Stichting Muziekschool Barneveld Bedrijfsplan voor een zelfstandige muziekschool
Barneveld, juni 2012
Inhoudsopgave
Blz.
1.Inleiding
4
2.Korte historie en huidige situatie
4
3.Doel van het bedrijfsplan
5
4.Verzelfstandiging en bezuiniging; alle aandachtspunten op een rij
5
5.Strategische keuzes; missie, doelstelling en strategie
7
5.1.Missie
7
5.2.Doel
7
5.3.Strategie
7
6.De stichting; statuten, samenstelling bestuur, directiemandaat
8
6.1.De statuten
8
6.2.Samenstelling bestuur
8
6.3.Directie(mandaat)
9
7.Subsidierelatie met gemeente en andere inkomstenstromen
9
8.Inhoudelijke keuzes, werkwijze, kwaliteit
9
9. HRM
10 9.1.Organisatiestructuur
10
9.2.Functies
12
9.3.Uitgangspunten HRM beleid
12
9.4.Medezeggenschap
13
10.Financiën
13
10.1.Administratieve organisatie en interne controle (AO/IC)
13
10.2.Begroting 2013 en 2014
14
10.3.Startbalans
14
10.4.Liquiditeit
15
2
11.Marketing en PR
16
12.ICT
16
13.Faciliteiten
16
14.Planning
17
15.Tot slot
18
Bijlage Begroting 2013 ev. Startbalans 1/1/13 Liquiditeitsprognose 2013 Concept statuten Concept profiel bestuur Concept directie reglement Business model 23 aanbevelingen Cultural Governance Code
3
1. Inleiding In de afgelopen anderhalf jaar is hard gewerkt aan de verzelfstandiging van de muziekschool Barneveld alsmede de realisatie van de bezuiniging op muziekeducatie. Nu vrijwel alle stappen doorlopen zijn op het pad van de verzelfstandiging van de muziekschool Barneveld is het van belang de nabije toekomst vast te leggen. In dit plan komen alle facetten van de zelfstandige muziekschool Barneveld aan de orde. De beoogde ingangsdatum van de nieuwe stichting is 1 januari 2013. In eerste instantie start de muziekschool als een zelfstandige stichting. Parallel aan de totstandkoming van de nieuwe organisatie loopt er een onderzoek naar samenwerking tussen het theater, de bibliotheek, het museum en de muziekschool. Ongeacht de uitkomst van het onderzoek zal er een nieuwe stichting worden opgericht. Bij een positief resultaat van het samenwerkingsonderzoek doet deze stichting dienst als samenwerkende organisatie, bij een afwijzende uitkomst is deze stichting voor de komende jaren het uitvoerend muziekorgaan voor Barneveld. 2. Korte historie en huidige situatie Nadat gedurende een aantal jaren een docenten-collectief actief was, is in 1979 een officiële muziekschool opgericht, in de vorm van een gemeenschappelijke regeling tussen de gemeente Barneveld en Scherpenzeel. In 1998 is deze regeling ontbonden en is de muziekschool verder gegaan als Muziekschool Barneveld, ingebed in de gemeentelijk organisatie. In de zomer van 2010 is besloten tot een bezuiniging op het muziekonderwijs in Barneveld. In het verlengde daarvan is een onderzoek gestart naar de haalbaarheid van een zelfstandige stichting voor het muziekonderwijs. In maart 2012 is het voorgenomen besluit genomen om te komen tot de oprichting van een dergelijk zelfstandige organisatie. Op dit moment verzorgt Muziekschool Barneveld lessen op divers gebied: -
Instrumentale lessen (viool cello, harp, gitaar, dwarsfluit, hobo, klarinet, saxofoon, trompet, trombone, tuba, piano, orgel, keyboard, slagwerk en zang) - Orkesten, ensembles en bandcoaching - Algemene muzikale vorming o AMV o Muziek met peuters ( Muziek op Schoot) - Korte workshops o.a. in het basisonderwijs Daarnaast zijn er jaarlijks ongeveer 20 voorspeelavonden en uitvoeringen en ook optredens elders in Barneveld. Verder besteedt de muziekschool aandacht aan samenspel, zowel in als buiten de lessen, en verzorgt zij informatie-avonden, open dag etc. Wekelijks bezoeken een kleine 800 leerlingen de muziekschool. Het grootste aantal komt hiervoor naar Barneveld, waar de muziekschool sinds 2009 gehuisvest is, naast het Schaffelaartheater. Daarnaast is het voor een aantal instrumenten mogelijk les te krijgen in ’t Trefpunt te Voorthuizen en zijn er AMV-groepen in Voorthuizen, Kootwijkerbroek, Garderen en Terschuur.
