Aanbesteding Inkoop Ondersteunend Systeem en Inhuursysteem Demonstratie (Demo)
Gemeente Eindhoven
Februari 2016
februari 2016
aanbesteding Inkoop Ondersteunend Systeem en Inhuursysteem Gemeente Eindhoven
Colofon
Uitgave Gemeente Eindhoven Datum Februari 2016 Versie definitief
Gemeente Eindhoven
februari 2016
Aanbesteding Inkoop Ondersteunend Systeem en Inhuursysteem gemeente Eindhoven
Inhoudsopgave
1
Inleiding 4
2
Doel 4
3
Deelnemers
4
4
Beoordeling
4
5
Procedure 5
6
Plaats en tijd 5
7
Programma 6
Gemeente Eindhoven
3
februari 2016
aanbesteding Inkoop Ondersteunend Systeem en Inhuursysteem Gemeente Eindhoven
1
Inleiding
Onderdeel van de Europese Aanbesteding voor het Inkoop Ondersteunend Systeem en Inhuursysteem van de Gemeente Eindhoven is een demonstratie van de aangeboden oplossing door maximaal de drie best scorende inschrijvers per perceel, die ná beoordeling van de gunningscriteria GW1 kwalitatieve wensen en vragen en GW 2. Prijs nog in aanmerking kunnen komen voor gunning. Aan deze drie inschrijvers per perceel zal worden gevraagd een ‘real life ‘demo te geven van de aangeboden oplossing. Vertrekpunt voor de demo is het programma van eisen voor het Inkoop Ondersteunend Systeem en Inhuursysteem. De gemeente wil alvorens tot de aanschaf en invoering van het Inkoop Ondersteunend Systeem en Inhuursysteem over te gaan de meerwaarde van de aangeboden oplossingen toetsen op basis van gebruikersvriendelijkheid, toegankelijk en flexibiliteit aan de hand van een demonstratie van de oplossing die leverancier aanbiedt.
2
Doel
De gemeente Eindhoven wil met de demonstratie de volgende doelen realiseren: a. zicht krijgen dat en beoordelen of de aangeboden oplossing voor het Inkoop Ondersteunend Systeem en Inhuursysteem gebruikersvriendelijk en toegankelijk in het gebruik is; b. zicht krijgen dat en beoordelen of de aangeboden oplossing voor het Inkoop Ondersteunend Systeem en Inhuursysteem flexibel en eenvoudig aan te passen.
3
Deelnemers
Voor de demonstratie zal een representatieve groep gebruikers en projectteamleden worden uitgenodigd. De exacte samenstelling van deze groep is momenteel nog niet bekend, maar zal bij de uitnodiging voor de demo aan de inschrijver worden uitgereikt.
4
Beoordeling
De demo zal volgens een vooraf gedefinieerd formulier worden beoordeeld. In dit formulier komen de in het programma benoemde onderdelen die gedemonstreerd moeten worden, aan de orde. Per onderdeel zal een waardering worden gegeven: Gebruikersvriendelijkheid/toegankelijkheid: Na uitleg van inschrijver… 0 = niet te hanteren door aanwezige vertegenwoordigers van de gemeente, 1 = moeilijk te hanteren door aanwezige vertegenwoordigers van de gemeente, 3 = goed te hanteren door aanwezige vertegenwoordigers van de gemeente, 5 = zeer gemakkelijk te hanteren door aanwezige vertegenwoordigers van de gemeente,
4
Gemeente Eindhoven
februari 2016
aanbesteding Inkoop Ondersteunend Systeem en Inhuursysteem gemeente Eindhoven
Flexibiliteit: 0 = niet aanwezig en niet mogelijk, 1 = niet aanwezig, via maatwerk mogelijk, 3 = aanwezig of via configureren mogelijk en lijkt te passen, 5 = aanwezig of via configureren mogelijk, gebruiker is ervan overtuigd dat deze functionaliteit heel goed bij de wensen en eisen van de gemeente past. Het maximum aantal te behalen punten voor de demonstratie bedraagt 200 punten in de totaalbeoordeling van de inschrijving. Belangrijk is dat de demonstratie met betrekking tot uw aangeboden oplossing goed verloopt en dat er tijdens de demo geen technische problemen zijn, zodat u alle onderdelen van uw oplossing/systeem goed kunt laten zien.
5
Procedure
Er wordt alleen tot een voornemen tot gunning overgegaan met een inschrijver die 60% of meer van het maximaal te behalen punten voor de demo heeft gehaald voor zowel het subgunningscriterium gebruikersvriendelijkheid/toegankelijkheid als flexibiliteit. De gemeente kan besluiten alsnog een andere inschrijver uit te nodigen voor het geven van een presentatie. Dat kan het geval zijn indien tijdens de presentatie gemerkt wordt dat de gebruiksvriendelijkheid/toegankelijkheid en/of de flexibiliteit slecht is en een waardering van minder dan 60% van het maximaal te behalen punten voor de demo gegeven wordt per subgunningscriterium. In dit geval zal de volgende Inschrijver uit de rangorde alsnog uitgenodigd worden en kan de opdracht aan die Inschrijver gegund worden. Er is in dit geval geen sprake van een herbeoordeling m.b.t. de kwaliteit en prijs die een inschrijver op basis van het programma van wensen schriftelijk heeft aangeboden.
6
Plaats en tijd
De presentatie is gepland voor xxxxxxxxxxx 2016. Maximaal drie inschrijvers per perceel die na beoordeling van de GW1 kwalitatieve vragen/wensen en GW2 prijs nog in aanmerking komen voor gunning ontvangen xxxxxxxxxxxx een uitnodiging met een definitieve datum. Voor de demonstratie zal per inschrijver een sessie van maximaal 2 uur worden gepland.
