Inkoop- & Aanbestedingsbeleid. Gemeente Vlagtwedde

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid

Gemeente Vlagtwedde

Versie Datum

1.0 Januari 2010

Pagina 2 van 33

Inhoudsopgave

Voorwoord

................................................................................................................... 4

Hoofdstuk 1

Inleiding..................................................................................................... 5

Hoofdstuk 2

1.1

Algemeen ............................................................................................ 5

1.2

Doel Inkoop- & Aanbestedingsbeleid ....................................................... 6

1.3

Relatie met andere beleidsterreinen ........................................................ 6

Hoofdstuk 5

Regeling inzake Budgethouders van de gemeente Vlagtwedde 2008 7

Borging van het Inkoop- & Aanbestedingsbeleid ....................................... 7

1.5

Totstandkoming.................................................................................... 7

Begripsbepaling ......................................................................................... 8

2.2

Hoofdstuk 4

Mandaatbesluit ......................................................................... 6

1.3.2 1.4

2.1

Hoofdstuk 3

1.3.1

Definities ............................................................................................. 8 2.1.1

Inkoop..................................................................................... 8

2.1.2

Aanbesteden ............................................................................ 8

Het inkoopproces .................................................................................. 8 2.2.1

Tactische inkoop ....................................................................... 9

2.2.2

Operationele inkoop .................................................................. 9

2.2.3

Strategische inkoop................................................................... 9

2.3

Vormen van marktbenadering ................................................................ 9

2.4

Inkoopfunctie ......................................................................................10

Juridische kaders ..................................................................................... 11 3.1

Wet- en regelgeving naleven .................................................................11

3.2

Basisbeginselen nastreven ....................................................................12

3.3

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid uitvoeren ...............................................13

3.4

Inkoopvoorwaarden toepassen ..............................................................13

Ideële en ethische kaders ........................................................................ 14 4.1

Duurzaam inkopen...............................................................................14

4.2

Maatschappelijke eisen aan ondernemers ...............................................14

4.3

Integriteitseisen aan bestuurders en ambtenaren ....................................15

4.4

Sociaal maatschappelijke doelstelling .....................................................15 4.4.1

Lokale en regionale werkgelegenheid .........................................15

4.4.2

Inbesteden..............................................................................15

4.4.3

Social Return on Investment .....................................................15

4.4.4

Sociaal werkvoorzieningsschap ..................................................16

Economische kaders ................................................................................. 17 5.1

Waardebepaling van de opdracht ...........................................................17

5.2

Te hanteren aanbestedingsprocedures....................................................17 5.2.1

Mogelijkheden tot afwijken........................................................17 © 2010 Purchasing Services International

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeente Vlagtwedde

Versie: 1.0 Datum: 31-05-2010 Referentie: 09.311.TNI

Pagina 3 van 33

5.3

5.2.2

Calamiteiten............................................................................18

5.2.3

Marktsituatie ...........................................................................18

5.2.4

Specialisaties van ondernemers .................................................18

5.2.5

Financieel belang gemeente ......................................................19

5.2.6

Regionale inkoop .....................................................................19

5.2.7

Artistieke of innovatieve opdrachten...........................................19

5.2.8

Afwegingen .............................................................................19

5.2.9

Registratie ..............................................................................19

Selectie- en gunningscriteria .................................................................20 5.3.1

Gewinsituatie voor de gemeente ................................................20

5.3.2

Simulatietoets .........................................................................21

5.4

Marktconsultatie en innovatie ................................................................21

5.5

Omgang met ondernemers ...................................................................21 5.5.1

Hoofdstuk 6

Organisatorische kaders........................................................................... 23 6.1

Inkoopmodel .......................................................................................23

6.2

Inkoopsynergie....................................................................................23 6.2.1

Clustering ...............................................................................23

6.2.2

Regionale inkoopsamenwerking .................................................23

6.3

Hanteren van standaard werkwijzen.......................................................24

6.4

Vertaling van het Inkoop- & Aanbestedingsbeleid naar jaarplannen............24

6.5

Contracteren .......................................................................................25

6.6

Contractbeheer....................................................................................25

6.7 Hoofdstuk 7

Stimuleren lokaal ondernemerschap en werkgelegenheid..............21

6.6.1

Contractenregister ...................................................................26

6.6.2

Archivering .............................................................................26

Contractmanagement...........................................................................26

Evaluatie en communicatie....................................................................... 27 7.1

Evaluatie ............................................................................................27

7.2

Communicatie .....................................................................................27

Bijlage 1

Aanbestedingstabel (drempelbedragen) .................................................. 28

Bijlage 2

Begrippenlijst........................................................................................... 32

© 2010 Purchasing Services International Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeente Vlagtwedde


Pagina 4 van 33

Voorwoord

Voor u ligt het nieuwe Inkoop- & Aanbestedingsbeleid van de gemeente Vlagtwedde. Dit beleid geeft de kaders en spelregels weer voor het inkopen van leveringen, diensten en werken. De gemeente Vlagtwedde wil een integere en betrouwbare opdrachtgever zijn die leveranciers, dienstverleners en aannemers eerlijke en gelijke kansen biedt. Dit nieuwe beleid helpt de gemeente in het streven naar een rechtmatige en doelmatige inkooppraktijk. Het draagt ook zorg voor een juiste inbedding van de actuele politieke thema’s Duurzaamheid en Maatschappelijke betrokkenheid. De gemeente Vlagtwedde wil met dit beleid haar medewerkers en externe leveranciers een handvat bieden voor een professionele samenwerking bij inkooptrajecten. In hoofdstuk 1 wordt ingegaan op de doelstelling met betrekking tot het Inkoop- & Aanbestedingsbeleid gevolgd door hoofdstuk 2 waar dieper ingegaan wordt op inkopen en aanbesteden en het inkoopproces. Vervolgens worden in de daaropvolgende hoofdstukken de beleidsuitgangspunten van het gemeentelijk Inkoop- & Aanbestedingsbeleid verder beschreven, onderverdeeld in: • Juridische beleidsuitgangspunten in hoofdstuk 3; • Ideële en ethische beleidsuitgangspunten in hoofdstuk 4; • Economische beleidsuitgangspunten in hoofdstuk 5; • Organisatorische beleidsuitgangspunten in hoofdstuk 6. Tevens wordt aandacht besteed aan een stukje evaluatie en communicatie in hoofdstuk 7. In het Bao (Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten) wordt in artikel 1 bij begripsbepalingen voor leverancier, aannemer of dienstverlener gesproken over ‘ondernemer’. Voor de leesbaarheid van dit document is er voor gekozen om daar waar leveranciers dan wel dienstverleners of aannemers bedoeld worden, deze aan te duiden als ‘ondernemer’.



Pagina 5 van 33

Hoofdstuk 1

1.1

Inleiding

Algemeen

De organisatie van de gemeente Vlagtwedde is volop in beweging. Eén van de nieuwkomers op het gebied van de ondersteunende diensten is de inkoopfunctie. De inkoopfunctie heeft de doelstelling meegekregen om inkoop binnen de gemeente Vlagtwedde verder te organiseren en te professionaliseren. Te beginnen met het opstellen van een nieuw gemeentelijk Inkoop- & Aanbestedingsbeleid waarin het Inkoop- & Aanbestedingsbeleid, zoals vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders in 2004, is geïntegreerd. Dit Inkoop- & Aanbestedingsbeleid is op het complete spectrum van leveringen, diensten en werken van toepassing. Er zijn meerdere definities van inkoop bedenkbaar, echter de omschrijving die het werkveld van inkoop het best benadert is de definitie: “alles waar een externe factuur tegenover staat”. De gemeente Vlagtwedde is daarbij de inkoper waarbij de gemeente wettelijk als één geheel wordt gezien. Inkoop is een procesmatige activiteit, die men kan onderverdelen in zeven stappen die nader beschreven worden in hoofdstuk 2. Bij inkoop kan het gaan om de verwerving van uiteenlopende zaken zoals software, leerlingenvervoer, re-integratietrajecten, uitzendkrachten, adviesdiensten of kantoormeubilair. Maar ook de aanleg en het onderhoud van riolering, bruggen en wegen, onderhoud van gemeentelijk groen en het bouwen van sportgelegenheden is een inkoopactiviteit. Binnen de overheidssector groeit de aandacht voor inkoop en aanbesteden. Daar is een aantal redenen voor aan te geven die deels met elkaar verband houden: • Toenemende druk op de rechtmatigheid van het handelen op het gebied van inkoop en de daaraan gerelateerde (goedkeurende) accountantsverklaring; • Invoering van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao); • Toenemende druk op de budgetten. Bovendien moeten gemeenten in 2010, dus ook de gemeente Vlagtwedde, duurzaamheidscriteria betrekken bij 75% van haar inkopen met het uiteindelijke doel van 100% duurzaam inkopen in 2015. Dat betekent dat aangeboden producten, diensten en werken – naast de andere criteria – zoveel als mogelijk moeten worden beoordeeld op basis van duurzaamheid, milieuvriendelijkheid en maatschappelijke criteria.



Pagina 6 van 33

1.2

Doel Inkoop- & Aanbestedingsbeleid

Het Inkoop- & Aanbestedingsbeleid geeft sturing aan de inkoopfunctie binnen de hele gemeente Vlagtwedde. Het doel ervan is het eenduidig vastleggen en voor zowel internen als externen toegankelijk maken van wat de uitgangspunten zijn die de gemeente hanteert bij het inrichten van haar inkoopfunctie en het uitvoeren van al haar inkooptaken. Met het ontwikkelen en implementeren van het Inkoop- & Aanbestedingsbeleid streeft de gemeente naar verdere professionalisering van haar inkoopfunctie. Concreet betekent dit dat er moet worden voldaan aan: 1. rechtmatigheid: bij alle inkopen en aanbestedingen wordt minimaal voldaan aan de relevante weten regelgeving op zowel nationaal als Europees niveau; 2. doelmatigheid: het verwervingsproces wordt op een zodanige wijze uitgevoerd dat een maximale bijdrage wordt geleverd om tot een optimale bedrijfsvoering te komen; 3. objectiviteit: het doel is om in te kopen tegen de juiste prijs/kwaliteitsverhouding, waarbij het inkoopproces transparant verloopt en het beoordelen van de aanbieders objectief plaatsvindt; 4. kostenbesparing: inkoopkansen optimaal worden benut door het versterken van inkoopsamenwerking met andere gemeenten; 5. transparantie: de gemeente een integere en betrouwbare opdrachtgever wil zijn, die ondernemers eerlijke en gelijke kansen biedt en tegelijkertijd verantwoording aflegt over de besteding van publieke gelden; 6. kwaliteitsverbetering: de inkoopprocessen een belangrijke bijdrage leveren aan het algehele prestatieniveau van de gemeente, wat moet leiden tot optimalisering van producten, beheersing en vermijding van financiële risico’s; 7. professionaliteit: het vergroten van inkoopkennis en het ontsluiten ervan in de eigen organisatie; 8. eenduidigheid: het beperken van de kosten voor verwervingsactiviteiten (efficiency).

