WELBESTEED. Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Westland

WELBESTEED Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Westland

Postadres: Postbus 150 2670 AD Naaldwijk T (0174) 673 673 F (0174) 673 600 [email protected]

WELBESTEED INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID GEMEENTE WESTLAND

AFDELING DIENSTVERLENING TEAM FAZA/INKOOP

WELBESTEED Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Westland

Concept (7 versie)

datum:

02-11-2011

Documentnummer: 11-0953159

e

status:




1. Inleiding. V o o r u l i g t h e t i n k o o p - e n a a n b e s t e d i n g s b e l e i d v a n d e g e m e e n t e W e s t l a nd 2 0 1 1 , o p vo l g e r v a n d e b e l e i d s n o t a ' s W e l b e s t e ed u i t 2 0 0 5 e n d e e va l u a t i e va n h e t b e l e i d i n 2 0 0 7 . D e n o t a ‘W e l b e s t e e d ’ , zo a l s va s t g e s t e l d o p 1 5 m a a r t 2 0 0 5 d o o r b u r g e m e e s t e r e n we t h o u d e r s , v o r m t d e b a s i s va n h e t W es t l a n d s i n k o o p - e n a a n b e s t e d i n g s b e l e i d . O p b a s i s va n d i e n o t a h e e f t d e g e m e e n t e W e s t l a n d d e a f g e l o p e n j a r e n e e n p r o f e s s i o n e l e i n k o o p f u n c t i e o p g e b o u wd . L a n d e l i j k s t a a n d e o n t w i k k e l i n g e n o p h e t g e b i e d va n p r o f e s s i o n e e l i n k o p e n n i e t s t i l . D e g e m e e n t e wi l m a a t s c h a p p e l i j k v e r a n t wo o r d o n d e r n e m e n d o o r h a a r l e v e r a n c i e r s s t i m u l e r e n m e t d i t i n k o o p - e n a a n b e s t e d i n g s b e l e i d . O o k d e we t g e v i n g i s vo l o p i n b e we g i n g . Z o za l e r e e n n a t i o n a l e a a n b e s t e d i n g s we t v a n k r a c h t wo r d e n d i e h e t B e s l u i t A a n b e s t e d i n g s r e g e l s O v e r h e i d s o p d r a c h t e n (BAO) zal gaan vervangen. Daarnaast is ook de Europese regelgeving en met name ook de j u r i s p r u d e n t i e d a a r o m t r e n t v o l o p i n o n t w i k k e l i n g . Te n s l o t t e i s d e f o c u s o p n a l e vi n g va n d e a a n b e s t e d i n g s r e g e l s d o o r o v e r h e d e n f l i n k t o e g e n o m e n . N a a r a a n l e i d i n g va n h e t b o v e n s t a a n d e e n d e e r v a r i n g e n v a n d e a f g e l o p e n p e r i o d e i s h e t i n k o o p - e n a a n b e s t e d i n g s b e l e i d h e r zi e n . H e t g e m e e n t e l i j k e i n k o o p - e n a a n b e s t e d i n g s b e l e i d h e e f t vo o r i e d e r e m e d e we r k e r e e n b i n d e n d k a r a k t e r o n g e a c h t d e p l a a t s i n d e o r g a n i s a t i e . D e i n k o o p a d vi s e u r s , d e e l u i t m a k e n d e v a n h e t t e a m F a c i l i t a i r e Z a k e n v a n d e a f d e l i n g D i e n s t v e r l e n i n g , h e b b e n e e n c o ö r d i n e r e n d e i n k o o p r o l e n zi j n h e t e e r s t e a a n s p r e e k p u n t e n v e r a n t wo o r d e l i j k v o o r h e t g e m e e n t e l i j k e i n k o o p b e l e i d . D e i n k o o p a d v i s e u r s zo r g e n v o o r p r o c e d u r e s , p r a k t i s c h e i n k o o p i n s t r u m e n t e n e n o n d e r s t e u n e n e n a d v i s e r e n a f d e l i n g e n b i j het inkopen en aanbesteden. D e b u d g e t h o u d e r s z i j n v e r a n t wo o r d e l i j k v o o r d e i n k o p e n . O o k d e ve r a n t w o o r d e l i j k h e i d v o o r h e t vo l g e n v a n d e j u i s t e a a n b e s t e d i n g s p r o c e d u r e l i g t b i j d e b u d g e t h o u d e r . H e t a a n b e s t e d i n g s b e l e i d i s v a n k r a c h t o p a l l e o p d r a c h t e n wa a r a l s a a n b e s t e d e n d e d i e n s t h a n d e l t : 1. De gemeente W estland; 2.

S a m e n we r k i n g s v e r b a n d e n v a n d e g e m e e n t e W e s tl a n d m e t d e r d e n w a a r b i j d e g e m e e n t e W es t l a n d i n m e e r d e r h e i d d e e l n e e m t i n d e k o s t e n va n h e t p r o j e c t , d a n w e l l e i d e n d e p a r t i j i s ;

3.

P r o j e c t e n w a a r i n d e g e m e e n t e W e s t l a n d o p t r e e d t a l s g e d e l e g e e r d o p d r a c h t g e v e r vo o r d e r d e n .

3




2. Doelstelling De gemeente W estland stelt zich de volgende doelen met betrekking tot inkoop: •

D e g e m e e n t e w i l d o e l m a t i g , e f f i c i e n t e n r e c h t m a t i g i n k o p e n zo d a t g e m e e n s c h a p s g e l d e n o p c o n t r o l e e r b a r e e n v e r a n t w o o r d e w i j ze wo r d e n a a n g e we n d e n a a n b e s t e e d ;

•

D e g e m e e n t e w i l we r k e n , l e v e r i n g e n e n d i e n s t e n t e g e n e e n zo o p t i m a a l m o g e l i j k e i n t e g r a l e k o s t e n - k wa l i t e i t v e r h o u d i n g i n k o p e n .

•

D e g e m e e n t e W e s t l a n d s t e l t z i c h b i j h e t ve r l e n e n va n o p d r a c h t e n o p a l s e e n b e t r o u w b a r e p a r t i j , d i e w e r k t v o l g e n s va s t e r e g e l s e n zo n d e r wi l l e k e u r o f b e v o o r d e l i n g e n d i e t e ve n s i n t e g e r e n z o r g v u l d i g h a n d e l t . D e g e m e e n t e wi l c o n t r o l e e r b a r e p r o c e d u r e s d o o r d e z e i n h o u d e l i j k t e b e s c h r i j v e n , t e b e wa k e n e n i n zi c h t e l i j k t e m a k e n vo o r a l l e p a r t i j e n .

O m b o v e n g e n o e m d e d o e l e n t e v e r we z e n l i j k e n zi j n i d e ë l e , e c o n o m i s c h e e n j u r i d i s c h e u i t g a n g s p u n t e n geformuleerd en vastgelegd in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid.

4




3. Het inkoopproces O n d e r i n k o o p wo r d t i n h e t a l g e m e e n v e r s t a a n : ' I n k o o p i s a l l e s w a a r e e n e xt e r n e f a c t u u r t e g e n o v e r s t a a t ' . Kortom: alle beïnvloedbare handelingen die facturen van derden tot gevolg hebben. Het is een p r o c e s m a t i g e a c t i v i t e i t , d i e we o n d e r v e r d e l e n i n ze v e n s t a p p e n . D e e e r s t e v i e r f a s e n v a n h e t i n k o o p p r o c e s b e h o r e n t o t d e zo g e n a a m d e ' t a c t i s c h e i n k o o p ' . Ta c t i s c h e i n k o o p a c t i v i t e i t e n z i j n d i e a c t i v i t e i t e n , d i e d e vo o r wa a r d e n c r e ë r e n o m o p e r a t i o n e l e i n k o o p h a a r werk te laten doen: 1 . vo o r b e r e i d e n : b e p a l e n v a n d e b e h o e f t e ; i n ve n t a r i s e r e n va n h e t a a n b o d e n h e t va s t s t e l l e n v a n d e 2.

inkooptactiek; specificeren: opstellen van functionele, technische, logistieke en onderhoudsspecificaties;

3.

s e l e c t e r e n : a a n v r a g e n e n b e o o r d e l e n va n o f f e r t e s e n s e l e c t e r e n va n l e ve r a n c i e r s e n / o f d i e n s t ve r l e n e r s ;

4.

contracteren: onderhandelen en afsluiten van contracten.

