B en W nummer 14.1140; besluit d.d. 20-1-2015 Onderwerp
Social Return bij inkoop en aanbesteding gemeente Leiden 2015
Besluiten: 1. Bijgaande notitie Social Return bij inkoop gemeente Leiden 2015 vast te stellen en daarmee in te stemmen met de bijgevoegde uitgangspunten die nader uitgewerkt zijn in uitvoeringsregels Social Return bij inkoop en aanbestedingen Leiden: a. Bij alle gemeentelijke aanbestedingen boven de € 100.000,- wordt een aparte bestekbepaling (bij werken) Social Return opgenomen. Bij andere aanbestedingen wordt de Social Return eis opgenomen in het programma van eisen. b. De bestekbepaling houdt in dat van potentiele opdrachtnemers geëist wordt: 1. 5% van de totale aanneemsom/opdrachtwaarde te bestemmen voor arbeidsplaatsen of leerwerkplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. 2. 2% van de totale aanneemsom/opdrachtwaarde bij aanbestedingen die vooraf weinig arbeidsintensief blijken te zijn of waar tijdens de contractbesprekingen met de gegunde opdrachtnemer blijkt dat de factor arbeid minder dan 30% van de totale ingeschreven opdrachtwaarde is. c. Het Social Return percentage of -waarde wordt volledig gebruikt voor de invulling van werkgelegenheid, stageplekken en of leerwerktrajecten voor personen uit de doelgroep. d. Om het ongewenst effect van verdringing door Social Return te voorkomen kan maatwerk worden geboden. Dit betekent dat bij inkoop en aanbestedingen rekening wordt gehouden met onder andere de situatie op de arbeidsmarkt (bijvoorbeeld als opdrachtnemers moeite hebben om het eigen personeel aan werk te houden), de omvang van de aanbesteding, het type werkzaamheden bij de opdrachtnemer, de beschikbaarheid van geschikte kandidaten en de ervaring die de gemeente en opdrachtnemers al hebben opgedaan met Social Return. 2. De brief aan de raad (Z/14/131808) inzake de Stand van zaken Social Return bij inkoop en aanbesteding vast te stellen. Perssamenvatting: Burgemeester en wethouders hebben de notitie Social Return bij inkoop gemeente Leiden 2015 vastgesteld en stemmen in met de uitvoeringsregels. Met de brief ‘Stand van zaken Social Return bij inkoop en aanbesteding’ informeert het college de raad over de uitvoering van Social Return in Leiden. Binnen de bestaande gemeentelijke re-integratie instrumenten is Social Return een belangrijk instrument. Vanaf mei 2012 is Social Return opgenomen in het gemeentelijk inkoopbeleid als onderdeel van duurzaam inkopen. DZB is uitvoerder van Social Return bij inkoop. Over de uitvoering van Social Return zijn binnen de gemeente samenwerkingsafspraken gemaakt.
1
Social Return bij inkoop en aanbesteding gemeente Leiden 2015
2
14 januari 2015
3
Inhoud
4
1. Aanleiding In Leiden wordt al sinds 2006 Social Return1 On Investment (Social Return2) toegepast. In eerste instantie is gestart met pilots. Inmiddels is de uitvoering verder doorontwikkeld en heeft DZB een projectleider vrijgemaakt voor de uitvoering van Social Return. De samenwerkingsafspraken en het vaststellen van de juiste juridische bestekteksten heeft in overleg met de service-eenheid Inkoop van het Servicepunt71 en in samenwerking met het Ingenieursbureau plaatsgevonden. Vanaf mei 2012 is Social Return opgenomen in het gemeentelijk inkoopbeleid als onderdeel van duurzaam inkopen. Tevens is in de lijn van Social Return door de 15 Holland Rijnland gemeenten, bouwend Nederland en de Bouwopleiding in september 2012 een convenant ‘Bouwen en Opleiden’ ondertekend. Doel was meer leerlingbouwplaatsen en opleidingsplaatsen te realiseren. Volgens TNO3 heeft inmiddels bijna 80% van de Nederlandse gemeenten ervaring met Social Return. En ook het Rijk heeft in 2012 besloten Social Return mee te nemen in de aanbestedingen. Social Return wordt ook in Leiden gezien als een belangrijk instrument binnen de bestaande gemeentelijke re-integratie instrumenten. Hoewel Social Return inmiddels onderdeel uitmaakt van duurzaam inkopen heeft geen formele besluitvorming plaatsgevonden over ‘hoe’ we in Leiden Social Return toepassen. In de uitvoeringspraktijk leidt dit soms tot onduidelijkheid en discussie over de toepassing van dit beleid. Daarom is het noodzakelijk de afspraken te formaliseren. Het doel van deze notitie is de huidige uitvoeringafspraken vast te leggen in een korte notitie en uitvoeringsregels voor de uitvoering van Social Return Leiden en deze vast te laten stellen door het college.
2. Leeswijzer Hierna leest u in hoofdstuk drie wat we verstaan onder Social Return, waarom we Social Return inzetten en hoe de uitvoering in Leiden is georganiseerd.. In hoofdstuk vier zijn de bevindingen met Social Return weergeven gericht op de resultaten, wat gaat goed en wat kan beter. In hoofdstuk vijf volgt een toelichting op de Prestatieladder Sociaal Ondernemen. Hoofdstuk zes bevat de uitvoeringsregels voor de uitvoering Social Return bij inkoop en aanbesteding in Leiden.
