Onderzoek Inkoop & Aanbesteding

Onderzoek

Inkoop & Aanbesteding

Rekenkamercommissie Ermelo-Harderwijk november 2015

Rekenkamercommissie Ermelo-Harderwijk Barbara IJsselmuiden (voorzitter) Geert-Jan Put Gerbe de Vos Uitgevoerd in samenwerking met KplusV Over dit onderzoeksrapport kan gecorrespondeerd worden via het postadres: Rekenkamercommissie Ermelo-Harderwijk, t.a.v. André Maaskant (ambtelijk secretaris), Postbus 500 3850 AM Ermelo. Per e-mail of telefonisch kunt u contact opnemen via [email protected] of 06 169 457 61.

Inhoud 1

Inleiding

1

1.1

Aanleiding

1

1.2

Vraagstelling

1

1.3

Onderzoeksmethode

2

1.4 2

Leeswijzer Samenhang in het inkoopen aanbestedingsbeleid

2 4

3

Begrippen

6

4

Bevindingen over het inkoopen aanbestedingsbeleid

9

4.1

Doelstellingen van het beleid

9

4.2

Rechtmatigheid van het beleid

11

4.3 5

Aandacht voor de lokale economie Bevindingen over kaderstelling

11 13

5.1

Informatie aan de raad

13

5.2 6

Beperkingen en mogelijkheden voor de gemeenteraad 14 Bevindingen over uitvoering van het inkoopen aanbestedingsbeleid 15

6.1

Implementatie en interne borging

15

6.2

Consistentie van uitvoering met het beleid

17

6.3

Verantwoording

19

6.4 7

Samenwerking Vergelijking

20 27

8

Conclusies en aanbevelingen

29

8.1

Conclusies

29

8.2 9

Aanbevelingen Bestuurlijke reactie

29 31

10

Nawoord rekenkamercommissie

33

Bijlagen 1

Centrale begrippen van inkopen en aanbesteden

2

Geïnterviewden

3

Bestudeerde documenten

4

Cases

5

Benchmark

6

Aangepast normenkader

1

Inleiding 1.1 Aanleiding De nieuwe, gecombineerde Rekenkamercommissie Ermelo-Harderwijk heeft een eerste onderzoek uit te voeren naar het inkoopen aanbestedingsbeleid van beide gemeenten. Het onderwerp voor het onderzoek is de rekenkamercommissie aangereikt door de betreffende gemeenteraden. De gemeenteraadsleden vragen zich af hoe het inkoopen aanbestedingsbeleid van de gemeenten wordt ingezet om bij de start van een nieuwe raadsperiode de nieuwe beleidsdoelen te ondersteunen en te realiseren. De inwerkingtreding van de nieuwe Aanbestedingswet is een kans voor de raad om de kaderstellende rol ook via het inkoopen aanbestedingsbeleid verder vorm te geven.

1.2 Vraagstelling De rekenkamercommissie heeft de volgende centrale onderzoeksvraag geformuleerd: In hoeverre is het gemeentelijke inkoopen aanbestedingsbeleid - en de uitvoering hiervan doelmatig, doeltreffend en rechtmatig en hoe kan de raad hiervoor kaders stellen? Deze centrale onderzoekvraag is door de rekenkamercommissie uitgewerkt in 11 deelvragen: Beleidsbeschrijving 1. welke doelstellingen zijn er geëxpliciteerd in het inkoopen aanbestedingsbeleid en hoe sluiten deze aan bij de bredere beleidsdoelen van de gemeenten Ermelo en Harderwijk? 2. op welke normen is het inkoopen aanbestedingsbeleid van de gemeenten Ermelo en Harderwijk nu gebaseerd? Te denken valt aan financiële normen, werkgelegenheid en duurzaamheid. 3. voldoet de formulering van het inkoopen aanbestedingsbeleid van de gemeenten Ermelo en Harderwijk aan de Europese en nationale regelgeving? 4. is er aandacht voor de positie van de lokale economie, en zo ja, op welke wijze is dat geformuleerd? Kaderstelling 5. hoe worden de gemeenteraden geïnformeerd over de uitvoering en resultaten van het inkoopen aanbestedingsbeleid? 6. welke beperkingen en mogelijkheden zijn er voor de gemeenteraad om het inkoopen aanbestedingsbeleid vorm te geven?

Onderzoek Inkoop en aanbesteding – Gemeente Ermelo

Pagina 1

Beleidsuitvoer 7. op welke wijze is het beleid geïmplementeerd in interne procesafspraken en waarborgen? 8. in hoeverre is de uitvoeringspraktijk conform het vastgestelde beleid? 9. op welke wijze vindt verantwoording plaats over het aanbestedingsbeleid? 10. in welke mate worden de mogelijkheden om samen te werken benut en zijn er structurele samenwerkingen (bijvoorbeeld in regionaal verband of met specifieke gemeenten)? 11. wat kunnen de gemeenten Ermelo en Harderwijk van elkaar leren ten aanzien van het gemeentelijke inkoopen aanbestedingsbeleid?

1.3 Onderzoeksmethode In dit onderzoek zijn vier methoden toegepast om een beeld te vormen van beleid, uitvoering en sturing en controle: documentstudie, interviews, casestudie en benchmark. In het onderzoek zijn beleidsnota's, gemeentelijke verordeningen en regelingen, kwartaal- en jaarverslagen en interne documenten bestudeerd. Het zwaartepunt van de bestudeerde documenten betrof de jaren 2013 en 2014. Een lijst van de bestudeerde documenten treft u aan in bijlage 3. Daarnaast zijn gesprekken gehouden met de betrokken bestuurders en ambtelijke functionarissen, alsmede met gesprekspartners van de gemeenteraad. Een lijst met geïnterviewden vindt u in bijlage 2. Voorts zijn enkel inkoopen aanbestedingscases bestudeerd die daadwerkelijk laten zien hoe het inkopen en aanbesteden verloopt. Uitgangspunten bij de keuze waren onder meer: 

casus uit de verschillende sectoren;



casus met verschillende inkoopen aanbestedingsvormen;



casus waarin voor de inkoop is samengewerkt in regionaal verband;



casus die specifiek in interviews zijn genoemd;

Een beschrijving van de bestudeerde casussen vindt u in bijlage 4. Tot slot zijn de gegevens van de beide gemeenten in een kwalitatieve benchmark naast elkaar gezet, aangevuld met benchmarkgegevens van andere gemeenten.

1.4 Leeswijzer In dit rapport zijn de resultaten van het onderzoek in de gemeente Ermelo opgenomen. Het onderzoek heeft gelijktijdig plaatsgevonden in de gemeente Harderwijk. Daarvan is een ander rapport opgemaakt, maar beide rapporten vertonen veel overeenkomsten. Er is in zekere zin sprake van een rapporttweeling. Beide rapporten worden door de rekenkamercommissie op hetzelfde moment gepubliceerd en zien er in opbouw en gedeeltelijk ook in inhoud hetzelfde uit. Net als bij tweelingen zijn er echter ook verschillen die het ene rapport duidelijk kenmerken als 'Ermelo' en het andere als 'Harderwijk'. Deze verschillen komen het duidelijkst naar voren in de bevindingen over de uitvoering. Het rapport is als volgt opgebouwd. In het tweede hoofdstuk leggen we de samenhang en overeenkomst in het inkoopen aanbestedingsbeleid van de beide gemeenten uit. Vervolgens worden in hoofdstuk 3 de centrale begrippen op het gebied van inkoop en aanbesteding toegelicht.


Pagina 2

In de daarop volgende hoofdstukken doen wij verslag van het verrichte veldwerk: achtereenvolgens in hoofdstuk 4 het beleid, in hoofdstuk 5 de betrokkenheid van de raad, en in hoofdstuk 6 de uitvoering van het beleid. In hoofdstuk 7 trekken we een vergelijking tussen de twee gemeenten om te bezien wat de gemeenten van elkaar kunnen leren. Elke paragraaf wordt afgesloten met een omkaderde tekst. De betekenis daarvan is dat enerzijds de hoofdpunten van het voorafgaande worden benoemd en anderzijds dat de rekenkamercommissie een eerste indicatie afgeeft welke waardering zij aan deze hoofdpunten verbindt.


Pagina 3

2

Samenhang in het inkoopen aanbestedingsbeleid De gemeenten Ermelo en Harderwijk werken op een twee wijzen samen in het inkoopen aanbestedingsbeleid. Deze beide samenwerkingsvormen hebben gevolgen voor zowel het beleid als voor de uitvoering daarvan. De samenwerking bestaat uit: A. Beide gemeenten nemen vanaf 2008 deel aan de Inkoopsamenwerking Noord Veluwe (ISNV). Binnen het ISNV werken de inkoopcoördinatoren van Noord-Veluwse gemeenten en drie overheidsorganisaties/-bedrijven samen in het gezamenlijk inkopen van producten en diensten die ze allemaal gebruiken. Voorts worden ervaringen uitgewisseld over inkopen en wordt op die wijze gewerkt aan verdere professionalisering. De samenwerking is vrijwillig, niet opgehangen aan een formele (wettelijke) regeling, maar desalniettemin niet vrijblijvend. In het ISNV-verband is in 2009 het inkoopen aanbestedingsbeleid uitgewerkt dat in 2010 aan de verschillende colleges is aangeboden. Daarna is het 'Inkoopbeleid Inkoopsamenwerking Noord Veluwe' nog enkele keren geactualiseerd, bijvoorbeeld door de opname in het beleid van de nieuwe Europese drempelbedragen en de implementatie van de Aanbestedingswet en de daarbij horende besluiten en uitwerkingen. De laatste versie (7.0) is uitgebracht op 19 mei 2014. Dit betekent dat het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid voor de gemeenten Harderwijk en Ermelo identiek is. Op niveau van de beleidsuitwerking zijn er wel verschillen. B. De tweede wijze waarop wordt samengewerkt tussen de gemeenten Ermelo en Harderwijk is Meerinzicht, een gemeenschappelijke regeling die per 1 januari 2015 formeel is gestart, waarin ook de gemeente Zeewolde deelneemt. De gemeenschappelijke regeling is een samenwerkingsverband voor de uitvoering van gemeentelijke bedrijfsvoeringstaken. Hieronder valt ook de coördinatie van de inkoop in de drie gemeenten. Dit betekent dat de voorheen in dienst van de gemeente werkende inkoopcoördinator thans in dienst is van Meerinzicht en binnen Meerinzicht de taken deelt met de inkoopcoördinatoren die voorheen in Harderwijk en Zeewolde in dienst waren.


Pagina 4

In de onderstaande figuur is dit schematisch weergegeven. Opdrachtgevers WGR bedrijfsvoeringstaken inkoopcoördinator projectregisseur

Nunspeet Putten Elburg Heerde Hattem Oldebroek ODNV Regio Noord Veluwe Soc. Dienst Veluwerand

Samenwerkingsverband t.b.v gezamenlijke inkoop, geen rechtspersoon

Deze samenwerkingen betekenen dat: 

De gemeenten hetzelfde formele inkoopen aanbestedingsbeleid hanteren, met dezelfde uitgangspunten, vereisten en doelen en met dezelfde regels voor het doen van inkopen en aanbestedingen. De drempelbedragen onder het bedrag voor EU aanbesteding kunnen wel verschillen tussen de gemeenten.



Ook de inkoopvoorwaarden waaraan opdrachtnemer en -gever zich hebben te houden bij de inkoopen aanbesteding en de uitvoering van het contract, zijn hetzelfde in de beide onderzochte gemeenten.



In de uitwerking van de doelen is nog wel een eigen keuze van de gemeenten mogelijk, terwijl ook een afwijking van het beleid, alleen waar het de aanbestedingswijze onder het Europese drempelbedrag betreft, mogelijk is. Dit moet wel door het college worden beargumenteerd.



De gemeenten deels dezelfde goederen (leveringen) en diensten afnemen van dezelfde aanbieders. Deze goederen en diensten worden gezamenlijk in het grotere verband ingekocht en aanbesteed in plaats van per gemeente afzonderlijk.



De gemeenten bij het inkopen of aanbesteden voor bedragen waarbij inkoop coördinatie is voorgeschreven, gebruik maken van een inkoopcoördinator van Meerinzicht. Dit zal, zeker in het begin, dezelfde inkoopcoördinator zijn die voorheen in dienst was van de gemeente, maar op termijn kan het ook een van de andere inkoopcoördinatoren van Meerinzicht zijn.



In alle gevallen is het de gemeente die bepaalt of inkoop of aanbesteding nodig / wenselijk is, formeel de inkoop- of aanbesteding doet en het contract tekent. Wie dit namens de gemeente doet, is niet vastgelegd in het inkoopen aanbestedingsbeleid, maar in de mandaatregelingen en de budgetregelingen van de gemeenten.


Pagina 5

3

Begrippen In dit hoofdstuk omschrijven we de voornaamste begrippen die gebruikelijk zijn en brengen die met elkaar in verband. Een volledige beschouwing over inkopen en aanbesteden treft u aan in bijlage 1. Inkopen en aanbesteden Inkopen en aanbesteden zijn twee begrippen die nauw met elkaar verweven zijn. Een gemeente kan leveringen, diensten en werken inkopen. Alles waar een factuur tegenover staat, is ingekocht. In de beïnvloedbare inkoop is de gemeente in staat om zelf te bepalen wat er wordt ingekocht of aanbesteed en bij welke marktpartij. Bij de niet-beïnvloedbare inkoop gaat het om bijvoorbeeld werknemersverzekeringen en andere voor de gemeente verplichte diensten die in rekening worden gebracht. Aanbesteden is een specifieke methode om in te kopen, een methode om te komen tot contractering van een (meest) geschikte contractspartner met het (meest) geschikte product. Aanbestedingsvormen Er zijn twee hoofdvormen van aanbesteden: onderhands en openbaar. Bij een onderhandse aanbesteding zoekt de gemeente zelf de (mogelijke) contractpartner(s) uit, die offerte mogen uitbrengen. Bij een openbare aanbesteding kan ieder bedrijf of leverancier zich melden met een offerte. Deze twee hoofdvormen kunnen worden onderverdeeld in: 

Enkelvoudig onderhands: één-op-één-benadering van een marktpartij voor het uitvoeren van een opdracht of de levering. Er worden geen andere partijen benaderd; de opdracht wordt niet-openbaar aangekondigd.



Meervoudig onderhands: er worden meerdere marktpartijen uitgenodigd voor een aanbieding, maar de opdracht wordt niet-openbaar aangekondigd.



Openbaar nationaal: er wordt een aankondiging van de opdracht binnen Nederland openbaar gemaakt via de aanbestedingskalender en vakbladen. Een openbare aanbesteding omvat tevens het openbaar bekend maken van het bestek of de offertevraag, zodat alle gegadigden een aanbieding kunnen doen.



Niet-openbaar nationaal: ook wel: openbaar met selectie. De opdracht wordt aangekondigd via de aanbestedingskalender en vakbladen met de selectiecriteria. Gegadigden kunnen een verzoek indienen om te mogen inschrijven. Na toetsing aan de selectiecriteria krijgen alleen de geselecteerde gegadigden het bestek of de opdrachtbeschrijving om een concrete aanbesteding te kunnen opstellen.



Europees openbaar: er wordt een aankondiging van de opdracht binnen de EU openbaar gemaakt, door deze via de aanbestedingskalender op de Europese website te plaatsen. Een volledig openbare aanbesteding omvat tevens het openbaar bekend maken van het bestek of de offertevraag, zodat alle gegadigden een aanbieding kunnen doen.


Pagina 6



Niet-openbaar Europees: ook wel Europees met selectie. Op Europees niveau analoog aan niet-openbaar nationaal.



