Visitatie rapport
Stichting Rijksmuseum voor Volkenkunde Leiden
voor woor d
Voorwoord Voor u ligt het eerste visitatierapport over een museum. Dit rapport is in opdracht van de minister van OCW, Ronald Plasterk, tot stand gekomen onder verantwoordelijkheid van de visitatiecommissie Volkenkunde, die onder leiding stond van Paul Schnabel. Al enkele jaren werd in de museale sector nagedacht over een model van visitaties of peer review, toen in 2005 staatssecretaris Medy van der Laan de cultuurnotacyclus ter discussie stelde. In die discussie is door de Vereniging van Rijksgesubsidieerde Musea (VRM) aangedrongen op een bekostigingsmodel voor musea dat meer recht doet aan de continuïteit die musea nodig hebben om hun maatschappelijke rol optimaal te kunnen vervullen. In 2006 beantwoordde de staatssecretaris deze oproep met de uitspraak dat de musea met een Rijkscollectie of met een collectie die aan de zorg van de Staat is toevertrouwd, evenals enkele andere boegbeelden van de Nederlandse Cultuur, in het nieuwe model een langlopend subsidieperspectief krijgen en een nieuwe subsidievoorwaarde: zij dienen zich kwalitatief de maat te laten nemen, en dit publiek te verantwoorden in een visitatietraject. De VRM heeft deze handschoen opgepakt en in maart 2007 een model opgeleverd dat met veel draagvlak in de sector en een positieve respons van daarbuiten is ontvangen. Doel van dit nieuwe instrument is enerzijds om musea een spiegel voor te houden die tot kwaliteitsverbetering zal leiden, en anderzijds om op een zinvolle, want inhoudelijke manier verantwoording af te leggen aan de samenleving. De Stichting Rijksmuseum voor Volkenkunde heeft in de ontwikkeling van het model met zeer veel enthousiasme geparticipeerd, en zich vrijwillig als eerste aangemeld om deel te nemen aan de pilot waarin het ontwikkelde model wordt getest. Het voorliggend rapport is het eerste dat conform dit model is ontstaan. Naast Volkenkunde lopen momenteel ook visitatieprocessen bij Slot Loevestein en Museum Het Catharijne Convent. Volkenkunde heeft voortvarend aan een gedegen zelfevaluatie gewerkt, op grond waarvan de visitatiecommissie haar werk heeft kunnen doen. Na afloop van de pilotfase is het visitatiemodel klaar. Klaar voor gebruik door de rijksgesubsidieerde musea als spiegel voor het eigen functioneren én als basis onder de nieuwe subsidiesystematiek in de relatie tussen het Rijk en de langlopend bekostigde musea. Als voorzitter van de Vereniging van Rijksgesubsidieerde Musea ben ik van mening dat wij met de introductie van dit kwaliteitssysteem een grote stap voorwaarts maken in verdere ontwikkeling en professionalisering van de bij ons aangesloten musea. Ik wil iedereen hartelijk danken die een bijdrage heeft geleverd aan de totstandkoming van deze eerste visitatie. In het bijzonder noem ik hier de leden van de visitatiecommissie en het personeel van het Museum Volkenkunde Leiden. Ik leg dit rapport in vol vertrouwen in handen van de minister.
Amsterdam, mei 2008 Ivo Opstelten
2
In hou dsop g av e
Inhoudsopgave Voorwoord
2
Inhoudsopgave
3
Inleiding
5
Hoofdstuk 1: Algemeen 1.1 Inleiding 1.2 Missie 1.3 Stakeholders 1.4 Beleidsprioriteiten van het ministerie 1.5 Raad van Toezicht 1.6 Operationaliseren van beleidsontwikkeling
6 6 6 7 7 7 8
Hoofdstuk 2: Publiek 2.1 Inleiding 2.2 Vaste presentatie 2.3 Tentoonstellingsprogramma 2.4 Publieksbegeleiding 2.5 Evenementen 2.6 Marketing en PR 2.7 Toegankelijkheid in nieuwe media
9 9 9 9 10 10 10 11
Hoofdstuk 3: Collectie 3.1 Inleiding 3.2 Collectiebeleid 3.3 Collectiebeheer 3.4 Digitale toegankelijkheid collectie 3.5 Activering en mobiliteit collectie
12 12 12 12 12 13
Hoofdstuk 4: Wetenschap 4.1 Inleiding 4.2 Kwaliteit en kwantiteit onderzoek 4.3 Wetenschappelijke omgeving 4.4 Kwaliteitsborging en output 4.5 Delen van kennis met derden Hoofdstuk 5: Bedrijf 5.1 Inleiding 5.2 Organisatie 5.3 Personeel 5.4 Planning en Control 5.5 Veiligheid 5.6 Kwaliteitszorg 5.7 Sponsoring 5.8 Huisvesting
14 14 14 14 15 15 16 16 16 16 17 17 18 18 18
3
In hou dsop g av e
Hoofdstuk 6: Samenvattende conclusies 6.1 Inleiding 6.2 Conclusies algemeen 6.3 Conclusies publiek 6.4 Conclusies collectie 6.5 Conclusies wetenschap 6.6 Conclusies bedrijf
20 20 20 20 21 21 21
Bijlage 1: Visitatie: basisdocumenten voor kwaliteitszorg in musea
22
Bijlage 2: Programma visitatiebezoek
33
Bijlage 3: Beoordelingskader t.b.v. visitatiecommissie musea
35
4
in l eidin g
Inleiding Dit rapport geeft antwoord op de volgende vragen die de visitatiecommissie als doelstelling heeft meegekregen: Geeft de zelfevaluatie van dit museum een getrouw beeld van de werkelijkheid in dit museum? Zo nee, op welke punten signaleert u afwijkingen en in welke zin? Geef op grond van uw bevindingen adviezen aan het museum (p. 22, bijlage 1). Om deze vragen te kunnen beantwoorden is een visitatiecommissie (hierna te noemen commissie) samengesteld welke bestond uit de volgende leden: Prof. Dr. P. Schnabel, directeur van het Sociaal en Cultureel Planbureau en tevens voorzitter van de commissie. Hoofdcommissaris A. van Baal, voorzitter van het College van Bestuur van de Politieacademie. Drs. L. Vredevoogd, voormalig voorzitter van de Nederlands Vlaamse Accreditatie Organisatie (NVAO). Dr. G. Gryseels, directeur van het Koninklijk Museum voor Midden Afrika te Tervuren (België). Als toegevoegd secretaris van de commissie en tevens opsteller van het rapport fungeerde mw. drs. G. Wold, secretaris van de VRM. De commissie bepaalt haar eigen werkwijze en heeft voor de volgende instrumenten gekozen: Zij heeft kennis genomen van de inhoud van de Zelfevaluatie en bijlagen van 12 november 2007 van het museum. Deze zelfevaluatie is opgesteld volgens de richtlijnen, zoals omschreven in de publicatie: “Visitatie: basisdocumenten voor kwaliteitszorg in musea” (bijlage 1). Als voorbereiding op de visitatie zelf hebben enkele verkennende gesprekken plaatsgevonden. Om de inhoud van het rapport te kunnen staven aan de werkelijkheid heeft een visitatiebezoek plaatsgevonden op 14 februari 2008 (bijlage 2). Tijdens deze dag heeft de commissie gesproken met betrokkenen binnen en uit de omgeving van de te visiteren instelling. Tevens heeft zij kennis genomen van een selectie van de wetenschappelijke publicaties van het museum en heeft zij de sfeer van een museum in bedrijf kunnen proeven. Aan het eind van de dag heeft de commissie haar voorlopige bevindingen meegedeeld aan de directie. De definitieve bevindingen van de commissie zijn ten slotte neergelegd in het voorliggende rapport. De beoordeling heeft plaatsgevonden conform de richtlijnen “Beoordelingskader t.b.v. visitatiecommissie musea” (bijlage 3). Dit beoordelingskader heeft hierbij gediend als richtinggevend en zeker niet als dwingend keurslijf. In dit kader is het visitatieproces gespecificeerd rondom vijf beoordelingsgebieden, te weten algemeen, publiek, collectie, wetenschap en bedrijf. Elk beoordelingsgebied is opgesplitst in een aantal relevante deelvragen welke in de hoofdstukken 1 tot en met 5 van dit rapport aan bod zullen komen. Tevens vindt u per deelvraag, al dan niet nader uitgewerkt en toegelicht, de bevindingen en het oordeel van de commissie. Tot slot bedankt de commissie het Museum Volkenkunde Leiden en haar medewerkers hartelijk voor de ontvangst en de goede zorg en wenst zij het museum veel succes en wijsheid in de toekomst.
5
Hoo fds t uk 1: Algem een
1 Algemeen 1.1 Inleiding Naast een oordeel over een aantal specifieke deelvragen past hier een algemeen woord van de commissie over de zelfevaluatie, zoals opgesteld door het museum. De commissie heeft veel waardering voor het stuk waarin niet alleen de trots doorklinkt op het eigen museum maar zeker ook aandacht wordt besteed aan noodzakelijke verbeteringen. Het is een gedegen stuk dat getuigt van visie en een volwassen kijk op de eigen organisatie. Wel is de commissie van mening dat het museum de zelfevaluatie had kunnen aanvullen met een SWOT-analyse, waarin de eigen kansen en bedreigingen en sterkten en zwakten samengevat aan bod komen. Een dergelijke analyse zou meer kansen geboden hebben om ook een perspectief op de toekomst te ontwikkelen. Enige moeite had de commissie tot slot met de omvang van de zelfevaluatie, mede veroorzaakt door de vele herhalingen. In de onderstaande paragrafen vindt u het oordeel van de commissie over de deelvragen passend bij het beoordelingsgebied algemeen. 1.2 Het museum heeft een relevante missie en past die bij beleidsontwikkeling consequent toe De commissie heeft kennis genomen van de missie van het museum welke luidt: “Het bijdragen aan de vitaliteit van – en tolerantie in de Nederlandse samenleving”. Om dat te bereiken wordt de belangstelling voor elkaars culturele eigen-aardigheden gestimuleerd en worden belangrijke collecties beheerd en beschikbaar gemaakt voor iedereen. Het museum wil derhalve een omgeving scheppen die inspireert tot ontmoetingen, culturele activiteiten en debat. Qua relevantie van de missie heeft de commissie moeten oordelen dat deze zich lastig laat vertalen naar concrete hedendaagse vraagstukken in een multiculturele samenleving en daarmee dus ook in haar ogen niet bijdraagt aan vitaliteit en tolerantie in de Nederlandse samenleving. Ook fungeert het museum als zodanig nog onvoldoende als platform voor debat. Qua collectie mist het museum bijvoorbeeld één van de grootste uitdagingen in de huidige samenleving, namelijk het middels haar artefacten voeren van een debat over de Islam. Dé uitdaging voor het museum is hier dan ook het leggen van de verbinding van de collectie naar hedendaagse vraagstukken in de Nederlandse samenleving en dan met name het bevorderen van de tolerantie. Een voorbeeld waar dit deels wel gelukt is, is de huidige tentoonstelling over klimaatverandering en de gevolgen daarvan voor circumpolaire culturen, “Als het ijs smelt”. Hier wordt een duidelijke link gelegd tussen een hedendaags vraagstuk en de eigen artefacten van het museum. Al mist hier nog de link naar vitaliteit en tolerantie uit de missie. Een ander voorbeeld, waar het museum gezien haar collectie een rol zou kunnen spelen, is het voeren van het debat over het gelijktrekken van de standpunten aangaande het koloniaal verleden. Qua operationalisering van de missie heeft de commissie kunnen constateren dat de missie niet operationeel is en daarmee dus ook niet consequent kan worden toegepast bij de beleidsontwikkeling. Concluderend vindt de commissie de huidige missie te hoog gegrepen en niet operationeel genoeg. Naar het oordeel van de commissie was de missie uit de vorige beleidsperiode adequater. Deze missie luidde: “Het bij een breed en zo divers mogelijk publiek bevorderen van begrip voor elkaars cultuur en identiteit”.