1.3

Relatie met andere beleidsterreinen

Eén van de doelstellingen van het Inkoop- & Aanbestedingsbeleid is het scheppen van kaders om een bijdrage te kunnen leveren aan het algehele prestatieniveau van de gemeente. Het Inkoop- & Aanbestedingsbeleid sluit daarom aan op andere beleidsterreinen: • Mandaatbesluit gemeente Vlagtwedde 2008; • Regeling inzake Budgethouders van de gemeente Vlagtwedde 2008; • Financiële verordening artikel 212 Gemeentewet.

1.3.1

Mandaatbesluit

Het Mandaatbesluit gemeente Vlagtwedde 2008 is per 1 mei 2008 in werking getreden. In dit Mandaatbesluit geeft het college van burgemeester en wethouders, die op grond van allerlei weten regelgeving bevoegdheden heeft gekregen, deze door aan de ambtelijke organisatie. (Bevoegdheden om publiek- (en privaat)rechtelijke beslissingen te nemen). Deze bevoegdheden zijn vastgelegd en van toepassing bij de uitvoering van alle (inkoop)taken van de gemeente Vlagtwedde en geeft de betreffende gemandateerden de bevoegdheid te beslissen en stukken te ondertekenen betreffende het aangaan van overeenkomsten op het terrein van roerende goederen, dienstverlening en werken. Vanuit het oogpunt van rechtmatigheid en integriteit, zoals beschreven in dit Inkoop- & Aanbestedingsbeleid, is het belangrijk dat dit mandaatbesluit strikt wordt nageleefd. © 2010 Purchasing Services International Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeente Vlagtwedde


Pagina 7 van 33

1.3.2

Regeling inzake Budgethouders van de gemeente Vlagtwedde 2008

De Regeling inzake Budgethouders van de gemeente Vlagtwedde 2008 is per 1 mei 2008 in werking getreden. Deze regeling beperkt de reikwijdte van het mandaatbesluit uit 2008.

1.4

Borging van het Inkoop- & Aanbestedingsbeleid

Borging van het Inkoop- & Aanbestedingsbeleid is in eerste instantie belegd bij de Inkoopcoördinator. Deze faciliterende en adviserende taak uit zich in het bieden van handvatten, hulpmiddelen en ondersteuning aan alle organisatieonderdelen om het beleid ten uitvoer te kunnen brengen. De Inkoopcoördinator richt zich op professionalisering van de inkoopfunctie die leidt tot een optimaal resultaat voor de interne opdrachtgever en de inkopende organisatie. Dit betekent dat bij elk verwervingstraject, naast de wettelijke aspecten, aandacht zal worden gevraagd voor de aspecten kosten, tijd, kwaliteit, doelmatigheid en risico. In 2010 zal daartoe implementatie en verankering van ontwikkelde instrumenten en het lokale inkoop- en aanbestedingsbeleid de hoogste prioriteit kennen. Na de periode van bewustwording en implementatie, verschuift de rol van de inkoopadviseur meer van deelnemer in dit inkoopproces naar coördinator van dit inkoopproces.

1.5

Totstandkoming

Bij de totstandkoming van het Inkoop- & Aanbestedingsbeleid van de gemeente Vlagtwedde is de aanpak gevolgd zoals is weergegeven in de handreiking “Verdien aan besteden” uit 2003 van de Vereniging Nederlandse Gemeenten. Ondersteunende instrumenten als procedures, richtlijnen en standaard formats zullen worden opgenomen in het Inkoophandboek. In het Inkoophandboek wordt aandacht besteed aan algemene uitgangspunten en de procedures en verantwoordelijkheden die gekoppeld zijn aan de verschillende inkoop- en aanbestedingsprocessen. De ontwikkeling vindt plaats met intensieve ondersteuning en advisering door het Inkoopadviesbureau PSI. Het inkooporganisatiemodel van de gemeente Vlagtwedde zal worden ingericht volgens de organisatievorm ‘centraal gecoördineerde inkoopfunctie met decentrale participatie’ Hierbij ligt de nadruk op de vorm van gecoördineerd inkopen waarbij de Inkoopcoördinator ondermeer ondersteuning geeft aan de bugethouders (de inkopende medewerkers). Het Inkoop- & Aanbestedingsbeleid gemeente Vlagtwedde 2004 is in dit Inkoop- & Aanbestedingsbeleid vernieuwd en geactualiseerd en vervangt daarmee het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid gemeente Vlagtwedde 2004.



Pagina 8 van 33

Hoofdstuk 2

Begripsbepaling

De begrippen ‘inkoop’ en ‘aanbesteden’ staan niet los van elkaar maar zijn aan elkaar gerelateerd. Zoals hierna zal blijken is aanbesteden een vorm van inkopen.

2.1

Definities

2.1.1

Inkoop

Inkoop wordt in deze notitie gedefinieerd als: Inkoop is alles waar een externe factuur tegenover staat. Dit houdt in dat zowel leveringen, diensten als werken onder de noemer ‘inkoop’ vallen.

2.1.2

Aanbesteden

Aanbesteden is een vorm van inkopen met een specifieke wijze van marktbenadering waarbij de opdrachtgever, na concurrentiestelling, een opdracht gunt. De verschillende fasen van het tactische inkoopproces worden in een aanbesteding gestructureerd doorlopen. Doel is om het inkoopproces op deze wijze transparant, objectief en non-discriminatoir te laten verlopen. Omdat aanbesteden een vorm van inkopen is, wordt in dit beleidsstuk regelmatig alleen het woord inkopen gebruikt, waarbij in dat geval dan ook aanbesteden wordt bedoeld.

2.2

Het inkoopproces

Inkopen is een procesmatige activiteit die men kan onderverdelen in zeven stappen. Er wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen de tactische, operationele en strategische inkoop. Het verloop van het inkoopproces wordt hierin gevolgd. Een nadere uitleg over de stappen in het inkoopproces wordt hierna gegeven.



Pagina 9 van 33

2.2.1

Tactische inkoop

De eerste vier stappen in het inkoopproces behoren tot de zogeheten tactische inkoop en omvat: 1. Inventariseren: bepalen van de behoefte in de eigen organisatie en inventariseren van het aanbod in de markt; 2. Specificeren: opstellen van het programma van eisen, conceptcontract en de offerteaanvraag; 3. Selecteren: aanvragen en beoordelen van offertes en selecteren van ondernemers; 4. Contracteren: eventueel afstemmen met ondernemers en afsluiten contract(en).

2.2.2

Operationele inkoop

De laatste drie stappen in het inkoopproces worden de operationele inkoop genoemd. Zodra de ondernemers zijn gecontracteerd begint de operationele inkoop. Deze omvat: 5. Bestellen: plaatsen van en administratief verwerken van orders; 6. Bewaken: bewaken van het uitleveren van de orders, verifiëren en afhandelen van facturering; 7. Nazorg: afhandelen van klachten en claims, het afhandelen van meer- danwel minderwerk, evalueren contracten.

2.2.3

Strategische inkoop

Naast de tactische en operationele inkoop onderscheidt men de strategische inkoop. De strategische inkoop omvat vraagstukken rondom vertaling, zoals van organisatiebeleid naar inkoopbeleid, analyseren van markten, in- en uitbesteding, contractmanagement, de inkooporganisatie en lange termijn keuzes.

2.3

Vormen van marktbenadering

Bij de gemeente Vlagtwedde zijn een viertal vormen van marktbenadering te onderscheiden: • Enkelvoudig onderhandse aanbesteding: de gemeente kiest zelf een opdrachtnemer uit, indien van toepassing aan de hand van de geldende groslijsten. Er is geen sprake van concurrentiestelling tussen mogelijke opdrachtnemers; • Meervoudig onderhandse aanbesteding: de gemeente kiest zelf een aantal opdrachtnemers uit, indien van toepassing aan de hand van de geldende groslijsten, die worden uitgenodigd een offerte uit te brengen. Er is dus sprake van beperkte concurrentiestelling; • Openbare aanbesteding met of zonder voorafgaande selectie: de gemeente plaatst openbaar een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentiestelling tussen alle mogelijke opdrachtnemers. Bij ‘voorafgaande selectie’ wordt eerst uit de aangemelde gegadigden een (vooraf bepaald) aantal potentiële opdrachtnemers geselecteerd die worden uitgenodigd een offerte uit te brengen; • Europese aanbesteding met of zonder voorafgaande selectie: de gemeente plaatst op europees niveau een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentiestelling tussen alle Europese opdrachtnemers. Om concurrentie te bevorderen is het ook aan te bevelen om aanvullend in de vakbladen een aankondiging te plaatsen.



Pagina 10 van 33

In het Inkoophandboek van de gemeente Vlagtwedde worden deze vier procedures verder uitgewerkt. Openbaar aanbesteden geniet de voorkeur omdat dit maximaal tegemoet komt aan de beginselen van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie. Wanneer het bedrag dat gemoeid is met de inkoop echter beperkt is, wegen de (administratieve) lasten veelal niet op tegen de baten. De gemeente Vlagtwedde hanteert daarom de marktbenaderingswijzen en bijbehorende drempelbedragen bij het aanbesteden van leveringen, diensten en werken als is weergegeven in

Bijlage 1: Aanbestedingstabel

Wanneer een afdelingsmanager of afdeling zelfstandig een aanbestedingsdrempel wil verlagen en een procedure wil toepassen die verplicht is bij een hoger bedrag, dan is dat altijd toegestaan.

