van alle dertien Zeeuwse gemeenten en het feit dat de gemeenten zelf de prijs van de hulp hebben vastgesteld. Aanbieders die voor deze prijs konden leveren én aan de gestelde kwaliteitscriteria voldeden kregen een contract. Vooraf was er enige twijfel in hoeverre het Zeeuwse model in voldoende mate zou aansluiten bij de uitgangspunten van Europese aanbesteding. De voornaamste kritiek was het terugdringen van de prijs. Na vragen in de Tweede Kamer en aanvullend onderzoek heeft de staatssecretaris bevestigd dat het aanbesteden van hulp bij de huishouding moét en dat het stellen van een vaste prijs kan. (bron: www.zorgwelzijn.nl) 36 Daarnaast worden eisen gesteld m.b.t. inzet zelfstandigen, inspanningsverplichting en capaciteit, prijzen (vastgesteld door gemeente), leveringtermijn, start uitvoering hulp, gebruik zorgdossier, signaleringsfunctie, bewaken indicatie, continuïteit en vervanging bij ziekte en verlof, overleg tussen opdrachtgever en opdrachtnemer (periodiek overleg), ontwikkeling van een interne werkinstructie, toepassing wet en regelgeving, klachtenprocedure communicatie in Nederlandse taal, kwaliteit zorg, klanttevredenheidsonderzoek, waarborgen privacy zorgvragers, arbeidsdeelname (indien mogelijk WWB-cliënten en overige doelgroepen), flexibele houding in uitvoering overeenkomst, managementrapportages, aansprakelijkheid opdrachtnemer, beroepsbekwaamheid, referenties, verzekering, beschrijving aansluiting missie, visie en waarden.

51

• • • • • 6.3.

Het (samen met de zorgvrager) kunnen organiseren van het huishouden Kennis en evaring in de omgang met kinderen Het kunnen geven van advies, instructie en voorlichting aan zorgvrager Stimuleren van zelfredzaamheid van de zorgvrager Kennis en ervaring op het gebied van structurering van het huishouden, omgang met kinderen en psychiatrische ziektebeelden. Conclusies

Uit bovenvermelde beschrijvingen kan het volgende worden opgemaakt: Leerlingenvervoer • • • • • • • • •

Gemeenten besteden het leerlingenvervoer allemaal zelfstandig, los van elkaar, aan. Er wordt niet samengewerkt, met uitzondering van het uitwisselen van ervaringen en het gebruik maken van elkaars kennis bij het opstellen van de programma’s van eisen. Het aantal inschrijvers varieert van twee tot vijf De looptijden van de contracten bedragen overal drie jaar. De mogelijke verlengingen bedragen één of twee jaar. Bij de gunning wordt uitgegaan van of de economisch meest voordelige inschrijving of voor de laagste prijs Er wordt gebruik gemaakt van zowel eisen als van wensen. Wensen worden gebruikt in de “Emvi-gevallen”. Aan de eisen en wensen worden verschillende invullingen gegeven. Indien gekozen wordt voor de economisch meest voordelige inschrijving, dan worden er aangaande de factor prijs en de factor kwaliteit verschillende wegingen gehanteerd. Het begrip “kwaliteit” wordt op verschillende manieren uitgelegd De verschillen in de scores tussen de verschillende leveranciers zijn in het algemeen groot genoeg om een duidelijke keuze voor één leverancier te kunnen maken. In één geval (Nuenen) bedraagt het verschil slechts 0,02. De inbreng van de ouders bij het samenstellen van het p.v.e. verschilt van helemaal niet (Son & Breugel) tot zeer intensief (Waalre)

WMO •

• • •

Bij de WMO wordt wel gekozen om gezamenlijk aan te beteden. Dit geldt zowel voor de gemeenten in de noord/oost hoek van Eindhoven (totaal acht gemeenten, waaronder Best, Nuenen, Son & Breugel) als voor de gemeenten in de zuidwesthoek (totaal drie gemeenten waaronder Waalre en Heeze-Leende). Men kiest voor twee methoden van gunning: de zogenaamde Zeeuwse methode of de methode waarbij de laagste prijs maatgevend is. De methode met de laagste prijs levert de laagste uurtarieven op. De uitleg van wat onder kwaliteit moet worden verstaan is bij beide gemeente-groepen identiek. In beide gevallen worden dezelfde eisen aan het personeel gesteld.

52

Bovenstaande bevindingen besprak de rekenkamercommissie met medewerkers van BIZOB. Op basis hiervan stelt de commissie vast dat de verschillen tussen de gehanteerde aanpakken niets te maken hebben met het feit dat er binnen BIZOB onvoldoende tussen de verschillende inkopers is gecommuniceerd. Het tegendeel is waar, de verschillen in de aanpakken zijn juist binnen BIZOB expliciet onderling besproken. Hierbij is nadrukkelijk ingegaan op de redenen van de verschillen. Deze hangen overigens met name samen met de marktomstandigheden en met de wensen van de individuele gemeenten c.q. bestuurders.

53

Hoofdstuk 7: Centrale inkoopfunctie 7.1.

Inleiding

In dit hoofdstuk staat onderzoeksvraag 4 centraal. De vraag wordt behandeld in welke mate de ondersteuning door een centrale inkoopfunctie bijdraagt c.q. heeft bijgedragen aan het realiseren van de eerder genoemde voordelen bij de oprichting van BIZOB in 2003. BIZOB heeft aangaande haar eigen functioneren reeds zelf een enquête uitgezet bij het management en de bestuurders van de deelnemende gemeenten. Hierop wordt het allereerst ingegaan. Vervolgens wordt in dit hoofdstuk ingegaan op de enquête die de rekenkamercommissie, als vervolg hierop, zelf uitzette bij gemeente Waalre. Tot slot wordt, met het normenkader zoals behandeld in hoofdstuk 2 als uitgangspunt, concreet ingegaan op de vraag of BIZOB in voldoende mate voldoet aan de doelstellingen zoals geformuleerd bij haar totstandkoming. 7.2.

Enquêteresultaten BIZOB

In september 2009 heeft BIZOB een tevredenheidonderzoek opgestart bij de aangesloten gemeenten. Reden was de zoektocht naar verbetering van de dienstverlening van BIZOB en de wens om klanttevredenheid gestructureerd te meten zo valt te lezen in het onlangs uitgebrachte rapport 37. Dit rapport is in juni 2010 besproken en vastgesteld in het Algemeen Bestuur van BIZOB. Aan het onderzoek van BIZOB deden uiteindelijk de volgende gemeenten mee: • • • • • • • • • •

Bergeijk Cranendonk Deurne Laarbeek Nuenen Oirschot Reusel-de Mierden Son en Breugel Veldhoven Waalre

Van de rekenkamergemeenten participeerden Best en Heeze-Leende dus niet. Voor de vragen die gesteld zijn wordt verwezen naar bijlage 10 bij dit rapport. Hieronder volgen de belangrijkste bevindingen uit het onderzoek. Communicatie Men is tevreden, toch zijn er een aantal aandachtspunten: • Een enkeling voelt belemmering om naar BIZOB te stappen • Sommige respondenten is niet altijd duidelijk waarom BIZOB een bepaalde werkwijze hanteert • Enkele respondenten geven aan dat ze niet altijd weten wat de verantwoordelijkheden van BIZOB zijn 37

Klanttevredenheidsonderzoek, Bureau inkoop en aanbesteding zuidoost Brabant, 6 mei 2010.

54

Kennisbank • Respondenten geven aan dat BIZOB presentaties en cursussen moet geven. Dit zou meer moeten gebeuren dan voorheen • Er heerst onduidelijkheid over verwachtingen van de rol van BIZOB met betrekking tot het contractenbeheer • Respondenten vinden overwegend dat zij profijt hebben van de ervaring van BIZOB bij andere gemeenten • Respondenten geven aan dat duurzaam inkopen meer gestimuleerd moet worden door BIZOB. Hier is sprake van een hoge verwachting waaraan BIZOB niet voldoet. Specialisatie • Respondenten geven aan dat zij, ondanks dat ze zijn aangesloten bij BIZOB, toch verstand moeten hebben van inkopen. Hierbij is tegenstrijdig dat ze Tevens aangeven zich meer bezig te kunnen houden met hun eigen vakgebied omdat BIZOB zich bezighoudt met inkopen en aanbestedingsprocedures. • Bij de respondenten heerst een verschillend beeld omtrent de doelstellingen van BIZOB • Respondenten geven aan dat de reden waarom men bij BIZOB is aangesloten niet alleen voortkomt uit doelmatigheid en kostenefficiëntie. Men heeft ook BIZOB nodig voor juridische expertise. • Men geeft aan kosten te besparen door het inkoopspecialisme van BIZOB • Enkele respondenten geeft aan dat BIZOB niet altijd maatwerk levert. Het gedrag van de inkoper Over het algemeen is men erg tevreden over het gedrag van de BIZOB-inkopers. Toch zijn er enkele verbeterpunten: • Respondenten geven aan dat de BIZOB-inkopers vaker een andere kijk op de zaken kunnen (moeten?) bieden • Respondenten geven aan dat de BIZOB-inkopers meer op de hoogte kunnen (moeten?) zijn van de wat er in de organisatie speelt. • Respondenten geven aan dat inkopers zich meer bewust moeten zijn van verschillende belangen en daarmee rekening moeten houden • Op het gebied van doortastendheid van inkopers heeft een groot deel een neutrale mening • Er is onduidelijkheid over de manier van sturing op het gebied van doelmatigheid versus rechtmatigheid • Respondenten geven aan dat BIZOB mensen pro-actiever kunnen handelen. • Respondenten geven aan dat de BIZOB-medewerkers niet goed weten wat er speelt op het politieke vlak. Kennis van de inkoper • Respondenten vinden niet dat de inkopers veel juridische kennis hebben over hun vakgebied • Een enkeling geeft aan dat de inkopers van BIZOB niet altijd weten wat er speelt op verschillende markten

55

Ontwikkeling van de organisatie • Respondenten geven aan dat ze denken dat BIZOB goed geaccepteerd is binnen de organisatie. Door een enkeling wordt BIZOB gezien als een buitenstaander • Respondenten geven aan dat inkoop een voornamere rol is gaan spelen sinds de gemeente is aangesloten bij BIZOB De enquête werd ingevuld door MT-leden en bestuurders. 7.3.

Enquêteresultaten rekenkamercommissie

De rekenkamercommissie heeft, uitgaande van de enquête zoals door BIZOB gehouden in het voorjaar van 2010, zelf ook een enquête uitgezet. Hierbij zijn dezelfde 47 vragen uitgezet die bij de enquête door BIZOB zijn gesteld aan MT-leden en bestuurders. De meerwaarde van de enquête van de rekenkamercommissie zit in een tweetal factoren. In de eerste plaats is de enquête, in tegenstelling tot de enquête die BIZOB heeft gehouden, uitgezet bij de medewerkers die direct betrokken zijn bij de inkopen en aanbestedingen cq. de medewerker die dagelijks “op de werkvloer” rechtstreeks contact onderhouden met de BIZOB-medewerkers. In de tweede plaats zijn aan de vragen die BIZOB stelde aan de MTleden en bestuurders door de rekenkamercommissie uitgebreid met 18 vragen. Deze vragen zijn bedoeld om vast te stellen of een aantal doelstellingen zoals door BIZOB geformuleerd, ook daadwerkelijk zijn behaald. De rekenkamercommissie heeft, uitgaande van de enquête zoals door BIZOB gehouden in het voorjaar van 2010, zelf ook een enquête uitgezet. In deze paragraaf worden de resultaten van deze enquête in de vorm van tabellen getoond. Deze tabellen worden vervolgens van een toelichting voorzien. In Waalre hebben 8 medewerkers de enquête ingevuld.

helemaal mee eens

mee eens

neutraal

niet mee eens

helemaal niet mee eens

weet niet/geen mening

Totaal

7.3.1. Resultaten

1

Ik verwacht dat Bizob altijd en overal bereikbaar is.

1

5

1

0

1

0

8

2

Er moet tijdens normale werktijden altijd iemand van Bizob aanwezig zijn bij de gemeente.

0

1

3

3

1

0

8

3

Wanneer ik Bizob nodig heb kan ik ze makkelijk bereiken.

1

3

4

0

0

0

8

4

Bij zeer dringende zaken kan ik altijd snel genoeg iemand van Bizob bereiken die me verder helpt.

1

2

5

0

0

0

8

5

Het is mij goed duidelijk in welk geval ik Bizob moet benaderen

0

4

2

1

1

0

8

6

Ik voel belemmering om naar Bizob te stappen.

0

0

1

3

4

0

8

7

Het is mij meestal goed duidelijk waarom Bizob een bepaalde werkwijze hanteert

0

3

2

2

0

1

8

8

Het is mij duidelijk wat de verantwoordelijkheden van Bizob zijn.

0

3

3

1

1

0

8

9

Bizob is voldoende aanwezig in het gemeentehuis

1

1

3

3

0

0

8

COMMUNICATIE

56

neutraal

niet mee eens

helemaal niet mee eens

weet niet/geen mening

10

mee eens

KENNISBANK Ik verwacht dat Bizob de gemeente op de hoogte houdt van ontwikkelingen binnen overheidsinkoop.

helemaal mee eens

Communicatie Samenvattend is men over het aspect communicatie (zeer) tevreden. Respondenten verwachten niet dat BIZOB altijd en overal bereikbaar moet zijn. Er hoeft ook niet altijd iemand van BIZOB in het gemeentehuis aanwezig te zijn. Men is goed te spreken over de bereikbaarheid indien het nodig is. Het is ook duidelijk wanneer BIZOB benaderd moet worden en belemmeringen om BIZOB te benaderen worden niet ervaren. Over de verantwoordelijkheden en de werkwijze van BIZOB bestaan in het algemeen geen misverstanden. Alleen is men niet geheel tevreden over de daadwerkelijke aanwezigheid van BIZOB in het gemeentehuis.

2

5

0

1

0

0

8

2

5

1

0

0

0

8

12

Van Bizob verwacht ik dat zij de aangesloten gemeenten optimaal informeren en stimuleren met betrekking tot duurzaam inkopen. Na een aanbesteding zou Bizob ook het beheer van het contract moeten verzorgen.

1

1

1

3

2

0

8

13

Ik vind dat Bizob actief inkoopkennis moet overdragen op mij en mijn collega’s in de vorm van presentaties of cursussen.

1

3

1

2

0

1

8

14

Wanneer Bizob meer cursussen of presentaties zou geven over inkopen zou ik daar zeker interesse in hebben en er het nut van inzien.

1

3

2

2

0

0

8

15

Doordat Bizob ook bij andere gemeenten komt heb ik gemerkt dat ervaringen gedeeld worden en wij daar profijt van hebben.

0

3

1

4

0

0

8

16

Wanneer ik vragen heb over een inkooptraject dat ik zelfstandig uitvoer kan ik altijd bij Bizob terecht.

1

2

2

2

0

1

8

17

Bizob stimuleert mij om te letten op duurzaamheid wanneer ik iets inkoop.

0

1

3

3

1

0

8

11

helemaal mee eens

mee eens

neutraal

niet mee eens

helemaal niet mee eens

weet niet/geen mening

Kennisbank Over het functioneren van BIZOB als kennisbank is men eveneens (redelijk) tevreden. Men verwacht van BIZOB dat de aanwezige kennis bij BIZOB en andere gemeenten door BIZOB wordt gedeeld en overgedragen. Men ervaart echter niet dat door de komst van BIZOB het delen van kennis daadwerkelijk ook beter gaat. Bij de vraag of BIZOB ook moet zorgen voor het contractenbeheer reageert men overwegend negatief. Men heeft niet de overtuiging dat BIZOB ook voor het contractenbeheer zou moeten zorgen. Contractbeheer dient een rol van de gemeente te blijven. Of BIZOB de gemeente ook stimuleert om duurzaam in te kopen wordt neutraal en negatief gereageerd.

18

Ik hoef geen verstand te hebben van inkopen, want dat is niet mijn vakgebied.

1

1

0

6

0

0

8

19

Bizob moet op de eerste plaats kosten besparen.

0

2

0

6

0

0

8

20

Omdat Bizob zich bezig houdt met inkopen en aanbestedingsprocedures kan ik mij bezighouden met de inhoud van mijn vakgebied.

0

3

2

3

0

0

8

21

Onder andere door wet en regelgeving is inkopen een specialisme geworden waardoor we het als gemeente niet zelfstandig af kunnen.

1

2

1

3

0

1

8

22

Door het inkoopspecialisme van Bizob besparen we kosten

1

0

3

4

0

0

8

23

Ieder inkooptraject dat door Bizob begeleid wordt is maatwerk.

0

1

4

3

0

0

8

SPECIALISATIE

57

helemaal mee eens

mee eens

neutraal

niet mee eens

helemaal niet mee eens

weet niet/geen mening

Specialisatie Door respondenten wordt vrijwel eenduidig aangegeven dat ook zij verstand moeten hebben van inkopen, ook al is dit niet hun vakgebied. Men is het ook niet eens met de stelling dat de gemeente het bij het uitvoeren van de inkopen en aanbestedingen niet meer zelfstandig afkan. Met andere woorden: de gemeente moet en kan zelf aan de slag met inkopen. Respondenten geven voorts aan dat BIZOB er niet alleen is om kosten te besparen. Zo worden ook continuïteit, kwaliteit, ontwikkeling van de inkoopfunctie genoemd. Of er door BIZOB ook kosten bespaard worden is niet voor iedereen duidelijk. Een meerderheid van de respondenten geeft aan het hiermee niet eens te zijn. Ook de vraag of door BIZOB maatwerk geleverd wordt, wordt overwegend negatief beantwoord.

24

De Bizob inkoper biedt regelmatig een andere kijk op de zaken

0

1

2

4

0

1

8

25

De inkopers van Bizob zijn onafhankelijk

0

4

2

1

0

1

8

26

Het is mij duidelijk gemaakt door de inkopers wat de rol van de inkoper is en wat de verantwoordelijkheden van de ambtenaar zijn.

0

2

3

3

0

0

8

27

De Bizob inkopers zijn goed in het managen van het aanbestedingsproces.

1

2

3

1

0

1

8

28

De inkopers van Bizob weten wat er speelt in de organisatie

1

0

2

4

1

0

8

29

Mensen van Bizob werken accuraat.

1

4

2

0

0

1

8

30

1

2

4

1

0

0

8

31

De Bizob inkopers waar ik ervaring mee heb vond ik doortastend handelen De Bizob inkopers zijn zich ervan bewust dat er verschillende belangen kunnen spelen binnen de gemeente en houden daar dan ook rekening mee bij inkooptrajecten.

0

4

3

0

0

1

8

32

De Bizob inkopers kunnen goed omgaan met tijdsdruk.

0

2

5

0

0

1

8

33

Bij Bizob staat doelmatigheid hoog in het vaandel.

0

2

4

1

0

1

8

34

Bij Bizob staan voornamelijk de procedure en regels hoog in het vaandel

0

6

1

0

0

1

8

35

Mensen van Bizob handelen proactief.

0

1

5

2

0

0

8

36

Ik kan goed samenwerken met de inkopers van Bizob

1

5

1

0

0

1

8

37

Bij Bizob staat men open voor de ideeën van anderen en mijzelf

1

4

1

1

0

1

8

38

Bij Bizob weet men wat er speelt op het politieke vlak in de gemeente

0

2

1

3

0

2

8

GEDRAG INKOPER

Het gedrag van de inkoper Het beeld dat de respondenten hebben over de inkopers van BIZOB is (redelijk) positief. Respondenten geven aan over het algemeen tevreden te zijn over het gedrag van de BIZOBinkopers. Hierbij kunnen echter wel een aantal kanttekeningen geplaatst. Aan de volgende punten moet door BIZOB aandacht worden geschonken: • • • • •

Het geven van een andere kijk op de zaken Rolverdeling tussen ambtenaar en BIZOB-medewerker Weten wat er speelt in de organisatie Pro-actief handelen Op de hoogte zijn van politieke ontwikkelingen

58

helemaal mee eens

mee eens

neutraal

niet mee eens

helemaal niet mee eens

weet niet/geen mening

39

De inkopers van Bizob weten veel over de processen van inkoop.

1

4

2

0

0

1

8

40

De inkopers van Bizob hebben veel juridische kennis over hun vakgebied

1

1

5

1

0

0

8

41

De inkopers van Bizob hebben veel commerciële inkoopkennis.

0

3

3

1

0

1

8

42

De inkopers van Bizob weten wat er speelt in verschillende markten

0

3

2

0

0

3

8

KENNIS VAN DE INKOPER

helemaal mee eens

mee eens

neutraal

niet mee eens

helemaal niet mee eens

weet niet/geen mening

Kennis van de inkoper Over de kennis van de inkopers is men over het algemeen (redelijk) tevreden.

43

Ik heb gemerkt dat de inkoopfunctie een voornamere rol is gaan spelen binnen de organisatie sinds de gemeente is aangesloten bij Bizob.

0

6

0

0

0

2

8

44

Bizob hoort bij onze gemeente en is er echt onderdeel van.

0

4

2

2

0

0

8

45

Ik geloof dat ikzelf en mijn collega´s Bizob volledig geaccepteerd hebben binnen de organisatie

0

3

2

3

0

0

8

46

Het management stimuleert sterk dat er direct naar Bizob gestapt wordt indien er iets ingekocht moet worden.

0

4

2

1

0

1

8

47

Mede door Bizob wordt gestimuleerd om op uniforme wijze om te gaan met inkoop binnen onze organisatie.

1

2

3

0

0

2

8

ONTWIKKELING VAN DE ORGANISATIE

helemaal mee eens

mee eens

neutraal

niet mee eens

helemaal niet mee eens

weet niet/geen mening

Ontwikkeling van de organisatie Respondenten geven in meerderheid aan dat BIZOB als specialist geaccepteerd wordt doch niet als onderdeel van de organisatie.

48

De machtspositie ten opzichte van de leveranciers is door bizob versterkt

0

1

2

5

0

0

8

49

Bizob heeft haar adagium "massa=kassa" voldoende waargemaakt

0

1

1

3

1

2

8

50

Er wordt voldoende gebruik gemaakt van elkaars kennis

0

3

2

2

0

1

8

51

de met de inkoopPROCESSEN gemoeide kosten zijn met de komst van Bizob verlaagd

0

1

0

4

1

2

8

52

de inkoopPROCESSEN zijn door de komst van bizob transparanter en beter beheersbaar

1

0

1

4

0

2

8

53

als een bizob-medewerker wegvalt wordt er spoedig voor opvang gezorgd

0

1

2

2

0

3

8

54

er wordt voldoende gebruik gemaakt van de mogelijkheid om samen met andere gemeenten (mantel-)contracten af te sluiten

0

4

1

3

0

0

8

DIVERSE VRAGEN

bij bizob is voldoende informatie voorhanden over: 55

-productspecificaties

0

3

2

1

1

1

8

56

-marktonderzoek

0

3

2

1

1

1

8

57

-leveranciers(evaluaties)

0

3

2

0

1

2

8

58

-processen

0

4

2

1

0

1

8

59

-inkoop- en aanbestedingsbeleid

1

4

2

1

0

0

8

60

bizob is voldoende betrokken bij de '"zware" inkoopprocessen

1

4

1

1

0

1

8

61

bij de inkoopprocessen waar dit niet nodig is ("lichte" inkoopprocessen) wordt bizob ook niet betrokken

0

4

0

1

0

3

8

62

bizob is voldoende betrokken bij advisering over beleid en procedures

0

4

2

0

1

1

8

63

bizob-medewerkers treden voldoende op als coach voor inkoopmedewerkers binnen de gemeente

0

2

3

2

0

1

8

59

64

bizob medewerkers zijn een goede vraagbaak voor vragen uit de organisatie

0

3

2

2

0

1

8

65

bizob handelt altijd in overeenstemming met de wet- en regelgeving

0

4

1

0

0

3

8

Additionele vragen rekenkamercommissie Opvallend is dat veel respondenten aangeven dat de machtspositie ten opzichte van leveranciers door BIZOB volgens hun niet is versterkt. Ook over de vraag of BIZOB “massa=kassa” voldoende heeft waargemaakt is er sprake van een negatieve beleving. zijn de meningen verdeeld. Dat door de komst van BIZOB de met de inkopen gemoeide proceskosten zijn verlaagd en dat de inkoopprocessen transparanter en beter beheersbaar zijn geworden, wordt door de meerderheid van de respondenten niet zo beleefd. Ook reageert men negatief als het gaat om het verzorgen van spoedige opvang. Kortom: de beleving van gemeente Waalre is op een aantal punten negatief. Over de informatie die bij BIZOB voorhanden is wordt in het algemeen positief gereageerd. 7.3.2. Door de respondenten gemaakte opmerkingen De respondenten zijn in de gelegenheid gesteld om eventuele opmerkingen te plaatsen in de enquêteformulieren. De volgende opmerkingen zijn geplaatst: Bij noodgevallen kan ik redelijk makkelijk iemand van BIZOB te pakken krijgen. Of die ook inhoudelijk op de hoogte is van de zaak is vaak een tweede. De precieze rol van BIZOB is mij niet helemaal bekend. Voor mijn gevoel zijn zij niet ergens voor verantwoordelijk. Niet voor het product wat ingekocht moet worden, niet voor het inkoopproces, niet voor contractbewaking. Ik ben geen gemeentelijke inkoper. Hoef dus ook niet alles te weten. Aan de andere kant zijn er wel zaken die mijn inkoopprocessen raken. Ik vind dat BIZOB wel de looptijd van contracten beter in de gaten kan houden. Ze zijn nu alleen bezig met het inkoopplan van het volgende jaar, er is geen lange termijn planning (of die is bij mij niet bekend). De rol van kennisbank is bij BIZOB niet goed ontwikkeld. Ik moet informatie vragen, krijg het niet aangereikt. Ik betwijfel of de diverse gemeentelijke inkoopplannen door BIZOB naast elkaar worden gelegd, om hier een gemeenschappelijk actieprogramma uit te destilleren. De stimulerende rol van BIZOB bij duurzaam inkopen gaat op dit moment niet verder dan de wettelijke plicht en de eventuele extra taak die de gemeente in haar inkoopbeleid heeft opgenomen. Ik koop diensten en werken in. Dan is het mijn taak om ook iets te weten van het inkoopproces. Ik hoef niet alles te weten. Dat BIZOB in de eerste plaats kosten moet besparen is de reden waarom ze zijn opgericht. Dus deze stelling klopt wel. BIZOB kan mogelijk geld besparen, mogelijk ook niet. Wat ik in elk geval wel weet is dat het afraamformulier aan het einde van het inkooptraject niet de besparing beschrijft die mogelijk wel of niet gehaald is. Het inkoopproces van werken is dusdanig gereguleerd (bijvoorbeeld ARW 2005) dat hierin nog nauwelijks keuzevrijheden zitten. Daar heb ik BIZOB niet voor nodig. Voor cruciale zaken (zoals nota van inlichtingen) is algemene vakinhoudelijke kennis en gedetailleerde kennis van het bestek noodzakelijk. Dat kan ik dus niet aan BIZOB overlaten. De rol van BIZOB beperkt zich in deze tot het plaatsen van de advertentie en bijbehorende stukken op internet. BIZOB kan nauwelijks een andere kijk op de zaken hebben: het beleid ligt vast, de procedures liggen vast. Voor wat voor kijk heb je dan nog ruimte? Dat geldt natuurlijk ook voor de andere punten: als alles al vast ligt, wat kan je dan nog? In het nieuwe beleid zit iets meer ruimte. Ik ben benieuwd hoe dat gaat uitpakken (nog geen ervaringen mee) BIZOB weet redelijk veel over de processen van inkoop. Maar ik merk ook dat het in specifieke gevallen snel te gecompliceerd wordt voor de gemiddelde gemeentelijke inkoper, en dat dan naar externe adviseurs wordt doorgeschakeld. Een gemeentelijke inkoper hoeft niet veel te weten van commerciële inkoopprocessen: de inkoopprocessen van een overheid zijn dusdanig dichtgetimmerd dat hier weinig valt te halen nadat de offerte binnen is. Sterker nog: dit is nadrukkelijk verboden. Onderhandelen nadat de offerte binnen is mag niet, leveranciers of aannemers tegen elkaar uitspelen mag niet.

60

Het doel is niet het in stand houden van BIZOB, maar het uitvoeren van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. BIZOB is een instrument om een soort van uniforme uitvoering te krijgen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid, en om eventuele vragen te beantwoorden. Zo wordt door de accountant bij de jaarrekening getoetst of een aanbesteding overeenkomstig het beleid is uitgevoerd, niet of het door BIZOB is uitgevoerd. Het MT stimuleert niet om naar BIZOB te lopen als er iets ingekocht moet worden. Hoeft ook niet: zoals gezegd BIZOB is een instrument, geen doel. Zou ook niet kunnen met de twee dagen per week die de gemeente Waalre afneemt. De machtspositie ten opzichte van leveranciers is door BIZOB niet versterkt. BIZOB maakt niet de machtspositie. Dat doet de gemeente zelf: gaan we naar de rechter om het contract te handhaven of doen we dat niet. De kreet "massa is kassa" klopt niet. Bij gemeenschappelijke aanbestedingen wordt er 1) (soms onevenredig) meer tijd in de voorbereiding gestoken en 2) vaak met percelen gewerkt. Oorzaak hiervan is dat de massa te groot is geworden om nog van enige concurrentie te kunnen spreken. Voordat BIZOB er was had de gemeente Waalre al een inkoop- en aanbestedingsbeleid. Dus werden er al kosten gemaakt. Dat is dus niet gewijzigd. Sterker nog: bij het BIZOB inkoop- en aanbestedingenbeleid zijn er veel meer aanbestedingen geweest. Of de kosten van elke aanbesteding door het inkoopvoordeel werden terugverdiend waag ik te betwijfelen. Voor wat betreft de mantelcontracten: ik heb geen of te laat inzicht in wat er binnen andere gemeente speelt qua aanbestedingen. BIZOB heeft geen kennis van productspecificaties (die moet ik hebben als productverantwoordelijke), leveranciers (bij een openbare aanbesteding is een evaluatie nauwelijks een middel om kwaadwillende leveranciers te weren). Ik heb geen idee wat zware inkoopprocessen zijn. En kan dus ook niet beoordelen of BIZOB hier voldoende bij is betrokken. Ik vermoed dat zware inkoopprocessen meer wordt gedefinieerd door politieke belangstelling dan door de aanneemsom. BIZOB is meer dan voldoende betrokken bij het opstellen van het beleid. Sterker nog: zij maken het. De vraag zou juist andersom moeten zijn: is de gemeente sterk genoeg vertegenwoordigd bij het opstellen van het beleid?

7.3.3. Vergelijking van de enquêteresultaten met de enquête van BIZOB Kijken we naar de resultaten van de enquête zoals door BIZOB gehouden onder bestuursleden en het management van alle BIZOB-gemeenten38 dan blijkt dat er bij de volgende vragen grote afwijkingen optreden39 Vraag 9: BIZOB is voldoende aanwezig in het gemeentehuis. Bestuur en MT zijn hiervan overtuigd. De medewerkers van Waalre niet. Vraag 16: Wanneer ik vragen heb over een inkooptraject dat ik zelfstandig uitvoer kan ik altijd bij BIZOB terecht. Bestuur en MT-leden reageren positief op deze vraag. Medewerkers van Waalre reageren neutraal. Vraag 17: BIZOB stimuleert mij om te letten op duurzaamheid wanneer ik iets inkoop. Bestuur en MT reageren op deze vraag positief. De medewerkers van Waalre reageren op deze vraag negatief. Vraag 19: BIZOB moet op de eerste plaats kosten besparen. Bestuurders en MT-leden twijfelen nog bij deze stelling. De meeste medewerkers van Waalre zijn het met deze stelling eens. Vraag 22: Door het inkoopspecialisme van BIZOB besparen we kosten. Dit wordt door bestuurders en MT-leden beaamd. De medewerkers van Waalre zijn het met deze stelling niet eens. Vraag 23: Ieder inkooptraject dat door BIZOB begeleid wordt is maatwerk. Zie opmerking vorige vraag. Vraag 24: De BIZOB inkoper biedt regelmatig een andere kijk op de zaken. Zie opmerking bij vraag 22. Vraag 26: Het is mij duidelijk gemaakt door de inkopers wat de rol van de inkoper is en wat de verantwoordelijkheden van de ambtenaar zijn. Idem. 38

Opgemerkt moet worden dat deze enquête door BIZOB als niet representatief wordt betiteld. Vergeleken zijn de vragen 1 tot en met 47. De overige vragen zijn alleen door de rekenkamercommissie gesteld. 39

61

Vraag 35: Mensen van BIZOB handelen proactief. Idem Vraag 38: Bij BIZOB weet men wat er speelt op het politieke vlak in de gemeente. Idem. Vraag 40: De inkopers van BIZOB hebben veel juridische kennis over hun vakgebied. De medewerkers van Waalre reageren neutraal. Bestuurders en MT-leden reageren positief. Vraag 45: Ik geloof dat ikzelf en mijn collega´s BIZOB volledig geaccepteerd hebben binnen de organisatie. Medewerkers van Waalre reageren neutraal op deze vraag. Bestuurders en MT-leden sluiten zich overwegend aan bij deze stelling.

Uit deze afwijkingen blijkt grosso modo dat de medewerkers van Waalre in het algemeen iets kritischer aankijken tegen BIZOB dan de bestuurders en MT-leden. Dit blijkt overigens ook bij de andere gemeenten waar de rekenkamercommissie een enquête heeft uitgezet bij de medewerkers. 7.4.

Doelbereiking BIZOB

In deze paragraaf wordt ingegaan op de beantwoording van de vraag of bij de samenwerking in BIZOB de voordelen zoals oorspronkelijk vastgesteld bij aanvang van BIZOB zijn gerealiseerd. De oorspronkelijke 8 voordelen zijn uitgewerkt in een normenkader dat voorts ontleend is aan de doelstellingen en visies zoals verwoord in verschillende door BIZOB met goedkeuring van het AB opgestelde documenten. Voordeel 1: versterking machtspositie Normen: • De machtspositie ten opzichte van de leveranciers wordt versterkt • BIZOB behartigt de belangen van de gemeenten Bevindingen: Uit de enquête gehouden onder de medewerkers van Waalre blijkt dat men in Waalre nog niet overtuigd is van het feit dat de machtspositie ten opzichte van de leveranciers is versterkt. Dat BIZOB de belangen behartigt van de gemeenten staat buiten kijf. Het versterken van de machtspositie ten opzichte van de leveranciers wordt -aldus BIZOB- vooral bereikt door het gebruik van gezamenlijke inkooptrajecten. Door “groter” aan te besteden wordt je door de leveranciers sneller serieus genomen. Je krijgt dan geen bezoek meer van een “junior” maar van de directeur. Voordeel 2: massa=kassa Normen: • daar waar mogelijk worden voor meerdere gemeenten gezamenlijke inkooptrajecten doorlopen waarmee belangrijke kostenvoordelen worden gerealiseerd • daar waar mogelijk worden voor meerdere gemeenten gezamenlijke mantelcontracten afgesloten waarmee belangrijke kostenvoordelen worden gerealiseerd, bijvoorbeeld: wmo-hulpmiddelen, energie, accountant.

