Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Oosterhout

Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2013 gemeente Oosterhout

Inhoudsopgave 1.

Inleiding ......................................................................................................................................3

2.

Gemeentelijke doelstellingen ...................................................................................................3

3.

Juridische uitgangspunten ......................................................................................................4 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

4.

Algemeen juridisch kader.....................................................................................................4 Algemene beginselen bij Inkoop ..........................................................................................5 Grensoverschrijdend belang ................................................................................................5 Mandaat en volmacht...........................................................................................................5 Afwijkingsbevoegdheid ........................................................................................................6 Ethische en ideële uitgangspunten .........................................................................................6

4.1 4.2 4.3 5.

Integriteit ..............................................................................................................................6 Duurzaam Inkopen...............................................................................................................6 Innovatie...............................................................................................................................7 Economische uitgangspunten .................................................................................................8

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 6.

Product- en marktanalyse ....................................................................................................8 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie ....................................................8 MKB en lokale economie ...................................................................................................8 Samenwerkingsverbanden ..................................................................................................9 Bepalen van de inkoopprocedure ........................................................................................9 Raming en financiële budget ............................................................................................ 11 Eerlijke mededinging en commerciële belangen .............................................................. 11 Organisatorische uitgangspunten.........................................................................................11

6.1 6.2

Inkoopproces .................................................................................................................... 11 Inkoop in de organisatie .................................................................................................... 12

Bijlagen Nadere regels rondom innovatiepartnerschap Portfoliobenadering Kraljic

Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Oosterhout 2013

2

1. Inleiding De gemeente spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk. Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid schetst de doelstellingen, uitgangspunten en kaders waarbinnen inkoop in de gemeente Oosterhout plaatsvindt. De gemeente heeft daarbij een aantal centrale doelstellingen (zie verder hoofdstuk 2). Omdat inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, moet de gemeente continu verbeteringen in de inkoopprocessen doorvoeren. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente. Daarnaast gaat de gemeente bij het Inkopen van werken, leveringen of diensten uit van: 1. Juridische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de relevante regelgeving? (zie verder hoofdstuk 3) 2. Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces? (zie verder hoofdstuk 4) 3. Economische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de markt en ondernemers? (zie verder hoofdstuk 5) 4. Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt de gemeente in? (zie verder hoofdstuk 6) Naast een beschrijving van uitgangspunten, bevat dit beleid op een aantal plaatsen ook een concrete uitwerking van de genoemde uitgangspunten.

2. Gemeentelijke doelstellingen De gemeente wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid een aantal doelstellingen realiseren. a. Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. Dit betekent dat: De gemeente bestaande weten regelgeving en de bepalingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid naleeft. De gemeente efficiënt en effectief inkoopt. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De gemeente tegen de best mogelijke prijs-kwaliteitverhouding inkoopt. De gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot gemeentelijke opdrachten en dat administratieve lasten voor ondernemers en de gemeente zelf beperkt worden. b. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante weten regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en in wederzijds respect tussen de gemeente en de contractant. De gemeente spant Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Oosterhout 2013

3

zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces. c. Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is ondersteunend aan het prestatieniveau van de gemeente en sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente. Inkoop is ondersteunend en levert voortdurend een positieve bijdrage aan het gehele prestatieniveau van de gemeente. Inkoop- en aanbestedingsbeleid kent namelijk raakvlakken met andere beleidsterreinen. Op deze terreinen stelt de gemeenteraad dan wel het college specifiek beleid vast. Alhoewel inkoop- en aanbestedingsbeleid zich niet richt op deze gebieden, kan het toch een bijdrage leveren aan verwezenlijking van dit beleid. De concrete doelstellingen van inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de doelstellingen op andere beleidsterreinen. In het bijzonder sluit het inkoop- en aanbestedingsbeleid aan op het volgende beleid: 1. Economisch beleid

1

2. Beleid op het vlak van sociale zekerheid (re-integratiebeleid) 3. Milieubeleidsplan

2

3

De doelstellingen onder a. en b. zijn het vertrekpunt van waaruit de gemeente inkoopt. De onder dit punt genoemde doelstelling is daarom bijkomend. Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