2.4

Inkoopfunctie

De inkoopfunctie bestaat uit meer dan alleen maar het inkoopproces. Dit wordt vaak weergegeven in de vorm van het racewagenmodel. Het racewagenmodel, zo genoemd omdat het model lijkt op het achteraanzicht van de bekende Formule 1 auto’s, geeft aan dat elementen als beleid, organisatie, personeel, methoden, procedures en informatievoorziening gezamenlijk de infrastructuur vormen van een organisatie. De inkoopfunctie is hierin een belangrijke schakel tussen externe ondernemers en interne klanten (bijvoorbeeld de afdelingen). Regelmatige metingen van de prestaties van de onderdelen kunnen zorgen voor de nodige bijsturing en ‘fine-tuning’.



Pagina 11 van 33

Hoofdstuk 3

De • • • •

Juridische kaders

volgende juridische beleidsuitgangspunten gelden ten aanzien van inkoop: het naleven van de weten regelgeving; het nastreven van basisbeginselen; de uitvoering van het Inkoop- & Aanbestedingsbeleid; het toepassen van inkoopvoorwaarden.

3.1

Wet- en regelgeving naleven

De gemeente Vlagtwedde is verplicht tot naleving van nationale en Europese weten regelgeving. Dit geldt ook met betrekking tot alle inkopen (leveringen, diensten en werken). In het bijzonder de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen, zoals deze zijn vertaald naar het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao). Belangrijke doelen van de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn: • Stimulering verdere totstandkoming van de interne markt (het vrije verkeer van goederen, diensten, kapitaal en personen) binnen de EU; • Gelijkschakelen van de wetgeving van de afzonderlijke lidstaten van de EU. De richtlijnen zijn namelijk bindend en de nationale wetgeving dient er op te zijn aangepast; • Stimuleren van de vrije, eerlijke concurrentie binnen de EU door openbare bekendmaking van (voorgenomen) opdrachten en gunningen en daarmee de bevordering van de doorzichtigheid van de markt; • Bewerkstelligen van besparingen voor de opdrachtgevers (aanbestedende afdelingen); • Verzekeren van publicatie van ongeveer 20% van het totale volume aan overheidsopdrachten (opdrachten boven de EG-drempelwaarde) dat ongeveer overeenkomt met 80% van de totale waarde van de markt. Naast de Europese regelingen zijn er ook bepaalde Nationale regelingen, zoals het ARW 2005, waarvan naleving voor gemeenten niet verplicht is. De gemeente Vlagtwedde heeft er evenwel voor gekozen om ook deze regelingen te volgen. De gemeente Vlagtwedde streeft elk jaar naar een goedkeurende accountantsverklaring. Een professionele (en daarmee rechtmatige) inkoop draagt hier nadrukkelijk aan bij. Door gebruikmaking van aanbestedingsdossiers wordt aan de accountant en de raad inzicht gegeven in het verloop van verwervingstrajecten. Op het gebied van de Aanbestedingswet- en regelgeving is de Inkoopcoördinator de centrale vraagbaak. Hij volgt de ontwikkelingen op dit gebied strak en informeert de organisatie daar waar deze van belang zijn ter stond. Eens in de twee jaar is in januari aanpassing van de Europese drempelwaarden een eerste belangrijk feit. Dit heeft de vorige keer begin 2008 plaatsgevonden en is december 2007 als zodanig aangepast in het Inkoop- & Aanbestedingsbeleid gemeente Vlagtwedde. Vanaf januari 2010 gelden verlaagde drempelbedragen zoals in bijlage 1 is weergegeven.



Pagina 12 van 33

Het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) van juli 2005 zal vervangen worden door de nieuwe Aanbestedingswet. Deze Aanbestedingswet was in 2006 door de Tweede Kamer aangenomen maar in 2008 door de Eerste Kamer verworpen. Redenen voor verwerping zijn dat de Aanbestedingswet geen recht doet aan de ontwikkeling van de professionaliteit van de inkoopfunctie en zelfs een verlamming van de inkoopfunctie teweeg brengt, zal leiden tot een toename van administratieve lasten en juridische procedures en een verspilling van overheidsgelden met zich meebrengt. Inmiddels is er een Denktank Aanbestedingswet opgericht. Het kabinet wil zo snel mogelijk een nieuw wetsvoorstel laten vaststellen. De nieuwe Aanbestedingswet zal zeker haar invloed hebben op het inkopen en aanbesteden van alle overheden en wordt als zodanig opgenomen in het lokale beleid.

3.2

Basisbeginselen nastreven

De grondbeginselen van het EG-verdrag en daarmee de Europese aanbestedingsrichtlijn zijn transparantie, objectiviteit, non-discriminatie en proportionaliteit. Deze grondbeginselen hanteert de gemeente Vlagtwedde op alle inkopen en aanbestedingen ongeacht of de opdrachtwaarde zich nu boven dan wel onder de geldende Europese drempelwaarde bevindt. Hiermee onderstreept ze het belang van openbare controle op bestuurlijke en ambtelijke integriteit, en de doelmatige besteding van publieke gelden. Een belangrijke randvoorwaarde is dat de inspanning die noodzakelijk is om aan deze grondbeginselen te kunnen voldoen, past bij de grootte van de inkopen. In hoofdstuk 5 wordt dit nader ingevuld. Basisbeginselen: • Objectiviteit (integriteit): de beslissingen in de verschillende fasen van het inkoopproces zijn uitsluitend zakelijk gemotiveerd. Er mag geen verstrengeling zijn met persoonlijke motieven van de beslisser; • Transparantie (doorzichtigheid): ofwel het openbaarheidsbeginsel dat inhoudt dat een overheidsopdrachtgever zoveel mogelijk openbaarheid betracht bij het uitvoeren van zijn aanbestedingsprocedure en wordt zowel vooraf gegeven als achteraf in de vorm van verantwoording. Alle beslissingen in het inkoopproces en de bijbehorende motivering moeten controleerbaar zijn; • Non-discriminatie: ook wel het gelijkheidsbeginsel genoemd. Iedere mededingende onderneming krijgt in beginsel een gelijke kans voor de gunning van de opdracht. Hiermee vormt de overheid een waarborg voor willekeur; • Proportionaliteit: de kern van dit beginsel wordt gevormd door het idee, dat de eisen en wensen op een dusdanige wijze gesteld worden, dat deze in verhouding staan tot de te vergeven opdracht. • Vertrouwensbeginsel en zelfbindende werking: dit houdt in dat indien een overheidsinstelling bij een procedure spelregels met de aanbieder heeft afgesproken deze daar ook aan gebonden is.



Pagina 13 van 33

3.3

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid uitvoeren

Om het in de praktijk gemakkelijk te maken aan de twee bovengenoemde uitgangspunten, naleven weten regelgeving en naleven basisbeginselen, te kunnen voldoen, wordt bij alle aanbestedingen (zowel boven als onder de drempels voor Europees aanbesteden) zoveel mogelijk gebruik gemaakt van het Inkoophandboek. Hierin worden handvatten en richtlijnen gegeven voor de inrichting van de (Europese) aanbestedingsprocedures (inkoop- en aanbestedingsregels). Dit kan nadere uitwerking zijn van mogelijkheden die in het Bao worden gegeven, omdat de gemeente Vlagtwedde bepaalde onderwerpen belangrijk(er) vindt. Het kan ook gaan om handvatten en richtlijnen die de transparantie, objectiviteit en non-discriminatie bij aanbestedingen onder de Europese aanbestedingsdrempel borgen, rekening houdend met de omvang van de inkopen. Voorbeelden van dergelijke handvatten en richtlijnen (aanbestedingsregels) zijn: • een stappenplan voor het aanbestedingsproces; • invulling van de verschillende typen van marktbenadering; • richtlijnen voor het opstellen van de inkoopstrategie; • de te hanteren selectie- en gunningscriteria; • de wijze van communiceren met inschrijvers over de gunning; • contracteren, contractbeheer en contractmanagement. De inkoop- en aanbestedingsregels sluiten aan op de ontwikkelingen binnen de gemeente Vlagtwedde en op externe ontwikkelingen zoals bijvoorbeeld de invoering van een nieuwe Aanbestedingswet.

3.4

Inkoopvoorwaarden toepassen

Bij iedere inkoop worden in beginsel de Inkoopvoorwaarden van de gemeente Vlagtwedde van toepassing verklaard en wordt door de gemeente Vlagtwedde een (concept)contract opgesteld. In bijzondere omstandigheden kan met de wederpartij worden overeengekomen om één of meerdere bepalingen te vervangen door voorschriften in de overeenkomst die meer op de specifieke situatie zijn toegesneden. Voor inkopen waarvoor in de branche gebruikelijke algemene voorwaarden correct zijn gedeponeerd en waarmee de gemeente goede ervaring heeft, kan besloten worden in te stemmen met de gehele of gedeeltelijke toepasselijkheid daarvan.



Pagina 14 van 33

Hoofdstuk 4

Ideële en ethische kaders

Zowel de overheid als de maatschappij legt de laatste jaren in toenemende mate druk op ondernemers in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Centraal daarin staat de verantwoorde balans tussen de zorg voor het welzijn van de mensen (People), de ecologische kwaliteit (Planet) en de economische welvaart (Profit). Daarnaast speelt ook de integriteit vanuit de gemeentelijke organisatie een belangrijke rol. De ideële en ethische beleidsuitgangspunten geven aan welke waarden en normen de gemeente Vlagtwedde wil uitdragen in het Inkoop- & Aanbestedingsbeleid. De belangrijkste uitgangspunten daarbij zijn: • Duurzaam inkopen; • Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI); • Sociaal maatschappelijke doelstelling.

4.1

Duurzaam inkopen

In het kader van het beschermen en verbeteren van de leefomgeving is duurzaamheid voor de overheid een belangrijk onderwerp. Om vanuit inkoop een bijdrage te leveren aan de doelstelling om in 2010 75% duurzaam in te kopen en vanaf 2015 alles duurzaam in te kopen neemt de gemeente Vlagtwedde duurzaamheidscriteria in haar dagelijkse inkooppraktijk ook op als sociale criteria. Hierbij wordt een verantwoorde balans gezocht tussen milieucriteria, beschikbare budgetten en kosten. Om ook de intentie van de gemeente Vlagtwedde te bevestigen is in 2009 een Nota Duurzaam Inkopen opgesteld en de doelstellingen op het gebied van duurzaam inkopen in het algemene Inkoop- & Aanbestedingsbeleid opgenomen. Onderdeel van het voorstel en het beleid was de Deelnameverklaring Duurzaam Inkopen te ondertekenen. De overheid heeft hierbij een belangrijke voorbeeldfunctie en trekkersrol. Agentschap NL, voorheen SenterNovem, heeft tot nu toe voor ruim vijfenveertig productgroepen criteria ontwikkeld waaraan al die producten en diensten moeten voldoen (www.AgentschapNL.nl/duurzaaminkopen/criteria). In de komende twee jaar heeft de gemeente Vlagtwedde een forse inhaalslag te maken met het toepassen van duurzaamheidscriteria.

