Strategic Workforce Management

Strategic Workforce Management

Introductie

Een strategische focus op personeelsplanning is belangrijker dan ooit.

Het is aan de orde van de dag; personeel wordt ontslagen en de werkloosheid stijgt, maar tegelijkertijd staan er ook vacatures open en is er sprake van een oplopend tekort. Vaak zelfs binnen een en hetzelfde bedrijf. Onvoldoende aansluiting tussen beschikbaarheid en benodigde kennis en vaardigheden is de kernoorzaak. Er is een grote behoefte bij organisaties om greep te krijgen op deze aansluiting. Complexe markten en toenemende globalisering kenmerken het speelveld waar organisaties zich in bevinden. Ze kampen met tegenstrijdige trends, waarin enerzijds gestreden wordt om kennis en vaardigheden en anderzijds de noodzaak hoog is om te besparen op personeelskosten. Het maakt het voor organisaties ingewikkeld om de juiste persoon op het juiste moment op de juiste plek in te zetten, en dan graag ook nog tegen optimale kosten om een concurrerende positie te behouden in de markt. Het werkloosheidscijfer was in de recente geschiedenis nog nooit zo hoog als in de huidige arbeidsmarkt. Echter, de verwachtingen op de lange termijn geven aan dat er een groot arbeidstekort zal ontstaan als gevolg van de ontgroening en vergrijzing. Om grip te krijgen op de uitwerking van dergelijke paradoxen is een strategische en (middel)langetermijnfocus op personeelsplanning belangrijker dan ooit. Het voorhanden personeel moet aansluiten op de huidige, maar nog belangrijker ook op de toekomstige bedrijfsstrategie en bijbehorend operating model van een

organisatie. Hierdoor zijn organisaties in staat om mee te ademen met de markt en nemen zij een voorschot op langetermijngroei. Organisaties zien zich echter continu geconfronteerd met uitdagingen en ontwikkelingen die van invloed zijn op hun huidige en toekomstige personeelsbestand. Zijn de medewerkers wel in staat om mee te komen in een organisatie die zich laat kenmerken door continue verandering? Veranderingen die worden ingegeven door andere manieren van (samen)werken, het schiften van taken, het verdwijnen van oude en tegelijkertijd ontstaan van nieuwe rollen, maar ook door het ontstaan van een andersoortige ‘war for talent’. Een strijd die zich niet beperkt tot de nauwe uitleg zoals die tot nu toe werd gehanteerd: een overmatig grote groep vergrijzende en uittredende werknemers aangevuld met een afname van het aantal mensen dat gediplomeerd de arbeidsmarkt op stroomt. Deze strijd laat zich, ons inziens, beter typeren als een ‘war for skills’. De actualiteit toont aan de ene kant een overschot aan mensen ten opzichte van het aantal banen, maar aan de andere kant is er ook voldoende vraag en behoefte aan werknemers met specifieke capaciteiten! De issues die bedrijven nu op dat gebied hebben, inclusief bijkomende nijpende kwesties als een gebrek aan mobiliteit en overschotten aan verouderde en overbodige competenties, worden veroorzaakt doordat bedrijven vaak niet gewend zijn om met een op een strategische langetermijnbril naar hun personeel - en de inzet daarvan - te kijken. Capgemini Consulting vat de grootste uitdagingen waar organisaties voor staan samen in een aantal trends. In het informatieblok hieronder is een samenvatting te vinden.

Figuur 1: Trends in personeelsmanagement Druk op productiviteit en sociale verantwoordelijkheid

Demograﬁsche veranderingen en de individu-groepsparadox t5BMFOUBBOUSFLLFO POUXJLLFMFOFO MBUFOHSPFJFOJTEFXBSFVJUEBHJOH t7FSHSJK[JOHFOPOUHSPFOJOHJTFFO HFHFWFO t/JFVXFHFOFSBUJFTUSFEFOBBONFU BOEFSFCFIPFGUFOFOXFOTFO t8FSFMEXJKEWFSTDIJMUIFUBBOCPE PQDPNQFUFOUJFT