Europees 2B: de gevraagde diensten zouden - gelet op de drempelbedragen - Europees moeten worden aanbesteed, maar voor deze zogenaamde 2B-diensten geldt een uitzondering. Er zijn (omschreven) redenen om aan te nemen dat het niet-openbaar Europees aanbesteden van deze diensten de mededinging tussen lidstaten niet wezenlijk beïnvloedt. In die gevallen wordt de gunning aan de betreffende (uitgenodigde) partij achteraf openbaar gemaakt op de EU-website. Voorbeelden zijn de aanbesteding van diensten op het gebied van onderwijs, (gezondheids)zorg en arbeidsbemiddeling.

Wet- en regelgeving Door de Europese Unie zijn procedures voorgeschreven voor alle overheden en nutssectoren in de Europese Unie. De regels en procedures zijn vastgelegd in twee richtlijnen: 

richtlijn 2004/17/EG regelt Europese aanbestedingen in de nutssectoren (gas, water, licht en openbaar vervoer) (richtlijn nutssectoren);



richtlijn 2004/18/EG regelt Europese aanbestedingen voor werken, leveringen en diensten voor overheden die geen nutssector zijn (algemene richtlijn).

De Europese richtlijnen zijn voor Nederland geïmplementeerd middels: 

Aanbestedingswet 2012.



Aanbestedingsbesluit (AmvB).



Aanbestedingsreglement Werken 2012 (regeling).



Gids proportionaliteit (regeling).

Drempelbedragen Of een aanbesteding Europees dient te zijn volgens de richtlijn is afhankelijk van een van de drie drempelbedragen die in de richtlijn wordt genoemd. Er zijn drempelbedragen voor leveringen, voor diensten en voor werken. Deze bedragen zijn voor de afgelopen jaren: Soort aanbesteding

Drempelbedrag

EU aanbesteding

2014-2015

2013-2014

Leveringen

€

207.000

€

200.000

Diensten

€

207.000

€

200.000

Werken

€ 5.186.000

€ 5.000.000

Onder het niveau van de Europese drempelbedragen heeft de gemeente dus de vrijheid om zelf regels op te stellen en drempelbedragen te kiezen voor meervoudig onderhands en openbaar aanbesteden. Criteria Bij openbare aanbestedingen kan ieder bedrijf in Nederland of in Europa (bij Europese aanbesteding) meedingen. Er wordt vooraf vastgesteld en openbaar gemaakt wat er wordt aanbesteed (het bestek of de beschrijving), aan welke eisen het bedrijf dient te voldoen (selectiecriteria) en waaraan de inschrijving dient te voldoen om te worden gekozen (gunningcriteria). Bij de selectiecriteria gaat het om objectief toetsbare redenen om een gegadigde voor inschrijving te selecteren, bijvoorbeeld: ervaring blijkend uit eerder uitgevoerde opdrachten, financiële draagkracht van de onderneming en referenties.


Pagina 7

Bij de gunningcriteria gaat het of om de laagste prijs of om de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Het criterium laagste prijs spreekt voor zich, de aanbieder met de laagste prijs krijgt de opdracht. Bij het tweede criterium (EMVI) worden naast de prijs ook kwaliteitscriteria door de gemeente vastgesteld en meegewogen (bijvoorbeeld duurzaamheid, social return of kwaliteit van de in te zetten medewerkers). Het bedrijf dat bij een EMVI voor prijs en kwaliteit de beste totaalscore behaalt, wordt de opdracht gegund.


Pagina 8

4

Bevindingen over het inkoopen aanbestedingsbeleid In dit hoofdstuk gaan we in op de volgende onderzoeksvragen: 1. welke doelstellingen zijn er geëxpliciteerd in het inkoopen aanbestedingsbeleid en hoe sluiten deze aan bij de bredere beleidsdoelen van de gemeenten Ermelo en Harderwijk? 2. op welke normen is het inkoopen aanbestedingsbeleid van de gemeenten Ermelo en Harderwijk nu gebaseerd? Te denken valt aan financiële normen, werkgelegenheid en duurzaamheid. 3. voldoet de formulering van het inkoopen aanbestedingsbeleid van de gemeenten Ermelo en Harderwijk aan de Europese en nationale regelgeving? 4. is er aandacht voor de positie van de lokale economie, en zo ja, op welke wijze is dat geformuleerd?

4.1 Doelstellingen van het beleid De gemeente neemt vanaf 2008 deel aan de Inkoopsamenwerking Noord Veluwe (ISNV). Hier is in 2009 het inkoopen aanbestedingsbeleid uitgewerkt dat in 2010 aan de verschillende colleges is aangeboden. Daarna is het 'Inkoopbeleid Inkoopsamenwerking Noord Veluwe' nog enkele keren geactualiseerd, bijvoorbeeld door de opname in het beleid van de nieuwe Europese drempelbedragen. Begin 2013 zijn het inkoopbeleid en de inkoopvoorwaarden (deels) herschreven in verband met de implementatie van de Aanbestedingswet en de daarbij horende besluiten en uitwerkingen. De laatste versie (7.0) is uitgebracht op 19 mei 2014. Hierin zijn de drempelbedragen gecompleteerd en is Meerinzicht toegevoegd als deelnemende organisatie. In het inkoopbeleid Inkoopsamenwerking Noord Veluwe zijn doelen opgenomen voor het inkoopen aanbestedingsbeleid. Het doel van het inkoopbeleid is aangegeven in de inleiding: 1. rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed: 

de bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het inkoopbeleid naleven;



efficiënt en effectief inkopen;



bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel;



kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten;



beheersen en verlagen van de (inzet van) gemeentelijke middelen;

2. een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn: 

op bewuste en zakelijke wijze omgaan met inkoop;



investeren in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving;



professioneel opdrachtgeverschap;

3. inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-/kwaliteitverhouding; 4. een continu positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de deelnemende organisaties; 5. een (administratieve) lastenverlichting realiseren voor zowel de deelnemende organisaties als voor ondernemers. (Inkoopbeleid Inkoopsamenwerking Noord Veluwe (ISNV), Versie 7, 19 mei 2014, p. 6.).


Pagina 9

Naast de bovengenoemde doelen besteedt het inkoopbeleid ISNV aandacht aan de samenhang met andere beleidsvelden. Deze wordt in het inkoopbeleid gekenmerkt als: het scheppen van kaders om een bijdrage te kunnen leveren aan het algemene prestatieniveau van de deelnemende organisaties door: 

mogelijkheden bieden aan lokale/regionale ondernemers en mkb: 

bij onderhandse aanbestedingen hiervoor voorwaarden scheppen en bij nationale en Europese aanbestedingen de mogelijkheden benutten;



versnelling van gemeentelijke procedures en vermindering van regeldruk: 

de inkoopprocedures en de inkoopdocumenten zo eenvoudig mogelijk houden, zo veel mogelijk elektronisch aanbesteden en waar mogelijk documenten uniformeren en standaardiseren;



economische doelstelling: 



verbetering van de prijs-/kwaliteitsverhouding op lange termijn;

bijdragen aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen: 

in aanbestedingen zoveel mogelijk maatschappelijke waarde creëren door waar mogelijk milieucriteria en sociale criteria op te nemen.

(Inkoopbeleid Inkoopsamenwerking Noord Veluwe (ISNV), Versie 7, 19 mei 2014, p. 7.) Binnen de economische doelstelling valt ook de samenwerking in ISNV-verband. Door samen met de andere gemeenten datgene in te kopen wat iedere gemeente toch nodig heeft en zal inkopen, wordt een omvang van de levering bereikt die voor sommige bedrijven die geen interesse hebben in aanbiedingen aan individuele gemeenten, wel interessant is. Met andere woorden: de concurrentie wordt vergroot. Tevens kan door de grotere omvang van de leveringen vaker een kwantiteitskorting worden bedongen. Een (economisch) voordeel is voorts dat de aanbesteding maar één keer hoeft te worden gedaan voor de deelnemers in plaats van voor iedere deelnemer apart. Het Inkoopbeleid Inkoopsamenwerking Noord Veluwe bevat tevens uitgangspunten op het vlak van integriteit en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Met deze uitgangspunten legt het inkoopbeleid een link met bredere beleidsdoelstellingen. Het betreft de volgende uitgangspunten: 1. Integriteit van de bestuurders en ambtenaren: inkopen op objectieve, transparante en niet discriminerende wijze. Ambtenaren houden zich aan het integriteitsbeleid en de gedragscode. 2. Maatschappelijk verantwoord ondernemen, met daaronder inbegrepen: 

milieuaspecten en duurzaam inkopen: doelstelling is in 2015 100% duurzaam in te kopen;



sociale aspecten: het stellen van sociale voorwaarden voor verbetering van arbeidsomstandigheden, rekening houden met de positie van het SW-bedrijf binnen de gemeenten, en vragen om social return bij aanbestedingen.

3. Innovatie: zowel wat betreft het in te kopen product als het inkoopproces is het uitgangspunt te streven naar innovatie en creativiteit van de markt te stimuleren. (Inkoopbeleid Inkoopsamenwerking Noord Veluwe (ISNV), Versie 7, 19 mei 2014, pp. 15-16.)


Pagina 10

Tenslotte bevat het inkoopbeleid ook economische uitgangspunten. Deze uitgangspunten betreffen: 1. Het maken van een producten marktanalyse: De gemeente maakt vooraf een productanalyse en een marktanalyse om inzicht te krijgen in de aard van het in te kopen product en de markt. Dit vindt in principe in alle gevallen plaats, tenzij de aard van de inkoop dit niet rechtvaardigt. 2. Onafhankelijkheid van ondernemers: de gemeente moet vrij zijn in het maken van een keuze voor een marktpartij. 3. Aandacht voor lokale en regionale ondernemers. (Hier gaan we in paragraaf 5.4 nader op in). 4. Het volgen van een passende inkoopprocedure. In het beleid zijn drempelbedragen uiteengezet voor de te hanteren aanbestedingsprocedure. (in paragraaf 7.1 gaan we hier nader op in). 5. Eerlijke mededingen: de gemeente geeft betrokken ondernemers een eerlijke kans om een opdracht gegund te krijgen. De gemeente handelt daarom proportioneel, objectief, transparant en non-discriminerend. (Inkoopbeleid Inkoopsamenwerking Noord Veluwe (ISNV), Versie 7, 19 mei 2014, pp. 17-19.)

4.2 Rechtmatigheid van het beleid De belangrijkste wet- en regelgeving voor inkoop en aanbesteding zijn de in hoofdstuk 4 genoemde Europese richtlijnen en de Nederlandse aanbestedingswet met besluiten. Naar deze wet- en regelgeving wordt in het beleid nadrukkelijk verwezen. De uitwerking in de beleidsnota laat zien dat hiermee rekening is gehouden. Het geformuleerde beleid voldoet aan de Europese en nationale wet- en regelgeving.

4.3 Aandacht voor de lokale economie In het inkoopbeleid is opgenomen dat de gemeente, waar mogelijk rekening houdt met lokale en regionale ondernemers en het mkb. Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen zonder dat dit mag leiden tot discriminatie van ondernemers. De gemeente geeft hier invulling aan door waar mogelijk: 

gebruik te maken van percelen in aanbestedingen;



administratieve lasten te verminderen;



gebruik van onnodig zware geschiktheids-, selectie- en gunningscriteria te voorkomen.

Daarnaast stelt het ISNV-beleid dat de gemeente rekening houdt met lokale en regionale ondernemers door bij onderhandse aanbestedingen waar mogelijk minimaal één offerte bij een lokale of regionale ondernemer aan te vragen. Uit interviews komt naar voren dat de gemeente Ermelo dit in de praktijk soms aangescherpt en bij onderhandse aanbesteding waarvoor vijf offertes worden gevraagd, tenminste twee lokale (of regionale) ondernemers vraagt om een offerte in te dienen. Een doelstelling als bijvoorbeeld een streefwaarde of percentage van de inkoopwaarde die lokaal wordt besteed, is niet vastgelegd. Hierdoor kan niet worden vastgesteld of de doelstellingen met betrekking tot de lokale economie worden bereikt. Bedrijven die interesse hebben in het inkoopbeleid van de gemeente kunnen dit op de website van de gemeente vinden.1 Ook publiceert de gemeente haar aanbestedingen via de website.2 1

http://www.ermelo.nl/internet/documentenlijst_243/item/inkoopbeleid_8401.html

2

http://www.ermelo.nl/ondernemen/aanbestedingen_3297/


Pagina 11

De beleidskaders voor inkopen en aanbesteden die de gemeente hanteert, zijn gebaseerd op een door ISNV ontwikkeld voorstel. De doelstellingen van het beleid zijn: rechtmatig en integer inkopen, inkopen tegen de beste prijs-kwaliteit verhouding, een bijdrage leveren aan de prestatie van de organisatie en administratieve lastenverlichting. De formulering van het gemeentelijk inkoopen aanbestedingsbeleid is in overeenstemming met de Europese en nationale regelgeving. De gemeente maakt bij de formulering van haar beleid gebruik van de vrijheidsgraden die zij heeft, onder andere voor de keuzes van drempelbedragen onder het niveau van de Europese drempels. De aandacht voor lokale economie komt tot uiting bij enkelvoudig en meervoudig onderhandse aanbestedingen. Voorschrift is dat er, indien mogelijk, lokale ondernemers moeten worden uitgenodigd om mee te dingen naar een opdracht. Samenwerking met andere gemeenten wordt uit economische overweging (kostenreductie) nadrukkelijk gezocht.


Pagina 12

5

Bevindingen over kaderstelling In dit hoofdstuk gaan we in op de volgende onderzoeksvragen: 5.

hoe worden de gemeenteraden geïnformeerd over de uitvoering en resultaten van het inkoop-en aanbestedingsbeleid?

6.

welke beperkingen en mogelijkheden zijn er voor de gemeenteraad om het inkoopen aanbestedingsbeleid vorm te geven?

5.1 Informatie aan de raad De gemeenteraad is beperkt bij het inkoopen aanbestedingsbeleid betrokken. De raad heeft het inkoopen aanbestedingsbeleid niet vastgesteld en heeft hierover ook niet in de raad gedebatteerd. Voor zover de raadsleden dit kunnen terughalen is dit ook niet gebeurd op het moment dat de gemeente overging op het ISNV-model. De raadsleden hebben ook beperkt kennis van het inkoopen aanbestedingsbeleid. Enkele raadsleden die bekend zijn met het beleid oordelen er positief over. De raad is wel bekend met de inkoopsamenwerking binnen ISNV-verband en met de gezamenlijke inkoopcoördinatoren via samenwerking in Meerinzicht. Raadsleden geven aan dat de raad op hoofdlijnen moet werken. De raad stelt kaders voor bepaalde grote projecten en daarna is het aan het college om binnen die kaders uitvoering te geven aan het beleid. Uit de cases komt naar voren dat dit nog niet voor alle grote projecten geldt. Zo heeft de raad geen specifieke kaders gesteld voor de herinrichting van de Stationsstraat of voor de inkoop van Wmo-diensten voor 2015. Dat de raad op deze wijze kaders stelt is een vrij recente ontwikkeling. Ondanks dat het college bij grote aanbestedingen gunningbesluiten neemt en de raad een overzicht van deze besluiten ontvangt, geven raadsleden aan dat zij geen goed zicht hebben op de regierol van het college. Het is onduidelijk voor de raad of het college actief stuurt, of dat de besluiten in het aanbestedingstraject eigenlijk door de betrokken ambtenaren worden genomen. In een enkel geval werkt de kaderstelling vooraf nog niet goed. Raadsleden geven aan dat het heel af en toe voorkomt dat de raad bepaalde kaders voor het resultaat van een investering meegeven die vervolgens niet consequent worden gehanteerd tijdens de aanbesteding of prijsvraag. De raad wordt geïnformeerd als er ophef ontstaat over een bepaalde aanbesteding. In een enkel geval komt het voor dat de uitkomst van de aanbesteding niet is als gewenst. De raad wordt hier dan over geïnformeerd. Raadsleden geven aan dat zij beseffen dat ze op dat moment niets meer aan de uitkomst kunnen veranderen. De raad wordt echter niet over alle uitkomsten geïnformeerd, alleen als er iets bijzonders aan de hand is. Dat geldt overigens ook voor bijzondere meevallers bij aanbestedingen. Ook daarover wordt de raad soms geïnformeerd. Raadsleden worden door lokale ondernemers wel eens aangesproken met de vraag hoe het kan dat dezelfde partij altijd een opdracht gegund krijgt. Voor sommige inkopen is sprake van inbesteden. Niet voor alle raadsleden is het evident dat dit juridisch correct is. Lokale ondernemers die dezelfde diensten zouden kunnen leveren krijgen hierdoor immers geen kans. Ook geven raadsleden aan dat regelgeving het soms moeilijk maakt voor lokale ondernemers om een concurrerende aanbieding te doen. De raadleden geven aan dat er vanuit de raad ook af en toe vragen worden gesteld over de positie van lokale ondernemers.