3. Juridische uitgangspunten 3.1

Algemeen juridisch kader

a. De gemeente leeft de relevante weten regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) weten regelgeving zullen door de gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze weten regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante weten regelgeving volgen uit: 4

Aanbestedingswet 2012 : dit wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Recht beschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. Europese weten regelgeving: weten regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

1 2 3 4

Zoals op het moment van schrijven van dit beleid vastgesteld in de ‘Agenda economie 2011 – 2015 Oosterhout’. Zoals op het moment van schrijven vastgesteld in ‘Herijking beleid sociale zekerheid 2012’. Zoals op het moment van schrijven vastgesteld in ‘Milieubeleidsplan 2010-2016’. Een aantal bepalingen uit de Aanbestedingswet 2012 is nader uitgewerkt in een algemene maatregel van bestuur (Aanbestedingsbesluit). Dit is een uitvoeringsbesluit bij de Aanbestedingswet. Onderdeel van dit besluit zijn het Aanbestedingsreglement Werken 2012 (bij opdrachten onder de Europese aanbestedingsdrempels), de modellen Eigen Verklaring en de Gids proportionaliteit. Met de inwerkingtreding van het de Aanbestedingswet 2012 per 1 april 2013 is ook het Aanbestedingsbesluit inwerking getreden.


4

Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten. Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten. 3.2

Algemene beginselen bij Inkoop

a. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht De gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessie overeenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht: Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden. Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet. Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn. Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden. Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de gemeente. b. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur De gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel. 3.3

Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse. Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd. Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de gemeente op haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke platforms, zoals dagbladen. 3.4

Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Oosterhout 2013

5

3.5

Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende weten regelgeving mogelijk is.

4. Ethische en ideële uitgangspunten 4.1

Integriteit

a. De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop. De gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. 5 De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes . Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. b. De gemeente contracteert enkel met integere ondernemers. De gemeente wil enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. 4.2

Duurzaam Inkopen

a. Bij Inkopen neemt de gemeente milieuaspecten in acht. De gemeente heeft een voorbeeldfunctie als het gaat om energiebesparing en duurzaamheid. Bij nieuwe en bestaande projecten worden maatregelen genomen om energieverbruik te beperken en duurzaamheid als uitgangspunt bij het ontwerp mee te nemen. De gemeente legt 6 haar ambitie en doelstellingen in een Milieubeleidsplan vast . Daar waar op grond het Milieubeleidsplan in concrete situaties (bijvoorbeeld bij uitvoering van een project) duurzaamheidseisen toegepast dienen te worden, wordt hier in het inkoop- en aanbestedingsproces als volgt invulling aan gegeven: Bij de producten marktanalyse inventariseert de gemeente welke producten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden. In de aanbestedingsstukken (bijv. in de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidscriteria opgenomen. Daarbij kan gebruik 7 gemaakt worden van duurzaamheidscriteria die door AgentschapNL zijn opgesteld .

b. Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats. Arbeidsomstandigheden Werken, Leveringen en/of Diensten die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen, worden geweerd.

5 6

7

Naast de geldende weten regelgeving op dit vlak, zijn op 25 juni 2012 de ‘Gedragscode Gemeente Oosterhout 2012’ en de ‘Gedragscode voor Bestuurders 2012’ door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld. Op 23 februari 2010 heeft de gemeenteraad het milieubeleidsplan ‘2010-2016’ vastgesteld. Door de gemeenteraad zijn tot op het moment van schrijven van dit beleid ook jaarlijks Milieuwerkprogramma’s vastgesteld, waarin de ambities voor het betreffende jaar verder worden uitgewerkt. AgentschapNL (www.agentschapnl.nl) heeft voor verschillende productgroepen duurzaamheidscriteria opgesteld. Deze zijn ook terug te vinden op de site van PIANOo via http://www.pianoo.nl/themas/duurzaam-inkopen. Specifiek voor de GWW-sector geschikt gemaakte duurzaamheidscriteria zijn opgenomen in de ‘RAW-Catalogus Bepalingen – Duurzaam Inkopen’ (www.crow.nl).