1
Het college heeft uitvoering gegeven aan SROI op basis van een raadsinitiatief uit 2006 van PvdA/GroenLinks (06.0134). 2 We gebruiken hier de Engelse term ‘Social Return’ en niet de Nederlandse term ‘Sociale Winst’ omdat de Engelse term bijna door alle gemeenten en in alle onderzoeken, publicaties etc. van de afgelopen jaren wordt gebruikt als vervanging voor de Nederlandse term ‘Sociale Winst’ 3 TNO rapport:’ Inventarisatie Social Return bij gemeenten’, 2 mei 2014
5
3. Huidige Uitvoeringspraktijk als Beleidskader voor de uitvoering van Social Return in Leiden De gemeente Leiden houdt zich sinds 2006 actief bezig met Social Return. De huidige uitvoeringspraktijk is ontstaan op basis van de ervaringen die zijn opgedaan met de interne pilots, ervaringen van andere gemeenten en publicaties van TNO 4, VNG5 , Pianoo6 e.d. Hierna wordt aangegeven wat wordt verstaan onder Social return en hoe Leiden invulling heeft gegeven aan Social Return.
3.1 Wat is Social Return Social Return betekent letterlijk: ‘iets teruggeven aan de samenleving’ en is net als duurzaam inkopen onderdeel van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Bij Social Return wordt bij aanbestedingen van de gemeente afspraken gemaakt met opdrachtnemers over het bieden van werkgelegenheid, leer-werkplekken en stageplekken aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Leiden richt zich daarbij op WWB gerechtigden (per 1 januari 2015 de doelgroep van de Participatiewet),maar ook SW werknemers, of Wajonggerechtigden, voortijdig schoolverlaters en WW-ers die bijna de maximale WW-termijn hebben bereikt, kunnen in aanmerking komen voor een Social Return plek Social Return wordt in Leiden toegepast bij aanbestedingen voor opdrachten tot het uitvoeren van werken, het verlenen van diensten en het doen van leveringen. Dit doen we door het opleggen van de verplichting om een deel van de opdrachtwaarde te gebruiken voor het scheppen van extra werk en werkervaringsplannen voor mensen uit deze doelgroep. Social Return biedt daarmee concrete mogelijkheden om mensen uit de doelgroep aan werk te helpen en draagt daarmee bij aan duurzaam inkopen. Dit leidt vanwege de uitstroom naar werk tot besparing op de uitkeringen. Voor de opdrachtnemers is het voordeel dat zij door deze verplichting invulling kunnen geven aan de behoefte aan flexibele en structurele inzet van personeel, maatschappelijk verantwoord ondernemen en behoud van vakmanschap, vooral in de technische branches.
3.2 Hoe wordt Social Return toegepast Bij alle gemeentelijke aanbestedingen boven de € 100.000,- 7 wordt een aparte bestekbepaling (bij werken) Social Return opgenomen. Deze bestekbepaling houdt in dat van potentiele opdrachtnemers geëist wordt 5% van de aanneemsom te bestemmen voor arbeidsplaatsen of leerwerkplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Bij andere aanbestedingen wordt de Social Return eis opgenomen in het programma van eisen. Uit ervaringen zowel Landelijk als lokaal is gebleken dat deze eis niet in alle situaties reëel is. omdat sprake kan zijn van een arbeidsextensieve opdracht. Dit betekent dat de aanneemsom voornamelijk kosten bevat voor materiaal en middelen en weinig arbeidsuren omvat. Vanaf 2014 wordt daarom een 2% Social Return verplichting gehanteerd bij aanbestedingen waarvan vooraf bekend is dat ze weinig arbeidsuren omvatten of waar tijdens de diagnosefase (mits van toepassing) en contractbesprekingen met de gegunde opdrachtnemer blijkt dat de factor arbeid minder dan 30% van de totale ingeschreven opdrachtwaarde is. Dit 4
Om gemeenten te ondersteunen bij Social Return schreef TNO in 2011 op basis van onderzoek een handleiding Social Return voor gemeenten 5 De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) brengt periodiek een Informatiemail uit over Social Return en organiseert regelmatig expertmeetings. 6 Pianoo, Expertise centrum aanbesteden 7
€ 100.000,- sluit aan bij de grens van “enkelvoudig onderhands aanbesteden ” voor werken zoals geldt binnen het aanbestedingsbeleid van het Servicepunt 71. Welke grens er per gemeente gekozen wordt is landelijk verschillend en gebaseerd op lokaal inkoopbeleid. Leeuwarden bijvoorbeeld neemt ook € 100.000,- als drempel maar er zijn ook gemeenten die de Europese aanbestedingsdrempel hanteren ( € 207.000,-).
6
is een norm die door veel gemeenten in het land wordt toegepast en gedragen wordt, door onder meer Bouwend Nederland Als de werkgever zittend personeel zou moeten ontslaan om invulling te geven aan Social Return wordt gezocht naar een maatwerkoplossing, bijvoorbeeld door de invulling van de Social Return eis uit te stellen en dat schriftelijk vast te leggen in onderlinge afspraken tussen de partijen. Of er wordt in samenspraak met de leverancier/opdrachtgever een alternatief gezocht voor de invulling bijvoorbeeld via inzet van een leerwerktraject .