Pagina 13

5.2 Beperkingen en mogelijkheden voor de gemeenteraad Er is geen formele titel vastgelegd voor een gemeenteraad om het inkoopen aanbestedingsbeleid vorm te geven. Anderzijds is in wet- en regelgeving nergens uitgesloten dat een raad de beleidsmatige uitgangspunten vaststelt op dit specifieke terrein. De raad is momenteel niet betrokken bij het vaststellen van de algemene kaders voor inkopen en aanbesteden (het beleid). De raad is vrij recent wel gestart met het stellen van specifieke kaders voor grote gemeentelijke projecten. De raad erkent dat hierin kansen liggen om zaken als kansen voor de lokale ondernemers en social return on investment mee te nemen. De komende jaren staan er meerdere grote bouwprojecten gepland. De raad geeft aan dat het van belang is voor deze grote projecten specifieke kaders te stellen. Daarnaast zien raadsleden in het interview ook mogelijkheden tot het bijstellen van de algemene kaders van het inkoopen aanbestedingsbeleid. Zo geeft een aantal raadsleden aan dat er voor verschillende terreinen specifieke kaders gesteld kunnen worden, bijvoorbeeld voor werken en infrastructuur, of voor aanbestedingen binnen het sociaal domein, of op het vlak van ICT. Dit gaat om grote projecten binnen een bepaald themaveld waarvoor de raad aanvullende algemene kaders kan stellen. De gemeenteraad is op afstand betrokken bij inkopen en aanbesteden. Alleen voor speciale grote projecten stelt de raad vooraf specifieke kaders. Wel wordt de raad geïnformeerd over afwijkingen tijdens aanbestedingen. De raad wordt echter niet in het algemeen geïnformeerd over de uitkomsten van aanbestedingen. De raad is vrij recent begonnen met het stellen van specifieke kaders voor grote projecten. Hierin ziet de raad kansen voor aandacht voor de lokale economie en social return. Ook ziet de raad kansen voor het stellen van aanvullende kaders voor bepaalde themagebieden, zoals infrastructuur, sociaal domein en ICT.


Pagina 14

6

Bevindingen over uitvoering van het inkoopen aanbestedingsbeleid In dit hoofdstuk gaan we in op de volgende onderzoeksvragen: 7. op welke wijze is het beleid geïmplementeerd in interne procesafspraken en waarborgen? 8. in hoeverre is de uitvoeringspraktijk conform het vastgestelde beleid? 9. op welke wijze vindt verantwoording plaats over het aanbestedingsbeleid? 10. in welke mate worden de mogelijkheden om samen te werken benut en zijn er structurele samenwerkingen (bijvoorbeeld in regionaal verband, of met specifieke gemeenten)?

6.1 Implementatie en interne borging De ambtelijke organisatie van gemeente Ermelo is ingericht als lijnorganisatie. Onder de directie vallen vier afdelingen: Publiekszaken, Realisatie en beheer, Ontwikkeling, en Bedrijfsvoering. Binnen deze organisatiestructuur kent de gemeente een integraal managementmodel. Volgens dit model zijn de afdelingshoofden verantwoordelijk voor inkoop. De verantwoordelijkheid is dus decentraal belegd. De afdelingshoofden worden bij inkoop bijgestaan door de centrale inkoopcoördinator. Deze centrale inkoopcoördinator is ondergebracht bij Meerinzicht. Voor de aanbesteding van bouw- of infrastructurele werken wordt de inkoper ook vaak bijgestaan door een externe deskundige of een extern bureau. Het gemeentelijk inkoopbeleid is in Ermelo vastgelegd in verschillende procesafspraken en waarborgen. De belangrijkste hiervan is de gezamenlijk inkoophandleiding die in Inkoopsamenwerking Noord Veluwe (ISNV)-verband is opgesteld. In deze inkoophandleiding worden verschillende processtappen en waarborgen vastgelegd. Ten eerste geeft de inkoophandleiding voor alle betrokken medewerkers een uitleg over wat inkoop is, hoe je moet inkopen en waar je aan moet denken. Het handboek geeft een nadere uitleg over het inkoopbeleid en de achtergronden bij inkoopprocedures. Zo bevat het handboek een schematisch overzicht van de fasen in het inkoopproces, met daarbij een beschrijving van de stappen in het proces. Hierbij wordt ook onderscheid gemaakt tussen strategisch, tactisch en operationeel inkopen.3 Verder bevat het inkoophandboek ook een rolbeschrijving van de inkoopcoördinatoren. In het handboek is aangegeven dat zij betrokken zijn bij het strategisch en tactisch inkopen. Ook geeft het handboek aan dat de inkoopcoördinatoren een adviesrol hebben ten behoeve van alle organisatieonderdelen. De inkoopcoördinator ondersteunt in deze rol de budgethouder bij de toepassing van het inkoopbeleid en uitvoering van het inkoopproces. Ook zorgt de inkoopcoördinator er voor dat het inkoopbeleid wordt geëvalueerd en, indien nodig, bijgesteld.4

Ook bevat het handboek een beschrijving van de motivering voor afwijking van het inkoopbeleid. In het handboek wordt aangegeven dat afwijkingen alleen mogelijk zijn indien er een 3

Inkoopbeleid Noord Veluwe, versie 7.0, 19 mei 2014, p. 10.

4

Inkoopbeleid Noord Veluwe, versie 7.0, d.d. 19 mei 2014, p. 11.


Pagina 15

deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van B en W aan ten grondslag ligt. Bij de opstelling van dit gemotiveerd besluit dient altijd advies ingewonnen te worden bij de inkoopcoördinator. Daarnaast bevat het handboek standaard werkwijzen voor inkopen en aanbesteden. Het gaat hierbij om procedures, richtlijnen en hulpmiddelen voor het daadwerkelijk inkopen van leveringen, diensten en werken. Concreet gaat het om de volgende elementen: 

Regionale (ISNV)-inkoopkalender. Jaarlijks wordt er een inkoopkalender opgesteld waarin alle gezamenlijke inkooptrajecten en ook projecten voor inkoopprofessionalisering staan vermeld.



Uniforme documenten en standaardformulieren. Bij inkoop betrokken medewerkers maken gebruik van vastgestelde formats en formulieren om hiermee een constante kwaliteit aan interne klanten en externe opdrachtgevers te bieden.



Meldingsplicht aanbestedingen. Voor inkopen via een meervoudig onderhandse of 'zwaardere’ aanbestedingsprocedure geldt een meldingsplicht. Hiermee wordt inzicht verkregen in de uitvoering, naleving (rechtmatigheid) en resultaten van het inkoopbeleid. Bij nationale en Europese aanbestedingen geldt tevens dat er altijd een inkoopcoördinator wordt ingeschakeld voor advisering over het traject.



Dossiervorming. Van iedere aanbesteding wordt door de budgethouder een aanbestedingsdossier bijgehouden. Door dossiervorming is het verloop van het aanbestedingsproces en de rechtmatigheid daarvan aantoonbaar.



Contractbeheer. De gemeente streeft er naar om alle contracten inzichtelijk te krijgen volgens een centraal gestructureerd systeem. Doel hiervan is de interne organisatie voldoende inzicht te bieden in lopende contracten en contractuele afspraken om adequaat en tijdig contractbeheer mogelijk te maken.5

Ten slotte maakt het handboek ook melding van de klachtenregeling voor aanbestedingen. In de klachtenregeling wordt aangegeven hoe een klacht moet worden ingediend en welke mogelijkheden belangstellenden hebben om bezwaar te maken en hoe de gemeente op klachten zal reageren.6 De klachtenregeling is beschikbaar via de gemeentelijke website. Naast het handboek biedt ook het inkoopbeleid enkele concrete richtlijnen voor implementatie. Zo zijn er in het inkoopbeleid drempelbedragen opgenomen. Deze drempelbedragen zijn leidend bij een keuze voor aanbestedingsprocedure; iedere drempel is gekoppeld aan een bepaalde procedure waarbij geldt: hoe hoger het bedrag, hoe zwaarder de procedure. Procedure

Werken

Leveringen

Diensten

Enkelvoudig onderhands

< 100.000

< 50.000

< 50.000

Meervoudig onderhands

100.000 - 1.500.000

50.000 - 207.000

50.000 - 207.000

Nationaal

1.500.000 - 5.186.000

-

-

openbaar Europees ≥ 5.186.000 ≥ 207.000 ≥ 207.000 Bron: Inkoopbeleid Inkoopsamenwerking Noord Veluwe (ISNV), versie 7, 19 mei 2014, p. 18.

Van deze bedragen en bij behorende aanbestedingsvormen mogen de deelnemende gemeenten gefundeerd en gemotiveerd afwijken. Uitzondering hierop zijn de Europese drempels waarvan geen gemotiveerde afwijking mogelijk is.7 5

Inkoopbeleid Noord Veluwe, versie 7.0, d.d. 19 mei 2014, p. 13.

6

Inkoopbeleid Noord Veluwe, versie 7.0, 19 mei 2014, p. 14.

7

Alleen in geval van een 2B dienst is een afwijking van de openbare Europese procedure mogelijk.


Pagina 16

Naast het handboek en het inkoopbeleid, hanteert de gemeente ook eigen inkoopvoorwaarden. Deze 'algemene voorwaarden ISNV' zijn opgesteld voor alle samenwerkingen gemeenten binnen ISNV-verband en zijn gebaseerd op de VNG model inkoopvoorwaarden. De inkoopvoorwaarden geven de rechten en plichten van opdrachtgever en opdrachtnemer aan die bij de offerteaanvraag en overeenkomsten voor de leveringen en diensten. Ze worden bij inkoop en uitvoering van contracten gehanteerd. Een ander document dat een belangrijke interne waarborg vormt, is de gemeentelijke mandaatregeling. Het inkopen is middels de mandaatregeling gemandateerd. Afhankelijk van het bedrag is de budgethouder, het afdelingshoofd, de directeur of het college gemachtigd een contract te sluiten. Bij grotere aanbestedingen (vanaf meervoudig onderhands) vormt ook de betrokkenheid van een inkoopcoördinator een waarborg voor de kwaliteit van de procedure. Bij grote aanbestedingen wordt er tevens een werkgroep ingesteld die de aanbestedingsprocedure ontwerpt en de selectiecriteria en de gunningscriteria opstelt. Vervolgens worden de inschrijvingen hieraan getoetst. De leden van de werkgroep doen dat afzonderlijk van elkaar en daarna worden de uitkomsten bij elkaar opgeteld en komt er een score uit voor de inschrijver. Op die manier ontstaat een objectief gewogen eindbeoordeling. Voor kleinere aanbestedingen inkooptrajecten zijn minder waarborgen van toepassing. In gesprekken wordt aangegeven dat de budgetbeheerders leidend zijn bij het bepalen van de eisen en wensen voor wat er wordt ingekocht. Voor kleinere bedragen tot circa € 10.000 kunnen budgetbeheerders dit volledig zelfstandig doen. Het afdelingshoofd kijkt daarbij alleen naar de omvang van de inkoop. Bij dergelijke kleinere inkopen is geen inkoopcoördinator betrokken. De ambtelijke organisatie kent een integraal managementmodel. De afdelingshoofden zijn daarmee verantwoordelijk voor het inkopen en aanbesteden. De mandaatregeling en de budgetregeling ondersteunen het model. De organisatie kan een beroep doen op een bij Meerinzicht ondergebracht cluster inkoopcoördinatoren. De inkoopcoördinatoren van Meerinzicht treden op als de centrale inkoopadviseur en dragen zorg voor de regie en coördinatie. De inkoopcoördinator wordt in ieder geval over de meervoudig onderhandse, nationaal openbare en Europese aanbestedingen geïnformeerd. Meerinzicht heeft tevens een taak in de verdere professionalisering van de decentrale inkoop. Voor de organisatie van inkoop en aanbesteding bestaan duidelijke lijnen die voor wat betreft de professionalisering recent zijn aangevuld. Daarbij zijn de inkoopbevoegdheden van afdelingshoofden en medewerkers vastgelegd in de mandaatregeling. De inkoopcoördinatoren hebben geen zelfstandige inkoopbevoegdheid, dit past bij hun adviserende functie.

6.2 Consistentie van uitvoering met het beleid De gemeente maakt voor de inkoop en aanbesteding gebruik van de ISNV inkoophandboek dat voor alle inkopende medewerkers als leidraad dient. In de handleiding worden de verschillende vormen van aanbesteden uitgelegd en wordt de budgethouder geholpen bij de keuze voor één


Pagina 17

van de vormen. Er zijn diverse formats (bijvoorbeeld start- en evaluatieformulier) ontwikkeld om het inkoopproces op uniforme wijze en overeenkomstig het vastgelegde beleid te laten verlopen. Uit de gevoerde gesprekken en bestudeerde cases komt naar voren dat de uitvoering consistent is met het beleid. Zo worden de procedures gevolgd en wordt het beleid rechtmatig uitgevoerd. Indien er niet gezamenlijk wordt ingekocht, wordt er gebruik gemaakt van een stappenplan dat wordt doorlopen. Belangrijk element hierbij is de 'inkoop cultuur' in Ermelo: deze is erop gericht bij de grotere inkopen aan het begin van het traject het college de kaders voor inkoop te laten stellen. Uit gesprekken en de cases komt naar voren dat dit een algemeen gedeelde werkwijze is. Ook wordt er bij de uitvoering van inkopen en aanbesteden rekening gehouden met de doelstellingen van het beleid met betrekking tot de lokale economie. In het algemeen wordt er bij meervoudige aanbestedingen altijd gekeken naar lokale bedrijven en naar bedrijven die uit het eigen netwerk al bekend zijn. Om ook aan het innovatie-uitgangspunt tegemoet te komen wordt er ook vaak een nieuwe partij gevraagd. Voor de lokale bedrijven geldt dat deze niet altijd datgene kunnen of doen wat gevraagd wordt, maar de gemeente wil de kans toch zo groot mogelijk maken. De gemeente heeft hiervoor een bedrijvencontactfunctionaris in dienst, die de bedrijven onder andere wijst op de gemeentelijke inkoopkalender. Om de lokale bedrijven zo goed mogelijk te informeren heeft de gemeente de afgelopen jaren regelmatig met het lokale bedrijfsleven gesproken over de rol die de gemeente heeft en de regels die voor de gemeente gelden. Tijdens de vorige collegeperiode zijn ook de eisen die de gemeente stelt aan opdrachtnemers (bijvoorbeeld op het gebied van referenties of financiële stabiliteit) nog eens beoordeeld. Er is toen geconcludeerd dat lokale bedrijven hier vrijwel altijd aan konden voldoen. Verder is er ook een inventarisatie gemaakt van lokale bedrijven die producten of diensten kunnen leveren die de gemeente nodig heeft. Op basis van deze inventarisatie is er nu een lijst van 242 lokale bedrijven die producten en diensten voor de gemeente kunnen leveren. Iedere kwartaal wordt een update van de lijst verspreid onder de bij inkoop betrokken medewerkers. In de gesprekken wordt aangegeven dat duurzaamheid een moeilijk uitgangspunt uit het beleid is om in de uitvoering consistent door te voeren. In sommige gevallen kan duurzaamheid wel worden uitgewerkt, in andere gevallen niet. Bij de inkoop van energie wordt er bijvoorbeeld goed rekening worden gehouden met duurzaamheid. Duurzaamheidscriteria kunnen effect op de prijs hebben. Ook uit de bestudeerde cases komt naar voren dat de uitvoering van het inkoopbeleid consistent is met de gestelde doelen. De aanbesteding van de maatwerkvoorzieningen in het kader van de Wmo 2015 toont een zorgvuldig voorbereidingsproces op de aanbesteding waarin de marktpartijen en de Wmo-raad zijn geconsulteerd. Als één van de uitgangspunten bij de aanbesteding is uitgegaan van zorgverlening door lokale zorgaanbieders. Hiermee is dus rekening gehouden met lokale economische belangen. Ook de aanbestedingsprocedure is correct doorlopen. Eenzelfde beeld komt naar voren uit bestudering van de aanbesteding van de herinrichting van de Stationsstraat. In deze casus is het college via collegebesluiten betrokken geweest bij het opstellen van de kaders voor de aanbesteding, conform het beleid het college bij grote aanbestedingen te betrekken. De procedure is tevens correct verlopen, waarbij er juridisch advies is ingewonnen


Pagina 18

over het op correcte wijze uitsluiten van een marktpartij die de eigen verklaring foutief had ingevuld. De uitvoering van inkopen en aanbesteden is consistent met het vastgestelde beleid. De procedures worden gevolgd en het beleid wordt rechtmatig uitgevoerd. Ook is er bij de uitvoering aandacht voor de lokale economie. Duurzaamheidsuitgangspunten blijken soms lastiger in de praktijk te brengen.