6

Social Return Daarnaast heeft de gemeente oog voor de positie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De gemeente kan daarom door middel van toepassing van ‘Social Return’ ondernemers – daar waar mogelijk en doelmatig - stimuleren om een bijdrage te leveren aan een beter perspectief voor deze doelgroep. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid levert zo een bijdrage aan het bereiken van de beleidsdoelstellingen op het vlak van sociale zekerheid. Bij ‘Social Return’ worden bij inkoop van diensten, leveringen en werken afspraken gemaakt met opdrachtnemers over arbeidsplaatsen (dienstverband dan wel detachering), leerwerkplekken en stageplaatsen bij uitvoering van de opdracht. De concrete toepassing is maatwerk, waarbij rekening gehouden kan worden met (onder andere) het type werkzaamheden, de omvang van de opdracht, de situatie op de arbeidsmarkt en de beschikbaarheid van geschikte kandidaten. De gemeente kan daarbij kiezen voor toepassing van ‘Social Return’ in de vorm van contractvoorwaarden, eventueel in combinatie met gunningcriteria gericht op de toepassing hiervan. Vanzelfsprekend dient ‘Social Return’ te worden ingevuld binnen de grenzen die (aanbestedings)weten regelgeving hieraan stelt. Opdrachten boven het drempelbedrag voor Europese aanbesteding Uitgangspunt is dat bij inkopen boven het drempelbedrag voor Europese aanbesteding 5% van de opdrachtwaarde exclusief BTW wordt ingezet in verband met ‘Social Return’. Alleen als toepassing, door het specifieke karakter van de betreffende opdracht, naar het oordeel van de gemeente voor de uiteindelijke opdrachtnemer onredelijk bezwarend is, kan gemotiveerd van toepassing van dit uitgangspunt worden afgeweken. Opdrachten onder het drempelbedrag Onder het drempelbedrag voor Europese aanbesteding kan bij opdrachten vanaf € 100.000,-voor diensten en leveringen en € 1.000.000,-- voor werken, als het specifieke karakter van de opdracht dit toelaat, ‘Social Return’ worden toegepast. In deze situatie wordt het al dan niet toepassen door de gemeente gemotiveerd op basis van (onder andere) het type werkzaamheden, de omvang van de opdracht, de situatie op de arbeidsmarkt en de beschikbaarheid van geschikte kandidaten. 4.3

Innovatie

De gemeente moedigt – daar waar mogelijk - innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Ondernemers met innovatieve oplossingen voor (maatschappelijke) problemen kunnen hiertoe een voorstel indienen. Innovatieve ondernemers kunnen zo direct opdrachten verwerven onder de Europese drempelwaarde of bij IIB diensten, zonder duidelijk grensoverschrijdend belang. De gemeente stelt bepaalde voorwaarden bij het aangaan van een innovatiepartnerschap. Voorop staat dat voorstellen aan moeten sluiten bij concrete behoeften en doelstellingen die de gemeente heeft en ook voldoende budget beschikbaar is. Pas als aan deze voorwaarde voldaan is, komt het voorstel voor verdere beoordeling in aanmerking. In dat geval wordt het voorstel getoetst aan voorwaarden die betrekking hebben op: 1. de ondernemer 2. de wijze van indienen van het voorstel 3. de inhoud van het voorstel. Opdrachten die de gemeente plaatst op basis van het innovatiepartnerschap, gunt de gemeente direct aan de betreffende ondernemer. Een dergelijk partnerschap gaat de gemeente aan voor maximaal een periode van twee jaar. Daarna kan dit nog eens verlengd worden met een periode van twee jaar. Gedurende de looptijd van het partnerschap zet de gemeente het voorstel van de ondernemer niet “in de markt” en krijgt de ondernemer de gelegenheid gemaakte kosten terug te verdienen en rendement te maken. Het is aan de ondernemer om in de praktijk de haalbaarheid en winstgevendheid van zijn innovatie aan te tonen. Exacte voorwaarden rondom innovatiepartnerschap zijn opgenomen in de bijlage op dit beleid. Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Oosterhout 2013

7

5. Economische uitgangspunten 5.1

Product- en marktanalyse

a. Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande producten marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

De gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. 5.2

Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

a. De gemeente acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk. De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkoop (waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) weten regelgeving.

b. De gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van de gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve 8 ondernemers . 5.3

MKB en lokale economie

a. De gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB). Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Overeenkomstig de geldende weten regelgeving kan de gemeente dit doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

b. De gemeente heeft oog voor de lokale en regionale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt.