4.2

Maatschappelijke eisen aan ondernemers

Het inkoopbeleid beïnvloedt een aantal andere aspecten en wordt daardoor ook beïnvloed. Met name op het terrein van het maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) is dat aan de orde. Bedrijven worden gestimuleerd maatschappelijk verantwoord te ondernemen. De gemeente Vlagtwedde ziet geen aanleiding om bij haar inkoopproces nadere maatschappelijke eisen aan haar ondernemers te stellen. Onder druk van de openbare opinie zal elke zichzelf respecterende ondernemer zich houden aan de in Nederland gangbare normen en waarden



Pagina 15 van 33

waaronder arbeidsvoorwaardelijke aspecten, discriminatie van werknemers of ondernemers, kinderarbeid, ontoereikende arbeidsomstandigheden of andere onethische gedragingen.

4.3

Integriteitseisen aan bestuurders en ambtenaren

Behalve hetgeen wordt bepaald door weten regelgeving stelt de gemeente geen aanvullende eisen ten aanzien van de integriteit van haar ondernemers. Alle inkopen van de gemeenten dienen op objectieve, transparante en niet-discriminerende wijze te worden uitgevoerd. Om zelfs de schijn van het overtreden van de drie grondbeginselen van het EG-verdrag te voorkomen, dienen alle medewerkers van de gemeente zich te houden aan het integriteitsbeleid zoals vastgelegd in de Arbeidsvoorwaarden Centraal Ambtenaren Reglement/Uitwerkingsovereenkomst (CAR/UWO). Momenteel wordt er voor de gemeente gewerkt aan de Gedragscode ambtenaren gemeente Vlagtwedde. De Beroepscode van de Inkoper maakt onderdeel uit van het Inkoophandboek.

4.4

Sociaal maatschappelijke doelstelling

4.4.1

Lokale en regionale werkgelegenheid

De gemeente Vlagtwedde wil in het kader van het gemeentelijk sociaal maatschappelijk beleid zo veel mogelijk mensen in de regio aan het werk hebben en houden. Afzien van een openbare aanbesteding om een opdracht te gunnen aan één of meer lokale bedrijven wordt derhalve - met inachtneming van de vigerende weten regelgeving - als acceptabel beschouwd, indien dit leidt tot een situatie die integraal c.q. op langere termijn (bijvoorbeeld blijvende werkgelegenheidseffecten) van groot belang is voor de samenleving van de gemeente Vlagtwedde.

4.4.2

Inbesteden

Ten aanzien van de inkooptaken betekent dit ook dat de gemeente, alvorens over te gaan tot aanbesteden, eerst “in huis kijkt” of het werk, de dienst of de levering intern aan een onderdeel van de gemeentelijke organisatie kan worden opgedragen (inbesteden).

4.4.3

Social Return on Investment

De methode 'Social Return on Investment' (SROI), het sociaal terugverdienen bij aanbestedingen heeft als doel bij te dragen aan de participatiedoelstelling van het kabinet, in het bijzonder het creëren van stage- en leerwerkplekken en arbeidsplaatsen voor langdurig werklozen, Wajongers en gedeeltelijk arbeidsgeschikten. De methode is met steun van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid tot stand gekomen. Het stimuleren van de lokale werkgelegenheid is een punt van aandacht in het arbeidsmarkt- en re-integratiebeleid van de gemeente. De functionele afdeling kan indien gewenst met een voorstel voor het SROI-beleid van de gemeente Vlagtwedde komen, welke dan in de voorwaarden worden opgenomen. Waar mogelijk kan bijvoorbeeld bij (Europese) aanbestedingen boven een bepaald bedrag naar rato van de contractwaarde 5% Social Return on Investment worden toegepast.



Pagina 16 van 33

4.4.4

Sociaal werkvoorzieningsschap

Het werkvoorzieningschap vervult een bijzondere positie binnen de gemeente. Als bestuurder is de gemeente verantwoordelijke voor het in stand houden van een beschermde werkomgeving voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Het werkvoorzieningsschap “Wedeka” voorziet in deze behoefte. Bij het verwerven van producten en diensten waar de medewerkers van het werkvoorzieningsschap een rol in kunnen spelen, behoudt het college zich daarom het recht voor om - met inachtneming van de vigerende weten regelgeving - af te zien van openbare of meervoudige aanbesteding en in voorkomende gevallen voor “Wedeka” een uitzondering te maken. Dit neemt niet weg dat bij overschrijding van de Europese drempels zal worden gehandeld volgens de Europese weten regelgeving. Mogelijkheden voor opdrachtverlening aan (doelgroepen van) sociale werkvoorzieningen zijn in het Inkoophandboek verder uitgewerkt.



Pagina 17 van 33

Hoofdstuk 5

Economische kaders

De economische uitgangspunten van het Inkoop- & Aanbestedingsbeleid heeft de gemeente Vlagtwedde ingedeeld in de volgende aspecten: • Waardebepaling van de opdracht; • Te hanteren aanbestedingsprocedures; • Te hanteren selectie- en gunningscriteria en simulatietoets; • Marktconsultatie; • Omgang met ondernemers.

5.1

Waardebepaling van de opdracht

Om te kunnen bepalen welke aanbestedingsprocedure moet worden gevolgd, wordt de totale opdrachtwaarde (exclusief BTW) vastgesteld conform de geldende weten regelgeving. De gemeente kiest er voor om bij twijfel een opdracht boven (in plaats van onder) het drempelbedrag te laten vallen, om het risico te beperken dat achteraf blijkt dat de opdracht toch conform een zwaardere procedure aanbesteed had moeten worden.

5.2

Te hanteren aanbestedingsprocedures

Voor opdrachten met een waarde onder de Europese drempelbedragen heeft de gemeente eigen beleid geformuleerd. Rekening houdend met de Europese, de Nationale weten regelgeving en het eigen beleid worden de drempelbedragen gehanteerd en de minimaal te volgen procedures zoals weergegeven in de Aanbestedingstabel in Bijlage 1: Aanbestedingstabel

Het doel van deze procedures is het verkrijgen van een goede prijs/kwaliteitsverhouding en doelmatig inkopen.

5.2.1

Mogelijkheden tot afwijken

Voor aanbestedingen, waarop door de hoogte van de opdrachtwaarde de Europese regelgeving niet (rechtstreeks) van toepassing is, kan door het college worden afgeweken van het gemeentelijke Inkoop- & Aanbestedingsbeleid, wanneer het doorlopen van de voorgeschreven vorm van aanbestedingsprocedures, alle omstandigheden in aanmerking genomen, onevenredig is. Uit de drempelbedragen zoals weergegeven in de Aanbestedingstabel volgt in beginsel welke vorm van aanbestedingsprocedure moet worden gevolgd. In de praktijk kunnen er redenen zijn om af te wijken van deze keuze. Er kan een aantal objectieve correctiefactoren worden benoemd waarmee afwijkingen kunnen worden toegepast. Bij de verstrekking van subsidie voor een uit te voeren werk bijvoorbeeld kan in de voorwaarden opgenomen zijn dat er een specifieke vorm van aanbestedingsprocedure gevolgd wordt. In die gevallen is het mogelijk om een andere vorm van aanbestedingsprocedure te kiezen en dat kan de naast lagere vorm van aanbestedingsprocedure zijn. Een hogere vorm van aanbestedingsprocedure is uiteraard altijd toegestaan.



Pagina 18 van 33

5.2.2

Calamiteiten

Bij calamiteiten is er sprake van een van buiten komende dringende omstandigheid waardoor er geen tijd is om een toets uit te voeren op de gekozen vorm van aanbestedingsprocedure. Als het uitvoeren van de opdracht aan termijnen is gebonden, dan heeft deze objectief spoed. Als bijvoorbeeld de uitkering van een subsidie is gebonden aan een termijn, dan mag de spoed niet zijn veroorzaakt doordat de aanbestedende dienst te lang heeft gewacht met aanbesteden of het aanvragen van de subsidie. In dat geval is er sprake van subjectieve spoed. Het is voor bepaalde soorten calamiteiten mogelijk om raamovereenkomsten af te sluiten. In de raamovereenkomst worden alle technische, organisatorische, financieel-economische en juridische randvoorwaarden vastgelegd, zodat in geval van een calamiteit snel opdracht kan worden verleend en slechts de bijzondere omstandigheden van het geval behoeven te worden vermeld.

5.2.3

Marktsituatie

De marktsituatie kan ook van invloed zijn op de te kiezen vorm van aanbestedingsprocedure. Hoe is bijvoorbeeld de marktsituatie op enig moment van verschillende producten? Schaarse producten hebben wellicht een andere procedure nodig dan homogene producten. Bij producten met veel aanbieders op de markt valt wellicht meer economisch gewin te halen door openbaar aan te besteden. De schaarste moet echter wel objectiveerbaar zijn. Indien er veel aanbieders zijn voor een bepaald homogeen product dan is het uit het oogpunt van de mededinging ongewenst dat bij onderhandse aanbestedingen telkens dezelfde aanbieders worden uitgenodigd. Met ingang van 1 januari 2012 wordt bij onderhandse aanbestedingen een bepaalde aanbieder maximaal bij 30% van de aanbestedingen uitgenodigd om offerte uit te brengen of in te schrijven. Tot 1 januari 2012 is hierin geen beperking. De organisatie brengt de komende twee jaar zo veel mogelijk de regelmatig terugkerende opdrachten onder in meerjarige raamcontracten en raamovereenkomsten. Vanaf 1 januari 2010 zal, conform de beroepscode van de inkoper de ondernemer op mogelijke consequenties gewezen worden wanneer hij voor een onverantwoord groot deel van zijn omzet afhankelijk wordt van de inkopende gemeente.