6.3 Verantwoording In de organisatiestructuur wordt op verschillende niveaus verantwoording afgelegd over inkopen en aanbestedingen. De budgetbeheerder is de centrale figuur bij inkopen. Hij of zij bepaalt de functionele eisen die aan het gevraagde product gesteld worden. Voor kleinere onderhandse aanbestedingen heeft de budgetbeheerder het mandaat om zelfstandig in te kopen. Bij grotere aanbestedingen, vanaf meervoudige procedures, wordt de budgetbeheerder ondersteund door de centrale inkoopcoördinator. De inkoopcoördinator verzorgd daarmee de eerste check op het correct verlopen van de procedure. Naast de inkoopcoördinator hebben ook de afdelingshoofden en de interne controllers een controlerende functie. De afdelingshoofden hebben tot taak bij inkopen te bewaken dat deze conform het gemeentelijke inkoopen aanbestedingsbeleid worden uitgevoerd. Het gaat daarbij om het bewaken van de juiste schaalgrootte voor het inkopen (regionaal of niet), en om de beleidskaders met betrekking tot duurzaam, social return, en lokale economie. De interne controllers van de afdelingen toetsen de inkopen op rechtmatigheid. Daarbij kijken ze zowel naar nationale en Europese wetgeving als naar het gemeentelijk beleid. Naast de interne controller kijkt ook de accountant naar de rechtmatigheid van inkopen. De accountant kijkt daarbij met name naar de Europese aanbestedingen. De accountant kijkt alleen naar die inkopen en aanbestedingen die niet al door de controller zijn getoetst. Dit is in het controleprotocol vastgelegd als uitgangspunt. Binnen het college is er een portefeuillehouder aangewezen voor inkopen en aanbesteden. In de vorige collegeperiode was deze verantwoordelijkheid ondergebracht bij de portefeuillehouder economische zaken. In de huidige collegeperiode zijn economische zaken en inkopen en aanbesteden echter bij afzonderlijke portefeuillehouders ondergebracht om mogelijke belangentegenstelling te voorkomen. Over de betrokkenheid van het college bij inkooptrajecten zijn heldere afspraken gemaakt. Bijzondere inkopen en aanbestedingen worden in het college besproken. Dit geldt voor de grotere aanbestedingen zoals stedelijke ontwikkelingsprojecten of de gezamenlijke inkoop voor de Wmo. Ook tekent het college alle contracten die voortkomen uit Europese aanbestedingen. Reguliere aanbestedingen onder de Europese drempelbedragen zijn gemandateerd en worden niet door het college besproken. Wel worden kleinere aanbestedingen en inkopen met de wethouder besproken. Dit gebeurt ten minste voor de niet-routinematige inkopen. Er vindt binnen de ambtelijke organisatie op verschillende niveaus verantwoording plaats over inkopen en aanbesteden. De budgetbeheerder legt verantwoording af aan het afdelingshoofd en wordt ook geadviseerd door de centrale inkoopcoördinator. Ook vindt controle


Pagina 19

plaats door de interne controller en door de externe accountant. Bijzondere inkopen worden daarnaast in het college besproken. Enkele hoofdpunten uit de spendanalyse van 2012 zijn: 

de gemeente Ermelo heeft een direct beïnvloedbare inkoopwaarde van € 18,3 miljoen;



er zijn 9.067 regels beïnvloedbaar geboekt;



er zijn 1215 crediteuren;



19,7% van de inkoopwaarde wordt bij lokale ondernemers besteed;



1,2% van de opdrachtgevers levert voor meer dan € 250.000 per jaar aan de gemeente;



in totaal kan 75% van de inkoopwaarde als duurzaam worden bestempeld;



er is een kleine groep van leveranciers (9,9%) die 80% van de inkoopwaarde levert, voor de rest is er sprake van een veelheid van leveranciers met kleinere contracten.

6.4 Samenwerking De gemeente werkt op twee wijzen samen in de inkoop (zie figuur). Ten eerste is de inkoopcoördinator organisatorisch ondergebracht in Meerinzicht. Hier vormen de inkoopcoördinatoren voor Zeewolde, Harderwijk en Ermelo samen de professionele ondersteuning van de inkopende medewerkers van deze gemeenten. Deze samenwerking betekent dat de functie van inkoopcoördinator hierdoor nog minder kwetsbaar is geworden (achtervang bij afwezigheid was al eerder vanaf 2009 geregeld). Ook is de inkoopfunctie door de samenwerking in Meerinzicht geprofessionaliseerd. Ook is er nu sprake van juridisch risicomanagement, contractbeheer, en gezamenlijk inkoopbeleid. Opdrachtgevers WGR bedrijfsvoeringstaken inkoopcoördinator projectregisseur

Nunspeet Putten Elburg Heerde Hattem Oldebroek ODNV Regio Noord Veluwe Soc. Dienst Veluwerand

Samenwerkingsverband t.b.v gezamenlijke inkoop, geen rechtspersoon

Boven een bepaald bedrag zijn de inkoopcoördinatoren van Meerinzicht altijd betrokken bij de inkoop of aanbesteding door de gemeenten. In Ermelo ligt dat bedrag lager dan in Harderwijk (vanaf € 50.000). Boven dit bedrag moet een inkoopstartformulier worden ingevuld en naar de inkoopcoördinator worden gestuurd. Die kijkt dan of er gedacht is aan ISNV-inkoop, hoe de marktbenadering zal zijn, en of er marktonderzoek is gedaan. De gemandateerde inkoper en de inkoopcoördinator bepalen samen wie de trekker van het inkooptraject wordt. Als de inkoopcoördinator het traject leidt, dan stelt hij ook de verschillende documenten samen. Ten tweede werkt de gemeente operationeel samen in de Inkoopsamenwerking Noord Veluwe (ISNV). In dit verband werken de gemeenten Elburg, Ermelo, Harderwijk, Hattem, Heerde, Nunspeet, Oldebroek, en Zeewolde, en Meerinzicht, de Omgevingsdienst Noord-Veluwe, de Regio Noord-Veluwe en de Sociale dienst Veluwerand samen. In ISNV-verband stemmen de


Pagina 20

inkoopcoördinatoren van de deelnemende organisaties de inkoop met elkaar af. Daarnaast hebben zij een gezamenlijk inkoopen aanbestedingsbeleid ontwikkeld voor de deelnemende partijen. Het ISNV heeft geen formele juridische status, het is een informeel samenwerkingsverband in opdracht van het secretarissenoverleg. Het ISNV heeft zelf ook geen inkoopcoördinatoren in dienst, die zijn in dienst van de gemeenten en Meerinzicht. De inkoopsamenwerking verloopt op hoofdlijnen als volgt: 

Indien de gemeente iets gaat inkopen of aanbesteden, wordt eerst onderzocht of ook bij de andere ISNV-deelnemers deze inkoopbehoefte bestaat. In de eerste jaren is hiervoor een spendanalyse opgesteld van alle deelnemers, waaruit samenvallende inkoopbehoeften naar voren kwamen. Het uitgangspunt hierbij is inkoop op het hoogst mogelijke niveau, dus met alle regionaal samenwerkende partijen gezamenlijk. Als dat niet mogelijk blijkt, dan kan inkoop op een lager niveau plaatsvinden.



Indien er een samenvallende inkoopbehoefte is, wordt deze op de inkoopkalender ISNV gezet en wordt gezamenlijk het inkooptraject vormgegeven. Een van de coördinatoren wordt de trekker voor die betreffende inkoop of aanbesteding en betrekt daar vanuit de deelnemers een materiedeskundige bij voor de te stellen (technische) eisen.



Vervolgens wordt een startdocument opgesteld, dat aan de stuurgroep van ISNV wordt voorgelegd. Indien deze het document goedkeurt, gaat het naar het secretarissenoverleg. Tot de besluitvorming daar plaatsvindt, kunnen deelnemers zich nog terugtrekken uit de gezamenlijke inkoop. Er wordt dan echter wel in het overleg een motivatie verwacht voor de terugtrekking.



De trekker en de materiedeskundige zetten vervolgens gezamenlijk het inkooptraject op; ze stellen de eisen op, ramen de inkoopsom, publiceren de uitvraag en beoordelen de inschrijvers en de offertes.



Indien niet alle organisaties meedoen, maar wel een substantieel deel, dan wordt hetzelfde traject ingezet voor de resterende deelnemers in ISNV-verband. Is dat niet het geval, dan kijken de inkoopcoördinatoren van Meerinzicht of het zinvol is om voor Ermelo, Harderwijk en Zeewolde gemeenten samen in te kopen. Als dit niet mogelijk is, dan wordt door de gemeente alleen ingekocht.



Tenslotte verzorgt ISNV voor de gezamenlijk inkopen ook het contractbeheer. Op dit moment beheert ISNV ongeveer 250 contracten voor gezamenlijke inkoop.


Pagina 21

De website van ISNV vermeldt naast de aanbesteding voor de Wmo/Jeugdhulp de volgende items voor 2014: 

pc's, beeldschermen, laptops, tablets;



adviezen indicatiestelling Wmo;



Wmo liften;



advies belastingen;



incasso belastingen;



taxaties;



straatnaam- en verkeersborden;



kantoormeubilair;



abonnementenservice;



algemene trainingen en opleidingen;



bedrijfskleding;



drukwerk full colour;



ICT-contracten;



extramurale begeleiding AWBZ;



onderhoud openbare verlichting;



schilderwerkzaamheden.

De samenwerking levert economisch voordeel op doordat slechts één in plaats van meerdere afzonderlijke procedures nodig is voor de inkoop of aanbesteding. Ook eventuele externe expertise hoeft maar één keer te worden ingekocht (zoals voor de gezamenlijke aanbesteding van de drie decentralisaties (3D) in het sociaal domein of bijvoorbeeld het leerlingenvervoer). Circa 10% van de gezamenlijke inkoopwaarde wordt regionaal besteed. Daarnaast is er financieel voordeel door de grotere inkoopmassa. Er is volgens de inkoopcoördinatoren bij de inkoop van kantoorartikelen bijvoorbeeld een winst gehaald van 70% ten opzichte van de eerdere gemeentelijke afzonderlijke inkoop. De verwachting van de coördinatoren is overigens wel dat de 'winst' uit de initiële gezamenlijke contracten bij nieuwe aanbestedingen op die producten of diensten niet meer gehaald zullen worden. Samenwerking in de inkoop wordt door de gemeente nadrukkelijk gezocht. Samenwerking vindt binnen Meerinzicht plaats op het vlak van inkoopcoördinatie. Binnen ISNV-verband wordt regionaal grootschalig ingekocht. Op basis van de gezamenlijke uitvoering worden financieel gunstige resultaten behaald.


Pagina 22

6.5 Toetsing van de bevindingen Hieronder geven wij puntsgewijs een overzicht van de vergelijking van de normen met de bevindingen weer. Beleid Norm Het gemeentelijk inkoopen aanbestedingsbeleid

Voldaan

Niet voldaan

V

Toelichting Besluit tot vaststelling

is formeel vastgesteld.

van het aangepaste beleid door het college op 16 mei 2013.

Het gemeentelijk inkoopen aanbestedings-

V

X

Voor duurzaamheid is

beleidsplan bevat SMART-geformuleerde

een SMART-doel-

beleidsdoelen.

stelling, voor de andere uitgangspunten niet.

De gemeente voldoet bij de inkoop aan de

V

De wetgeving is

wettelijke voorschriften en de vastgestelde

opgenomen in het

richtlijnen. Deze zijn vastgelegd in de Europese

beleid. Het handboek

richtlijn voor inkoop (nr. 2004/18/EG van het

volgt de procedures uit

Europees Parlement en de raad), in nationale

wet en regelgeving.

wetgeving zoals bijvoorbeeld de Aanbestedingswet en de bijbehorende besluiten. In het beleid wordt aandacht besteed aan

V

De strategieën zijn in

verschillende soorten inkoopstrategieën

het beleid en het hand-

(financieel en soorten risico). De gemeente heeft integriteitbeleid geformuleerd

boek opgenomen. V

Integriteit maakt

en geïntegreerd met het inkoopen

onderdeel uit van de

aanbestedingsbeleid.

uitgangspunten van het beleid.

In het beleid wordt een onderbouwde keuze

V

De onderwerpen zijn in

gemaakt over de wijze waarop invulling wordt

het beleid en in het

gegeven aan verschillende doelstellingen op het

handboek uitgelegd.

vlak van duurzaamheid, social return, lokale en regionale economie, en financiële doelstellingen en doelmatigheid van de inkoop zelf. In het beleid zijn maatregelen opgenomen voor

V

Doelmatigheid wordt

het waarborgen van de doelmatigheid.

bevorderd door de inzet van de inkoopcoördinatoren bij omvangrijkere inkopen en aanbestedingen en door gezamenlijk inkopen in ISNVverband.


Pagina 23

Kaderstelling Norm

Voldaan

In de planning- & controlcyclus zijn de beoogde

Niet voldaan X

Toelichting De raad wordt niet in het

resultaten van het inkoopen aanbestedings-

algemeen geïnformeerd

beleid expliciet benoemd.

over inkopen en aanbesteden.

Het beleid wordt periodiek geactualiseerd aan de

V

Het beleid wordt in ISNV-

hand van relevante gemeentelijke, landelijke,

verband periodiek

wettelijke en overige ontwikkelingen.

geactualiseerd. De raad is hier niet bij betrokken, maar geeft aan hier wel bij betrokken te willen zijn.

De in te kopen werken, goederen en diensten zijn

V

X

Er is een inkoopkalender

ingepland in de financiële planningscyclus op

voor ISNV inkopen en

meerjarig en jaarlijks niveau.

Europese Inkopen /aanbestedingen. Voor de gemeente zelf is geen apart overzicht van alle inkopen/aanbestedingen beschikbaar.