6
Hoo fds t uk 1: Algem een
De commissie raadt het museum dan ook aan om voor de komende beleidsperiode opnieuw en kritisch te kijken naar de eigen missie. Samenvattend oordeel van de commissie over de huidige missie: onvoldoende. 1.3 Het museum kent zijn stakeholders en betrekt hen op relevante momenten bij beleidsontwikkeling en –evaluatie Het museum heeft naar eigen zeggen een brede opvatting over het begrip stakeholder door niet alleen direct belanghebbenden (opdrachtgevers bij beleidsontwikkeling en –evaluatie, medewerkers, collega instellingen in binnen- en buitenland, waaronder de andere Leidse musea, de wetenschappelijke gemeenschap, vereniging Vrienden van Museum Volkenkunde Leiden) te benoemen maar ook het publiek en de landen van herkomst van de collectie. De betrokkenheid van deze stakeholders bij beleidsontwikkeling en –evaluatie is, waar relevant, voldoende gewaarborgd. Het museum is vernieuwend ten opzichte van zijn internationale collega’s en geniet een reputatie als voortrekker, met name ook door de samenwerking met instellingen uit landen van herkomst van de collectie. Samenvattend oordeel van de commissie: goed. 1.4 Het museum kent de beleidsprioriteiten van de bewindspersoon voor cultuur en geeft daar invulling aan Het museum beschouwt de Nederlandse Rijksoverheid, wiens collectie het beheert en van wie het gezien de sterke subsidierelatie financieel afhankelijk is, terecht als zijn eerste stakeholder. In de zelfstudie valt verder te lezen dat het museum zijn plannen steeds relateert aan de prioriteiten van de overheid en verantwoording aflegt aan deze overheid onder meer middels beleidsplannen, resultaatafspraken en jaarverslaglegging. Het museum vertoont hier in de regel een meer proactieve houding waarvoor de commissie waardering heeft. Samenvattend oordeel van de commissie: goed 1.5 De Raad van Toezicht krijgt tijdig de relevante informatie en benut deze effectief voor de uitoefening van haar rol De commissie is van mening dat de Raad van Toezicht goed op de hoogte is van zowel de interne bedrijfsvoering van het museum alsmede van enkele problemen die daar spelen (zie ook paragraaf 5.3). Dit is mede gewaarborgd doordat binnen de Raad een aparte vertrouwenspersoon voor het personeel is aangesteld. Daarnaast acht de commissie de Raad voldoende in staat om met haar eigen visie sturing te geven aan externe ontwikkelingen en de uitdagingen die daarbij horen, onder meer het vergroten van de naamsbekendheid van het museum, verhoging van de eigen inkomsten middels een actief sponsorbeleid, verdergaande samenwerking met de andere Leidse musea en het versterken van de PR- en marketingfunctie. De samenwerking tussen de Raad en de directie van het museum is verder gebaseerd op en gemodelleerd naar een “Code Cultureel Governance”, hetgeen de commissie een goede zaak acht. Concluderend is de commissie van mening dat de Raad tijdig relevante informatie krijgt en deze effectief benut voor de uitoefening van haar rol. Samenvattend oordeel van de commissie: voldoende.
7
Hoo fds t uk 1: Algem een
1.6 Het museum slaagt er in de beleidsontwikkeling te vertalen naar concrete plannen en activiteiten Het museum formuleert een meerjarenbeleid met doelstellingen per museumfunctie en nader geconcretiseerd in activiteiten en resultaatafspraken. De volgende museumfuncties worden daarbij onderscheiden: collectiefunctie, publieksfunctie, educatieve functie en kennisfunctie. Via het opstellen van periodedoelstellingen per museumfunctie tracht het museum zijn missie en strategische prioriteiten te operationaliseren. In het algemeen is de commissie van mening dat het museum door het kiezen van bovenstaande methodiek goed bezig is, echter op het gebied van aansluiting bij en operationalisering van de missie kan het nodige verbeterd worden (zie ook paragraaf 1.2). Een tweede opmerking valt te maken over de versterking van het sponsorbeleid. Door sponsoren bijvoorbeeld apart te benoemen als stakeholder krijgt sponsorbeleid een meer expliciete plaats in beleidsontwikkeling en –evaluatie (zie verder paragraaf 5.7). Samenvattend oordeel van de commissie: voldoende.
8
Hoo fds t uk 2 : Publiek
2 Publiek 2.1 Inleiding In de onderstaande paragrafen vindt u het oordeel van de commissie over de deelvragen passend bij het beoordelingsgebied publiek. 2.2 De vaste presentatie biedt een relevant beeld van het verzamelgebied van het museum Het museum streeft naar een vaste presentatie die duurzaam is en een relevant beeld biedt van het verzamelgebied waarbij hoogtepunten en profielpunten van de verzameling expliciet over het voetlicht worden gebracht. De commissie complimenteert het museum met de fraaie en zorgvuldige opstelling van de vaste collectie, verdeeld over de diverse werelddelen en verzamelgebieden. Het museum heeft duidelijk gekozen voor een esthetische en tegelijk educatieve opstelling en vormgeving. Gezien de expositieruimte neemt de vaste presentatie een groot deel in van de totaal aanwezige expositieruimte in het museum. De vraag die de commissie zich heeft gesteld is of dit wenselijk is (bijvoorbeeld om de gewenste groei in bezoekersaantallen te bewerkstelligen) en zij nodigt het museum uit om hierover na te denken. Ook sluit de vaste collectie onvoldoende aan bij wat het museum in zijn missie wil bereiken (zie ook paragraaf 1.2). De commissie kan zich vinden in de door het museum voorgestelde verbeteracties aangaande bijvoorbeeld verbetering van de bewegwijzering en routing en actualisering van de teksten. Algemeen en tot slot staat hier tegenover dat de vaste collectie faam geniet in zowel binnen- als buitenland. Samenvattend oordeel van de commissie: goed. 2.3 De programmering en uitvoering van de tijdelijke tentoonstellingen zijn van goede kwaliteit Het museum kiest ervoor om naast haar vaste collectie jaarlijks één grote tijdelijke tentoonstelling aan te bieden die een duur heeft van ongeveer tien maanden. Daarnaast wordt middels galerijtentoonstellingen steeds ingespeeld op actuele en meer directe culturele bijzonderheden. Om te borgen dat een tentoonstelling aansluit bij levende belangstelling kiest het museum ervoor om zijn tentoonstellingsideeën voor te leggen aan een proefpubliek. Gezien de beoogde aansluiting met de actualiteit vraagt de commissie zich af of het verstandig is om vast te houden aan één grote tijdelijke tentoonstelling per jaar. Een keuze voor twee per jaar lijkt eerder gerechtvaardigd en daarmee fungeert het tentoonstellingsbeleid meer als het beoogde marketinginstrument dat het zou moeten zijn (zie ook paragraaf 2.6). Bij de keuze voor zijn galerijtentoonstellingen kiest het museum voor wetenschappelijke nauwkeurigheid (bijvoorbeeld bij de tentoonstelling “De verborgen voet van de Borobudur”) en minder voor brede toegankelijkheid. De commissie acht dit een goede formule. Een punt van zorg, dat de commissie deelt met het museum, is dat de fysieke ruimte beschikbaar voor tijdelijke tentoonstellingen niet goed voldoet (zie ook paragraaf 5.8). Samenvattend oordeel van de commissie: goed met de kanttekeningen dat het museum zijn publieksaantrekkelijkheid beperkt door jaarlijks één grote tijdelijke tentoonstelling te organiseren en dat de fysieke ruimte beschikbaar voor tijdelijke tentoonstellingen te wensen overlaat.
9
Hoo fds t uk 2 : Publiek
2.4 De didactische kwaliteit van de publieksbegeleiding is toegesneden op de verschillende beoogde doelgroepen De commissie is van mening dat het museum in zijn publieksbegeleiding voldoende rekening houdt met zijn verschillende doelgroepen en dit vertaalt naar wisselende vormen van educatie en voorlichting. Wat de commissie echter nog wil benadrukken is het toepassen van ICT ter ondersteuning en ter verrijking van de huidige tentoonstellingen. De hierbinnen gebruikte ICT-infrastructuur is verouderd en nodigt bezoekers te weinig uit om interactief bezig te zijn met de collectie. De commissie acht modernisering van de ICT-infrastructuur binnen de tentoonstellingen een goed middel om bijvoorbeeld meer jongeren te trekken. Samenvattend oordeel van de commissie: voldoende. 2.5 Evenementen passen binnen het profiel van het museum en versterken de maatschappelijke positie van het museum De commissie is met het museum van mening dat het noodzakelijk is om de programmering van evenementen te evalueren en opnieuw te herijken. Via het programmeren van evenementen in een specifieke museale context hoopt het museum bezoekers te interesseren voor aspecten van andere culturen. Als specifieke doelgroep kiest het museum hier voor allochtone Nederlanders tussen de 20 en 45 jaar met een brede culturele interesse. De commissie vraagt zich af of de collectie van het museum voldoende aanknopingspunten biedt om de specifieke keuze voor allochtone Nederlanders te kunnen rechtvaardigen. Het lijkt de commissie eerder een beperkende factor, mede doordat de beoogde allochtone Nederlander zich niet gemakkelijk zal herkennen in de collectie van het museum. Aanvullend nodigt de commissie het museum uit om qua evenementen algemener en commerciëler te denken. Een evenement is bijvoorbeeld ook het museum vaker openstellen voor bedrijfsevenementen en trouwerijen. Dit laatste wel met inachtneming van de beschikbare fysieke ruimte. Samenvattend oordeel van de commissie: voldoende. 2.6 Het museum benut op een effectieve manier marketing en PR-instrumenten Het museum streeft ernaar te groeien naar 100.000 bezoekers per jaar. Ondanks verschillende inspanningen is dit tot nu toe niet gelukt. Toch is de commissie, met het museum, van mening dat hier een slag gemaakt kan worden. Qua inspanningen denkt het museum o.a. aan het vergroten van de eigen naamsbekendheid (in de ogen van de commissie absoluut noodzakelijk), en het verhogen van het schoolbezoek en het aantal allochtone bezoekers. In de gesprekken met medewerkers van het museum kwam regelmatig naar voren dat het museum bijzondere contacten onderhoudt met de Leidse scholen en daar ook een deel van de jongere bezoekers van betrekt. De commissie vindt het begrijpelijk maar jammer dat een Rijksmuseum met toch een nationale opdracht zich voornamelijk beperkt tot Leids schoolbezoek. Aanvullend past hier volgens de commissie ook het nog sterker profileren van het tentoonstellingsbeleid (zie ook de paragraaf 2.3), en het beter profileren van de museumwinkel. Ook al wordt deze winkel niet door het museum zelf beheerd, het verdient aanbeveling om enige invloed uit te oefenen op de uitstraling en de collectie (meer merchandising). Qua publiciteit doet het museum er goed aan om niet alleen in te zetten op zogenaamde free publicity maar ook een meer sturende en proactieve rol te betrachten richting de verschillende media, al dan niet tegen betaling. Het is wel zaak om de inhoud van de boodschap goed te
10
Hoo fds t uk 2 : Publiek
laten matchen met de collectie van het museum en aan te sluiten bij actuele thema’s in de samenleving dan wel deel te nemen aan het maatschappelijk debat. Tot slot mist het museum, na het overlijden van Boudewijn Büch, een herkenbaar en aansprekend eigen gezicht. De conclusie is dus dat het museum zijn marketing en PR-instrumenten effectiever kan benutten. Samenvattend oordeel van de commissie: voldoende met enkele kanttekeningen. 2.7 Het museum is ten behoeve van diverse doelgroepen op een relevante en toegankelijke manier aanwezig in nieuwe media Het museum is zeer goed op weg voor wat betreft de digitale toegankelijkheid van zijn collectie. Genoemd kunnen hier worden de website van het museum en dan met name de digitale toegankelijkheid van de collectie (zie ook hoofdstuk 3) en het feit dat het museum initiatiefnemer en trekker is van het project Virtual Collection of Masterpieces. Samenvattend oordeel van de commissie: goed.
