INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID. Gemeente Spijkenisse

INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID

Gemeente Spijkenisse

Informatie bij: gemeente Spijkenisse Team Inkoop A.A.M. van Houten [email protected] www.Spijkenisse.nl versie 17-11-2010

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010-2014 gemeente Spijkenisse

Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE ............................................................................................................................................... 2 SAMENVATTING .................................................................................................................................................. 4 VOORWOORD ..................................................................................................................................................... 5 LEESWIJZER ......................................................................................................................................................... 6 HOOFDSTUK 1: 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

EEN HERZIEN INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID .................................................................................................. 7 DOELSTELLINGEN ............................................................................................................................................ 7 ONTWIKKELINGEN BINNEN HET VAKGEBIED INKOOP................................................................................................ 8 WIRA, WET IMPLEMENTATIE RECHTSBESCHERMINGSRICHTLIJN AANBESTEDEN ............................................................. 8 WET BIBOB EN UITSLUITINGSCRITERIA ............................................................................................................. 10 INSCHAKELEN NMA ...................................................................................................................................... 10

HOOFDSTUK 2: 2.1 2.2 2.3

ECONOMISCHE BELEIDSUITGANGSPUNTEN ........................................................................ 30

MAXIMALE CONCURRENTIEBEVORDERING BIJ INKOPEN/AANBESTEDEN ..................................................................... 30 PRIJS-KWALITEITVERHOUDING ......................................................................................................................... 31 AANDACHT EN BESPARING TIJDENS HET INKOOP- / AANBESTEDINGSPROCES .............................................................. 32 INTEGRALE KOSTENBEHEERSING (TOTAL COST OF OWNERSHIP) ............................................................................... 32 KOSTENREDUCTIE .......................................................................................................................................... 33

HOOFDSTUK 6: 6.1

STRATEGISCHE BELEIDSUITGANGSPUNTEN ......................................................................... 25

INKOOPPAKKETTEN IN RELATIE TOT INKOOPMARKTEN ........................................................................................... 25 RAAMOVEREENKOMSTEN................................................................................................................................ 27 LEVERANCIERSBELEID / -MANAGEMENT ............................................................................................................. 27 SPIJKENISSE EN BEDRIJVEN (OMGANG MET LOKAAL MIDDEN EN KLEIN BEDRIJF) .......................................................... 28

HOOFDSTUK 5: 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5

INKOOPORGANISATIE ......................................................................................................... 13

INKOOPMODEL ............................................................................................................................................. 13 PLAATS VAN INKOOP IN DE ORGANISATIE ............................................................................................................ 14 ORGANISATIESTRUCTUUR INKOOP .................................................................................................................... 15 TEAMCOÖRDINATOR INKOOP........................................................................................................................... 15 TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN INKOOPTEAM ............................................................................................ 16 TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN BUDGETHOUDER ....................................................................................... 17 TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN BIJ INKOOP VAN INKOOPPAKKETTEN ............................................................... 18 INKOOP-/AANBESTEDINGSBEVOEGDHEID EN -MANDAAT ....................................................................................... 19 INKOOPDESKUNDIGHEID ................................................................................................................................. 20 INKOOPCONTROLE ......................................................................................................................................... 20 SAMENWERKINGSVERBANDEN ......................................................................................................................... 21 INKOOPDIAGNOSE ......................................................................................................................................... 21 INKOOPJAARPLAN .......................................................................................................................................... 22 CONTRACTMANAGEMENT EN -BEHEER ............................................................................................................... 23 INKOOP- EN AANBESTEDINGSPROCEDUREHANDBOEK ............................................................................................ 23

HOOFDSTUK 4: 4.1 4.2 4.3 4.4

INKOPEN EN AANBESTEDEN ............................................................................................... 11

INKOOP ....................................................................................................................................................... 11 INKOOPPROCES ............................................................................................................................................. 11 AANBESTEDING ............................................................................................................................................. 12

HOOFDSTUK 3: 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14 3.15

AANLEIDING ......................................................................................................................... 7

JURIDISCHE EN PROCEDURELE BELEIDSUITGANGSPUNTEN ................................................. 34

HET NALEVEN VAN WET- EN REGELGEVING ......................................................................................................... 34 2

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Spijkenisse 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7

HET NASTREVEN VAN ALGEMENE BEGINSELEN ..................................................................................................... 34 HET TOEPASSEN VAN HET AANBESTEDINGSREGLEMENT WERKEN 2005 (ARW 2005)................................................. 35 TOEPASSEN VAN DE INKOOPVOORWAARDEN....................................................................................................... 35 WIJZE VAN CONTRACTEREN ............................................................................................................................. 36 LOOPTIJD VAN CONTRACTEN ............................................................................................................................ 36 CONTRACTVORMEN BIJ WERKEN....................................................................................................................... 36

HOOFDSTUK 7: 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5

INKOOPETHIEK .............................................................................................................................................. 38 INKOOPINTEGRITEIT ....................................................................................................................................... 38 DUURZAAM INKOPEN ..................................................................................................................................... 38 ARBOBEWUST INKOPEN .................................................................................................................................. 39 SOCIAL RETURN ON INVESTMENT (SROI) ............................................................................................................ 39

HOOFDSTUK 8 8.1 8.2 8.3

ETHISCHE EN IDEËLE BELEIDSUITGANGSPUNTEN ................................................................ 38

TOEKOMSTIGE ONTWIKKELINGEN ...................................................................................... 41

CERTIFICERING VAN DE INKOOPFUNCTIE VOLGENS NTA 8058................................................................................ 41 MODELREGELS AANBESTEDEN .......................................................................................................................... 41 EVALUATIE ................................................................................................................................................... 41

BIJLAGE 1: BEGRIPPENLIJST ............................................................................................................................... 42 BIJLAGE 2: GEDRAGSCODE VOOR DE INKOPER/BUDGETHOUDER ..................................................................... 44 BIJLAGE 3: INKOOPPAKKETTEN ......................................................................................................................... 46

3

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Spijkenisse

Samenvatting Professioneel inkopen en aanbesteden is een manier van werken. Werken met een zichtbare meerwaarde: best value for money voor de gemeente en voor de belastingbetaler. Dit beleid schept kaders waarbinnen de inkopers en budgethouders opereren. Het is essentieel dat de belangen van de gehele gemeentelijke organisatie gediend worden. De gestelde uitgangspunten in dit beleid en de naleving ervan vormen de basis voor transparant en verantwoord inkopen / aanbesteden. Wira De Wet implementatie rechtsbeschermingsrichtlijn aanbesteden creëert een wettelijke basis om onwettig gegunde opdrachten door de rechter te laten vernietigen. Deze wet is op 19 februari 2010 in werking getreden. Inkoopfunctie De gemeente Spijkenisse hanteert het gecoördineerde inkoopmodel. Hierin wordt de uitvoering van strategische en tactische inkoop op centraal niveau uitgevoerd. De operationele en incidentele inkoop vindt, binnen de overeengekomen kaders, zoveel mogelijk decentraal plaats door de budgethouders. Met dit model zijn inkoopvoordelen, lagere prijzen en meer toegevoegde waarde te behalen voor de gemeente Spijkenisse. Indien een centraal gesloten raamovereenkomst bestaat, geldt een verplichte winkelnering voor alle budgethouders, zonder afnameverplichting. De taken en verantwoordelijkheden van budgethouders zijn onder te verdelen in drie gedeelten: algemeen, bij inkopen tot 25.000 euro en bij inkopen vanaf 25.000 euro. In principe hanteert de gemeente het criterium „economisch meest voordelige inschrijving‟ bij inkopen en aanbestedingen. Binnen dit beleid is het mogelijk om de regelgeving zo toe te passen dat het MKB uit de regio kansen krijgt bij nationale en Europese aanbestedingen. Er is een vrije keuze ten aanzien van de te volgen procedures, met inachtneming van de drempelbedragen. Het geniet de voorkeur om te kiezen voor openbare procedures. Plaats in de organisatie Het inkoopteam wordt in 2011 toegevoegd aan de afdeling Juridische Zaken vanwege de toenemende juridisering van de inkoopwerkzaamheden en de forse toename van het aantal EU-aanbestedingen per jaar. Het inkoopteam heeft een zwaarwegende en adviserende rol aangaande de keuze voor het te volgen inkooptraject. Een inkoopadvies kan niet zondermeer genegeerd worden. Indien een budgethouder het inkoopadvies negeert, zal dit gerapporteerd worden aan het MT / College. Toekomst Spijkenisse streeft naar meer regionale samenwerking met andere gemeenten specifiek gericht op Voorne Putten. Het kan de professionaliteit van de inkoopfunctie naar een hoger niveau tillen, de inkoopschaal te vergroten en hierdoor ook de kwaliteit van de ingekochte producten of diensten. Het vergt wel een organisatorische ingreep en een investering in samenwerking. Spijkenisse gebruikt en past minimaal toe de duurzaamheidscriteria van het ministerie van VROM, door tussenkomst van Agentschap.nl. Mocht Agentschap.nl geen criteria voorschrijven, wordt aan de marktpartijen gevraagd aan te geven wat zij doen in het kader van MVO. Ook stelt het beleid uitgangspunten vast voor het hanteren van Arbocriteria en Social return on Investment.

4


Voorwoord Inkopen en aanbesteden door de overheid staat de laatste jaren in de belangstelling. Het is een vakgebied dat een sterke ontwikkeling heeft doorgemaakt. Er is meer aandacht gekomen voor bestuurlijke en ambtelijke integriteit. De aangekondigde nieuwe Aanbestedingswet 2011 zal hier naar verwachting opnieuw een bijdrage aan leveren. Binnen de gemeente Spijkenisse zijn het Rekenkamerrapport van januari 2010 en de managementletters van de accountant directe aanleidingen geweest om het bestaande inkoop- en aanbestedingsbeleid te herzien. Het belang van een goede en professionele organisatie van het inkoopproces wordt binnen de gemeente steeds meer onderkend. In 2008 is het initiatief genomen voor een professionaliseringsslag. Zo is de inkoopadministratie verbeterd, de contractregistratie gestructureerd en het principe van sectorgericht inkopen geïntroduceerd, waarbij iedere sector een vaste inkoper als aanspreekpunt heeft. Daarnaast is een projectadministratie opgezet van alle inkoopprojecten waarbij ook de mate van duurzaamheid en de besparingen goed worden geregistreerd. Tegelijkertijd moest de organisatie en het team Inkoop leren omgaan met steeds stringenter wordende (Europese) aanbestedingsregels en een toenemende aandacht voor de rechtmatigheid van bestedingen door de gemeentelijke organisatie. Ondanks deze positieve ontwikkelingen reikt het ambitieniveau verder. Met dit nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid hopen wij daar een nieuwe impuls aan te geven. Ontwikkeling is namelijk een voorwaarde om te kunnen blijven voldoen aan de strakkere inkoop- en aanbestedingswetgeving én aan de strengere rechtmatigheidseisen. In dit nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid geven we ook nieuwe trends, zoals de aandacht voor duurzaamheid, maatschappelijk verantwoord inkopen en de mogelijkheden van innovatieve en elektronische aanbestedingsvormen, een plek. Verder is er aandacht voor de wens van de raad om lokale ondernemers via het gemeentelijk inkoopbeleid te stimuleren en kansen te bieden. Dit zijn echter niet de enige redenen. Een goede en efficiënt georganiseerde inkoopfunctie en een professioneel inkoop- en aanbestedingsproces kunnen in tijden van krapte een wezenlijke bijdrage leveren aan het resultaat van de gemeente. Met een doordachte keuze van leveranciers kunnen (financiële en juridische) risico‟s worden vermeden. Dit kan bijdragen aan de kwaliteit en continuïteit van de eigen producten en diensten van de gemeentelijke organisatie. Naast harde financiële besparingen is er dus een indirecte meerwaarde van een goede inkoopfunctie. Die meerwaarde is helaas moeilijk te kwantificeren. Kortom: het doel van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is om een nieuwe impuls te geven aan de verdere professionalisering van de inkoopfunctie binnen de gemeente Spijkenisse en een helder kader te scheppen waarbinnen het inkopen door de gemeente Spijkenisse dient plaats te vinden. Dit kader omvat de spelregels voor inkopers en budgethouders voor de manier van inkopen, de gehanteerde drempelbedragen en de omgang met strategische, economische, juridische, ethische en ideële standpunten.

5


Leeswijzer Het inkoop- en aanbestedingsbeleid beschrijft de kaders waarbinnen inkopers en budgethouders kunnen opereren. Het beleid gaat in op de volgende zaken: In het voorwoord en het eerste hoofdstuk treft u de aanleiding aan voor het wijzigen van het bestaande beleid. Hoofdstuk 2 schept een algemeen beeld van het begrip inkopen. Vervolgens wordt er in hoofdstuk 3 ingegaan op de inkooporganisatie binnen de gemeente Spijkenisse. Hierin worden ook de taken en verantwoordelijkheden van diverse betrokkenen toegelicht. Hoofdstuk 4, 5 en 6 bevatten diverse beleidsuitgangspunten vanuit verschillende perspectieven. De ethische en ideële beleidsuitgangspunten zijn verwoord in hoofdstuk 7. In hoofdstuk 8 wordt verder ingegaan op een aantal toekomstige ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op de werkwijze binnen de gemeente Spijkenisse. Voor de volledigheid wordt u er op gewezen dat alle bedragen genoemd in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Spijkenisse exclusief BTW zijn vermeld. Verder wijzen we u op de volgende drie aspecten: Begrippen worden toegelicht in Bijlage 1 „Begrippenlijst‟; Veel punten uit dit beleid worden nader uitgewerkt in het inkoop- / aanbestedingshandboek (lees: digitaal procedurehandboek); Het digitale inkoop- / aanbestedingshandboek zal medio 2011 op Insite geplaatst worden.

6


Hoofdstuk 1: Aanleiding 1.1

Een herzien inkoop- en aanbestedingsbeleid

Het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid (vastgelegd in de nota “Waar voor ons geld”, oktober 2005) is herzien omdat dit beleid gedateerd en op een aantal punten achterhaald was. In het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid staan de uitgangspunten en doelstellingen van de gemeente Spijkenisse, die gelden bij het inrichten van de inkoopfunctie en het uitvoeren van de inkooptaken. Het beleid wordt verder vertaald in een inkoop- en aanbestedingsprocedurehandboek met concreet toepasbare richtlijnen voor de inkopende en aanbestedende organisatie. Met dit beleid wordt tevens invulling gegeven aan de aanbevelingen van vijf verschillende rapporten te weten: Rapportage verbijzonder interne controle Aanbestedingen 2005/2009, opgesteld door afdeling FEZ; Deloitte Accountants BV, Managementletter, 6 november 2009; Rekenkamercommissie, Een Welbestede Aanbesteding, januari 2010; Deloitte Bijzonder Onderzoek & Integriteitsadvies BV, Analyse fraudebestendigheid processen inkoop en verzekeringen, maart 2007; Deloitte Accountants BV, Rapport feitelijke bevindingen onderzoek, opzet en werking aanbestedingsprocedures, november 2009. 1.2

Doelstellingen

Het doel van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is om een duidelijk kader te scheppen waarbinnen de inkoop van de gemeente Spijkenisse professioneel geregeld kan worden. Met een dergelijk kader worden eisen gesteld aan de manier van inkopen, het hanteren van drempelbedragen, omgang met strategische en economische beleidsuitgangspunten etcetera. Dit beleid moet ervoor zorgen dat in de besluitvorming van de gemeente Spijkenisse tijdig en op verantwoorde wijze aandacht is voor naleving van de Nationale en Europese aanbestedingsregels. Daartoe verschaft het beleid duidelijke regels op het gebied van de administratieve organisatie en interne beheersing op het gebied van inkoop en aanbesteding. Tevens bevat het beleid de basisregels voor het Europees aanbesteden van opdrachten. Het beleid formuleert heldere uitgangspunten en randvoorwaarden, die door de gehele organisatie integraal gehanteerd moeten worden bij de uitvoering van alle inkopen en aanbestedingen. Deze uitgangspunten en de naleving ervan vormen de basis voor transparant en verantwoord inkopen / aanbesteden. De volgende beginselen zijn gehanteerd bij het opstellen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid: a. b. c. d. e. f.