3.3 Maatwerk om Verdringing te voorkomen Regelmatig verschijnen negatieve berichten over Social Return in de media (o.a. uitzending Zembla8 ) Het gaat dan meestal over verdringing als gevolg van de toepassing van Social Return, omdat bedrijven personeel in vaste dienst moeten ontslaan om te kunnen voldoen aan de Social Return eis van gemeenten. Ook de gemeente Leiden beschouwt dit als een ongewenst effect van Social Return. In deze situaties kan maatwerk worden toegepast om verdringing te voorkomen, maar alleen als duidelijk is gebleken dat het echt niet anders kan. Over het algemeen namelijk blijkt dat het meestal wel lukt om de 5% eis in te vullen. Is dat uiteindelijk niet het geval dan kan bij de aanbesteding rekening worden gehouden met onder andere de situatie op de arbeidsmarkt, de omvang van de aanbesteding, het type werkzaamheden bij de opdrachtnemer, de beschikbaarheid van geschikte kandidaten en de ervaring die de gemeente en opdrachtnemers al hebben opgedaan met Social Return. Onder de huidige economische omstandigheden is bijvoorbeeld sprake van een ruime arbeidsmarkt. Als opdrachtnemers moeite hebben om het eigen personeel aan het werk te houden, wordt in overleg gekeken naar een passende oplossing. Deze situatie heeft zich een aantal keer voorgedaan. Er zijn toen afspraken gemaakt om de Social Return eis op een later moment of bij een andere opdracht in te vullen. En dan is Social Return een goed instrument om werkzoekenden die niet over voldoende competenties beschikken, een kans te geven zich verder te ontwikkelen en perspectief te bieden op duurzame arbeidsparticipatie.
3.4 De uitvoeringspraktijk De gemeentelijke organisatie is verplicht om bij inkopen met een opdrachtwaarde vanaf € 5.000,- voor Werken, Diensten en Leveringen, de service-eenheid Inkoop van het Servicepunt71 te informeren. Als de inkoop een totale opdrachtwaarde heeft die minimaal meervoudig onderhands9 moet worden aanbesteed, dan wordt een inkoopadviseur toegewezen, die de aanbesteding begeleidt. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van Social Return is neergelegd bij de DZB/Reintegratie Leiden. Hiervoor heeft DZB een projectleider vrijgemaakt. De projectleider informeert en adviseert, samen met de inkoopadviseurs Servicepunt71, de gemeentelijk organisatie over de inzet van Social Return bij aanbestedingen en gaat met de opdrachtnemer in gesprek om de Social Return eis in te vullen. De projectleider is tevens verantwoordelijk voor het controleren, monitoren en evalueren van de toepassing van de Social Return eis. De inkoopadviseurs en de projectleider Social Return inventariseren in de voorbereidende fase of de aanbesteding in principe geschikt is voor toepassing van de Social Return eis. Als bij de aanbesteding van Werken de standaard bestekteksten op Social Return moeten worden aangepast, neemt de Projectleider contact op met de gemeentelijke opdrachtgever. Afhankelijk van de opdrachtwaarde kan het toe te passen percentage Social Return in het aanbestedingsdocument worden bijgesteld.
8
Uitzending Zembla 3 oktober 2013 ‘werkloos in de crisistijd’ of VK 19 maart 2014 ‘Regels dwingen aannemer tot ontslaan eigen mensen’ 9 De drempelbedragen voor meervoudig onderhands zijn voor Werken € 1.500.000,- , voor Diensten of Leveringen € 207.000,-
7
Na de formele gunningsfase gaat de projectleider in gesprek met de opdrachtnemer om concrete invulling te geven aan de Social Return eis. De opdrachtnemer kan kiezen voor het direct in dienst nemen van een Social Return kracht, voor een leer-werkconstructie of een flexibele inzet via detachering. Daarbij wordt zoveel mogelijk aangesloten bij de behoefte van de opdrachtnemer/werkgever m.b.t het personele inzet en opleidingsmogelijkheden. Als de opdrachtnemer er voor kiest om zelf medewerkers in dienst te nemen is de projectleider, als eerste aanspreekpunt, verantwoordelijk om samen met de opdrachtnemer de plaatsingen te realiseren. Als de opdrachtnemer voorkeur heeft voor detachering, heeft de DZB afspraken gemaakt met een externe non-profit organisatie, Wonen & Werken in de Wijk (WW&W), die werknemers Social Return in dienst neemt en detacheert bij de opdrachtnemers tegen een vast uurtarief. Voor jongeren tussen de 16 tot 22 jaar en vanaf 22 tot 27 jaar geldt een lager tarief dan voor personen boven de 27 jaar. Daarnaast verzorgt WW&W ook de opleiding (BBL)10 van jongeren. De afspraken met WW&W zijn onderdeel van het aanbestedingsdocument. Daarin staat ook vermeld dat opdrachtnemer met WW&W een overeenkomst dient af te sluiten voor de invulling van Social Return. De opdrachtnemer is daarmee vooraf geïnformeerd over hoe de gemeente Leiden invulling geeft aan Social Return en heeft door deze werkwijze ook de mogelijkheid om de verplichting in te calculeren.
3.5 Toets of opdrachtnemer voldoet aan de Social Return-eis De toets of het overeengekomen percentage Social Return van de waarde van de overeenkomst door de opdrachtnemer is besteed aan de inzet van personen met een afstand tot de arbeidsmarkt vindt gedurende de uitvoering van de aanbesteding én achteraf, na oplevering, plaats door de projectleider Social Return in van de gemeente Leiden.
3.6 Boeteclausule Indien de opdrachtnemer de Social Return verplichtingen niet nakomt dan is de opdrachtnemer een direct opeisbare en niet voor matiging vatbare boete verschuldigd aan de opdrachtgever, ter hoogte van € 250,- per persoon, per dag. Indien de verplichtingen slechts deels is nagekomen, dan wordt de boete naar evenredigheid gematigd. Recent heeft zich een dergelijke situatie voorgedaan. De boete is toen teruggevloeid naar de opdrachtgever in casu de gemeente, waarmee eigenlijk een perverse prikkel wordt gegeven. Het niet invullen van Social Return levert immers geld op. In andere gemeenten o.a. Dordrecht is er daarom voor gekozen om met de geïnde boetes een apart ‘budget’ te creëren ten gunste van doelgroep voor vakgerichte scholings- en trainingskosten. Deze aanpak is overgenomen.
