Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Eindhoven

Versie december 2010

Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Eindhoven


Gemeente Eindhoven

Versie december 2010 goedgekeurd door het college op 14 december 2010

gemeente Eindhoven

1

Met opmaak: Lettertype: Myriad, 8 pt, Niet Cursief Verwijderd: gemeente Eindhoven



Colofon

Uitgave gemeente Eindhoven

Met opmaak: Lettertype: Myriad, 8 pt, Niet Cursief

Afdeling Inkoop

Verwijderd: gemeente Eindhoven

Datum geactualiseerd 25 november 2010 Goedgekeurd door het college 14 december 2010

Met opmaak: Lettertype: Myriad, 8 pt, Niet Cursief Verwijderd: gemeente Eindhoven

gemeente Eindhoven

2


Inhoudsopgave

1

Proloog

5

Inleiding

5

1.1 1.2 1.3

2

Algemene omschrijving inkoop en aanbesteding 2.1 2.2 2.3

3

7

25

ALGEMENE OVERWEGINGEN OVER SELECTIE- EN GUNNINGSCRITERIA ..................................25 DUURZAAM INKOPEN ..........................................................................................................26 Social return 26

34

Beleidskeuzes over bijzondere onderwerpen

36

Midden en Kleinbedrijf (MKB) Privaat Publieke Samenwerking Subsidies

31 32 34

Organisatie en werkwijze van inkoop en aanbesteding 8.1 8.2 8.3 8.4

9

18

PASSENDE MATE VAN OPENBAARHEID .................................................................................18 UNIFORM HANTEREN VAN PROCEDURES ..............................................................................18 TOELICHTENDE OPMERKINGEN BIJ DE TABEL .......................................................................21

Beleidskeuzes met betrekking tot integer en ethisch verantwoord handelen

7.1 7.2 7.3

8

15

REGELGEVING EN AANBESTEDINGSPROCEDURES .................................................................15 DE BEGINSELEN VAN AANBESTEDINGSRECHT .......................................................................16 AANVULLENDE NIET-BINDENDE REGELGEVING.....................................................................17

Selectie- en gunningscriteria 5.1 5.2 5.3

6

DEFINITIES INKOOP EN AANBESTEDING ................................................................................12 INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID ALS INSTRUMENT ........................................................13 INKOOPPROCES: 8 STAPPENMETHODIEK ..............................................................................14

Keuzes omtrent de procedurele kant van een aanbesteding 4.1 4.2 4.3

5

12

Wet- en regelgeving 3.1 3.2 3.3

4

DOELSTELLINGEN .................................................................................................................. 8 NUT EN NOODZAAK INKOOP- EN AANBESTEDINGBELEID........................................................ 9 LEESWIJZER .........................................................................................................................11

Het beleid in de praktijk toegepast en ondersteund 9.1 9.2

43

ALGEMEEN ............................................................................................................................43 POSITIONERING EN INRICHTING INKOOPORGANISATIE .........................................................43 INKOOPWERKWIJZE INTERNE ORGANISATIE ..........................................................................45 INKOOPCONTROL.................................................................................................................46

PERSPECTIEF BUDGETHOUDERS ..........................................................................................47 BEST PRACTICES ..................................................................................................................47

3

46 Verwijderd: 46


9.3

10

OMBUIGINGEN.....................................................................................................................49

Communicatie

Verwijderd: 48

44

4


PROLOOG Inleiding De gemeente Eindhoven wil bij het inkopen naast een goede kwaliteit tegen zo laag mogelijke kosten ook maatschappelijke doelen realiseren. Het college heeft hiervoor op 14 december 2010 het vernieuwde inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld. Dit beleid is mede gebaseerd op het Coalitieakkoord 2010- 2014 en bevat speerpunten op het terrein van inkopen en aanbesteden. Waar gaan we dan voor? Duurzaamheid Duurzaam inkopen is het aanschaffen van producten, bouwwerken en diensten, die – nu en later – goed zijn voor de inkopende partij, mens én milieu. De gemeente Eindhoven heeft de ambitie vastgesteld: 75 % duurzaam inkopen in 2010 en 100% duurzaam inkopen in 2015. Dit betekent dat we bij inkoop en aanbesteden minimaal de duurzaamheidseisen van AgentschapNl moeten hanteren. 0-meting Waar staan we in Eindhoven op het terrein van duurzaamheid? Op dit moment zijn we bezig met een 0-meting waarvan we de resultaten eind november 2010 verwachten. Dit kan betekenen dat we bepaalde onderdelen van onze doelstelling heroverwegen en verder aanscherpen. Deze informatie zetten we in om de bewustwording van duurzaam inkopen in de organisatie te vergroten en voor het stimuleren van de ambitie duurzaam inkopen. Maar we doen meer, we gaan verder dan de eisen van AgentschapNL. Denk bijvoorbeeld aan het verwerken van vrijgekomen snoeihout, bij groenonderhoud, in onze eigen biomassa centrales of aan bijvoorbeeld de lunches die zijn aanbesteed. Plaatselijke en regionale leveranciers leveren nu allemaal biologische producten.

Social return Social return heeft als doel zo veel mogelijk mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan werk of werkervaring helpen. Leveranciers dragen bij aan de inzetbaarheid van mensen, die bij voorkeur woonachtig zijn in Eindhoven.

5


Maatwerk is bij het uitvragen van social return noodzakelijk; het moet passen bij datgene wat wij inkopen en van potentiële leveranciers vragen. De volgende punten komen altijd aan bod: 1. kunnen we de werkzaamheden inbesteden, dat wil zeggen kunnen we ze uit laten voeren door werknemers uit de WSW (voor Eindhoven de Ergon); 2.

welke harde eisen kunnen we stellen; hoeveel en welke inzet aan WWBers, anderszins werkloze werknemers, stages en traineeships kunnen we stellen1;

3.

zijn beide eerder genoemde punten niet mogelijk, welke zachte eisen zijn mogelijk die we strak monitoren.2

Hoewel het fenomeen social return relatief nieuw is bereiken we al goede resultaten. Op dit moment werken mensen uit de WWB- en WSW-doelgroep bij de leverancier waarmee een schoonmaakcontract is afgesloten. Werkzoekenden bemiddelen we naar werk via de leveranciers van onze uitzendkrachten. De sociale werkvoorziening (Ergon) pakt onze kerstpakketten in. In 2011 gaan we voor alle contracten social return registreren met als doel voor 2012 een realistisch streefcijfer vast te stellen voor het aantal contracten met en het volume van social return.

Midden Klein Bedrijf (MKB) In het gemeentelijk beleid volgen we de definitie die landelijk wordt gebruikt: “een bedrijf is een MKB bedrijf als het maximaal 250 medewerkers heeft”. We stimuleren het MKB door ze meer ruimte te geven bij aanbestedingen. Dit willen we bereiken door bijvoorbeeld realistische selectie- en omzeteisen. We intensiveren de marktconsultatie; nog meer dan we tot nu toe doen gaan we ons oor te luister leggen bij de markt om zo onze uitvraag actueel te houden. In de consultatieronde met het MKB, BZW en anderen in juli 2010 kwam dit ook als een belangrijk advies naar voren. Een keer per jaar zal het inkoop- en aanbestedingsbeleid met het MKB besproken worden.

Regionale partijen

1

We willen social return niet beperken tot inzet wwb-ers. Aan het werk helpen van ww-ers, wajongers en het beschikbaarstellen van stageplaatsen is ook onderdeel van social return. 2 De mogelijkheid om social return letterlijk af te kopen wordt niet geboden. Uit recente ervaring blijkt dat leveranciers dit (en ook eventuele boetes) verrekenen in de kostprijs.

6


Nog interessanter is een MKB bedrijf dat uit de regio komt. Voor het begrip regio hanteren we hier het werkgebied van de SRE. Een eerste inventarisatie van aandeel MKB en regionale partijen Nu het MKB een speerpunt van het college is moeten we inzicht hebben in wat er naar het MKB en regionale parijen gebeurt. Voor civiele werken hebben we die inventarisatie over de eerste 10 maanden inmiddels kunnen maken. Het beeld is als volgt: Er is gegund aan 16 aannemers; 13 hiervan zijn MKB bedrijven (80%). Van de 13 bedrijven zijn er 11 gevestigd in de regio. Over het geheel kun je dus zeggen dat 69% van de aannemers MKB bedrijven uit de regio zijn. Een heel mooi resultaat! In Euro’s is maar 10% van de aanneemsom niet binnen de regio besteed. Voor leveringen en diensten is deze informatie niet beschikbaar. Hiervoor maken we een inhaalslag zodat we eind 2011 inzicht hebben over de stand van zaken. Op basis hiervan kan een eventueel streefcijfer voor 2012 worden vastgesteld. Aanbestedingsbeleid “het Eindhovens model” Het hoeft geen betoog dat we ons met het inkoop- en aanbestedingsbeleid aan de wet houden. Wel willen we de beleidsvrijheid die er is, zo goed mogelijk gebruiken om de bovengenoemde speerpunten te realiseren. Dit doen we door voor werken de grens voor het opvragen van 3 offertes te verhogen naar een bedrag tussen de € 50.000,- en € 500.000,- (was tussen € 25.000,- en € 300.000,-). Een voorbeeld: bij Werken kunnen we voor een bedrag tussen € 50.000 en € 500.0003 volstaan met het opvragen van 3 offertes. Dit bespaart tijd, maar ook is het makkelijk met plaatselijke en/of regionale leveranciers zaken te doen. Voorheen betekende dit een openbare aanbestedingsprocedure, een langere doorlooptijd en onzekerheid welke leveranciers zich aanmelden. Boven de grens van € 500.000,- (en onder de Europese aanbestedingsgrens) zullen we door middel van (5) raamovereenkomsten voor reconstructiewerkzaamheden in de GWW-sector, zowel efficiency als sturing op kwaliteit verbeteren, terwijl tevens de uitvoeringskosten van aanbestedingen worden verminderd. Toetreding van starters op de markt willen we mogelijk maken door het toepassen van maatwerk bij aanbestedingen. Het gaat niet zozeer om starters uit te nodigen om in te schrijven, maar vooral om ze een kans te geven een aanbesteding te winnen. Dit kan door maatwerk onder andere op het gebied van referenties en omzet. 3

Bouwend Nederland pleit voor een verhoging van grens bij meervoudig onderhands aanbesteden van € 500.000 naar € 1 miljoen Euro. Zo’n verdere verhoging biedt om verschillende redenen weinig voordelen. Het gaat om een gering aantal aanbestedingen en sturing van opdrachten (met een grens van € 500.000) naar regio en/of MKB kan nauwelijks beter dan het nu al is. Aan de andere kans heeft verhoging van de grens wel nadelen zoals verminderde transparantie, mogelijke “vriendjespolitiek”en risico’s soortgelijk aan de bouwfraude. Daarom komen wij aan dit verzoek niet tegemoet.

7


Een Benchmark onder de B5 gemeenten leert dat zij een vergelijkbare lijn volgen. Aan het beleid voegen we toe dat bij een aanbesteding onder de Europese grens in zeer bijzondere, uitzonderlijke gevallen, het college van burgemeester en wethouders over een 1 op 1 gunning kan beslissen. Denk hierbij aan de gunning van opdrachten in de ontwerp- en design sector. Verplicht advies afdeling inkoop Om doelen te realiseren, leveren we maatwerk. Dit kan niet zomaar, daar is deskundig advies bij nodig. De afdeling Inkoop heeft deze expertise. Daarom verplichten we met ingang van 1 januari 2011 dat bij leveringen en diensten boven de € 75.000, - en bij werken boven de € 500.000, - advies bij de afdeling Inkoop gevraagd moet worden. Ombuigingen; wat draagt Inkoop bij? De gemeente Eindhoven wil voor inkoop een bezuiniging van € 300.000 oplopend naar € 3.000.000,- in 2014 realiseren. Hiervoor moeten we wel een aantal stappen zetten. De eerste stap is een onderzoek naar de besparingsmogelijkheden op basis van de inkoopdiagnose 2009/2010. Het resultaat is een verslag met een gemotiveerd voorstel om per inkooppakket bepaalde geraamde besparingen vooraf in te boeken. Hierop kan dan besluitvorming plaatsvinden. Verder intensiveren we de sturing op het gebruik en de naleving van raamcontracten en de marktverkenning/ consultatie. Tot slot verwachten wij dat het verplichte advies van de afdeling inkoop ook hier zijn vruchten gaat afwerpen

1 Inleiding

1.1

Doelstellingen

Met deze beleidsnota worden uitgangspunten en richtlijnen aangereikt op grond waarvan de inkoop en aanbesteding van diensten, leveringen en werken4 moet worden uitgevoerd. Hiermee moet bereikt worden dat het inkoop- en aanbestedingsproces van de gemeente Eindhoven zodanig verloopt dat wetgeving

4

Op basis van wetgeving gemaakt onderscheid.

