Inkoop- en aanbestedingsbeleid
Versie:1.1 Datum: 3-3-2015
Inhoud 1.
Inleiding .....................................................................................................................................2 1.1 Context......................................................................................................................2 1.2 Doelstellingen ............................................................................................................2 1.3 Risicomanagement.....................................................................................................2 1.4 Reikwijdte ..................................................................................................................3
2.
Organisatorische uitgangspunten ..............................................................................................3
3.
Juridische uitgangspunten..........................................................................................................3
4.
Ethische uitgangspunten ............................................................................................................4
5.
Economische uitgangspunten ....................................................................................................5
6.
Overige uitgangspunten .............................................................................................................6
7.
Aandachtspunten .......................................................................................................................6
1.
Inleiding 1.1
Context
Jaarlijks koopt Laurentius voor enkele miljoenen euro’s aan diensten, werken en leveringen in. Laurentius is zich hierbij welbewust dat deze uitgaven optimaal ingezet dienen te worden voor de doelgroepen voor wie zij werkt, haar huurders. Omdat er de komende jaren minder geld beschikbaar is, zowel voor onze klanten als onze samenwerkingspartners als voor onze eigen organisatie, is het extra noodzakelijk om zinnig en zuinig in te kopen. Daarnaast staat het correct inzetten van financiële middelen door woningcorporaties al enige tijd ter discussie in de landelijke politiek en publieke opinie. Het waarborgen van integriteit & transparantie en het inkopen van de juiste diensten en producten tegen marktconforme prijzen zijn hierbij belangrijke aandachtspunten die vragen om risicomanagement. Ook deze context draagt bij aan de noodzaak tot het opstellen van een beleid op gebied van inkoop en aanbesteden. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid heeft dus meerdere functies. Enerzijds om intern heldere kaders te formuleren waaraan alle bij inkoop betrokken medewerkers zich houden, maar ook om (potentiële) opdrachtnemers en leveranciers en andere geïnteresseerden (de buitenwereld) te informeren over onze standpunten en motieven met betrekking tot inkopen en aanbesteden.
1.2
Doelstellingen
De bedoeling van Laurentius is het bieden van goede en betaalbare huisvesting aan mensen van jong tot zeer oud, vooral aan mensen met een smalle beurs en aan mensen die voor hun huisvesting bijzondere aandacht en zorg nodig hebben. De inkopen en uitgaven die Laurentius doet, dienen maximaal bij te dragen aan het realiseren van deze doelstelling. Ook omdat Laurentius de komende jaren haar kerntaken moet uitvoeren onder financiële druk, is het belangrijk dat wij en onze klanten de ‘beste waar voor ons geld’ krijgen. Dit gaat niet noodzakelijkerwijs over lagere aanschafprijzen, maar vooral over het terugdringen van de totale kosten over de levensduur van de woningen. Uiteraard moet daarbij het kwaliteitsniveau van onze dienstverlening en ons vastgoed zijn gewaarborgd. De doelstelling van het inkoop- en aanbestedingsbeleid kan daarom worden samengevat als ‘zorgdragen voor het doelmatig en rechtmatig besteden van geld’. Onder doelmatig en rechtmatig inkopen en aanbesteden verstaan we: Ingekochte diensten en producten zijn van voldoende kwaliteit en sluiten aan bij de behoefte van de klant en/of Laurentius (niet minder, maar ook niet méér dan nodig); Het bewerkstelligen van goede (marktconforme) inkoopprijzen; Het (interne) inkoopproces en de samenwerkingen met opdrachtnemers zijn geoptimaliseerd en dragen bij aan het realiseren van de doelstellingen van Laurentius; Er wordt integer en professioneel gehandeld (we zijn ‘in control’). Om dit te realiseren zijn organisatorische, juridische, ethische en economische uitgangspunten geformuleerd in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de hoofdstukken 2 tot en met 6 uitgewerkt.
1.3
Risicomanagement
Onderdeel van het professionaliseren en ‘in control zijn’ van de organisatie is het in kaart brengen en beheersen van risico’s. Hiervoor heeft Laurentius het document “In control raamwerk Laurentius; Laurentius in control door grip op risico’s” opgesteld. In dit raamwerk zijn (algemene) risico’s geïdentificeerd voor diverse processen van Laurentius. Ook met betrekking tot het inkoopproces zijn algemene risico’s in kaart gebracht. In bijlage 1: ‘Risico’s en beheersmaatregelen’ is een overzicht van de geïdentificeerde risico’s uit het raamwerk met betrekking tot het inkoopproces te vinden en de te nemen beheersmaatregelen. Deze beheersmaatregelen zijn verwerkt in dit inkoopbeleid.
