RIJKSMUSEUM VOLKENKUNDE, LEIDEN

T R O P P A R RIJKSMUSEUM VOLKENKUNDE, LEIDEN

2012

Rapport van de Visitatiecommissie Rijksmusea 2012

Betreffende:

Rijksmuseum Volkenkunde, Leiden

Datum visitatie: 16 oktober 2012

Inhoudsopgave

2 Vooraf 3 Bevindingen 4 Algemene bevindingen 4 Specifieke bevindingen 5 1. Algemeen (missie, visie en beleid) 5 2. Publiek 6 3. Collectie 7 4. Wetenschap 7 5. Bedrijf 8 Score per visitatieonderdeel

9

Tot slot

9

Bijlagen 10 De visitatiemethodiek 10 Beschikbare documentatie 10 Indeling van het vistatierapport 11 Gehanteerd beoordelingskader 11 Visitatiecommissie 12 Interviews 12


Vooraf

3 Op 16 oktober 2012 visiteerde de Visitatiecommissie Rijksmusea 2012 (hierna te noemen: de commissie) de Stichting Rijksmuseum voor Volkenkunde te Leiden (hierna te noemen: RMV). Tijdens deze visitatie werd door de leden van de commissie een groot aantal interviews gehouden met directie, medewerkers en Raad van Toezicht van RMV. Informatie over de gehanteerde methodiek, de betekenis van de gehanteerde beoordelingen, de namen van de leden van de visitatiecommissie, de namen van geïnterviewde personen, alsmede andere informatie is te vinden in de bijlagen.


Bevindingen

4 Algemene bevindingen RMV heeft een grote progressie geboekt sinds de visitatie van 2008. De financiële positie werd verbeterd, de bedrijfsvoering strakgetrokken, de externe uitstraling versterkt, het museum vernieuwd, de presentatie gemoderniseerd en het aantal bezoekers nam fors toe (van 76.315 in 2008 naar 118.262 in 2011). Waar de commissie de vorige visitatieronde op onderdelen nog ferme kritiek uitte op RMV, kan het deze visitatie met tevredenheid constateren dat de handdoek is opgepakt en het museum de gedane aanbevelingen heeft omarmd. De algemene indruk is dat RMV zich nog wel in een tussenfase bevindt. De kritiek van de vorige ronde is zeker niet meer aan de orde, toch is het eindstation nog niet bereikt. Het groot onderhoud van het museum (op een aantal punten nog af te ronden) en het aantreden van een nieuwe directeur onderstrepen het gevoel van “nieuw begin” nog eens extra. De voorgenomen nauwere betrokkenheid van de wetenschappelijke onderzoeksagenda bij het tentoonstellingsprogramma voor de komende jaren en de positionering en invulling van het RMV als “moedermuseum” in het etnologische domein (nauwe samenwerking met het Tropenmuseum Amsterdam en het Afrika Museum Berg en Dal) zijn nog in ontwikkeling, wat eens te meer aangeeft dat de agenda voor de komende jaren ambitieus is. Het museum wordt door aangekondigde korting op de subsidie van Rijkswege geconfronteerd met ombuigingen ter grootte van bijna €750.000,- Dit zal mogelijk effect hebben op de uitvoering van een aantal plannen. Desalniettemin is de commissie onder de indruk van de geleverde prestaties, de vernieuwde, dynamische presentatie van de collectie, de sfeer in het museum, het enthousiasme van de medewerkers die zij gesproken heeft en de geformuleerde ideeën en plannen. Zoals ook uit de beoordeling van de gevisiteerde onderdelen blijkt, heeft de commissie het vertrouwen dat RMV de komende jaren zijn ambities waar zal maken.