11
Hoo fds t uk 3 : Coll ec t ie
3 Collectie 3.1 Inleiding In de onderstaande paragrafen vindt u het oordeel van de commissie over de deelvragen passend bij het beoordelingsgebied collectie. 3.2 Het collectiebeleid van het museum is passend bij de doelstelling en wordt consequent toegepast bij beslissingen tot aankoop of afstoot Het kost de commissie enige moeite om hier een afgewogen oordeel te geven. Dit heeft veel te maken met het feit dat informatie aangaande beslissingen tot aankoop of afstoot niet tot nauwelijks terug te vinden is in zowel de zelfstudie alsmede in de door het museum verstrekte aanvullende documentatie. Navraag leert dat het museum inmiddels werkt met collectieprofielen en deels werkt volgens de landelijke “Leidraad Afstoting Museale Objecten” (LAMO) van het Instituut Collectie Nederland. Bij aankopen, en dan met name bij de aankoop van contemporain materiaal, laat het museum zich nog teveel leiden door kansen en de eigen invulling van de conservator in plaats van de collectie op planmatige wijze aan te vullen. In het algemeen en aanvullend is de commissie van mening dat het museum in het collectiebeleid meer de actualiteit moet toepassen. Zoals de commissie het nu ervaart gaat het museum deels gebukt onder de eigen omvangrijke collectie en daarmee ligt de focus nog te sterk op het verleden. De commissie raadt het museum aan om de discussie aan te gaan over waar en hoe accenten te leggen binnen de collectie. De huidige missie en daarmee de doelstellingen zijn hiertoe niet richtinggevend genoeg (zie ook paragraaf 1.2). Samenvattend oordeel van de commissie: voldoende met kanttekeningen. 3.3 Het museum heeft zijn collectiebeheer op orde, zowel qua registratie en documentatie als qua restauratie en conservering De commissie is van mening dat het museum zijn collectiebeheer zeer goed op orde heeft, zowel qua registratie (alle objecten zijn geregistreerd) als qua documentatie. Een zelfde opmerking valt te maken over de onderdelen restauratie en conservering. Vermeldenswaardig is verder nog dat de restauratoren van het museum in staat zijn om te werken met verschillende materialen, waaronder ook de uitgebreide textielcollectie van het museum. Tevens werd de commissie aangenaam verrast door de enorme betrokkenheid van de depotbeheerders bij “hun” collectie. Een klein puntje van aandacht is de afstand tussen het museum (Leiden) en de depots (’s-Gravenzande) al wordt het kennelijk door het museum zelf niet als een probleem ervaren. Samenvattend oordeel van de commissie: excellent. 3.4 De collectie is digitaal in voldoende mate toegankelijk voor vakgenoten en publiek De commissie complimenteert het museum met de zeer goede digitale toegankelijkheid van de collectie voor zowel vakgenoten als het publiek. Samenvattend oordeel van de commissie: excellent.
12
Hoo fds t uk 3 : Coll ec t ie
3.5 Het museum slaagt er in om de toegankelijkheid van de collectie te vergroten door activering en mobiliteit daarvan De commissie is van mening dat het museum hier goed in slaagt. Enerzijds wordt de collectie geactiveerd door het 100% raadpleegbaar zijn van de collectie via websites. Anderzijds voert het museum een ruimhartig en liberaal bruikleenbeleid en wil het exposeren in het land van herkomst van de objecten. Het is de commissie in het algemeen opgevallen dat het museum regelmatig meewerkt aan tentoonstellingen georganiseerd door andere musea, bijvoorbeeld door het uitlenen van objecten dan wel het delen van kennis. Dit komt soms maar niet altijd ten goede aan Museum Volkenkunde Leiden. De commissie raadt het museum aan om zijn rol bij dergelijke tentoonstellingen explicieter dan nu het geval is te benadrukken en te gebruiken om zijn eigen naamsbekendheid te vergroten. Samenvattend oordeel van de commissie: goed.
13
Hoo fds t uk 4 : w e t en sch a p
4 Wetenschap 4.1. Inleiding In de onderstaande paragrafen vindt u het oordeel van de commissie over de deelvragen passend bij het beoordelingsgebied wetenschap. 4.2 De kwaliteit en de kwantiteit van het wetenschappelijk onderzoek zijn passend binnen de doelstellingen van het museum Museum Volkenkunde Leiden omschrijft zichzelf als een wetenschappelijk museum met als primaire doelstelling van het onderzoek het creëren van een meerwaarde voor de eigen collectie door het wetenschappelijk ontsluiten van die collectie. Het onderzoek dat wordt verricht, wordt door de afdeling onderzoek steeds getoetst aan de missie en doelstellingen van het museum. Daarbij wordt een evenwicht gezocht tussen de wetenschappelijke interesse van de conservator en het museale belang. De commissie is van mening dat het museum in dit laatste nog onvoldoende geslaagd is. De keuze voor onderzoek is nog teveel afhankelijk van de eigen keuze van de conservatoren en is nog onvoldoende ingebed in een systematisch onderzoeksbeleid van het museum (al zijn hier inmiddels wel enkele aanzetten toe gegeven, bijvoorbeeld middels collectieprofielen). De vraag die hier opkomt is dus: wie stelt de prioriteiten voor het onderzoek vast? De commissie mist hier een duidelijke visie van de directie. Een gevolg van de sterke gerichtheid op de eigen collectie brengt automatisch een focus op het verleden met zich mee en hierdoor mist de commissie de door het museum zo gewenste aansluiting met de missie van het museum en daarmee dus de aansluiting met de hedendaagse realiteit en de vraagstukken die daar spelen (zie ook paragraaf 1.2). De commissie vraagt zich af of de gemaakte onderzoekskeuzes, zoals weergegeven in de zelfstudie, niet te ambitieus zijn. Dit gezien de hoogte van de onderzoeksaanstelling van de verschillende conservatoren. De veelal, relatief, geringe onderzoekscomponent binnen de aanstellingen heeft gevolgen voor de doorloopsnelheid van het onderzoek en daarmee voor de aansluiting met de actualiteit. De vraag die hier volgens de commissie dan ook past is: hoeveel prioriteit geeft de directie aan het wetenschappelijk onderzoek binnen het museum? Over de kwaliteit van het wetenschappelijk onderzoek is de commissie goed te spreken (zie hiertoe ook paragraaf 4.3 en 4.4). Samenvattend oordeel van de commissie: voldoende met enkele kanttekeningen. 4.3 Het wetenschappelijk onderzoek in het museum draagt bij aan het relevante wetenschappelijke discours Onderzoekers van het museum dragen via publicaties in vaktijdschriften en via de wetenschappelijke reeks Mededelingen van het Rijksmuseum voor Volkenkunde bij aan het wetenschappelijke discours. Middels deelname aan nationale en internationale verenigingen en congresbezoek wordt verdere bijdrage gewaarborgd. Vermeldenswaardig is hier dat de publicaties van het museum kwalitatief goed scoren. De commissie is van mening dat het museum een hele goede keuze gemaakt heeft door vanaf 1991 te gaan samenwerken met de Universiteit van Leiden, al verloopt dit nog niet optimaal, o.a. door een probleem met de accreditatie van de Masteropleiding op het gebied van materiële cultuur in een museale context. Samenvattend oordeel van de commissie: goed.
14
Hoo fds t uk 4 : w e t en sch a p
4.4 De kwaliteitsborging van de output van het wetenschappelijk onderzoek is op orde De kwaliteitsborging van het wetenschappelijk onderzoek is goed op orde door het onderbrengen van dit onderzoek bij onderzoeksschool CNWS, een samenwerkingsverband van de Universiteit van Leiden met de Universiteit van Amsterdam, de Vrije Universiteit, de Universiteit van Utrecht en de Radboud Universiteit te Nijmegen. Deze onderzoeksschool wordt middels de visitaties van de universiteiten regelmatig gevisiteerd en daarbij steeds als goed beoordeeld. Vermeldenswaardig is verder dat publicaties, binnen de reeks Mededelingen van het Rijksmuseum voor Volkenkunde, voordat ze worden gepubliceerd eerst worden voorgelegd aan een externe referent en pas bij een positief oordeel worden uitgegeven. De commissie raadt het museum aan om in het kader van de onderzoeksoutput het gesprek over de standaards t.a.v. de output zeker te blijven voeren. Dit stimuleert niet alleen de output zelf maar zorgt er ook voor dat doodlopend onderzoek niet meer voorkomt. Samenvattend oordeel van de commissie: goed. 4.5 Het museum deelt zijn kennis met derden open en doelgroepgericht Het museum slaagt erin zijn kennis open en doelgericht te delen met derden, zowel in nationaal als in internationaal verband. De commissie complimenteert het museum in het bijzonder met zijn zeer gewaardeerde rol in internationale netwerken. Wel raadt de commissie het museum aan om bij het delen van zijn kennis de commerciële mogelijkheden wat verder te verkennen (zie ook paragraag 5.7). Samenvattend oordeel van de commissie: goed.