D e u i t v o e r e n d e i n k o o p a c t i v i t e i t e n wo r d e n ' b e s t e l l e n ' g e n o e m d , o f we l o p e r a t i o n e l e i n k o o p . O p e r a t i o n e l e i n k o o p g a a t u i t v a n b e s t a a n d e c o n t r a c t e n e n o m va t d e l a a t s t e d r i e f a s e n v a n h e t inkoopproces: 5. bestellen: het plaatsen van de orders; 6.

b e wa k e n v a n d e a f s p r a k e n : b e wa k e n v a n h e t u i t l e ve r e n va n d e o r d e r s ( a f s p r a k e n o ve r b e s t e l wi j z e , l e v e r w i j z e , f a c t u r e e r wi j z e ) e n h e t ve r i f i ë r e n e n a f h a n d e l e n v a n d e f a c t u r e r i n g ;

7.

n a z o r g : h e t a f h a n d e l e n va n c l a i m s ; k l a c h t e n a f h a n d e l e n ; h e t e va l u e r e n v a n l e ve r a n c i e r s e n h e t herzien van contracten.

H o e we l i n k o p e n e n a a n b e s t e d e n n a u w m e t e l k a a r v e r we ve n zi j n , i s e r e e n o n d e r s c h e i d t u s s e n b e i d e begrippen. H e t p r o c e s d a t b e g i n t m e t h e t b e s c h r i j v e n va n h e t i n t e k o p e n p r o d u c t ( s p e c i f i c e r e n ) e n e i n d i g t m e t een contract met één of meer leveranciers, heet 'aanbesteden'. ' A a n b e s t e d e n i s h e t p r o c e s v a n i n k o p e n w a a r b i j d e o p d r a c h t g e ve r o p t r a n s p a r a n t e e n o b j e c t i e ve wi j z e d e o p d r a c h t v e r s t r e k t a a n e e n o p d r a c h t n e m e r , d i e vo l d o e t a a n b e p a a l d e e i s e n e n d i e d e b e s t e a a n b i e d i n g h e e f t g e d a a n . A a n b e s t e d e n m a a k t d u s s p e c i f i e k d e e l u i t va n w a t o m s c h r e ve n i s a l s d e 'tactische inkoopfunctie'. Figuur 1: aanbesteden binnen het inkoopproces

5




4. Het speelveld van inkoop D o o r h e t p r o f e s s i o n e e l i n r i c h t e n v a n h e t i n k o p e n e n a a n b e s t e d e n k r i j g e n ve r s c h i l l e n d e a a n b i e d e r s e e n e e r l i j k e e n g e l i j k e k a n s , d e p r o c e d u r e s zi j n t r a n s p a r a n t e n o p b a s i s va n o b j e c t i e v e e n v o o r a f va s t g e s t e l d e c r i t e r i a w o r d t e e n k e u z e g e m a a k t v o o r e e n o p d r a c h t n e m e r . W es t l a n d b e k i j k t h e t i n k o o p - e n a a n b e s t e d i n g s b e l e i d va n u i t d r i e i n va l s h o e k e n , t e we t e n : a . I d e ë l e u i t g a n g s p u n t e n : h o e g a a n we o m m e t d e m a a t s c h a p p i j ? b. Economische uitgangspunten: hoe gaan we om met de markt, onze leveranciers? c . J u r i d i s c h e b e l e i d s u i t g a n g s p u n t e n : h o e g a a n w e o m m e t d e vi g e r e n d e w e t - e n r e g e l g e vi n g ?

a. Ideële uitgangspunten B i j i d e ë l e b e l e i d s u i t g a n g s p u n t e n s t a a t d e vr a a g c e n t r a a l we l k e w a a r d e n e n n o r m e n d e g e m e e n t e W es t l a n d wi l u i t d r a g e n i n h a a r i n k o o p - e n a a n b e s t e d i n g s b e l e i d . I d e ë l e b e g i n s e l e n m o e t e n c o n c r e e t zi j n v a s t g e l e g d a l s o n d e r d e e l v a n h e t g e m e e n t e l i j k e i n k o o p - e n a a n b e s t e d i n g s b e l e i d o m d a a d we r k e l i j k a l s t o e t s i n g s k a d e r t e f u n g e r e n . C o n c r e e t zi j n d e o n d e r s t a a n d e i d e ë l e u i t g a n g s p u n t e n g e k o ze n : 1.

Arbeidsvoorwaarden: potentiële opdrachtnemers, die aantoonbaar gebruik maken van k i n d e r a r b e i d , d i s c r i m i n e r e n n a a r g e l o o f , r a s o f s e k s e o f n a a r N e d e r l a n d s e m a a t s t a ve n o n v o l d o e n d e a r b e i d s v o o r wa a r d e n b i e d e n a a n h u n we r k n e m e r s w o r d e n b i j h e t s e l e c t i e p r o c e s v a n h e t i n k o o p p r o c e s u i t g e s l o t e n . B i j t w i j f e l w o r d t h e t g e m e e n t e b e s t u u r v e r zo c h t o ve r h e t specifieke geval te besluiten.

2.

P o l i t i e k / e c o n o m i s c h : e r w o r d t g e e n z a k e n g e d a a n m e t o r g a n i s a t i e s , b e d r i j ve n e n / o f l a n d e n d i e we t t e n o v e r t r e d e n , k i n d e r a r b e i d t o e s t a a n o f o p e e n a n d e r e w i j z e e e n n e g a t i e f b e s t u u r b e d r i j v e n . D e g e m e e n t e W es t l a n d o n d e r s c h r i j f t h i e r m e e h e t b e l a n g va n i n t e g r i t e i t i n h e t h a n d e l s v e r k e e r . I n s e l e c t i e - e n g u n n i n g c r i t e r i a z u l l e n , d a a r w a a r t o e p a s b a a r , vo o r w a a r d e n w o r d e n g e s t e l d a a n d e i n t e g r i t e i t va n p o t e n t i ë l e o p d r a c h t n e m e r s .

O o k a a n d e i n t e g r i t e i t v a n b e s t u u r d e r s e n a m b t e n a r e n wo r d e n e i s e n g e s t e l d . I e d e r e m e d e w e r k e r va n 1

de gemeente zal zich moeten houden aan het gemeentelijke integriteitbeleid . Onder integriteit w o r d t v e r s t a a n : e e r l i j k , b e t r o u wb a a r , z o r g vu l d i g , o n k r e u k b a a r e n t r a n s p a r a n t . D u i d e l i j k e a f s p r a k e n m a k e n , o p e n c o m m u n i c e r e n e n e l k a a r a a n s p r e k e n o p ve r a n t w o o r d e l i j k h e d e n b e h o r e n t o t d e z e cultuur. To e g e s p i t s t o p h e t i n k o o p b e l e i d b e t e k e n t d i t d a t : −

I n k o p e n d e m e d e we r k e r s z i j n l o y a a l a a n h e t g e m e e n t e b e l a n g ; h e t p e r s o o n l i j k e b e l a n g o f g e vo e l e n m a g h i e r b i j g e e n r o l s p e l e n ;

− −

L e v e r a n c i e r s wo r d e n r e c h t v a a r d i g b e h a n d e l d ; De gemeente doet eerlijk zaken en 'afspraak is afspraak'.