Gemeente Eindhoven
5
februari 2016
aanbesteding Inkoop Ondersteunend Systeem en Inhuursysteem Gemeente Eindhoven
7
Programma
In onderstaande tabel is een overzicht gegeven van de onderwerpen die tijdens de demonstratie aan de orde dienen te komen, de geplande tijdsduur, de te hanteren beoordelingscriteria en het maximaal aantal te behalen punten. Onderwerp 1 Introductie
Duur (min). Aard 10
Beoordelingscriteria
Punten
50
Gebruikersvriendelijk en toegankelijk in het gebruik;
100
Welkom Voorstelronde deelnemers 2 Gebruikersvriendelijkheid en toegankelijkheid Gebruikersvriendelijkheid, logica en toegankelijkheid van het Systeem wordt door de Gemeente beschouwd als een kritische succesfactor. Daarom worden op dit gebied hoge eisen gesteld. Een van de voordelen die de Gemeente wil bereiken is: - Een zodanig gebruikersvriendelijk en toegankelijk Systeem, dat draagvlak en gebruik binnen de organisatie zich zo snel mogelijk uit breidt.
Demo
Dit betekent dat : - Schermen/functionaliteit logisch aansluiten bij de handelingen van medewerkers. - Applicatie/modules eventueel vanuit andere applicaties kunnen worden opgestart en/of aangeroepen. - Waar mogelijk bekende gegevens worden vóóringevuld. Algemene criteria waarop gebruikersvriendelijkheid en toegankelijkheid beoordeeld worden zijn: - Het Systeem is met de muis, het toetsenbord, sneltoetsen en touchscreen te bedienen; - Overzichtelijkheid van de schermen; - Vormgeving van de schermen door de applicatie; - In het geval van webapplicaties hebben deze een responsive webdesign (schaalt mee met de afmetingen van een scherm zonder verlies van kwaliteit of bruikbaarheid); - Context gevoeligheid van de schermen; - Logische en intuïtieve toegang tot de functies; - Logische en overzichtelijke presentatie van gegevens; - Snelheid waarmee functies uitgevoerd en doorlopen kunnen worden; - Gemak waarmee functies uitgevoerd en doorlopen kunnen worden; - Beperking van handmatige handelingen; - Op gebruiker afgestemde schermen: Het Systeem toont functies die niet zijn toegekend aan gebruikers niet op het beeldscherm (in de menustructuur) voor die gebruikers; - Op gebruiker afgestemde gegevens; - Op gebruiker afgestemde functies.
6
Gemeente Eindhoven
februari 2016
aanbesteding Inkoop Ondersteunend Systeem en Inhuursysteem gemeente Eindhoven
Daarnaast wordt beoordeeld op de gebruikersvriendelijkheid van de verkorte procedure voor het realiseren van bestellingen 3 Pauze 4 Flexibiliteit
10 50
Demo
Onderdelen van de contractbeheer en -management functie, de voorkant van de purchase-to-pay functie (bestellen, leveren en presteren), de achterkant van de purchase-to-pay functie (factuurverwerking) en de functie ‘inhuur tijdelijk personeel’ van het Systeem zijn flexibel in te richten, dat wil zeggen gemakkelijk en met zo weinig mogelijk specialistische kennis/ervaring door de Gemeente aan te passen aan specifieke bedrijfsprocessen.
Flexibel en eenvoudig aan te passen bij veranderende processen van de gemeente.
100
Totaal aantal punten
200
Aanpasbaarheid en instelbaarheid - Inregelen van autorisaties van personen en/of rollen voor gebruiksen beheerfuncties (contractbeheer, inhuur, P2P, factuur) - Aanpasbaarheid gebruikersinterface (contractbeheer, inhuur, P2P, factuur) - Aanpasbaarheid datamodel (contractbeheer) - Definiëren van nieuwe velden (contractbeheer) - Toegang tot de onderliggende database door andere applicaties (contractbeheer, inhuur, P2P, factuur) - Leggen en aanpassen van relaties tussen contracten onderling (contractbeheer) - Aanpasbaarheid van de workflow (inhuur, P2P, factuur) - Aanmaken van rapportages naar keuze (contractbeheer, inhuur, P2P, factuur) - Exporteren en importeren van data (CSV en Excel files) - Leggen en aanpassen van relaties tussen bestellingen en contracten (contractbeheer, inhuur, P2P) - Inrichten van 2- en 3-wegmatching (inhuur, P2P, factuur) - Ophalen van documenten uit het DMS en plaatsen van documenten in het DMS (contractbeheer, inhuur, P2P, factuur) - Ter beschikking stellen van gegevens aan het BI/Reporting systeem (contractbeheer, inhuur, P2P, factuur) - Instellen van signaleringen bij uitzonderingssituaties of bij situaties waarin actie ondernomen moet worden (contractbeheer, inhuur, P2P, factuur) - Instellen en aanpassen van deelleveringen per bestelling – bestelling: levering=1:n (inhuur, P2P, factuur) - Instellen en aanpassen aantal bestellingen bij één levering – bestelling: levering=n:1 (inhuur, P2P, factuur) - Toegang (bijvoorbeeld voor prestatiemeldingen) via mobiele apparaten met verschillende platforms (Apple/IOS, MS-Windows, Android) (contractbeheer, inhuur, P2P, factuur) - Instellen en wijzigen van varianten voor levering- en prestatieprocessen conform Annex B. Inschrijver wordt gevraagd om bovenstaande functionaliteiten te laten zien. Deze worden beoordeeld op flexibiliteit, zoals hierboven aangegeven. Een functionaliteit die inschrijver nog niet kan laten zien heeft/kan invloed hebben op de score. Totaal duur
Gemeente Eindhoven
120
7