1.4
Reikwijdte
Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is van toepassing op alle nieuwe inkopen die door Laurentius worden gedaan. Met inkoop wordt bedoeld: alles waar een externe factuur tegenover staat. Indien een medewerker van mening is dat afwijken van het inkoopbeleid tot betere resultaten voor Laurentius of haar huurders leidt, dient dit te worden voorgelegd aan de desbetreffende manager. Waar gesproken wordt van inkoop is ook het aanbesteden inbegrepen. Het document draagt dan ook de titel: ‘Inkoop- en aanbestedingsbeleid Laurentius’. Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid treedt in werking op 1 april 2015. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid dient nog verder te worden uitgewerkt in een “processchema en werkinstructies inkopen en aanbesteden” (gepland voor Q1 2015). Het onderwerp ‘nieuwbouw’ wordt in dit document niet behandeld omdat Laurentius de komende jaren geen nieuwbouw zal plegen. Zodra er wel weer nieuwbouw wordt uitgevoerd, moet dit inkoop- en aanbestedingsbeleid worden aangepast.
2.
Organisatorische uitgangspunten
3.
Juridische uitgangspunten
Bij organisatorische uitgangspunten geven we invulling aan de vraag: wat zijn de interne (proces)afspraken voor het inkopen en aanbesteden en wat zijn de verantwoordelijkheden en bevoegdheden? 1. Budget- en plangoedkeuringen Een inkooptraject mag pas starten nadat alle noodzakelijke goedkeuringen zijn verleend (goedgekeurde begroting en (plan)goedkeuringen vanuit het MT/RvC/WSW etc.); 2. Procuratieschema In het procuratieschema van Laurentius zijn de bevoegdheden vastgelegd voor het aangaan van (contractuele) verplichtingen, het aftekenen van facturen en het ondertekenen van uitgaande documenten. Dit procuratieschema dient te allen tijde gevolgd te worden tijdens het inkoopproces; 3. Werkinstructies In het “processchema en werkinstructies inkopen en aanbesteden” (gepland Q1 2015) is dit beleid uitgewerkt en vertaald naar handvatten voor de dagelijkse praktijk. Deze werkinstructies dienen gevolgd te worden bij een inkooptraject; 4. Dossiervorming Beslissingen in aanbestedingstrajecten moeten transparant en onderbouwd zijn. Voor elk inkooptraject dient daarom een inkoopdossier te worden opgebouwd. De dossiervorming is de taak en verantwoordelijkheid van de functionaris die is belast met de uitvoering van het inkooptraject; 5. Eigen verantwoordelijkheid Er wordt van medewerkers verwacht dat zij te allen tijde zelf blijven nadenken en zelf waken over de doelmatigheid en rechtmatigheid van hun inkooptraject. Indien een medewerker van mening is dat afwijken van het inkoopbeleid tot betere resultaten voor Laurentius of haar huurders leidt, dient dit te worden voorgelegd aan de desbetreffende manager; 6. Interne audits De controller zal periodiek interne audits uitvoeren om vast te stellen of medewerkers handelen in overeenstemming met de kaders en uitgangspunten gesteld in dit beleid; 7. Evalueren beleid Na 1 jaar wordt dit inkoop- en aanbestedingsbeleid geëvalueerd en waar nodig aangepast. Dit is de taak en verantwoordelijkheid van de senior medewerker bedrijfsbureau.
Juridische uitgangspunten geven aan met welke regelgeving we rekening dienen te houden en hoe we juridische risico’s beheersen en borgen? 1. Wet- en regelgeving
2.
3.
4.
5.
4.
Laurentius en haar opdrachtnemers leven de relevante wet- en regelgeving na; Bij alle inkopen hanteert Laurentius minimaal de wettelijke eisen op het gebied van Veiligheid, Gezondheid, Arbo, Milieu en Welzijn; Geen aanbestedende dienst Uitgangspunt van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is dat woningcorporaties geen aanbestedende dienst zijn (uitgezonderd de bouw en exploitatie van maatschappelijk vastgoed als scholen etc. door woningcorporaties). Dit betekent dat Laurentius op gebied van opdrachtgeverschap niet gebonden is aan Europese regelgeving m.b.t. aanbesteden/inkoop en Laurentius dus zelf mag bepalen hoe opdrachten in de markt worden gezet. Geldende maatstaven van ‘Redelijkheid en Billijkheid’ dienen uiteraard wel in acht genomen te worden. Zie ook hoofdstuk 7, waarin is aangegeven dat woningcorporaties in de toekomst wellicht aanbestedende diensten worden; Inkoopvoorwaarden Laurentius Op alle uitgaven van Laurentius zijn de “Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen, diensten en werken” van Laurentius van toepassing en worden de algemene (verkoopen/of leverings-) voorwaarden van de inschrijver van de hand gewezen; Schriftelijke opdracht Indien Laurentius een opdracht verleend, doet zij dit door middel van een schriftelijke opdracht. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de standaard contractsjablonen en opdrachtsjablonen van Laurentius. Indien de standaard sjablonen niet geschikt zijn voor een bepaalde situatie, dient eerst interne afstemming over de contractvoorwaarden te worden bereikt met de manager (/MT); Uniforme documenten Waar mogelijk wordt gebruik gemaakt van uniforme documenten, zoals standaard uitnodigingsbrieven voor inschrijving, afwijzingsbrieven, inschrijfbiljetten, proces-verbaal van inschrijving, etc.