1

Vastgelegd in de Westlandse Gedragscode van september 2007

6




Duu rz a a m ink op en a mbit ie v a n d e ge me e nt e W e st l an d D e g e m e e n t e W e s t l a n d h e e f t , a l s v o o r b e e l d f u n c t i e t e n o p zi c h t e va n i n w o n e r s e n b e d r i j ve n , d e i n t e n t i e z o v e e l m o g e l i j k d u u r z a a m i n t e k o p e n e n o n d e r s c h r i j f t d e d o e l s t e l l i n g e n va n h e t ' P r o g r a m m a d u u r za a m i n k o p e n ' v a n ( d e s t i j d s ) h e t M i n i s t e r i e v a n V R O M ( n u M i n i s t e r i e va n I n f r a s t r u c t u u r e n Milieu). S i n d s 1 9 9 7 i s d u u r z a m e o n t wi k k e l i n g e e n E U - d o e l s t e l l i n g . D e E u r o p e s e a m b i t i e s z i j n vo o r N e d e r l a n d v e r t a a l d i n h e t N a t i o n a a l K l i m a a t a k k o o r d 2 0 0 7 . V o o r g e m e e n t e n zi j n h i e r i n d e vo l g e n d e doelen geformuleerd: 75% duurzaam inkopen in 2010 (in euro's) en 100% duurzaam inkopen in 2 0 1 5 . H e t r i j k wi l h i e r m e e s a m e n m e t m e d e o ve r h e d e n d e m a r k t vo o r d u u r za m e p r o d u c t e n s t i m u l e r e n door het goede voorbeeld te geven en zelf duurzame producten te kopen. Jaarlijks besteden de g e z a m e n l i j k e o v e r h e d e n m e e r d a n 5 0 m i l j a r d e u r o a a n d e i n k o o p va n g o e d e r e n , we r k e n e n d i e n s t e n . D o o r a l s o v e r h e d e n d u u r za a m i n t e k o p e n , k r i j g t d e m a r k t v o o r d u u r za m e p r o d u c t e n e e n s t e v i g e i m p u l s . E r wo r d t z o v e e l m o g e l i j k a a n g e s l o t e n b i j d e i n k o o p c r i t e r i a va n A g e n t s c h a p . n l . A g e n t s c h a p . n l is de uitvoeringsorganisatie van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu die overheden faciliteert d o o r d u u r z a a m h e i d s c r i t e r i a t e o n t w i k k e l e n vo o r r e l e va n t e p r o d u c t g r o e p e n . E e n p r o d u c t g r o e p i s 1 0 0 % d u u r za a m i n g e k o c h t a l s b i j d e a a n b e s t e d i n g d e c r i t e r i a vo o r d i e p r o d u c t g r o e p va n A g e n t s c h a p . n l z i j n t o e g e p a s t . D e z e s p e c i f i c a t i e s b e va t t e n m i n i m a l e e n ve r d e r g a a n d e e i s e n a a n d u u r za a m h e i d s a s p e c t e n . D e m i n i m a l e e i s e n m o e t e n i n i e d e r g e va l o ve r g e n o m e n wo r d e n i n e l k e aanbesteding om de inkoop als 'duurzaam' te kunnen betitelen. D e a m b i t i e v a n 1 0 0 % d u u r z a a m i n k o p e n i n 2 0 1 5 ve r g t d a t r e l e va n t e d u u r za a m h e i d s a s p e c t e n m e e w o r d e n g e w o g e n a l s s e l e c t i e - e n / o f a l s g u n n i n g s c r i t e r i a . V o o r d e p r o d u c t g r o e p e n wa a r vo o r A g e n t s c h a p . n l n o g g e e n c r i t e r i a h e e f t , n e e m t W es t l a n d zo m o g e l i j k ze l f d u u r za a m h e i d s c r i t e r i a o p i n de betreffende aanbesteding. I n h a a r r o l v a n o p d r a c h t g e v e r z e t d e g e m e e n t e W es t l a n d h a a r i n k o o p k r a c h t d u s i n o m m i l i e u - e n s o c i a l e wi n s t t e b e r e i k e n .

St i mu le r en a rb ei ds m oge li jk hed en v oo r me ns en me t af s t an d t ot de a rb ei ds ma r kt D e g e m e e n t e W e s t l a n d wi l a r b e i d s m o g e l i j k h e d e n s t i m u l e r e n vo o r m e n s e n m e t a f s t a n d t o t d e arbeidsmarkt. Sociale criteria B i j h e t o p s t e l l e n v a n i e d e r a a n b e s t e d i n g s d o c u m e n t za l d e g e m e e n t e b e o o r d e l e n o f d e a a n b e s t e d i n g g e s c h i k t i s v o o r d e i n z e t v a n w e r k z o e k e n d e n , s t a g i a i r e s o f m e n s e n d i e va l l e n o n d e r d e W s w. B e wu s t b e l e i d m a k e n o m d e z e d o e l g r o e p i n t e z e t t e n b i j we r k e n e n d i e n s t e n v a l t o n d e r d e n o e m e r s o c i a l r e t u r n . S o c i a l r e t u r n b e t e k e n t h e t d o o r g e m e e n t e n ( o f a n d e r e o p d r a c h t g e ve r s ) a a n g a a n va n c o n v e n a n t e n e n / o f h e t s t e l l e n va n s o c i a l e b e s t e k s vo o r w a a r d e n b i j a a n b e s t e d i n g e n , h e t v e r l e n e n va n ve r g u n n i n g e n o f s u b s i d i e s m e t a l s d o e l r e g i o n a l e we r k g e l e g e n h e i d t e b e vo r d e r e n e n / o f ( we r k l o o s ) werkzoekenden en leerlingen aan een werkplek te helpen. H e t i n z e t t e n va n s o c i a l r e t u r n i n o v e r h e i d s o p d r a c h t e n k a n vo o r a l l e b e t r o k k e n p a r t i j e n t o t e e n wi n wi n s i t u a t i e l e i d e n . H e t g a a t d a n o m d e g e m e e n t e , k e t e n p a r t n e r s ( UW V , CW I , r e i n t e g r a t i e b e d r i j v e n ) , o p d r a c h t n e m e r s / we r k g e v e r s e n d e d o e l g r o e p .

7




S o c i a l r e t u r n wo r d t i n W e s t l a n d a l s v o l g t g e r e g e l d : •

B i j a a n b e s t e d i n g e n v a n d i e n s t e n m e t e e n w a a r d e g r o t e r d a n € 1 0 0 . 0 0 0 , 0 0 e n vo o r a a n b e s t e d i n g e n v a n we r k e n m e t e e n wa a r d e g r o t e r d a n € 5 0 0 . 0 0 0 , 0 0 w o r d t i n b e g i n s e l S R O I i n g e z e t a l s z w a a r w e g e n d g u n n i n g s c r i t e r i u m : t e n m i n s t e 2 5 % va n d e t o t a a l t e behalen score;

•

•

O n d e r S R O I w o r d t v e r s t a a n h e t b i e d e n va n t i j d e l i j k e we r k g e l e g e n h e i d a a n w e r k z o e k e n d e n , m e n s e n d i e va l l e n o n d e r d e W e t s o c i a l e we r k vo o r zi e n i n g o f leerlingen/stagiairs; D e h o e v e e l h e i d t o e t e p a s s e n S R O I b e d r a a g t e e n h o e v e e l h e i d m e t e e n g e l d wa a r d e va n t e n m i n s t e 5 % v a n d e i n k o o p s o m e xc l u s i e f B TW . B i j k a p i t a a l i n t e n s i e ve p r o j e c t e n ( p r o j e c t e n w a a r b i j d e w a a r d e v a n d e t e v e r b r u i k e n m i d d e l e n r e l a t i e f h o o g i s ) k a n wo r d e n g e we r k t m e t t e n m i n s t e 5 % v a n d e l o o n s o m . D i t i s t e r b e o o r d e l i n g va n d e i n k o p e n d e v a k a f d e l i n g . I n d i e n d e z e e i s b i j e e n o p d r a c h t m e t i n ve r h o u d i n g w e i n i g p e r s o n e e l s k o s t e n z o u l e i d e n t o t e e n o n e v e n r e d i g g r o o t a a n d e e l vo o r i n ze t va n c o n t r a c t c o m p l i a n c e , k a n h e t c o l l e g e b e s l u i t e n v o o r d e b e t r e f f e n d e o p d r a c h t e e n l a g e r p e r c e n t a g e va s t t e s t e l l e n ;

• •

I n k o p e n v a n l e v e r i n g e n va l l e n n i e t o n d e r d e s o c i a l r e t u r n r e g e l i n g . H e t c o l l e g e k a n i n u i t z o n d e r i n g s g e va l l e n b e s l i s s e n g e e n S R O I t o e t e p a s s e n . D e i n h o u d e l i j k e o n d e r b o u wi n g v o o r h e t m a k e n va n e e n u i t zo n d e r i n g w o r d t d a n v a s t g e l e g d i n het inkoopdossier

b. Economische uitgangspunten D e g e m e e n t e W e s t l a n d b e s t e e d t p u b l i e k e m i d d e l e n vo o r h a a r u i t g a v e n . H e t i s va n b e l a n g d a t h i e r o p e f f i c i ë n t e e n e f f e c t i e ve w i j z e m e e wo r d t o m g e g a a n . H e t a l g e m e n e e c o n o m i s c h e u i t g a n g s p u n t i s g e l i j k e k a n s e n v o o r i e d e r e e n . D i t b e t e k e n t zo ve e l m o g e l i j k i n c o n c u r r e n t i e i n k o p e n . W e o n d e r s c h e i d e n d e v o l g e n d e wi j z e v a n a a n b e s t e d e n : Nationaal: •

Enkelvoudig onderhands aanbesteden De gemeente kiest één opdrachtnemer;

•

M e e r v o u d i g o n d e r h a n d s a a n b e s t e d e n ( m e t vo o r s e l e c t i e ) De gemeente vraagt minimaal drie potentiële opdrachtnemers om offerte uit te brengen;

Europees: •

E u r o p e e s o p e n b a a r a a n b e s t e d e n zo n d e r vo o r a f g a a n d e s e l e c t i e ; De gemeente plaatst op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht. Vrije concurrentie uit heel Europa;

•

E u r o p e e s o p e n b a a r a a n b e s t e d e n m e t vo o r a f g a a n d e s e l e c t i e ( d i t i s d e ' N i e t o p e n b a r e Europese procedure') De gemeente plaatst op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht. Vrije concurrentie uit heel Europa. Aanbestedingsprocedure in twee fasen: algemene b e k e n d m a k i n g w a a r b i j i e d e r e g e ï n t e r e s s e e r d e zi c h a l s g e g a d i g d e m a g a a n m e l d e n . Vervolgens mogen alleen de door de aanbestedende dienst geselecteerde ondernemers inschrijven.