De gemeente hanteert een systematiek van

V

Intern zien de inkoop-

interne controle aan de hand waarvan het inkoop-

coördinator, het afdelings-

en aanbestedingsbeleid periodiek wordt

hoofd, en de interne

beoordeeld.

controller toe op correct verloop van inkopen en aanbesteden. Extern vindt toetsing door de accountant plaats.

De bestuurlijke verantwoordelijkheden, bevoegd-

X

Er is geen verantwoorde-

heden en taken van de raad ten aanzien van de

lijkheid voor de raad

inkoop zijn benoemd, uitgewerkt en worden ook

vastgelegd in het inkoop-

toegepast.

en aanbestedingsbeleid. Wel stelt de raad specifieke kaders voor grote projecten.

Er is aantoonbaar sprake van sturing en

X

De raad stelt voor grote

monitoring door de raad op het gebied van

projecten specifieke

integriteit, duurzaamheid, versterken lokale/

kaders. Daarnaast wordt

regionale economie en andere relevante

de raad geïnformeerd

gemeentelijke beleidsdoelen.

over afwijkingen in de aanbestedingsprocedure. Indien dit de uitkomst van de procedure betreft kan de raad op dat moment niet meer bijsturen.

In de uitvoering wordt aandacht besteed aan het

V

Het handboek op intranet

periodiek evalueren en het intern leren van

wordt benut voor onder-

inkoopen aanbestedingstrajecten.

ling leren uit inkooptrajecten.


Pagina 24

Uitvoering Norm Het gemeentelijk inkoopen aanbestedingsbeleid

Voldaan

Niet voldaan

V

Zowel uit de gesprekken

wordt aantoonbaar toegepast als kader voor

als uit de cases blijkt dat

inkoop en aanbesteding. Het inkoopproces en de daaronder vallende

Toelichting

het beleid wordt gevolgd. V

Het proces is als zodanig

processtappen, zijn ingericht op doeltreffendheid

ingericht.

en doelmatigheid. Inkoop- en aanbestedingstrajecten worden

V

Uit de gesprekken en

doorlopen conform de hiertoe opgestelde

cases komt naar voren

processtappen.

dat de inkoopen aanbestedingstrajecten conform de procedures worden uitgevoerd.

Het integriteitbeleid, duurzaamheid, versterken

V

X

In de inkoopprocedures is

lokale/regionale economie en andere

aangegeven hoe met

gemeentelijke relevante beleidsuitgangspunten

integriteit, duurzaamheid

zijn geoperationaliseerd in de gemeentelijke

en de lokale economie

inkoopprocedures en er wordt aantoonbaar

wordt omgegaan. Uit de

conform deze procedures gehandeld.

cases komt echter niet naar voren of er maximaal gebruik is gemaakt van de kansen voor duurzaamheid en versterking van de lokale economie.

Leveranciers worden uitsluitend op basis van een

V

Uit gesprekken en de

verkenning van de markt en volgens een vast

cases komt naar voren

protocol uitgenodigd offerte uit te brengen.

dat er bij inkopen rekening wordt gehouden met de kansen in de markt en dat er conform de eigen procedures wordt ingekocht.

De gemeente hanteert eigen inkoopvoorwaarden,

V

De inkoopvoorwaarden

om de juridische, financiële en commerciële

zijn naar het model van

uitgangspunten en voorwaarden te benoemen

de VNG vormgegeven

waartegen zij bereid is inkoopovereenkomsten te

voor alle organisaties die

sluiten.

in ISNV samenwerken.


Pagina 25

Norm Er zijn procedures waaruit blijkt dat er voldoende

Voldaan V

Niet voldaan

Toelichting Intern zien de inkoop-

aandacht is voor interne controle in het algemeen

coördinator, het afdelings-

en in bijzonder interne controle op integriteit, het

hoofd, en de interne

opnemen van duurzaamheideisen, et cetera in

controller toe op correct

het inkoopproces.

verloop van inkopen en aanbesteden. Extern vindt toetsing door de accountant plaats.

Bij inkoopen aanbestedingstrajecten worden

V

Het college is in alle

gedurende het inkoopproces de momenten van

gevallen van grotere

beïnvloeding gebruikt om tot een optimaal

aanbestedingen vroeg in

resultaat te komen.

het proces betrokken om kaders en uitgangspunten te stellen.

Het inkoopen aanbestedingsbeleid is goed

V

bekend bij betrokkenen en verantwoordelijken.

Het beleid is eenvoudig beschikbaar via het intranet.

In het beleid en uitvoering wordt aandacht

V

Samenwerking wordt

besteed aan gewenste schaalgrootte en

nadrukkelijk gezocht.

randvoorwaarden wanneer regionale samen-

Daarbij is het uitgangs-

werking wordt gegaan.

punt dat in principe in ISNV-verband wordt ingekocht, of ten minste samen met Harderwijk en Zeewolde.


Pagina 26

7

Vergelijking In dit hoofdstuk gaan we in op de volgende onderzoeksvraag: 11. wat kunnen de gemeenten Ermelo en Harderwijk van elkaar leren ten aanzien van het gemeentelijke inkoopen aanbestedingsbeleid? Het onderzoek van de rekenkamer heeft gelijktijdig plaatsgevonden bij de gemeenten Ermelo en Harderwijk. Dit biedt een mogelijkheid om de resultaten van de beide gemeenten te vergelijken. In dit hoofdstuk worden beleid, kaderstelling en uitvoering van inkoop en aanbesteding in de gemeenten Ermelo en Harderwijk op enkele punten met elkaar vergeleken. Daarmee wordt deelvraag 11 beantwoord. Beide gemeenten baseren hun beleid op het in ISNV-verband ontwikkelde inkoopen aanbestedingsbeleid. Dat beleid voldoet aan de wet- en regelgeving en is up-to-date als het gaat om de implementatie van kennis. Het zal duidelijk zijn dat er hierdoor beleidsmatig weinig verschillen zijn. In de beide gemeenten is het inkoopen aanbestedingsbeleid een aangelegenheid voor het college. De raad heeft, anders dan kaders te stellen voor het gemeentelijk beleid in de breedste zin, geen invloed gehad op het inkoopen aanbestedingsbeleid en wordt daarover in beide gemeenten ook niet in het algemeen geïnformeerd. Ook in de organisatie van de uitvoering zijn geen grote verschillen tussen de gemeenten. De lijnmanagers zijn integraal verantwoordelijk voor de inkoop en aanbesteding en zijn gemandateerd. Formeel bestaat er een verschil in mandaatstructuur in die zin dat in Harderwijk wordt gewerkt met ondermandaten die door de hoofdmandaathouders gegeven kunnen worden, terwijl in Ermelo een groter aantal mandaten is verleend. Per saldo maakt dat voor het aantal medewerkers dat inkoopbevoegdheden heeft echter weinig uit. De gemandateerden zijn eveneens budgethouder, ze zijn verantwoordelijk voor het budget in casu voor het verleende krediet. Hoewel de mandaatstructuur in de praktijk op eenzelfde wijze is vormgegeven, zijn er wel verschillen in de uitvoering tussen beide gemeenten. In Harderwijk worden het college en de portefeuillehouders niet altijd worden geïnformeerd over inkopen en aanbesteden. De mandaathouders doen dit naar eigen inzicht bij inkoop en aanbesteding waar ze bestuurlijke belangstelling bij verwachten. In Ermelo wordt het college vaak wel op de hoogte gesteld. Aangezien de formele omstandigheden vrijwel hetzelfde zijn, is hier sprake van een cultuurverschil in de ambtelijke organisatie. Dit verschil is mogelijk te verklaren door het feit dat tot voor enkele jaren het college van Ermelo dicht op het inkopen en aanbesteden zat, terwijl in Harderwijk de afstand tot de uitvoering al groter was. Een ander verschil in de uitvoering van het inkoopen aanbestedingsbeleid heeft betrekking op de kennis over de lokale bedrijven. Beide gemeenten overleggen met de lokale ondernemerskringen, maar de gemeente Ermelo heeft daarnaast een register waarin ondernemers zelf kunnen aangeven welke leveranties of diensten zij hebben die de gemeente (geregeld) afneemt. In Harderwijk is zo'n register niet aanwezig, hetgeen er toe kan leiden dat de gemeente bij opdrachten vaak aan dezelfde (reeds bekende) ondernemers denkt.


Pagina 27

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen Professionalisering

Toenemende invloed beleid

Strategisch Inkopen

Ermelo Harderwijk

Juridificering inkopen

Tactisch Inkopen Inkoper beïnvloedt Operationeel Inkopen Inkoper voert uit

Toenemende verantwoordelijkheid inkoop

Figuur 1: Ontwikkelingsniveau van het inkoopbeleid in Ermelo en Harderwijk.

Het zal niet verbazen dat met zoveel overeenkomst in beleid en in coördinatie de beide gemeenten ongeveer op eenzelfde positie van de ontwikkeling van het inkopen en aanbesteden zitten. Beide gemeenten zijn strategisch aan het inkopen, maar nog niet bij alle inkopen. Een pré bij Ermelo is het feit dat de portefeuillehouders in het algemeen vaker worden ingelicht over de inkopen. Een volledig professionele inkoop hebben de gemeenten nog niet, daarvoor ontbreekt ons inziens een gemeentebreed overzicht van de inkoop en een gestructureerd en geïmplementeerd contractmanagement. Het inkoopen aanbestedingsbeleid van de gemeenten Ermelo en Harderwijk vertoont grote overeenkomsten. Beide gemeenten hanteren het ISNV-verband ontwikkelde inkoopen aanbestedingsbeleid. Hoewel de mandaatstructuur in de gemeenten in formele zin verschilt, zijn er in de praktijk grofweg evenveel medewerkers gemachtigd om inkopen te doen. Een opvallend verschil bestaat in de wijze waarop de ambtelijke organisatie het college / de portefeuillehouder betrekt bij inkopen. In Ermelo wordt het college vaker betrokken, terwijl in Harderwijk het college veel meer op afstand staat en daardoor beperkt stuurt. Daarnaast hanteert Ermelo een leveranciersregister terwijl dit in Harderwijk niet gebeurt. De wijze van inkopen van beide gemeenten valt in de categorie strategisch inkopen, waarbij Ermelo iets hoger scoort op de invloed van het beleid op inkopen.


Pagina 28

8

Conclusies en aanbevelingen 8.1 Conclusies Beleidsbeschrijving 

Het beleid voor inkopen en aanbesteden is modern en up-to-date. De Rekenkamercommissie ziet hierin de meerwaarde van de inkoopsamenwerking terug.

Kaderstelling 

De RKC concludeert dat de raad bij het inkoop en aanbestedingsbeleid niet zodanig wordt geïnformeerd dat hij een oordeel kan vormen over de mate waarin met het inkoop en aanbestedingsbeleid een bijdrage wordt geleverd aan de kaders en het beleid zoals hij dat heeft vastgesteld voor de gemeente.

Beleidsuitvoer 

De uitvoering van het inkoop en aanbestedingsbeleid is een vooral ambtelijke aangelegenheid. Daarbij wordt goed en relevant rekening gehouden met de uitgangspunten van het beleid. Er is echter geen gemeentebreed overzicht van de geplande inkopen. Het is daarom voor de inkoopcoördinatoren moeilijk een planning te maken voor de te begeleiden trajecten.



De mandaten voor de ambtelijke medewerkers die inkopen of aanbesteden zijn ruim: na goedkeuring van een budget of van de begroting mogen zij formeel zonder ruggespraak (behoudens afwijking van een procedure) met het college of de verantwoordelijke wethouder inkopen of aanbesteden.



Het contractmanagement en het contractbeheer is nog onvoldoende geïmplementeerd. Vooral bij de contracten met lage bedragen wordt dit niet of nauwelijks opgepakt.

8.2 Aanbevelingen Beleidsbeschrijving 

In het beleid kunnen bepaalde doestellingen voor het inkopen en aanbesteden sterker worden geformuleerd. De rekenkamercommissie doelt dan vooral op de criteria voor social return on investment en voor de lokale economie, waar (in tegenstelling tot duurzaamheid) geen specifieke doelstelling of streefwaarde is opgenomen.

Kaderstelling 

Het verdient aanbeveling om periodiek met de raad te bespreken in welke mate de inkoopen aanbesteding bijdraagt aan de beleidsdoelen, de gegevens daarvoor zijn in de spendanalyse aanwezig, maar moeten dan 'presentabel' gemaakt worden.


Pagina 29

Beleidsuitvoer 

Maak werkafspraken ten einde inkoop en aanbesteding periodiek op de agenda van het portefeuillehoudersoverleg te zetten.



Op samenwerkingsniveau is met contractbeheer en contractmanagement ervaring opgedaan, de gemeente kan hiervan gebruik maken. Daarvoor dienen de inkoopcoördinatoren wel ook daadwerkelijk alle contracten te krijgen.



De bouw en infra door de gemeente wordt technisch en ook voor aanbesteding veelal extern begeleid. Zorg ook dat bij deze externe begeleiding de uitgangspunten voor het inkoopen aanbestedingsbeleid van Ermelo worden opgepakt: duurzaamheid, social return on investment, minder administratieve lasten voor bedrijven en lokale economie en niet de meer landelijke normen van de externe begeleiding.


Pagina 30

9

Bestuurlijke reactie


Pagina 31


Pagina 32

10

Nawoord rekenkamercommissie Wij hebben kennis genomen van de bestuurlijke reactie van het College van Burgemeester en Wethouders en hebben hier verder geen inhoudelijke opmerkingen bij. Wel maken wij een opmerking over het proces van het bestuurlijk wederhoor. Wat ons betreft moet voor dit onderdeel een periode van enkele weken toereikend zijn. Wij hebben op 13 juli van dit jaar het rapport aangeboden aan het College met het verzoek hierop te reageren. De bestuurlijke reactie is door het College vastgesteld en vervolgens op 19 november aan ons gezonden. De effectiviteit van onze onderzoeken is gebaat bij een adequate bestuurlijke behandeling, met het oog op een vlotte bespreking door de gemeenteraad. Wij vrezen dat de effectiviteit van ons onderzoek wordt afgezwakt door deze vertraging. Dit is geen gewenste ontwikkeling en om dit in de toekomst bij volgende onderzoeken te voorkomen zien wij ons genoodzaakt om scherper de termijnen in acht te nemen.


Pagina 33

Bijlage 1 Centrale begrippen van inkopen en aanbesteden In deze bijlage geven wij een algemene beschouwing over inkopen en aanbesteden. Wij omschrijven de voornaamste begrippen die gebruikelijk zijn en brengen die met elkaar in verband. Ook presenteren wij een overzicht waarmee bepaald kan worden welke aanbestedingsvorm in een concrete situatie gevolgd moet worden of het meest voor de hand ligt. Voorts geven wij een ontwikkelingsmodel aan de hand waarvan bepaald kan worden op welk ontwikkelingsniveau inkoop en aanbesteding in een gemeente zich bevindt. Tenslotte is er een lijst met de belangrijkste afkortingen binnen het inkopen en aanbesteden. Inkopen en aanbesteden Inkopen en aanbesteden zijn twee begrippen die nauw met elkaar verweven zijn. Een gemeente kan leveringen, diensten en werken inkopen. Alles waar een factuur tegenover staat is ingekocht. In de beïnvloedbare inkoop is de gemeente in staat om zelf te bepalen wat er wordt ingekocht of aanbesteed en bij welke marktpartij. Bij de niet-beïnvloedbare inkoop gaat het om bijvoorbeeld werknemersverzekeringen en andere voor de gemeente verplichte diensten die in rekening worden gebracht. Aanbesteden is een specifieke methode om in te kopen, een methode om te komen tot contractering van een (meest) geschikte contractspartner met het (meest) geschikte product. Het inkoopproces kent een aantal fases: specificeren, selecteren, contracteren, uitvoeren/ bestellen, bewaken en nazorg. Het specificeren wordt ook wel als strategische fase aangeduid. In deze fase wordt vastgesteld wat moet worden ingekocht. Hierbij wordt gedacht of alleen het werk, de dienst of de levering wordt ingekocht, of ook het design (in de bouw en infra: design & build), al of niet inclusief het onderhoud (design, build & maintenance), dan wel alles gezamenlijk na opgave van de gewenste functionaliteit (turn key) of nog verdergaand: design, build, finance, maintenance & operate. Er wordt vastgesteld aan welke eisen het ingekochte dient te voldoen (het bestek of de beschrijving) waarom moet worden ingekocht en of er - alleen of in samenwerking - kan worden ingekocht.