Bevindingen: 62

Vraag is of men voldoende zicht heeft op het aspect “daar waar mogelijk”. Blijkens de enquête in Waalre twijfelen de medewerkers eraan of “massa=kassa” voldoende is waargemaakt. Het is de rekenkamercommissie onvoldoende gebleken of BIZOB de beschikking heeft over alle actuele informatie over de verschillende inkoopcontracten bij de verschillende gemeente. Kortom: de “massa” aan inkopen waarbij mogelijkerwijs sprake kan zijn van gezamenlijke inkoop is niet geheel bekend. Bovendien is niet duidelijk wanneer welke contracten bij welke gemeente aflopen. Hierdoor is het moeilijk om de inkopen van de verschillende gemeenten op elkaar af te stemmen. Tot slot dient opgemerkt te worden dat “massa=kassa” een loze kreet blijft zolang de met massa=kassa behaalde resultaten niet inzichtelijk gemaakt worden c.q. gemeten worden. Hiermee is overigens niet gezegd dat er helemaal geen voordeel uit “massa=kassa” is behaald. De gezamenlijke trajecten die zijn uitgevoerd hebben wel degelijk financiele voordelen opgeleverd. Denk bijvoorbeeld aan de gezamenlijke aanbesteding van de accountancy-diensten, opleidingen, flex-personeel en advertenties. Voordeel 3: Gemeenten zijn te klein om eigen inkoopfunctie te hebben Norm:

door een samenwerking aan te gaan wordt een kenniscentrum in het leven geroepen waaruit individuele kleine gemeenten kunnen putten

Bevindingen: BIZOB beschikt over een centrale database waarin onder andere productspecificaties en ervaringsgegevens van leveranciers opgeslagen zijn. Het voordeel van BIZOB is dat deze kennis beschikbaar is voor alle deelnemende gemeenten. Strikt genomen zou een kleine gemeente een eigen inkoopcoördinator in dienst kunnen hebben die zwaardere inkoopkrachten zou kunnen begeleiden zoals ook BIZOB thans doet. Deze coördinator zou echter niet kunnen terugvallen op kennis bij zijn collega’s bij moeilijke (juridische) kwesties en zou ook niet in staat zijn een kennisbank op te bouwen zoals die waarover BIZOB beschikt. Met name in het “delen in de kennisoverhead” moet en kan het voordeel van BIZOB worden gezocht en gevonden. Voordeel 4: Aanbod inkoopfuncties is gering Norm:

een samenwerkingsverband is voor inkoopmedewerkers als werkgever aantrekkelijker dan een kleine gemeente

Bevindingen: BIZOB is -enkele uitzonderingen daargelaten40- in staat goede mensen aan te trekken. Een solitaire inkoper bij een gemeente beschikt, zo leert de ervaring vaak, niet over een voldoende professionele omgeving om zijn functie waar te maken. Hij of zij is vaak een roepende in de woestijn. De BIZOB-medewerkers komen goed tot hun recht doordat zij omringd worden door meerdere inkopers. Bovendien worden zij, als extern adviseur, beter serieus genomen door hun “klanten”. Dit veroorzaakt dat BIZOB een aantrekkelijker werkgever is voor inkopers dan individuele gemeenten.

Voordeel 5: Gebruik maken van elkaars kennis 40

Zo is uit interviews gebleken.

63

Normen: • gemeenten maken gebruik van de kennis van de binnen de gemeente werkzame ambtenaren (eigen personeel), BIZOB-medewerkers en medewerkers van andere gemeenten. • het samenwerkingsverband fungeert als centraal informatiepunt voor alle deelnemende gemeenten. • Informatie is beschikbaar op het gebied van productspecificaties, marktonderzoek, leveranciersevaluaties, processen, inkoop/aanbestedingsbeleid en producten • BIZOB is voor alle gemeenten een vraagbaak • minimaal één dagdeel per week inruimen voor kennis van de medewerkers van BIZOB Bevindingen: Uit de enquête blijkt dat er nog getwijfeld wordt aan de vraag of voldoende geprofiteerd wordt van het delen van kennis. Bij gezamenlijke inkooptrajecten worden interdisciplinaire inkoopteams samengesteld. Door de samenwerking binnen BIZOB verband worden kennis en ervaringen tussen BIZOB en medewerkers van de gemeenten gedeeld. Dit kan ook betrekking hebben op “technische handigheidjes” of inhoudelijke punten bij programma’s van eisen. Niet elke BIZOB-medewerker heeft alle benodigde kennis in huis. Dit wordt niet als een probleem ervaren, omdat dergelijke lacunes binnen de BIZOB-organisatie worden opgevangen. BIZOB maakt minimaal per gemeente 5% van haar tijd vrij om (telefonische) vragen te beantwoorden. Aan opbouw van kennis en permanente educatie wordt binnen BIZOB veel aandacht besteed. Iedere medewerker binnen BIZOB wordt geacht zijn cpd-kwalificatie te behalen. Het merendeel van de medewerkers beschikt hier inmiddels over. Daarnaast worden wekelijks (op donderdagavond of op vrijdag) bijeenkomsten georganiseerd waar aan informatie-uitwisseling wordt gedaan of waar workshops en presentaties worden gehouden. Voordeel 6: Verlaging van de inkoopkosten Normen: • de kosten in verband met het inkoopproces worden verlaagd • het inkoop/werkplan is gebaseerd op spendanalyse en op begroting en heeft een dynamisch karakter en wordt afgestemd met de door de gemeente aan te wijzen personen • bij gezamenlijke inkooptrajecten wordt gebruik gemaakt van één inkoper Bevindingen: Uit de enquête die in Waalre is gehouden blijkt dat niet iedere medewerker daarvan overtuigd is. De achterliggende reden zal zijn dat door de komst van BIZOB in het algemeen beleefd wordt dat inkoopprocedures langer duren en formeler worden afgehandeld. Hierdoor ontstaat al snel het idee dat de processen onnodig “opgeblazen” worden en daardoor meer tijd en dus geld kosten. Tot dusver heeft BIZOB niet aan kunnen geven of de kosten van de inkoopprocessen daadwerkelijk zijn verlaagd en met hoeveel (procent). Hiervoor zou overigens allereerst een nulmeting noodzakelijk zijn geweest. Deze is niet uitgevoerd. Er is pas één spendanalyse uitgevoerd, te weten over het jaar 2006.

Voordeel 7: Verbetering van het inkoopproces

64

Normen: • De inkoopprocessen zijn transparant en worden (beter) beheerst • BIZOB verzorgt complete Europese aanbestedingstrajecten, zowel voor individuele gemeenten als voor gemeenten gezamenlijk. • BIZOB voert specifieke inkooptrajecten voor één gemeente afzonderlijk uit • BIZOB adviseert over beleid, strategie en procedures op gemeentelijk niveau • BIZOB coacht nieuw aangestelde inkoopmedewerkers om de inkoopkwaliteit op korte termijn op een hoog niveau te brengen. • BIZOB handelt altijd in overeenstemming met wet- en regelgeving • BIZOB hanteert een integriteitcode • BIZOB-gemeenten hebben een actueel BIZOB-inkoop- en aanbestedingsbeleid Bevindingen: Uit de casestudies komt naar voren dat BIZOB geen (rechtmatigheids-) fouten heeft gemaakt. De inkopen die door BIZOB zijn begeleid vonden professioneel plaats. In de gemeente Waalre zijn tijdens de aanwezigheid van BIZOB géén juridische procedures met potentiële leveranciers gevoerd aangaande vermeende fouten die gemaakt zijn tijdens inkoop- en aanbestedingsprocessen. Ook uit interviews is gebleken dat medewerkers van Waalre de BIZOB-medewerkers niet op “foutjes” hebben kunnen betrappen. Kortom: de inkoopprocessen worden door de BIZOB-medewerkers adequaat uitgevoerd en beheerst. Bij complexere inkoopprocessen worden BIZOB-medewerkers ingeschakeld. Het is volgende de rekenkamercommissie wel onduidelijk waar precies de grens ligt. Waarom bij inkoopproces A BIZOB wel wordt ingeschakeld en bij B niet, is tijdens het onderzoek niet duidelijk geworden. Kaderstelling op dit punt acht de rekenkamercommissie noodzakelijk. Over de vraag of BIZOB voldoende als coach optreedt zijn de meningen verdeeld. Uit enquête/interviews komt naar voren dat BIZOB medewerkers meer op mogen treden als coach. Pro-actiever en zichtbaarder worden hierbij genoemd. BIZOB hanteert een integriteitcode. Deze code is afkomstig van beroepsorganisatie NEVI. Bovendien vindt de inzet van de medewerkers plaats volgens een carrouselmethode. Na twee jaar wordt er van gemeente gewisseld om er voor te zorgen dat de medewerkers een onafhankelijke houding ten opzichte van hun opdrachtgever blijven aannemen. BIZOB-medewerkers mogen geen giften aannemen, moeten leveranciers integer behandelen, de werkzaamheden van BIZOBmedewerkers vinden in functiescheiding plaats en er wordt altijd samen met gemeenteambtenaren aanbesteed. Over het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verderop in dit rapport nog ingegaan. Voordeel 8: Continuiteit van de professionele inkoop Normen: • als een inkoopmedewerker, om welke reden dan ook, wegvalt, kan er snel voor vervanging worden gezorgd. • noodzakelijke inkoopexpertise en ondersteuning kon op ieder gewenst moment door BIZOB worden geleverd. Neen-verkopen kent BIZOB niet Bevindingen: Uit de enquête blijkt dat dit wat beter kan.

Samenvattend oordeel:

65

Doelstelling versterking machtspositie

Oordeel +/-

Massa=kassa

+/-

Gemeenten zijn te klein voor eigen inkoopfunctie Aanbod inkoopfuncties is gering Gebruik maken van elkaars kennis Verlaging van de inkoopkosten

+ + +/+/-

Verbetering van het inkoopproces

+/-

Continuiteit van de professionele inkoop

+/-

Verbeterpunten - Organisatie overtuigen - Betere communicatie - Meten voordelen - Beter inzicht krijgen waar “massa = kassa” mogelijk is - Organisatie overtuigen

- betere communicatie - Organisatie overtuigen - Zichtbaar en meetbaar maken - Spendanalyses - Coaching - zorgen voor snelle opvang

(waarbij + = positief, +/- = redelijk, - = negatief)

66

Hoofdstuk 8: Verslaglegging BIZOB 8.1.

Inleiding

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de schriftelijke verslaglegging vanuit BIZOB. Achtereenvolgens komen in dit hoofdstuk aan bod: • • •

De manier waarop door BIZOB de met de inkopen behaalde financiele resultaten worden gemeten De jaarverslaggeving die BIZOB ten behoeve van alle BIZOB-gemeenten doet uitgaan De verslaglegging die BIZOB voor iedere gemeente afzonderlijk opstelt: inkoopplan en evaluatie

Tot slot wordt deze verslaglegging door BIZOB geconfronteerd met het normenkader zoals bepaald op basis van de informatie van hoofdstuk 2. 8.2.

Meting financiele resultaten per inkooptraject

In overleg met het AB is bepaald dat BIZOB bij ieder door haar begeleid inkooptraject de volgende resultaten berekent: • • •

Begrotingsresultaat: dit is het verschil tussen het begrotingsbedrag c.q. de voorcalculatie enerzijds en de gemiddelde inschrijfsom anderzijds. Inkoopresultaat: dit is het verschil tussen de gemiddelde inschrijfsom enerzijds en de daadwerkelijke contractwaarde anderzijds. Financieel resultaat: dit is de optelsom van het begrotingsresultaat en het inkoopresultaat. Of anders gezegd: het verschil tussen de begroting enerzijds en de daadwerkelijke contractwaarde anderzijds. En positief inkoopresultaat houdt in dat er ten opzichte van de begroting een voordeel behaald is.

Een voorbeeld: een werk is voorgecalculeerd voor een bedrag groot € 1.000.000. Er worden voor dit werk van vijf inschrijvers inschrijvingen ontvangen met de volgende inschrijfbedragen: 1. 2. 3. 4. 5.

€ 1.250.000 € 1.050.000 € 900.000 € 850.000 € 975.000

De gemiddeld inschrijfsom bedraagt € 1.005.000. Het werk wordt aan de laagste inschrijver (€ 850.000) gegund. De volgende resultaten kunnen nu worden becijferd: • • •

Begrotingsresultaat: € 1.000.000 -/- € 1.005.000 = € 5.000 nadelig Inkoopresultaat: € 1.005.000 -/- € 850.000 = € 155.000 voordelig Financieel resultaat: -/- € 5.000 + € 155.000 = € 150.000 of: € 1.000.000 -/- € 850.000 = € 150.000

67

We merken op dat tegen deze wijze van meten genuanceerd moet worden aangekeken c.q. dat deze wijze van berekenen zijn beperkingen kent. In de eerste plaats dient er bij ieder werk, levering en dienst een voorcalculatie aanwezig te zijn. De praktijk leert dat dit niet altijd het geval is. Bovendien is het in sommige gevallen niet zo dat deze voorcalculaties goed onderbouwd zijn. In veel gevallen leert de praktijk dat slechts sprake is van zeer ruwe schattingen. Ook is er in de praktijk onduidelijkheid over van welke variabele moet worden uitgegaan indien er wel sprake is van voorcalculaties. Moet dan worden uitgegaan van het (onnauwkeurige) begrotingsbedrag of van de (veel nauwkeurigere) voorcalculatie. In de tweede plaats kunnen bovengenoemde resultaten niet altijd berekend worden. Een voorbeeld hiervan is de situatie waarbij bij de aanbesteding gekozen wordt voor het zogenaamde “zeeuwse model”. Bij dit model worden de prijzen die door de mogelijke leveranciers in rekening worden gebracht op voorhand vast en wordt de aanbesteding bepaald op basis van de kwaliteit die de mogelijke leveranciers gezien de vaststaande prijzen kunnen leveren. Bij het “zeeuwse model” is er per definitie geen sprake van een begrotings- en een inkoopresultaat. In de derde plaats hebben de getoonde resultaten vaak niet betrekking op één jaar, maar moeten ze eigenlijk worden uitgesmeerd over meerdere jaren. Bij bovengenoemd voorbeeld heeft het bereikte resultaat betrekking op de gehele afschrijftermijn van de investering in kwestie. In de vierde plaats is het de vraag of over een “beïnvloedbaar resultaat” mag worden gesproken. De gedachte “hoe hoger het resultaat, hoe beter het presteren door de inkoper c.q. het inkoopteam” gaat altijd niet op. De hoogte van het begrotingsresultaat wordt in hoge mate bepaald door de betrouwbaarheid c.q. de onderbouwing van de begroting/voorcalculatie. De hoogte van het inkoopresultaat wordt bepaald door de inschrijvers (hoe “hongeriger, hoe lager de inschrijving), de markt, concurrentieverhoudingen, etc. In de vijfde plaats: de resultaten zijn afhankelijk van de gekozen manier van aanbesteden. Indien gekozen wordt voor aanbesteding op basis van de economisch meest voordelige inschrijving, en dus de prijs niet de enige bepalende factor is, dan kan dit een negatief effect hebben op het inkoopresultaat. In de zesde plaats: het kan voorkomen dat tijdens het inkoopproces blijkt dat specificaties moeten worden aangepast, hogere eisen moeten worden gesteld, meer vierkante meters moeten worden geleverd etc. Indien dit niet leidt tot aanpassing van de oorspronkelijke begroting/voorcalculatie dan hebben deze aanpassingen een rechtstreekse invloed op het (begrotings-)resultaat. Tot slot moet worden opgemerkt dat deze manier van resultaatmeting niet exclusief op BIZOB van toepassing is. Deze resultaten kunnen ook getoond worden bij inkooptrajecten die niet door BIZOB maar door eigen personeel begeleid zijn.

68

Hoe dan ook: er treden door “goed inkopen” verschillen op tussen de in de (investerings-) begroting opgenomen bedragen enerzijds en de werkelijke contractwaarden anderzijds. Deze verschillen c.q. begrotingsresultaten komen ten gunste van de gemeente. Verwacht mag worden dat deze verschillen naar verloop van tijd kleiner worden al naar gelang de begrotingen nauwkeuriger worden en meer aansluiten op de marktsituatie. Welk (financieel) voordeel kunnen de gemeenten halen uit de diensten van BIZOB?” Met hetgeen hierboven is verwoord in het achterhoofd kan deze vraag als volgt worden beantwoord: Het financieel voordeel per inkooptraject is te meten zoals hierboven beschreven. Deze methodiek kent echter zijn beperkingen. Bovendien kunnen de resultaten zoals boven toegelicht (begrotings- en inkoopresultaat) ook door de gemeente zelf worden behaald. Kijken we naar wat BIZOB kost, dan is dit duidelijk meetbaar. Hierbij moet worden opgemerkt dat de gemeenten dezelfde inkoopkosten ook zouden hebben als ze de inkoopcoördinatie in eigen beheer zouden uitvoeren. Tot slot dient nog het volgende opgemerkt te worden. Mogelijke besparingen die gerealiseerd worden door “goed” in te kopen worden pas daadwerkelijk door de gemeente terugverdiend als hierbij en passant de begroting wordt aangepast, bijvoorbeeld door het achterwege laten van indexering op de uitgaven in verband met inkoop. Zolang de budgetten gelijk blijven en er dus geen sprake is van het inboeken van taakstellingen, zal het effect op de gemeentelijke uitgaven nihil zijn. Immers: de neiging is groot om besparingen die door “goed inkopen” worden bereikt binnen de budgetten aan “andere zaken” uit te geven. 8.3.

Schriftelijke verslaglegging generiek

Elk jaar, rond juli, brengt BIZOB de jaarstukken uit. Deze jaarstukken worden besproken en vastgesteld in het Algemeen Bestuur. De jaarstukken bestaan uit een jaarverslag waaronder een directieverslag en de jaarrekening bestaande uit de balans en staat van baten en lasten met bijbehorende toelichtingen. Tevens is een accountantsverklaring bijgevoegd. De jaarstukken worden door BIZOB aan alle gemeenten verstrekt voor behandeling in de gemeenteraden. Het is de rekenkamercommissie gebleken dat in de vijf onderzochte gemeenten deze behandeling in de gemeenteraad niet heeft plaatsgevonden. Hieronder wordt ingegaan op de jaarstukken van 2008 en 2009. 8.3.1. Jaarverslag 2008 BIZOB rapporteert in zijn jaarverslag onder andere het volgende: Algemeen • • • •

er is sprake van groei voor wat betreft het aantal gemeenten, werknemers en diepgang van de projecten. de afname van inkoopcapaciteit is gegroeid er zijn zeer goede inkoopresultaten behaald (WMO, drukwerk en onderhoud asfaltwerkzaamheden) een van de producten die BIZOB levert aan haar gemeente is periodiek een inkoopdiagnose in de vorm van een spend-analyse van de individuele gemeenten.

69

•

in 2008 zijn voor alle BIZOB-gemeenten spend-analyses gemaakt41.

Inkooptrajecten • • • • •

bij benadering is in 2008 sprake van circa 400 inkooptrajecten die BIZOB begeleidt. bij alle deelnemende gemeenten zijn substantiële inkoopbesparingen behaald. In totaal gaat het in 2009 om een bedrag van € 11.943.230 het begrotingsresultaat is weer afgenomen (van 8% naar 7,3%). Gemeenten gebruiken marktinformatie steeds beter bij het opstellen van een dynamische inkoopbegroting. De inkoopbegroting is als gevolg van het ontbreken van financieel omvangrijke projecten afgenomen met ongeveer 37% ten opzichte van 2007. Het inkoopresultaat is van 8,2% gestegen naar 11%.

Jaarrekening BIZOB •

• •

Voorgesteld wordt om het financiele resultaat 2008 van BIZOB in eerste instantie toe te voegen aan het eigen vermogen. Dit om het weerstandsvermogen op het gewenste peil (25% van personeelkosten 2009) te brengen. Het restant wordt teruggestort naar de deelnemende gemeenten op basis van de gefactureerde dagen 2008. Resultaat boekjaar 2008 bedraagt € 154.922. Over 2008 is aan Waalre € 1.592 terugbetaald. Johan: ik heb de stukken hiervan niet; kun jij even kijken?

8.3.2. Jaarverslag 2009 De saillante punten uit dit verslag luiden als volgt: Algemeen • • •

Toename van de bedrijfsactiviteiten van BIZOB door toetreding van gemeente Veldhoven en meer afname inkoopcapaciteit door gemeente Deurne. Uitvoering van gezamenlijke inkooptrajecten zoals WMO Hulp bij Huishouding, accountancy, verzekeringen en onderhoud asfaltwerkzaamheden. Opstellen nieuwe inkoop-en aanbestedingsbeleid en -procedure.

Inkooptrajecten •

•

Toename van het inkoopvolume met 50% t.o.v. 2008. In 2009 zijn tevens substantiële inkoopbesparingen bij alle gemeenten behaald. Aangegeven wordt dat het positief is dat het begrotingsresultaat afgenomen is. Gemeenten gebruiken steeds vaker marktinformatie bij het opstellen van een dynamische begroting. Ook het inkoopresultaat is gedaald (van 11% naar 8%). Deze daling wordt veroorzaakt doordat er steeds meer gegund wordt op basis van Economisch meest voordelige inschrijving (Emvi) in plaats van laagste prijs. Voor alle gemeenten samen wordt een financieel resultaat gepresenteerd van € 13.230.521.

41

Bedoeld wordt dat in 2008 presentaties zijn gehouden van de uitgevoerde spend-analyses over het jaar 2006. Hierop wordt verderop in dit rapport nader ingegaan.

70

• •

Waalre heeft in 2009 voor € 1.954.303 aan door BIZOB begeleide inkopen uitgegeven. Met deze inkopen is een negatief begrotingsresultaat gehaald van € 216.674 een positief inkoopresultaat van € 239.371.

Jaarrekening BIZOB • • • • • • 8.4.

De totale lasten van BIZOB bedroegen in 2009 circa € 1.330.000 Aangegeven wordt onder andere dat het resultaat 2009 van € 149.152 toegevoegd wordt aan het weerstandsvermogen. Het surplus boven het gewenste weerstandsvermogen (25% van de personeelskosten van het komende jaar) wordt terugbetaald aan de deelnemende gemeenten van 2009. Over 2009 handelt het om € 180.713. In 2009 is over 2008 € 29.187 aan bijdragen terugbetaald aan de gemeenten 2008. Voor Waalre betrof dit over 2008 € 1.592 Schriftelijke verslaglegging specifiek

In deze paragraaf wordt ingegaan op de verslaglegging die betrekking heeft op gemeente Waalre. 8.4.1. Evaluatie/inkoopverslag 2008 In oktober 2009 ontving gemeente Waalre van BIZOB de jaarevaluatie 2008. In deze evaluatie valt te lezen dat in totaal 116 dagen door BIZOB aan Waalre zijn besteed. Gepland waren 126 dagen. Tevens wordt informatie gegeven over de resultaten die door BIZOB zijn bereikt. De volgende resultaten worden gerapporteerd: 2007 -

Begrotingsresultaat: (begroting minus gemiddelde ontvangen inschrijfsom) Inkoopresultaat: (gemiddelde ontvangen inschrijfsom minus contractwaarde) Financieel resultaat: (begroting minus contractwaarde)

2008

-10.666

€ 287.510

€ 279.791

€ 211.200

€ 269.126

€ 498.710

€

Algemeen • • • •

Trajecten Regiosamenwerking Duurzaam inkopen Nieuwe aanbestedingswet

Leermomenten • •

Inkoopstrategie Dossiervorming en contractregistratie

71

• • • • • •

Beoordeling van kwaliteitsaspecten Afronding werkzaamheden vóór aanbesteding Deelname aan gezamenlijke inkooptrajecten Budgetten Nazorg Totstandkoming inkoopplan 2009

Voor nadere informatie over de kwesties wordt verwezen naar bijlage 11 bij dit rapport. 8.4.2. Inkoopplan 2009 In dit plan wordt ingegaan op de in 2009 in te zetten koers en op de dagenbesteding in 2009. Voor wat betreft de in te zetten koers gaat het om duurzaam professioneel inkopen en om de bedrijfsvoering. Hiertoe wordt verwezen naar bijlage 11 bij dit rapport. Waalre beschikt over 3 dagen in te zetten capaciteit vanuit BIZOB. Dit is het maximale aantal beschikbare dagen voor 2009. Deze in te zetten inkoopcapaciteit is als volgt samengesteld: 42 weken op jaarbasis x 3 dagen x 0,8 = 100,8 dagen. De vaststelling van de beschikbare capaciteit is gewijzigd ten opzichte van de voorafgaande kalenderjaren. Dit in verband met het feit dat door de BIZOB gemeenten is aangegeven meer tijd in te ruimen voor implementatie en nazorg van overeenkomsten. Daarnaast wordt nu rekening gehouden met het feit, dat er een overlap zit in de aanvang van het ene project en de nazorg van andere projecten. 8.4.3. Evaluatie 2009 Financiele resultaten 2009 Begrotingsresultaat Inkoopresultaat Financieel resultaat

- 216.676 +239.373 + 22.697

Urenbesteding Het totaal aantal beschikbare dagen in 2009 bedroeg 136 dagen: (42 * 2 dagen + 10 dagen uit 2008) . Het aantal bestede dagen in 2009 is 130 dagen. Dit betekent dat in 2009 6 dagen te weinig zijn geleverd, welke zullen worden ingehaald op het inkoopplan van 2010. Overige punten: • • • • • • •

Actualisering inkoopbeleid Regiosamenwerking Duurzaam inkopen Marktontwikkelingen Nieuwe aanbestedingswet Inkoopplannen Diverse rapportages

72

• • • • • • •

Individuele trajecten Beoordeling kwaliteitsaspecten Inkoopplan 2010 Tankautospuit WMO hulp bij huishouden Contractenbeheer Nazorg

Voor een uiteenzetting van deze punten wordt verwezen naar bijlage 11 bij dit rapport. 8.4.4. Inkoopplan 2010 Benodigd aantal dagen Uw organisatie beschikt op dit moment over 3 dagen inkoopcapaciteit in de week ofwel 126 dagen (3 dagen * 42 weken) per jaar. Het inkoopwerkplan voor 2010 vraagt om een capaciteit groot: 159 dagen. Overige punten: • • • • •

Inkoop- en aanbestedingsbeleid Duurzaamheid Contractenbeheer Focus voor 2010 Spendanalyses

Zie verder bijlage 11 bij dit rapport. 8.5.

Evaluatie van de verslaggeving

Na bestudering van de verantwoordingsdocumenten van BIZOB kunnen conclusies worden getrokken. Volgens het normenkader dient de verantwoording over de (financiële) resultaten van BIZOB te voldoen aan een aantal eisen. Er dient door BIZOB periodiek gerapporteerd te worden over: Inkoopparticipatie Norm: Door BIZOB wordt aangegeven dat vanaf 2005 BIZOB minimaal 50% van de gepleegde inkopen begeleidt. Bevinding: Het totale inkoopvolume moet bepaald worden aan de hand van de spendanalyses (zie later). Pas dan kan bepaald worden hoe groot het aandeel van BIZOB daarin is geweest c.q. bij hoeveel procent van de inkopen BIZOB betrokken was. Aangezien er geen spendanalyse voor gemeente Waalre is gemaakt, kan dit percentage niet bepaald worden. Voor 4 gemeenten zijn de inkoopvolumes van 2006 beschikbaar (zie tabel paragraaf 2.3.3.) Deze volumes kunnen worden afgezet tegen de begrotingsbedragen van de door BIZOB begeleide inkopen in 2008 en 2009. Dan ontstaat het volgende beeld:

73

Gemeente

inkoopvolume 2006

begroting 2008

Heeze-Leende Nuenen Son & Breugel Waalre

8.200.000 20.500.000 10.800.000 13.200.000

3.153.507 4.777.484 8.432.735 2.793.326

begroting 2009 1.107.995 9.456.630 2.203.937 1.977.000

% gemiddeld42 26% 35% 49% 12%

Deze cijfers moeten met enige voorzichtigheid geïnterpreteerd worden, immers zowel in de inkoopvolumes als de (begrotings-)bedragen van de door BIZOB begeleide inkopen variëren van jaar tot jaar. Grosso modo is echter de conclusie gerechtvaardigd dat het door BIZOB nagestreefde percentage van 50% niet gehaald wordt. Gemiddeld inkoopvoordeel Norm: BIZOB geeft aan in 2005 (en volgende jaren) een inkoopvoordeel te behalen van 5%. Bevinding: Het financieel resultaat van een inkoop wordt op de afraamformulieren en in de jaarstukken weergegeven als de sommatie van het begrotingsresultaat en het inkoopresultaat. In de jaarstukken 2008 en 2009 zijn de volgende cijfers opgenomen:

Begroting Contractwaarde Begrotingsresultaat Inkoopresultaat Financieel resultaat Procentueel

2008

2009

60.413.296 52.090.319 5.028.367 6.914.863 11.943.230 19,8%

90.524.470 77.948.589 5.821.614 7.408.907 13.230.521 14,6%

Voor gemeente Waalre zien die cijfers er als volgt uit:

Begroting Contractwaarde Begrotingsresultaat Inkoopresultaat Financieel resultaat Procentueel

2008

2009

2.793.326 2.294.616 287.510 211.200 498.710 17,8%

1.977.000 1.954.303 216.674 -/239.371 22.697 1,1%

Vastgesteld kan worden dat het doel van BIZOB bereikt is.

42

= (begroting 2008 + begroting 2009)/inkoopvolume 2006

74

Voordeelbedrag: Norm: BIZOB geeft aan voor alle deelnemende gemeenten een absoluut voordeel (inkoopresultaat) te behalen van € 2.500.000 vanaf 2005. Bevinding: Door BIZOB wordt in 2009 totaal 13,2 mln aan financieel voordeel gerapporteerd. Het jaar daarvoor wordt een resultaat van € 11,9 mln. getoond. Kosten regionale inkoop: Norm: De kosten van de regionale inkoop bedragen in 2005 niet meer dan € 1.250.000. Over de kosten na 2005 doet BIZOB geen uitspraken. Bevinding: De totale kosten van BIZOB bedragen in 2009 € 1.330.000. Dit bedrag is iets hoger dan het voor 2005 bepaalde bedrag ad € 1.250.000. Dit is echter ook logisch gezien de toename van het aantal deelnemers aan BIZOB en het feit dat de inzet (uitgedrukt in dagen) in de loop der tijd is toegenomen. Kijken we naar de verhouding tussen de totale financiele resultaten enerzijds en de kosten van BIZOB anderzijds dan kan vastgesteld worden dat BIZOB zijn kosten meer dan goed maakt. De resultaten bedragen in 2008 € 11.943.000 resp. € 13.230.000. De hiertegenover staande kosten bedragen circa € 1.300.000. Inkoopbesparing per inkooptraject Norm: BIZOB geeft aan per individueel inkooptraject te becijferen wat het hiermee behaalde financieel resultaat is. Bevinding Bij de dossiers, die zijn onderzocht in het kader van de casestudies, blijkt dat BIZOB consequent gebruik maakt van de zogenaamde afraamformulieren. Daling dagtarieven BIZOB: Norm: BIZOB geeft aan dat door toetreding van andere gemeenten de overheadkosten over meerdere gemeenten verdeeld kunnen worden. Dit leidt tot een daling van de dagtarieven van BIZOBmedewerkers van 5% tot 10%

Bevinding:

75

Sinds de notitie “expansievisie stichting BIZOB” dd. 13 september 2004 hebben zich nog acht gemeenten bij BIZOB aangesloten. Tot een daling van de dagtarieven heeft dit niet geleid. Hierbij dient wel aangetekend te worden dat binnen BIZOB positieve jaarresultaten zijn gehaald die deels zijn toegevoegd aan het eigen vermogen van BIZOB en deels aan de deelnemende gemeenten zijn terugbetaald. 8.6.

Verankering in de P&C-cyclus

Navraag binnen de gemeente (ambtelijke organisatie, griffie) leert dat rapportages van BIZOB zoals jaarstukken, jaarplannen en evaluaties alleen besproken worden in het College. Hiervan vinden alleen de jaarstukken hun weg naar de gemeenteraad. Van opname van inkoopgegevens zoals aantal facturen, inkoopvoordelen, aantal leveranciers, e.d. in de P&C cyclus van de gemeente is geen sprake.

76

Hoofdstuk 9: Nieuw beleid en werkwijze 9.1

Inleiding

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op het nieuwe(concept-) beleid dat gemeente Waalre onlangs heeft geformuleerd. Daarnaast wordt ingegaan op de praktijk van de inkopen en aanbestedingen in algemene zin. Aan de orde komen zaken als de inrichting van de inkoopfunctie en besparingen door efficiënte inkoop. De “kapstok”43 voor dit hoofdstuk is ontleend aan een tweetal documenten, te weten: 1. 2.

Handreiking voor een collegebesluit inzake inkoop en aanbesteding, ministerie van BZK, dd. september 2004 Handreiking verdien aan aanbesteding, VNG-uitgeverij, dd. 2003

9.2.

Toetsing beleid en werkwijze.

In deze paragraaf wordt het nieuwe (concept-)beleid en de inkooppraktijk van gemeente Waalre vergeleken met de “kapstok” ontleend aan documentatie van BZK en VNG. Hieronder wordt middels een tabel weergegeven waaraan het inkoop- en aanbestedingsbeleid en de werkwijze daaromheen, volgens de VNG en KZB zouden moeten voldoen. Tevens wordt aangegeven hoe de werkwijze en het concept-beleid van gemeente Waalre ten opzichte van deze “kapstok” scoort. Deze score wordt als volgt weergegeven: + 0 -

positief neutraal negatief

Bron

beleid en werkwijze

BZK

de doelstellingen m.b.t inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn bepaald

duidelijk is welke doelstellingen worden nagestreefd met het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid

+

BZK

er is een nota inkoop- en aanbestedingsbeleid opgesteld

er is een inkoop- en aanbestedingsbeleid opgesteld

+

in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid komen de volgende zaken aan de orde:

aanleiding tot het opstellen van het beleid

+

Reikwijdte van de nota

+

VNG VNG VNG VNG VNG

doelstellingen van het beleid

+

Begripsbepalingen

+

beschrijving van het wettelijk kader

+/-

Aantekening

Score

In de kolom “aantekening” wordt vermeld of er op- en aanmerkingen zijn te plaatsen bij het genoemde issue. Deze op- en aanmerkingen komen in de volgende paragraaf aan de orde.

43

Er wordt bewust niet gesproken van een normenkader, omdat strikt genomen niet gesproken kan worden van normen. De stukken van BZK en VNG zijn leidraden en dus bedoeld ter advisering en niet ter normering.

77

VNG VNG VNG VNG

juridische uitgangspunten:

BZK VNG VNG VNG VNG VNG VNG

+

transparantie, objectiviteit en non-discriminatie

+

toepassen van een aanbestedingsreglement

+

een aanbestedingsreglement bevat (onder andere) eisen waaraan de aanbestedingsprocedure moet voldoen, waaronder: de in acht te nemen inschrijvingstermijn, de te verstrekken gegevens, de te hanteren selectie- en gunningcriteria, de verplichting tot motivering van de gunning.