8




B i j e l k e a a n b e s t e d i n g s wi j z e m o e t d e b a s i s g e k o z e n wo r d e n w a a r o p d e o p d r a c h t wo r d t g e g u n d : Dit kan zijn: • •

de laagste prijs of d e E c o n o m i s c h Me e s t V o o r d e l i g e I n s c h r i j vi n g ( E M V I ) .

Bij v oo r ke ur a an be st ed en op ba si s v an E M VI O m d e i n d i r e c t e k o s t e n , k wa l i t e i t e n d u u r za a m h e i d b i j d e b e o o r d e l i n g t e b e t r e k k e n , g e l d t a l s a l g e m e e n b e l e i d s u i t g a n g s p u n t d a t o p d r a c h t e n w o r d e n a a n b e s t e e d vo l g e n s h e t p r i n c i p e va n d e ' E c o n o m i s c h M e e s t V o o r d e l i g e I n s c h r i j v i n g ( E M V I ) ' . B i j d e E M V I - m e t h o d e l a a t d e g e m e e n t e zi e n , d a t n i e t a l l e e n d e p r i j s b e l a n g r i j k i s , m a a r d a t n o g v e l e a n d e r e k wa l i t e i t s a s p e c t e n b e l a n g r i j k , zo n i e t belangrijker, zijn om een opdracht naar behoren te kunnen opleveren. D e a a n t e b e s t e d e n d i e n s t o f p r o d u c t m o e t b e o o r d e e l d wo r d e n o p zi j n i n t e g r a l e k o s t p r i j s o f t e w e l d e To t a l C o s t o f O w n e r s h i p ( TC O ) . D i t b e t e k e n t d a t n a a s t d e a a n s c h a f p r i j s a l l e b i j k o m e n d e k o s t e n g e d u r e n d e e n n a h e t g e b r u i k e r v a n m e e g e wo g e n wo r d e n , zo a l s d u u r za a m h e i d s e i g e n s c h a p p e n , l e ve n s d u u r , o n d e r h o u d s k o s t e n , g e b r u i k s k o s t e n e n l e ve r t i j d e n . Produkten die een hoge mate van standaardisatie kennen en goed te specificeren zijn (bijvoorbeeld kantoorartikelen, kopieer- en printpapier, straatklinkers e.d.) worden gegund tegen de laagste prijs.

Voo r ko men v a n af h a nk el ij kh eid v a n l ev er an ci e rs D e g e m e e n t e W e s t l a n d vi n d t h e t o n we n s e l i j k d a t l e ve r a n c i e r s i n e e n t e g r o t e m a t e va n h a a r a f h a n k e l i j k z i j n . D a a r o m h a n t e e r t z e e e n b i j d e o p d r a c h t p a s s e n d e o m ze t e i s , o m t e v o o r k o m e n d a t e e n l e v e r a n c i e r n i e t k a n v o o r t b e s t a a n a l s d e g e m e e n t e W es t l a n d o m wa t vo o r r e d e n d a n o o k a l s k l a n t we g v a l t . I m m e r s , e e n r a a m o v e r e e n k o m s t m a g m a a r e e n d u u r h e b b e n va n m a x i m a a l vi e r j a a r . B i j GW W a a n b e s t e d i n g s tr a j e c t e n zi j n r a a m o ve r e e n k o m s t e n va n v i j f j a a r ( 3 j a a r + 2 x 1 j a a r ve r l e n g i n g ) g e b r u i k e l i j k . A n d e r s g e z e g d : D e g e m e e n t e W e s t l a n d h o u d t zi c h a a n h e t ' p r o p o r t i o n a l i t e i t s b e g i n s e l ' . D e g e k o z e n c r i t e r i a e n e i s e n m o e t e n z o w e l n o o d z a k e l i j k a l s p a s s e n d zi j n m e t h e t o o g o p h e t g e e n d e g e m e e n t e m e t d e a a n b e s t e d i n g w i l b e r e i k e n . D e g e s t e l d e e i s e n m o g e n d u s n i e t t e z w a a r zi j n i n ve r h o u d i n g t o t de opdracht.

G e en p ap i erw in k el D e g e m e e n t e v i n d t h e t w e n s e l i j k d e a d m i n i s t r a t i e ve l a s t e n va n d e i n s c h r i j ve r s zo ve e l m o g e l i j k t e b e p e r k e n . D a a r wa a r a n d e r e o v e r h e d e n d e n o d i g e b e wi j s d o c u m e n t e n vr a g e n vo l s t a a t W e s t l a n d m e t h e t l a t e n o n d e r t e k e n e n va n é é n b i j l a g e b i j h e t z o g e n a a m d e ' b e s c h r i j ve n d d o c u m e n t ' e n t o e t s t d e financieel-economische draagkracht van de best scorende inschrijver(s) door het opvragen van een k r e d i e t i n f o r m a t i e r a p p o r t b i j e e n h i e r t o e g e s p e c i a l i s e e r d e d i e n s t ve r l e n e r . N e t zo b e t r o u wb a a r , m a a r vo o r d e i n s c h r i j v e r ( s ) m i n d e r a d m i n i s t r a t i e ve r o m p s l o m p .

9




St i mu le r en mog e li jk h ed en v o or k l ein e m ar kt p ar t i jen en r eg ion a le b ed ri jv en D e g e m e e n t e W e s t l a n d h a n t e e r t d e b e g i n s e l e n v a n t r a n s p a r a n t i e , o b j e c t i vi t e i t e n n o n - d i c r i m i n a t i e i n haar aanbestedingsbeleid. L o k a l e l e v e r a n c i e r s wo r d e n n i e t b e v o o r d e e l d , m a a r o o k n i e t b e n a d e e l d . D e ve s t i g i n g s p l a a t s e n o o r s p r o n g v a n e e n o n d e r n e m i n g s p e l e n g e e n r o l b i j d e s e l e c t i e o f b i j d e g u n n i n g va n e e n a a n b e s t e d i n g . D i t i s v o l g e n s d e ( E u r o p e s e ) r e g e l g e vi n g o o k n i e t t o e g e s t a a n . E r i s e e n d u i d e l i j k s p a n n i n g s v e l d t u s s e n d e w e n s o m r e g i o n a l e b e d r i j ve n o p d r a c h t e n t e g u n n e n e n h e t u i t g a n g s p u n t g e l i j k e k a n s e n v o o r i e d e r e e n . E é n va n d e d r i e b a s i s p r i n c i p e s i n h e t a a n b e s t e d e n i s h e t n o n - d i s c r i m i n a t i e b e g i n s e l . V o o r k e u r g e ve n a a n r e g i o n a l e b e d r i j ve n s t a a t h i e r m e e o p g e s p a n n e n vo e t . H e t z o u i m m e r s d i s c r i m i n a t i e v a n n i e t - r e g i o n a l e b e d r i j ve n b e t e k e n e n . I n h o e v e r r e W e s t l a n d s e b e d r i j v e n wo r d e n u i t g e n o d i g d b i j o p d r a c h t e n o p u i t n o d i g i n g , d e zo g e n a a m d e o n d e r h a n d s e a a n b e s t e d i n g e n , wo r d t n a d e r t o e g e l i c h t i n d e p a r a g r a a f ' j u r i d i s c h e u i t g a n g s p u n t e n ' . D e g e m e e n t e W e s t l a n d s t i m u l e e r t h e t b i e d e n va n m o g e l i j k h e d e n a a n k l e i n e m a r k t p a r t i j e n b i n n e n d e m o g e l i j k h e d e n d i e d e ( E u r o p e s e ) r e g e l g e vi n g h i e r vo o r s t e l t e n w a a r h e t d o e l t r e f f e n d i s . D e ze mogelijkheden zijn het gebruik van percelen binnen openbare aanbestedingen, het toestaan van het a a n g a a n v a n c o m b i n a t i e s e n o n d e r a a n n e m i n g e n h e t h a n t e r e n va n n i e t o n n o d i g z w a r e s e l e c t i e - e n gunningscriteria.