Het beginsel van gelijke behandeling; Het beginsel van transparantie; Het beginsel van mededinging; Het beginsel van non-discriminatie; De algemene beginselen van behoorlijk bestuur; De eisen van redelijkheid en billijkheid, die in de precontractuele fase in acht moet worden genomen.

Deze beginselen dienen dan ook nageleefd te worden door een ieder die inkoopt. Door bovenstaande beginselen leidend te laten zijn in het inkoop- en aanbestedingsbeleid, krijgen ondernemers een eerlijke en gelijke kans op gunning van een opdracht. 7

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Spijkenisse Ook wordt de markt optimaal benut en inzichtelijk gemaakt. Op basis van objectieve en vooraf vastgestelde criteria wordt een keuze gemaakt voor een ondernemer die het beste voldoet aan vooraf vastgestelde behoeften, omschreven in eisen en wensen. Deze hebben betrekking hebben op prijs, kwaliteit, levertijd etcetera. Dossiervorming Voor alle inkopen vindt zorgvuldige dossiervorming plaats door de budgethouder (inkopen tot 25.000 euro en civiele werken) dan wel door het team Inkoop (inkopen tot 25.000 euro op verzoek van budgethouders of inkopen vanaf 25.000 euro). 1.3

Ontwikkelingen binnen het vakgebied inkoop

Op dit moment wordt door het ministerie van Economische Zaken een nieuw juridisch kader voor aanbestedingsregels ontwikkeld. Deze Aanbestedingswet zal naar verwachting 1 juli 2011 in werking treden. De nieuwe ontwerpwetstekst van de Aanbestedingswet is in juni 2010 verzonden naar de Tweede Kamer ter besluitvorming. De planning is als volgt: Behandeling Eerste Kamer in 2011; Inwerkingtreding op 1 juli 2011. In de Aanbestedingswet worden zaken geregeld die op dit moment voor een belangrijk deel al in dit beleid van de gemeente Spijkenisse staan vermeld. In tegenstelling tot het eerdere wetsontwerp behouden de lagere overheden de beleidsvrijheid om zelf te bepalen welke aanbestedingsvormen men kiest, als het gaat om aanbestedingen beneden de drempelbedragen. De belangrijkste onderwerpen in de nieuwe aanbestedingswet zijn de grondslagen voor: 1)

2) 3) 4)

De verplichte toetsing van de integriteit van ondernemers en uitsluiting van niet– integere ondernemers. De toets ziet toe op veroordelingen voor strafbare feiten en overtredingen van de mededingingswet. Dit wordt uitgevoerd door het Centraal Orgaan Verklaringen omtrent het Gedrag (COVOG) van het Ministerie van Justitie. Het voorkomen dat opdrachtgevers onredelijk zware eisen aan ondernemers stellen ten aanzien van ervaring en financiële draagkracht, waardoor ondernemers onterecht worden uitgesloten. De vermindering van administratieve lasten o.a. door verplichte aankondiging via het elektronisch aanbestedingsinstrument TenderNed en stroomlijning van het aanbestedingsproces zoals verplicht gebruik van standaardformulieren. Het harmoniseren van eigen reglementen van aanbestedende diensten, bijvoorbeeld ten aanzien van opdrachten onder de Europese aanbestedingsdrempels.

Om invulling te geven aan het proportionaliteitsbeginsel (onredelijk zware eisen) wordt de gids Proportionaliteit opgesteld. Deze vergroot het besef over wat het begrip proportionaliteit behelst. Door middel van een handreiking wordt weergegeven welke afwegingen gemaakt moeten worden om tot proportionele eisen te komen. De gids Proportionaliteit wordt opgesteld na overleg tussen aanbestedende diensten en ondernemers in samenwerking met het Ministerie van Economische Zaken. Het huidige inkoopbeleid zal als gevolg van de inwerkingtreding van de Aanbestedingswet op een aantal punten moeten worden herzien. 1.4

Wira, Wet implementatie rechtsbeschermingsrichtlijn aanbesteden

De Wet implementatie rechtsbeschermingsrichtlijn aanbesteden (Wira) creëert een wettelijke basis om onwettig gegunde opdrachten door de rechter te laten vernietigen. Op 26 januari 2010 is de Wira door de Eerste Kamer aangenomen en is daarmee op 19 februari 2010 in werking getreden. De Wira geldt alleen voor opdrachten waarop het 8

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Spijkenisse Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) of Besluit aanbestedingen speciale sectoren (Bass) van toepassing is. Het Bass heeft betrekking op de aanbestedingen van nutsvoorzieningen, dit is niet van toepassing voor de gemeente Spijkenisse. Daarom laten wij dit onderdeel verder buiten beschouwing. De volgende aspecten uit de Wira zijn voor inkopen en aanbesteden van belang: a) Motivering gunningsbeslissing: In de gunningsbeslissing dient voldoende gemotiveerd uitleg gegeven te worden over de redenen van de beslissing. Op basis daarvan kan een afgewezen ondernemer bepalen of hij bezwaar wil maken tegen de gunningsbeslissing bij de rechter. b) Termijn: De Wira hanteert drie termijnen: Tenminste vijftien kalenderdagen voor het vragen van een voorlopige voorziening (schorsing van de opdrachtverstrekking, eventueel in combinatie met het opleggen van een verplichting tot heraanbesteden). Deze termijn gaat in op de dag na de datum waarop het besluit tot opdrachtverstrekking aan de betrokken inschrijvers is verzonden (procespartij: betrokken inschrijver en/of benadeelde ondernemer); Eén maand voor het vragen van vernietiging van de opdrachtverstrekking in een bodemprocedure, te rekenen vanaf de datum van bekendmaking van de verstrekte opdracht (procespartij: een benadeelde ondernemer); Zes maanden voor het vragen van vernietiging van de opdrachtverstrekking in een bodemprocedure, ingaande op de dag na de datum waarop de overeenkomst is gesloten (procespartij: een benadeelde ondernemer). c) Vernietigingsgronden: Een als resultaat van een gunningbeslissing gesloten overeenkomst is in rechte vernietigbaar op één van de volgende gronden: de aanbestedende dienst heeft, in strijd met het Bao de overeenkomst gesloten zonder voorafgaande bekendmaking van een aankondiging van de opdracht in het Publicatieblad van de Europese Unie; de aanbestedende dienst heeft de termijn van vijftien kalenderdagen niet in acht genomen; de aanbestedende dienst heeft bij uitvoeringsovereenkomsten uit hoofde van een gesloten raamovereenkomst of dynamisch aankoopsysteem, waarvan de geraamde waarde gelijk is aan – of hoger is dan de drempelwaarden gehandeld in strijd met artikel 32 lid 10, sub b, of artikel 33 leden 11 tot en met 14 Bao. De vordering tot vernietiging wordt door een ondernemer die zich door een gunningbeslissing benadeeld acht ingesteld: vóór het verstrijken van een periode van dertig kalenderdagen ingaande op de dag van de datum waarop: de aanbestedende dienst de aankondiging van de gegunde opdracht bekendmaakte overeenkomstig de artikelen 35, leden 12 tot en met 17, 36 en 37 Bao; de aanbestedende dienst aan de betrokken inschrijvers en gegadigden een kennisgeving zond van de sluiting van de overeenkomst, op voorwaarde dat die kennisgeving vergezeld gaat van de relevante redenen voor de gunningbeslissing; in andere gevallen dan bedoeld in onderdeel a, voor het verstrijken van een periode van zes maanden, ingaande op de dag na de datum, waarop de overeenkomst is gesloten. d) Boete De rechter kan besluiten de overeenkomst niet of gedeeltelijk te vernietigen op grond van relevante aspecten, omdat er dwingende redenen van algemeen belang het 9

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Spijkenisse noodzakelijk maken dat de overeenkomst in stand blijft. In dat geval moet de griffie van de Rechtbank een afschrift van die uitspraak opsturen aan de Nederlandse mededingingsautoriteit (Nma). De Nma kan een bestuurlijke boete opleggen tot een maximum van 15% van de waarde van de overeenkomst. Motivering besluit De gemeente Spijkenisse draagt er zorg voor dat bij alle inkoopprojecten groter dan 25.000 euro besluiten in het kader van inkopen en aanbesteden goed gemotiveerd worden. De afgewezen leveranciers worden altijd schriftelijk van de beslissingen op de hoogte gebracht. De Wira is geïmplementeerd in “Hoofdstuk 4.3 Vernietigbaarheid en boete” van het wetsontwerp Aanbestedingswet 2011. De Aanbestedingswet 2011 is van toepassing op aanbestedende diensten en speciale sectorbedrijven. Indien de Aanbestedingswet van kracht wordt, komt daarmee de Wira te vervallen. 1.5

Wet BIBOB en uitsluitingscriteria

In geval van twijfel over de integriteit van een marktpartij kan de gemeente het bureau Bibob verzoeken om een nader onderzoek te doen. Onder welke omstandigheden sprake kan zijn van twijfel wordt niet in deze beleidsregels bepaald. Het bureau Bibob onderzoekt bij een dergelijk verzoek de antwoorden van de vragenlijst en overlegde bewijsmiddelen. Een standaardonderzoek kan vier weken duren, met de mogelijkheid van een aanvullend onderzoek van nog eens vier weken. 1.6

Inschakelen NMA

Indien er reële vermoedens zijn dat de (veel) te hoge inschrijfbedragen verband houden met onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, dient door tussenkomst van de teamcoördinator Inkoop en het hoofd Juridische Zaken contact te worden opgenomen met de Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMA).

10


Hoofdstuk 2: Inkopen en aanbesteden 2.1

Inkoop

Inkopen is meer dan alleen maar een leverancier zoeken die op dat moment in de vraag kan voorzien. De inkoopfunctie omvat het gehele spel dat gespeeld wordt in het zakelijke verkeer als de gemeente goederen en diensten nodig heeft en dus geld uitgeeft. Professioneel inkopen onderscheidt zich met name doordat de organisatiebelangen tegen zo laag mogelijke kosten gediend moeten worden. Dit is essentieel: niet de belangen van één specifieke gebruiker of organisatie-eenheid worden gediend, maar het beste resultaat voor de gehele gemeentelijke organisatie moet leidend zijn. Wat beschouwen we nu als inkoop? Een veel gehoorde definitie is: Inkoop is alles waar een factuur van derden tegenover staat. Een uitgebreidere definitie is: Het in de juiste kwaliteit, tegen de juiste prijs, op het juiste moment, in de juiste hoeveelheid geleverd krijgen van leveringen/diensten/werken. 2.2

Inkoopproces

Inkoop is een procesmatige activiteit, die bestaat uit zeven fasen, te weten inventariseren, specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg. De inkoper(s) begeleiden en adviseren vooral in de eerste vier fasen, tijdens de zogeheten tactische inkoop. Figuur 1. Inkoopproces

Tactische inkoop De eerste vier fasen behoren tot de tactische inkoop. Deze omvat: 1. 2. 3. 4.

Inventariseren: bepalen van de behoefte in de eigen organisatie en inventariseren van het aanbod in de markt; Specificeren: opstellen van het programma van eisen, het conceptcontract en het beschrijvend document; Selecteren: aanvragen en beoordelen van offerten en selecteren van leveranciers; Contracteren: eventueel onderhandelen met leveranciers en sluiten van contract(en).

11

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Spijkenisse Operationele inkoop Zodra de leveranciers zijn gecontracteerd begint de operationele inkoop. Deze omvat: 1. 2.

Bestellen: Bewaken:

het plaatsen van de orders; bewaken van het uitleveren van de orders, verifiëren en afhandelen van de facturering; 3. Nazorg: afhandelen van klachten en claims, afhandelen meer-/minderwerk, evalueren leveranciers en herzien contracten. De budgethouders zijn, na opdrachtverstrekking en/of contractering, zelf verantwoordelijk voor de fases van de operationele inkoop. De kwaliteit van de input / output van de voorgaande fase(n) bepaalt de kwaliteit van de output in de daarop volgende fase(n). Naast de tactische en operationele inkoop onderscheidt men de strategische inkoop. De strategische inkoop omvat naast het inkoop- en aanbestedingsbeleid bijvoorbeeld ook strategische vraagstukken rondom uitbesteding. Onder strategische inkoop wordt eveneens verstaan de periodieke analyse van bestedingen (spend analyse), het definiëren van inkooppakketten en het opstellen van een inkoopactieplan gebaseerd op de kwantitatieve en kwalitatieve inkoopanalyse. 2.3

Aanbesteding

Aanbesteden is een vorm van inkopen, die plaats vindt tijdens het tactische deel van het inkoopproces (fase 2 tot en met 4). Tijdens een aanbesteding worden de verschillende fasen van het tactische inkoopproces gestructureerd doorlopen. Een definitie van aanbesteding is: Een aanbesteding is de procedure waarbij een opdrachtgever bekend maakt dat hij een opdracht wil laten uitvoeren en marktpartijen vraagt om hier een offerte voor in te dienen. Wanneer slechts één leverancier wordt uitgenodigd een offerte uit te brengen, spreken we van enkelvoudige onderhandse procedure. Aanbesteden betreft veelal grotere (financiële waarde) en/of complexere projecten waarbij aanbesteden inhoudt dat er een stringentere en zeer zorgvuldige inkoopprocedure wordt gevolgd om te garanderen dat alle regels zorgvuldig worden nageleefd.

12


Hoofdstuk 3: Inkooporganisatie 3.1

Inkoopmodel

Over het algemeen worden er drie mogelijke organisatievormen onderscheiden voor de inkoopfunctie. Dit zijn: 1) Centraal georganiseerde inkoopfunctie Hierbij kunnen alle inkoopactiviteiten centraal voor de gehele organisatie worden uitgevoerd. Dit omvat dan het totaal aan inkoopactiviteiten inclusief het operationeel bestellen en contractmanagement. De budgethouders zijn enkel bevoegd inkopen aan te vragen bij de interne inkoopafdeling. De afdeling inkoop dient alle aanvragen van de budgethouders te beoordelen en juist af te handelen. Centraal ontstaat dan een goed overzicht en inzicht in de bestedingen. Dit vereist een zeer gedegen organisatie en hoge automatiseringsgraad van de centrale inkoopfunctie. 2) Decentraal georganiseerde inkoopfunctie Dit vindt veelal plaats in zeer grote organisaties waar verschillende businessunits met een eigen directie geheel zelfstandig verantwoordelijk zijn voor hun inkoopactiviteiten. Dit kan de slagvaardigheid vergroten wanneer de budgetunits inhoudelijk zeer uiteenlopende en geen overlappende activiteiten vertonen. 3) Gecoördineerde inkoopfunctie Een combinatie van de bovenstaande modellen waarbij de structurele en concernbrede in te kopen producten en diensten centraal worden ingekocht maar waarbij de operationele en incidentele inkooptrajecten decentraal kunnen plaatsvinden of onder verantwoordelijkheid van een budgethouder zelf. Gezien de doelstellingen van de gemeente Spijkenisse voor het inkoopbeleid, de huidige situatie met betrekking tot inkoop en het draagvlak wordt bewust gekozen voor het gecoördineerde inkoopmodel. De budgethouder is integraal verantwoordelijk voor naleving van het inkoopbeleid en de hierin gedefinieerde uitgangspunten. Centraal worden inkooppakketten gedefinieerd voor die goederen en diensten die veelvuldig, structureel en concernbreed benodigd zijn en deze worden centraal ingekocht. Indien een centraal gesloten raamovereenkomst bestaat, dan geldt een verplichte winkelnering voor alle budgethouders. Zij het met dien verstande dat er geen afnameverplichting is (zie tevens § 3.6). In het gecoördineerde inkoopmodel wordt de uitvoering van strategische en tactische inkoop op centraal niveau uitgevoerd. De operationele en incidentele inkoop vindt, binnen de overeengekomen kaders, zo veel mogelijk decentraal plaats door de budgethouders. Gecoördineerde inkoopmodel Spijkenisse hanteert het gecoördineerde inkoopmodel. De overwegingen om dit model voor de gemeente Spijkenisse aan te houden, zit hem in de combinatie van centraal en decentraal werken. De voordelen zijn als volgt: 1) Vraagaggregatie Dit model biedt de beste mogelijkheid om gelijksoortige opdrachten te kunnen combineren binnen raamovereenkomsten. Dit is ook noodzakelijk om daarmee het risico van onbedoeld handelen in strijd met de Europese richtlijnen te beperken; 2) Schaalvoordelen Dit model biedt de beste mogelijkheid de schaalvoordelen van gecombineerde inkoop zoveel mogelijk te benutten; 3) Efficiëntie Er ontstaat een betere centrale focus op strategische inkooppakketten.