4
3. Doel van het bedrijfsplan Dit bedrijfsplan heeft tot doel alle aspecten van de nieuwe organisatie Muziekschool Barneveld vast te leggen. Dit plan kan daarom gezien worden als het startdocument voor de nieuwe stichting. 4. Verzelfstandiging; alle aandachtspunten op een rij In het onderstaande overzicht zijn alle aspecten van de verzelfstandiging op een rij gezet. Checklist verzelfstandiging Medewerkers/HRM Communicatie richting medewerkers Opstellen (nieuwe) functiebeschrijvingen Inrichten loon/functiegebouw Benoemen verantwoordelijkheden/bevoegdheden Inrichten overlegstructu(u)r(en) Arbodienst; offertes, onderhandelen, inregelen Ziekteverzuim verzekering (indien gewenst, kan ook eigen risicodrager zijn) Opstellen protocollen/processen (oa. openingstijden, tel. bereikbaarheid, ziekmeldingen) begeleiding werving directeur (muziekschool of cul.cluster)
CAO/sociaal plan/ed CAO vergelijking Pensioen check, incl opstellen overdrachtsplan met alternatieven Check op individuele uitzonderingen en bijzonderheden Check sociaal statuut Opstellen sociaal plan Juridische check sociaal plan Adviestraject OR/GO Uitvoeren sociaal plan
Financieel Analyse huidige financiële situatie (exploitatie, activa) Check op 'verborgen kosten' Check op doorlopende financiële verplichtingen Verzekeringscheck Opstellen concept begroting Opstellen startbalans Opstellen investeringsbegroting besluitvorming zelf boekhouding doen of uitbesteden incl. evt keuze bureau Inrichting boekhouding incl software ed Opstellen AO/IC Inrichten planning en control cyclus Aanvragen bankrekening Offerte aanvragen, onderhandelen en vastleggen verzekeringen Aanmelden bij belasting/ed. incl. aanvragen BTW nummer ed.
5
Juridische vorm Inventarisatie vorm (St. , VOF, Vereniging, BV, NV, Cooperatie / voor+nadelen) Keuze Oprichting bij notaris Instemming GS Vastleggen KvK incl. inschrijving
ICT Hardware Inventarisatie van benodigde hardware (server(s), PC's, laptops, printers, kopiers etc.) Offerte traject/ aanbesteding Installatie en uitrol hardware Software Procesbeschrijvingen opstellen Inventarisatie van benodigde software (primair en ondersteunende processen) Offerte traject/ aanbesteding Installatie en uitrol software Beheer en onderhoud Inventarisatie benodigd beheer en onderhoud (Hardware, software, web) Offerte traject/ aanbesteding Installatie en uitrol beheer
Marketing Ontwikkelen en opstellen marketing beleid (positionering, doelgroepen, P's) Inrichten marketing instrumentarium (huisstijl, klant database/CRM, website, ed.) Offerte/aanbesteding marketing(communicatie) bureau Opstellen salesplan(nen)
Business model Voorbereiden business model Invullen en uitwerken van business model met doco Vastleggen business model Intern communiceren
Huisvesting Inventarisatie benodigde huisvesting incl check arbowet ed. GWE, verzekeringen, aanschaf inrichting, onderhoud, entree,
Samenwerking Vooronderzoek bij Theater, Bibliotheek en evt. Museum Begeleiden besluitvorming
Communicatie extern (pers ed.) Persbericht opstellen Pers te woord staan
6
5. Strategische keuzes; missie, doelstelling en strategie In de afgelopen maanden zijn enkele belangrijke uitgangspunten vastgesteld door docenten en directie. Deze zijn samengevat in missie, doel en strategie.