Strategische inkoop Tactische inkoop

Specificeren

Selecteren

Operationele inkoop

Contracteren Uitvoeren bestellen

Bewaken

Nazorg

Figuur 1: Stappen in het inkoopproces.

In de tactische fase wordt bekeken welke marktpartijen in aanmerking komen om de dienst of het product te leveren, dan wel het werk uit te voeren (marktverkenning). Tevens wordt hier nagedacht hoe deze marktpartijen benaderd zullen worden: een of enkelen uitnodigen of openbaar laten inschrijven, al dan niet na een selectiefase. De opdrachtgever

Pagina 1

bepaalt in deze fase ook of hij de prijs het belangrijkste vindt dan wel de kwaliteit van de inkoop of van de opdrachtnemer en de mix van beide. De operationele fase is tenslotte het inkopen zelf. Niet al deze stappen worden bij iedere inkoop bewust doorlopen. Er is verschil tussen de aanschaf van gebak en bloemen voor de jaarlijkse 'lintjesregen' en de aanbesteding van de bouw van een nieuwe gemeentewerf of van de aanleg van wegen. In het eerste geval gaat het om een dusdanig laag bedrag dat de nadruk ligt op operationeel inkopen, bij grotere inkopen ligt de nadruk ook op de strategische en tactische aspecten van inkoop omdat hier voordelen behaald kunnen worden en risico's worden gelopen. Aanbestedingsvormen De term 'aanbesteden' wordt vaak gebruikt voor dat gedeelte van het inkoopproces dat gaat over het specificeren, selecteren en contracteren. Er zijn twee hoofdvormen van aanbesteden: onderhands en openbaar. Bij een onderhandse aanbesteding zoekt de gemeente zelf de (mogelijke) contractpartner(s) uit, die offerte mogen uitbrengen. Bij een openbare aanbesteding kan ieder bedrijf of leverancier zich melden met een offerte. Deze twee hoofdvormen kunnen worden onderverdeeld in: Enkelvoudig onderhands: · Eén-op-één-benadering van een marktpartij voor het uitvoeren van een opdracht of de levering. Er worden geen andere partijen benaderd, de opdracht wordt niet-openbaar aangekondigd. Meervoudig onderhands:

Er worden meerdere marktpartijen uitgenodigd voor een aanbieding, maar de opdracht wordt niet-openbaar aangekondigd.

Openbaar nationaal:

Er wordt een aankondiging van de opdracht binnen Nederland openbaar gemaakt via de aanbestedingskalender en vakbladen. Een openbare aanbesteding omvat tevens het openbaar bekend maken van het bestek of de offertevraag, zodat alle gegadigden een aanbieding kunnen doen.

Niet-openbaar nationaal:

Ook wel: openbaar met selectie. De opdracht wordt aangekondigd via de aanbestedingskalender en vakbladen met de selectiecriteria. Gegadigden kunnen een verzoek indienen om te mogen inschrijven. Na toetsing aan de selectiecriteria krijgen alleen de geselecteerde gegadigden het bestek of de opdrachtbeschrijving om een concrete aanbesteding te kunnen opstellen.

Europees openbaar:

Er wordt een aankondiging van de opdracht binnen de EU openbaar gemaakt, door deze via de aanbestedingskalender op de Europese website te plaatsen. Een volledig openbare aanbesteding omvat tevens het openbaar bekend maken van het bestek of de offertevraag, zodat alle gegadigden een aanbieding kunnen doen.

Niet-openbaar Europees:

Ook wel Europees met selectie. Op Europees niveau analoog aan niet-openbaar nationaal.

Pagina 2

Europees 2B:

De gevraagde diensten zouden - gelet op de drempelbedragen Europees moeten worden aanbesteed, maar voor deze zogenaamde 2B-diensten geldt een uitzondering. Er zijn (omschreven) redenen om aan te nemen dat het niet-openbaar Europees aanbesteden van deze diensten de mededinging tussen lidstaten niet wezenlijk beïnvloedt. In die gevallen wordt de gunning aan de betreffende (uitgenodigde) partij achteraf openbaar gemaakt op de EU-website. Voorbeelden zijn de aanbesteding van diensten op het gebied van onderwijs, (gezondheids)zorg en arbeidsbemiddeling.

Europees aanbesteden is een vorm van aanbesteden volgens door de Europese Unie voorgeschreven procedures. Deze gelden voor alle overheden en nutssectoren in de Europese Unie. De regels en procedures zijn vastgelegd in twee richtlijnen: 

richtlijn 2004/17/EG regelt Europese aanbestedingen in de nutssectoren (gas, water, licht en openbaar vervoer) (richtlijn nutssectoren);



richtlijn 2004/18/EG regelt Europese aanbestedingen voor werken, leveringen en diensten voor overheden die geen nutssector zijn (algemene richtlijn).

De Europese richtlijnen zijn voor Nederland geïmplementeerd middels de Aanbestedingswet 2012. Deze is 1 april 2013 van kracht geworden. De Aanbestedingswet 2012 bevat zowel regels voor aanbestedingen boven de Europese drempelbedragen, als daaronder. Een aantal bepalingen uit de Aanbestedingswet 2012 is nader uitgewerkt in een Algemene Maatregel van Bestuur (Aanbestedingsbesluit). Onderdeel van dit besluit zijn het Aanbestedingsreglement Werken 2012, de modellen Eigen Verklaring en de Gids proportionaliteit. Drempelbedragen Of een aanbesteding Europees dient te zijn volgens de richtlijn is afhankelijk van een van de drie drempelbedragen die in de richtlijn wordt genoemd. Er is een drempelbedrag voor leveringen, voor diensten en voor werken. Een levering betreft een product als roerend goed dat op basis van aankoop, huur, huurkoop of lease geleverd wordt. Bij een dienst handelt het over zakelijke dienstverlening bijvoorbeeld onderhoud en reparatie, vervoer, telecommunicatie, verzekeringen en onderzoek en advies. Bij werk gaat het over een (technische) ontwerp en/of uitvoering op locatie van grond-, wegen waterbouwkundige, installatiekundige of bouwkundige aard. De drempelbedragen voor leveringen en diensten zijn gelijk. Is het verwachte bedrag dat met het contract is gemoeid hoger dan het drempelbedrag, dan is een Europese aanbesteding verplicht. De drempelbedragen worden ieder twee jaar door de Europese Commissie vastgesteld. Voor de onderzochte jaren zijn de drempelbedragen (decentrale overheid): Soort aanbesteding

Drempelbedrag

EU aanbesteding

2014-2015

2013-2014

Leveringen

€

207.000

€

200.000

Diensten

€

207.000

€

200.000

Werken

€ 5.186.000

€ 5.000.000

Beneden de Europese drempelbedragen kunnen de gemeenten zelf aanvullend drempels kiezen waarboven bijvoorbeeld meervoudig onderhands of nationaal openbaar moet worden aanbesteed.

Pagina 3

De keuze hiervoor en de hoogte van de drempelbedragen behoren tot de gemeentelijke autonomie. Vrijwel alle gemeenten in Nederland hebben beneden het bedrag van de Europese aanbesteding zelf drempelbedragen vastgesteld. Onder het niveau van de Europese drempelbedragen heeft de gemeente dus de vrijheid om zelf regels op te stellen en drempelbedragen te kiezen voor meervoudige onderhands en openbaar aanbesteden. Door de hoogte van de drempelbedragen te kiezen, kan de gemeente sturen welke kansen zij biedt aan lokale ondernemers. Bij hoger gestelde drempelbedragen is de gemeente in staat om vaker zelf te kiezen welke partijen zij om offertes vraagt. Hiermee kan de gemeente zelf (lokale) ondernemers vragen te offreren en is het beter mogelijk om te selecteren op een gewenst kwaliteitsniveau of op eerdere ervaringen met leveranciers. Door te kiezen voor lagere drempelbedragen is er vaker sprake van een groter aantal aanbieders en meer concurrentie. Indien er op basis van het door de gemeente zelf vastgelegde drempelbedrag gekozen wordt voor een nationale openbare aanbesteding, dan moet de daarvoor voorgeschreven procedure volledig worden gevolgd In de Aanbestedingswet is geregeld dat aanbestedende diensten verplicht zijn - op verzoek van een ondernemer - te motiveren waarom zij voor een bepaald type procedure kiezen en welke ondernemers zij toelaten tot de procedure. Flowsheet inkoop Met de drempelbedragen kan de eerste stap van het inkoopproces worden geschematiseerd in een flowsheet. Met deze flowsheet kan worden vastgesteld welke vorm van aanbesteding op grond van de drempelbedragen het meest voor de hand ligt en welke gunningcriteria het best bij het in te kopen product passen. De meeste gemeenten hebben in het beleid een mogelijkheid om van de meest voor de hand liggende aanbestedingsvorm (niet-Europees) af te wijken. Vaststellen inkoopbehoefte

Gunningcriteria vaststellen

Inkoopbedrag ramen

Nee

Ja > EU drempel?

> Drempel nationaal openbaar?

Nee

Nee

Ja

EU aanbesteden

Onderhands aanbesteden

Openbaar Nationaal aanbesteden

> Drempel meervoudig

Veel potentiële partijen?

Enkelvoudig onderhands

Ja

Nee

Meervoudig onderhands

Openbaar nationaal

Nee

Belang EU mededinging ?

Ja Veel potentiële partijen?

Nee

Ja

Niet-openbaar Nationaal (selectie)

Europees 2b

Openbaar EU

Figuur 2: Flowsheet inkoop.

Selectie- en gunningcriteria

Pagina 4

Ja

niet openbaar EU (selectie)

Bij openbare aanbestedingen is transparantie uitgangspunt. Omdat ieder bedrijf in Nederland of in Europa (bij Europese aanbesteding) kan meedingen, is het van belang vooraf vast te stellen en openbaar te maken wat er wordt aanbesteed (het bestek of de beschrijving), aan welke eisen het bedrijf dient te voldoen (selectiecriteria) en waaraan de inschrijving dient te voldoen om te worden gekozen (gunningcriteria). Bij de selectiecriteria gaat het om objectief toetsbare redenen om een gegadigde voor inschrijving te selecteren, bijvoorbeeld: ervaring blijkend uit eerder uitgevoerde opdrachten, financiële draagkracht van de onderneming en referenties. Ook hier heeft de gemeente enige vrijheid, bijvoorbeeld wel of niet een referentie van een identiek bouwwerk of leverantie vragen, of de hoogte van het aangenomen bedrag van een eerdere opdracht, dan wel de hoogte van een bankgarantie. Door hiermee bewust om te gaan kan de gemeente de mogelijkheden van kleinere of nieuwe/innovatieve bedrijven om mee te doen bevorderen. De grenzen van de mogelijkheden voor de criteria zijn vastgelegd in de gids proportionaliteit. Eisen, voorwaarden en criteria moeten in redelijke verhouding staan tot de opdracht. Omzeteisen zijn bij aanbestedingen boven de Europese drempels niet meer toegestaan. Daarnaast zijn er uitsluitingsgronden: formele redenen om een inschrijvende partij in een aanbesteding niet te selecteren voor uitvoering. Het gaat bijvoorbeeld om faillissement, surseance van betaling, niet ingeschreven staan als onderneming, veroordeling voor valsheid in geschrifte of omkoping van ambtenaren, of een niet volledige aanbieding. Met de Aanbestedingswet 2012 is de Gedragsverklaring Aanbesteden ingevoerd. Bij de gunningcriteria gaat het of om de laagste prijs of om de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Het criterium laagste prijs spreekt voor zich, de aanbieder met de laagste prijs krijgt de opdracht. Dit criterium kan worden toegepast bij leveringen of diensten waarbij de kwaliteit die gevraagd wordt nauwkeurig is te beschrijven en vast te stellen en meestal ook genormeerd is. Bij het tweede criterium (EMVI) worden naast de prijs ook kwaliteitscriteria door de gemeente vastgesteld en meegewogen. Deze kwaliteitscriteria zijn divers, specifiek voor de gevraagde levering, dienst of werk en niet genormeerd. Het bedrijf dat bij een EMVI voor prijs en kwaliteit de beste totaalscore behaalt volgens de eveneens tevoren bekend te maken scoringstabel, wordt de opdracht gegund. In het Aanbestedingsreglement werken (ARW), dat in aanbestedingsbesluit 2012 verplicht is, is EMVI verplicht voor alle werken, ook onder de Europese drempel. Door als gemeente zorgvuldig de gunningcriteria te kiezen kunnen verschillende beleidsdoelen in de afweging worden meegenomen. Het is bijvoorbeeld mogelijk om in de gunningcriteria de social return op te nemen of om de duurzaamheid van de geboden oplossing mee te wegen. Ook dit is gemeentelijke vrijheid. Contractbeheer en contractmanagement In de operationele fase is het in de nazorg van belang om contractbeheer en contractmanagement op te zetten. Contractbeheer wil zeggen dat de looptijd van het contract, en tussentijdse mogelijkheden om te wijzigen of om het contract op te zeggen beheersmatig worden bijgehouden. Er kan daardoor tijdig, namelijk voordat het bestaande contract is afgelopen, een nieuw contract worden afgesloten. Er is door actief beheer bekend om welke reden een contract gewijzigd of beëindigd kan worden en er kan worden gerappelleerd indien die omstandigheden zich voortdoen. Contractmanagement wil zeggen dat de wijze waarop het contract wordt uitgevoerd wordt gevolgd. Worden de prestaties geleverd die zijn afgesproken? Worden de werken uitgevoerd zoals in het contract vermeld? Is meerwerk inderdaad meewerk of staat het gewoon in het

Pagina 5

contract? Contractmanagement zorgt ervoor dat de gemeente als opdrachtgever deze vragen kan beantwoorden en de contractant daarop eventueel kan aanspreken. Leveranciersmanagement hoort ook bij de nazorginstrumenten maar is tevens van groot belang voor eventuele toekomstige opdrachten. Leveranciersmanagement bestaat enerzijds uit een overzicht wat de gemeente bij welke leverancier inkoopt, anderzijds uit een beoordeling van de leveranciers op voor de gemeente belangrijke onderwerpen. In eerste instantie gaat het om geleverde kwaliteit, maar ook leveringssnelheid, flexibiliteit of duurzaamheid of maatschappelijk verantwoord ondernemen. Rol van de raad in het inkoopen aanbestedingsbeleid Er is geen formele titel vastgelegd voor een gemeenteraad om het inkoopen aanbestedingsbeleid vorm te geven. Anderzijds is in wet- en regelgeving nergens uitgesloten dat een raad de beleidsmatige uitgangspunten vaststelt op dit specifieke terrein. In de meeste gemeenten worden de gemeentelijke beleidsregels voor inkopen en aanbesteden door de colleges vastgesteld. Echter, de raad kan daarbij wel kaders stellen. Op deze wijze kan de raad op directe wijze het inkoopen aanbestedingsbeleid beïnvloeden. Daarnaast zal het college bij de uitvoering van het inkoopen aanbestedingsbeleid rekening moeten houden met andere beleidsvelden waarvoor de raad beleid of beleidskaders heeft vastgesteld. Deze vorm van indirecte beïnvloeding door de raad is weergegeven in figuur 3.