+

ethische en ideële uitgangspunten: duurzaam inkopen

+

maatschappelijke eisen aan leveranciers

+/-

integriteiteisen bestuurders en ambtenaren

+

X

economische uitgangspunten: te hanteren aanbestedingsprocedures

BZK VNG VNG VNG VNG VNG VNG VNG VNG VNG VNG VNG VNG VNG VNG VNG VNG VNG VNG VNG VNG VNG VNG VNG VNG

BZK

naleven wet- en regelgeving

+

te hanteren aanbestedingsprocedures zijn in het algemeen: gunning uit de hand, onderhands aanbesteden, openbaar aanbesteden en europees aanbesteden.

+

te hanteren selectie- en gunningscriteria

+

aandacht voor innovatief aanbesteden

-

X

omgang met (lokale/regionale) leveranciers

+

X

inkoopsynergie

+

X

hanteren van een standaardwerkwijze

+

organisatorische uitgangspunten

continu streven naar verbetering beleg de eindverantwoordelijkheid

+

benoemen eindverantwoordelijke

+

benoemen aanspreekpunt

+

beschrijven van bevoegdheden

+

X

evaluatie: planning van periodieke evaluaties

+

mogelijkheden tot incidentele evaluaties

+

te betrekken medewerkers

+

Methoden en procedures voor het inkoopproces keuze van aanbestedingsprocedure

+

selectiecriteria

+

gunningscriteria

+

gebruik van standaardformulieren

+

beoordelingsmethodiek

+

kostenbesparing door efficiënte inkoop

er is een verbod op het splitsen van opdrachten

het is duidelijk wanneer er

BZK dooronderhandeld moet worden er is bepaald wanneer nacalculatie

BZK plaats moet vinden

kwantitatieve analyse

+

X

contractanalyse

+

X

dit verbod wordt vaak overtreden. Daarom is het van belang dit verbod expliciet in een beleidsdocument op te nemen

-

bij Europese aanbestedingen mag niet dooronderhandeld worden. Bij andere aanbestedingen wel. Duidelijk moet zijn wanneer er dooronderhandeld moet/kan worden.

-

afwijkingen tussen eigen kostenramingen en prijsaanbiedingen moeten nader worden onderzocht.

-

78

het is bekend wanneer de nMa

BZK moet worden ingeschakeld

het is bekend wanneer er een bibob

BZK advies moet worden aangevraagd BZK

vastgelegd is of en wanneer inschrijvingskosten worden vergoed

de nma ziet erop toe dat mededinging niet wordt verhinderd, vervalst of beperkt door overeenkomsten tussen ondernemingen of onderling afgestemde feitelijke gedragingen. Signalen hiervan moeten worden opgepakt en gemeld aan de nMa

-

de wet bibob biedt de aanbestedende dienst de mogelijkheid om het bureau bibob advies te vragen om een opdracht in een bepaalde sector niet te gunnen, gesloten overeenkomsten te ontbinden, geen toestemming te verlenen dat een bepaalde onderaannemer wordt ingeschakeld.

-

het is gebruikelijk dat inschrijvingskosten niet worden vergoed

-

Resumerend kan gesteld worden dat in het nieuwe (concept-) beleid nog meer aandacht geschonken kan worden aan: • • • • • • • • • 9.4

het wettelijk kader maatschappelijke eisen aan leveranciers innovatief aanbesteden verbod op splitsen van opdrachten wanneer wel/niet dooronderhandelen wanneer nacalculatie wanneer de NMA ingeschakeld moet worden wanneer BIBOB advies gevraagd moet worden of en wanneer inschrijvingskosten worden vergoed. Op- en aanmerkingen met betrekking tot werkwijze en beleid

9.4.1. Innovatief aanbesteden Innovatief aanbesteden staat voor een aanbestedingsproces waarbij maximaal gebruik wordt gemaakt van de kennis en innovatiekracht die in de markt aanwezig is. Innovatief aanbesteden wordt vaak als tegenhanger gezien van traditioneel aanbesteden. Bij traditioneel aanbesteden wordt door de opdrachtgever gedetailleerd een programma van eisen of bestek geschreven. Gunning vindt plaats op basis van de laagste prijs. Een professionele opdrachtgever hanteert zowel een traditionele als een innovatieve manier van aanbesteden. De volgende vier aspecten zijn kenmerken van innovatief aanbesteden: • • • •

Het opstellen van een inkoopplan per opdracht Het functioneel specificeren van een programma van eisen Het streven naar geïntegreerde contracten waarbij ontwerp, constructie, onderhoud en mogelijk (co-)financiering zijn ondergebracht Het uitvoeren van risico-analyses. Hierbij bepaalt men welke risico’s aanwezig zijn tijdens de voorbereiding en uitvoering van een aanbesteding en gedurende de looptijd van de aan te gane overeenkomsten.

Bij het programma van eisen zijn twee niveaus van specificeren te onderscheiden:

79

• •

Technisch specificeren: dit houdt in dat gedetailleerd wordt beschreven wat men geleverd, gebouwd of verricht wil hebben. Functioneel specificeren: dit houdt in dat op een hoger niveau gespecificeerd wordt. Bijvoorbeeld vloerbekleding: aangegeven wordt dat men deze nodig heeft voor een ruimte met een omvang van x-meter, waarin 10 bureau’s staan met verrijdbare bureaustoelen. De vloerbekleding moet minimaal 10 jaar meegaan en moet goed schoon te maken zijn. Koffievlekken moeten eruit verwijderd kunnen worden.

Navraag bij BIZOB leverde op dat volgens de BIZOB medewerkers innovatief aanbesteden nog verder kan worden ontwikkeld. Innovatief aanbesteden heeft wel de aandacht van BIZOB en de gemeenten, maar komt thans nog beperkt van de grond. 9.4.2. Total cost of ownership Een bijzondere vorm van aanbesteden is die waarbij uitgegaan wordt van Total Cost of Ownership (TCO) oftewel integrale kostenbeheersing. In het inkoopbeleid van gemeente Emmen (dd. 15-12-2009) wordt hierover het volgende gezegd: De gemeente Emmen koopt in vanuit een lange termijnvisie. Dit vergt een omslag van prijsgericht naar kostengericht inkopen. Inkoopbeslissingen zijn gebaseerd op integrale kostenbeheersing. Hierbij is niet alleen de aanschafprijs van belang. Bij integrale kosten wordt rekening gehouden met de directe kosten, zoals de aanschafprijs, en met de indirecte kosten, zoals levensduur, garantie, milieubelasting, gebruiks-, onderhouds-, logistieke, administratie-, rente-, opleidings-, kwaliteits-, afdankings- en overstapkosten. Het inkoopbeleid is gericht op het beheersen en, indien mogelijk, verlagen van de integrale kosten bij het inkopen van producten. Bij het afsluiten van (mantel)contracten speelt de integrale kostenbeheersing altijd een rol. In het beleid van gemeente Waalre is geen afzonderlijke passage over TCO opgenomen. De rekenkamercommissie deed bij BIZOB navraag of TCO reeds wordt toegepast. Door BIZOB werd medegedeeld dat dit nog niet het geval is, maar dat hierover in de toekomst steeds meer nagedacht zal worden. In dit onderzoek zijn een 12-tal inkoopdossiers geanalyseerd. Het dossier waarin TCO in ieder geval toegepast had kunnen worden zijn: • •

Tankautospuit (onderhoudskosten) Vervangen CV-installatie (onderhoud, energieverbruik/rendement)

Voor zover de rekenkamercommissie bekend is alleen bij de tankautospuit uitgegaan van TCO. Hier zijn de onderhoudskosten gedurende de levensduur meegenomen bij de aanbesteding.

80

Ook over dit aspect van aanbesteden deed de rekenkamercommissie navraag bij BIZOB. Erkend werd dat ook hier een verdere doorontwikkeling aan de orde is. Bij leveringen (bijvoorbeeld tankautospuit) komt TCO reeds nadrukkelijk aan de orde. Dit is echter niet/in veel mindere mate het geval bij werken en diensten. Overigens wordt door BIZOB opgemerkt dat TCO hoge eisen stelt aan het ambtelijk apparaat in die zin dat van dit apparaat verlangd wordt om uitgebreide calculaties te maken, betrekking hebbend op de totale levensduur van de werken, diensten en leveringen. 9.4.3. Omgaan met lokale/regionale leveranciers De VNG merkt hierover het volgende op: “Een lokale overheid zal in het algemeen de regionale economie graag willen stimuleren (bijvoorbeeld om de werkloosheid terug te dringen). De mogelijkheden om hier in het aanbestedingsbeleid invulling aan te geven zijn echter beperkt. Weliswaar kan bij onderhandse aanbesteding de voorkeur worden gegeven aan regionale leveranciers, maar dit staat op gespannen voet met de beginselen van objectiviteit, transparantie en nondiscriminatie die ten grondslag liggen aan de Europese Richtlijnen”. Toch zijn veel gemeenten op zoek naar mogelijkheden om de lokale/regionale economie te stimuleren. BIZOB besteedde hier aandacht aan in haar notitie “professioneel inkopen en de kredietcrisis, van mei 2009. Hierin wordt onder andere het volgende opgemerkt: De lokale economie kan worden gestimuleerd door investeringen zoveel mogelijk naar voren te halen, door procedures waar mogelijk te versnellen en te versoepelen, local sourcen/protectionisme te stimuleren, facturen van leveranciers sneller te betalen, complementaire voorzieningen te koppelen aan duurzaamheid e.d. Local sourcing heeft de volgende voordelen: het verlagen van de transportkosten, sneller en constructiever samenwerken, het veiligstellen van de levering in noodsituaties Uiteraard is het mogelijk om bij de niet openbare, onderhandse procedures onder de EU drempelwaarde, mogelijke regionale of plaatselijke bedrijven te selecteren. Aan de andere kant is het niet verstandig wanneer het een gezonde concurrentie werking beperkt. Het combineren van de economische en de sociale voordelen pleit meer voor regionaal sourcen dan voor lokaal sourcen. Bij de meeste gemeenten dient bij een bedrag vanaf € 150.000 de openbare procedure te worden gevolgd. Een gemeente kan hiervan afwijken mits deze afwijking van het beleid wordt voorgelegd aan het college. Veel kennis kan worden vergaard op basis van informatie die via internet voorhanden is. In dit onderzoek zijn diverse beleidsnota’s van diverse gemeenten geraadpleegd. Een goed voorbeeld is gemeente Emmen. Hiertoe wordt verwezen naar bijlage 13. Opgemerkt kan worden dat bij raadpleging van het inkoop- en aanbestedingsbeleid van andere gemeenten blijkt dat soortgelijke bepalingen als in Emmen worden gebruikt. Het komt er in het kort op neer dat:

81

• • •

Bij gunning uit de hand vaak gekozen wordt voor een lokale leverancier Bij meervoudig onderhandse aanbesteding men kiest uit diverse varianten variërend van “minimaal één lokale/regionale leverancier benaderen” tot “minimaal een nietlokale/regionale leverancier benaderen”. Bij openbare en Europese aanbesteding er geen mogelijkheden zijn om lokale/leveranciers met voorrang te benaderen.

In de situatie waarbij de regionale werkgelegenheid pregnant naar voren kwam, te weten de aanbesteding van de tankautospuiten bij diverse gemeenten in de regio, was het onmogelijk om de locale/regionale leveranciers te bevoordelen. Hier was immers sprake van een Europese procedure. Bij de 12 onderzochte cases van gemeente Waalre hadden bij de volgende cases lokale / regionale leveranciers benaderd kunnen worden om in te schrijven: • • • • • • •

Engineering woonwijken Reconstructie Julianalaan Parkeerterrein 22 dakramen CV-installatie D&C kon. Julianalaan Schoonmaak gemeentehuis

In al deze gevallen zijn, in meer of mindere mate potentiële regionale leveranciers benaderd. Bij de engineering woonwijken zijn alléén regionale leveranciers benaderd. Bij het parkeerterrein waren voornamelijk regionale leveranciers betrokken. 9.4.4. Inkoopsynergie Een logisch beleidsuitgangspunt is het streven naar inkoopsynergie, oftewel het bundelen van inkoopvolumes. Inkoopsynergie kan nagestreefd worden binnen de eigen organisatie maar ook in samenwerking met andere gemeenten. Aan de hand van de schaalgrootte van de organisatie kan vastgesteld worden of een afdelingsoverstijgende bundeling van het inkoopvolume voordelen zal opleveren. Waalre heeft een zodanige omvang dat bundeling legitiem is. Hierbij dient wel onderscheid gemaakt te worden tussen afdelingsoverstijgende producten. Deze worden door meerdere afdelingen ingekocht en lenen zich dus voor volumebundeling. Dit in tegenstelling tot afdelingsspecifieke producten die slechts door één afdeling worden ingekocht (bijvoorbeeld infrastructurele werken en Wmo-hulpmiddelen). Ook buiten de organisatie kunnen synergievoordelen behaald worden. Naast financieel voordeel kan dit resulteren in verbeterde kennisuitwisseling en efficiënt contractbeheer. Tijdens dit onderzoek is vast komen te staan dat gemeente Waalre en BIZOB zoveel mogelijk streven naar inkoopssynergie. Dit streven wordt echter belemmerd door het ontbreken van inzicht in de inkoopmassa van Waalre en in de inkoopmassa van de andere gemeenten. Sinds 2006 zijn er geen spendanalyses meer uitgevoerd44. Daarnaast werd tot op heden onvoldoende aandacht geschonken aan contractbeheer.

44

In alle BIZOB-gemeenten, m.u.v. Best.

82

9.4.5. Spendanalyses Door een analyse van het inkoopvolume is het mogelijk te achterhalen of het inkoopproces efficiënter ingericht kan worden en of eventueel kosten bespaard kunnen worden. Er zijn twee manieren om het inkoopvolume te analyseren: 1.

kwantitatieve analyse van de crediteurenadministratie: op deze manier wordt inzicht verschaft in de inkoopmassa: de totale inkoopmassa, het aantal leveranciers en het aantal facturen. contractanalyse: deze analyse geeft zicht op de lopende contracten en de mogelijkheden en onmogelijkheden om contracten te beëindigen, open te breken of opnieuw af te sluiten (samen met andere gemeenten).

2.

De bron van de kwantitatieve analyse is de crediteurenadministratie. Hierin ligt een schat aan informatie opgeslagen over: • • • • •

De aard van de inkopen De afdeling ten behoeve van wie de inkoop heeft plaatsgevonden De leverancier Het aantal facturen Het bedrag van de facturen

Het totale inkoopvolume dient onderverdeeld te worden in inkooppakketten. Dit is een samenstel van producten of diensten die in theorie bij één leverancier kunnen worden ingekocht. Per inkooppakket kan vervolgens het inkoopvolume berekend worden. Hoe groter dit volume, hoe groter de aandacht van de inkoper moet zijn. Immers: hoe groter het volume hoe groter de potentiële besparing die er bij die pakketten valt te behalen. Hoe groter het aantal leveranciers per inkooppakket, hoe meer versnipperd de inkoop. Dit geeft aan dat er in de praktijk weinig overleg is tussen verschillende afdelingen binnen de gemeente. Het kan ook duiden op een groot aantal ad-hoc-inkopen. Voor elke inkoop wordt een andere leverancier ingeschakeld. Ook het aantal facturen is een goede indicator. Veel facturen duidt op individuele facturering en een lage waarde per factuur. Het ontbreken van raamovereenkomsten of afspraken over de wijze van factureren kunnen hieraan te grondslag liggen. Mogelijk nog informatiever is de gemiddelde waarde per factuur. In de praktijk blijkt vaak dat een overgroot deel van de facturen zeer kleine bedragen per factuur vertegenwoordigen. Gezien de verwerkingskosten per factuur is dit zeer inefficiënt. Bovenstaande toont de waarde c.q. de noodzaak van een goede spendanalyse aan. Tijdens dit onderzoek is vastgesteld dat door BIZOB over het jaar 2006 bij alle “BIZOBgemeenten” zogenaamde “kwantitatieve inkoopdiagnoses” hebben plaatsgevonden. In deze diagnoses komt onder andere het volgende aan bod: • • •

totale inkoopvolume diverse kengetallen met betrekking tot inkoop analyses met betrekking tot inkoopvolume, leveranciers, facturen en afdelingen

83

De volgende aanbevelingen worden, bij alle gemeenten, door BIZOB op basis van de diagnose gedaan: Directe besparingen op korte termijn: • • •

Door meer gebruik te maken van bestaande contracten en prijsafspraken kunnen lagere prijzen en betere condities worden gerealiseerd. Door op korte termijn contracten af te sluiten voor veel ingekochte en “eenvoudige” pakketten kunnen eveneens betere prijzen en condities worden gerealiseerd (quick win contracten) Contracten en productspecificatie worden -op korte termijn- niet herzien en daardoor zijn de besparingen snel te realiseren.

Directe besparingen op lange termijn: •

Door het optimaliseren van inkooppakketten (opstellen van nieuwe contracten met nieuwe productspecificaties): o Nieuwe raamcontracten zoveel mogelijk gemeentebreed o Herziene productspecificaties die leiden tot lagere kosten

Indirecte besparingen door het verminderen van de proceskosten: • • •

Verminderen van het aantal facturen Verminderen van het aantal leveranciers (verder) automatiseren van de factuurafhandeling

Onduidelijk is wat er met deze aanbevelingen is gebeurd en of de kengetallen inzake inkoop al daadwerkelijk zijn verbeterd. Duidelijk is in ieder geval wel dat sinds 2006 er geen nieuwe “kwantitatieve inkoopdiagnoses hebben plaatsgevonden. Navraag bij BIZOB op dit punt leverde op dat BIZOB thans voornemens is software aan te schaffen waarmee online-realtime diagnoses kunnen plaatsvinden. Voorwaarde is wel dat vanuit de gemeente een koppeling plaatsvindt tussen de (financiele) software van de gemeente enerzijds en de software van BIZOB anderzijds. Deze koppeling wordt vooralsnog alleen bij gemeente Deurne tot stand gebracht. Overigens kan worden vermeld dat BIZOB ten tijde van het opstellen van dit rapport druk doende was om, met behulp van de “oude” software, spendanalyses te vervaardigen voor alle BIZOB gemeenten. Het betreft hier analyses over de uitgaven van 2009. 9.4.6. Contractenregistratie Op 11 november 2009 zag de nota “Contractbeheer” van BIZOB het levenslicht. Deze nota werd geschreven door een projectgroep bestaande uit BIZOB en een aantal ambtenaren van vier deelnemende gemeenten. In deze nota komen de volgende zaken aan bod: Contractbeheer: Dit houdt in dat de belangrijkste gegevens uit een contract worden vastgelegd in een database en het digitaal koppelen van het contractdocument aan andere gegevens, waardoor de informatievoorziening met betrekking tot contracten substantieel toeneemt.

84

Contractmanagement: Contractmanagement gaat een stuk verder dan alleen een statische registratie van contractgegevens en het ontsluiten van informatie. Het dynamisch managen van contracten leidt ertoe dat, binnen de overeengekomen voorwaarden, het contract maximaal wordt uitgenut. Wordt er wel gebruik gemaakt van afgesloten raamovereenkomsten? Worden bonus/malus regelingen toegepast? Wordt er op de juiste wijze geïndexeerd? Voordelen contractbeheer en -management: Door implementatie en borging van contractbeheer en contractmanagement kunnen gemeenten: • • • • • • • •

Op transparante wijze verantwoording afleggen met betrekking tot de totstandkoming van de overeenkomst Besparingen realiseren zowel op interne proceskosten als op directe inkoopkosten Risico’s beter beheersen Betere en snellere besluitvorming ondersteunen Op een gestructureerde wijze bewaken van de contractuele verplichtingen, waardoor kan worden nagegaan of aan de voorafgestelde doelstellingen wordt voldaan. Eenvoudiger de inkoopvragen bundelen Leveranciers reduceren Raamovereenkomsten beter benutten

Procesautomatisering Het biedt veel voordelen als contractbeheer en contractmanagement worden ondersteund door een softwaresysteem. Procesautomatisering biedt de gemeentelijke organisatie voordelen op het gebied van: • • • •

Verbeterde en efficiëntere informatievoorziening binnen het inkoopproces Veilige opslag van contractgegevens Borging van inkoopprocedures Besparing op interne proceskosten

Regionale samenwerking Door op regionaal niveau (in BIZOB-verband) op het gebied van contractbeheer, contractmanagement en procesautomatisering samen te werken wordt de meerwaarde van de individuele trajecten versterkt. Gemeenten kunnen binnen het samenwerkingsverband materie- productgroep- en leveranciersinformatie beschikbaar stellen waardoor er vergelijkingen zijn te maken tussen gelijksoortige contracten en leveranciers. Verder biedt het inzicht in de aflopende contracten de mogelijkheid om eenvoudiger inkoopvolumes op regionaal niveau te clusteren. Om de voordelen te benutten zal moeten worden gestreefd naar een eenduidige output van gegevens en/of het gebruiken van een zelfde systeem. Doelstellingen Hieronder zijn de doelstellingen benoemd die worden nagestreefd: Contractbeheer: • Betrouwbare, actuele en volledige contractinformatie • Efficiënte ontsluiting van contractinformatie • Risicobeheersing m.b.t. indexering, expiratiedata, rechtmatigheid en duurzaamheid

85

•

Gestandaardiseerde output t.b.v. regionale samenwerking

Contractmanagement: • Maximaal benutten van de contractmogelijkheden • Meetbaar maken van leveranciersprestaties • Gestructureerd vastleggen van de resultaten • Efficiënt ontsluiten van de vastgelegde informatie • Risicobeheersing m.b.t. niet nakomen overeengekomen prestatie • Gericht aansturen op prestatieverbetering • Betrouwbare input genereren voor en verbeteren van toekomstige contracten • Verbeteren contractstrategieën mede op basis van betrouwbare historische gegevens • Lering trekken vanuit (regionaal) opgedane ervaringen met de productgroep en het marktsegment Procesautomatisering • Efficiënte ontsluiting van standaard documenten t.b.v. het inkoopproces • Efficiënte ontsluiting (regionaal) van materie-, productgroepen leveranciersinformatie • Nadere borging van inkoopprocedures • Betrouwbare en veilige opslag van gegevens • Verbetering informatievoorziening interen, extern, lokaal, regionaal • Beheersing van de informatievoorziening (beveiliging en logboek) • Efficiënt doorlopen van het inkoopproces, verlichting administratieve last voor leverancier, contracteigenaar en inkoper. • Lagere integrale kosten van de inkoopbehoefte Om bovenstaande doelstellingen te kunnen behalen dient allereerst het contractbeheer te zijn geborgd (ambitieniveau 1.) Vervolgens kan er worden doorgepakt op het gebied van contractmanagement en procesautomatisering. Onderstaand schema geeft de mogelijke ambitieniveaus weer die de organisatie kan nastreven:

1. 2. 3.

Korte termijn Juni 2010 contractbeheer contractbeheer contractbeheer

midden lange termijn dec. 2010 contractmanagement contractmanagement

lange termijn dec 2011 procesautomatisering

Bij brief van 31 maart 2010 worden de gemeenten geïnformeerd over de follow up van de nota. Hiertoe zijn alle 18 gemeenten benaderd met het verzoek te bepalen welk ambitieniveau men nastreeft. In totaal hebben 12 van de 18 gemeenten gereageerd . Uit deze reactie blijkt “dat de principes van contractbeheer en contractmanagement door de gemeenten worden ondersteund. Voor het merendeel van de gemeenten is (gezamenlijke) automatisering van ambitie 2 (contractmanagement) en 3 (procesautomatisering) echter een stap te ver. De gemeenten kiezen voor een oplossing van de eerste ambitie (contractbeheer) in reeds aanwezige applicaties.

86

9.4.8. Duurzaam inkopen In het geactualiseerde (concept-)beleid wordt ook ingegaan op het thema duurzaam inkopen. Naar voren komt onder andere dat: • • •

De gemeente in haar streven naar een 100% duurzaam inkoopproces bij haar aanbesteding duurzaamheidcriteria opneemt. Hierbij zijn minimaal de door Agentschap NL (v/h SenterNovem) gepubliceerde minimumeisen verplicht. Bij niet toepassen van de minimumeisen wordt dit met opgaaf van redenen vastgelegd in het inkoopdossier.

87

Hoofdstuk 10: Conclusies en aanbevelingen 10.1. Conclusies De Rekenkamercommissie onderzoeksvraag:

heeft

onderzoek

gedaan

naar

de

volgende

centrale

Wordt het huidige inkoop en aanbestedingsbeleid van de onderzochte gemeenten door de gemeenten en door BIZOB voldoende nageleefd, resulteert dit een rechtmatige, doelmatigeen doeltreffende inkoop en verantwoording hierover en worden de oorspronkelijke doelstellingen die ten grondslag lagen aan het oprichten van BIZOB gerealiseerd. In dit hoofdstuk wordt de centrale onderzoeksvraag door middel van onderstaande zes subvragen beantwoord. Voorts worden nog een aantal specifieke conclusies weergegeven. Tenslotte worden de aanbevelingen gepresenteerd. Subvraag 1: Worden bij de door de gemeente zelfstandig begeleide inkoop en aanbestedingen de juiste procedures en werkwijzen gevolgd? Bij deze vraag staan de dossiers asfaltonderhoud 2009, engineering woonwijken, parkeerterrein, rotondes OLV-dijk, dakramen en CV-installatie centraal. Het antwoord op de onderzoeksvraag is positief, met uitzondering van het asfaltonderhoud. Subvraag 2: Worden bij de door BIZOB begeleide inkoop en aanbestedingen de juiste procedures en werkwijzen gevolgd? Bij vraag 2 staan de dossiers reconstructie Kon. Julianalaan, Tankautospuit, WMO, D&C Kon. Julianalaan, Schoonmaak gemeentehuis en Leerlingenvervoer centraal. Het antwoord op de onderzoeksvraag is ook in dit geval positief. Subvraag 3: Zijn de geselecteerde inkooptrajecten die gedurende het vooronderzoek zijn genoemd door participanten in het veld of door de raad, rechtmatig, doelmatig en doeltreffend uitgevoerd? Bij deze vraag staan de dossiers leerlingenvervoer en WMO centraal. Vastgesteld kan worden dat bij deze dossiers sprake was van een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende inkoop. Overigens kan bij leerlingenvervoer worden vastgesteld dat gemeenten hier allemaal zelfstandig, los van elkaar, opereren. Er wordt niet samengewerkt, met uitzondering van het uitwisselen van ervaringen en het gebruik maken van elkaars kennis bij het opstellen van de programma’s van eisen. Daarbij treden er verschillen op in de manier waarop de aanbesteding plaatsvindt. Bij de WMO wordt wel gekozen om gezamenlijk aan te besteden. Dit geldt zowel voor de gemeenten in de noord/oost hoek van Eindhoven (totaal acht gemeenten, waaronder Best, Nuenen, Son & Breugel) als voor de gemeenten in de zuidwesthoek (totaal drie gemeenten waaronder Waalre en Heeze-Leende). Hierbij wordt of gekozen voor de zogenaamde Zeeuwse methode of de methode waarbij de laagste prijs maatgevend is.

88

In het algemeen kan worden opgemerkt dat de inkoop- en aanbestedingsdossiers moeilijk toegankelijk waren. De dossiers van de door Waalre zelf uitgevoerde inkopen voldeden qua inhoud/indeling niet aan de daaraan te stellen eisen. De dossiers van de door BIZOB begeleide inkopen waren niet volledig. Ontbrekende stukken moesten bij BIZOB worden opgevraagd. Subvraag 4: In welke mate heeft de ondersteuning door een centrale inkoopfunctie bijgedragen aan het realiseren van de genoemde voordelen bij de oprichting van BIZOB in 2003? De volgende acht voordelen waren geformuleerd bij de aanvang c.q. het ontstaan van BIZOB: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Versterking machtspositie; Massa = kassa; Gemeenten zijn de te klein om een eigen inkoopfunctie te hebben; Aanbod inkoopfuncties is te gering; Gebruik maken van elkaars kennis; Verlaging van de inkoopkosten; Verbetering van het inkoopproces; Continuïteit van de professionele inkoop.

Als gekeken wordt naar het bereiken van deze voordelen die aan het in het leven roepen van BIZOB ten grondslag lagen, dan ontstaat het volgende beeld: Doelstelling

Oordeel

Verbeterpunten

Versterking machtspositie

+/-

Massa=kassa

+/-

- Organisatie overtuigen - Betere communicatie - Meten voordelen - Beter inzicht krijgen waar “massa = kassa” mogelijk is

Gemeenten zijn te klein voor eigen inkoopfunctie Aanbod inkoopfuncties is gering Gebruik maken van elkaars kennis Verlaging van de inkoopkosten

+ + + +/-

Verbetering van het inkoopproces

+/-

- Organisatie overtuigen - Zichtbaar en meetbaar maken - Totstandkoming inkoopplan - Spendanalyses - Coaching

Continuiteit van de professionele inkoop + (waarbij + = positief, +/- = redelijk, - = negatief)

1. In Waalre is men nog niet overtuigd van het feit dat de machtspositie ten opzichte van de leveranciers is versterkt. Dat BIZOB de belangen behartigt van de gemeenten staat buiten kijf. Het versterken van de machtspositie ten opzichte van de leveranciers wordt -aldus BIZOBvooral bereikt door het gebruik van gezamenlijke inkooptrajecten. 2. In Waalre twijfelen de medewerkers eraan of “massa=kassa” voldoende is waargemaakt. Het is de rekenkamercommissie onvoldoende gebleken of BIZOB de beschikking heeft over alle actuele informatie over de verschillende inkoopcontracten bij de verschillende gemeenten. Kortom: de “massa” aan inkopen waarbij mogelijkerwijs sprake kan zijn van gezamenlijke inkoop is niet geheel bekend. Bovendien is niet duidelijk wanneer welke contracten bij welke gemeente aflopen. Hierdoor is het moeilijk om de inkopen van de

89

verschillende gemeenten op elkaar af te stemmen. Tot slot dient opgemerkt te worden dat “massa=kassa” een loze kreet blijft zolang de met massa=kassa behaalde resultaten niet inzichtelijk gemaakt worden c.q. gemeten worden. 6. In Waalre is niet iedere medewerker ervan overtuigd dat de inkoopkosten zijn verlaagd. De achterliggende reden zal zijn dat door de komst van BIZOB in het algemeen beleefd wordt dat inkoopprocedures langer duren en formeler worden afgehandeld. Hierdoor ontstaat al snel het idee dat de processen onnodig “opgeblazen” worden en daardoor meer tijd en dus geld kosten. Tot dusver heeft BIZOB niet aan kunnen geven of de kosten van de inkoopprocessen daadwerkelijk zijn verlaagd. 7. Het is onduidelijk waarom bij inkoopproces A BIZOB wel wordt ingeschakeld en bij B niet. Over de vraag of BIZOB voldoende als coach optreedt zijn de meningen verdeeld. Uit enquête/interviews komt naar voren dat BIZOB medewerkers meer op mogen treden als coach. Pro-actiever en zichtbaarder worden hierbij genoemd. De uitkomsten van de enquete die door de rekenkamercommissie is gehouden onder de medewerkers van Waalre laten zien dat deze medewerkers kritischer tegen BIZOB aankijken dan de bestuurs- en MT-leden van de gemeenten die voor het rekenkameronderzoek door BIZOB zelf zijn geënquêteerd Subvraag 5 Voldoet de verantwoording over de (financiële) resultaten van BIZOB aan de daaraan te stellen eisen? Voor wat betreft de vraag op welke wijze door BIZOB de met de inkopen behaalde resultaten worden gemeten stelt de rekenkamercommissie vast dat deze manier van meten een flink aantal beperkingen kent, te weten: • • • • • •

bij iedere inkoop dient er een voorcalculatie aanwezig te zijn om het behaalde voordeel te kunnen becijferen. Dit is echter niet altijd het geval. Deze voorcalculaties moeten worden aangepast indien tijdens het inkoopproces specificaties, (programma’s van) eisen etc. worden aangepast. Vaak gebeurt dit niet. Niet bij iedere inkoop kan een behaald resultaat berekend worden. Bij toepassing van het Zeeuws model is er per definitie geen sprake van een financieel resultaat De getoonde resultaten hebben vaak niet betrekking op één jaar maar op meerdere jaren Het is vaak de vraag of het behaalde becijferde resultaat ook daadwerkelijk door de inkoper / het inkoopteam is bereikt Het resultaat kan beïnvloed worden door de wijze van aanbesteden. Keuze voor de economisch meest voordelige inschrijving (Emvi) kan een negatieve invloed hebben op het resultaat

90

Aangaande de inkoopparticipatie kan worden vastgesteld dat het doel dat BIZOB zich had gesteld, minimaal 50% van de gepleegde inkopen begeleiden, niet bereikt is. Het doel om minimaal een inkoopvoordeel te behalen van 5% wordt wel gehaald. Ditzelfde geldt voor het in absolute zin behaalde inkoopvoordeel. Doel was na 2005 voor alle gemeenten een absoluut voordeel te behalen van € 2.500.000. In 2009 wordt voor alle gemeenten een resultaat gerapporteerd van € 13,2 mln. Het jaar daarvoor was dit € 11,9 mln. De rekenkamer stelt vast dat de kosten in verband met BIZOB hoger zijn dan het door BIZOB gestelde doel ad € 1.250.000. Oorzaak ervan is de toename van het aantal deelnemers aan BIZOB c.q. de stijging van het aantal dagen inzet van BIZOB. Het door BIZOB gestelde doel dat het tarief per dag met 5% tot 10% zou gaan dalen is niet gehaald. Hier staat tegenover dat er positieve jaarresultaten zijn gehaald die deels zijn toegevoegd aan het eigen vermogen en deels zijn terugbetaald aan de deelnemende gemeenten. (let op: opmerking BIZOB: in 2011/2012 tariefverlaging) Subvraag 6: Is het onlangs geactualiseerde inkoop en aanbestedingsbeleid van BIZOB zodanig dat daarmee de bij de beantwoording van de onderzoeksvragen 1 t/m 5 geconstateerde tekortkomingen worden ondervangen? In het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid dat vanaf 2011 gaat gelden zijn de volgende punten onderbelicht: • • • • • • • • •

het wettelijk kader maatschappelijke eisen aan leveranciers innovatief aanbesteden verbod op splitsen van opdrachten wanneer wel/niet dooronderhandelen wanneer nacalculatie wanneer de NMA ingeschakeld moet worden wanneer BIBOB advies gevraagd moet worden of en wanneer inschrijvingskosten worden vergoed.

Voor wat betreft de thans gehanteerde werkwijzen wordt kan worden opgemerkt dat de volgende issues meer aandacht behoeven: • • • •

Innovatief aanbesteden Total cost of ownership Uitvoering van spend-analyses Contractregistratie en -beheersing

Overige conclusies Hieronder worden nog een aantal conclusies weergegeven die op basis van de bevindingen in de respectievelijke hoofdstukken getrokken kunnen worden: Hoofdstuk 2: BIZOB De inzet van BIZOB in Waalre is gelijk aan de gemiddelde inzet die BIZOB in de andere vier rekenkamergemeenten pleegt.