5.1. Missie De missie kent de volgende basiselementen: Muziekplatform voor ontmoeting, leren, uitwisseling en plezier beleven. Goede balans tussen muzieksoorten (klassiek en licht). Crossings met andere culturele disciplines (musical, dans, zang, theater). Samenspel centraal. Muziekschool waar iedereen zich thuis kan voelen. Bereikbaar en toegankelijk voor iedereen binnen de gemeente Barneveld De muziekschool houdt ten aanzien van de openstelling op de voor vergelijkbare publieke voorzieningen in de gemeente gebruikelijke wijze rekening met de in Barneveld levende gevoelens ten aanzien van de zondagsrust
5.2. Doel Het doel (per 1/1/15) bestaat uit de volgende onderdelen: omzet €950.000,- (niet geïndexeerd ‘12), kostendekkend Maximaliseren aantal leerlingen binnen gesubsidieerde deel Een nog nader te bepalen aantal PO scholen als klant Tenminste 1 VO school als klant Een nog nader te bepalen aantal zorg/welzijn klanten (BSO, zorg)
5.3. Strategie Inhoudelijk gezien zijn de volgende strategische keuzes gemaakt: Meerdere labels (Klassiek, Pop/Licht, Hafabra en/of Musical) met gezonde balans tussen licht en klassiek Plein-gedachte uitwerken met (veel) aandacht voor nieuwe produkten die de muziekschool een eigentijdser imago kunnen geven. Samenwerking zoeken met andere (culturele) partijen 7
Qua investeringen gaat het om: Investeren op nieuwe, niet gesubsidieerde klanten Investeren op marketing Investeren op flexibele inzetbaarheid docenten Investeren op deskundigheid, didactische (groeps)vaardigheden en klantgerichtheid bij docenten 6. De stichting; statuten, samenstelling bestuur, directie(mandaat) Met ingang van 1 januari 2013 moet de stichting Muziekschool Barneveld operationeel zijn. Voorafgaand daaraan zal de stichting in de loop van september 2012 opgericht dienen te worden. Het is belangrijk eea opgericht te hebben voor 1 oktober 2012 in verband met de subsidie-aanvraag die voor die datum moet geschieden. Bij deze oprichting horen statuten, een bestuur en een directie(mandaat). 6.1. De statuten Conform de uitgangspunten van het College van B&W van de gemeente Barneveld zijn de statuten opgesteld door notaris Pool te Voorthuizen. De uitgangspunten die B&W hebben vastgesteld zijn: Het bestuur van de stichting bestaat uit ten minste drie leden. Het aantal bestuursleden wordt - met inachtneming van het in de vorige zin bepaalde - door het bestuur met algemene stemmen vastgesteld in een vergadering waarin alle bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Het bestuur (met uitzondering van het eerste bestuur, waarvan de leden in functie worden benoemd) kiest uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. De functies van secretaris en penningmeester kunnen ook door één persoon worden vervuld. Bestuursleden (met uitzondering van de eerste bestuursleden, die bij de oprichtingsakte op voordracht van burgemeester en wethouders worden benoemd) worden benoemd door het bestuur, met dien verstande dat voor iedere volgende benoeming de goedkeuring is vereist van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Barneveld. Het College moet goedkeuring verlenen aan wijziging van de statuten en opheffing van de stichting; Een eventueel batig saldo bij vereffening van de stichting komt ten gunste van de gemeente Barneveld; De stichting zal zich houden aan de Code Cultural Governance; het bestuur toetst daarop.
In de bijlage zijn de concept statuten opgenomen. 6.2. Samenstelling bestuur Het bestuur dient, zoals bovenstaand vermeld, te bestaan uit tenminste drie leden. Gegeven de omvang van de organisatie is het raadzaam het bestuur te maximeren op vijf leden, zie hiervoor ook de concept statuten. Dit betekent dat het bestuur tenminste uit een voorzitter, secretaris en penningmeester zal bestaan. Daarnaast kunnen ten hoogste 2 leden worden toegevoegd.
8
In de bijlage is een voorstel opgenomen voor wat betreft het profiel van de voorzitter, secretaris, penningmeester en leden. In de basis zal het een bestuur op afstand betreffen dat met name zich toelegt op haar toezichthoudende/controlerende taak. Beleidsvorming en –uitvoering ligt bij de directie die daarvoor gemandateerd worden. Als uitgangspunt voor wat betreft de toezichthoudende taken wordt bij voorkeur gewerkt met de Cultural Governance Code. Zie bijlage voor de 23 belangrijkste aanbevelingen. Het heeft een sterke voorkeur om het bestuur van de stichting voor 1 oktober 2012 aan te laten treden. Dit ivm de nog in te richten subsidierelatie met de gemeente. Het is wenselijk dat de nieuwe stichting voor 1 oktober 2012 duidelijkheid heeft over de vorm en inhoud van de subsidiebeschikking. Om dit met de gemeente te kunnen bespreken is er een bevoegd gezag nodig bij de stichting tw. het bestuur. 