Sociaal beleid

Integriteitbeleid Duurzaamheidbeleid

Lokaal Economisch beleid

Inkoopbeleid

Organisatie inkoop

Inkopen

Figuur 3: Samenhang tussen inkoopbeleid en andere beleidsvelden.

Pagina 6

Ontwikkeling binnen inkoopen aanbestedingsbeleid Het inkoopen aanbestedingsbeleid ontwikkelt zich naar een grotere professionaliteit. Deze ontwikkeling is in de onderstaande figuur weergegeven.

Integraal Inkopen Professionalisering

Toenemende invloed beleid

Strategisch Inkopen Juridificering inkopen

Tactisch Inkopen Inkoper beïnvloedt Operationeel Inkopen Inkoper voert uit

Toenemende verantwoordelijkheid inkoop

Figuur 4: Ontwikkeling van inkopen als professie.

Bij het operationeel inkopen is de aandacht vooral gericht op wat er moet worden ingekocht. De inkoper houdt zich binnen de gestelde kaders bezig met het realiseren van de laatste fasen van het inkoopproces: het bestellen, het bewaken van de afspraken en de nazorg. Bij het tactisch inkopen wordt ook de wijze van inkoop beïnvloed om zo tot een beste prijs te komen en wordt er met een inkoopportfolio gewerkt. Er wordt bijvoorbeeld onderscheid gemaakt tussen de inkoopprocessen die zijn gericht op maximale concurrentie, op samenwerking met de gecontracteerde of op het meest efficiënte proces van inkopen. Het strategisch inkopen wordt in eerste instantie vaak ingezet vanuit de juridische invalshoek waarmee de ondersteuning van het inkoopproces wordt versterkt. De belangrijkste onderdelen bij de ondersteuning van het strategische inkoopproces zijn: 

inkoopinstrumenten (algemene inkoopvoorwaarden; leveranciersbeoordeling methodiek; contractregistratiesysteem; auditing);



personeel en inkooporganisatie; (borging van functiescheiding met name tussen bestellen en betalen; centrale of decentrale inkooporganisatie; opleidingsniveau van inkoopfunctionarissen);



kennismanagement (opleidingen; verhoging van kwaliteit en up-to-date zijn van inkoopadviezen.

Pagina 7

Voor het integraal inkopen worden ook andere overwegingen dan prijs en risico meegewogen. Er wordt een bredere maatschappelijke afweging gemaakt, er wordt rekening gehouden met alle gemeentelijke beleidsvelden. Invalshoeken die daarbij aan de orde komen zijn: 1. ethische en ideële uitgangspunten; 2. integriteitsuitgangspunten; 3. economische uitgangspunten; 4. leveranciersbeleidsuitgangspunten. Er wordt bij integraal inkopen naar de integrale effecten gekeken van het totale product. In deze vorm wordt de professionele inkoopkennis ook in de andere beleidsvelden ingebracht; er is sprake van wederkerigheid. In figuur 3 kunnen de pijlen van de beleidsvelden naar het inkoopbeleid dan als vice versa worden gezien.

Pagina 8

Relevante afkortingen en begrippenlijst EMVI

Economisch Meest Voordeling Inschrijving. De inschrijving die op de prijs en de gevraagde kwaliteitsaspecten de meeste punten scoort.

SROI

Social Return On Investment. De mate waarin bedrijven bij een opdracht van de overheid het sociaal domein van de gemeente ondersteund door bijvoorbeeld in dienst nemen van mensen met afstand tot de arbeidsmarkt.

ARW

Aanbestedings Reglement Werken 2012: verplicht richtsnoer voor het aanbesteden van werken onder de Europese aanbestedingsdrempel.

ISNV

Inkoop Samenwerking Noord Veluwe. Een samenwerkingsverband van de Noord Veluwe gemeenten en drie overheidsgelieerde organisaties voor gezamenlijk inkoop.

Aanbestedingswet:

Wet voor alle aanbestedingen door (semi-) publieke instellingen in Nederland. Met deze nationale wet geeft Nederland invulling aan de Europese richtlijnen voor aanbesteden.

Aanbestedingsbesluit:

Algemene Maatregel van Bestuur waarin een aantal bepalingen uit de Aanbestedingswet 2012 nader is uitgewerkt. Hieronder vallen ondermeer de ARW, de modellen eigen verklaring en de gids proportionaliteit.

Gids proportionaliteit:

Verplicht te volgen richtsnoer voor het beginsel van proportionaliteit in de te stellen eisen bij aanbestedingen. Het verplicht gebruik geldt zowel voor Europese aanbestedingen, nationale aanbestedingen als voor meervoudig onderhandse procedures.

Selectiecriteria:

Criteria of minimumgeschiktheidseisen waaraan bedrijven die willen meedingen naar een opdracht moeten voldoen.

Gunningscriteria:

Inhoudelijke criteria voor de beoordeling van de inschrijvingen die bedrijven doen om mee te dingen in de opdracht.

Spendanalyse:

Kwantitatieve analyse van alle facturen van de gemeente op diverse inkoopaspecten, teneinde de inkoopprestatie te verbeteren.

Pagina 9

Bijlage 2 Geïnterviewden J. van den Bosch

wethouder

A.M. Weststrate

gemeentesecretaris

A. Hoeve

hoofd afdeling Ontwikkeling

J. van Rhenen

hoofd afdeling Realisatie en beheer

C. Versluis

hoofd afdeling bedrijfsvoering en gemeentecontroller

S. van Goor

inkoopcoördinator Meerinzicht

E. van Beek

inkoopcoördinator Meerinzicht

R. Kleijn

projectregisseur Meerinzicht

A. van Anraad

voorzitter stuurgroep ISNV

R. Arts

raadslid

J. Brand

raadslid

H.J. van Bruggen

raadslid

J. van der Deure

fractievertegenwoordiger

F.N. Snoek

raadslid

W. Vogelsang

raadslid

Pagina 1

Bijlage 3 Bestudeerde documenten 

Algemene inkoopvoorwaarden leveringen en diensten mei 2014.



Collegebesluit Inkoopvoorwaarden en inkoopbeleid mei 2013.



Collegebesluit mandaten nieuwe organisatie oktober 2012.



Collegevoorstel mandaatlijst 2014.



Inkoopbeleid Inkoopsamenwerking Noord Veluwe 2012.



Inkoopbeleid Inkoopsamenwerking Noord Veluwe april 2013.



Inkoopbeleid Inkoopsamenwerking Noord Veluwe mei 2014.



Inkoophandboek ISNV 2014.



Inkoopkalender (website).



Klachtenregeling inkoop, geen datum.



Mandaatregeling 2012.



Organigram ambtelijke organisatie oktober 2012.



Organisatiebesluit gemeente Ermelo 2012.



Programmabegroting 2012.









Rapportage inkoop management Analyse 2012.



Inkoopkalender ISNV (website ISNV).



Kennisportaal Europese Aanbesteding.



Vergaderstukken AB Meerinzicht december 2014.

Voor de cases zijn de complete inkoopdossiers beschikbaar gesteld van: 

Herinrichting Stationsstraat 2013 (Ermelo).



Realisatie voet-/fietsbruggen Rijksweg A28 (Harderwijk).



Inkoop Wmo 2015 (gezamenlijke casus in het kader van de drie decentralisaties).

Pagina 1

Bijlage 4 Cases Als onderdeel van dit onderzoek hebben we in totaal drie cases van aanbestedingstrajecten bestudeerd. Het betrof hier één casus specifiek voor Ermelo, één casus specifiek voor Harderwijk, en één casus waarin sprake was van gezamenlijke inkoop van Ermelo en Harderwijk in het kader van de drie decentralisaties. Het betreft de volgende cases: 

herinrichting Stationsstraat 2013 (Ermelo);



realisatie voet-/fietsbruggen Rijksweg A28 (Harderwijk);



inkoop Wmo 2015 (gezamenlijke casus in het kader van de drie decentralisaties).

Hieronder treft u per casus een korte beschrijving aan. De bevindingen uit de cases zijn gebruikt om de onderzoeksvragen over de uitvoering van het beleid te helpen beantwoorden. Herinrichting Stationsstraat 2013 Het project Herinrichting Stationsstraat heeft tot doel te komen tot gefaseerde herinrichting van de Stationsstraat in Ermelo. Het betreft een aanbesteding van een werk. Er is gekozen voor een combinatie van procedures voor realisatie van dit project. Het project is verdeeld over drie fases die ieder een deel van het projectgebied bestrijken. De geraamde omvang voor deelgebied 1 circa € 650.000. Hiermee valt de aanbesteding boven de drempel waarboven meervoudig onderhands aanbesteed moet worden. Betrokkenheid college Het college is direct bij de start van het project betrokken door middel van een collegevoorstel waarin de hoofdlijnen van het project uiteen worden gezet. In een later collegevoorstel worden ook de gunningcriteria aan het college voorgelegd. Door middel van besluiten over deze collegevoorstellen stelt het college duidelijke kaders voor de aanbesteding van het project. Ook het besluit over de uiteindelijke gunning is door het college genomen op basis van een collegevoorstel. Hierin wordt besloten om het afdelingshoofd Ontwikkeling te mandateren de opdracht te gunnen. Tevens is het college via besluiten over collegevoorstellen nauw betrokken bij de gang van zaken rondom het uitsluiten van één van de inschrijvers. Aanbestedingsprocedure De aanbesteding is onderverdeeld in drie deelgebieden en enkele losse leveringen en diensten. In verband met de tijdige levering van vereiste materialen uit het buitenland worden niet alle onderdelen van het project openbaar aanbesteed. Deze beslissing is in verband met de tijdige beschikbaarheid en relatief beperkte omvang afdoende onderbouwd. Voor de overige onderdelen van het project wordt gebruik gemaakt van Europese procedures, met en zonder voorselectie. Een procedure met voorselectie past bij het grote potentiële aantal inschrijvers. Uit de stukken wordt echter niet duidelijk waarom er gekozen is voor een Europese procedure omdat het gemeentelijke drempelbedragen en Europese regelgeving dit niet verplicht stellen.

Pagina 2

De gemeente heeft zich voor deze aanbesteding laten begeleiden door een extern ingenieurs-/ adviesbureau. Dit bureau heeft o.a. het bestek en de aanbestedingsleidraad opgesteld, en ook de nota's van inlichtingen en de gunning-/afwijzingsbrieven. De rol van de eigen inkoopcoördinator (van Meerinzicht) in het traject is wat beperkter geweest. Wel heeft de inkoopcoördinator een aantal formats ter beschikking gesteld. Ook is de inkoopcoördinator aanwezig geweest bij de beoordeling van de aanbiedingen. De gemeente heeft de opdracht gegund op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Hierbij weegt vooral prijs zwaar mee. Daarnaast konden inschrijvers een fictieve korting krijgen op basis van de volgende kwaliteitscriteria: 

bereikbaarheid;



communicatie;



planning/doorlooptijd;



social return;



duurzaamheid.

Tezamen met prijs zijn dit passende gunningcriteria. Uitkomst van de aanbesteding De gemeente heeft vijf inschrijvingen ontvangen. Eén inschrijving is uitgesloten op basis van een onjuist ingevulde Eigen Verklaring. De opdracht is daarom gegund aan op één na de best scorende inschrijving. In een bijlage van de gunning- en afwijzingsbrieven worden de scores van de inschrijvers vermeld. Inschrijvers krijgen hiermee een goed beeld van hun score ten opzichte van de winnende inschrijver. Realisatie voet-/fietsbruggen Rijksweg A28 Het project voet- en fietsbruggen Rijksweg A28 heef tot doel het realiseren van een fietspad en een aantal bruggen, waaronder een brug over de A28. Hiermee wordt de wijk Drielanden beter verbonden met het centrum van Harderwijk. Het betreft de aanbesteding van een werk. De geraamde omvang is circa 3 mln. euro. Hiermee valt het boven het drempelbedrag voor nationaal openbaar, maar onder de Europese drempel. Betrokkenheid college Aan het begin van het project is er een interne (ambtelijke) startnotitie opgesteld. In deze startnotitie worden belangrijke kaders gesteld betreffende fasering, budget en betrokken medewerkers. Het is uit de stukken niet duidelijk of het college deze notitie door middel van een collegevoorstel heeft bekrachtigd. Het college heeft aan het begin wel kaders gesteld met betrekking tot de materiaalkeuze en het beschikbaar stellen van een voorbereidingskrediet en een uitvoeringskrediet. Het college is achteraf geïnformeerd over de uitkomst van de aanbesteding.

Pagina 3

Aanbestedingsprocedure De gemeente heeft ervoor gekozen de realisatie van het project als één opdracht in de markt te zetten. Het gaat dus om design & construct. De gemeente heeft zich bij de keuze en begeleiding van de procedure laten adviseren door Royal Haskoning DHV. De externe adviseur heeft o.a. het programma van Eisen, de vraagspecificaties, de inschrijving leidraad en de selectieleidraad opgesteld. De gemeentelijk centrale inkoopcoördinator lijkt bij het project zeer beperkt betrokken te zijn geweest. De gekozen procedure is nationale niet-openbare aanbesteding (een procedure met voorselectie). De aankondiging van de selectiefase is openbaar aangekondigd. Daarna zijn er vijf partijen geselecteerd die zijn verzocht een aanbieding te doen. Gezien het grote aantal potentieel geïnteresseerde partijen is dit een juiste aanbestedingsprocedure. De gemeente heeft de opdracht gegund op basis van Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Daarbij hanteert de gemeente een prijsplafond van 2,95 mln. euro. Prijs speelt daarbij een belangrijke rol in de gunning criteria (circa 50%). Daarnaast kunnen inschrijvers een fictieve korting krijgen aan de hand van hun ranking op een aantal kwaliteitscriteria. De fictieve korting bedraagt maximaal 1,5 mln. euro. Dit zijn passende gunningcriteria. Uitkomst van de aanbesteding Op basis van de scores op prijs en kwaliteit was er een duidelijke winnaar. De opdracht is aan deze partij gegund. Inkoop Wmo 2015 De aanbesteding Inkoop Wmo 2015 heeft tot doel maatwerkvoorzieningen voor individuele begeleiding en groepsbegeleiding en hulp in de huishouding met betrekking tot de ondersteuning van de zelfredzaamheid en participatie van personen met een beperking voor het jaar 2015 in te kopen. In het kader van de transitie van de AWBZ naar de Wmo is de gemeente hiervoor per 1 januari 2015 verantwoordelijk geworden. Het betreft de inkoop van een dienst in de vorm van een raamcontract voor maatwerkvoorzieningen. Het gaat om een gezamenlijke aanbesteding van Elburg, Ermelo, Harderwijk, Nunspeet, Oldebroek, Putten en Zeewolde. Betrokkenheid college Het college van gemeente Harderwijk is direct aan het begin van het traject betrokken geweest door middel van een collegevoorstel over de 'Uitgangspunten inkoop Wmo 2015'. Vervolgens neemt het college op basis van collegevoorstellen ook besluiten over het inkoopdocument en over de gunningcriteria. Hiermee stelt het college direct aan het begin van het traject de kaders waarbinnen inkoop moet plaatsvinden. Eén van de centrale uitgangspunten die door het college zijn vastgesteld, is dat 2015 als overgangsjaar dient en dat alle huidige leveranciers die aan de kwaliteitseisen voldoen in aanmerking komen voor een raamcontract. Hierbij worden geen volumeafspraken gemaakt, maar bepaalt de gemeente via een beschikking of een Wmo-cliënt aanspraak kan maken op dienstverlening door één van de raamcontractanten. Het is uit de beschikbare stukken niet duidelijk of het college van B&W in gemeente Ermelo eenzelfde rol heeft gespeeld.