13

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Spijkenisse 4) Centrale inkoopkennis De behoefte aan leveringen, diensten en/of werken kan door de gehele organisatie heen ontstaan. Inkopen behoort echter niet tot de kerntaak van menig medewerker. Dit terwijl de regelgeving en procedures steeds complexer worden. Het juist en volledig toepassen van alle inkoopvoorschriften en de naleving van dit inkoopbeleid kan het beste geborgd worden wanneer dit centraal wordt uitgevoerd. De gecoördineerde inkoopfunctie kan tevens de dienstoverstijgende inkoopcategorieën (inkooppakketten) identificeren ten behoeve van een gebundelde inkoop (regiefunctie). Daarmee zijn inkoopvoordelen, lagere prijzen en meer toegevoegde waarde te behalen voor de gemeente Spijkenisse. 3.2

Plaats van inkoop in de organisatie

Het team Inkoop is thans onderdeel van de afdeling Accommodaties die onderdeel uitmaakt van de sector Concernzaken. De inkoopactiviteit is een ondersteunende en dienstverlenende activiteit die gezien de aard en raakvlakken past binnen het dienstverleningspakket van de sector Concernzaken. Er zijn vele relaties zoals juridische en financiële. Voor wat betreft de exacte locatie zijn er een aantal organisatiemodellen die landelijk in meer of mindere mate voor komen: 1) Inkoop als onderdeel van financiële afdeling Deze locatie binnen de organisatie kent zowel voordelen als nadelen. Uit iedere inkoop volgt een financiële transactie. De financiële administratie vormt de basis voor een goede inkoopdiagnose. Een betere toegang tot deze informatie kan inkoop ten goede komen. Deze informatie zou echter ook gemakkelijk beschikbaar moeten zijn als inkoop geen onderdeel uitmaakt van de financiële afdeling. Een nadeel kan zijn dat de financiële controller of het team AO/IC de eigen afdeling controleert op uitvoering van inkoopactiviteiten. Hierbij kan in ieder geval de schijn van tegenstrijdige belangen ontstaan. 2) Inkoop als onderdeel van de facilitaire organisatie Binnen de gemeente Spijkenisse is dit per 1 juli 2010 de afdeling Accommodaties. Als onderdeel van het reorganisatieproces is in februari 2010 besloten het inkoopteam tijdelijk binnen deze afdeling te houden. Voordelen hiervan zijn dat facilitaire activiteiten veelal de grootste centrale inkooppakketten zijn die ingekocht kunnen worden. Door dit te combineren binnen een afdeling zou dit de slagvaardigheid kunnen vergroten en vindt aansturing onder één verantwoordelijke plaats. Tegenstanders van deze organisatievorm brengen onder de aandacht dat inkoop als taakgebied dan valt onder de verantwoordelijkheid van een van de grootste interne klanten, ook dit zou de schijn van belangenverstrengeling kunnen opwekken. Een ander argument zou kunnen zijn dat deze jonge afdeling een grote professionaleringsslag dient te maken in de komende jaren, zowel op het gebied van accommodatiebeleid als dat van vastgoedbeheer. Om die reden kan mogelijk te weinig aandacht besteed worden aan de verdere ontwikkeling van de inkoopfunctie. 3) Inkoop als onderdeel van een juridische afdeling Inkoop kent in toenemende mate een juridische dimensie. De Europese overheid heeft het voornemen kenbaar gemaakt de grensbedragen jaarlijks verder te willen verlagen zodat de reikwijdte van de Europese richtlijnen vergroot wordt. Hiermee nemen ook de juridische risico´s toe. In de laatste jaren is in verband met de zorg voor juridische kwaliteitsborging de intensiviteit van de samenwerking al behoorlijk toegenomen. Het team Inkoop onder de juridische afdeling laten vallen, is een reële optie. Vooral door de forse toename van het aantal EU-aanbestedingen, mede veroorzaakt door de (tweejaarlijkse) verlaging van de drempelbedragen.

14

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Spijkenisse 4) Rechtstreeks onder een directeur bedrijfsvoering Deze optie wordt gekenmerkt door de onafhankelijkheid van de inkoopfunctie ten opzichte van afdelingen als Financiën, Juridische Zaken of Accommodaties. Een tegenargument is de span of control van de sectordirecteur en de grootte van het inkoopteam. Deze laatste is te klein om als zelfstandige afdeling te worden beschouwd. 5) Rechtstreeks onder de gemeentesecretaris Deze plek in de organisatie komt slechts zeer beperkt voor en dan veelal in kleine gemeentes. Argument hiervoor zou zijn de volledige onafhankelijke en strategische positie van Inkoop. Tegenargument is dat de gemeentesecretaris zich veelal bezig houdt met zaken op een hoger abstractieniveau. Deze optie past niet in het huidige sectorenmodel van de gemeente Spijkenisse. Bovenstaande opties overwegend, is er binnen de gemeente Spijkenisse voor gekozen om binnen afzienbare tijd het inkoopteam onder te brengen bij de afdeling Juridische Zaken. Gezien de organisatorische ontwikkelingen binnen de afdeling Accommodaties is besloten dit in de loop van 2011 uit te voeren. 3.3

Organisatiestructuur inkoop

Gelet op de in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid geschetste ontwikkelingen en ambities ten aanzien van de centrale inkoopfunctie is gekozen voor de volgende organisatiestructuur: Afdelingshoofd

Teamcoördinator Inkoop Inkoopcoördinator

Inkoper Stad & Wijk

Inkoper Inwoners

Inkoop Administratie 1 FTE

Inkoper Concernzaken

Door het sectorgericht organiseren van een centraal inkoopteam ontstaat een goed inzicht in de werkprocessen van de betreffende sector. Hierdoor kunnen de belangen van de desbetreffende sector optimaal behartigd worden en is er ook sprake van een grotere samensmelting van de inhoudelijke en de procesmatige deskundigheid. De verdere invoering van het sectorgerichte model sluit goed aan bij de visie op de dienstverlening van de sector Concernzaken. Daarin is goed adviseurschap van consulenten een speerpunt in de verbetering van de klantgerichtheid. 3.4

Teamcoördinator Inkoop

De teamcoördinator Inkoop is een ervaren senior inkoper met een inhoudelijke, coördinerende en leidinggevende rol. Het is zijn taak om ervoor zorg te dragen dat de afdelingsoverstijgende inkoopprocessen op een juiste wijze worden uitgevoerd en gecoördineerd. Deze senior inkoper dient zich specifiek te richten op de strategische aspecten: 1)

Het ontwikkelen, bewaken en evalueren van het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid;

15

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Spijkenisse 2)

Het ontwikkelen van ondersteunende methodes en instrumenten voor de inkoopprocessen (methoden, technieken, inkoopinformatiesystemen, resultaatmetingen etc.); 3) Het procesmatig en strategisch begeleiden, sturen en coachen van organisatiebrede multidisciplinaire inkoopteams; 4) Het analyseren van inkoopprocessen en het doen van aanbevelingen ter verbetering hiervan; 5) Het jaarlijks rapporteren over de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid; 6) Het periodiek uitvoeren van de inkoopdiagnose. Hij beziet of de inkoopbehoefte verder gebundeld kan worden, stelt prioriteiten op basis van besparings- of kwaliteitsverbeteringslagen en beheert de inkooppakketten (kwantitatieve analyse); 7) Het jaarlijks inventariseren bij de budgethouders wat de bestedingsplannen zijn voor het nieuwe jaar. Dit betreft vooral projecten boven de 100.000 euro, zodat deze projecten door hem kunnen worden ingepland. Deze senior inkoper neemt hiertoe het initiatief; 8) Vóór 1 januari van het desbetreffende jaar wordt door de budgethouders een overzicht verstrekt aan de teamcoördinator zodat vooral de EU-aanbestedingen goed ingepland kunnen worden in verband met de doorlooptijd van deze procedure; 9) Het jaarlijks opstellen van het inkoopactieplan op basis van de bestedingsplannen van de budgethouders en de kwantitatieve analyse van de inkoopdiagnose en contractadministratie; a. Het inkoopactieplan omvat een overzicht van de inkooppakketten en de te verwachte bestedingen alsmede een gedegen planning van de in dat jaar uit te voeren inkoopprojecten voor de (afdelingsoverstijgende) inkooppakketten en de aanbestedingen voor budgethouders; b. Het inkoopactieplan voorziet tevens in een capaciteitsplanning, gelet op het aantal noodzakelijke inkoopprojecten en de beschikbare capaciteit; c. De acties in het inkoopactieplan worden vooraf besproken met de relevante budgethouders. Het bundelen van de inkoopbehoefte vindt altijd plaats in overleg met de betrokken budgethouders; 10) Het bijhouden van een projectregistratie van alle inkoopprojecten waarvan de geraamde waarde meer dan 25.000 euro bedraagt. Dit geldt voor leveringen, diensten en werken (die onder regie van het inkoopteam zijn uitgevoerd). Budgethouders dienen iedere inkoop boven deze drempelwaarde via het inkoopteam te laten verlopen; 11) Er op toezien dat ieder inkoopproject boven dit grensbedrag wordt geregistreerd en dat er per project een gedegen inkoopdossier wordt gevormd; 12) Bewaken dat het inkoop- en aanbestedingsbeleid en alle relevante weten regelgeving worden nageleefd. 3.5

Taken en verantwoordelijkheden inkoopteam

Het inkoopteam is in de eerste plaats gezamenlijk en individueel verantwoordelijk voor het beheer van het gemeentebrede inkoop- en aanbestedingsbeleid en de juiste en zorgvuldige uitvoering hiervan. Ten aanzien van civiele werken is het hoofd ingenieursbureau verantwoordelijk (inclusief de juiste en zorgvuldige dossiervorming) tenzij een civiel werk (incidenteel) plaats vindt onder regie van het inkoopteam. In dat geval vindt een zorgvuldige dossiervorming plaats bij het inkoopteam. Op de tweede plaats draagt het inkoopteam zorg voor een inkoopadvies, de coördinatie van inkoopwerkzaamheden en de advisering en informatievoorziening hieromtrent. Het toezien op de naleving van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is een belangrijk onderdeel van de werkzaamheden. Hiertoe heeft het inkoopteam naast een signalerende en toetsende taak, ook een adviserende taak. Standaardtaken en verantwoordelijkheden van het inkoopteam zijn: 16

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Spijkenisse Het ontwikkelen, implementeren, uitdragen en evalueren van en adviseren over het gemeentebrede inkoopbeleid; De organisatie, gevraagd en ongevraagd, adviseren over alle aangelegenheden die betrekking hebben op de inkoopfunctie; De individuele budgethouder adviseren; De organisatie adviseren over de coördinatie van opdrachten en bundeling van inkoopvolumes en optimalisatie van inkooppakketten; Het initiëren en analyseren van periodieke inkoopdiagnoses; Het deelnemen aan multidisciplinaire teams, gevormd vanwege in te kopen producten of diensten; Het optreden als vakkundig inkoopadviseur, projectleider en regisseur van inkoopprojecten; Het (mede) ontwikkelen, opstellen, actualiseren, beschikbaar stellen, implementeren, en evalueren van inkooptools, zoals: standaardmethodes, proces- en procedurebeschrijvingen, prestatie-indicatoren, bestelmethodieken, stroomdiagrammen, stappenplannen, handleidingen, modellen (zoals: algemene en bijzondere inkoopvoorwaarden, standaardbrieven, offerteaanvragen, aanbestedingsdocumenten, standaardcontracten, raamovereenkomsten). Ten aanzien van Europese of onderhandse aanbestedingen gelden verder de volgende taken en verantwoordelijkheden: Team inkoop is het centrale meldpunt voor Europese aanbestedingen; Het verzorgen van publicaties op Aanbestedingskalender.nl evenals in het Publicatieblad van de EU; Het invullen van de jaarlijkse opgave inzake de statistiekverplichting. Daarnaast gelden de volgende taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van raamovereenkomsten: Het initiëren en het onderbrengen van inkooppakketten in raamovereenkomsten; Team inkoop is het centrale registratiepunt voor (raam)overeenkomsten; Het kennis nemen en uitdragen van (internationale en nationale) ontwikkelingen op het vakgebied (weten regelgeving, jurisprudentie, methoden en technieken) via voorlichting, workshops, opleidingen, publicaties en internet; Het onderhouden van contacten en samenwerking met externe (kennis)partners. Bovengenoemd overzicht is richtinggevend en niet uitputtend bedoeld. Het inkoopteam heeft een zwaarwegende en adviserende rol aangaande de keuze voor het te volgen inkooptraject. Een inkoopadvies kan niet zondermeer genegeerd worden. Indien een budgethouder het inkoopadvies negeert, zal er hij/zij een schriftelijke argumentatie moeten geven. Indien het team inkoop hiermee niet kan instemmen kan/zal dit voorgelegd worden aan de naast hogere leidinggevende van de desbetreffende budgethouder. Rol team Inkoop Het team Inkoop heeft een zwaarwegende adviserende rol. Een budgethouder heeft de mogelijkheid hiervan af te wijken, dit dient dan wel schriftelijk te worden gemotiveerd. Indien het team inkoop hier niet mee kan instemmen zal de naast hogere leidinggevende worden benaderd. 3.6

Taken en verantwoordelijkheden Budgethouder

De budgethouders zijn integraal verantwoordelijk voor het uitvoeren van de inkooptaken van hun organisatieonderdelen. Dit geldt zowel voor strategische beslissingen als het op professionele wijze, binnen de daartoe opgestelde kaders, uitvoeren van de feitelijke, tactische en operationele inkooptaken.