2


t%FUPFOFNFOEFESVLWBOVJUEF TBNFOMFWJOHFOPWFSIFEFOPQ NBBUTDIBQQFMJKLWFSBOUXPPSE POEFSOFNFO t(SPFJFOEFCFIPFGUFBBO nFYJCJMJUFJUFOEBBSNFFFFO nFYJCFMQFSTPOFFMTCFTUBOE t5PFOFNFOEFGPDVTPQLPTUFOCF IFFSTJOH FGmDJFOUJFFOQSPEVDU JWJUFJUANBLF CVZPSBMMZ Kennisintensieve economie t/JFVXFWPSNFOWBOLFOOJTDSFÑSFO WBTUMFHHFOFOCFTDIFSNFOJTOPEJH t.FOTFMJKLLBQJUBBMJTUPFOFNFOE DPODVSSFOUJFWPPSEFFM

Digitale Transformatie t%FUPFOFNFOEFTOFMIFJEWBOEF EJHJUBMF WFSBOEFSJOHWFSFJTU BOUJDJQBUJF t/JFVXFFOBBOWVMMFOEFFJTFO UFOBBO[JFOWBOWBBSEJHIFEFO WBONFEFXFSLFST Grensoverschrijvende business t(MPCBMJTFSJOHTUJNVMFFSU TBNFOXFSLJOHTWFSCBOEFO OFUXFSLFOFOBMMJBOUJFT tA1FPQMF'MPXEJFOUWBOVJUFFO NPOEJBBMQFSTQFDUJFGCFLFLFO UFXPSEFO

Uitdagingen personeelsstrategie Vanuit de noodzaak en de wil om effectief in te spelen op de uitdagingen van nu en in de toekomst moeten organisaties kunnen omgaan met vragen als: n n

n n

n n n

n

Waar kunnen we tekorten verwachten in de organisatie? Wat zijn de cruciale rollen in mijn organisatie (welke rollen voegen de meeste waarde toe)? Hoe moeten mijn werknemers zich aanpassen aan veranderingen in de markt? Zijn mijn werknemers in staat en gereed om zich aan te passen aan deze veranderingen? Welke competenties zijn nodig om concurrerend te blijven? Waar hebben we een personeelsoverschot? Hoeveel verloop kunnen we de komende vijf jaar verwachten als gevolg van de vergrijzing? Hoeveel werknemers stromen intern door naar andere functies, functiefamilies en business units?

Door middel van Strategisch Personeelsmanagement kunnen organisaties deze vragen beantwoorden en zijn ze in staat gerichte en strategische beslissingen te nemen op het gebied van in-, door- en uitstroom van het personeel.

Hoe kunnen wij u helpen? Capgemini Consulting heeft een effectieve aanpak ontwikkeld voor Strategisch Personeelsmanagement. Deze aanpak bevat analyse, voorspelling en planning. Een consequente focus op Strategisch Personeelmanagement helpt u om beter geïnformeerde beslissingen te nemen op het gebied van de samenstelling en ontwikkeling van het personeelsbestand. Door tijdig in te spelen op trends en gerichte maatregelen te nemen bent u in staat om strategische beslissingen te nemen op het gebied van in-, door- en uitstroom van personeel. In vergelijking tot traditionele HR-planning biedt Strategische Personeelsmanagement u de handvatten voor het realiseren van bedrijfsdoelstellingen over een lange termijn. Kritische succesfactoren hierin zijn de organisatiestrategie als basis voor planning en beslissingen, een langetermijnoriëntatie en de focus op strategische rollen met grote impact. Door de personeelsstrategie te verbinden aan de organisatiedoelstellingen worden organisaties geholpen om betere beslissingen te nemen op het gebied van de samenstelling en ontwikkeling van het personeelsbestand.

Capgemini Consulting Strategic Workforce Management methode Strategisch Personeelsmanagement helpt u om inzicht te krijgen in de toekomstige personeelstekorten en overschotten en daarnaast helpt het u bij het ontwikkelen van een plan om het personeelsbestand aan te sluiten (kwantitatief en kwalitatief) op organisatiedoelstellingen op de lange termijn.