8


adequaat toegepast wordt, dat op een correcte (integer, objectief, betrouwbaar), transparante en efficiënte wijze wordt gehandeld, dat op basis van een goede prijskwaliteitverhouding wordt ingekocht en dat bestuurlijke doelen op andere beleidsterreinen zoveel mogelijk worden ondersteund. De in dit beleid gemaakte keuzes zijn doorgenummerd en in een kader geplaatst. Het gaat in totaal om 43 beleidskeuzes. Een ieder die binnen de gemeentelijke organisatie betrokken is bij een gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsproces is mede verantwoordelijk voor het waarmaken van het volgende: b Eindhoven staat voor een effectief en efficiënt georganiseerd inkoop- en aanbestedingsproces, zowel waar het de interne organisatie betreft als waar het de offerte- en transactiekosten voor aanbieders betreft; b Eindhoven staat voor een zorgvuldig en eenduidig optreden naar buiten toe, door middel van het zoveel mogelijk toepassen van uniforme richtlijnen en objectieve selectiecriteria; b Eindhoven waarborgt transparantie en controleerbaarheid, door middel van adequate informatieverwerking en heldere communicatie, zowel naar binnen als naar buiten toe; b Eindhoven staat voor een volledige naleving van de Europese aanbestedingswetgeving; b Eindhoven heeft naast oog voor rechtmatigheid en de kosten van haar inkopen ook de intentie haar inkoopkracht in te zetten ten behoeve van andere publieke belangen, zoals milieu en werkgelegenheid; b Eindhoven wil overregulering en bureaucratisering vermijden. Het inkopen en aanbesteden wordt gezien als een gemeentelijk proces net als andere processen. Dat betekent dat bevoegdheden en verantwoordelijkheden van lijnmanagement en controllers niet wijzigen door de vaststelling van deze nota. b Eindhoven wenst haar slagvaardigheid en improvisatievermogen te bewaken. Binnen de gemeentelijke organisatie dient een klimaat aanwezig te zijn waarin slagvaardig kan worden gehandeld, waarin kansen kunnen worden gecreëerd en benut en waarin taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden met elkaar in harmonie zijn.

1.2

Nut en noodzaak inkoop- en aanbestedingbeleid

Rondom het inkopen en aanbesteden is een reeks van belangen in het spel. De gemeentelijke organisatie richt zich naar een veelheid van externe publieke belangen en wil dat bedrijfsmatig gezien op een zo ‘gezond’ mogelijke manier doen. Het inkopen en aanbesteden is bovendien streng gereguleerd, zelfs zo streng dat het noodzakelijk is dit aspect van de bedrijfsvoering daadwerkelijk te beheersen. De te borgen belangen zijn aldus:

9


b b b b b b

van juridische aard: dat aansprakelijkheid die zou ontstaan door schending van aanbestedingsregels wordt vermeden; van financiële aard: dat kansen voor besparingen worden benut en dat vermijdbare kosten worden ontweken; kwalitatief: dat ingekochte goederen en diensten aansluiten bij geverifieerde behoeften en wensen; politiek-bestuurlijk (I): dat de kansen die inkopen biedt om bestuurlijke doelen te ondersteunen, worden benut; politiek bestuurlijk (II): dat de overheidslegitimiteit wordt gewaarborgd door correct, transparant en efficiënt inkopen en aanbesteden; politiek bestuurlijk (III): dat de gemeente zich naar buiten toe als een eenheid presenteert die uniform handelt.

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid, zoals dit in deze nota is vastgelegd, brengt de opgesomde belangen met elkaar in balans en biedt de medewerkers en het management van de gemeente houvast bij het richten van hun handelen. De vaststelling van dit beleidsdocument is een stap in een meerjarig ontwikkelproces. Dit document heeft een dynamisch karakter.

10


1.3

b b

b

b b

b

b

b

b b

Leeswijzer

Hoofdstuk 1, de Inleiding van deze nota, heeft een algemeen karakter. Hoofdstuk 2 ‘Algemene omschrijving inkoop en aanbesteding’ beschrijft het onderscheid tussen inkopen en aanbesteden en laat ook de stappen zien volgens welke een inkoop- en aanbestedingsproces in het algemeen verloopt. Verder wordt een model getoond dat als hulpmiddel is gebruikt bij de uitwerking van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Hoofdstuk 3 ‘Wet- en regelgeving’ geeft in vogelvlucht een beschrijving van het wettelijk kader, waarbinnen het gemeentelijk inkopen- en aanbesteden zich afspeelt. Op basis van het algemene beleidskader inkoop en aanbesteding worden hier de richtlijnen beschreven met betrekking tot de toepassing van het wettelijk kader. Hoofdstuk 4 ‘Keuzes omtrent de procedurele kant van een aanbesteding’ beschrijft kort wanneer welke procedures gehanteerd dienen te worden; Hoofdstuk 5 ‘Selectie- en gunningscriteria’ beschrijft op basis van het algemene beleidskader de richtlijnen met betrekking tot het hierbij omgaan met het inhoudelijk beleid van de gemeente. Hoofdstuk 6 ‘Beleidskeuzes met betrekking tot integer en ethisch verantwoord handelen’ gaat over het eigen optreden van de gemeente voor wat betreft het bewaken van de integriteit, objectiviteit en betrouwbaarheid. Hoofdstuk 7 ‘Beleidskeuzes over bijzondere onderwerpen’ gaat in op MKB, Subsidies en bevat handvatten voor de omgang met complexe situaties zoals PPS-constructies. Hoofdstuk 8 ‘Organisatie en werkwijze van inkoop en aanbesteding’ biedt vanuit het algemene organisatiebeleid, zoals verwoord staat in het Organisatiebesluit 2005, een toelichting op die onderdelen van het beleidskader inkoop en aanbesteding, die het intern functioneren van organisatie betreffen. Waarna vervolgens de opzet van de inkooporganisatie binnen de gemeente wordt toegelicht. Hoofdstuk 9 ‘Het beleid in de praktijk toegepast en ondersteund’ gaat nader in op de implementatie van deze nota in de daadwerkelijke praktijk; Hoofdstuk 10 ‘Communicatie’ betreft de communicatie over deze beleidsnota en de communicatie tijdens concrete inkoop- en aanbestedingsprocedures.

11


2

Algemene omschrijving inkoop en aanbesteding

In dit hoofdstuk worden de begrippen inkopen en aanbesteden toegelicht, is een algemene omschrijving van het onderliggende proces opgenomen, en wordt deze beleidsnota als sturingsinstrument geplaatst in relatie tot het inkoopproces.

2.1

Definities inkoop en aanbesteding

Definitie inkoop alle overeenkomsten waar een factuur van een derde ten laste van de gemeente tegenover staat. Dit betekent dat zowel de leveringen, de diensten, als ook de werken die aangeschaft of ingekocht worden onder deze definitie vallen. Als definitie van aanbesteden wordt gehanteerd: een procedure van marktbenadering gericht op concurrentiestelling met als doel (voornemen) een opdracht gunnen. Traditioneel wordt er onderscheid gemaakt tussen de inkoop van diensten, leveringen en werken. Artikel 1 van het “Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten” (BAO) bevat uitgebreide definities. Kort gezegd, komt het er op neer: b Bij een overeenkomst voor ‘Leveringen’ koopt de gemeente fysiek tastbare goederen (bijvoorbeeld computers); b Bij een overeenkomst voor ‘Diensten’ is er niet zozeer sprake van inkoop van goederen maar van een opdracht tot het verrichten van werkzaamheden. Dit kunnen fysieke inspanningen zijn (bijvoorbeeld schoonmaakwerkzaamheden) of geestelijke werkzaamheden zijn (bijvoorbeeld ontwerpwerkzaamheden); b Overeenkomsten voor ‘Werken’ zijn overeenkomsten waarin de gemeente opdracht geeft voor het maken of renoveren van gebouwen of infrastructuur. Over het algemeen zijn het aannemersbedrijven waarmee de gemeente dit soort overeenkomsten sluit. Er zijn schemergebieden waar nazoeken in tabellen (bijvoorbeeld met CPV-codes5) het antwoord moet geven op de vraag of er sprake is van opdracht tot dienstverlening danwel een opdracht voor een werk. Bij opdrachten die ten dele een werk zijn en ten dele een levering gelden de regels voor het duurste gedeelte. Hetzelfde geldt voor andere combinaties van werken, leveringen en diensten.

5

CPV staat voor Common Procurement Vocabulary. Dit is een grote lijst waarop allerlei soorten produkten en diensten staan vermeld. De lijst kent categorieën en kent daaraan cijfercodes toe. In het BAO en de Richtlijn klassieke sectoren worden deze codes gebruikt. Meer informatie over de CPV codering is te vinden op www.europadecentraal.nl in de factsheet CPV.

12


2.2

Inkoop- en aanbestedingsbeleid als instrument

Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is een instrument waarmee op strategisch niveau de gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsprocessen worden bestuurd. De hier gemaakte keuzes gelden (uitzonderingen daargelaten) voor elk gemeentelijk inkoop- en aanbestedingstraject. Op beperkte schaal worden in deze nota uitspraken gedaan over randvoorwaarden die voor het effectueren van de keuzes nodig zijn. Het ‘racewagen-model’ van Coopers & Lybrand (1991) verbeeldt de instrumentele positie van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid als volgt:

ALGEMEEN BELEID

INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID

K

INTERNE ORGANISATIE LEVE-

L A N

RANINKOOPPROCES

CIERS

T

INKOOPCONTROL

In het racewagen-model staan alle elementen van de inkoopfunctie met hun onderlinge samenhang weergegeven. Het inkoopproces is weergegeven als het hart van de inkoopfunctie. Het doel van de inkoopfunctie is het effectief en efficiënt beheren en beheersen van inkoopstromen en het inkoopproces zodat bestedingen op een verantwoorde wijze worden uitgevoerd. De beleidsmatige keuzes die vastgelegd zijn in het inkoopbeleid worden gezien als bepalend voor het functioneren van de inkoopfunctie en de verschillende elementen daarin.

13


2.3

Inkoopproces: 8 stappenmethodiek

Een inkoopproces is te verdelen in fases. In Eindhoven wordt bij complexe inkoopprocessen veelal gewerkt met een 8-stappenmethodiek. Schematisch weergegeven ziet deze er als volgt uit. Fase 0 Besluit inkopen

1

2 3

4

5 6 7 8

Toelichting In de organisatie is na brede afweging vastgesteld dat er een behoefte bestaat, waarin moet worden voorzien door in te kopen of aan te besteden.

Projectplan en behoeftestelling

Opstellen projectplan (dit document) met bijbehorende analyse en globale functionele specificatie van het inkooppakket en samenstelling van het projectteam. Marktevaluatie Marktonderzoek naar potentiële leveranciers, trends, de aanbestedingsmarkt, product/dienst combinaties en specificaties. Bepaling Bepalen daadwerkelijke invulling inkooptraject: inkoopstrategie procedure, verkaveling (indelen in percelen), kostprijsstrategie, portfoliostrategie, selectie- en gunningscriteria. Specificatie Specificeren van behoefte (inkooppakket): algemeen (bijv. omvang), functioneel en technisch, rekening houdend met integrale kostprijs en levenscyclus van het product en/of de dienst. Dit dient te resulteren in een Programma van Eisen. Contractontwikkeling Opstellen (concept)contract dat aansluit bij Programma van Eisen en de inkoopstrategie. Concurrentiestelling/ Het daadwerkelijk doorlopen van de aanbesteding: Aanbesteden, selectie, aankondiging, (préselectie), selectie, gunning, gunning afschrijving en contractering. Contractimplementatie Communiceren van nieuwe contract en leveranciers. Participatie verankeren en overdragen aan contractbeheer. Evaluatie en bewaking Evalueren van aanbesteding (project: proces, plan, communicatie), projectteam en resultaat.

14


3

Wet- en regelgeving

Het inkopen en aanbesteden door overheden is streng gereguleerd. Deze nota bevat een aantal keuzes in de vrije ruimte die de regelgeving overlaat. Om begrip te creëren voor de keuzes die binnen deze ruimte zijn gemaakt, wordt eerst in dit hoofdstuk een globaal overzicht gegeven van de geldende regelgeving.

3.1

Regelgeving en aanbestedingsprocedures

Deze nota verschijnt op het moment dat de geldende regelgeving wijzigt. De oude richtlijnen voor Werken, Diensten en Leveringen zijn vervangen door de Europese richtlijn Klassieke sectoren. De voor de praktijk van de gemeente Eindhoven voornaamste regelgeving is: b Het Verdrag tot oprichting van de Europese gemeenschap b De Europese Richtlijn Klassieke sectoren (2004/18/EG); b Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (‘BAO’) (Staatsblad 2005, 408). b Wet implementatie rechtsbeschermingrichtlijnen aanbesteden (WIRA), in werking getreden 19 februari 2010. De in deze regels opgenomen belangrijkste aanbestedingsprocedures zijn: b De (Europese) openbare aanbestedingsprocedure. Het ‘openbare’ is gelegen in het feit dat alle belangstellenden direct na publicatie een offerte kunnen indienen, er is geen voorselectie van partijen (zie art. 28 BAO); b De (Europese) niet-openbare aanbestedingsprocedure. Bij de ‘niet-openbare’ procedure mogen alle belangstellenden zich aanmelden voor voorselectie. Voordat belangstellenden kunnen offreren vindt een voorselectie plaats. Er wordt geselecteerd op basis van vooraf bekend gemaakte selectiecriteria. (zie art. 28 BAO. b De (Europese) concurrentiegerichte dialoog (zie art. 29 BAO). Deze procedure is nieuw en kan voor de praktijk van groot belang worden. De keuze voor deze procedure is mogelijk als de opdracht bijzonder complex is. De complexiteit kan zijn gelegen in het technisch specificeren van de opdracht, maar ook in de juridische of financiële aspecten van de beoogde opdracht. De procedure is bijvoorbeeld geschikt voor het aangaan van PPS-constructies, het verlenen van opdrachten voor DBFM-contracten (design, build, finance, maintenance). Een andere situatie waarin deze procedure een uitkomst kan zijn, is bij de aanschaf van een complex ICT systeem.