5 Specifieke bevindingen 1. Algemeen: missie, visie en beleid • Tijdens de vorige visitatie was de commissie kritisch op de missie van RMV. Met name de vaagheid en de geringe operationaliseerbaarheid waren onderwerp van kritiek. Het museum is, gegeven de beschrijving in de zelfevaluatie, enige tijd op zoek geweest naar een passende missie, maar lijkt daarin nu beter geslaagd. Naar oordeel van de commissie is de missie van RMV duidelijk verbeterd. De commissie prijst het gebruik van de geformuleerde kernwaarden en meent dat in zijn algemeenheid missie en kernwaarden betere aanknopingspunten ter operationalisering bieden. Het gekozen motto “born to explore” is positief, uitdagend en meer publieksgericht en past het museum goed. • Opvallend is de nieuwe presentatie als “Rijksmuseum Volkenkunde” en niet meer als “Museum Volkenkunde” Hiertoe is echter zo recent besloten, dat deze verandering nog niet op alle uitingen was doorgevoerd op moment van visiteren. Desgevraagd werd duidelijk dat het museum met deze naamgeving het landelijk belang van het museum verder wil benadrukken. De commissie acht dit een positieve ontwikkeling. • RMV beschikt over een uitgebreid internationaal netwerk, wat de relevantie van het museum en zijn collectie in het buitenland kracht bij zet. RMV werkt internationaal samen op het gebied van tentoonstellingen en onderzoek. Daarbij constateert de commissie echter wel dat deze samenwerkingsverbanden nog wat weinig zichtbaar zijn.

• Mutatis mutandis geldt dit ook voor Nederland. Een samenwerkingsstructuur bestaat ook tussen de Rijksmusea in Leiden: in de Museumgroep Leiden wordt vooral op educatief gebied afgestemd en samengewerkt. Momenteel vinden gesprekken plaats tussen de Leidse Rijksmusea over wat er meer samen gedaan kan worden, bijvoorbeeld op het gebied van gezamenlijke inkoop en promotie. Op het andere traject – het volkenkundige traject – is RMV in gesprek met het Tropenmuseum Amsterdam en het Afrika Museum Berg en Dal over samenwerkingsvormen en om de rol als “moedermuseum” verdere inhoud te geven. De commissie constateert dat er veel initiatieven lopen, maar dat niet alles van buitenaf en naar buiten zichtbaar is. Met instemming heeft de commissie vernomen dat er voortgang wordt gemaakt en dat OCW hiervan op de hoogte wordt gehouden. • Het in gezamenlijkheid ontwikkelen van tentoonstellingen heeft in de eigen organisatie meer structuur gekregen. Waar tijdens de vorige visitatie werd opgemerkt dat er nog gezocht diende te worden naar het evenwicht tussen de wetenschappelijke interesse van de conservator en het museale belang, is de afdeling wetenschap nu nauwer betrokken bij het ontwikkelen van – bijvoorbeeld – tentoonstellingen, zowel in het aandragen van onderwerpen als faciliterend, in het doen van op de tentoonstelling toegepast onderzoek. De commissie acht dit een goede, integrale ontwikkeling die het museum ten goede zal komen.


6 2. Publiek

Publieksbereik

• De publieksbenadering van RMV leek bij de vorige visitatie nog wat zoekend te zijn en minder gericht op het “binnenhalen” van het thuispubliek (zowel Leiden als Nederland). Dat is in de afgelopen jaren veranderd. Gedurende vier jaar bereikt RMV ieder jaar meer publiek, onder meer door de drempels te verlagen en met name door nieuw publiek te verleiden een (eerste) bezoek te brengen. • Het aantal bezoekers is dan ook fors gestegen, van 76.315 in 2008 (tijdens de vorige visitatie) naar 118.262 in 2011. Dit omvat alle bezoekers, betalend en niet betalend. Dit is een des te opmerkelijker prestatie, daar het museum de afgelopen jaren een ingrijpende verbouwing heeft ondergaan en daarom slechts ten dele opengesteld kon worden. De commissie is dan ook van oordeel dat de groeiambities van het museum in bezoekersaantallen als realistisch kunnen worden gekwalificeerd. • Met laagdrempelige, maar kwalitatief hoogwaardige buitenprogrammering heeft RMV gedurende de verbouwing de toeloop van bezoekers vast weten te houden en zelfs weten uit te breiden met grotendeels onervaren museumbezoekers en bezoekers die RMV nog niet kenden (impulsbezoek). In deze bereikstrategie werden inkomsten aan de kassa van minder belang dan de totale opbrengsten per bezoeker en het volume aan bezoekers. De succescriteria bij het museum zijn aan het verschuiven van louter entree-inkomsten naar de totale inkomsten per bezoek. Daarbij worden niet alleen kassa-inkomsten, maar ook opbrengsten van horeca en winkel in de totale inkomsten per bezoeker meegenomen. Naar oordeel van de commissie is dit een gezonde ontwikkeling. Publieksbegeleiding • Op het gebied van publieksbegeleiding is sinds de laatste visitatie veel verbeterd, wat heeft geresulteerd in een stijgende aantrekkelijkheid van het museum en daardoor mede in de toegenomen bezoekersaantallen. Informatiezuiltjes, multimediaprogramma’s, software, informatieve teksten en het netwerk zijn allen vernieuwd en/of verbeterd en maken naar de mening van de commissie een dynamische indruk. Mede hierdoor en door de verbeterde interactiemodellen, biedt RMV nu meer informatie, verdieping en beleving aan zijn bezoekers.

