Welkom bij de demonstratie van het
Management Systeem
Systemen van Inception
Borgen
Verbeteren
Systemen van Inception Document- en informatiebeheer/ procesmanagement ManageMent Systeem De organisatie, haar beleid, activiteiten en werkwijzen/ processen vastleggen, beheren en communiceren.
Verbeter-/ managementinformatie Klachten en Meldingen Registreren, onderzoeken, afhandelen, controleren, bewaken en analyseren van klachten, afwijkingen, incidenten etc.. Interne audits De organisatie, haar beleid, activiteiten en werkwijzen gestructureerd doorlichten/ toetsen en verbeteren.
Managementdashboard De prestaties van de organisatie meten, analyseren, presenteren en verbeteren.
Het ManageMent Systeem (MMS)
Een webbased systeem voor het managen (beheren en communiceren) van relevante afspraken en resultaatgerichte informatie m.b.t.: doelen, organisatiestructuur en werkwijzen/ processen.
Het MMS wordt voornamelijk ingezet ten behoeve van het beheer voor de volgende managementsystemen: kwaliteit
ISO 9001, HKZ
milieu
ISO 14001
arbo
Ohsas 18001
(voedsel)veiligheid
VCA*/**, HACCP, GMP
integraal management
INK managementmodel
Wat onze gebruikers zeggen...
Kernfunctionaliteiten
Portal Documentbeheer Procesbeschrijvingen Actielijst Organisatiebeschrijving Verbetermanagement (Aanvullende modules) Klachten en meldingen, interne audits en managementdashboard!
PORTAAL GEDACHTE • Een web-based toepassing om u op uniforme wijze toegang te geven tot een gevarieerd aanbod aan informatiebronnen. • Meer dan een webpagina met directe links naar andere toepassingen. • Toegang informatiebron(-nen) op basis van persoonlijke rechten • Beveiligde en verpersoonlijkte toegang tot inhoud en toepassingen.
Bron:
Webbased – intra- / internet De gebruiker kan het systeem benaderen vanaf elke PC in het netwerk, via een browser .
Startpagina
Persoonlijk en op maat per systeem De hoofdstructuur en de onderliggende menustructuur kan vervolgens geheel naar wens worden ingevuld.
Persoonlijk en op maat per systeem De opbouw van het systeem stelt u zelf in, de look-and-feel passen wij voor u aan. Zo wordt het echt uw eigen systeem.
Uw eigen portal Zodra het systeem gevuld is, kunt u zelf een afbeelding plaatsen om op door te klikken.
Uw eigen portal ..of gebruik uw plattegrond om de opbouw van de documentstructuur te visualiseren.
DOCUMENTBEHEER
Documentbeheer Er kunnen diverse soorten documenten in het systeem opgenomen: 1. Gekoppelde documenten
Documentbeheer 2. Tekst document
Documentbeheer 3. Stroomschema’s
Metagegevens Voor goed documentbeheer zijn alle documenten voorzien van “Metagegevens”, zoals titel, datum, automatische versienummering, eigenaar, nummer etc.. Op verzoek zijn deze metagegevens uit te breiden met b.v. normparagraaf, locatie etc..
Documentbeheer Voor het aanmaken, controleren, goedkeuren etc. van documenten zijn er diverse workflow-mogelijkheden; van een uitgebreide tot verkorte route. Hieronder een voorbeeld van een ‘normale’ route. Opsteller Concept
Beheerder Concept
Eigenaar Concept
afwijzen afkeuren
goedkeuren
Controleren
Afhankelijk van de bevoegdheden die men heeft gekregen, kan deze standaard route ingekort worden.
Autoriseren
Archiveren
Publiceren Actueel
Gearchiveerd
Documentoverzichten Zelf samen te stellen overzichten, met 1 druk op de knop te benaderen, zoals: Vervallen documenten Referentietabel per norm Aantal documentwijzigingen sinds …
PROCESSEN
Ingebouwde proces editor Zelf te bouwen met de interne editor of importeren uit Visio
Ingebouwde proces editor In de flowchart editor kunt u naast “proces tekenen” ook eenvoudig andere soorten tekeningen uitwerken.