15


b

b b

(Europese) Procedure van gunning via onderhandelingen (zie artt. 30 en 31 BAO). Deze procedure zal slechts in zeer uitzonderlijke gevallen mogen worden gekozen. Deze beleidsnota leent zich er niet voor hierop verder in te gaan. WIRA, artikel 6 betekent motiveringsplicht van aanbesteder bij gunningbeslissing. WIRA, artikel 8 – 14, inschrijver kan vernietiging van overeenkomst vorderen indien; onwettig onderhands gegund is; geen opschortende termijn van 15 dagen in acht is genomen.

Bovenstaande procedures worden in het BAO beschreven. Het BAO is toepasselijk op opdrachten die financiële drempelwaarden overschrijden. Deze drempelwaarden zijn voor 2010 en 2011 voor Werken: € 4.845.000,00 en voor Leveringen en Diensten € 193.000,00. In die gevallen dat het BAO niet toepasselijk is, is er wettelijk ruimte voor eigen inkoopprocedures. Daardoor is een opsomming van mogelijke procedures nooit compleet. Voor de Eindhovense praktijk zijn in elk geval van belang: b Niet-Europese aanbestedingsprocedure zonder voorselectie (= openbare procedure). Bij deze procedure vindt wel een openbare aankondiging plaats maar niet in het Europees Publicatieblad. De Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn niet toepasselijk, de gemeente kan de procedure dus zelf inrichten; b Niet-Europese aanbestedingsprocedure met voorselectie (= niet-openbare procedure). Ook hier vindt publicatie buiten het Europese publicatieblad plaats. De voorselectie beperkt het aantal partijen dat wordt toegelaten te offreren; b Meervoudig onderhandse aanbesteding. Hier vindt noch een Europese noch een andere openbare aankondiging plaats. Er worden rechtstreeks meerdere partijen benaderd (bijvoorbeeld 3) met het verzoek aan de procedure deel te nemen. In theorie kan ook hier een voorselectiefase worden gehanteerd, in de praktijk zal dit zelden of nooit gebeuren; b Enkelvoudige onderhandse aanbesteding (aanvraag van 1 offerte).

3.2

De beginselen van aanbestedingsrecht

Hierboven is het juridisch speelveld beschreven aan de hand van regelgeving en soorten procedures. De regeltechnische complexiteit van de materie is een gegeven. Boven deze complexiteit stijgen juridische beginselen uit die altijd gelden, dus ook in die gevallen dat de gemeente een procedure van eigen fabricaat doorloopt. Het aanbestedingsrecht (zowel regelgeving als jurisprudentie) wordt door deze principes aangedreven. Het zijn: b Het beginsel van objectiviteit en gelijke behandeling (van potentiële leveranciers); b Het beginsel van transparantie (van het inkoop- en aanbestedingsproces);

16


b b

Het gebod een passende mate van openbaarheid te betrachten (bij elke opdracht, uitzonderingen daargelaten); Het beginsel van proportionaliteit (van eisen en criteria).

In die gevallen dat een regel weliswaar technisch of naar de letter wordt gevolgd, maar waarin deze beginselen toch met voeten worden getreden is er altijd sprake van een juridisch risico. Waar mogelijk dient derhalve zowel naar de letter als naar de geest van de regels te worden gehandeld. Al met al dwingt dus de juridische context het efficiënt inkopen af. Daarmee dreigt de aandacht vooral uit te gaan naar het vermijden van juridische fouten. De gelijke behandeling de openbaarheid en de transparantie van inkoopprocessen zijn echter veel meer van waarde voor het bereiken van echte concurrentie. Leveranciers die het vertrouwen hebben dat zij in de procedure eerlijke kansen hebben, zullen meer geneigd zijn hun beste been voor te zetten en hun scherpste offerte aan te bieden dan leveranciers die dit vertrouwen niet hebben. Regelgeving staat onder andere in: Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO) b Aanbestedingswet (ontwerp) b Wet implementatie rechtsbeschermingrichtlijnen aanbesteden (WIRA)

3.3

Aanvullende niet-bindende regelgeving

De complexiteit van de materie en de enorme hoeveelheid aan denkbare varianten hebben in Nederland geleid tot diverse brancheafspraken, gegoten in vrijwillig te hanteren reglementen. Aanbestedende lagere overheden kunnen deze reglementen toepasselijk verklaren op eigen aanbestedingsprocedures, maar zijn daartoe niet verplicht. Partijen in de branche zijn met de reglementen vertrouwd. De belangrijkste voordelen voor het gebruiken van deze reglementen zijn hun uitgebalanceerde detaillering en het feit dat zij voor de branche vertrouwd zijn. De voor de dagelijkse praktijk van de gemeente Eindhoven voornaamste reglementen betreffen overeenkomsten voor Diensten, Leveringen en Werken. Het zijn: b Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005) b De UAV en UAV-gc

17


4

Keuzes omtrent de procedurele kant van een aanbesteding

In dit hoofdstuk zijn de keuzes opgenomen die over de procedurele kanten van een aanbesteding gaan. De keuzes zijn gemaakt binnen de ruimte die de wet hiervoor laat en combineren de eisen van rechtmatigheid en de wensen van doelmatigheid.

4.1 1.

Passende mate van openbaarheid De Europese beginselen schrijven voor dat aan elke potentiële inschrijver een ‘passende mate van openbaarheid’ wordt gegarandeerd, zodat de markt voor mededinging wordt geopend. Deze eis geldt altijd, dus ook voor transacties onder de drempelwaarden voor het verplicht doorlopen van een Europese aanbestedingsprocedure.

Eindhoven kiest er voor om als volgt om te gaan met dit vereiste van de ‘passende mate van openbaarheid’: a) Voor Europese aanbestedingen wordt gepubliceerd op www.aanbestedingskalender.nl en het europees publicatiebureau. Meer publiciteit mag, maar uitsluitend nadat de Europese publicatie is verschenen. b) Openbare procedure in elk geval gedurende minimaal 21 dagen een publicatie op www.aanbestedingskalender.nl en www.eindhoven.nl geplaatst, zodat marktpartijen tijdig hun interesse kenbaar kunnen maken. Meer publiciteit mag. Directe benadering van partijen mag slechts nadat de publicatie op www.aanbestedingskalender.nl en www.eindhoven.nl is verschenen. Het is niet toegestaan bepaalde partijen de aanbestedingsdocumentatie te verstrekken nog voordat concurrenten die moeten reageren op de publicatie daarover zouden kunnen beschikken. Het langer aan een offerte kunnen werken kan een concurrentievoordeel opleveren. c) Per definitie worden onderhandse aanbestedingen (aanbestedingen waarin een beperkt aantal partijen direct wordt benaderd) in het geheel niet gepubliceerd.

4.2

Uniform hanteren van procedures

2. Eindhoven kiest voor concernbrede uniformering in het gebruik van de verschillende aanbestedingsprocedures. Dat betekent dat zo objectief mogelijk aan de hand van het object van de inkoop, de geschatte waarde van de inkoop en de complexiteit van de inkoop/levering/implementatie wordt bepaald welke type procedure wordt doorlopen.

18


Bij een aanbesteding onder de Europese grens in zeer bijzondere, uitzonderlijke gevallen, het college van burgemeester en wethouders over een 1 op 1 gunning kan beslissen De op de volgende pagina opgenomen tabel bepaalt welke procedure wordt gevolgd.

19


WERKEN

DIENSTEN & LEVERINGEN

Raming

Eenvoudige opdracht

complexe opdracht

Raming

eenvoudige opdracht

complexe opdracht

Vanaf

Europese openbare

Europese niet-openbare (*) procedure

Vanaf 193.000

Europese openbare

Europese niet-openbare (*) procedure

4.845.000

procedure

Europese publicatie op

( = Europese

procedure

Europese publicatie op www.aanbestedingskalender.nl

(= Europese drempel)

Europese publicatie

www.aanbestedingskalender.nl

drempel)

Europese publicatie

op

op

www.aanbestdingskal

www.aanbestedindsk

ender.nl

alender.nl

4.845.000

Openbare procedure

Niet-openbare (*) Procedure

193.000 tot 75.000 Openbare procedure

tot 500.000

www.aanbestedingsk

www.aanbestedingskalender.nl en

www.aanbestedingsk

alender.nl en

www.eindhoven.nl

alender.nl en

www.eindhoven.nl

Niet-openbare (*) Procedure www.aanbestedingskalender.nl en www.eindhoven.nl

www.eindhoven.nl

Bij voorkeur gunnen

Meervoudig onderhands

op basis van

Geen publicatie

75.000 tot 25.000

Bij voorkeur gunnen

Meervoudig onderhands

op basis van

Geen publicatie

raamovereenkomst.

raamovereenkomst.

Indien niet

Indien niet

500.000 tot

beschikbaar dan

beschikbaar dan

50.000

Meervoudig

Meervoudig

onderhands

onderhands.

Geen publicatie

Geen publicatie

Bij voorkeur gunnen

Enkelvoudig onderhands

Bij voorkeur gunnen

Enkelvoudig onderhands

op basis van

Geen publicatie

op basis van

Geen publicatie

50.000

raamovereenkomst

25.000

raamovereenkomst.

tot

Indien niet

tot

Indien niet

0

beschikbaar dan

0

beschikbaar dan

Enkelvoudig

Enkelvoudig

onderhands

onderhands

Geen publicatie

Geen publicatie

* ‘Niet-openbaar’ staat niet voor ‘non-publicatie’, maar betekent dat de procedure een fase van voorselectie kent. Alleen geselecteerde partijen kunnen offreren.

20


4.3

Toelichtende opmerkingen bij de tabel

De in de tabel aangegeven procedures voor aanbesteden zijn de minimaal te hanteren procedures. Aanbesteden volgens een zwaarder regime, d.w.z. een procedure die hoger in de tabel is genoteerd, mag altijd. Aanbesteden volgens een lichter regime d.w.z. volgens een lager in de tabel opgenomen procedure mag in principe niet. Er zijn twee categorieën van gevallen waarin afwijken van de tabel wel is toegestaan, namelijk de bijzondere gevallen die in het BAO worden aangeduid en gevallen waarin de hierna opgenomen hardheidsclausule toepasselijk is. Uitzonderingen beschreven in het BAO Het BAO bevat verschillende vormen van uitzonderingen. 3.

Als op een voorgenomen inkoop een uitzondering uit het BAO toepasselijk is, kan met een beroep op die uitzondering ook worden afgeweken van deze beleidsnota.

Een belangrijke categorie uitzonderingen in het BAO vormen de in aanbestedingsjargon ‘bijlage 2b diensten’. Bijlage 2 onderdeel B geeft een opsomming van diensten waarop het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (afgekort Bao) slechts gedeeltelijk van toepassing is. Voor deze zgn. 2B- diensten gelden alleen (art. 21 Bao): b de voorschriften m.b.t. het opnemen van technische specificaties in de aanbestedingsdocumenten (art. 23 Bao) b het toepassen van de ‘juiste’ technische voorschriften (art. 23 Bao) b de verplichting om de aankondiging van de gegunde opdracht te publiceren in het Publicatieblad van de EG, m.u.v. raamovereenkomsten waarvan de gunning voldoet aan art. 32 Bao (art.35 lid 12 t/m 16 Bao) Onder 2B-diensten zijn begrepen: b Hotel- en restauratiediensten b Vervoer per spoor b Vervoer over het water b ‘Vervoersondersteunende’ diensten b Juridische diensten b Arbeidsbemiddeling b Opsporings- en beveiligingsdiensten, uitgezonderd vervoer per pantserwagen b Diensten voor het onderwijs en beroepsonderwijs b Gezondheidszorg en sociaal-maatschappelijke diensten b Diensten voor cultuur, recreatie en sport b ‘Overige’ diensten

21


"Indien er sprake is van een 2b-dienst gelden de aanbestedingsvormen uit het schema (soorten en bedragen) met de daaraan gekoppelde drempelwaarden voor enkelvoudig onderhands, meervoudig onderhands en (nationaal) openbaar, met dien verstande dat opdrachten met een drempelwaarde boven de Europese drempelwaarde minimaal meervoudig onderhands worden aanbesteed." De 2B-diensten zijn d.m.v. CPV-codes nader afgebakend. Toch is niet altijd duidelijk of specifieke diensten hieronder vallen. Jurisprudentie wijst op een restrictieve uitleg en daarom is maatwerk vereist. Ook als het 2B-regime van toepassing is, moeten de algemene rechtsbeginselen van het aanbestedingsrecht, te weten transparantie, openbaarheid en non-discriminatie, worden gerespecteerd. M.b.t. transparantie en openbaarheid bepaalt de aanwezigheid van een ‘grensoverschrijdend belang’ of een aankondiging van opdracht al dan niet moet worden gepubliceerd op (ten minste) de eigen website. Het principe van non-discriminatie vereist een ‘objectieve grondslag’ voor te selecteren leveranciers. 4.

Als in een concreet geval de door de tabel voorgeschreven procedure zou leiden tot neveneffecten die, gelet op de doelstellingen van dit beleid, als onevenredig nadelig moeten worden beschouwd, kan er voor worden gekozen een andere procedure te doorlopen mits deze alternatieve procedure positief getoetst is op rechtmatigheid.