6.3. Directie(mandaat) Bij de start van de nieuwe stichting Muziekschool Barneveld op 1 januari 2013 is er een directeur. Deze werkt bij voorkeur op basis van een zogenaamd directie-reglement waarin naast de taken ook het mandaat helder geregeld is. In de bijlage is hiervoor een voorstel opgenomen. Mocht er in de loop van 2012 of 2013 sprake zijn van een verregaande vorm van samenwerking met theater, museum en/of bibliotheek die ook consequentie heeft voor directie (en/of bestuur) dan zullen zowel statuten als directiemandaat herzien worden. 7. Subsidierelatie met gemeente en andere inkomstenstromen Door de verzelfstandiging van de muziekschool ontstaat er een nieuwe subsidierelatie tussen de gemeente Barneveld en de stichting. Voor 1 januari 2013 dient de gemeente Barneveld een eerste verzoek om subsidie op te stellen met daarin de richtlijnen voor verlening. Hierin zijn oa. de uitgangspunten, beoogde subsidiedoelen , te subsidiëren activiteiten, wijze van bevoorschotting en moment en wijze van verantwoording opgenomen. Het is wenselijk dit document voor 1 oktober 2012 kenbaar te maken aan het bestuur van de nieuwe stichting. Naast de subsidie van de gemeente Barneveld heeft de stichting nog twee andere inkomstenbronnen. In de eerste plaats zijn dit de opbrengsten uit de lessen en dienstverlening derden. Tot 1 januari 2013 worden de deelnemers door de gemeente Barneveld gefactureerd. Na 1 januari moet dat door de stichting zelf gebeuren. Dit betekent dat voor het schooljaar ’12-’13 er twee facturen gestuurd gaan worden aan de (ouders van de) deelnemers. Bij de facturatie door de gemeente wordt deze tweevoudige facturatie reeds aangekondigd. Deze tweevoudige facturatie geldt ook voor de dienstverlening derden mn. scholen in het basisonderwijs. Ook zij ontvangen twee facturen; 1 voor de periode tot 1 januari 2013 en 1 voor daarna. Een tweede categorie inkomsten betreffen de zogenaamde fondsen en sponsoring bijdrage. Deze zijn nu nog ‘0’. In het najaar van 2012 worden plannen gemaakt om deze inkomstenstroom op gang te 9
brengen. Pas na 1 januari 2013 kan worden overgegaan tot fondsaanvragen en sponsorprogramma’s aangezien de gemeente geen begunstigde kan zijn van dergelijke donoren. 8. Inhoudelijke keuzes, werkwijze, kwaliteit Een muziekschool zoals die van Barneveld vindt haar (maatschappelijke) bestaansrecht in de verbinding met de samenleving waarin zij opereert en het bevorderen van muziekbeleving in de ruimste zin. Gedachte hier achter is dat muziek een belangrijk verbindend element is en daarmee een fundament onder de samenleving. Bovendien helpt muziek bij de verdere persoonlijke ontwikkeling van jonge mensen. Onderzoek heeft aangetoond dat kinderen slimmer worden als ze met muziek bezig zijn. Zoals reeds bij de missie aangegeven is het belangrijkste onderscheidend vermogen van een muziekschool het samenspel. Dit betekent dat de muziekschool Barneveld veel meer is dan alleen een verzameling docenten die muzieklessen geven. Voorspeeluren, uitvoeringen, muziekvoorlichting, het aangaan van relaties en verbindingen met andere (maatschappelijke) organisaties om muziek op een verantwoorde wijze voor het voetlicht te brengen zijn enkele belangrijke uitingen van het genoemde uitgangspunt. Als stap 1 in haar werkwijze gaat de muziekschool Barneveld uit van een basiseducatie in de vorm van algemene muzikale vorming. Daarna volgen leerlingen lessen bij voorkeur in kleine groepjes op een instrument naar keuze. Op vaste momenten in het jaar spelen ze samen bij uitvoeringen, voorspeeluren en in (gelegenheids)ensembles of orkesten. Alvorens lessen gevolgd kunnen worden vindt er eerst een proefles plaats. Deze dient ervoor om samen met leerling en ouders vast te stellen of het instrument passend is en welke alternatieven er eventueel zijn. Door de diversiteit aan instrumenten die de muziekschool in haar aanbod heeft kunnen leerling een objectief advies krijgen. Aan het eind van schooljaar 2012-2013 heeft de muziekschool Barneveld haar uitgangspunten ten aanzien van onderwijs en kwaliteit vastgelegd in een zogenaamd onderwijswerkplan. Dit dient vanaf dat moment als leidraad voor de werkwijze van de stichting. Tevens vormt het de basis voor (verdere) certificering en aanvraag keurmerken. Een belangrijk uitgangspunt dat nu al geldt is de eis ten aanzien van de vooropleiding van docenten. Alle docenten hebben een conservatorium achtergrond. Indien nodig worden docenten bijgeschoold op specifieke terreinen zoals bijvoorbeeld het verzorgen van muzieklessen in het basisonderwijs. Voor wat betreft de inzetbaarheid van docenten op lessen, voorbereidingen, uitvoeringen, projecten en andere taken wordt er vanaf het schooljaar ’12-’13 gewerkt met een zogenaamd individueel rooster. Dit bestaat naast een overzicht van alle taken/activiteiten, ook uit een urenoverzicht en afspraken ten aanzien van deskundigheidsbevordering/begeleiding. 9. HRM De medewerkers van de muziekschool vormen de belangrijkste pijler onder de organisatie. Bij de oprichting van de nieuwe stichting dient dus dit onderdeel goed geregeld te zijn. De overgang van de oude situatie naar een nieuwe gebeurt middels een sociaal plan. Het sociaal plan is een seperate 10