15
Hoo fds t uk 5 : bed ri j f
5 Bedrijf 5.1 Inleiding In de onderstaande paragrafen vindt u het oordeel van de commissie over de deelvragen passend bij het beoordelingsgebied bedrijf. 5.2 De organisatie van het museum is effectief toegesneden op de doelstellingen van het museum Het museum ervaart de huidige organisatie als adequaat voor de vervulling van zijn taken (een stichting waarvan het bestuur wordt gevormd door de directie en waarop toezicht wordt uitgeoefend door de Raad van Toezicht). Om zover te komen heeft het museum sterk ingezet op professionalisering en het bereiken van een optimale verhouding tussen vaste en flexibele personele beschikbaarheid al is dit laatste nog een discussiepunt met o.a. de ondernemingsraad (zie ook paragraaf 5.3). De commissie heeft kunnen constateren dat het museum er deels in geslaagd is om de eilandencultuur binnen de organisatie te doorbreken en dat de communicatie tussen de verschillende sectoren sterk is verbeterd. In een gesprek met de ondernemingsraad heeft de raad desgevraagd aangegeven dat de organisatie nog tekort komt op het gebied van een meer projectmatige aanpak en het opzetten van een evaluatiecultuur. Ook ervaart men de organisatiecultuur nog te zeer als top-down en mist men nog een aantal basisvoorwaarden op het gebied van personeel (het werkoverleg verloopt nog niet optimaal en sommige functieomschrijvingen ontbreken nog). Een punt van aandacht is dat het museum bovenstaande punten grotendeels zelf ervaart als verbeterpunten en een traject heeft ingezet om de personeelsfunctie verder te professionaliseren en de bedrijfscultuur te herijken (zie ook paragraaf 5.3). Samenvattend oordeel van de commissie: voldoende. 5.3 Het personeel van het museum is kwalitatief en kwantitatief in staat om een optimale bijdrage te leveren aan de doelstellingen van het museum Algemeen: In haar gesprekken met medewerkers is de commissie zeer onder de indruk geraakt van de positieve sfeer en de trots op het eigen museum dat door alle betrokkenen niet alleen zichtbaar werd uitgestraald maar zeker ook bij navraag zeer nadrukkelijk werd bevestigd en ook wordt gestaafd door een naar verhouding laag ziekteverzuimcijfer (rond de 3%). Met het gevaar dat de inhoud niet helemaal de lading dekt heeft de commissie toch gemeend in deze paragraaf enkele zaken aangaande de interne verhoudingen onder te brengen die zij heeft kunnen constateren tijdens haar visitatiebezoek. Ten eerste uit de commissie haar zorg over het overleg tussen directie en ondernemingsraad en noemt in het bijzonder het feit dat de rol van bestuurder in het overleg met de ondernemings raad wordt waargenomen door de adjunct-directeur. Een minder wenselijke situatie waar directie en ondernemingsraad, indien noodzakelijk door tussenkomst van de Raad van Toezicht, uit moeten komen. Een expliciet punt van aandacht voor de ondernemingsraad zelf is inzetten op verdere professionalisering en zorg dragen voor continuïteit binnen de eigen gelederen. Het verheugt de commissie te lezen dat het verbeteren van het debat tussen directie en ondernemingsraad inmiddels wordt genoemd als een expliciet verbeterpunt maar dat zij toch concluderend moet constateren dat de relatie tussen beide partijen nog niet op orde is.
16
Hoo fds t uk 5 : bedri j f
Ten tweede heeft de commissie enige zorg over de spanning die er bestaat tussen de wetenschap/onderzoekers en de directie. Hoewel een van oudsher lastige relatie, heeft de commissie kunnen constateren dat de huidige relatie een meer systematisch onderzoeksbeleid in de weg kan staan (zie hiertoe ook paragraaf 4.2) alsook communicatie tussen en afstemming met de andere sectoren (met name t.a.v. het tentoonstellingenbeleid) in het museum kan frustreren. Dit laatste is gezien de eigen wens van het museum om beter te kunnen inspelen op zaken als toenemende vraaggerichtheid en toenemende flexibiliteit ongewenst. De directie heeft ervoor gekozen om de personele inzet deels te flexibiliseren (rond de 70% vast en rond de 30% flexibel) en heeft hiertoe na een intensief debat inmiddels een blauwdruk voor opgesteld. Op basis van de zelfevaluatie en eigen waarneming heeft de commissie kunnen constateren dat deze keuze heeft geleid tot spanningen binnen de organisatie en uiteindelijk tot een verschil van mening met de conservatoren. De commissie is van mening dat onderwerpen als flexibilisering van de personeelsinzet altijd gekoppeld dienen te worden aan een gedegen visie op de toekomst van de eigen organisatie. Hoe ziet het museum er bijvoorbeeld over vijf jaar uit en wat is er nodig aan personele inzet om daar te komen? In kwantitatieve zin acht de commissie het personeel voldoende in staat om een bijdrage te leveren aan de realisatie van de doelstellingen van het museum. Samenvattend oordeel van de commissie: voldoende met enkele kanttekeningen. 5.4 De (financiële) planning en control-cyclus van het museum levert relevante sturingsinformatie en biedt mogelijkheden tot tijdig bijsturen De sector bedrijfsvoering van het museum coördineert de financiële planvorming, het monitoren van de financiële uitvoering en voert de gehele financiële administratie. De commissie acht dit conform de regels van een normale financiële bedrijfsvoering. Wel uit de commissie haar zorg over het niet op volle sterkte zijn van de sector Bedrijfsvoering, i.c. het hoofd van deze sector heeft inmiddels afscheid genomen van de organisatie en deze vacature wordt naar verwachting pas in het najaar opgevuld. De tussentijdse zaken worden waargenomen door de directie. Samenvattend oordeel van de commissie: voldoende 5.5 De opvolging van calamiteiten, zowel in de publieksruimtes als in de depotruimtes is in de organisatie van het museum geborgd Het museum speelt goed in op de spanning die er bestaat tussen de toegankelijkheid van de collectie voor het publiek en de noodzakelijke beveiliging van de afzonderlijke objecten. Er is voor gekozen om de zichtbare beveiliging tot een minimum te beperken (camerabewaking i.p.v. suppoosten) en de veiligheid van de objecten te borgen middels niet-zichtbare beveiliging. Nadere details aangaande de beveiliging passen in de ogen van de commissie niet in een openbaar visitatierapport. Ook de procedures voor de opvolging van calamiteiten, zoals klimaatbeheersing, verpakken en transporteren van objecten en het begeleiden van bezoekers zijn goed te noemen. Tot slot draagt de door het museum gevoerde registratie van de collectie indirect bij aan het voorkomen van ontvreemding en/of beschadiging van objecten, al valt dit niet voor de volle 100% uit te sluiten. De commissie is van mening dat het huidige registratiebeleid een adequate reactie lijkt op hetgeen er in het verleden is gebeurd (het niet meer aanwezig of traceerbaar zijn van een relatief groot aantal objecten).
17
Hoo fds t uk 5 : bedri j f
Een puntje van aandacht is het dreigende verval van een deel van de textielcollectie indien niet tijdig aandacht wordt besteed aan het aanpassen van de bewaaromstandigheden. Samenvattend oordeel van de commissie: goed. 5.6 Het museum heeft zijn kwaliteitszorgprocessen op orde De commissie is verheugd te lezen dat het museum zijn kwaliteitszorgprocessen op onderdelen goed op orde heeft, met name op het gebied van collectiebeheer (zie hiertoe ook paragraaf 3.3) en de borging van de kwaliteit van het wetenschappelijk onderzoek (zie hiertoe paragraaf 4.4). Zij ondersteunt het voornemen van het museum om te onderzoeken of de ISO-certificering van de afdeling collectiebeheer kan worden uitgebreid naar het hele museum. Samenvattend oordeel van de commissie: goed 5.7 Het sponsorbeleid van het museum is passend bij de doelstellingen en solide De commissie heeft kunnen constateren dat het museum weinig succesvol is geweest in het werven van sponsoren op een meer duurzame en continue basis, mede door het naar het oordeel van de commissie, ontbreken van een “sense of urgency” aangaande sponsoring. Dit heeft tot gevolg dat het museum qua financiën voor 90% afhankelijk is van de subsidie van het Rijk. De commissie acht dit een minder wenselijke situatie en is van mening dat het museum zijn inspanningen op het gebied van fondsenwerving moet uitbreiden en gerichter moet werken aan het opbouwen van relaties, met name met het bedrijfsleven. Het museum zou dit kunnen doen door contact te zoeken met organisaties afkomstig uit landen/culturen die dicht aansluiten bij de eigen collectie. Een goed voorbeeld is het Japanse bedrijfsleven in Nederland. Een ander voorbeeld is bedrijven proberen te interesseren voor 3e geldstroom onderzoek en aldus de eigen kennis te vermarkten. Een recente ontwikkeling die de mening van de commissie betreffende sponsoring en daarmee het belang van de eigen verdiencapaciteit van het museum nog eens onderstreept is het onlangs uitgebrachte advies van de Commissie Cultuurprofijt. Concluderend kan gesteld worden dat het museum hier proactiever en commerciëler moet leren denken. Naast het zoeken van sponsoren kan bij het vergroten van de eigen inkomsten gedacht worden aan het afsluiten van onderzoekscontracten en het vermarkten van de eigen kennis. Samenvattend oordeel van de commissie: onvoldoende 5.8 De huisvesting van het museum past bij het niveau van de museale bedrijfsvoering en is van voldoende kwaliteit Algemeen acht de commissie de huisvesting van de vaste tentoonstelling, de personeelsruimtes en de openbare ruimtes van voldoende kwaliteit. Wel ondersteunt de commissie de eigen constatering van het museum dat er op het gebied van de huisvesting enige verbeteringen noodzakelijk zijn. Met name de ruimte die beschikbaar is voor tijdelijke tentoonstellingen baart de commissie zorg. Ten gevolge van die huidige situatie zijn er problemen met de bewegwijzering, de routing en het teveel onderverdeeld zijn van de ruimte. Ook viel het de commissie op dat door ligging en aard het huidige gebouw een te gesloten en naar binnen gekeerde indruk maakt terwijl de collectie baat heeft bij transparantie. Tot slot is de commissie van mening dat de entree van het gebouw te ver verwijderd is van de openbare weg en daarmee van toevallig passerende en potentiële bezoekers van het museum.
18
Hoo fds t uk 5 : bed ri j f
Samenvattend oordeel van de commissie: voldoende met de kanttekening dat bij een eerdere herinrichting van het gebouw (afgerond in 2001) onvoldoende rekening gehouden is met de functie tijdelijke tentoonstellingen.
19
Ho o fds t uk 6 : s a m en vat t en de co n clusies
6 Samenvattende conclusies 6.1 Inleiding De visitatiecommissie ziet in haar bovenstaande bevindingen voldoende basis om tot een afgewogen oordeel en aanbevelingen te komen en beschouwt daarmee haar opdracht als vervuld (zie hiertoe pagina 5). Zij begint met het uitspreken van haar waardering voor de door het museum opgestelde zelfevaluatie. De zelfevaluatie geeft een getrouw beeld van de werkelijkheid en getuigt van visie en een volwassen kijk op de eigen organisatie. Een puntje van aandacht is dat het toevoegen van een SWOT-analyse meer kansen geboden zou hebben om ook een visie op de toekomst te ontwikkelen. Onderstaand vindt u het samengevatte oordeel van de commissie over de vijf specifieke aandachtgebieden, namelijk algemeen, publiek, collectie, wetenschap en bedrijf. 6.2 Conclusies algemeen Het museum kent zijn stakeholders goed en betrekt hen, waar relevant, bij de beleidsontwikkeling en –evaluatie. Het museum toont een proactieve houding in het kennen en invulling geven aan de beleidsprioriteiten van de bewindspersoon. Tevens is de commissie van mening dat de Raad van Toezicht tijdig relevantie informatie krijgt en dat de Raad deze informatie voldoende en effectief benut voor de uitoefening van haar rol. Op het gebied van de missie wil de commissie het museum een verbeterpunt meegeven. De commissie acht de huidige missie te hoog gegrepen en niet operationeel genoeg. Daardoor wordt deze missie niet consequent toegepast bij de beleidsontwikkeling. De commissie raadt het museum dan ook aan om voor de komende beleidsperiode opnieuw en kritisch te kijken naar de eigen missie. 6.3 Conclusies publiek De commissie complimenteert het museum met de fraaie en zorgvuldige opstelling van de vaste collectie. Wel nodigt zij het museum uit om na te denken over de vraag of het wenselijk is dat de vaste presentatie een groot deel inneemt van de in totaal aanwezige expositieruimte. De programmering en uitvoering van de tijdelijke tentoonstellingen is goed met de kanttekeningen dat het museum zijn publieksaantrekkelijkheid beperkt door jaarlijks één grote tijdelijke tentoonstelling te organiseren en dat de fysieke ruimte beschikbaar voor tijdelijke tentoonstellingen te wensen overlaat. De didactische kwaliteit van de publieksbegeleiding is goed en voldoende vertaald naar wisselende vormen van educatie en voorlichting. De gebruikte ICT-infrastructuur binnen de tentoonstellingen is echter verouderd en aan vernieuwing toe. Op het gebied van de digitale toegankelijkheid van zijn collectie in nieuwe media is het museum zeer goed op weg en vervult hier een voortrekkersrol t.o.v. collega-instellingen. De commissie is met het museum van mening dat het noodzakelijk is om de programmering van evenementen te evalueren en opnieuw te herijken. Aanvullend nodigt de commissie het museum uit om in dit verband algemener en commerciëler te denken. Afsluitend is de commissie van mening dat het museum zijn marketing en PR-instrumenten effectiever kan benutten.