Deze uitzondering is bedoeld voor incidentele specifieke gevallen. Gebruik van deze hardheidsclausule wordt steeds vooraf schriftelijk beargumenteerd. Tijdgebrek door te laat starten met een inkooptraject is geen geldige reden voor een beroep op deze clausule. Splitsingsverbod 5.

Opdrachten mogen niet worden gesplitst in kleinere opdrachten om het principe van openbare aanbesteding te ontduiken

Bundeling van inkooppakketten moet uitgangspunt zijn en daar waar sprake is van repeterende gelijksoortige opdrachten is het afsluiten van een raamovereenkomst voor de hand liggend. Raamovereenkomst 6.

Indien een inkoopbehoefte periodiek terugkerend is wordt er naar gestreefd in te kopen via meerjarige raamovereenkomsten.

Het sluiten van raamovereenkomsten biedt als voordeel dat er minder vaak hoeft te worden aanbesteed, hetgeen een besparing oplevert op de inzet van ambtelijke capaciteit. Het biedt als bijkomend voordeel dat er sprake is van volumevergroting

22


van de opdracht, met naar verwachting in de meeste gevallen scherpere prijsconcurrentie. Indien sprake is van relatief eenvoudige vaak voorkomende gelijksoortige opdrachten kan het beste een raamovereenkomst worden aangegaan. Voor producten en/of opdrachten waarvoor een raamovereenkomst is afgesloten, kan voor deelopdrachten tot opdrachtverlening worden overgegaan aan de leverancier waarmee de raamovereenkomst is afgesloten. De raamovereenkomst zelf zal over het algemeen een zodanig totaalvolume hebben dat deze via een openbare aanbesteding op de markt wordt gezet. Hiervoor gelden weer de grenzen, zoals weergegeven in de tabel op pagina 14. Openbare aanbesteding en aanbesteding na voorselectie Bij complexe opdrachten die onder moeilijke omstandigheden moeten worden uitgevoerd en waarbij de opdrachtgever risico’s loopt, is het nodig dat de aanbieder over de juiste middelen en ervaring beschikt. Groter nog zijn de risico’s als fouten in de uitvoering van de opdracht moeilijk te ontdekken zijn en als de gevolgen van fouten omvangrijk zijn. Om te voorkomen dat een ongeschikte aanbieder toch inschrijft en door zijn lage prijs wellicht de opdracht ontvangt, dient een voorselectie plaats te vinden. Door deze voorselectie wordt de concurrentie en daarmee de prijsdruk weliswaar verkleind, maar daartegenover staat dat de kwaliteitsrisico's, de kosten van projectsturing, kwaliteitscontrole en nazorg worden verlaagd. Onderhandse aanbesteding De enkelvoudige onderhandse aanbesteding wordt ook wel 1 op 1 benadering of “gunning uit de hand” genoemd. Deze vorm past bij kleine opdrachten, de kosten waar een aanbestedingsproces zichzelf niet terugverdient. Bij de meervoudig onderhandse aanbesteding worden ten minste drie gegadigden uitgenodigd om in te schrijven, er is geen maximum voorgeschreven. 7.

Eindhoven kiest er voor dat elke inkoop- en aanbestedingsprocedure zo wordt ingericht, dat al gedurende de procedure niet alleen de prijs en de technische en kwalitatieve voorwaarden worden vastgesteld, maar ook de contractsvoorwaarden worden vastgesteld.

Eindhoven doet dit door: a) een eigen contract aan het bestek (of offerteaanvraag) toe te voegen, ofwel b) een modelcontract van andere herkomst aan het bestek (of offerteaanvraag) toe te voegen. In alle gevallen worden de gemeentelijk inkoopvoorwaarden van toepassing verklaard en aan het bestek (of offerteaanvraag) toegevoegd.

23


De voor de inkoop verantwoordelijke bepaalt afhankelijk van het geval of het aan de inschrijvers is toegestaan op deze juridische voorwaarden tegenvoorstellen te doen. In geval tegenvoorstellen zijn toegelaten, bepaalt het bestek hoe deze zullen meewegen bij de gunningbeslissing. Een waarschuwing is op zijn plaats. Vanwege de zogenaamde problematiek van de “battle of forms” is het wenselijk dat de Eindhovense inkoopvoorwaarden worden verstrekt en van toepassing verklaard, voordat de leverancier zijn voorwaarden bij zijn offerte voegt. Bij algemene voorwaarden geldt namelijk tot op bepaalde hoogte dat ‘wie het eerst komt, die het eerst maalt’. 8.

Als wordt ingekocht via een aanbestedingsprocedure wordt er buiten deze procedure niet meer onderhandeld over wezenlijke aspecten van de opdracht.

Deze bepaling vult de vorige bepaling aan. Het komt voor dat een aanbestedingsprocedure kan worden afgesloten met een bericht van voorgenomen gunning, maar dat er tegelijkertijd een behoefte bestaat om in overleg met de winnaar van de aanbesteding een aantal ‘puntjes op de i’ te zetten. Hier dient terughoudend mee te worden omgegaan. Uitgangspunt is dat de aanbestedingsprocedure zo wordt ingericht dat alle puntjes op de i al zijn geplaatst. De realiteit is dat er meestal toch nog wel nader overleg wenselijk is. Dat overleg is slechts beperkt toegestaan. Het mag niet gaan over wezenlijk onderdelen van de opdracht zoals bijvoorbeeld hoeveelheden, prijs en kwaliteit. 9.

In geval Eindhoven een opdracht waarvoor een aanbestedingsprocedure is gestart tussentijds zou wensen aan te passen, wordt de procedure gestaakt en wordt voor de aangepaste opdracht een nieuwe procedure gestart tenzij de aanpassing gering is én alle bekende gegadigden daadwerkelijk in staat zijn hier adequaat op te reageren.

24


5

Selectie- en gunningscriteria

Inkoop kan worden gebruikt ter ondersteuning van doelen van politiek-bestuurlijke aard, maar evenzo van bedrijfsmatige aard. In de onderlinge afweging zullen kosten en baten met elkaar in balans moeten zijn. Dit resulteert in de volgende keuzes.

5.1

Algemene overwegingen over selectie- en gunningscriteria

10. Eindhoven kiest er voor om als uitgangspunt het gunningcriterium te hanteren van de economisch meest voordelige inschrijving. Als subcriteria zullen daarbij altijd ‘prijs’ en ‘kwaliteit’ worden gebruikt met eventueel aanvullende criteria. Waar mogelijk wordt ook vooraf bekend gemaakt welke aspecten van een aanbieding worden meegewogen bij het beoordelen van de prijs, de kwaliteit en de eventuele andere criteria. De prijs is een begrip dat veel verschijningen kent. Zo kan er naar de geoffreerde prijs worden gekeken, maar kan ook de zogenaamde “total cost of ownership” over een bepaalde periode worden beoordeeld, op voorwaarde dat het bestek hierover klip en klaar is geweest. Zo zal vooraf expliciet kenbaar moeten zijn welke kostenposten in de ‘total cost of ownership’ worden meegenomen en welke niet. Kwaliteit kan bijvoorbeeld serviceniveau, esthetische vormgeving of gebruiksvriendelijkheid betekenen. Ook hier is het wenselijk waar mogelijk aan te geven welke kwaliteitsaspecten van invloed zullen zijn bij het beoordelen van aanbiedingen. 11. In de aankondiging van de opdracht danwel in het stuk dat de opdracht beschrijft, dient het relatieve gewicht te zijn opgenomen van alle criteria en subcriteria die worden gehanteerd. Dit geldt zowel voor selectiecriteria als voor gunningscriteria 12. In gevallen dat gunning uitsluitend plaats vindt op basis van de laagste prijs moet aannemelijk zijn gemaakt dat het hanteren van bijkomende criteria onwenselijk of onnodig is.

25


Kwaliteitseisen bij aanbestedingen worden dusdanig opgesteld dat ze passen bij de ontstane behoefte. De op te stellen programma’s van eisen dienen eenvoudig, sober maar adequaat te zijn en dus niet omgeven door een “gouden randje” teneinde zorgvuldig om te gaan met de beschikbare budgetten. 13. Het participeren in aankoopcentrales (art. 18 BAO, gezamenlijke inkoop met andere partijen) is toegestaan, maar hier hoeft niet actief naar te worden gestreefd. Wordt er via een aankoopcentrale ingekocht, dan is voor het Eindhovense aandeel het Eindhovens inkoop- en aanbestedingsbeleid toepasselijk. Het meer gezamenlijk inkopen binnen het gemeenteconcern brengt het nodige aan veranderingen met zich mee. Een complexe organisatie, zoals de gemeente Eindhoven, met een veelheid aan primaire processen, waaraan inkoop ondergeschikt is, dient te waken voor te veel veranderingen in een te korte tijd. Bovengemeentelijke inkoopsamenwerking voegt extra complexiteit toe. Het is een bewuste keuze externe samenwerking wel toe te staan maar niet actief op te zoeken. Deze beleidskeuze biedt de mogelijkheid kansen te zien en grijpen, maar legt geen verplichtingen op. Dienstverlening in het publieke domein Elk kwartaal wordt aan het college de aanbestedingskalender voorgelegd. Dit is een overzicht van alle Europese aanbestedingen die naar verwachting dat kwartaal zullen worden opgestart. Het college kan bepalen welke van deze aanbestedingen zij nog op de collegetafel terug willen zien in de vorm van een voorstel voor het programma van eisen en de goedkeuring voor gunning. In de regel liggen deze aanbestedingen in het publieke domein. Gedacht moet worden aan aanbesteding van personenvervoer (leerlingenvervoer), inburgeringtrajecten en grote projecten in de stad. Als er een aanbesteding in het publiek domein plaatsvindt die nog niet in de jaarlijkse commissienotitie werd genoemd, kan tussentijds een commissienotitie aan de betrokken raadscommissie worden voorgelegd. De inbreng van de commissie over het gewenste ambitieniveau voor de kwaliteit in een concrete aanbesteding wordt betrokken bij het opstellen van de aanbestedingsdocumenten. Als beleidskader 15 van toepassing is, kan de raad bij de bespreking van de betreffende evaluatie of visie tevens zijn inzichten over te stellen kwaliteitseisen aangeven.

5.2

Duurzaam inkopen

Het college van burgemeester en wethouders heeft bij besluit van 24 januari 2006 een beleidskader ‘Sociale aspecten van aanbestedingen’ vastgesteld. Daarbij is opdracht

26


gegeven het beleidskader in deze nota te verwerken. Het beleidskader van 24 januari 2006 geeft een overzicht van beschikbare juridische technieken voor de bevordering van sociale en milieudoelstellingen via inkopen en aanbesteden. Te noemen zijn het hanteren van bijzondere selectiecriteria, gunningcriteria, bijzondere bestekseisen of bijzondere contractsvoorwaarden. Over deze technische mogelijkheden zal ook de nodige informatie worden opgenomen in de per intranet te verspreiden ‘best practices’ (zie hierover paragraaf 9.2 van deze nota). Over de ‘wenselijkheden’ spreekt het beleidskader van 24 januari 2006 zich nog niet uit. Als algemene voorwaarde voor het verbinden van sociale of milieuoverwegingen aan de uitvoering van een overheidsopdracht geldt dat het resultaat van die overwegingen verenigbaar moet zijn met het EG-Verdrag (transparant, nondiscriminatoir, objectief, proportioneel, maar ook in overeenstemming met het vrije verkeer van diensten en personen). In het navolgende zijn de beleidskeuzes opgenomen die de gemeentelijke organisatie dwingen gebruik te maken van de mogelijkheden. Belangrijk uitgangspunt is daarbij dat op microniveau de afweging wordt gemaakt hoe in bij de voorkomende inkoop sociale en milieuaspecten kunnen worden meegenomen. Het college zal zich periodiek laten informeren over de effecten van deze bepalingen. Zie hierover ook paragraaf 8.4 (Inkoopcontrol) van deze nota. Bij het ramen van eventuele financiële nevenaffecten zullen ook de directe en indirecte besparingen moeten worden meegenomen, die binnen de desbetreffende sociale of milieu beleidsdomeinen worden gehaald. Daarbij geldt financiële dekking vanuit de budgetten voor deze domeinen als besparing. Andersom wordt er geen besparing geraamd als er geen dekking is vanuit het betreffende beleidsdomein. De voor een inkoop of aanbesteding operationeel verantwoordelijken dragen zorg voor het ramen van de eventuele meerkosten. Zij hebben een haalplicht waar het gaat om de informatie omtrent besparingen c.q. dekking vanuit de budgetten van de bijzondere beleidsdomeinen. Andersom rust op de houders van deze sociale en milieu budgetten een brengplicht. Zij verstrekken de benodigde informatie over mogelijke besparingen en zij zorgen actief voor het daadwerkelijk aanbieden van dekking vanuit hun budgetten. De balans van deze bepalingen moet er voor zorgen dat daadwerkelijke kansen gegrepen worden, en wel met zo min mogelijk wrijvingskosten. De facto worden dus de houders van de budgetten op de sociale en milieubeleidsterreinen uitgedaagd om de houders van inkoopbudgetten te stimuleren.