notitie dit buiten het bereik van dit bedrijfsplan ligt. In dit bedrijfsplan wordt de organisatiestructuur, de (nieuwe)functies en taken alsmede de kernpunten voor HRM beleid vastgelegd. 9.1. Organisatiestructuur De muziekschool Barneveld is een relatief kleine organisatie met een personeelsbestand van 29 medewerkers, 11,6 fte (stand 1/6/12). Dit vraagt om een platte structuur met daarin heldere verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Het hoogst bevoegde gezag van de stichting muziekschool is het bestuur. Dit is een bestuur op afstand wat betekent dat de beleidsvoorbereidende en uitvoerende taken zijn gedelegeerd aan een directeur/directie wat is vastgelegd in een directie reglement. De docenten vallen onder de directe verantwoordelijkheid van de directeur. Hij/zij zorgt voor de aansturing, inroostering, planning ed.. Er wordt gewerkt met een planning- en beoordelingssysteem. De directeur wordt ondersteund door een administratief medewerker. Binnen de groep docenten zijn er leerkrachten die naast hun reguliere taken ook coördinerende taken hebben. Het gaat daarbij om de volgende aandachtsgebieden: Samenspel (uitvoeringen, voorspeluren ed.) Institutionele markt; cont(r)acten leggen, onderhouden met onderwijs (PO/VO), welzijn, zorg ed. Marketing, PR en sponsoring Klassieke muziek en Harmonie/fanfare (incl. examens) Lichte muziek (Pop) Onderwijs en kwaliteit; opstellen en onderhouden onderwijswerkplan, ouderbetrokkenheid ed.
Bij de coördinerende taken horen geen lijnverantwoordelijkheden (aansturing van docenten vindt plaats door de directeur). Het betreft het opzetten, afstemmen, organiseren en uitvoeren van de activiteiten binnen de genoemde aandachtsgebieden. Tevens leveren deze docenten een bijdrage aan de beleidsvorming binnen de organisatie. Er vindt op frequente basis overleg plaats tussen deze docenten en de directeur. Binnen de reguliere taken van alle docenten vallen naast de lessen en de voorbereidingen ook het opzetten en uitvoeren van projecten alsmede het uitvoeren van algemene organisatie taken (bijv. het mee organiseren van een uitvoering of het opzetten en uitvoeren van een marketing actie) en het deelnemen aan organisatiebrede bijeenkomsten en activiteiten (personeelsvergaderingen, studiedagen, bijscholing ed.). Schematisch ziet de nieuwe organisatie er als volgt uit:
11
Bestuur
Directie
Administratief medewerker
Docenten
Docenten met coördinerende taken
9.2. Functies In de nieuwe organisatiestructuur komen de volgende functies en inschalingen (CAO KE) voor: Directeur (schaal Administratief medewerker (schaal Docent (schaal Coördinerende taken maken onderdeel uit van de functie categorie docent. In de bijlage is een overzicht opgenomen van taken die behoren bij de genoemde functies. Een formele functiebeschrijving van de directeur wordt later vastgesteld. 9.3. Uitgangspunten HRM beleid In de basis komt HRM beleid neer op de volgende elementen: Selectie Evaluatie Beloning Ontwikkeling Vertaalt naar de muziekschool Barneveld betekent dit dat er beleid moet zijn/komen op de volgende onderdelen; Werving en selectie beleid In-, door-, en uitstroom beleid 12
Verzuimbeleid Planning en beoordeling Primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden Deskundigheidsbevordering Het is raadzaam de genoemde HRM componenten mee te nemen bij de inrichting van de nieuwe organisatie. Aangezien dit specialistisch werk is, vraagt dit een eenmalige inspanning van een HR professional om dit op te zetten. De uitvoering kan verder bij de directeur liggen. In het najaar van 2012 wordt in ieder geval reeds gestart met planning en beoordeling en deskundigheidsbevordering. Vwb. de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden is de CAO KE leidend. Voor zover het nu kan worden overzien is er geen reden om hierop aanvullende maatregelen te nemen. 9.4. Medezeggenschap Gegeven de omvang van de nieuwe stichting zijn medewerkers gerechtigd, conform de wet op ondernemingsraden (WOR), een zogenaamde personeelsvertegenwoordiging in te stellen. De rechten hiervan zijn beperkter dan die van een OR. Eea. kan worden nagelezen in de wet zelf. Met de huidige OR (van de gemeente Barneveld) worden afspraken gemaakt over de overdracht van eventuele dossiers, voor zover de wet dit beschrijft. 10. Financiën Het geld is het bloed dat door de aderen van de nieuwe organisatie stroomt. Zonder geld valt de organisatie stil. Dit betekent niet alleen een goede planning en begroting maar ook een efficiënte inrichting van de administratie organisatie en de interne controle (AO/IC). 10.1.