• Tevens worden speciale websites en games ontwikkeld en wil het museum gebruik gaan maken van augmented reality, bijvoorbeeld door objecten virtueel “terug te plaatsen” in hun oorspronkelijke context. RMV ontwikkelt momenteel programma’s voor virtuele rondleidingen met smartphones en tablets. Publieksfaciliteiten • De entree en winkel van RMV behoeven naar mening van de commissie nog forse verbetering: zowel in uitstraling (verlichting en placering van assortiment) en praktische positionering (bijvoorbeeld de plaats die de winkel heeft in de wandelroute door het museum). De commissie adviseert het assortiment uit te breiden met impulsartikelen met lage prijs en de routing zodanig aan te passen dat vertrekkend publiek altijd door de winkel komt, binnenkomend publiek daarentegen niet. Desgevraagd werd duidelijk dat entree en winkel nog niet geheel uitontwikkeld zijn. • De kassa’s zijn naar oordeel van de commissie onhandig geplaatst, waardoor bezoekers de neiging hebben om ze – letterlijk – links te laten liggen. Er staat geen bordje “KASSA” en de kassa’s zelf staan uit de loop en in de schaduw. • De commissie geeft ter overweging mee, om voor de specialistische kennis rond het commercialiseren van de horeca- en ter ondersteuning van de effectiviteit van de winkelfunctie, extern advies in te winnen. Het betreft specialistische domeinen, die niet van oudsher tot de kern van een museum behoren. Evenementen, verhuur en horeca kunnen naar mening van de commissie verder ontwikkeld worden en kunnen in een dergelijke adviesvraag meegenomen worden. • Door het gebruik van de tuinen, kan het museum als totaalbeleving worden gepresenteerd. RMV heeft aangegeven daar ook plannen voor te hebben, die momenteel nog niet een hoge prioriteit hebben gekregen. De commissie doet RMV de suggestie aan de hand het gebruik van de tuinen meer weersonafhankelijk te maken. Educatie • Het museum heeft een aansprekend educatief programma. Educatie is in samenwerking met de overige Leidse musea opgepakt in de Museumgroep Leiden. Daarbij zijn leerlingen op basis van schooljaar verdeeld over de verschillende musea.


7 3. Collectie

4. Wetenschap

• Het collectionerings- en afstotingsbeleid, alsmede de staat van opslag en onderhoud van de museum collectie, is uitstekend naar oordeel van de commissie. Het onderdeel collectie werd reeds “excellent” bevondentijdens de vorige visitatie. De commissie heeft geconstateerd dat zelfs op dit onderdeel nog verbetering en ontwikkeling heeft plaatsgevonden (bijvoorbeeld op het gebied van textiel en op het gebied van de digitale ontsluiting). • De fragiele en waardevolle collectie van RMV vraagt enorme zorg, die op buitengewone wijze wordt geleverd, oordeelt de commissie.