3.7 Verantwoording Twee maal per jaar vindt verantwoording plaats middels stoplichtrapportages via de Planning & Controle cyclus door de directeur DZB.
3.8 Social Return en het convenant ‘Bouwen en Opleiden’ Bouwend Nederland, Bouwopleiding Rijnland, S.P.B. Gouwe en Rijnstreek, Edubouw, SPG Zuid-Holland, Restauratie Opleidingsprojecten district Zuidwest, Holland Rijnland en de gemeente Leiden hebben medio september 2012 het convenant “Bouwen en opleiden” afgesloten. Dit convenant heeft de volgende doelstellingen voor alle betrokken partijen; 10
meer leerlingbouwplaatsen en reguliere opleidingsplaatsen realiseren voor de leerlingen bouw- en infra sector het praktijkonderwijs beter af te stemmen op de praktijk voorkomen dat deskundigheid binnen de branche bouw en infratechniek wegvloeit
BBL staat voor Beroepsbegeleidende Leerweg
8
Medio 2013 hebben er diverse overleggen plaatsgevonden tussen de leiding van Bouwopleiding Rijnland/Bouw, Leiden en de projectleiding Social Return voor het creëren van leer en bouw/werkplaatsen in de bouw en infratechniek. Hierin zijn goede onderlinge werkafspraken gemaakt tussen partijen en hebben de opleiders in de sector hun eisen aan de opdrachtnemer wat flexibeler en minder stringent kunnen maken. Ook bij de stageplekken voor jongeren speelt de discussie over mogelijke verdringingsaspecten, zo blijkt uit een recent artikel in de Volkskrant 11 van 19 maart jl. Daarin wordt gesteld dat het aantal leerlingen dat in de bouw werkt fors is gedaald omdat zij plaats maken voor werklozen, die in het kader van o.a. Social Return worden geplaatst . Duidelijk is dat er op dit moment veel aandacht is voor de positie van diverse kwetsbare groepen op de arbeidsmarkt. Denk hierbij aan de jongeren in het MBO, die moeilijk stageplaatsen kunnen vinden, langdurig werklozen, maar ook mensen met een arbeidsbeperking die onder de Participatiewet met loonkostensubsidie aan het werk moeten worden geholpen. De projectleider Social Return die mede uitvoering geeft aan de invulling van dit convenant , probeert daarom zoveel mogelijk in samenspraak met betrokken partijen maatwerk te leveren, rekening te houden met de economische omstandigheden, maar ook met de specifieke omstandigheden van opdrachtnemer.
4. Bevindingen Social Return is één van de instrumenten voor gemeenten om mensen met een afstand op de arbeidsmarkt weer aan het werk te krijgen en werkervaring op te laten doen. De volgende zaken hebben een positief effect op de uitvoering van Social Return en een aantal andere punten kunnen nog worden verbeterd.
4.1 Wat zijn succesfactoren Maatwerk leveren Het komt voor dat de opdrachtnemer geen mogelijkheden ziet voor de invulling van de standaard Social Return eis. Gebleken is dat door rekening te houden met omstandigheden van de opdrachtnemer en maatwerk toe te passen het vaak toch lukt om plaatsingen te realiseren. In deze situaties wordt per aanbesteding rekening gehouden met de specifieke kenmerken van de uitvraag; Social Return wordt als maatwerk toegepast waarbij per aanbesteding/branche wordt bekeken welke inzet er mogelijk is en welke kwalificaties hiervoor benodigd zijn. Naast invulling van arbeid wordt er ook gekeken of er andere vormen van het bevorderen van arbeidsparticipatie mogelijk zijn zoals leerwerkplekken, voorschakeltrajecten inclusief opleidingsmogelijkheden en/of stageplekken Om de omvang van de sociaal maatschappelijke inspanning door opdrachtnemer bij dit maatwerk te kunnen bepalen wordt tevens gebruik gemaakt van de ‘bouw (lego) blokkenmethode’ Via deze methode wordt de invulling van Social Return afgezet tegen de inspanningswaarde voor het plaatsen van medewerkers op basis van het type traject, de uitkeringsduur en soort uitkering. Zo is het voor de opdrachtnemer transparant om hoeveel plaatsingen het in het kader van Social Return gaat.
11
Artikel Volkskrant : ‘‘Jongens als Jeroen zijn de dupe’ 19 maart 2014
9
Daarnaast zorgt ook jobcarving12 voor een meer effectieve inzet van werknemers op de juiste werksoorten bij opdrachtnemers; werknemers doen zo waar ze goed in zijn en de werkgever kan mensen efficiënter inzetten Werving & selectie door de gemeente De werving & selectie van kandidaten door de gemeente wordt door de opdrachtnemers positief gewaardeerd. Tot en met heden heeft er geen enkele “mis-match” in de uitvoeringspraktijk plaatsgevonden. De meeste kandidaten komen vanuit de Jongerenaanpak en/of het Participatiecentrum alwaar voortrajecten hebben plaatsgevonden waardoor inhoudelijke kennis over deze kandidaten voorhanden is. Opdrachtnemers krijgen de keuze uit 2 à 3 gemotiveerde kandidaten op de gecreëerde Social Return vacatures en zijn zelf betrokken bij het selectieproces, Mogelijkheid flexibele invulling Bij de invulling van de Social Return verplichtingen gaat het er vooral om dat er rekening wordt gehouden met de omstandigheden en mogelijkheden van (potentiële) opdrachtnemers. Vooral in de sectoren bouw en infratechniek hebben opdrachtnemers een enorme behoefte om hun Social Return verplichting flexibel in te vullen. Deze mogelijkheid wordt o.a. geboden door de inzet van Wonen en Werken in Wijk (WW&W) als detacheerder die tevens de niet aan werk gerelateerde begeleiding voor haar rekening neemt voor opdrachtnemer. Goede interne samenwerking Op het gebied van inkoopvoorbereiding tot uitvoering van inkooptrajecten is draagvlak en de interne communicatie tussen de projectleider(s)- de inkoopadviseurs en projectleider Social Return essentieel. De projectleider Social Return is daarom ten minste één dag per week op de werkvloer bij de service-eenheid Inkoop aanwezig. Bekendheid opdrachtnemers met Social Return Opdrachtnemers zijn inmiddels bekend met de Social Return eis. Voor hen is het belangrijk dat ze zich niet druk hoeven te maken over de invulling van de SROI eis en te weten bij wie ze terecht kunnen (duidelijk vast aanspreekpunt). In de gesprekken met de projectleider leidt dit in individuele gevallen zelfs tot een ruimere invulling van Social Return dan is vereist op basis van de opdracht.