Administratieve organisatie en interne controle (AO/IC)
Het is noodzakelijk om voor de start van de nieuwe stichting een deskundige cq. een administratie/accountantskantoor in te schakelen teneinde de AO/IC van meet af aan adequate, correct en veilig in te richten. Dit betekent de opzet van een administratie incl. pakketkeuze, beschrijven van standaard procedures, benoemen van bevoegdheden/mandaten en opzet planning en control cyclus. Bij de opzet van de administratie gaat het naast de reguliere boekhouding (incl. BTW) ook om de personeelsadministratie. Tevens gaat het om de begroting, balans(bewaking), liquiditeit(sbewaking en prognose) jaarafsluiting en het opzetten van jaarstukken ter voorbereiding op een externe accountantscontrole. Voor de uitvoering van de financiële en personeelsadministratie zijn meerdere opties: 1. Inhuur van een (vaste) medewerker 13
2. Inhuur bij de gemeente 3. Inhuur van een administratie/accountantskantoor 4. Opzetten van een gemeenschappelijke administratie met theater, bibliotheek en museum. Optie 1 is de minst flexibele en vraagt een zeer all round medewerker met een relatief hoog niveau (gegeven de diversiteit aan werkzaamheden) wat het zeer waarschijnlijk duur maakt Optie 2 is niet voor de handliggend als de prijs die de gemeente vraagt in lijn ligt met de huidige doorbelastingen. Ook de mogelijke belangenverstrengeling bij opstellen begroting en opleveren jaarstukken is een nadeel. Voordeel is de kennis die is opgebouwd in de afgelopen jaren. Optie 3 is de meest voor de handliggende optie. Zowel qua prijs, flexibele inzet en kennisniveau heeft dit de voorkeur. Ook in het licht van een eventuele samenwerking met de andere culturele spelers in het Barneveldse is dit een voorkeursscenario. Mits goed opgesteld is het contract simpel te ontbinden en over te zetten naar een gezamenlijke administratie. Optie 4 Is de meest preferente optie. Samenwerking vwb de back office taken is zeer wenselijk tussen de culturele partners. Naast schaalvoordelen zijn hier de flexibiliteit en gemeenschappelijke opbouw van kennis belangrijke pre’s. Het is echter niet waarschijnlijk dat een dergelijke samenwerkingsvorm voor 1 januari 2013 gerealiseerd is. Kortom voor het inrichten van de administratie en het uitvoeren ervan in de eerste periode na oprichting van de stichting heeft het de voorkeur een extern bureau in te huren. 10.2.
Begroting 2013 en 2014
De begroting voor de stichting voor de jaren 2013 en 2014 is opgesteld rekening houdend met bezuinigingen en denkend vanuit de nieuwe zelfstandige situatie. Voorlopig is er voor gekozen het kalenderjaar als boekjaar te gebruiken. In een later stadium kan overwogen worden het schooljaar als boekjaar te nemen. Aan de inkomstenkant is naast de subsidie voor 2013 een opbrengst opgenomen uit deelnemers en contracten met derden. Dit laatste zijn de afspraken met enkele basisscholen. De opbrengsten deelnemers zijn gebaseerd op de inkomsten in het schooljaar ’11-’12. Het kan zijn dat hier een correctie op moet plaats vinden in het najaar 2012. Het is immers een boekhoudkundig gezien een gebroken jaar voor deze post. Voor 2014 ligt er een taakstelling bij de contracten derden en/of de opbrengsten deelnemers. Als deze niet wordt gerealiseerd betekent het dat een verdere kosten reductie noodzakelijk wordt. Bij de kostenkant van de begroting zijn de personeelskosten gebaseerd op de stand per 1 januari 2012. Bij fluctuaties in het leerlingenaantal en/of wisselingen in de omvang van de contracten derden kan hier een correctie op noodzakelijk zijn.
14
De kosten voor de ondersteuning (FA, ICT ed.) zijn een inschatting op basis van eerste globale offertes. Vergelijking met andere aanbieders en onderhandelingen over het definitieve contract hebben dus nog niet plaats gevonden. Voor de begroting 2014 ligt er nog een taakstelling aan de kostenkant. De huur voor het gebouw is een apart onderdeel. De gemeente is de eigenaar en verhuurt het gebouw aan de muziekschool middels een (nog op te stellen) langlopend huurcontract. Aan de andere kant subsidieert de gemeente huur en gebruik van het gebouw. Huisvesting zit maw kosten neutraal in de exploitatie. 10.3.