Ethische uitgangspunten
Ethische uitgangspunten geven invulling aan de maatschappelijke normen en waarden en de kernwaarden van Laurentius. 1. Handelingskader Opdrachtgeverschap Laurentius en haar samenwerkingspartners dienen het ‘Handelingskader Opdrachtgeverschap Woningcorporaties’ van Aedes (zie bijlage 2) in acht te nemen. Dit Handelingskader is een uitwerking van de Aedescode en de Governance Code Woningcorporaties voor wat betreft opdrachtgeverschap; 2. Integriteits- en meldingsregeling De (interne) Integriteits- en meldingsregeling van Laurentius moet in acht worden genomen; 3. Integere opdrachtnemers Laurentius werkt alleen samen met ondernemers die van onbesproken gedrag zijn en waarbij geen twijfel is over de integriteit van de ondernemer(s). Inschrijvers dienen hiervoor altijd een Eigen Verklaring te ondertekenen. Eventueel kan er aanvullend worden gevraagd naar een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) of een Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA) (GVA vooral voor grote planmatige projecten); 4. Scheiden werk- en privérelaties Privé en zakelijke relaties dienen van elkaar gescheiden te zijn en relaties met samenwerkingspartners dienen altijd gericht te zijn op gemeenschappelijke zakelijke belangen. Ook de schijn van individuele bevoordeling wordt vermeden; 5. Gelijke behandeling marktpartijen Bij inkopen en aanbestedingen doen we ons best om te zorgen voor gelijke en transparante behandeling van marktpartijen: Er vindt een zorgvuldige pre-selectie plaats van partijen die worden uitgenodigd voor een onderhandse aanbesteding (onderbouwing waarom juist deze partijen worden uitgenodigd); Alle uitgenodigde partijen krijgen gelijktijdig dezelfde informatie;
5.
We maken de gunningscriteria vooraf bekend; 1-op-1 contact met inschrijvers wordt vermeden tijdens de aanbesteding; Inschrijvingen worden pas opengemaakt nadat de inschrijftermijn is verstreken; Van de aanbesteding wordt een proces-verbaal opgemaakt. Op verzoek mogen de inschrijvers dit proces-verbaal inzien.
Economische uitgangspunten
Bij economische uitgangspunten geven we aan hoe we omgaan met de markt, onze opdrachtnemers en leveranciers. 1. Marktconforme prijzen Laurentius streeft altijd naar marktconforme prijzen. Dit kan (deels) worden gerealiseerd door optimaal gebruik te maken van marktwerking en ondernemers onderling te laten concurreren. In bijlage 3 is een tabel opgenomen om te bepalen bij hoeveel partijen aanbiedingen moeten worden aangevraagd. Dit is afhankelijk van de begrootte opdrachtwaarde; 2. Inkoopstrategie De inkoopstrategie is mede bepalend voor de juiste prijsvorming. De keuze voor de inkoopstrategie is o.a. afhankelijk van het strategisch/financieel belang voor Laurentius, de markt of het afbreukrisico. Deze kunnen per product of dienst verschillen. Om de doelmatigheid van het inkoopproces te waarborgen wordt gebruik gemaakt van de inkoopstrategie en inkoopaanpak zoals omschreven in bijlage 4. Hierin zijn veelvoorkomende inkopen verdeeld over 4 verschillende strategieën/aanpak. Afwijken van de inkoopstrategie of aanpak is mogelijk met instemming van de desbetreffende manager; 3. Opdrachtspecificatie De kwaliteit van geleverde producten of diensten is sterk afhankelijk van de opdrachtspecificatie van Laurentius. Er wordt daarom altijd zorgvuldig een specificatie van de opdracht (of eindresultaat) opgesteld: Er wordt rekening gehouden met de uitgangspunten van het Strategisch Voorraadbeleid, het Onderhoudsbeleid, danwel het I&A-beleid, HRM-beleid etc.; Laurentius gaat de markt meer uitdagen om optimale oplossingen te bedenken binnen de door Laurentius bepaalde kaders (d.m.v. functionele specificaties). Hierbij worden de partijen wel gevraagd om verantwoordelijkheid te nemen voor de oplossingen die zij aandragen. Risicomanagement en -verdeling maakt hiervan nadrukkelijk onderdeel uit. In bijlage 4 is aangegeven voor welke producten/diensten Laurentius functioneel gaat specificeren; 4. Financieel gezonde ondernemers Laurentius werkt alleen samen met ondernemers die financieel gezond zijn en waarbij Laurentius geen twijfel heeft over de financiële draagkracht van de onderneming. Hiervoor doet Laurentius altijd zelf een kredietcheck en wordt bij (grotere) opdrachten aan de ondernemers gevraagd een bereidheidverklaring van de bank tot het afgeven van een bankgarantie aan te leveren; 5. Zorgvuldige pre-selectie van opdrachtnemers De medewerkers van Laurentius behoren een zorgvuldige pre-selectie van samenwerkingspartners uit te voeren. De selectie van de uit te nodigen ondernemers vindt plaats aan de hand van (objectieve) criteria op het gebied van vakbekwaamheid, economische, financiële en organisatorische draagkracht, kwaliteit of milieubeheer en gerelateerd aan de aard en omvang van de opdracht. De werkinstructie/procedure preselectie dient te worden gevolgd (nog op te stellen in 2015); 6. Lokale opdrachtnemers Bij gelijke geschiktheid (kwaliteit én prijs) wordt zoveel mogelijk gekozen voor lokale opdrachtnemers; 7. Gunningscriterium
8.