27


14. In gevallen dat een Openbare of Europese aanbesteding moet worden doorlopen, wordt onderzocht of de belangen van duurzaamheid en milieu via de betreffende inkoop kunnen worden behartigd. Bij het maken van de afwegingen worden alle interne en externe effecten meegewogen en worden alle wettelijke mogelijkheden bezien. In geval er sprake is van meerkosten wordt bezien of voor deze kosten budgettaire dekking kan worden verkregen uit het betreffende beleidsdomein. De gemeente Eindhoven heeft d.m.v. deelname aan het programma duurzaam inkopen het "Convenant Duurzaam Inkopen" ondertekend. De gemeente heeft aldus verklaard: b dat geharmoniseerde, betrouwbare en in de praktijk bruikbare milieu - informatie beschikbaar wordt gesteld. De informatie wordt zodanig geordend dat milieucriteria worden gegeven waarmee functioneel goed, concurrerend en met voldoende mogelijkheden kan worden ingekocht; b deze informatie te zullen betrekken bij inkoop en aanbestedingen; b bereid te zijn haar inkoopkennis in te brengen bij het Programma Duurzaam Inkopen. 15. In gevallen dat een Openbare of Europese aanbesteding moet worden doorlopen, wordt onderzocht of de belangen van arbeidsmarktbeleid (zoals het belang van re-integratie, het creëren leerling-werkplaatsen, minderhedenbeleid, jongerenbeleid etc.) kunnen worden behartigd. Bij het maken van de afwegingen worden alle interne en externe effecten meegewogen en worden alle wettelijke mogelijkheden bezien. In geval er sprake is van meerkosten wordt bezien of voor deze kosten budgettaire dekking kan worden verkregen uit het betreffende beleidsdomein. 16. In alle gevallen dat een Openbare of Europese aanbesteding moet worden doorlopen, wordt onderzocht of de belangen van de Sociale Werkvoorziening kunnen worden behartigd. Bij het maken van de afwegingen worden alle interne en externe effecten meegewogen en worden alle wettelijke mogelijkheden bezien. In geval er sprake is van meerkosten wordt bezien of voor deze kosten budgettaire dekking kan worden verkregen uit het betreffende beleidsdomein. In voorkomend geval kan er een tegenstelling bestaan tussen harde zakelijk inkoop enerzijds en het streven om via inkoopbeleid te bevorderen dat de SW-sector voldoende werkgelegenheid kan bieden aan SW-personeel. Deze bepaling probeert de brug te slaan. Deze bepaling verlangt dat er voorafgaand aan een inkoop wordt gecontroleerd of er geleverd zou kunnen worden door een SW-bedrijf en of dit zou kunnen tegen de gewenste condities. Ook wordt geraamd of er sprake zou zijn van een kostenverhogend effect.

28


In geval er twijfel bestaat over de omvang van het kostenverhogend effect of over de budgettaire dekking van dit effect kan er aanleiding zijn de keuze voor te leggen aan het college. Dit wordt ter beoordeling overgelaten aan het ambtelijk management van de organisatie. Ambities: Lokale overheden en de Rijksoverheid hebben voor de komende jaren ambities vastgesteld ten aanzien van Duurzaam Inkopen. Lokale overheden streven naar 75% Duurzaam Inkopen in 2010 en 100% Duurzaam Inkopen in 2015. Deze ambities gelden voor producten, werken en diensten waarvoor landelijke en getoetste en dus reële criteria opgesteld zijn. Door de gezamenlijke Duurzame Inkoop van producten, werken en diensten stimuleren de gezamenlijke overheden de markt voor Duurzaam Inkopen en voorzien de markt van een enorme impuls. De gemeente Eindhoven besteedt jaarlijks ongeveer € 220 miljoen aan inkoop van producten, werken en diensten. De door het Ministerie van VROM gehanteerde definitie van Duurzaam Inkopen luidt: “Duurzaam inkopen gaat uit van een goede balans tussen mens, omgeving en economie (people, planet, profit). Dit betekent dat organisaties die duurzaam inkopen rekening houden met het milieu en met sociale aspecten. Met sociale aspecten wordt bijvoorbeeld gedoeld op arbeidsomstandigheden, zoals kinderarbeid. Bij milieuaspecten gaat het om het effect van het product op het milieu, bijvoorbeeld door energie- of materiaalgebruik.” Duurzaamheid en Klimaatbeleid is één van de huidige beleidsspeerpunten van de gemeente Eindhoven. In de vastgestelde Kaderstelling Duurzaamheid en Klimaatbeleid is Duurzaam Inkopen opgenomen als één van de activiteiten binnen de pijler Duurzaam Ondernemen. Daarnaast is Duurzaam Inkopen opgenomen in het vastgestelde Uitvoeringsprogramma Klimaatbeleid. Duurzaamheideisen; de financiën De duurzaamheideisen die bij aanbestedingen worden gesteld zijn afkomstig van Agentschap.nl (onderdeel ministerie van Economische Zaken) . Agentschap.nl bepaalt de minimale eisen (die zijn wij verplicht te volgen) en eventueel kan de gemeente Eindhoven daar nog aanvullingen op doen. Er is nog relatief weinig ervaring met deze eisen wat betekent dat er geen realistische schatting gemaakt kan worden van de financiële consequenties. De verwachting op korte termijn is dat duurzaamheid extra kosten met zich mee zal brengen, op de langere termijn is het naar verwachting kosten neutraal.

29


Duurzaamheid en de ISO 26000 richtlijn ISO 26000 is een internationale richtlijn; een hulpmiddel voor bedrijven (en andere organisaties) voor het implementeren van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Het is geen eisen stellende norm en kan dus niet worden gebruikt voor certificering. De richtlijn helpt organisaties te bepalen wat MVO voor hen betekent. De richtlijn gaat uit van 7 MVO-principes, en 7 MVO-kernonderwerpen die vallen onder maatschappelijke verantwoordelijkheid. De definitieve versie wordt eind 2010 verwacht. Duurzaamheid; hoe leggen we verantwoording af De gemeente Eindhoven heeft het convenant duurzaam inkopen ondertekend, dit betekent dat we in 2010 voor 75% duurzaam moeten inkopen. Het ministerie van VROM gaat dit eens in de 2 jaar (voor het eerst in 2011) monitoren. De meting gaat over geheel 2010. Door agentschapNL zijn voor 45 productgroepen duurzaamheidscriteria vastgesteld. Bij de monitoring wordt nagegaan of en zo ja welke duurzaamheidscriteria zijn toegepast. Natuurlijk moet ook aangegeven worden waarom duurzaamheidscriteria niet zijn toegepast. De resultaten van deze monitor worden gebruikt om, indien nodig, het inkoop en aanbestedingsbeleid aan te passen en anderszins voorstellen te doen. MVO-principes ISO 26000 benoemt 7 generieke MVO-principes. Deze principes vormen de basis bij ieder besluit en iedere activiteit van een organisatie. Het gaat om de volgende principes: 1. Accountability (verantwoording nemen en afleggen) 2. Transparantie 3. Ethisch gedrag 4. Respect voor stakeholdersbelangen 5. Respect voor weten regelgeving 6. Respect voor internationale gedragsnormen 7. Respect voor mensenrechten Per principe geeft de richtlijn aan op welke manier een organisatie hier invulling aan kan geven. MVO-kernthema's Naast de MVO-principes, benoemt ISO 26000 7 MVO-kernthema's die in iedere organisatie aandacht moeten krijgen.

30


Deze kernthema's zijn onderverdeeld in 36 subthema's, de zogeheten MVO-issues. Organisaties moeten zelf bepalen of en in hoeverre een bepaald MVO-issue relevant is, maar ze moeten in ieder geval iets doen met elk van de 7 kernonderwerpen. Per subthema geeft ISO 26000 richtlijnen om invulling te kunnen geven aan de thema's. Bestuur van de organisatie 1. Mensenrechten 2. Arbeidsomstandigheden 3. Milieu 4. Eerlijk zakendoen 5. Consumentenaangelegenheden 6. Betrokkenheid bij de ontwikkeling van de gemeenschap Waarom ISO 26000? Het systematisch integreren van MVO in een bedrijf kan best ingewikkeld zijn. Zo zijn er vele internationale conventies, verdragen en richtlijnen die over MVO gaan - zoals de ILO-normen, OESO-richtlijnen, Global Compact en GRI. ISO 26000 is mede gebaseerd op deze internationale richtlijnen en gedragsnormen, en helpt bij de implementatie ervan. Voor organisatie is het een hulpmiddel om vorm en inhoud te geven aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Wereldwijd ISO is een wereldwijde organisatie en de richtlijn is tot stand gekomen met medewerking van organisaties en experts uit meer dan 90 landen. Het opstellen van de richtlijn heeft plaatsgevonden op basis van 'argumenten en consensus'. Er is dus een breed draagvlak voor ISO 26000 onder verschillende stakeholdergroepen: bedrijfsleven, overheid, vakbonden, consumenten, NGO's en overige partijen. Wat betekent dit voor Eindhoven? Naar verwachting wordt de richtlijn eind 2010 vastgesteld worden. Het Inkoop en aanbestedingsbeleid zal systematisch op deze richtlijn getoetst worden. De resultaten hiervan zullen (inclusief bijpassende voorstellen) aan het college worden voorgelegd. Verwijderd: 5. 3 S

5.3

Social return

Met opmaak: Kop 2

Social return kan in algemene zin omschreven worden als het door leveranciers bijdragen aan de inzetbaarheid van mensen, bij voorkeur in Eindhoven. Voorbeelden hiervan zijn het beschikbaar stellen van stageplaatsen en het aanbieden van traineeships, maar ook het bieden van werk of werkervaringsplaatsen aan mensen die een uitkering uit de Wet Werk en Bijstand ontvangen of uit overige categorieën niet vrijwillig werkloze werknemers.

31


We willen social return niet beperken tot inzet wwb-ers. Aan het werk helpen van wwers, wajongers en beschikbaarstellen van stageplaatsen is ook onderdeel van social return. De mogelijkheid om social return letterlijk af te kopen wordt niet geboden. Uit recente ervaring blijkt dat leveranciers dit (en ook eventuele boetes) verrekenen in de kostprijs Maatwerk is bij het uitvragen van social return noodzakelijk; het moet passen bij datgene wat wij inkopen en van potentiële leveranciers vragen. De volgende punten komen altijd aan bod: 4. kunnen we de werkzaamheden inbesteden, dat wil zeggen kunnen we ze uit laten voeren door werknemers uit de WSW (voor Eindhoven de Ergon); 5. 6.

welke harde eisen kunnen we stellen; hoeveel en welke inzet aan WWBers, anderszins werkloze werknemers, stages en traineeships kunnen we stellen; Zijn beide eerder genoemde punten niet mogelijk, welke zachte eisen zijn mogelijk die we strak monitoren.

. De afweging om in de aanbesteding voor een bepaald percentage social return als minimum eis te stellen is sterk afhankelijk van de soort aanbesteding. Toetsing op naleving gebeurd op de volgende wijze: Om de toezeggingen op het gebied van social return, gedaan door gecontracteerde leveranciers in aanbestedingen, te concretiseren en de doelstellingen ervan te realiseren, voert de projectleider social return overleg met betrokken leveranciers op individuele basis. De gemaakte afspraken worden vastgelegd in een convenant dat zowel door de gemeente als de leverancier wordt ondertekend. De projectleider onderhoudt periodiek contact met de leverancier in de vorm van gesprekken waarbij de voortgang van de afgesproken prestaties wordt gemonitord en geverifieerd aan de hand van stukken zoals arbeids- en stageovereenkomsten. De projectleider vervult zowel intern als extern een aanjagende functie op het gebied van social return en rapporteert betreffende de resultaten. Deze afspraken zijn vastgelegd in de door het college vastgestelde Adviesnota Operationalisering beleid social return.(25 mei 2010). Nadere overwegingen Het bestuur van de Gemeente Eindhoven hecht veel waarde aan een goed functionerende Sociale Werkvoorziening in de regio. Het direct en onderhands gunnen van opdrachten aan een individueel SW-bedrijf is echter, gezien de doorwerking van de Europese regelgeving in nationale aanbestedingen, beperkt mogelijk. Dat betekent dat waar het gezien de aard van de opdracht mogelijk is, bij aanbesteding een sociaal criterium wordt opgenomen om te bevorderen dat SWgeïndiceerde medewerkers worden ingezet. Dit betekent dat SW-bedrijven in onderlinge concurrentie kunnen inschrijven of hun medewerkers via andere bedrijven (inschrijvers) kunnen inzetten.

32


Ook de zogenaamde “Percelenregeling” uit de Europese richtlijn biedt ruimte. Delen van opdrachten tot maximaal 20% van de waarde èn met een bovengrens van € 1.000.000,-- voor werken en € 80.000 voor leveringen en diensten kunnen onderhands worden gegund. En dus ook aan een SW-bedrijf. De waarde van het onderhands gegunde deel blijft meetellen in de raming van de totaalwaarde van de opdracht. Bij een Europese aanbesteding moet de direct gegunde deelopdracht worden vermeld in de “Aankondiging van opdracht”. Kleine opdrachten (zie de tabel op pagina 14) kunnen voor wat betreft het rechtmatigheidaspect altijd 1 op 1 aan een SW-bedrijf worden gegund. Omdat het integreren van sociale aspecten van groot belang en nastrevenswaardig wordt geacht, is er een Handboek Social return opgesteld met mogelijke insteken. Ergon Bij het maken van de afweging of een bepaalde dienstverlening onderhands bij Ergon wordt ingekocht, moeten alle interne en externe effecten worden afgewogen. De gemeente dient bestaande overeenkomsten (bijvoorbeeld t.a.v. postbezorging) te respecteren en de door Ergon te verrichten diensten dient in te bedden te zijn in de gemeentelijke interne bedrijfsvoering. Het onderhands inkopen bij Ergon is een gemeentelijke bevoegdheid en geen verplichting. Daarnaast dient van marktconforme tarieven uitgegaan te worden en dienen ten aanzien van de te leveren dienstverlening duidelijk garantie- en resultaatsverplichtingen overeengekomen te worden.