Zorgv u ld ig e se l ect i e v an p a rt i j en D e g e m e e n t e W e s t l a n d wi l z a k e n d o e n m e t f i n a n c i e e l g e zo n d e , g e s c h i k t e e n i n t e g e r e b e d r i j v e n e n wi l d a a r o m g e b r u i k m a k e n v a n ' P r e f e r r e d S u p p l i e r s ' . E e n P r e f e r r e d S u p l l i e r vo l d o e t a a n e e n a a n t a l e i s e n d i e d e g e m e e n t e W es t l a n d s t e l t e n ve r w e r f t d a a r m e e p l e k o p e e n G r o s l i j s t . B i j o n d e r h a n d s e a a n b e s t e d i n g e n s e l e c t e e r t d e g e m e e n t e W es t l a n d a l l e e n i n s c h r i j ve r s u i t d e G r o s l i j s t . Elke marktpartij kan zich op elk moment aanmelden voor de Groslijst waarna bij gebleken g e s c h i k t h e i d d e z e p a r t i j o p d e G r o s l i j s t k o m t . D e G r o s l i j s t i s o p g e b o u wd p e r m a r k t s e g m e n t . E r v a r i n g e n m e t d e m a r k t p a r t i j e n wo r d e n b i j g e h o u d e n e n za l b i j s l e c h t p r e s t e r e n l e i d e n t o t ve r w i j d e r i n g v a n d e G r o s l i j s t v o o r e e n n a d e r t e b e p a l e n p e r i o d e . H e t m o m e n t v a n i n v o e r e n v a n d e G r o s l i j s t i s g e p l a n d va n a f h e t t w e e d e k w a r t a a l va n 2 0 1 2 .

G e en p r ijz en v an a nd er e m a rkt pa rt ij en do org ev e n H e t b e k e n d m a k e n v a n p r i j z e n l e v e r t z o we l a a n b e s t e d e r a l s i n s c h r i j v e r g e e n b e we ze n vo o r d e l e n o p . D e g e m e e n t e g e e f t d a a r o m g e e n p r i j z e n vr i j va n a n d e r e l e ve r a n c i e r s . H i e r m e e b e o g e n we d e r e c h t m a t i g e c o m m e r c i ë l e b e l a n g e n v a n l e ve r a n c i e r s t e b e s c h e r m e n . D e g e m e e n t e W e s t l a n d m a a k t b i j d e i n k o o p va n l e ve r i n g e n e n d i e n s t e n v o l g e n s E M V I u i t s l u i t e n d d e r a n g o r d e v a n d e s c o r e s b e k e n d , n i e t d e e x a c t e p r i j ze n , t e n zi j a n d e r s b e p a a l d i n h e t b e s c h r i j v e n d d o c u m e n t . B i j d e a a n b e s t e d i n g v a n we r k e n wo r d e n d e p r i j ze n w é l b e k e n d g e m a a k t .

10




De m a rkt v e r ke nn en V o o r h e t o p s t e l l e n v a n s p e c i f i c a t i e s i s e e n m a r k t ve r k e n n i n g n o o d z a k e l i j k e n e e n m a r k t o n d e r zo e k i n vo o r k o m e n d e g e v a l l e n e e n g o e d h u l p m i d d e l . O m i n zi c h t i n d e m a r k t t e v e r k r i j g e n h a n t e e r t d e g e m e e n t e W es t l a n d d e v o l g e n d e t we e m e t h o d e n : Marktanalyse D o e l v a n e e n m a r k t a n a l y s e i s o m v a s t t e s t e l l e n w a t d e m a r k t k a n b i e d e n , o f e r vo l d o e n d e a a n b i e d e r s z i j n e n / o f d e g e s t e l d e s p e c i f i c a t i e s h a a l b a a r zi j n . D e b e k e n d s t e vo r m e n va n m a r k t a n a l y s e z i j n ' e i g e n e r v a r i n g ' , ' d e s k r e s e a r c h ' ( vi a i n t e r n e t ) e n ' f i e l d r e s e a r c h ' ( s p r e k e n m e t marktpartijen en/of intermediairs). H e t i s n i e t a l t i j d m o g e l i j k o m s p e c i f i c a t i e s t e m a k e n o p b a s i s va n e e n m a r k t a n a l ys e , b i j v o o r b e e l d o m d a t h e t g e e n i n g e k o c h t wo r d t n i e u w i s o f o m d a t h e t n i e t m o g e l i j k i s e e n p r i j s va s t t e s t e l l e n . Marktconsultatie Marktconsulatie is het toetsen van oplossingsrichtingen en ideeën bij marktpartijen in een fase w a a r i n d e z e i n f o r m a t i e n o g g e b r u i k t k a n w o r d e n b i j h e t o p s t e l l e n va n d e s p e c i f i c a t i e s . H e t b e o o g t d e k wa l i t e i t e n , k e n n i s e n e r v a r i n g v a n m a r k t p a r t i j e n t e b e n u t t e n v o o r d e ve r d e r e u i t w e r k i n g v a n e e n i d e e . Ma r k t c o n s u l t a t i e v i n d t p l a a t s v o o r a f g a a n d a a n e e n a a n b e s t e d i n g s p r o c e d u r e e n i s w e d e r zi j d s vr i j b l i j v e n d m e t v o l l e d i g e o p e n b a a r h e i d e n zo n d e r v e r p l i c h t i n g e n . B i j h e t u i t v o e r e n v a n e e n m a r k t c o n s u l t a t i e s t a a t d e g e l i j k e b e h a n d e l i n g v o o r o p . E e n l e ve r a n c i e r m a g d o o r d e m a r k t c o n s u l t a t i e n i e t e e n b e t e r e p o s i t i e k r i j g e n d a n d e o ve r i g e l e v e r a n c i e r s . M e t d e r e s u l t a t e n va n d e c o n s u l t a t i e m a a k t d e a a n b e s t e d e n d e d i e n s t e e n p r o g r a m m a va n e i s e n o f b e s t e k e n ze t d a t o p d e m a r k t v i a e e n ( E u r o p e s e ) a a n b e s t e d i n g . E e n m a r k t o n d e r z o e k w o r d t ( i n p r i n c i p e ) u i t g e vo e r d d o o r e e n m a t e r i e d e s k u n d i g e va n h e t i n t e k o p e n produkt en/of dienst.

c. Juridische uitgangspunten B i j e l k e E u r o p e s e e n n a t i o n a l e a a n b e s t e d i n g s p r o c e d u r e m o e t e n d e b e g i n s e l e n va n h e t E G - ve r d r a g w o r d e n n a g e l e e f d . B i j a a n b e s t e d i n g e n l e g g e n d r i e b e g i n s e l e n ve e l g e wi c h t i n d e s c h a a l , d i e w o r d e n gehanteerd in het gemeentelijk beleid. •

H e t g e l i j k h e i d s b e g i n s e l , o p g r o n d wa a r va n a a n b e s t e d e r s v e r p l i c h t zi j n a l l e a a n b i e d e r s g e l i j k te behandelen;

•

Het transparantiebeginsel, dat meebrengt dat de gehele aanbestedingsprocedure transparant e n c o n t r o l e e r b a a r m o e t zi j n ;

•

H e t o b j e c t i v i t e i t s b e g i n s e l , d a t v e r e i s t d a t h e t o p t r e d e n va n d e a a n b e s t e d e r o b j e c t i e f i s , o f t e we l g e b a s e e r d o p f e i t e n e n h e l d e r e c r i t e r i a .

D e z e b e g i n s e l e n h a n t e e r t d e g e m e e n t e W es t l a n d vo o r a l h a a r i n k o p e n , z o we l o n d e r a l s b o ve n d e drempelbedragen van Europees aanbesteden.

Ju rid i sc h ka de r 2

V o o r d e g e m e e n t e W e s t la n d g e l d e n d e v o l g e n d e j u r i d i s c h e i n k o o p k a d e r s : • E u r o p e s e r i c h t l i j n 2 0 0 4 / 1 8 / E C b e t r e f f e n d e d e c o ö r d i n a t i e v a n d e p r o c e d u r e s vo o r h e t •

2

plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten; B e s l u i t A a n b e s t e d i n g s r e g e l s v o o r O ve r h e i d s o p d r a c h t e n ( B A O ) ;

Gedurende de looptijd van het beleid kunnen deze documenten geactualiseerd worden. De meest actuele versie

is in beginsel van toepassing.