20
Ho o fds t uk 6 : s a m en vat t en de co n clusies
6.4 Conclusies collectie Het museum heeft zijn collectiebeheer zeer goed op orde, zowel qua registratie en documentatie als qua restauratie en conservering. De collectie is eveneens zeer goed digitaal toegankelijk voor het publiek en voor vakgenoten. Ook slaagt het museum er goed in om de toegankelijkheid van zijn collectie te vergroten door activering en mobiliteit daarvan. Bij aankopen, en dan met name bij de aankoop van contemporain materiaal, laat het museum zich echter nog teveel leiden door kansen en de eigen invulling van de conservator in plaats van de collectie op planmatige wijze aan te vullen. In het algemeen en aanvullend is de commissie van mening dat het museum in het collectiebeleid meer de actualiteit moet toepassen. Zij raadt het museum dan ook aan om de discussie aan te gaan over waar en hoe accenten te leggen binnen de collectie. 6.5 Conclusies wetenschap De commissie is goed te spreken over de kwaliteit en de kwaliteitsborging van het wetenschappelijk onderzoek. Ook is zij te spreken over de actieve en zeer gewaardeerde rol van het museum in internationale netwerken. Wel vraagt zij zich af wie de prioriteiten voor het onderzoek vaststelt en of de gemaakte onderzoekskeuzes niet te ambitieus zijn. 6.6 Conclusies bedrijf De organisatie van het museum is in voldoende mate effectief toegesneden op de doelstellingen van het museum. In haar gesprekken met medewerkers is de commissie zeer onder de indruk geraakt van de positieve sfeer en de trots op het eigen museum dat door alle betrokkenen niet alleen zichtbaar werd uitgestraald maar zeker ook bij navraag zeer nadrukkelijk werd bevestigd. Enkele zaken aangaande de interne verhoudingen die de aandacht verdienen zijn: het overleg tussen directie en ondernemingsraad, de relatie tussen de wetenschappers en de directie en de keuze van de directie om de personele inzet deels te flexibiliseren. De financiële planning en controlcyclus is voldoende op orde en de opvolging van calamiteiten is in de organisatie van het museum goed geborgd. De kwaliteitszorgprocessen zijn op onderdelen goed op orde. Een kritische opmerking valt te maken over het sponsorbeleid van het museum. Het museum moet hier proactiever en commerciëler leren denken. Voor de huisvesting geldt tot slot dat de huisvesting van de vaste tentoonstelling, de personeelsruimtes en de openbare ruimtes van voldoende kwaliteit is maar dat de commissie haar zorg uit over de ruimte die beschikbaar is voor tijdelijke tentoonstellingen.
21
Bi j l agen
Bijlage 1: Visitatie: basisdocumenten voor kwaliteitszorg in musea.* Protocol visitatie t.b.v. museale visitatiecommissies Opdracht 1) De opdrachtgever voor een visitatie is de directeur-bestuurder van de te visiteren instelling. 2) De visitatiecommissie geeft in haar rapport antwoord op de volgende vragen: Geeft de zelfevaluatie van dit museum een getrouw beeld van de werkelijkheid in dit museum? Zo nee, op welke punten signaleert u afwijkingen, en in welke zin? Geef op grond van uw bevindingen adviezen aan het museum. Samenstelling 3) De visitatiecommissie wordt door de VRM samengesteld en benoemd. 4) De visitatiecommissie bestaat, afhankelijk van de omvang en de complexiteit van de te visiteren instelling, uit minimaal 3 en maximaal 5 leden. Binnen de commissie is tenminste expertise aanwezig op de volgende terreinen: a. Algemene bedrijfsvoering b. Het verzamelgebied van het te visiteren museum c. Kwaliteitszorg als onderdeel van het bedrijfsproces 5) De commissiesecretaris is geen lid van de visitatiecommissie. 6) De visitatiecommissie is internationaal samengesteld. Werkwijze 7) De visitatiecommissie bepaalt haar eigen werkwijze. Zij verantwoordt deze in haar rapport, inclusief een explicitering van het beoordelingskader dat zij heeft gehanteerd. 8) Tenminste de volgende instrumenten staan de visitatiecommissie voor het beantwoorden van de vragen ter beschikking: a. Het zelfevaluatierapport van de te visiteren instelling b. De bijlagen bij het zelfevaluatierapport c. De handleiding zelfevaluatie van de VRM, inclusief de bijlage d. Gesprekken met betrokkenen binnen en uit de omgeving van de te visiteren instelling. Onder deze ten minste i. de directie van de instelling ii. de Raad van Toezicht van de instelling iii. medewerkers uit alle geledingen van de instelling iv. externe stake-holders (denk aan bezoekers, gemeente, samenwerkingspartners, opdrachtgevers, sponsoren) 9) De visitatiecommissie presenteert haar bevindingen aan de opdrachtgever. Deze publiceert de bevindingen en biedt ze aan de minister van OCW aan. 10) Indien binnen de visitatiecommissie een onoverbrugbaar verschil van inzicht bestaat inzake de beoordeling van (een aspect van) het gevisiteerde museum, wordt dit in het rapport inzichtelijk gemaakt. 11) De secretaris van de visitatiecommissie ondersteunt de commissie, vraagt tijdig de documenten op bij de te visiteren instelling, zorgt voor de verspreiding daarvan onder de leden van de commissie, doet verslag van de bijeenkomsten en schrijft in opdracht van de commissie het eindrapport. Het eindrapport wordt onder verantwoordelijkheid van de commissie vastgesteld. 12) Het visitatieproces omvat tenminste vijf fases: a. De voorbereiding van het bezoek aan de te visiteren instelling. Deze omvat de bestudering van de door de instelling aangeleverde documenten en een bijeenkomst ter * De in deze bijlage opgenomen documenten zijn in maart 2007 door de VRM gepubliceerd. Sindsdien heeft de minister van OCW het opdrachtgeverschap op zich genomen. De basisdocumenten zullen na de pilotfase aan deze en eventuele andere veranderde omstandigheden worden aangespast.
22
Bi j l agen
kennismaking, taakverdeling en bespreking van de eerste bevindingen. b. Het bezoek aan de instelling. Deze bijeenkomst duurt minimaal een en maximaal twee dagen. Op de bezoekdag worden de gesprekken met de betrokkenen uit de instelling en de externe stake-holders gevoerd. Aan het einde van de dag wordt aan de directie van het museum een eerste indruk teruggegeven op basis van de gesprekken. c. De conceptfase. Hierin wordt overeenstemming bereikt over de bevindingen op basis van een eerste ruw conceptrapport dat door de secretaris is opgesteld op basis van de gesprekken op de bezoekdag. d. Het vaststellen van het conceptrapport dat aan de directie van de gevisiteerde instelling voor wederhoor wordt aangeboden. e. De definitieve vaststelling van het eindrapport, waarin verwerkt de reactie op het wederhoor van de directie van de gevisiteerde instelling. 13) De doorlooptijd van een visitatieproces is maximaal 12 maanden. De visitatiecommissie verricht haar werkzaamheden binnen maximaal 6 maanden. Daaraan vooraf gaat het proces van zelfevaluatie binnen de te visiteren instelling. 14) Na vaststelling van het definitieve rapport wordt dit aan het bestuur van de gevisiteerde instelling gepresenteerd. Het bestuur van de instelling zendt het rapport naar de minister van OCW en maakt het overigens openbaar.
Criteria en wijze van samenstellen van de commissies 15) De VRM stelt een lijst van potentiële leden van visitatiecommissies samen, waaruit per museum een commissie wordt samengesteld. Potentiële leden worden vooraf gepolst om hun principebereidheid tot toetreding tot één of meer visitatiecommissies vast te stellen. 16) De leden van de visitatiecommissie zijn in de vijf jaar voorafgaand aan de visitatie niet in dienst geweest bij het te visiteren museum, hebben in diezelfde periode geen opdrachten vervuld voor het te visiteren museum en van hen is in dezelfde periode geen projectvoorstel of sollicitatie afgewezen. 17) De leden van de visitatiecommissie zijn in de commissie opgenomen vanwege hun deskundigheid en onafhankelijkheid. Zij hebben in relatie tot de visitatie geen ander belang dan een zo getrouw mogelijk beeld te geven van hetgeen door hen tijdens het visitatieproces is of wordt gevonden. 18) Indien een kandidaat-commissielid vooraf feiten kent die hem/haar zouden kunnen belemmeren in zijn/haar onafhankelijkheid, dient dit kandidaat-lid dit onverwijld te melden en zich terug te trekken uit de commissie. Indien tijdens het visitatieproces dergelijke feiten blijken aan het betrokken lid of een der andere leden, dient ook daaruit de conclusie getrokken te worden dat het betrokken lid zich terugtrekt. 19) De voorzitter van de commissie wordt in functie geworven en benoemd. De verdere taakverdeling tussen de commissieleden wordt binnen de commissie afgesproken. 20) Bij de samenstelling van een visitatiecommissie ten behoeve van een museum, heeft de directie van dat museum het recht om aan te geven welke potentiële commissieleden niet in aanmerking komen. Van dit recht kan uitsluitend gebruik worden gemaakt op grond van een (vermeend) gebrek aan onafhankelijkheid, zoals beschreven in punt 17. 21) De directie van het museum dat opdracht geeft tot visitatie, kan eventueel specifieke deskundigheid in de visitatiecommissie vragen. Indien deze specifieke deskundigheid niet beschikbaar is binnen de lijst, zal deze van buiten worden aangetrokken. Een lid van een visitatiecommissie dat op deze manier is aangetrokken, kan geen voorzitter van de commissie zijn, en is geen lid van een commissie van 3 leden. 22) Aan leden van een visitatiecommissie worden alle ten behoeve van de visitatie gemaakte onkosten vergoed. Hierbij zijn tenminste inbegrepen: reis- en verblijfkosten voor alle bijeenkomsten, inclusief het instellingsbezoek.
23
Bi j l agen
Pilotfase 23) In de pilot-visitatie wordt een extra lid aan de visitatiecommissies toegevoegd met specifieke deskundigheid inzake externe kwaliteitszorg. Dit toegevoegde lid heeft tot taak aan het proces deel te nemen, maar ook om het proces zelf kritisch te beschouwen.