91

Het dagtarief van de BIZOB-medewerkers is lager dan het dagtarief dat in gemeente Waalre wordt gehanteerd. Inzet van BIZOB-medewerkers is dus in ieder geval niet duurder dan eigen medewerkers. Hierbij moet worden aangetekend dat het feit dat BIZOB-medewerkers goedkoper zijn vooral veroorzaakt wordt door het feit dat bij BIZOB de overheadkosten (per medewerker) lager zijn. 10.2. Aanbevelingen 10.2.1. Niveau Gemeenteraad In deze subparagraaf wordt ingegaan op de aanbevelingen die gericht zijn de gemeenteraad van gemeente Waalre. Blijkens de artikel 212-verordening is het formuleren van het inkoop- en aanbestedingsbeleid een taak voor het college. Dit betekent echter niet dat de raad daarmee automatisch buiten spel staat. De raad kan het college bij het bepalen van het beleid kaders meegeven. Hierbij kan de volgende weg bewandeld worden: Bepaal de politieke relevantie van inkoop- en aanbesteding Met inkoop en aanbesteding is een substantieel bedrag van de begroting gemoeid. De rekenkamercommissie adviseert de raad een uitspraak te doen over de gewenste politiek bestuurlijke relevantie van de inkopen en aanbestedingen. Deze uitspraak is richtinggevend voor zowel de kaderstelling als de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Inbreng bij beleidsbepaling c.q. kaderstelling Bepaal als raad welke speelruimte je als gemeente bij inkoop en aanbesteding hebt c.q. waar je eigen beleid kunt formuleren en ga na welke rol je als raad daarin wil hebben. Beantwoord de vraag of je de gehele invulling van het beleid als raad aan het college overlaat, of dat je het college kaders meegeeft. Het gaat hierbij vooral om ethische en ideële uitgangspunten, zoals: • • •

Aandacht voor duurzaam inkopen Maatschappelijke eisen te stellen aan leveranciers Integriteiteisen te stellen aan bestuurders en ambtenaren

Informatie over afwijkingen ten opzichte van de voorgeschreven procedures Het college heeft de mogelijkheid om afwijkingen ten opzichte van de voorgeschreven procedures toe te staan. Ga als raad na of het wenselijk is om over dergelijke afwijkingen geïnformeerd te worden. Dit zou bijvoorbeeld kunnen door een afzonderlijk overzicht hiervan in de jaarstukken op te nemen. Informatievoorziening aan de raad De rekenkamercommissie adviseert, mits de politiek bestuurlijke relevantie van de te presenteren gegevens over inkopen en aanbestedingen wordt erkend, periodiek middels de reguliere P&C-instrumenten (begroting, bestuursrapportages en jaarstukken) informatie aan de raad te laten verstrekken over doelmatigheid en doeltreffendheid van de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Daarbij tekent de commissie aan dat zij het tot de taak van de raad ziet om op dit gebied duidelijke en controleerbare kaders vast te stellen, maar dat de uitvoering van het beleid onder verantwoordelijkheid van het college plaatsvindt. Omtrent de concrete invulling van de informatievoorziening, bijvoorbeeld middels de paragraaf bedrijfsvoering, dient overleg plaats te vinden met de raad.

92

10.2.2. Gemeenteoverstijgend/BIZOB-gebied In deze subparagraaf gaat het om de aanbevelingen die BIZOB, in samenwerking met de andere bij BIZOB aangesloten gemeenten, zou kunnen oppakken. Dossiervoering BIZOB bij gezamenlijke inkooptrajecten Aanbevolen wordt dat BIZOB de dossiers die betrekking hebben gezamenlijke aanbestedingen, digitaliseert en ontsluit voor alle gemeenten die aan deze gezamenlijke aanbesteding hebben meegedaan. Uitvoeren spendanalyses Spendanalyses moeten ieder jaar uitgevoerd worden. Hierbij moeten ook de ontwikkelingen/trends ten opzichte van voorgaande jaren worden blootgelegd (bijvoorbeeld daling van het aantal facturen, daling van het aantal leveranciers etc.). Tevens moet BIZOB zorgen voor een analyse van alle inkopen en aanbestedingen over alle gemeenten heen. Dit is de beste ingang om te kunnen bepalen of er door samenwerking met andere gemeenten voordelen behaald kunnen worden (massa=kassa). Contractregistratie De Rekenkamercommissie beveelt het College en BIZOB aan samen met andere gemeenten verder onderzoek te blijven doen naar de mogelijkheden van een verdere doorontwikkeling van het contractenbeheer tot contractmanagement en procesautomatisering om uiteindelijk te komen tot een optimale beheersing van de contracten. BIZOB zal de trekker moeten zijn bij de aanschaf van de daartoe benodigde software. De registraties en systemen van de deelnemende gemeenten dienen vervolgens gekoppeld te worden aan deze centrale BIZOBsoftware. Gebruik van gezamenlijke programma’s van eisen/meer gezamenlijk aanbesteden Om zoveel mogelijk gebruik te kunnen maken van de “machtspositie” van BIZOB c.q. om “massa=kassa” zoveel mogelijk tot zijn recht te laten komen is het van belang om zoveel mogelijk gezamenlijk in te kopen. Vooral bij diensten is hier nog veel winst te behalen door de programma’s van eisen hiervan (bijvoorbeeld leerlingenvervoer) op elkaar aan te laten sluiten zodat ook gezamenlijk aanbesteed kan worden. Indien op ambtelijk niveau geen consensus bereikt wordt over de te hanteren programma’s van eisen, dient op bestuurlijk niveau onderlinge afstemming te worden bereikt. Flexibilisering inzet BIZOB Thans is de afname van het aantal (advies-)dagen van BIZOB vooraf door iedere gemeente bepaald/begroot. De praktijk leert echter dat de behoefte aan dagen jaarlijks fluctueert. De daadwerkelijke behoefte aan dagen wijkt vaak af van het aantal beschikbare dagen. Ieder jaar dient daarom, bij het opstellen van het inkoopplan, de behoefte afgestemd te worden op de beschikbare dagen. Dit kan als nadeel hebben dat: • Indien de werkelijke behoefte kleiner is dan het aantal dagen: dat, om toch het begrote aantal dagen af te nemen, inkopen door BIZOB begeleid gaan worden waarbij BIZOB eigenlijk niet ingeschakeld zou hoeven te worden; • Indien de werkelijke behoefte groter is dan het aantal dagen: dat inkopen waarbij BIZOB betrokken zou moeten worden “buiten de boot vallen”. Vraag is of dit wenselijk is. De feitelijke behoefte zou ook de feitelijke inzet moeten bepalen. Samen met BIZOB zou daarom gestreefd moeten worden naar flexibilisering van de inzet van BIZOB.

93

Subsidies Onderzoek (in BIZOB-verband) de mogelijkheid en wenselijkheid om BIZOB ook in te schakelen bij het binnenhalen van aan inkopen gerelateerde subsidies. Bij veel gemeenten ontbreekt het aan voldoende kennis met betrekking tot subsidiemogelijkheden. Deze subsidies kunnen in veel gevallen pas worden binnengehaald indien bepaalde soorten investeringen (en dus inkopen) plaatsvinden. Met andere woorden: subsidies zijn in veel gevallen inkoop gerelateerd. Het is dan ook te overwegen om BIZOB te laten zorgen dergelijke expertise op centraal niveau. 10.2.3. Niveau College/management In deze paragraaf gaan we in op de aanbevelingen gericht op een betere bedrijfsvoering. Het college en management van gemeente Waalre dient te worden belast met de opvolging van deze aanbevelingen Beoordeling van de aanbiedingen Het verdient aanbeveling om ervoor te zorgen dat gunning alleen dan kan plaatsvinden indien wordt voldaan (minimaal een 6) aan een vooraf vastgesteld minimaal kwaliteitsniveau. Zorg voor goed meetbare criteria. De criteria moeten ook een goede waardering krijgen, zodat er ook grote verschillen optreden tussen verschillende aanbieders (dus niet alleen 5, 6 of 7 toekennen). Nazorg Overweeg om BIZOB ook te betrekken bij de nazorg. Veel inkoopcontracten zijn langdurig. Dat wil zeggen dat deze contracten gemonitord moeten worden. (Denk bijvoorbeeld aan het krijgen van kortingen bij een bepaald afnamevolume) Veelal wordt de monitoring aan eigen medewerkers overgelaten. De “waan van de dag” kan echter veroorzaken dat aan deze monitoring voldoende aandacht wordt geschonken. Bepaal op basis van objectieve criteria wanneer monitoring door BIZOB noodzakelijk is. Wanneer BIZOB wel en wanneer BIZOB niet inschakelen? Het inkoopplan dat elk jaar wordt opgesteld komt tot stand door een samenspel tussen BIZOB en het management van de organisatie. Hierbij is niet duidelijk welke criteria bepalend zijn voor de vraag wanneer BIZOB wel en wanneer BIZOB niet ingeschakeld zou moeten worden als begeleider van de inkopen en aanbestedingen. De rekenkamercommissie beveelt aan dergelijke (objectieve) criteria te ontwikkelen. Gedacht zou bijvoorbeeld kunnen worden aan soort inkopen die plaats moeten vinden en de daarmee gemoeide (grens-)bedragen. Duidelijkheid over budgetten/kredieten De ervaring leert dat op voorhand niet voldoende duidelijk is welk budget c.q. welk krediet met een bepaalde inkoop gepaard gaat. Het verdient aanbeveling om in het inkoopdossier expliciet vast te leggen welk budget c.q. welk krediet als uitgangspunt dient voor de inkoop. Tevens dient de onderbouwing van dit budget c.q. krediet duidelijk te zijn. Indien een en ander op voorhand niet duidelijk is bestaat het risico dat halverwege het inkooptraject teruggegaan moet worden naar de raad met alle risico’s van stagnatie van het inkoopproces van dien.

94

Verschillenanalyse Verschillen tussen voorcalculaties/begrotingen etc. enerzijds en daadwerkelijke aanbestedingen anderzijds dienen stelselmatig uitgevoerd te worden en te worden gedocumenteerd in de inkoopdossiers. Dergelijke analyses kunnen worden gebruikt bij het opstellen c.q. het verfijnen van de onderbouwingen van de gemeentebegroting. Behaalde inkoopvoordelen waarvan verwacht kan worden dat deze ook in de toekomst (in geval van herhaalde inkoop) behaald zullen gaan worden dienen in de begroting te worden verwerkt (neerwaartse bijstelling begroting) Berekenen behaalde voordelen ook door gemeente zelf Niet alleen de resultaten behaald bij door BIZOB begeleide inkopen dienen te worden bepaald. Dit geldt ook voor de resultaten van door de gemeente zelf uitgevoerde (majeure) inkooptrajecten. Dergelijke resultaten dienen in de inkoopdossiers te worden gedocumenteerd en op een centraal punt te worden geregistreerd. Op deze wijze ontstaat een integraal beeld van de behaalde inkoopresultaten. Deze registratie kan tevens gebruikt worden bij het opstellen van de begroting (categorie 3.4 inkoop) Dossiervorming De dossiervorming inzake door de gemeente zelf uitgevoerde inkopen moet beter worden verzorgd. In het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid is een lijst opgenomen van de in de inkoopdossiers op te nemen documenten. Op de vorming van deze dossiers dient door de interne controle functie te worden toegezien. Innovatief aanbesteden Innovatief aanbesteden moet een issue zijn dat bij iedere inkoop (al dan niet door BIZOB begeleid) aandacht krijgt en wordt geborgd (bijvoorbeeld door een “standaardkopje” op te nemen bij iedere inkoopstrategie). Bij iedere inkoop dient bijvoorbeeld expliciet bepaald te worden hoe omgegaan wordt met functioneel specificeren (bijvoorbeeld in de vorm van beeldbestekken). Total cost of ownership Ook total cost of ownership dient standaard aandacht te krijgen bij inkopen en daartoe opgestelde inkoopstrategieën (al dan niet door BIZOB begeleid). Bij iedere inkoop dient niet alleen gekeken te worden naar de initiële inkoopprijs maar ook naar de kosten die vervolgens gedurende de levensduur van het product, dienst, werk moeten worden gemaakt. De becijferingen van deze kosten hebben veel voeten in de aarde en zijn veelal niet eenvoudig. Bepaal objectieve criteria ter beantwoording van de vraag wanneer/bij welke gevallen aan TCO aandacht moet worden geschonken en ontwikkel instrumentaria om deze TCO op eenvoudige wijze te kunnen becijferen. Duurzaam inkopen Voor een goede implementatie van duurzaam inkopen moet aan de volgende aspecten worden gedacht: • Neem duurzaamheideisen op in de fase van specificeren van de inkoop/aanbesteding als verplichte stap in het inkoopproces. • Inventariseer (standaard) of de duurzaamheidwensen als minimumeisen kunnen worden opgenomen en ga na of dit indien mogelijk ook daadwerkelijk gebeurt • Inventariseer (standaard) of er bij opdrachten duurzaamheidwensen kunnen worden toegepast en daarmee worden aanbesteed via EMVI (de Economisch Meest Voordelige Inschrijving) en stel vast of, indien mogelijk, dit ook wordt uitgevoerd?

95

• • •

Bekijk of er in de contractbepaling prikkels kunnen worden ingebouwd voor een duurzame uitvoering of dienstverlening Monitor de afgesproken duurzaamheidprestaties gedurende de contractperiode Analyseer de lopende contracten om te kijken waar er aanpassingen op het gebied van duurzaamheid kunnen worden gemaakt

96

Hoofdstuk 11: Bestuurlijke reactie college

Aan de rekenkamercommissie Waalre De Groene Rand Postbus 234 5580 Waalre

Geachte Rekenkamercommissie, Uw brief van

Uw kenmerk

20 december 2010

Afdeling/Ambtenaar

M. van Seventer Doorkiesnr.:

2282524

(040) Onderwerp

Ons kenmerk

Datum 31-01-2011

Onderzoeksrapport Inkoop en aanbesteding gemeente Waalre Als gevolg van grote drukte in de begrotingsperiode is het helaas niet gelukt op tijd te reageren op uw verzoek tot hoor en wederhoor op het door u opgestelde rapport. Met dit schrijven voldoen wij alsnog aan dit verzoek. Inleiding Wij hebben kennis genomen van het onderzoeksrapport Inkoop en aanbesteding Gemeente Waalre. Behoudens enkele details (zie hierna) kunnen wij instemmen de inhoud van het rapport. Wij zien geen zaken in het rapport die aanleiding geven tot aanpassing van het vastgestelde inkoop en aanbestedingenbeleid. In algemene zin vragen wij ons af wat de toegevoegde waarde is van dit onderzoek. Het beantwoorden van deze vraag wordt bemoeilijkt door de volgende zaken: 1. Het rapport is moeilijk leesbaar Er ontbreekt niet alleen een managementsamenvatting en inhoudsopgave, maar vooral een helder overzicht met de belangrijkste bevindingen c.q. adviezen; 2. Omvang van het rapport Gezien de opmerkingen bij het vorige punt is de omvang niet uitnodigend voor bestuurders om het rapport van 158 pagina’s te gaan lezen. Het feitenrelaas legt geen duidelijke verbinding met conclusies en adviezen; 3. De uitkomsten van het rapport voegen weinig toe aan eerdere bevindingen Te denken valt aan de uitgevoerde controles door PWC accountants, waarbij over het jaar 2009 een volledige goedkeuring is verkregen voor financiële rechtmatigheid en evaluaties die uitgevoerd zijn door bureau Bizob;

97

4. Een heldere onderzoeksvraag en vooral wat we met het onderzoek willen bereiken ontbreekt c.q. komt onvoldoende uit de verf. Detailopmerkingen Op blz. 28 van het rapport geeft u aan niet bekend te zijn met een gedragscode voor ambtenaren; Waalre kent wel degelijk een integriteitsverklaring. Op dezelfde bladzijde maakt u gewag van het feit dat een afzonderlijk artikel in de financiële verordening ontbreekt m.b.t. het vastleggen van interne regels aangaande inkopen en aanbestedingen door het college. De constatering is correct, echter uw conclusie, dat daarmee besluiten over inkoop- en aanbestedingen niet formeel geregeld zouden zijn, wordt niet door ons gedeeld. In het kader van deregulering maakt Waalre gebruik van een verkorte versie van de financiële verordening. Het beleid (inclusief jaarlijks inkoopplan) aangaande inkopen en aanbestedingen is vastgesteld beleid. Zoals eerder genoemd hebben wij een volledige goedkeuring ontvangen van PWC accountants. Slot Voor eventuele vragen kunt u met ons contact opnemen. Wij gaan er van uit dat wij hiermee voldoende hebben gereageerd op het onderzoeksrapport.

Hoogachtend, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN WAALRE, de secretaris, de burgemeester,

mw. mr. A.G.M. van der Knaap

mr. H.C.R.M. de Wijkerslooth

98

Hoofdstuk 12: Nawoord rekenkamercommissie De rekenkamercommissie dankt het college voor de reactie op het rapport Inkoop en Aanbesteding gemeente Waalre. Zij stelt met instemming vast dat het college (op enkele details na) instemt met de inhoud van het rapport. Het college maakt in algemene zin een tweetal opmerkingen waar de rekenkamercommissie op in wenst te gaan. A. Het college ziet geen reden het inkoop- en aanbestedingsbeleid aan te passen In het rapport wordt aangegeven dat naar de mening van de rekenkamercommissie een aantal aspecten in het inkoop- en aanbestedingsbeleid onderbelicht blijven. Hiermee is nog niet gezegd dat volgens de rekenkamercommissie direct tot een aanpassing van het inkoop- en aanbestedingsbeleid moet worden overgegaan. Hiermee kan ook worden gewacht tot het moment van de (volgende) evaluatie van dit beleid. Mocht u het niet zinvol vinden om het beleid aan te passen dan is “reparatie” ook mogelijk door het vaststellen van op het inkoop- en aanbestedingsbeleid aansluitende beleidsregels die door het college worden vastgesteld. B. Het college vraagt zich af wat de toegevoegde waarde is van het onderzoek Strikt genomen is dit een vraag die niet door het college maar door de raad zou moeten gesteld. Echter de toegevoegde waarde van het onderzoek moet niet alleen gezocht/gevonden worden in de analyse van de inkopen en aanbestedingen die in Waalre plaats hebben gevonden, maar ook in de analyse van de rol die BIZOB hierin heeft gespeeld. Daarnaast is de analyse van de uitgangspunten bij de toetreding tot de inkoopsamenwerking en de spiegeling aan het nieuwe inkoopbeleid van de BIZOB-regio een belangrijk onderdeel van het onderzoek. 1. Het rapport is moeilijk leesbaar Het rapport zoals het thans voor de raad voorligt is (vrijwel) identiek aan het rapport dat aan het college (voor hoor en wederhoor) is voorgelegd. Voor een goed overzicht is er daarna een manangement samenvatting toegevoegd die de lezer helpt de voor hem relevante onderdelen sneller te duiden.. 2. Omvang van het rapport De omvang van het rapport is (mede) afhankelijk van de vooraf gestelde onderzoeksvragen en de (financiele) belangen die er met inkoop en aanbesteding gemoeid zijn. Hierbij dient er goed evenwicht te zijn tussen bevindingen, conclusies en aanbevelingen. Door het lezen van de managementsamenvatting en de hoofdstukindeling kan de “snelle” lezer ns inziens makkelijk toegang krijgen tot de essentie van het rapport. . 3. De uitkomsten van het rapport voegen weinig toe aan eerdere bevindingen Deze mening deelt de rekenkamercommissie niet. Het doel van het onderzoek was niet alleen om zicht te krijgen op de rechtmatigheid van de inkopen, maar ook om zicht te krijgen op alle andere facetten die rondom inkoop en aanbesteding “heen hangen” zoals doelmatigheid, dossiervorming, de rol van BIZOB, inkoopbeleid etc. Tevens is in het onderzoek ruime aandacht geschonken aan de vraag of en in hoeverre de doelstellingen van BIZOB zijn waargemaakt en in hoeverre er in de toekomst nog mogelijke verbeteracties mogelijk/noodzakelijk zijn.

99

4.

Een heldere onderzoeksvraag en vooral wat we met het onderzoek willen bereiken ontbreekt c.q. komt onvoldoende uit de verf. De onderzoeksvraag is volgens de rekenkamercommissie voldoende duidelijk omschreven in pagina 4 van dit rapport. Verder verwijst de rekenkamercommissie naar hetgeen hierboven is verwoord. Verder heeft het college nog detailopmerkingen inzake de financiele verordening en de gedragscode voor ambtenaren. Wij wijzen erop dat de rekenkamercommissie niet heeft willen concluderen dat besluiten over (individuele) inkopen en aanbestedingen niet formeel geregeld zijn. Wij stellen slechts vast dat aangaande het formuleren en vaststellen van het beleid inzake inkoop en aanbesteding niets formeel is geregeld. Wat betreft de gedragscode betreft merken we op dat tijdens het onderzoek navraag is gedaan naar een ambtelijke en bestuurlijke gedragscode. Deze kon op dat moment niet worden overlegd. De rekenkamer wenste inzage in de gedragscode om te kunnen achterhalen wat er aangaande integer handelen ten opzichte van leveranciers in gemeente Waalre is geregeld. Het feit dat deze gedragscode wél bestaat doet overigens niets af aan de conclusies en aanbevelingen van het rapport. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geinformeerd,

Rekenkamercommissie de Groene Rand 15 februari 2011

100

Bijlage 1: reactie van de rekenkamercommissie op de vragen van de commissie AZ van de gemeente Son & Breugel Bieden de programma’s van eisen voldoende kaders om tot het gewenste resultaat te komen? De programma’s van eisen maken deel uit van het onderzoeksobject. In totaal analyseert de rekenkamercommissie 12 recente inkopen en aanbestedingen. Enkele daarvan zijn door BIZOB begeleid. In het onderzoek wordt meegenomen het proces op basis waarvan programma’s van eisen tot stand zijn gekomen en de wijze waarop deze als uitgangspunt dienden bij de uiteindelijke gunning. In welke mate de kwaliteit van het programma van eisen heeft bijgedragen aan het uiteindelijke inkoopresultaat is geen onderdeel van het onderzoek. Wat zijn de mogelijkheden om lokale bedrijven bij de inkoop en aanbesteding te betrekken? Het (nieuwe/concept) inkoop en aanbestedingbeleid wordt door de rekenkamercommissie meegenomen in het onderzoek. De manier waarop in het oude/vigerende beleid en met name binnen het nieuwe beleid wordt omgegaan met lokale/regionale leveranciers wordt hierin meegenomen. Welk (financiële) voordeel halen wij uit de diensten van BIZOB? De wijze waarop BIZOB zich manifesteert wordt in het onderzoek meegenomen. Dit betekent niet alleen dat gekeken wordt naar financiële voordelen (voor zover meetbaar) maar ook naar de niet financiële. Hiertoe wordt onder andere een enquête naar de beleving van BIZOB in de organisatie uitgezet en vinden gesprekken plaats met diverse medewerkers en met BIZOBmedewerkers. Hierbij wordt met name ook gekeken naar de doelstellingen die ten grondslag laten aan de oprichting van BIZOB. Voldoen de aanbestedingen aan de verwachtingen van burgers? Vanzelfsprekend onderkent de rekenkamercommissie dat inkopen niet ophoudt bij het ondertekenen van de overeenkomst. Om vast te kunnen stellen of er “goed is ingekocht” gaat de rekenkamercommissie, indien de prestatie is/wordt geleverd, ook na of de gemeente tevreden is met het geleverde.

101

Bijlage 2: Algemeen Bestuur BIZOB • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Asten Bergeijk Best Bladel Cranendonck Deurne Eersel Gemert-Bakel Heeze-Leende Laarbeek Nuenen Oirschot Reusel-de-Mierden Someren Son en Breugel Veldhoven Waalre Geldrop-Mierlo

W.M.A. Verberkt, J.H.J. van Bussel W.A.C.M. Wouters, F.L.J. van der Meijden C.M.M. Noordmann, A.A.M.J. Walraven J.J.P.M. van Hout, D. Zumker M. Van Vliet, B.P. Meinema J.G.M. Daandels, G.J.C. Kusters H.J.M. Timmermans, S.J. Kraaijeveld J.H.A.G. van Maasakkers, A.A.T.G. Jansen H. Oosterlee, P.J.J. Verhoeven C.A. Liebrecht, J.H. Vereijken H. Bimmel, P.F.L. Damen P.S.M. Perriëns, R.A.L. Severijns L.J.M. Bertens, H.A.J. Tuerlings A.P.M. Veltman, A.P.M. de Kok A.J.M. van Etten, R. Visser K.J.P.A. Boonen, J.M.L.N. Mikkers G. Van der Knaap, A.R.B.G. Teeven J. van Vlerken, M.J.D. Donders-De Leest

Dagelijks Bestuur BIZOB • • • • •

A.P.M. Veltman, Voorzitter A.A.T.G. Jansen, Secretaris J.J.P.M. van Hout, Penningmeester J.H. Vereijken, Lid F.L.J. van der Meijden, Lid

Directie BIZOB

M.A.J. Stuijts MSc

102

Bijlage 3: Normenkader presteren BIZOB

Dit normenkader is “opgehangen” c.q. geclusterd op basis van de voordelen van de samenwerking zoals genoemd in de notitie Regionale inkoopkansen voor gemeenten in zuid-oost Brabant Voordeel 1: versterking machtspositie Normen: • De machtspositie ten opzichte van de leveranciers wordt versterkt • BIZOB behartigt de belangen van de gemeenten Voordeel 2: massa=kassa Normen: • daar waar mogelijk worden voor meerdere gemeenten gezamenlijke inkooptrajecten doorlopen waarmee belangrijke kostenvoordelen worden gerealiseerd • daar waar mogelijk worden voor meerdere gemeenten gezamenlijke mantelcontracten afgesloten waarmee belangrijke kostenvoordelen worden gerealiseerd, bijvoorbeeld: wmo-hulpmiddelen, energie, accountant. Voordeel 3: Gemeenten zijn te klein om eigen inkoopfunctie te hebben Norm:

door een samenwerking aan te gaan wordt een kenniscentrum in het leven geroepen waaruit individuele kleine gemeenten kunnen putten

Voordeel 4: Aanbod inkoopfuncties is gering Norm:

een samenwerkingsverband is voor inkoopmedewerkers als werkgever aantrekkelijker dan een kleine gemeente

Voordeel 5: Gebruik maken van elkaars kennis Normen: • gemeenten maken gebruik van de kennis van de binnen de gemeente werkzame ambtenaren (eigen personeel), BIZOB-medewerkers en medewerkers van andere gemeenten. • het samenwerkingsverband fungeert als centraal informatiepunt voor alle deelnemende gemeenten. • Informatie is beschikbaar op het gebied van productspecificaties, marktonderzoek, leveranciersevaluaties, processen, inkoop/aanbestedingsbeleid en producten • BIZOB is voor alle gemeenten een vraagbaak • minimaal één dagdeel per week inruimen voor kennis van de medewerkers van BIZOB Voordeel 6: Verlaging van de inkoopkosten Normen: • de kosten in verband met het inkoopproces worden verlaagd • het inkoop/werkplan is gebaseerd op spendanalyse en op begroting en heeft een dynamisch karakter en wordt afgestemd met de door de gemeente aan te wijzen personen • bij gezamenlijke inkooptrajecten wordt gebruik gemaakt van één inkoper Voordeel 7: Verbetering van het inkoopproces Normen: • De inkoopprocessen zijn transparant en worden (beter) beheerst • BIZOB verzorgt complete Europese aanbestedingstrajecten, zowel voor individuele gemeenten als voor gemeenten gezamenlijk. • BIZOB voert specifieke inkooptrajecten voor één gemeente afzonderlijk uit • BIZOB adviseert over beleid, strategie en procedures op gemeentelijk niveau

103

• • • •

BIZOB coacht nieuw aangestelde inkoopmedewerkers om de inkoopkwaliteit op korte termijn op een hoog niveau te brengen. BIZOB handelt altijd in overeenstemming met wet- en regelgeving BIZOB hanteert een integriteitcode BIZOB-gemeenten hebben een actueel BIZOB-inkoop- en aanbestedingsbeleid

Voordeel 8: Continuïteit van de professionele inkoop Normen: • als een inkoopmedewerker, om welke reden dan ook, wegvalt, kan er snel voor vervanging worden gezorgd. • noodzakelijke inkoopexpertise en ondersteuning kon op ieder gewenst moment door BIZOB worden geleverd. Neen-verkopen kent BIZOB niet

104

Bijlage 4: Normenkader meting en rapportage Dit normenkader, ontleend aan de informatie zoals vermeld in paragraaf … , ziet er als volgt uit: Inkoopparticipatie: Door BIZOB wordt aangegeven dat vanaf 2005 BIZOB minimaal 50% van de gepleegde inkopen begeleidt. In dit rapport wordt nagegaan of en in hoeverre de participatie wordt gemeten en of het percentage wordt gehaald. Gemiddeld inkoopvoordeel: BIZOB geeft aan in 2005 (en volgende jaren) een inkoopvoordeel te behalen van 5%. In dit rapport wordt nagegaan of meting en verslaglegging hieromtrent plaatsvindt en of de 5% wordt gehaald. Voordeelbedrag: BIZOB geeft aan voor alle deelnemende gemeenten een absoluut voordeel (inkoopresultaat) te behalen van 2.500.000 vanaf 2005. In dit rapport wordt ingegaan op de vraag of het totale inkoopvoordeel wordt gemeten en gerapporteerd en of de doelstelling wordt behaald. Kosten regionale inkoop De kosten van de regionale inkoop bedragen in 2005 niet meer dan € 1.250.000. Over de kosten na 2005 doet BIZOB geen uitspraken. Inkoopbesparing per inkooptraject BIZOB geeft aan per individueel inkooptraject te becijferen wat het hiermee behaalde financieel resultaat is. In dit rapport wordt nagegaan of men zich hier aan houdt en of verslaglegging hierover plaatsvindt. Daling dagtarieven BIZOB BIZOB geeft aan dat door toetreding van andere gemeenten de overheadkosten over meerdere gemeenten verdeeld kunnen worden. Dit leidt tot een daling van de dagtarieven van BIZOBmedewerkers van 5% tot 10%

105

Bijlage 5: normenkader dossieronderzoek

Vraag/norm

Toelichting

Bevinding

Bij de meeste dossiers is hier sprake van. Veelal is er sprake van raadsstukken of B&Wnota's. Bij onderhoud is sprake van onderhoudsplannen (wegen etc.) Bij grote infrastructurele werken is sprake van kredieten.

SPECIFICEREN

1

Is duidelijk waarom de aanschaf nodig was?

een onderbouwing is wenselijk waaruit blijkt waarom de aanschaf van het product, de dienst of het werk nodig is. Hieruit blijkt dat nut en noodzaak voldoende bewezen is. Er is een probleemstelling en motivering.

2

Is duidelijk of en welke medewerkers van de gemeente betrokken is/zijn geweest bij het vaststellen van de noodzaak van de aanschaf?

het is wenselijk dat uit het dossier of interview blijkt dat diverse medewerkers vanuit hun functie betrokken zijn geweest bij de overwegingen die tot de aanschaf hebben geleid

Dit blijkt niet altijd uit het dossier, tenzij sprake is een expliciet raads- / B&W-besluit. Veelal zijn de afdelingshoofden bij de besluitvorming betrokken. E.e.a. blijkt echter niet altijd expliciet uit het dossier.

is duidelijk wie op grond van welk mandaat een besluit heeft genomen over de noodzaak van de aanschaf?

het is wenselijk dat uit de dossiers blijkt wie goedkeuring heeft gegeven voor de start van het proces tot aanschaf van het product, de dienst of het werk. Op grond van de mandaatregeling blijkt dat deze persoon bevoegd is het besluit te nemen

Goedkeuring tot de start van een proces wordt niet altijd expliciet gegeven. Met name niet in die gevallen waar géén sprake is van een raads- en/of B&W-besluit. Uiteraard is wel sprake van impliciete goedkeuring van de start door het afdelingshoofd.

blijkt uit het inkoopdossier welke inkoopprocedure is gekozen?

de gekozen inkoopprocedure is in het dossier vastgelegd en betreft één van de mogelijke procedures zoals die zijn opgenomen in het inkoop- en aanbestedingsbeleid

In de gevallen waar BIZOB de inkopen begeleidt is dit het geval. In de gevallen waarbij de gemeente de inkoop zelf uitvoert vindt deze vastlegging niet expliciet plaats. Echter: uit het dossier (offertes, afschrijven leveranciers etc. blijkt wel uit de stukken voor welke procedure men gekozen heeft.

bevat het inkoopdossier een raming van het bedrag van de in te kopen levering, dienst of werk?

het dossier bevat een raming van het in te kopen bedrag. De raming is vakkundig en realistisch opgesteld en is op actuele gronden bepaald. Bij meerjarige overeenkomsten of overeenkomsten voor onbepaalde tijd is de totale waarde van de opdracht gehanteerd, met een maximum van 48 maanden. Er is geen sprake van het in delen knippen van een project of een aanpassing van een raming om een afwijkende categorie toe te passen.

Ramingen ontbreken veelal In de dossiers. Dit is zowel het geval bij de BIZOB-dossiers als bij de niet-BIZOB-dossiers. Bij de BIZOB-dossiers blijkt wel uit de in de dossiers opgenomen "afraamformulieren" wat de oorspronkelijke raming is geweest. Onderbouwingen van de ramingen ontbreken veelvuldig. Hiermee is niet gezegd dat er helemaal geen sprake is van ramingen. Veelal is sprake van in de begroting opgenomen bedragen en investeringskredieten.

6

is er een duidelijke onderbouwing waaruit blijkt waarom voor deze inkoopprocedure is gekozen?

het is wenselijk dat uit het inkooptraject een onderbouwing blijkt waarin op grond van de raming van het bedrag en de verwachte risico's duidelijk is waarom een bepaalde procedure is gekozen. Het inkooprisico wordt bepaald door de mate waarin er alternatieve leveranciers zijn dan wel dat de gemeente om welke reden dan ook strikt is gebonden aan één of een zeer beperkt aantal leveranciers

Bij de BIZOB-dossiers is sprake van inkoopstrategieën waarin dit soort zaken worden uiteengezet en worden afgewogen. Bij de dossiers die door de gemeente zelf zijn uitgevoerd ontbreken dergelijke expliciete analyses.

7

Indien van toepassing is Europees aanbesteed

Indien van toepassing is Europees aanbesteed

ja. De RKC is geen dossier tegengekomen waar Europese aanbesteding aan de orde was, waarbij een andere procedure is gevolgd.

In het algemeen is hier sprake van. Bij diensten is sprake van. Bij diensten is sprake van een programma van eisen. Bij werken is sprake van (RAW-)bestekken. Alleen bij leveringen kan het voorkomen dat men (vooral bij kleine leveringen) kiest voor een bepaald merk en niet vooraf expliciet nadenkt over (functionele) eisen.