33


6

Beleidskeuzes met betrekking tot integer en ethisch verantwoord handelen

Inkoop en aanbesteding zijn bij uitstek activiteiten, waarbij de gemeente voortdurend moet waken voor het feit dat zij met haar eigen optreden haar maatschappelijke positie ondermijnt. Integriteit, objectiviteit en betrouwbaarheid dienen voortdurend voorop staan. Dit houdt verder ook in dat de gemeente moet waken voor met wie zaken wordt gedaan. Belangrijk is dat bij leveranciers gelet wordt op of er, ethisch gezien, sprake is van onbesproken gedrag. De hieronder opgenomen beleidskeuzes dragen hieraan bij. De fundamentele arbeidsnormen als geformuleerd door de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO) zijn onverkort van toepassing in Nederland (en andere lidstaten van de EU). In de Inkoopvoorwaarden van de gemeente Eindhoven wordt de eis opgenomen dat de opdrachtnemer moet garanderen zich aan deze fundamentele arbeidsnormen te houden. De inkoopvoorwaarden worden in aanbestedingstrajecten altijd opgenomen als randvoorwaarde waaraan de opdrachtnemer zich moet conformeren. Wanneer het om grensoverschrijdende situaties gaat, geldt hetzelfde mits de minimumnormen niet in strijd zijn met het Gemeenschapsrecht. Voor in Nederland uitgevoerde opdrachten gelden als minimumnorm de verplichtingen op het gebied van arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden, inclusief die betreffende collectieve en individuele rechten, die voortvloeien uit de toepasselijke wetgeving op het gebied van arbeid, uit de jurisprudentie en/of uit collectieve overeenkomsten. Voor Europese aanbestedingen is in dit verband artikel 27 van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten relevant. Dit artikel stelt verplicht dat in het beschrijvend document in het kader van de aanbesteding wordt aangegeven door de aanbestedende dienst "bij welk orgaan de gegadigden of inschrijvers informatie kunnen verkrijgen over verplichtingen ten aanzien van de bepalingen inzake belastingen, milieubescherming, arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden die gelden in Nederland of, indien de verrichtingen buiten Nederland worden uitgevoerd, die gelden in het gebied of de plaats waarde verrichtingen worden uitgevoerd en die gedurende de uitvoering van de overheidsopdracht op die verrichtingen van toepassing zullen zijn". En voorts dat de aanbestedende dienst de inschrijvers of de gegadigden verzoekt "aan te geven dat zij bij het opstellen van hun inschrijving rekening hebben gehouden met de verplichtingen uit hoofde van de bepalingen inzake de arbeidsbescherming en de arbeidsvoorwaarden die gelden op de plaats waar de verrichting wordt uitgevoerd".

34


De gemeente heeft ervoor gekozen om het bepaalde in artikel 27 van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidopdrachten ook van toepassing te verklaren op overheidsopdrachten waarvan de waarde beneden de Europese drempelwaarde ligt, maar die overeenkomstig dit beleid door middel van een publicatie openbaar moeten worden gemaakt (zie hiervoor de tabel in hoofdstuk 4). Het college van burgemeester en wethouders zal actief reageren op signalen waaruit zou kunnen blijken, dat een partij die een gemeentelijke aanbesteding gewonnen heeft, zich bij de uitvoering van de gemeentelijke opdracht niet houdt aan het toepasselijk arbeidsrecht. Mocht blijken dat het signaal (gedeeltelijk) op waarheid berust, dan treedt het college van burgemeester en wethouders handelend op binnen de geldende juridische randvoorwaarden. Als deze randvoorwaarden beëindiging van het contract toe staan, kan deze beëindiging een serieuze optie zijn. 17. Schijn van belangenverstrengeling dient door alle personen betrokken bij een inkoop- of aanbestedingsproces te worden vermeden. 18. In die gevallen dat het geldend aanbestedingsrecht of dit beleid niet letterlijk toepasselijk zijn, wordt naar de geest en strekking gehandeld. 19. Bij twijfel omtrent de integriteit van leveranciers worden alle beschikbare wettelijke instrumenten gebruikt om deze twijfel te ontkrachten danwel te bevestigen. Dit betekent dat in dergelijke gevallen eventueel bevoegde toezichthoudende autoriteiten worden benaderd voor informatie (zoals bijvoorbeeld NMA, OPTA). Ondersteuning wordt hierbij verleend door de binnen de gemeente werkzame juridische adviseurs en inkoopadviseurs. 20. Eindhoven staat voor de kwaliteit van haar handelen. In die gevallen dat op aangeven van een bij een aanbesteding betrokken partij wordt vastgesteld dat fouten zijn gemaakt in de loop van een aanbestedingsprocedure worden deze fouten erkend en waar mogelijk gecorrigeerd. 21. Eindhoven voorkomt waar mogelijk dat contracten worden gesloten met partijen die direct of via toeleveranciers profiteren van kinderarbeid of slechte zorg voor arbeidsomstandigheden of met partijen die zich schuldig maken aan discriminatie.

35


7

Beleidskeuzes over bijzondere onderwerpen

Het is bekend dat er in de dagelijkse Eindhovense praktijk een aantal onderwerpen is dat regelmatig voor hoofdbrekens zorgen. Deze bijzondere kwesties komen in dit hoofdstuk aan bod. De hier gemaakte keuzes zijn met name bedoeld om houvast te bieden.

7.1 Midden- en kleinbedrijf (MKB) 22 Om het MKB te stimuleren is er voor gekozen om bij openbare en Europese aanbestedingen daar waar mogelijk in kleinere percelen aan te besteden. Bij de meervoudig onderhandse procedure wordt tenminste een regionale partij uitgenodigd om in te schrijven. Tevens worden in het kader van innovatief aanbesteden vaker flexibelere selectie-eisen gehanteerd die zo goed mogelijk recht doen aan de belangen van regionale partijen. Met dit criterium wordt getracht de belangen van midden- en kleinbedrijf te dienen.. Een verkaveling van een opdracht in kleinere percelen mag niet worden gebruikt om in plaats van een Europese aanbestedingsprocedure een lichtere procedure te doorlopen (het ‘splitsingsverbod’). Een opdracht die dus gelet op de geraamde waarde Europees moet worden aanbesteed, wordt ook daadwerkelijk Europees aanbesteed, ook als deze in kleinere kavels op de markt gezet welke afzonderlijk onder de drempelwaarde blijven. Voor elke kavel wordt dan de Europese procedure gevolgd. Dit kan door in 1 procedure meerdere kavels onder te brengen, of door meerdere afzonderlijke Europese procedures te doorlopen. Hoe zit het met concessies? Concessies zijn vergeleken met klassieke contracten ingewikkelde constructies. Bij een klassiek contract is de ene partij tot een betaling verplicht en levert de andere partij een goed of een dienst of bouwt deze een werk. De essentie van een concessie is dat een marktpartij met (meestal) een overheidspartij een contract sluit om aan het publiek publieksdiensten aan te bieden. Bekende vormen zijn de tolwegen en het openbaar vervoer. Minder bekend zijn bijvoorbeeld de contracten waarmee het uitbaten van een parkeergarage wordt uitbesteed. Ook het uitbaten van een telecommunicatienetwerk zou per concessie aan de markt kunnen worden overgelaten. Vaak ontvangt de partij die een concessie aanschaft een exclusieve positie.

36


Met concessiecontracten kunnen grote bedragen gemoeid zijn. Daarom zijn ook voor marktpartijen de belangen aanwezig om in concurrentie naar concessies te kunnen mededingen. Om deze reden wordt de volgende beleidskeuze gemaakt: 23. Bij het verlenen van opdrachten voor concessies moet een procedure worden gevolgd, die ook gevolgd zou moeten of mogen worden in de denkbeeldige variant dat er geen concessie zou worden verstrekt, maar er via afzonderlijke klassieke contracten zou worden gecontracteerd. Volgens deze maatstaf zou dus een concessie, waarbij een partij een brug aanlegt en deze vervolgens via tol exploiteert de denkbeeldige transactie relevant zijn waarin de gemeente als opdrachtgever de brug zou laten bouwen. De vraag is dan welk bedrag daarmee gemoeid zou zijn. Ligt dat bedrag hoger dan de drempel voor Europees aanbesteden, dan is ook voor het verstrekken van de concessie het doorlopen van de Europese procedure aangewezen. De vergelijking met de denkbeeldige variant dat er klassiek zou worden ingekocht, geldt ook voor situaties waarin niet zozeer een werk centraal staat, maar waarin het gaat om een levering of een dienst. De toegestane procedures volgen uit het BAO. (Het BAO is niet van toepassing op concessies voor diensten). Zie ook de tabel op pagina 15.

Publiek private samenwerking (PPS) De term PPS kent geen duidelijke definitie. Het kenniscentrum PPS van het ministerie van Financien (http://pps.minfin.nl) geeft de volgende beschrijving: PPS is een samenwerkingsverband waarbij overheid en bedrijfsleven, met behoud van eigen identiteit en verantwoordelijkheid, gezamenlijk een project realiseren op basis van een heldere taak- en risicoverdeling. Het resultaat van de samenwerking is meerwaarde: een kwalitatief beter eindproduct voor hetzelfde geld, of dezelfde kwaliteit voor minder geld. Er ontstaat voordeel voor beide partijen: voor het bedrijfsleven ontstaan niet alleen nieuwe kansen op een groeiende markt, ook kan het zelf bijdragen aan een vanuit commercieel perspectief aantrekkelijk project; de overheid creëert perspectief op een hogere kwaliteit en een reductie van projectkosten. De term PPS gebruikt voor overeenkomsten waarin er geen sprake is van een klassieke rolverdeling opdrachtgever – opdrachtnemer (vgl. de hiervoor gemaakte opmerkingen mbt concessies). In sommige PPS situaties zijn dus de contouren van een concessies herkenbaar, in andere PPS constructies is dat minder het geval. De prangende praktijkvraag is ook hier: welke procedure moet doorlopen worden? Wat is toegestaan? Wat is verplicht?

37


In de “Reiswijzer Gebiedsontwikkeling 2009” (publicatie van het ministerie van VROM) wordt voorzien in gebiedsontwikkeling vanuit het publiekrechtelijk instrumentarium volgens de Wet ruimtelijke ordening (Wro) en anderzijds het aanbestedingsrecht. De betrokkenheid van marktpartijen wordt in de Reiswijzer uiteengerafeld in drie fasen: 1. de fase van voorbereiding, waarin de ontwikkelings- en aanbestedingsstrategie wordt bepaald; 2. de fase van uitvoering van de selectie of aanbesteding; 3. de fase van af de (voorlopige) gunning Kortheidshalve wordt hierbij verwezen naar hoofdstuk 6 van de Reiswijzer. PPS-constructies kennen soms een gelaagdheid. Daarbij wordt in een eerste stap een partner gekozen (waarbij soms vanwege praktische omstandigheden de keuzevrijheid nihil is, bijvoorbeeld in het geval de gemeente een locatie wenst te ontwikkelen die in het bezit is van een projectontwikkelaar). In de tweede stap worden vervolgens contracten gesloten met (toe)leveranciers of aannemer waarmee het doel van de PPS partners kan worden bereikt. De partnerkeuze mondt nogal eens uit in de oprichting van een juridische entiteit, zoals bijvoorbeeld een besloten vennootschap of een vennootschap onder firma of een commanditaire vennootschap en koopt vervolgens in. Vanuit deze wetenschap worden de volgende beleidskeuzes gemaakt: 24. Bij het aangaan van PPS contracten (de fase van partnerkeuze) moet die procedure worden gevolgd, die ook gevolgd zou moeten of mogen worden in de denkbeeldige variant dat er geen PPS contract zou worden gesloten en de gemeente haar doel langs klassieke weg (als verwerver, koper, opdrachtgever, exploitant) zou trachten te realiseren. In die gevallen dat deze maatstaf geen duidelijkheid biedt wordt gekozen voor de meest transparante en meest marktconforme procedure. Naast de verplichting op grond van de Richtlijn tot Europese aanbesteding van opdrachten boven de drempelwaarden en de verplichting om ook daaronder transparant te handelen, is de gemeente Eindhoven in het kader van gebiedsontwikkeling ook gehouden aan het eigen aanbestedingsbeleid. Keuze voor integrale aanbesteding Bij een aantal projecten is een verantwoorde scheiding mogelijk tussen opdrachten in het kader van de planontwikkeling, grondexploitatie en opstalexploitatie, betekent uiteraard niet dat Eindhoven er niet voor zou kunnen kiezen om werkzaamheden op deze drie gebieden in een overheidsopdracht te vatten, in een keer aan te besteden en daarmee te kiezen voor het concessiemodel. Eind 2009 heeft de Europese commissie besloten Nederland een formeel verzoek toe te sturen betreffende de gunning door de gemeente Eindhoven van een concessieovereenkomst voor

38


openbare werken betreffende de bouw van een gemeenschapscentrum. Tijdens het schrijven van dit aanbestedingsbeleid is deze zaak nog volop in ontwikkeling. Doorleggen van de aanbesteding In geval van een GEM(grondexploitatiemaatschappij) is sprake van een PPS. Het overdragen van de aanbestedingsactiviteit door de gemeente aan de marktpartij is onderhevig aan jurisprudentie van het Europese Hof. Daaruit blijkt: 1. doorleggen is toegestaan indien er een noodzaak is om door te leggen. Hiervan is sprake indien de grond voor 100% in eigendom is van een marktpartij en er sprake is van een wettelijk recht op zelfrealisatie. 2. doorleggen mag niet in de gemeente de vrije keus heeft om door te leggen dan wel zelf aan te besteden. Dat is het geval als de gemeente 100% van de grond in eigendom heeft. De marktpartij zal contractueel worden verplicht om de bepalingen uit de Richtlijn c.q. het gemeentelijk aanbestedingsbeleid overeenkomstig toe te passen en worden schendingen daarvan financieel verhaald op de marktpartij. De gemeente Eindhoven zal wel toezicht houden op het feitelijk verloop van de aanbesteding. 25. De met de PPS partner opgerichte rechtspersoon/personenvennootschap dient de in deze nota gemaakte beleidskeuzes te volgen als de gemeente binnen de rechtspersoon de dominante partij is doordat de gemeente ofwel minimaal 50% van het kapitaal fourneert ofwel doordat de gemeente voor minimaal 50% de zeggenschap binnen de rechtspersoon in handen heeft. Van gemeentewege wordt er in de fase van de partnerkeuze op ingezet dat deze beleidskeuzen zullen worden nageleefd. Het kan vanzelfsprekend voorkomen dat in de fase van partnerkeuze al afspraken zijn gemaakt omtrent de opdrachtverlening door de op te richten vennootschap / personenvennootschap of dat er niet voldoende onderhandelingspositie is die het mogelijk maakt deze eis te stellen.