Pagina 4

Aanbestedingsprocedure De gehanteerde procedure wijkt af van gangbare procedures, omdat ervoor gekozen is een groot aantal dienstverleners een raamcontract aan te bieden. Omdat het bij de maatwerk dienstverlening gaat om zogenaamde IIB-diensten is dit afdoende onderbouwd. Daarnaast heeft de gemeente alle bestaande dienstverleners geïnventariseerd. Al deze leveranciers zijn door de gemeente schriftelijk uitgenodigd om een aanbieding in te dienen. Via het Inkoop Samenwerkingsverband Noord-Veluwe (ISNV) is de centrale inkoopcoördinator nauw betrokken geweest bij dit traject. De inkoopcoördinator heeft onder andere gunning- en afwijzingsbrieven opgesteld en gewerkt aan de collegevoorstellen. Ook de modelovereenkomst is door de inkoopcoördinator opgesteld en ook heeft de inkoopcoördinator alle communicatie met marktpartijen verzorgd. De gemeente heeft meerdere uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Deze borgen de kwaliteit van de gevraagde dienstverlening. Daarnaast hanteert de gemeente twee criteria voor gunning: minimale resultaten transformatieplan (50 ptn) en leverancier specifieke resultaten (50 ptn). Omdat één van de uitgangspunten van de aanbesteding is dat alle huidige leveranciers die aan de eisen voldoen in aanmerking komen voor een raamcontract, is het niet duidelijk hoe de gunningcriteria bijdragen aan gunning. Er is door de gemeenten geen minimale score vastgesteld die inschrijvers moeten behalen. Uitkomst van de aanbesteding In totaal heeft de gemeente 215 offerteaanvragen naar huidige leveranciers gestuurd. Hierop heeft de gemeente 61 tijdige inschrijvingen ontvangen. Hiervan voldeden 51 partijen aan de vereiste kwaliteitscriteria. De gemeente heeft deze 51 inschrijvers een raamcontract aangeboden. Dit is door de centrale inkoopcoördinator schriftelijk aan de betreffende partijen gecommuniceerd.

Pagina 5

Bijlage 5 Benchmark In deze bijlage wordt het beleid en de uitvoering van inkoop en aanbesteding in de gemeenten Harderwijk en Ermelo op enkele punten met elkaar vergeleken. Daarnaast worden enkele andere gemeenten gezet: Leeuwarden, Heerenveen, Opsterland en Ooststellingwerf. Verschillen en overeenkomsten worden in beeld gebracht. Aan de vergelijkingen kunnen geen harde conclusies verbonden worden. Daarvoor verschillen de gemeenten te veel van elkaar, niet alleen qua grootte maar qua ook bedrijfsvoeringsfilosofie. Dit hoofdstuk heeft dan ook de functie om duidelijk te maken dat in andere gemeenten andere keuzes worden gemaakt. Zulke inzichten kunnen dan aanleiding voor heroverweging van zelf gemaakte keuzes of voor nader onderzoek naar de oorzaken van verschillen. Inkoopbudgetten De beïnvloedbare inkoopbudgetten van de beide onderzochte gemeenten verschillen nauwelijks. Harderwijk heeft een totale beïnvloedbare inkoopwaarde van circa € 18.030.000 (totaal 119.778.653), Ermelo € 18.377.000 (totaal € 46.317.608). Leeuwarden heeft een totaal budget van 120,5 miljoen euro terwijl Ooststellingwerf over een inkoopbudget van 20,4 miljoen beschikt. gemeentelijk inkoopbudget (mln euro's) 140 120 100 80 60 40 20 0

Totaal inkoopbudget per inwoner geeft een beeld van de relatieve inkoopsterkte van de gemeenten. inkoopbudget per inwoner (euro's) 3000

2500 2000 1500 1000 500

0

Organisatiemodel

Pagina 1

Beide gemeenten hanteren een gecoördineerde inkoopmodel waarbij de verantwoordelijkheid voor inkopen decentraal is gelegd bij het management, maar waarbij een centrale inkoopcoördinator ondersteuning levert en het inkoopbeleid coördineert. De personele inzet voor de inkoop coördinatie was in beide gemeenten beperkt tot minder dan 1 fte. In het samenwerkingsverband Meerzinzicht zijn thans 2 inkoopcoördinatoren en 1 projectregisseur voor drie gemeenten. Ook bij de vergelijkende gemeenten is de inkoopcoördinatie beperkt. Ooststellingwerf 0,7 fte, Opsterland 1,5 fte, Heerenveen 2,4 fte, Leeuwarden 2 fte. Over het aantal gemandateerde inkopers zijn geen accurate gegevens aanwezig. Zo kent Harderwijk (4) net als de gemeente Heerenveen (3) een beperkt aantal hoofdbudgethouders, maar wordt met ondermandaten en budgethouders gewerkt. Ook Ermelo heeft een beperkt aantal mandaathouders (de 4 afdelingshoofden) met een groot aantal (34) ondermandaat houders. Leeuwarden heeft 40 gemandateerde inkopers, Opsterland en Ooststellingwerf beide 15. Ermelo en Harderwijk werken samen in de inkoop, zowel organisatorisch in Meerinzicht als operationeel in ISNV. Dit komt overeen met de vergelijkbare gemeenten en het landelijk beeld: op inkoopbeleid wordt door gemeenten samengewerkt. Deze samenwerking is in ieder geval operationeel: er wordt samen ingekocht. Opsterland en Ooststellingwerf hebben samen met de gemeente Weststellingwerf net als Harderwijk en Ermelo een organisatorische samenwerking. Beide gemeenten maken gebruik van de ISNV inkoopkalender. Een gemeentebreed overzicht van geplande inkopen onder de Europese drempel is er niet. Ook dit beeld komt overeen met wat recentelijk in de andere gemeenten is aangetroffen. Een verschil tussen de gemeenten Ermelo en Harderwijk is dat er binnen de gemeente Ermelo afspraken vastliggen voor de informatie van het college voorafgaand aan de inkoop en aanbesteding. Het college is hierdoor op de hoogte. In Harderwijk ontbreken dergelijke afspraken en is het college veel minder op de hoogte van inkoop en aanbesteding. Drempelbedragen In het beleid zijn de drempelbedragen opgenomen die beide gemeenten in principe hanteren onder de grens van de Europese aanbestedingen. Harderwijk wijkt daarvan af in het drempelbedrag voor onderhandse aanbesteding. Deze is in Harderwijk voor leveringen en diensten € 75.000 en voor werken € 100.000. Het drempelbedrag voor onderhandse aanbesteding voor werken is in ISNV-verband op € 150.000 gezet. De in beide gemeenten gehanteerde drempelbedragen onder de Europese drempel liggen hoger dan die van de vergelijkingsgemeenten. Deze hanteren voor onderhandse aanbesteding van diensten en leveringen een bedrag van € 25.000 en voor werken € 50.000. Een uitzondering vormt Heerenveen, waar onder de drempel voor (nationale) openbare aanbesteding geen drempelbedragen worden gehanteerd.

Pagina 2

De drempel voor nationaal openbare aanbesteding van werken is in Harderwijk € 1.000.000 en in Ermelo € 1.500.000. Hier hanteren de vier andere gemeenten in de vergelijking andere drempels: Leeuwarden € 1.000.000, Heerenveen € 500.000, Opsterland € 400.000 en Ooststellingwerf € 2.500.000. Verder vermeldenswaard is dat de gemeente Heerenveen lagere drempels voor de Europese aanbestedingsprocedure hanteert dan wettelijk voorgeschreven. Dit betekent dat de gemeente Heerenveen minder snel de wettelijk voorgeschreven Europese drempels zal overschrijden. Heerenveen heeft hiermee voor zichzelf een buffer ingebouwd om flexibel om te kunnen springen met meerwerk. Nazorg en evaluatie Uit de benchmark komt naar voren dat nazorg en evaluatie van inkooptrajecten bij beide gemeenten nog in de kinderschoenen staan. De gemeente Harderwijk heeft een evaluatieformulier dat de interne controller gebruikt om de procedure te toetsen aan de wet- en regelgeving. In Ermelo geldt iets soortgelijks, ook daar wordt aan de hand van een format geëvalueerd. De mate waarin doelstellingen op duurzaamheid, social return, et cetera, worden behaald in inkoopprocedures wordt nauwelijks onderzocht. Beide gemeente maken wel een spendanalyse. De noodzaak voor contractmanagement en leveranciersmanagement worden onderkend, maar zijn nog niet ontwikkeld of ingevoerd. In ISNV-verband is dit al wel het geval. Het beeld van nazorg in de kinderschoenen is bij de vergelijkende gemeenten identiek.

Pagina 3

Bijlage 6 Normenkader De eerste 10 onderzoeksvragen zijn het uitgangspunt voor het normenkader. Voor ieder van de onderzoeksvragen is geëxpliciteerd welke elementen (a t/m y) deel uit maken van de norm aan de hand waarvan de huidige situatie zal worden getoetst. Centrale vraag: In hoeverre is het gemeentelijke inkoopen aanbestedingsbeleid - en de uitvoering hiervan doelmatig, doeltreffend en rechtmatig en hoe kan de raad hiervoor kaders stellen? Beleidsformulering Onderzoeksvraag

Normen

1

a, b, c, e, r

Welke doelstellingen zijn er geëxpliciteerd in het inkoopen aanbestedingsbeleid en hoe sluiten deze aan bij de bredere beleidsdoelen van de gemeenten Ermelo en Harderwijk?

2

Op welke normen is het inkoopen aanbestedingsbeleid van de gemeenten

d, e, f, g

Ermelo en Harderwijk nu gebaseerd? Te denken valt aan financiële normen, werkgelegenheid en duurzaamheid. 3

Voldoet de formulering van het inkoopen aanbestedingsbeleid van de

c

gemeenten Ermelo en Harderwijk aan de Europese en nationale regelgeving? 4

Is er aandacht voor de positie van de lokale economie, en zo ja, op welke wijze is

f

dat geformuleerd?

Normen a. Het gemeentelijk inkoopen aanbestedingsbeleid is formeel vastgesteld. b. Het gemeentelijk inkoopen aanbestedingsbeleidsplan bevat SMART-geformuleerde beleidsdoelen. c. De gemeente voldoet bij de inkoop aan de wettelijke voorschriften en de vastgestelde richtlijnen. Deze zijn vastgelegd in de Europese Richtlijn voor inkoop (nr. 2004/18/EG van het Europees Parlement en de raad), in nationale wetgeving zoals bijvoorbeeld de Aanbestedingswet en de bijbehorende besluiten. d. In het beleid wordt aandacht besteed aan verschillende soorten inkoopstrategieën (financieel en soorten risico). e. De gemeente heeft integriteitbeleid geformuleerd en geïntegreerd met het inkoopen aanbestedingsbeleid. f.

In het beleid wordt een onderbouwde keuze gemaakt over de wijze waarop invulling wordt gegeven aan verschillende doelstellingen op het vlak van duurzaamheid, social return, lokale en regionale economie, en financiële doelstellingen en doelmatigheid van de inkoop zelf.

g. In het beleid zijn maatregelen opgenomen voor het waarborgen van de doelmatigheid.

Pagina 1

Kaderstelling Onderzoeksvraag

Normen

5

h, j, k, n, o

Hoe worden de gemeenteraden geïnformeerd over de uitvoering en resultaten van het inkoopen aanbestedingsbeleid?

6

Welke beperkingen en mogelijkheden zijn er voor de gemeenteraad om

Beschrijvend,

het inkoopen aanbestedingsbeleid vorm te geven?

i, l, m.

Normen h. In de planning & control cyclus zijn de beoogde resultaten van het inkoopen aanbestedingsbeleid expliciet benoemd. i.

Het beleid wordt periodiek geactualiseerd aan de hand van relevante gemeentelijke, landelijke, wettelijke en overige ontwikkelingen.

j.

De in te kopen werken, goederen en diensten zijn ingepland in de financiële planningscyclus op meerjarig en jaarlijks niveau.

k. De gemeente hanteert een systematiek van interne controle aan de hand waarvan het inkoopen aanbestedingsbeleid periodiek wordt beoordeeld. l.

De bestuurlijke verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken van de raad ten aanzien van de inkoop zijn benoemd, uitgewerkt en worden ook toegepast.

m. Er is aantoonbaar sprake van sturing en monitoring door de raad op het gebeid van integriteit, duurzaamheid, versterken lokale/regionale economie en andere relevante gemeentelijke beleidsdoelen. n. In de uitvoering wordt aandacht besteed aan het periodiek evalueren en het intern leren van inkoopen aanbestedingstrajecten. o. De gemeente beschikt over een volledig en goed ontsluitbaar overzicht van de aanbestedingen en contracten en de daarbij relevante partijen en gegevens. Per contract is er een contractbeheerder aangewezen. Toelichting Er zijn in het land verschillende inzichten rond kaderstelling door de raad ten aanzien van inkoopbeleid. Het is strikt genomen niet noodzakelijk het inkoopbeleid door de raad te laten vaststellen. Toch zijn er overwegingen om een inkoopbeleidsplan wel aan de raad voor te leggen. In de eerste plaats is er bij het inkoopen aanbestedingsbeleid sprake van een kaderstellende (ruim geformuleerde) doelstelling waarover de raad de gelegenheid krijgt zich uit te spreken. In de tweede plaats kunnen er meer concrete beleidsdoelstellingen in het beleidsplan opgenomen zijn zoals duurzaamheidsdoelstellingen, stimuleren van lokale werkgelegenheid en financiële taakstellingen die eveneens om instemming van de raad vragen. Beleidsuitvoering Onderzoeksvraag

Normen

7

j, k, l, n, o, r, u, x

Op welke wijze is het beleid geïmplementeerd in interne procesafspraken en waarborgen?

8

In hoeverre is de uitvoeringspraktijk conform het vastgestelde beleid?

9

Op welke wijze vindt verantwoording plaats over het aanbestedingsbeleid? j, k, x

10

In welke mate worden de mogelijkheden om samen te werken benut en zijn er structurele samenwerkingen (bijvoorbeeld in regionaal verband, of met specifieke gemeenten)?

Pagina 2

k, l, n, p, q, s, v

i, y

Normen p. Het gemeentelijk inkoopen aanbestedingsbeleid wordt aantoonbaar toegepast als kader voor inkoop en aanbesteding. q. Het inkoopproces en de daaronder vallende processtappen, is ingericht op doeltreffendheid en doelmatigheid. r.

Inkoop- en aanbestedingstrajecten worden doorlopen conform de hiertoe opgestelde processtappen.

s. Het integriteitbeleid, duurzaamheid, versterken lokale/regionale economie en andere gemeentelijke relevante beleidsuitgangspuntenzijn geoperationaliseerd in de gemeentelijke inkoopprocedures en er wordt aantoonbaar conform deze procedures gehandeld. t.

Leveranciers worden uitsluitend op basis van een verkenning van de markt en volgens een vast protocol uitgenodigd offerte uit te brengen.

u. De gemeente hanteert eigen inkoopvoorwaarden, om de juridische, financiële en commerciële uitgangspunten en voorwaarden te benoemen waartegen zij bereid is inkoopovereenkomsten te sluiten. v. Er zijn procedures waaruit blijkt dat er voldoende aandacht is voor interne controle in het algemeen en in bijzonder interne controle op integriteit, het opnemen van duurzaamheideisen, et cetera in het inkoopproces. w. Bij inkoopen aanbestedingstrajecten worden gedurende het inkoopproces de momenten van beïnvloeding gebruikt om tot een optimaal resultaat te komen. x. Het inkoopen aanbestedingsbeleid is goed bekend bij betrokkenen en verantwoordelijken. y. In het beleid en uitvoering wordt aandacht besteed aan gewenste schaalgrootte en randvoorwaarden wanneer regionale samenwerking wordt gegaan.

Pagina 3

Onderzoek Inkoop & Aanbesteding

Recommend Documents