Welkom bij de demonstratie van het Welkom bij de systeem demonstratie van
Management System Klachten en Meldingen
Systemen van Inception
Borgen
Verbeteren
Systemen van Inception
Borgen
Verbeteren
Systemen van Inception Document- en informatiebeheer/ procesmanagement ManageMent Systeem De organisatie, haar beleid, activiteiten en werkwijzen/ processen vastleggen, beheren en communiceren.
Verbeter-/ managementinformatie Klachten en Meldingen Registreren, onderzoeken, afhandelen, controleren, bewaken en analyseren van klachten, afwijkingen, incidenten etc.. Interne audits De organisatie, haar beleid, activiteiten en werkwijzen gestructureerd doorlichten/ toetsen en verbeteren.
Managementdashboard De prestaties van de organisatie meten, analyseren, presenteren en verbeteren.
ALGEMENE KENMERKEN
Algemene kenmerken Een volledig webbased (inter-/ intranet) systeem voor het registreren, onderzoeken, afhandelen, controleren, bewaken en analyseren van meldingen.
Geen aanvullende (lokale) software nodig Platform en database onafhankelijk Ingebouwde workflow (met koppeling aan e-mail) Diverse typen meldingen mogelijk naast elkaar te gebruiken Snelle en uniforme invoer door o.a. selectielijsten Actieve bewaking van openstaande klachten/ meldingen Bevoegdheden zelf toe te kennen aan gebruikers Zelf samen te stellen rapportages m.b.v. ingebouwde rapportagetool Export mogelijk naar Excel
Webbased – intra / internet Elke medewerker kan het systeem benaderen vanaf een PC in het netwerk, via een browser (Internet Explorer, Firefox) . De gebruiker kan inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord. Of dit wordt afgevangen middels een “Single Sign On”, de gebruiker logt dan direct in.
Klachten & Meldingen Doeltreffend afhandelen van meldingen Leren van gemaakte fouten en ervaringen Individueel niveau Registreren van incidenten en verbetermogelijkheden Onderzoeken van de oorzaak Afhandelen van maatregelen
Bewaken van openstaande acties per melding Structureel niveau
Act
Plan
Check
Do
Snel en eenvoudig rapportages maken
Bewaken van openstaande acties Analyseren van o.a. oorzaken en gevolgen
Voorbeelden van typen meldingen De meldingen worden geheel in overleg voor u op maat gemaakt. Een aantal mogelijke formulieren:
Incidenten Klachten Audit bevindingen MIC, MIM
DE MELDING
De melding
Registratie Vastleggen van de klacht, melding, incident, verbetervoorstel etc.. Onderzoek Onderzoeken van de oorzaak van de melding Maatregelen Treffen van corrigerende en/ of preventieve maatregelen
Controle/ verificatie Beoordelen of de genomen maatregelen doeltreffend zijn Afhandeling Afsluiten van de melding
Het meldingsproces In de volgende slides doorlopen we het gehele meldingsproces Registratie – Onderzoek – Maatregel – Controle – Afhandeling).
Registeren Afhandelen
Onderzoeken
Onderzoek rapporteren
Controle uitvoeren
Maatregelen vaststellen
Controle vaststellen Maatregelen uitvoeren
Het meldingsproces Dit proces hoeft niet bij elke melding zo doorlopen worden. Op het moment dat bijvoorbeeld bij registratie de verbetermaatregel direct duidelijk is, kunt u het onderzoek ook overslaan.
Registeren Afhandelen
Onderzoeken
Onderzoek rapporteren
Controle uitvoeren
Maatregelen Maatregelen vaststellen vaststellen
Controle vaststellen Maatregelen Maatregelen uitvoeren
Melding: registratie Van de melding kan elk gewenst detail worden vastgelegd. U bepaalt zelf welke velden u in de melding wilt opnemen. Ook bijlagen worden gekoppeld aan de melding. Er hoeft dus geen extern dossier meer bijgehouden te worden.
Diverse type velden zoals keuzelijsten, datumvelden, tekstvelden, etc.
Melding: onderzoek / oorzaak De oorzaak van de melding worden ingevuld bij ‘conclusie’. Als de oorzaak nog niet bekend is, kan eenvoudig één of meerdere onderzoeken worden gestart. De inrichting wordt wederom geheel op uw situatie afgestemd.
Melding: maatregelen Naar aanleiding van de onderzoeken worden één of meerdere maatregelen genomen. Aan de maatregel wordt (een) uitvoerder(s) en een deadline gekoppeld. De uitvoerder rapporteert de afhandeling van de maatregel in het systeem
Melding: controle / verificatie Na de maatregelen kan een controle ter verificatie van de effectiviteit van de maatregel verstuurd worden. Deze stap kan ook overgeslagen worden. De keuze of dit wel of niet gebruikt wordt, nemen we mee in het bouw proces.
Melding: afhandelen Als laatste het tabblad afhandeling. Er kan gekozen worden om hier de gemaakte kosten te duiden, of andere afsluitende opmerkingen te plaatsen. Ook kan hier bepaald worden wie de melding in het archief mogen inzien. Zo kan iemand van bijvoorbeeld de afdeling productie, alleen hun eigen meldingen terug zien.
ANALYSE
Verschillende overzichten Met de ingebouwde rapportage generator, maakt u zelf eenvoudig een verschillende overzichten aan. Deze slaat u vervolgens op, en kunt u met 1 druk op de knop weer benaderen. U kunt net zo veel overzichten aanmaken als u zelf wilt, wij raden aan om iig de volgende 3 aspecten af te vangen:
Bewaking Rapportage
Analyse
Bewaking en analyse De mogelijkheden om overzichten samen te stellen zijn zeer uitgebreid. De resultaten zijn naar wens weer te geven in tekst, cijfers of grafieken. Gedurende de implementatie zullen wij de eerste rapporten samen opstellen. Vervolgens kunt u hier zelf met alle gemak mee aan de slag.
Bewaking en analyse Verschillende typen grafieken zijn mogelijk. De data kunt u daarnaast exporteren naar Excel om zo uw eigen bewerkingen erop uit te kunnen voeren.
Afdeling
# meldingen
Inkoop
24
Productie
32
Logistiek
58
Sales
15
Meer informatie?
Bedankt voor uw aandacht. Bent u geïnteresseerd in een vrijblijvende demonstratie of meer informatie? Neem dan contact met ons op: 040-2364920 of
[email protected] Inception Marconilaan 8 5621 AA Eindhoven ) 040-23 64 920 6 040-23 64 917 @
[email protected]
klik [ESC] om af te sluiten...