4.4 Wat kan beter Gezamenlijk en strategisch inkopen Het Servicepunt71 heeft een belangrijk rol bij het bevorderen van het gezamenlijk aanbesteding voor haar vier klantorganisaties (Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude). Servicepunt71 is gevraagd om een korte evaluatie 13op te stellen over de effectiviteit van de gezamenlijke aanbestedingstrajecten. Daaruit bleek dat een gezamenlijke inkoop voordelen laat zien m.b.t. inhoudelijke kennisdeling, samenwerking, efficiëntere tijdsbesteding, en inkoopvoordelen door grotere volumes uniformiteit in bestekken en marktbenadering enz. Nadeel is de intensievere tijdsinvestering in de voorbereidingsfase, intensiever coördinatie en soms vertraging van het proces a.g.v. het gezamenlijk aanbesteden. De nadelen wegen echter niet op tegen de voordelen. Vanuit deze ervaring worden door het Servicepunt71 initiatieven ontwikkeld om gemeenten meer met elkaar te laten nadenken over gezamenlijk aanbesteden. Als het gaat om het optimaliseren van het instrument Social Return dan is ook “gezamenlijk en strategisch inkopen” een belangrijk thema voor het Servicepunt71.
12
Samen met de werkgever wordt geprobeerd de vacature zodanig aan te passen dat deze binnen de belastbaarheid (of kennis en vaardigheden) van de kandidaat past. Bijvoorbeeld een bedrijf heeft aantal heftruckchauffeurs in dienst en zoekt een extra heftruckchauffeur omdat het steeds drukker wordt. Het Blijkt dat de chauffeurs enkele neventaken hebben, zoals karton opruimen en de vloer aanvegen. Deze taken zijn uit de functie gehaald en voor deze werkzaamheden is een medewerker aangetrokken en was het niet meer nodig om een nieuwe heftruckchauffeur aan te stellen. 13
Memo van het Servicepunt71 aan het BVO, 22 april 2014
10
De eerste stappen voor meer gezamenlijk inkopen worden op dit moment gezet via het organiseren van netwerkbijeenkomsten via de Service Eenheid (SE) Inkoop van het Servicepunt71.
5. Social Return en de Prestatieladder Socialer Ondernemen (PSO) Om meer duurzame inzet te bevorderen is het volgens TNO van belang om ook te erkennen wat bedrijven al doen aan de inzet van kwetsbare groepen. Een hulpmiddel hiervoor is de Prestatieladder socialer ondernemen (PSO). Een keurmerk dat TNO met partners heeft ontwikkeld (zie: www.pso-nederland.nl). De Prestatieladder Socialer Ondernemen wordt vaak gezien als alternatief c.q. aanvulling op de inzet van Social Return als onderdeel van het inkoop/aanbestedingsbeleid. Juridische mogelijkheden van de toepassing van een keurmerk 14 Er is onderzoek15 gedaan naar hoe gemeenten en andere opdrachtgevers een instrument als de PSO kunnen inzetten bij Social Return. De onderzoekers hebben advies uitgebracht over de toepasbaarheid van de PSO binnen de kaders van het (Europese) aanbestedingsrecht. Uit het advies blijkt dat de mogelijkheden bij aanbestedingsprocedures heel beperkt zijn. Er zijn dan ook nog maar weinig gemeenten die met de PSO experimenteren. De gemeente Apeldoorn is de bekendste16 . De gemeente heeft in 2011 de PSO als pilot toegepast binnen aanbestedingen. Daarbij werd de PSO meegenomen als een van de gunningscriteria, waarbij de inschrijver maximaal een percentage van de loonsom als fictieve korting kon verdienen. Achteraf bleek door de fictieve korting dat de PSO invloed heeft gehad op de prijs, maar niet direct heeft geleid tot het inzet van personen uit de doelgroep. De gemeente Apeldoorn kiest als vervolg op de pilot voor maatwerk bij de toepassing van Social Return, waarbij PSO een van de opties is. Eindhoven kiest weer voor een andere insteek en wil bedrijven die sociaal ondernemen stimuleren een PSO keurmerk aan te vragen. Bedrijven die het keurmerk aanvragen, krijgen een subsidie van maximaal duizend euro. De VNG beluistert bij gemeenten dat men positief staat tegenover alle initiatieven die bijdragen tot meer arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Het algemene doel van de genoemde prestatieladders/keurmerken is te bewerkstelligen dat bedrijven meer doen voor mensen met een kwetsbare arbeidsmarktpositie. Door zich te laten meten, kunnen bedrijven laten zien in welke mate zij ‘sociaal ondernemen’, dat wil zeggen mensen aannemen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Maar tegelijk wordt beluisterd dat veel gemeenten grote bedenkingen hebben bij een directe koppeling van een prestatieladder aan Social Return (via fictieve kortingen op de prijs ed.). Gemeenten hebben namelijk geen directe invloed hebben op het plaatsen van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt bij een opdrachtgever met een PSO keurmerk, wat met Social Return wel kan. In die zin heeft PSO voor de uitvoering van Social Return geen directe meerwaarde. Het laat wel zien dat deze opdrachtnemers zich willen inzetten voor sociaal ondernemen en duurzame plaatsing van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Uitgaande van het maatwerkprincipe zal bij de toepassing van Social Return wel rekening worden gehouden met het gegeven dat een opdrachtnemer beschikt over het PSO Keurmerk. In dergelijke situaties zal met de betreffende opdrachtnemer gekeken worden naar mogelijkheden voor een op maat gerichte invulling van de Social Return eis.