De overheid – en dus ook de gemeente Oosterhout – is een belangrijke opdrachtgever voor het bedrijfsleven. Alhoewel Oosterhout zich niet op een eiland bevindt, is het toch van belang om bewust om te gaan met opdrachtverlening aan lokale en regionale ondernemingen. Zij leveren een belangrijke bijdrage aan economische ontwikkeling van en werkgelegenheid in de gemeente en de regio. De gemeente investeert al veel in opdrachtverlening aan lokale en

8

Zie voor een verdere uitwerking van de keuze voor een ondernemersrelatie en bijbehorende procedure paragraaf 5.5


8

9

regionale ondernemingen en wil dit – binnen de grenzen van weten regelgeving – ook op blijven doen. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende weten regelgeving is toegestaan, kan 10 rekening worden gehouden met de regionale economie en lokale/regionale ondernemers . Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop. Om deelname van lokale en regionale ondernemers aan offerteprocedures verder te faciliteren, neemt de gemeente de volgende stappen: Website De gemeente publiceert vanaf 2014 de volgende informatie op de gemeentelijke website: Dit beleid; Besluiten van het college om af te wijken van dit beleid; Standaard aanbestedingsdocumenten met toelichting hoe deze door de gemeente worden gebruikt; en Periodiek te actualiseren relevante informatie over opdrachten die de gemeente 11 voornemens is aan te besteden (inkoopkalender) . Groslijstsystematiek Voor de gemeentelijke website zal in 2014 verder een duidelijke methodiek voor een groslijst voor civieltechnische en cultuurtechnische werken en diensten worden ontwikkeld. Ondernemers kunnen zich voor deze groslijst aanmelden. Voor zover toepassing efficiënt en doelmatig is, beziet de gemeente of de groslijstmethodiek ook voor andere productgroepen kan worden toegepast. Bijeenkomsten De gemeente organiseert jaarlijks een interactieve bijeenkomst voor lokale en regionale ondernemers rondom het thema inkoop- en aanbesteding(sbeleid). Uitwisseling van informatie en gesprek tussen gemeente en ondernemers staan centraal tijdens deze bijeenkomsten. 5.4

Samenwerkingsverbanden

De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor intergemeentelijke/regionale samenwerking bij inkoop. Samenwerking wordt situationeel afhankelijk gezocht en ingericht. Zij kan variëren van kennis delen tot gezamenlijk uitvoeren van inkoopactiviteiten. Samenwerking bij inkoop is altijd ondersteunend aan (beleidsinhoudelijke) doelstellingen op andere terreinen. 5.5

Bepalen van de inkoopprocedure

Bij het bepalen van de inkoopprocedure hanteert de gemeente – met uitzondering van die situaties waar sprake is van een grensoverschrijdend belang (§ 3.3) - de volgende methode:

9

10 11

In de jaren 2010, 2011 en 2012 werd ca. 50% van het (beïnvloedbare) inkoopvolume van de gemeente uitgegeven aan ondernemers met een vestiging binnen een straal van 25 kilometer van het stadhuis. Circa 65% werd in Noord-Brabant uitgegeven. Zie hiervoor paragraaf 5.5. Informatie over (aankondiging en gunning van) nationale en Europese aanbestedingen wordt verplicht op www.TenderNed.nl gepubliceerd.


9

Werken

Leveringen

Diensten

Enkelvoudig

Tot € 150.000,-

tot € 30.000,-

tot € 30.000,-

Meervoudig

van € 150.000,tot € 1.500.000,-

van € 30.000,tot € 100.000,-

van € 30.000,tot € 100.000,-

Nationaal

van € 1.500.000,tot drempelbedrag EUaanbesteding

van € 100.000,tot drempelbedrag EUaanbesteding

van € 100.000,tot drempelbedrag EUaanbesteding

Europees

Vanaf drempelbedrag EUaanbesteding



Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag De gemeente vraagt aan minimaal één ondernemer een offerte. Meervoudig onderhandse offerteaanvraag De gemeente vraagt tenminste aan 3 ondernemers en ten hoogste aan 5 ondernemers een offerte. Nationaal aanbesteden Onder de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente nationaal aanbesteden. De gemeente zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen op www.tenderned.nl. Europees aanbesteden Boven de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende weten regelgeving. De gemeente zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen op www.tenderned.nl. 12