11




•

W et i m p l e m e n t a t i e r e c h t s b e s c h e r m i n g s r i c h t l i j n e n a a n b e s t e d e n (W I R A ) ;

• •

A a n b e s t e d i n g R e g l e m e n t W e r k e n ( A RW 2 0 0 5 ) ; D e N o t a 'W e l b e s t e e d ' , w a a r i n h e t W e s t l a n d s e i n k o o p - e n a a n b e s t e d i n g s b e l e i d i s va s t g e l e g d ;

•

De Mandaatregeling 2011.

N a a s t d e z e s p e c i f i e k o p i n k o o p e n a a n b e s t e d i n g g e r i c h t e we t - e n r e g e l g e vi n g zi j n n o g a n d e r e wetten relevant voor gemeenten in hun rol als inkoper: •

D e A l g e m e n e W e t B e s t u u r s r e c h t , w a a r i n o p g e n o m e n d e a l g e m e n e b e g i n s e l e n va n b e h o o r l i j k bestuur;

• •

D e G e m e e n t e we t a l s we t t e l i j k k a d e r vo o r h e t h a n d e l e n va n g e m e e n t e n ; H e t B u r g e r l i j k W e t b o e k ( BW ) t e n a a n zi e n va n h e t c o n t r a c t e n r e c h t ;

•

W et B e v o r d e r i n g I n t e g r i t e i t s b e o o r d e l i n g d o o r h e t O p e n b a a r b e s t u u r ( B I B O B ) . D e ze w e t b e o o g t t e v o o r k o m e n d a t o n d e r m e e r d o o r a a n b e s t e d i n g va n e e n o ve r h e i d s o p d r a c h t a l s b e d o e l d i n d e z e we t , d e o v e r h e i d o n b e d o e l d m o g e l i j k b e p a a l d e ' c r i m i n e l e ' a c t i vi t e i t e n faciliteert. Een aanbestedende dienst, in dit geval de gemeente W estland, kan het bureau B I B O B a d v i e s v r a g e n i n za k e o v e r h e i d s o p d r a c h t e n , d i e b e h o r e n t o t e e n b i j B e s l u i t B I B O B a a n g e we z e n s e c t o r , z i j n d e I C T, m i l i e u e n / o f b o u w .

B o ve n d e E u r o p e s e d r e m p e l wa a r d e n d i e n t d e E u r o p e s e a a n b e s t e d i n g s r i c h t l i j n t e wo r d e n n a g e l e e f d . O n d e r d e z e E u r o p e s e d r e m p e l w a a r d e n h e e f t d e g e m e e n t e W es t l a n d e i g e n d r e m p e l b e d r a g e n : V o o r l e ve r i n g e n e n d i e n s t e n •

b i j i n k o p e n < € 5 0 . 0 0 0 , 0 0 : e n k e l vo u d i g o n d e r h a n d s , é é n o f f e r t e ;

bij inkopen > € 50.000,00: meervoudig onderhands, minimaal drie offertes; • • bij inkopen > € 200.000,00 (EU-drempel): Europees aanbesteden. Voor werken •

bij inkopen < € 100.000,00: enkelvoudig onderhands, één offerte;

• •

bij inkopen > € 100.000,00 meervoudig onderhands, minimaal drie offertes; bij inkopen > € 5.000.000,00 (EU-drempel): Europees aanbesteden.

In een tabel ziet dit er als volgt uit: Procedure

Leveringen en diensten

Enkelvoudig onderhands

< 50.000,00

Meervoudig onderhands

> 50.000,00

Europees3

> 200.000,00 (EU-drempel)

Offertes

Werken

1

< 100.000,00

3

> 100.000,00

publiceren

> 5.000.000,00 (EU-drempel)

Offertes 1 3 publiceren

B i j t wi j f e l va n d e w a a r d e v a n d e o p d r a c h t r o n d o m d e E u r o p e s e d r e m p e l b e d r a g e n k i e s t d e g e m e e n t e W es t l a n d v o o r e e n E u r o p e s e a a n b e s t e d i n g ( m e t o f zo n d e r vo o r s e l e c t i e ) o m h i e r m e e zo o b j e c t i e f , transparant en niet discriminerend mogelijk te handelen.

3

Europese drempelbedragen 2012-2014. Europese drempelbedragen wijzigen elke twee jaar.

12




Re cht mat igh e ids co nt rol e e xt e rne ac co unt ant D e j a a r l i j k s e a c c o u n t a n t s c o n t r o l e m o e t o n d e r a n d e r e t o e zi e n o p d e r e c h t m a t i g h e i d va n g e m e e n t e l i j k e u i t g a v e n . E e n t o e t s o p d e n a l e vi n g va n d e ze j u r i d i s c h e i n k o o p k a d e r s b o v e n d e E U drempel maakt onderdeel uit van de accountantscontrole in het kader van de jaarrekeningcontrole. A a n g e zi e n i d e ë l e u i t g a n g s p u n t e n , z o a l s d e ze zi j n g e n o e m d i n d i t s t u k o n d e r 4 a , zi c h n i e t l e n e n v o o r c o n t r o l e d o o r d e a c c o u n t a n t i n h e t k a d e r va n d e j a a r r e k e n i n g w o r d e n d e z e n i e t m e e g e n o m e n m e t d e a c c o u n t a n t s c o n t r o l e . D e ze z i j n n i e t c o n c r e e t g e n o e g . Het niet op een niet juiste manier doorlopen van inkooptrajecten kan ertoe leiden dat geen r e c h t m a t i g h e i d s v e r k l a r i n g b i j d e j a a r r e k e n i n g va n d e a c c o u n t a n t za l w o r d e n ve r k r e g e n . I n ve r b a n d h i e r m e e i s h e t v i a S m a r t D o c u m e n t s o p t e r o e p e n e n i n t e vu l l e n f o r m u l i e r ' k e u ze b e p a l i n g a a n b e s t e d i n g s p r o c e d u r e ' e n d e t o e t s i n g h i e r va n d o o r d e i n k o o p a d vi s e u r ( s ) e e n v e r p l i c h t e s t a p . D i t draagt bij aan het voorkomen van onrechtmatigheden bij een aanbestedingsprocedure.

O v er e en kom st en B e s l u i t e n t o t h e t a a n g a a n v a n e e n o v e r e e n k o m s t wo r d e n i n n a a m va n h e t c o l l e g e g e n o m e n , d a t d e z e b e vo e g d h e i d o m u i t v o e r i n g t e g e v e n a a n h e t b e l e i d i n r u i m e m a t e h e e f t n e e r g e l e g d b i j d e afdelingshoofden en teamleiders. Deze mandaatbevoegdheid is opgenomen in de mandaatregeling, va s t g e s t e l d d o o r b u r g e m e e s t e r e n we t h o u d e r s . D e m a n d a a t r e g e l i n g i s va n t o e p a s s i n g o p a l l e inkopen van de gemeente W estland. V o o r b e p a a l d e i n k o p e n , vo o r n a m e l i j k s t a n d a a r d p r o d u k t e n m e t e e n h o g e b e s t e l f r e q u e n t i e , s t r e e f t d e g e m e e n t e W es t l a n d n a a r h e t a f s l u i t e n v a n r a a m o ve r e e n k o m s t e n o m d a t d i t d i ve r s e v o o r d e l e n g e e f t . O n d e r e e n r a a m o v e r e e n k o m s t ( o o k we l m a n t e l o v e r e e n k o m s t g e n a a m d ) w o r d t ve r s t a a n e l k e overeenkomst, waarbij gedurende een bepaalde periode met een of meer ondernemers de vo o r w a a r d e n v o o r i n t e k o p e n p r o d u c t e n c . q . d i e n s t e n o f we r k e n wo r d e n va s t g e l e g d . H e t a a n g a a n v a n r a a m o ve r e e n k o m s t e n b i e d t a f d e l i n g e n d e f l e x i b i l i t e i t o m b e s t e l l i n g e n t e p l a a t s e n zo n d e r d a t t e l k e n s h e t t o t a l e i n k o o p p r o c e s d o o r l o p e n h o e f t t e w o r d e n .

Af w i jk en v an h et be l e id H e t c o l l e g e i s b e v o e g d a f t e wi j k e n v a n h e t W e s t la n d s e i n k o o p b e l e i d i n d i e n z i j d i t n o o d za k e l i j k a c h t e n . D e b u d g e t v e r a n t w o o r d e l i j k e n e e m t h i e r t o e vo o r a f h e t i n i t i a t i e f . D e t o e s t e m m i n g va n h e t c o l l e g e o m a f t e w i j k e n v a n h e t b e l e i d wo r d t t e a l l e n t i j d e o p g e n o m e n i n h e t i n k o o p d o s s i e r .