3

BEPALEN PROCEDURE

4

5

NADERE SPECIFICATIE PRODUCT

8

is er een specificatie van het product/levering/werk aanwezig?

Voor leveringen en diensten van categorie A,B en C is min. Een volledige omschrijving van het gewenste product of de dienst aanwezig. Voor leveringen en diensten van cat. D,E of F is een functioneel opgesteld programma van eisen aanwezig. Voor werken is een werkbeschrijving of een bestek beschikbaar, evt. gebaseerd op (delen van) standaardregelingen.

9

Overzicht verwachte kosten

Er bestaat een overzicht van verwachte kosten

zie hiervoor beantwoording van vraag 5

Beschrijft de specificatie de wensen en eisen waaraan het product moet voldoen?

de specificatie beschrijft zo volledig mogelijk alle wensen waaraan het product/dienst/werk moet voldoen

Ja. Indien een specificatie is opgesteld dan is ook sprake van een degelijke, uitputtende specificatie. In sommige gevallen komt deze tot stand door daartoe speciaal gevormde inkoopcomités

10

106

11

12

13

14

is de hoogte van het gewenste kwaliteitsniveau in de specificatie vastgelegd?

de hoogte van het gewenste kwaliteitsniveau is in de specificatie vastgelegd

Ja, indien de markt algemeen aanvaarde kwaliteitsniveaus kent dan wordt daarnaar in de specificaties verwezen. Is hier geen sprake van dan wordt gevraagd om een bepaald merk of naar een product dat aan dat merk gelijkwaardig is.

blijkt dat de geselecteerde leverancier aan het vastgelegde kwaliteitsniveau voldoet en is dit gecontroleerd?

in het inkoopdossier of anderszins is het wenselijk dat documenten te vinden zijn waaruit blijkt dat de geselecteerde leverancier/dienstverlener/aannemer aan het gewenste kwaliteitsniveau voldoet. Tevens blijkt dat is gecontroleerd dat de geselecteerde leverancier hieraan voldoet

Ja, in de meeste dossiers waar dit aan de orde is, wordt de leverancier expliciet gevraagd om schriftelijk aan te tonen dat hij voldoet aan binnen de markt algemeen aanvaarde kwaliteitskeurmerken. Deze stukken zijn in de inkoopdossiers aanwezig.

is de specificatie objectief en functioneel opgesteld?

de specificatie beschrijft de functies die het aan te kopen product/dienst/werk voor de gebruiker moet vervullen. De specificatie bevat geen merknamen, sluit op voorhand geen mogelijke leveranciers uit en is opgesteld volgens het SMART principe

ja, merknamen worden alleen dan gebruikt indien met een bepaalde kwaliteit wil duiden c.q. indien men producten wil hebben die voldoen aan de kwaliteit van merk X.

heeft de opdrachtgever in de gemeente de specificatie opgesteld en goedgekeurd?

de specificatie is opgesteld door de opdrachtgever, daarbij eventueel geholpen door een externe. Hij keurt de specificatie goed alvorens er een aanvraag uitgaat naar de geselecteerde leveranciers. Van de instemming is een schriftelijk bewijs aanwezig in het dossier of op een andere manier aangetoond

Er is veelal geen sprake van een expliciete goedkeuring van de specificaties.

SELECTEREN

15

heeft er een marktoriëntatie plaatsgevonden waarbij een lijst met potentiële leveranciers (de shortlist) is opgesteld? Er is informatie ingewonnen over eerder door het bureau / de externe geleverde prestaties.

indien de shortlist aanwezig is; is deze gevarieerd, uitdagend en kwalitatief voldoende?

de shortlist is specifiek voor het inkooptraject opgesteld. De shortlist bevat een onderbouwing van de samenstelling ervan en: a) geeft inzicht in verschillende soorten en typen leveranciers, b) bevat zowel bestaande als nieuwe leveranciers, c) geeft inzicht in de mate waarin potentiële leveranciers technisch, logistiek, kwalitatief en bedrijfseconomisch in staat zijn het gevraagde product te leveren binnen de gestelde termijn. Op de shortlist wordt, naast geschikte partijen buiten de gemeentegrens, tenminste 1 geschikte lokale of regionale aanbieder opgenomen

Zie tevens beantwoording van vraag 15. Niet altijd is duidelijk hoe de shortlists tot stand zijn gekomen.

zijn er partijen uitgesloten van de shortlist?

Partijen die in het voortraject van het inkooptraject een significante rol hebben gespeeld (bijvoorbeeld advisering bij het opstellen van de specificaties, zie vraag 2-6) zijn uitgesloten van deelname aan het offertetraject en zijn niet op de shortlist vermeld

Ja, er is géén vermenging tussen adviseren over inkopen en daadwerkelijk leveren.

16

17

18

De shortlists zijn allemaal wel voorhanden, alleen is er veelal geen sprake van een toelichting op de shortlists. Onduidelijk is vaak hoe / op welke gronden de shortlist tot stand is gekomen (bijvoorbeeld overwegingen tot stimuleren van lokale leveranciers

het is wenselijk dat in het inkoopdossier een shortlist aanwezig is met potentiële leveranciers die worden uitgenodigd om een aanbieding te doen Er is informatie ingewonnen over eerder door het bureau / de externe geleverde prestaties.

19

heeft de selectie van leveranciers op de juiste wijze plaatsgevonden?

20

zijn er leveranciers die hebben aangegeven geen offerte te kunnen of willen uitbrengen?

21

Indien dit het geval is; is/zijn er andere leveranciers van de shortlist benaderd?

De selectie van leveranciers heeft plaatsgevonden door het schriftelijk aanvragen van offertes bij het benodigde aantal leveranciers (dat op de shortlist is vermeld). Het benodigd aantal leveranciers wordt bepaald door de gekozen inkoopprocedure. Een bewijs van de schriftelijke uitvraag is in het dossier aanwezig of op een ander manier aantoonbaar. Van leveranciers die hebben aangegeven geen offerte te kunnen of willen uitbrengen is een (schriftelijke) verklaring in het dossier aanwezig.

Een bewijs van de aanvullende uitnodiging(en) is in het dossier aanwezig

Er worden niet altijd referenties ingewonnen. Bij grote werken is men bekend met diverse aannemers en weet men welke kwaliteit geleverd wordt. Bij diensten wordt vaak expliciet om een lijst met referenties en opdrachten gevraagd. Ook maakt men gebruik van het stellen van eisen aangaande minimale omzet etc.

Ja, uit de dossiers blijkt vaak welke leveranciers zijn aangeschreven. In veel, maar niet in alle gevallen (m.n. eigen beheer dossiers) zijn stukken inzake offerte-aanvraag aanwezig.

Hiervan heeft de RKC geen gevallen aangetroffen Nvt

107

is de offerteaanvraag volledig conform de eisen die daaraan te stellen zijn door het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente?

De uitgestuurde offerteaanvraag bevat: De opgestelde specificatie; Een overzicht van de selectiecriteria (minimale eisen aan product of leverancier); Een opgave van de gunningcriteria op hoofdlijnen met de onderlinge weegfactoren; Een verwijzing naar het van toepassing zijn van de Algemene Inkoopvoorwaarden; Een opgave van de te volgen inkoopprocedure, inclusief de gestelde termijnen; Een voorbeeld van de offerteaanvraag is in het dossier opgenomen

De offerteaanvragen variëren uiteraard van geval tot geval. In ieder geval sluiten ze altijd aan bij de soort inkoop die plaatsvindt. Hoe complexer de inkoop, hoe uitgebreider de offerteaanvraag.

23

krijgen de potentiële leveranciers gelegenheid tot het stellen van aanvullende vragen?

Potentiële leveranciers krijgen voldoende gelegenheid om, naar aanleiding van de ontvangen offerteaanvraag, aanvullende vragen te stellen. In de offerteaanvraag is aangegeven op welke wijze en binnen welke termijn de vragen ingediend moeten worden bij de gemeente. De gemeente houdt zich strikt aan deze termijnen

Op dit vlak heeft de RKC geen omissies aangetroffen. Leveranciers worden in de gelegenheid gesteld om (schriftelijk) vragen in te dienen. De schriftelijke beantwoordingen maken deel uit van de pve's/bestekken.

24

zijn deze vragen schriftelijk gesteld?

De vragen worden schriftelijk ingediend door de leveranciers en zijn, herkenbaar per leverancier, opgenomen in het dossier.

Op dit vlak zijn er geen omissies aangetroffen

hebben de potentiële leveranciers een correcte reactie gekregen van de gemeente op hun vragen?

De gemeente verstrekt aan alle potentiële leveranciers een Nota van Inlichtingen op een zodanige wijze dat alle leveranciers over dezelfde informatie beschikken. In deze schriftelijke notitie zijn alle aanvullende vragen en bijhorende antwoorden opgenomen.

Ja. Nota's van inlichtingen zijn in alle gevallen netjes aan alle leveranciers overhandigd.

zijn de ingediende offertes op de juiste wijze in behandeling genomen?

Alleen schriftelijk ingediende offertes, welke voldoen aan de specifiek opgestelde selectiecriteria, worden in behandeling genomen. Alle offertes van alle leveranciers zijn in het dossier aanwezig.

Niet in alle dossiers zijn alle offertes aanwezig. Vaak zijn alleen de offertes/inschrijvingen van de leveranciers opgenomen waaraan de opdracht is gegund.

zijn de in behandeling genomen offertes op de juiste wijze geanalyseerd en beoordeeld?

Alle in behandeling genomen offertes worden gelijkwaardig, zuiver, transparant en reproduceerbaar geanalyseerd en beoordeeld. Uit het dossier of anderszins aantoonbaar dient duidelijk te worden dat er sprake is van een weloverwogen keuze van de geselecteerde leverancier.

Ja, indien er sprake is van keuze op basis van de laagste prijs, dan is de keuze snel gemaakt. Indien sprake is van emvi dan zijn in alle dossiers "invulmatrices" aanwezig waaruit blijkt welke scores zijn toegekend aan de gunningscriteria.

De beoordeling van offertes is door niet alleen de gemandateerde functionaris uitgevoerd.

De offertes worden beoordeeld in de mate waarop wordt voldaan aan de wensen en eisen in de offerteaanvraag (eventueel aangevuld met de Nota van Inlichtingen). De beoordeling vindt bij voorkeur plaats op basis van specifiek opgestelde gunningcriteria (gewogen en integraal). Hiervoor zijn gunningcriteria opgesteld die vooraf in de offerteaanvraag bekend zijn gemaakt, tezamen met benoemde wegingsfactoren. De scores voor de leveranciers op de gehanteerde selectie- en gunningcriteria wordt gemotiveerd in het dossier en aan de beslissers. De beoordeling van offertes is door niet alleen de gemandateerde functionaris uitgevoerd.

zijn de selectie- en gunningcriteria opgenomen in het dossier en passen deze bij de aan te besteden producten?

De selectie- en gunningcriteria zijn opgenomen in het dossier. Ze zijn functioneel (bijv. inhoudelijke expertise, kwaliteitseisen, resultaatbepaling, ervaringen/referenties) en proportioneel voor de aan te besteden producten/diensten/werken en worden consequent toegepast. De keuze voor de gehanteerde selectie- en gunningcriteria, scoremethode en selectiemethode wordt gemotiveerd in het dossier en aan de beslissers.

Daar waar sprake is van selectie- en gunningscriteria zijn deze uit het dossier af te lezen.

is voor de gunningcriteria expliciet opgenomen waarom is gekozen voor "laagste prijs" of "economisch meest voordelige aanbieding"?

De gemeente wenst een goede balans te hebben en houden tussen prijs en kwaliteit. In geval van ‘laagste prijs’ is de aanbiedingsprijs bepalend. Daarnaast dient alleen een controle plaats te vinden of aan de minimaal gestelde kwaliteitseisen is voldaan. In geval van ‘economisch meest voordelige aanbieding’ dient naast de prijs een aantal aanvullende criteria te worden bepaald zoals kwaliteit, risico, levertijd, betrouwbaarheid, enzovoort). In het dossier is een onderbouwing opgenomen waarom voor ‘laagste prijs’ of ‘economisch meest voordelige aanbieding’ is gekozen.

De keuze tussen laagste prijs en emvi wordt in de BIZOB-dossiers expliciet zichtbaar gemaakt. Bij de gemeentelijke dossiers wordt veelal gekozen voor de laagste prijs.

22

25

26

27

28

29

30

31

Op dit vlak zijn door de RKC geen omissies aangetroffen. Zie verder vraag 27 Dit varieert per soort inkoop. Indien sprake is van leveringen tegen de laagste prijs is er vaak maar een persoon die beoordeelt. Bij meer complexere inkopen is er sprake van een team.

108

zijn er, na het selecteren van een voorkeursleverancier, met deze leverancier nog onderhandelingen gevoerd?

Het is wenselijk dat uit het dossier blijkt dat commerciële onderhandelingen (indien relevant) betreffende kwantumkortingen en tarieven hebben plaatsgevonden waarbij is aangegeven wat het onderhandelingsresultaat is geweest.

Hiervan zijn geen dossiers aangetroffen. Onderhandelingen waren niet aan de orde.

zijn de selectie- en gunningcriteria zodanig opgesteld dat locale of regionale leveranciers niet worden bevoordeeld?

In de uitwerking van de selectie- en gunningcriteria wordt voorkomen dat zodanige eisen worden gesteld aan leveranciers dat alleen locale of regionale leveranciers hier aan kunnen voldoen.

Er zijn geen dossiers aangetroffen waarbij is gebleken dat lokale leveranciers zijn bevoordeeld.

wordt de gunning van de opdracht aan de geselecteerde leverancier schriftelijk bevestigd?

Voor leveringen van categorie A, B en C volstaat het versturen van een schriftelijke bevestiging van de opdracht per brief of een opdrachtbon, met verwijzing naar de specificatie of het bestek, de inkoopvoorwaarden en de offerte. Een afschrift van het de opdrachtbevestiging of opdrachtbon is in het dossier aanwezig. Voor leveringen van categorie D en E wordt een contract opgesteld dat door beide partijen wordt ondertekend. Een kopie van het contract of een expliciete verwijzing naar de locatie van het contract in het contractenregister van de gemeente is in het dossier aanwezig.

Ja, in de dossiers zijn (veelal) schriftelijke opdrachten aanwezig.

ontvangen de niet geselecteerde leveranciers een schriftelijke afwijzing?

Leveranciers aan wie de opdracht niet is gegund ontvangen een korte afwijzingsbrief. Hierin staat een korte toelichting op welke gronden hun aanbieding is afgewezen. Het is wenselijk dat een afschrift van de afwijzingsbrieven in het dossier aanwezig is.

Ja, uit de dossiers blijkt (veelal) dat andere leveranciers een schriftelijke afwijzing ontvangen

36

blijkt (uit het inkoopdossier) wie besloten heeft over instemming met de opdrachtverstrekking? Is deze beslisser bevoegd conform de mandaatregeling van de gemeente?

Uit het inkoopdossier of op een andere manier blijkt wie het besluit heeft genomen dat er een opdracht wordt verstrekt aan de geselecteerde leverancier. Deze persoon is bevoegd dit besluit te nemen

Neen, besluitvorming blijkt niet expliciet uit het dossier.

37

blijkt uit het inkoopdossier wie de feitelijke opdracht heeft verstrekt aan de leverancier. Is deze opdrachtgever bevoegd conform de mandaatregeling?

Uit het inkoopdossier blijkt wie de feitelijke opdracht heeft verstrekt aan de geselecteerde leverancier. Deze persoon is bevoegd dit besluit te nemen.

Ja, de opdrachten worden/zijn ondertekend door de daartoe bevoegden en zijn in de inkoopdossiers opgeborgen.

indien voor de te verstrekken opdracht vooraf geen raming is te geven is dan een raamovereenkomst gesloten met de dienstverlener waarin een aantal minimale criteria zijn opgenomen? Duidelijk voor beide partijen welke voorwaarden bij de inkoop leidend zijn.

Het is wenselijk dat uit het dossier is op te maken dat vooraf geen raming van de opdracht kan worden gemaakt. Met de dienstverlener is een raamovereenkomst afgesloten waarin kwaliteit, uitvoerende personen, uurtarieven en ontbindingsvoorwaarden zijn vastgelegd. Duidelijk voor beide partijen welke voorwaarden bij de inkoop leidend zijn.

De offerte is in overeenkomst met het contract: de te leveren resultaat is helder geformuleerd

De offerte is in overeenkomst met het contract: de te leveren resultaat is helder geformuleerd

32

33

CONTRACTEREN/GUNNEN

34

35

38

39

40

dergelijke dossiers zijn niet door de RKC beoordeeld. Ja, veelal zijn de inkoopvoorwaarden van de gemeente leidend. Dit wordt expliciet aan de aanbieders duidelijk gemaakt. Ja, onderdeel van de overeenkomst zijn veelal de offertes zelf, de programma's van eisen, de bestekken en de nota;s van inlichtingen

BESTELLEN

41

voor zover van toepassing zijn hier geen omissies aangetroffen

plaatsing bestelling

BEWAKEN/UITVOERING Er vindt bewaking plaats van de te leveren prestaties( levertijd, kwaliteit, kwantiteit), de doorlooptijd en de begroting.

Er vindt bewaking plaats van de te leveren prestaties( levertijd, kwaliteit, kwantiteit), de doorlooptijd en de begroting.

Tussentijdse betaling vindt plaats na controle van de geleverde prestaties en eventuele meerkosten.

Tussentijdse betaling vindt plaats na controle van de geleverde prestaties en eventuele meerkosten.

42

43

Ja, bij diensten is vaak sprake van kwaliteitscontroles en tevredenheidonderzoeken. Bij werken is sprake van bouwvergaderingen en tevredenheidverklaringen Van tussentijdse betaling is vaak plaats bij werken. In deze gevallen wordt de betaling vrijgegeven indien wordt vastgesteld dat een bepaalde fase van het werk is bereikt. Hierbij wordt tevens meer- en minderwerk geaccordeerd.

109

LEEREFFECTEN

44

Is toekomstige opdrachtverstrekking/prolongatie denkbaar?

Is toekomstige opdrachtverstrekking/prolongatie denkbaar?

45

Een schriftelijke evaluatie na afloop is opgesteld, waarin vragen aan de orde komen als:

Een schriftelijke evaluatie na afloop is opgesteld, waarin vragen aan de orde komen als:

46

Hiervoor heeft de RKC navraag gedaan bij de "probleemeigenaren". In het algemeen kan gesteld worden dat men tevreden is met het geleverde.

§ Is doelstelling bereikt?

§ Is doelstelling bereikt?

evaluaties worden niet expliciet opgesteld, tenzij men het gevoel heeft dat de inkoop niet goed heeft plaatsgevonden.

§ Gebeurde dit binnen gestelde tijd/ kosten?

§ Gebeurde dit binnen gestelde tijd/ kosten?

nvt

§ Wat waren redenen van eventuele afwijking?

§ Wat waren redenen van eventuele afwijking?

nvt

na beëindiging besluitvorming over:

na beëindiging besluitvorming over:

wat met behaald resultaat wordt gedaan in relatie tot doelstelling;

wat met behaald resultaat wordt gedaan in relatie tot doelstelling;

dit soort besluitvorming vindt niet plaats

welke extra of nieuwe inzet gepleegd moet worden om doelstelling alsnog te bereiken;

welke extra of nieuwe inzet gepleegd moet worden om doelstelling alsnog te bereiken;

nvt

welke middelen daarvoor beschikbaar worden gesteld;

welke middelen daarvoor beschikbaar worden gesteld;

nvt

binnen welke tijdspanne dit moet gebeuren

binnen welke tijdspanne dit moet gebeuren

nvt

het besluit is conform uitgevoerd

het besluit is conform uitgevoerd

nvt

archivering/dossiervorming voldoet aan de daaraan te stellen eisen (zie lijst BIZOB)

De dossiers van BIZOB zijn in het algemeen (redelijk) volledig. Dit is in mindere mate het geval bij de in eigen beheer uitgevoerde inkopen

NAZORG

47

archivering/dossiervorming voldoet aan de daaraan te stellen eisen (zie lijst BIZOB)

110

Bijlage 6: (rekenkamer)onderzoeken in het BIZOB-gebied Cranendonk (januari 2008) Door de gemeente Cranendonk is onderzoek gedaan naar de doelmatigheid van BIZOB. Het onderzoek concentreert zich met name op de vraag of de randvoorwaarden zodanig zijn dat de doelstellingen met BIZOB gerealiseerd kunnen worden. De volgende onderzoeksvragen waren leidend bij het onderzoek: 1. Hoe moet BIZOB ingebed zijn in de gemeentelijke organisatie om de geformuleerde doelstellingen te kunnen realiseren na uitbreiding van de inkoopfunctie met de beleiden controlfunctie 2. Welke werkafspraken moeten gemaakt worden om de financiele rechtmatigheid te waarborgen 3. Kan het financieel rendement op inkoop nog vergroot worden en zo ja, op welke wijze kan dat het beste gerealiseerd worden De volgende conclusies worden gegeven (op hoofdlijnen): • • • • • • • • • •

Vanaf 2005 is er fors geïnvesteerd op inkoop. Twee dagen in de week wordt een beroep gedaan op BIZOB. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is vastgesteld en bekend. Jaarlijks wordt een inkoopplan opgesteld. Communicatie tussen Cranendonk en BIZOB verloopt nog niet optimaal. Het financieel rendement zoals door BIZOB gepresenteerd is moeilijk een op een te vertalen in de begroting/jaarrekening van Cranendonk. Inzet BIZOB leidt wel tot financieel en kwalitatief rendement. Kracht van BIZOB ligt bij de brede inkoopkennis. Nog te weinig aandacht voor het nakomen van werkafspraken. Zowel Cranendonk als BIZOB menen dat uitbreiding van inzet BIZOB zal leiden tot financieel rendement. Doorontwikkeling van inkooprendement is een combinatie van inzet van BIZOB en nakomen van interne werkafspraken en inkoopdeskundigheid binnen Cranendonk. Het MT heeft ingestemd met uitbreiding van inzet BIZOB.

Aanbevelingen zijn in dit rapport door de rekenkamercommissie niet aangetroffen. Oirschot (december 2006) De gemeente Oirschot heeft in november 2006 een evaluatie uitgevoerd naar het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Doel van de evaluatie was inzicht te krijgen in de ervaringen met het inkoop-en aanbestedingsbeleid in de gemeente Oirschot vanaf de start van de samenwerking via BIZOB tot dan. Conclusies: • Men is over het algemeen tevreden over het functioneren van BIZOB. • Inkooptrajecten verlopen over het algemeen goed met hier en daar wat verbeterpunten

111

• Het inkoopbeleid wordt door velen als tijdrovend en te rigide ervaren. Voor een groot deel komt dit door wettelijke vereisten. Er is behoefte aan meer maatwerk. • Door meerdere personen wordt het huidige inkoopbeleid als nadelig voor lokale ondernemers beschouwd. Men zoekt een manier om binnen geldende wet-en regelgeving lokale ondernemers wat meer tegemoet te komen. Aanbevelingen: • • • • • •

Verhoog grensbedragen voor leveringen in categorie A van € 2.500 naar € 5.000. Hierdoor wordt meer flexibiliteit ingebouwd. Probeer nog meer raamovereenkomsten af te sluiten. Betrek BIZOB eerder in het inkoopproces. Besteed nog meer aandacht aan het opstellen van goede selectiecriteria in het voortraject. Onderzoek of binnen kaders van huidige wetgeving meer tegemoet gekomen kan worden aan lokale ondernemers. Voor BIZOB geldt de aanbeveling om beter duidelijk te maken welke mogelijkheden er binnen de wetgeving zijn om in bepaalde gevallen tot meer flexibiliteit te komen.

Bergeijk (augustus 2006) De centrale onderzoeksvraag van het onderzoek luidde: “Het onderzoeken van de werking en functioneren op het gebied van rechtmatig-, doelmatig-, en doeltreffendheid van het gemeentelijk inkoopbeleid mede in relatie tot het Bureau inkoop en Aanbesteding Zuidoost Brabant.” Conclusies • •

De nota “inkoop en aanbestedingsprocedure, leveringen, diensten en werken gemeente Bergeijk”geeft exact aan welke procedures en regels er bestaan. De bestaande regels en procedures worden in grote lijnen nagekomen.

Aanbevelingen • inkoop en aanbesteding moet binnen ambtelijke organisatie weer op de agenda. • meer proactieve informatieverstrekking binnen de politiek/bestuurlijke organisatie. • er moet een organisatiebrede blauwdruk gecreëerd worden hoe een inkoop-en aanbestedingstraject moet worden gevolgd. • er moet gestreefd worden naar een organisatiebrede standaardisatie van contracten. • de delegatie- en mandaatregeling dient uit te gaan van een eenduidig mandaat.

112

Eersel (februari 2010) Hoofddoelstelling van dit rekenkameronderzoek was onderzoeken in hoeverre de inkooptrajecten volgens de regels van het inkoop-en aanbestedingsbeleid zijn verlopen. Hierbij is alleen gekeken naar de inkooptrajecten die niet door BIZOB zijn begeleid. Oordeel De bevindingen ten aanzien van de ten onderzochte eigenstandige (niet BIZOB) inkooptrajecten geven aan dat navolging van het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid geen “gegeven” is en dus extra aandacht verdient van het bestuur en de ambtelijke organisatie. De volgende aanbevelingen worden gegeven: 1.

2.

3. 4.

5.

draag het college op om inkooptrajecten te expliciteren (en vast te leggen) waarom voor welk type inkoopprocedure is gekozen, hoe een eventuele shortlist tot stand komt, welke selectie- en gunningscriteria worden gehanteerd en hoe de scoringsmethode eruit ziet. Dit alles om de doelmatigheid van de inkoop te bevorderen. Leg hierbij een relatie met de dossiervorming doe het college de suggestie tot een differentiatie in de inkoopactiviteiten en de dossiervorming naar gelang het type inkooptraject en bepaal welke punten cruciaal en belangrijk zijn per type inkooptraject Bevorder bij B&W dat de organisatie werkt met een soort checklist waaruit de (minimale) inhoud van het inkoopsdossier blijkt. Geeft het college opdracht om het beleid (na plm. 5-6 jaar) te actualiseren, mede op basis van de opgedane ervaringen en de bevindingen uit het rekenkameronderzoek Spoor het college aan dat in de organisatie wordt gewerkt via het systeem van collegiale toetsing of dat de rol van “control” in de organisatie op dit punt wordt versterkt.

113

Bijlage 7: Casestudies Waalre A.

WERKEN

Dossier 1: asfaltonderhoud 2009 Hier is geen sprake van een aanbesteding maar van een verlenging van een al in 2005 verstrekte opdracht ten behoeve van het onderhoud van 2006-2008. Deze opdracht voorziet niet in een verlenging. De gedachte was dat, omdat er in 2006 geen onderhoud had plaatsgevonden, het contract zonder probleem een jaar kon worden verleend. Met deze gedachte als uitgangspunt werd al een opdracht verstrekt voor het vernieuwen van het asfaltpad op de begraafplaats Clivialaan/Primulalaan. Volgens een notitie in het inkoopdossier is het volgende te lezen: “om eventuele problemen met de accountant te voorkomen (rechtmatigheid) is besloten om dit alsnog door het college te laten bevestigen (vergadering van 27 oktober 2009). Het college heeft hiermee ingestemd. Hierdoor is 1) het onderhoud aan het pad op het kerkhof geregeld en 2) kon opdracht worden verleend aan Ballast Nedam voor het asfaltonderhoud 2009. In totaal wordt door Balast Nedam voor de onderhoudswerkzaamheden een offerte uitgebracht groot € 69.750. Er wordt opdracht verstrekt voor € 60.220. Het betreft hier diverse werkzaamheden op diverse locaties binnen de gemeente.

Dossier 2: Engineering woonwijken Kenmerken Het inkooptraject voltrok zich in de periode januari 2009 (bestek+tekeningen) tot en met juli 2009 (oplevering). Het inkooptraject betreft een werk. De opdrachtwaarde is vooraf niet expliciet ingeschat. Uiteindelijk wordt de opdracht gegund voor € 132.000, onder de Europese grens. De aanbesteding is begeleid door een extern bureau, Akertech. Aanleiding/behoeftebepaling De aanleiding wordt gevormd door het overleg dat de gemeente had met diverse bewoners van diverse wijken. In overleg met deze bewoners is de behoefte aan verkeersremmende maatregelen bepaald. Deze behoefte bepaling heeft vervolgens geleid tot een bestek. Gekozen procedure De te hanteren procedure is niet duidelijk (inkoopstrategie) in het dossier vastgelegd. Deze is door Akertech bepaald en is wel in overeenstemming met het beleid: 5 leveranciers worden uitgenodigd om in te schrijven. Productspecificatie In het dossier is een uitgebreid RAW-bestek aanwezig. Dit programma van eisen is opgesteld door Akertech. Selectie van de leverancier Er zijn 5 leveranciers uitgenodigd om in te schrijven. Het betreft hier 5 regionaal opererende wegenbouwers. Gunning van de opdracht Gunning vindt plaats op basis van 100% prijs. De leveranciers zijn allen in de gelegenheid gesteld vragen te stellen. Deze vragen zijn schriftelijk beantwoord. De hierop betrekking hebbende nota’s van inlichtingen zijn in het dossier aanwezig. Het contract met de aannemer wordt door de burgemeester ondertekend. Natraject Er is sprake van bouwvergaderingen, meerwerk en er wordt een proces verbaal van oplevering opgemaakt op 24 juli 2009. Uit dit proces verbaal blijkt dat de gemeente tevreden is met de wijze waarop de opdracht is uitgevoerd. Financieel resultaat Aangezien er geen begroting/voorcalculatie voor dit project aanwezig is kan er geen begrotingsresultaat berekend worden. De gemiddelde inschrijfsom voor deze opdracht bedroeg € 141.815. De opdracht is gegund voor € 132.000. Het inkoopresultaat bedroeg daarom € 9.815.

114

Dossier 3: Reconstructie koningin Julianalaan Kenmerken Het inkooptraject voltrok zich in de periode november 2008 (bestek) tot en met maart 2009 (ondertekening overeenkomst). Het inkooptraject betreft een werk. De opdrachtwaarde wordt vooraf door Grontmij ingeschat op € 922.000, onder de Europese grens. De aanbesteding is begeleid door BIZOB. Aanleiding/behoeftebepaling De reconstructie van de Julianalaan is een dossier dat al speelt vanaf 2001. De reconstructie betreft de vervanging c.q. renovatie van de riolering. Het is tevens de bedoeling om de wegverharding te vervangen en tegelijk rekening te houden met de verkeersafwikkeling en verkeersveiligheid. In de plannen komt dit tot uiting in het mogelijk aanleggen van een rotonde, fietspaden, trottoirs en parkeerplaatsen. Tot slot speelt het kappen of behouden van bomen een belangrijke rol. Gekozen procedure De te hanteren procedure is duidelijk in het dossier vastgelegd. Deze is door BIZOB bepaald en door het college geaccordeerd. Gekozen is voor onderhandse aanbesteding overeenkomstig hoofdstuk 7 van het Aanbestedingsreglement 2005 (ARW 2005). Productspecificatie In het dossier is een uitgebreid RAW-bestek aanwezig. Dit programma van eisen is opgesteld door Grontmij. Selectie van de leverancier Er zijn 6 leveranciers uitgenodigd om in te schrijven. Het betreft hier 6 landelijk opererende wegenbouwers. Gunning van de opdracht Gunning vindt plaats op basis van 100% prijs. De leveranciers zijn allen in de gelegenheid gesteld vragen te stellen. Deze vragen zijn schriftelijk beantwoord. De hierop betrekking hebbende nota’s van inlichtingen zijn in het dossier aanwezig. Het contract met het bureau wordt door de burgemeester ondertekend. Financieel resultaat Begroot was een bedrag groot € 922.000. De gemiddelde inschrijfsom bedroeg € 646.533. Het begrotingsresultaat bedraagt daarom € 275.467. De opdracht wordt gegund voor een bedrag € 578.800. Het inkoopresultaat bedraagt € 67.733.

Dossier 4: Parkeerterrein Kenmerken Het inkooptraject voltrok zich in de periode november 2008 (raadsvoorstel) tot en met juli 2009 (oplevering). Het inkooptraject betreft een werk. De waarde van de opdracht bedraagt € 51.662 excl. btw per jaar. De aanbesteding is begeleid door RA-infra. Er is gekozen voor een openbare procedure (niet Europees). Aanleiding/behoeftebepaling Uit de raadsnota blijkt de noodzaak. De bewoners klagen al jaren over het rommelige terrein, te weinig onderhoud en de slechte afwatering. Gekozen procedure Gezien het met de opdracht gepaard gaande bedrag waren minimaal 4 offertes noodzakelijk. Er zijn 4 leveranciers (landelijk en regionaal opererende wegenbouwers) verzocht om in te schrijven. Productspecificatie In het dossier is een RAW-bestek aanwezig opgesteld door een extern deskundige (RA-infra). Selectie van de leverancier In totaal hebben 4 leveranciers ingeschreven voor het werk. De leveranciers zijn allen in de gelegenheid gesteld vragen te stellen. Deze vragen zijn schriftelijk beantwoord. De hierop betrekking hebbende nota’s van inlichtingen zijn in het dossier aanwezig.

115

Gunning van de opdracht De prijs was voor 100% bepalend. Van de inschrijvingen is een proces verbaal aanwezig. Gekozen is voor de leverancier met de laagste inschrijfprijs. Natraject Van de uitvoering van het werk zijn verslagen van de bouwvergaderingen aanwezig. Er is sprake van meerwerk. Dit meerwerk is door de gemeente schriftelijk goedgekeurd. In het dossier is tevens een tevredenheidverklaring aanwezig waaruit blijkt dat het werk naar tevredenheid is uitgevoerd. De opdrachtgever heeft aan opdrachtnemer een tevredenheidverklaring verstrekt waarin wordt ingegaan op de volgende aspecten: • • • • • • •

Technische uitvoering Communicatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer Veiligheids- gezondheids- en milieuvoorschriften Orde en netheid Beperking overlast omwonenden Vooruitgang van het werk Afhandeling van klachten

Opdrachtgever geeft aan (zeer) tevreden te zijn. Financieel resultaat In het dossier is geen afraamformulier aanwezig. De met dit werk gaande uitgaven waren begroot op € 51.755. De gemiddelde inschrijfsom bedroeg € 43.975. Het werk werd ingekocht voor € 40.200. Begrotingsresultaat € 7.780. Inkoopresultaat € 3.775. Totaal resultaat € 11.555.