3

Figuur 2: Strategisch personeelsmanagementproces

Focus

Plan en realiseer

Analyseer organisatiestrategie & toekomstige situatie

Definieer, review en segmenteer personeelsbestand

Implementatie, monitoren en evaluatie

Ontwikkel strategisch personeelsplan

Onderzoek ontwikkeling vraag en aanbod Gap-analyse (vraag vs aanbod, heden vs toekomst)

Analyse

Focus: starten bij de bedrijfsstrategie Het begint met het definiëren en analyseren van de bedrijfsstrategie en de uitdagingen en trends waar uw organisatie op dit moment en in de toekomst tegenaan loopt. Daarnaast worden huidige en toekomstige uitdagingen, ontwikkelingen en trends inzichtelijk gemaakt. Deze initiële analyse leidt tot een aantal scenario’s (toekomstvisie) waarbij het gewenste toekomstbeeld van de organisatie in kaart wordt gebracht. Belangrijk hierbij is de vertaling van de strategie en toekomstige situatie naar de bezetting: wat zijn de gevolgen voor het personeelsbestand?

Surplus

Human Capital Uniqueness

Hard to Fill

Figuur 3: SWM Segmentation

4

Specialist Role

Critical Role

Support Role

Core Role

Low

Human Capital Value


High

Samen met u bepalen we welke competenties, rollen of functies het belangrijkst zijn om de bedrijfsstrategie te kunnen realiseren en om effectief te reageren op de uitdagingen. Omdat het personeelsbestand van een organisatie niet homogeen is en de impact op de organisatiestrategie per medewerker of functie kan verschillen, dient het personeelsbestand gesegmenteerd te worden. Hiermee kan een focus aangebracht worden op investeringen in personeel op basis van strategische waarde en schaarste in de arbeidsmarkt. Onze visie is dat de impact van de strategie op elke rol anders is en daarmee andere interventies benodigd zijn. Segmenteren van het personeel helpt daarom bij het vaststellen van de cruciale rollen en bepaalt de scope voor verder onderzoek. Deze rollen hebben een grote invloed op de continuïteit en strategie van de organisatie en vragen daarom de grootste mogelijke aandacht. Op deze manier kunnen personeelsstrategieën en actieplannen worden opgesteld voor de afzonderlijke segmenten, waardoor aansluiting van het personeelsbestand met de organisatiestrategie en trends in de arbeidsmarkt gecreëerd wordt. Capgemini Consulting heeft een begeleidend tool ontworpen waarmee u de belangrijkste kennis en vaardigheden binnen uw organisatie in kaart kunt brengen.

Analyse: inzicht in het verschil tussen aanbod en vraag Met de initiële analyse van de organisatiestrategie en bepalen van externe uitdagingen en trends is de basis gelegd voor een uitvoerige analyse van het personeelsbestand. Dit gebeurt allereerst intern door na te gaan welke personeelsbehoefte er zal zijn in de toekomst en dit af te zetten tegen het huidige personeelsaanbod. Een aspect hiervan is het voorspellen van de toekomstige vraag naar arbeidskrachten. Met als kernvragen: n

n

Wat zijn de toekomstige kwalitatieve en kwantitatieve behoeften aan personele bezetting om de bedrijfsstrategie succesvol te kunnen uitvoeren? Welke vaardigheden en competenties zijn er nodig?

Een tweede aspect is het bepalen van het aanbod. Dit wordt gedaan door het analyseren van het huidige personeelsbestand en het verwachte externe aanbod. Bij het analyseren van het personeelsbestand wordt gekeken naar HR-kerngetallen. Denk hierbij aan aan de opbouw van het personeelsbestand (zoals leeftijd, geslacht en cultuur), natuurlijk verloop, ratio medewerkers die als talent zijn aangemerkt en hun impact, huidige vaardigheden, prestaties en potentieel van het personeel. In deze stap is het ook belangrijk om te anticiperen op het toekomstige arbeidsaanbod door middel van extrapolatie. Voor de externe omgeving worden de invloed van de huidige en toekomstige trends alsook (arbeids)marktontwikkelingen op het aanbod van personeel geanalyseerd. Diverse scenario’s voor de toekomst van organisatie en markt kunnen worden uitgewerkt om mogelijke impact op ontwikkeling van vraag en antwoord te bepalen. Hierna wordt een gap-analyse uitgevoerd (vraag versus aanbod), waarin de huidige en toekomstige personeelstekorten en/of overschotten zullen worden bepaald. Onze aanpak is gericht op het uitvoeren van een gap-analyse op basis van het gesegmenteerde personeelsbestand, met daarbij speciale aandacht voor de tekorten en/of overschotten in de cruciale rollen. Op basis van de analyse wordt duidelijk welke stappen gezet moeten worden om de strategische doelen te behalen. Hier kan bijvoorbeeld uit naar voren komen dat over twee jaar nog maar 50% van de huidige bezetting werkzaam is in een rol die in de toekomst nog belangrijker is, dan op dit moment het geval is. Een ander voorbeeld is dat over vijf jaar 75% van het personeelsbestand ouder is dan 45 jaar.