6. Uitvoeringsregels voor de uitvoering Social Return bij inkoop en aanbesteding in Leiden
14
VNG Informatiemail over Social Return, nummer 5, januari 2014 Gijs Verberne en Marnix de Meij van Van Doorne Advocaten 16 Ander zijn o.a gemeente Eindhoven, Bernheze en Steenwijkerland. 15
11
Tot nu toe ontbrak voor het realiseren van SROI een formeel uitvoeringskader. Om de hiervoor beschreven doelstellingen van Social Return te realiseren zijn daarom, op basis van de huidige uitvoeringspraktijk, de navolgende uitvoeringsregels voor Social Return opgesteld. Artikel 1. Wanneer wordt Social Return ingezet Bij alle gemeentelijke aanbestedingen boven de € 100.000,- wordt een aparte bestekbepaling (bij werken) over Social Return opgenomen. Bij andere aanbestedingen wordt de Social Return eis opgenomen in het programma van eisen. Artikel 2. Doelgroep Social Return Tot de Social Return doelgroep behoren personen met afstand tot de arbeidsmarkt die behoren tot de doelgroep van de WWB (per 1 januari 2015 de doelgroep van de Participatiewet), maar ook SW-werknemers, of Wajonggerechtigden, voortijdig schoolverlaters en WW-ers die bijna de maximale WW-termijn hebben bereikt, kunnen in aanmerking komen voor een Social Return plek. Artikel 3. Doel Social Return Doel is het bevorderen van arbeidsparticipatie voor kwetsbare groepen met een uitkering om daarmee de uitstroom uit de uitkering te bevorderen, zonder dat ten koste gaat van de bestaanszekerheid van mensen mét een baan. Artikel 4. Maatwerk tegen verdringing Maatwerk afspraken: Om het ongewenst effect van verdringing door Social Return te voorkomen kan maatwerk worden geboden. Dit betekent dat bij aanbestedingen rekening wordt gehouden met onder andere de situatie op de arbeidsmarkt (bijvoorbeeld als opdrachtnemers moeten hebben om het eigen personeel aan werk te houden), de omvang van de aanbesteding, het type werkzaamheden bij de opdrachtnemer, de beschikbaarheid van geschikte kandidaten en de ervaring die de gemeente en opdrachtnemers al hebben opgedaan met Social Return. Een maatwerkoplossing kan dan zijn dat de invulling van de Social Return eis op een later moment of bij een andere opdracht wordt ingevuld of dat er met de opdrachtnemer gekeken wordt naar een alternatieve invulling bijvoorbeeld via een leerwerktraject e.d. Afspraken in dit kader worden altijd schriftelijk vastgelegd.
12
Artikel 5. Social Return eis bij aanbestedingen - De Social Return eis houdt in dat van potentiele opdrachtnemers geëist wordt 5% van de totale aanneemsom/opdrachtwaarde te bestemmen voor arbeidsplaatsen of leerwerkplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt; - 2% van de totale aanneemsom/opdrachtwaarde bij aanbestedingen die vooraf arbeidsextensief (weinig arbeidsuren) blijken te zijn of waar tijdens de contractbesprekingen met de opdrachtnemer blijkt dat de factor arbeid minder dan 30% van de totale ingeschreven aanneemsom/opdrachtwaarde bedraagt . Artikel 6. Invulling Social Return eis - Het Social Return percentage of -waarde wordt volledig gebruikt voor de invulling van werkgelegenheid, stageplekken en of leerwerktrajecten voor personen uit de doelgroep; - Opdrachtnemer wordt “ontheven" van de plicht om te moeten zoeken naar gemotiveerde passende kandidaten ter invulling van de gestelde Social Return verplichting. De projectorganisatie Social Return neemt dit voor opdrachtnemer voor haar rekening. - Opdrachtnemer kan in eerste instantie kiezen voor het zelf in dienstnemen van de SROI kandidaat en/of een leer-werk constructies en/of stageplekken aanbieden en maakt hiervoor rechtstreeks afspraken met de projectleider SROI. - Flexibele invulling (via een detacheringsconstructie) van de verplichting is ook mogelijk: Hiervoor dient de opdrachtnemer een overeenkomst te sluiten met de organisatie WW&W (Wonen en Werken in de Wijk) De modelovereenkomst voor de afspraken tussen de opdrachtnemer en WW&W is bijgevoegd als bijlage bij het bestek. Binnen 7 dagen na de opdrachtverstrekking door de gemeente dient de opdrachtnemer contact op te nemen met de projectleider Social return van de Gemeente Leiden via e-mailadres