G eb ru ik v an f o rm at s O m d e p r o f e s s i o n a l i t e i t e n k wa l i t e i t v a n d e i n k o o p a c t i vi t e i t e n t e b o r g e n , g e b r u i k t d e g e m e e n t e W es t l a n d f o r m a t s ( s t a n d a a r d d o c u m e n t e n ) b i j h e t i n k o p e n e n a a n b e s t e d e n . D e z e f o r m a t s zi j n a a n o n t wi k k e l i n g e n o n d e r h e v i g z o a l s m a r k t w i j zi g i n g e n , j u r i s p r u d e n t i e e n r e g e l g e vi n g .

Al g em en e in koo pv oo rw aa rd en D e g e m e e n t e W e s t l a n d b e s c h i k t o v e r e i g e n i n k o o p vo o r w a a r d e n . I n d e g e m e e n t e l i j k e i n k o o p vo o r w a a r d e n wo r d e n z a k e n g e r e g e l d a l s o n d e r a n d e r e l e ve r i n g s t e r m i j n e n , b e t a l i n g , k wa l i t e i t , garantie en keuring, aansprakelijkheid, duurzaamheid, ontbinding en toepasselijk recht en geschillen. D e g e m e e n t e l i j k e i n k o o p vo o r w a a r d e n z i j n g e d e p o n e e r d b i j d e K a m e r v a n K o o p h a n d e l D e n H a a g , zi j n t e r a a d p l e g e n o p d e g e m e e n t e l i j k e we b s i t e e n w o r d e n o p v e r z o e k k o s t e l o o s t o e g e s t u u r d . B i j e l k e a a n b e s t e d i n g , o n d e r h a n d s , n a t i o n a a l o p e n b a a r o f E u r o p e e s , w o r d e n d e ze va n t o e p a s s i n g ve r k l a a r d e n wo r d e n a l g e m e n e v e r k o o p - e n / o f b r a n c h e v o o r w a a r d e n v a n d e o p d r a c h t n e m e r uitdrukkelijk uitgesloten.

13




5. Vereisten in het inkoopdossier V o o r d e i n k o p e n d i e n t e e n i n k o o p d o s s i e r o f p r o j e c t d o s s i e r b i j g e h o u d e n t e wo r d e n . H e t d o s s i e r i s i n b e g i n s e l o p e n b a a r i n h e t k a d e r v a n d e W e t O p e n b a a r h e i d va n B e s t u u r (W O B ) , vo o r zo ve r g e e n ve r t r o u we l i j k e g e g e v e n s v a n b e d r i j v e n i n h e t g e d i n g zi j n . E e n d e r g e l i j k d o s s i e r i s b e d o e l d o m a a n t e k u n n e n t o n e n d a t d e j u i s t e p r o c e d u r e i s g e vo l g d e n d a t d e ze p r o c e d u r e c o r r e c t i s u i t g e vo e r d . M e t d e z e d o s s i e r v o r m i n g wo r d t t e v e n s d e o p e n h e i d e n t r a n s p a r a n t i e va n h e t i n t e g r a l e i n k o o p b e l e i d v a n d e g e m e e n t e W e s t l a n d be v o r d e r d . H e t d o s s i e r i s vo o r t s va n b e l a n g i n h e t l i c h t va n d e r e g u l i e r e accountantscontrole (rechtmatigheidscontrole). De bugethouder is verantwoordelijk voor een goede en volledige dossiervorming. Uitgangspunt is dat alle stappen in het inkoopproces goed gedocumenteerd zijn vastgelegd. I n o n d e r s t a a n d e t a b e l i s d e s a m e n s t e l l i n g va n d e i n k o o p d o s s i e r s we e r g e ve n . O = optioneel V = verplicht

Niet openbare aanbesteding

Openbare aanbesteding

aanbesteding

Europees

Meervoudig onderhandse

aanbesteding

Documenten

Enkelvoudig onderhandse

Nationaal

Formulier melding aanbesteding

O

V

V

V

Formulier marktverkenning

O

O

O

O

M e m o a f wi j k e n b e l e i d

V

V

V

V

Offerteaanvraag/bestelbon

V

Offerte

V

Getekende offerte/opdrachtbrief

V

Orderbevestiging

V

Pakbon/afleverbon/kassabon

O

Aa n k o n d i g i n g / p u b l i c a t i e Publicatie op internet Uitnodiging tot aanmelding

V

Préselectie selectiedocument

V

beoordelingsprocedure

V

Nota van Inlichtingen

V

Proces-verbaal van opening

V

Beoordeling aanmeldingen

V

Voornemen tot uitnodiging

V

A f wi j z i n g s b r i e v e n

V

14




Gunningsfase/offertetraject Offerteaanvraag

V

Beschrijvend document

V

V

Programma van Eisen/bestek

V

V

V

Nota van Inlichtingen

V

V

V

V

V

Gunningsadvies

O

V

V

Gunningsmatrix

V

V

V

Offerte gegunde inschrijver

V

V

V

Offertes niet gegunde inschrijver

O

O

O

V

V

Proces-verbaal van opening

Al c a t e l t e r m i j n Voorlopige gunningsbrief Gemotiveerde afwijzingsbrief

V

V

V

Definitieve gunningsbrief

V

V

V

Overeenkomst

O

Afmelding EU

15

V

V

V

V




6. Het inkoopbeleid in een notendop H i e r o n d e r z i j n d e h o o f d l i j n e n v a n h e t b e l e i d s a m e n g e va t .

Doe l st e ll ing • •

doelmatig en rechtmatig vo l g e n s v a s t e r e g e l s e n zo n d e r wi l l e k e u r o f b e vo o r d e l i n g

•

integer en zorgvuldig

Aa n be st ed ing sw ijz en D e g e m e e n t e o n d e r s c h e i d t d r i e v o r m e n v a n a a n b e s t e d i n g s wi j ze n : 1. 2.

Enkelvoudig onderhands Meervoudig onderhands

3.

Europees

Dr em pe lb ed ra ge n V o o r h e t g e b r u i k v a n d e j u i s t e i n k o o p p r o c e d u r e h e e f t d e g e m e e n t e d r e m p e l b e d r a g e n va s t g e l e g d . H e t t o e p a s s e n v a n d e j u i s t e i n k o o p p r o c e d u r e i s o p d e ze w i j ze va s t g e l e g d .

W et - en reg e lg ev ing De gemeente zal zich te allen tijde gedragen conform de geldende wet- en regelgeving.

Ra am ov e re en ko mst e n D e g e m e e n t e W e s t l a n d s t r e e f t n a a r i n k o o p m e t r a a m o ve r e e n k o m s t e n w a a r d i t f i n a n c i ë l e e n / o f l o g i s t i e k e v o o r d e l e n m e t z i c h m e e b r e n g t vo o r d e g e m e e n t e W e s t l a n d .

Red e li jk e omz et ei s D e g e m e e n t e h o u d t z i c h a a n h e t ' p r o p o r t i o n a l i t e i t s b e g i n s e l ' . D e g e s t e l d e e i s e n e n c r i t e r i a zi j n n i e t te zwaar in verhouding met de opdracht.

Bep e r kin g v a n adm in ist r at i ev e l a st e n v oo r in s ch ri jv e rs D e g e m e e n t e w i l g e e n a d m i n i s t r a t i e v e r o m p s l o m p v o o r i n s c h r i j ve r s o p a a n b e s t e d i n g e n . D e f i n a n c i e e l - e c o n o m i s c h e d r a a g k r a c h t w o r d t g e t o e t s t d o o r e e n e xt e r n e o r g a n i s a t i e o p h e t g e b i e d va n c r e d i t - m a n a g e m e n t , w a a r d o o r i n s c h r i j v e r s g e e n b e wi j s d o c u m e n t e n h o e ve n t e ve r s t r e k k e n .

EM VI e n T CO D e g e m e e n t e g u n t o p d r a c h t e n i n p r i n c i p e vi a d e E c o n o m i s c h Me e s t V o o r d e l i g e I n s c h r i j vi n g ( E M V I ) . V e r s c h i l l e n d e c r i t e r i a d i e v e r b a n d h o u d e n m e t d e o p d r a c h t s p e l e n e e n r o l . V o o r b e e l d e n h i e r va n z i j n k wa l i t e i t , p r i j s , f u n c t i o n e l e k e n m e r k e n , d u u r za a m h e i d s a s p e c t e n , g e b r u i k s k o s t e n , p l a n v a n a a n p a k , l e v e r i n g s t e r m i j n e n u i t v o e r i n g s t e r m i j n . D e i n t e g r a l e k o s t e n va n e e n d i e n s t , l e v e r i n g o f w e r k w o r d e n m e e g e wo g e n ( To t a l C o s t o f O w n e r s h i p ) .