5.2.4

Specialisaties van ondernemers

Indien een opdracht een specialisme betreft dat slechts door enkele bedrijven kan worden uitgevoerd, lijkt een (meervoudige) onderhandse aanbestedingsprocedure vaak de meest handige keuze. De markt moet daarvoor inzichtelijk zijn. Tevens moet bekend zijn met welke bedrijven de opdracht zou kunnen worden uitgevoerd. Indien sprake is van een situatie, waarbij er maar één opdrachtnemer in aanmerking komt (bijvoorbeeld omdat deze beschikt over een alleenrecht of over specifieke technische of artistieke kwaliteiten), kan worden gekozen voor de enkelvoudige uitnodiging. Bij opdrachten die het drempelbedrag voor een EG-aanbesteding overschrijden, wordt in dit geval echter altijd de (Europese) aanbestedingsprocedure van gunning via onderhandelingen zonder voorafgaande bekendmaking gehanteerd.



Pagina 19 van 33

5.2.5

Financieel belang gemeente

In bepaalde gevallen kan openbare aanbesteding (met of zonder voorafgaande selectie) niet in het financieel belang van de gemeente zijn, bijvoorbeeld op grond van kosten en looptijd. Deze correctiefactor moet echter zeer terughoudend worden gebruikt. Daarbij moet dit altijd zeer goed worden gemotiveerd met objectieve gronden. Het feit dat het als gevolg van mogelijke verrekenmogelijkheden goedkoper is om onderhands of enkelvoudig aan te besteden, is geen objectieve reden. Het beperken van de mededinging op zich kan namelijk al een grond voor onrechtmatigheid zijn waarmee een niet gekozen ondernemer de aanbesteding kan aanvechten.

5.2.6

Regionale inkoop

Inkoop kan ook samen met andere gemeenten worden gedaan. Bij regionale inkoop kunnen meestal schaalvoordelen worden behaald en de positie in de markt worden versterkt. Bij regionale inkoopsamenwerking is het uitwerkingsbeleid van de gemeente Vlagtwedde wellicht niet volledig van toepassing, als er maar recht wordt gedaan aan de uitgangspunten, doelstellingen en het aanbestedingsrecht.

5.2.7

Artistieke of innovatieve opdrachten

Bij onderhandse, openbare en Europese procedures kan er worden gekozen voor een voorafgaande selectie van ondernemers. Bijvoorbeeld bij artistieke of innovatieve opdrachten of wanneer de markt bestaat uit zeer veel aanbieders. Hierdoor hoeven er minder inschrijvingen met elkaar vergeleken te worden. Voordat de aanbesteding begint, vindt er namelijk eerst een selectie plaats danwel wordt er onderhands of openbaar gevraagd om deel te nemen aan de selectie. Voor bijvoorbeeld kunst opdrachten, niet zijnde kunstwerken, kan er gebruik worden gemaakt van een voorafgaande selectie. Indien er voor deze aanbestedingsprocedure wordt gekozen dienen de selectie eisen zeer zorgvuldig geformuleerd te worden.

5.2.8

Afwegingen

Indien gebruik wordt gemaakt van één van de eerder genoemde correctiefactoren neemt het college hier zelf een besluit over. Mandaten gelden nooit voor het toepassen van een correctiefactor. Omdat er geen sprake kan zijn van een algemene hardheidsclausule voor het college dienen alle afwijkingen van de drempelbedragen toets altijd goed en objectief te worden gemotiveerd. Alvorens het college tot afwijking kan besluiten is het advies van de Inkoopcoördinator vereist. In de jurisprudentie is al bepaald dat een gemeente niet zomaar en zeker niet regelmatig mag afwijken van haar eigen Inkoop- & Aanbestedingsbeleid. Daarbij geldt dat er nooit verder mag worden afgeweken dan de naast lagere vorm van aanbestedingsprocedure. Indien er inderdaad maar één ondernemer is die de benodigde specialisatie heeft, dan vloeit dit voort uit de selectie. Uiteraard is het altijd toegestaan om een hogere vorm van aanbestedingsprocedure te kiezen omdat dat vaak tot meer concurrentie leidt.

5.2.9

Registratie

Teneinde inzicht te verkrijgen in de uitvoering, naleving (rechtmatigheid) en resultaten van dit Inkoop- & Aanbestedingsbeleid, vindt registratie plaats van alle inkopen en aanbestedingen met een opdrachtwaarde boven de drempel voor enkelvoudige aanbesteding. Deze drempel is vermeld in de Aanbestedingstabel in bijlage 1. Om registratie mogelijk te maken wordt door de aanbestedende afdeling van deze inkopen en aanbestedingen, een schriftelijke melding gedaan bij © 2010 Purchasing Services International Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeente Vlagtwedde


Pagina 20 van 33

de Inkoopcoördinator. Het in te vullen Inkoop- & Aanbestedingsformulier is bijlage 1. van het Inkoophandboek.

5.3

Selectie- en gunningscriteria

Wanneer eenmaal is gekozen voor een bepaalde aanbestedingsprocedure zijn de selectie- en gunningscriteria aan de orde. De gemeente Vlagtwedde hanteert in haar inkoopproces alleen selectie- en gunningscriteria die in haar ogen functioneel en proportioneel zijn voor het aan te besteden object. De criteria dienen altijd, voordat een aanbestedingsprocedure wordt gestart, bekend en vastgesteld te zijn. Het vooraf zorgvuldig en helder kiezen van deze criteria geeft de beste waarborg voor een zorgvuldige procedure en voorkomt problemen naderhand in de contracteringsfase. Selectiecriteria Selectiecriteria zijn de eisen die vooraf aan ondernemers gesteld worden als voorwaarde om aan de aanbesteding mee te mogen doen. De toelaatbare selectiecriteria zijn vastgelegd in de Europese regelgeving (Bao) en moeten ook op lokaal niveau worden toegepast. Het college acht het van belang voor de bedrijvigheid in de gemeente Vlagtwedde om locale ondernemers altijd in de gelegenheid te stellen om mee te dingen naar gemeentelijke opdrachten. Hiertoe zal voortaan bij inschrijvingsprocedures gelden, dat geen inschrijving zal plaatsvinden zonder uitnodiging van minimaal één ondernemer uit Vlagtwedde, tenzij geen enkele ondernemer in Vlagtwedde het gevraagde kan leveren (zie ook 4.4.1 en 5.6.2.) of zich niet heeft aangemeld (bij een Nationale of Europese aanbestedingsprocedure). Gunningscriteria De gunningscriteria bepalen vervolgens welke keuze wordt gemaakt uit de ingebrachte offertes. Voor de gunningscriteria bestaan twee mogelijkheden: 1. de laagste prijs 2. de economisch meest voordelige inschrijving (emvi): omwille van de objectiviteit vereist dit criterium subcriteria zoals kwaliteit, prijs, gebruikskosten, dienstverlening, geschiktheid, planning, uitvoeringstermijn, garanties, technische waarde, esthetische kenmerken, etc. De Parlementaire Enquêtecommissie Bouwnijverheid heeft in haar eindrapport “De bouw uit de schaduw” in 2003, aanbevolen om bij standaardwerken zoveel mogelijk de laagste prijs het gunningscriterium bij uitstek te laten zijn. Wel wordt in het eindrapport aanbevolen om de eisen in kwantitatief en kwalitatief opzicht vooraf zo goed mogelijk te specificeren. Bij aanbesteding van complexe of innovatieve projecten kan in dergelijke gevallen “goedkoop duurkoop” zijn. Voor zulke niet-gestandaardiseerde opdrachten kan beter het onder punt 2. genoemde gunningscriterium emvi worden gehanteerd met een weloverwogen combinatie van subcriteria. Dit kunnen de eerdergenoemde subcriteria zijn, maar ook andere.

5.3.1

Gewinsituatie voor de gemeente

Als onderdeel van het gunningscriterium “economisch meest voordelige inschrijving” kan de gemeente ook objectieve en kwantificeerbare aspecten op sociaal-economisch terrein betrekken, zoals locale werkgelegenheidseffecten, opleidingsplaatsen voor (kansarme) jongeren en inschakeling van minderheidsgroepen (zie ook 4.4.). Dit wordt dan uiteraard vooraf bij de gunningscriteria bekend gemaakt aan alle partijen bij de aanbestedingsprocedure waarbij deze zowel voor bedrijven binnen de gemeente Vlagtwedde gelden als daarbuiten. Immers, elk bedrijf zou aan deze criteria kunnen voldoen. © 2010 Purchasing Services International Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeente Vlagtwedde


Pagina 21 van 33

5.3.2

Simulatietoets

Voorafgaand aan het starten van een aanbestedingsprocedure wordt een inschatting gemaakt of de gekozen selectie- en gunningscriteria, hun onderlinge weging (de zogenaamde wegingsfactoren) en scoringsmechanismen leiden tot het juiste aanbestedingsresultaat. Dit wordt gedaan door het uitvoeren van een simulatietoets. In de simulatietoets wordt gesimuleerd en geanalyseerd hoe de onderlinge criteria en de toekenning van punten aan de criteria zich verhouden. Vooraf wordt steeds expliciet nagegaan in een simulatiemodel hoe de puntentelling in verschillende situaties kan uitwerken. Hiermee wordt het mogelijk de ‘gevoeligheid’ van de beoordeling te bepalen voor verschillende effecten. Tevens wordt in de simulatietoets beoordeeld of bij elk (sub)criterium sprake is van een objectieve transparante toetsingsmaatstaf. Voorkomen moet worden dat de uitkomsten van beoordelingen op verschillende manieren kunnen worden geïnterpreteerd. Dit beperkt het risico op eventuele juridische procedures.

5.4

Marktconsultatie en innovatie

De gemeente Vlagtwedde streeft er naar om optimaal gebruik te maken van de kennis en innovatiekracht van marktpartijen om optimale inkopen (de beste prijs/kwaliteitsverhouding voor de best mogelijk oplossing in de specifieke situatie) te bewerkstelligen. Hiertoe wordt tijd en ruimte gereserveerd voor onderzoek naar innovatie in de markt. Marktconsultatie is daarvoor een zeer geschikt instrument. Bij aanbestedingen kan de gemeente Vlagtwedde de kwaliteiten, kennis en ervaring van marktpartijen benutten door voorafgaand aan een mogelijke aanbesteding een vrijblijvende marktconsultatie te houden. Het al of niet deelnemen aan een marktconsultatie heeft geen invloed op de positie van marktpartijen bij een eventuele aanbestedingsprocedure. De gemeente stelt de resultaten van de marktconsultatie beschikbaar aan alle kandidaat-inschrijvers. Ten behoeve van complexe (inkoop)projecten biedt de Europese aanbestedingsrichtlijn met de procedure “Concurrentiegerichte dialoog” goede mogelijkheden.