5

Plan en realiseer: inzetten van gericht HR-beleid om gap te managen Het laatste product is het creëren van de personeelsstrategie om de gaps die in de vorige stap zijn genoemd te vullen. We willen graag benadrukken dat het personeelsplan kan verschillen per segment. Dat kan bijvoorbeeld betekenen dat de activiteiten gericht op cruciale rollen anders kunnen zijn dan de activiteiten voor de andere segmenten. In het plan wordt de organisatiestrategie en de uitdagingen voor uw organisatie in de toekomst altijd als uitgangspunt genomen. Het plan bevat een combinatie van zes ‘R-en’, waarbij Capgemini Consulting een geïntegreerde aanpak voorstaat. Met dit plan bent u in staat een belangrijke bijdrage te leveren aan het realiseren van organisatiedoelstellingen. Het is de basis voor een effectieve en toekomstgerichte HR- en/of personeelsstrategie. Figuur 4: Pas je personeelsbestand aan

Pas je personeelsbestand aan We onderscheiden zes R-en om de personeelsstrategie vorm te geven: n

n

n

n

n

n

Revitalize: het revitaliseren van medewerkers die wel de juiste skills hebben, maar die weer in hun kracht gezet moeten worden. Reskill: het reskillen van medewerkers die in de Redefined organisatie goed mee kunnen. Reallocate: reallocatie van medewerkers die op de huidige plek niet mee kunnen, maar wel voor (elders in) de organisatie behouden moeten/kunnen worden. Resource: sourcen van medewerkers die in de huidige en/of nieuwe organisatie essentieel zijn. Dit kan door middel van o.a. recruiten, inhuur, partneren, outsourcen, etc. Restruct: restruct voor die medewerkers waar we geen toekomst zien (nu en later) in de organisatie. Retain: retentie richten op die medewerkers die essentieel zijn om de transformatie naar de nieuwe organisatie mede vorm te geven en succesvol te maken.

Implementatie, monitoren, evaluatie De implementatie van acties uit het Strategisch Personeel Plan verlopen via Management en HR Business Partners volgens de gebruikelijke projectaanpak van de organisatie. Op deze manier worden ze onderdeel van de jaarplannen en kunnen de HR Business Partners de voortgang en resultaten bewaken. De evaluatie van het Strategisch Personeel Plan, de acties en bijbehorende resultaten worden onderdeel van de jaarcyclus waarin strategie en toekomstplannen worden besproken en aangepast.

Wat betekent dit voor u? Het Strategisch Personeelsplan vormt de basis voor een succesvolle implementatie van de bedrijfsstrategie. Het wordt beschouwd als een randvoorwaarde voor de inbedding van een krachtige personeelsstrategie en HR-beleid die in overeenstemming zijn met de bedrijfsdoelstellingen. Met een compleet en geïntegreerd Strategisch Personeelsplan is uw organisatie beter in staat om zich voor te bereiden op de ’eisen’ van de toekomst. Het geeft inzicht in de personele uitdagingen waar de organisatie nu en in de toekomst mee in aanraking komt. Om effectief te kunnen reageren op de gevolgen van deze uit-

6


dagingen op uw personeel leidt een Strategisch Personeelsplan u stap voor stap naar het bereiken van de gewenste toekomstige situatie van de organisatie. Door het afbakenen van de specifieke activiteiten en initiatieven voor sourcing/werving, ontwikkeling, retentie en verloop/afvloeiing zorgt een organisatie voor focus en bereikt zij een hoge efficiëntie bij de implementatie van het plan. Met een Strategisch Personeelsplan is een organisatie in staat om betere beslissingen te nemen ten aanzien van het personeel, in termen van kwantiteit, kwaliteit maar vooral ook kosten. Onze aanpak stelt organisaties in staat om nauwkeurigere schattingen te maken van de toekomst wat uiteindelijk zal leiden tot een vermindering van de risico’s. Als gevolg daarvan kan de organisatie kwantitatieve voordelen behalen zoals kostenreducties en efficiëntieslagen (op de vlakken sourcing, werving, ontwikkeling, retentie en verloop). Capgemini Consulting gelooft dat een Strategisch Personeelsplan de verbindende schakel is tussen de bedrijfsstrategie en de implementatie en realisatie van deze strategie.