Subsidies De samenloop van subsidieverstrekking en inkoop en aanbesteding is uiterst complex. Soms lijkt er sprake te zijn van een juridisch technische keuze die maakt dat een relatie in een subsidiebeschikking wordt vormgegeven, dan wel in een contract dat door twee partijen wordt ondertekend,.valt de relatie buiten de definitie van een inkoop. De reikwijdte van dit beleid is immers beperkt tot al datgene waartegenover een factuur staat. Dit betekent de volgende beleidskeuze: 26. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is niet toepasselijk op subsidieverstrekking.

39


Dat betekent echter niet dat in de subsidiesfeer plots kan zijn toegestaan wat in de inkoopsfeer niet mag. Het ligt daarom voor de hand dat, in die gevallen dat sprake is van potentiële concurrentie onder subsidieontvangers, naar analogie van dit beleid wordt gehandeld. Hierbij komt nog een extra dimensie. De gezonde marktwerking wordt ook beschermd door de regels omtrent staatssteun. Er dient derhalve een brede afweging en analyse te worden gemaakt in al die gevallen waarin wordt overwogen in een marktsetting subsidies te verstrekken. Ook hier dient het gemeentelijk streven te zijn gericht op transparantie en optimale concurrentieverhoudingen. Wat te doen met voorwaarden die worden gesteld door subsidieverstrekkers zoals de rijksoverheid? Het komt veelvuldig voor dat gemeentelijke projecten een financiering die ten dele wordt verzorgd door rijkssubsidies of Europese gelden. Daarbij hanteren deze externe geldverstrekkers nogal eens administratieve voorwaarden. Door deze voorwaarden zo letterlijk mogelijk te vertalen in voorwaarden die in een aanbestedingdocument of inkoopcontract worden opgenomen, wordt het risico verkleind dat een subsidie lager wordt vastgesteld dan eerder (voorlopig) toegekend. 27. Voorwaarden die van administratieve aard zijn, worden doorvertaald naar de opdrachtnemers van de gemeente. Dit geschiedt op de meest gerede wijze, bijvoorbeeld door bijzondere besteksbepalingen op te nemen of door bijzondere contractsbepalingen te hanteren. Waar mogelijk wordt al in de inkoop- of aanbestedingsprocedure vastgelegd dat opdrachtnemer aansprakelijk is voor schade in de vorm van het wegvallen van de cofinanciering, voor zover dit is te wijten aan toerekenbaar tekortkomen door de opdrachtnemer/leverancier. Gelet op de complexiteit van deze materie is het inschakelen van juridische advisering hierbij verstandig. Gelden de aanbestedingsregels onverkort voor de inhuur van ingenieurs(diensten) en architecten? Het antwoord op deze vraag is ja. De Europese aanbestedingsregels kennen geen lichter regime voor de inkoop c.q. aanbesteding van ingenieursdiensten. In navolging van de Europese systematiek gelden ook de beleidskeuzes uit deze nota onverkort voor ingenieursdiensten.

40


Hoe de geraamde waarde van een opdracht te bepalen? Het BAO bevat in artikel 9 een uitgebreide regeling die voorschrijft hoe opdrachten geraamd moeten worden. Bij twijfel is het absoluut verstandig advies in te winnen bij een ter zake deskundige jurist of inkoopadviseur. Aanvullend en ter verduidelijking kan nog wel het volgende worden opgemerkt. Als eenmaal is vastgesteld dat onze gemeente een inkoopbehoefte heeft, schrijven de aanbestedingsregels voor dat de waarde van de opdracht wordt geraamd. Het is deze geraamde waarde die moet worden vergeleken met de drempelbedragen die in de Europese regels en in de tabel op pagina 15 zijn opgenomen. De raming van de waarde van een opdracht is een rekenexercitie. Deze exercitie vergt logischerwijs dat een zekere beschrijving van de opdracht en met name de begrenzing daarvan, beschikbaar is. Wat hoort bij de opdracht en wat valt daar buiten? Het is op basis van deze beschrijving, dat de waarde door de gemeente moeten worden geraamd. Ten behoeve van de raming kunnen een paar vuistregels worden aangereikt. Prestaties die onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn, behoren tot één 1. opdracht. De levering van bouwmaterialen is onlosmakelijk met het bouwen verbonden. Zonder materialen is het fysiek onmogelijk om te bouwen. Beide kostenposten zullen in de berekening van de geraamde waarde meetellen. Het lenen van geld bij een bank ten behoeve van het bouwproject is doorgaans niet onlosmakelijk aan het bouwen verbonden. De beslissing om externe financiering aan te trekken is een vrijwillige keuze. Neem in een raming alle prestaties mee die nodig zijn om te komen tot een 2. werkend en bedrijfszeker product. 3. Bij de rekenexercitie voor goederen die regelmatig worden aangeschaft wordt een ritme van kalenderjaren (1 januari – 31december) aangehouden. Neem in de rekenexercitie ook mee de transacties van eerder in het kalenderjaar en de transacties die naar verwachting in het kalenderjaar nog zullen volgen. Komt de optelsom boven het drempelbedrag, ga dan uit van een aanbestedingsplicht conform de Europese richtlijnen, ook voor de afzonderlijke transacties. 4. Voor overeenkomsten met een bepaalde looptijd geldt de cumulatieve waarde, berekend over de looptijd. Voor overeenkomsten met een onbepaalde looptijd en overeenkomsten met een looptijd van 48 maanden of langer geldt de waarde berekend over 48 maanden. De raming is uitsluitend een rekenexercitie. De uitkomst van de berekening bepaalt alleen welke procedure dient te worden doorlopen. het is mogelijk om na de keuze voor de procedure de opdracht onder te verdelen in kleinere percelen of kavels. Deze hoeven zelfs niet per se gelijktijdig aanbesteed te worden, zolang voor de delen maar de procedure wordt gevolgd die ook zou gelden gold voor het geheel

41


In hoeverre kan er gebruik gemaakt worden van raamovereenkomsten? Het BAO bevat in artikel 32 een regeling voor raamovereenkomsten. Het is mogelijk met een partij een raamovereenkomst te sluiten, het is ook mogelijk met meerdere partijen parallel raamovereenkomsten te sluiten. Die laatste variant maakt het mogelijk om van bestelling tot bestelling minicompetities te organiseren waarin alleen de partijen waarmee een raamovereenkomst is gesloten kunnen participeren.. In hoeverre is elektronisch aanbesteden mogelijk? Elektronisch aanbesteden is mogelijk gemaakt in artikel 33 BAO, dat gaat over zgn. dynamische aankoopsystemen. Dit beleid schrijft niet voor of en wanneer er elektronisch c.q. dynamisch dient te worden aanbesteed. Kunnen ondernemingen in combinatie inschrijven? Ja, dit is mogelijk. Artikel 48 BAO houdt zelfs in dat ondernemingen, om aan minimum- of selectie eisen te voldoen, een beroep kunnen doen op de draagkracht en middelen van andere ondernemingen als zij aantonen daadwerkelijk over deze middelen en of draagkracht te kunnen beschikken.

42


8

Organisatie en werkwijze van inkoop en aanbesteding

8.1

Algemeen

Het algemene organisatiebeleid van de gemeente Eindhoven staat verwoord in het Organisatiereglement 2009.6. Dit beleid werkt ook door in het domein van inkopen en aanbesteden. Dat wil zeggen dat hierin uitgangspunten staan genoemd die mede bepalend zijn voor het organiseren en vormgeven van de inkoop- en aanbestedingstaken binnen de gemeente. Centraal in het Organisatiereglement staat het besturingsmodel. Eindhoven heeft gekozen voor het directiemodel. In lijn met het directiemodel worden de ondersteunende functies (staf/facilitair) zoveel mogelijk op basis van gemeentebrede samenwerking uitgevoerd. Zo ook de gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsfunctie. Op deze manier wordt van het inkopen en aanbesteden een beter resultaat verwacht in termen van effectiviteit (waaronder rechtmatigheid), efficiency en kwaliteit (professionaliteit) Het feit dat de inkoop- en aanbestedingstaak binnen de gemeente zoveel mogelijk op basis van gemeentebrede samenwerking plaatsvindt, betekent niet dat het inkopen en aanbesteden niet langer een verantwoordelijkheid van het lijnmanagement is. Deze blijft ook hiervoor – volgens het principe van “integraal management” – verantwoordelijk. Alleen dient hierbij rekening gehouden te worden met de wettelijke en gemeentebrede kaders en richtlijnen op dit terrein. De gemeentebrede samenwerking op het terrein van inkopen en aanbesteden wordt ondersteund vanuit een gemeentebrede inkooporganisatie. Daarnaast bestaan er ook gemeentebrede werkafspraken. Hieronder staan daarvan de contouren uitgewerkt.

8.2

Positionering en inrichting inkooporganisatie

In overeenstemming met het algemene organisatiebeleid van de gemeente, zoals hiervoor onder paragraaf 8.1 is toegelicht, is er sprake van een gezamenlijke inkooporganisatie7. Deze is ingericht met de bedoeling om het proces van inkopen en aanbesteden gemeentebreed te ondersteunen. Dit in de zin van coördineren, stimuleren, bewaken, en zonodig regisseren. Om dit te realiseren zijn de volgende type functies ingesteld: b beleids- en controlfunctie; b adviseursfunctie inkoop en aanbesteden; 6

Organisatiereglement (versie april 2009) opgesteld door de sector Control.

7

Momenteel is de gezamenlijke inkooporganisatie een onderdeel van de sector AIHD.

43


b

adviseursfunctie inkoop en contractmanagement

Tot de beleids- en controlfunctie worden de volgende taken gerekend: het beheren van deze beleidsnota, het beoordelen van het daadwerkelijk effect van deze nota, het continu monitoren van de kwaliteit van het gemeentelijk inkopen en aanbesteden en het doen van eventuele verbetervoorstellen. Tot de inkoopadviseursfunctie worden de volgende taken gerekend: het bieden van voorlichting over het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid, adviseren omtrent de te hanteren aanbestedingsprocedures, faciliteren bij het uitwerken van inkoop- en aanbestedingstrajecten, waaronder ook het intern adviseren en helpen met duurzaam inkopen in samenwerking met de afdeling milieu en het mee ontwikkelen van een gezamenlijke inkoop- en aanbestedingsinfrastructuur. Voor wat betreft de advisering omtrent de te volgen aanbestedingsprocedures, vindt zonodig samenwerking plaats met op dit terrein gespecialiseerde juristen. Rol en betrokkenheid Directieraad en college Jaarlijks, gelijktijdig met de begroting, stelt het college de aanbestedingskalender vast. Deze bevat alle nationale en Europese aanbestedingen van het volgend jaar. Het college bepaalt welke aanbestedingen vallen binnen het maatschappelijk domein. Bij deze aanbestedingen wil zij nadrukkelijk betrokken zijn en moet de conceptofferteaanvraag ter goedkeuring naar het college.Ter afronding van deze aanbestedingen ligt de besluitvorming over de (voorlopige) gunning ook bij het college. Een aantal aanbestedingen moet voor de gunning door middel van een P-dossier aan de verantwoordelijke wethouder ter besluitvorming worden voorgelegd. Het gaat dan om: Leveringen en diensten; contractwaarde 1 miljoen of meer Werken: contractwaarde meer dan 4.8 miljoen. Bij gemeentebrede aanbestedingen zal het projectplan ook door de Directieraad worden besproken. Daarnaast besluit zij ook over gunning bij aanbestedingen met de volgende contractwaarde: Leveringen en diensten: € 75.000< conntract< € 1 miljoen Werken: € 500.000
44


8.3

Inkoopwerkwijze interne organisatie

Naast een gezamenlijke inkooporganisatie wordt de gemeentebrede samenwerking verder versterkt door middel van een gezamenlijke aanpak en werkwijze. Meer specifiek moet hiermee bereikt worden dat: b inkooptrajecten beter voorbereid worden; b de onderhandelingspositie op basis van schaalgrootte wordt versterkt, zodat daarmee beter geprofiteerd kan worden van concurrentie in de markt. Keuzes die hiermee samenhangen zijn de volgende: 28. Bij inkooptrajecten waarbij gemeentebreed ingekocht kan worden, wordt de sector met daarin het grootste belang als trekker en tevens contracteigenaar (Lead-buyer) aangewezen. Dit gebeurt uiteraard in samenwerking met de overige betrokken sectoren. Er wordt portfoliomanagement uitgevoerd op basis van de conclusies van de jaarlijkse inkoopdiagnose. 29. Portfoliomanagement wordt als gezamenlijk hulpmiddel toegepast voor het bepalen van de gewenste inkoopstrategie in de zin van het meer of minder gezamenlijk inkopen. Het behandelt feitelijk de indeling in inkooppakketten en de verdeling ervan. Pakketten worden binnen de gemeente ingedeeld in 3 categorieën: b inkopen op gemeentebreed niveau; b gecoördineerde inkoop, dat wil zeggen gezamenlijk inkopen; b inkopen op sectorniveau. 30. Contractmanagement wordt gemeentebreed als instrument gebruikt om de risico’s, die bij het aangaan van contracten ontstaan, te beheersen en om besparingen mogelijk te maken. Hiermee is het namelijk mogelijk: b rechten en verplichtingen te bewaken; b contracten tijdig te verlengen en te beëindigen; b specificatie van producten tijdens het contracteringsproces te volgen en te bewaken; b te beschikken over historische informatie bij de selectie van partijen. Een wezenlijk onderdeel van contractmanagement is contractbeheer dat ervoor zorgt dat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats beschikbaar is.