P ref f e r ed S upp li er s De gemeente wil gebruik maken van 'preferred suppliers' die worden opgenomen op een Groslijst d i e wo r d t o n d e r h o u d e n o p b a s i s v a n n i e u w e a a n m e l d i n g e n e e n t o e l a t i n g s t o e t s e n e n e r va r i n g e n . E r k o m t e e n m e c h a n i s m e d a t g a r a n d e e r t d a t l e ve r a n c i e r s o p d e z e l i j s t a a n d e b e u r t k o m e n o m e e n offerte uit te brengen.

16




M elden a anb e st edi ng v e rpl i cht H e t n i e t o p e e n j u i s t e m a n i e r d o o r l o p e n va n i n k o o p t r a j e c t e n k a n l e i d e n t o t h e t n i e t a f g e v e n va n e e n r e c h t m a t i g h e i d s v e r k l a r i n g b i j d e j a a r r e k e n i n g d o o r d e a c c o u n t a n t . I n vu l l i n g va n h e t f o r m u l i e r 'melding aanbesteding' is daarom een verplichte stap.

So ci a al in ko pen D e g e m e e n t e s t i m u l e e r t a r b e i d s m o g e l i j k h e d e n vo o r m e n s e n m e t e e n a f s t a n d t o t d e a r b e i d s m a r k t (social return).

10 0 % du urz a am in 20 15 D e g e m e e n t e W e s t l a n d h e e f t d e a m b i t i e o m i n 2 0 1 5 vo o r 1 0 0 % d u u r za a m i n t e k o p e n . B i j a a n b e s t e d i n g e n wo r d e n d u u r z a a m h e i d s c r i t e r i a m e e g e wo g e n a l s s e l e c t i e - e n / o f a l s g u n n i n g s c r i t e r i a .

Ink oopd os si e r D e h a n d e l i n g e n e n b e s l u i t v o r m i n g d i e l e i d e n t o t i n k o p e n wo r d e n va s t g e l e g d i n e e n i n k o o p - o f p r o j e c t d o s s i e r , e v e n a l s a f wi j k e n v a n h e t b e l e i d , d i e a l l e e n m e t t o e s t e m m i n g v a n h e t c o l l e g e m o g e n vo o r k o m e n .

Ink oopv oo rw a ar de n B i j e l k e a a n b e s t e d i n g w o r d e n d e a l g e m e n e i n k o o p vo o r w a a r d e n va n d e g e m e e n t e W es t l a n d va n t o e p a s s i n g ve r k l a a r d .

17




7. Definities en begrippen Inkoop- en aanbestedingsbeleid

H e t b e l e i d va n d e g e m e e n t e W e s t l a n d m e t daarin opgenomen doelen, kaders, uitgangspunten, drempelbedragen en r a n d vo o r wa a r d e n va n d e g e m e e n t e m e t b e t r e k k i n g t o t d e i n k o o p va n w e r k e n , leveringen en diensten.

Inkoop

I n k o o p i s a l l e s wa a r e e n e xt e r n e f a c t u u r tegenover staat.

Aanbesteden

H e t p r o c e s va n i n k o p e n w a a r b i j d e o p d r a c h t g e v e r o p t r a n s p a r a n t e wi j ze d e o p d r a c h t ve r s t r e k t a a n e e n o p d r a c h t n e m e r , d i e vo l d o e t a a n b e p a a l d e e i s e n e n d i e d e b e s t e aanbieding heeft gedaan.

Aanbestedende dienst

De partij die de aanbesteding doet, in dit g e va l : g e m e e n t e W e s t l an d

L e ve r i n g e n

L e ve r i n g e n h e b b e n b e t r e k k i n g o p k o o p , l e a s e , h u u r o f h u u r k o o p v a n p r o d u c t e n . H e t zi j n p r o d u c t e n ( r o e r e n d e za k e n ) zo a l s bedrijfsauto's, kantoorbenodigdheden, meubilair, printers, drukwerk, e.d.

Diensten

W er k za a m h e d e n n i e t zi j n d e l e ve r i n g e n e n / o f w e r k e n , zo a l s b i j vo o r b e e l d o n d e r h o u d s we r k za a m h e d e n , s c h o o n m a a k , i n g e n i e u r s we r k za a m h e d e n o f h e t i n h u r e n va n consultans.

Werken

Z i j n i n f r a s t r u c t u r e l e w e r k e n wa a r d e g e m e e n t e e e n s p e c i a l e ve r a n t wo o r d e l i j k h e i d vo o r h e e f t . E e n ' w e r k ' b e t r e f t d u s n i e t a l l e e n we g e n , bruggen, fietspaden of rioleringen, maar ook ( d e b o u w va n ) s c h o o l g e b o u we n , gemeentekantoren, sportaccommodaties of z we m b a d e n .

18




EMVI

E c o n o m i s c h Me e s t V o o r d e l i g e I n s c h r i j vi n g . A l s de opdracht aan de inschrijver met de E c o n o m i s c h Me e s t V o o r d e l i g e I n s c h r i j vi n g w o r d t g e g u n d , s p e l e n ve r s c h i l l e n d e c r i t e r i a d i e ve r b a n d h o u d e n m e t h e t v o o r w e r p va n d e o p d r a c h t e e n r o l . V o o r b e e l d e n va n d e z e c r i t e r i a zi j n : k w a l i t e i t , p r i j s , t e c h n i s c h e wa a r d e , esthetische en functionele kenmerken, d u u r za a m h e i d , g e b r u i k s k o s t e n , r e n t a b i l i t e i t , k l a n t e n s e r vi c e , l e ve r i n g s t e r m i j n e n , p l a n va n a a n p a k e n u i t vo e r i n g s t e r m i j n .

TCO

To t a l C o s t o f O w n e r s h i p : d e i n t e g r a l e k o s t e n va n e e n d i e n s t , l e ve r i n g o f we r k . N a a s t d e a a n s c h a f s p r i j s wo r d e n a l l e b i j k o m e n d e k o s t e n m e e g e wo g e n , zo we l t i j d e n s a l s n a h e t g e b r u i k , zo a l s l e ve n s d u u r e n o n d e r h o u d , e ve n a l s ve r b o r g e n k o s t e n zo a l s o p l e i d i n g e n gebruiksgemak.

MVO

M a a t s c h a p p e l i j k ve r a n t w o o r d o n d e r n e m e n i s e e n vo r m va n o n d e r n e m e n g e r i c h t o p economische prestaties (profit), met respect vo o r d e s o c i a l e k a n t ( p e o p l e ) , b i n n e n d e e c o l o g i s c h e r a n d vo o r wa a r d e n ( p l a n e t ) , o f t e w e l : de triple-P benadering.

Rechtmatig

H e t vo l d o e n a a n d e a a n b e s t e d i n g s r e g e l s e n d e b e p a l i n g e n va n h e t i n k o o p - e n aanbestedingsbeleid.

Transparant aanbesteden

A l l e g e m a a k t e k e u ze n i n i n k o o p - e n aanbestedingsprocessen moeten verantwoord k u n n e n wo r d e n . Z o r g vu l d i g , d u i d e l i j k , c o n t r o l e e r b a a r e n zo n d e r wi l l e k e u r .

R a a m o ve r e e n k o m s t

Een overeenkomst tussen de gemeente W es t l a n d m e t é é n o f m e e r o n d e r n e m e r s m e t het doel gedurende een bepaalde periode de vo o r w a a r d e n i n za k e t e p l a a t s e n o p d r a c h t e n va s t t e l e g g e n ( p r i j s , h o e ve e l h e i d , g a r a n t i e , geschillen, e.d.).

Proportioneel

E e n b e vo e g d h e i d n i e t z w a a r d e r h a n t e r e n d a n r e d e l i j k e r wi j s n o o d za k e l i j k i s . D e g e t e l d e e i s e n e n c r i t e r i a zi j n n i e t t e z w a a r i n ve r h o u d i n g m e t de opdracht.

19




Informatie/contact Afdeling Dienstverlening Team Faza/cluster Inkoop Postbus 150 2 6 7 0 A D N A A L DW I J K T (0174) 673673 E [email protected] I www.gemeentewestland.nl/actueel/aanbestedingen

20

WELBESTEED. Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Westland

Recommend Documents