Waarom Capgemini? Capgemini Consulting beschikt over alle nodige middelen om uw organisatie een complete oplossing te bieden, zowel vanuit een transformatie als een tooling perspectief. Wij bieden u een geïntegreerde aanpak van Strategisch Personeelsmanagement, waarbij het belang van interactie met andere business functies binnen uw organisatie wordt benadrukt. Dit is zeer belangrijk, omdat de realisatie van de toekomstige organisatiedoelstellingen en doelen niet alleen een HR-initiatief is maar een organisatiebreed initiatief. Om het succes van Strategisch Personeelsmanagement te garanderen is nauwe samenwerking nodig met zowel ondersteuning vanuit het management alsook een toegewijd projectteam vanuit uw organisatie. Samen zullen we de noodzakelijke processen inrichten die ervoor zorgen dat structureel Strategisch Personeelsmanagement geïntegreerd wordt in de strategie en mindset van de organisatie. Capgemini Consulting traint uw team in het leiden van de personeelsplanningprocessen en biedt ondersteuning daar waar nodig en/of wenselijk. Wij vinden dat het project geslaagd is op het moment dat de businessleiders hun verantwoordelijkheid erkennen in het proces en uw team in staat is de Strategische Personeelsplanningprocessen zelfstandig te leiden en uit te voeren. Bovendien worden onze analyses ondersteund door hoogwaardige technologieën/tooling en bewezen methodieken. Capgemini Consulting heeft ruime ervaring met IT-tools en software om het personeelsplanningproces te ondersteunen. Voor grote klanten over de hele wereld hebben we met succes Strategische Personeelsplannen ontwikkeld en hen ondersteund bij het implementatieproces.

Neem contact op! Vragen? Behoefte aan aanvullende informatie? Neem contact met ons op voor informatie of een afspraak. Bert Leijten Digital HR Transformation Tel. 030 689 6093 E-Mail: [email protected]

7

®

Over Capgemini Met meer dan 130.000 mensen in 44 landen is Capgemini wereldwijd een van de meest vooraanstaande aanbieders van consulting-, technology- en outsourcingdiensten. In 2012 rapporteerde Capgemini Group een omzet van 10,3 miljard euro. Samen met zijn klanten creëert en realiseert Capgemini resultaatgerichte business- en technology-oplossingen, toegesneden op de klantbehoefte. Als een cultureel diverse organisatie heeft Capgemini zijn eigen onderscheidende manier van werken, de Collaborative Business ExperienceTM. Hierbij maakt Capgemini gebruik van het wereldwijde leveringsmodel Rightshore®.

Capgemini Consulting is het mondiale Strategy en Transformation Consulting label van de Capgemini Group, gespecialiseerd in het adviseren en begeleiden van organisaties bij verandertrajecten: van de ontwikkeling van innovatieve strategieën tot en met de uitvoering daarvan, met continue aandacht voor duurzame resultaten. Capgemini Consulting biedt ondernemingen en overheden een vernieuwende benadering, gebruikmakend van innovatieve methodes, technologie en het talent van meer dan 3.600 consultants wereldwijd. Voor meer informatie: www.nl.capgemini-consulting.com

Capgemini Consulting Postbus 2575 - 3500 GN Utrecht Tel. +31 30 689 18 50 www.nl.capgemini-consulting.com

2013 Capgemini. All rights reserved. Rightshore® is a registered trademark belonging to Capgemini. Capgemini Consulting is the strategy and transformation consulting brand of Capgemini Group

IN/02-030.13 © Shutterstock.com

Rightshore® is een handelsmerk van Capgemini

Strategic Workforce Management

Recommend Documents