• Ten opzichte van de vorige visitatie, toen de afdeling wetenschap duidelijk meer zoekende was en vele vaca tures kende, is de afdeling er flink op vooruit gegaan. De vacatures zijn ingevuld en een duidelijker structuur is in de maak. Waar voorheen het onderzoeksbelang leek te prevaleren, is dat nu het museumbelang. • Als aangegeven speelt de afdeling middels de “grid” een nadrukkelijker rol in het tentoonstellingsbeleid, waarmee het belang van de wetenschappelijke functie voor het museum verder wordt vergroot. Het onderzoeksplan is echter nog niet (volledig) gereed. De commissie roept RMV dan ook op dit plan af te maken en daadwerkelijk tot uitvoering te brengen. • De verbinding met de Rijksuniversiteit Leiden is verbeterd, maar kan naar oordeel van de commissie nog verder verstevigd worden. Bijvoorbeeld door meer hoogleraarschappen, maar ook door gezamenlijk op te treden met de andere kerninstituten met wetenschappelijke functie in Leiden: Museum Boerhaave, Rijksmuseum van Oudheden en Naturalis. De positie van de gezamenlijke musea ten opzichte van de universiteit kan hiermee worden versterkt. • De indruk bestaat bij de commissie dat RMV zijn licht bij tijd en wijle onder de korenmaat zet. Het museum blijkt grote delen van collecties in al dan niet permanente bruikleen te hebben en een “bewaarfunctie” te hebben voor landen die hun eigen historische etnologische objecten in bijvoorbeeld oorlogsgeweld ten onder zagen gaan. De commissie geeft RMV in overweging om de plaatsen waar de collectie zich bevindt, waar op aarde zijn onderzoekers zijn, of de aanwezigheid van buitenlandse onderzoekers in Leiden nadrukkelijker te propageren: gebruik deze gegevens voor een avontuurlijke en spannende presentatie en verlaat de bescheidenheid. • Positief acht de commissie de ontwikkeling van zes appartementjes op eigen terrein voor de accommodatie van gastonderzoekers. Ook de expliciete aandacht voor wat voor kinderen aantrekkelijk is in de opstelling en het aanbod (de muziek, de dansen, de filmbeelden op de muren) en de sterk verbeterde layout van de ruimte voor de tijdelijke tentoonstellingen kunnen op waardering van de commissie rekenen. Bovendien prijst de commissie de bereidheid van RMV om rekening te houden met de wensen van het publiek, zoals duidelijk wordt uit de herinrichting van de Boeddhazaal.


8 5. Bedrijf Middelen en faciliteiten, planning & control •

De commissie constateert met de directie van het RMV zelf dat de financieringsmix weliswaar is verbeterd (van 90% subsidieafhankelijkheid naar 80%), maar nog verdere verbetering behoeft. Het museum werkt hieraan door het vergroten van de publieksopbrengsten (meer betalende bezoekers, meer inkomsten per bezoeker) en de opbrengsten van wetenschap en sponsoring. De eigen inkomstennorm van het ministerie van OCW is “traditioneel” een uitdaging voor RMV. • De financiën evenwel, zijn gezond. De commissie constateert dat de stuurinformatie naar tevredenheid van de betrokken gremia is (afdelingen, directie en Raad van Toezicht). • De commissie prijst RMV dat het zich met de komende bezuinigingstaakstelling niet “rijk rekent” met ongefundeerde extra inkomsten, maar deze grotendeels door kostenreductie wenst te realiseren. Cultureel ondernemerschap, verdienpotentieel en mecenaat • De indruk van de commissie is, dat externe uitstraling ook op het gebied van sponsorwerving fors is verbeterd. Het beleid en vooral de uitvoering ervan verdient echter nog een professionaliseringsslag. De commissie realiseert zich dat de huidige tijd niet ideaal is voor het verwerven van privaat geld: de vijver is ondiep en overbevist. Zij heeft echter het beeld dat er desondanks goede ideeën zijn en contacten met minder voor de hand liggende partners en dat hier extra uitvoeringskracht met relatief weinig moeite voor toegenomen resultaat kan zorgen, zonder daarbij evenwel te overspannen verwachtingen te koesteren. • Kostenbesparing als bron om de financiële positie te verbeteren is als gezegd (ook noodzakelijkerwijs) wel in beeld.

Marketing • Marketing en PR kunnen een grotere landelijke uitstraling hebben. Het publiek komt nu grotendeels uit de regio Zuid-Holland. De nieuwe directeur Stijn Schoonderwoerd is een prima boegbeeld voor het museum: niet als inhoudsdeskundige, maar wel als ambassadeur naar buiten. De commissie beveelt RMV dan ook aan om zich meer extern neer te zetten, in het kader van het verkrijgen van een status van nationale statuur. Hierbij hoort naar mening van de commissie een passende TV- en mediabenadering, vanuit de positie dat het RVM als museum in Nederland en internationaal zijn gelijke vrijwel niet heeft.