Handleiding voor zelfevaluatie van museale instellingen Inleiding Voor u ligt een geannoteerde inhoudsopgave voor een zelfevaluatierapport, dat u in de gelegenheid stelt het handelen in uw museum tegen het licht te houden. Het maken van een zelfevaluatie is de eerste (en belangrijkste) stap in het visitatietraject dat u recent bent aangegaan. Dit traject wordt na het opstellen van uw zelfevaluatie voortgezet door de visitatiecommissie die zich op grond van het rapport, andere documenten en gesprekken met leden van uw organisatie en externe stake-holders een oordeel zal vormen over de kwaliteit van uw organisatie en de producten die u levert. Na hoor en wederhoor zal het rapport van de visitatiecommissie worden gepubliceerd. Het zelfevaluatierapport is het schakelpunt tussen uw interne kwaliteitszorg en de externe kwaliteitsbeoordeling door de visitatiecommissie. Het doel van deze exercitie is dat u een beter, completer en extern gevalideerd inzicht krijgt in de kracht en zwaktes van uw eigen organisatie. Daardoor wordt u in staat gesteld nog beter te sturen op de doelen die u in uw museum wilt bereiken en kunt u na verloop van tijd nog beter vaststellen of, hoe en tegen welke kosten u deze doelen bereikt hebt. Het geeft u instrumenten in handen om de kwaliteit van uw museum verder te versterken. Tegelijkertijd biedt het een maatschappelijke verantwoording van de wijze waarop u in uw museum uw maatschappelijke rol invult en deze steeds aan de eisen van de tijd aanpast. Aan de beoordeling van de visitatiecommissie wordt door de subsidiegever geen direct gevolg gehangen in de vorm van een subsidiebesluit. Wel acht de subsidiegever het van belang dat langs deze weg maatschappelijk verantwoording wordt afgelegd. De zelfevaluatie van het museum is een document dat uitsluitend bestemd is voor het museum zelf en de visitatiecommissie. De commissieleden zijn gebonden aan geheimhouding van de documenten en informatie die u hen aanlevert. Zij publiceren slechts hun eigen bevindingen, en waar relevant wordt daarin verwezen naar hetgeen u heeft aangeleverd. Indien daarbij vertrouwelijke informatie in het geding is (bijvoorbeeld informatie over uw beveiliging) prevaleert het (veiligheids) belang van het museum. Uitgangspunten Quality is in the eye of the beholder. Zeker in een complexe organisatie is kwaliteit geen eenduidig begrip. Kwaliteit is ook niet altijd meetbaar. Voor musea komt daar nog bij dat de grote onderlinge verschillen met zich meebrengen dat ook de ambitieniveaus sterk uiteen lopen. Daarom is voor deze inhoudsopgave gekozen voor een kader, waarvan per instelling –beargumenteerdkan worden afgeweken. Doel van het visitatieproces is immers, om te bezien of u uw doelen voldoende relevant heeft beschreven, of ze in uw organisatie voldoende leven en of de organisatie er in voldoende mate op is ingericht en aan werkt om ze te bereiken. Uw doelen, uw ambities zijn daarmee de norm waaraan u wordt getoetst. Daarmee zijn de uitkomsten van visitaties relatief, maar in principe altijd relevant voor het betrokken museum. De vraag die gesteld wordt is: is het museum fit-for-purpose; is het in staat de zelfbepaalde doelen te bereiken. Quality is in the eye of the beholder. Een tweede uitgangspunt van het proces, dat voortkomt uit deze stelling is dat een visitatieproces door de hele organisatie wordt uitgevoerd. Door met elkaar
24
Bi j l agen
het gesprek aan te gaan over de vragen die worden gesteld, ontstaat het meerdimensionale beeld van kwaliteit. En ontstaat het gesprek over de vraag wat hoe beter kan om de gestelde doelen te bereiken. Maar allereerst ontstaat het gesprek over de doelen zelf en hun relevantie. En daarmee wordt al bij de zelfevaluatie draagvlak ontwikkeld voor verbetering. Daarbij is het heel simpel: een visitatiecommissie komt praten met uw medewerkers, dus is het verstandig dat zelf eerst te doen! Quality is in the eye of the beholder. Deze uitspraak is nog op een derde manier relevant als uitgangspunt van het visitatieproces: Zijn de doelen die het museum zichzelf stelt, voldoende relevant in de maatschappelijke werkelijkheid? Door deze vraag te stellen, onderwerpen musea zich aan de maatschappelijke wens tot het afleggen van verantwoording, het steeds opnieuw vaststellen van de maatschappelijke relevantie van musea als dragers van het collectief geheugen en afstandelijke beschouwers van het heden. Om deze dimensie te belichten, worden ook uw stake-holders (het publiek, sponsoren, samenwerkingspartners) betrokken bij de visitatie. Quality is in the eye of the beholder. De vierde en laatste wijze waarop dit uitgangspunt relevant is, gaat over de samenstelling van de visitatiecommissie. De commissies worden samengesteld per te visiteren museum. Ze zijn interdisciplinair samengesteld om op die manier een zo breed mogelijke blik in uw museum te kunnen werpen. U kunt aangeven welke disciplines u in uw commissie terug wilt zien, en waarom. Voorts kunt u het aangeven als u bepaalde mensen graag of juist niet in de commissie wilt zien. Het belangrijkste criterium bij het samenstellen van de commissie is echter de onafhankelijkheid van de leden van de commissie: geen (voormalige) medewerkers, geen “vriendjes”en geen “vijanden”. In de bijlage1 vindt u de uitgangspunten van onafhankelijkheid. Daarnaast wordt de commissie natuurlijk ook samengesteld op basis van beschikbaarheid van de betrokkenen. Opzet van de inhoudsopgave De start van het visitatieproces is de zelfevaluatie. U heeft zichzelf de opdracht gegeven uw organisatie te beschrijven. Dat doet u in vijf hoofdstukken: Algemeen, Publiek, Collectie, Wetenschap en Bedrijf. Hiermee wordt naar verwachting de gehele museale organisatie in beeld gebracht, waar mogelijk in onderlinge samenhang. In de hoofdstukken belicht u de aspecten • In- en externe relevantie • In- en externe productiviteit • Efficiency • Leiderschap Belangrijk voor de beoordeling van kwaliteit zijn de werkprocessen; wat komt er in, wat wordt er aan toegevoegd, wat komt er uit en hoe wordt een en ander geëvalueerd. Om die reden verzoeken wij u om in uw rapportage ook steeds aandacht te besteden aan deze proceskenmerken: • Doelstellingen • Programma • Personeelsinzet • Inzet voorzieningen • Interne kwaliteitszorg • Resultaten Bij de beschrijving van uw organisatie zult u gebruik maken van in uw museum bestaande documenten (plannen, evaluaties, verslagen van vergaderingen, producten). Voeg deze bij uw zelfevaluatie bij, zodat de visitatiecommissie een dieper inzicht kan ontwikkelen dan uitsluitend op grond van de zelfevaluatie zelf. Ook op de dag dat de visitatiecommissie bij u op bezoek komt, dienen deze documenten voor de commissie beschikbaar te zijn. Om u behulpzaam te zijn bij de beschrijving van uw organisatie, is in de bijlage een uitputtende vragenlijst opgenomen. Deze kan goede dienst doen als checklist, om te voorkomen dat
25
Bi j l agen
een element van uw werkzaamheden aan de aandacht ontsnapt, en om te zien op welke wijze over de verschillende aspecten en proceskenmerken kan worden gerapporteerd. U zult in de vragenlijst in ieder hoofdstuk vragen tegenkomen die betrekking hebben op sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen. Door dergelijke vragen te stellen, wordt u uitgedaagd zelf een analyse te maken van de stand van zaken in uw museum. U hoeft de vragenlijst niet steeds te volgen, maar waar u elementen niet beschrijft, zal daarbij wel een toelichting nodig zijn vanuit het motto: pas toe of leg uit. In het geval u bijvoorbeeld geen wetenschappelijke functie vervult, hoeft u niet alle vragen op dat terrein te beantwoorden. Voor de visitatiecommissie is het in dat geval echter wel van belang te weten op grond waarvan dat besluit is genomen, of die situatie is ontstaan. Dit onder andere om te voorkomen dat (in het genoemde voorbeeld) de focus van de visitatie alsnog naar het ontbreken van de wetenschappelijke functie wordt getrokken, waardoor mogelijk relevantere aspecten onderbelicht raken. 1 Nog te ontwikkelen basisreglement voor de samenstelling van commissies. 2 Het kan zijn dat u in uw organisatie de indeling van werkzaamheden anders heeft vormgegeven dan in de hoofdstukindeling zoals opgenomen in deze inhoudsopgave. Om het voor de visitatiecommissie hanteerbaar te houden, verzoeken wij u de indeling echter te volgen. U kunt bij de beschrijving van uw organisatie steeds de meest betrokken medewerkers betrekken, ook als ze in uw organisatie ergens anders geplaatst zijn. Vragenlijst bijlage bij de zelfevaluatie 1. Algemeen In dit hoofdstuk wordt algemene informatie verzameld. Het gaat dan om de informatie waaraan in de volgende hoofdstukken de museale functies worden opgehangen. Kern is de missie van het museum, de wijze waarop het museum zich in de samenleving positioneert en de wijze waarop deze algemene missie doorwerkt in de museale organisatie en werkwijze. 1) Heeft u de missie van het museum omschreven? Zo ja, waar; document bijvoegen. 2) Wanneer is deze missie geschreven, dan wel voor het laatst herzien? a. Wie waren betrokken bij de laatste beschrijving/herziening van de missie? Waren dit eigen medewerkers of ook externen? b. Is uw Raad van Toezicht betrokken geweest? Hoe? 3) Betrekt u bezoekers (scholen, vrienden van het museum, andere organisaties en/of individuen) bij de ontwikkeling van de missie en het beleid van het museum? a. Zo ja hoe? Voeg eventuele documenten bij. 4) Is beschreven hoe de missie van het museum doorwerkt in - Collectieplan - Tentoonstellingsplannen - Beleidsplannen - Bedrijfsplan - Marketingplannen Genoemde documenten bijvoegen. 5) Wanneer is de missie voor het laatst benut voor het nemen van een (strategische) beslissing? a. Voor welke beslissing? b. Hoe is dat gebeurd? c. Wat was de uitkomst van de beslissing? 6) Op welke manier en over welke onderwerpen wordt de Raad van Toezicht geïnformeerd? Voeg verslagen van de drie laatstgehouden RvT-vergadering bij. 7) Is de missie van het museum vertaald in concrete doelstellingen?