[email protected]. Deze zal samen met WW&W afspraken met opdrachtnemer maken over de concrete invulling. Deze afspraken zullen worden vastgelegd in paragraaf 18a van de overeenkomst. WW&W rekent een uurtarief17 van € 16,20 per uur exclusief BTW voor een jongere tussen 16 tot 22 jaar met een afstand tot de arbeidsmarkt. en een uurtarief van 23,20 exclusief BTW voor personen boven de 27 jaar met een afstand tot de arbeidsmarkt Vanaf 1 januari 2015 wordt een tariefgroep toegevoegd voor jongeren van 22 jaar tot 27 jaar met een afstand tot de arbeidsmarkt. Voor deze groep geldt een uurtarief van € 18,20 per uur, exclusief BTW. WW&W verzorgt tevens de opleiding, werkbegeleiding en sociale begeleiding van de op het werk in te zetten personen. Deze begeleiding is in de genoemde bedragen inbegrepen. WW&W maakt gebruik van de bestanden van de gemeenten voor de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt bij de uitvoering van de nadere opdrachten onder onderhavige opdracht. Artikel 7. Nadere opdracht Indien opdrachtnemer door de opdrachtgever een nadere opdracht wordt verstrekt dient opdrachtnemer contact op te nemen met WW&W of de projectleider SROI over de locatie, duur en omvang van de betreffende nadere opdracht. Het doel van de opdrachtnemer en WW&W is om bij iedere nadere opdracht 5 % van de waarde van die nadere opdracht daadwerkelijk te besteden aan de inzet van personen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Artikel 8. Toets of wordt voldaan aan eis De toets of wordt voldaan aan de Social Return eis van 5%, 2% zoals omschreven onder artikel 5 nummer of een ander nader overeengekomen percentage op basis van artikel 4, door de opdrachtnemer is besteed aan de inzet van personen met een afstand tot de arbeidsmarkt vindt plaats, gedurende en achteraf na oplevering van de laatste (nadere) opdracht door de projectleider Social Return van de gemeente Leiden. Deze toets wordt afgestemd met de beschikbare informatie de inkoopadviseurs van het Servicepunt71 en WW&W Artikel 9. 17
Boeteclausule
Indexering van toepassing koppeling WML
13
Indien de opdrachtnemer de verplichtingen uit hoofde van dit artikel niet nakomt, dan is de opdrachtnemer een direct opeisbare en niet voor matiging vatbare boete verschuldigd aan de opdrachtgever, ter hoogte van € 250,00 per persoon, per dag. Indien opdrachtnemer zijn verplichtingen uit hoofde van dit artikel deels is nagekomen, dan heeft de opdrachtgever de bevoegdheid de boete naar evenredigheid te matigen. De boete wordt ingezet voor vakgerichte scholing en training van de doelgroep Social Return.
14
Retouradres: Postbus 9100, 2300 PC Leiden
Gemeente Leiden Bezoekadres Stadhuis
Aan de gemeenteraad
Stadhuisplein 1 Postadres Postbus 9100 2300 PC Leiden Telefoon 14071 E-Mail Website www.leiden.nl/gemeente
Datum Ons kenmerk Onderwerp
20 januari 2015 Z/14/131808 Stand van zaken Social Return bij inkoop en aanbesteding
Contactpersoon Doorkiesnummer
A.Toen 7220
Geachte leden van de raad, Vanaf mei 2012 is de Social Return eis formeel opgenomen als uitvoeringsrichtlijn in het inkoopbeleid van de gemeente Leiden en is daarmee een vast onderdeel van de inkoop en aanbestedingsprocedure binnen het Servicepunt 71. Graag willen wij de raad informeren over een aantal zaken die betrekking hebben op de uitvoering van Social Return in Leiden. Het betreft de volgende onderwerpen, die hierna worden toegelicht. Uitvoeringsregels Social Return vastgesteld In de vergadering van 20 januari 2015 hebben we de Uitvoeringsregels Sociale Return bij inkoop en aanbestedingen Leiden 2015 vastgesteld om daarmee de huidige uitvoeringspraktijk te formaliseren. Dit betekent dat bij aanbestedingen vanaf € 100.000,- van de opdrachtnemer wordt verwacht 5% van de totale waarde van de opdracht in te zetten voor de inschakeling van personen met een afstand tot de arbeidsmarkt op het werk. Als vooraf blijkt dat de opdracht weinig arbeidsintensief is of als tijdens de contractbesprekingen met de opdrachtnemer blijkt dat de factor arbeid minder dan 30% van de totale ingeschreven opdrachtwaarde is dan wordt 2% geëist. Deze waardes worden gebruikt voor de invulling van werkgelegenheid, stageplekken en of leerwerktrajecten voor personen uit de doelgroep. Om het ongewenst effect van verdringing door Social Return te voorkomen kan maatwerk worden toegepast. Dit betekent dat bij inkoop en aanbestedingen rekening wordt gehouden met onder andere de situatie op de arbeidsmarkt (bijvoorbeeld als opdrachtnemers moeite hebben om het eigen personeel aan werk te houden), de omvang van de aanbesteding, het type werkzaamheden bij de opdrachtnemer, de beschikbaarheid van geschikte kandidaten en de ervaring die de gemeente en opdrachtnemers al hebben opgedaan met Social Return. In dergelijke situaties kunnen maatwerk afspraken worden gemaakt over de invulling van Social Return die op de specifiek situatie zijn toegespitst.