HRM en organisatiecultuur

• De personeelsfunctie is ten opzichte van de vorige visitatie geprofessionaliseerd. Er zijn nu twee deeltijd personeelsfunctionarissen die zich concentreren op beleid, advies en begeleiding. • Er is een positieve relatie met de ondernemingsraad en een opvallend laag ziekteverzuim, zelfs inclusief zwangerschap. Ook de Raad van Toezicht uit tevredenheid over de personele aangelegenheden binnen het museum. De commissie prijst de open cultuur die zij gedurende de visitatie gewaar werd. Kwaliteitszorg • RMV wil de externe blik op de kwaliteitszorgprocessen onder andere met Peer Reviews (nationaal en internationaal) op tijdelijke tentoonstellingen vormgeven. De commissie acht dit een positieve ontwikkeling.


SCORE PER VISITATIE– ONDERDEEL

9 Protocol

Score

1. Algemeen

goed

2. Publiek

goed

3. Collectie

excellent

4. Wetenschap

goed

5. Bedrijf

goed

Tot slot RMV is een gastvrij en dynamisch museum met een aansprekende collectie.Indachtig het motto “born to explore” was het een genoegen om het museum tijdens de visitatie op papier, maar vooral in de realiteit te mogen “ontdekken”. De commissie is RMV erkentelijk voor de gastvrijheid en de getoonde openheid in zowel het zelfevaluatierapport, als tijdens de visitatiedag en wenst directie en medewerkers van het museum alle goeds toe. Getekend, Oktober 2012 De Visitatiecommissie Rijksmusea 2012


Bijlagen

10 De visitatiemethodiek Het visitatiesysteem is naar aanleiding van het langjarig subsidieperspectief (ingesteld per 1 januari 2009) ontwikkeld. Dit kwaliteitssysteem kijkt naar de verschillende aspecten van de museale bedrijfsvoering. Het proces, bestaande uit een zelfevaluatie en een site visit van een onafhankelijke commissie, stelt een museum in staat de eigen organisatie tegen het licht te houden. Het doel van de visitatie is dan ook om een beter, completer en gevalideerd inzicht te krijgen in de krachten en zwaktes van de organisatie. Dit geeft in samenspel met de bevindingen en aanbevelingen van de visitatiecommissie, instrumenten in handen om de kwaliteit van de museale activiteiten gestructureerd te versterken. De opgestelde zelfevaluatie is uitsluitend bestemd voor het museum zelf. De visitatiecommissie vormt het schakelpunt tussen interne kwaliteitszorg en de externe kwaliteitsbeoordeling. Commissieleden zijn gebonden aan geheimhouding van de documenten en publiceren alleen de eigen bevindingen en aanbevelingen in het visitatierapport dat in druk verschijnt en gepubliceerd wordt op de website van de Vereniging van Rijksmusea. Ook de basisdocumenten (Protocol visitatiecommissie, Handleiding zelf evaluatie, vragenlijst zelfevaluatie en Beoordelingskader) worden hier gepubliceerd.

Beschikbare documentatie De commissie heeft gebruik gemaakt van de volgende door RMV beschikbaar gestelde informatie en documentatie: –

Zelfevaluatierapport, d.d. oktober 2012, met daar in opgenomen: – Evaluatiedoelen vorige visitatie – SWOT-analyse – Financiële gegevens – Prestatie- en overige kwantitatieve gegevens

Daarnaast gebruikte de commissie financiële en kwantitatieve informatie gepubliceerd door het Ministerie van OCW, rapporten van de Raad voor Cultuur en het verslag van de vorige visitatieronde.