De gemeente zal bij de in bovenstaande schema opgenomen bedragen de daar beschreven procedures hanteren. Als blijkt dat dit niet aansluit bij het type inkoop en het karakter van de markt waarin de ondernemers opereren, kan de gemeente ook (rekening 13 houdend met de bepalingen uit de Gids Proportionaliteit ) gemotiveerd kiezen voor een andere (lichtere) procedure. De gemeente maakt in dat geval gebruik van een strategische afweging op basis van de portfoliobenadering van Kraljic. Deze is opgenomen in bijlage op dit beleid. Hieraan zijn wel de volgende voorwaarden verbonden: Daar waar verplicht de in hoofdstuk 2 van de Aanbestedingswet genoemde 14 procedures gevolgd moeten worden, kan deze mogelijkheid niet worden toegepast . Als sprake is van een overheidsopdracht of concessieovereenkomst met een grensoverschrijdend belang, wordt overeenkomstig paragraaf 3.3 gehandeld. Lokale en regionale ondernemingen Als op grond van de procedurekeuze een enkelvoudig of meervoudig onderhandse procedure aan de orde is, heeft de gemeente oog voor de belangen van lokale en regionale ondernemingen. In dat geval zal onderzocht worden of er lokaal en regionaal gevestigde ondernemers beschikbaar zijn die aantoonbaar beschikken over de juiste bekwaamheid voor het uitvoeren van de opdracht en deze zo mogelijk uitnodigen voor het doen van offerte.

12

13

14

In de Gids Proportionaliteit is aangegeven dat deze bedragen met bijbehorende procedurekeuze in beginsel proportioneel zijn, maar wel steeds gekeken moet worden naar de concrete situatie. Bedragen zijn exclusief BTW. Voorschrift 3.4A van de Gids Proportionaliteit beschrijft de relevante bepalingen voor de keuze van een procedure. Het gaat hier om de openbare procedure en de niet-openbare procedure. Daarnaast betreft het ook de volgende bijzondere procedures: de concurrentiegerichte dialoog, de onderhandelingsprocedure met en de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging. Bij een zogenaamde opdracht voor B-diensten kan (wel) gemotiveerd een andere procedure worden gekozen.


10

Aanbesteding van ‘werken’ De Aanbestedingswet schrijft voor dat de gemeente opdrachten in beginsel gunt op basis van “economisch meest voordelige inschrijving”. Gemotiveerde afwijking is mogelijk. De gemeente gunt niet op “economisch meest voordelige inschrijving”, maar op laagste prijs als: de gevraagde prestatie in sterke mate is gestandaardiseerd in de markt; en grote verschillen niet zijn te verwachten in de aanbiedingen van ondernemers; en de inhoud en omvang van de opdracht eenduidig zijn vastgelegd. Voor werken geldt dat opdrachten tot EUR 250.000,00 exclusief BTW daarom geplaatst worden op basis van “laagste prijs”. Tegelijkertijd geldt dat de gemeente deze opdrachten niet in percelen opdeelt. Zo wordt voorkomen dat inwoners bij de uitvoering van deze opdrachten te veel hinder ondervinden van controle- en coördinatievraagstukken in de uitvoering. 5.6

Raming en financiële budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen. 5.7

Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en nondiscriminerend te handelen, bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

6. Organisatorische uitgangspunten 6.1

Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.