Startbalans
Om een helder te geven van de startsituatie van de nieuwe stichting is een startbalans opgesteld. Deze is conform de uitgangspunten zoals opgenomen in het rapport ‘Haalbaarheidsstudie verzelfstandiging’ van dhr. K. van Tilburg. Aan de activa kant zijn de zaken opgenomen die de gemeente Barneveld overdraagt aan de muziekschool tw het bestaande instrumentarium, dehuidige ict infrastructuur en de in gebruik zijnde inventaris. Tevens stelt de gemeente Barneveld een liquide weerstandsvermogen beschikbaar voor het opvangen van tegenvallers ed. Aan de passiva kant is de lening opgenomen die de basis vormt voor de overdracht van de activa tw ICT, inventaris en instrumenten. De instrumenten vertegenwoordigen een reële waarde en worden tegen 100% van waarde overgedragen. De inventaris/ inrichting en ICT wordt tegen 50% van waarde overgedragen. Dit betekent een éénmalige afboeking bij de gemeente van de overige 50% van de waarde en leidt tot een boekverlies ter grootte van €60.226,50 ten laste van de exploitatie van de gemeente. Met de overdracht wordt een onderhandse, renteloze lening ter hoogte van de resterende boekwaarde door de gemeente verleend aan de stichting, die deze lineair aflost gelijk aan de gemiddelde looptijd, ca. 10 jaar. Boekwaarde 31/12/12
Boekwaarde 1/1/13
Afboeking
Instrumenten
42.522
-
42.522
Inventaris etc
96.275
48.138
48.138
ICT
24.178
12.089
12.089 102.749
jaarlijkse afschrijving
2.835
afschr. termijn
15 4.814
2.418
10 5
10.067
De overdracht tegen reële waarde resulteert in een continue last vanaf het begin van het ontstaan van de stichting voor de activa. Hierdoor wordt het op termijn vervangen van activa niet direct 15
ervaren als een ‘extra’ last. Om de muziekschool voor de eerste jaren tegemoet te komen zal deze lening renteloos zijn. Te betalen rente zou bovendien betrokken moeten worden bij de hoogte van de budgetsubsidie. NB. Voor de toekomst zal de gemeente geen nieuwe leningen verstrekken of garant staan. Dit is conform de beleidsnotitie ‘Garantstellingen’ uit 2010. 10.4.
Liquiditeit
Om reeds vanaf de start goed zicht te houden op de geldstromen is er op basis van de balans, exploitatiebegroting een eerste liquiditeitsprognose opgesteld. Aan de inkomstenkant is rekening gehouden met een stabiele instroom van middelen uit subsidie. Met de gemeente wordt in de vorm van een beschikking afgesproken dat de subsidie in 3 tranches beschikbaar komt. 1e tranche aan het begin van het boekjaar, een tweede tranche in mei (mn. vanwege de uitkering vakantiegelden) en een restant bedrag na afrekening en goedkeuring. De bevoorschotting is gesteld op 90%. Aan de kostenkant is rekening gehouden met een stabiele uitstroom van middelen voor salarissen en uitbetaling contracten derden (bijv. schoonmaak en inhuur FA). Per saldo zouden er in 2013 en 2014 geen liquiditeitsproblemen mogen ontstaan te meer daar er een liquide weerstandsvermogen aanwezig is. 11. Marketing en PR Met de verzelfstandiging is de noodzaak geboren de klant centraal te stellen. De inkomsten uit de eigen bijdrage van leerlingen vormen een groeiend onderdeel van de totale opbrengsten. Ook de instroom van middelen uit contracten met oa. het basisonderwijs neemt toe in belang. Daarnaast is het van belang de relatie met de gemeente op orde te houden. Dat is meer dan goed contact met het ambtelijk apparaat en de politiek. Ook de inwoners van Barneveld moeten een goed gevoel hebben bij de muziekschool en het maatschappelijke belang van muziekonderwijs inzien. Tevens is het belangrijk om te (blijven) zoeken naar extra inkomstenbronnen. Sponsoring is hierbij het meest voor de handliggend. De muziekschool heeft op dit terrein een aantal interessante kansen zoals het sponsoren van een van de orkesten, de muziekinstrumenten en/of talentvolle leerlingen. Al met al ligt er dus een stevige taak aan de marketing en PR kant. Zoals reeds bovenstaand bij het hoofdstuk HRM vermeld zal de invulling van de marketing, PR en sponsoring activiteiten gebeuren als taak voor één van de docenten. Indien nodig wordt hij/zij hierop bijgeschoold. Ondersteuning wordt geregeld middels een stagiaire. 12. ICT De huidige ICT infrastructuur draait reeds los van de gemeente Barneveld. Het beheer vindt wel plaats door medewerkers van de gemeente. Voor december 2012 zal het beheer van de hard-, software en hosting van de website moeten zijn overgedragen. 16
