Welkom bij het beurshandboek van LaboramaLux

Beurshandboek LaboramaLux

Welkom bij het beurshandboek van LaboramaLux Via dit document willen wij u bijkomende informatie geven betreffende uw deelname aan LaboramaLux. U kunt hier een overzicht terugvinden van alle praktische informatie die u nodig heeft om uw deelname aan de eendaagse vakbeurs voor te bereiden. De 2e editie van LaboramaLux (ex LaboCademie) gaat door op 13 oktober 2015 in salle Europe van het Alvisse Parc Hotel Alvisse Parc Hotel Route d'Echternach 120 1453 Luxembourg (G.D. de Luxembourg) Openingsuren: 10u – 17u

Parkeerplaats Het Alvisse Parc Hotel beschikt over een ruime parking die gratis ter beschikking is voor exposanten en bezoekers, dit zowel tijdens de opbouw als op de beursdag zelf.

Standenbouw Deelnemende bedrijven kunnen zich inschrijven om aanwezig te zijn met eens stand van 9m² of 18m². Elke module van 9 m² omvat: - stand van 3x3 meter - wanden van 2,5 meter hoogte, uitgevoerd in lichtgrijs melanine - verlichting in de stand - naambord en standnummer - vermelding Laborama member - vermelding Quality Service Label (indien van toepassing) - elektriciteit - 1 tafel en 2 stoelen Om voor alle exposanten voldoende elektriciteit te kunnen voorzien is het noodzakelijk dat u ons vooraf doorgeeft welke toestellen u meebrengt naar de beurs en daarbij vermeldt wat hun verbruik (Volt en Ampère) is. Gelieve hiervoor de lijst in bijlage te gebruiken. Laborama vzw Z.1 Researchpark 310, 1731 Zellik Tel.: +32-2 481 0050

[email protected] www.laborama.be


Opgelet: koffiezetapparaten zijn niet toegelaten in de stands. Wij voorzien in de beurshal permanent koffie en water voor bezoekers en exposanten.

Laborama vzw Z.1 Researchpark 310, 1731 Zellik Tel.: +32-2 481 0050



Op- en afbouw Opbouw: Maandag 12 oktober van 16u tot 19u30u Dinsdag 13 oktober van 8u tot 09u15 Afbouw: Dinsdag 13 oktober van 17u00 tot 21u00 Voor de op-en afbouw kunnen de nooddeuren van de zaal worden gebruikt om materiaal binnen en buiten te brengen. Deze deuren zijn links om de hoek van de hoofdingang van het hotel.

Catering In de beurshal is er gratis koffie en water ter beschikking voor de exposanten en bezoekers. Tijdens de middag bieden wij een gratis broodjeslunch aan voor alle exposanten.

Exposantendiner na opbouw – 12/10/2015 Om de kostprijs voor de huur van de zaal te drukken, hebben wij een akkoord met het Alvisse Parc Hotel om op 12/10 bij hen te dineren met minimum 50 personen. Wij stellen voor om de avond van de opbouw samen te dineren. Laborama biedt u het aperitief en de koffie aan, het bedrag van de menu (€ 37 p.p.) en de drankenforfait (€ 10 p.p.) zullen door het Alvisse Parc Hotel aan u door worden gefactureerd. Wij hopen u hierop talrijk te mogen ontvangen. Inschrijven kan tot 1 oktober via het formulier in bijlage.