Dossier 5: Aanleg rotonde OLV-dijk Kenmerken Het inkooptraject voltrok zich in de periode oktober 2008 (schrijven bestek) tot en met augustus 2009 (gunning opdracht). Het inkooptraject betreft een werk dat verricht is in de periode september 2009 tot en met februari 2010 (eindoplevering). De waarde van de opdracht bedraagt € 372.000 excl. btw. De aanbesteding is begeleid door bureau Grontmij. Er is gekozen voor een openbare procedure. Aanleiding/behoeftebepaling Hiervan zijn geen stukken in het dossier aangetroffen. Uit navraag bleek dat de aanleg samenhing met de ontsluiting van de toekomstige wijk Waalre Noord (Hoog Waalre) zoals vastgesteld bij raadsbesluit juni 2006, de gebiedsvisie Waalre Noord van juni 2007 en het stedenbouwkundig plan Waalre Noord van juni 2008. Gekozen procedure De te hanteren procedure is niet expliciet, middels een inkoopstrategie, in het dossier vastgelegd. Welke procedure is gevolgd is wel op basis van het dossier duidelijk zichtbaar. Er is gekozen voor een openbare procedure. Productspecificatie In het dossier is een uitgebreid bestek en bijbehorende tekeningen aanwezig. Het bestek geeft duidelijk aan wat voor materialen en hoeveel hiervan (strekkende of vierkante meters) moeten worden geleverd. Selectie van de leverancier De intentie tot uitbesteding van de werkzaamheden is via een advertentie gecommuniceerd. In totaal hebben 6 leveranciers ingeschreven voor het werk. De leveranciers zijn allen in de gelegenheid gesteld vragen te stellen. Deze vragen zijn schriftelijk beantwoord. De hierop betrekking hebbende nota’s van inlichtingen zijn in het dossier aanwezig. Gunning van de opdracht De prijs was voor 100% bepalend. Van de inschrijvingen is een proces verbaal aanwezig, waaruit blijkt dat gekozen is voor de leverancier met de laagste inschrijfprijs.

116

Natraject De rotondes zijn inmiddels aangelegd. Van de werkzaamheden zijn verslagen van de bouwvergaderingen aanwezig. Tevens zijn in het dossiers meerwerkopdrachten opgenomen. Deze meerwerkopdrachten zijn door de opdrachtgevers ondertekend. De facturering komt uiteindelijk overeen met de inschrijving en de daarna volgende meerwerkopdrachten. Op 11 februari geeft de gemeente schriftelijk, middels een verklaring, aan tevreden te zijn met de uitvoering van het werk. Financieel resultaat De met dit werk gaande uitgaven waren begroot op € 592.181. De gemiddelde inschrijfsom bedroeg € 398.417. Het werk werd ingekocht voor € 371.500. Begrotingsresultaat € 193.764. inkoopresultaat € 26.917.

B.

LEVERINGEN

Dossier 6: Tankautospuit Kenmerken Het inkooptraject voltrok zich in de periode november 2008 tot en met december 2009. Het inkooptraject betreft een levering. De werkelijke opdrachtwaarde bedraagt circa € 261.000 en valt daarmee boven de drempelwaarde waarboven Europese aanbesteding aan de orde is. De aanbesteding is begeleid door BIZOB en is uitgevoerd voor 11 gemeenten. Uiteindelijk hebben 6 gemeenten waaronder Waalre, opdracht verleend tot levering van het product. Aanleiding/behoeftebepaling Hiervan zijn geen stukken in het dossier aangetroffen. De inkoop is opgestart in samenwerking met de veiligheidsregio. Door deze samenwerking is een basisproduct gedefinieerd dat voor elke deelnemende gemeente gelijk was. Gekozen procedure De te hanteren procedure is duidelijk in het dossier vastgelegd. Deze is door BIZOB bepaald en door de brandweercommandant ondertekend. Omdat de Europese aanbestedingsdrempel van € 206.000 voor leveringen werd overschreden, werd voor de selectie van een opdrachtnemer overgegaan tot een verplichte Europese aanbesteding conform richtlijn 2004/18/EG. Aangezien het aantal aanbieders op de markt was te overzien en omdat er op voorhand geen leveranciers behoefden te worden uitgesloten, is gekozen voor de openbare procedure. Productspecificatie In het dossier is een uitgebreid programma van eisen aanwezig. Dit programma van eisen is opgesteld voor de 11 gemeenten. Daarnaast is in het dossier een bestek opgenomen. Tevens zijn aanvullende eisen gedefinieerd en is een matrix inzake opties/voorkeuren per gemeente opgesteld. Selectie van de leverancier Er is een aankondiging van de opdracht gedaan. Deze is in het dossier aanwezig. Op basis van deze aankondiging hebben 4 leveranciers geschreven. Hiervan is een proces-verbaal aanwezig. Deze leveranciers zijn allen in de gelegenheid gesteld vragen te stellen. Deze vragen zijn schriftelijk beantwoord. De hierop betrekking hebbende nota’s van inlichtingen zijn in het dossier aanwezig. Gunning van de opdracht De prijs is voor 45% bepalend en de kwaliteit is voor 55% bepalend. Om het keuzeproces te vergemakkelijken is een gunningsmatrix opgesteld. Deze matrix is voor al de 4 leveranciers ingevuld. Invulling vond plaats door 14 verschillende medewerkers met een technische, juridische en financiele achtergrond. De leverancier waarvoor uiteindelijk is gekozen was de op één na goedkoopste. Gunning vond ook vanwege kwaliteitseisen plaats. De uiteindelijke gunning vond plaats door de brandweercommandant. Natraject Het product moet nog geleverd worden. Thans is dus nog onduidelijk of het product conform verwachting is opgeleverd.

117

Afwijkingen ten opzichte van het normenkader In het dossier zijn de volgende stukken niet aanwezig: - de stukken m.b.t. de inschrijvingen van de verschillende leveranciers. Deze stukken liggen bij BIZOB - Onderbouwingen van de geschatte uitgaven van € 300.000 Financieel resultaat De met de aanschaf gepaard gaande uitgaven waren begroot op € 300.000. De gemiddelde inschrijfsom bedroeg € 262.288. De aanschaf werd gedaan voor € 261.307. Begrotingsresultaat € 37.712, inkoopresultaat € 981. Eindoordeel over het inkooptraject Op het merendeel van de normen wordt positief gescoord. Uit de evaluatie van BIZOB is het volgende te lezen: “door ontstane maatschappelijke onrust en het overschrijden van enkele begrotingen (van de 11 gemeenten) heeft de aanbesteding veel vertraging ondervonden. Uiteindelijk zijn slechts 6 van de 11 gemeenten een overeenkomst aangegaan”.

Dossier 7: Levering/aanbrengen 22 dakramen Kenmerken Het inkooptraject voltrok zich in de periode juni 2009. Het inkooptraject betreft een werk. De werkelijke opdrachtwaarde bedraagt circa € 40.000 incl. btw. Aanleiding/behoeftebepaling Hiervan zijn geen stukken in het dossier aangetroffen. De vervanging van de ramen was opgenomen in de onderhoudsplanning van het gemeentehuis. Gebleken was ook dat de ramen daadwerkelijk aan vervanging toe waren. Gekozen procedure De te hanteren procedure is niet duidelijk in het dossier vastgelegd. Het betreft hier een levering en aanbrengen van al bestaande velux dakramen. Dit kan onder een werk worden gerangschikt. Voor een opdracht met een omvang van circa € 40.000 is voorgeschreven dat minimaal 4 inschrijvers worden uitgenodigd. Dit is ook daadwerkelijk het geval. Productspecificatie Hiervan is geen sprake. Het gaat om het vervangen van al bestaande ramen in het gemeentehuis. De leverancier wordt geacht om passende/identieke velux-ramen te leveren en te plaatsen. Selectie van de leverancier Er zijn 4 verschillende leveranciers aangeschreven met het verzoek om offerte uit te brengen. Al deze vier hebben ingeschreven. Een van hen was te laat met de inschrijving en is daarom bij de gunning niet meegenomen. Van de inschrijving is een offertevergelijk aanwezig. Gunning van de opdracht De prijs is voor 100% bepalend. Gekozen is voor de goedkoopste leverancier. Gunning vond schriftelijk plaats door het hoofd M&O. Natraject De ramen zijn naar tevredenheid geleverd. Hiervan is geen document aanwezig. De tevredenheid blijkt uit het gesprek dat de rekenkamercommissie voerde met de besteller van de ramen. Financieel resultaat De gemiddelde aanschafprijs bedroeg € 37.816 (excl. btw). Het bedrag waarvoor de opdracht werd verleend bedroeg € 36.000 (excl. btw). Het inkoopbedrag bedroeg daarom € 1.816 excl. btw.

Dossier 8: Vervangen CV-installatie gemeentehuis Kenmerken Het inkooptraject voltrok zich in de periode februari tot en met mei 2009. Het inkooptraject betreft een werk. De werkelijke opdrachtwaarde bedraagt € 24.958 excl. btw.

118

Aanleiding/behoeftebepaling Hiervan zijn geen stukken in het dossier aangetroffen. Ook hier geldt dat de vervanging was opgenomen in de (meerjarige) onderhoudsplanning van het gemeentehuis. Gekozen procedure De te hanteren procedure is niet duidelijk in het dossier vastgelegd. Het betreft hier een levering en aanbrengen van een al bestaande CV-installatie. Dit kan onder een werk worden gerangschikt. Voor een opdracht met een omvang van circa € 25.000 is voorgeschreven dat minimaal 3 inschrijvers worden uitgenodigd. Dit is ook daadwerkelijk het geval. Productspecificatie Hiervan is in die zin sprake dat een specificatie van de bestaande CV-installatie is opgesteld. De leveranciers is verzocht overeenkomstig deze specificaties een nieuw apparaat te leveren en te installeren. Selectie van de leverancier Er zijn 3 verschillende leveranciers aangeschreven met het verzoek om offerte uit te brengen. Al deze drie hebben ingeschreven. Van de inschrijvingen is een offertevergelijk aanwezig. Gunning van de opdracht De prijs is voor 100% bepalend. Gekozen is voor de goedkoopste leverancier. Gunning vond schriftelijk plaats door het hoofd M&O. Financieel resultaat De gemiddelde aanschafprijs bedroeg € 26.332 (excl. btw). Het bedrag waarvoor de opdracht werd verleend bedroeg € 24.958 (excl. btw). Het inkoopbedrag bedroeg daarom € 1.374 (excl. btw.)

C.

DIENSTEN

Dossier 9: Wmo Huishoudelijke hulp Kenmerken Het inkooptraject voltrok zich in de periode juni 2008 (vaststelling noodzaak tot inkoop) tot en met december 2008 (ondertekenen raamovereenkomst). Het traject had betrekking op een dienst die wordt verleend voor een periode van minimaal 2 jaar. De aanbesteding werd begeleid door BIZOB en vond plaats in A2-verband. Er is gekozen voor een procedure volgens “Zeeuws” model. De opdracht is in totaal gegund voor circa € 725.000 per jaar. Aanleiding/behoeftebepaling Door de verschuiving van HbH2 naar HbH1, met andere woorden: de verschuiving van de duurdere naar de goedkopere vorm van ondersteuning, ontstaan financiele knelpunten bij de zorgaanbieders en zijn, op termijn, de geoffreerde tarieven niet meer kostendekkend. In 2006 is de huishoudelijke hulp aanbesteed voor 1 jaar met een verlengingsoptie van 2 keer 1 jaar. In een rapport van de SRE wordt geadviseerd om tot een nieuwe aanbesteding over te gaan. Gekozen procedure De te hanteren procedure is expliciet, middels een inkoopstrategie, in het dossier vastgelegd. Gekozen wordt voor het Zeeuws model. Bij dit model liggen de te hanteren tarieven op voorhand vast en vindt concurrentie plaats op basis van kwaliteit. Productspecificatie In het dossier is een uitgebreid programma van eisen aanwezig. Onderdeel daarvan zijn onder andere de eisen die aan het personeel worden gesteld. De ouders van de kinderen waren betrokken bij de aanbesteding c.q. bij het programma van eisen.

119

Selectie van de leverancier De intentie tot uitbesteding van de werkzaamheden is gecommuniceerd via diverse advertenties. Uiteindelijk schrijven 4 leveranciers in Waalre in. Deze leveranciers zijn allemaal in de gelegenheid gesteld om vragen te beantwoorden. De hierop betrekking hebbende nota’s van inlichtingen zijn in het dossier aanwezig. In Waare is behoefte aan 38.000 uur dienstverlening. De vier leveranciers zijn in totaliteit in staat om 51.300 uur te leveren. Ruimschoots voldoende. Gunning van de opdracht De gunning in Waalre vindt plaats aan de vier leveranciers die hebben ingeschreven. Natraject Door SGBO is in opdracht van gemeente Waalre een klanttevredenheidsonderzoek uitgevoerd. Uit dit onderzoek is gebleken dat de klant zeer tevreden is. Financieel resultaat Hier is geen sprake van een financieel resultaat. Oorzaak hiervan is toepassing Zeeuwse methode, waardoor begrote bedrag gelijk is aan bedrag waartegen de opdracht wordt gegeven.

Dossier 10: D&C Koningin Julianalaan Kenmerken Het inkooptraject voltrok zich in de periode januari 2007 (instemming met inkoopstrategie) tot en met maart 2007 (ondertekening overeenkomst). Het inkooptraject betreft een dienst. De opdrachtwaarde is vooraf niet in te schatten. In ieder geval komt deze onder het Europese grensbedrag uit. De aanbesteding is begeleid door BIZOB. Aanleiding/behoeftebepaling De reconstructie van de Julianalaan is een dossier dat als speelt vanaf 2001. De reconstructie betreft de vervanging c.q. renovatie van de riolering. Het is tevens de bedoeling om de wegverharding te vervangen en tegelijk rekening te houden met de verkeersafwikkeling en verkeersveiligheid. In de plannen komt dit tot uiting in het mogelijk aanleggen van een rotonde, fietspaden, trottoirs en parkeerplaatsen. Tot slot speelt het kappen of behouden van bomen een belangrijke rol. Omdat de burgers en de raad geen vertrouwen hebben in het ambtelijk apparaat wordt een extern bureau ingeschakeld om dit project te “trekken”. Gekozen procedure De te hanteren procedure is duidelijk in het dossier vastgelegd. Deze is door BIZOB bepaald en door het college geaccordeerd. Er is sprake van twee trajecten: opstellen vraagspecificatie en het begeleiden van de uitvoeringsfase. Beide trajecten worden aan één leverancier aanbesteed. Gekozen wordt voor een onderhandse procedure. Productspecificatie In het dossier is een uitgebreid programma van eisen aanwezig. Dit programma van eisen is opgesteld door BIZOB. Selectie van de leverancier Er zijn 5 bureaus uitgenodigd om in te schrijven. Het betreft hier 5 landelijk gerenommeerde ingenieursbureaus. Gunning van de opdracht Gunning vindt plaats op basis van een mix van prijs (uurtarieven) (35%) en presentatie (65%). De keuze valt op het bureau dat qua presentatie het beste scoort en qua prijs de vierde plaats. De presentatie was dus doorslaggevend. De leveranciers zijn allen in de gelegenheid gesteld vragen te stellen. Deze vragen zijn schriftelijk beantwoord. De hierop betrekking hebbende nota’s van inlichtingen zijn in het dossier aanwezig. Het contract met het bureau wordt door de burgemeester ondertekend.

120

Dossier 11: Schoonmaak en glasbewassing gemeentehuis Waalre Kenmerken Het inkooptraject voltrok zich in de periode januari 2009 en met april 2009. Het inkooptraject betreft een dienst die verleend wordt in de periode van twee jaar. De waarde van de opdracht bedraagt op jaarbasis € 21.932 excl. btw. De aanbesteding is begeleid door BIZOB. Er is gekozen voor een procedure waarbij 5 partijen zijn verzocht in te schrijven. Aanleiding/behoeftebepaling Hiervan zijn geen stukken in het dossier aangetroffen. Uit interviews is gebleken dat de reden voor de aanbesteding was het aflopen van het oude contract. Gekozen procedure De te hanteren procedure is niet expliciet, middels een inkoopstrategie, in het dossier vastgelegd. Welke procedure is gevolgd is wel op basis van het dossier duidelijk zichtbaar. In totaal overschrijdt de opdracht een bedrag van € 50.000. Daarom is gekozen voor het uitnodigen van 5 verschillende leveranciers. Productspecificatie In het dossier is een uitgebreid programma van eisen aanwezig. Dit programma is voorzien van een duidelijk werkprogramma waarin vermeld is wanneer c.q. hoe vaak welke ruimten moeten worden schoongemaakt c.q. wanneer welke glasbewassing werkzaamheden moeten plaatsvinden. Het programma van eisen c.q. het werkprogramma is door gemeente Waalre zelf opgesteld met het oude programma van eisen als uitgangspunt. Selectie van de leverancier De intentie tot uitbesteding van de werkzaamheden is gecommuniceerd met vijf potentiële leveranciers. De lijst van deze vijf kwam tot stand op basis van eigen kennis van de markt, marktonderzoek en kennis bij BIZOB en bij andere gemeenten. De vijf leveranciers zijn uitgenodigd offerte uit te brengen. Al deze vijf hebben offerte uitgebracht. De leveranciers zijn allen in de gelegenheid gesteld vragen te stellen. Deze vragen zijn schriftelijk beantwoord. De hierop betrekking hebbende nota’s van inlichtingen zijn in het dossier aanwezig. Gunning van de opdracht De prijs was voor 100% bepalend. Van de inschrijvingen is een proces verbaal aanwezig, waaruit blijkt dat gekozen is voor de leverancier met de laagste inschrijfprijs. Natraject Uit interviews is gebleken dat de gemeente tevreden is over de geleverde diensten. Medewerkers van de gemeente hebben de mogelijkheid om klachten te uiten aangaande de schoonmaak. Tot op heden zijn er weinig klachten. Ook wordt de kwaliteit van de dienst gemeten door een extern bureau dat, op verzoek van de leverancier, tweemaal per jaar de kwaliteit meet (hiervan zijn overigens geen rapporten o.i.d. in het dossier aangetroffen). Financieel resultaat De met de dienstverlening gepaard gaande uitgaven waren voor twee jaar begroot op € 68.000. De gemiddelde inschrijfsom bedroeg € 55.371. De dienstverlening werd ingekocht voor € 53.420. Begrotingsresultaat € 12.628, inkoopresultaat € 1.951.

Dossier 12: Leerlingenvervoer Kenmerken Het inkooptraject voltrok zich in de periode februari 2009 (opstellen programma van eisen) tot en met augustus 2009 (gunning opdracht). Het inkooptraject betreft een dienst die verricht wordt gedurende de periode 1 september 2009 tot en met 31 augustus 2012. De waarde van de opdracht bedraagt € 404.015 excl. btw per jaar. De aanbesteding is begeleid door BIZOB. Er is gekozen voor een openbare procedure. Aanleiding/behoeftebepaling Uit de B&W-adviesnota m.b.t. de accordering van de procedure blijkt dat de noodzaak is ingegeven door de opzegging van het contract met de vorige taxivervoerder. Gekozen procedure

121

De keuze viel noodgedwongen op een openbare Europese procedure, gezien de met de opdracht gepaard gaande uitgaven gedurende 4 jaar. Deze overschrijden het grensbedrag groot € 206.000. Productspecificatie In het dossier is een uitgebreid programma van eisen aanwezig. Dit programma van eisen is tot stand gekomen in samenwerking met BIZOB en de adviesraad leerlingenvervoer. Selectie van de leverancier De intentie tot uitbesteding van de werkzaamheden is via een advertentie gecommuniceerd. In totaal hebben 3 leveranciers ingeschreven voor het werk. De leveranciers zijn allen in de gelegenheid gesteld vragen te stellen. Deze vragen zijn schriftelijk beantwoord. De hierop betrekking hebbende nota’s van inlichtingen zijn in het dossier aanwezig. Gunning van de opdracht De prijs was voor 100% bepalend. Van de inschrijvingen is een proces verbaal aanwezig. Uiteindelijk is gekozen voor de leverancier met de op een na laagste inschrijfprijs. De leverancier met de laagste prijs viel af, omdat deze niet voldeed aan de eis dat de vervoerder minimaal 10% van zijn omzet moet realiseren met leerlingenvervoer. Natraject Uit interviews is de rekenkamercommissie gebleken dat er thans veel minder klachten zijn over het leerlingenvervoer, dan vroeger. Het “gevoel” is dus goed. Er heeft nog geen gericht onderzoek plaatsgevonden naar de tevredenheid van de burger (lees: ouders). Financieel resultaat In het dossier is geen afraamformulier aanwezig. De met dit werk gaande uitgaven waren begroot op € 325.000. De gemiddelde inschrijfsom bedroeg € 409.633. De dienstverlening werd ingekocht voor € 404.015. Begrotingsresultaat € -/- 84.633. Inkoopresultaat € 5.618.

122

Bijlage 8: Evaluatie aanbesteding leerlingenvervoer Son & Breugel Deze is terug te vinden in een B&W-adviesnota dd. 10 november 2009. Het aanbestedingsproces leerlingenvervoer is geëvalueerd. De conclusie is dat het aanbestedingsproces volgens de procedures is doorlopen, alsmede dat er leerpunten zijn. Die zijn breder te trekken dan de procedure aanbesteding leerlingenvervoer. Deze leerpunten worden verankerd in de werkwijzen bij BIZOB en gemeente. Er is geen reden om de rol van BIZOB ten principale ter discussie te stellen. De ontwikkelingen rond de aanbesteding leerlingenvervoer in het voorjaar 2009 waren reden voor een evaluatie van dat aanbestedingsproces, inclusief de rol van BIZOB. Dat is toegezegd in de raadsvergadering van 16 juli 2009. De jaarlijkse evaluatie van BIZOB in algemene zin is in voorbereiding. De inbreng en ondersteuning van BIZOB met betrekking tot het product leerlingenvervoer is volgens de werkafspraken geschied. Conclusies zijn: 1. Het aanbestedingsproces is volgens de voorgeschreven stappen uitgevoerd, met hoge mate van zorgvuldigheid van de kant van BIZOB en gemeente. In het pve voor het leerlingenvervoer zijn eerdere ervaringen verwerkt. De leerpunten (zie hierna) worden in de werkwijzen verwerkt. 2. Qua planning is op schema gebleven, zij het dat in de laatste fase door de ontwikkelingen (bezwaar van andere aanbieder, politieke agendering, nader onderzoek) vertraging is opgelopen; niettemin is het contract met de vervoerder tijdig rond gekomen om een adequate voorbereiding van de uitvoering te realiseren. 3. Er zijn ook leerpunten. BIZOB noemt de volgende: a. in de planning moet meer rekening worden gehouden met afwijzingsgesprekken, bezwaren, aanvullend onderzoek en beschikbaarheid van leden van het inkoopteam; b. kwaliteitscriteria moeten zoveel mogelijk meetbaar worden gemaakt. Indien het niet mogelijk is om criteria meetbaar te maken moet een uitgebreide onderbouwing worden vastgelegd. Dit om in afwijzingsbrieven beter te kunnen motiveren en vervolggesprekken beter te laten verlopen; c. in het programma van eisen is gewerkt met een eigen verklaring. Door de media is beweerd dat afgegeven verklaringen niet klopten. Het werken met eigen verklaringen gebeurt steeds vaker om het bedrijfsleven te ontlasten. De eigen verklaring wordt afgegeven op het moment van inschrijven en is dus actueel. De bewijsstukken van de belastingdienst e.d. mogen 6 maanden oud zijn. Als aanvulling zal bij nieuwe aanbestedingen aan de winnaar van de aanbesteding gevraagd worden om alle officiële bewijsstukken binnen 7 dagen aan te leveren; d. Coördinatie en communicatie bij bezwaren uit de markt moet centraal gebeuren. Of dit de inkoper van het BIZOB of de ambtenaar van de gemeente moet zijn kan in overleg worden bepaald en is mede afhankelijk van de politieke gevoeligheid; e. Er zal bij volgende aanbestedingen beter moeten worden gecommuniceerd met de gebruikers van de te sluiten overeenkomst. Uitleg aan de ouders (klankbordgroep) waarom moet worden aanbesteed is essentieel. Het betrekken van een vertegenwoordiger uit klankbordgroep bij het opstellen van het PVE is aan te raden;

123

f. Wat betreft de referenties en tevredenheidverklaringen moet duidelijker in het programma van eisen worden vermeld wat de looptijd moet zijn van de referentie. Het nabellen van de referenties is overigens gedaan en zal ook in de toekomst worden uitgevoerd; g. In verband met de continuïteit is o.a. een omzet-eis meegenomen. Om ook kleinere lokale leveranciers de mogelijkheid te geven mee te doen is deze minimaal gehouden. Bij de volgende aanbestedingen zal in het marktonderzoek meer aandacht zijn voor de financiële situatie van potentiële inschrijvers. Het zondermeer stellen van solvabiliteitseisen e.d. heeft bij eerdere aanbesteding geleid tot uitsluitingen die niet wenselijk waren. Een uitgebreider marktonderzoek is nodig om de juiste eisen te kunnen stellen. De leerpunten die BIZOB benoemt kunnen over het algemeen worden onderschreven. Een aantal leerpunten is breder te trekken dan het leerlingenvervoer en te verwerken in de werkwijzen / draaiboeken voor de inkoopteams bij nieuwe aanbestedingen. Niet alle leerpunten zijn bij alle nieuwe aanbestedingen even relevant. Waar het om gaat is dat in de conform de leerpunten aan te passen werkwijze / draaiboek, per aanbesteding vooraf kritisch wordt bekeken hoe het aanbestedingsproces van kop tot staart, gelet op de aard van het product, de voorgeschiedenis en gevoeligheden in de samenleving, de situatie in de markt, de reputaties van marktpartijen en dergelijke, precies moet worden ingericht. Meer in het bijzonder merken we op: -

-

het sub g. genoemde marktonderzoek kan eventueel leiden tot op onderdelen strengere eisen in het p.v.e., zoals betreffende de financiële positie; de reputatie van een partij wordt veelal via de referenties (zie f), eigen verklaringen (zie c) alsook verklaringen omtrent het gedrag ‘geobjectiveerd’; betere betrokkenheid van eindgebruikers in het proces dient niet alleen bij het ontwerpen van het pve (sub e) te gebeuren maar kan ook gestalte krijgen, op objectieve en anonieme wijze, bij de beoordeling van de aanbiedingen. Bij het leerlingenvervoer bleek achteraf dat het voorleggen van het pve aan het Platform Gehandicaptenbeleid, de officiële vertegenwoordiger van de doelgroep, niet afdoende was; sub d, gaan wij uit van in beginsel openbaarheid van de voorlopige gunning (met regie op communicatie); voor wat betreft de communicatie is met name bij gevoelige producten voortdurend van belang te onderkennen dat de burger – over het algemeen - meer geloof hecht aan informatie uit een onafhankelijke bron (de krant) dan informatie van een (van de) belanghebbende partij(en). Wat in de krant staat wordt over het algemeen als wáár ervaren. Het is daarom van groot belang om de pers én belanghebbenden in een zo vroeg mogelijk stadium ‘aan de hand’ mee te nemen in de besluitvorming. Zo transparant mogelijk communiceren en belanghebbenden nauw in de stappen van de besluitvorming betrekken is dus noodzakelijk, maar overigens geen garantie voor succes en acceptatie (het helpt wel).

Ten slotte merken we nog het volgende op met betrekking tot de aanbesteding leerlingenvervoer.

124

Op het moment dat uit de volstrekt objectieve beoordeling de XXX [inschrijver 5 red.] als eerste naar voren kwam is de inschatting geweest dat dit tot maatschappelijke onrust kon leiden. Immers er waren negatieve ervaringen in ons dorp geweest met deze vervoerder (in verband met het CVV). Tegelijkertijd waren de ervaringen met inschrijver 5 - na aanvankelijke strubbelingen en naar aanleiding daarvan genomen maatregelen – gunstig. Die maatregelen (zoals strakke aansturing op de voortgang middels managementrapportages en periodieke gesprekken alsmede een directe controle op de klachtafhandeling) waren ook verwerkt in het p.v.e. en zouden ook contractueel voor het leerlingenvervoer worden vastgelegd. Voorts waren er geen juridisch valide redenen om niet (voorlopig) te gunnen aan inschrijver 5, men voldeed aan alle eisen. Het alternatief (niet gunnen) betekende volgens de regels opnieuw beginnen met een nieuw, fundamenteel anders p.v.e. Dat was geen reële optie; het p.v.e. was op zichzelf goed. Ook uit het nadere onderzoek naar alle signalen die zijn ontvangen vanuit burgers, pers, andere aanbieders en belangenorganisaties, over inschrijver 5, kwamen geen valide redenen om niet aan inschrijver 5 te gunnen. Het onderzoek naar de liquiditeit en solvabiliteit van inschrijver 5 is overigens niet uitgevoerd. Inmiddels had inschrijver 5 zich immers als vanwege de maatschappelijke commotie teruggetrokken uit de procedure. Voor wat betreft de communicatie zijn wij van mening dat openbaarheid of niet openbaarheid van de voorlopige gunning, in deze situatie weinig relevant was. In een notitie gericht aan de cie BZ van 8 december 2009 is het volgende te lezen: Wij vinden dat de leerpunten die BIZOB noemt over het algemeen kunnen worden onderschreven. Een aantal leerpunten is breder te trekken dan het leerlingenvervoer en te verwerken in de werkwijzen / draaiboeken voor de inkoopteams bij nieuwe aanbestedingen. Echter, niet alle leerpunten zijn bij alle nieuwe aanbestedingen even relevant; anders gezegd: niet bij elke aanbesteding zal er reden zijn de procedure te veranderen. Waar het om gaat is dat sprake is van een juiste maatvoering: per aanbesteding wordt vooraf kritisch beoordeeld hoe het aanbestedingsproces van kop tot staart, gelet op de aard van het product, de voorgeschiedenis en gevoeligheden in de samenleving, de situatie in de markt, de reputaties van marktpartijen en dergelijke, precies moet worden ingericht. Dat kan in bepaalde gevallen betekenen dat een marktonderzoek kan leiden tot op onderdelen strengere eisen in het pve, zoals betreffende de financiële positie van een aanbieder. Het kan er ook toe leiden dat gekomen wordt tot betrokkenheid van eindgebruikers niet alleen bij het ontwerpen van het pve maar ook, op objectieve en anonieme wijze, bij de beoordeling van de aanbiedingen. Voorts willen wij in beginsel uitgaan van openbaarheid van de voorlopige gunning. Voor wat betreft de communicatie is in het algemeen van belang zo transparant mogelijk te communiceren en belanghebbenden (zoals bij het leerlingenvervoer het in overleg met de ouders inmiddels ingestelde ouderplatform) nauw in de stappen van de besluitvorming te betrekken. We merken daarbij overigens op dat het Platform Gehandicaptenbeleid (PG) het formele orgaan is voor advisering over het pve leerlingenvervoer; het PG was akkoord gegaan met het pve. Overigens heeft het PG in het verleden meermalen getracht om ouders van deze doelgroep in het PG te laten participeren. Daarvoor bestond onvoldoende draagvlak. Inmiddels heeft het Ouderplatform leerlingenvervoer aangegeven wel in het PG te willen participeren.

125

Bijlage 9: Brief D66 incl. antwoorden college Waalre Geacht college, De week heeft de gemeenteraad een vertrouwelijk schrijven ontvangen mbt de aanbesteding van het leerlingenvervoer en de forse kostenoverschrijdingen die dit lijkt te gaan veroorzaken. Voor de fractie D66 is het zeker nog geen uitgemaakte zaak dat het deze kant op zal gaan. Ik wil er dan bij U met klem op aandringen de definitieve besluitvorming over de aanbesteding nog niet te nemen (ik ga er van uit dat deze ook nog niet is genomen). D66 wil met het college op zo kort mogelijke termijn overleg over de gevolgde procedure en de uitkomsten. Wij hebben hier veel vraagtekens bij en willen nu al vast de twijfel uitspreken of hier wel op een slimme en handige wijze uitvoering is gegeven aan deze aanbesteding. Met een dergelijke –in onze ogen onnodige- kostenoverschrijding gaan wij -zeker op voorhandniet akkoord. Op dit moment wordt het leerlingenvervoer uitgevoerd door X. uit uw brief merk ik op dat X niet heeft ingeschreven. Er blijken op deze aanbesteding –slechts- drie inschrijvers te zijn geweest waarvan er één op voorhand wordt uitgesloten. De reden is een zware eis t.a.v. de omzet leerlingenvervoer t.o.v. de totale omzet, die u in uw brief verder niet verklaart. Van de resterende twee aanbieders blijkt de goedkoopste bijna 50% en de duurste 70% duurder te zijn. De twee aanbieders representeren zeker niet de markt waardoor de vraag kan worden gesteld of de aanbesteding op zich stand kan houden. Voor de duidelijkheid, het gaat ons niet zozeer over X of welke andere aanbieders op zich, maar wel over de omstandigheid. De fractie D66 heeft daarom op dit moment een aantal vragen aan, waarbij wordt aangemerkt dat er nog vragen kunnen bijkomen: Vraag 1: U heeft de gemeenteraad vertrouwelijk geinformeerd. Daarmee beperkt u de bewegingsvrijheid van de raad in hoge mate om hier mee aan de slag te gaan. Kunt u zo concreet mogelijk aangeven wanneer u de vertrouwelijkheid opgeeft. Antwoord: Op 9 juli 2009 is de bezwaarprocedure afgerond en gunnen we formeel aan Y. De gunning wordt definitief wanneer wij de overeenkomst met Y getekend hebben….. Wanneer de overeenkomst is getekend en de ouders zijn geinformeerd, dan heffen wij de vertrouwelijkheid van de informatie op. Vraag 2: Heeft u reeds gegund of is het definitieve besluit nog niet genomen? Antwoord: Wij hebben voorlopig gegund aan Y. Dit betekent dat de andere partijen nog tot 9 juli de tijd hebben om bezwaar in te dienen…..

126

Vraag 3: Valt het aantal inschrijvers u tegen of had u dit verwacht? Wat is de reden geweest dat u de raad niet eerder over deze verwachting heeft geinformeerd? Antwoord: Drie inschrijvers is een normaal aantal bij een dergelijke aanbesteding (landelijk gemiddelde) Vraag 4: Er hebben dit jaar meer gemeenten in de SRE-regio een aanbesteding gedaan. Is er contact geweest over o.a. bestek en uitkomsten? Antwoord: Ja, via BIZOB hebben wij geïnformeerd naar et bestek van andere gemeenten. Er is op regelmatige basis contact met Veldhoven en Valkenswaard over het leerlingenvervoer. Vraag 5: Wat is de reden dat er met andere gemeenten geen gezamenlijke aanbesteding heeft plaatsgevonden …… Wij hebben toen geïnformeerd naar een gezamenlijke aanbesteding met Valkenswaard en Veldhoven. Echter, deze twee gemeenten hadden beide nog een contract lopen. Wij hebben toen besloten het leerlingenvervoer zelf aan te besteden, omdat we niet nog een extra jaar met Z wilden rijden. Om deze reden en op advies van BIZOB hebben wij het leerlingenvervoer dus zelfstandig aanbesteed. Vraag 6: Is u de reden bekend waarom X (en andere vervoerders) niet heeft (hebben) ingeschreven? X voert leerlingenvervoer uit als franchisenemer van DVG, deze partij heeft zich ingeschreven. Vraag 7: Kan dat te maken hebben met de eis dat 10% van de omzet moet zijn behaald in het leerlingenvervoer. Kunt u concreet aangeven met welk doel deze eis is gesteld. Wat was het beoogde resultaat? DVG heeft zich ingeschreven namens X. Zij voldoen aan de 10% eis. Deze eis heeft te maken met de ervaring die een bedrijf heeft in het leerlingenvervoer. Door het stellen van deze eis voorkom je dat elk taxibedrijf, zonder enige ervaring in het leerlingenvervoer, zich in kan schrijven. Die ervaring geeft de garantie van een bepaalde kwaliteit. Het stellen van een dergelijke eis bij Europese aanbestedingen is gebruikelijk en zelfs veel voorkomend. Vraag 8: Met welk doel en achtergrond heeft u het bestek geschreven? a. Is er vooronderzoek en analyse van de markt en de aanbieders gedaan, is een inschatting gemaakt c.q. een scenario ontwikkeld over de mogelijke uitkomst van deze aanbesteding. b. is er rekening gehouden met een gezonde marktwerking? c. is er vooraf een risico-analyse gemaakt?