9.
10.
11.
6.
7.
Laurentius hanteert als gunningscriterium ‘laagste prijs’ of ‘economische meest voordelige inschrijving’ (EMVI). Welke van deze 2 gunningscriteria wanneer gehanteerd dient te worden, is vastgelegd in bijlage 4; Bankgarantie Bij opdrachtverstrekking voor (grotere) opdrachten met een (toeleverings- of afbreuk)risico, wordt als voorwaarde opgenomen dat de opdrachtnemer een bankgarantie beschikbaar stelt ten name van Laurentius. Ook indien Laurentius pas ná uitvoering van het werk betaalt, dient de bankgarantie om de extra (heraanbestedings)kosten te dekken bij een faillissement van de ondernemer. Dit geldt met name voor planmatig onderhoud; Contractbewaking en goedkeuren facturen Bij het goedkeuren van facturen dient altijd het procuratieschema gevolgd te worden. De aftekenaar van de factuur is altijd verantwoordelijk om te controleren of gefactureerde tarieven, hoeveelheden, etc. volgens afspraak zijn (zie ook de algemene voorwaarden van Laurentius); Kwaliteitsbewaking en beoordeling De geleverde kwaliteit wordt altijd bewaakt op basis van vooraf opgestelde criteria die zijn opgenomen in het contract. Enerzijds beoordeelt Laurentius de kwaliteit van het geleverde werk en anderzijds de kwaliteit van de dienstverlening. Voor de beoordeling moet in ieder geval de beoordelingslijst in bijlage 5 worden gebruikt. Daarnaast kan ook een bewonerstevredenheid onderzoek deel uitmaken van de beoordeling. Het onderwerp kwaliteitsbewaking moet nog verder worden uitgewerkt in een werkinstructie/procedure (actie 2015); Evaluatie In samenspraak met de opdrachtnemer wordt de samenwerking geëvalueerd. Doelstelling van de gezamenlijke evaluatie is voortdurende verbetering.
Overige uitgangspunten
1. Inzet van Sociale Werkvoorziening (SW-bedrijven) Het samenwerken met SW-bedrijven wordt overwogen bij producten/diensten met inkoopstrategie: de laagste prijs; 2. Duurzame Alternatieven Indien het mogelijk is om een duurzamer alternatief te gebruiken, tegen gelijke (of lagere) kosten en gelijke (of hogere) kwaliteit, wordt er gekozen voor het duurzamere alternatief.
Aandachtspunten
In de herziene Woningwet, waar de Tweede Kamer 11 december 2014 mee heeft ingestemd, is een amendement opgenomen dat de minister niet bevoegd is om aanwijzingen te geven aan een toegelaten instelling voor zover dit betrekking heeft op het plaatsen van opdrachten. De vraag is echter of dit voldoende is om te voorkomen dat woningcorporaties aanbestedende diensten worden. Want hoewel Minister Blok heeft aangegeven dat hij niet de ambitie heeft om toegelaten instellingen onder de aanbestedingsplicht te brengen, geeft hij ook aan dat het oordeel hierover uiteindelijk aan de Europese Commissie is. Op dit moment is dus niet met volledige zekerheid te stellen dat woningcorporaties in de toekomst niet gekwalificeerd worden als aanbestedende dienst. Mochten woningcorporaties wel aanbestedende diensten worden dan zal dit inkoop- en aanbestedingsbeleid moeten worden aangepast.