Hotelreservaties In het Alvisse Parc Hotel zijn 320 hotelkamers (****) beschikbaar. Exposanten kunnen genieten van een voordeeltarief: € 89 p.p./nacht indien zij bij hun reservatie vermelden dat zij er logeren in het kader van de beurs. Reserveer tijdig uw kamer, oktober is een drukke maand voor congressen, Europese bijeenkomsten…




Marketingactie Met de organisatie van LaboramaLux wil Laborama haar leden een platform aanbieden, zodat zij hun producten en diensten kunnen voorstellen aan de Luxemburgse markt. Laborama zal bezoekers werven door haar adressenbestand aan te schrijven via e-mail en postmailings. Het totale aantal adressen waarover Laborama beschikt blijft beperkt. Daarom is het voor de LaboramaLux belangrijk dat alle deelnemende bedrijven een inspanning leveren op het gebied van bezoekerswerving. Wij hebben gratis gedrukte uitnodigingen en posters ter beschikking voor alle deelnemende bedrijven. U kunt deze (onbeperkt) bestellen via mail aan [email protected] Laborama werkt aan een samenwerking met Luxemburgse verenigingen. De onderhandelingen hierover lopen nog en zodra er meer details bekend zijn zullen die aan alle exposanten worden gecommuniceerd.




Reglement Dit reglement is van toepassing op LaboramaLux die doorgaat op 13 oktober 2015 bij Alvisse Parc hotel in het Groot-Hertogdom Luxemburg. 1. Inschrijving voor deelname aan LaboramaLux is bindend. Door hun inschrijving verbinden de exposanten zich ertoe de bepalingen van dit reglement na te leven, evenals elke nieuwe bepaling die in het belang van de beurs door de organisatoren zou worden aangenomen.

2. Enkel leden van Laborama kunnen deelnemen aan de LaboramaLux. Inschrijven kan via het inschrijvingsformulier dat u werd toegestuurd of door het formulier op de algemene info pagina van LaboramaLux te downloaden. 3. Deelnemers aan LaboramaLux verbinden zich ertoe enkel producten en/of diensten voor te stellen die rechtstreeks verband houden met de Laboratoriumsector. 4. De organisatie behoudt zich het recht voor te allen tijde en voor welke reden ook een aanvraag voor deelname aan LaboramaLux te aanvaarden of te weigeren. 5. De prijs voor deelname wordt in 1 keer gefactureerd. De factuur voor de stand reservatie dient op vervaldag voldaan te worden en uiterlijk 2 weken voor de aanvang van het event. 6. De forfaitaire prijs per module van 9m² voor een standaard stand op LaboramaLux is: € 800 (exclusief 21% BTW). 7. Een exposant die zich al inschreef en voor welke reden ook zijn beursdeelname annuleert, dient volgende kosten in ieder geval te vergoeden aan Laborama: - meer dan 60 dagen voor de aanvang van het evenement: 10% van het totale bedrag - van 60 dagen tot 30dagen voor de aanvang van het evenement: 30% van het totale bedrag - van 30 dagen tot 14 dagen voor de aanvang van het evenement: 50% van het totaal bedrag - minder dan 14 dagen voor de aanvang van het evenement: 75% van het totaal bedrag 8. De stands op LaboramaLux zijn opgebouwd uit modules van 9 m². Elke stand van 9m² is standaard als volgt uitgerust: lichtgrijze scheidingswanden, fries met naam van de exposant (standaardbelettering) en standnummers, verlichting, 1 elektriciteitsaansluiting, 1 tafel met 2 stoelen, vermelding van Laborama lid en (indien van toepassing) houder van het Quality Service Label. Volgende diensten worden eveneens aangeboden door de beursorganisatie: gedrukte uitnodigingen voor bezoekers, vermelding van firmanaam en standnummer op de online exposantenlijst.