5.5

Omgang met ondernemers

5.5.1

Stimuleren lokaal ondernemerschap en werkgelegenheid

Het is wettelijk gezien niet toegestaan om lokale ondernemers te bevoordelen. Binnen de regelgeving is het echter wél mogelijk om bij de uitvoering van (Europese) aanbestedingen rekening te houden met de aard en omvang van de lokale ondernemers. Dit kan bij: • het definiëren van percelen; • de selectie- en gunningscriteria; • de wegings- en beoordelingsmethodiek van gunningscriteria; • optimale communicatie. De gemeente Vlagtwedde hanteert, binnen de kaders van de weten regelgeving, bij het specificeren van de inkopen en aanbestedingen een zodanige aanbestedingsstrategie dat (kleinere) lokale en regionale ondernemers in aanmerking kunnen komen om als ondernemer van de gemeente Vlagtwedde te worden geselecteerd.



Pagina 22 van 33

Dit gebeurt door: • bij iedere aanbesteding te overwegen in welke percelen de betreffende aanbesteding logisch kan worden opgedeeld. Voordelen hierbij zijn dat meer aanbieders zich aandienen, waaronder ook kleinere (lokale) aanbieders, en dat (lokale) gespecialiseerde ondernemers mogelijk een commercieel beter voorstel kunnen doen op bepaalde deelgebieden. Dit betekent dus een breder aanbod voor de gemeente met betere aanbiedingen; • het opstellen van selectie- en gunningscriteria zodanig dat kleinere lokale ondernemers aan deze criteria kunnen voldoen. Op deze manier wordt het voor hen, maar tevens ook voor andere kleine niet lokale ondernemers, mogelijk om mee te dingen naar gemeentelijke opdrachten. Inschakeling en gebruik van kennis van de lokale markt is hiervoor voor de gemeente van belang; • in de weging en beoordeling van deze gunningscriteria vast te stellen wat de relevantie is van de criteria en het juiste gewicht aan de criteria toe te kennen. Indien bijvoorbeeld een zeer korte responsetijd relevant is voor de uitvoering van de in te kopen dienstverlening, moet dit tot uitdrukking komen in de onderlinge weging van de gunningscriteria en de beoordeling ervan; • ondernemers actief te informeren zodat ze beter zijn voorbereid op aanbestedingen. De gemeente informeert bijvoorbeeld via de internetsite en themabijeenkomsten waarin het aanbesteden centraal staat. Ook houdt de gemeente bij publicaties van opdrachten rekening met de lokale ondernemers door de keuze van het medium van publicatie zorgvuldig af te wegen. Door periodiek in overleg te treden met de lokale ondernemers over het geldende beleid wil de gemeente de ondernemers actief betrekken bij de inhoud van het Inkoop- & Aanbestedingsbeleid.



Pagina 23 van 33

Hoofdstuk 6

6.1

Organisatorische kaders

Inkoopmodel

De gemeente Vlagtwedde heeft besloten om de inkoopfunctie van de gemeente in te richten volgens de organisatievorm ‘centraal gecoördineerde inkoopfunctie met decentrale participatie’ Hierbij ligt de nadruk op de vorm van gecoördineerd inkopen waarbij de Inkoopcoördinator ondermeer ondersteuning geeft aan de bugethouders (de inkopende medewerkers). De Inkoopcoördinator faciliteert met kennis en ontwikkelt de benodigde instrumenten voor de professionalisering van de inkoop waarbij de inkoopfunctie in de organisatie zelf de verantwoording draagt, tot het laagst verantwoorde niveau, voor een rechtmatige uitvoering van aanbestedingen. Hierbij is een aantal uitgangspunten gehanteerd. De Inkoopcoördinator volgt nauw of de ontwikkelde instrumenten, procedures enzovoorts goed voldoen en stelt dit eventueel op eigen waarneming of op aangeven van de organisatie naar behoefte bij. De inspanningen zijn er op gericht dat de inkopende organisatie zich in grote mate zelf kan redden bij het opstellen van de offerteaanvraag danwel aanbestedingsdocumenten. Uiteindelijk beperkt de Inkoopcoördinator zich tot begeleiding van het verwervingsproces en strategische advisering zodanig dat een transparant, rechtmatig en economisch gunningsproces wordt gerealiseerd.

6.2

Inkoopsynergie

6.2.1

Clustering

De gemeente Vlagtwedde voert een beleid dat zoveel mogelijk gericht is op clustering van gelijksoortige producten, diensten en werken. Soms is dit wettelijk verplicht, namelijk bij Europees aanbesteden. De gemeente wordt hier als één entiteit gezien. Europees gezien moeten de bedragen voor gelijksoortige diensten en leveringen van gelijksoortige goederen bij elkaar worden opgeteld. Daarnaast kan met clusteren een optimaal inkoop- en aanbestedingsresultaat worden behaald. De mogelijkheid van clustering wordt samen met de Inkoopcoördinator onderzocht en er wordt rekening gehouden met de mogelijkheid dat de bundeling voordeel op zal leveren. Om tot een optimale clustering te komen zal jaarlijks geïnventariseerd worden vanuit de gemeentebegroting. Met de inkoopsynergie wordt met name de zakelijkheid en de efficiency gediend.

6.2.2

Regionale inkoopsamenwerking

Door intensieve inkoopsamenwerking te zoeken met de regiogemeenten kan de gemeente Vlagtwedde haar inkooppositie in de markt fors versterken. Samenwerking kan leiden tot concurrerender inkopen, kennisdeling, capaciteitsdeling, verlaging van risico’s, verlaging van inkoopproceskosten enzovoorts wat uiteindelijk tot versnelling van inkoopprofessionalisering zal leiden. Bij een goede inbedding in de regio kan wellicht bij complexe inkooptechnische vraagstukken gebruik worden gemaakt van zwaardere kennis bij een van de deelnemende gemeenten. De gemeente hoeft daarmee niet te investeren in een eigen zware inkoopfunctionaris. Ook in het geval de gewenste kennis niet in de regio beschikbaar is (dan wel niet tot overeenstemming wordt gekomen) kan in een dergelijk geval een beroep worden gedaan op externe deskundigheid. © 2010 Purchasing Services International Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeente Vlagtwedde


Pagina 24 van 33

Voor een snelle doch verantwoorde ontwikkeling van de regionale samenwerking is het van belang dat deze samenwerking bestuurlijk wordt bekrachtigd en op niveau wordt verankerd.

6.3

Hanteren van standaard werkwijzen

Een eenduidige professionele werkwijze is een speerpunt voor de gemeente Vlagtwedde. Aangezien een groot deel van de inkoopactiviteiten in het kader van integraal management decentraal belegd is, kiest de gemeente daarom voor een standaard werkwijze. Deze standaard werkwijze wordt vastgelegd in het Inkoophandboek met daarin opgenomen eenduidige procedures, richtlijnen en hulpmiddelen voor het daadwerkelijk inkopen van producten, diensten of werken. Daarnaast hanteert de gemeente Vlagtwedde ook standaardformulieren om de professionele werkwijze te kunnen waarborgen. Met behulp van deze standaardformulieren streeft de gemeente er naar om een constante kwaliteit richting de verschillende ondernemersmarkten uit te stralen. Ten slotte maakt het hanteren van standaardwerkwijzen het mogelijk om inkoopinformatie op een eenduidige manier te registreren én te rapporteren. Hierdoor is de gemeente Vlagtwedde in staat om te allen tijde volledige duidelijkheid te geven met betrekking tot de door haar bestede gelden.

6.4

Vertaling van het Inkoop- & Aanbestedingsbeleid naar jaarplannen

Het Inkoop- & Aanbestedingsbeleid van de gemeente Vlagtwedde is vastgesteld voor een periode van enkele jaren. Aangezien de gemeente Vlagtwedde continu streeft naar het verbeteren van haar inkoopfunctie en er daarnaast op inkoopgebied (en aanbesteden) voortdurend belangrijke ontwikkelingen gaande zijn, vraagt dit om een actieve aanpak. Enerzijds door het gebruik van prestatie indicatoren, anderzijds door jaarlijkse evaluatie van (het functioneren van) de inkoopfunctie. Kwaliteit prestatie-indicatoren (Kpi’s) Een belangrijke vraag die veel organisaties proberen te beantwoorden is: Welk deel van de organisatiegegevens biedt de beste strategische informatie voor resultaatverbetering? Om daarin inzicht te verkrijgen is het gebruik van prestatie-indicatoren voor elk respectievelijk strategisch proces een goede oplossing. Kpi’s zijn maatstaven die gebruikt worden om de prestaties en gebreken van de organisatie in kaart te brengen. De gemeente Vlagtwedde zal voor haar inkoopproces prestatie-indicatoren benoemen die het mogelijk maken dit proces frequent te analyseren op effectiviteit en doelmatigheid en ondernemen van gerichte stappen. Evaluatie De uitkomsten van de jaarlijkse evaluatie van de inkoopfunctie en de resultaten op de Kpi’s zullen tot concrete acties leiden ten behoeve van het verder realiseren van de gestelde doelen op het gebied van inkoop. Deze acties dienen jaarlijks te worden vastgelegd in het Inkoopactieplan. Meting en rapportage van voortgang en Kpi’s zijn onderdeel van de reguliere (management)rapportage.



Pagina 25 van 33

Het Inkoop- & Aanbestedingsbeleid van de gemeente wordt in ieder geval elke vier jaar geëvalueerd en zo nodig bijgesteld. Indien wenselijk of noodzakelijk kan dit ook eerder plaats vinden. De Inkoopcoördinator volgt de ontwikkelingen in weten (Europese) regelgeving waarbij nieuwe regelgeving integraal in dit beleid van toepassing wordt verklaard. Ook gemeentelijke ontwikkelingen kunnen aanleiding zijn om het Inkoop- & Aanbestedingsbeleid van de gemeente Vlagtwedde te herzien.