45


8.4

Inkoopcontrol

Om de inkoopdoelstellingen te kunnen realiseren, is het belangrijk voortdurend zicht te hebben op de gevolgen van het inkoopgedrag om zonodig bij te kunnen sturen en te handhaven. Teneinde adequaat in te kunnen spelen op toekomstige mogelijkheden. 31. Inkoopcontrol vindt als gemeentebrede taak plaats met oog op het stellen en bewaken van de inkoopdoelstellingen, het verzamelen en analyseren van de benodigde stuur- en beheerinformatie en het treffen van de nodige beheermaatregelen. De controlinformatie dient niet alleen betrekking te hebben op de achterliggende periode (retrospectief), maar ook op de komende periode (prospectief). Als het gaat om informatie over de achterliggende periode kan gedacht worden aan: b spend analyses; b contract compliance (mate van nakomen van afspraken over contractgebruik); b ontwikkeling leveranciersportfolio. b behalen van doelstellingen (rechtmatigheid en de economische, sociale en ethische doelstellingen).

Als het gaat om informatie over de komende periode kan gedacht worden aan het analyseren van bijvoorbeeld: b budgetten en jaarplannen; b projectplannen; b contractgegevens. Tevens vervult inkoopcontrol een belangrijke rol in het verstrekken aan informatie aan de accountant. De accountant toetst de getrouwheid van de jaarrekening en de financiële rechtmatigheid. In dit kader vervult hij ook een controlerende taak ten aanzien van de gemeentelijke aanbestedingen. Als de accountant zou constateren dat aanbestedingen niet juist zijn uitgevoerd, dan kan de raad het college ter verantwoording roepen. Het beleid in de praktijk toegepast en ondersteund

46


9.1

Perspectief budgethouders

Als ideale situatie wordt aangemerkt dat budgethouders bij een gewenste inkoop snel kunnen opschalen naar de noodzakelijke procedure. Daarbij zal de budgethouder in volgorde van oplopende inspanning kunnen inkopen: 1. 2. 3. 4. 5.

Door het plaatsen van een interne bestelling bij het servicecentrum (sector) voor een artikel uit de producten en diensten catalogus ‘PDC’. Door het plaatsen van een bestelling bij een externe leverancier waarmee de gemeente al een raamovereenkomst heeft gesloten. Door voor de eigen behoefte een inkoopprocedure te starten (variërend van enkelvoudig onderhands contracteren tot een Europese aanbesteding). Door te participeren in een gemeentebrede aanbestedingsprocedure. Door als lead buyer c.q. projectleider te participeren in een gemeentebrede aanbestedingsprocedure.

Budgethouders dienen dus altijd snel en gemakkelijk te kunnen vaststellen of zij kunnen volstaan met inkopen per eenvoudige bestelling of niet. Intranet is hier bij uitstek te gebruiken voor het toegankelijk maken van informatie (bijvoorbeeld via een productencatalogus, een contractregister en informatie over het leadbuyerschap). Budgethouders dienen vanwege de opschaling bedacht te zijn op langer lopende inkooptrajecten (aanbestedingen) in die gevallen dat nog niet is voorzien in eenvoudige bestellingen. Na verloop van tijd mag verwacht worden dat er per saldo een aanzienlijke tijdsbesparing wordt gerealiseerd. Budgethouders dienen zicht te hebben op de inkoopdiagnose en inkoopplanning van de gehele organisatie. Dit ‘zicht op’ dient concreet te zijn, zodat een budgethouder snel kan vaststellen voor welke van zijn budgetten hij een aanbestedingsprocedure kan verwachten en dat hij ook een prognose kan maken hoe zwaar zijn rol in deze procedure zal zijn. Budgethouders dragen als aanbrengers van informatie een belangrijke verantwoordelijkheid voor de kwaliteit(betrouwbaarheid) van de inkoopdiagnose en –planning. Op de centrale inkoopfunctie ligt een belangrijke actieve onderzoeksplicht waar het de inkoopdiagnose en inkoopplanning betreft.

9.2

Best Practices

Deze beleidsnota vraagt het nodige van de gemeentelijke organisatie en veronderstelt dat de organisatie de kennis en kunde beschikbaar heeft om op een hoog niveau met inkopen- en aanbesteden om te gaan. De benodigde kennis en kunde zal werkende weg uitgebouwd moeten worden. Dat vergt een gezonde dosis optimisme en soms ook durf.

47


Dit stellend moet onder ogen worden gezien dat deze nota weinig laagdrempelige informatie bevat in de vorm van checklist’s , lijstjes van do’s en don’ts, voorbeelden, modellen etc. Om actuele ontwikkelingen te volgen is periodiek overleg met collega gemeenten in B5 verband. Dit geldt ook voor deelname aan landelijke werkgroepen.

Het is van groot belang dat deze laagdrempelige informatie er wel degelijk komt. Er wordt om deze reden besloten dat er een set van zogenoemde best practices (“tools en templates”) dient te worden ontwikkeld en beheerd. Dit leidt to de beleidskeuze: 32. Er wordt een set van best practices ontwikkeld. Deze set van “tools en templates” dient te bestaan uit voorbeelden, sjablonen, checklists, modeldocumenten, e.d.. Deze dienen voor iedereen toegankelijk te zijn via het intranet.

Alle informatie die in de praktijk nuttig kan zijn als deze op een laagdrempelige wijze beschikbaar is, zal in de best practices aanwezig zijn. b de best practices worden permanent beheerd en geactualiseerd onder verantwoordelijkheid van de centrale inkoopfunctie; b deze nota verplicht niet tot het daadwerkelijk gebruiken van materiaal dat in de best practices aanwezig is. De best practices dienen hun eigen bestaansrecht te bewijzen door op de door de organisatie gewenste wijze te voorzien in daadwerkelijk aanwezige praktijkbehoeften; b Ontsluiting van de best practices geschiedt via het intranet; b De best practices zullen in elk geval de volgende thema’s adresseren: - het onderscheid tussen opdrachten voor werken, diensten en leveringen; - het bepalen van de waarde van de opdracht; - overwegingen omtrent complexiteit van opdrachten in relatie tot te kiezen procedure; - informatie over het faseren en verkavelen van opdrachten; - antwoord op de vragen hoe om te gaan met andere (vergelijkbare) opdrachten; - de uitzonderingen die zijn opgenomen in toepasselijke weten regelgeving; - hoe om te gaan met de mogelijkheid met meerdere partijen tegelijk raamovereenkomsten te sluiten; - de duiding van PPS binnen het aanbestedingsrecht; - welke informatie in welke vorm en op welk moment van gegadigden te verlangen; - hoe om te gaan met een marktsituatie waarin nauwelijks concurrentie aanwezig is;

48


-

9.3

hoe om te gaan met procedurele verwikkelingen, zoals bezwaren, kortgedingen, klachten e.d.

Ombuigingen

De gemeente Eindhoven wil voor inkoop een bezuiniging van € 300.000,- oplopend naar € 3.000.000,- in 2014 realiseren. Hiervoor moeten we wel een aantal stappen zetten. De eerste stap is een onderzoek naar de besparingsmogelijkheden op basis van de inkoopdiagnose 2009/2010. Het resultaat is een verslag met een gemotiveerd voorstel om per inkooppakket bepaalde geraamde besparingen vooraf in te boeken. Hierop kan dan besluitvorming plaatsvinden. Verder intensiveren we de sturing op het gebruik en de naleving van raamcontracten en de marktverkenning/ consultatie. Tot slot verwachten wij dat het verplichte advies van de afdeling inkoop ook hier zijn vruchten gaat afwerpen.

10

Communicatie

Bij het inkopen en aanbesteden staan grote belangen op het spel. Daarbij hoort dat er met de grootst mogelijke zorgvuldigheid wordt gecommuniceerd. Zowel voor, tijdens als na een inkoopproces en zowel intern alsook extern. Het belang van een goede communicatie overstijgt het belang van individuele inkooptrajecten. Het imago van de gemeente is in het geding. Daarmee is ook het belang gegeven om niet alleen goed te communiceren rond individuele inkoop- en aanbestedingstrajecten, maar ook het belang van een goede communicatie over deze beleidsnota. Communicatie rondom dit beleid 33. Binnen het gemeenteconcern berust de verantwoordelijkheid voor de communicatie over deze beleidsnota bij de centrale inkoopfunctie. De communicatie over deze nota is het voorportaal van het daadwerkelijk in de praktijk brengen van deze nota. De verantwoordelijkheid voor het actueel houden van deze beleidsnota ligt bij de afdeling inkoop. 34. Deze nota wordt ook extern gecommuniceerd, en wel via de website www.eindhoven.nl . De publicatie van deze nota is een belangrijk signaal naar de gemeentelijke toeleveranciers. Eindhoven maakt werk van haar inkoop en streeft er naar de markt haar kansen te bieden.

49


Communicatie bij concrete inkooptrajecten 35. Voor aanvang van een inkooptraject sondeert een budgethouder binnen het gemeenteconcern of er budgethouders zijn met vergelijkbare inkoopbehoeftes, zodat gezamenlijk inkopen een serieuze optie kan zijn.

Het gezamenlijk inkopen op terreinen waar dit nog niet gebruikelijk was, vergt een duidelijke inspanning van de direct betrokkenen. Vroegtijdige interne communicatie is een randvoorwaarde. Pas als aan deze voorwaarde is voldaan, kunnen kansen voor gezamenlijke inkoop gegrepen worden. 36. Tijdens een inkoop- of aanbestedingstraject wordt er omtrent de lopende procedure geen enkele mededelingen gedaan, uitgezonderd mededelingen die voor het doorlopen van de procedure noodzakelijk zijn. De gemeente communiceert feitelijk uitsluitend via diegene die voor het betreffende inkooptraject de hoogste operationeel verantwoordelijke is, dan wel diens aangewezen plaatsvervanger. Deze bepaling beoogt te voorkómen dat een opgestarte inkoopprocedure last krijgt van interferentie, doordat elders in de gemeentelijke organisatie contact wordt gelegd door belanghebbenden of derden. Die interferentie kan extern de transparante aanblik van een inkooptraject schaden. Het kan zelfs gebeuren dat onbedoeld een schijn van partijdigheid wordt gewekt. Ook kan er intern een ontregelend effect optreden. Met deze bepaling kunnen de operationeel verantwoordelijken in (relatieve) rust het best mogelijke traject doorlopen. 37. Uitgangspunt is dat de operationele verantwoordelijkheid op ambtelijk niveau ligt. Daarvandaan vindt dus ook communicatie plaats. De formele toedeling van bevoegdheden via mandaat blijven intact. De operationeel voor een aanbesteding verantwoordelijke (doorgaans een projectleider) verifieert dat hij beschikt over de benodigde bevoegdheden, en draagt er voor zorg dat intern de besluitvorming plaatsvindt door personen (ambtenaar, wethouder) of organen (doorgaans college) met de juiste bevoegdheden. Het kan voorkomen dat er lopende een aanbesteding geschillen ontstaan of dreigen te ontstaan. 38. Ook als een conflict ontstaat of dreigt te ontstaan blijft diegene die operationeel voor de aanbesteding verantwoordelijk is het externe aanspreekpunt.Deze ambtenaar draagt er voor zorg dat intern de formeel bevoegde personen of organen correct en tijdig worden geïnformeerd omtrent de ontwikkelingen.

50


Vanzelfsprekend doorkruisen bovenvermelde bepalingen niet de formele lijnen die horen bij mandaat en delegatie. De formeel bevoegde personen of organen kunnen altijd besluiten om in een concreet bijzonder geval wel (zichtbaar) te interveniëren. Een motief hiervoor kan bijvoorbeeld zijn gelegen in de reële verwachting dat ‘een goed gesprek’ op bijvoorbeeld directeursniveau of bestuurdersniveau escalatie van het conflict alsnog kan vermijden.

51

Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Eindhoven

Recommend Documents