17

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Spijkenisse Taken en verantwoordelijkheden van de budgethouder zijn onder te verdelen in drie gedeelten, te weten: algemeen, bij inkopen tot 25.000 euro en bij inkopen boven de 25.000 euro. Deze verdeling is als volgt weer te geven: Algemeen De principes van functiescheiding zoals beschreven in § 7.2 Inkoopintegriteit moet in acht worden genomen; Het melden van raamovereenkomsten; Het melden van contracten, van welke aard dan ook, in verband met contractmanagement door het team inkoop. Inkopen tot 25.000 euro Het integraal uitvoeren van het gemeentebrede inkoop en aanbestedingsbeleid bij inkopen tot 25.000 euro. Het organiseren, inrichten en op professionele wijze uitvoeren van de eigen, tactische en operationele inkooptaken voor inkopen tot 25.000 euro; Het zorg dragen voor een juiste en complete eigen dossiervorming, waarbij het inkoop- / aanbestedingsbeleid in acht dient te worden genomen; Het zelfstandig inkopen van goederen en/of diensten met inachtneming van de principes binnen de kaders zoals geldend in dit inkoop- / aanbestedingsbeleid tot een grensbedrag van 25.000 euro. Inkopen boven 25.000 euro Het melden van alle inkopen groter dan 25.000 euro aan het inkoopteam en het inkoopteam inschakelen met betrekking tot deze inkopen; Het tijdig melden van een Europees aanbestedingstraject (3 maanden voor aanvang publicatie); Het instellen van en/of deelname aan en/of inbrengen van vakexpertise in tijdelijke interdisciplinaire inkoopteams. Met betrekking tot inhuur van personeel geldt verder het volgende: De aanmelding van inhuurkrachten vindt plaats bij het inkoopteam en personeelszaken door middel van het formulier inhuur van personeel; De budgethouder draagt zorg voor de aanlevering van een ondertekende overeenkomst ten behoeve van het contractmanagement en het dossier in het zakenarchief; De budgethouder benadert (dan wel levert aan het inkoopteam aan) voldoende alternatieve leveranciers bij een offerteaanvraag. Taken budgethouder De budgethouder voert de inkooptaken uit op de hierboven beschreven wijze. 3.7

Taken en verantwoordelijkheden bij inkoop van inkooppakketten

Voor de inkoop van gelijksoortige producten of diensten (inkooppakketten) is het gewenst deze zo veel mogelijk te bundelen (vraagaggregatie), bijvoorbeeld ten behoeve van het sluiten van een raamovereenkomst. Mocht het afdelingen/of sectoroverschrijdende inkooppakketten betreffen, dan is de toegewezen inkoper voor het inkooppakket het eerste aanspreekpunt. Doel hiervan is om schaalvoordelen te behalen. Eindverantwoordelijk voor deze inkoop blijft de budgethouder die het grootste inkoopvolume inbrengt. In overleg met de diverse budgethouders worden tactische en strategische keuzes gemaakt waarbij de inkoper een adviserende rol vervult. 18

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Spijkenisse Budgethouders werken er aan mee dat er een crossfunctioneel inkoopteam wordt samengesteld. In deze teams zullen de verantwoordelijkheid en taken van de deelnemers worden vastgesteld. Crossfunctionele teams De budgethouder werkt mee om crossfunctionele teams samen te stellen bij het inkopen, met name bij grotere inkoopopdrachten, een en ander in nauw overleg met het team Inkoop. 3.8

Inkoop-/aanbestedingsbevoegdheid en -mandaat

Het juist en volledig naleven van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is de verantwoordelijkheid van iedere medewerker van de gemeente Spijkenisse. Iedere medewerker die optreedt als budgethouder of budgetbeheerder of contacten onderhoudt met leveranciers namens de gemeente Spijkenisse heeft daarbij een grote verantwoordelijkheid. Hierbij dient men zich er van bewust te zijn dat gewerkt wordt met publieke middelen. De uitvoering van inkoop- en aanbestedingsprojecten voor afdelingsspecifieke opdrachten vindt plaats onder de verantwoordelijkheid van de betreffende budgethouder. Budgethouders zijn integraal verantwoordelijk voor het juist uitvoeren van de inkooptaken van hun organisatieonderdelen. Dit geldt zowel voor de strategische beslissingen, als het op professionele en integere wijze - binnen de daartoe opgestelde kaders - uitvoeren van de feitelijke, tactische en operationele inkooptaken. Onder budgethouder wordt de budgetverantwoordelijke verstaan. Ten aanzien van de formele bevoegdheden bij het uitvoeren van de inkoopfunctie wordt verwezen naar het delegatie- en mandaatbesluit, betreffende functieprofielen en regels rond het budgethouderschap. Budgethouders zijn bevoegd om zelfstandig opdrachten te verstrekken tot een bedrag van maximaal 25.000 euro voor leveringen en diensten. Voor civiele en bouwkundige werkzaamheden geldt deze richtlijn niet. Toelichting hierop is te vinden in het inkoop procedurehandboek. Grens 25.000 euro De budgethouder is bevoegd om zelfstandig opdrachten te verstrekken tot een bedrag van 25.000 euro. Verder geldt bij deze bevoegdheid dat er geen sprake mag zijn van één samenhangende order die in kleinere onderdelen (van minder dan 25.000 euro) wordt uitgegeven. Opsplitsing van opdrachten is nadrukkelijk niet toegestaan. Opdrachten met een geschatte waarde boven het bedrag dienen te allen tijde aan het inkoopteam gemeld te worden. In die gevallen dient een inkoopdossier door inkoop te worden opgebouwd en bijgehouden. Opsplitsing Opdrachten mogen niet worden gesplitst in kleinere opdrachten, maar dienen als één geheel op de markt te worden aangeboden. De uitvoering van inkoopprojecten en aanbesteding van afdelingsoverschrijdende opdrachten vindt plaats door één verantwoordelijke inkoper. In het geval dat een inkoper voor een bepaald concernbreed of afdelingsoverschrijdend inkooppakket is aangewezen en/of een raamovereenkomst is gesloten, ligt de verantwoordelijkheid voor de strategische en tactische inkoopwerkzaamheden ten aanzien van dit inkooppakket bij de verantwoordelijke inkoper. De operationele inkooptaken liggen bij de budgethouders die bij het inkooppakket betrokken zijn. 19

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Spijkenisse Uitvoering van inkoopprojecten kan plaatsvinden door (multidisciplinaire) inkoopteams, variërend in omvang en bestaande uit medewerkers van de desbetreffende afdeling met inbreng van de inkoper en eventueel externen. De inkoper kan de rol vervullen van projectleider/voorzitter en procesdeskundige. De inkoper treedt doorgaans op als intern adviseur. De budgethouder blijft bepalend en verantwoordelijk voor de inhoudelijke aspecten en is eindverantwoordelijk. Uitzonderingen en afwijkingen zijn slechts mogelijk na schriftelijke instemming van het college van Burgemeester en Wethouders. Uitzonderingen Met betrekking tot uitzonderingen / afwijkingen van het inkoopbeleid dient vooraf door het college van Burgemeester en Wethouders schriftelijk toestemming te zijn verkregen. 3.9

Inkoopdeskundigheid

De professionalisering van de inkoopfunctie is voor een groot deel afhankelijk van het kennisniveau en de ervaring van de inkopers, de direct betrokken budgethouders en eventuele projectleiders. Het inkoopteam zal jaarlijks, in samenwerking met de afdeling Juridische Zaken, voorlichting geven en een aantal workshops organiseren om de kennis en bekendheid met de voorschriften en procedures op het gebied van inkopen en aanbesteden te vergroten. Naast het organiseren van voorlichting of workshops met verscheidende inkoop- / aanbestedingsgerelateerde thema´s zal iedere inkoper actief werken aan de eigen kennisopbouw. Jaarlijks dient iedere inkoper minimaal 16 uur aan relevante externe kennisvergaring te doen. Iedere inkoper dient minimaal te beschikken over NEVI 1 (of een gelijkwaardige ervaring). Alle inkopers vanaf schaal 9 zullen worden gestimuleerd om NEVI 2 te behalen. De teamcoördinator Inkoop beschikt bij voorkeur over NEVI 1 en 2, aangevuld met NEVI 3 of ISFAH (of gelijkwaardig) of is bereid deze te behalen. Opleiding De inkopers beschikken minimaal over NEVI 1 of gelijkwaardige ervaring. 3.10

Inkoopcontrole

Onder inkoopcontrole wordt verstaan de controle van zowel het totaal aan inkoopactiviteiten als van de controlemechanismen, die van toepassing zijn op inkoopactiviteiten van het inkoopteam en de budgethouders. Er worden diverse methodes en instrumenten gehanteerd om overzicht en inzicht te verkrijgen en behouden. Daarmee kan het totale beïnvloedbare inkoopvolume, de inkooppakketten en het volume per inkooppakket van de gemeente Spijkenisse gemonitord worden. Het betreft de controlemechanismen op de rechtmatigheid en doelmatigheid van de inkoop en aanbestedingen. De inkoopcontrole laat zien of en in hoeverre de inkoopdoelen zijn bereikt en de kaders van het inkoop- en aanbestedingsbeleid worden nageleefd. Het inkoopteam registreert ieder door hen uitgevoerd inkoopproject middels een intakeformulier. Voor kleinere projecten (lager dan EU-drempelbedragen) is dit het voorstel tot inkoop dan wel het formulier voor inhuur van personeel. Bij EUaanbestedingen is er een separaat intakeformulier. Ieder project wordt door de administratiemedewerker Inkoop opgenomen in het projectregister met een uniek inkoopprojectnummer.

20

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Spijkenisse Van ieder inkoopproject wordt een inkoopdossier gevormd wat ten minste bestaat uit alle correspondentie, eventuele offerteaanvragen, programma van eisen, bestekken, nota‟s van inlichtingen, een schriftelijk inkoopadvies waarin de offertes geëvalueerd worden en een gunningadvies wordt gegeven. Na afsluiting van het project wordt het dossier overgedragen aan het archief van DIA. Het inkoopteam dient lacunes en/of onregelmatigheden in de eigen werkzaamheden of die van de budgethouders terstond te melden aan het hoger management. Budgethouders die zich niet houden aan het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid en de hieraan gerelateerde voorschriften zullen hieraan schriftelijk worden herinnerd en opnieuw worden gewezen op het bestaan hiervan. Indien noodzakelijk geeft (of verzorgt) het inkoopteam extra voorlichting of training op individuele of op groepsbasis. Indien een specifieke budgethouder geen verbetering laat zien in de naleving van inkoopprocedures en herhaaldelijk van deze procedure afwijkt, dan is het inkoopteam verplicht dit te melden aan de direct leidinggevende van desbetreffende budgethouder. Bij een herhaling binnen een jaar door dezelfde budgethouder zal het inkoopteam dit rapporteren aan de desbetreffende sectordirecteur. Het AO/IC team van de afdeling FEZ toetst achteraf en steekproefsgewijs of de inkoopprocedures goed worden nageleefd. Het AO/IC team meldt de niet door het college gesanctioneerde afwijkingen aan het MT en college. 3.11

Samenwerkingsverbanden

Gemeentelijke organisaties in de (nabije) omgeving bewegen zich voor een groot deel op dezelfde goederen- en dienstenmarkten als Spijkenisse. Gezamenlijk kan binnen die markten een sterkere positie worden ingenomen. Daarvan is de afgelopen jaren al incidenteel gebruik gemaakt, bijvoorbeeld bij de aankoop van computers en in de relatie met uitzendbureaus. Maar samenwerking met andere overheden biedt in meer gevallen mogelijkheden. Het rendement dat hierdoor gehaald kan worden is enorm, en niet alleen op financieel gebied. Het biedt de mogelijkheid de professionaliteit van de inkoopfunctie naar een hoger niveau te tillen, de inkoopschaal te vergroten en hierdoor ook de kwaliteit van de ingekochte producten of diensten. Een bundeling van inkoopkracht en capaciteit vergt wel een organisatorische ingreep en een investering in samenwerking. De gemeente Spijkenisse streeft in ieder geval naar meer regionale samenwerking met andere gemeenten specifiek gericht op Voorne Putten. Incidenteel en op projectbasis is binnen de regio al enige ervaring met samenwerking op inkoopgebied. Structurele samenwerking op dit gebied vindt nog niet plaats. Door te werken met een jaarlijks inkoopactieplan kan de teamcoördinator Inkoop vooraf onderzoeken en afstemmen met buurgemeenten welke inkoopprojecten zich lenen voor samenwerking. Samenwerking De gemeente Spijkenisse heeft de intentie vaker initiatief te nemen tot een afstemming betreffende het gezamenlijk aanbesteden met andere gemeenten. 3.12

Inkoopdiagnose

Periodiek dient een inkoop- en aanbestedingsdiagnose te worden uitgevoerd. Dit levert managementinformatie op om te kunnen sturen op het inkopen en aanbesteden van de gemeente Spijkenisse. Daartoe wordt een kwantitatieve en/of kwalitatieve scan gemaakt van de inkoopactiviteiten binnen de organisatie, die antwoord geeft op de volgende vragen: 21

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Spijkenisse 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)

wat wordt ingekocht: alles waar een factuur tegenover staat; waar wordt ingekocht: de leveranciers en dienstverleners; voor wie wordt ingekocht: de afdelingen en functies waarvoor wordt ingekocht; door wie wordt ingekocht: de afdelingen, functionarissen die zelf inkopen; hoe wordt ingekocht: de wijze waarop en volgens welke eventuele procedures; hoe vaak wordt het ingekocht: de frequentie van de inkoop van een bepaald product; voor welke bedragen wordt ingekocht: de omvang van de inkoop in geld.

De kwantitatieve scan is meestal een crediteuren- en leveranciersonderzoek. Het kwalitatieve deel kan bestaan uit interviews binnen de verschillende delen van de organisatie en het bestuderen van relevante documenten. Met de resultaten en conclusies kan een implementatieplan worden gemaakt om verbeteringen en besparingen te realiseren. 3.13

Inkoopjaarplan

Voor het begin van elk nieuw jaar wordt door het inkoopteam een inkoopjaarplan opgesteld, waarin de planning van de inkoopbehoeften (projecten boven 100.000 euro) van alle sectoren vermeld staan. Het inkoopjaarplan omvat het programma van voorgenomen verbeteringsmaatregelen met betrekking tot de inkoopfunctie, die binnen een bepaald tijdsbestek en binnen een welomschreven beleidsvisie moeten worden gerealiseerd. De inkoopdoelstellingen maken deel uit van het inkoopjaarplan. Het inkoopjaarplan bestaat uit zes achtereenvolgende stappen die in figuur 2 zijn weergegeven. Figuur 2: Inkoopjaarplan in schema: Stap 1: Interne Analyse

Stap 2: Klantanalyse

Stap 3: Omgevingstrend s

Sterktes & Zwaktes

Stap 4: Externe analyse

Kansen en bedreigingen

Stap 5: Doelstellingen

Stap 6: Activiteitenplan

Als basis voor het inkoopjaarplan dienen onder meer de resultaten uit de inkoopdiagnose en wordt gebruik gemaakt van diverse analysetechnieken:

22

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Spijkenisse 1) 2) 3)

de ABC-analyse Dit is een techniek waarmee de leveranciers ingedeeld worden in categorieën. Daarbij kan gekozen worden voor verschillende meetvariabelen; de portfolioanalyse van Kraljic Dit is een analyse gebaseerd op vier inkoopcategorieën, zie § 4.1; de SWOT-analyse Dit is een sterkte-/zwakteanalyse met kansen en bedreigingen (Strength / Weakness / Opportunities en Threats) gericht op de inkoopfunctie.

Het inkoopjaarplan legt de doelstellingen en uitgangspunten vast, voor de lange en middellange termijn (1 tot 3 jaar) en geeft het volgende aan: 1) 2) 3) 4) 5)

Wat wil het team inkoop bereiken? Hoe denken wij dit te bereiken? Waarmee willen wij dit bereiken? Wanneer denken wij dit te bereiken? Wie moet dit gaan realiseren?