In de komende maanden dient onderzocht te worden wat de meest voor handliggende cq. efficiëntste vorm van beheer is oa. remote of cloud based, etc.. Ook voor wat betreft de software zal onderzocht moeten worden wat werkelijk nodig en welke efficiency slag hier nog in gemaakt kan worden. Voorlopig is gekozen voor Noorda software als basis van de leerlingen administratie. Microsoft office is het pakket voor email, internetbrowser, tekstverwerking en rekenprogrammatuur. Aanvulling is nodig voor boekhouding (evt. in te kopen via uitvoerder FA). Wellicht dat er voor de ondersteuning van muzieklessen en de uitvoering van marketing taken aanvullend software nodig is. Aan de hardware kant is de huidige infrastructuur vooralsnog afdoende. In het najaar van 2012 dient een test plaats te vinden teneinde vast te kunnen stellen of er hiaten in het huidige computerpark zitten. 13. Faciliteiten In de huidige situatie maakt de muziekschool indien nodig gebruik van de facilitaire dienst van de gemeente. Dit houdt in het verzorgen van de interne post, gebruik audiovisuele hulpmiddelen en het verzorgen van drukwerk. Vanaf 1 januari 2013 zal de nieuwe stichting dat zelf moeten regelen. De interne post komt te vervallen. Postverzorging gaat via de reguliere bezorgkanalen lopen. Het gebruik van audiovisuele middelen wordt opgelost door de aanschaf van eigen materialen. Het verzorgen van drukwerk gaat plaats vinden middels opdrachten aan derden (kopieshop en drukker). Het beheer van het gebouw blijft op dezelfde wijze plaats vinden als het nu gebeurt namelijk dor middel van een contract met het theater. Dit zal opnieuw moeten worden afgesloten tussen de nieuwe stichting en het theater. 14. Planning van de implementatie verzelfstandiging In het onderstaande schema zijn de acties en uitvoerders opgenomen die betrekking op de implementatie van de verzelfstandiging. Tevens is de datum van realisatie aangegeven.
Wat
Wie
Wanneer
Stichting statuten
Directeur
Voor 15 september 2012
Inschrijving KvK
Directeur
Voor 15 september 2012
Samenstelling en benoeming bestuur
College B&W
Voor 15 september 2012
Opstellen en vastleggen directiemandaat
Bestuur
Voor 1 januari 2013
Op- en vaststellen
Hoofd OCJS ism. directeur
Voor 1 oktober 2012
17
subsidierelatie incl. aanvraag subsidie Opstellen onderwijswerkplan (OWP)
Docent(en) met taak OWP
Voor 1 juli 2013
Planningsgesprekken, individuele roosters docenten
Directeur
Voor 1 september 2012
Vaststellen nieuwe organisatie structuur
Voorlopige structuur: directeur
Voor 1 september 2012
Definitieve structuur: bestuur
Voor 1 januari 2013
Werving en selectie directeur incl. inschaling (functiewaardering)
Bestuur ism. personeelsvertegenwoordiging
Afhankelijk van parallel traject ‘verkenning samenwerking theater, bibliotheek, museum, muziekschool’
Opstellen HRM beleid (Werving en selectie beleid, In-, door-, en uitstroom beleid , verzuimbeleid, planning en beoordeling, primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden, deskundigheidsbevordering
HRM professional ism. directeur
Voor 1 januari 2013
Opstellen en vastleggen AO/IC
FA bureau ism. directeur
Voor 1 januari 2013
Inrichten financiële en personeelsadministratie incl. aanvraag offertes uitvoerende bureaus
FA bureau ism. directeur
Voor 1 januari 2013
Offertes en contracten met toeleveranciers en verhuurders
Directeur
Voor 1 december 2012
Opstellen en uitvoeren marketing plan
Docent(en) met taak marketing
Voor 1 januari 2013
Opzetten en uitvoeren nieuwe website
Docent(en) met taak marketing ism. extern bureau
Voor 1 januari 2013
Inventarisatie ICT benodigdheden
Systeembeheerder (bureau) ism. directeur
Voor 1 januari 2013
Inrichten ICT beheer en onderhoud incl. offertes
Directeur: offertes aanvragen
Voor 1 oktober 2013
18
uitvoerende bureaus
Extern bureau: Inrichten ICT beheer en onderhoud i
Voor 1 januari 2013
Contract sluiten met theater vwb facilitaire ondersteuning (conciërges0
Directeur
Voor 1 januari 2013
15. Tot slot Vanaf 1 januari 2013 heeft de gemeente Barneveld een zelfstandige muziekschool met een nieuw perspectief op muziekonderwijs. De nieuwe organisatie zal ondernemend en klantgericht haar eigen toekomst gaan invullen. Centrale waarde zijn het samenspel en de gerichtheid op verbinding en verankering in de Barneveldse samenleving. Bij samenwerking wordt met nadruk gekeken naar theater, bibliotheek en museum. Tevens vormen onderwijs, welzijn en zorg belangrijke partners.
19