Fase stap inkoopproces 1

Voortraject

toelichting Bepalen van inkoopbehoefte Bepalen van het aanbod (bijv. producten marktanalyse) Raming en bepalen van het financiële budget Keuze Offerteaanvraag Formuleren inkoopstrategie (m.b.v. inkoopformulier)


11

2

Specificeren

Opstellen van eisen en wensen Omschrijven van de opdracht Opstellen Offerteaanvraag

3

Selecteren

Eventuele voorselectie geïnteresseerde ondernemers Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de website of Tenderned Offertes evalueren Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende weten regelgeving) Gunning aan winnende ondernemer

4

Contracteren

Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant Registreren getekende overeenkomst Informeren afgewezen ondernemers

5

Bestellen

Uitvoeren van de opdracht Eventueel met het doen van bestellingen

6

Bewaken

Bewaken termijnen Controleren nakoming afgesproken prestaties Tijdige betaling facturen

7

6.2

Nazorg

Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd Evalueren overeenkomst met Contractant

Inkoop in de organisatie

Inkoop is decentraal georganiseerd. Tactische (specificeren, selecteren en contracteren) en operationele inkoop (bestellen, bewaken en nazorg) wordt in beginsel door de diverse organisatieonderdelen zelf uitgevoerd. Strategische inkoop (het formuleren en naleven van de inkoopuitgangspunten, die zijn afgeleid van de algemene strategie en doelstellingen, die binnen een organisatie zijn vastgesteld) is een centraal georganiseerde verantwoordelijkheid.


12

Bijlage 1 1.

Nadere regels rondom innovatiepartnerschap

Algemene beschrijving

Ondernemers met innovatieve oplossingen voor (maatschappelijke) problemen kunnen voorstellen bij de gemeente indienen. Innovatieve ondernemers kunnen zo direct opdrachten verwerven onder de Europese drempelwaarde of bij IIB diensten, zonder duidelijk grensoverschrijdend belang. 2.

Voorwaarden innovatiepartnerschap

Opdrachten die de gemeente plaatst op basis van het innovatiepartnerschap, gunt de gemeente direct aan de betreffende ondernemer. Voor een periode van maximaal twee jaar wordt een partnerschap aangegaan. De gemeente kan deze periode daarna nog eens verlengen met een periode van twee jaar. Gedurende de looptijd van het partnerschap zet de gemeente het voorstel van de ondernemer niet ‘in de markt’ en krijgt de ondernemer de gelegenheid gemaakte kosten terug te verdienen en rendement te maken. De gemeente garandeert dit overigens niet. Het is aan de ondernemer om in de praktijk de haalbaarheid en winstgevendheid van zijn innovatie aan te tonen. Bij het aangaan van een innovatiepartnerschap zijn voorwaarden van toepassing. Deze voorwaarden hebben betrekking op de ondernemer, de wijze van indienen van het voorstel en de inhoud van het voorstel. 2.1 Voorwaarden aan de ondernemer De gemeente toetst een ondernemer die een voorstel voor innovatie indient aan de uitsluitingscriteria genoemd in artikel 2.86 en 2.87 van de Aanbestedingswet. Als een ondernemer voldoet aan een of meer van deze uitsluitingscriteria, dan neemt de gemeente het voorstel niet in behandeling. 2.2 Voorwaarden aan de wijze van indienen van het voorstel De ondernemer moet het voorstel als volgt indienen: a. de ondernemer levert een getekende eigen verklaring aanbesteden aan; b. het voorstel heeft slechts betrekking op een innovatief project; c.

het voorstel bevat minimaal een projectbeschrijving, een begroting en een financieringsplan. Hierbij gelden de volgende (aanvullende) voorwaarden: 1. De projectbeschrijving bevat minimaal een beschrijving van de aard en omvang van de voorgenomen activiteiten, een beschrijving van de doelstelling, resultaten en producten die het voorstel nastreeft, een beschrijving van de wijze van uitvoering en een tijdspad waarbinnen de ondernemer start en eindigt met het innovatief project. 2. De begroting bevat minimaal een inzicht in de baten en lasten van het voorstel en een toelichting per post. 3. Het financieringsplan geeft aan binnen welke periode de ondernemer de gemaakte kosten denkt te hebben terugverdiend, inclusief een inzichtelijk te maken rendement.

2.3 Voorwaarden aan de inhoud van het voorstel Het voorstel moet inhoudelijk aan de volgende voorwaarden voldoen: a. Het voorstel bevat nieuwe elementen in de wijze waarop de ondernemer een (maatschappelijk) probleem oplost die nog niet eerder zijn toegepast. De ondernemer maakt dit aantoonbaar in zijn voorstel. b. Het voorstel moet binnen een jaar uit te voeren zijn in de praktijk. De ondernemer maakt dit aantoonbaar in zijn voorstel. c.