11 Indeling van het vistatierapport

Gehanteerd beoordelingskader

Conform het visitatieprotocol, kent het rapport van de visitatiecommissie minimaal de volgende onderdelen:

In de gesprekken is door de commissie aandacht besteed aan de diverse aspecten van de zelfevaluatie. Er is een beeld verkregen van de kwaliteit van de processen gericht op missie & visie, management & besturing, publiek, collectioneren, de interne processen, het leer- en groeivermogen van de organisatie, en de processen gericht op middelen en financiën. De score op deze aspecten van culturele bedrijfsvoering is weergegeven in de vijf voorgeschreven scoringsrubrieken van het visitatieprotocol:

– Een beschrijving van de gevolgde procedure, inclusief een toelichting op de activiteiten. – Een overzicht van alle personen met wie de commissie gesproken heeft. – Een explicitering van het beoordelingskader dat de commissie heeft gehanteerd. – Een zelfstandig leesbare beoordeling, per hoofdonderwerp, over het tot op heden door de instelling gevoerde beleid en de behaalde resultaten, zoals deze in de zelfevaluatie zijn beschreven. – Een oordeel over de door de instelling gepresenteerde toekomstvisie en geplande activiteiten, en (voor zover relevant) vermelde verbeterplannen. – Aanbevelingen aan de instelling, voor zover de visitatiecommissie deze relevant en noodzakelijk acht. – Een oordeel over de vier facetten conform onderstaande schaal: 5: Excellent, 4: Goed, 3: Voldoende 2: Onvoldoende, 1: Slecht De voornaamste criteria zullen altijd worden beschouwd in het licht van de missie van de instelling. Desgewenst kan de visitatiecommissie de gehanteerde schaal van een nadere definitie voorzien als dit het begrip van het oordeel over een instelling of een groep instellingen ten goede komt.

1. Algemeen (missie, visie en beleid) 2. Publiek 3. Collectie 4. Wetenschap 5. Bedrijf

De schaalverdeling in de rubrieksscore dient als volgt gelezen te worden: Score

Betekenis

Excellent

Hoeft niet excellent per se te zijn (in die zin dat er geen ruimte is voor verbetering), maar is zodanig goed dat er sprake is van een voorbeeldwerking.

Goed Gaat boven de standaard uit, met nog steeds enige ruimte voor verbetering. Voldoende

Beantwoordt aan de verwachtingen die “standaard” van overheids- of maatschappijwege aan een Rijksmuseum gesteld mogen worden. Ruimte voor verbetering.

Onvoldoende

Beantwoordt nog niet helemaal aan de standaard, ruimte voor (ten dele) forse verbetering.

Slecht

Voldoet in het geheel niet aan de standaard, dient van de grond af opgebouwd te worden.


12 Visitatiecommissie De ten behoeve van RMV ingestelde visitatiecommissie 2012, bestaat uit de volgende personen: Voorzitter: De heer P. Schnabel, Algemeen Directeur Sociaal en Cultureel Planbureau Lid: De heer G. Gryseels, directeur Koninklijk Museum voor Midden-Afrika, Tervuren (beoordeling schriftelijk materiaal) Lid: Mevrouw I. Stam, voormalig voorzitter CvB Nationale Politie academie, voormalig hoofdcommissaris, toezichthouder Lid: De heer R. Van der Zijl, voormalig directeur De Efteling De commissie wordt bijgestaan door een ambtelijk secretariaat bestaande uit de heer M. Altink (secretaris), de heer T. Berbers (directeur Vereniging van Rijksmusea) en mevrouw L. Doeland (medewerker ambtelijk secretariaat).

Interviews Tijdens de visitatie van RMV zijn de volgende personen en gremia geïnterviewd: – – – – – – – – –

De heer S. Schoonderwoerd, algemeen directeur Mevrouw M. Huivenaar, zakelijk directeur De heer J. Sijmonsbergen, directeur publiek en partners Mevrouw A.M. Woerlee, hoofd afdeling publiek De heer J. Taekema, hoofd afdeling informatiediensten en registratie Mevrouw F. Fekrsanati, restaurator Mevrouw L. Van Broekhoven, hoofd afdeling wetenschap Mevrouw F. Brinkgreve, conservator insulair Zuidoost-Azië Mevrouw A. Schmidt, conservator Afrika

– Ondernemingsraad (OR): – De heer D. Slingerland, hoofd beveliging (voorzitter) – De heer A. Immerzeel, beveiliger depot ’s-Gravesande (secretaris) – De heer R. Segaar, technische dienst, lid – Mevrouw W. Veys, conservator Oceanië, lid –

Raad van Toezicht: – De heer L. de Waal (voorzitter) – Mevrouw J. Rijsdijk


R E I T A T I VIS

RIJKSMUSEUM VOLKENKUNDE, LEIDEN

Recommend Documents