15
Naamgeving Voorheen werd vaak gesproken over de term Sociale Winst. Deze Nederlandse term wordt bijna niet meer gebruikt door gemeenten. Ook het rijk en de VNG hanteren inmiddels het Engelse begrip Social Return. Dat letterlijk betekent ‘iets teruggeven aan de samenleving’ We sluiten aan bij het gebruik van deze Engelse term ‘Social Return’ in plaats van de Nederlandse term ‘Sociale Winst’, omdat het een landelijk gangbaar begrip is waarmee tevens beter tot uitdrukking komt dat alle partijen baat hebben bij de inzet van het instrument en de samenwerking. Gemeenten krijgen de kans om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen en bedrijven geven daarmee vorm aan hun maatschappelijke betrokkenheid. Prestatieladder Socialer Ondernemen Naar aanleiding van de gedane toezegging door Wethouder Damen willen we u informeren over Prestatieladder Socialer Ondernemen (PSO), mede naar aanleiding van de nog openstaande toezegging van de voormalig wethouder de Haan aan de heer Van Ette van de PvdA. Om meer duurzame inzet te bevorderen is het volgens TNO van belang om ook te erkennen wat bedrijven al doen aan de inzet van kwetsbare groepen. Een hulpmiddel hiervoor is de Prestatieladder socialer ondernemen. Een keurmerk dat TNO met partners heeft ontwikkeld. De Prestatieladder Socialer Ondernemen wordt vaak gezien als alternatief c.q. aanvulling op de inzet van Social Return als onderdeel van het inkoop/aanbestedingsbeleid. Juridische mogelijkheden van de toepassing van een keurmerk 18 Er is onderzoek19 gedaan naar hoe gemeenten en andere opdrachtgevers een instrument als de PSO kunnen inzetten bij Social Return. De onderzoekers hebben advies uitgebracht over de toepasbaarheid van de PSO binnen de kaders van het (Europese) aanbestedingsrecht. Uit het advies blijkt dat de mogelijkheden bij aanbestedingsprocedures heel beperkt zijn. Er zijn dan ook nog maar weinig gemeenten die met de PSO experimenteren. De gemeente Apeldoorn is de bekendste20 . De gemeente heeft in 2011 de PSO als pilot toegepast binnen aanbestedingen. Daarbij werd de PSO meegenomen als een van de gunningscriteria, waarbij de inschrijver maximaal een percentage van de loonsom als fictieve korting kon verdienen. Achteraf bleek door de fictieve korting dat de PSO invloed heeft gehad op de prijs, maar niet direct heeft geleid tot het inzet van personen uit de doelgroep. De gemeente Apeldoorn kiest als vervolg op de pilot voor maatwerk bij de toepassing van Social Return, waarbij PSO een van de opties is. Eindhoven kiest weer voor een andere insteek en wil bedrijven die sociaal ondernemen stimuleren een PSO keurmerk aan te vragen. Bedrijven die het keurmerk aanvragen, krijgen een subsidie van maximaal duizend euro. De VNG beluistert bij gemeenten dat men positief staat tegenover alle initiatieven die bijdragen tot meer arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Het algemene doel van de genoemde prestatieladders/keurmerken is te bewerkstelligen dat bedrijven meer doen voor mensen met een kwetsbare arbeidsmarktpositie. Door zich te laten meten, kunnen bedrijven laten zien in welke mate zij ‘sociaal ondernemen’, dat wil zeggen mensen aannemen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Maar tegelijk wordt beluisterd dat veel gemeenten grote bedenkingen hebben bij een directe koppeling van een prestatieladder aan Social Return (via fictieve kortingen op de prijs ed.). Gemeenten hebben namelijk geen 18
VNG Informatiemail over Social Return, nummer 5, januari 2014 Gijs Verberne en Marnix de Meij van Van Doorne Advocaten 20 Ander zijn o.a gemeente Eindhoven, Bernheze en Steenwijkerland. 19
16
directe invloed hebben op het plaatsen van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt bij een opdrachtgever met een PSO keurmerk, wat met Social Return wel kan. In die zin heeft PSO voor de uitvoering van Social Return geen directe meerwaarde. Het laat wel zien dat deze opdrachtnemers zich willen inzetten voor sociaal ondernemen en duurzame plaatsing van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Uitgaande van het maatwerkprincipe zal bij de toepassing van Social Return wel rekening worden gehouden met het gegeven dat een opdrachtnemer beschikt over het PSO Keurmerk. In dergelijke situaties zal met de betreffende opdrachtnemer gekeken worden naar mogelijkheden voor een op maat gerichte invulling van de Social Return eis. Motie sociale winst op subsidies Bij de behandeling van de notitie visie op subsidieverlening 2014-2018 (RV 13.0139) is de motie Sociale winst op subsidies aangenomen( M130139/1), waarin de Raad het college verzoekt “sociale winst op subsidies op te nemen in het subsidiebeleid van de gemeente en indien nodig de ASV2012 aan te passen”. In een brief aan de raad inzake de stand van zaken rond de notitie visie op subsidieverlening en besparing op subsidie-uitgaven 2016-2017 wordt u nader geïnformeerd over hoe wij uitvoering gaan geven aan deze motie. Motie uitbreiding sociale winst Bij de behandeling van de perspectiefnota 2014-2017 (RV 13.0064) is de motie Sociale Winst uitbreiden (M130064/15) aangenomen, waarin de raad het college verzoekt “om voor de begroting 2014 een plan op te stellen om de Sociale Winst uit te breiden, waarbij in ieder geval gekeken wordt naar het percentage, een mogelijke uitbreiding naar andere sectoren naast infra, groen enz, naast Wwb-ers ook werk voor Wsw-ers, het werk via gemeentelijke vacatures en werk dat via subsidies gedaan wordt. In een separate brief aan de raad inzake de verantwoording van de resultaten door DZB via een periodieke rapportage wordt u nader geïnformeerd over hoe wij invulling hebben gegeven aan de uitvoering van deze motie. We vertrouwen erop u hiermee voor dit moment voldoende te hebben geïnformeerd.
Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Leiden, de Secretaris, de Burgemeester,
17