6.5

Contracteren

Tijdens het inkoopproces worden ondernemers zorgvuldig geselecteerd en vervolgens gecontracteerd. In het contract leg je de gemaakte afspraken formeel vast. In de praktijk worden verschillende benamingen gebruikt voor de formeel vastgelegde afspraken. In het Bao is de definitie voor Raamovereenkomst en de definitie voor Overheidsopdracht gegeven. De definitie voor Contract en Raamcontract wordt niet specifiek genoemd. In Europees verband is er juridisch gezien verschil tussen een Raamovereenkomst en een Raamcontract. Om interpretatieverschillen te voorkomen wordt voor de verschillende overeenkomsten binnen de gemeente Vlagtwedde gebruik gemaakt van de volgende definities: • Raamcontract hangt een afnameverplichting aan, verspreid over de contractperiode, in het Bao de Overheidsopdracht genoemd; • Contract is een éénmalige afnameverplichting; • Raamovereenkomst hangt geen afnameverplichting aan maar is het raamwerk voor de voorwaarden die gelden voor mogelijke nog te vergeven opdrachten. De per keer te vergeven opdracht bij een Raamovereenkomst wordt meestal een Nadere overeenkomst genoemd. In het Inkoophandboek wordt de methodiek voor het gebruik van contracten vastgelegd.

6.6

Contractbeheer

In veel contracten worden doorlopende prestaties geregeld. Desondanks vergeet men vaak om afgesloten contracten te beheren, wat betekent dat verplichtingen vaak weer het volgende (contract)jaar inlopen. Naarmate een organisatie groter is wordt daarmee de afwezigheid van of een slecht contractbeheer een kostbare zaak. Door goed beheer kan het automatisch doorlopen van verplichtingen worden voorkomen. Behalve de contracteigenaar weet vaak niemand van het bestaan van de afgesloten overeenkomst, zeker niet buiten de eigen afdeling. Optimale uitnutting van contracten wordt daardoor belemmerd. Goede communicatie en tijdig signaleren kan de gemeente Vlagtwedde behoeden voor tegenvallers of het missen van additionele voordelen zoals staffelkortingen op omzetdrempel of bonussen. Door middel van goed contractbeheer wordt het mogelijk om eenvoudig vast te kunnen stellen wanneer overeenkomsten voor bewerking (aanbesteding) moeten worden opgepakt. Daarnaast vereenvoudigt contractbeheer ontsluiting naar de organisatie zodat contracten optimaal kunnen worden uitgenut. De gemeente Vlagtwedde zal daartoe een gestructureerd contractbeheersysteem inrichten.



Pagina 26 van 33

Contractbeheer heeft als doel om de interne organisatie te voorzien van voldoende inzicht en informatie middels het voeren van een daarvoor bestemde administratie. Deze informatie moet up-to-date en beschikbaar zijn voor de betrokkenen of bevoegden. Hierin onderscheiden zich drie fasen: • Periode voorafgaand aan en tijdens het contracteren; • Periode gedurende de uitvoering van de contracten; • Periode van beëindiging van de contracten. Voorafgaand aan het contracteren is het inkoopproces doorlopen. Dit kunnen eenvoudige inkoopprocessen zijn maar ook complexere (Europese) aanbestedingen. Een goede specificatie en een risico-inventarisatie zijn belangrijke stappen in de fase voorafgaand aan het contracteren. Risico’s kunnen worden uitgesloten door het gebruik van inkoopvoorwaarden en juiste contractomschrijvingen. Elke zakelijke overeenkomst wordt als regel vastgelegd in een overeenkomst. Door de hoeveelheid en soort van overeenkomsten zijn er binnen organisaties al snel honderden contractdocumenten aanwezig.

6.6.1

Contractenregister

De geïnventariseerde contracten zijn vastgelegd in een contractenregister. Om voor meerdere medewerkers dit register beschikbaar te stellen wordt een geautomatiseerd contractenregister systeem geïntroduceerd.

6.6.2

Archivering

Van aanbestedingen wordt een verwervingsdossier samengesteld en een contractenregistratie bijgehouden. Het doel van vastlegging en registratie is verantwoording afleggen over alle belangrijke handelingen (traceerbaar spoor van handelingen) en het waarborgen van de continuïteit van het inkoopproces (institutioneel geheugen).

6.7

Contractmanagement

Contractmanagement is een onderdeel van de bedrijfsvoering en is gericht op kostenbeheersing. Met contractmanagement worden de prestaties van de ondernemers goed gecontroleerd en geregistreerd waardoor er voldoende kwaliteit voor het afgesproken bedrag wordt geleverd. Prijzen worden jaarlijks gecontroleerd verhoogd. Met juist contractmanagement wordt het lopen van financiële risico’s beperkt. Contractmanagement is dus enerzijds een sturend element op contractbeheer maar wordt ook gevoed door informatie uit contractbeheer. Contractmanagement is breder dan de inhoud van het contract zelf. Het omvat ook strategische vraagstukken, zoals keuzes rond zelf doen of uitbesteden, samenwerken of privatiseren. Goed contractmanagement kenmerkt zich door een optimale afstemming en onderlinge wisselwerking tussen beleid (wat wil je bereiken), contractontwerp, contractbeheer en –monitoring.



Pagina 27 van 33

Hoofdstuk 7

7.1

Evaluatie en communicatie

Evaluatie

Het Inkoop- & Aanbestedingsbeleid is, net als ieder ander beleid, geen vaststaand gegeven, maar een dynamisch proces. Marktontwikkelingen, wijzigingen in de (inter)nationale regelgeving en ervaringen met de in dit beleid weergegeven procedures maken het nodig om het vastgestelde beleid regelmatig te evalueren. Bovendien is het een wettelijke taak van het college om toezicht te houden op de doelmatigheid en rechtmatigheid van het beleid. Op basis van de uitkomst van de evaluatie kunnen voorstellen worden gedaan die leiden tot bijstelling van het beleid. Initiatiefnemer tot de jaarlijkse evaluatie is de Inkoopcoördinator.

7.2

Communicatie

Het Inkoop- & Aanbestedingsbeleid wordt zowel intern als extern gecommuniceerd. In samenwerking met bureau Communicatie wordt een communicatieplan opgesteld en het Inkoop& Aanbestedingsbeleid wordt op het intranet van de gemeente Vlagtwedde gepubliceerd. Daarnaast worden de inkopende medewerkers in de organisatie en het management periodiek op de hoogte gebracht van eventuele ontwikkelingen en activiteiten op initiatief van de Inkoopcoördinator. Voor wat betreft de externe communicatie worden de ondernemers op de hoogte gesteld van het vigerende Inkoop- & Aanbestedingsbeleid. Het wordt eveneens op de website van de gemeente Vlagtwedde gepubliceerd waardoor het voor iedereen toegankelijk is.



Pagina 28 van 33

Bijlage 1

Aanbestedingstabel (drempelbedragen)

Aanbestedingsprotocol Om de praktische uitvoerbaarheid van de (juridische) uitgangspunten van het Inkoop- & Aanbestedingsbeleid te vergroten, hanteert de gemeente Vlagtwedde een aanbestedingsprotocol. Dit is opgenomen in het Inkoophandboek. In dit protocol zijn de eisen waaraan (Europese) aanbestedingsprocedures moeten voldoen, vertaald naar concreet toepasbare richtlijnen maar ook naar eventuele risico‘s. Tevens verwijst het protocol naar nadere procedures, voorwaarden en handvatten die via de intranetsite van de gemeente beschikbaar zijn gesteld.

Drempelbedragen en toepassing van bijbehorende aanbestedingsprocedures Drempelwaarden Europese aanbestedingen Of de Europese aanbestedingsregels toegepast moeten worden bij een aanbesteding, wordt in eerste instantie bepaald door de drempelbedragen. Vanaf 1 januari 2010 gelden voor Europese aanbestedingen de volgende drempelbedragen: 1. Werken € 4.845.000,00 2. Diensten en Leveringen € 193.000,00 Op aanbestedingen boven deze drempelwaarde zijn de Europese aanbestedingsrichtlijnen van toepassing. Per december 2009 zijn de vernieuwde drempelbedragen bekendgemaakt. Uitzondering 2B Diensten Voor bepaalde Diensten geldt voor de Europese aanbestedingsprocedure een beperkt regime. Dat wil zeggen dat voor deze Diensten alleen een melding achteraf van de gunning voldoende is. Dit zijn de zogenaamde 2B Diensten. Welke Diensten onder het beperkte regime vallen is in de Bao opgenomen onder bijlage 2B. Voor de 2B Diensten geldt wel hetzelfde drempelbedrag van € 193.000,00. Bij inkoopbedragen onder deze drempel geldt het eigen Inkoop- & Aanbestedingsbeleid en is het mede afhankelijk van het soort opdracht (repeterend) en de totale waarde hoeveel offertes aangevraagd moeten worden1.

Richtlijnen en procedures onder de Europese drempelbedragen Voor aanbestedingen onder de genoemde Europese drempelbedragen worden de volgende richtlijnen en procedures gehanteerd: 1. Voor Werken onder de € 4.845.000,00 geldt de recente versie van het ARW 2005. Dit reglement geldt als standaardregeling die de eisen omschrijft, waaraan een aanbestedingsprocedure moet voldoen. De ARW 2005 staat op de intranetpagina gemeente Vlagtwedde. 2. Voor Leveringen en Diensten onder de € 193.000,00 dient het principe van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie te worden gehanteerd (conform de Bao). Overigens zijn er 1

Zie uitspraak jurisprudentie Rechtbank Alkmaar BH2823 (12 februari 2009) © 2010 Purchasing Services International

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeente Vlagtwedde


Pagina 29 van 33

geen specifieke richtlijnen leidend. Wel geldt het Inkoop- & Aanbestedingsbeleid gemeente Vlagtwedde met het onderliggende aanbestedingsprotocol. Daarnaast zijn voor deze zaken de Algemene Inkoopvoorwaarden gemeente Vlagtwedde richtinggevend. Bij deze Algemene Inkoopvoorwaarden is een handleiding beschikbaar die aangeeft waar en wanneer de Inkoopvoorwaarden kunnen worden toegepast. De Algemene Inkoopvoorwaarden staan op intranetpagina gemeente Vlagtwedde In de Aanbestedingstabel is aangegeven welke procedure bij welk drempelbedrag moet worden toegepast. Een nadere uitwerking van de procedures is in het Inkoophandboek opgenomen.