Het voorstel moet, bij succes, herhaalbaar zijn. De ondernemer maakt dit aantoonbaar in zijn voorstel. De gemeente moet nadat de projectperiode eindigt en de ondernemer de kosten voor het uitvoeren van innovatie heeft terugverdiend het voorstel ook kunnen uitzetten bij andere ondernemers.


13

Het voorstel moet langdurig maatschappelijk rendement opleveren. Het moet niet alleen leiden tot een verbeterde marktpositie van de ondernemer, maar het moet werkelijk een voordeel opleveren voor de (Oosterhoutse) gemeenschap. De ondernemer maakt dit aantoonbaar in zijn voorstel.


14

Bijlage 2

Portfoliobenadering van Kraljic

Niet elke productgroep is hetzelfde, niet elke leverancier is hetzelfde. Een productgroep is een groep van artikelen die logischerwijs bij elkaar horen, zoals alle kantoorartikelen, reintegratiedienstverlening, schilderwerkzaamheden, enzovoort. Bij de portfoliobenadering van Kraljic worden alle ingekochte materialen ingedeeld in vier groepen. Dit gebeurt aan de hand van twee criteria: de invloed op het bedrijfsresultaat en het toeleveringsrisico. De invloed op het bedrijfsresultaat (strategisch belang) kan onder meer worden afgemeten aan het totale volume dat wordt ingekocht of het aandeel van het desbetreffende product binnen de begroting. Kortom: het financiële belang dat met het betreffende product(groep) is gemoeid. In aanvulling hierop kan voor een overheidsorganisatie ook de vraag relevant zijn welk maatschappelijk belang met de inkoop van een product(groep) gemoeid is. Het bedrijfsresultaat van een overheidsorganisatie is immers anders dan dat van een commerciële onderneming. Producten die direct relevant zijn voor veel burgers (zoals zorg, welzijn, openbare ruimte, hulpmiddelen), zullen daarom ook hoog scoren. Producten die gerelateerd zijn aan de bedrijfsvoering (kantoorartikelen bijvoorbeeld) hebben vaak een lager maatschappelijk belang. Het toeleveringsrisico kan worden ingeschat door de wederzijdse afhankelijkheid tussen gemeente en leveranciers onder de loep te nemen, namelijk door het bevoorradingsrisico te bekijken. Eenvoudig gezegd: hoe groot is de kans dat een bepaald product niet wordt geleverd en hoe erg is dat dan? Daarbij moet niet alleen gekeken worden naar beschikbare alternatieven, maar ook naar de kosten verbonden aan het aanboren van een nieuwe, alternatieve leverancier (switching costs). Voor een overheidsorganisatie kan in dit kader ook relevant zijn wat de maatschappelijke gevolgen van een switch zijn. Praktisch wordt het toeleveringsrisico ook wel vertaald in het aantal (potentiële) leveranciers. Bij veel leveranciers is het risico klein en bij weinig leveranciers is het risico groot. Door combinatie van de twee criteria, invloed op het bedrijfsresultaat en toeleveringsrisico, kan een indeling naar type product worden gemaakt.

Strategische producten Hierbij gaat het om inkopen met een hoog strategisch (financieel en maatschappelijk) belang en een hoge afhankelijkheid van leveranciers (toeleveringsrisico). Deze situatie zal zich in praktijk vaker voordoen in situaties waarin Europese aanbesteding verplicht is en dus geen gebruik gemaakt kan worden van deze matrix. Een voorbeeld van een strategisch product is thuiszorg (B-dienst). Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Oosterhout 2013