Beurshandboek LaboramaLux 9. Minimum oppervlakte die ter beschikking gesteld wordt van exposanten is 9m²(= 1 module), maximum oppervlakte die ter beschikking gesteld wordt is 18m²(= 2 modules). 10. De stands hebben een maximum hoogte van 2,5m en worden opgebouwd zoals omschreven in artikel 12. De binnenbekleding en decoratie van de stand wordt uitgevoerd door de exposant en mag op geen enkele manier de afmetingen van de stand overschrijden, noch in hoogte, noch in oppervlakte. Tevens is het de exposant niet toegestaan op eigen initiatief welk onderdeel ook van de hun door Laborama geleverde stand te verwijderen tijdens opbouw, afbouw en de ganse duur van de beurs. Het is de exposanten niet toegelaten om voorwerpen, voor welk doeleinde ook, te (laten) bevestigen aan het plafond van de beurshal. Beschadigingen aan het ter beschikking gesteld materiaal moeten door de exposant vergoed worden. 11. Het bestuur van Laborama bepaalt de indeling van de tentoonstelling en wijst de standplaatsen toe. 12. Opbouw : Maandag 12 oktober van 16u tot 19u30 Dinsdag 13 oktober van 08u tot 09u45 13. Openingsuren de dag van de tentoonstelling : 13 oktober 2014 bezoekers: van 10u00 tot 17u00 exposanten: van 08u00 tot 19u30 De standen moeten bemand zijn tijdens de openingsuren voor de bezoekers. 14. Afbouw : Aan het einde van de tentoonstellingsdag ontruimen de exposanten hun stands volledig. Indien de door de exposant gebruikte stand niet tijdig of volledig is ontruimd of indien deze niet wordt opgeleverd in de staat, waarin die hem ter beschikking werd gesteld, is de organisator bevoegd op kosten van de exposant de nodige maatregelen te nemen. 15. De organisator (Laborama) verzekert het materiaal waarmee de stands worden opgebouwd, Laborama onderschrijft een verzekeringspolis, die de burgerlijke aansprakelijkheid van de organisatie tegenover derden dekt, in de gemeenschappelijke delen, buiten de standen. De exposanten zijn verplicht hun eigen materiaal te verzekeren. De exposant is verantwoordelijk voor en is verplicht zich te verzekeren tegen alle schade, van welke aard ook, die veroorzaakt wordt door toedoen van zichzelf, zijn personeel, personen die voor hem werken of op elke andere wijze onder zijn verantwoordelijkheid Laborama vzw Z.1 Researchpark 310, 1731 Zellik Tel.: +32-2 481 0050


Beurshandboek LaboramaLux vallen. De exposanten verzaken alle verhaal tegen de organisator, de eigenaars of de huurders van de gebouwen, voor alle schade berokkend aan het tentoongestelde materiaal, de standconstructie, enz. voor welke reden ook. De organisator kan op geen enkele wijze aansprakelijk gesteld worden voor gelijk welke diefstal, schade, brand, ontvreemding e.d. aan tentoonstellingsmateriaal of andere goederen die zich in de beurshallen bevinden. Om diefstal te vermijden, vraagt de organisator om geen waardevolle voorwerpen op zichtbare en/of gemakkelijk toegankelijke plaatsen achter te laten. 16. Na LaboramaLux wordt een adressenbestand van de bezoekers opgesteld. Dit adressenbestand wordt enkel ter beschikking gesteld van exposanten die effectief aan de desbetreffende beurs deelnamen. 17.In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de organisator. 17. Geschillen. De exposanten verbinden zich ertoe de bepalingen van huidig reglement na te leven. Ieder geschil met betrekking tot LaboramaLux valt onder de toepassing van de Belgische wetgeving. In geval van geschil zijn enkel de rechtbanken van Brussel (België) bevoegd.




Praktische informatie over de exposant Deze pagina moet u volledig ingevuld terugbezorgen aan Laborama ([email protected]) voor 15 september 2015.

Bedrijfsnaam:…………………………………………………………………………………………… Naam/ namen standpersoneel: ….………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………….. Telefoonnummer: ……………………………………………………………………………………. E-mailadres: ………………………………………………………………………………………….

Lijst van apparaten die u tentoonstelt op de beurs + vermelding van hun vermogen: …………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………….

Zal u aanwezig zijn op de exposantendrink:

0 Ja

0 Nee

Aantal gewenste parkeerplaatsen: ………………………………………………………………..



Welkom bij het beurshandboek van LaboramaLux

Recommend Documents