Aanbestedingstabel drempelbedragen en procedures Drempelwaarde Onder het begrip ‘drempelwaarde’ moet het bedrag van de totale investering, exclusief BTW worden verstaan. Alle relevante bedragen zijn terug te vinden in het Bao. Procedure

Enkelvoudig onderhandse aanbesteding

Meervoudig onderhandse aanbesteding

Openbare aanbesteding

Europese aanbesteding

Werken

Leveringen

Diensten

< 1% EDW

< 5% EDW

< 5% EDW

< € 48.450,-

< € 9.650,-

<€ 9.650,-

1%-10% EDW

5%-50% EDW

5%-50% EDW

> € 48.450,< €484.500,-

> € 9.650,< € 96.500,-

> € 9.650,< € 96.500,-

10%-100% EDW

50%-100% EDW

50%-100% EDW

> €484.500,< €4.845.000,-

> € 96.500,< € 193.000,-

> € 96.500,< € 193.000,-

> €4.845.000,-

> € 193.000,-

> €193.000,-

Min. aantal uit te nodigen leveranciers Min. Eisen publicatie

n.v.t. n.v.t.

Minimaal 3 n.v.t.

n.v.t. Publicatie op aanbestedingskalender.nl

Conform richtlijn Publicatie op TEDdatabase / aanbestedingskalender.nl

EDW=Europese Drempel Waarde



Pagina 30 van 33

Procedures en richtlijnen / reglementen Hieronder volgt een overzicht van de richtlijnen en reglementen die de basis vormen voor de te volgen procedure.

Procedures met bijbehorende richtlijnen en reglementen

Leveringen en Diensten

Werken

Enkelvoudig onderhands

Meervoudig onderhands 3 offertes

Openbare aanbesteding


Inkoopopdracht voorafgegaan door offerteaanvraag

Beschrijvend document Programma van Eisen

Beschrijvend document Programma van Eisen

Conform Bao Beschrijvend document Programma van Eisen

Beschrijvend document Programma van Eisen, RAW

ARW 2005, STABU, RAW, UAV-GC Beschrijvend document Programma van Eisen

ARW 2005, STABU, RAW, UAV-GC Beschrijvend document Programma van Eisen

Bao, ARW 2005 STABU, RAW, UAV-GC Beschrijvend document Programma van Eisen

Januari 2010 Inkoop- & Aanbestedingsbeleid gemeente Vlagtwedde

De Europese drempelbedragen gelden tot 1 januari 2012 en zijn exclusief BTW. De drempelbedragen voor Europees aanbesteden worden elke twee jaar opnieuw vastgesteld door de Europese Commissie. Toelichting bij Aanbestedingstabel • Voor het kiezen van een aanbestedingsprocedure is de geraamde waarde respectievelijk de raming van een opdracht het uitgangspunt. • Voor de raming wordt de begroting van het betreffende product of het betreffende (project)krediet in beginsel als uitgangspunt gebruikt. Het begrotingsbudget in het lopende begrotingsjaar is het uitgangspunt bij klein onderhoud enzovoort. • In de aanbestedingstabel zijn de economische uitgangspunten voor de keuze van de aanbestedingsprocedure op grond van drempelbedragen opgenomen. Op basis van keuzes waarbij is afgewogen tussen een passende mate van mededinging en openbaarheid (zo veel mogelijk openbaarheid is als uitgangspunt onder meer meegenomen) zijn de keuzes voor de verschillende aanbestedingsprocedures op basis van geraamde drempelbedragen vastgesteld. Aan de hand van de aard van de opdracht en de geraamde waarde is hiermee eenvoudig vast te stellen welke aanbestedingsprocedure in een bepaald geval in beginsel moet worden gekozen • Er mag slechts worden afgeweken naar de naast lagere procedure en uiteraard nooit bij ramingen boven de Europese drempelbedragen. Deze afwijking vindt plaats door middel van een collegebesluit volgend op het vereiste advies van de Inkoopcoördinator. Een hogere procedure mag uiteraard altijd. Afwijkingen moeten in het aanbestedingsdossier kenbaar worden gemaakt. Daarbij moeten de voor- en nadelen worden afgewogen en



Pagina 31 van 33

• •

•

worden gemotiveerd met objectieve gronden op grond van de in de nota genoemde afwijkingsgronden Er is een aantal objectieve factoren benoemd waarbij afwijkingen van de aanbestedingsprocedures mogelijk zijn (Hoofdstuk 5). Met ingang van 1 januari 2012 wordt bij onderhandse aanbestedingen een bepaalde aanbieder maximaal bij 30% van de aanbestedingen uitgenodigd om offerte uit te brengen of in te schrijven. Tot 1 januari 2012 is hierin geen beperking. De organisatie brengt de komende twee jaar zo veel mogelijk de regelmatig terugkerende opdrachten onder in meerjarige raamcontracten en –overeenkomsten. Geen inschrijving zal plaatsvinden zonder overweging tot uitnodiging van minimaal één bedrijf uit de regio tenzij geen enkel bedrijf in Vlagtwedde het gevraagde kan leveren (zie ook 4.4.1 en 5.5.1) of zich niet heeft aangemeld (bij een Openbare of Europese procedure)



Pagina 32 van 33

Bijlage 2

Begrippenlijst

Aanbesteding

een door een aanbestedende dienst te voeren aanbestedingsprocedure teneinde een opdracht (onder bezwarende titel) voor het verrichten van diensten, het leveren van producten, dan wel het uitvoeren van een werk te verstrekken.

Aannemer ARW 2005

iedere Ondernemer die de uitvoering van werken op de markt aanbiedt. Aanbestedingsreglement Werken 2005. Het ARW 2005 is een stapsgewijze uitwerking van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao). Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten. Dit is de implementatie van de Europese richtlijn 2004/18/EG in het Nederlands recht door middel van een AmvB.

Bao

Beschrijvend document, Bestek, offerteaanvraag Bouwkundige werken Civieltechnische werken Cultuurtechnische werken

de beschrijving van de te verlenen opdracht waar de aanbesteding betrekking op heeft, het daarbij behorende programma van eisen, de tekeningen, de gunningscriteria en eventuele overige voor die opdracht geldenden (aanvullende) voorwaarden. sloop, nieuwbouw, reconstructiewerken van gebouwen waarin een menselijke functie centraal staat (bijvoorbeeld: wonen, werken recreëren, winkelen, leren, herstellen opslaan). nieuwe werken, reconstructie en saneringswerken. Alle werken ten behoeve van de openbare infrastructuur met uitzondering van de cultuurtechnische werken en bouwkundige werken. nieuwe aanleg en onderhoud. Alle werken waarbij beplanting, grondwerken ten behoeve van aanleg van levende beplantingen, grondverwerking in totaal meer dan 50% van de aanneemsom omvatten.

Dienst Dienstverlener

het verrichten van werkzaamheden. iedere Ondernemer die diensten op de markt aanbiedt.

Duurzaam inkopen

het programma Duurzaam Inkopen stimuleert overheden om milieu- en sociale aspecten mee te nemen bij de inkoop van producten en/of diensten. Op de website (www.agentschapnl.nl/duurzaaminkopen) worden hulpmiddelen aangereikt om het voor een overheidsorganisatie zo eenvoudig mogelijk te maken om duurzaam inkopen in te voeren in de praktijk.

Drempelbedrag

bedrag waarboven een bepaalde (Europese) aanbestedingsprocedure is voorgeschreven.

Doelmatig (efficiënt) Enkelvoudig onderhandse aanbesteding

doelmatig zowel op het gebied van de verhouding van prijs en kwaliteit, als ook op organisatorisch gebied. een Enkelvoudig onderhandse aanbesteding is een procedure waarbij één natuurlijke of rechtspersoon, indien van toepassing met behulp van de geldende groslijsten uitgenodigd wordt tot inschrijving.


een Europese aanbesteding is een bijzondere vorm van openbaar aanbesteden waarbij conform de Europese aanbestedingsrichtlijnen (Bao) wordt aanbesteed.

Externe factuur

een factuur van een andere partij dan een partij die onderdeel uitmaakt van de gemeente Vlagtwedde



Pagina 33 van 33

Gunningscriteria

Leverancier

ingediende aanbiedingen worden getoetst aan de in de aankondiging aangegeven gunningscriteria. Zij hebben betrekking op de kwaliteit van de aanbieding en niet op de kwaliteit van de aanbieder (zie hiervoor de selectiecriteria. schriftelijke opdrachtverlening. In voorkomende gevallen wordt hier ook een ontvangen nota (bon) bedoeld. iedere Ondernemer die producten op de markt aanbiedt.

Levering Meervoudig onderhandse aanbesteding Non-discriminatoir

leverantie, geleverde koopwaar. een meervoudig onderhandse aanbesteding is een procedure waarbij twee of drie natuurlijke of rechtspersonen, indien van toepassing met behulp van de geldende groslijsten worden uitgenodigd tot inschrijving. alle Ondernemers krijgen dezelfde kansen.

Objectief Offerteaanvraag

alle Ondernemers moeten op dezelfde manier worden beoordeeld. zie bestek.

Ondernemer Openbare aanbesteding

een Aannemer, Leverancier of Dienstverlener. een Openbare aanbesteding is een procedure waarbij de gemeente een advertentie plaatst waarop geïnteresseerde Ondernemers zich kunnen aanmelden in een redelijke verhouding tot de aard, omvang en complexiteit van de opdracht. criteria die aan gegadigden of kandidaat-inschrijvers gesteld kunnen worden om voor een opdracht in aanmerking te komen. Deze bestaan uit: uitsluitingsgronden, eisen aan de beroepsbekwaamheid, financieeleconomische eisen en technische geschiktheideisen.

Inkoopopdracht

Proportioneel Selectiecriteria

Transparant

duidelijkheid met betrekking tot welke stappen in een (Europese) offerte/aanbestedingsprocedure worden gevolgd en wat het resultaat van die stappen is.

Werk

het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische of cultuurtechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.



Inkoop- & Aanbestedingsbeleid. Gemeente Vlagtwedde

Recommend Documents