Inkoopjaar-/actieplan Jaarlijks wordt er door het team inkoop een inkoopjaar/actieplan opgesteld en ter goedkeuring voorgelegd aan MT en het college van B&W. 3.14

Contractmanagement en -beheer

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen contractmanagement en contractbeheer. Het team Inkoop is verantwoordelijk voor het contractmanagement. Dit houdt in dat de contracten bewaakt worden op verlenging, beëindiging en actualiteit, voor zover dit contracten zijn die door het team Inkoop zijn behandeld of door budgethouders zijn afgegeven ter registratie, zoals onderhoudscontracten. Het contractbeheer wordt gedaan door de budgethouder van de vakafdeling. Onder contractbeheer wordt verstaan het toezien op de uitvoering van de gemaakte afspraken in de overeenkomst. Dit kan onder andere inhouden het controleren van bestellingen en dienstverleningen of het doornemen en afstemmen met de leverancier van (kwartaal)rapportages. Het team Inkoop kan de budgethouders desgevraagd bijstaan in gevallen of situaties waarbij knelpunten met betrekking tot de kwaliteit of de condities ontstaan tijdens de uitvoering. Contracten Contractmanagement wordt uitgevoerd door het team Inkoop. Contractbeheer wordt uitgevoerd door de budgethouder. 3.15

Inkoop- en aanbestedingsprocedurehandboek

De gemeente Spijkenisse kiest ervoor dat bij alle inkopen en aanbestedingen gebruik wordt gemaakt van het inkoop- en aanbestedingsprocedurehandboek. In dit procedurehandboek met reglementen worden de eisen uit de wetgeving, waaronder de Europese aanbestedingsrichtlijnen, vertaald naar de praktijk. Het procedurehandboek is bedoeld als een praktische en begrijpelijke leidraad voor budgethouders waarin ook de beleidsuitgangspunten, het toepassen van raamovereenkomsten, procedures en verantwoordelijkheden worden toegelicht, die gekoppeld zijn aan de verschillende inkoop- en aanbestedingsprocessen/vormen. Documenten die worden gebruikt binnen de aanbestedingsprocedures worden in het handboek opgenomen als standaarddocumenten. 23

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Spijkenisse Het inkoop- en aanbestedingsprocedurehandboek bevat de (nadere) eisen waaraan de aanbestedingsprocedure moet voldoen, waaronder bijvoorbeeld: de de de de

in acht te nemen inschrijvingstermijn; te verstrekken gegevens; te hanteren selectie- en gunningscriteria; verplichting tot motivering van de gunning.

Wijzigingen ten aanzien van het beleid, de wetgeving en procedures worden in het procedurehandboek verwerkt. Procedurehandboek Het procedurehandboek dient te worden gehanteerd bij alle inkopen en aanbestedingen, die namens de gemeente Spijkenisse worden verricht.

24


Hoofdstuk 4: Strategische beleidsuitgangspunten 4.1

Inkooppakketten in relatie tot inkoopmarkten

Onze gemeente koopt tal van verschillende producten in, waarvoor zeer uiteenlopende markten bestaan. Markten met veel of weinig ondernemers en in sommige gevallen slechts één ondernemer (monopolist). Deze verschillende markten zijn van invloed op de strategie en de tactiek tijdens het inkoopproces. Een hulpmiddel bij het managen van de strategie en de tactiek is de matrix van Kraljic. Figuur 3: Kraljic matrix (1983) invloed op de winst

hefboomproducten

strategische producten

routineproducten

knelpuntproducten

inkooprisico De Kraljic-matrix karakteriseert producten naar de mate van financieel risico/belang en toeleveringsrisico. De maat voor het financieel risico/belang is het bedrag dat aan het desbetreffende inkooppakket wordt uitgegeven per jaar. Een maat voor toeleveringsrisico is het aantal ondernemers voor dat inkooppakket in de markt. Naarmate het financieel risico/belang en het toeleveringsrisico toenemen, nemen de inspanning bij inkoop en contractmanagement eveneens toe. De 1) 2) 3) 4)

producten die in de matrix te onderscheiden zijn: Routineproducten Hefboomproducten Knelpuntproducten Strategische producten

Ad 1. Routineproducten Routineproducten leveren inkooptechnisch gezien weinig problemen op. Ze hebben een geringe waarde en er zijn over het algemeen vele alternatieven voor handen. Gedacht kan worden aan bijvoorbeeld kantoorartikelen en drukwerk. De be- en afhandeling is vaak duurder dan de waarde van de producten. Efficiency is belangrijk, met name op het administratieve vlak. De strategie bij routineproducten is: het reduceren van het leveranciersbestand; 25

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Spijkenisse ten aanzien van prijs kan sterk worden onderhandeld; het benutten van de marktwerking door concurrentie te stellen; bevorderen van inkopen/bestellen via internet (e-procurement); het reduceren van het aantal facturen; contractduur maximaal 2 tot 4 jaar. Ad 2. Hefboomproducten Hefboomproducten zijn producten die door verschillende leveranciers kunnen worden geleverd en relatief duur zijn. De prijsontwikkeling werkt relatief sterk door in de kostprijs, zoals bijvoorbeeld bij civieltechnische werken en elektriciteit. Tussen de leveranciers bestaat veel concurrentie, het toeleveringsrisico is daarom laag. De leverancier levert standaardproducten. De strategie is volledige benutting van het commerciële voordeel. De tactiek is de concentratie van inkoopomzet, volumebundeling en zo veel mogelijk concurrentie. De te ondernemen acties zijn: het optimaliseren van marktwerking; het creëren van volume door bundeling; het gebruik maken van open standaards; het verrichten van periodiek inkoopmarktonderzoek; de contracten worden aangegaan voor de duur van 1 tot 3 jaar. Ad 3. Knelpuntproducten Knelpuntproducten vertegenwoordigen een relatief geringe waarde, maar kunnen slechts van één of enkele ondernemers worden afgenomen, bijvoorbeeld postbezorging of software. De ondernemer is de dominante partij. Dit kan zich uiten in relatief hoge prijzen, lange levertijden en slechte service. De strategie is het verzekeren van de levering. De tactiek is reductie en het vermijden van monopolisten. De te ondernemen acties zijn: nauwkeurig inschatten van de toekomstige inkoopbehoeften; risicoanalyse uitvoeren gericht op het vaststellen van de belangrijkste (mogelijke) knelpunten in de toelevering op korte, middellange en lange termijn; voorbereiden van maatregelen wanneer zich een risico voordoet; actief onderzoeken van mogelijke alternatieve toeleveringsbronnen; actief onderzoeken van mogelijke alternatieve materialen of producten. Ad 4. Strategische producten Strategische producten hebben een relatief hoge waarde en worden geleverd door één of enkele ondernemers bijvoorbeeld: gas, bepaalde werken en software pakketten. De hoge waarde vraagt om aandacht voor de prijsontwikkelingen, oog voor onderhandelingen en een wederzijds vertrouwen. Het product is veelal maatwerk en wordt op basis van specificatie van de opdrachtgever gemaakt. De toelevering is op korte of lange termijn niet gegarandeerd. De strategie is veel meer gericht op een vorm van langdurige samenwerking met betreffende leveranciers. De tactiek is de geselecteerde leveranciers zowel in de offertefase als de uitvoeringsfase zoveel mogelijk te betrekken. Het benutten van diens expertise. De te ondernemen acties zijn: Gebruik maken van functionele specificaties; Analyse van de marktmogelijkheden; Bestuderen van de activiteiten elders en de resultaten daarvan; 26

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Spijkenisse Betrokkenheid van de leverancier vergroten (samenwerking); Solide en diepgaande afstemming en onderhandeling; Contractduur maximaal 5 jaar (uitzondering hierop zijn bijvoorbeeld de softwarecontracten). Kraljic Bij het inkopen van inkooppakketten wordt gebruik gemaakt van Kraljic ten aanzien van de te volgen strategie. 4.2

Raamovereenkomsten

Daar waar gewenst en mogelijk wordt een raamovereenkomst gesloten. Raamcontracten hebben verschillende voordelen zoals: Het bedingen van betere prijzen en condities door bundeling van het gemeentelijke volume. Het verlagen van de interne kosten door gestructureerde facturenstroom; Het verlagen van de interne kosten door besparing van tijd; er hoeft niet meer over de prijs en condities te worden onderhandeld; Het verminderen van risico, omdat de juiste aanbestedingsprocedure is doorlopen; Het reduceren van het aantal leveranciers waar de gemeente zaken mee doet; Een snelle en efficiënte transactieafhandeling voor beide partijen. Wanneer voor een bepaald inkooppakket een raamovereenkomst is gesloten, bestaat voor de organisatie de verplichting om onder desbetreffend raamcontract af te nemen. Het is niet toegestaan de producten van een andere ondernemer te betrekken.Er is echter geen sprake van afnameverplichting. De budgethouder is verantwoordelijk voor het contractbeheer. Een overzicht van de raamovereenkomsten zal op Insite vermeld worden. Raamovereenkomsten Indien er raamovereenkomsten zijn gesloten voor een bepaald inkooppakket is de budgethouder verplicht om onder de voorwaarden van deze overeenkomst de producten / diensten af te nemen. Uit alle raamovereenkomsten kan worden geput tot een bedrag van 50.000 euro per opdracht. Bedragen daarboven worden door het inkoopteam gezien als een inkoopproject en kunnen nader uitonderhandeld worden met als mogelijke basis de prijzen uit de raamovereenkomst. Binnen de raamovereenkomst wordt nooit een afnameverplichting aangegaan. Besteding raamovereenkomsten Uit de raamovereenkomst kan tot een bedrag van 50.000 euro per opdracht worden geput. 4.3

Leveranciersbeleid / -management

Leveranciers hebben direct grote invloed op de kwaliteit en de kosten van de gemeente. Bij het aantrekken en afstoten van leveranciers is het van belang dat eenduidige criteria worden gehanteerd. Het doel van een goed leveranciersbeleid is: ‘Het volgens eenduidig beleid, selecteren, opbouwen en onderhouden van relaties met een beheersbare (overzichtelijke, beperkte) kring van hoogwaardige leveranciers. Deze doelstelling valt uiteen in de volgende subdoelstellingen: Het aantrekken van goed presterende, betrouwbare leveranciers; Het opbouwen en in stand houden van een goede relatie; Het streven naar een win/winsituatie; 27

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Spijkenisse Het indien gewenst, op een goede wijze afbouwen van relaties. Langdurige contractuele relaties met één en dezelfde leverancier kunnen tot prijsverhoging leiden. Indien er opnieuw aanbesteed wordt, dient dit met voldoende concurrentie te geschieden. Voor meer informatie over de wijze van aanbesteden, wordt u verwezen naar tabel 1 in § 5.1. Leveranciersprofiel Het leveranciersprofiel beschrijft het profiel waar een leverancier ten minste aan moet voldoen om met de gemeente Spijkenisse zaken te kunnen doen. Het te hanteren leveranciersprofiel luidt: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)

8)

Een potentiële leverancier moet een duidelijke meerwaarde hebben, aangezien het streven is om een beperkte en beheersbare kring van leveranciers te creëren; Een potentiële leverancier moet kunnen aantonen dat hij niet in staat van faillissement, vereffening, surseance of liquidatie verkeert; Een potentiële leverancier moet kunnen aantonen dat faillissement, vereffening, surseance, akkoord of liquidatie niet zijn aangevraagd; Een potentiële leverancier dient te verklaren dat hij niet is veroordeeld voor een delict dat de beroepsmoraliteit in het geding brengt en dat hij bij de uitoefening van zijn beroep geen ernstige fout heeft gemaakt; Een potentiële leverancier moet kunnen aantonen dat hij voldaan heeft en voldoet aan zijn betalingsplicht ten aanzien van belastingen en sociale verzekeringspremies; Een potentiële leverancier mag zich niet schuldig gemaakt hebben aan het doen van valse verklaringen; De jaaromzet van de leverancier bij de gemeente Spijkenisse mag niet meer bedragen dan 30% van de totale jaaromzet van de leverancier. Bij een geconsolideerde jaarrekening gaat het om het onderdeel van de leverancier dat voor de opdracht in aanmerking komt. In specifieke gevallen kan met een concrete motivatie van de verhoudingseis worden afgeweken. Er moet echter te allen tijde worden voorkomen dat een leverancier te afhankelijk wordt van de gemeente. Dit is de verantwoordelijkheid van de teamcoördinator Inkoop die de motivatie zal opnemen in het desbetreffende inkoopdossier; Een potentiële leverancier moet kunnen aantonen dat hij niet onherroepelijk is veroordeeld voor deelname aan een criminele organisatie. Een potentiële leverancier kan verklaren middels een zelf opgestelde verklaring niet veroordeeld te zijn voor deelname aan een criminele organisatie. Bij twijfel kan in een verificatiegesprek een bewijs van goed gedrag of ander toepasselijk bewijs overlegd worden.

Omzeteis De jaaromzet van een opdracht van de gemeente Spijkenisse mag in principe niet meer bedragen dan 30% van de totale omzet van een leverancier. In specifieke gevallen kan hier gemotiveerd van worden afgeweken. 4.4

Spijkenisse en bedrijven (omgang met lokaal midden en klein bedrijf)

De gemeente Spijkenisse heeft de ambitie om de lokale en regionale werkgelegenheid te stimuleren. Bij elke offerteaanvraag dienen bedrijven uit Spijkenisse te worden uitgenodigd (mits het betreffende werk door Spijkenisser bedrijven vertegenwoordigd is). Het inkoopteam/budgethouder behandelt ondernemers op gelijke, niet discriminerende, transparante wijze. In de praktijk betekent dit dat er geen voorkeursbehandeling toegepast wordt voor lokale en regionale ondernemers. Er wordt gebruik gemaakt van de mogelijkheid om in aanbestedingen kleine(re) percelen en lichte(re) selectiecriteria te hanteren, voor zover de doelmatigheid, rechtmatigheid en bedrijfsvoering daarmee niet in het geding komt. Tevens kunnen ondernemers als combinatie inschrijven op aanbestedingen. Bij EU-aanbestedingen worden Spijkenisser en 28

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Spijkenisse regionale bedrijven, voor zover bekend bij het team Inkoop, geattendeerd op de publicatie door de gemeente Spijkenisse. Spijkenisser bedrijven De gemeente Spijkenisse hanteert selectie- en gunningscriteria die zo zijn opgesteld dat lokale ondernemers niet onnodig uitgesloten worden. Binnen de kaders van het inkoop- / aanbestedingsbeleid wordt het mogelijk gemaakt om de regelgeving zo toe te passen dat het MKB uit de regio Spijkenisse kansen krijgt bij nationale en Europese aanbestedingen. Het inkoopteam zal erop toezien dat de kennis van plaatselijke bedrijven, daar waar mogelijk, benut wordt bij inkopen en aanbestedingen.