26
Bi j l agen
a. Zo ja, waar; document bijvoegen. 8) Is voor het ontwerp van de missie van het museum een omgevingsanalyse gemaakt? a. Zo ja, document bijvoegen. b. Zo nee, waarom niet? 9) Acht u uw missie intern en extern relevant? Geef argumenten Acht u uw missie ambitieus? Geef argumenten Acht u uw missie haalbaar? Geef argumenten 10) Is beschreven wanneer en hoe de missie in uw organisatie opnieuw tegen het licht wordt gehouden? 11) Heeft het museum recent een SWOT-analyse laten uitvoeren? Zo ja, document bijvoegen. a. Wat is gebeurd met de uitkomsten van de analyse? 12) Worden er in uw museum, al dan niet in samenwerking met derden, maatschappelijk relevante activiteiten ontplooid die buiten de traditionele museale taken vallen? a. Zo ja, welke en op welke manier zijn deze activiteiten opgehangen aan uw missie? b. Beschrijf doel, werkwijze en uitkomsten van deze activiteiten en/of voeg relevante documentatie bij. 13) Zijn er verbeterpunten (al dan niet voortkomend uit de SWOT-analyse) die momenteel op de agenda van het museum staan, maar die nog niet zichtbaar zijn in het vervolg van deze zelfevaluatie? 14) Heeft u plannen, prioriteiten, contouren van toekomstig beleid die nog niet in de vorm van beleidsdocumenten zijn neergeslagen maar die wel relevant zijn voor de (toekomstige) positionering van het museum? Zo ja, kunt u deze beschrijven? 2. Publiek In dit hoofdstuk wordt aandacht gevraagd voor alle aspecten van het publieksgerichte werk; vaste en tijdelijke presentaties, publieksbegeleiding, educatie, samenwerking met scholen en andere organisaties, marketing en PR. 1) Hoe beschrijft u uw publiek? a. Heeft u dit ergens beschreven? b. Zo ja, waar; document bijvoegen. 2) Geef inzicht in de publiekscijfers (aantallen, doelgroepen) over de afgelopen drie jaar. a. Kunt u in uw publieksbereik een trend waarnemen (groeiend, gelijkblijvend, krimpend, wijziging in de samenstelling) en zo ja, kunt u aangeven waar deze trend uit voortkomt? 3) Zijn deze veranderingen door u gezocht of spontaan ontstaan? a. Indien gezocht; waarom en hoe heeft u deze verandering gezocht? b. Welke instrumenten heeft u hierbij benut? Indien relevant: documenten bijvoegen. 4) Welke kracht, zwakheden, kansen en bedreigingen ziet u ten aanzien van uw publieksfunctie? a. Benoem de knelpunten. b. Geef uw oordeel over (het belang van) de knelpunten. c. Heeft u een verbeterplan? Zo ja, documentatie bijvoegen. 5) Welke instrumenten heeft u benut om uw publiek te beschrijven? (vb. algemeen of specifiek publieksonderzoek, omgevingsanalyse, andere instrumenten) 6) Wanneer heeft u voor het laatst uw publiek beschreven? Wie in (en buiten) de organisatie zijn daarbij betrokken geweest? 7) Is uw huidige publiek het door u gewenste publiek? a. Waarom wel/niet? b. Indien niet, wat doet u om het door u gewenste publiek aan te trekken? c. Hoe heeft u deze inzet verankerd in uw organisatie? Wie is verantwoordelijk? 8) Werkt u samen met scholen en/of andere maatschappelijke organisaties ter bevordering van uw publieksbereik? a. Zo ja, met wie en hoe? b. Gebeurt dit planmatig? Zo ja, voeg het plan bij.
27
Bi j l agen
c. Zo nee, hoe ontstaan samenwerkingsverbanden en zijn deze ad-hoc of blijvend? d. Wie is verantwoordelijk voor de samenwerking met scholen en/of andere maatschappelijke organisaties? 9) Heeft u een vriendenvereniging of –stichting? a. Zo ja, welke rol vervult deze vereniging of stichting? b. Betrekt u de vereniging of stichting bij uw (publieks-)beleid? Zo ja hoe? c. Hoe vaak en waarover vergadert u met uw vriendenvereniging of –stichting? Voeg verslagen van recente vergaderingen bij. 10) Op welk moment in de ontwikkeling van een tentoonstelling wordt de educatieve functie in uw museum daarbij betrokken? 11) Hoe oordeelt u over de didactische kwaliteit van de publieksbegeleiding bij tentoonstellingen? a. Evalueert u deze specifiek? Zo ja, voeg relevante documentatie bij. Zo nee, waarop baseert u uw oordeel? 12) Hoe stelt u vast voor welke doelgroep(en) u specifieke begeleiding bij uw tentoonstellingen maakt? 13) Voert u systematisch onderzoek uit omtrent de tevredenheid van uw publiek? Zo ja, op welke wijze? Voeg uitkomsten over de afgelopen 3 jaren bij. Zo nee, waarom niet? 14) Indien u tevredenheidonderzoek uitvoert onder uw publiek, kunt u aangeven wat u doet met de uitkomsten daarvan? a. Wie is verantwoordelijk voor de opvolging van dit onderzoek? b. Hoe meet u of deze opvolging het gewenste resultaat heeft? c. Geef waar mogelijk op deze vraag antwoord voor de onderdelen educatie, presentatie, horeca, winkel. 15) Welke activiteiten verricht u om uw (of uw gewenste) publiek aan zich te binden? Voeg voorbeelden van uitgevoerde (tentoonstellings-/evenementen) plannen bij. Voeg evaluaties van tentoonstellingen/evenementen bij. 16) Hoe stelt u vast of een activiteit het gewenste resultaat heeft gehad? a. Wie bepaalt het gewenste resultaat? b. Worden gewenste resultaten kwantitatief en/of kwalitatief vastgesteld? 17) Heeft u een marketingplan? Heeft u een PR-plan? a. Zo ja, voeg het betreffende document bij. Zo nee, waarom niet? b. Geef aan (indien niet in het document beschreven) hoe uw marketing en PR passen in uw missie. 3. Collectie In dit hoofdstuk gaat het om de collectie: behoud en beheer, registratiegraad, aankoop en afstoten, mobiliteit van de collectie. NB Voor openluchtmusea: betrek ook de onroerende collectie in de beantwoording! 1) Heeft u een collectieplan? Zo nee, waarom niet? Zo ja, voeg het bij. a. Hoe is uw collectieplan opgehangen aan uw missie? 2) Hoe is het collectieplan tot stand gekomen? a. Wie (in- en extern) waren betrokken? b. Wie was verantwoordelijk? 3) Wanneer is het collectieplan voor het laatst herzien? Wanneer is het voor het laatst geraadpleegd? a. Wordt het collectieplan benut voor beslissingen over aankoop en afstoten van collectieonderdelen? 4) Welke kracht, zwakheden, kansen en bedreigingen ziet u ten aanzien van uw collectiefunctie? a. Benoem de knelpunten. b. Geef uw oordeel over (het belang van) de knelpunten. c. Heeft u een verbeterplan? Zo ja, documentatie bijvoegen. 5) Hoe is de digitale registratiegraad van uw collectie? a. Op welke manier (type programma, eigen, aangekocht of in samenwerking met anderen ontwikkeld) registreert u uw collectie? b. Voor wie is de digitale registratie toegankelijk? c. Welke activiteiten heeft u beschreven/voert u uit om de registratiegraad te verhogen? d. Op welke termijn dient de gehele collectie geregistreerd te zijn? Wie is verantwoordelijk
28
Bi j l agen
en hoe controleert u of u op schema ligt? 6) Is uw collectie en/of informatie daarover digitaal toegankelijk voor publiek? a. Zo ja, is dat uitsluitend via uw eigen website of ook via samenwerkingsverbanden? b. Welke informatie over uw collectie is digitaal of anderszins beschikbaar voor het publiek? c. Hoe is dit georganiseerd? d. Wie beslist over de toegankelijkheid van informatie? e. Hoe en hoe vaak wordt geëvalueerd of de informatie die beschikbaar zou moeten zijn, dat ook is? f. Hoe beoordeelt u welke informatie beschikbaar moet zijn voor welke doelgroep? 7) Publiceert u over uw collectie? a. Zo ja, in welke media? b. Zijn dit eigen publicaties of externe publicaties? c. Ten behoeve van welke doelgroep(en) publiceert u? d. Voeg voorbeelden van publicaties toe. 8) Hoe vaak wordt de collectie door uw medewerkers gebruikt, voor welke doelen? a. Hoe vaak wordt uw collectie door derden gebruikt? Voor welke doelen? b. Hoe registreert u het gebruik van de collectie? c. Hoe, op welke criteria beoordeelt u een aanvraag voor gebruik door derden van de collectie? 9) Geeft u objecten uit uw collectie in bruikleen aan andere musea en/of andere instellingen? a. Zo ja, op welke wijze beoordeelt u de betrouwbaarheid van de bruikleennemer? b. Welke eisen stelt u aan de bruikleennemer? i. Ten aanzien van de veiligheid van de objecten ii. Ten aanzien van de klimatologische omstandigheden waarin het object terechtkomt iii. Ten aanzien van eventuele verzekeringskosten c. Voeg relevante documentatie toe. 10) Heeft u een calamiteitenplan voor uw collectie? a. Zo nee, waarom niet? b. Zo ja, wanneer is dit voor het laatst herzien? c. Wanneer is dit voor het laatst getoetst? d. Door wie is het getoetst? Was dit intern of extern? e. Voeg documenten bij. 11) Participeert uw museum in (internationale) uitwisselingsnetwerken voor tentoonstellingen? a. Zo ja, als bruikleennemer en/of als bruikleengever? b. Hoe vergewist u zich van de betrouwbaarheid van uw partner als u bruikleengever bent? c. Controleert u deze betrouwbaarheid ook gedurende de bruikleenperiode? d. Hoe toont u uw betrouwbaarheid aan in het geval u bruikleennemer bent? 12) Heeft u een klimaatplan? a. Zo nee waarom niet? b. Zo ja, voeg document bij. c. Op welke wijze worden de benodigde fysieke omstandigheden van de collectie bepaald, hoe worden deze gewaarborgd en hoe worden deze gemonitord? d. Hoe borgt u de kennis over de ideale bewaaromstandigheden in uw museum? e. Hoe wordt ervoor gezorgd dat uw museum up-to-date blijft ten aanzien van de kennis over de (klimatologische) behoeften van uw collectie? 13) Heeft u een eigen restauratie-atelier? a. Hoe wordt hier de kennis en kunde op het terrein van de restauratie up-to-date gehouden? b. Wie is daarvoor verantwoordelijk? c. Hoe controleert u of de kennis en kunde daadwerkelijk op peil wordt gehouden? 14) Participeert uw museum in (wetenschappelijk) onderzoek naar beheerstechnieken, restauratietechnieken dan wel anderszins? Zo ja, voeg relevante documentatie bij. a. Welke rol speelt uw museum in dergelijk onderzoek? b. Wordt dit onderzoek onderworpen aan in- of externe kwaliteitsbeoordeling?
29
Bi j l agen
c. Zo ja, voeg het meest recente rapport bij. 15) Voeg de twee meest recente rapporten van de Erfgoedinspectie bij. a. Welke acties heeft u ondernomen om aan eventuele daarin beschreven onvolkomenheden tegemoet te komen? b. Wie is verantwoordelijk? c. Hoe controleert u of de acties zijn uitgevoerd en of ze effectief zijn? 4. Wetenschap In dit hoofdstuk wordt ingezoomd op de wetenschappelijke functie die musea vervullen. Het gaat dan om wetenschappelijke en maatschappelijke relevantie van het uitgevoerde onderzoek, de planmatigheid van het onderzoek en de wijze waarop over het onderzoek wordt gerapporteerd. 1) Wordt in uw museum wetenschappelijk onderzoek gedaan aan de collectie? 2) Welke kracht, zwakheden, kansen en bedreigingen ziet u ten aanzien van uw wetenschappelijke functie? a. Benoem de knelpunten. b. Geef uw oordeel over (het belang van) de knelpunten. c. Heeft u een verbeterplan? Zo ja, documentatie bijvoegen. 3) Heeft u een plan voor het wetenschappelijk onderzoek? Zo ja, voeg het document bij. Zo nee, waarom niet? a. Welke doelstellingen heeft u met uw wetenschappelijk beleid? Onderbouw uw keuzes. b. Geef aan hoe de programmering van uw wetenschappelijk onderzoek past in uw missie en uw wetenschappelijk beleid. c. Hoe controleert u of het onderzoek dat wordt verricht voldoet aan de afspraken in het plan? Wie is verantwoordelijk? 4) Wordt in uw museum vrij wetenschappelijk onderzoek, los van de collectie (eventueel in opdracht van derden) gedaan? Zo ja, wat en waarom. Voeg voorbeelden van publicaties toe. 5) Hoeveel van het wetenschappelijk onderzoek (%) wordt extern gefinancierd? a. Wie zijn de voornaamste opdrachtgevers? b. Hoeveel van het wetenschappelijk onderzoek wordt in samenwerking met derden (universiteiten, onderzoeksinstituten, musea, etc) uitgevoerd? c. Hoeveel % van het wetenschappelijk onderzoek door eigen medewerkers vindt plaats in het buitenland? Waar en waarom? Wie financiert dit? 6) Hoe is de tijdbesteding van de wetenschappelijke staf gemiddeld verdeeld over wetenschappelijk onderzoek aan de collectie, vrij wetenschappelijk onderzoek, onderzoek in opdracht van derden, onderzoek ten behoeve van publiekstaken en andere taken? a. Hoe oordeelt u over deze verdeling van de tijd? 7) Wordt door het museum gestuurd op kwantiteit en/of kwaliteit van de wetenschappelijke productiviteit? Zo ja, waaruit blijkt dat? Wie is daarvoor verantwoordelijk? a. Hoe beoordeelt u de wetenschappelijke kwaliteit van een publicatie? b. Is dit intern of extern? c. Wie beslist of een publicatie plaatsvindt? 8) Op welke wijze wordt de wetenschappelijke productie van het museum kwantitatief en kwalitatief beoordeeld? Door wie en wat was het oordeel daarvan? Voeg eventuele documenten bij. 9) Op welke wetenschappelijke output bent u het meest trots? Op welke het minst? Voeg de betreffende output bij. 5. Bedrijf In dit hoofdstuk wordt de organisatorische inbedding van de museale functies beschreven. Voorts worden de werkprocessen van de ondersteunende functies (p&o, financiën, beveiliging) beschreven. 1) Voeg het organigram van uw organisatie bij. a. Is dit passend bij uw organisatie? Zo ja, beargumenteer, zo nee, waarom niet?