Processen Alle relevante processen en hun onderlinge samenhang kunnen zowel visueel als tekstueel worden weergegeven.
Processen Verschillende soorten flowcharts kunnen worden aangemaakt, met alle gemak maakt u bijvoorbeeld een Swimlane flowchart aan.
Gepubliceerde processen
Klik op een van de processtappen om de details te zien: hoe, wie, verwijzingen naar andere documenten etc.
ORGANISATIE
Organisatie Een organogram van de organisatie kan eenvoudig worden aangemaakt en beheerd.
Organisatie
Het onderdeel functieomschrijvingen toont een overzicht van alle functies en de eventuele omschrijvingen.
Taken kunnen gelinkt worden aan de bijbehorende processen/ procedures etc.
Organisatie – “smoelenboek” Het medewerkeroverzicht / fotogalerij toont een overzicht van alle medewerkers met bijhorende functie(s), rol(-len) en contactgegevens.
ZOEKEN = VINDEN
Zoeken = vinden
Een snelle en eenvoudige manier van informatie vinden. De resultaten worden gepresenteerd op basis van waarschijnlijkheid. Het MMS accepteert een foutmarge in de ingevoerde trefwoorden. Via de resultaten kan rechtstreeks naar de documenten genavigeerd worden.
ACTIELIJST
Actielijst Er kunnen zowel door het systeem als handmatig acties aangemaakt worden. Acties kunnen eenmalig of repeterend zijn.
Actielijst Overzichten en rapportages van de acties zijn volledig zelf samen te stellen.
Samenvatting
Samenvatting en algemene kenmerken Gebaseerd op diverse normen/ richtlijnen en ervaringen Kwaliteit
ISO 9001, HKZ, INK, ISO 17025…
Arbo
Arbo-wet, OHSAS 18001…
Milieu
Wetgeving, ISO 14001…
Veiligheid
VCA, HACCP, GMP etcetera…
Voldoet aan eisen uit de hierboven genoemde normen, met name: Documentenbeheer
Personeel: taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Procesbeschrijvingen Vastlegging, communicatie en bewaking van beleid en doelstellingen Continu verbeteren / corrigerende- en preventieve maatregelen Klachtenafhandeling en -analyse
Auditcyclus Communicatie Jarenlange ervaring met praktijkgebruik door vele klanten Diverse certificeringen door vele certificerende instanties (Lloyds, DNV, Bureau Veritas, Kiwa, Kema, SGS, TNO, TüV etc.)
Samenvatting en algemene kenmerken Actief Automatisch genereren van mededelingen bij wijzigingen/ toevoegingen in het systeem Automatisch genereren en handmatig aanmaken, plannen en actief bewaken van acties in het systeem Mogelijkheid tot gebruik van memo’s, nieuwsbrieven, ideeënbus etc.
Uniformiteit en naspeurbaarheid Centrale plaats voor formulieren, lijsten, verslagen etc. Informatie snel te vinden door krachtige zoekfunctie Informatie altijd beschikbaar voor iedereen die daartoe inzage heeft gekregen
Samenvatting en algemene kenmerken Efficiënt en beheerst onderhoud Gegevens in 1 systeem => gemakkelijk te onderhouden en wijzigingen worden automatisch doorgevoerd op diverse plaatsen Informatie centraal gedocumenteerd Autorisaties (wie mag wat?) Routing van informatie Ingebouwde controles en validatie
Workflow Documenten, audits, klachten, acties etc. worden in het systeem gemanaged via de ingebouwde workflow De workflow is zelf te bepalen afhankelijk van het onderwerp of type document / informatie De workflow kan zowel uitgebreid als kort zijn