29


Hoofdstuk 5: Economische beleidsuitgangspunten 5.1

Maximale concurrentiebevordering bij inkopen/aanbesteden

Om een zo goed mogelijke inschrijving te verkrijgen is in dit hoofdstuk een relatie gelegd tussen drempelbedragen en de te volgen procedures bij inkoop en aanbesteding. Voor de Europese aanbestedingen gelden wettelijke drempelbedragen. Indien een verwachte contractwaarde gelijk is aan of hoger is dan de desbetreffende drempelwaarde, dient Europees te worden aanbesteed. Op aanbestedingen beneden de wettelijke EU-drempels is het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid van toepassing. Dit houdt in dat voor aanbestedingen met een geschatte waarde gelijk aan of lager dan de in tabel 1 genoemde bedragen de in die tabel omschreven nationale procedures moeten worden gevolgd. Voordat een aanbesteding wordt uitgevoerd, dient er een raming te worden gemaakt. Deze raming is een schatting vooraf, een begroting, een krediet of een taxatie van de waarde van de opdracht. Voor de wijze van berekening van deze waarden wordt verwezen naar de artikelen 7 tot en met 9 van het Bao. De raming dient zo nauwkeurig mogelijk de werkelijkheid te benaderen. Het doel van de raming is: 1) te bepalen of er voldoende budget is; 2) te bepalen welke aanbestedingsprocedure gevolgd moet worden. Bij de vaststelling van de prijsstelling die wordt geoffreerd, zou informatie over de gemeentelijke raming van invloed kunnen zijn op de prijs. Om handelen in strijd met de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht zoals gelijkheid en transparantie te vermijden, geldt dat de raming (beschikbaar budget) wordt beschouwd als vertrouwelijke informatie waarvoor een strikte geheimhouding geldt. Tabel 1: Drempelbedragen gemeentelijk aanbestedingsbeleid, excl. BTW

Aanbestedings Werken procedure

Leveringen (Bijlage 1 Bao)

Diensten Diensten (Bijlage 2A Bao) (Bijlage 2B Bao)

Enkelvoudig onderhands

tot € 50.000

tot € 25.000

tot € 25.000

tot € 25.000

Meervoudig onderhands

Vanaf € 50.000 tot € 250.000

Vanaf € 25.000 tot € 100.000

Vanaf € 25.000 tot € 100.000

Vanaf € 25.000 tot € 100.000

Openbaar casu Vanaf € 250.000 quo niet tot € 4.845.000 openbaar nationaal

Vanaf € 100.000 tot € 193.000

Vanaf € 100.000 tot € 193.000

Vanaf € 100.000 tot € 193.000

Europees, Bao

Vanaf € 193.000

Vanaf € 193.000

Vanaf € 193.000

Vanaf € 4.845.000

Het is altijd toegestaan om een zwaardere procedure volgen dan in de tabel is aangegeven. Als de tabel enkelvoudig onderhandse uitnodiging voorschrijft, is het bijvoorbeeld toegestaan om meervoudig onderhands aan te besteden.

30

Opmerking

Minimaal 3 offertes

2B, art. 23 Bao

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Spijkenisse De keuze tussen openbaar en niet openbaar aanbesteden is in principe vrij en kan per aanbesteding worden bekeken. De inkoopstrategie wordt bepaald door de budgethouder in nauw overleg met de betreffende inkoper/teamcoördinator Inkoop. Er is een vrije keuze ten aanzien van de te volgen procedures met inachtneming van de drempelbedragen. Het geniet de voorkeur om te kiezen voor openbare procedures omdat daarmee de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht het best kunnen worden geëerbiedigd. In het procedurehandboek worden de procedures uitgebreid beschreven en wordt toegelicht in welk geval een betreffende procedure de voorkeur geniet. Tevens wordt de maximale concurrentie gewaarborgd. Om een goede concurrentie te waarborgen, worden bij een meervoudig onderhandse aanbesteding of enkelvoudige uitnodiging niet altijd dezelfde leverancier(s) uitgenodigd om een offerte uit te brengen. Afwijkingen van de openbare procedure door middel van enkelvoudig onderhands dan wel meervoudig onderhands in geval van nationaal aanbesteden, is in specifieke gevallen met een goede motivering mogelijk. Het gemotiveerde besluit om af te wijken, dient voorzien van een advies van het inkoopteam te worden goedgekeurd door de sectordirecteur. Reden(en) om af te wijken van de hoofdregel om openbaar aan te besteden in het geval van nationaal aanbesteden kan/kunnen zijn: Wet- of regelgeving; Door derden veroorzaakte dringende spoed; Onvoorziene en de aanbesteder niet toe te rekenen dringende spoed; Zeer specialistisch werk; Zeer uitzonderlijke marktomstandigheden; Een spoedeisend bestuurlijk belang, mits het college van B&W tot afwijken heeft besloten. Openbare procedure De gemeente Spijkenisse kiest in principe voor de openbare procedure bij inkopen en aanbestedingen. Afwijking bij enkelvoudig en meervoudig onderhands alsmede bij nationale aanbestedingen is gemotiveerd mogelijk, met een advies van het team Inkoop en met goedkeuring door de sectordirecteur. 5.2

Prijs-kwaliteitverhouding

In het programma van eisen of bestek worden de eisen en wensen beschreven die worden gesteld aan de leverancier (selectiecriteria) en aan het product (gunningscriteria). De specificaties dienen opgesteld te worden in objectieve bewoordingen en zijn niet discriminerend (geen leverancier(s)- of merkspecificaties). In specifieke in het Bao genoemde uitzonderingssituaties kan het merk worden genoemd mits daaraan toegevoegd wordt dat „gelijkwaardig‟ eveneens tot de mogelijkheden behoort (art. 23 lid 11 en 12 Bao). Het op een juiste wijze formuleren van de behoefte is de basis om het inkoopproces efficiënt en effectief te laten verlopen. Uitgangspunt hierbij is dat bij inkoop en aanbesteding gebruik wordt gemaakt van een programma van eisen of bestek. Een programma van eisen / bestek is verplicht in die gevallen dat offerte wordt gevraagd aan twee of meer leveranciers. Indien hieraan niet wordt voldaan (programma van eisen / bestek ontbreekt), dient er door de budgethouder een memo hieromtrent in het inkoop- / aanbestedingsdossier te worden toegevoegd. Eisen en wensen die aan het product kunnen worden gesteld zijn onder andere: kwaliteit; prijs; levertijd; service; duurzaamheid; 31

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Spijkenisse Zoveel mogelijk moet er worden gewerkt met functionele specificaties waardoor maximaal gebruik wordt gemaakt van de kennis en innovatiekracht die in de markt aanwezig is. Er dient sprake te zijn van een evenwichtige en redelijke risicoverdeling tussen opdrachtgever en leverancier. Het selecteren van het product gebeurt op basis van vooraf opgestelde objectieve gunningscriteria. Er bestaan twee gunningscriteria te weten: 1) 2)

de laagste prijs; de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI).

Ad 1 De laagste prijs Bij de laagste prijs wordt bekeken of de inschrijving voldoet aan de vooraf gestelde minimumeisen, waarna de laagste prijs de doorslag geeft. Leveranciers kunnen zich bij de laagste prijs niet onderscheiden met de inhoud van de inschrijving, maar alleen met de prijs. Ad 2 De economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) Bij het gunningscriterium EMVI wordt niet alleen gekeken naar de prijstechnische aspecten van de opdracht, maar ook naar de kwaliteitseisen die de aanbestedende dienst aan de het voorwerp van aanbesteding stelt. Bij het gunningscriterium EMVI wordt altijd gebruik gemaakt van een gunningsmatrix. Met behulp van de matrix kan de aanbestedende dienst door optelling van de afzonderlijke scores die voor de nadere criteria zijn gehaald, vaststellen welke inschrijver de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan. Deze scores komen tot stand door puntentoekenning aan de afzonderlijke nadere criteria en toepassing van de daarbij behorende wegingsfactoren. Het uitgangspunt is dat het gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving bij de beoordeling wordt gehanteerd. Het criterium de laagste prijs wordt alleen gehanteerd bij producten die gedetailleerd kunnen worden omschreven, zoals standaardwerken op basis van beproefde overeenkomsten. Gunningscriterium De gemeente Spijkenisse hanteert in principe het gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving bij inkopen en aanbestedingen. 5.3

Aandacht en besparing tijdens het inkoop- / aanbestedingsproces

Het belangrijkste deel van het inkoopproces vindt plaats tijdens de inventarisatiefase (fase 1) en de specificatiefase (2). Tijdens het inventariseren wordt de werkelijke behoefte vastgesteld. Bij het specificeren wordt bepaald welke eisen en wensen worden gesteld aan de ondernemer en aan de behoefte (programma van eisen / bestek). Uitgangspunt is dat bij inkoop / aanbesteden de meeste aandacht wordt besteed aan de fasen van het inkoopproces die het meest opleveren. 5.4

Integrale kostenbeheersing (Total cost of ownership)

Inkoopadviezen zijn (voor zover van toepassing) gebaseerd op integrale kostenbeheersing (Total Cost of Ownership oftewel TCO). Hierbij is niet alleen de inkoopprijs van belang. Bij integrale kostenbeheersing wordt rekening gehouden met de directe kosten zoals aanschafprijs en de indirecte kosten zoals verbruiks-, verwerkings-, gebruiks-, onderhouds-, logistieke, voorraadbeheers-, administratie-, rente-, opleidings-, kwaliteitsen verwijderingskosten gedurende de realistische levensduur. Het beleid van de gemeente is gericht op het beheersen en zo mogelijk verlagen van de integrale kosten bij het inkopen van producten. Ook duurzaamheid speelt daarbij een rol van betekenis. Bij een raamovereenkomst wordt altijd getracht de interne kosten zo laag mogelijk te houden.

32

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Spijkenisse TCO Bij inkoopadviezen door het inkoopteam wordt tevens aandacht besteed aan de integrale kostenbeheersing. Programma‟s van eisen en bestekken worden zo opgesteld dat deze beoordeeld en gewogen kunnen worden. 5.5

Kostenreductie

De gemeente Spijkenisse heeft een aanzienlijk inkoopvolume. Een groot deel daarvan is beïnvloedbaar. Inkoop is onlosmakelijk verbonden aan besparingen en bezuinigingen. Bij besparingen wordt een onderscheid gemaakt tussen kostenvermijding en kostenreductie. Het inkoopteam roomt geen gerealiseerde besparingen af, dit is de integrale verantwoordelijkheid van de budgethouder. Kostenvermijding Kostenvermijding is het verschil tussen de historische kosten en huidige inkoopprijs. Dit heeft meestal geen duurzaam karakter. Kostenvermijding wordt veelal gerealiseerd door extra druk op de leverancier uit te oefenen in de onderhandelingen, grote hoeveelheden te bestellen of gebruik te maken van aangeboden acties door leveranciers. Kostenreductie Bij kostenreductie gaat het om een blijvende verlaging van de kosten. Deze kan zowel extern als intern zijn. Externe kostenreductie kan plaatsvinden door: andere ondernemerskeuze, betere specificatie, wijziging in productsamenstelling, verlaging van producteisen, concurrerende marktwerking, minder leveranciers door bundeling en raamovereenkomsten. Interne kostenreductie verkrijgt men onder andere door een verbeterde interne organisatie, werken met raamovereenkomsten en verzamelfacturen en het nemen van strategische beslissingen zoals in- of uitbesteden. De inkoopbesparingen zijn vrijwel altijd toe te schrijven aan een teaminspanning. Om de werkelijke omvang van besparingen te meten, dient men uit te gaan van de integrale kosten, zijnde alle kosten die als gevolg van de inkoopbeslissing zijn veranderd. Het inzichtelijk maken van alleen de prijseffecten kan tot verkeerde conclusies en keuzes leiden. Het uitgangspunt bij inkopen is interne en externe kostenreductie. Opgemerkt dient te worden dat het inkoopteam van de gemeente Spijkenisse leveranciers niet tegen elkaar uitspeelt. Kostenreductie Bij inkopen wordt uitgegaan van zowel interne als externe kostenreductie.

33


Hoofdstuk 6: Juridische en procedurele beleidsuitgangspunten 6.1

Het naleven van weten regelgeving

Op aanbestedingen boven de drempelwaarden is het Bao van toepassing. In geval van nationale of Europese aanbestedingen van werken kan de ARW 2005 gevolgd worden. Wanneer de aanbestedingswet 2011 van kracht wordt, komen het Bao en de ARW 2005 te vervallen. Aan de aanbestedingsrichtlijnen en het nationale aanbestedingsrecht liggen de bepalingen van het EEG-verdrag (Rome d.d. 25 maart 1957) betreffende het vrije verkeer en de daarmee samenhangende algemene beginselen ten grondslag. 6.2

Het nastreven van algemene beginselen

De volgende algemene beginselen worden onderscheiden: 1) 2) 3) 4) 5) 6)

Het beginsel van gelijke behandeling; Het beginsel van transparantie; Het beginsel van mededinging; Het beginsel van non-discriminatie; De algemene beginselen van behoorlijk bestuur; De maatstaven van redelijkheid en billijkheid, die in de precontractuele fase in acht moeten worden genomen.

Ad 1. Het beginsel van gelijke behandeling Het beginsel van gelijke behandeling waarborgt dat deelnemers aan een aanbestedingsprocedure door een aanbesteder niet bevoordeeld of benadeeld mogen worden ten opzichte van elkaar of van derden. Ad 2. Het beginsel van transparantie Het beginsel van transparantie is erop gericht dat alle ondernemers bij het formuleren van hun aanbieding dezelfde kansen hebben. Op grond van dit beginsel dienen bijvoorbeeld de relevante eisen en criteria voorafgaand aan de inschrijving aan de uitgenodigde ondernemers bekend gemaakt te worden. Het transparantiebeginsel wordt ook wel gebruikt om de controleerbaarheid van besluiten van de aanbesteder en een verplichting tot openbaarmaking van aanbestedingsstukken te onderbouwen. Ad 3. Het beginsel van mededinging In de beginselen van gelijke behandeling en transparantie komt de doelstelling van het EU-aanbestedingsrecht tot uitdrukking. Te weten de openstelling van de interne markt voor vrije mededinging. Overheidsopdrachten moeten op een passende wijze bekend worden gemaakt en er mogen geen criteria worden gesteld die de in aanmerking komende marktdeelnemers beperken op een wijze die geen verband houdt met de opdracht. Ad 4. Het beginsel van non-discriminatie De aanbesteder dient de inschrijvers op gelijke en niet-discriminerende wijze te behandelen. Ad 5. De algemene beginselen van behoorlijk bestuur Deze bestaan uit formele en materiële beginselen: Formele beginselen: Iedere bevoegdheid van de gemeente om besluiten te mogen maken, moet terug te voeren zijn op bevoegdheid die door de formele wetgever is toebedeeld.