127

Antwoord: Wij hebben het bestek in goede samenwerking met de Adviesraad Leerlingenvervoer i.o. geschreven om een goede kwaliteit van het leerlingenvervoer voor de komende jaren te kunnen waarborgen. Wij zijn bij de aanbesteding begeleid door BIZOB. Zij hebben kennis van de markt en de aanbieders. Er is rekening gehouden met een gezonde marktwerking. Er is vooraf geen risico-analyse geweest. Vraag 9: Begin dit jaar is vanuit de gemeenteraad gevraagd om inzage van het bestek. Dit is door het college categorisch geweigerd met min of meer de boodschap dat de gemeenteraad zich daar niet mee moet bemoeien. Het is immers uitvoering. Hoe kijkt u daar nu tegenaan nu u ver buiten de begroting dreigt te komen. Antwoord: Aanbestedingen vormen onderdeel van de uitvoer van beleid, een bestek ligt dus niet ter besluitvorming in de raad. Wel kan het vertrouwelijk ter inzage worden gelegd. We kijken hier nog hetzelfde tegenaan. Vraag 10: De gemeenteraad heeft u geen budgettaire ruimte gegeven voor deze overschrijding. Bent u van mening dat u alleen al om deze reden de aanbesteding niet definitief kunt afronden? Bent u bereid deze aanbesteding stop te zetten en in overleg met de gemeenteraad te treden teneinde een andere oplossing te vinden? Antwoord: Het stoppen van een aanbesteding mot gebeuren op zeer goede gronden, waarbij overschrijding van het budget juridisch gezien geen sterk argument is. Partij Y dient dan een claim in als wij het proces nu stopzetten. ………De jaarprijs van Y is niet extreem veel hoger dan de uiteindelijke kosten leerlingenvervoer volgens de jaarrekening 2008. Wij staan hierdoor juridisch zwak als we beweren dat Y een onredelijke prijs rekent en er is geen garantie te geven dat als we opnieuw gaan aanbesteden, de prijs dan lager uitvalt. Concluderend: we zijn niet bereid de aanbesteding stop te zetten omdat dit juridisch gezien niet te verdedigen valt en omdat het geen kostenbesparing met zich mee brengt. Tot slot delen we mede dat wij om grip te houden op de uitvoer van het leerlingenvervoer wij samen met de adviesraad leerlingenvervoer i.o. bezig zijn met de inrichting van de monitoring en de controle. Hiermee willen wij de kwaliteit borgen en de kosten op basis van nacalculatie inzichtelijk maken. Wij hebben de wettelijke plicht het leerlingenvervoer in onze gemeente te verzorgen. Wij hebben bovendien de wettelijke plicht de uitvoer van dit vervoer Europees aan te besteden. Het pve is in zeer positieve samenwerking met de adviesraad leerlingenvervoer i.o tot stand gekomen.

128

Bijlage 10: Vragen enquête BIZOB Communicatie • • • • • • • • •

Ik verwacht dat Bizob altijd en overal bereikbaar is. Er moet tijdens normale werktijden altijd iemand van Bizob aanwezig zijn bij de gemeente. Wanneer ik Bizob nodig heb kan ik ze makkelijk bereiken. Bij zeer dringende zaken kan ik altijd snel genoeg iemand van Bizob bereiken die me verder helpt. Het is mij goed duidelijk in welk geval ik Bizob moet benaderen Ik voel belemmering om naar Bizob te stappen. Het is mij meestal goed duidelijk waarom Bizob een bepaalde werkwijze hanteert Het is mij duidelijk wat de verantwoordelijkheden van Bizob zijn. Bizob is voldoende aanwezig in het gemeentehuis

Kennisbank • • • • • • • •

Ik verwacht dat Bizob de gemeente op de hoogte houdt van ontwikkelingen binnen overheidsinkoop. Van Bizob verwacht ik dat zij de aangesloten gemeenten optimaal informeren en stimuleren met betrekking tot duurzaam inkopen. Na een aanbesteding zou Bizob ook het beheer van het contract moeten verzorgen. Ik vind dat Bizob actief inkoopkennis moet overdragen op mij en mijn collega’s in de vorm van presentaties of cursussen. Wanneer Bizob meer cursussen of presentaties zou geven over inkopen zou ik daar zeker interesse in hebben en er het nut van inzien. Doordat Bizob ook bij andere gemeenten komt heb ik gemerkt dat ervaringen gedeeld worden en wij daar profijt van hebben. Wanneer ik vragen heb over een inkooptraject dat ik zelfstandig uitvoer kan ik altijd bij Bizob terecht. Bizob stimuleert mij om te letten op duurzaamheid wanneer ik iets inkoop.

Specialisatie • • • • • •

Ik hoef geen verstand te hebben van inkopen, want dat is niet mijn vakgebied. Bizob moet op de eerste plaats kosten besparen. Omdat Bizob zich bezig houdt met inkopen en aanbestedingsprocedures kan ik mij bezighouden met de inhoud van mijn vakgebied. Onder andere door wet en regelgeving is inkopen een specialisme geworden waardoor we het als gemeente niet zelfstandig af kunnen. Door het inkoopspecialisme van Bizob besparen we kosten Ieder inkooptraject dat door Bizob begeleid wordt is maatwerk.

129

Gedrag inkoper • • • • • • • • • • • • • • •

De Bizob inkoper biedt regelmatig een andere kijk op de zaken De inkopers van Bizob zijn onafhankelijk Het is mij duidelijk gemaakt door de inkopers wat de rol van de inkoper is en wat de verantwoordelijkheden van de ambtenaar zijn. De Bizob inkopers zijn goed in het managen van het aanbestedingsproces. De inkopers van Bizob weten wat er speelt in de organisatie Mensen van Bizob werken accuraat. De Bizob inkopers waar ik ervaring mee heb vond ik doortastend handelen De Bizob inkopers zijn zich ervan bewust dat er verschillende belangen kunnen spelen binnen de gemeente en houden daar dan ook rekening mee bij inkooptrajecten. De Bizob inkopers kunnen goed omgaan met tijdsdruk. Bij Bizob staat doelmatigheid hoog in het vaandel. Bij Bizob staan voornamelijk de procedure en regels hoog in het vaandel Mensen van Bizob handelen pro-actief. Ik kan goed samenwerken met de inkopers van Bizob Bij Bizob staat men open voor de ideeën van anderen en mijzelf Bij Bizob weet men wat er speelt op het politieke vlak in de gemeente

Kennis van de inkoper • • • •

De inkopers van Bizob weten veel over de processen van inkoop. De inkopers van Bizob hebben veel juridische kennis over hun vakgebied De inkopers van Bizob hebben veel commerciële inkoopkennis. De inkopers van Bizob weten wat er speelt in verschillende markten

Ontwikkeling organisatie • • • • •

Ik heb gemerkt dat de inkoopfunctie een voornamere rol is gaan spelen binnen de organisatie sinds de gemeente is aangesloten bij Bizob. Bizob hoort bij onze gemeente en is er echt onderdeel van. Ik geloof dat ikzelf en mijn collega´s Bizob volledig geaccepteerd hebben binnen de organisatie Het management stimuleert sterk dat er direct naar Bizob gestapt wordt indien er iets ingekocht moet worden. Mede door Bizob wordt gestimuleerd om op uniforme wijze om te gaan met inkoop binnen onze organisatie.

130

Bijlage 11: rapportagepunten BIZOB 2008 t/m 2010 1.

evaluatie 2008

Trajecten In 2008 zijn weer een groot aantal gezamenlijke en individuele trajecten doorlopen. Gebleken is dat de trajecten steeds complexer worden, zoals bijvoorbeeld adviesdiensten en design & construct oplossingen. Ook hebben we gezien dat implementatie, monitoring en nazorg(supply) meer tijd hebben gevraagd dan voorheen. Dit betekent dat de tijd die de concern inkoper nodigt heeft per traject is toegenomen. Dit wordt verwerkt in de inkoopplannen voor 2009. Daarnaast worden de marktpartijen steeds alerter op naleving van de regelgeving. Het gevolg is dat na afwijzing van partijen deze steeds vaker een mondelinge toelichting willen op hun afwijzing. Als zij een duidelijk gemotiveerde onderbouwing van het besluit van de gemeente ontvangen zal dit minder vaak tot problemen leiden. Het wordt dus steeds belangrijker dat bij EMVI gunningen criteria meetbaar worden gemaakt en beoordelingen zijn onderbouwd en vastgelegd. De stap naar de rechter wordt steeds vaker genomen. Door professioneel te werken hebben we afgelopen jaar rechtszaken kunnen voorkomen Regiosamenwerking Binnen het BIZOB verband zien we steeds meer subregionale samenwerking. De samenwerking tussen Bergeijk, Bladel, Eersel, Oirschot en Reusel de Mierden is hier een duidelijk voorbeeld van. Deze gemeenten werken al samen in ISD de Kempen en hebben voor 2009 plannen op het gebied van P&O en een shared service center (SSC). Ook wat inkopen betreft wordt op velen terreinen samengewerkt. Voor 2008 zijn de trajecten Arbodienstverlening, jongerenopbouwwerker, wmo hulp bij het huishouden, tankautospuit en financieel pakket voor een drietal gemeenten hiervan duidelijke voorbeelden. Ook voor 2009 staan weer een aantal “Kempen trajecten” op de inkoopplannen. De gemeenten Cranendonck, Heeze-Leende en Waalre, samen met de gemeente Valkenswaard welke niet aan BIZOB deelneemt, werken steeds meer samen in A2 verband. Dit is op allerlei terreinen merkbaar zo ook op het gebied van inkopen. Dat de gemeente Valkenswaard niet bij BIZOB is aangesloten kan hierbij een complicerende factor vormen. De inkoopmanager van BIZOB zal in 2009 contact leggen met de inkoper van de gemeente Valkenswaard om hierover afstemming te bereiken. De gemeenten Asten en Someren werken in 2008 op incidentele basis samen, zo ook bij aanbestedingen. Een structurele samenwerking is in voorbereiding en zal in 2009 verder gestalte krijgen. Inkoop is hierbij ook een onderwerp. De gemeenten Nuenen en Son en Breugel hebben in 2008 een aantal aanbestedingen gezamenlijk opgepakt. Een structurele samenwerking is in voorbereiding en zal in 2009 verder gestalte krijgen. Inkoop loopt hierbij voorop. Het inkoopplan voor 2009 zal een gezamenlijk inkoopplan zijn voor de gemeenten Son en Breugel en Nuenen. Duurzaam Inkopen De Rijksoverheid heeft als ambitie om in 2010 bij 100 procent van haar inkopen duurzaamheid mee te nemen; voor provincies en waterschappen is dit 50 procent. De gemeenten streven naar 75 procent in 2010 en 100 procent in 2015. Het programma Duurzaam Inkopen stimuleert overheden om milieu- en sociale aspecten mee te nemen bij de inkoop van producten en diensten. In begin 2008 is door BIZOB de start gemaakt om vanaf 1 januari 2009 duurzaam inkopen te kunnen toepassen voor alle inkoop- en aanbestedingstrajecten op het inkoopplan van 2009. Door BIZOB zijn de ontwikkelingen ten aanzien van Duurzaam Inkopen in afgelopen jaar dan ook nauwkeurig gevolgd. BIZOB heeft de gemeente verzocht om de duurzaamheidsverklaring te tekenen waarin zij verklaren om duurzaamheid serieus in het inkoopproces te betrekken. In 2008 hebben 9 gemeenten de verklaring ondertekend. De gemeente Waalre heeft deze duurzaamheidverklaring niet ondertekend. SenterNovem ontwikkelde in opdracht van VROM samen met de marktpartijen criteria en praktische instrumenten om Duurzaam Inkopen in de organisatie toe te kunnen passen en ook meetbaar te maken. De duurzaamheidcriteria zullen in april 2009 compleet zijn afgerond.

131

Vanaf januari 2009 heeft de concern inkoper het duurzaam inkopen in het inkoopproces betrokken om zo ervaring op te doen. Bij elk project zal worden getoetst of er al duurzaamheidcriteria beschikbaar zijn. In het marktonderzoek zal worden meegenomen of de criteria al toepasbaar zijn en wat de consequenties zijn. Uitgangspunt zal zijn dat er genoeg marktpartijen kunnen voldoen aan de minimum eisen en dat toepassing van de criteria geen substantiële meerkosten met zich mee brengen. De bevindingen worden in de strategie verwoord. In 2009 zal duurzaam inkopen verder worden uitgerold binnen de gemeente. Door middel van bijeenkomsten en presentaties zullen bestuurders en ambtenaren op uitvoerend niveau worden geïnformeerd. Het inkoopbeleid en de inkoopprocedures zullen worden aangepast. De nieuwe aanbestedingswet Tot 2004 werd de aanbestedingsregelgeving in Nederland geïmplementeerd door verwijzing naar Europese aanbestedingsrichtlijnen. In het voorjaar van 2004 werden twee nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijnen vastgesteld: richtlijn 2004/17/EG en richtlijn 2004/18/EG. Deze richtlijnen zijn in 2005 geïmplementeerd door het overnemen van de richtlijn in twee algemene maatregelen van bestuur, zijnde het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) en het Besluit aanbestedingen speciale sectorbedrijven (Bass). In 2006 is een nieuw wetsvoorstel bij de Tweede Kamer ingediend, dat de regels moest voorschrijven inzake het gunnen van overheidsopdrachten door aanbestedende diensten en opdrachten door speciale sectorbedrijven. In dit wetsvoorstel was een beperkt aantal inhoudelijke bepalingen opgenomen en daarnaast enkele, redelijk open geformuleerde delegatiegrondslagen. In het daarop gebaseerde ontwerp van een algemene maatregel van bestuur waren de procedures stapsgewijs uitgeschreven. Dit wetsvoorstel Aanbestedingswet is in juli 2008 door de Eerste Kamer verworpen. Een belangrijke reden voor de Eerste Kamer om het wetsvoorstel te verwerpen was dat de belangrijkste bepalingen op een te laag niveau zouden worden vastgesteld. Daarnaast liet het strakkere kader naar inzicht van de Eerste Kamer te weinig ruimte voor maatwerk, waardoor juridisering zou kunnen ontstaan. Als reactie op deze kritische noot heeft het Ministerie van Economische Zaken het initiatief genomen om belangenbehartigers van zowel de aanbestedende diensten als van de marktpartijen de mogelijkheid te geven om in verschillende consultatierondes verbeteringsvoorstellen te doen. BIZOB heeft via de NEVI en de VNG in 2008 haar bijdrage geleverd aan deze verbeterings - en professionaliseringsslag. In de inkoopplannen van 2009 zal nader aandacht besteed worden aan de invoering van de nieuwe aanbestedingswet. BIZOB zal ook in 2009 nauw betrokken blijven bij de ontwikkelingen. Inkoopstrategie Wil de meerwaarde van BIZOB volledig benut worden, dan is tijdige betrokkenheid van de Concern Inkoper een “must”. Niet alleen het hanteren van de juiste inkoopprocedure is van belang (accountability), maar vooral het maken van de juiste strategische keuze(s), marktoriëntatie en opgebouwde (gezamenlijke) ervaring vormen de basis van een succesvol doorlopen aanbesteding. Het opstellen van een goede inkoopstrategie en het ter beschikking stellen van voldoende tijd is hierbij essentieel. Het opstellen van inkoopstrategieën wordt niet altijd op de juiste waarde geschat terwijl het in veel gevallen teleurstelling voorkomt. Door het opstellen van een inkoopstrategie worden mensen namelijk gedwongen na te denken over wat men wil en nog belangrijker over wat men niet wil. Dit moet vooraf duidelijk zijn en niet gedurende het inkoopproces naar voren komen. Daarnaast is een goede marktanalyse van wezenlijk belang bij de keuze van de juiste aanbestedingsvorm. Dossiervorming en contractregistratie Dossiervorming ten aanzien van inkoopprojecten en daarmee de opbouw van een contractenregister vindt nog onvoldoende plaats. Het is daarmee moeilijk een overzicht te krijgen van de afgesloten financiële verplichting op gemeentebreed niveau. De gemeente loopt hiermee het risico contracten niet tijdig op te zeggen of inhoudelijke contractafspraken niet te kunnen monitoren. Het opzetten van een gestandaardiseerd contractenregister is daarom aan te raden. In 2009 zal dit als een gezamenlijk traject in de inkoopplannen worden opgenomen.

132

Beoordeling van de kwaliteitsaspecten Beoordeling van de kwaliteitsaspecten van de aanbiedingen leidt veelal tot zessen en zevens. Medewerkers van gemeente hebben vaak veel moeite met het geven van onvoldoendes of duidelijk hogere punten. Ook blijkt tijdens de beoordeling meermaals dat het beoordelingsteam niet of onvoldoende kennis heeft om de gevraagde kwaliteit goed te beoordelen. Dit laatste is op te lossen door inhuur van externe expertise. Bij een beoordeling op prijs / kwaliteit verhouding komt het voor dat een inschrijver met een onvoldoende beoordeling op de kwaliteit toch de beste inschrijver is omdat deze voor een zeer lage prijs inschrijft. Als kwaliteit een belangrijk onderdeel is van de beoordeling verdiend het daarom aanbeveling op te nemen dat voor de kwaliteit tenminste een voldoende (= 6) behaald moet worden om voor gunning in aanmerking te komen. Afronding werkzaamheden vóór aanbesteding Zorgen dat alle noodzakelijke acties als bijvoorbeeld bestemmingsplan aanpassen, grondverwervingen, bezwaarprocedures e.d. voor de start van het aanbestedingstraject zijn afgerond. Anders komt het voor dat de opdracht niet binnen de gestanddoeningstermijn van de offerte kan worden gegund, wat in het slechtste geval tot een nieuwe aanbesteding leidt. Als het niet mogelijk is om alle noodzakelijke acties vooraf af te ronden dan dit gegeven meenemen in de aanbesteding en al in de uitvraag de gestanddoeningstermijn verlengen. Deelname aan gezamenlijke inkooptrajecten Steeds vaker wordt op uitvoerend niveau, te weten de contactpersoon van de gemeente die deelneemt in het inkoopteam als materiedeskundige, besloten af te zien van deelname aan een gezamenlijk inkoop -en aanbestedings traject. Het besluit om wel of niet mee te doen is al op bestuurlijk niveau genomen en vastgelegd in het inkoopplan. Redenen om af te zien van deelname komen vaak voort uit de weerstand tot mogelijke veranderingen van werkwijze en contractpartijen en worden door individuen genomen i.p.v. de directie van de betreffende gemeenten. Het afzien van deelname aan een gezamenlijk traject moet worden teruggekoppeld op bestuurlijk niveau om discussie achteraf te voorkomen. Wij stellen voor het definitieve besluit om wel of niet deel te nemen aan een gezamenlijk traject pas te nemen op basis van de inkoopstrategie. Budgetten Beschikbaar budget zoals dit bij aanvang van ieder project door de concern inkoper aan de gemeentelijke projectleider wordt opgevraagd leidt regelmatig tot problemen. In een aantal gevallen is projectleider niet in staat om aan te geven wat het budget is. In andere gevallen blijkt bij contractering of bij het afraamformulier dat het beschikbare budget zoals de afdeling financiën dit in de boeken heeft staan substantieel lager te zijn dat vooraf door projectleider is doorgegeven. In alle gevallen leidt dit bij het afraamformulier tot discussies en veel extra inspanning van de concern inkoper om het project ook administratief goed af te sluiten. Nazorg Door complexere aanbestedingstrajecten vragen gemeenten meer ondersteuning bij de nazorg. Dit kan in de vorm van implementatie maar ook in de vorm van opvolging overeenkomst en evaluaties. In 2008 is bij het begrootte benodigde aantal dagen in 2007 door BIZOB geen rekening mee gehouden. Dit heeft er toe geleidt dat bij een aantal trajecten het gerealiseerde aantal dagen fors hoger is dan het vooraf begrootte aantal dagen. Met ingang van 2009 is bij de inkoopplannen al rekening gehouden met meer ondersteuning in de nazorg bij complexere trajecten. Daarnaast zal BIZOB in 2009 met een voorstel komen tot verdere invulling van deze nazorg. Totstandkoming inkoopplan 2009 Conform de statuten van het BIZOB moeten de gemeenten begin oktober input aanleveren om de inkoopplannen voor het nieuwe kalenderjaar verder te kunnen uitwerken. De aangedragen inkooptrajecten moeten worden besproken tussen het afdelingshoofd van de gemeente en de inkoopmanager van het BIZOB. In overleg kunnen projecten worden toegelicht en kan worden bepaald wat de benodigde capaciteit moet zijn. De inkoopmanager van het BIZOB zal gemeenten breed onderzoeken of er trajecten zijn welke voor gezamenlijk aanbesteden in aanmerking komen en zal dit terugkoppelen naar de gemeenten. Afgelopen jaar is het tot stand komen van de inkoopplannen over het algemeen moeizaam verlopen. De inkoopplannen zijn voor een groot gedeelte door de inkoopmanager samengesteld vanuit de begrotingen van de gemeenten. In 2009 zal er meer samen moeten worden gewerkt bij de totstandkoming van de inkoopplannen. Hierdoor worden plannen beter gedragen en kan de planning en prioriteit beter worden afgestemd en vastgelegd.

133

2.

Inkoopplan 2009

Duurzaam Professioneel Inkopen De landelijke overheid heeft zichzelf verplicht om in 2010 100% duurzaam in te kopen. De doelstelling voor de lagere overheden is om 75% van het inkoopvolume (in €) duurzaam in te kopen in 2010 en in 2015 100%. Om deze doelstellingen voor de lagere overheden te concretiseren is inmiddels een convenant tussen het Rijk en de VNG gesloten. Onder duurzaam inkopen wordt verstaan: “het toepassen van milieuaspecten en sociale aspecten in alle fasen van het inkoopproces, zodat dit leidt tot daadwerkelijke inkoop van leveringen, diensten of werken dat aan deze milieuaspecten en sociale aspecten voldoet” (bron: SenterNovem). Jaarlijks wordt een groot scala aan leveringen, diensten en werken door de gemeente ingekocht. Hierbij kan onder andere gedacht worden aan zaken zoals elektriciteit, kantoorbenodigdheden, brandstof catering, adviezen, drukwerk, communicatiemiddelen et cetera. Naast deze reguliere inkopen, wordt er elk jaar ook een groot aantal incidentele inkopen gedaan. Hierbij kan gedacht worden aan de aanbesteding van werken zoals de aanleg van wegen, riolen of de bouw van gemeentelijke objecten, de aanschaf van nieuwe (brandweer)voertuigen, nieuwe computers, (straat)meubilair et cetera. Aan elk product of dienst zijn andere eisen te stellen ten aanzien van duurzaamheid. Het duurzaam inkopen van printerpapier is afgebakend en concreet, terwijl het inkopen van een nieuwe duurzame weg om een goede inkoopstrategie vraagt. De doelstelling van BIZOB is uit te splitsen in drie onderdelen, te weten: financieel doel, kwalitatief doel en een procesmatig doel. Om deze doelen te bereiken vanuit de invalshoek “duurzaam inkopen binnen een professionele inkoopsamenwerking” dient het onderwerp duurzaam inkopen opgenomen te worden in de strategie van de inkoopprocessen en het inkoopbeleid te worden uitgewerkt. Bedrijfsvoering BIZOB heeft reeds 5 jaar ervaring met inkoopplannen. Tussentijds hebben we de switch gemaakt naar dynamische inkoopplannen, om meer en adequater in te spelen op de wensen van onze gemeenten. In deze periode hebben we ook geconstateerd, dat inkoopprojecten complexer worden, de inkoopfunctie wordt steeds meer transparanter en meer services worden geliberaliseerd. Bijvoorbeeld vier (4) jaar geleden kochten gemeenten nog geen zorg (WMO) in, werden stedenbouwkundige services niet als een inkoopactiviteit gezien. Daarnaast werd er voorafgaande jaren vanuit een theoretisch optimum gecalculeerd, maar de praktijk heeft geleerd dat project niet naadloos op elkaar aansluiten. Dit brengt met zich mee dat de doorlooptijden van inkooptrajecten langer zijn gaan duren. Dit ziet u terug in de voorliggende inkoopplannen. Wij zullen in 2009 nog meer met inkoopteams per rayon gaan werken, zodat we deze ‘uitval’ kunnen beperken, door flexibeler met inkopers binnen een rayon te werken. Ook hebben de gemeente aangegeven de behoefte te hebben om meer inkoopondersteuning bij de implementatie van (complexe) inkooptrajecten na de contractsfase te krijgen. Dit is eveneens verwerkt in de benodigde capaciteit. 3.

Evaluatie 2009

Actualisering inkoopbeleid In 2009 is door het BIZOB een voorstel gedaan om het inkoop- en aanbestedingsbeleid te actualiseren. Naast het uitgangspunt “algemeen beginsel van behoorlijk bestuur” is meer de nadruk gelegd op de doelmatigheid en professionalisering van de gemeentelijke inkoopfunctie. Bij het opstellen van het nieuwe beleid is rekening gehouden met de nieuwe nationale aanbestedingwet die in 2010 door de Tweede Kamer zal worden behandeld. In de nieuwe opzet is duidelijk een onderscheid gemaakt tussen inkoopbeleid (strategisch - doelstellingen en uitgangspunten van de inkoopfunctie) en de inkoop- en aanbestedingsprocedures (tactisch - omschrijving van hoe beleidsregels moeten worden toegepast). In het nieuwe beleid is ook aandacht voor het maatschappelijk verantwoord ondernemen (duurzaam inkopen), lokaal leveranciersbeleid, social return, integriteit en de verantwoordelijkheden binnen het inkoopproces. In 3 consultatierondes is de reactie van de gemeente gevraagd. De knelpunten zijn besproken en waar mogelijk is het beleid en zijn de procedures hierop aangepast. Het inkoopbeleid zal in 2010 gemeentespecifiek moeten worden gemaakt en worden vastgesteld. In 2010 zal het geactualiseerde beleid na vaststelling worden uitgerold binnen de gemeente.

134

Regiosamenwerking In 2009 is de samenwerking met organisaties als het SRE en de VRZOB(veiligheidsregio) geïntensiveerd. Er is steeds vaker gebruik gemaakt van elkaars kennis bij inkooptrajecten. In specifieke trajecten hebben ook niet BIZOB gemeente geparticipeerd en wordt steeds vaker kennis uitgewisseld. Duurzaam Inkopen Het afgelopen jaar hebben alle concerninkopers van het BIZOB ervaring op gedaan met de duurzaamheidcriteria die door Agentschap NL (voorheen SenterNovem) zijn ontwikkeld in opdracht van VROM. In bijgaande financiële rapportage is aangegeven wat het inkoopvolume was waarvoor criteria aanwezig waren en wat het percentage was wat daadwerkelijk voor uw gemeente duurzaam is ingekocht. In 2009 zijn de portefeuillehouder inkoop, de secretaris, de milieucoördinator en alle medewerkers die in meer of mindere mate zijn betrokken bij het inkopen of aanbesteden van overheidsopdrachten uitgenodigd voor de verschillende voorlichtingsbijeenkomsten over duurzaam inkopen. In het geactualiseerde inkoopbeleid en de bijbehorende procedure wordt duurzaam inkopen geborgd. Marktontwikkelingen Het afgelopen jaar heeft zich gekenmerkt door een onrustige markt. De economische crisis heeft er voor gezorgd dat de markt nog kritischer kijkt naar de aanbestedingsprocedure en achteraf zoekt naar mogelijkheden om de gunning van een opdracht in haar voordeel te beïnvloeden. Het wordt steeds lastiger om alleen met een afwijzingsbrief marktpartijen te informeren over het resultaat van een aanbesteding. Inschrijvers willen steeds vaker een mondelinge toelichting wat de inkoper veel tijd kost. Bureaus als tenderdesk zijn opgericht om met name het MKB te ondersteunen bij inschrijvingen en te toetsen of de aanbestedende dienst het inkoop- en aanbestedingsbeleid wel naleeft. De nieuwe aanbestedingswet Het kabinet is akkoord gegaan met een nieuw voorstel voor de Aanbestedingswet met regels voor de inkooppraktijk in de publieke sector. Na deze goedkeuring zal de wet- en regelgeving aan de Raad van State worden voorgelegd en zal deze waarschijnlijk najaar 2010 in de Tweede Kamer worden besproken. Na het vallen van het kabinet is de nieuwe Aanbestedingswet niet controversieel verklaard en de behandeling zal dus gewoon doorgaan. Dat kan ook want de Raad van State heeft inmiddels haar commentaar op de wet- en regelgeving aan het Ministerie van Economische Zaken (EZ) gezonden. Bij het opstellen van het geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente is rekeninggehouden met de inhoud en komst van de nieuwe aanbestedingswet Inkoopplannen Conform de statuten moeten in oktober – november de individuele trajecten door de gemeenten worden aangeleverd. Ieder jaar blijkt weer dat de inkoopmanager van BIZOB veel tijd moet besteden aan het beschikbaar krijgen van deze individuele trajecten. Hierdoor kan het concept inkoopplan ook pas in de loop van het eerste kwartaal of zelfs nog later worden aangeleverd aan de gemeente. Hierdoor wordt het tijdig signaleren van mogelijke gezamenlijke aanbestedingen zeer lastig. Ook het verdelen van de beschikbare capaciteit en het stellen van prioriteiten wordt hierdoor bemoeilijkt. Rapportage In 2009 zijn een tweetal rapporten aangeboden aan de gemeente. De rapportages gingen over actuele onderwerpen zoals; strategische keuzes bij gebiedsontwikkelingen en de mogelijkheden ten aanzien van lokaal leveranciersbeleid bij inkopen- en aanbestedingen. Ook in 2010 zal BIZOB inspelen op actuele vraagstukken op het gebied van aanbesteden en haar bevindingen en adviezen aanbieden aan de gemeente. Individuele trajecten In het algemeen zijn de individuele trajecten in 2009 zonder al te grote problemen verlopen. Uiteraard hebben zich in het afgelopen jaar situaties voorgedaan waarvan de gemeente en BIZOB samen kunnen leren voor de toekomst. Deze punten zijn hieronder opgesomd. Het opstellen van een harde planning en deze tijdens het proces continue communiceren is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat projecten binnen de gestelde tijdsperiode worden afgerond. Beoordeling kwaliteitsaspecten Beoordeling van de kwaliteitsaspecten van de aanbiedingen leidt nog steeds veelal tot zessen en zevens. Medewerkers van gemeente heb vaak veel moeite met het motiveren van onvoldoendes of duidelijk hogere punten. Ook blijkt tijdens de beoordeling meermaals dat het beoordelingsteam niet of onvoldoende kennis heeft om de gevraagde kwaliteit goed te beoordelen. Dit laatste is op te lossen door inhuur van externe expertise.

135

Inkoopplan Opvallend is het groot aantal vervallen trajecten (meer dan 50%) ten opzichte van het opgestelde inkoopplan. Daarnaast verdient het tijdig en volledig beschikbaar hebben van het inkoopplan nog extra aandacht. Door het tijdig inzichtelijk maken van de te doorlopen trajecten is het voor de concern inkoper mogelijk om mee te bewaken dat trajecten tijdig worden gerealiseerd. Om dit te bewerkstelligen moet het inkoopplan alle trajecten bevatten inclusief een planning en begrootte bedragen. De begroting bepaald mede de doorlooptijd van de te volgen procedure. Tankautospuit Het traject tankautospuiten is gezamenlijk opgestart voor 11 gemeenten in samenwerking met de Veiligheidsregio. Door deze samenwerking was een basis voertuig gedefinieerd die voor alle deelnemende gemeente gelijk was met de laatste stand van techniek. Door het toepassen van de nieuwe ontwikkelde blussystemen was voor een aantal gemeente het gereserveerde budget onvoldoende. Vooraf is een gunningsmatrix opgesteld door de leden van het inkoopteam en de Veiligheidsregio. Het inkoopteam bestond uit 14 deelnemers. Bij de beoordeling bleken de verschillen in de totaalscore klein, wel waren er grote verschillen tussen prijs en kwaliteit. Door één inschrijver is gevraagd om in de aanbesteding rekening te houden met zaken als werkgelegenheid. Binnen de Europese regelgeving is dit maar beperkt mogelijk. Door ontstane maatschappelijke onrust en het overschrijden van enkele begrotingen heeft de aanbesteding veel vertraging ondervonden. Uiteindelijk zijn slecht 6 van de 11 gemeenten een overeenkomst aangegaan. WMO hulp in de huishouding Dit gezamenlijke traject heeft veel capaciteit gekost. Door de grote verschillen in uitgangspunten binnen de deelnemende gemeenten was veel overleg noodzakelijk. Er zijn veel compromissen gesloten om uiteindelijk een gezamenlijke aanbesteding op de markt te zetten. De markt van huishoudelijke hulp was ook volop in ontwikkeling. Alfa hulpen mochten in 2010 niet meer worden gebruikt en veel nieuwe spelers uit de schoonmaakwereld zijn zich op de deze markt gaan richten. Partijen zijn ook landelijk gaan opereren. De maatschappelijke effecten en de implementatie drukken een zwaar stempel op alle aanpassingen. De aanbesteding heeft een positief effect gehad op de marktprijzen. De geoffreerde bedragen liggen ruim onder de landelijke bedragen. Contractenbeheer Medio 2009 zijn alle bij BIZOB aangesloten gemeenten geïnformeerd over de mogelijkheden, het nut en de noodzaak van contractbeheer, contractmanagement en procesautomatisering . Tijdens een startbijeenkomst was ingegaan op de definities, mogelijke doelstellingen en de organisatorische kant van deze processen. Het oprichtten van een werkgroep voor dit traject is moeizaam tot stand gekomen en ook de communicatie en reacties zijn niet optimaal verlopen. De ambitieniveaus van de verschillende gemeenten liepen nog al uiteen van eenvoudig contractbeheer, contractmanagement tot volledige procesautomatisering. Sommige gemeenten gaven de voorkeur om e.a. te passen in bestaande systemen. De huidige status is dat grondbeginselen uit de notitie contractenbeheer worden ondersteund. Het (gezamenlijke) automatiseren verder dan ambitie 1 (contractbeheer) is een brug te ver. De deelnemende gemeenten ontplooien individueel initiatieven voor inregeling van ambitie 1. BIZOB zal op verzoek de initiatieven die de gemeente zelf neemt om tot contractbeheer, contractmanagement of procesautomatisering te komen ondersteunen door inbreng van kennis en ervaring of het begeleiden van de individuele aanbesteding. Nazorg In 2009 is het BIZOB steeds meer betrokken in de nazorg. Onder andere de onderhandelingen bij problemen met prijsindexeringen van Sita en de WMO hulpmiddelen hebben een positief resultaat opgeleverd. Ook bij de problemen rondom het verkrijgen strooizout hebben we intensief ondersteund. In 2010 zal de ondersteuning bij implementatie van nieuwe contracten en hulp in de nazorg en evaluatie van opdrachtnemers worden geïntensiveerd. Het beschikbaar hebben van een contractmanagementsysteem zou bij de beoordeling en monitoren van opdrachtnemers een goede ondersteuning kunnen bieden.