15

Strategie In deze situatie is beleid gericht op samenwerking op basis van zoveel mogelijk wederzijdse betrokkenheid en evenwichtige machtsverhoudingen. Dan ligt het voor de hand om: 1. een partnerschap te ontwikkelen, of 2. een bestaand partnerschap te accepteren. 3. Ook kan het beëindigen van een partnerschap en zoeken naar een nieuw partnerschap aan de orde zijn als sprake is van onvoldoende gelijkwaardigheid in de relatie. Procedure In de eerste twee gevallen wordt gebruik gemaakt van een enkelvoudig onderhandse procedure (op basis van onderhandelingen) om tot een passend resultaat te komen. Dit om de administratieve lasten, transactiekosten en switch kosten te voorkomen en de toegevoegde (maatschappelijke) waarde van de relatie te benutten. In het derde geval ligt het voor de hand om een keuze te maken voor procedures met concurrentiestelling. In aanmerking komen in ieder geval de meervoudig onderhandse procedure, de nationale procedures, de concurrentiegerichte dialoog en de onderhandelingsprocedure met vooraankondiging. Knelpuntproducten Hierbij gaat het om inkopen met een laag strategisch belang en een hoge afhankelijkheid van leveranciers. Bij knelpuntinkopen is het belangrijk om de toelevering van de inkoopbehoefte veilig te stellen en een voorkeurspositie bij de leverancier te verkrijgen. Een voorbeeld van een knelpuntproduct is brugbediening. Strategie De inkoopstrategie staat vooral in het teken van risicobeperkende maatregelen, zoeken naar eventuele andere leveranciers of substituten. Het gaat hier vaak om opdrachten die een relatief beperkte financiële waarde vertegenwoordigen. Procedure In dit geval wordt gebruik gemaakt van een enkelvoudig onderhandse procedure (op basis van onderhandelingen) om de inkoopbehoefte te vervullen. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van onderhandelingen om tot het beste resultaat te komen. Zijn alternatieven voor handen dan kan gekozen worden voor het uitvoeren van procedures met concurrentiestelling. De administratieve lasten, transactiekosten en switch kosten wegen dan op tegen de kosten die gepaard gaan met het wijzigen van de inkoopbehoefte en mogelijk de ondernemer. In zo’n geval kan voor de meervoudig onderhandse procedure worden gekozen. Hefboomproducten Hierbij gaat het om inkopen met een hoog strategisch belang en een lage afhankelijkheid van leveranciers. Een voorbeeld van een hefboomproduct is reconstructie van een kruispunt (GWWsector). Strategie Het gaat hier vaak om opdrachten die (naast een hoog politiek-maatschappelijk belang) ook een relatief grote financiële omvang kennen. In dit geval ligt het voor de hand dat de gemeente maximaal gebruik maakt van de competitiviteit in de markt en zijn inkoopmacht. Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Oosterhout 2013

16

Procedure Bij hefboominkopen worden procedures met concurrentiestelling gebruikt. In aanmerking komen in ieder geval de Europese procedures, de nationale procedures, de concurrentiegerichte dialoog en de onderhandelingsprocedure met vooraankondiging. Routineproducten Hierbij gaat het om inkopen met een laag strategisch belang en een lage afhankelijkheid van leveranciers. Strategie In dit geval ligt het voor de hand om de inkoopbehoefte: 1. zoveel mogelijk te clusteren (voor zover de Aanbestedingswet zich hiertegen niet verzet); en/of 2. de bestelfunctie efficiënt te organiseren en zo de administratieve last rondom de inkoopbehoefte te verminderen. Bij dergelijke inkopen gaat het vaak ook om relatief beperkte bedragen. Een voorbeeld van een routineproduct is kantoorartikelen. Procedure Bij een routine-inkoop wordt gebruik gemaakt van de meervoudig onderhandse procedure en in een voorkomend geval (m.n. bij zeer lage financiële waarde) een 1 op 1 aanbesteding, waarbij gebruik gemaakt kan worden van de mogelijkheid tot onderhandeling. Tot slot De portfoliobenadering van Kraljic is een raamwerk en hulpmiddel om op een goed onderbouwde manier tot een beslissing te komen over de te voeren procedure. Deze voldoet niet alleen aan de eisen die in de Gids Proportionaliteit worden gesteld. Als een zorgvuldige afweging wordt gemaakt, sluit de uiteindelijke keuze ook aan op de doelstellingen van de gemeente. De portfoliobenadering is geen exacte wetenschap. Andere omstandigheden leiden tot een andere afweging. Dat is juist de kracht van de benadering.


17

Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Oosterhout

Recommend Documents