34

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Spijkenisse Materiële beginselen: De materiële beginselen hebben betrekking op de inhoud van bestuursbesluiten. Voorbeelden zijn: specialiteitsbeginsel, evenredigheidsbeginsel, vertrouwensbeginsel en het verbod van détournement de pouvoir (misbruik van macht). Ad 6. De maatstaven van redelijkheid en billijkheid Hiermee worden de sociaal aanvaardbare normen bedoeld zoals ze door het gewoonterecht, ongeschreven recht of algemene rechtsbeginselen worden gehanteerd. In het procedurehandboek worden bovenstaande beginselen nog verder uitgewerkt met voorbeelden. 6.3

Het toepassen van het aanbestedingsreglement werken 2005 (ARW 2005)

Het ARW 2005 is enkel geschreven voor de aanbesteding van werken. Het ARW 2005 is tot stand gekomen door de vier bouwdepartementen: Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu, Verkeer en Waterstaat, Defensie en Landbouw Natuurbeheer en Visserij, met inbreng van vertegenwoordigers van het Ministerie van Economische Zaken, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, het Interprovinciaal Overleg (IPO) de Unie van waterschappen en de grotere gemeenten. De gemeenten zijn niet verplicht om het ARW 2005 toe te passen. De VNG heeft echter de gemeenten positief over dit reglement geadviseerd. Met het oog op de inwerkingtreding van de nieuwe Aanbestedingswet (2011), waarin niet alleen de Coördinatierichtlijn wordt geïmplementeerd, maar wellicht ook regelingen voor aanbesteding van opdrachten die niet onder de werkingsfeer van de EUaanbestedingsrichtlijnen vallen en voor onderwerpen als integriteit en doelmatigheid, is het raadzaam tot aan de invoering van de nieuwe Aanbestedingswet (2011) de ARW 2005 te gebruiken voor zowel Europese als nationale aanbestedingen in geval het voorwerp van de aanbesteding een werk betreft. De ARW 2005 omvat de Europese en de nationale procedure. De verschillen tussen de Europese en de nationale procedure zijn minimaal en elke aanbestedingsprocedure wordt stap voor stap beschreven. Enkel in de nationale procedure van de ARW 2005 komt de onderhandse procedure voor. De doelstelling van het Europese aanbestedingsrecht is het bevorderen van de mededinging tussen leveranciers in de verschillende lidstaten. Het ARW 2005 onderscheidt de volgende aanbestedingsprocedures: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8)

de openbare procedure (openbare aanbesteding); niet-openbare procedure (aanbesteding met voorafgaande selectie); concurrentiegerichte dialoog; onderhandelingen met voorafgaande aankondiging; onderhandelingen zonder voorafgaande aankondiging; onderhandse aanbesteding (enkel bij nationale aanbesteding); gunning van concessieovereenkomst; gunning van opdrachten gebaseerd op een raamovereenkomst met een enkele ondernemer; 9) gunning van opdrachten gebaseerd op een raamovereenkomst met meerdere leveranciers; 10) experimentele procedure. Bovenstaande procedures worden nader uitgewerkt in het procedurehandboek. 6.4

Toepassen van de Inkoopvoorwaarden

Door het hanteren van de Algemene Inkoopvoorwaarden dan wel de Algemene voorwaarden voor inhuur van personeel 2010, worden de optimale condities verkregen waaronder wordt ingekocht of ingehuurd. De opdrachtverstrekking kan zich dan beperken tot de specifieke inhoudelijke aspecten. Daarbij worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: 35

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Spijkenisse 1)

Op alle inkopen van producten en diensten zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden 2010 van de gemeente Spijkenisse van toepassing. Voor inhuur van personeel gelden de Algemene voorwaarden voor inhuur van personeel 2010. Aanvullingen en opmerkingen van de opdrachtnemer ten aanzien van deze voorwaarden kunnen akkoord worden bevonden en worden vervolgens in de overeenkomst c.q. opdrachtbevestiging specifiek vermeld. Substantiële verschillen tussen de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Spijkenisse en de door de opdrachtnemer gemaakte opmerkingen en aanvullingen worden voor opdrachtverstrekking c.q. het sluiten van de overeenkomst ter toetsing voorgelegd aan de afdeling Juridische Zaken. In afwijking van hetgeen bij 1) wordt gesteld, kan in uitzonderlijke situaties ingestemd worden met de verkoopvoorwaarden van de opdrachtnemer. Dit vindt plaats in nauw overleg met het team Inkoop en de afdeling Juridische zaken.

2) 3)

4)

Voorwaarden gemeente Spijkenisse De Algemene Inkoopvoorwaarden of Algemene voorwaarden voor inhuur van personeel 2010 van de gemeente Spijkenisse zijn van toepassing op alle inkopen van leveringen en diensten. 6.5

Wijze van contracteren

Nadat een ondernemer en het product zijn geselecteerd, worden de afspraken met de leverancier schriftelijk vastgelegd in een contract. Een contract behoeft niet te worden opgemaakt als er een gering orderbedrag in het geding is. Uitzondering hierop betreft inkopen waarbij zich mogelijk risico‟s voor de gemeente Spijkenisse kunnen voordoen. In dat geval dienden de rechten en plichten van de leverancier en de gemeente Spijkenisse goed te worden vastgelegd, ondanks een gering orderbedrag. Bij voorkeur wordt het contract door de gemeente Spijkenisse opgesteld en maakt dit deel uit van het programma van eisen / bestek. Een contract afkomstig van een leverancier dient te worden gescreend door het inkoopteam en de afdeling Juridische Zaken. 6.6

Looptijd van contracten

Uitgangspunt is dat alleen contracten worden afgesloten voor bepaalde duur (vaste looptijd). Er worden geen contracten afgesloten voor onbepaalde tijd of met een stilzwijgende verlenging. Wel is het mogelijk een optie tot verlenging voor een bepaalde periode op te nemen. Tevens dient de reële levensduur van de te kopen producten in acht te worden genomen. Bij EU-aanbestedingen worden geen contracten aangegaan met een duur langer dan vier jaar, uitzonderingen daargelaten. Looptijd contracten De gemeente Spijkenisse sluit geen contracten af voor onbepaalde tijd of met een stilzwijgende verlenging. De maximale contractduur is vier jaar. Uitzonderingen daargelaten. 6.7

Contractvormen bij werken

In de bouw zijn verschillende contractvormen te onderscheiden, te weten: 1) 2)

Traditioneel contract. Bij het traditionele contract is er een strikte scheiding tussen ontwerp en uitvoering. De opdrachtgever sluit een afzonderlijk contract met een architect en een aannemer. Bouwteam. Bouwteam is een samenwerkingsverband tussen verschillende disciplines als opdrachtgever, architect, bouwkundig aannemer, constructeur en bouwkostendeskundige. Met inbreng van de eigen kennis en ervaring (en met behoud van de eigen verantwoordelijkheid) wordt een bouwplan ontwikkeld, dat voorziet in de

36


3) 4)

5) 6)

behoefte van de opdrachtgever. Daarbij geldt tevens dat het bouwplan kan worden gerealiseerd binnen het bouwbudget van de opdrachtgever. Design and Construct. De aannemer maakt op basis van een bestek c.q. programma van eisen van de opdrachtgever een ontwerp. Dit ontwerp wordt door de aannemer gerealiseerd na goedkeuring van de opdrachtgever. Turnkey. Bij turnkey gaat de aannemer de verplichting aan om een object tegen een van tevoren vastgesteld bedrag te realiseren, volgens een door hem of namens opdrachtgever door derden te vervaardigen ontwerp. Het door de opdrachtgever geformuleerde bestek c.q. programma van eisen vormt hiervoor de basis. Publieke Private Samenwerking (PPS). PPS is de juridisch gestructureerde samenwerking tussen overheid en private partijen bijvoorbeeld op het gebied van bouw. Realisatie en onderhoudscontracten. Bij realisatie en onderhoudscontracten wordt de realisatie van een werk gekoppeld aan het aansluitende beheer en onderhoud voor een bepaalde tijd door dezelfde partij.

Deze contractvormen worden nader uitgewerkt in het procedurehandboek. Nieuwe en innovatieve contractvormen worden nadrukkelijk niet uitgesloten.

37


Hoofdstuk 7: Ethische en ideële beleidsuitgangspunten 7.1

Inkoopethiek

Gedragscode voor de inkoper/budgethouder Iedere inkoper / budgethouder die zich bezig houdt met inkopen en/of aanbesteden namens de gemeente Spijkenisse dient de gedragscode voor de inkoper / budgethouder na te leven. De gedragscode voor de inkoper / budgethouder is opgenomen als bijlage 2. Gedragscode gemeente Spijkenisse Iedere inkoper / budgethouder die zich bezig houdt met inkopen en/of aanbesteden namens de gemeente Spijkenisse dient de gedragscode zoals opgenomen als bijlage 2 na te leven. 7.2

Inkoopintegriteit

Iedere budgethouder / inkoper die zich in een positie bevindt waar mogelijk strijdigheid van belangen speelt, dient dit onmiddellijk te melden aan het afdelingshoofd. Indien wordt vastgesteld dat er een belangenverstrengeling bestaat, dienen er maatregelen te worden genomen zodat de betrokkene niet meer aan het desbetreffende inkoopdossier kan werken. Mogelijke strijdigheid van belangen kan bijvoorbeeld worden vermoed indien: de betrokkene direct of indirect financieel belang heeft met betrekking tot een leverancier; de betrokkene minder dan drie jaar geleden nog in dienst was van een leverancier; de betrokkene een relatie heeft of familie is van een persoon binnen de organisatie van de leverancier. Hierbij wordt tevens gewezen op het gestelde in de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling voor de sector gemeenten (CAR) en Nadere arbeidsvoorwaardenregeling voor de gemeente Spijkenisse (NAV). Eveneens is van toepassing de integrale politiek-bestuurlijke en ambtelijke gedragscode d.d. 26 september 2007. Deze gedragscode is gericht op het versterken van het bewustzijn en de acceptatie van integer en betrouwbaar gedrag. Belangenverstrengeling Indien er mogelijk strijdigheid van belangen speelt, dient iedere budgethouder / inkoper dit onmiddellijk aan het afdelingshoofd te melden. De betrokkene werkt daarna niet meer aan het desbetreffende inkoopdossier. Functiescheiding in het inkoopproces Bestuurders en ambtenaren dienen een zakelijke relatie te onderhouden met de leverancier en dienen integer te zijn. Alle inkopen en aanbestedingen worden op objectieve, transparante en niet discriminatoire wijze uitgevoerd. Ten einde de integriteit van de deelnemers aan het inkoopproces te waarborgen, dient een adequate functiescheiding te bestaan tussen: degene die een leverancier selecteert; degene die de opdracht geeft tot levering van producten of diensten, dan wel aanbesteding van een werk; degene die de factuur accordeert. Bij voorkeur worden deze drie rollen door drie verschillende personen uitgevoerd. 7.3

Duurzaam inkopen

De gemeenteraad van Spijkenisse heeft besloten (zie nota milieubeleidsplan “Het milieu op de kaart”, juli 2007) om invulling te geven aan duurzaam inkopen en aanbesteden. Duurzaam inkopen is het toepassen van milieucriteria ontwikkeld door het ministerie van 38

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Spijkenisse VROM, Agentschap.nl (voorheen Senter Novem) en sociale criteria (zie § 7.5) bij de inkoop van producten, diensten of werken. Net als de landelijke overheid, streeft de gemeente Spijkenisse naar 75% duurzaam inkopen in 2010 en 100 % in 2015. De VNG heeft hierover in november 2007 een Klimaatakkoord gesloten met het Rijk. Deze doelstelling betreft een inspanningsverplichting. De lagere overheden hebben zichzelf daarmee duidelijke en ambitieuze doelen gesteld voor duurzaam inkopen. De gemeente Spijkenisse heeft de 75% norm gehaald als 75% van de totale inkoopuitgaven waarvoor duurzaamheidscriteria (zie www.agentschap.nl) beschikbaar zijn, duurzaam is aanbesteed of ingekocht. 100% duurzaam inkopen in 2015 betekent dat de inkopen voldoen aan de duurzaamheidscriteria die op dat moment voor de desbetreffende productgroepen zijn opgesteld. Duurzaam inkopen wordt dus gerealiseerd door het opnemen en verplicht stellen van duurzaamheidscriteria in de inkoop- en aanbestedingsprocedures. De gemeente Spijkenisse gebruikt en past minimaal de duurzaamheidscriteria van het ministerie van VROM toe door tussenkomst van Agentschap.nl. Agentschap.nl ontwikkelt duurzaamheidscriteria in opdracht van het ministerie van VROM tot en met 2010, voor meer dan vijftig productgroepen die de overheid inkoopt: van kantoormeubelen en energie tot wegen en kantoorgebouwen. Alle criteria zijn juridisch getoetst op het inkopen en aanbesteden. Deze productgroepen worden vermeld in het procedurehandboek. Agentschap.nl Indien door Agentschap.nl criteria zijn opgesteld voor de aanschaf van een product of een dienst, worden deze criteria in de offerteaanvraag dan wel bij de aanbesteding gehanteerd. Mocht Agentschap.nl geen criteria voorschrijven, worden de partijen expliciet verzocht om aan te geven wat hun activiteiten zijn op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Hierdoor wordt extra aandacht gevraagd voor de wijze waarop ondernemers de werkzaamheden binnen hun bedrijf organiseren. Geen criteria Agentschap.nl Indien er geen criteria worden gesteld door Agentschap.nl ten aanzien van de in te kopen producten c.q. diensten, wordt in ieder geval aan de marktpartijen verzocht om aan te geven wat zij doen in het kader van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. 7.4

Arbobewust inkopen

Bij het inkopen van arbo gerelateerde producten (werken, leveringen of diensten) moet ook de arbocriteria worden toegepast. Arbocriteria De gemeente Spijkenisse hanteert Arbocriteria bij het inkopen van arbogerelateerde producten ten behoeve van de arbeidsomstandigheden van medewerkers, zodat er optimaal gewerkt kan worden. Het uitgangspunt van Spijkenisse is dat bij het inkopen van producten zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met arbo-aspecten. In ieder geval worden de uitgangspunten van het arbobewust inkopen verplicht toegepast bij Europese aanbestedingen. 7.5

Social return on Investment (SroI)

Wanneer de overheid als opdrachtgever optreedt, kan deze de opdrachtnemer verplichten tot het ontplooien van activiteiten die bijdragen aan sociale arbeid (bijkomend

39

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Spijkenisse beleidsdoel). Deze vorm van aanbesteden wordt ook wel Social return on Investement genoemd. Bij inkopen met een opdrachtwaarde van 100.000 euro en hoger wordt bezien in hoeverre SroI mogelijk is en waar mogelijk schriftelijk vastgelegd. Daarbij kan onder andere op de volgende wijze invulling worden gegeven aan de SroI: 5% regeling; creëren van banen; creëren en beschikbaar stellen van werkervaringsplaatsen; creëren en beschikbaar stellen van stageplaatsen voor het onderwijs; mogelijkheden vergroten tot het inzetten van WSW-geïndiceerden; ondersteunen van diverse initiatieven om werklozen aan het werk te helpen. De gemeente Spijkenisse (via het inkoopteam en het ingenieursbureau) onderzoekt bij elke initiële aanbesteding in hoeverre deze afspraken moeten en kunnen worden overeengekomen. Geschikt hiervoor zijn overheidsopdrachten voor omvangrijke werken (grote infrastructurele en bouwkundige werken) en in het geval van diensten: schoonmaak, catering, groenonderhoud, beveiliging, onderhoudswerkzaamheden etc. De gemeente Spijkenisse zal bij dergelijke aanbestedingen in het bestek aandacht vragen voor dit onderwerp. Indien er geen Social return on Investment wordt toegepast, wordt dit in de verplichte raming van de opdracht vermeld en toegelicht door de budgethouder. Social return on Investment De gemeente Spijkenisse onderzoekt bij inkopen vanaf 100.000 euro in hoeverre er mogelijkheden zijn om Social return on Investment toe te passen. Hiertoe wordt in de offerteaanvraag / het bestek een clausule opgenomen. Met de leverancier die de opdracht gegund krijgt, zal verdere afstemming plaatsvinden om te bepalen op welke wijze SroI toegepast wordt.

40


Hoofdstuk 8 Toekomstige ontwikkelingen 8.1

Certificering van de inkoopfunctie volgens NTA 8058

Het inkoopteam streeft naar certificering van de inkoopfunctie binnen drie tot maximaal vijf jaar. Onder de NTA 8058 kunnen aanbestedende diensten in de zin van de Richtlijn Overheden (2004/18/EG) Bao worden gecertificeerd. In een auditplan maakt de aanbestedende dienst afspraken met de certificerende instelling over de reikwijdte van de certificering. De NTA 8058 is ontwikkeld als instrument voor aanbestedende diensten om hun aanbestedingspraktijk te verbeteren. Door gebruik van dit instrument wordt de aanbestedende dienst ondersteund in de naleving van het aanbestedingsrecht en het eigen aanbestedingsbeleid. Tevens wordt hierdoor een aanzet gegeven tot doelmatig aanbesteden. Voordelen die deze certificering met zich meebrengt, zijn: de formele bevestiging van een goed werkend aanbestedingssysteem door een onafhankelijke certificerende instelling; communicatiemiddel naar de eigen organisatie (budgethouders) waarvoor aanbestedingen worden uitgevoerd; het verhoogt het bewustzijn van de maatschappelijke verantwoordelijkheid als inkoper/aanbesteder bij eigen medewerkers en organisatie; de communicatie en transparantie richting derden: inschrijvende ondernemingen, accountants en overige belanghebbenden; een stimulans tot verdere verbetering en professionalisering van het inkoopteam. 8.2

Modelregels aanbesteden

Alle gemeenten krijgen uniforme regels voor aanbestedingen onder de Europese drempelbedragen. De VNG ontwikkelt hiervoor modellen die eind volgend jaar klaar zullen zijn. De minister van Economische Zaken en de voorzitter van de VNG hebben hier op 31 augustus 2010 een overeenkomst voor getekend. Nadat deze modellen beschikbaar zijn gesteld zal bezien worden hoe deze toegepast kunnen worden in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid. 8.3

Evaluatie

Het inkoop en aanbestedingsbeleid is geen vaststaand gegeven, maar een dynamisch gebeuren. Om het beleid actueel te houden en te zorgen voor een hoge gebruikswaarde, is het noodzakelijk dit beleid regelmatig te evalueren en waar nodig aan te passen. Op basis van de uitkomst van iedere evaluatie wordt het inkoop- / aanbestedingsbeleid bijgesteld en opnieuw ter besluitvorming aangeboden.