136

4.

Inkoopplan 2010

Inkoop en aanbestedingsbeleid Het huidige inkoop en aanbestedingsbeleid is afgelopen jaar geëvalueerd waarna een opstart is gemaakt voor het actualiseren van dit beleid. Het in gezamenlijkheid met alle BIZOB gemeenten geactualiseerde inkoop en aanbestedingsbeleid is inmiddels aan uw organisatie aangeboden. Actualisatie was nodig in verband met de nieuwe in aankomst zijnde nationale aanbestedingswet, wijzigingen in de (Europese) regelgeving, professionaliseringsslagen gemeenten, verankering en borging van de gehele inkoopfunctie in de bedrijfsvoering, en het verkrijgen van heldere doelstellingen op strategisch niveau en een praktisch werkbaar document op tactisch niveau. Duurzaamheid In 2007 hebben de VNG en het rijk een convenant gesloten om in 2010 75% en 2015 100% duurzaam in te kopen. Om ervaringen op te doen met het duurzaam inkopen zijn in inkoop en aanbestedingstrajecten waar mogelijk duurzaamheidcriteria op hun toepasbaarheid geanalyseerd en indien mogelijk toegepast in inkooptrajecten. In 2009 zijn bijeenkomsten georganiseerd voor de milieucoördinatoren van de gemeenten om deze te informeren over de impact en werkwijze bij duurzaam inkopen. Deze informatieve bijeenkomsten werden georganiseerd door BIZOB, het SRE, het COS en de gemeente Breda. Daar de inkoop- en aanbestedingsactiviteiten breed zijn verspreid binnen de gemeente is besloten ook voor de medewerkers welke frequent in aanraking komen met inkoop en aanbestedingstrajecten een dergelijke bijeenkomst te organiseren. Contractbeheer In 2009 is het project contractbeheer in gezamenlijkheid met 15 gemeenten opgestart. De aanleiding voor dit traject komt voort uit de behoefte om inzicht te krijgen in de verplichtingen welke zijn aangegaan door de gemeentelijke organisatie. Daarnaast wordt de steeds vaker door de accountant aandacht voor dit beheer gevraagd. De vraag om ondersteunende software (contractendatabase) stond in deze fase centraal. Vanuit de startbijeenkomst is echter onderkend dat de implementatie van contractbeheer aanleiding kan zijn voor verdere professionalisering van de inkoopfunctie. In de notitie van november 2009 (Contractbeheer, contractmanagement en procesautomatisering) wordt hiervan de meerwaarde beschreven. Begin 2010 zal aan de participerende gemeentelijke organisaties gevraagd worden hun ambitieniveau te bepalen en vast te stellen. Ter ondersteuning van deze keuze stelt de projectgroep een inkoopstrategie op welke inzicht geeft in de gevolgen die de keuze heeft voor de aanschaf van ondersteunende software. Aan de hand van de gemaakte keuzes zal naar verwachting in de tweede helft van 2010 worden overgegaan tot aanschaf of mutatie van ondersteunende software. Tevens zal er tegen die tijd moeten worden gestart met de organisatorische inrichting van het contractbeheer proces. BIZOB vervult de centrale rol met betrekking tot advisering van de gemeenten in dit traject Focus voor 2010 Op dit moment is het Ministerie van Economische Zaken bezig met de voorbereiding van de nieuwe Aanbestedingswet. De wet moeten aansluiten op de kwaliteiten en competenties die binnen overheidsorganisaties aanwezig zijn met betrekking tot professioneel opdrachtgeverschap, aanbesteding en inkoopmanagement. Naar het zich laat aanzien zal de nieuwe Aanbestedingswet, wil deze succesvol zijn, aanzienlijke implicaties hebben voor het functioneren van bestuurders, controllers en inkoopverantwoordelijken binnen de overheid, m.n. die organisaties die (nog) aan het begin staan van deze professionaliseringsslag. De overheid is verplicht het geld van de belastingbetaler zo doelmatig mogelijk aan te wenden. Het creëren van maximale waarde ‘best value for tax payer’s money’(45) staat bij de besteding van overheidsgeld voorop (veeleer dan het realiseren van de laagst mogelijke kosten). Hierbij dient de overheid rekening te houden met de voor haar geldende (Europese) wetten en regels. In de discussies over de inrichting van processen met betrekking tot inkoop en aanbesteden dient doelmatigheid voorrang te hebben boven rechtmatigheid. Realiseren van een zo hoog mogelijke doelmatigheid vereist professioneel opdrachtgeverschap binnen de inkopende organisaties. Vandaar dat de BIZOB gemeenten onlangs een nieuw inkoopbeleid en procedure met mandaat besluiten hebben ontwikkeld. Dit beleid is helemaal ingericht vanuit de het professioneel opdrachtgeverschap en ‘best-value procurement’. In dit jaar zal BIZOB zich o.a. focussen op de implementatie van dit nieuwe beleid bij haar deelnemende organisaties.

45

Deze uit Engeland afkomstige term hebben wij in dit stuk niet vertaald. Het betreft het realiseren van de maximale waarde uit gelden verkregen van de belastingbetaler.

137

Spendanalyse In het 3e kwartaal van 2010 ontvangt gemeente Waalre de spendanalyse van uw organisatie. In deze rapportage worden aan de hand van het crediteurenbestand de afgelopen drie boekjaren geanalyseerd op onder meer facturenstromen, aantal leveranciers, bestedingen per economische categorie en regio. Middels de uitgevoerde analyses kunnen (indien gewenst) verbeter trajecten op aangewezen onderdelen in werking worden gezet.

138

Bijlage 12: concept beleid gemeente Waalre Inleiding

Het inkoopbeleid geeft de kaders weer voor het inkopen en aanbesteden van leveringen, diensten en werken van de gemeente . In het inkoopbeleid staat wat de doelstellingen en uitgangspunten van de inkoopfunctie van de gemeente zijn. De inkoopdoelstellingen zijn een afgeleide van de organisatiedoelstellingen van de gemeente.

De uitvoering van de beleidsregels is vastgelegd in uitvoeringsregels, de zogenaamde inkoop- en aanbestedingsprocedure. Dit resulteert in heldere doelstellingen op strategisch niveau en een praktisch werkbaar document op tactisch niveau. De uitvoeringsregels zijn opgenomen in een afzonderlijk document maar vormen een eenheid met het beleid.

139

1. Doelstellingen gemeentelijk inkoopbeleid De aanbestedingswet die in 2010 in werking zal treden laat voldoende ruimte over om eigen beleid te voeren op het gebied van inkopen en aanbesteden. Het inkoopbeleid geeft richting aan de opdrachtgeversrol van de gemeente. Het inkoopbeleid gaat uit van de algemene beginselen van behoorlijk bestuur: openheid,

objectiviteit

en

zorgvuldigheid.

Hierbij

wordt

de

volgende

hoofddoelstelling gehanteerd: Het juridisch en inkooptechnisch verantwoord verwerven van noodzakelijke en kwalitatief gewenste leveringen, diensten en werken tegen lage integrale kosten op langere termijn. Hierbij worden de volgende doelen nagestreefd: •

Professioneel opdrachtgeverschap;

•

Doelmatig en rechtmatig inkopen;

•

De

inkoopprocessen

afstemmen

op

het

behalen

van

de

doelen

uit

de

gemeentelijke programma’s; •

Het continue verbeteren en borgen van de inkoopfunctie, met als doel de kwaliteit van de dienstverlening te vergroten;

•

Maatschappelijk verantwoord inkopen (duurzaam, sociaal en met oog voor het MKB);

•

Integriteit

van

de

gemeente,

haar

medewerkers

en

(te

contracteren)

ondernemers; •

Een eenduidige en transparante werkwijze.

Naast de doelen heeft de gemeente oog voor de navolgende gewenste effecten: •

Het stimuleren van de regionale economie;

•

Het bevorderen van de samenwerking met partnerorganisaties, zoals het gemeentelijke SW-bedrijf;

•

Het stimuleren van deelname van inwoners van de gemeente aan de arbeidsmarkt cq. arbeidsparticipatie;

•

Het stimuleren van marktwerking en het voorkomen van afhankelijkheid van ondernemers.

140

2. Beleidsuitgangspunten

2.1

Het inkoopproces

De inkoopfunctie zoals hieronder staat weergegeven bestaat uit een aantal fases die altijd moeten worden doorlopen. Gezien vanuit de interne klant vindt eerst de offerteprocedure plaats. Hierin wordt op basis van vooraf vastgestelde doelen een of meerdere ondernemers geselecteerd die op basis van een specificatie een offerte in mogen dienen. De vastgestelde doelen zijn gebaseerd op de uitgangspunten van dit inkoopbeleid. De ondernemer die het meest geschikt is zal worden gecontracteerd. Inkoopfunctie

Tactisch / initieel

Interne klant

Voo r traject

Specificeren

Bestellen / operationeel

Selecteren

B estellen

Contracteren

B ewaken

Leverancier

Nazorg

Bestelprocedure

Offerteprocedure Verwerving

Aanbesteding (Lysons & Farington, 2006)

Vervolgens start de bestelprocedure. Deze fase bestaat uit de elementen: bestellen, bewaken en nazorg. Deze fase is tot nu toe onderbelicht gebleven in het inkoopbeleid. In deze fase vindt de daadwerkelijke levering van de producten, diensten en werken plaats. Om ook deze fase efficiënt te laten verlopen zal het contract bewaakt worden. Op deze wijze wordt de ondernemer aan de verplichtingen gehouden die in de offerteprocedure zijn afgesproken.

Beide fases zijn zeer bepalend voor het resultaat dat de gemeente wenst te behalen. In de eerste fase worden de doelen vastgelegd en wordt hier een ondernemer op geselecteerd. In de tweede fase moeten de doelen worden uitgewerkt. Gebleken is dat

een

goed

contractbeheer

hier

essentieel

voor

is.

Zonder

een

goede

contractbewaking zullen de vooraf opgestelde doelen niet optimaal worden bereikt.

141

2.2

Professionaliteit

Professioneel inkopen en aanbesteden wil niet alleen zeggen dat de wet- en regelgeving wordt nageleefd. Het betekent ook dat er rekening wordt gehouden met de aard en omvang van de individuele in te kopen leveringen, diensten en werken en met de ondernemingen die deze leveringen, diensten en werken leveren. Dit wordt “Best Value Procurement” genoemd en gaat naast de efficiëntie ook van de effectiviteit van de handelingen uit. Dit proces is in onderstaand stroomschema uitgewerkt. BEHOEFTE Functioneel niveau Scope Team samenstelling

DOEL

1. 2. 3. 4. 5. 6.

INKOOPST RATEGIE

Markt consultatie

PROGRAMMA VAN EISEN

Publicatie Nota van Inlichtingen Schouwing

AANBESTEDING

Analyse inkoopsituatie Analyse van het intern proces Financiele analyse Contract analyse Markt Analyse Portfolio Analyse Selectie criteria

Gunningscriteria

BEOORDELING GUNNING Bron: BIZOB 2009

Voordat begonnen wordt met een aanbesteding moeten de uitgangspunten van de aanbesteding duidelijk zijn. Wat zijn de leveringen, diensten en werken die men koopt en welke eigenschappen hebben deze. Daarnaast moet er voldoende kennis zijn van de markt en de ondernemers die de diensten, leveringen en werken kunnen leveren. Het vastleggen van deze uitgangspunten zal er toe leiden dat een aanbesteding

soepeler

verloopt

en

dat

de

tevredenheid

over

de ingekochte

leveringen, diensten of werken hoger is. Om dit te organiseren zal voor de in te kopen leveringen, diensten of werken een inkoopstrategie geschreven worden. In deze inkoopstrategie zullen diverse analyses van de markt en van de in te kopen goederen, diensten of werken uitgevoerd worden. Dit met als doel om zo effectief en efficiënt mogelijk in te kopen. Hierbij zal niet alleen gekeken worden naar prijsaspecten, maar ook naar te maken keuzes met betrekking tot interne kosten en maatschappelijk verantwoord inkopen.

142

De

basis

van

de

inkoopstrategie

blijft

net

als

in

het

vorige

inkoop-

en

inkooprisico.

De

aanbestedingsbeleid het onderstaande model van Kraljic (1983).

Portfoliomodel Kraljic Hoog

HEFBOOM

STRATEGISCH

ROUTINE

KNELPUNT

inkoop waarde

Laag Laag

Het

model

bestaat

uit

twee

Inkooprisico

variabelen:

Hoog

inkoopwaarde

en

inkoopwaarde gaat uit van het principe dat de gemeente zich anders gedraagt wanneer het een goedkoop product, bijvoorbeeld een balpen, aanschaft, dan wanneer het een duur product aanschaft, bijvoorbeeld de aanleg van een nieuwe weg. Het inkooprisico is van belang omdat dit aangeeft hoe vrij de gemeente zich kan bewegen in de markt. De vraag hierbij is namelijk hoeveel potentiële leveranciers er zijn voor dit product, waar de marktmacht ligt en in het geval van structurele aankopen, hoe hoog de switching kosten zijn.

De inhoud van deze inkoopstrategieën en de mandatering met betrekking tot goedkeuring

van

deze

strategieën

staan

uitgewerkt

in

de

inkoop-

en

aanbestedingsprocedure.

143

2.3

Doelmatig en rechtmatig inkopen

Uit het consultatiedocument voor de nieuwe aanbestedingswet (d.d. 29 april 2009) komt naar voren dat er geen aanvullende drempels voor aanbesteden worden gesteld naast de Europese drempels die al van kracht zijn46. De werkwijze van de gemeente moet

voldoen

aan

de

algemene

beginselen

van

behoorlijk

bestuur

en

de

uitgangspunten van het EG verdrag (transparantie, objectiviteit en non-discriminatie). De rechtmatigheid zal worden getoetst door interne controle. Inkoop

moet

een

meerwaarde

bieden

aan

de

gemeentelijke

processen

en

doelstellingen en hierop afgestemd zijn. De doelmatigheid wordt gewaarborgd door de inkoopstrategieën die voor de trajecten worden opgesteld. Wederom zal hier een interne toetsing op plaatsvinden.

2.4

Maatschappelijk verantwoord inkopen

Maatschappelijk verantwoord inkopen betekent dat er naast de financiële aspecten ook rekening wordt gehouden met de maatschappelijke gevolgen: de sociale-, milieugerelateerde en economische gevolgen.

De overheid zet concrete stappen naar een meer duurzame samenleving. De gemeente <> heeft als doelstelling om vanaf 2010 minimaal 75% van haar inkopen duurzaam uit te voeren. In 2015 wil zij dit verhoogd hebben naar 100%. AgentschapNL heeft hiervoor duurzaamheidcriteria ontwikkeld die in aanbestedingen meegenomen kunnen worden. Iedere twee jaar doet de gemeente <> mee aan de benchmark van VROM om te kijken hoe de gemeente er voor staat.

De gemeente <> overweegt bij iedere aanbesteding of er sociale doelstellingen aan verbonden kunnen worden en bekijkt per geval of het stellen van deze eisen haalbaar is. Er bestaan mogelijkheden om opdrachten voor te behouden aan de uitvoerders wet sociale werkvoorziening. Daarnaast is het mogelijke om projectafhankelijk potentiële medewerkers voor een bepaalde tijd in het geselecteerde bedrijf op laten nemen of leer-werkbedrijven te selecteren.

46

De Europese drempel voor leveringen. diensten en werken worden iedere twee jaar bijgesteld. Zie voor de actuele bedragen de site van het ministerie voor economische zaken: www.minez.nl.

144

2.5

Integriteit

De gemeente vindt het van belang dat zowel bestuurders en medewerkers van de gemeente als ondernemers integer handelen. De bestuurders en de medewerkers van de gemeente houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. De integriteit wordt gewaarborgd door een adequate functiescheiding toe te passen, waarbij de rol van de budgetverantwoordelijke en de inkoopfunctie van elkaar gescheiden zijn.

De gemeente hecht ook belang aan de integriteit van de door haar gecontracteerde ondernemers. De gemeente doet enkel zaken met ondernemers die zich niet bezig houden met criminele of illegale praktijken. Daarom toetst de gemeente de integriteit van de ondernemers bij aanbestedingen, door minimaal een integriteitsverklaring te vragen. Dit is opgenomen in de gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsprocedure.

2.6

Lokaal en regionaal

Het uitgangspunt van het beleid is dat de levering, dienst of werk voor de juiste kwaliteit en prijs verkregen zal worden. Een van de grondbeginselen van het EGverdrag is dat de gemeente potentiële opdrachtnemers, ongeacht de grootte en de plaats van vestiging, gelijk zal behandelen. De gemeente mag daarom ook geen positieve discriminatie toepassen ten behoeve van een individuele ondernemer of het plaatselijke MKB, maar heeft wel oog voor de belangen van de lokale ondernemers. Met hen wordt rekening gehouden door de minimumeisen en geschiktheidseisen niet disproportioneel hoog te stellen. Daarnaast wordt middels de inkoopstrategie altijd onderzoek gedaan naar aanwezige lokale en regionale ondernemers.

2.7

Deelname aan BIZOB

De gemeente <> heeft ervoor gekozen de kennis en ondersteuning op het gebied van inkoop te bundelen door deel te nemen in Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant (BIZOB). BIZOB voert een aantal strategische en tactische inkooptaken uit, bundelt kennis over inkoop en juridisch gerelateerde zaken, rapporteert over het inkoopbeleid en neemt deel in diverse werkgroepen met betrekking

tot

inkoop.

Daarnaast

worden

samen

met

andere

gemeenten

inkoopprojecten opgepakt om op deze wijze voordelen te behalen op het gebied van betere prijs, kwaliteit en kennis.

145

3. Organisatorische beleidsuitgangspunten

3.1

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

De bevoegdheden voor alle aan het inkoopproces gerelateerde taken zijn geregeld in het mandatenbesluit van de gemeente.

Binnen de gemeente is het afdelingshoofd verantwoordelijk voor de uitgevoerde inkoopprocessen binnen zijn afdeling. Hij is niet alleen verantwoordelijk voor de financiële afhandeling maar ook voor de rechtmatige afhandeling van de processen.

Het college van burgemeester en wethouders stelt op basis van dit inkoopbeleid een inkoop- en aanbestedingsprocedure vast waarin de interne regels met betrekking tot inkoop en aanbestedingen worden vastgelegd.

3.2

Inkoopplan

Jaarlijks wordt door de gemeente, na vaststelling van de begroting en voor het einde van november, een lijst gemaakt met hierin alle inkopen die gepland staan voor het komende jaar. Op basis van deze lijst, bestaande uit zowel incidentele als structurele geplande uitgaven, gesprekken met de gemeente, de begroting en de spendanalyse wordt door het inkoopbureau in samenwerking met de gemeente het inkoopplan opgesteld. In dit inkoopplan worden de projecten opgenomen, waar de gemeente ondersteuning nodig heeft van het inkoopbureau en de trajecten die gezamenlijk met andere gemeenten worden uitgevoerd.

3.3

Contractbeheer

Door op een centrale plek overzicht van alle lopende contracten van de gemeente te creëren en deze te beheren, is men niet alleen in staat diverse overeenkomsten met een leverancier te bundelen, maar ook strategische keuzes te maken die de rol van de gemeente aanmerkelijk kunnen versterken. Bovendien houdt het managen van contracten in dat er op basis van een totaaloverzicht tijdig acties kunnen worden ondernomen om de interne discussie over aflopende overeenkomsten wederom op te starten.

De beleidsuitgangspunten worden in de inkoop- en aanbestedingsprocedure nader uitgewerkt.

146

Tabel Werken opdrachtwaarde Tot 30.000 30.000-100.000

Hefboom Routine Enkelvoudig Enkelvoudig Minimaal 3 Minimaal 3 offertes offertes Voorstel op basis van inkoopstrategie

Strategisch Knelpunt Enkelvoudig Enkelvoudig Voorstel op basis van inkoopstrategie

100.000Europese drempel Vanaf Europese (Niet) openbare procedure Uitvoering op basis van inkoopstrategie drempel Tabel Leveringen en diensten opdrachtwaarde Hefboom Routine Strategisch Knelpunt Enkelvoudig Enkelvoudig Enkelvoudig Enkelvoudig Tot 10.000 Minimaal 3 Minimaal 3 Voorstel op basis van 10.000-50.000 offertes offertes inkoopstrategie 50.000-Europese Voorstel op basis van inkoopstrategie drempel Vanaf Europese (Niet) openbare procedure Uitvoering op basis van inkoopstrategie drempel Een aantal punten zijn toegespitst op specifiek gemeentelijk beleid, te weten: • • •

Duurzaam inkopen. Voor gemeenten is vastgelegd dat zij in 2010 voor 75% duurzaam gaan inkopen. Voor 2015 moet dit 100% zijn. Sociale doelstellingen. Gemeenten kunnen sociale doelstellingen verbinden aan haar inkopen zoals bijvoorbeeld opdrachten voorbehouden aan gemeentelijke sociale werkplaatsen. Mandatering en verantwoordelijkheden binnen de organisatie. Indien nodig moet het mandateringsbesluit van gemeenten aangepast worden naar aanleiding van wijzigingen in het beleid.

Het huidige gemeentelijk inkoopbeleid (2004) is een combinatie van beleid en uitvoeringsregels. Bij het nieuwe inkoopbeleid is bewust gekozen voor een scheiding van beleid en uitvoeringsregels. Handelt het beleid over de doelstellingen en uitgangspunten van de inkoopfunctie, in de uitvoeringsregels (inkoop-en aanbestedingsprocedure) wordt vastgelegd hoe deze beleidsregels moeten worden uitgevoerd. Doelstellingen Het inkoopbeleid gaat uit van de bekende beginselen van behoorlijk bestuur, te weten: • • •

Openheid Objectiviteit Zorgvuldigheid

De volgende hoofddoelstelling van inkoopbeleid wordt gegeven:

147

“Het juridisch en inkooptechnisch verantwoord verwerven van noodzakelijke en kwalitatief gewenste producten, diensten en werken tegen lage integrale kosten op langere termijn.” Daarbij worden de volgende doelen nagestreefd: • • • • • • •

Professioneel opdrachtgeverschap; Doelmatig en rechtmatig inkopen; Inkoopprocessen afstemmen op behalen gemeentelijke doelen; Verbeteren en borgen inkoopfunctie; Maatschappelijk verantwoord inkopen; Integriteit van de gemeente, medewerkers en ondernemers; Eenduidige en transparante werkwijze.

Voorts gewenste effecten: • • • •

Stimuleren regionale economie; Bevorderen samenwerking met partnerorganisaties; Arbeidsparticipatie; Stimuleren van marktwerking.

Uitgangspunten inkoopbeleid Het inkoopproces kan opgedeeld worden in twee procedures en een aantal fasen. Deze dienen altijd doorlopen te worden. Offerteprocedure: hierin wordt, op basis van vastgestelde doelen, een of meerdere ondernemers geselecteerd die een offerte mogen indienen. De beste wordt gecontracteerd. De volgende fasen zijn te onderscheiden: 1. Specificeren; 2. Selecteren; 3. Contracteren. Bestelprocedure: in deze fase vindt de daadwerkelijke levering van de producten, diensten en werken plaats. Het contract dient bewaakt te worden en de ondernemer aan de afgesproken verplichtingen. De volgende fasen zijn te onderscheiden:

4. Bestellen; 5. Bewaken; 6. Nazorg. Professionaliteit Naast het volgen van wet- en regelgeving is bij inkopen van belang dat rekening wordt gehouden met aard en omvang van in te kopen producten,diensten en werken en de ondernemingen die deze producten, diensten en werken leveren. Ook wel Best Value Procurement genoemd. Centraal in deze wijze van werken staat de inkoopstrategie. Hierin worden diverse analyses van de markt en in te kopen goederen, diensten of werken 148

uitgevoerd. Doel hiervan is het zo effectief en efficiënt mogelijk in te kopen. Hierbij wordt naast prijsaspecten gekeken naar interne kosten en maatschappelijk verantwoord inkopen. De basis van de inkoopstrategie is net als bij het ‘oude’ inkoopbeleid (2004) het model van Kraljic. Hoog Hefboom

Strategisch

Routine

Knelpunt

inkoop waarde Laag Laag

inkooprisico

Hoog

Doelmatig en rechtmatig inkopen Er is geen sprake van aanvullende drempels voor aanbesteden boven op de Europese drempels die reeds van kracht zijn. De werkwijze van de gemeente moet voldoen aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en de uitgangspunten van het EG verdrag (transparantie, objectiviteit en non-discriminatie). De rechtmatigheid zal worden getoetst door interne control. De doelmatigheid wordt gewaarborgd door de inkoopstrategieën die voor de trajecten worden opgesteld. Maatschappelijk verantwoord inkopen Naast financiële aspecten wordt ook rekening gehouden met de maatschappelijke gevolgen: de sociale-, milieugerelateerde en economische gevolgen. De gemeente heeft als doelstelling om vanaf 2010 75% van haar inkopen duurzaam uit te voeren. in 2015 wil zij dit verhoogd hebben naar 100%. Agentschap NL (v/h Senter Novem) heeft hiervoor duurzaamheidcriteria ontwikkeld die in aanbestedingen meegenomen kunnen worden. Integriteit Bestuurders en medewerkers dienen zich te houden aan de vastgestelde gedragscodes. De integriteit kan worden gewaarborgd door een goede functiescheiding. De rol van budgetverantwoordelijke dient gescheiden te zijn van de inkoopfunctie. Ook de ondernemers dienen integer te zijn. Bij aanbesteding wordt minimaal een integriteitverklaring gevraagd. Lokaal en regionaal Een van de grondbeginselen van het EG-verdrag is dat de gemeente potentiële opdrachtnemers, ongeacht de grootte en plaats van vestiging, gelijk zal behandelen. De gemeente mag daarom ook geen positieve discriminatie toepassen ten behoeve van een individuele ondernemer of het plaatselijke MKB. Het grondbeginsel van non-discriminatie gaat voor alle andere doelstellingen. Gecentraliseerde inkoop De gemeente heeft ervoor gekozen om de kennis en ondersteuning op het gebied van inkoop te bundelen door deel te nemen in BIZOB. Hiermee wordt samen met andere deelnemende gemeenten getracht voordelen te behalen op het gebied van betere prijs, kwaliteit en kennis. Organisatorische uitgangspunten

149

Bevoegdheden voor alle inkooptaken is geregeld in het gemeentelijke mandatenbesluit. Het afdelingshoofd is, binnen de gemeente, verantwoordelijk voor de uitgevoerde inkoopprocessen binnen zijn afdeling. Zowel voor de financiele- als voor de rechtmatige afhandeling. Het College stelt op basis van het inkoopbeleid een inkoop- en aanbestedingsprocedure vast met spelregels. Elk jaar wordt door de gemeente , na vaststelling van de begroting, een lijst met alle geplande inkopen opgesteld. Hierop volgend wordt door het inkoopbureau samen met de gemeente het inkoopplan opgesteld. Dit betreffen dan de projecten waarbij de hulp van het inkoopbureau gewenst is. Aangegeven wordt dat het wenselijk is om de inkoopcontracten op een centrale plek te beheren. Hierdoor wordt overzicht gecreëerd en men in staat diverse overeenkomstem met leveranciers te bundelen. Inkoop-en aanbestedingsprocedure Uitgangspunten Bij het aanbesteden worden de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht genomen. De gemeente behandelt ondernemers op gelijke en niet-discriminerende wijze en handelt transparant en zorgvuldig. Bepalen procedure Voor het ramen van de opdrachtwaarde wordt uitgegaan van de waarde van de opdracht voor het totale bedrag, excl. omzetbelasting, voor de totale duur van de opdracht. Op basis van de opdrachtwaarde wordt de te volgen procedure bepaald zoals af te leiden uit voorgaande tabellen Werken en Leveringen en diensten. Voor de op te stellen inkoopstrategie zijn uitgebreide stappenplannen opgesteld met onderwerpen. Zie hiervoor Bijlage 3 van de nieuwe inkoop-en aanbestedingsprocedure. Tot een bedrag van € 100.000 wordt de inkoopstrategie ter goedkeuring voorgelegd aan de directie of het MT. Vanaf € 100.000 gebeurt dit aan het College.

Specifieke doelgroepen De gemeente kan de deelneming aan procedures voor de gunning van een opdracht voorbehouden aan sociale werkvoorzieningen, indien de meerderheid van de uitvoerders personen met een handicap zijn die geen beroepsactiviteit in normale omstandigheden kunnen uitvoeren. Duurzaam inkopen De gemeente neemt bij haar streven naar een 100% duurzaam inkoopproces bij haar aanbestedingen duurzaamheidcriteria op. Selectie ondernemers Voorafgaand aan de publicatie van een aanbesteding of het versturen van de uitnodiging tot inschrijving worden de in de procedure toe te passen uitsluitinggronden, geschiktheideisen, en

150

gunningcriteria vastgesteld. De vastgestelde uitsluitinggronden, geschiktheideisen en gunningscriteia worden in het aanbestedingsdocument of de aankondiging kenbaar gemaakt. De gemeente heeft mogelijkheden om inschrijvers uit te sluiten. Aanbestedingsdocumenten worden zo veel mogelijk digitaal beschikbaar gesteld. Motivering en aanwending rechtsmiddelen Inschrijvers die niet in aanmerking komen voor de gunning van een opdracht krijgen van de gemeente een motivatie met redenen. Om afgewezen ondernemers in de gelegenheid te stellen tot beroep hanteert de gemeente een stand-still periode van 15 dagen. Contractering Na de gunning volgt de ondertekening van de overeenkomst. Verplichtingen en prestatieindicatoren uit de overeenkomst worden geregistreerd. Dossiervorming Voor elk inkooptraject wordt een inkoopdossier bijgehouden. In het inkoopdossier dienen verschillende documenten aanwezig dienen te zijn. Zie hiervoor bijlage 1(vinkenlijst dossier) in de inkoop-en aanbestedingsprocedure. De vervuller van de inkoopfunctie is verantwoordelijk voor het juist en volledig bijhouden van het dossier. Contractbeheer en contractmanagement Afgesloten overeenkomsten worden bewaakt op basis van de vastgelegde prestatieindicatoren. Minimaal één keer wordt geëvalueerd. Resultaten worden geregistreerd. Bepalen procedure Voor het ramen van de opdrachtwaarde wordt uitgegaan van de waarde van de opdracht voor het totale bedrag, excl. omzetbelasting, voor de totale duur van de opdracht. Op basis van de opdrachtwaarde wordt de te volgen procedure bepaald. Voor de op te stellen inkoopstrategie zijn stappenplannen opgesteld. Zie hiervoor Bijlage I en II. Tot een bedrag van € 100.000 wordt de inkoopstrategie ter goedkeuring voorgelegd aan de directie of het MT. Vanaf € 100.000 gebeurt dit aan het College. Dossier Voor elk inkooptraject wordt een inkoopdossier bijgehouden. In het inkoopdossier dienen verschillende documenten aanwezig dienen te zijn. Zie hiervoor bijlage (vinkenlijst dossier).

151

Bijlage 13: omgaan met lokale en regionale leveranciers volgens gemeente Emmen In het inkoop- en aanbestedingsbeleid van gemeente Emmen (dd. 15-12-2009) is over het stimuleren van de lokale/regionale economie het volgende opgenomen: De raad en het college van Emmen hebben, mede gelet op de kredietcrisis die ook het lokale bedrijfsleven hard treft, de wens om lokale bedrijven en daarmee de lokale werkgelegenheid te stimuleren. Veel gemeenten worstelen met hoe zij dit met het plaatsen van opdrachten binnen de wettelijke kaders kunnen doen. Gemeenten zijn verplicht om te zorgen voor transparantie, objectieve en niet discriminerende inkoopprocedures. Dit houdt onder meer in dat bij het vergelijken van offertes van verschillende leveranciers geen onderscheid mag worden gemaakt op basis van de vestigingsplaats van een bedrijf. Dit betekent dat we vooraf voorwaarden moeten creëren die het plaatselijke en regionale bedrijfsleven in staat stelt mee te dingen naar opdrachten van de gemeente. De volgende maatregelen worden genomen om dit te bereiken: 1. 2.

3.

openbare aanbestedingen die niet onder de Europese richtlijnen vallen worden ook op de gemeentelijke website geplaatst. in het geval van meervoudig onderhandse aanbestedingen worden minimaal één en maximaal twee plaatselijke of regionale leveranciers uitgenodigd om een inschrijving in te dienen47. bij een enkelvoudige uitnodiging heeft het plaatsen van de opdracht bij een lokale of regionale aanbieder de voorkeur.

Voor de onder 2. en 3. genoemde procedures gelden de volgende minimumvoorwaarden: a. b. c. d. e.

deze procedure mag de prijs-kwaliteit-verhouding niet schaden de uit te nodigen bedrijven moeten in staat zijn het werk op een goede wijze uit te voeren of de gevraagde producten of diensten te leveren. het moet altijd gaan om bonafide bedrijven wanneer lokale partijen worden uitgenodigd moet ook altijd minimaal één niet lokale/regionale partij worden uitgenodigd. de uiteindelijke gunning zal alleen op de vooraf opgestelde objectieve gunningscriteria plaatsvinden. Het feit dat het een lokale/regionale leverancier betreft mag geen invloed hebben op de beoordeling.

Wordt aan deze voorwaarden niet voldaan dan mag het lokale/regionale bedrijf de opdracht niet uitvoeren. De gemeente Emmen hanteert bij inkopen boven de Europese grensbedragen voor openbaar aanbesteden géén lokaal voorkeursbeleid. Hiervoor bestaan binnen de wettelijke kaders geen mogelijkheden. 47

Hierbij wordt opgemerkt dat door BIZOB bij juristen van EuropaDecentraal is achterhaald of dit zo in beleid kan worden opgenomen. Het antwoord was dat een dergelijke bepaling discriminatoir wordt uitgelegd en om deze reden geadviseerd wordt dit niet in het beleid op te nemen. Dus: niet opschrijven, wel doen.

152

Deze stimuleringsmaatregel is in het leven geroepen met het oog op de economische crisis en is daarom tijdelijk van aard. Bij de eerstvolgende evaluatie/aanpassing van het beleid wordt de maatregel beëindigd tenzij er gegronde redenen zijn om deze voort te zetten.

153