30
Bi j l agen
b. Wat doet u om het organigram passend te maken? 2) Heeft u een personeelsplan? Zo ja, voeg document bij. Zo nee, waarom niet? a. Wie is verantwoordelijk voor het personeelsbeleid in uw organisatie? b. Hoe is de p&o-functie in de organisatie verankerd? 3) Welke kracht, zwakheden, kansen en bedreigingen ziet u ten aanzien van uw bedrijfsvoering? a. Benoem de knelpunten. b. Geef uw oordeel over (het belang van) de knelpunten. c. Heeft u een verbeterplan? Zo ja, documentatie bijvoegen. 4) Voert u personeels tevredenheidonderzoek uit? a. Zo ja, voeg de meest recente uitkomsten bij. i. Welke acties heeft u ondernomen om aan eventueel geconstateerde klachten tegemoet te komen? ii. Wie is daarvoor verantwoordelijk? iii. Hoe controleert u of de acties worden uitgevoerd en of ze effectief zijn? b. Zo nee, hoe weet u wat er speelt onder uw medewerkers? 5) Hoe is het werkoverleg in uw organisatie geregeld? 6) Worden functioneringsgesprekken gehouden? a. Worden beoordelingsgesprekken gehouden? b. Wie is verantwoordelijk voor de verslaglegging en de opvolging van afspraken uit deze gesprekken? 7) Hoe is het verloop van het ziekteverzuim in de afgelopen twee jaar? a. Indien beschikbaar; geef een analyse van het verloop. 8) Wie is verantwoordelijk voor het onderhoud van uw gebouwen)? a. Heeft u een onderhoudsplan voor uw gebouw? Zo ja, voeg toe. b. Op welke wijze is dit plan tot stand gekomen? c. Wie zijn bij de ontwikkeling van het plan betrokken? d. Wie bij de uitvoering ervan? e. Hoe controleert u de (kwaliteit van de) uitvoering van het onderhoudsplan? 9) Wie is verantwoordelijk voor het signaleren van problemen aan het gebouw, die om bouwkundige aanpassingen vragen? a. Wordt de oplossing daarvan in plannen ondergebracht? Zo ja, voeg voorbeelden toe. b. Wie is verantwoordelijk voor het opstellen van dergelijke plannen? c. Wie voert uit? d. Hoe controleert u de (kwaliteit van de) uitvoering van de aanpassingen? 10) Doet u systematisch aan interne kwaliteitszorg? a. Voor de hele organisatie of voor delen daarvan? b. Welke kwaliteitszorgsystemen benut u intern? Voeg voorbeelden bij, waar mogelijk van enkele jaren. c. Welke instrumenten benut u voor de opvolging van geconstateerde kwaliteitsproblemen? 11) Evalueert u uw projecten? Zo ja, hoe? Voeg voorbeelden van evaluaties bij, waar mogelijk van enkele jaren. a. Welke instrumenten benut u voor de aanpak van geconstateerde kwaliteitsproblemen? 12) Voeg de twee meest recente begrotingen en jaarrekeningen, inclusief accountantsrapportage, bij. a. Is uw museum financieel gezond? b. Stuurt u op kostenbewustzijn? Hoe? 13) Hoe is uw planning en control cyclus georganiseerd? Voeg eventuele documenten bij. 14) Heeft u een sponsorbeleid? Zo ja, voeg eventuele documenten bij. Zo nee, waarom niet? 15) Heeft u een beveiligings/veiligheidsplan? Zo nee, waarom niet. Zo ja, document bijvoegen. a. Wanneer is dit beveiligingsplan voor het laatst herzien, wanneer is het voor het laatst geraadpleegd? b. Worden de werkprocessen zoals in het veiligheidplan beschreven in de praktijk getoetst? Door wie? Wie is verantwoordelijk voor het plan? 16) Hoe worden medewerkers op de hoogte gesteld van wijzigingen in het veiligheidsplan?
31
Bi j l agen
Hoe worden medewerkers betrokken bij het veiligheidsplan? 17) Wordt regelmatig geoefend op mogelijke calamiteiten? Zo ja, voeg de evaluatie van de laatste twee oefeningen bij. a. Welke acties heeft u ondernomen om aan eventuele geconstateerde onvolkomenheden tegemoet te komen? Wie is verantwoordelijk? Hoe controleert u of de acties effectief zijn geweest?
32
Bi j l agen
Bijlage 2: Programma van het visitatiebezoek. VISITATIE MUSEUM VOLKENKUNDE 14 februari 2008
08.30-09.00
Directie - Steven Engelsman, directeur - Agniet van de Sande, adjunct directeur
09.00-09.30
Managementteam - Matthi Forrer, hoofd sector onderzoek - Graeme Scott, hoofd sector collectiebeheer - Jos Taekema, projectleider informatisering
09.30-10.00
Managementteam - Miep Huivenaar, hoofd sector faciliteitenbeheer - Agniet van de Sande, hoofd sector communicatie
10.15-11.00
Sector Onderzoek - Laura van Broekhoven, conservator Midden en Zuid Amerika - Cunera Buijs, conservator Arctische gebieden - Willem Vogelsang, conservator Zuidwest en Centraal Azië
11.15-12.00
Sector Communicatie - Anne Marie Woerlee, coördinator tentoonstellingen - Eijda Tervoort, website beheerder - Geke Vinke, hoofd PR en marketing - Herman de Boer, film- en tentoonstellingsmaker
12.15-12.45
Sector Collectiebeheer - Lex Verheij, depotbeheerder - Sijbrand de Rooij, registrator/documentatie - Farideh Fekrsanati, restaurator
12.45-14.00
Lunch en rondleiding museum 12.45 lunch in Museumrestaurant MIDI 13.15 rondleiding Museum door Anne Marie Woerlee
14.00-14.45
OR - Margrit Reuss, restaurator, sector collectiebeheer - Leneke Mechelse, medewerkster communicatie/informatiecentrum - Conn Barrett, depot beheerder, sector collectiebeheer -G erdien van der Heide, medewerker financiële zaken, sector bedrijfsvoering - Annette Schmidt, voorzitter OR, conservator Afrika, sector onderzoek
15.00-15.45
Externen - Marja van Heese, Inspecteur Erfgoedinspectie (i.v.m. ziekte afwezig) - Bert Molsbergen, Directeur Museon, Den Haag -P rof.dr. Peter Pels, Research School CNWS (School of Asian, African and Amerindian Studies), Universiteit Leiden (i.v.m. ziekte afwezig)
33
Bi j l agen
16.00-16.45
Raad van Toezicht - Marietje van Rossen, voorzitter - Max Meijer, lid
17.00-18.00
Terugkoppeling visitatiecommissie aan directie en managementteam
34
Bi j l agen
Bijlage 3: Beoordelingskader t.b.v. visitatiecommissie musea.
1
1 2
3
4
5
2
1 2 3
4
5 6
3
1
2
3
Algemeen slecht
onvoldoende
voldoende
goed
excellent
slecht
onvoldoende
voldoende
goed
excellent
slecht
onvoldoende
voldoende
goed
excellent
Het museum heeft een relevante missie en past die bij beleidsontwikkeling consequent toe Het museum kent zijn stake-holders en betrekt hen op relevante momenten bij beleidsontwikkeling en –evaluatie Het museum kent de beleidsprioriteiten van de bewindspersoon voor cultuur en geeft daar invulling aan De Raad van Toezicht (het bestuur) krijgt tijdig de relevante informatie en benut deze effectief voor de uitoefening van haar rol Het museum slaagt er in de beleidsontwikkeling te vertalen naar concrete plannen en activiteiten
Publiek
De vaste presentatie biedt een relevant beeld van het verzamelgebied van het museum De programmering en uitvoering van tijdelijke tentoonstellingen zijn van goede kwaliteit De didactische kwaliteit van de publieksbegeleiding is toegesneden op de verschillende beoogde doelgroepen Evenementen passen binnen het profiel van het museum en versterken de maatschappelijke positie van het museum Het museum benut op een effectieve manier marketing- en PR-instrumenten Het museum is ten behoeve van diverse doelgroepen op een relevante en toegankelijke manier aanwezig in nieuwe media
Collectie
Het collectiebeleid van het museum is passend bij de doelstelling en wordt consequent toegepast bij beslissingen tot aankoop of afstoot Het museum heeft zijn collectiebeheer op orde, zowel qua registratie en documentatie als qua restauratie en conservering De collectie is digitaal in voldoende mate toegankelijk voor vakgenoten en publiek
35
Bi j l agen
4
4
1
2
3 4
5
1
2
3
4
5 6 7
Het museum slaagt er in om de toegankelijkheid van de collectie te vergroten door activering en mobiliteit daarvan
Wetenschap slecht
onvoldoende
voldoende
goed
excellent
slecht
onvoldoende
voldoende
goed
excellent
De kwaliteit en de kwantiteit van het wetenschappelijk onderzoek zijn passend binnen de doelstellingen van het museum Het wetenschappelijk onderzoek in het museum draagt bij aan het relevante wetenschappelijke discours De kwaliteitsborging van de output van het wetenschappelijk onderzoek is op orde Het museum deelt haar kennis met derden open en doelgroepgericht
Bedrijf
De organisatie van het museum is effectief toegesneden op de doelstellingen van het museum Het personeel van het museum is kwalitatief en kwantitatief in staat om een optimale bijdrage te leveren aan de realisatie van de doelstellingen van het museum De (financiële) planning & control-cyclus van het museum levert relevante sturingsinformatie en biedt mogelijkheden tot tijdig bijsturen De opvolging van calamiteiten, zowel in de publieksruimtes als in de depotruimtes is in de organisatie van het museum geborgd Het museum heeft zijn kwaliteitszorgprocessen op orde Het sponsorbeleid van het museum is passend bij de doelstellingen en solide De huisvesting van het museum past bij het niveau van de museale bedrijfsvoering en is van voldoende kwaliteit
36