41


Bijlage 1: Begrippenlijst In dit beleid wordt verstaan onder: 1. Beleid: 2. Bao: 3. Bibob:

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Spijkenisse. Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten. Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur. 4. ARW 2005: Het Aanbestedingsreglement Werken 2005. Dit is een reglement primair bedoeld als praktische ondersteuning bij het aanbesteden van werken. Door toepassing van het ARW 2005 is interpretatie van het Bao of Europese richtlijn overbodig. 5. Drempelwaarden Europese aanbestedingen: vastgestelde Europese aanbestedingsrichtlijnen waarin drempelbedragen zijn vastgesteld conform artikel 7 van de richtlijn 2004/18/EG. Voor speciale sectoren zijn deze vastgelegd in richtlijn 2004/17/EG. 6. Inkoop: alle handelingen waar een externe factuur tegenover staat. 7. Aanbesteden: de uitnodiging aan twee of meer ondernemers om deel te nemen aan een procedure, met als doel het doen van een aanbieding (offerte) voor de uitvoering van een opdracht. 8. Budgethouder: functionaris die de verantwoordelijkheid heeft over het beschikbare budget. 9. Inkoper: een onafhankelijk inkoop- en aanbestedingsadviseur. 10. Teamcoördinator Inkoop: een onafhankelijk functionaris (Inkoop- en Aanbestedingsadviseur) die (rechtstreeks aan het MT/college) advies geeft over de te volgen aanbestedingsprocedures en zorg draagt voor het inventariseren en eventueel realiseren van sector/afdeling overschrijdende aankopen. 11. Medewerker Interne controle: een functionaris die controleert of de medewerkers van de gemeente zich hebben gehouden aan dit vastgestelde besluit. 12. Werken: opdrachten die betrekking hebben op hetzij de uitvoering, hetzij zowel het ontwerp als de uitvoering van werken in het kader van een van de in bijlage 1 van richtlijn 2004/18/EG vermelde werkzaamheden of van een werk, dan wel het laten uitvoeren met welke middelen dan ook van een werk door de aanbestedende dienst vastgestelde eisen voldoet. Een “werk” is het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economisch of technische functie te vervullen. 13. Leveringen: zijn andere dan onder “Werken” bedoelde opdrachten die betrekking hebben op de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten inclusief de installatie hiervan. 14. Diensten: zijn verrichtingen van de in bijlage 2 van het Bao 2005 bedoelde diensten zoals schoonmaakdiensten, onderhoudsdiensten, accountantsdiensten, verzekeringsdiensten etc. Algemeen kan worden gesteld, al wat te maken heeft met onderhoud aan groen, gebouwen, wegen, bruggen etcetera. 15.Aanbestedingsprocedures: de procedures, welke gelden bij het aanbesteden van werken, diensten en leveringen zoals verder uitgewerkt in het procedurehandboek 15. Raamovereenkomst/contract: Een overeenkomst die het raamwerk of kader bepaalt waarin een aantal algemene of gemeenschappelijke bepalingen staan die voor een bepaalde periode zullen gelden bij het doen van afroepen. De 42

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Spijkenisse raamovereenkomst is bedoeld voor herhaald gebruik, voor veelal een groot aantal jaren, voor vele verschillende producten en bevat een beperkte of geen afnameverplichting. Ook wel genoemd: paraplucontract of cataloguscontract.

43


Bijlage 2: Gedragscode voor de inkoper/budgethouder I) Loyaal zijn ten opzichte van de gemeente Spijkenisse De inkoper / budgethouder dient het gemeentebelang (in plaats van persoonlijke belangen of gevoelens) als uitgangspunt te nemen bij de uitoefening van de inkoopfunctie. Daarmee dient hij tevens het belang van de afnemers van producten, diensten en werken van de gemeente. 1.1 1.2

1.3 1.4

Persoonlijke belangen, die mogelijk strijdig zijn met gemeentebelangen, dienen door de inkoper / budgethouder uit eigen beweging te worden gemeld aan de leidinggevende. De inkoper / budgethouder dient het vragen om dan wel accepteren van geld, leningen en kredieten van huidige of potentiële leveranciers na te laten. Tevens dient hij het accepteren van geschenken, amusement, gunsten of diensten van hen te vermijden. Zelfs de schijn van beïnvloedbaarheid moet hierbij worden vermeden. Alle middelen en bronnen van informatie die de inkoper / budgethouder ter beschikking staan vanwege het dienstverband met de gemeente dienen enkel in het gemeentebelang te worden gebruikt. Betrokkenheid van de inkoper / budgethouder bij het accepteren of bedingen van gereduceerde prijzen bij leveranciers voor producten of diensten voor persoonlijk of niet-zakelijk gebruik door de medewerkers is in geen geval toelaatbaar.

II) Leveranciers rechtvaardig behandelen De inkoper / budgethouder dient een positieve relatie met leveranciers te onderhouden, waarbij ook de belangen van de leverancier in het oog moeten worden gehouden. 2.1 2.2 2.3

De inkoper/budgethouder dient alle leveranciers van correcte, volledige en nietmisleidende informatie te voorzien. De inkoper / budgethouder mag leveranciers niet onder druk zetten om informatie over concurrenten te verstrekken. De inkoper /budgethouder dient de leverancier duidelijk te wijzen op de mogelijke consequenties wanneer hij voor een onverantwoord groot deel van zijn omzet afhankelijk wordt van de gemeente Spijkenisse.

III) Eerlijke concurrentie ondersteunen Aan relevante leveranciers moet een gelijke mogelijkheid worden geboden om mee te dingen naar opdrachten. 3.1 3.2 3.3 3.4

Prijs-, producten procestechnische informatie die tijdens het uitoefenen van de inkoopfunctie verkregen is van leveranciers dient vertrouwelijk te worden behandeld. De inkoper / budgethouder dient alle potentiële leveranciers van gelijke informatie te voorzien. Koppeling van inkoopovereenkomsten aan verkoopovereenkomsten (reciprociteit) dient te worden vermeden wanneer dit de concurrentiebeperkt. Leveranciersselectie dient primair te geschieden op basis van objectieve criteria en dus niet op grond van persoonlijke voorkeuren.

IV) Reputatie van de gemeente Spijkenisse hoog houden Een reputatie van betrouwbaarheid is noodzakelijk voor het goed functioneren van de inkoper / budgethouder. 4.1 4.2 4.3

De inkoper / budgethouder dient te allen tijde het hoogst mogelijke niveau van deskundigheid na te streven. Afspraken en overeenkomsten dienen te worden nagekomen. De inkoper / budgethouder dient, waar mogelijk, een bijdrage te leveren aan de bevordering van de kwaliteit en het aanzien van de inkoopfunctie.

44

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Spijkenisse Tot slot: Iedere inkoper / budgethouder draagt de verantwoordelijkheid om al zijn handelingen uit te voeren in overeenstemming met alle uitgangspunten uit dit beleid, alsmede met de geldende richtlijnen en wetgeving. Zoals reeds in de Inleiding gesteld, kan deze gedragscode niet de plaats innemen van het gezond verstand en het geweten.

45


Bijlage 3: Inkooppakketten Hieronder treft u een overzicht van diverse (mogelijke) inkooppakketten die binnen de gemeente Spijkenisse van toepassing kunnen zijn. De inkooppakketten zijn zoveel mogelijk gecategoriseerd. Voor de volledigheid wordt u er op gewezen dat deze opsomming niet limitatief is. Personeelsgerelateerde zaken Studie en opleiding Alle kosten die met opleiding en studie gemaakt worden. Daarnaast studie- en lesmateriaal, accommodatiekosten, seminars, congressen, docentkosten, coachingkosten, loopbaanbegeleiding. Reis- en verblijfkosten Alle kosten gemaakt voor dienstreizen in binnen- en buitenland (inclusief kosten voor verlofreizen en gezinshereniging). Contracten met derden(bijvoorbeeld openbaar vervoer) voor woon-werkverkeer. Recruitment, werving en selectie Advertentiekosten, arbeidsmarktcommunicatiekosten (stands, kijkdagen, manifestaties), wervingsbureaus, outplacement, assessments, keuringen, antecedentenonderzoek, onkosten sollicitanten. Bedrijfskleding Dienstkleding, bedrijfshulpverleningskleding, dienstbrillen. Arbo Kosten voor arbo-onderzoek en arbodiensten, persoonlijke arbo-aanpassingen, kosten bedrijfsarts, re-integratiebegeleiding, fitness. Kinderopvang Kosten voor kopen van plaatsen in kinderdagverblijven, bemiddelingskosten kinderopvang. Representatiekosten Kosten recepties, jubilea en bloemen. Verhuis- en detacheringskosten Kosten gemaakt voor verhuizing personeel, transport en opslag inboedel, inrichtingskosten, keuringen en inentingen, onderbrengen gezinnen. Kantoorinrichting en benodigdheden Kantoorartikelen Bureau- en bureelbenodigdheden, onbedrukt papier en standaard drukwerk (briefpapier, memo‟s, enveloppen). Computersupplies (cd‟s, toners). Kantoorinrichting Inrichtingskosten kantoorruimtes, vergaderzalen, restaurant, ontvangstruimtes. Meubilair, kunst en stoffering en onderhoudskosten daarvan. Kantoorapparatuur Aanschaf en huur kantoormachines, audiovisuele middelen, onderhoud en onderdelen apparatuur. Reproductiekosten Reproapparatuur, onderhoud en onderdelen, reprorechtkosten. Drukwerk Druk- en bindwerk niet in eigen beheer. Vakliteratuur en abonnementen Abonnementen, boeken, tijdschriften, dag- en weekbladen, naslagwerken, CD-ROMs, elektronische documenten. Archief Alle kosten gemaakt voor het hebben en onderhouden van een archief. Automatisering en telecommunicatie

46

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Spijkenisse Aanschaf hardware PC‟s, printers, notebooks, palmtops, informatieverwerkings- en datacommunicatieapparatuur. Aanschaf software Softwarepakketten, systeemprogrammamateriaal, netwerkprogrammamateriaal, onderwijsleermiddelen, tekeningpakketten. Netwerken en infrastructuur Aanschaf en beheer netwerken en infrastructuur (exploitatie, onderhoud en onderdelen). Adviseurs en flexibele arbeid Interim-management Tijdelijke vervanging op managementniveau. Uitzendkrachten Tijdelijke vervanging voor reguliere arbeid niet op managementniveau. Organisatie- en formatieadvies Advieswerkzaamheden door derden op het gebied van de bedrijfsvoering. Beleidsondersteunend onderzoek enbeleidsadvies Diensten door derden op het gebied van wetenschappelijk onderzoek, statistisch onderzoek, evaluatieonderzoek, monitoring, research (verkenning, vooronderzoek). ICT-diensten en -advies Diensten door derden op het gebied van ICT-advies, implementatie en softwareontwikkeling. Juridisch onderzoek en advies Proces-, advies-, deurwaarderskosten, (lands-)advocaatkosten, tolkenkosten, griffierechten. Marketing, PR en communicatie Tentoonstellingskosten, vertaalkosten, internet- en intranetkosten, communicatieadvisering en -onderzoek, mediaproductiekosten (folders, video‟s, brochures), fotokosten, ontwerpkosten. Uitvoerende diensten door derden op het gebied van financiën, administratieve organisatie, accountants, technici, ingenieurs, apothekers, medische centra, universiteiten, controleurs, toezichthouders, handhavers. Overige diensten Vervoer en emballage Dienst- en lease-vervoersmiddelen Alle kosten gemaakt voor dienstvoertuigen (aanschaf, lease, inhuur, exploitatie, onderhoud). Vracht, porti en verzendkosten Bulkpost, porti, kosten antwoordnummer, verzendkosten (binnen- en buitenland). Koeriersdiensten Uitbesteding chauffeurs- en koerierdiensten. Aanschaf/ huur gebouwen en installaties Aanschaf gebouwinstallaties Aanschaf technische installaties. Aanschaf vaste inrichting Aanschaf vaste inrichting. Huur gebouwen Huren gebouwendienst, vaste lasten. Exploitatie, beheer gebouwen en installaties Onderhoud bouwkundig Onderhoud gebouwen binnen en buiten. Telecommunicatie Alle telecommunicatiekosten (aanschaf en huur hardware, infrastructuur en onderhoud). Kosten vaste en mobiele telefonie. Schoonmaak Schoonmaakkosten, overige schoonmaakkosten (bijvoorbeeld reinigingsmiddelen en materialen). Beveiliging Beveiligings- en receptiekosten, overige beveiligingskosten (voorzieningen, systemen). Catering Bedrijfscatering, aanschaf inrichting, keukenmachines en onderhoud ervan. 47

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Spijkenisse Energie en water Energie, gas, elektra en water. Groenvoorziening Kosten voor groenvoorziening binnen en buiten, aanplant en (berm-)onderhoud. Afvalverwerking Kosten voor afvalcontainers, afvalverzameling en -verwerking. Bedrijfshulpverlening Materiaalkosten bedrijfshulpverlening. Interne verhuiskosten Alle kosten voor verhuizingen tussen of binnen kantoorgebouwen. GWW (aanleg en onderhoud) Uitvoering en aanneming van werken Grond-, wegen waterbouwkundige werken en verhardingen. Beton- en staalconstructies Wegmarkeringen Geleiderails Elektrotechnische systemen Verlichting en verkeersregelsystemen Materiaal voor onderhoud Gereedschappen, materiaal ten behoeve van wegennet. Groenvoorziening, installaties, machines en apparaten. Chemicaliën en zout. Dienstspecifieke uitgaven Uitgaven die specifiek voor een bepaalde aanbestedende dienst gelden (veelal gerelateerd aan het primaire proces).Bijvoorbeeld uitgaven van GWW-diensten, defensie, universiteiten, waterschappen. Bijvoorbeeld: GWW-gerelateerde adviseurs en flexibele arbeid Verkeers- en vervoersonderzoeken Algemeen onderzoek verkeers- en vervoersplanning (milieueffectrapportage). Technische adviezen Verkeerstechnische adviezen inzake ontwerpen van wegen, kanalen, kruispunten, parkeerstroken, fietspaden en busbanen. Civieltechnische adviezen inzake bruggen, tunnels, viaducten en verhardingen Cultuur- en milieutechnische adviezen, verlichtingsadviezen, akoestisch onderzoek, kostenramingen. Directievoering tijdens uitvoering Ingenieursbureau, directievoering, bouwmanagement

48

INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID. Gemeente Spijkenisse

Recommend Documents